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HALLAZGOS

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HALLAZGOS DE AUDITORA

El diccionario de la Lengua Espaola publicado por la Real Academia Espaola considera que el trmino hallazgo tiene tres acepciones: a). Cosa hallada; b). Accin y efecto de hallar; y c). Encuentro casual de cosa mueble ajena que no sea tesoro o cuotas; propio del campo del derecho. Apreciamos que la segunda acepcin sobre accin y efecto de hallar, define con mayor precisin la naturaleza del hallazgo que se refiere al efecto de detectar algo importante; sin embargo, este trmino tiene muchos significados y transmite uno diferente a distintas personas.

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HALLAZGOS DE AUDITORA

Generalmente, el trmino hallazgo es empleado en un sentido crtico y se refiere a debilidades en el Sistema control interno detectadas por el auditor. El hallazgo, abarca hechos y otra informacin obtenida por el auditor que merecen ser comunicados a los empleados y funcionarios de la organizacin auditada y a otras personas interesadas.

2. DEFINICIN DE HALLAZGO DE AUDITORA.


Se denomina hallazgo de auditora al resultado de la comparacin que se realiza entre un CRITERIO y la SITUACIN actual encontrada durante el examen a un departamento, una rea, actividad u operacin. Es toda informacin que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestin de recursos en la organizacin, programa o proyectos bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condicin, criterio, causa y efecto.

3. REQUISITOS PRINCIPALES HALLAZGO DE AUDITORA

DE

UN

Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditora son: Importancia relativa comunicado. que amerite ser

Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo. Objetivo.(obrar con objetividad, equidad y realismo) Convincente para una persona que no ha participado en la auditora.

4. FACTORES A CONSIDERAR EN EL DESARROLLO DE HALLAZGO DE AUDITORA.

El auditor debe estar capacitado en las tcnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes:
Condiciones al momento de ocurrir el hecho
Naturaleza, complejidad y magnitud administrativa y financiera de las operaciones examinadas. Anlisis crtico de cada hallazgo importante. Integridad del trabajo de auditora. Autoridad legal. Diferencia de opinin, conclusiones y recomendaciones.

5. ELEMENTOS O CARACTERSTICAS HALLAZGO DE AUDITORA

DEL

Para que los hallazgos de auditoria puedan cumplir con los objetivos que persigue el Auditor, deben estar adecuadamente redactadas, es decir deben incluir los elementos o caractersticas siguientes: SITUACIN CRITERIO. CONSTITUIDA POR LA CONDICIN ENCONTRADA (LO QUE S). ACTUAL

REPRESENTADO POR LA NORMA O LA UNIDAD DE MEDIDA QUE SE COMPARA CON LA CONDICIN O LO QUE DEBE SER COSECUENCIA O IMPACTO POSIBLE PASADO O FUTURO (CUANDO SEA APLICABLE). (DIFERENCIA ENTRE LO QUE ES Y LO QUE DEBE SER). RAZN O LAS RAZONES POR LA QUE OCURRI LA CONDICIN. (QUIEN, O QUE LO ORIGIN)

EFECTO.

CAUSA

5.1. CONDICIN. (lo que es)


Es la explicacin de la situacin del problema actual, o de cualquier asunto correspondiente a la administracin de la empresa, tal como la encuentra el Auditor. Refleja la manera en que el criterio est siendo logrado. Al efectuarse el examen de las operaciones, debe identificarse claramente la naturaleza del problema.

LA CONDICIN PUEDE ADOPTAR TRES FORMAS: Los criterios no vienen logrndose en forma satisfactoria. Los criterios no se logran. Los criterios se estn logrando parcialmente.

5.1. CONDICIN. (lo que es)


EJEMPLOS DE CONDICIN A MANERA DE SNTESIS. Las comunicaciones escritas, tanto internas como externas, son inoperantes en las sucursales de la empresa. Se aprecia ausencia de polticas y estrategias, para enmarcar la gestin gerencial del rea de produccin. El incremento de los costos de produccin, est originando una disminucin de las ventas.

LA CONDICIN PUEDE IDENTIFICARSE APLICANDO LAS PREGUNTAS SIGUIENTES.

Cul es el problema o situacin? Qu es lo que est equivocado o est en error? Qu es lo que es deficiente? Qu es lo que est sucediendo?

LAS PRUEBAS DE AUDITORA DEBEN SER SUFICIENTES PARA EVIDENCIAR LA CONDICIN

5.2. CRITERIO. (lo que debe ser)


El Criterio, representa la norma apropiada, el patrn de medida , el criterio propiamente dicho, contra el cual se mide o se compara la situacin encontrada, dentro de un proceso de evaluacin de las acciones administrativas. Comprende la norma con la cual el auditor mide la condicin. Es tambin la meta que la organizacin est tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluacin de la condicin actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma transgredida de carcter legal operativo o de control que regula el accionar de la organizacin examinada. El plan de auditora debe sealar los criterios que se van a utilizar.

5.2. CRITERIO. (lo que debe ser)


EJEMPLO DE CRITERIOS; Dispositivos legales (leyes, reglamentos etc.) Manuales. Directivas, memorandums. ndices o ratios. Polticas u rdenes ejecutivas. Normas. Objetivos. Opiniones de consultores o expertos. Metodologa procedimental de las empresas. Instrucciones verbales. Sentido comn. Experiencia del Auditor. Experiencia de hechos administrativos de empresas similares. Prcticas prudentes. La Lgica y otros.

5.2. CRITERIO. (lo que debe ser)


Cuando algunos de los Criterios sealados no se han establecido por escrito, debe obtenerse informacin suficiente a fin de corregir ese vaco y, lograr en consecuencia un Criterio slido. Cuando se usan Criterios como, el sentido comn u otros patrones de medida de tipo subjetivo, debe tenerse mucho cuidado de que, tengan sentido lgico, sean convincentes y, realmente sean parmetros para medir las Observaciones.

5.3. EFECTO. (diferencia entre lo que es y lo que debe ser)


El Efecto, es el resultado final, favorable o desfavorable, de la Situacin, es decir, es la consecuencia de la accin, inaccin o, accin inadecuada de alguna actividad dentro del proceso de administracin. Puede decirse asimismo que, el Efecto es el resultado de la comparacin de la Situacin de cualquier asunto administrativo, tal como lo encuentra el Auditor, con el Criterio o norma pertinente. Al conocer el Efecto, se podr apreciar la trascendencia de la deficiencia y, se dar paso inmediato a la emisin de Recomendaciones pertinentes.

5.3. EFECTO. (diferencia entre lo que es y lo


que debe ser)
El efecto, es un elemento muy importante de la Observacin, especialmente por su incidencia en la toma de decisiones No debe omitrsele al sealar una deficiencia. Por lo general, el Efecto se expresa en trminos de moneda, en cantidad de procedimientos, actividades, en unidades de medida; y algunos efectos pueden ser de carcter intangible, sin embargo pueden ser de gran trascendencia

5.3. EFECTO. (diferencia entre lo que es y


lo que debe ser)

La importancia de un hallazgo es evaluada, generalmente, por su efecto. Los efectos sean actuales o potenciales en el futuro, en la medida de lo posible, deben exponerse en trminos monetarios o en nmero de transacciones.

5.3. EFECTO. (diferencia entre lo que es y lo


que debe ser)
EJEMPLO DE EFECTO Dinero gastado indebidamente. Prdida potencial de fondos. Uso antieconmico o ineficiente del potencial humano, los recursos materiales o financieros, etc. Control inadecuado de los recursos. Violacin de dispositivos legales. Labores que no se ejecutan conforme a lo planeado. Ausencia de informacin. Falta de seguridad de que el trabajo se cumpla realmente

5.4. CAUSA. (Quien, o que lo origin)


La Causa, constituye la razn o el origen de las deficiencias y desviaciones, e inclusive de las acciones positivas y, proviene de la ejecucin del proceso administrativo; en este sentido, las Causas pueden ser acciones o inacciones provenientes de: Las labores de planear, de la ejecucin de las operaciones y, la evaluacin de la performance efectuada. Representa la razn bsica o las razones por la cual ocurri la condicin, o tambin el motivo del incumplimiento del criterio o norma.

5.4. CAUSA. (Quien, o que lo origin)


El Auditor, debe encontrar las Causas de las deficiencias para que pueda proyectar recomendaciones slidas y tiles en la solucin de los problemas (condicin) de la empresa. Su identificacin requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendacin constructiva que prevenga la recurrencia de la condicin. Generalmente, todo problema tiene una Causa fundamental, las otras Causas que afectan al problema son secundarias y giran alrededor de la Causa principal.

5.4. CAUSA. (Quien, o que lo origin)


DETERMINACIN DE LAS CAUSAS.
PARA DETERMINAR LAS CAUSAS SE DEBER:
Identificar el problema con precisin. Identificar el problema en trminos del tiempo y alcance o, trascendencia. Investigar los efectos adversos o distintos que han ocurrido. Rastrear el problema a travs de todo el proceso que ha seguido. Identificar al responsable de la deficiencia. Averiguar porqu ocurrieron y porqu continan existiendo los resultados negativos. Responder a las preguntas que empiezan con: Quin, porqu, cmo, dnde, qu, cundo. ES DE GRAN IMPORTANCIA IDENTIFICAR LA CAUSA DE LAS DEFICIENCIAS, PORQUE DE OTRO MODO, SERA SUMAMENTE DIFCIL TOMAR LA ACCIN CORRECTIVA PARA ELIMINAR LA SITUACIN NEGATIVA EXISTENTE.

5.4. CAUSA. (Quien, o que lo origin)


DENTRO DE LAS CAUSAS POSIBLES IDENTIFICADAS PUEDEN REFERIRSE LAS SIGUIENTES:
Inadecuada segregacin de funciones. Normas internas inadecuadas, inexistencia u obsoletas. Carencia de personal o de recursos financieros o materiales. Falta de honestidad en los empleados. Insuficiente capacitacin de personal clave. Falta de conocimiento de las normas Decisin consciente de desviarse de las normas. Negligencia o descuido en el desarrollo de tareas Insuficiente supervisin del trabajo. Funcionamiento deficiente del rgano de auditora interna.

5.4. CAUSA. (Quien, o que lo origin)


EJEMPLO DE CAUSAS CIRCUNSTANCIAS. QUE SE PRESENTAN EN DIFERENTES Insuficiencia. de recursos humanos, materiales, financieros, tcnicos, etc. Inobservancia de los principios de contabilidad, administracin, etc. Desconocimiento de los requisitos que se necesitan para cumplir una actividad, una operacin, una tarea, etc. Deficiente comunicacin. Lineamientos, polticas, inadecuados u, obsoletos. estrategias, normas y, procedimientos

Existencia de reglamentos o directivas incompatibles. Objetivos no adecuados a la realidad (no actualiza-dos) Mala utilizacin del buen juicio o del sentido comn. Poco inters o falta de voluntad para hacer algo. Negligencia o descuido.

5.4. CAUSA. (Quien, o que lo origin)


EJEMPLO DE CAUSAS QUE SE PRESENTAN EN DIFERENTES CIRCUNSTANCIAS. Supervisin inadecuada Falta de entrenamiento del personal. Falta de voluntad para hacer los cambios necesarios. Decisin consciente para desviarse de los requisitos preestablecidos. Planeamiento deficiente o inexistencia de planes de trabajo. Control deficiente. Organizacin inefectiva. Desconocimiento del problema. Desconocimiento de los beneficios potenciales que pue-den recibirse si, la condicin fuera cambiada

EJEMPLO: HALLAZGO
1.
COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS.

CONDICION.

De la revisin documental de la Orden de Compra N 9579 de fecha 03/07/200.. y el correspondiente Comprobante de Pago N 203298 de fecha 21/07/200... se han adquirido de la empresa VALEGUS E.I.R.L los bienes que se mencionan en el cuadro N 01, denominado adquisicin de vestuario para el departamento de enfermera del Hospital ....... de Chimbote. Esta adquisicin fue afectada a la especifica del gasto 22 (vestuario) de la fuente de recursos ordinarios. Al respecto se ha verificado lo siguiente.

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COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS.

CONDICION.
Empresa a Total Com ARTCULOS para do la que se le compro - 2003 VALEGUS E.I.R.L. P.U. S/. FRAZADA DE 1 1/2 PLAZA MARCA: SANTA CATALINA P.U. S/. 0.00 P.U. S/. P.U. S/. 25.00 P.U. S/. Cotiz aciones efectuadas: Organo de Control Institucional - 2004 JOMA Comercial ALEJOS Comercial OBREGON

DIFE REN CIA

Monto Resultante
por el pago con precios sobre valuados

60

38.40

25.00

13.40

804.00

SABANA DE TELA SAN JACINTO DE 2 PLAZAS JUEGO COMPLETO ESTAMPADO

60

55.00

34.00

0.00

0.00

21.00

1260.00

TOTAL NUEVOS SOLES =

2064.00

1. COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS. CONDICION.

En la adquisicin de 60 frazadas de 1 plaza marca Santa Catalina ha sido sobre valoradas cada articulo en S/. 13.40 nuevos soles y de las 60 sabanas de tela San Jacinto de 02 plazas juego completo estampado se ha sobre valorado por articulo en S/. 21.00 nuevos soles que en total suma un importe de S/ 2064.00 nuevos soles pagado en perjuicio de los intereses del Estado como se demuestra en el cuadro N 01. El cuadro comparativo N 219 de fecha 03/07/200... y el acta de conformidad de la Orden de Compra N 9579 es firmada por la servidora Mariel ........ y carecen estos documentos de la firma del Jefe del Departamento de . que es DR. OSCAR CRUZ CRUZ quien solicit dichos bienes y de la jefa de la Unidad de Lavandera Ropera y Costura.

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COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS.

CONDICION.
La servidora Maria ........ mediante el Informe N 479 -03-UBAS-CPCCH-UL-RC de fecha 24/07/200.., Recibido el ... de julio del ..... en la Oficina de Abastecimiento solicito en el citado informe al Jefe de Abastecimiento que se devuelvan de inmediato afirmando que las sabanas por ser muy delgadas y de mala calidad, por no cumplir con los requerimientos tcnicos y medidas correspondientes; As mismo manifiesta que Las frazadas tambin no son de buena calidad, se deterioran con facilidad lo que se hace necesario su devolucin las que en ningn momento he solicitado ya que tenemos frazadas suficiente y finalmente manifiesta; creo esta mala adquisicin a ocurrido por no hacer participar a esta jefatura para enunciar los criterios correctos. Espero que al adquirir lo que se requiera en el futuro me permita dar mi opinin tcnica en el momento de la eleccin al mejor proveedor

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COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS.

CRITERIO.
El proceso de las Adjudicaciones de Menor Cuanta de bienes esta normado en los artculos 92 Bases, 93 Convocatoria, 94 Presentacin de propuestas, 95 Evaluacin de propuestas y 96 Notificacin de la Buena Pro del Decreto Supremo N 013-2001-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Y los procesos de Adquisiciones y contrataciones regulados por este Reglamento se rigen por los principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economa, vigencia tecnolgica y trato justo e igualitario; teniendo como finalidad garantizar que las entidades obtengan bienes, servicios y obras de la calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados. Articulo 3 del Decreto Supremo N 012-2001-PCM. Texto nico Ordenado de la Ley N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

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COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS.

EFECTO
Las consecuencias de la presente situacin se expresa en que se han adquirido SABANAS Y FRAZADAS a precios sobrevaluados por un monto de S/. 2,064.00 nuevos soles como se demuestran en el cuadro N 039 Adquisicin de Vestuario para el Departamentos De Enfermera del Hospital La Caleta de Chimbote

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COMPRA DE ROPA DE CAMA HOSPITALARIA EN LA MODALIDAD DE MENOR CUANTA A PRECIOS SOBRE VALORADOS.

CAUSA
Las razones que han originado esta condicin es por negligencia, desviacin de las normas de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y la falta de honestidad en la adquisicin de bienes y por no programar la adquisicin de dichos bienes para que sean adquiridos mediante el proceso de seleccin que corresponda de acuerdo a Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado..