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MINUTA DE ACUERDOS DE LA REUNIÓN VÍA GO TO MEETING CON EL STAFF DEL PROGRAMA TREES MÉXICO

FECHA: Lunes 9 de mayo de 2011

HORA: 4:30 pm (Hora de la Cd. De México)

LISTA DE ASISTENTES

Beatriz Avalos Sartorio

Yuridia Gutierrez Ramirez

Gustavo Barbosa Rodríguez

Juan Manuel Barrera Terán

Ariadna Salvatierra García

Ariel Alain Arias Toledo

Pedro Vidal García

Francisco Chapela Mendoza

Lizbeth Ruíz Pérez

AGENDA

1. Revisión de avances en la integración de la línea base

2. Acuerdos para la reasignación de papeles y responsabilidades dentro del equipo de TREES-

México

3. Gestión de los flujos de efectivo (cash flow)

4. Puntos de información:

4.1. Acuerdos de la pasada teleconferencia (abril 4) con los coordinadores regionales del proyecto BID;

4.2. Migración hacia la plataforma de Salesforce como Sistema de Monitoreo y Evaluación de los

proyectos de TREES.

5. Definir la asignación de Veracruz a la Región Sur

6. Participar con SmartWood en el proceso de evaluación para certificar el MFS de una EFC y en

una auditoría anual

7. Realización de los talleres regionales de BAVC’s

ACUERDOS Y PUNTOS RELEVANTES

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1. Revisión de avances en la integración de la línea base.

Como primer punto de agenda, Beatriz hizo mención a los avances en la línea base, y pidió que el staff envíe completado cuanto antes, el cuadro que envió Juan Manuel la semana pasada. Ariel comentó que ha tenido dificultad en realizar su línea de base pero está trabajando en ello y espera en una semana tener toda la información de los 5 diagnósticos que realizará en Oaxaca, y 2 en Guerrero. Yurydia tiene pendiente la línea base del ejido Hidalgo. Y El Largo, Madera y Santa Anita por parte del GEF. Realizados ya tiene los diagnósticos de La Trinidad, Vencedores y Yoquivo, La ciudad y San Pablo.

No se pudo establecer comunicación con Gustavo y Ariadna durante este punto.

2. Acuerdos para la reasignación de papeles y responsabilidades dentro del equipo de TREES-México

Se hizo un intervalo para hablar de la salida de Juan Manuel de RA México para ser parte de GEF. A raíz de esto, se coordinará con Rodrigo para repartir las tareas que se van a realizar después de la partida de Juan Manuel.

Se acordó que Beatriz supervisará el cumplimiento de metas e hitos. Lizbeth apoyará en al autorización de gastos de los coordinadores. Paco aprobará sus TC y lo más importante se destacó que cada uno de los coordinadores deberá de ser responsable de dar cumplimiento en tiempo y forma a las metas e hitos de los proyectos

3. Gestión de los flujos de efectivo (cash flow)

Se habló del tema de la nueva coordinación de oficina, la partida de Lety y del cambio de poderes a Francisco Chapela. Para poder facilitar los viajes del Staff se solicitara un crédito extendido a la agencia de viajes. No obstante se está buscando un reemplazo para Lety para poder hacer pagos de manera regular.

Se solicito al staff que sean puntuales con sus comprobaciones, mientras que la parte administrativa se comprometió a revisar detalladamente las facturas para evitar contratiempos en los pagos, y todos aquellos gastos arriba de MX$2000 deberán ser pagados en facturas diferidas

Debido al atraso en el gasto del proyecto BID, es necesario replantear el trabajo con las consultorías que se habían planeado. Así mismo, se solicito un panorama de los gastos BID para gastar adecuadamente el presupuesto BID

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En cuanto al presupuesto BID, los coordinadores deben entender que el presupuesto se hizo en base a sus actividades y no viceversa. El cálculo matemático del presupuesto se aleja de la realidad de las necesidades del Staff, y hace falta hacer una asignación de actividades específicas del proyecto GEF. Con el documento de Beatriz de actividades del proyecto BID, Lizbeth empezará a trabajar en un presupuesto para BID. El Staff deberá trabajar en un documento similar para el proyecto GEF. Un documento donde se contemplen las actividades BID-GEF-RM que muestre la persona responsable de dicha actividad y se pueda asignar un presupuesto por actividad y por región, para que cada coordinador entienda su presupuesto.

4. Puntos de información:

4.1. Acuerdos de la pasada teleconferencia (abril 4) con los coordinadores regionales del proyecto BID;

4.2. Migración hacia la plataforma de Salesforce como Sistema de Monitoreo y Evaluación

de los

Beatriz le informó al equipo que para hacer el diagnostico de emprendimientos se usara como base un cuestionario, y un formato para detallar los rendimientos y resultados, análisis de sensibilidad etc. A partir de estos documentos, se espera generar un Plan de mejoras, y un Plan de negocios. Beatriz se comunicara con cada uno para checar los compromisos individuales a corto y mediano plazo.

Se pedirá a los coordinadores una actitud más proactiva. Y los especialistas serán más trabajarán mas para apoyar a las regiones. Beatriz podría ayudar a integrar el 30-30, y además sugiere hacerlo más completo. Cada uno deberá ser consciente de las actividades que tenga en su región, para no descuidar ocupaciones.

Se realizará una Reunión de trabajo el primer martes de cada mes a las 9 am hora de Mx, para ponerse al día con los avances de las actividades de cada región.

También se informó que a partir del lunes 16 de mayo de 2011, Yurydia Gutierrez se haga cargo de la región del Norte. Se hará una modificación a su contrato. Juan Manuel le hará entrega a Yurydia de los bienes que se encuentran en la oficina en Durango. Yurydia se trasladara a Durango.

Beatriz ha estado trabajando con Sony para establecer una plataforma de sales force para los 3 proyectos: BID, GEF y RM. De esta forma se podrá tener una actualización en tiempo real de las actividades que llevara a cabo el Staff. La 1ª versión de este programa se espera a finales del mes de mayo. Francisco Chapela comunicó al equipo que se estará utilizando y compartiendo el calendario de actividades desde google calendar.

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¿Cómo lograr los resultados? ¿Qué se necesita para conseguir terminar los entregables?

Se sugirió no perderse en la planeación de actividades, y elaborar un documento de estrategias del proyecto BID y GEF.

5. Definir la asignación de Veracruz a la Región Sur

Gustavo propuso el tema de asignación de recursos para 10 o 12 empresas por región. En Veracruz se espera trabajar con 4 ejidos por región del estado. Se está esperando a concretar un primer contacto. Ariel Arias propuso otorgar más responsabilidad a Juan Roberto.

6. Participar con SmartWood en el proceso de evaluación para certificar el MFS de una EFC y en una auditoría anual

Todo el Staff hará un esfuerzo para participar como observadores en las evaluaciones de SmartWood para certificación. Le pedirán su calendario de certificación a Zenaido.

7. Realización de los talleres regionales de BAVC’s

Taller de integración: no se tiene fecha concreta para su realización. Juan Manuel propuso la 1ª semana de junio: 13, 14 y 15 de junio. O después de la reunión interna 8, 9 y 10 de junio. Sin embargo, debido a las actividades que algunos miembros ya tenían programadas, el taller de integración quedó programado para 8, 9 y 10 de junio.

En cuanto a los talleres regionales, se realizarán 2 Talleres por región. Se propuso incluir una conferencia magistral.

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