HỆ THỐNG PHẦN MỀM

QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG – ĐÀO TẠO

 MỤC LỤC
1. Giới thiệu chung........................................................................................................3
2. Mô hình hệ thống ......................................................................................................3
3. Tính năng của hệ thống .............................................................................................4
1.1 Phân hệ quản lý nhân sự ....................................................................................4
1.1.1 Quản lý thông tin phòng ban, tổ, đội ..........................................................4
1.1.2 Quản lý hồ sơ nhân sự................................................................................4
1.1.3 Báo cáo, thống kê.......................................................................................5
1.2 Phân hệ quản lý tiền lương.................................................................................5
1.2.1 Tính lương .................................................................................................5
1.2.2 Tính thưởng, phụ cấp, làm thêm giờ và các khoản khác..............................5
1.2.3 In báo cáo - thống kê..................................................................................6
1.3 Phân hệ quản lý đào tạo .....................................................................................6
1.3.1 Đánh giá nguồn nhân lực ...........................................................................6
1.3.2 Đánh giá, xem xét mục tiêu đào tạo............................................................6
1.3.3 Đánh giá, xem xét nhu cầu đào tạo.............................................................7
1.3.4 Lập kế hoạch đào tạo .................................................................................7
1.3.5 Tổ chức các khoá đào tạo ...........................................................................7
1.3.6 Quản lý ngân sách đào tạo..........................................................................7
1.3.7 Quản lý thông tin khoá học ........................................................................7
1.3.8 Quản lý, đánh giá các đối tác ......................................................................8
1.3.9 Quản lý tài liệu đào tạo ..............................................................................8
1.3.10 Tìm kiếm, thống kê, báo cáo ......................................................................8
4. Một số giao diện của chương trình.............................................................................9

2
1. Giới thiệu chung
Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin đ ã trở nên phổ biến trong hầu hết
mọi cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là việc áp dụng các giải pháp tin học trong
công tác quản lý. Trong đó công tác quản lý nhân sự, quản lý tiền l ương là một lĩnh
vực cần thiết và quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp.
Phần mềm “Quản lý nhân sự - tiền lương” của công ty IT&T nhằm giảm bớt
gánh nặng trong công tác quản trị nhân sự - tiền lương của mỗi doanh nghiệp, giảm
thiểu nhân sự trong bộ máy quản lý, nâng cao năng suất lao động của từng cá nhân
trong doanh nghiệp.
Chương trình được xây dựng nhằm giải quyết một số y êu cầu sau:
 Quản lý thông tin nhân sự bao gồm đầy đủ, chi tiết về nhân sự trong doanh
nghiệp.
 Theo dõi, cập nhật thường xuyên thông tin nhân sự, phòng ban, tổ đội trong
doanh nghiệp.
 Tính lương cho nhân viên theo công th ức có sẵn hoặc công thức do ng ười sử
dụng tự cập nhật vào.
 Quản lý các thông tin liên quan tới việc đào tạo trong nội bộ doanh nghiệp.
 Ngân hàng báo cáo đa d ạng, phong phú đáp ứng đầy đủ y êu cầu trong công
tác quản trị nhân sự - tiền lương – đào tạo.
 Phân quyền truy cập sử dụng các phân hệ trong hệ thống tuỳ theo chức năng
nhiệm vụ của người sử dụng.
 Lưu trữ thông tin an toàn, tính bảo mật cao, tìm kiếm thông tin dễ dàng,
nhanh chóng.

2. Mô hình hệ thống

3
3. Tính năng của hệ thống
1.1 Phân hệ quản lý nhân sự
Quản lý toàn diện đầy đủ thông tin như sơ yếu lý lịch, quan hệ gia đình… theo dõi
chặt chẽ các quá trình công tác, khen thưởng kỷ luật, quá trình lên lương,…chi tiết
cho mỗi nhân sự trong suốt quá tr ình làm việc công ty. Từ đó có thể trích rút, tổng
hợp ra các báo cáo theo y êu cầu của cấp trên. Dựa vào các báo cáo người quản lý
có thể điều động nhân sự hợp lý, phát huy đ ược ưu điểm, thế mạnh của mỗi nhân
sự; kịp thời động viên những nhân viên có tinh thần làm việc tốt. Với quy trình
quản lý chuyên nghiệp, đầy đủ chặt chẽ giúp đội ngũ cán bộ quản lý nhân sự l àm
việc có hiệu quả cao hơn.
Một số chức năng chính trong phân hệ:
1.1.1 Quản lý thông tin phòng ban, tổ, đội
 Cập nhật thông tin về các ph òng ban, tổ đội với các nội dung: chức năng, nhiệm
vụ của từng phòng ban, tổ đội.
 Xem tổng hợp số lượng, chất lượng nhân viên theo từng phòng ban, tổ đội.
1.1.2 Quản lý hồ sơ nhân sự
Là nơi lưu trữ đầy đủ nhất hệ thống dữ liệu của các cá nhân trong suốt quá tr ình
công tác tại công ty.
Quản lý hơn 30 đề mục thông tin nhân sự:
 Sơ yếu lý lịch.
 Quan hệ gia đình.
 Hợp đồng lao động.
 Quá trình đào tạo.
 Quá trình công tác (trong n ước, nước ngoài…).
 Quá trình lương, phụ cấp.
 Quá trình hiệp hội, đoàn thể.
 Quá trình khen thưởng kỷ luật.
 Quá trình đóng BHXH, BHYT.
 Quá trình nghỉ phép.
 Thông tin trình độ chuyên môn.
 Thông tin sức khoẻ…

4
1.1.3 Báo cáo, thống kê
Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương tự động thiết lập các báo cáo
thống kê theo các tuỳ chọn khác nhau mà người sử dụng yêu cầu. Hệ thống cung
cấp ngân hàng các mẫu báo cáo theo yêu cầu quản lý với đặc thù quản lý của các
doanh nghiệp khác nhau.
 Sơ yếu lý lịch trích ngang.
 Báo cáo thống kê nhân sự theo tháng, quý, năm.
 Báo cáo xác định cơ cấu lao động.
 Báo cáo chất lượng cán bộ.
 Báo cáo chất lượng lao động.
 Báo cáo chất lượng Đảng viên.
 Quá trình công tác của cá nhân.
 Quá trình công tác của Đảng viên.
 Hồ sơ đào tạo cá nhân.
 Quá trình nâng bậc, điều chỉnh lương.
 Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng.
 Thuyết minh tăng, giảm lao động...
1.2 Phân hệ quản lý tiền lương
1.2.1 Tính lương
Hệ thống tính lương cho nhân viên dựa vào công thức mà người sử dụng cập nhật
theo quy định của đơn vị mình. Hệ thống thực hiện việc tính l ương cho các đối
lượng lao động khác nhau.
 Người lao động làm việc theo hợp đồng hưởng lương theo tháng, theo ngày.
 Người lao động trong thời gian thử việc, học việc..
 Người lao động trong thời gian đi công tác, đi học, bồi d ưỡng nâng cao trình độ.
 Người lao động nghỉ ốm đau, tai nạn lao động tính l ương trong thời gian ngừng
việc, nghỉ việc.
Ngoài ra hệ thống còn cung cấp khả năng quản lý Sổ l ương, bảng lương, ngạch,
bậc, hệ số lương của từng cán bộ công nhân vi ên trong doanh nghiệp.
1.2.2 Tính thưởng, phụ cấp, làm thêm giờ và các khoản khác
 Tính phụ cấp cho cán bộ, công nhân vi ên theo các mục khác nhau: phụ cấp chức
danh, phụ cấp công việc…

5
 Tính toán, phân phối quỹ thưởng một cách chính xác, khách quan dựa tr ên số
liệu thực tế.
 Các loại quỹ: Quỹ thưởng, Thưởng lễ, tết, Quỹ dự phòng…được cập nhật dựa
trên công thức do người phụ trách lương cập nhật.
 Cập nhật vào sổ BHXH, BHYT dựa trên lương chính và phụ cấp của mỗi nhân
viên.
1.2.3 In báo cáo - thống kê
Hệ thống hỗ trợ khả năng in các loại báo cáo, thống k ê về lương, về BHXH, BHYT
như sau:
 Bảng lương chế độ
 Bảng lương năng suất
 Sổ lương
 Danh sách chuyển tiền.
 Báo cáo lao động tiền lương theo tháng, quý, năm.
 Bảng tổng hợp đề nghị thanh toán.
 Bảng tổng hợp đề nghị thanh toán l àm thêm giờ.
 Danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH, BHYT.
 Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH, BHYT.
 Danh sách lao động điều chỉnh mức lương phụ cấp nộp BHXH, BHYT.
 Biên bản đối chiếu số liệu nộp BHXH, BHYT theo quý.
 Báo cáo trợ cấp ốm đau, thai sản.
 Phiếu nghỉ hưởng BHXH.
 Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH, BHYT.
 Hiển thị danh sách nhân vi ên được lên lương trong tháng, để từ đó tính toán quỹ
lương, quỹ thưởng cho phù hợp.
1.3 Phân hệ quản lý đào tạo
1.3.1 Đánh giá nguồn nhân lực
 Cung cấp khả năng cho phép cập nhật thông tin, đánh giá về nguồn nhân lực
trong doanh nghiệp.
 Dựa trên sự đánh giá của mỗi cá nhân, Tr ưởng các đơn vị, chuyên viên Đào tạo
hay lãnh đạo doanh nghiệp có thể xác định được nhu cầu đào tạo, số lượng cần
đào tạo. Từ đó, họ sẽ đưa ra các quyết định phù hợp.

1.3.2 Đánh giá, xem xét mục tiêu đào tạo

 Cho phép chuyên viên Đào t ạo cập nhật một mục tiêu đào tạo và các khoá học
phục vụ cho mục tiêu đó

6
 Mục tiêu đào tạo có thể chia theo: Tháng, quý, năm v à dài hạn

1.3.3 Đánh giá, xem xét nhu cầu đào tạo

 Dựa trên các yêu cầu về trình độ đã được qui định đối với mỗi chức danh công
việc (trong phần Hồ sơ nhân sự), hệ thống sẽ giúp người dùng xác định xem ai
còn thiếu về văn bằng, chứng chỉ n ào để có thể xây dựng các kế hoạch đ ào tạo
phù hợp.
 Hỗ trợ người dùng trong việc cập nhật “Phiếu xác định nhu cầu đ ào tạo”, từ đó
cũng giứp người dùng xây dựng kế hoạch đào tạo tốt hơn.
 Cho phép cập nhật các kế hoạch đào tạo đột xuất hay đào tạo định kỳ

1.3.4 Lập kế hoạch đào tạo

 Cung cấp khả năng lập kế hoạch đ ào tạo cho tháng, quý hoặc năm.
 Hỗ trợ người dùng trong việc xây dựng kế hoạch đào tạo bao gồm:
 Nội dung kế hoạch
 Cấp chứng chỉ gì?
 Số lượng học viên
 Số lớp
 Thời gian học
 Địa điểm
 Kinh phí dự kiến
 …
 Cung cấp khả năng lập kế hoạch ngân sách đ ào tạo cho cả năm

1.3.5 Tổ chức các khoá đào tạo

 Hỗ trợ người dùng trong việc tổ chức các khoá học như trang thiết bị, địa điểm
học, đối tượng đào tạo, nội dung đào tạo, thời gian…một cách nhanh chóng.
 Dễ dàng theo dõi, cập nhật công việc cho từng cá nhân trong việc tổ chức các
khoá học đó.

1.3.6 Quản lý ngân sách đào tạo

 Cho phép người dùng cập nhật nguồn ngân sách đào tạo.
 Cho phép người dùng cập nhật việc sử dụng ngân sách cho từng khoá học.

1.3.7 Quản lý thông tin khoá học

 Cung cấp khả năng cập nhật thông tin về một khoá học.
 Cập nhật thông tin đánh giá kết quả đ ào tạo của giáo viên, học viên và kết quả
khoá học.

7
1.3.8 Quản lý, đánh giá các đối tác
 Cho phép quản lý đối tác, giảng viên
 Cung cấp khả năng đánh giá thông tin về từng đối tác, giảng vi ên, giảng viên
kiêm nhiệm
 Cho phép quản lý đối tác cung cấp trang thiết bị nh ư khả năng cung cấp, địa chỉ,
số điện thoại…
 Cho phép đánh giá thông tin v ề từng đối tác

1.3.9 Quản lý tài liệu đào tạo

 Cung cấp khả năng cập nhật t ài liệu đào tạo cho từng khóa học hoặc theo danh
mục tài liệu
 Dễ dàng tìm kiếm, truy xuất tài liệu đào tạo

1.3.10 Tìm kiếm, thống kê, báo cáo

 Hệ thống cho phép tìm kiếm theo một hoặc nhiều ti êu chí khác nhau với các
bảng mã thông dụng hiện hành: Unicode, TCVN, VNI
 Cung cấp các loại báo cáo, thống k ê về đào tạo, kết quả đào tạo, nhận xét, đánh
giá…

8
4. Một số giao diện của chương trình
Cập nhật thông tin về người lao động

9
Hợp đồng lao động

10
Cập nhật dữ liệu vào các bảng thông tin

11
Thống kê lao động theo phòng ban

12
Thống kê nhân sự theo ngày tháng

13
Bảng tóm tắt sơ yếu lý lịch

14
Bảng chấm công

15
Tính lương: nhập tổng quỹ lương

16
Bảng thanh toán tiền lương

Bảng tổng hợp lương toàn cơ quan

17
Bảng lương chi tiết theo từng phòng ban

18
Bảng thanh toán tiền ăn ca

19
Bảng thanh toán tiền độc hại

20