GESTION DE LABORATORIOS CODIGO: Z-PR-10.003.

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PROCEDIMIENTO VERSION: 0.0

GESTION DE MANTENIMIENTO Y/O
CALIBRACIÓN DE EQUIPOS Página 1 de 3

SUBPROCESO: ASESORIA Y SOPORTE PARA LA

PROCESO: APOYO TECNICO A LABORATORIOS
GESTION DE INFRAESTRUCTURA DE LABORATORIOS
1. INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Garantizar el buen funcionamiento de los equipos de modo que permitan mostrar la exactitud requerida y cumplir con las
especificaciones establecidas para garantizar la confiabilidad de los ensayos y/o las calibraciones y demás servicios donde intervengan.
ALCANCE: Comienza con el seguimiento a los equipos del laboratorio y termina con la actualización de las actividades desarrolladas en
las hojas de vida de los equipos. Aplica a los laboratorios de la Sede Manizales.
DEFINICIONES: Equipo de medición: Instrumento de medición, software, patrón de medición, material de referencia o equipos
auxiliares, o combinación de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de medición.
Mantenimiento preventivo: La programación de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones,
análisis, limpieza, lubricación, calibración, que deben llevarse a cabo en forma periódica en base a un plan establecido y no a una demanda
del operario o usuario.
Mantenimiento correctivo no planificado: Corrección de las averías o fallas, cuando éstas se presentan, y no planificadamente
Mantenimiento correctivo planificado: Consiste la reparación de un equipo o máquina cuando se dispone del personal, repuestos y
documentos técnicos necesario, para efectuarlo
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de contratación, manual de manejo de equipos, planes de mantenimiento/ calibración
de los equipos de cada laboratorio.
CONDICIONES GENERALES: NA

2. INFORMACION ESPECIFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE SISTEMA
S DE
ID ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTROS
DEPENDENCIA CARGO INFORMA
CIÓN

Cada laboratorio cuenta con una hoja

de vida de los equipos e instrumentos
de medición que tienen bajo su
inventario, allí se describe el nombre y Profesional
Hacer seguimiento detalles de éstos, además se universitario/ Hoja de vida de
a equipos de especifica la cantidad de calibraciones Laboratorio Técnico equipos/ Plan de
1 NA
laboratorio para y mantenimientos realizados y la de Sede operativo/ mantenimiento y
mantenimiento fecha en la que se debe efectuar Jefe de calibración
mantenimiento y calibración. También laboratorio
se puede presentar un uso recargado
no planeado de algún equipo que
amerite mantenimiento y/o calibración.

Se debe controlar el funcionamiento de

los equipos, variaciones notables en
las mediciones, tendencias, además de
Hoja de vida del
efectuar una revisión para determinar Profesional
equipo/Pro-grama
las fallas o necesidades de ejecutar el universitario/
Laboratorio de
2 Controlar equipos mantenimiento y/o calibración. En Técnico NA
de Sede mantenimiento/Pla
caso de que el equipo presente fallas operativo/Jefe
n de gestión
se debe identificar en un lugar visible de laboratorio
metrológico
con la etiqueta equipo fuera de servicio
por mantenimiento, reparación,
calibración u otros.
Si es del caso realizar los ajustes
necesarios al equipo para ponerlo en
funcionamiento teniendo en cuenta el
Profesional Hoja de vida del
Manual de manejo de los equipos.
Laboratorio universitario/ equipo/Hoja de
3 Ajustar el equipo Se deben gestionar los requerimientos NA
de sede Técnico vida de los equipos
para poner el equipo en
operativo de medición
funcionamiento, en cuanto a repuestos,
ajustes, calibración o mantenimiento
especializado.
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2. INFORMACION ESPECIFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE SISTEMA
S DE
ID ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTROS
DEPENDENCIA CARGO INFORMA
CIÓN

Si no se puede poner en Profesional

Solicitar garantía funcionamiento, se debe verificar la universitario/
Laboratorio Oficio de solicitud
4 garantía del equipo. Si la tiene, se Técnico NA
de Sede de mantenimiento
comunica con el proveedor y le solicita operativo/ Jefe
la revisión y reparación. de laboratorio
Si al equipo se le debe contratar el
mantenimiento, por fuera de la
garantía, se solicita al proveedor
propuesta económica de
mantenimiento preventivo o correctivo
Profesional
del equipo, calibración, a través de Propuesta
universitario/
Solicitar propuesta oficio o correo electrónico. Se Laboratorio económica del
5 Técnico NA
económica establece con el proveedor si el de Sede proveedor del
operativo/ Jefe
mantenimiento o calibración se llevará servicio/
de laboratorio
a cabo en las instalaciones de la
Universidad o fuera de ella, se verifica
la disponibilidad presupuestal para la
contratación de la reparación,
mantenimiento o calibración.

Presentar la necesidad del servicio de Oficio de solicitud

Solicitar servicio de mantenimiento y/o calibración de mantenimiento
Dirección de Profesional
6 mantenimiento y/o recomendando al proveedor que o calibración NA
Laboratorios universitario
calibración técnicamente y comercialmente /Propuesta
presenten la mejor propuesta. económica

Estudiar conceptos Se revisa, autoriza y gestiona el

técnicos y estudios servicio de mantenimiento y/o Dirección de Profesional
7 Conceptos técnicos NA
de mercado calibración según recomendación del Laboratorios universitario
jefe del laboratorio.

Luego de verificar la disponibilidad

presupuestal y la programación del
mantenimiento según corresponda se
determina la viabilidad de dicha
Verificar datos solicitud. Dirección de Profesional
8 NA NA
para autorización Si la solicitud de mantenimiento y/o Laboratorios universitario
calibración no es viable, por razones
presupuestales, esta se deja pendiente
hasta tanto se gestionen los recursos
necesarios
Luego de seleccionar el proveedor con
la propuesta que cumpla los Comprobante de
requerimientos, se realiza la solicitud entrega y
Solicitar Dirección de Profesional
9 de contratación a la oficina de documentos de NA
Contratación Laboratorios universitario
contratación, con todos los requisitos requisitos
exigidos por el Manual de contratación contractuales
de la Universidad.

Se elabora en el sistema QUIPU la

ODC-ODS según corresponda.
Ver procedimientos, Órdenes de
Realizar
compra y de servicios Z-PR- Oficina de ODS
10 contratación de Jefe QUIPU
12.002.002, Invitación pública para Contratación ODC
producto o servicio
realizar contratos máximos a 400
SLMV Z-PR-12.002.001, según sea el
caso
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2. INFORMACION ESPECIFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE SISTEMA
S DE
ID ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTROS
DEPENDENCIA CARGO INFORMA
CIÓN
Si el mantenimiento se realiza fuera de
la Universidad, se diligencia el formato
establecido por la Oficina de
Inventarios, Acta de Entrega de
Bienes, para el traslado de los equipos,
especificando el total de piezas que
Autorizar salida del Laboratorio Jefe de Acta de entrega de
11 son enviadas. Se debe contar con la QUIPU
equipo de Sede laboratorio bienes autorizada
autorización de la Oficina de
Inventarios para la salida del equipo.
El original del Acta de Entrega de
Bienes se entrega al personal de
vigilancia para que permita el retiro del
equipo.

Si el mantenimiento o calibración se
Profesional
realiza en las instalaciones del
universitario/Té
Coordinar Laboratorio, se coordina con el
Laboratorio cnico ODC
12 realización del proveedor la fecha de realización del NA
de Sede operativo/ Jefe ODS
servicio servicio según periodo de ejecución
de laboratorio/
estipulada en la ODC-ODS y los
Secretaria
recursos necesarios para su ejecución.

Terminada la reparación,
mantenimiento, calibración se recibe el
Profesional
equipo, se verifica su buen Informe de
universitario/Té
funcionamiento y solicita al proveedor mantenimiento o
Laboratorio cnico
13 Verificar servicio del servicio, el respectivo informe del calibración/ NA
de Sede operativo/ Jefe
mantenimiento, reparación y/o Certificado de
de laboratorio/
calibración. Cumplido esto, emitir el cumplimiento
Secretaria
respectivo certificado de cumplimiento
para el pago del servicio.

Los antecedentes referentes a la

Hoja de vida del
Actualizar hoja de reparación, se relacionan en la hoja de
Laboratorio Técnico equipo/Hoja de
14 vida del equipo vida de los equipos, se guardan los NA
de Sede operativo vida del equipo de
informes de mantenimiento y/o
medición
calibración

Àdamo Alexander
ELABORÓ Gutiérrez, Carlos Arturo REVISÓ APROBÓ
Alberto Antonio Agudelo
Valencia, Gloria Inés Oscar Hernán Giraldo O.
(Equipo técnico SIMEGE)
Cardona, Carolina
Cardona.
Técnico operativo Lab.
CARGO Química, Asesor Lab. CARGO CARGO
Materiales, Coordinador Director administrativo
Director de laboratorios
Equipo SIMEGE, (Director de Nodo)
Profesional de apoyo
SIMEGE

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