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Pablo lllanes Frontaura



modo, cuando el jardin deja de ser cuidado y rnantenido por la duefia de casa a el jardinero, la. encuentra resistencia y el sistema tiende a su estado mas probable: el cesped se seca, las plantas

mueren, arboles se pudren y los frutos caen y se descomponen. Por el contrario, la selva, como

ecol I de la naturaleza, encuentra en esta SlI mecanismo de autodefensa y preservacion,

I I' d 1 . I' di I ' . blearni I bi I pues, que os slstel~as cerra os -e taxl,.e Jar l~, ~ casa- son mvia es, m~entras q~e os a le~tos :.;',

empresas, comunidades- pueden ser VI abIes 0 inviables y trastocar tal calidad, segun la magnitud entropicas (hacia la inviabilidad) y neguentropicas (hacia la viabilidad) que los afecten en un

I dado y siempre.

,sistema, en be enlugar de cc

de organicidad (agente de neguentropfa) es el instinto de conservacion de los seres vivos, una mecanismo de autocontrol 0 tennostata, que compensa los cambios bruscos: estamos hablando de ia espontanea hacia un equilibria homeostdtico, Cuando se presenta una enferrnedad, el propio acnia en la direccion contraria al mal. generando defensas que procuran neutralizarlo; solo si

falla en su autodefensa, recurrimos a un tratamiento medico: aquf nos referirnos a mecanismos

sociales viables, como la empresa, deben concurrir dos tipos de energfa para regenerarse: para perpetuar el proceso de transformacion y aquella para mantener y rnejorar su su relaci6n can el medio, Ello se logra -no siempre can exito- con la admlnistracion y con mtormacion. Y de arnbas nos ocuparemos bastante en 10 que sigue de este texto.

nto, convengamos que la informacion es esencialmente neguentropia, i y la oscuridad u oscurantismo (entropfa). Sin embargo, [cuidadol. La informacion no pertinente, ... errada 01 conttuninada, como tambien su exceso (.). constituyen agentes entr6picos, que estan mas alla de I: ..

buenas '. '

9. EL PRINCIPIO DE SUBOPTIMIZACION

Cuando a un enfermo de cancer 0 leucemia, el medico Ie administra drogas, estas par 10 general atacan

sistema I unol6gico de la persona, haciendola propensa a verse afectada par cualquier tipo de infecciones 'i

. s secundarios. l,Por que el medico arriesga al paciente a morir de un resfrfo corruin 0 de una pudiendo evitarlo, absteniendose de emplear estos medicamentos? Sencillamente, porque lSI b

ion -transitoria 0 total- de Ia enfermedad que constituye el mal mayor. Es decir, sacrifica

I la conservaci6n -0 prolongacion- de la vida del enfermo, que es el objetivo principal.

1 palabras y para abandonar rapidamente un escenario tan patetico, solemos reconocer que IlO se I todas . Y eso nos Ileva a priorizar entre objetivos, de un modo aruilogo a como elegirnos

I de deterrninadas necesidades, postergando otras, ya que conipiten par los mismos

Nuevamente las Funciones

si quisieramos optimizar 0 favorecer el cumplimiento de todos y cada uno de los objetivos funciones ambientales del capitulo anterior, 10 mas probable es que estarfamos suboptimizando

excesive es diflcilmcnte digerible para el usuario, 10 que coarta y puede Heger a anular su efectividad como

optimizar el sistema. Y eso general mente implica sacrificar algun subsisterna e Este es el principio de suboptlmizaclon de objetivos secundarios, en aras del principal.

tiene un interesante proyecto de desarrollo computacional, per~ puede que la condicion nanciera de la empresa lleve a posponerlo 0 'descartarlo. Es buena aumentar las ventas ... si la capacidad correspondiente. Es justa subir los salarios ... siempre que no sobrepasen el vidad fisica marginal y se pi erda eficiencia global. Es bueno abastecerse de abundante , a para no correr riesgos de paralizar Ia produccion ... si es que la capacidad econ6mica 10 permite fin, es buena todo; pero todo es imposible.

ocupa la administracion: de optimizar el sistema (la empresa), suboptirnizando [as subsistemas arnbientales). Como dichas funciones se relacionan entre sf (para vender mas, se requiere UU,,, .. ,.lVll, financiamiento, etc.), interactuan entresl, complten entre sf, es forzoso sacrificarlas, alternada y sabiamente. para asf y solo asf, privilegiar el objetivo superior, que es 101 supervivencia de la empresa.

empresas van a la quiebra (inviabilidad) pOI' alcanzar un objetivo que, por legftimo, no deja de ser Extrapolando, equivale a hacernos la cirugfa estetica y rnorir en la operacion.

a este principio de suboptirnizacion en este mismo capitulo y tambien en el Capitulo VIII, cuando rarnos a los administradores. Nos hemos permitido esta licencia recurrente, a fin de intentar esclarecer ~'i.:())1cept:o de gran trasceudencia para la administraci6n, el cual no es tan facil de captar en esencia, como 10 su enunciado.

nciones ambientales, en cuanto interactuan entre sf, son subsistemas de laernpresa Y por ende son sistemas: en cada una de elias se realiza el proceso entrada - conversion - salida - retroalintentacion

I vez sus subfunciones (como investigacion de mercado respecto de cornercializacion) son subsisternas -ernpresa y subsistemas del sistema-funcion. A veces es dificil reconocer In aplic acion del """,v,,1 uv de recursividad, pero es cierto que todos los sistemas suelen abarcar subsisternas mas Y mas aunque no todas las partes componentes de un sistema son subsistemas de estc.

I ejernplificamos que asf cornoun conglomerado podta convertirse 0 constituirse en sistema, tambien suceder 10 inverso. Podemos postuIar, mas que probar, que una maquina de escribir no es un de [a empresa, sino simplemente una parte de ella; de manera analoga, la una de U11 dedo no es un '''U'OlO' ...... u del hombre, como silo es su sistema circulatorio 0 su aparato digestivo (reconozca sus elementos

TOdOI",o es complejo y discutible, No es 1, intend on dogmatizar, "on tan ,610 recalcar que on sistema subsistemizarse 0 descomponerse hasta sistemas cada vez mas pequefios. En la em pres a, existen que se interrelacionan y que se !levan a cabo por toda la estructura organizativa, cornpuesta de subgerencias, divisiones, departamentos, secciones, grupos e individuos. Incluso podrfamos contil~uar desagregando, pero l,hasta donde llega el sistema hacia arriba?

I I

Fronteras del Sistema

os de do el

sabemos: basta el universo 0 macrosistema. Sin embargo, esta afirrnacion no resulta iitil para nuestro de cereal' la empresa, (.Cu6.les son las fronteras del sistema? l,C6mo se reconoce su medio

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I

Tendrfarnos que contestar: el medio es torlo aquello que interesa 0 incumbe ala empresa, pero que estafllem de su cOI1~rol y no forma parte del sistema empresa. Al reves, laempresa es subsistema de su medio amb asf definido.

Par ejemplo, l,interesa a la empresa una variable macroeconomica, como el nivel de crecimiento del nacional?! Claro que sf: el afecta al ingreso disponible, la propensi6n at con sumo, la demanda global y demanda 6specffica.l,Tiene control 0 manejo sabre esa variable? Muy poco, 0 nada. Es parte del medio.

I

l,Le incu~be igual variable de Tanzania? S610 si nuestra empresa estuviera exportando su producto a ese o que est~ fuera demasiado gravitante en la economia mundial e indirectamente nos tocara. Lo probable que no sda parte del medio ni mucho menos del propio sistema. Es como mi amigo Horacio y yo: un sistem~, pero nuestros respectivos amigos (que no se conocen entresi) no constituyen ninguno.

Ahora, 1,Il interesa a la empresa los gustos, necesidades y habitos de los consumidores de sus productos? supuesto.ll.Puede influir en elias?. Si no puede, Ios consumidores forrnarfan parte del medio. Sin embargo, cabe duda que una parte de la funci6n comercializaci6n sf puede influir en ellos, por ejemplo, a traves de publicidad. Existe una cierta interdependenoia y no s6[0 dependencia entre la empresa y los consumidores, la medidd que aquella pueda influir en estos. En tal caso, son parte del sistema y no del medio . Dicho otro mOdI' la ernpresa busca incorporar el media al sistema, porque asf su capacidad de maniobra aurnenta,

Distinguir entre sistema y medio (suprasistema) es importante, porque la frontera del sistema determina hasta donde llega su ace ion para el logro de sus objetivos, Al asumir posiciones fatalistas aceptar Ihs cosas como vienen, estamos renunciando de facto a emprender acciones dirigidas a

bi I 'bl

am iciosas, perc POSI es .

Por el contrano, suponer que podernos cambial' el niundo , lleva a formularobjetivos ilusorios, que se en acruaclones esteriles a infructuosas.

10. SUBSISTEMAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Antes seLl amos que los autores Daniel Katz y Robert Kahn proponen cinco funciones basicas a genericad de los sistemas abiertos viables, que han acufiado bajo la denominacion de funciones susbsistemas funcionales (de Katz y Kahn), aunque en diversos textos modernos aparecen con el tp,"mirlilj,i,1,

,. (11 fi .,

genenco e UIlC/OII. .

Hacemos este aIcance previo para evitar confusiones con las que hem os llarnado funciones ambient

I

tradicionales de la empresa, que se refieren a campos de actividad, En cambia, los subsistemas

son apliJables y caracterfsticos de cualquier sistema abierto, no solo la empresa. Ellos son: apoyo, ±antencion, adaptackin y direcclrin, los que pasamos a revisal" brevemente para luego relac

con las funciones ambientales. "

a) sUbJstema Produccitin,» Tal como su nombre 10 indica, es el encargado de producir 0 transformar' " corri6nte de entrada en corrientes especfficas de salida, es decir, se refiere al mismo concepto implicito ' la fu~cion ambiental de produccion, s610 que desde la perspectiva mas amplia y generica de sistema y , limitada a la idea de produccion en el senti do ffsico de [abricacion,

I .

Para efectuar este proceso, el subsisterna producci6n, requiere de los dernas subsistemas. Asl, por p"'I'Y1,,,n,, los ihsumos son suministrados por el subsistema apoyo, diversas poltticas y nornuts de co .. ' motivacion del personal son aportadas por el subsistemamantenci6n; la investigaci6n de mercado Y" desa~!rollo tecnologico representan la contribucion del subsistema adaptaci~n (al medio); y la .

y acion de todos los elementos y subsistemas que conforman el sistema empresa

su

flo:l'UVU.~ Su objetivo es hacer posible el proceso productive del sistema, Desde el punta de l!c~'rnent.ede entrada, abarca las funciones (en el sentido ambiental 0 de tarea) de comprar los ~,u •• y, -, L~'.~~,' proveer recursos financieros; disponer de los recursos humanos necesarios para el en cantidad y especializaci6n; etc ..

corriente de salida, comprende la funcion de venta del producto, asegurandose que ella sea garantizar la viabilidad del sistema, 10 que implica previa y necesariamente lograr la aceptaci6n de la empresa par su medio,

puede afirmarse que el subsistema apoyo constituye los pasos frotuerizos 0 aduanas del ... ' pasan las importaciones y las exportaciones desd~ y hacia el medic externo,

Mantenci6n.- Su misi6n esencial es que las partes del sistema perrnanezcan cohesionadas e

, .: dentro de el. Esta funci6n tiene una especial' connotacion en cuanto al factor humane.

las personas trabajan para satisfacer di versas necesidades (recuerdese la jerarquia de la empresa no las contrata por eso, sino para satisfacer sus propias necesidades (objetivos), ;.,.",.,-.-~~' diferentes de las del individuo, De allf surge una suerte de coturaposicion de interese s, que

"""""CLU' de conflictos latentes y es tarea vital de la funcion mantenci6n evitarlos,

parte, la empresa requiere fijar polfticas y normas dentro de la organizaci6n para facilitar el y desempefio de las personas que trabajan en ella. Muchas de las tareas que componen arnbiental de personal procuran precisarnente niant ener los recursos humanos ffsica y dentro del sistema, como par ejemplo, las de seguridad, bienestar, entrenamiento, movimientos de personal y comunicaciones internas,

i:l.I.lJJ:m'l""U<l Adaptacion.- Procura innovar, ajustando el sistema a su media. La empresa no puede de sus entorno, ya que es un subsistema recursive de este e interactua de un modo siuerglco

decir que el media modi fica a Ia empresa, pero tambien la empresa modifica el medio, Par w,w,,,,,·,v., repitiendonos, la funcion adaptacion puede recibir seiiales de un cierto cambio en los gustos a

de los consumidores (el medic), a traves de investigaciones de mercado, 10 que la lleva a renovar sus productos; pero estes, a su vez; pueden afectar las preferencias de los mismos Cuantas veces sucede que un nuevo praducto que se lanza al mercado ~y que es fruto de la ."U"I-'L,<lICliUI - logra imponerse, desplazando competidores y provocando alteraciones en los habitos

a quienes va dirigido. El trasplante de habitos de un medio a otro (hasta hace unos afios el

: no se consurnla masivamente) es un claro ejernplo de este fenorneno. .

aprecia, la funcion ambiental de comercializacion tiene mucho que ver con el subsistema especialmente a traves de la investigacion de mercados, disefio de productos, estudios y otras ' .. ,-,,,"1 .. ",,,,,,,,,, que, como la investigacion cientffica y tecnologica, se preocupan de conocer y estudiar los que se producen en un media esencialmente dinamico. Pero, a la inversa, otras herramlentas de

,I alizacion tambien son importantes como parte del subsisterna adaptacion, porque buscan influir en y modificarlo: es el caso de la promoci6n de ventas y la publicidad (recuerdese al respecto el spot que introdujo el ketchup en nuestros habitos, especial mente en la juventud, importandolo de un ). Aquf se da el fen6meno de integrar el medio al sistema, como velamos en el apartado

UU:>I~LlOIU'" Direcci6n.- Los cuatro subsistemas anteriores tienen tareas y objetivos concretes, todos los

I .

son necesarios para la supervivencia de la empresa: son indispensables en sf y entre sf, son

ependientes. Producci6n s610 funcionara si apoyo 10 provee de los elementos que requiere;

I no cumplira sus metas si adaptaci6n no leindica a producci6n 10 que debe producir y a f'nml',,.,I"l zaci6n 10 que debe vender. Si mantenci6n no consigue que el personal unbaje cohesionada y la ernpresa toda se hace victim a de la entropia y el sistema puede pasar a un estado El subsistema direcci6n se encarga, entonces, de coordinar las funciones 0 subsistemas, de

y I

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; " ; , It La Empresa como!

el resultado obtenido sea optirno para el conjunto. En la empresa esta actividad recae en' el al y mas genericamente en la administracion, que en rigor procura que cada funcion 0 no se optimice a costa de sacrificar la optirnizacion del sistema global, que es 10 que interesa,

Nos vuelto a encontrar can nuestro principia de suboptimizacion. Profundicemos un mismo

ejemp[o/ anterior, Decfarnos que un objetivo legftimo de la funcion compras es disponer de insumos en : suficiente para no correr el riesgo de paralizar hi producci6n; sin embargo, un exceso de" acarrea otro tipo de riesgos (siniestros, sustracciones, etc.) y ademas inmoviliza un capital.; par ende, cam), 10 que impJica un alto costo y en definitiva el sacrificio de otras funciones, ll!'LdllILd", La conclusion es que todas las funciones 0 subsistemas tienen sus propios objetivos, pero. como tos suelen ser contradictories entre sf, porque compiten por los mismos reCUfSOS escasos' I' alguien debe conciliarlos y ese es el rol del subsistema direccion y de la administracion

general.! • .'

En I todos los sistemas abiertos viables (no solo la empresa) realizan las cinco funciones descritas,

ejemplo, el hombre, como sistema (el hombre no es un conjunto de celulas distribufdas al azar) y

subsi I de la empresa, tambien se dan. ASI, el subsistema produccion podria estar representado '"

. apoyo, por ciertos organos, como el aparato digestive 0 el circulatorio; mantenci6n, por '

organismo contra las enferrnedades; adaptacion, por la evolucion organica y cultural; (direcci6n) se encuentra en el cerebra.

a la empresa, digamos que sus funciones, bajo las dos definiciones y clasificaci

no son tan distintas. Todas elias son subsisternas del sistema empresa, porque tarnbien . recursivas, Las funciones ambientales son subsistemas, al igual que los subsistemas

hurgando en una terminologfa que se aserneja a un juego de palabras, hagamos fin conjugacion, un intento de establecer equivalencies entre las funciones ambientnles . funcionales, las que 'se desprenden de las definiciones anteriores y se incluyen en el siguie

PRODUCCION

Producclon

APOYO

Compras; Comercializaci6n (vcntas); Finanzas; COlltalllili~ Costos; Informatica; Asesoria Jurldlca; Personas contrataci6n)

Personas (mantcncicu; desarrollo)

MANTENClON

(',\)\\'&Y~\.\l\\'Laliii\l. \\lYI}l\\oti.6ni i.llvesti.l;adol1); )\lni\\tl:l. ':I '¥..'.\\li\\1)'1,

N° 7, hemos representado la telarafia de inrerrelaciones funcionales de la empresa.

"Funciones Ambientales y Subsistemas Funcionales"

ulos

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III. La Adminislr,

Pablo lIJanes Fronlaura

I

I I

I

I

I REVISEMOS EL CAPITULO II

I I

I ~

o 11 teoria general de sistemas representa un intento de bttsqueda de intercambio de .. c~nocimientos y experiencias entre ciencias muy diversas, con el prop os ito de elevar stt contribucion al desarrollo de la humanidad. .

I

I I

o no anterior se basa en el ejecta multiplicador de la integracion y es

s~nergia, que junto a la recursividad 0 [erarquia entre sistemas, co )rincipios definitorios de estos y los diferencia de los conglomerados 0 conjuntos 4bjetos no-interactuantes.

I !

o fos sistemas pueden ser abiertos 0 cerrados.isegiin si transan 0 no con su media;

eerrados corresponden a los sistemas fisicos y son inviables, mientras que ~biertos par 10 comiui se identifican con los seres vivos y sociales y pueden ~iables, si sus corrientes de salida son capaces de retroalimentar el sistema:

I • •

asegurar Sit supervtvencta,

I

o L inviabilidad de los sistemas cerrados es Jruto de la entropia, amenaza nernutnetn

kn todo tipo de sistemas y puede adoptar diversas formas e intensidad. Los hbiertos, de acuerdo al principia de organicidad, son capaces de general' una r:': la neguentropia, que en la empresa esui dada poria informacion administracion.

o En la empresa, como sistema abierto viable, se distinguen cinco subsistemas;· son produccion, apoyo, mantencion, adaptacion y direccion; existe una interrelacion entre estos subsistemas y las funciones ambientales.

o El subsistema direccion, como fa administracion, se preocupa de coordinar funciones, procurando optimizar el resultado global del sistema empresa y cada uno de sus subsistemas.