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Identificacin de Series y Subseries Documentales Actividad de Aprendizaje

En la estructura orgnica de la empresa Creativos S.A, el Departamento de Gestin Humana depende de la Subdireccin Administrativa y tiene como funciones: Controlar la gestin del recurso humano. Velar por la salud ocupacional y el bienestar social de los empleados y sus familias. Adelantar los estudios sobre necesidades de capacitacin de recursos humanos y presentar el plan semestral a la Direccin, para su gestin correspondiente. Para el cumplimiento de sus funciones, dicho departamento genera y recibe, entre otros, los siguientes documentos: Hojas de vida Embargos Certificados de capacitacin Historias laborales Comunicaciones recibidas y despachadas E.P.S Contratos laborales Afiliaciones a Caja de compensacin familiar Afiliaciones a E.P.S., A.R.P. y Fondos de Pensiones y Cesantas Llamados de atencin. Liquidaciones de vacaciones Informes de Actividades Controles de induccin Estadsticas de capacitaciones Panoramas de riesgos profesionales Comunicaciones recibidas y despachadas caja de compensacin familiar Circulares informativas y normativas Exmenes de ingreso Actas de reunin Certificados educativos, ordenes de matrcula y formularios para apoyos educativos Diagnsticos de necesidades de capacitacin Actas comit Paritario de Salud Ocupacional Estados de prstamo Planes semestrales de capacitacin Programas de salud ocupacional
Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

Constancias laborales Estadsticas de incapacidades Comunicaciones recibidas y despachadas A.R.P Requerimientos de Fiscala Controles de asistencia a eventos de capacitacin, programados por la A.R.P Pruebas Psicotcnicas Edictos Exmenes de retiro Liquidaciones definitivas de prestaciones sociales Llamados de atencin Controles de entrega de dotacin Licencias Actas de descargos Informes de visitas domiciliarias

NOTA: todos los tipos documentales estn nombrados en plural porque son repetitivos en la dependencia, ms no por Agrupacin Documental. Amig@ Estudiante: Recordemos que adems de ser diferenciadas unas de otras, las funciones de cualquier institucin se caracterizan porque se realizan de manera repetitiva, perduran en el tiempo y se cumplen a travs de actividades y trmites rutinarios, los cuales se convierten en procedimientos administrativos que quedan registrados en unidades documentales, cuya reunin con otras de estructura y contenido homogneos conforman la Serie Documental. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trmites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal y dan origen a las Subseries Documentales. Con base en la informacin anterior, clasifica los documentos segn los asuntos que se manejan en el Departamento de Gestin Humana de la empresa Creativos S.A y completa el cuadro que te presentamos a continuacin.

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

FONDO DOCUMENTAL: CREATIVOS S.A SECCIN: DEPARTAMENTO DE GESTION HUMANA SERIE HISTORIAS LABORALES SUBSERIE * HOJA DE VIDA. * CERTIFICADO DE CAPACITACIN. * CONTRATO LABORAL. * AFILIACIN A CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR. * AFILIACIN A E.P.S, A.R.P. Y FONDOS DE PENSIONES Y CESANTAS. EMBARGOS * CONSTANCIAS LABORALES EMBARGO COMPLEJA SUBSECCIN: SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA TIPOS DOCUMENTALES * HOJA DE VIDA. * CERTIFICADO DE CAPACITACIN. * CONTRATO LABORAL. * AFILIACIN A CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR. * AFILIACIN A E.P.S, A.R.P. Y FONDOS DE PENSIONES Y CESANTAS. * CONSTANCIAS LABORALES EMBARGO

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

CORRESPONDENCIA

CORRESPONDENCIA ENVIADACORRESPONDENCIA RECIBIDA

SIMPLE

ACTAS

ACTAS

SIMPLE

CIRCULARES MEMORANDOS

CIRCULAR MEMORANDO INFORMES

SIMPLE SIMPLE COMPLEJA

* COMUNICACIONES RECIBIDAS Y DESPACHADAS E.P.S. * COMUNICACIONES RECIBIDAS Y DESPACHADAS CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR * ACTAS DE REUNION * ACTAS COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL. * ACTAS DE RECARGOS. *INFORMTIVAS *NORMATIVAS LLAMADO DE ATENCION INFORMES DE ACTIVIDAD INFORMES DE VISITAS DOMICILIARIAS PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL PROGRAMAS DE CAPACITACION LIQUIDACION DE VACACIONES LIQUIDACION DE PRESTACIONES SOCIALES EXAMEN DE INGRESO PRUEBAS PSICOTECNICAS

INFORMES PROGRAMAS : APORTES PARAFISCALES

PROGRAMAS

COMPLEJA

PRESTACIONES SOCIALES

COMPLEJA

SELECCIN DE PERSONAL

EXAMEN DE SELECCIN

COMPLEJA

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BIENESTAR SOCIAL

COMPLEJA

CONTROLES DE INDUCCION EXAMEN DE RETIRO ENTREGA DE DOTACION LICENCIAS CONTROL DE CAPACITACION ESTADISTICA DE CAPACITACIONES PANORAMAS DE RIESGOS PROFESIONALES DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION ESTADISTICAS DE INCAPACIDADES ESTADOS DE PRESTAMOS * CERTIFICADOS EDUCATIVOS * ORDEN DE MATRCULA * FORMULARIO APOYO EDUCATIVO

PRESTAMOS PROCESOS JURIDICOS

PRESTAMOS

SIMPLE

*REQUERIMIENTOS DE FISCALA SIMPLE COMPLEJA * REQUERIMIENTOS * CAPACITACIN * APOYO EDUCATIVO

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.

Enva el desarrollo de esta actividad a tu Facilitador@ en un documento que llamars Identificacin de Series y Subseries Documentales. Procura marcar siempre tus trabajos con un encabezado como el siguiente:

NOMBRE: FECHA: ACTIVIDAD: TEMA:

PATRICIA CABRERA CARDENAS 06-ABRIL DE 2011

SERIES Y SUBSERIES

Material elaborado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia.