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LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LA NOMINA

La nómina es el documento a través del cual se relaciona, los pagos por los servicios
prestados, las deducciones obligatorias y voluntarias, el valor neto recibido y apropiaciones
de los trabajadores de un una empresa durante un periodo determinado. La nómina se
divide en cuatro partes a saber:

1. ENCABEZADO: Recoge los datos de identificación de la empresa, el periodo de pago


y los datos del trabajador.

2. DEVENGADO: Se relacionan los conceptos que percibe el trabajador de carácter


legal y los extralegales. Conceptos tales como:

2.1. SALARIOS: Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino
todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del
servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas,
sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas
extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y
comisiones. (Art. 127 C.S.T).

2.1.1. Salario minino: El artículo 145 del C.S.T establece que todo trabajador tiene
derecho a percibir un salario mínimo y suficiente para cubrir las necesidades mínimas de el
y de su familia. Para el año 2011 el salario mínimo establecido por el gobierno es de $
535.600.

2.1.2. Salario básico: Es la remuneración básica pactado entre el trabajador y el


empleador, establecido dentro del contrato de trabajo y que sirve de base para la liquidación
del trabajo suplementario o de horas extras.

2.1.3. Salario integral: Esta modalidad de pago del salario, además de retribuir el trabajo
ordinario, compensa de antemano el valor de prestaciones, recargos y beneficios por trabajo
nocturno, extraordinario, dominical y festivo, primas legales y extralegales, cesantías e
intereses sobre las cesantías, excepto las vacaciones.

Este tipo de salario debe pactarse por escrito entre trabajador y empleador y sólo pueden
acceder a él los trabajadores que devenguen como salario básico, una suma igual o superior
a 10 SMLM
La legislación laboral prescribe que el salario integral debe ser como mínimo el valor
equivalente a 10 SMLM vigentes más un 30% como factor prestacional. Para el 2011 el
salario mínimo integral es de $ 5.356.000 más el 30% del factor prestacional que en total
nos da: $ 6.962.800

2.2. AUXILIO DE TRANSPORTE: Es un auxilio en dinero efectivo que el empleador


debe reconocer a los trabajadores que devenguen menos de 2 SMLM con el fin de que
estos puedan trasladarse desde su residencia hasta el lugar de trabajo. Para el año 2011 el
gobierno ha establecido como auxilio de transporte las suma de $ 63.600 mensuales.

2.3. TRABAJO SUPLEMENTARIO O DE HORAS EXTRAS: Es aquel que desarrolla


el trabajador después de la jornada laboral ordinaria o habitual. La jornada laboral
ordinaria en Colombia es de máximo 8 horas diarias y 48 horas semanales las cuales
pueden ser distribuidas de lunes a viernes o de lunes a sábado.

2.3.1. Jornada laboral diurna: La jornada diurna es la comprendida entre las 06 de la


mañana y las 10 de la noche.

2.3.2. Jornada laboral nocturna: Es la comprendida entre las 10 de la noche y las 06 de


la mañana, si la persona debe trabajar en esta jornada su trabajo debe remunerarse con
recargo nocturno del 35% adicional al valor de la hora diurna.

Las horas trabajadas por fuera de la jornada habitual se remuneran como horas extras. Si el
trabajo extra se desarrolla dentro de la jornada diurna, cada hora extra se debe pagar con un
recargo del 25%. Si por el contrario, se desarrollan en la jornada nocturna las horas extras
se pagan como nocturnas con recargo del 75%, al igual que el trabajo realizado en días
domingo y festivos. Los porcentajes se liquidan sobre el salario ordinario en proporción a
las horas laboradas. Las horas extras de trabajo no pueden exceder de 2 horas diarias y 12
horas a la semana. Adicionalmente, trabajador y empleador pueden convenir como día de
descanso obligatorio el sábado y será reconocido como descanso dominical en todos sus
aspectos legales. Los empleadores no están obligados a pagar horas extras a aquellos
trabajadores que ostenten cargos de dirección, confianza y manejo.

2.3.3. Resumen de las horas extras y formula para su liquidación.


HORA EXTRA % DE FACTOR DE FORMULA PARA
RECARG CALCULO CALCULO
Hora extra diurna ordinaria 25% 1.25 Vho X factor X No.
HEDO horas
Hora extra nocturna ordinária 75% 1.75 Vho X factor X No.
HENO horas
Hora extra diurna festiva HEDF 100% 2.0 Vho X factor X No.
horas
Hora extra nocturna festiva 150% 2.5 Vho X factor X No.
HENF horas
Dominical o festivo 75% 1.75 Vdo X factor X No. De
dias
Recargo nocturno ordinário 35% Vho X 35% X No. De
recargos

2.4. OTROS CONCEPTOS: El empleador puede reconocer a sus trabajadores otros


conceptos adicionales a los establecidos en la ley tales como: comisiones sobre ventas,
bonificaciones, auxilios etc.

La sumatoria de todos valores relacionados anteriormente, conforma lo que se llama total


devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneración
por su trabajo.

3. DEDUCCIONES: Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en


una quincena o en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligación el empleado
debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros. Las deducciones son los valores que ley
autoriza descotar al trabajador del valor devengado y las hay de tres tipos: las obligatorias,
las autorizadas por el trabajador y las de orden judicial.

3.1. DEDUCCIONES DE CARÁCTER OBLIGATORIO: Son aquellas que el


empleador de acuerdo a la ley debe descontar al trabajador de los pagos realizados; dentro
de estas deducciones tenemos:

3.1.1. Deducciones para salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La
cotización por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto
con la empresa. Ésta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese
4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado menos el auxilio de
transporte a cargo del empleado.

3.1.2. Deducciones para la pensión: El trabajador también debe estar afiliado al sistema
de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del
empleado. Del total del aporte 16% la empresa aporta el 12% y el trabajador aporta el
restante 4% del total devengado menos el auxilio de transporte.

3.1.3. Deducciones para el fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que


devengue un salario entre 4 y 16 SMLM debe aportar un 1% adicional para este fondo, los
que devenguen entre 16 y 17 SMLM aportan un 1.20%, entre 17 y 18 SMLM aportan
1.40%, entre 18 y 19 SMLM aportan 1.60%, entre 19 y 20 SMLM aportan 1.80% y los
que devengan un salario superior a 20 SMLM aportan un 2%

3.1.4. Retención en la fuente. Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al


empleado el valor correspondiente a Retención en la fuente por ingresos laborales. Este
valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la
fuente.

3.2. DEDUCCIONES AUTORIZADAS POR EL TRABAJADOR: Son aquellas que


explícitamente el trabajador autoriza se le descuente de sus pagos, si no existe la
autorización el empleador no podrá descontar ningún concepto. Dentro de estas
deducciones encontramos las siguientes:

3.2.1. Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al
sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del empleado.

3.2.2. Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las
cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del
empleado.

3.2.3. Cuotas de créditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba
pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido
otorgado, pueden también ser descontadas de la nómina del empleado.

3.2.4. Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar también de la nómina,
el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa,
como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún
perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa.

3.3. DEDUCCIONES POR ORDEN JUDICIAL: Son los embargos ordenados por
autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser descontados de la nómina
por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado.

4. APROPIACIONES: Son valores que el empleador debe provisionar con el fin de


cubrir pagos futuros originados en la relación laboral, estos conceptos solo recaen sobre el
empleador. Las apropiaciones en la nomina están conformadas por los siguientes
conceptos:
4.1 SEGURIDAD SOCIAL

4.1.1 Salud: Los aportes al sistema de salud es del 12.5% del total devengado menos el
auxilio de transporte, de este corresponde un 8.5% al empleador. Este valor la empresa lo
debe apropiar en cada nomina y consignarlo con el valor descontado al trabajador a la
respectiva E.P.S a la cual se encuentre afiliado el trabajador

4.1.2. Pensión: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensión, un 16% del
total devengado menos el auxilio de transporte. El empleado aporta el 4% y la empresa
aporta el 12%, valor que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo
de pensiones que el empleado haya determinado.

4.1.3. Riesgos profesionales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos


profesionales, con el objetivo de cubrir los problemas, los accidentes o enfermedades que el
empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su
totalidad está a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar está dado por una tabla
progresiva según sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo.

4.2. PRESTACIONES SOCIALES.

4.2.1. Prima de servicios: Por éste concepto la empresa debe apropiar mensualmente un
8.33% del total devengado.

4.2.2. Vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del salario del
trabajador por concepto de vacaciones.

4.2.3. Cesantías: Por éste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del total
devengado.

4.2.4. Intereses sobre las cesantías: Los intereses sobre cesantías corresponden al 12%
anualmente del saldo acumulado de las cesantías a 31 de diciembre. Por lo que se debe
apropiar o provisionar el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantías
provisionado, según sea le periodo de la liquidación, o un 1% mensual del total devengado
por el trabajador

4.3. APORTES PARAFISCALES


4.3.1. Cajas de compensación familiar: Mensualmente la empresa debe pagar por subsidio
familiar un 4% del total devengado menos el auxilio de transporte

4.3.2. Instituto colombiano de bienestar familiar: Mensualmente la empresa debe aportar


un 3% del total devengado menos el auxilio de transporte, con destino al I.C.B.F.

4.3.3. Servicio nacional de aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2% del


total devengado menos el auxilio de transporte, con destino al SENA.

EJEMPLO DE LIQUIDACION DE LA NOMINA

La empresa XXX Ltda. Paga nomina de sus trabajadores para el mes de abril de 2011 por
los siguientes conceptos:

SALARIO BASICO DIAS HORAS EXTRAS


TRABAJADOR LABORADOS
José Repelin Cucharas $ 4.000.000 30 0
Magolita Goza de lo Lindo $ 900.000 29 0
$ 535.600 30 2 HEDO
3 HENO
2 HEDF
1 HENF
1 DOMINICAL
4 RN
Lastenia Rojas

Calculo del Básico Pago = salario básico x Días Laborados


30

Valor hora ordinaria = Salario Básico


240

Valor día ordinario = Salario básico


30

Valor Auxilio de Transporte = Auxilio de Transporte x Días Laborados


30
NOMINA MENSUAL
XXX LTDA

PERIODO DE PAGO DEL: ABRIL 01 AL 30 DE 2011

DEVENGADO DEDUCIDO
nombre empleado salario dias total horas aux total salud pension fsp retencion total neto a
basico lab quincena extras transp devengado en la fuente retenido pagar
Jose Repelin Cucharas 4.000.000 30 4.000.000 - - 4.000.000 160.000 160.000 40.000 57.467 417.467 3.582.533
Magolita Goza de lo Lindo 900.000 29 870.000 - 61.093 931.093 34.800 34.800 - - 69.600 861.493
Lastenia Rojas 535.600 30 535.600 66.169 63.600 665.369 24.071 24.071 - - 48.142 617.227
- - - - - - - - - -
- - - - - - - - - -
- - - - - - - - - -

TOTAL 5.435.600 5.405.600 66.169 124.693 5.596.462 218.871 218.871 40.000 57.467 535.209 5.061.253

APROPIACIONES
%
SALUD 8,5% 465.100
PENSIÓN 12% 656.612
A.R.P. 0,522% 28.563
CESANTÍAS 8,33% 466.185
INTERESE/CESANT 12% 55.942
PRIMA 8,33% 466.185
VACACIONES 4,17% 228.173
ICBF 3% 164.153
SENA 2% 109.435
CAJAS DE COMPE 4% 218.871
COMPROBANTE DE CONTABILIZACIÓN DE LA NOMINA
XXX LTDA
COMPROBATE DE DIARIO

CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER


5105 GASTOS DE PERSONAL 8.455.682
510506 SALARIOS 5.405.600
510515 HORAS EXTRAS 66.169
510518 COMISIONES -
510827 AUXILIO DE TRANSPORTE 124.693
510530 CESANTIAS 466.185
510533 INTERESES SOBRE CESANTIAS 55.942
510536 PRIMA DE SERVICIOS 466.185
510539 VACACIONES 228.173
510568 APORTES A.R.P 28.563
510569 APORTES E.P.S 465.100
510570 APORTES PENSIONES 656.612
510572 APORTES CAJAS DE COMPENS 218.871
510575 APORTES I.C.B.F 164.153
510578 APORTES SENA 109.435
2365 RETENCION EN LA FUENTE 57.467
236505 SALARIOS 57.467
RETENCION Y APORTES DE
2370 NOMINA 2.120.476
237005 APORTES E.P.S 683.971
237005 APORTES PENSION 875.483
237005 APORTES F.S.P 40.000
237006 APORTES A.R.P 28.563
237010 APORES CAJAS, SENA, I.C.B.F 492.459
2610 PARA OBLIGACIONES LABORARES 1.216.486
261005 CESANTIAS 466.185
261010 INTERESES SOBRE CESANTIAS 55.942
261015 VACACIONES 228.173
261020 PRIMA DE SERVICIOS 466.185
1110 BANCOS 5.061.253
111005 BANCOS NACIONALES 5.061.253
SUMAS IGUALES 8.455.682 8.455.682

Documento elaborado por C.P. Leonardo Peñuela Rodríguez