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PARA LA FORMULACIN DE PROYECTOS CONSIDERANDO LA METODOLOGA DEL BANCO DE PROYECTOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA (BPUN)

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PARA LA FORMULACIN DE PROYECTOS CONSIDERANDO LA METODOLOGA DEL BANCO DE PROYECTOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA (BPUN)
Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin Universidad Nacional de Colombia Sede Medelln

Equipo de trabajo de la Oficina de Planeacin Universidad Nacional de Colombia Sede Medelln Director Oficina de Planeacin Jos Vidal Betancur Velsquez Jefa Planeacin Administrativa y Financiera Diana Milena Osorno Alzate Jefa Planeacin Fsica Mara Ayda Rodrguez Ospina Jefe Banco de Proyectos Carlos Alberto Gonzlez Manosalva Analista Oficina de Planeacin Daro Alberto Rico Higuita Dibujante Gloria Delfina Bez Vsquez Dibujante Uberly Adriana Prez Vera Secretaria Ejecutiva Mara Eunice Ceballos Aguilar Noviembre 2007 Diagramacin e Impresin: Centro de Publicaciones Universidad Nacional de Colombia, Sede Medelln Medelln - Colombia 2007

TABLA DE

CONTENIDO
Introduccin I. Algunos Conceptos de Planeacin Plan de Desarrollo Plan de Accin Programa Proyecto Articulacin entre Planes, Programas y Proyectos Banco de Proyectos II. Fases de un Proyecto Diseo o Formulacin Seleccin Ejecucin y Seguimiento Cierre y Evaluacin III. Gua para realizar la Fase de Diseo o Formulacin de un Proyecto 1.1 Perfil del Proyecto 1.1.1 Nombre del proyecto 1.1.2 Director 1.1.3 Tipologa 1.1.4 Relacin del Proyecto con el Plan Global de Desarrollo y el Plan de Desarrollo de Sede 1.1.5 Dependencia responsable 1.1.6 Otras dependencias participantes 1.1.7 Situacin a transformar 1.1.8 Justificacin 1.1.9 Objetivo General 1.1.10 Objetivos especficos 1.1.11 Resultado General 7 11 12 12 13 13 13 14 17 17 17 18 19 23 23 23 24 24 25 26 26 27 27 27 28 28

1.1.12 Duracin (en meses) 1.1.13 Costo total de inversin estimado 1.1.14 Costo de sostenibilidad estimada/ao 1.1.15 Justificacin de sostenibilidad estimada 1.2 Procedimiento posterior a la Formulacin del Perfil 1.2.1 Cmo se procede una vez se ha elaborado el Perfil de Proyecto? 1.2.2 Cules son los criterios bsicos para aprobar un perfil de proyecto? 1.3 Formulacin Detallada del Proyecto 1.3.1 Antecedentes 1.3.2 Metas y Actividades 1.3.2.1 Meta 1.3.2.2 Actividad 1.3.3 Presupuesto del Proyecto 1.3.4 Cronograma Detallado 1.3.5 Poblacin beneficiada 1.3.6 Metodologa para abordar la ejecucin del Proyecto 1.3.7 Marco Legal 1.3.8 Estudios que respaldan el proyecto Bibliografa Anexos Tipologa Proyectos Universidad Nacional de Colombia Estudios de preinversin que pueden ser solicitados para dar aval a un Proyecto Conceptos Bsicos para la Elaboracin del Presupuesto del Proyecto

28 28 29 29 29 29 29 30 30 31 31 31 32 32 33 33 33 34 35 37 37 41 43

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INTRODUCCIN
La gua que estamos compartiendo, es un documento que busca bsicamente aportar a nuestra comunidad universitaria, algunos elementos conceptuales y metodolgicos para la formulacin de proyectos, concebidos stos como las unidades bsicas de gestin para la concrecin de la misin institucional y la consolidacin de la cultura de la planeacin. Se realiza teniendo en cuenta los lineamientos y la metodologa del Banco de Proyectos de la Universidad Nacional de Colombia (BPUN), y su desarrollo va de lo general a lo particular, definiendo conceptos de manera sencilla y prctica, presentando algunos ejemplos que faciliten la comprensin del tema y unificando criterios para el manejo de la terminologa. Este documento se inscribe en la llamada Planeacin Estratgica, definida como el proceso de desarrollo y mantenimiento de un ajuste permanente entre la Institucin y las cambiantes oportunidades del entorno. Por lo anterior, hace alusin conceptual a lo que son los Planes de desarrollo y Planes de accin Institucional, como tambin a los medios destinados al cumplimiento de los objetivos de dichos planes, es decir, los programas y proyectos. Esperamos que esta gua sea de utilidad y que permita acercar un poco ms a los diversos estamentos universitarios al tema de la formulacin de proyectos. Permanecer abierta a nuevos ajustes como resultado de la prctica de los actores, que de una u otra manera contribuimos en la formulacin de proyectos de la Universidad Nacional de Colombia.

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1. ALGUNOS CONCEPTOS
DE PLANEACIN

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1. ALGUNOS CONCEPTOS
DE PLANEACIN
Para abordar el tema de proyectos como unidad mnima de gestin, es importante considerar previamente algunos conceptos de planeacin, que nos permitan resolver los siguientes interrogantes: * Cmo se materializa la Planeacin? * Por qu el xito de los planes consiste en la adecuada seleccin de los proyectos?

La Planeacin, es el primer momento de la gestin, en el cual se identifican, se ordenan y se armonizan de manera participativa y concertada un conjunto de estrategia para alcanzar los objetivos y las metas deseadas de una institucin. En la Universidad, la planeacin se concibe como un proceso permanente y participativo que se orienta al cumplimiento de sus fines sustantivos misionales.
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Es a travs de los planes de desarrollo y los planes de accin que se concreta documentalmente y se materializa la funcin de Planeacin en una institucin. Plan de Desarrollo Es el instrumento de visin de una institucin, que consigna los objetivos, las polticas y las estrategias de largo plazo para orientar el desarrollo de la misma. El Plan de Desarrollo, se convierte en el documento rector la carta de navegacin de una organizacin, que permite darle sentido a la gestin de los actores de la institucin, buscando movilizar todo su talento humano en torno a propsitos comunes. La Universidad Nacional de Colombia, cuenta actualmente con el Plan Global de Desarrollo Por una Universidad moderna, abierta y participativa, documento que le permite guiar sus destinos durante el perodo 2007 2009. Por su parte, la Sede Medelln, tambin ha construido para la misma vigencia su propio plan de desarrollo; enmarcado dentro de las polticas y los lineamientos del Plan Global, buscando fortalecer su desarrollo acadmico y administrativo y por ende su visibilidad a nivel regional, nacional e internacional Conviene anotar que para hacer posible la ejecucin del Plan de Desarrollo de la Universidad, no slo se debe contar con los tradicionales recursos de inversin del nivel nacional y de Sede, sino tambin, disponer de la manera ms eficiente posible, de toda nuestra infraestructura fsica y tecnolgica, con la reorientacin de recursos de funcionamiento y con un aprovechamiento razonable de nuestro importante capital humano. En ese sentido, la gestin de recursos se convierte en una labor importante para el logro de los objetivos del plan. Plan de Accin Es el instrumento que hace posible la materializacin del plan de desarrollo de una organizacin a travs de los diferentes programas y proyectos aprobados por la misma, para un perodo especfico de tiempo.

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En el plan de accin de la Sede Medelln, se relacionan anualmente los programas y proyectos que se ejecutarn en la vigencia y los recursos disponibles para tal fin. Este plan, obedece directamente a las metas definidas en el Plan de Desarrollo de la Sede, pero tambin a las metas establecidas en las distintas dependencias con miras al fortalecimiento y mejoramiento de nuestra Institucin. Dentro de los planes, como parmetros tcnico-polticos, se enmarcan los programas y los proyectos Programa En un sentido amplio, hace referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado de proyectos relacionados entre s y de similar naturaleza, que se estructuran con el propsito de materializar el plan de accin de una institucin. Un programa es un concepto de planificacin ms pequeo que un plan pero ms amplio que un proyecto, que implica una visin ms global para la solucin de un determinado problema. Proyecto Un proyecto, como unidad operativa mnima de un plan, se define como un conjunto de actividades planificadas, concretas y relacionadas entre s, que vinculan tiempo y recursos especficos para lograr un objetivo y unas metas definidas. Un proyecto se caracteriza por su intencionalidad de cambio fundamental, ya que se busca pasar de un estado inicial a un estado ideal u objetivo, en el cual un problema se resuelve total o parcialmente se aprovecha una oportunidad. Articulacin entre Planes, Programas y Proyectos Un plan de desarrollo normalmente se articula en programas y stos se descomponen a su vez en proyectos; por ello el programa es un concepto de plaEquipo de Trabajo Oficina de Planeacin

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nificacin ms amplio que un proyecto y un plan es un concepto an ms general. Distintos proyectos de un programa deben apuntar a un mismo objetivo y ello implica una visin ms global para la solucin de problemas. Un proyecto nico puede ser una solucin parcial. Los proyectos tienen mayor probabilidad de ser aceptados cuando forman parte de un programa que responde a un plan de desarrollo institucional. Banco de Proyectos Un Banco de Proyectos es la instancia que liga la planeacin con la programacin, el seguimiento y la evaluacin de los proyectos. Es un instrumento dinmico de ajuste y proyeccin de la gestin de una institucin que contribuye al cumplimiento de la misin y la visin de la misma. La Universidad Nacional de Colombia, cuenta con su Banco de Proyectos BPUN -, que permite el registro, seguimiento, ajuste y evaluacin de sus distintos proyectos como de la gestin institucional en su conjunto.

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2. FASES DE UN

PROYECTO

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2. FASES DE UN

PROYECTO
Todo proyecto tiene un ciclo de vida, que va desde el surgimiento de una idea hasta la evaluacin de sus logros e impactos, una vez se ha hecho realidad. El Banco de Proyectos de la Universidad Nacional Sede Medelln, identifica cuatro fases en el ciclo de vida de los proyectos: 1. Diseo formulacin Es la fase en la que se consolida de manera organizada y coherente toda la informacin relacionada con el proyecto. La persona que tiene conocimiento del problema existente de la situacin a transformar con la ejecucin del proyecto, es la que debe consolidar la informacin de esta fase, aunque se puede apoyar en tcnicos expertos del tema para informacin muy particular como las actividades y los recursos necesarios para el logro de los objetivos. Esta fase, entrega los insumos a las fases siguientes y comprende bsicamente dos etapas: o Perfil del proyecto. o Formulacin detallada. 2. Seleccin Despus de tener los proyectos formulados, se debe realizar una seleccin de los mismos, para definir cuales se van a ejecutar en un periodo de tiempo determinado.
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La seleccin de proyectos se hace necesaria, cuando se reconoce que en las instituciones, las necesidades y oportunidades existentes pueden ser ilimitadas mientras que los recursos para ejecutar proyectos son generalmente limitados. Cuando solo se tiene la informacin de los perfiles de proyectos, los jefes de unidad o el cuerpo colegiado respectivo del nivel institucional sern los responsables de realizar una seleccin preeliminar que facilite la solicitud de formulacin detallada de ciertos proyectos. El proceso de seleccin evala principalmente tres dimensiones: Viabilidad: Valora la consistencia y coherencia interna del proyecto en sus aspectos administrativos, financieros y tcnicos. La viabilidad es competencia nicamente de personas que tengan competencia tcnica para emitir un concepto. Elegibilidad: Evala la pertinencia desde el punto de vista institucional y social. Prioridad: Se define en funcin de la importancia estratgica y el valor institucional que genere la materializacin del proyecto. Cuando se selecciona un proyecto, se procede a la asignacin de recursos para que el mismo pueda ser ejecutado. En este momento la informacin del proyecto se debe registrar en el Banco de Proyectos de la Institucin. 3. Ejecucin y seguimiento La ejecucin del proyecto se inicia cuando el director comienza su desarrollo con base en los recursos asignados para tal fin. Al iniciarse la realizacin de las actividades que hacen parte integral del proyecto, el director debe hacer seguimiento permanente al cumplimiento fsico - financiero de cada una de ellas. El seguimiento, es el que facilita que en un momento determinado se pueda evaluar el avance del proyecto y si es necesario implementar acciones para terminar agilizar su ejecucin.
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4. Cierre y evaluacin Cierre: Es la formalizacin institucional de la finalizacin del proyecto. El cierre puede darse por varios motivos: Culminacin del proyecto Reformulacin del proyecto Recomendacin de las instancias evaluadoras cuando el resultado de dicha evaluacin sea negativo. Evaluacin: Una vez el proyecto ha finalizado, debe ser evaluado con base en los resultados y objetivos alcanzados en ese momento. Esta evaluacin consolida los informes que se realizan durante el seguimiento del proyecto y que debe contener el avance fsico financiero de las actividades. Nota aclaratoria: Esta gua solo se ocupar de detallar todo lo necesario para realizar correctamente la fase de diseo o formulacin.

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3. GUIA PARA REALIZAR

LA FASE DE DISEO O FORMULACIN DE UN PROYECTO

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3. GUIA PARA REALIZAR

LA FASE DE DISEO O FORMULACIN DE UN PROYECTO
En esta fase se concibe el perfil y la formulacin detallada del proyecto 1.1 PERFIL DEL PROYECTO Es la etapa que recoge los trminos de referencia mnimos del proyecto y cumple la funcin de consulta o presolicitud desde el punto de vista administrativo y financiero. Como concrecin de una idea y una primera aproximacin a un proyecto, introduce racionalidad en el uso del tiempo y dems recursos, en cuanto evita el desgaste asociado a la formulacin detallada de propuestas que posteriormente pueden no resultar aceptables institucionalmente. El perfil de un proyecto que se presente al Banco de Proyectos de la Universidad Nacional, debe integrar 15 componentes requeridos por el software del mismo, los cuales se relacionan y se describen a continuacin: 1.1.1 Nombre del proyecto: Es la primera caracterizacin del proyecto. Debe ser breve y apuntar a la esencia de la accin. El nombre del proyecto debe responder a los siguientes interrogantes: qu se va a hacer?, sobre qu se va a hacer? y dnde se va a hacer?

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1.1.2 Director: Contiene informacin personal e institucional del director del proyecto. Si el proyecto se presenta en la Universidad Nacional de Colombia, el director del mismo, debe ser un funcionario de planta. Este componente requiere informacin particular del director del proyecto, como tipo de documento de identificacin, nmero del documento, nombres y apellidos completos, sede en la cual labora, cargo que ocupa, unidad a la que pertenece, correo electrnico y nmero telefnico. 1.1.3 Tipologa: Es una clasificacin del proyecto hasta su nivel ms especfico, considerando una clasificacin segn sus objetivos. El Banco de proyectos de la Universidad Nacional de Colombia, tiene cuatro niveles de tipologas que van de lo general a lo particular. Al final del documento, en el anexo 1, se relacionan el listado y los niveles de tipologas de proyectos. Dentro de la tipologa, se distinguen dos tipos: * Proyectos acadmicos o misionales: Son los proyectos cuyos objetivos, metas y actividades se relacionen de manera directa con la actividad acadmica, es decir, aquellos a travs de los cuales la universidad concreta, implementa, desarrolla su quehacer acadmico en el proceso de construccin del conocimiento. * Proyectos de soporte institucional: Son los proyectos cuyos objetivos, metas y actividades estn orientados a generar condiciones propicias para el desarrollo de la actividad acadmica. En este componente, se distinguen cuatro niveles, de los cuales los niveles 2, 3 y 4 tienen caractersticas similares:
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Nivel 1: Clasifica el proyecto de acuerdo con la funcin misional o de soporte (Docencia, Investigacin, Extensin y Soporte Institucional). La eleccin es excluyente, es decir, tan solo se puede elegir una de las cuatro opciones anteriores. Niveles 2, 3 y 4: Corresponde a las categoras y subcategoras que se deben elegir despus de clasificar el nivel 1 del proyecto. Su eleccin se realiza por asociacin con la finalidad del proyecto. Ejemplo de seleccin de Tipologa: El proyecto Servicios Acadmicos Virtuales en la Universidad Nacional de Colombia Sede Medelln, tiene la siguiente tipologa: Nivel 1: Proyectos de Docencia. Nivel 2: Desarrollo Acadmico Nivel 3: Procesos y programas de autoaprendizaje apoyados en estrategias virtuales Nivel 4: No aplica. Como en el ejemplo anterior, puede suceder, que un proyecto no tenga una relacin muy especifica con uno de los niveles de la tipologa; en ese caso cuando se relacione la informacin del nivel, se coloca No aplica. 1.1.4 Relacin del Proyecto con el Plan Global de Desarrollo y el Plan de Desarrollo de Sede: Todo proyecto debe estar articulado con los planes institucionales. Un proyecto generado en la Sede, debe estar en lnea directa con el Plan Global de Desarrollo de la Universidad y con el Plan de Desarrollo de Sede, convirtindose esto en el marco institucional que le da soporte. En este item, se debe relacionar cada uno de los elementos de los Planes que le permita a un evaluador identificar claramente que el proyecto si est integrado con la poltica de dichos Planes. Siguiendo con el ejemplo del proyecto Servicios Acadmicos Virtuales en la Universidad Nacional de Colombia Sede Medelln, ste se articula con los
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planes institucionales, de la siguiente manera: Plan Global de Desarrollo 2007-2009 Poltica: Educacin de Calidad: Modernizacin, Excelencia e Internacionalizacin Acadmica. Elemento Estratgico: Modernizacin de Programas. Lnea: Fortalecimiento de la Actividad Docente. Programa: Sistema de Apoyo Acadmico para la formacin Virtual. Plan de Desarrollo de la Sede Medelln 2007-2009 Lnea de Accin: Programa: Intervencin: Formacin Fortalecimiento a los Programas Acadmicos Generacin y oferta de servicios y apoyos acadmicos virtuales

1.1.5 Dependencia responsable: Cada proyecto, debe tener una dependencia responsable de su ejecucin y seguimiento. En esta parte de la formulacin del perfil, se relaciona la unidad responsable del mismo. En algunos casos, la dependencia que formula el proyecto es la responsable de su ejecucin y seguimiento, pero se puede presentar que quien formule solo se encargue de la formulacin y que la ejecucin est a cargo de otra dependencia (aplica especialmente para proyectos de infraestructura). 1.1.6 Otras dependencias participantes: Se relacionan otras instancias que participarn en el proyecto y el soporte que le darn al mismo. Se deben sealar las funciones que desarrollarn en las diferentes etapas de ejecucin del proyecto.

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1.1.7 Situacin a transformar Se debe especificar de manera detallada, cul es la situacin actual que se quiere transformar, que evidencia el problema existente la oportunidad a optimizar. Si el proyecto hace referencia a la solucin de un problema, la descripcin de la situacin a transformar, debe relacionar el problema existente de manera precisa y las causas que lo originan. Cuando se busca aprovechar una oportunidad se debe relacionar el objeto de intervencin para lograr una transformacin significativa. 1.1.8 Justificacin Son las razones por las cuales se piensa realizar el proyecto. Pueden ser razones de orden institucional, econmico, social, cientfico, tcnico cultural. La justificacin es fundamental en la formulacin del proyecto. En este componente un formulador puede ser tan especfico como lo desee. 1.1.9 Objetivo General El objetivo general, describe en forma precisa el propsito del proyecto, lo que se persigue o se quiere lograr con el mismo. Se debe formular haciendo referencia al cambio que se quiere inducir. Debe ser un nico objetivo y ha de expresar claramente una idea. Se recomienda el uso de verbos fuertes en infinitivo que motiven a la accin, como por ejemplo: implantar, aumentar, ordenar, reducir, erradicar, establecer, entre otros. No se recomienda utilizar verbos como, propiciar, propender, apoyar, integrar, fomentar, ya que son verbos que denotan intencionalidades y no acciones concretas que lleven a logros resultados.

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1.1.10 Objetivos especficos: Los objetivos especficos precisan los aspectos ms importantes del objetivo general. Cuando se formula el proyecto con la intencin de mitigar un problema, los objetivos especficos reflejan las soluciones concretas a las causas descritas en la situacin a transformar y como tal establecen aspectos determinados del objetivo general que constituyen la forma de llevarlo a cabo 1.1.11 Resultado General: Es el efecto concreto que se alcanza mediante la realizacin de un proyecto. Los resultados deben ser verificables y medibles. Los resultados pueden ser de dos niveles: efecto e impacto. Los resultados de efecto hacen referencia a la utilizacin de los productos del proyecto (prestacin de servicios, satisfaccin de necesidades, resolucin de problemas), mientras que los resultados de impacto se refieren a los cambios producidos en una situacin como resultado de los efectos del proyecto. 1.1.12 Duracin: Es importante determinar el tiempo requerido para la ejecucin del proyecto. En la formulacin del perfil, se puede abordar la duracin del proyecto en trminos globales sin necesidad de especificar la duracin por cada una de las actividades que integran el proyecto. 1.1.13 Costo total estimado de inversin: La ejecucin de un proyecto requiere de recursos financieros para su feliz trmino. Es importante realizar una cuantificacin preliminar del costo total de las inversiones a realizar en el proyecto. Al igual que en la duracin, es importante resaltar, que en este componente se puede abordar el valor de la inversin en trminos globales.

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1.1.14 Costo de sostenibilidad estimada/ao: Los proyectos no solo demandan recursos en su ejecucin, pues es necesario sostener la inversin realizada en ellos a travs del tiempo; eso significa que se debe estimar el costo de las actividades que anualmente son necesarias para su sostenimiento. 1.1.15 Justificacin de sostenibilidad estimada: Se debe describir de manera clara porqu es necesario invertir en la sostenibilidad del proyecto. A efectos de mantener los beneficios generados por el mismo lograr un impacto mayor al obtenido en la ejecucin. 1.2 PROCEDIMIENTO POSTERIOR A LA FORMULACIN DEL PERFIL 1.2.1 Cmo se procede una vez se ha elaborado el Perfil de Proyecto? Una vez se ha diligenciado el perfil de proyecto, ste se presentar ante el jefe de la unidad o cuerpo colegiado del nivel institucional respectivo, para que se realice una consulta de carcter institucional. Si el perfil es aceptado, se procede a elaborar la formulacin detallada del proyecto. 1.2.2 Cules son los criterios bsicos para aprobar un perfil de proyecto? El perfil del proyecto, se debe formular completamente y la informacin debe ser coherente y precisa. No obstante, lo ms relevante del perfil, es que el proyecto cumpla con los lineamientos institucionales que hacen que sea posible considerar la inversin. Las personas que evalan el perfil, deben apoyarse en una descripcin clara y precisa del problema u oportunidad que se desea aprovechar. Una muy buena justificacin debe ser coherente con la magnitud del proyecto, con las acciones que se piensan mitigar y con los objetivos que se desean alcanzar. Es importante que la unidad o cuerpo colegiado que aprueba el perfil del proyecto, dependiendo de la tipologa, complejidad y el monto del mismo, solicite,
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si se requiere, algunos estudios de preinversin que le ayudarn a proceder con la formulacin detallada y la aprobacin de la propuesta. Para proyectos que requieren obras de infraestructura fsica o dotaciones de equipos, los estudios facilitarn la toma de decisiones frente a los costos que implica la ejecucin y puesta en operacin del proyecto. (Ver Anexo 2) 1.3 FORMULACIN DETALLADA DEL PROYECTO Esta etapa implica una definicin con mayor detalle de cada uno de los componentes del proyecto. En la formulacin detallada, se complementa la informacin que refleja la necesidad del proyecto y se relacionan las metas y las actividades especficas del mismo, considerando sus costos. Adems, se realiza el cronograma y el presupuesto detallado por las actividades que se contemplan para el proyecto. Es muy importante resaltar que la informacin del perfil es muy til en esta etapa, ya que se retoman todos sus elementos. Se recomienda, que si posterior a la formulacin del perfil, se conoce informacin adicional de cada uno de los siguientes componentes, se d mayor detalle de cada uno de ellos: Nombre del proyecto, director, tipologa, relacin con el Plan Global de Desarrollo y el Plan de Desarrollo de Sede, dependencia responsable, otras dependencias participantes, situacin a transformar, objetivos general y especficos, justificacin, resultado general, duracin (en meses), costo total de inversin estimado, costo sostenibilidad estimada/ao, justificacin sostenibilidad estimada. La informacin adicional, que requiere la etapa de formulacin, se relaciona y se explica a continuacin: 1.3.1 Antecedentes: Se debe presentar la informacin que evidencia el problema la situacin a transformar en los escenarios futuros deseables, en el marco de las directrices

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institucionales trazadas en el Plan Global de Desarrollo o en el Plan de Desarrollo de Sede y en algunos casos, en el marco de las demandas, requerimientos u oportunidades que le plantea el medio a la Universidad, a travs de polticas sectoriales u organizaciones pblicas o privadas que demandan su participacin en reas de accin especficas. 1.3.2 Metas y Actividades De manera coherente con los objetivos especficos descritos, se deben relacionar de manera precisa las metas y las actividades que se pueden lograr con la ejecucin del proyecto y las actividades para alcanzar stas. 1.3.2.1 Meta: Es la concrecin de los resultados a travs de su cuantificacin en tiempo y unidades. 1.3.2.2 Actividad: Es el conjunto de acciones requeridas para cumplir las metas para lograr transformar los insumos en resultados. Con el objetivo de poder conocer el nivel de avance de las metas, en proyectos registrados a travs del BPUN, se requiere que cada una de las actividades tenga una valoracin porcentual o un peso frente al total de la meta, siendo el porcentaje total de la meta igual al 100%. Ejemplo: Metas: Tres cursos actualizados para el segundo trimestre de 2007, con el mdulo de evaluacin implementado. Actividades: Evaluacin de contenidos, cursos, recursos existentes y logstica (20%) Invitacin a cotizar la construccin del mdulo evaluativo (10%) Seleccin y contratacin de la construccin del mdulo evaluativo. (10%) Construccin del mdulo evaluativo. (60%)

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1.2.3 Presupuesto del Proyecto Un presupuesto detallado del proyecto, permite conocer los recursos requeridos por actividad para la ejecucin del mismo. Si la informacin lo permite, es importante discriminar los valores por costos de personal y costos generales. Los costos de personal incluyen personal calificado y no calificado requerido para el proyecto y los costos generales, estn compuestos por los costos de los bienes y los servicios requeridos. La precisin del presupuesto depende en gran medida de la adecuada seleccin de actividades y metas del proyecto, las cuales a su vez son las que realmente permiten transformar una situacin mitigar un problema. Cuando se identifican las actividades que requieren recursos del proyecto, lo primero que se debe realizar es la relacin de las cantidades requeridas; seguidamente, se debe describir su unidad de medida y por ltimo el costo unitario. Conocidas las cantidades y los costos por unidad, se puede calcular el costo total por tems y el valor total del proyecto. Los formatos que se requieren en el Banco de Proyectos de la Universidad Nacional, para la formulacin detallada del proyecto, se encuentran en el anexo 3. 1.3.4 Cronograma detallado La formulacin detallada de un proyecto demanda conocer el tiempo estimado de ejecucin de manera general, pero tambin el tiempo de ejecucin de cada una de las actividades. En el cronograma, se relacionan todas actividades que se requieren para la ejecucin del proyecto y se muestra grficamente el tiempo estimado de la ejecucin de cada una de ellas. Adicionalmente, se tiene un espacio que permite ubicar el valor en miles de pesos por cada actividad.

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Ejemplo

1.3.5 Poblacin beneficiada Se debe especificar y cuantificar la poblacin beneficiada directamente con la ejecucin del proyecto y los beneficios que les traer la ejecucin del mismo. 1.3.6 Metodologa para abordar la ejecucin del Proyecto Se describe precisa y sintticamente los procedimientos, tcnicas e instrumentos que utilizar para alcanzar los objetivos especficos establecidos en el proyecto. Es importante que el formulador se apoye en un tcnico experto para considerar este componente. 1.3.7 Marco Legal Sin lugar a dudas, las instituciones tienen que considerar los aspectos legales como un apoyo fundamental para la formulacin de un proyecto. El marco legal es el conjunto de disposiciones que regulan las acciones del proyecto. Se debe relacionar la normatividad interna y/o externa de carcter tcnico, jurdico o reglamentario, que debe ser cumplida especficamente por el proyecto.

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1.3.8 Estudios que respaldan el proyecto Si existen estudios previos relacionados con la temtica del proyecto, se deben mencionar describiendo el nombre del estudio, la fecha de elaboracin y la entidad o dependencia que lo realiz; estos estudios generalmente se adjuntan al proyecto.

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4. BIBLIOGRAFA
BIBLIOGRAFA
Universidad Nacional de Colombia. Sistema Banco de proyectos. Contexto institucional y bases para su operacin. Oficina Nacional de Planeacin, Documento ocasional No.6, 2002. Se puede descargar de www.unal.edu.co siguiendo la ruta: Portal - La Universidad Informacin Administrativa Planeacin Publicaciones. Manual Metodolgica para la Identificacin, Preparacin y Evaluacin de Estudios de Preinversin; Departamento Nacional de Planeacin- DNP- Organizacin de Estados Americanos-OEA-; Bogot; Diciembre de 1994. Quintero Uribe Vctor M; Evaluacin de Proyectos Sociales Construccin de Indicadores; Editorial Ingeniera Grfica; Agosto de 1998. Ayala Ramrez Jaime, Jaramillo S. Lus Javier; Gua de Gestin de Proyectos de Investigacin & Desarrollo; Editorial Guadalupe Ltda.; Bogot 1998. Ideas Bsicas sobre Proyectos de Inversin y Gestin; Red de Bancos de Programas y Proyectos; Departamento Nacional de Planeacin DNP- Marzo de 1998. Plan Global de Desarrollo 1999-2003 UN Compromiso acadmico y social con la Nacin Colombiana, Universidad Nacional de Colombia; Santa Fe de Bogot 1999. Plan Global de Desarrollo 2004-2006, Universidad Nacional de Colombia, Santa Fe de Bogot, Julio 16 de 2004.
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5. ANEXO 1

TIPOLOGIA: PROYECTOS UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

NIVEL 1

NIVEL 2 Programas o megaproyectos de docencia

NIVEL 3 Programas o megaproyectos de Docencia Diseo y Puesta en marcha de nuevos programas de Pregrado Diseo y Puesta en marcha de nuevos programas de Posgrado Desarrollo de Personal Acadmico

NIVEL 4 No aplica

No aplica

Diseo y Puesta en marcha de nuevos programas

No aplica

No aplica No aplica

PROYECTOS DE DOCENCIA

Innovacin Pedaggicodidctica Procesos y Programas de autoaprendizaje apoyados en tecnologas de la informacin.

No aplica

Desarrollo Acadmico

Programas y Megaproyectos que articulen simultneamente Formacin, Investigacin y Extensin

No aplica

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NIVEL 1 NIVEL 2 Programas o Megaproyectos de Investigacin Investigacin Bsica Investigacin Aplicada Investigacin Experimental Creacin Artstica PROYECTOS DE INVESTIGACION NIVEL 3 Programas o megaproyectos de Investigacin Investigacin bsica Investigacin aplicada Investigacin experimental Creacin artstica NIVEL 4 No aplica

No aplica No aplica No aplica No aplica

Conformacin y Conformacin y fortalecimiento de fortalecimiento de grupos grupos y redes de y redes de investigacin investigacin Gestin Acadmica de la Investigacin Programas y Megaproyectos que articulen simultneamente Formacin, Investigacin y Extensin

No aplica

PROYECTOS DE INVESTIGACION

Gestin acadmica de la Investigacin

No aplica

Programas y Megaproyectos que articulen simultneamente Formacin, Investigacin y Extensin

No aplica

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NIVEL 1 NIVEL 2 Programas o Megaproyectos de Extensin Educacin no formal Prestacin de Servicios Acadmicos de Extensin Gestin Tecnolgica Gestin Social PROYECTOS DE EXTENSION Asesoras en el campo educativo para la organizacin y desarrollo de programas Acadmicos Programas y Megaproyectos que articulen simultneamente Formacin, Investigacin y Extensin Gestin Acadmica de la Extensin NIVEL 3 Programas o Megaproyectos de Extensin Cursos de educacin continuada Cursos de extensin Cursos libres Seminarios y eventos Asesora y consultora Interventora Gestin tecnolgica Gestin social NIVEL 4 No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica

Asesoras en el campo educativo para la organizacin y desarrollo de programas acadmicos

No aplica

Programas y megaproyectos que articulen simultneamente Formacin, Investigacin y Extensin

No aplica

Gestin Acadmica de la Extensin

No aplica

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5. ANEXO 2

ESTUDIOS DE PREINVERSIN QUE PUEDEN SER SOLICITADOS PARA DAR AVAL A UN PERFIL

En infraestructura Fsica: Los proyectos con componentes de infraestructura fsica total o parcial, pueden requerir lo siguiente: Diseos: arquitectnicos, estructurales, elctricos, hidrosanitarios y otros estudios especiales, segn requerimiento de los usos de la edificacin. Estudio de suelos. Especificaciones tcnicas. Memorias de los diseos estructurales, arquitectnicos, elctricos, hidrosanitarios y otros. Licencia de construccin, recibo de Planeacin Metropolitana, certificado RETIE segn el caso. La aprobacin de los planos y especificaciones debe ser expedida por la Seccin de Planeacin Fsica de la Oficina de Planeacin y los presupuestos por parte de la Oficina de Gestin de Espacios. La localizacin de la obra debe estar de acuerdo con los lineamientos del Plan de Ordenamiento del Campus para cada uno de los ncleos o predios. Dotacin de Equipos: Especificaciones tcnicas y/o descripcin detallada de equipos de laboratorio, maquinaria, equipo automotor, equipo audiovisual, equipo de oficina, equipo de cmputo y dems.

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Certificacin de aprobacin de las especificaciones tcnicas de los equipos expedida por la Direccin de Laboratorios y/o el Centro de Cmputo, dependiendo del tipo de equipo.

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5. ANEXO 3

CONCEPTOS BSICOS PARA LA ELABORACIN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Para el diligenciamiento de los cuadros del presupuesto se deben entender las siguientes caractersticas: Descripcin: En esta columna, se relacionan los recursos de manera independientes que se requieren para la ejecucin del proyecto. Cantidad: Cuantificacin del recurso requerido. Unidad de medida: Es la denominacin de la unidad bsica, con respecto a la cual se describi la cantidad requerida. Tiempo: Meses requeridos para el uso del recurso. Dedicacin: Intensidad en el uso del recurso que puede ser total o parcial y va del 0.01 a 1.0. Costo unitario: Valor en pesos corrientes de cada uno de los recursos solicitados, segn la unidad de medida relacionada. Impuestos: Corresponde al valor de los impuestos que deben cubiertos por cada uno de los recursos; por ejemplo el IVA gravamen a los movimientos financieros. Costo Total: Es el producto de los tems (cantidad * tiempos * dedicacin * costo unitario) ms los costo de los impuestos.

Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin

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FINANCIACION TOTAL DEL PROYECTO ($ corrientes) (Identificacin y cuantificacin) Descripcin Gastos de Personal Servicios asociados a nmina Director del proyecto Servicios personales indirectos Remuneracin por servicios tcnicos Estimulo a estudiantes auxiliares Honorarios Subtotal personal Adquisicin de Bienes (equipos, materiales, suministros) Compra de Equipo Materiales y Suministros Subtotal bienes Adquisicin de Servicios Mantenimiento Servicios Pblicos Viticos y Gastos de Viaje Impresos y Publicaciones Arrendamientos Subtotal servicios Otros Otros gastos generales Subtotal Otros COSTO TOTAL Tiempo Costo ($ corrientes) Unidad No. Unitario Subtotal Impuestos Cantidad de Dedicacin (1) (2) (3) medida Meses

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