1

Unitatea colar

Nomenclator arhivistic pentru unitile colare

Compartiment/ Funcia A. CONDUCERE Consiliul de Administraie Director Director adjunct Consilier educativ Consiliul Profesoral Comisii i Catedre Metodice Comisia Consultativ

Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer) Cartea de onoare Fia unitii colare Jurnalul colii Organigram unitate colar Stat de funcii unitate colar Plan managerial anual Proiectul colii (de dezvoltare instituional) Raport asupra strii nvmntului - anual Regulamentul de ordine interioar Plan managerial semestrial Raport asupra strii nvmntului semestrial

Termenul de pstrare Existent n Propuneri Propuneri Nomenclatorul uniti ISJ aprobat colare P P P P P P P P P P P P P 10 ani 10 ani

B.SECRETARIAT

Registrul procese-verbale - Consiliul de Administraie Registrul procese-verbale - Consiliul Profesoral

P P

P P

Compartiment/ Funcia

Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer) Registrul procese-verbale Comisii Metodice Registrul inspecii speciale, preinspecii cadrelor didactice Registrul unic de control Registrul de eviden a alocaiilor Planuri i programe de nvmnt Decizii emise de directorul unitii colare Decizii emise de Consiliului de Administraie Regulament de organizare i funcionare Documente privind evenimente deosebite din viaa colii (nfiinare, schimbarea denumirii, aniversri, decorri, etc.) Documente privind finanarea i sponsorizarea de ctre agenii economici Documnete privind donaiile primite din ar i strintate Documente privind colaborarea cu comunitatea local Cartea tehnic a unitii colare Certificatul de identitate a unitii colare Ordine, dispoziii, instruciuni, regulamente, regulamente, circulare ce reglementeaz activitatea din nvmnt Schema de ncadrare a colii, fia de ncadrare a personalului didactic Cri de munc Registrul de eviden a crilor de munc Decizii, acte personale i corespondena cu privire la micarea personalul didactic Dosare personale ale salariailor (copii certificate de natere, aprecieri, fie de nscriere grad, diplome, perfecionare, contracte de munc, etc. ) Fia postului Dosarele personale ale personalului didactic, auxiliar, nedidactic Dosarele personale ale personalului didactic, auxiliar, nedidactic pensionate

Termenul de pstrare Existent n Propuneri Propuneri Nomenclatorul uniti ISJ aprobat colare P P 3 ani P P P P P P P Pe durata angajrii P P P P P P P P P P P P P P P P P Pe durata angajrii P 50 ani

90 ani 10 ani 90 ani -

50 ani P 50 ani 50 ani

Compartiment/ Funcia

Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer) Documente privind: * olimpiadele colare *concursurilor cultural-tiinifice i sportive *lucrri premiate * schimburi de experien, de nivel naional, internaional, de nivel local Cataloage de la examene: *bacalaureat * capacitate * teste naionale * teze unice * competene profesionale, * diferene, etc Cataloage de clas Cataloage corigen Cataloage cu notele acordate la susinerea probei practice Registre matricole Cotoare acte de studii eliberate i formulare completate i neeliberate Registrul pentru evidena actelor de studii primite sau eliberate Evidena actelor de studii necompletate, neridicate i a celor anulate Registrul de eviden a formularelor, a actelor de studii primite de unitile de nvmnt i a celor eliberate absolvenilor Borderouri aplicare timbru sec pe actele de studii Registrul pentru nscrierea i evidena elevilor Procese-verbale, dri de seam statistice, referate ale preedinilor i comisiilor de examene (admitere, capacitate, teste naionale, teze cu subiect unic, bacalaureat, etc) Procese-verbale de control Planuri de colarizare, situaii statistice, informri privind colarizarea elevilor

Termenul de pstrare Existent n Propuneri Propuneri Nomenclatorul uniti ISJ aprobat colare P P

10 ani 30 ani 10 ani P P P -

P P 5 ani P P P P

P P

P P

Compartiment/ Funcia

Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer) Dri de seam statistice anuale privind rezultatele la nvtur ale elevilor Acte privind situaia imobilului, schie, planuri Nomenclatorul arhivistic Registrul de eviden curent al intrrilor i ieirilor unitilor arhivistice Inventare arhivistice, procese-verbale de predare primire Registrul de depozit Registrul de eviden a tampilelor i sigiliilor Corespondena cu Direcia Judeean Galai ale Arhivelor Naionale ( lucrri de selecionare, procese-verbale, etc.) Organizarea cursurilor de calificare i conversie profesional pe baz de contract Documente privind constituirea de clase performante Documente privind stabilirea criteriilor de acordare a burselor i creditelor de studii Documente privind perfecionarea metodic i psihopedagogic Documnete privind reconstituirea drepturilor de proprietate imobiliar a unitii colare i lotul agricol experimental Registrul de intrare-ieire a corespondenei Dosar cuprinznd documente cu privire la autorizaia sanitar Dosare personale ale elevilor pentru nscrierea la examene (copii certificate de natere, fie de nscriere, copii foi matricole, documentaia privind abaterile disciplinare, cereri, adeverine etc.) - cu excepia actelor de studiu n original care se vor pstra permanent Dosare personale ale elevilor pentru acordarea burselor sociale i de studiu Confirmri privind micarea elevilor

Termenul de pstrare Existent n Propuneri Propuneri Nomenclatorul uniti ISJ aprobat colare P P P P P P P P P P P P

P P P P P 10 ani -

P P P 5 ani P 10 ani 10 ani

pe durata colarizrii

5 ani

5 ani 5 ani

Compartiment/ Funcia

Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer) Documente privind abaterile disciplinare ale elevilor Situaii privind controlul medical periodic al personalului Corespondena cu Inspectoratul colar Judeean Galai, Primrie, Prefectur, Consiliul Judeean, Centrul Bugetar, etc Lucrri privind evidena militar Procese verbale, coresponden, referate n legtur cu msurile pentru paza contra incendiilor, igiena i protecia muncii, aprarea civil Situaii privind controlul medical periodic al copiilor i al personalului Documentaia privind: *salariile de merit, gradaiile de merit Gh.Lazr, clasele I, II, III Diploma de Excelen, etc Documentaia privind acordarea ajutorului bani de liceu Documentaia privind acordarea ajutorului pentru elevi - Euro 100 Documentaia privind acordarea ajutorului pentru elevi - Euro 200 Documentaia privind alocaiile de stat Organizarea i desfurarea concursurilor pentru personalul nedidactic, auxiliar Situaii, tabele privind practica pedagogic sau practica n producie Confirmri privind micarea elevilor Registrul pentru nscrierea copiilor n grdini Recensmnt precolari Activitatea cercurilor pedagogice Evidena normelor didactice i repartizarea orelor personalului didactic (foi de norm, situaii privind realizarea normelor didactice, etc.) Organizarea i desfurarea activitilor extracolare

Termenul de pstrare Existent n Propuneri Propuneri Nomenclatorul uniti ISJ aprobat colare 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani

5 ani 5 ani

5 ani P -

5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani

5 ani

Compartiment/ Funcia

Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer) Procese verbale privind preluarea-predarea formularelor cu regim special Situaii, procese-verbale, referate privind organizarea i desfurarea: excursii, tabere, festivaluri, cantonamente, etc Planul de paz a instituiei Dosare acordare burse colare elevi Condici pentru prezena cadrelor didactice Certificate concedii medicale personal didactic, auxiliar, nedidactic unitate colar Condici pentru prezena personalului didactic, nedidactic Cereri i planificri concedii de odihn personal didactic, auxiliar, nedidactic unitate colar Corespondena privitoare la eliberri de adeverine sau alte acte elevilor (inclusiv cererile, foile matricole, etc) Lucrri scrise elaborate de elevi la diferite examene susinute Registrul bilete de transport personal didactic Registrul de procese-verbale ale cadrelor didactice de serviciu pe coal Planurile calendaristice ale profesorilor i diriginilor Scheme (programe) orare Situaii privind perfecionri continue, formarea formatorilor Corespondena privitoare la eliberri de adeverine sau alte acte ale personalului didactic i administrativ Borderoul de expediere a corespondenei Cererile angajailor care nu au putut fi rezolvate

Termenul de pstrare Existent n Propuneri Propuneri Nomenclatorul uniti ISJ aprobat colare 5 ani 5 ani 5 ani 10 ani 5 ani 3 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 3 ani 3 ani 3 ani 1 an

3 ani 1 an 1 an 2 ani 2 ani -

3 ani 2 ani 2 ani 2 ani 1 an 2 ani 2 ani 2 ani 2 ani 1 an

Compartiment/ Funcia

Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer)

Termenul de pstrare Existent n Propuneri Propuneri Nomenclatorul uniti ISJ aprobat colare

C. CONTABILITATE

Registrul inventar al mijloacelor fixe Bugetul de venituri i cheltuieli Bilanul anual Darea de seam contabil anual Plan de venituri i cheltuieli Certificat de nmatriculare State de plat i fie personale de salarizare, pontaje salariai Declaraii fie fiscale Fie fiscale Declaraii CAS Liste omaj Asigurri de sntate Bugetul de venituri i cheltuieli activ. bugetar i extrabugetar Darea de seam contabil trimestrial Balana de verificare Note contabile, acte justificative (acte de cas, acte de banc, facturi, ordine de plat, etc.) Fie de conturi sintetice Fie de conturi analitice Inventare mijloace fixe i obiecte de inventar, State de plat a burselor, a abonamentelor Fie de cheltuieli bugetare Documente privind garaniile de gestiune Registre de cas Jurnale de contabile Procese-verbale, coresponden i alte acte emise de organele de control Documente referitoare la licitaii, spaii disponibile Cont de execuie activitate bugetar Cont de execuie activitate autofinanare

P P 50 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani -

P P P P P P 50 ani 50 ani 50 ani 50 ani 20 ani 50 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

Compartiment/ Funcia

Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer) Extrase cont Acte cas Acte banc Acte justificative privind decontarea sumelor ncasate prin comitetele de prini Situaii privind acordarea tichetelor cadou Fie magazie Bonuri de materiale i note de recepie Procese verbale de recepie, lucrri, reparaiideclaraii i curente,cu privire la Dosare capitale nominale contracte ncheiate Legii 19 aplicarea Deplasri externe Coresponden privind necesare financiare, diverse probleme contabile Monitorizare cheltuieli personal Virri credite, activiti bugetare i autofinanate Chitaniere Propuneri plan venituri i cheltuieli, bugetare Propuneri plan venituri i cheltuieli extrabugetare Acte de predare-primire i evidene ale gestiunilor Procese-verbale de casri bunuri mobile Acte justificative care nu sunt anexate la notele contabile Situaii privind controlul medical periodic al elevilor i personalului Situaii privind comanda de manuale, evidena manualelor, repartizarea pe clase Documente referitoare la ajutoare sociale ( rechizitele, lapte, corn) Note de comand Contracte de sponsorizare Contracte economice i de colaborare Evidena spaiilor nchiriate CEC-uri Avize de expediie Facturi Acte privind mijloacele de transport (foi de parcurs)

Termenul de pstrare Existent n Propuneri Propuneri Nomenclatorul uniti ISJ aprobat colare 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani

Compartiment/ Funcia

Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer) Darea de seam contabil lunar Coresponden privind prestrile de servicii (ap, canal, electricitate) Referate de necesitate Fie fiscale

Termenul de pstrare Existent n Propuneri Propuneri Nomenclatorul uniti ISJ aprobat colare 3 ani 2 ani 2 ani 2 ani 2 ani

D. BIBLIOTEC

Catalogul sistematic, alfabetic, tematic pe subiecte Procese-verbale privind verificarea fondului bibliotecii Registrul de cote Registrul de organizarea i micarea fondului bibliotecii Registrul de inventar Registrul topografic Registrul de eviden a cititorilor Fia de autor Lucrri didactice: atestat, grad Legea nvmntului i statutul personalul didactic Fia de catalog Organizarea i desfurarea activitii bibliotecii colare: referate, procese-verbale Caiet eviden activitatea bibliotecii Fia de nscriere n bibliotec Procese-verbale de casare a crilor potrivit instruciunilor n vigoare Act de primire Specificaii i note de comand Fia publicaiei Registrul de prezen a cititorilor Fia cititorului

P P 10 ani 10 ani pn la casare 5 ani 2 ani

P P P P P P P P P P 50 ani 15 ani 15 ani 15 ani 10 ani 10 ani 10 ani pn la casare 5 ani 2 ani

10

Compartiment/ Funcia

Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer)

Termenul de pstrare Existent n Propuneri Propuneri Nomenclatorul uniti ISJ aprobat colare

E. COMITETUL DE PRINI

Activitatea comitetului de prini Dare de seam asupra micrii fondurilor Acte de eviden primar Referate, informri privind activitatea comitatelor de prinilor Registru procese-verbale ale edinelor Comitetelor de prini

P 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

11

Compartiment/ Funcia

Denumirea dosarului (coninutul pe scurt al problemelor la care se refer)

Termenul de pstrare Existent n Propuneri Propuneri Nomenclatorul uniti ISJ aprobat colare