GESTION DE ALMACENES E INVENTARIOS

CONTROL DE INVENTARIOS

2011

INDICE
CONTROL DE INVENTARIOS
1. INTRODUCCION 2. OBJETIVO 3. FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS 4. TIPOS DE INVENTARIO
4.1 INVENTARIO DE MERCANCAS 4.2 INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS 4.3 INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACIN 4.4 INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS 4.5 INVENTARIO DE SUMINISTROS DE FBRICA

5. OTROS TIPOS DE INVENTARIOS 6. MTODO DE VALUACIN DE INVENTARIOS

6.1 MTODO COSTO IDENTIFICADO 6.2 COSTO PROMEDIO 6.3 MTODO PRIMERO EN ENTRAR, PRIMERO EN SALIR 6.4 MTODO LTIMO EN ENTRAR, PRIMERO EN SALIR O "UEPS" 6.5 MTODO DETALLISTA

7. CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS 8. METODOLOGA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO

FASE DE ACTIVIDADES PRE-LIMINARES FASE DE CONTEO FASE DE VERIFICACIN DE CONTEO FSICO.

9. VALOR AGREGADO DE UN INVENTARIO FSICO 10.ACTUALIZACION DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Ao del Centenario de Machu Picchu para el Mundo

EG A

ES:

PA

ICIPACI 100% 100%

y ROBERTO LOPEZ AL ARA O y I ES UTCAE CA TO

y ELIZABETH CONTRERAS I ANCO 100% y JULIO GONZALES PROFESOR: HUAITALLA MAURICIO, CESAR CARRERA: A MINISTARCION E EMPRESAS CICLO: I TURNO: NOCHE 60%

AO: 20

1. IN R D CCI N

Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprndolos y vendindolos tal cual o procesndolos primero antes de venderlos, en un perodo econmico determinado. Esta monografa esta preparado a modo de gua, los cual nos mostrara los elemen tos

fundamentales que hacen parte de esta tarea empresarial tan importante a nivel interno. Ahora estudiaremos y analizaremos los elementos fundamentales de lo que es el control de inventario.

2. OBJE I O
El objetivo de contar con un Control Fsico de Inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias fsicas existentes en Almacn sean iguales a las del Sistema de Kardex Fsico o sistema informtico usado por la empresa, lo cual permitir :

1. Una adecuada planeacin para la reposicin de stocks, evitando compras innecesarias. 2. El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento. 3. La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de entas en los estados financieros.

3. F NCIONE DE LOS IN EN ARIOS

Satisfacer la demanda anticipada. Suavizar los requerimientos de produccin. Proteger contra falta de artculos. Tomar ventaja de los ciclos de rdenes. Ayudar contra incrementos de precios o aprovechar los descuentos por cantidad. Reduccin del Riesgo: Generalmente no se conoce con certeza la demanda de productos terminados que habr en el prximo periodo y por tanto para evitar que un repentino aumento de la demanda, produzca un desabastecimiento que obligue a dejar de satisfacerla, se mantiene un stock de seguridad de productos terminados.

y y y y y y

Ante el

tiempo que tardarn los proveedores en servir el pedido. Para evitar una

detencin de proceso de produccin por agotamiento del almacn de materias primas, se mantiene un stock de seguridad de materias primas. y y y y y y Ayudar a la independencia de operaciones - Continuidad de las variaciones de demanda Determinar condiciones econmicas de aprovisionamiento Determinar la ptima secuencia de operaciones Uso ptimo de la capacidad productiva Los inventarios actan como reguladores entre los ritmos de entrada y salidas. Los inventarios nos permiten conocer las cantidades en proceso una parte de l estar en las mquinas otra parte estar en la fase de traslado de una mquina a otra, o en trnsito del almacn de materias primas a la lnea de produccin o de sta, al almacn de artculos terminados. y y Eliminacin de irregularidades en la oferta Compra o produccin en lotes o tandas

4. TIPOS DE IN ENTARIO
De acuerdo a las caractersticas de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios principales:

4.1 IN ENTARIO DE MERCANCAS

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para la enta. Las que tengan otras caractersticas y estn sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancas en camino (las que han sido comprad as y no recibidas an), las mercancas dadas en consignacin o las mercancas pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

4.2 IN ENTARIO DE PROD CTOS TERMINADOS

Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

4.3 IN ENTARIO DE PROD CTOS EN PROCESO DE FABRICACI N

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricacin, aplicables a la fecha de cier re.

4.4 IN ENTARIO DE MATERIAS PRIMAS

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todava no han recibido procesamiento.

4. IN ENTARIO DE SUMINISTROS DE F BRICA

Son los materiales con los que se elaboran los produ ctos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

5. OTROS TIPOS DE IN ENTARIOS

5.1 IN ENTARIO PERPETUO

Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn, por medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta fsica.

 

  

5.2 IN ENTARIO INTERMITENTE

Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.

5.3 IN ENTARIO FINAL

Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

5.4 IN ENTARIO INICIAL

Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

5.5 IN ENTARIO FSICO

Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada u na de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos.

Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatro fases, a saber: Manejo de inventarios (preparativos) Identificacin Instruccin Adiestramiento

  

5. IN ENTARIO MIXTO

Inventario de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.

5. IN ENTARIO EN TRANSITO

Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas o los clientes, existe exclusiva mente por el tiempo de transporte.

5. IN ENTARIO EN CONSI NACI N

Es aquella mercadera que se entrega para ser vendida pero l ttulo de propiedad lo conserva el vendedor.

5. IN ENTARIO MXIMO

Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario mximo.

5.10 IN ENTARIO MNIMO

Es la cantidad mnima de inventario a ser mantenidas en el almacn.

5.11 IN ENTARIO DISPONIBLE

Es aquel que se encuentra disponible para la produccin o venta.

5.12IN ENTARIO EN LNEA Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin.

 % !

"

5.13 IN ENTARIO EN CUARENTENA

Es aquel que debe de cumplir con un periodo de a lmacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.

5.14 IN ENTARIO DE PRE ISI N

Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

5.15 IN ENTARIO DE SE URIDAD

Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de i ncertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrn ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

5.16 IN ENTARIO DE FLUCTUACI N

Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de produccin no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de produccin de manera que los niveles de produccin no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.

5.17 IN ENTARIO DE ANTICIPACI N

Son los que se establecen con anticipacin a lo s periodos de mayor demanda, a programas de promocin comercial o aun periodo de cierre de planta. Bsicamente los inventarios de

'

'

' &

&

&

&

&

&

anticipacin almacenan horas-trabajo y horas-mquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de produccin .

5.18 IN ENTARIO DE LOTE O DE TAMAO DE LOTE

Estos son inventarios que se piden en tamao de lote porque es ms econmico hacerlo as que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser ms econmico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artculos adquiridos.

5.19 IN ENTARIO ESTACI NALES

Los inventarios utilizados con este fin se disean para cumplir mas econmicamente la demanda estacional variando los niveles de produccin para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de produccin de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.

5.20 IN ENTARIO INTERMITENTE

Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.

5.21 IN ENTARIO PERMANENTE

Mtodo seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.

5.22 IN ENTARIO CCLICO

Son inventarios que se requieren para apoyar la decisin de operar segn tamaos de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.

) )

) )

6. MTODO DE VALUACI N DE INVENTARIOS

Los principales mtodos de valuacin de Inventarios son los siguientes:

y y y y y

Costo Identificado Costo Promedio Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS" Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS" Mtodo Detallista.

6.1 MTODO COSTO IDENTIFICADO

Este mtodo puede arrojar los importes ms exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones.

6.2 COSTO PROMEDIO

Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el nmero de artculos adquiridos o producidos.

El costo de los artculos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades disponibles tambin para la venta. El promedio resultante se em plea entonces para valorizar el inventario final.

Los costos determinados por el mtodo de promedio ponderados son afectados por las compras, al principio del periodo; as como al final del mismo; por lo tanto, en un mercado que tiende al alza, el costo unitario ser menor que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario exceder al costo corriente.

10

6.3 MTODO PRIMERO EN ENTRAR PRIMERO EN SALIR

Este mtodo identificado tambin como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artculos y/o materias primas en entrar al almacn o a la produccin son los primeros en salir de l.

Se ha considerado conveniente este mtodo porque da lugar a una valuacin del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario esta integrado por las compras mas recientes y esta valorizado a los costos tambin mas recientes, la valorizacin sigue entonces la tendencia del mercado.

6.4 MTODO LTIMO EN ENTRAR PRIMERO EN SAL IR O "UEPS"

Este mtodo parte de la suposicin de que las ultimas entradas en el almacn o al proceso de produccin, son los primeros artculos o materias primas en salir.

El mtodo U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las me rcancas que se adquieren de ltimo son las primeras en utilizarse o venderse, por lo tanto el costo de la mercadera vendida quedara valuado a los ltimos precios de compra con que fueron adquiridos los artculos; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada articulo en el momento que se dio la misma.

Entre los benficos que ofrece este mtodo para efectos fiscales podemos citar los siguientes.

El reconocimiento de los costos ms recientes de los artculos vendido s. Estos implica que cuando se vala el costo de la mercadera vendida se aplicarn los ltimos precios de compra, y en economas como la nuestra, se a demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que

tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta ser menor.

La valuacin del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultara de aplicar cualquier otro mtodo de valuacin, pues se utilizan los precios ms viejos de compra segn el extracto a que se refiere.

el CM

sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades

11

6.5 MTODO DETALLISTA

Con la aplicacin de este mtodo el importe de inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta deducindoles los factores de margen de utilidad bruta, as obtenemos el costo por grupo de artculos producidos.

Para la operacin de este mtodo, es necesario cuidar los siguientes aspectos: Mantener un control y revisin de los mrgenes de utilidad bruta, considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta. Agrupacin de los artculos homogneos. Control de los traspasos de artculos entre departamentos o grupos. Inventarios fsicos periodos para la verificacin del saldo terico d e las cuentas y en su caso hacer los ajustes que se producen.

7. CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: A. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice B. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque C. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin D. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables E. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario F. Comprar el inventario en cantidades econmicas G. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas H. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.

12

8. METODOLOGA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO

Las metodologas pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodologa de inventario fsico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuacin describimos grficamente un tipo de metodologa entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificacin y su control contable

FASE DE ACTIVIDADES PRE LIMINARES 1. Ordenamiento previo del stock. 2. Codificacin del stock por ubicacin.

4. Emisin y colocacin de Tarjetas de Conteo Fsico.

6. Corte Documentario 7. Ordenamiento de stock de difcil conteo. FASE DE CONTEO 1. Primer conteo fsico al barrer 2. Se llenan Tarjetas de Inventario No. 1 3. Segundo conteo fsico al barrer , por personal diferente al prime r conteo. 4. Se llenan Tarjetas de Inventario No. 2 FASE DE VERIFICACI N DE CONTEO FSICO. 1. Comparacin de las tarjetas de inventario

3. Comparacin con el Sistema de Krdex

5. Actualizacin del Sistema de Krdex al conteo fsico.

9. VALOR AGREGADO DE UN INVENTARIO FSICO

Un Inventario Fsico realizado con una buena metodologa tendr siempre un valor agregado de:

Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la

Empresa.

4. Tarjetas de Conteo Fsico

S. Sistema de Krdex

2. Tarjetas de Inventario No. 1

5.

3.

erificacin fsica de la ubicacin del stock, de acuerdo a su codificacin.

erificacin de colocacin de las Tarjetas de Inventario.

S Tarjetas de Inventario No. 2

13

Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas, respecto a un Sistema de Cdigo de Ubicacin del Almacn.

y y

Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del inventario. Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades tributarias.

Contar con el Sistema de Krdex de Almacn totalmente actualizado, respecto a:

1. 2. 3.

Cdigo de ubicacin. Cdigo de producto. Saldos correctos.

10. ACTUALI ACION DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Si bien un inventario fsico total es el inicio de un control fsico de existencias, los inventarios fsicos permanentes son en definitiva la clave para el buen funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logstica y Administracin, debe siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente.

14