SISTEMA CONTABLE.

1. TENER CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA (POR MEDIO DE

ENTREVISTAS, VISITAS, ETC.)
2. PREPARAR UNA LISTA DE CHEQUEO«.
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. IDENTIFICACION DE LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA.
4. CONTROL ADMINISTRATIVO SOBRE OPERACIONES.
5. DETERMINAR FUNCIONES Y OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO.
6. ELABORAR UN ORGANIGRAMA QUE PERMITA ILUSTRAR LO
ANTERIOR.
7. EQUIPO Y RECURSOS DISPONIBLES.
8. ELABORAR UNA DESCRIPCION DE FUNCIONES PUESTOS.
9. PREPARAR CATALOGO DE CUENTAS Y MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Tomando en cuenta:

ELABORAR INFORMES.
DISEÑAR FORMULARIOS PARA TODAS LAS OPERACIONES.
DISEÑAR REPORTES
PREPARAR LOS LIBROS. BALANCE INICIAL
. LISTA DE CHEQUEO
p A. Organización y clasificación de la
compañía
p A-1 Nombre y dirección de la
compañía
p A-2 Sucursales y Agencias, nombre y
dirección
p A- tipo de negocio que realizan
p A-4 Clase de sociedad o negocio de
único dueño
p A-5 Socios
p A-6 Consejo de Administración y otros
funcionarios y oficiales
p A-7 Historia del capital.
p A-8 Base de distribución de las
ganancias y pérdidas
p A-10 Registros de la empresa
p A-11 Personas responsables de estos
registros
p A-12 Lugar donde se mantienen
registros
p A-1 Fecha de terminación del año
fiscal
p B. División funcional y departamental.
p B-1 División funcional
p B-2 Lista de departamentos de la
empresa, acompañada de
p transacciones principales realizadas
en cada departamento.
p B- Formulario de cada departamento
p B-4 Personal de cada departamento
p B-5 Localización de cada
departamento
M. DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
DETERMINAR FUNCIONES GENERALES Y OBJETIVOS.

p Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y

procedimientos contables de la empresa.
p Formular estados financieros.
p Investigar y dar solución a los problemas referentes a la
falta de información para el registro contable.
p Preparar y ordenar la información financiera y estadística
para la toma de decisiones de las autoridades superiores.
p Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de
operación de la empresa e informar periódicamente al
Director General.
AREAS RELACIONADAS
p Contabilidad General. p Acreedores/Egresos.
p Contabilidad de p Deudores/ Crédito y
Costos. Cobranza.
p Clasificación y p Facturación.
análisis de ventas. p Fiscalización.
p Finanzas. p Almacén.
p Presupuestos p Inventarios.
p Tesorería/ p Inversiones.
Contraloría. p Activos.
p Nomina. p Control de Calidad.
p Compras. + Auditoria.
×. ELABORAR UNA DESCRIPCION
DE FUNCIONES PUESTOS.





  

p Las descripciones genéricas se redactan a grandes rasgos sin identificar

tareas o competencia específicas. Proporcionan una visión general de una
categoría de puestos mediante los denominadores comunes de todos los
puestos que abarcan en una categoría.
p Para redactar una descripción genérica, deben analizarse una cantidad de
puestos para hallar sus denominadores comunes. Por ejemplo, una
descripción genérica de "Contabilidad General (Puesto Contador General)"
incluye el campo de experiencia que se espera de ese nivel profesional. No
abarca las funciones específicas --cuentas por pagar y cuentas por cobrar,
especialización en el libro mayor-- o las unidades organizacionales menores
dentro del Departamento Contable del que depende el puesto. Un ejemplo
de descripción de puestos genérica se observa abajo..


     
p Las descripciones de puesto específicas estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto.
Indican su relación con otros puestos especificas dentro de las más pequeñas unidades
organizacionales. Por ejemplo el puesto especifico de ³Jefe de Ingresos´ debe identificar las
relaciones de dependencia del puesto dentro del Departamento Contable.
p Expone el tipo de sistemas contables utilizados el tipo y frecuencia de los partes financieros que
deben confeccionarse~ y los limites de responsabilidad dentro de los sectores funcionales,
geográficos o de otro tipo, de la compañía.
p Es necesario diseñar el Manual operativo (de acuerdo a las políticas de la empresa), utilizando
la siguiente metodología:
p Establecer el objetivo que se pretende lograr con cada función especifica(acorde con el objetivo
del área funcional al que pertenece el puesto).
p Desarrollar las actividades necesarias para llevar a cabo cada función especifica
p Elaborar los procesos de cada actividad (¿como se hace?, paso por paso, indicando tiempos,
recursos necesarios, así como el resultado final esperado)
p Determinar los indicadores operativos (de desempeño) y de calidad (mejoramiento), de cada
actividad.
p Una vez determinado lo anterior, se deben de establecer las políticas operativas de la empresa,
indicando y puntualizando las siguientes áreas:
p Sistemas de comunicación.
p Proceso para la resolución de conflictos.
p Carácter moral de la empresa (valores)
p Comportamientos esperados (actitudes, cumplimiento).
Elementos que componen las
descripciones de puesto
p Designación del puesto, unidad organizacional ^ relación de dependencia.
p Estos puntos identifican el puesto ^ le dan sus características propias. Diferencian a cada puesto de
los demás. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con la misma designación e igual
nivel de remuneración pueden tener tareas, responsabilidades ^ relaciones de dependencia
diferentes.
p Por ejemplo, el puesto de "diseñador" en una División de Productos para Consumidores ^ en una
División de Productos Industriales pueden tener el mismo nivel de remuneración pero ser muy
diferentes en otros sentidos.
p Síntesis del puesto, deberes y responsabilidades.
p Aquí se define el trabajo por cumplir y se proporcionan los elementos esenciales para el análisis
posterior
p Deberes y responsabilidades.
p Esta parte de la descripción de puesto señala "qué" tarea se desempeña~ "por qué" se desempeña, y
cuando no resulta obvio. "Cómo" se desempeña. Si el "qué", el "por qué" +-- o el "cómo" no
aparecen, la formulación es incompleta.* Interacción. Especifica las relaciones entre un puesto y otro.
p Preparada por, Aprobada por y Fecha.
p Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto
p Las especificaciones del puesto son los requisitos que deben satisfacer los candidatos si han de
cumplir sus obligaciones, asumir sus responsabilidades y t rabajar sin tropiezos con aquellos de
quienes dependan.
p En la descripción se suele incluir las aptitudes, experiencia y conocimientos mínimos para cumplir las
tareas, en lugar de las aptitudes o conocimientos de las personas que desempeñan el puesto en la
actualidad.
p Entre los requisitos mínimos pueden figurar exigencias especiales del puesto, como por ejemplo
viajes prolongados o trabajo nocturno,además de los requisitos normales en materia de aptitudes y
experiencia.
Para evitar imponer requisitos poco realistas, las especificaciones deben basarse en la manera como
O Continuando.

Agrupar las funciones por similitud.
Crear los puestos por actividades. Diseñar el
organigrama.
 
p Características físicas.
p Habilidades mentales.
p Preparación académica.
p Habilidades técnicas ( Uso de máquinas y
herramientas, software).
p Experiencia laboral.
p Horarios.
p Otras características especiales.
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