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13/05/2011 Suministros g&g Ingeniero Gustavo Carvajal Telfonos 3203389711 3125337423 (1)2956285 Direccin Calle 25c No 85b 65 Bogot Colombia

Viernes, 13 de mayo de 2011

Sr. Misael Triana. Asunto: Digitalizacin de Documentos.

Buenos das de acuerdo a sus necesidades les enviamos una propuesta para que sea revisada por ustedes, de antemano les agradecemos el habernos tenido en cuenta para este proyecto

Identificacin de la necesidad:

Implementar el sistema de gestin de DIGITALIZACION DOCUMENTAL para la conservacin del patrimonio documental, de los expedientes estudiantiles de la Institucin.

Como lograrlo? Nuestro sistema de servicios de archivos digitales, le ofrece la transformacin de documentos fsicos, en archivos en formato electrnico. Con la digitalizacin progresiva y masiva de documentos, usted podr contar con seguridad mxima para sus materiales, evitando la manipulacin de los documentos. Adems, estos se encuentran almacenados en imgenes en un banco virtual de datos (hosting de imgenes) y ello le permite a usted acceder a ellos cuando lo desee, a travs de nuestra pgina web. Con esta herramienta, usted no correr el riesgo de perder informacin muy valiosa para su empresa o para usted mismo, pues, adems de los documentos originales, contar con un resguardo electrnico extra, libre de cualquier posible afeccin o deterioro producto del

paso del tiempo (y del clima), y con un sistema de seguridad que elimina cualquier posibilidad de hurto o extravo. El proceso de transformacin del material original, en uno electrnico es sumamente riguroso. Este contempla: El recojo de los documentos: En esta parte es importante tener en cuenta la adecuada clasificacin y distribucin en grupos o carpetas coincidentes, bajo un criterio adecuado. La eliminacin de elementos accesorios que puedan identificar la autora, el contenido o la pertenencia de los archivos: Con el fin de crear una unidad en el manejo de la informacin al interior de la entidad. La verificacin de los datos de rigor (y con reforzamiento de seguridad para los materiales que usted considere trascendentales): Para poder verificar fuentes necesarias para el respaldo de la informacin vital para el funcionamiento de la entidad. El escaneo de los datos y transformacin de estos en contenido visual, que permita su fcil interpretacin. Almacenamiento de este conjunto informativo, en el archivo virtual (hosting de imgenes), administrado desde un servidor, preferiblemente de la entidad, para evitar violacin de la informacin o acceso exgeno a la misma. Es fundamental resaltar que nuestra compaa cumple con todos los requisitos de control de calidad de los archivos originales, de modo que todos los pormenores en torno de estos y del proceso de digitalizacin mismo quede registrado, para evitar confusiones respecto de la correspondencia entre material fsico e imagen respectiva. Es pertinente resaltar que usted puede acceder, todos los das, durante las 24 horas del da, a la informacin almacenada, a travs del servidor (propio o en alquiler). Ahorrando as, el proceso de bsqueda de documentos uno por uno (o archivador por archivador), y podrn rastrar el que necesiten, de manera sencilla por medio del cdigo respectivo, lo cual aade una cuota mayor de seguridad ante una hipottica ventilacin de informacin. Los documentos originales, reposarn de forma segura en el sitio que se disponga al interior de la entidad. Porque debemos digitalizar los Documentos. Hoy en da es necesario desarrollar estrategias que permitan agilizar el manejo de los grandes volmenes de informacin, permitiendo agilidad en el acceso al archivo, para lo cual surge la estrategia de digitalizacin de los datos, como una herramienta efectiva, que permite optimizar el manejo de estos grandes volmenes, a la vez que permite mantener el soporte fsico de la documentacin, evitando as afectar la legalidad de los trmites.

Las herramientas desarrolladas en torno a las TIC han servido para agilizar los procesos que antes podan llevar bastante tiempo hoy en da lo hacemos con un solo clic. El uso eficiente de las herramientas informticas, genera adems una reduccin en los costos, dada la optimizacin de los procedimientos desarrollados para este fin. Estos procedimientos son adems optimizados gracias al desarrollo de una herramienta informtica que permita el acceso y la administracin de los documentos. Esta herramienta facilita el acceso rpido, ya que automatiza las tareas de bsqueda de informacin.

Para que la estrategia de digitalizacin de documentos sea realmente efectiva, no es suficiente con simplemente digitalizar la informacin, es necesario desarrollar un software de apoyo que permita administrar toda esta informacin. Diferencias entre un Gestor Documental y un Archivo Electrnico Otra puntualizacin importante es establecer la distincin entre los Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos (SGDE), tambin llamados Gestores Documentales, y los Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA), o Archivos Electrnicos. Los Gestores Documentales son herramientas que facilitan la creacin, edicin y comparticin de documentos electrnicos generados como resultado de la operativa de la unidad organizativa, permitiendo a los usuarios modificarlos y borrarlos. En otras palabras, manejan documentos "vivos" que pueden cambiar como resultado del trabajo diario. En un Gestor Documental pueden conservarse distintas versiones de un mismo documento, mantener duplicados, as como almacenar cualquier documentacin de apoyo que se considere oportuno para la tramitacin. Slo cuando el documento electrnico alcanza su versin definitiva y no se permiten nuevas modificaciones, se ingresa en el sistema de Archivo Electrnico, que se ocupar de su custodia y conservacin. Una vez en el Archivo Electrnico, el documento podr consultarse pero no editarse ni borrarse. El Archivo Electrnico deber asegurar la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos electrnicos en el futuro, independientemente del medio fsico de almacenamiento y del formato del fichero. Para favorecer su preservacin, pueden imponerse algunos requisitos a los documentos previamente a su ingreso en el Archivo Electrnico:

Formato: ser necesario que los documentos electrnicos de archivo tengan unos formatos definidos para su conservacin y consulta, recomendndose que estos formatos estn basados en estndares abiertos. Firma Electrnica: se podr exigir una serie de requisitos a los documentos firmados electrnicamente para poder verificar su autenticidad e integridad.

Digitalizacin: los documentos de papel que se digitalicen, debern cumplir unos requerimientos normativos para que se puedan considerar copias autnticas del documento original.

Para facilitar el proceso, se recomienda que las normas, requisitos y polticas de conservacin se tengan en consideracin desde el mismo instante en el que se genera el documento, y no slo en el momento de su ingreso en el Archivo Electrnico. Los documentos administrativos evolucionan de acuerdo a un ciclo de vida, que comprende desde que su produccin o recepcin en las unidades administrativas hasta su eliminacin o conservacin por su valor histrico. Fases de los documentos: Las fases del ciclo de vida de los documentos son las siguientes:

Documentacin activa: es la etapa en la que los documentos son producidos o recibidos, su valor administrativo est vigente y su consulta suele ser frecuente. Documentacin semi-activa: es la etapa en la que el trmite administrativo ha finalizado pero su valor administrativo se mantiene vigente. Su consulta es espordica. Documentacin inactiva: es la etapa en la que su valor administrativo ha desaparecido, pero a su vez el documento ha adquirido un valor secundario, que puede ser fuente de investigacin histrica.

Como una herramienta que permita optimizar el manejo de la informacin al interior de las empresas, facilitando el acceso al mismo, permitiendo ganancia en procesos y procedimientos, especialmente en lo relacionado con el manejo de los archivos, la digitalizacin de la documentacin contenida en el archivo facilita el tratamiento y el manejo de este. Ventajas de la gestin documental:

Incremento de la productividad y el rendimiento. Aumento de la calidad de atencin al cliente. Aumento de la calidad de atencin a proveedores. Ahorro de recursos humanos. Reduccin de espacio fsico. Reduccin de incidencias y aumento de la seguridad en la gestin de sus documentos. Rapidez en el acceso a documentos.

Tipos de digitalizacin y archivo en la gestin documental:

Documentos estructurados: Facturas, recibos, ordenes de trabajo, hojas de ruta, exmenes, entre otros.

Archivos histricos: plizas de seguros, expedientes de siniestros, expedientes en general, entre otros. Proyectos: Documentacin tcnica, planos y literatura. Fondo documental: Leyes, bibliotecas y boletines.

Servicios de reprografa La tecnologa digital est presente en todos los procesos de fabricacin industriales, transportes y comunicaciones, entre otros. El sector de la reprografa la ha tomado como base para sus propios centros de impresin, dejando obsoletos los sistemas analgicos que hasta hace unos aos constituan el pilar de su tecnologa. Qu es la reprografa? La reprografa digital es el proceso por el cual se escanean y digitalizan los documentos, convirtindolos a soporte digital para poder ser impresos. La digitalizacin proporciona una calidad de impresin muy alta y una uniformidad en la calidad del color que no se poda conseguir con los sistemas analgicos anteriores. Ventajas de la digitalizacin:

Se evita el desgaste de documentos originales. No hay riesgo de robo o destruccin de papeles. Los documentos originales no circulan, ni interna ni externamente. Posibilidad de consulta simultnea. Se evita el coste y el tiempo de traslado de documentacin (e-mail). No ocupan lugar en los escritorios. Las imgenes pueden imprimirse con calidad similar a una fotocopia. Ofician de copia de seguridad de documentos.

Propuesta Econmica:

Documento. X pagina El costo incluye los costos y puesta en marcha de una oficina en la ciudad de ibague Equipos utilizados :

Costo. $260.

plazo

Se adecuan de acuerdo a la necesidad y el volumen de documentos Est sujeto al volumen de informacin. y que esta sea suministrada de manera oportuna

En la presente propuesta econmica se considera dentro del valor por pgina digitalizada: El costo del desarrollo del software para administrar la informacin, El nmero de personas necesarias para el desarrollo de dicho trabajo en los trminos y condiciones que sean necesarias Los requerimientos de hardware y software para la ejecucin del mismo. La configuracin y puesta en funcionamiento del servidor de datos, para ser administrado por . Terminales.

No incluye: La adquisicin de un servidor especfico para el control documental Las licencias del software que se requiera para el servidor, como el sistema operativo. El software necesario para el desarrollo del proyecto, ser convenido.

Tiempo de entrega: A convenir. Est sujeto al volumen de informacin, la organizacin previa del archivo, el acceso a los documentos a digitalizar, los tiempos permitidos para permanecer dentro de la institucin, entre otros. Forma de pago: 50% a la firma del contrato, 30 % a la entrega del 50% de la informacin digitalizada y el 20% al finalizar.

Propuestas de valor agregado:

Le ofrecemos un servicio completo de gestin documental:

Preparacin de la documentacin (extraemos los objetos metlicos y reparamos las roturas) Clasificacin de la documentacin para poder crear archivos electrnicos indexados y en formato pdf que posibiliten la bsqueda de los documentos de una manera gil, cmoda y eficaz. Tcnicas de mejoras de calidad de imagen mediante programas especiales de edicin Servicio de grabacin de datos. Conversin posterior de la documentacin digital al formato que necesite su empresa (ej: word) Conversin a texto mediante la aplicacin de escaneado OCR.

Nota En Colombia, este sistema no est muy standarizado, en Europa el precio medio es de .08 Euros, es decir $ 204

Atentamente,

Ingeniero Gustavo Carvajal M