You are on page 1of 12

Perkembangan Sistem Otomasi Perpustakaan di UPT BBALITVET

Oleh Uka Kahfiana* dan Erik Kurniawan** Pustakawan pada BBALITVET ,** Staff Perpustakaan pada BBALITVET

Ringkasan Perkembangan teknologi informasi mensyaratkan layanan yang aktual dan up to date. Koleksi bahan pustaka sebagai media informasi dapat dijadikan bahan untuk penggunaan sistem otomasi melalui komputer dan website, yang memungkinkan informasi dapat diakses kapan dan di mana pun. Dalam pencarian informasi dapat memudahkan pengguna untuk menelusuri informasi yang dibutuhkannya. Apalagi substansi masalah yang terkandung dari otomasi perpustakaan hanya mungkin dipakai melalui cara visual. Database yang sudah dibuat melalui pendataan sistem otomasi perpustakaan dapat disebarkan dan diakses oleh pengguna dari beragam tempat dan latar belakang. Perpustakaan BBalitvet sebagai perpustakaan khusus veteriner menggunakan aplikasi sistem semi-otomasi yang sudah diterapkan dari hasil pelatihan yang diselenggarakan oleh PUSTAKA Bogor. Penyebaran informasi di Perpustakaan BBalitvet baru sebatas Local Area Network (LAN) yang dapat diakses di tiap-tiap bagian unit kerja di balai dan perpustakaan lain yang berada di lingkup Cyber Cimanggu, sedangkan informasi terbaru sudah dapat diakses oleh pengguna melalui website BBalitvet. PENDAHULUAN Perpustakaan BBalitvet merupakan salah satu perpustakaan khusus pertanian dengan kekhususan koleksinya di bidang veteriner atau penyakit hewan. Jenis koleksi yang dimiliki perpustakaan terdiri dari koleksi cetak yang diterbitkan mulai dari abad ke 18 hingga sekarang, seiring dengan usia balai yang didirikan pada tahun 1908. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi yang banyak mempengaruhi bidang perpustakaan saat ini, koleksi perpustakaan pun mengalami perubahan format dari cetak ke bentuk digital atau elektronis. Sehingga saat ini koleksi perpustakaan merupakan gabungan dari koleksi cetak dan koleksi elektronis.

Dalam mengelola koleksi yang beragam tersebut, perpustakaan pun mulai menerapkan sistem semi otomasi, yaitu secara berangsur-angsur koleksi yang terbaru mulai diolah dengan menggunakan komputer dan perangkat lunak yang sesuai. Pendit (2008: 222) mendefinisikan otomasi perpustakaan atau lebih tepatnya sistem otomasi perpustakaan adalah seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan terutama bercirikan penggunakan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominan dan dengan fasilitas utama dalam hal menyimpan, menemukan dan menyajikan informasi. Lebih jauh, Saffady (1999: 209) secara luas

mendefinisikan an integrated library system variously termed an integrated online library system (IOLS) or simply an integrated system is a computer based information system that uses a single bibliographic database and a set of interrelated application program to automate multiple library applications [sistem terintegrasi perpustakaan adalah suatu sistem informasi yang berlandaskan komputer yang menggunakan satu pangkalan data bibliografis dan satu set aplikasi program yang saling berhubungan untuk mengotomasikan berbagai pelaksanaan pekerjaan di perpustakaan] Penerapan aplikasi komputer untuk mengelola koleksi perpustakaan di Perpustakaan BBalitvet masih dalam tahap awal. Banyak hal baru yang terjadi, karena pekerjaan yang tadinya dilakukan secara manual saat ini dilakukan secara elektronis. Oleh karenanya perolehan koleksi, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian dan penyampaian jasanya pun mengalami perubahan. Penggunaan perpustakaan dulunya lebih ditekankan pada intensitas tatap muka langsung dengan pengguna, saat ini jasa perpustakaan tersaji secara virtual di dekstop masing-masing peneliti. Hal ini menjadi mungkin karena di balai dan khususnya perpustakaan sudah terkoneksi dengan fasilitas

internet. Pelatihan bagi pustakawan untuk mampu mengelola koleksi elektronis sudah diselenggarakan secara berkesinambungan oleh PUSTAKA, sebagai koordinator pustakawan di lingkup Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Namun demikian sudah seberapa jauh Perpustakaan BBalitvet berhasil menerapkan sistem otomasi perpustakaan, dalam makalah ini diuraikan hal apa saja yang telah dilakukan dalam program otomasi ini, keuntungan dan kekurangannya atau halangan yang masih ada sehingga program otomasi ini sudah sebagian dapat dilihat manfaatnya, tetapi belum dapat diaplikasikan sepenuhnya. BAHAN DAN CARA Bahan pustaka diolah dengan aplikasi teknologi komputer dan perangkat lunak yang sesuai, kemudian disimpan dalam pangkalan data yang cocok dengan kategori jenisnya, dengan menggunakan perangkat lunak IGLOO dimunculkan dan diakses secara virtual dalam Local Area Network (LAN). PEMBAHASAN Perpustakaan terotomasi adalah suatu perpustakaan yang menggunakan sistem terotomasi untuk penanganan sebagian atau seluruh kegiatan rutinnya. Siregar ([2009?]: 4) berpendapat pada dasarnya fungsi utama perpustakaan terotomasi secara penuh terdiri dari : 1) fungsi pendukung administratif adalah fungsi yang bersifat umum dilakukan di perpustakaan yang diantaranya meliputi, laporan statistik, laporan berkala, pengiriman, dll.;

2) fungsi pendukung perpustakaan terkait dengan pengembangan dan pemeliharaan koleksi perpustakaan, yang mencakup pengadaan, sirkulasi, pengatalogan dan pengawasan serial; 3) fungsi temu balik informasi yaitu fungsi yang mendukung akses informasi. Setiap fungsi tersebut menggunakan informasi dari fungsi lain, sebagai contoh antara lain: untuk membuat statistik harus mengakses informasi dari sistem sirkulasi; pangkalan data bibliografis memuat informasi tentang koleksi perpustakaan (dihasilkan dalam pengatalogan). Dalam sistem otomasi sepenuhnya kegiatan rutin perpustakaan dilakukan sebagai berikut: Pengadaan Pengadaan atau acquasition ialah kegiatan yang berkaitan dengan perolehan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran atau pun hadiah. Dalam kegiatan ini termasuk kegiatan pengecekan bibliografis yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemrosesan faktur dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan . Sub-sistem pengadaan terotomasi biasanya meemlihara tiga buah file , yaitu file bahan pustaka, pemasok dan pemesan. Pengatalogan Pengatalogan (cataloging) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman (record) bibliografis untuk pembuatan katalog yang digunakan sebagai sarana untuk mengakses koleksi perpustakaan. Sub-sistem pengatalogan biasanya memelihara satu buah file untuk seluruh jenis bahan pustaka.

Pengawasan sirkulasi Pengawasan sirkulasi (circulation) merupakan kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini terkait dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Sub-sistem sirkulasi biasanya memelihara empat buah file, yaitu file judul, eksemplar, pinjaman (transaksi) dan anggota. Pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian dilakukan denga pembacaan nomor anggota dan nomor akses dokumen yang biasanya sudah dalam bentuk barcode. Ke empat kegiatan tersebut di atas berfungsi untuk membentuk suatu pangkalan data atau beberapa pangkalan data yang dapat digunakan untuk menelusur koleksi perpustakaan yang tersedia untuk pengguna. Katalog Talian atau Online Public Access Catalogs (OPAC) OPAC adalah penyediaan fasilitas akses koleksi perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan. Pengguna menelusur koleksi perpustakaan memalui suatu antarmuka (interface). Hingga saat ini antarmuka OPAC kebanyakan berbasis huruf dan menggunakan perintah singkat (biasanya satu huruf) untuk mengakses cantuman katalog. Dalam sistem terintegrasi (integrated library system), pengguna OPAC dapat pula memeriksa status bahan pustaka, dan melakukan reservasi untuk memberitahu petugas sirkulasi sewaktu bahan yang dipesan dikembalikan. Dewasa ini, melalui antarmuka OPAC, pengguna juga dapat mengakses informasi lain termasuk database bibliogragis tentang artikel dan dokumen teks penuh. Yang telah dikerjakan di Perpustakaan BBalitvet dan manfaatnya Pengatalogan 1. Perpustakaan BBalitvet telah berhasil membangun 5 (lima) pangkalan data, yaitu: pangkalan data buku (Catlo), majalah (Kimba) , artikel yang bersumber dari

publikasi kegiatan peneliti Bbalitvet (Veterinariana,

atau umumnya dinamakan

Agris), artikel hasil unduhan dari internet (Vetral), dan artikel bidang penyakit di Indonesia yang dimuat dalam berbagai jurnal yang diterbitkan di Indonesia (Pinvet/Iptan). Contoh masing-masing pangkalan data dan tampilannya dapat dilihat berikut ini:

Gambar 1: Tampilan pangkalan data Catlo

Gambar 2: Tampilan pangkalan data majalah (Kimba)

Gambar 3: Tampilan pangkalan data Agris Gambar 5. Tampilan pangkalan data Pinvet atau Iptan

Gambar 4: Tampilan pangkalan data Vetral

Berdasarkan lima pangkalan data tersebut dengan menggunakan perangkat lunak IGLOO untuk menampilkannya secara virtual, telah dibangun Local Area Network

(LAN) yang dapat diakses hampir di setiap disiplin/departemen lingkup BBalitvet dan peneliti dapat mengakses koleksi perpustakaan berdasarkan tujuan tunggal sistem komputer (single-purpose computer system for specific application) dari ruang kerja peneliti. Maksudnya, peneliti dapat menelusur hanya satu pangkalan data untuk keperluan khususnya, misalnya yang dibutuhkan informasi tentang buku, maka peneliti membuka Catlo. Atau dengan cara lain bila peneliti ingin menelusur tentang flu babi, ia dapat menelusur salah satu pangkalan data yang ada, contohnya Vetral, yang memuat artikel dalam format .pdf . Jadi peneliti tidak dapat menelusur informasi yang dibutuhkannya dan mengharapkan hasilnya merupakan hasil keluaran dari ke lima pangkalan data yang ada. Ringkasnya, sistem otomasi di perpustakan belum terintegrasi secara penuh. Perpustakaan baru mampu mencapai tahap semi-otomasi. Namun demikian, dalam tahap ini telah terjadi peningkatan kemudahan akses terhadap koleksi dan penyebaran informasi dari perpustakaan kepada peneliti. Selain itu melalui jaringan Cyber Cimanggu, LAN Perpustakaan BBalitvet dapat diakses hingga ke Perpustakaan BIOGEN;

Gambar berikut adalah proses penempatan ke lima pangkalan data Perpustakaan Bbalitvet untuk ditampilkan secara virtual dengan menggunakan perangkat lunak IGLOO.

Gambar. 6 Proses inverted data dengan IGLOO Fungsi ke lima pangkalan data yang tersedia tersebut agar dapat digunakan mengakses koleksi oleh pengguna. Berikut adalah tampilan di layar monitor komputer untuk memfasilitasi pelayanan elektronis kepada pengguna.

Gambar. 8 Tampilan Layanan elektronis

Bila pengguna mengklik OPAC atau intranet, maka yang keluar adalah intranet Perpustakaan BBalitvet, seperti gambar berikut ini

Gambar 9: Tampilan Intranet Perpustakaan BBalitvet

Melalui intranet ini, pengguna dapat mengakses masing-masing pangkalan data yang tersedia. Contoh proses penelusuran pada pangkalan data Vetral ditampilkan pada serangkaian gambar 10, sebagai berikut:

2.Informasi terbaru perpustakaan, berupa daftar buku dan majalah terbaru yang diterima perpustakaan, sudah diupload ke situs balai dengan URL http://www.bbalitvet.org atau http://bbalitvet.litbang.deptan.go.id. Dengan cara ini, akses pengguna ke perpustakaan menjadi lebih luas lagi dan perpustakaan tidak perlu lagi menyebarkan daftar terbaru secara manual dan melalui pos kepada pengguna di dalam dan luar balai; Yang belum dapat dilakukan di Perpustakaan BBalitvet dan masalahnya 1. Mengintegrasikan 5 (lima) pangkalan data yang ada menjadi satu pangkalan data yang memiliki multi fungsi untuk beragam penggunaan pekerjaan di perpustakaan; 2. Informasi yang terdapat dalam LAN belum dapat diakses melalui situs web, karena belum tersedia server khusus yang dapat dimanfaatkan perpustakaan. Yang baru ada yaitu server dalam keadaan rusak yang dahulu peruntukkannya untuk jaringan Cyber Cimanggu yang diterima oleh balai dan baru beberapa waktu yang lalu diserahkan ke perpustakaan untuk kepentingan pengembangan perpustakaan digital; 3. Hingga sejauh ini fungsi kegiatan pendukung administrasi dalam hal ini pencatatan statistik penggunaan perpustakaan oleh pengguna dilakukan secara manual, karena pangkalan data peminjaman buku dan buku tamu elektronis

belum diintegrasikan ke dalam satu sistem terintegrasi. Demikian juga halnya dengan penghitungan hits penggunaan informasi perpustakaan yang terpasang di web balai, masih dilakukan dengan cara manual, penghitungannya dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excell.

SIMPULAN DAN SARAN SIMPULAN Disimpulkan bahwa berdasarkan kegiatan otomasi yang sudah dilakukan oleh Perpustakaan BBalitvet sejauh ini, tahapan yang sudah dicapai adalah sebagai berikut: 1) Sudah berhasil mengelola koleksi dengan cara semi-otomasi; 2) Menampilkan koleksinya secara virtual sehingga memudahkan pengguna dalam mengakses walau pun baru sampai tahap aplikasi tunggal, atau akses per pangkalan data; 3). Meningkatkan penyebaran informasi yang tersedia di perpustakaan kepada pengguna tanpa batas. SARAN 1) Masih diperlukan adanya pelatihan teknis bagi pustakawan oleh PUSTAKA sebagai kelanjutan dari pelatihan sebelumnya, dengan fokus: mewujudkan sistem terintegrasi perpustakaan (integrated library system); pelatihan dasar tentang aplikasi Database Management System (DBMS). 2) Perlu ada dukungan dari balai sebagai organisasi induk perpustakaan untuk menjamin koneksi internet berjalan lancar dan meningkatkan kapasitas kecepatannya. DAFTAR PUSTAKA Pendit, P. 2008. Perpustakaan Digital dari A Z. Saffady, W. 1999. Introduction to automation for librarians.- 4th ed. Chicago: American Library Association. 339 hal. Siregar, A.R.[ 2009?] Automasi sistem pengelolaan Gray Materials. 9 hal. (http://libaray.usu.ac.id/download/fs/Auto%20Grey%20Materials.pdf [Diakses tgl.15 Juli 2009])