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ALCALDIA DOCUMENTAL
MUNICIPAL DE
VALENCIA GUIA DE GESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTAL
CONTENIDO
INTRODUCCION
1. OBJETIVO
1.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS
2. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
2.1. PRODUCCION DOCUMENTAL
2.1.1. Marco normativo del proceso
2.1.2. Actividades del proceso
2.1.3. Normalización de la producción documental
2.2. RECEPCION DOCUMENTAL
2.2.1. Marco normativo del proceso
2.2.2. Actividades del proceso
2.2.2.1. Recepción de documentos
2.2.2.2. Radicación de documentos
2.2.2.3. Registro de documentos
2.3. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
2.3.1. Marco normativo del proceso
2.3.2. Actividades del proceso
2.4. TRAMITE DE DOCUMENTOS
2.4.1. Marco normativo del proceso
2.4.2. Actividades del proceso
2.5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
2.5.1. Marco normativo del proceso
2.5.2. Clasificación documental
2.5.3. Actividades del proceso
2.6. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
2.6.1. Marco normativo del proceso
2.6.2. Actividades del proceso
2.7. CONSERVACION DE DOCUMENTOS
2.7.1. Marco normativo del proceso
2.7.2. Actividades del proceso
2.8. TABLAS DE RETENCION DOCUMENAL
2.8.1. Marco teórico
2.8.2. Actividades del proceso
2.8.3. Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación de las
tablas de retención
2.9. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
2.9.1. Marco normativo del proceso
2.9.2. Actividades del proceso
3. LAS UNIDADES DE CORRESPONDECIA
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INTRODUCCION
1. OBJETIVO
1. Producción,
2. Recepción,
3. Distribución,
4. Trámite,
5. Organización,
6. Consulta,
7. Conservación, y
8. Disposición final de documentos.
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APLICACIÓN DE PROCESOS
PRODUCCION
DISPOSICION
RECEPCION
FINAL
CONSERVACION DISTRIBUCION
CONSULTA TRAMITE
ORGANIZACION
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Código Penal
Código de Comercio.
Constitución Política
Constancia de recibo.
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Constitución Política.
2. Respuesta
Análisis de antecedentes y compilación de información.
Proyección y preparación de respuesta.
Trámites a que haya lugar con la producción de documentos
hasta la culminación del asunto.
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Ley 80 de 1993.
Código de Comercio.
Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán
ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre
de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante,
siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su
reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde
fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción
de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará
los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para
su reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé
en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades
anteriores.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para
la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y
las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario
Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la
Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.
1. Área de identificación.
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2. Área de contexto.
3. Área de contenido y estructura.
4. Área de condiciones de acceso y uso.
5. Área de documentación asociada.
6. Área de notas.
7. Área de control de la descripción.
Actividades:
Constitución Política.
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ART. 316.
Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las
Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata
no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se
reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele
al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel
común.
ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los
documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las
oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de
reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe
emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo
la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos
de ésta.
Ley 57 de 1985.
1. Formulación de la consulta
Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.
Determinación de competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de información en términos de restricciones por
reserva o por conservación.
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Reglamento de consulta.
2. Estrategia de búsqueda
Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de información.
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicación de los documentos.
3. Respuesta a consulta
Atención y servicio al usuario.
Infraestructura de servicios de archivo.
Sistemas de registro y control de préstamo.
Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
Implantación de medios manuales o automáticos para
localización de información.
Constitución Política.
Ley 47 de 1920.
Ley 39 de 1981.
Código de Comercio.
Diagnóstico integral.
Sensibilización y toma de conciencia.
Prevención y atención de desastres.
Inspección y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de áreas y documentos.
Control de plagas.
Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación
(Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de
mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación
y almacenamiento).
Apoyo a la reproducción.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Establecimiento de medidas preventivas.
Implantación de Planes de contingencia.
Aseguramiento de la información en diferentes medios y
soportes.
DEFINICION E IMPORTANCIA
RESPONSABLES DE LA EVALUACION
Para los organismos del orden nacional el Consejo Directivo del Archivo
General de la Nación previo concepto emitido por el Comité Evaluador
de Documentos del AGN.
Ley 39 de 1981.
Recepción,
Distribución,
Trámite,
Conservación y
Consulta de documentos.
Producción,
Recepción,
Distribución,
Trámite,
Organización,
Consulta,
Conservación, y
Disposición final de documentos.
Organización,
Consulta,
Conservación, y
Disposición final de documentos.
Organización,
Consulta,
Conservación, y
Disposición final de documentos.
5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
5.1. OBJETIVO
5.2. ALCANCE
5.3. NORMATIVIDAD
5.4. DEFINICIONES
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5.5. RESPONSABLES
REVISION
ORDENACION EN CAJAS
5.9. LA ELIMINACION
La entidad debe:
MEDIDAS PREVENTIVAS
7. Eliminar pliegues.
Auxiliares Acta de
5. Informar sobre los administrativos de reunión
Se requien Gestión
ajustes requeridos para
autorizar transferencia NO ajustes Documental
7
Responsable en Acta de
6. Realizar las
el Archivo de reunión
operaciones que le sean SI Gestión
indicadas: limpieza de
documentos, foliación, Realizar las operaciones
organización de indicadas
expedientes
etc.
5
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DESCRIPCIÓN DE LA
FLUJOGRAMA RESPONS ABLE REGISTRO
ACTIVIDAD
8. Verificar cada una de Auxiliares Formato Único de
las Unidades de 4 administrativos de Inventario
Cons ervación y Gestión Documental
determinar el Documental
cumplimient o
SI La
transferencia
Cumple?
NO
9. Realizar ajustes en el Responsable del No Aplica
Archivo Central Realizar ajustes archivo de gestión
de la
dependencia
10. Conservar en archivo 6 Jefe de Tabla de
Cent ral y proteger de Departament o Retención
Conservar en Archivo
acuerdo con la de Gestión Documental
normatividad vigente Central
Documental
Retención en
AC.
SI
12. Eliminar, Según Según el tipo de E. Primaria
corresponda eliminación eliminación Jefe E. Secundaria
Primaria o Secundaria de dependencia o
Eliminar Coordinador
Nacional
de Gestión
Documental
Fin
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6. ANEXOS
REPUBLICA DE COLOMBIA
05 de abril de 2011
CONSIDERANDO:
RESUELVE:
ARTICULO 3: Objetivos del Manual de Gestión. Son objetivos del MGD los
siguientes:
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ARTÍCULO 6: Cero papel. Será propósito del Manual, crear en las respectivas
dependencias de la institución la cultura de trabajo del CERO PAPEL
mediante el manejo electrónico del documento de archivo, con el uso efectivo
de las herramientas tecnológicas de gestión documental configuradas para tal
fin, salvo para aquellos documentos en que impere el hecho de su creación en
forma física, en concordancia con la Ley 594 de julio de 2000, “Ley General de
Archivos”.
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Comuníquese y Cúmplase .
Dada en San José de Cúcuta, a los 11 días del mes de abril de 2011.
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DE VALENCIA
MEMORANDO
CI-001
Cordialmente,
Anexo: uno
3. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
deberá: –Gestión
Recibir físicamente las Documental
transferencias provenientes de las
oficinas productoras. Rótulo de cajas
Verificar los inventarios de archivos
documentales que trae cada caja de Inactivos.
archivo inactivo.
Ubicar las cajas de archivo inactivo
en los estantes metálicos, en un
orden numérico consecutivo, según
el sistema establecido en depósito de
archivos.
Una vez que las cajas están
ingresadas en el archivo, diligenciar
en el formato único de Inventario
documental,(en original y dos copias)
el campo correspondiente al No. de
la caja; registrar su nombre y firmar
en los campos: “Recibido por” y Base de datos
“Firma” del Inventario único que permite la
documental”; diligenciar el campo de recuperación y
la signatura topográfica; No del consulta de la
módulo; No. del estante; No. del documentación
entrepaño y No. de la caja. transferida
A continuación, archivar el original
del formato del inventario único
documental en el Archivo Central en
la serie de inventarios documentales;
entregar la 1ªcopia al empleado de la
oficina productora para que sea
guardada en su respectivo archivo y
la 2ª copia se archiva en la respectiva
caja de archivo inactivo. Tomar el
archivo electrónico -en Excel-
entregado por el empleado que
realiza la transferencia documental e
ingresarlo en la base de datos de
transferencias documentales que
reposa en el Archivo.
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CAJA N._______________
COD. SECCION: ___________________________________________
COD.SUBSERIE: _________________________________________
FECHAS EXTREMAS:_______________________________________
CANTIDAD CARPETAS:_____________________________________
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FIRMA_______________________________ VoBo__________________________
COORDINADOR GESTIÓN DOCUMENTAL JEFE DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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FORMATO DEFORMATO
ELIMINACIDE ELIMINACIÓN
EN ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL
NOMBRE
ASUNTO/SERIE FECHA NOMBRE DEPENDENCIA FECHA CARPETA
N FIRMA DE QUIEN FIRMA OBSERVACIONES
DOCUMENTAL PRESTAMO SOLICITANTE SOLICITANTE DEVOLUCION FOLIOS
RECIBE