CONTROL INTERNO DE OBRA -----------------------------------------

OBJETIVO :

Procedimiento importancia del Control Interno en:

- Fondo fijo de caja. - Bancos y elaboracin de cheques. - Elaboracin de conciliacin bancaria. - Envos y documentacin. - Conciliacin cuenta corriente. - Inversiones en valores. - I.V.A. Acreditable.

FONDO FIJO DE CAJA : -------------------------------1.- Se debe establecer un fondo fijo para pagos menores imprevistos de acuerdo con las necesidades de cada obra, el cheque ser a nombre de la persona encargada del fondo fijo. 2.-El fondo fijo estar a cargo de una persona de confianza y que de ser posible no firme en la cuenta de cheques. Este fondo se entregar mediante un recibo de efectivo, el cul debe anexar al cheque que se menciona en el punto anterior. 3.- Las entregas de efectivo se harn mediante vales de caja debidamente autorizados por el Administrador y el superintendente de la Obra. En dicho vale se debe indicar claramente el concepto de la entrega. 4.- Cuando se haga entrega para gastos a comprobar, stos deben ser comprobados en el transcurso de la siguiente semana. 5.- La reposicin del fondo fijo debe hacerse mediante comprobantes definitivos y autorizados. En la reposicin no se debe incluir comprobantes o vales por gastos a comprobar. 6.- Los pagos por compras efectuadas con efectivo del fondo fijo deben estar soportadas por entradas de almacn, procurando de acuerdo con lo indicado en el instructivo de almacn. 7.- Los documentos deben ser cancelados con el sello de pagado con los siguientes datos: Nmero de cheque, fecha del cheque, as como nombre del Banco. 8.- No deben existir vales como anticipo de sueldos, sin autorizacin del superintendente.

9.- El Fondo Fijo deber ser aplicado nica y exclusivamente Para el pago de gastos menores y debe estar en un lugar seguro ( Preferentemente Caja Fuerte ) 10.- Si existe caja chica para compras, vigilar que su uso sea exclusivamente para esa actividad y no usarse para Prstamos Personales. Se debern realizar arqueos peridicos por el Contador y/o Administrador para verificar su correcta aplicacin. BANCOS: ----------------1.- Al iniciarse la obra, el administrador debe solicitar la apertura de por lo menos 2 ( dos ) cuentas de cheques con las Instituciones Bancarias ( De preferencia en Aquellas que tengan cobertura a Nivel Nacional y Ofrezcan Mayor Seguridad en el Manejo de Fondos ) en la localidad de la obra. 2.- Para la firmas de Cheques se Deber tener un Registro de Firmas autorizadas para el retiro de fondos en el cual se especifique que tipo de firma tiene designada cada persona y deben estar registradas en la siguiente forma:
DIRECTOR GENERAL DE LA EMPRESA SUPERINTENDENTE Y GERENTE DE OBRA SUPERINTENDENTE Y ADMINISTRADOR DE OBRA - SOLO - MANCOMUNADA - MANCOMUNADA

Deber enviarse una copia del registro de firmas a la Oficina Central. 3.- Todos los egresos de la obra debern hacerse por medio de cheques nominativos y sellados con la Leyenda " NO NEGOCIABLE " y " SOLO PARA DEPOSITO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO " , excepto pagos menores que deben hacerse por caja chica, no deben expedirse cheques al portador. 4.- En todos los Casos los Cheques debern estar firmados en forma mancomunada como se detalla en el Punto No. 2, nicamente en casos excepcionales, estos podrn ser firmados por personas distintas a las anteriores, pero en todos los casos el Coordinador General de la Obra deber aprobar esta Decisin .

5.- El administrador deber formular una programacin de pagos cada semana, con el objetivo de evitar que se firmen cheques en blanco. 6.- Los cheques deben formularse y protegerse a mquina ( excepto cuando se tenga protectora de cheques ) y simultneamente formular la pliza cheque debidamente contabilizada, revisada por el administrador y autorizada por el superintendente, estampando sus firmas y Rbricas . 7.- Las plizas cheques deben ser soportadas con documentos originales y definitivos ( que renan requisitos fiscales ), como son facturas, pedidos, entradas de almacn, etc. 8.- Los comprobantes adjuntos a la pliza cheque deben ser previamente revisados utilizando el sello que existe para el caso, as como tambin cancelarse con el sello pagado, cuando se haya firmado el cheque. 9.- Cuando alguna de las personas autorizadas para firmar cheques se cambie a otra obra o dejara de prestar sus servicios en la Empresa se debe enviar una carta al Banco para dar de baja la firma correspondiente. 10.- Para el control de los cheques cancelados se debe recortar el numero del cheque y adherirse al talonario, la otra parte del cheque debe adjuntarse a la pliza cheque correspondiente y llevar la Leyenda " CANCELADO " y tachadas las firmas . 11.- Los cheques expedidos por concepto de gastos a comprobar deben ser comprobados en el transcurso de la semana siguiente. 12.- Los ingresos recibidos en obra ( venta de desperdicios, sueldos, y rayas no cobrados, por pago de adeudos, etc. ) deben ser depositados al da siguiente del cobro. Como soporte a la ficha de deposito se anexar copia de la factura, copias del recibo de sueldo y copias de recibo de efectivo. 13.- A la terminacin de la obra se debe cancelar la Cuenta Bancaria siguiendo los mismos procedimientos de la apertura, en caso de existir cheques pendientes de cobro a la fecha de cierre, se deben seguir dos criterios:

a).- Si los cheques son de fechas muy atrasadas stos deben ser cancelados y su importe debe traspasarse a Oficina Central. b).- Si son cheques de fechas de expedicin reciente se debe cuidar que el saldo que debe existir en el Banco deba ser el suficiente para cubrir el importe de stos cheques. 14.- En este caso se debe indicar al banco que los estados de cuenta sern enviados a Oficina Central y sta se encargar de enviar por correo la carta de cancelacin de la cuenta. 15.- EL ltimo cheque se utilizar para traspasar el saldo a la cuenta de Oficina Central y deben poner el sello de cancelado a los cheques en blanco. 16.- Las chequeras deben guardarse en la caja fuerte de la obra. 17.- Al final de la obra debe enviarse a la oficina central los talonarios utilizados y la chequera con el sello de cancelado. REMESAS ENVIADAS A OBRA : ---------------------------------------------OBJETIVO : ----------------a).- Lograr el Optimo Aprovechamiento de los Recursos Financieros de la Obra . b).- Que la Obra cuente con Recursos Financieros en Forma Oportuna. c).- Que los recursos solicitados sean determinados de acuerdo al Programa de Ejecucin de Obra y sean aplicados a los fines especficos para los cuales fue solicitada la Remesa .

PROCEDIMIENTOS : -----------------------------1.- Semanalmente ( a mas tardar el da Mircoles en la maana ) el Superintendente conjuntamente con el Administrador y el Coordinador Administrativo, determinarn las necesidades de efectivo que sern solicitadas a la tesorera corporativa . 2.- Las necesidades de efectivo requeridas debern estar basadas en una adecuada programacin de Pagos, evitando que la Obra mantenga excedentes de efectivo . 3.- El da Mircoles por la tarde, mediante formato oficial ( Se Anexa Copia ) el Administrador deber solicitar a Oficina Central, el importe de sus necesidades de efectivo y fecha en que debern ser situados los fondos en la Obra ( Viernes y Martes ) . 4.- Coordinacin General de Obra, revisar la razonabilidad de la Remesa solicitada y en caso de que surgiera algn problema de recursos y porque algunas de las partidas solicitada no rena los requisitos establecidos para su Pago, la Coordinacin de Obra, informar inmediatamente de esta situacin a la Gerencia de Obra respectiva, para que conjuntamente se hagan los cambios pertinentes. 5.- Las modificaciones hechas a la remesa solicitada acordadas por la Gerencia de Obra, sern informadas por la Coordinacin de Obra al Administrador, para que este a su vez informe al Superintendente de la Obra de Dichas Modificaciones . 6.- El Administrador ser el Responsable de hacer la aplicacin de los Fondos de la Remesa de Acuerdo a lo Solicitado a Oficina Central, No pudiendo existir desviaciones sobre lo Previamente Autorizado .

7.- Dentro del Paquete de Informacin Semanal, el Administrador deber incluir un Informe sobre la utilizacin de los Fondos de la Semana Anterior ( Flujo de Efectivo, Se Anexa Formato ) 8.- Por aquellos fondos que no hubieran sido utilizados ( Excepciones ), el Administrador deber informar inmediatamente a Coordinacin de Obra, las causas por las cuales no se efectuaron los pagos programados, para que oficina central determine la Aplicacin de esos Fondos 9.- En aquellos casos excepcionales, en que se tenga una emergencia de efectivo, esta deber ser solicitada por el Administrador Va Telefnica a Coordinacin de Obra .

CONCILIACIN BANCARIA : ------------------------------------------ Se debe efectuar conciliacin Bancaria al cierre mensual. - Para tal efecto, el Coordinador Administrativo, deber dirigir a la Institucin de Crdito, un escrito en el cul se informe la necesidad de que nuestros Estados de Cuenta sean cortados a las fechas que se indican y mencione adems que dichos documentos sern recogidos por una persona autorizada por la Empresa. - Dichas fechas sern las del corte mensual de Estados Financieros. - Dichas conciliaciones debern ser elaboradas mensualmente por el Contador de la Obra, Revisadas y firmadas por el Administrador y Autorizadas por el Coordinador Administrativo. - En caso de que surjan partidas de conciliacin que deban ser corregidas y aclaradas por el Banco, el Coordinador Administrativo deber presentar Cartas al Banco donde se mencionen estas situaciones.

- Esta conciliacin, conjuntamente con los Estados de Cuenta, deben formar parte del paquete de Estados Financieros. - Se anexa nuevo formato para la Conciliacin. ENVOS Y DOCUMENTACIN : ---------------------------------------------1.- Los movimientos que se canalicen a travs de la Cuenta Corriente de Oficina Central, debern ser autorizados por el contador y/o el contralor de la empresa. 2.- Los lunes de cada semana se enviar la documentacin a las obras que fueron afectadas por este movimiento, a travs de envos foliados para su control, mediante valija. El envo de la ltima semana del mes se indicar con la palabra CIERRE, para que procedan las Obras a la formulacin de sus Estados Financieros. 3.- Este envo ser a travs del servicio de paquetera del transporte ms eficiente de la localidad, mismo que les ser entregado a domicilio u ocurre, de acuerdo al criterio del Administrador. 4.- Las obras harn el mismo procedimiento para envo de la documentacin a Oficina Central. 5.- De obras a obras, deben enviarse la documentacin el da en que ocurra el evento. 6.- Al efectuar el cierre, mandar copia de la cuenta I.V.A. por Acreditar, a Oficina Central. 7.- Es importante que el Administrador est al pendiente de la recepcin y envo de su Documentacin, comunicndose a Oficina Central el martes siguiente del mes de cierre.

CONCILIACIN CUENTA CORRIENTE : ----------------------------------------------------Es un puente entre obras y central. Al consolidar las contabilidades la suma de todos los cargos y la de todos los crditos, en la cuenta corriente, debe dar CERO. Por lo tanto previa a la consolidacin debe realizarse la conciliacin de la cuenta corriente. Las omisiones de registros o diferencias, quedan como partidas en conciliacin y se tienen que reclasificar, dando por resultado que se presente en el Balance Consolidado, cifras inexactas. RECOMENDACIONES : ------------------------------* Enviar oportunamente los cargos y/o crditos. * Cerciorarse de que procedan a la obra que se envan. * Enviar pliza con su respectiva documentacin original. * No esperar hasta terminar el Balance para cargar el "I.V.A.", incurrido en el mes, a la Oficina Central.

INVERSIONES EN VALORES : --------------------------------------1.- Estas acciones y obligaciones deben enviarse inmediatamente a Oficina Central, quedndose con copia firmada de quien recibe los originales, con acuse de recibo. 2.- Estas acciones deben ser a nombre de *********** segn corresponda. 3.- Las inversiones en valores, sern nica y exclusivamente por compra de Acciones de Telfonos de Mxico.

I.V.A. ACREDITABLE : -----------------------------1.- Ser el importe de I.V.A., trasladado en la adquisicin de materiales, equipos arrendamientos, servicios, etc., que debern constar en la Factura y/o Recibo que renan requisitos fiscales y este a nombre de ******************************** segn corresponda. 2.- El movimiento mensual de esta cuenta, est integrado por cargos que recibe del almacn ( Libro de Compras ) y otros ( Libro central de I. V. A. ). 3.- Al cierre del mes y como ltima pliza, deber traspasar el saldo a Oficina Central, enviando copias de su pliza de traspaso con anexo de copia del Auxiliar Cuenta I.V.A. Por Acreditar . 4.- Es importante que en todas las Notas, Recibos, y/o Facturas, en las cuales se pague I.V.A., este venga por separado.

OBJETIVO : -----------------------Procedimiento e importancia de Control Interno en : CUENTAS POR COBRAR -------------------------------- Estimaciones certificadas - Obras en Proceso - Fondos de Garanta - Deudores Diversos - Sub-Contratistas - Anticipos a Proveedores - Depsitos en Garanta - Gastos pagados por anticipado

ESTIMACIONES CERTIFICADAS :

------------------------------------------------1.- Se considera que la estimacin est certificada cuando tiene todas las firmas del cargo y es enviada a Oficina Central para su cobro. 2.- Se considera que una estimacin est en trmite cuando el proceso para la obtencin de las firmas a nivel campo sea mayor de un mes. 3.- El registro contable de las estimaciones se har en la cuenta nmero 104 - Estimaciones certificadas, en base a una copia de la ltima hoja de la propia estimacin. Las estimaciones deben tener todas las firmas a nivel campo, si se trata de una estimacin en trmite cuando menos debe tener la firma del superintendente de la obra por parte de la Empresa. 4.- Las estimaciones por regla general deben cobrarse en Oficina Central, en caso contrario el cheque debe depositarse en la cuenta bancaria de la obra al da siguiente de haber recibido el pago e inmediatamente girar una orden de pago a Oficina por el importe total de la Estimacin 5.- Es conveniente de obtener una copia fotosttica del cheque, del recibo que se haya firmado al cliente u enviar dicha documentacin al Sr.------------------------------------- para el contador correspondiente. 6.- Se debe formular una relacin de estimaciones certificadas y estimaciones en trmite como anexo al balance mensual con los siguientes datos : fecha de la estimacin, saldo por cobrar. 7.- Cuando el cliente requiera un recibo o factura foliada con todos los requisitos fiscales impresos se debe comunicar a la Oficina Central para que les proporcione la documentacin.

8.- El cheque recibido en pago de estimacin debe cruzarse y protegerse con la leyenda al reverso que diga : " Para depsito en la cuenta bancaria nmero____________a nombre de _________________________________, del banco_____________S.A. " 9.- Al registro de la estimacin certificada, debe efectuarse la provisin del Impuesto al Valor Agregado, misma que se cancelar al efectuarse el cobro.

OBRAS EN PROCESO : -------------------------------1.- Es la cuantificacin del avance mensual realizado, que nos reportar la superintendencia a travs de un memorndum, dentro de los tres das hbiles siguientes a la fecha del cierre del mes. 2.- Este memorndum es el soporte para el registro del avance mensual, creando las provisiones correspondientes.

FONDOS DE GARANTA : ----------------------------------1.- El cliente descuenta de las Estimaciones cobradas al 5% por concepto de fondo de garanta, verificando contra la copia de un contrato. 2.- El fondo de garanta se registra en la contabilidad cuando se contabiliza el cobro de la estimacin.

3.Tanto el administrador de la obra como el Sr.____________________ , deben tener un control de fondos de garanta por antigedad para que este sea cobrado a su vencimiento. 4.- La evidencia de retencin del fondo de garanta es el recibo que entregue el cliente al cobro de la Estimacin o la misma estimacin, en donde se indique que fue hecha la retencin del 5%. 5.- Por ningn motivo se nos debe retener I.S.R. sobre los fondos de garanta, sino hasta que se nos devuelva.

DEUDORES DIVERSOS : -----------------------------------1.- Los prestamos al personal de la Empresa deben evitarse y en caso de fuerza mayor (enfermedad, accidente, fallecimiento, etc.) deben hacerse con autorizacin del superintendente con un programa definido de pago. 2.- Todas las entregas de efectivo por el concepto de gastos a comprobar, deben quedar comprobados en el transcurso de la semana siguiente. 3.- Para el caso de prstamos al personal tcnico y administrativo ( Gerentes, Jefes de proyecto, Superintendentes, Administradores ), se harn a travs de Cheque Nominativo a Favor del Solicitante, quedando como responsable del Pago del mismo. Los Prstamos Personales sern autorizados nicamente por el Sr. 4.- A la entrega de efectivo se debe expedir un recibo de efectivo debidamente numerado en original y dos copias distribuidas en la siguiente forma : - Original al interesado. - Primera copia - anexo a la ficha de deposito. - Segunda copia - archivo.

En el caso de que sean entregados comprobantes de alguna entrega de efectivo, debe firmarse tambin un recibo de dichos comprobantes indicando que es comprobacin de una entrega de efectivo. 5.- Cuando se otorgue Avales de la Compaa a alguna institucin de crdito por prstamos personales a empleados, los pagos mensuales sern retenidos y pagados por la empresa. 6.- La cancelacin de adeudos incobrables deben ser cancelados con autorizacin del Superintendente, indicando el motivo de la incobrabilidad. 7.- Separar en sub-cuentas : - 01 Prstamos personales - 03 Gastos a comprobar. 8.- Los prestamos personales deben ser totalmente liquidados y no hacerlos sucesivos.

GASTOS A COMPROBAR : ----------------------------------OBJETIVOS : -----------------a).- Asegurarse que las entregas de efectivo al personal Tcnico y Administrativo sean razonables y se destinen exclusivamente para el cumplimiento de funciones y gastos especficos necesarios de la Obra . b).- Que la comprobacin de los anticipos para gastos del personal Tcnico y Administrativo sea comprobado con documentacin original en un plazo razonable, en caso de sobrante de efectivo estos sern devueltos a la compaa .

PROCEDIMIENTOS : ------------------------------1.- Las entregas a comprobar sern aquellas que se otorguen a empleados de la compaa, para que en representacin de la empresa, efecten adquisiciones y lleven a cabo una serie de gastos para el cumplimiento del trabajo y actividades que se les hayan asignado, las cuales debern estar aprobadas por el Administrador y Superintendente de la Obra . 2.- La comprobacin de estos gastos deber llevarse a cabo en el transcurso del cierre contable semanal, ya que en caso contrario se proceder a efectuar su descuento por nmina . 3.- En el caso de anticipos otorgados para gastos de viaje y representacin, estos debern ser aprobados por la Gerencia de Construccin correspondiente y comprobados a ms tardar diez das despus de haberlos efectuado, ya que en caso de no hacerlo en ese tiempo, se proceder al igual que en el caso anterior a descontarse por nmina . 4.- En el Caso de Pago de Viticos ( Que normalmente se efectan en Obras ) deber llevarse a cabo la autorizacin expresa de la Direccin que le corresponda ( Tcnica y Administrativa ). El pago por este concepto deber efectuarse Quincenalmente contra la presentacin de la comprobacin correspondiente . 5.- Para todas las comprobaciones de Gastos de Representacin y Viticos se deber elaborar una "Cuenta de Gastos"(Se anexa Formato ), la cual deber estar autorizada por el Jefe Inmediato de quien la presenta y Autorizada por el Gerente de Construccin correspondiente . 6.- Todas las erogaciones que no Renan requisitos Fiscales y que no Puedan ser comprobadas por la naturaleza misma del Gasto, debern contar con la Autorizacin de la Direccin que le Corresponda sea Tcnica y Administrativa, misma que deber autorizar su aplicacin y cargo correspondiente .

Asimismo, estas cuentas debern estar firmadas de revisado por el Coordinador Administrativo, con el fin de que verifique la razonabilidad del gasto y que los comprobantes renan requisitos fiscales . SUB-CONTRATISTAS : --------------------------------OBJETIVOS : -------------------a).- Que los trabajos que se vayan a Subcontratar estn determinados en base a estudio elaborado por la Gerencia de Construccin, en el cual se mencionaran las causas por las cuales se decidi efectuar los trabajos por este sistema . b).- Que los trabajos Subcontratados se lleven a cabo de acuerdo con lo establecido en los contratos correspondientes . c).- Evitar riesgos jurdicos, legales y fiscales en la Subcontratacin de los trabajos . PROCEDIMIENTOS : -----------------------------1.- En el caso de que sea imprescindible la Subcontratacin, se deber utilizar nica y exclusivamente a Sociedades y/o Personas Fsicas que estn legalmente constituidas inscritas en la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. 2.- En todos los casos en que se vaya a Subcontratar parte de la Obra a ejecutar, se deber elaborar un contrato en el que se aclaren perfectamente las Condiciones, Precios Unitarios, Garantas, Etc. estos contratos debern ser revisados por el Departamento Jurdico, con el Objeto de cuidar los aspectos legales y fiscales que en un momento determinado pudieran perjudicar a la Empresa.

3.- En todos los contratos que rijan estas operaciones, se deber pactar y hacer retenciones de las Estimaciones de los Subcontratistas, a fin de que esas cantidades sirvan de garanta a la empresa en el caso de incumplimiento de Contrato . 4.- En base al monto de la Obra Subcontratada, el rea tcnica en combinacin con el rea jurdica, determinarn la necesidad y monto a solicitar como fianza al Subcontratista . 5.- Antes de que el Subcontratista inicie los Trabajos que se le encomendaron, deber cubrir los requisitos legales ( HACIENDA, SEGURO SOCIAL, ETC. ), con el objeto de liberar a la empresa de obligaciones solidarias por el incumplimiento del mismo . 6.- En forma simultnea a la formulacin del contrato, se debe dar aviso al I.M.S.S., de la sub-contratacin de la Obra. 7.- Para efectos de aprobar la liquidacin al Subcontratista, se debern observar los siguientes puntos por parte del Coordinador Administrativo de la Obra . a).- Solo se efectuarn pagos a la presentacin de la Factura y Estimacin conciliada del Subcontratista debidamente Autorizada por la Residencia de Obra, Superintendente y en su caso la Gerencia de Obra . b).- El Coordinador Administrativo, deber efectuar con toda oportunidad los descuentos que procedan a las estimaciones los cuales debern estar comentados con el Superintendente as como las amortizaciones de los anticipos otorgados . c).- El pago de las estimaciones deber estar necesariamente condicionado al cumplimiento del Contrato . 8.- Cuando se efecte el pago a un Sub-contratista, Persona Fsica la cual expida recibos de Honorarios, se le debe retener el 10% ( Diez Por Ciento ) del Impuesto Sobre la Renta para enterarlo y pagarlo en la Oficina Federal de Hacienda correspondiente.

9.- Si la Superintendencia lo detuviera y se especifica en el contrato de Obra, se debe retener un porcentaje (%) para fondo de garanta. 10.-Para poder controlar los pagos que se efecten a cuenta de sus estimaciones, se llevar un auxiliar especial, en donde se registren las entregas en efectivo, los materiales entregados y pagados por su cuenta, las listas de raya pagadas por su cuenta y las estimaciones que nos han presentado como avance, el entero del I.S.R., rentas de equipo, I.M.S.S., etc. 11.- Si el aviso de sub-contratacin fue elaborado a travs de un convenio, deber retenerse un porcentaje (%) igual al que nos asigne el I.M.S.S., por el importe total del contrato. 12.- Mensualmente nos deber proporcionar una lista de su personal. para entregarla conjuntamente con la de _________ al I.M.S.S., 13.- El Administrador deber vigilar e informar al Superintendente del estado en que se encuentra cada sub-contratista al cierre del mes. 14.- Se anexa formato. ANTICIPOS A PROVEEDORES : -------------------------------------------OBJETIVOS : -------------------a).- Asegurar que existe justificacin del Anticipo entregado a Proveedores de Materiales y Servicios ( Excluye renta de Maquinara y Subcontratos ), y que exista autorizacin de la Gerencia de Construccin. b).- Garantizar la correcta utilizacin de los anticipos entregados y su recuperacin . c).- que la documentacin que soporte el Anticipo, rena Requisitos Fiscales .

PROCEDIMIENTOS : ------------------------------1.- Solo se podrn otorgar anticipos a proveedores de Materiales y Servicios, en aquellos casos en que por la naturaleza del Bien Servicio a recibir sea indispensable pagar los mismos . 2.- En aquellos casos en que se entregue un anticipo a un Proveedor cuyo bien Servicio no ser proporcionado en forma inmediata, que su monto sea superior a $ _______ ( Importe en Letras ), deber exigirse una Fianza, Pagar, cualquier otra Garanta que proteja a la Compaa en caso de Incumplimiento en cualquiera de las condiciones previamente pactadas. 3.- En aquellos casos en que se otorgue un anticipo, se deber elaborar un recibo oficial ( Se Anexa Formato ) en el cual se especificar el Monto del Anticipo, el I.V.A. Trasladado y las condiciones de entrega del Bien Servicio . 4.- Ser responsabilidad del Coordinador Administrativo, el controlar y aplicar oportunamente los anticipos otorgados a Proveedores, con el fin de evitar el efectuar pagos en exceso . DEPSITOS EN GARANTA : -----------------------------------------1.- En sta cuenta se debe registrar los importes de las rentas de las oficinas, casas para campamento o casas de visitas, importe de garanta por equipos rentados, etc. 2.- Las entregas deben hacerse contra un recibo que especifique claramente que es un depsito en garanta. 3.- Al terminarse la Obra, estos depsitos deben recuperarse o en su defecto aplicarse a rentas vencidas, haciendo los asientos de contabilidad correspondientes.

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO : -------------------------------------------------------1.- En sta cuenta deben registrarse todas las erogaciones sujetas a amortizar como por ejemplo, rentas pagadas por anticipado y que corresponden a dos ejercicios 2.- Mensualmente se debe hacer la siguiente aplicacin : COSTO GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE ALMACENES EN OBRA ______________________________

Este manual explica la manera como se deben manejar los almacenes de materiales en las Obras para asegurar su control tanto fsico como contable. El manual est organizado en cuatro secciones : - Introduccin - Recepcin de Materiales - Salida de Materiales - Apndice : Formas de papelera utilizadas

INTRODUCCION __________________________

Los almacenes al igual que en cualquier otra industria, son la base principal de su produccin, por lo tanto es necesario contar con un buen sistema de control para su obtencin y suministro. Ya que las inversiones excesivas en materiales y la falta de los mismos, representan dinero muerto que le resta recursos a la empresa o le ocasiona perdida de tiempo. Por lo tanto la funcin del Almacenista, Administrador y Superintendente deben ser coordinadas para la obtencin de resultados satisfactorios.

Las labores del almacenista son principalmente las de:

- Recibir los materiales que llegan cantidad, calidad y especificaciones.

la

Obra,

verificando

la

- Despachar el material que requiera la Obra. - Llevar el control de Kardex. - Preparar los informes que se requieran. - Efectuar inventarios fsicos peridicos.

RECEPCIN DE MATERIALES : ----------------------------------------------Las entradas de materiales al almacn, se clasifican de acuerdo con el lugar de origen. A) Entradas por compras locales. B) Entradas por Oficia Central. C) Entradas por traspasos de materiales enviados por el Almacn Central u otras Obras. D) Entradas de materiales proporcionados por el cliente. E) Entradas por Compras Caja Chica. En las entradas de materiales invariablemente, se formularn notas de entradas al Almacn usando la forma No. Las labores del Almacenista en la recepcin de los materiales sern las siguientes : 1.- Al llegar el material a la Obra, junto con la remisin del proveedor, verificar si hay pedido o requisicin (forma No. ). En caso de no existir, consultar con el Superintendente y actuar segn sus instrucciones. 2.- Verificar especificaciones del material. Si no son las mismas del pedido o requisicin, consultar con el Superintendente para instrucciones.

3.- Si se trata de materiales de consumo directo, verificar si existe registro del camin previamente cubicado y autorizado por el Superintendente. Si no hay registro, deber cubicarse y registrarse y registrarse previa autorizacin. 4.- Compras Locales .- Recibir el material preparando nota de entrada en original y dos copias, anexar en el original la copia del pedido y de la remisin. 5.- Compras Oficina Central .- Recibir el material preparando nota de Entrada en original y dos copias, anexar en el original la copia del pedido y de la remisin; adems pondr un sello en la entrada que dir " CENTRAL ". 6.- Traspasos de Materiales .- Recibir el material preparando nota de Entrada en original y dos copias, anexar en el original orden de traspaso. ( forma No. 4 ). 7.- Materiales Proporcionados por el Cliente .- Es frecuente que en alguna de las Obras contratadas por la Compaa el cliente proporciona determinados artculos y materiales para ser usados en la construccin. Al recibir el almacenista stos materiales, les dar entrada como compra de Oficina Central, estableciendo pasivo a favor del Cliente. Al elaborar la estimacin por el uso o colocacin de stos artculos, se hace normalmente una deductiva por el costo de los materiales proporcionados por el Cliente, sta deductiva se aplicar en Oficina Central como pago del pasivo establecido y por lo tanto deben recabarse las facturas o comprobantes respectivos. Es indispensable dejar sealado, que al recibir la Compaa stos artculos, acepta una responsabilidad por su cuidado y manejo. por lo que deben controlarse en forma absoluta, ya que habr que justificar ante el Cliente el buen uso de ellos, mediante estimaciones de los trabajos ejecutados.

8.- Compras de " Caja Chica " .- Las compras de " Caja Chica "sern exclusivamente por materiales que se necesitan urgentemente en la Obra y que sern consumidos de inmediato, por lo tanto, la entrada se har en forma global, manejndose una tarjeta de Kardex (auxiliar) de Materiales comprados de contado y siguiendo la documentacin y el trmite sealado por salidas de Almacn. Se manejar en proveedores una tarjeta auxiliar que se llamar " Compras de Contado ", la cual se encargar por todas stas compras al reembolsarse la caja chica. 9.- En caso de no coincidir las especificaciones de los materiales con los sealados en el pedido, o que no lleguen en buenas condiciones, deber hacerlo notar en la nota de Entrada al Almacn y en la copia del pedido. 10.- En caso de materiales de consumo directo, simultneamente al preparar la Nota de Entrada al Almacn, preparar el vale de salida del Almacn ( forma No. 5 ), el cul obtendr la firma de recibido del Jefe de Frente. 11.- Registrar diariamente las entradas en el libro de compras ( forma No. 6 ), en orden numrico progresivo y formular una concentracin diaria en original y copia. 12.- En caso de que no existiera copia del pedido se tomar el precio de la remisin y si no viene indicado, se tomara del Kardex el ltimo precio del mismo artculo. ( forma No. 12 ) 13.- En los casos en que la entrega sea por una cantidad diferente de la pedida se har lo siguiente : - Cuando sea un material que se mide por peso ( cemento a granel, varilla, etc. ); se considerar que el pedido viene excedido cuando se entrega mas del 110 % de lo pedido. - Cuando sea un material que se mida por otras unidades ( muebles de bao, sacos de cemento, etc. ), no habr tolerancia en la cantidad entregada : el proveedor debe entregar la cantidad exacta.

14.- Si una entrega viene incompleta se recibir el material, se har la Nota de Entrada indicando la entrega parcial, se registrar en el Kardex y se enviar la Nota de Entrada al Almacn ( con el nmero de pedido ), junto con la remisin del proveedor. 15.- Registrar diariamente las entradas en las tarjetas Kardex por artculo, ( forma No. ), anotando cantidad en unidades y valores y el costo por unidad, usando la copia de la Nota de Entrada. Una vez pasada al Kardex, sta copia se archivar en el almacn en forma cronolgica. 16.- Al final del da, enviar al contador : a).- Originales de las Notas de Entrada y la concentracin diaria b) Copias de pedido o Requisicin, adjuntas a la Entrada. c) Remisiones y/o copias de factura de los proveedores. d) Libro de entradas al almacn. LABORES DEL CONTADOR : 1.- Revisar la documentacin recibida del almacenista, segn el punto 16 anterior, y registrar las compras en el auxiliar de cada proveedor ( forma No. ), y revisar el libro de entradas al almacn. 2.- Archivar sta documentacin en forma cronolgica para que despus sirva de base a la revisin de facturas y aprobacin de los pagos. Tambin servir para la programacin de Egresos.

SALIDAS DE MATERIALES Las salidas de materiales del almacn se han dividido en cuatro grupos : 1.- Salidas de materiales o equipo de cargo Tcnico y herramienta para uso en la Obra y con cargo al Costo o al Activo Fijo. 2.- Salidas de materiales o equipo con cargo a terceras personas o venta de sobrantes. 3.- Salidas de materiales por traspaso a otra Obra o al Almacn Central. 4.- Salidas de materiales por devoluciones a proveedores.

1.- Salidas de Materiales o Equipo con cargo al costo Labores del Almacenista : a).- Al recibir el vale de Salida de Almacn, debidamente autorizado ( Forma 9 ), deber verificar la firma con el Registro de Firmas . En caso de no estar registrada la firma, no despachar el Material . b).- Determinar si el vale ampara equipo de cargo nico y Herramienta. si es as, preparar el resguardo correspondiente ( Forma ), obtendr la firma de recibido indicar claramente el Nombre de la Persona que recibe y que deber devolverlo . Cuando se devuelva en Equipo de Cargo nico, y Herramienta al Almacn, se Canjear por el Resguardo y no se preparar nota de Entrada ni se Afectar el Kardex. solamente se llevar un Control Fsico. cuando vuelva a salir preparar nicamente vale de resguardo

c).- Se despachar el Material Equipo obteniendo la firma de quin recibi en el resguardo, previa autorizacin del ingeniero de Frente . 2.- Salida de Materiales Equipo con Cargo a Terceros Ventas Labores del Almacenista : a).- Al recibir el vale de salida de almacn, deber verificar la autorizacin del Superintendente del jefe de Frente y que el Nombre del Subcontratista, destajista o Arrendador de maquinaria, etc. est anotado claramente en el vale de salida. b).- Preparar a precio de venta, una Nota de Remisin de la Compra en original y tres copias. El precio de venta ser determinado por el Jefe de Proyecto. c).- Despachar el material e invariablemente obtendr la firma de recibido de la persona encargada del Subcontratista, Destajista, etc., en el original y segunda copia de la nota de Remisin. d).- Distribuir la documentacin en la forma siguiente : - La primera copia de la remisin se la entregar ( junto con el material ) a la persona que recibe. - El original de la Remisin, firmada de recibido se enviar al Contador. - La segunda copia de la Remisin, con el vale de salida del Almacn anexo, se utilizar para operar el Kardex segn se explica en prrafos posteriores. Labores del Contador : a).- Guardar en el lugar apropiado el original de la Remisin firmada de recibido, para cobrarla o descontarla del prximo pago al tercer interesado.

b).- Una vez que se haya cobrado o descontado la Remisin original, firmada se entregar al tercero. c).- Registrara el importe del cargo en el auxiliar respectivo, ya sea Sub-Contratistas, Destajistas, Cuenta Corriente, Deudores Diversos. Este registro se har con base en la tercera copia de la Remisin y/o Vale de Salida . d).- La tercera copia de la Remisin la archivar en un consecutivo 3.- Salidas de materiales por traspasos a otras Obras o al Almacn Central. Labores del Almacenista: a).- Al recibir el original de la Requisicin de materiales de otra Obra o del Almacn Central, obtendr la firma del Jefe del Proyecto autorizando el envo. Esta firma debe constar en la requisicin. b).- Preparar el traspaso de material en original y tres copias. c).- Entregar o enviar el material a la Obra Almacn Central junto con el original, primera y tercera copia del traspaso de Material. d).- Obtendr la firma de recibido en la tercera copia de: Traspaso de material u obtendr copia del taln de embarque, segn sea el caso. e).- La segunda copia del traspaso de material se utilizar para operar el Kardex segn se explica mas adelante. En esta copia se anotar el nmero de rea del Almacn a que corresponda el material entregado. f).- Archivar en forma cronolgica la tercera copia del traspaso de material firmada de recibido, anexndole la copia del taln de embarque, si as fuera el caso, y la Requisicin original.

4.- Salidas del Almacn por Devoluciones a Proveedores Labores del Almacenista: a).- De acuerdo a las instrucciones que al respecto reciba del Superintendente o del Contador, preparar una Nota de Devolucin en original y dos copias. b).- Deber obtener la firma de autorizacin del Superintendente en las dos copias de la Nota de Devolucin. c).- Despachar o enviar el material al proveedor junto con el original de la Nota de Devolucin. d).- Si se trata de entrega local, la primer copia de la Nota de Devolucin tambin se enviar junto con el material para que el proveedor firme de recibido y se devolver esta copia al Contador. e).- En caso de envo forneo se obtendr copia del taln de embarque. f).- Enviar al Contador la primera copia de la Nota de Devolucin firmada o con el taln de embarque anexo segn el caso. g).- La segunda copia de la Nota de Devolucin se utilizar para operar el Kardex segn se explica mas adelante. Labores del Contador: a).- Con la primera copia de la Nota de Devolucin firmada o con el taln de embarque anexo har lo siguiente: Registrar el cargo en el auxiliar del proveedor. Si corresponde a una compra local, la archivar con las factura por pagar con el objeto de deducirlo del prximo pago y obtener la nota de crdito del proveedor. Si corresponde la compra a Oficina Central, enviar estos documentos a la Oficina Central para su descuento en el prximo pago.

5.- Registro y preparacin del informe por Salidas de Almacn. Labores del Almacenista : a).- Al final del da, preparar original y copia de la concentracin diaria de Salidas del Almacn ( Forma No. ), en unidades y valores, con base en : Vales de Salida por entregas de materiales para uso en la Obra y con cargo al Costo. Vales de Salida por entregas de materiales con cargo a terceras personas o venta de sobrantes. Segunda copia del traspaso de materiales a otra Obra o al Almacn Central. Segunda copia de la Nota de Devolucin de materiales a proveedores. b).- Registrar diariamente en las tarjetas del kardex por artculo el total de salidas del da tomando las cantidades de la concentracin diaria de vales de salida. c).- Tomar el importe del costo de las salidas del kardex por artculo y lo anotar en la concentracin diaria de vales de salida ( La valuacin se har al ltimo precio de entrada UEPS ). d).- Anotar el importe total de las salidas del da en la tarjeta de control general. e).- Enviar al Contador al final del da : - La copia de la concentracin diaria de los vales de salida. - La segunda copia de los traspasos de materiales. - La segunda copia de las Notas de Remisin. - La segunda copia de las notas de Devolucin.

Labores del Contador : a).- Revisar y aprobar toda la documentacin recibida del Almacenista para lo cual se podr auxiliar del kardex del Almacn b).- Preparar la Pliza semanal de Salidas del Almacn, en original y una copia, en base a la concentracin diaria de salidas, Notas de Remisin, traspasos y Notas de Devolucin. Los cargos a Sub-contratistas, a Proveedores y Acreedores se detallaran por nombre y el cargo se har a precio de venta y cuando haya diferencia con el costo se abonar a otros gastos y productos El importe de los traspasos se cargar a la cuenta del Almacn con crdito a la cuenta corriente de la Obra que recibe. MANEJO DEL KARDEX ---------------------------------Se manejaran las siguientes tarjetas de kardex para el registro de entradas y salidas y la obtencin de existencias en unidades y valores : Tarjeta mayor o control general. Tarjeta por artculo material que forman parte de cada rea. Los procedimientos para el registro en el kardex tanto de las entradas como de las salidas de material han sido indicadas en las secciones anteriores. En esta seccin se mencionan las labores del Almacenista y Contador, referentes a la obtencin y comprobacin de las existencias y el importe de los saldos.

Labores del Almacenista : a).- Diariamente anotar el total de entradas en la tarjeta mayor o control general, con base en la suma de las entradas habidas en el da. b).- Diariamente anotar el total de salidas en la tarjeta mayor o control general, con base en la concentracin diaria de salidas c).- Semanalmente sumar el importe de los saldos de las tarjetas del kardex por artculo y el total debe coincidir con el importe del saldo de la tarjeta mayor control general. Labores del contador : Mensualmente verificar que el importe de los saldos de las tarjetas por artculo sumen el importe del saldo del control general. En forma peridica y por pruebas selectivas, verificar que las existencias en unidades de las tarjetas del kardex sean las mismas que existen fsicamente en el Almacn. Se deber seleccionar cada semana un nmero de tarjetas suficientes para efectuar la comprobacin fsica de la existencia. El resultado de sta comprobacin fsica se anotar en una "hoja de inventario" y se archivar para aclaraciones posteriores ACTIVO FIJO La Cuenta de Maquinaria y Equipo de Construccin, es necesario dividirla en Sub-cuentas de acuerdo a su naturaleza, de lo que se deriva lo siguiente : 01 EQUIPO MAYOR Gras, Sanjadora, Motoconformadora, Traxcavo, Compresor, etc.

02 EQUIPO LIGERO Revolvedora, Apisonadoras, Plantas de Soldar, Vibradores, Bombas. 03 EQUIPO AUXILIAR Pulsetas, Mangueras de Succin Descarga, Equipos de Corte, etc. 04 EQUIPO CIENTFICO Estadal, Trnsito, Nivel, etc. Consecuencia de la anterior divisin, las depreciaciones y/o reserva que se manejan por stos equipos en las cuentas correspondientes, y contarn con las mismas Sub-cuentas, excepto Equipo Auxiliar y Cientfico, que se cargarn a resultados en el momento de su adquisicin por su corta vida probable. De acuerdo con el instructivo de Almacn, dicho equipo Auxiliar y Cientfico, en su primer salida se cargar directamente al costo, controlndose nicamente en vales de resguardo, en salidas sucesivas. ADQUISICIN O COMPRA. La adquisicin de stos equipos tiene un proceso similar al de materiales, que ser el siguiente : a).b).c).Se har una solicitud de maquinaria. Se elaborar una Requisicin Se formular un Pedido

a) La solicitud contendr los siguientes datos : - Descripcin detallada del equipo y alternativas. - Tiempo probable de ocupacin (fecha de inicio y terminacin) - Conveniencia de Rentarlo y comprarlo. Es necesario elaborar un estudio sobre la conveniencia, comprar o rentar la maquinaria y presentarlo a la consideracin de la Direccin General en Mxico. De ser aprobada la solicitud por la Direccin General se observarn las siguientes reglas.

RENTA DE MAQUINARIA Para Controlar el Equipo Rentado a Terceros, se elaborarn Contratos de Arrendamiento ( que previamente debern ser revisados por el Departamento Jurdico de la Empresa quin vigilar que no existan situaciones que en un momento determinado puedan causar problemas jurdicos o Legales a la Empresa ), en donde se indiquen claramente las condiciones del Arrendamiento como son : Importe de la Renta, indicando si es por mes, por semana, por da o por hora efectiva, tiempo de ocupacin, garantas, etc. Si la celebracin del contrato es en la Obra, firmar el superintendente, si se canaliza a travs de la Oficina Central, ser al Gerente de Construccin respectivo.

Se proporcionar copia del contrato al Administrador para que registre los Pasivos correspondientes al transcurrir el tiempo pactado. y al Almacenista para que controle por separado el equipo rentado con base a los vales de Resguardo. El encargado de Maquinara del rea Tcnica proporcionar los Reportes de utilizacin diaria de Equipo al Coordinador de Maquinaria. Dichos reportes debern venir revisados y Autorizados por el Encargado de Maquinara y Verificados y Autorizados por el Coordinador de Maquinara . El Coordinador Administrativo deber Autorizar el Pago del Arrendamiento, para lo cual deber verificar lo siguiente : - Los reportes de utilizacin diaria de equipo, debidamente actualizados a la fecha en que se vaya a efectuar el pago. - Que se hayan efectuado las sanciones correspondientes por la no utilizacin del equipo . - Que la documentacin de Respaldo de los Pagos que se vayan a efectuar, cuenten con las autorizaciones de parte del rea Tcnica .

Por ningn motivo se podrn efectuar pagos a cuenta de arrendamientos sin que el arrendatario proporcione la factura correspondiente, la cual deber reunir todos los requisitos fiscales que seala la Ley del I.S.R. A la terminacin del contrato, devolver el equipo en el plazo estipulado, obteniendo finiquito y devolucin de garanta. La Obra que no comunique oportunamente y por escrito la desocupacin de la mquina, absorber la renta por ese tiempo, hasta que dicha mquina se desplace a otra Obra sea entregada al Arrendador . SE HAR UNA REQUISICIN

Las compras de Activos Fijos se harn invariablemente por Oficina Central, previa autorizacin de la Direccin en la Requisicin, (Equipo Mayor), sin embargo ser obligacin de la superintendencia y del Administrador, obtener cotizaciones en las zonas ms cercanas a la Obra para ver la posibilidad de obtener mejores precios, cuando menos ahorro en fletes y otros gastos de transportacin. SE FORMULA EL PEDIDO . Oficina Central fincar el pedido, distribuyendo las copias en los lugares respectivos. Al enviarse el equipo a Obra deber acompaarse con una Orden de Traslado, tanto el equipo nuevo como usado o rentado. El equipo pesado generalmente se enviar directamente por el Proveedor a las Obras, por lo que es muy importante que el superintendente supervise la recepcin del equipo para reclamar al Proveedor de cualquier deficiencia.

En dicho traspaso se anotar el Costo de adquisicin o Renta del equipo, clasificacin del equipo. Proveedor a favor de quin se crear el Pasivo, descripcin detallada del equipo as como accesorios, condiciones en que se enva, transportista, costo de utilizacin y reservas en caso de que procedan. Se anexar tambin hoja control de equipo y manuales. El aviso de traslado se elaborar en original y 3 copias : Original 1a. copia 2a. copia 3a. copia Al proyecto que se enva Oficina Central Contabilidad Almacn

La factura original se controlar por Oficina Central, por lo que nicamente se acompaar una copia para efectos de su registro contable. ALTAS . Con base al aviso de traslado se formular la "Alta de maquinaria y equipo ", que es diferente a la Nota de Entrada al Almacn . Las altas de equipo rentado llevarn la indicacin de : RENTADO. En los dos casos el Almacenista s controlar fsicamente los equipos con base a vales de Resguardo. El Administrador Controla : - Equipo propio en cuenta nmero ___________ - Equipo rentado en cuentas de orden que sern : EQUIPO RENTADO RENTA DE EQUIPO

RESERVAS . Las reservas para depreciacin de equipo se fijarn de acuerdo con la Gerencia de Construccin, que en ningn caso sern inferiores a la renta de mercado. El cargo o resultado ser por el importe de la renta que se pacte y el crdito a las reservas ser en dos partes como sigue : a) Una parte es la depreciacin de maquinaria, que se calcular acuerdo con los porcentajes establecidos en la Ley del I.S.R. de

b) Otra parte ser la diferencia entre la renta y la depreciacin fiscal, que se acreditar a la cuenta, Reserva para maquinaria. La poltica para la depreciacin de los equipos ser la siguiente : EQUIPO Mayor Ligero Auxiliar Cientifico COSTO RESERVAS 145 211-01 100 % 25 % 75 % 100 % 25 % 75 % Se cargar a resultados el 100% en el Momento que sale por Primera vez del Almacn . ( Su control en base a vales de Resguardo )

La depreciacin con equipos nuevos se calcular a partir del mes de Enero no importando la fecha de adquisicin por ser poltica general . En los traspasos de Obra de diferente empresa (***************), la Obra que recibe deber dar el tratamiento de equipo rentado, creando el Pasivo respectivo en cuenta corriente de Oficina Central, ejemplo : *nombre del proyecto* 401 97/01 204 01 D X H X

La Oficina Central de esta obra, al corresponder la Cuenta Corriente registrar : OF. C. 204 97/01 109 203 D X X H

1.- Adems registra en Cuentas de orden el Equipo rentado : D H OBRA EQUIPO RENTADO X

RENTA DE EQUIPO

DETERMINACIN DE ABSORCIN DE RENTAS -------------------------------------------------------------------Si el equipo llega antes del da 15 del mes, el proyecto que recibe absorber la Renta total, en caso de que llegue despus de dicho da, el costo lo absorber la Obra que lo enva. La Obra que tenga equipos en su poder y no los ponga a disposicin de Oficina Central, absorber las rentas independientemente que los use o no. La disposicin en Oficina Central, se har a travs de Memorndum. BAJAS En las bajas de equipo que nicamente sern por traspasos a Oficina Central u Obras, deber elaborarse la "Baja de maquinaria y Equipo" acompaada de su respectivo traspaso y tarjeta de control de equipo, en la que se indicarn las reservas, mismas que sern enviadas conjuntamente a travs de la Cuenta Corriente.

Es conveniente que el Administrador conserve un expediente que contenga copias de : Traspasos, Alta, Baja, Tarjeta control, etc. Al final del da conjuntamente con la concentracin y notas de Entrada al Almacn debern enviarse las Altas, Bajas y traspasos de Equipo, para que el Administrador efecte los movimientos contables que procedan. Es necesario que al registrar Altas y Bajas en los auxiliares se contenga la informacin suficiente para su fcil identificacin. EN EQUIPO DE TRANSPORTE

La situacin es la misma para la maquinaria y el equipo de construccin, la diferencia estriba en las Cuentas de Control que son : 124 146 211 RENTA 146 100 % 211 25 % 75 % Equipo de Transporte Depreciacin de Equipo de Transporte Reserva para la Maquinaria 02 Equipos de transporte RESERVAS

La tasa no es aplicable para automviles con valor de adquisicin superior a $ MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA La autorizacin de compra ser por el superintendente, siguiendo el procedimiento de obtencin de materiales.

La depreciacin de este equipo debe ser en la vida probable de la Obra, separando la depreciacin Fiscal en Cuenta numero 147 y el excedente en 211 - 03. Valor Adquisicin Tiempo Ejecutado Obra Tasa Fiscal 7,000.00 ___________ = 58.34 120 $ 7,000.00 18 meses 10 % 147

= mensual

7,000.00 ___________ = 388.89 - 58.34 = 330.55 mensual 211 - 03 18 58.34 x 18 = 1,059.10 330.55 x 18 = 5,949.90 ___________ TOTAL : $ 7,000.00 en 18 meses.

Por lo que nos da el asiento mensual : 402 Depreciacin 147 211 03 58.34 330.55 D 388.89 H

Es importante no capitalizar Mobiliario y Equipo de Oficina, con valor de Adquisicin menor de $ 5,000.00 pero es conveniente controlar con vales de Resguardo

CONTROL INTERNO -----------------------------

OBJETIVO :

Procedimiento e importancia del control interno en :

- Documentos por Pagar

- Proveedores

- Acreedores Diversos

- Impuestos por pagar

OBJETIVOS : _____________ a).- Establecimiento de Control en General de Pasivos con la finalidad de poder elaborar un programa que permita efectuar los pagos oportunamente, as como tambin conocer los pasivos reales de cada proyecto .

b).- Que la documentacin soporte de los mismos, sea estrictamente controlada . c).- Que se lleven a cabo oportunamente las sanciones y descuentos cuando procedan, as como tambin la amortizacin de los anticipos que correspondan . DOCUMENTOS POR PAGAR : __________________________ 1.- Los Documentos deben firmarse nicamente por el C. -----------------------------, por consiguiente, adjunto a los documentos debe enviarse la documentacin correspondiente como facturas revisadas, notas de entrada de almacn, pedidos autorizados. 2.- Los pasivos documentados en Oficina Central con cargo a las Obras debern hacerse en base a la documentacin mencionada en el punto anterior por consiguiente es importante que los Administradores enven esas notas de entrada y pedidos Autorizados . 3.- En el supuesto del punto numero 2, la Oficina Central enviara a Obra copia del documento con la documentacin original de soporte y para efectos de pago controlara fsicamente una copia del documento. 4.- Al pago del documento este debe ser cancelado inmediatamente con el sello de pagado.

PROVEEDORES . 1.- Los proveedores se deben clasificar en Proveedores Locales y Forneos, de acuerdo con el lugar en que se halla efectuado la adquisicin, segn el libro de Compras.

2.- El pasivo debe establecerse siempre en base a una entrada de almacn, soportada con remisin o remisin factura del Proveedor y pedido autorizado 3.- Los pagos a proveedores deben hacerse en base a facturas originales debidamente revisadas y soportadas con la entrada Original de almacn, la copia de la remisin y el pedido autorizado. 4.- La revisin de la factura de proveedores debe hacerse en base a un sello que existe para el caso, con los siguientes Datos : Documentacin a nombre de la Ca., Documentacin suficiente y autentica, contra el pedido autorizado, pasivo establecido, revisin de clculos aritmticos, requisitos Fiscales y aplicacin contable. 5.- Las facturas deben recibirse un da fijo de la semana, el dia siguiente y archivarse por nombre del Proveedor. 6.- Se debe establecer el control de recepcin de facturas la expedicin de contrarecibos previamente numerados . revisar mediante

7.- Al formularse el cheque, debe hacerse la aplicacin contable correspondiente. 8.- El Administrador antes de firmar el cheque, debe revisar que el cheque est correcto y protegido, y que tenga la documentacin revisada y que est contabilizado correctamente, firmando la pliza cheque en el casillero de revisado. 9.- Los cheques deben ser firmados previamente por el Administrador y posteriormente por el Superintendente.

10.- El Superintendente al firmar el cheque debe cuidar que la factura sea original, que tenga entrada de almacn original y que tenga el sello de revisado, as como el pedido que previamente autorizo.

11.- El Superintendente casillero de autorizado.

debe

firmar

la

pliza cheque en el

12.- El Administrador mensualmente debe enviar a Oficina Central como anexo a los Estados financieros una relacin de Proveedores con las siguientes columnas. - Nombre del Proveedor - Anticipo - Pasivo - Total 13.- En base a control de contrarecibos mencionado en el punto numero 6, el Administrador debe hacer una programacin de pagos por pagos por semana la cual debe enviarse a la Gerencia Administrativa para el presupuesto de egresos mensual a nivel Empresa. 14.- Los proveedores, tanto en creacin de pasivos como en sus pagos, debern controlarse a travs del auxiliar de Proveedores que se anexa. 15.- En dichos auxiliares debern puntear pagos contra pasivos, de modo que el saldo de proveedores est integrado por las partidas que no tienen referencia. 16.- Al cierre mensual dichos auxiliares debern mostrar los movimientos mensuales y reflejar el saldo actual.

ACREEDORES DIVERSOS .

1.- En cada cuenta se deben registrar pasivos diferentes a compras de materiales, como son : Servicios profesionales, renta de equipo, cuotas Sindicales, sueldos y rayas por pagar y algn otro pasivo diferente a proveedores. 2.- El pasivo debe establecerse en base a documentos debidamente autorizados por la Superintendencia. 3.- La documentacin debe revisarse a base a reportes, como son: soportes de horas trabajadas si se refiere a equipo rentado, reportes y remisin de viajes efectuados si se refiere a acarreos, contratos si se trata de un recibo de rentas, etc. 4.- Se debe utilizar el sello de revisado dejando sin efecto los no utilizados. casilleros

5.- Para efectos de pagos y programa de pagos debe observarse lo establecido en la seccin de proveedores. IMPUESTOS POR PAGAR : _______________________ OBJETIVOS : ____________ a).- Asegurarse que se cumplan con todas las obligaciones fiscales derivadas de la operacin del proyecto y que estas sean liquidadas correcta y oportunamente .

PROCEDIMIENTOS : ________________ 1.- Toda la documentacin que soporte las operaciones realizadas, deber reunir los requisitos fiscales establecidos en la Ley del Impuesto Sobre la Renta Impuesto al Valor Agregado . 2.- El Administrador al inicio de la Obra deber determinar los impuestos tanto Federales como Estatales a que este sujeta la Empresa, as como tambin formular un calendario de obligaciones fiscales sobre el cual llevara el control del cumplimiento de estas. 3.- Por aquellos impuestos que deban ser liquidados por la Obra, tales como : I.S.P.T., INFONAVIT, S.A.R., SEGURO SOCIAL, IMPUESTOS ESTATALES Y MUNICIPALES, se deber efectuar una conciliacin entre lo registrado contablemente y los Impuestos a Declarar. con el Objeto de que se tenga la seguridad de que se encuentran bien registrados sus pasivos correspondientes, evitar discrepancias y diferencias en el calculo de los mismos y se proceda al pago oportuno de los mismos, de conformidad con los plazos que establecen las disposiciones fiscales vigentes . 4.- Por lo que respecta al IMPUESTO AL VALOR AGREGADO ( I.V.A.), Mensualmente ( Antes del Da 10 de Cada Mes ) cada proyecto deber informar a la Oficina central el Importe Neto generado de I.V.A. Tanto Acreditable ( Pagado ) como Repercutido ( Cobrado ), para que la Oficina Central prepare a nivel Compaa la Declaracin y Pago Correspondiente . 5.- Por ningn motivo el Proyecto ( Obra ), deber dejar de Pagar sus impuestos operativos tanto Federales como Estatales . 6.- El cheque debe hacerse a nombre de : TESORERA DE LA FEDERACIN poniendo al reverso la siguiente leyenda : " Este cheque cubre crdito Fiscal por concepto de:_________ _____________ y su importe deber acreditarse exclusivamente a la Cuenta Bancaria de la Tesorera de la Federacin "

7.- Las Instituciones Bancarias autorizadas para recibir las declaraciones estn obligadas a recibirlas sin hacer observaciones ni objeciones y deben devolver una copia sellada con el registro del pago correspondiente. 8.- Para efectos de control, el Administrador debe conservar una copia fotostatica de la declaracin presentada . 9.- La retribucin ante el I.M.S.S., puede ser en tres formas : a).- La forma que indica el instructivo vigente a partir de 1979 o sea al total del contrato se le Aplicaran los ndices por tipo de Obra . b).- Mediante la Elaboracin de Liquidaciones de Sueldos en Base a los Avisos de Trabajo entregados a los Trabajadores cotejados con las lista de Raya. c).- Mediante la firma de Convenio de Pago de Cuotas Obrero Patronales celebrado con el I.M.S.S. mismo que ser determinado en base al Monto de la Obra y el Plazo de Pago Solicitado en dicho convenio . 10.- Las cuotas deben pagarse bimestralmente a mas tardar el da 15 de los meses de marzo, Mayo, Julio, Septiembre, Noviembre y Enero, si es bajo el rgimen tradicional. 11.- Las cuotas deben pagarse en las Instituciones Bancarias dentro del plazo mencionado anteriormente y el cheque debe hacerse a nombre del Instituto Mexicano del Seguro Social, independientemente de que tambin se pueda hacer ante las oficinas del propio Instituto. 12.- En el caso de que la Obra tenga el rgimen ordinario, debe solicitar una "Gua para la formulacion de los ajustes por deducciones y aumento a las cdulas de liquidacin de cuotas " Obrero- Patronales" al Instituto Mexicano del Seguro Social. * Original - Oficina Central * 1a. copia - Expediente en Obra

* 2a. copia - Cheques Pliza.

Se entender por original, la copia que nos de la Institucin Bancaria, ( en el caso de Pago de Impuestos Federales ) Oficina de Finanzas del Estado ( Pago de Impuestos Estales Municipales ) la Oficina de Cobros del I. M. S. S., en caso de efectuar el Pago Directo en la Caja del Instituto, sellada y protegida de recibido .

ESTADOS FINANCIEROS INFORMACIN CONFIDENCIAL . 1.- Balance General 2.- Estado de Resultados. 3.- Estado de Costo de Obra Directo 4.- Estado de Costo de Obra Indirecto 5.- Estado de Flujo de Efectivo ANEXOS : Balanza de Comprobacin Conciliacin Bancaria Relacin Deudores Diversos Relacin Subcontratistas Relacin Documentos por pagar Relacin Proveedores Relacin Acreedores Relacin Cuentas Corrientes

Relacin Impuestos por pagar Relacin Rva. para beneficios al personal Relacin Adiciones y traspasos de Activos Fijos

ENTREGA DE INFORMACIN 8 Das despus del Cierre. QUIEN AUTORIZA ESTADOS FINANCIEROS - Superintendente ( principal responsable ) - Administrador - Contador ( si lo hay )

FINALIDAD DE ESTADOS FINANCIEROS Poder ejercer el control de la Obra, analizar las Desviaciones, tomar decisiones y poder informar de la situacin real de la Obra. FUENTE DE INFORMACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Libros, Registros y Documentacin Soporte - Libro Diario - Libro Mayor - Libro de Compras - Libro de Control I.V.A. - Auxiliares

La documentacin la representan, las Plizas de : - Diario - Ingresos - Cheques

Libro Diario .Como su nombre lo indica, es el libro donde se registran las operaciones diarias, que afectan la vida de la Obra, que para su identificacin deber llevar el numero 1. - Estas afectaciones se traducen en las Plizas de Diario, Ingresos y Cheques. - Al final del Registro de un mes, debern cancelarse los renglones en blanco, deber elaborarse un Anlisis de la misma. - Estas sumas finales, pasaron por concentracin mensual al Libro Mayor, actualizando el Saldo. - Se anexa formato de Libro Diario. Libro Mayor .Este libro tiene como finalidad, mostrar la vida de la Obra, a travs de las concentraciones mensuales del Libro de Diario, que para su identificacin deber llevar el numero 2. - Su implantacin en las Obras es a partir de los Saldos ajustados por Auditora. - Se anexa formato de Libro Mayor. Libro de Compras . Este libro deber ser llevado por el almacenista de la obra, supervisado por el administrador.

- La finalidad del libro es controlar el I.V.A. y las Compras, a travs de las notas de Entrada de Almacn . - De este libro, semanalmente se debe de elaborar la Pliza de Diario por Entradas de Almacn, creando el pasivo respectivo . - Al cierre mensual, la suma del libro debe cuadrar contra los cargos al almacn .

- La suma del I.V.A. Mas el I.V.A. del libro de Control deber ser el mismo que se refleja en el Auxiliar de la Cuenta I.V.A. por Acreditar. - Se anexa Formato del Libro de Compras . Libro de Control del I.V.A. - Se debern registrar todas las operaciones que Generen I.V.A. y que no sean canalizadas a travs del Libro de Compras, Ejemplo : I.V.A. en Pliza de Seguros, en notas de consumo, Etc. - Este Libro lo deber llevar el Administrador de la Obra y Constar de las Siguientes Columnas : REFERENCIA : Fecha , Nmero . CONCEPTO : Proveedor Arrendamientos Seguros y Fianzas, Fletes, Publica. y Propaganda, Asistencia Tcnica Inversiones en Activos Fijos, I.V.A. Total Auxiliares - Son los documentos que nos ayudan para observar movimientos que tiene una cuenta individualmente . los

Los auxiliares para que cumplan su funcin Requieren : - Que se identifiquen plenamente con : Numero y Nombre del Proyecto, rubro de cuentas a que se refiere, Activo, Pasivo, Resultados . - Deben contener separadores entre las cuentas que lo integran . - Cada Auxiliar debe ser totalmente identificado

- Al Cierre de cada mes, sumar los movimientos y Determinar el Saldo - Es conveniente dejar de 2 a 3 Renglones entre Cada Cierre Mensual . Se anexan ejemplos . ARCHIVO - El archivo esta integrado por las Plizas de Diario, Ingresos, Cheques, Libros, Etc. - Las Plizas deben ser archivadas por separado - Debe existir un recopilador por cada grupo de Polizas (Diario, Ingreso y Cheques ) - La numeracin de dichas Plizas, ser consecutiva hasta fin mes . - Las Plizas deben ser agrupadas con sus respectivos comprobantes . - Los recopiladores deben ser archivados en forma Progresiva y de fcil acceso ( nicamente contabilidad ) - Todas las Plizas deben tener soporte de la Operacin registrada . - Dichas Plizas debern ser firmadas por el contador, Administrador y Superintendente, Invariablemente .

- Se anexan Ejemplos .

P E R S O N A L CONTRATACIN : Al Personal Tcnico - Administrativo se le debe contratar en Obra por Contrato por Obra Determinada . Previamente a la Contratacin del Personal se debe de llevar a cabo lo Siguiente : - Formular Solicitud de Contratacin ya sea por parte del superintendente o del residente del Frente . - Formular Memorndum ( Machote ) de Autorizacin de Sueldo y Categora . Al Personal de Campo tambin se le Contratara por Obra Determinada, solamente que ellos tienen que firmar la siguiente documentacin en Blanco : - Contrato Individual de Trabajo . - Solicitud de Ingreso al Sindicato . Al Contratar a cada uno de estos trabajadores, se le debe Asignar .

- Numero de Identificacin - Categora - Sueldo - Frente a Laborar .

CONTROL : a).- Personal Tcnico - Administrativo : Por los menos debe firmar al entrar y salir de Trabajar . b).- Personal de Campo : En el momento de contratar un trabajador se le debe formular su tarjeta de asistencia. al cual debe de firmar en el momento de contratarlo para que esa firma sea su identificacin en el momento de Cobrar . Esta Tarjeta se le debe reponer a los trabajadores al final de cada semana, firmando la nueva tarjeta y verificando que la firma en la tarjeta sea la misma que en la anterior . Sobre esta Tarjeta de asistencia se anotaran las asistencias y faltas, asi como horas extras que estn autorizadas por el Superintendente y el residente del frente . FORMULACION DE NOMINA O LISTA DE RAYA : la formulacin deber hacerla una persona diferente a la tomaduria de tiempo y el Proceso ser el Siguiente :

1).Asistencia

Ordenar por numero Progresivo las Tarjetas de Control de

2).- En Base a las Tarjetas, Formular lista de Asistencia de Todos los Trabajadores de Campo . 3).- Esta Lista de Asistencia la Tienen que firmar el jefe de Personal, El Administrador, El Residente de Frente y el Superintendente . 4).- Ya formuladas las Lista de Raya en Base a la Lista de Asistencia, se tiene que volver a firmar de Revisado y Autorizado por las Personas antes citadas, Comparando la Lista de Asistencia con la Lista de Raya .

PAGO DE LISTA DE RAYA : El Pago de Lista de Raya lo tiene que llevar a cabo el personal de Contabilidad, ( Personal por Administracin y por Destajistas ) . En el momento de Pagar a Cada Trabajador se le tiene que exigir la tarjeta que tiene registrada su firma y que le sirve de identificacin y asi tener la seguridad que se esta pagando a la persona que devenga el Sueldo . El Cheque debe ser por la Cantidad exacta de Lista de Raya. los Salarios devengados no Cobrados, sern depositados al Banco al Segundo Da Hbil . AUMENTO DE SUELDO : Cuando a un Trabajador de Obra ( Tecnico-Administrativo o de Campo ), se le aumenta el sueldo, siempre debe haber Memorndum de Autorizacin por el Superintendente . LIQUIDACIONES : Cuando se Liquida a algn trabajador, se le tiene que liquidar en Base a : - 15 Das de Aguinaldo ( Proporcional ) - Vacaciones - Prima Vacaciones

- Grava I.M.S.S. Personal de Destajistas : Cuando el Destajista despida a uno de sus Trabajadores, este debe reportarse con el Jefe de Personal para que formule su liquidacin y que no le Pague el Destajista sino " " y posteriormente se le descontara de su Liquidacin . Cuando algn trabajador reingrese, se le asignara el mismo Numero que tenga anteriormente .

DESTAJISTAS : 1.- Por poltica de la Empresa, todos los destajistas tienen que registrarse en la S.H.C.P. como personas fsicas causantes del I.S.R. y tener registro ante el I.M.S.S. 2.- Siempre que se le Pague al Destajista, la diferencia que existe entre la Lista de Raya y el Destajo, tienen que expedir Factura Recibo de Honorarios por la Diferencia mas el I.V.A. 3.- Todos los Jueves de cada semana, tienen que tener en su Poder los Administradores el Destajo Firmado y Autorizado por el Residente y el Superintendente de la Obra y Frente, para que se le descuente la lista de Raya y se le formule el Cheque . 4.- Cuando se le formule el Cheque se le tiene que descontar: a).- El Importe total de la Lista de Raya . b).- Prestamos a Cuenta ( Cuando Existan ) c).- Prestamos de Materiales ( Cuando Existan ) d).- Impuestos patronales 5.- El Cheque siempre debe ser nominativo y a Favor del Destajista . 6.- Se les recomienda que la Diferencia entre el destajo y la lista de raya sea del 20 % ( Valor de la Factura Mas el I.V.A. )

7.- Para que la Factura importe mas o menos el 20% ( VEINTE POR CIENTO ), es necesario que el destajista comunique el importe total de las percepciones que perciben todos sus trabajadores . 8.- Se les recomienda que al personal del destajista se le pague por lista de raya, la cantidad que realmente reciben . 9.- En el Caso de que se cobren destajos con recibos de Honorarios, se les Debe retener el 10% ( DIEZ POR CIENTO ) de impuesto Sobre la Renta, mismo que deber ser enterado posteriormente ( Mensual, Bimestral, Trimestralmente ) a la Secretaria de Hacienda y Crdito Publico, entregndole al destajista el Comprobante de la Retencin Efectuada .

EXPEDIENTES DE PERSONAL ----------------------------------------1.- Deben contener : - Contrato Individual de Trabajo - Hoja Blanca Firmada - Alta y Baja de I.M.S.S. - Avisos de Trabajo ( Copias ) - R.F.C. I.M.S.S. ( Copias ) - Datos Generales 2.- Se deben controlar por numero de ficha, separando los Activos de la Bajas . 3.- Las Tarjeta de Asistencia y su lista de asistencia deben ser archivados conjuntamente . 4.- Las Lista de Raya originales deben ser archivadas por separado, ( Abrir expediente por Mes ) 5.- Una Copia de la(s) Lista(s) de Raya, debe(n) soportar la Pliza Cheque . 6.- Debe elaborarse un resumen mensual del importe de las lista de Raya, que contenga las Siguientes Columnas ,

Semana Numero Periodo Salario Ordinario Sptimo Da Tiempo Extra Otras Percepciones Total I.S.P.T I.M.S.S. Sindicato Otros Neto

AVISOS DE TRABAJO : ------------------------------Para evitar Capitales Constitutivos, se debe llevar un estricto control de los avisos de trabajo, en caso de extravi, enviar carta al I.M.S.S. notificando y mencionando el los nmeros extraviados. - Al cierre de la Obra, devolverlos con una carta anexa - Antes de Formular la Liquidacin, verificar los Avisos de Trabajo entregados, para evitar que no vayan a quedar sin incluir los interesados y por ende evitar los capitales constitutivos .

CONTROL INTERNO ________________

OBJETIVO : ___________ Procedimiento importancia del Control Interno en : - Compras - Acarreos

- Destajos - Renta de Maquinaria

COMPRAS : -----------------OBJETIVOS : ------------------a).- Que las compras que se realicen sea de manera oportuna para satisfacer las necesidades de produccin de la Obra . b).- Que las compras sean programadas oportunamente, evitando hasta donde sea posible compras de emergencia que provoquen gastos onerosos para la Compaa . c).- Que la documentacin que ampare las compras sea debidamente elaborada y controlada . d).- Evitar el exceso de inventarios que provoquen perdidas por obsolescencia de los mismos .

PROCEDIMIENTO : -------------------------1.- Toda compra deber encausarse a travs del departamento de Suministros de Obra, con el Objeto de que pueda cumplir con el tramite administrativo de las mismas, los cuales abarcan los siguientes Puntos : - Requisicin ( Con firma del almacenista de no existencia en Inventarios ) - Cotizaciones ( Mnimo 3 diferentes Proveedores ) - Autorizaciones de la Gerencia de Obra . 2.- El Administrador ser el responsable de que todas las compras que se lleven a cabo estn debidamente soportadas con la documentacin correspondiente que ampare las mismas; adems de las sealadas en el Punto No. 1, serian las siguientes : Factura Original y dos copias de la misma ( Debidamente firmadas por el Proveedor ), as como tambin la nota de entrada al almacn correspondiente . 3.- El Administrador deber proporcionar al Departamento Tcnico de la Obra BIMESTRALMENTE, un listado de existencias en el Almacn, en el que deber sealar la antigedad de los mismos. con el Objeto de que el rea tcnica esta enterada de esta situacin y proporcione sus comentarios al Administrador, para que este a su vez este en posibilidad de tomar decisiones sobre que hacer con ese inventario y as evitar la obsolescencia del mismo y por consecuencia el efecto negativo en el resultado de la Obra . ACARREOS : -----------------OBJETIVOS : ------------------a).- Que el Sistema Administrativo de Control de los Acarreos permita tener la confiabilidad necesaria para proceder al pago de este concepto . b).- Que los volmenes de Material transportado sean reales

c).- Que las tarifas de pago sean debidamente autorizadas por el Cliente . PROCEDIMIENTOS : ---------------------------1.- Que el Control de Acarreos en campo sea llavado a cabo por personal capacitado para ello, por lo que el Coordinador Administrativo deber evaluar esta situacin y en caso de detectar anomalas en la ejecucin del trabajo, las deber informar inmediatamente al Superintendente de la Obra . 2.- El Sistema de Control de Acarreos que se deber de Implantar ser el siguiente : - Block de tarjetas Pre-Foliadas, el cual debe contener dos copias de diferente color, las cuales se distribuyen de la siguiente forma : a).- Original para el Transportista b).- Una Copia para el Checador de Extraccin c).- Una Copia para el Checador de Tiro .

- Al finalizar cada turno, los checadores de extraccin y tiro debern elaborar su reporte diario de Acarreos, el cual deber ser acompaado de las tarjetas de chequeo respectivas y ser entregado al Jefe de Acarreos para su revisin . - Una vez que el Jefe de Acarreos tenga en su poder ambos reportes ( Extraccin y Tiro ) ya cotejados, elaborara su concentrado diario par que en base a este pueda elaborar el concentrado semanal por Camin y Propietario . - Para Proceder a efectuar el pago, el transportista presentara anexo a su factura correspondiente, las tarjetas que amparen los acarreos efectuados en el periodo ( Que debe ser de Jueves a Mircoles de cada semana ) al Departamento de Control de Acarreos, para proceder a elaborar la conciliacin correspondiente y en caso de determinar sanciones, se solicitara al transportista la nota de crdito correspondiente . - Se anexa formato de reporte de Acarreos .

DESTAJOS . ----------------OBJETIVOS : ------------------Que los Trabajos que se contraten a Destajo, sean los estrictamente indispensables y que por su naturaleza derivado del estudio del rea Tcnica no sea redituable para la Empresa efectuarlos . PROCEDIMENTOS : ------------------------1. - Para poder Contratar Trabajos a Destajo, se deber celebrar previamente un Contrato ( Se anexa modelo de Contrato ), en el cual se indicarn los Trabajos a efectuar y condiciones de los mismos . 2.- Como anexo al Contrato antes mencionado, se deber incluir un Catlogo de Conceptos con Precios Unitarios ( Presupuesto ), que se debern pagar al Destajista . 3.- Semanalmente, ( A ms tardar el da Mircoles ), la Residencia de la Obra, deber proporcionar al Cordinador Administrativo, el Destajo generado en el Perodo ( Se anexa Formato ) . 4.- En nign caso se efectuarn pagos a cuenta de Destajos . Solo se Podr pagar contra el Informe de Destajo, debidamente autorizado por el Residente de Obra y el Superintendente de la Misma . 5.- Para que el Administrador de la Obra pueda proceder al pago de Destajos, deber verificar que los Trabajos ejecutados y Precios Unitarios, correspondan a los Contratados . 6.- En caso de que surgiera alguna diferencia en relacin con la revisin anterior, el Coordinador Administrativo de Obra, deber aclararla con la Superintendencia de la Obra y en su caso hacer los Ajustes correspondientes .

7.- Ser responsabilidad del Administrador verificar el cumplimiento de las Clausulas del Contrato, efectuando las Retenciones correspondientes para dar cumplimiento a las Mismas . 8.- Ser responsabilidad del Administrador solicitar al Destajista la Factura correspondiente al pago que efectua, verificando que la misma reuna requisitos fiscales como son : Registro Federal de Contribuyentes Registro de I.V.A. Fecha del Perodo que se paga Concepto I.V.A. expresamente Trasladado. Folio A Nombre de la Compaia .

9.- El cheque con que se paguen los Destajos deber ser nominativo y a nombre de quin factura, quedando cruzado con la Leyenda de No Negociable .

RENTA DE MAQUINARIA . ----------------------------------OBJETIVOS : ------------------1.- Que el Equipo propiedad de la Empresa sea aprovechado al Mximo. 2.- Que el Equipo Rentado se encuentre en las condiciones ptimas de productivadad para poder cumplir con los compromisos de ejecucin de Obra y evitar as erogaciones onerosas injustificadas, las cuales repercuten en el resultado de la Obra . 3.- Controlar el Equipo rentado a Terceros de acuerdo con la Programacin previamente elaborada por el rea Tcnica .

4.- Los Arrendamientos que se hagan a Oficina Central, debern ser liquidados oportunamente con recursos de la Obra . PROCEDIMIENTOS . -------------------------1.- De acuerdo con el Procedimiento que se encuentra debidamente establecido por la Empresa; en la contratacin de Equipo se deber observar lo siguiente : a).- Todas las Obras debern solicitar a Oficina Central con das de Anticipacin ( Por lo Menos ) sus necesidades de Equipo. 15

b).- En caso de que Oficina Central no pueda Suministrar el Equipo solicitado, las Obras pueden proponer A Terceros , que tengan el Equipo requerido . c).- Oficina Central, enviar Personal calificado para hacer una revisin minuciosa del Equipo propuesto y se elaborar un reporte por escrito del mismo .

2.- De acuerdo a las necesidades de Equipo que tenga la Obra, las cuales no puedan ser cubiertas por Oficina Central y que tengan que ser contratadas con terceros , debern apegarse al siguiente procedimiento : a ).- Todas las Obras, debern solicitar a Oficina Central el Diagnostico y Visto Bueno del Equipo a Contratar . b).- El Coordinador Gerente Administrativo ser el Responsable de recabar la documentacin soporte que ampare la contratacin y pago de Renta con Terceros . c).- La contratacin que se menciona en el punto anterior es la siguiente : - Copia del Contrato respectivo

- Control de calidad del equipo que se trate - Factura Original que ampare el pago de que se trate ( Anticipo Pago definitivo ) d).- Los Contratos Departamento Jurdico situaciones que en un jurdicos legales para de Arrendamiento debern estar revisados por el de la Empresa quien vigilar que no existan momento detrminado puedan causar problemas la misma .

3.- El encargado de Maquinara del rea Tcnica proporcionar los reportes de utilizacin diaria de equipo al coordinador de Maquinaria . Dichos reportes debern venir revisados y autorizados por el encargado de Maquinara y verificados y autorizados por el Coordinador de Maquinara . 4.- El Coordinador Gerente Administrativo, deber autorizar el pago de Arrendamientos, para lo cual deber verificar lo Siguiente : - Los reportes de Utilizacin diaria de Equipo, debidamente actualizados a la fecha en que se vaya a efectuar el pago . - Que se hayan efectuado las sanciones correspondientes por la no utilzacin del equipo .

- Que la documentacin de respaldo a los pagos que se vayan a efectuar, cuenten con las autorizaciones por parte del rea Tecnica . 5.- Por ningn motivo se podrn efectuar Pagos a Cuenta de Arrendamientos sin que el Arrendatario proporciones la Factura correspondiente, la cual deber reunir los requisitos fiscales . 6.- Los adeudos que la Obra tenga con Oficina Central no debern tener una antiguedad superior a 30 dias .