NORMA TCNICA COLOMBIANA

NTC 4095
1997-04-16

NORMA GENERAL ARCHIVISTICA

PARA

LA

DESCRIPCIN

E:

GENERAL STANDARD FOR ARCHIVAL DESCRIPTION

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES:

archivos; catalogacin; descripcin; descripcin archivstica; archivo histrico; descripcin documental.

I.C.S.: 01.140.20
Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC) Apartado 14237 Bogot, D.C. Tel. 6078888 Fax 2221435

Prohibida su reproduccin

Editada 2004-03-04

PRLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo nacional de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo caracterizado por la participacin del pblico en general. La NTC 4095 fue ratificada por el Consejo Directivo en 1997-04-16. Esta norma est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a travs de su participacin en el Comit Tcnico 000028 Archivstica de la STN del Archivo General de la Nacin. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN ARCHIVO GENERAL DE MANIZALES ARCHIVO HISTRICO DEL ATLNTICO ARMFILM BANCO DE LA REPBLICA FUNDACIN ANTIOQUEA PARA LOS ESTUDIOS SOCIALES GOBERNACIN DEL VAUPS MINISTERIO DE JUSTICIA UNIVERSIDAD DE CALDAS UNIVERSIDAD DEL ROSARIO UNIVERSIDAD NACIONAL DE MEDELLN UNIVERSIDAD PEDAGGICA Y TECNOLGICA DE COLOMBIA

Adems de las anteriores, en Consulta Pblica el Proyecto se puso a consideracin de las siguientes empresas: ACADEMIA DE HISTORIA DE BARRANQUILLA ARCHIVO DEPARTAMENTAL DEL VAUPS ARCHIVO HISTRICO DE LA UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DEL ROSARIO ARCHIVO HISTRICO DEL MAGDALENA ARCHIVO HISTRICO DEL VALLE BIBLIOTECA BARTOLOM CALVO GERENCIA PARA EL DESARROLLO CULTURAL DEL VALLE GOBERNACIN DE BOYAC GOBERNACIN DEL META INPEC INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DEL GUAVIARE MINISTERIO DE GOBIERNO SENA ORINOQUA Y AMAZONA UNIDAD TCNICA DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS

ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales. DIRECCIN DE NORMALIZACIN

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NORMA GENERAL PARA LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA

0.

INTRODUCCIN

Los antecedentes de esta Norma los encontramos en un borrador de Reglas Generales elaboradas por un sub-Grupo de la Comisin Ad-Hoc de Normas de Descripcin Archivstica del Consejo Internacional de Archivos, surgido a raz de la primera reunin plenaria de la Comisin, que se llev a cabo en Alemania en octubre de 1990. En junio de 1991, se reuni nuevamente este grupo en Inglaterra para estudiar el borrador, el cual fue ampliado y corregido en la reunin plenaria de la Comisin que se efectu en Madrid en enero de 1992. Este borrador de Madrid de la "Norma Internacional General de Descripcin Archivstica", ISAD(G), fue distribuido entre la comunidad archivstica internacional y expuesta en el XII Congreso Internacional de Archivos de Montreal (1992), dndose a discusin en sesin abierta. El documento se discuti nuevamente en Estocolmo en enero de 1993. Asimismo, en el mes de marzo de 1995 y bajo el auspicio del Consejo Internacional de Archivos, se llev a cabo en Cartagena un Seminario Internacional de Descripcin de Archivos, durante el cual se discuti este borrador. Colombia propuso entonces algunas adiciones, las cuales fueron acogidas. Esta Norma Tcnica Colombiana recoge entonces la ltima versin (en espaol) difundida por el CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS ms las adiciones propuestas. Es claro que esta Norma, que pretende considerar todas las posibilidades de descripcin archivstica, es aplicable en su totalidad a los archivos histricos. Para el desarrollo de cualquier tarea de carcter descriptivo, se deben realizar previamente los procesos de clasificacin y ordenacin, teniendo en cuenta los principios bsicos de la archivstica: respeto a la procedencia y al orden original de los documentos. La descripcin se efectuar de una manera racional y jerrquica, de lo general a lo particular, para lo cual identificaramos previamente las siguientes divisiones documentales posibles, las cuales representaran el acervo de un archivo histrico.

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FONDO SUBFONDO

SECCIN

SUBSECCIN

SERIE

SUBSERIE

UNIDAD ARCHIVSTICA (Expediente)

UNIDAD DOCUMENTAL (Pieza)

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1.

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GLOSARIO DE TRMINOS RELACIONADOS CON LAS REGLAS QUE SE ENUNCIAN PARA LA DESCRIPCIN DE ARCHIVOS

Los trminos definidos en este glosario forman parte de las reglas de descripcin y tales definiciones han de ser entendidas en cuanto han sido formuladas especficamente para la mejor comprensin de la norma. 1.1 ACCESO (Access). La condicin de disponibilidad de los documentos de un fondo, para su consulta, la cual debe someterse a determinadas reglas y condiciones. 1.2 DESCRIPCIN ARCHIVSTICA (Archival Description). El conjunto de actividades que desarrolla el archivo para producir catlogos, ndices, inventarios y otros, los cuales son instrumentos descriptivos o de consulta de los documentos. 1.3 EXPEDIENTE (File). Un conjunto organizado de documentos agrupados juntos para su uso en la gestin del productor o en el proceso de organizacin archivstica, debido a que se relacionan con un mismo asunto, actividad o trmite. Un expediente es, habitualmente, la unidad bsica dentro de una serie documental. 1.4 FECHAS DE CREACIN (Date of Creation). Las fechas reales en las que se produjo o elabor la documentacin incluida en una unidad de descripcin. 1.5 FECHAS EXTREMAS (Date of Accumulation). El periodo durante el cual la documentacin incluida en la unidad de descripcin, o que forma parte de ella, ha sido reunida por su productor. 1.6 FONDO (Fonds). El conjunto de documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, producidos orgnicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia, u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones de ese productor. 1.7 INSTRUMENTO DE CONSULTA. El trmino ms amplio que abarca cualquier descripcin o medio de referencia elaborado o recibido por un archivo en el proceso de establecimiento del control administrativo o intelectual sobre la documentacin. Este medio de referencia ha de permitir entonces el control, la localizacin y la recuperacin de la informacin. 1.8 INSTRUMENTO CONSULTA. DE DESCRIPCIN (Finding Aid). Vase INSTRUMENTO DE

1.9 LOCALIZACIN (Location). La sede de la institucin archivstica, o el domicilio del propietario privado, donde se conserva la unidad de descripcin. 1.10 NIVEL DE DESCRIPCIN (Level of Description). La posicin que ocupa la unidad de descripcin en la jerarqua del fondo. 1.11 ORGANISMO (Corporate Body). Una organizacin, entidad o grupo de personas que se identifica por un nombre propio y que acta, o puede actuar, como una persona jurdica. 1.12 ORGANIZACIN (Arrangement). Las operaciones intelectuales implicadas en el anlisis y organizacin de los documentos. Esta actividad implica los distintos procesos. 1.13 PROCEDENCIA (Provenance). El organismo o persona que ha creado, reunido y/o conservado y utilizado los documentos en el desempeo de su actividad como persona fsica o jurdica. 3

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1.14

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PRODUCTOR (Creator). Vase Procedencia.

1.15 PUNTO DE ACCESO A LA INFORMACIN (Access Point). Un nombre, palabra clave, trmino indizado, etc., por el cual una descripcin puede ser buscada, identificada y recuperada. 1.16 SERIE (Series). Documentos que poseen una organizacin de acuerdo al procedimiento administrativo o que son conservados como una unidad porque son el resultado de la misma gestin o procedimiento, o la misma actividad, tienen una misma tipologa, o debido a cualquier otra relacin derivada de su creacin, recepcin o utilizacin. 1.17 SUBFONDO (Sub-fonds). La subdivisin del fondo que contiene un conjunto de documentos relacionados que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. Cuando el organismo productor posee una estructura jerrquica compleja, cada sub-grupo puede tener tantos sub-grupos subordinados como sean necesarios, para reflejar los niveles de la estructura orgnica hasta la unidad administrativa subordinada ms pequea. Tambin es aplicable este trmino a aquella agrupacin que se hace de documentos por criterios geogrficos, cronolgicos, funcionales o similares. 1.18 SUBSERIE. Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestin y cuyo contenido temtico se refiere a un asunto especfico. Ej.: Serie: Subserie: CONTRATOS Contratos de prestacin de servicios Contratos de obra

1.19 TIPOLOGA (Form). El tipo de documento que puede existir en una unidad de descripcin y que se distingue de acuerdo a su origen y caractersticas externas o diplomticas. 1.20 TTULO (Title). Una palabra, frase, carcter o conjunto de caracteres con los que se define a la unidad de descripcin. 1.21 TTULO FORMAL (Formal title). Un ttulo que aparece de manera destacada en la documentacin que est siendo descrita. 1.22 TTULO ATRIBUIDO (Supplied Title). Un ttulo proporcionado por el archivero a una unidad de descripcin que carece de un ttulo formal. 1.23 UNIDAD DE DESCRIPCIN (Unit of Description). Un documento o conjunto de documentos, en cualquier soporte, tratado como una entidad, y que constituye, por tanto, la base de una sola descripcin. 1.24 UNIDAD DOCUMENTAL (Item). La ms pequea unidad de archivo, indivisible intelectualmente. Ej.: una carta, memorndum, informe, fotografa, registro sonoro. 1.25 VALORACIN (Appraisal): Proceso mediante el cual se determinan los valores tanto primarios como secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. 1.26 SELECCION (Selection): El proceso por medio del cual se determina el destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o conservacin.

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2. NIVELES DE DESCRIPCIN

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La descripcin de los documentos del Archivo Histrico o Permanente debe contemplar diversos niveles, distribuidos de acuerdo a ciertas reas o zonas que se identifican con la estructura de los elementos a describir: 1. REA DE IDENTIFICACIN 2. REA DE CONTEXTO 3. REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 4. REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN 5. REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA 6. REA DE NOTAS Tales niveles descriptivos estn, asimismo, en consonancia con la "Norma Internacional General de Descripcin Archivstica". Esta norma contiene los aspectos ideales a considerar en una descripcin archivstica; sin embargo, pensando en una gil descripcin de los fondos, se deberan diligenciar siempre, por lo menos, ciertos aspectos mnimos, sealados en el formato que contiene todos los niveles de la Norma. As, teniendo en cuenta la descripcin que haramos de un conjunto documental o de agrupaciones menores, los distintos niveles se contemplaran de la siguiente manera: . . REA DE IDENTIFICACIN: se diligencian TODOS los niveles REA DE CONTEXTO (a nivel de SERIE, UNIDAD ARCHIVSTICA y UNIDAD DOCUMENTAL):

Quedaran como NO OBLIGATORIOS los siguientes niveles: 2.1 Nombre del Productor 2.3 Forma de Ingreso 2.4 Historia Administrativa 2.5 Historia de la Custodia . . . . REA DE CONTENIDO: Se diligencian TODOS los niveles, exceptuando cuando se trate de UNIDAD ARCHIVSTICA y UNIDAD DOCUMENTAL. REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN: Se diligencian TODOS los niveles. REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA: Se diligencian TODOS los niveles. REA DE NOTAS: Se diligencian TODOS los niveles. Podemos observar los niveles de descripcin de la norma - posicionados en las zonas o reas correspondientes - en el formato para la descripcin del Archivo Histrico: (vase el Anexo A). 3. DOCUMENTO DE REFERENCIA:

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. ISAD(G) International Standard Archival Description.

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Anexo A (Normativo) Formato de descripcin archivstica Colombia

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

DIVISIN DE CLASIFICACIN Y DESCRIPCIN FORMATO DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA 1

ARCHIVO HISTRICO O PERMANENTE

1.
1.1

REA DE IDENTIFICACIN
CDIGO(s) DE REFERENCIA TTULO ___________________ ___________________ ___________________

1.2

_______________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

1.3 1.4 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4

FECHA(s) DE CREACIN DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIN ____________________________________ NIVEL DE DESCRIPCIN VOLUMEN CARPETAS FOLIOS TIPO DOCUMENTAL N DE ORDEN _ _________ SOPORTE ________________________________ _____ _________________ / _ OTROS ____

_______ ______________

_ / __ ______ LEGAJOS __ __________

/__ ______ CAJAS

_________________________________________ _________________________ ____________________________

___________________________ ___________________________

2.
2.1 2.2

REA DE CONTEXTO
NOMBRE DEL PRODUCTOR FORMA DE INGRESO ___________ _______ ______________________________ ______________________________

Este formato corresponde a los Elementos de Descripcin propuestos por el Consejo Internacional de Archivos. A este formato se han adicionado los niveles que aparecen en letra cursiva y que provienen de la Ficha de Descripcin que utiliza la Divisin de Clasificacin y Descripcin del A.G.N.

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2.3

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HISTORIA INSTITUCIONAL / NOTA BIOGRFICA _ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ FECHA(s) EXTREMAS DE GENERACIN DE LOS DOCUMENTOS POR EL PRODUCTOR_______________________________________________________________________ HISTORIA DE LA CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS ___________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________

2.4

2.5

3. 3.1

REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

RESUMEN / NOTA DE ALCANCE Y CONTENIDO __________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ LUGARES NOMBRES / CARGOS TEMAS _________ ____ _________________________________ ___________ ____ ______________________________________ __________ ______________________________ __ ___________ __________________________________________ __________ _______________________________________ ____________ __________________________________________ ____________ _ __________________ __________________

3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2 3.3 3.4

VALORACIN, SELECCIN Y ELIMINACIN ____________________

SISTEMA DE ORGANIZACIN ____________ ____ ___________________________________________________________________________________ NUEVOS INGRESOS ___________ ___________________________________________________________________________________

4. 4.1 4.2

REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN

CONDICIONES DE ACCESO ___________ ___________ ___________________________ __________________________________________

CARACTERSTICAS FSICAS Y ESTADO DE CONSERVACIN _____________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

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4.3

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INSTRUMENTOS DE CONSULTA ___________ __________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ SITUACION JURDICA ___________ ______________________________

4.4 4.5 4.6

DERECHOS DE AUTOR / NORMAS SOBRE REPRODUCCIN _________ ______________ ____________ __________________________________________ LENGUA DE LOS DOCUMENTOS ____________ __________ __________________________ ___________________________________________

5. 5.1

REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA

LOCALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES ___________________________________ ___________________________________________________________________________________ EXISTENCIA DE COPIAS ____________ ______________________________ ___________ ______________________________________________________________________ UNIDADES DE DESCRIPCIN RELACIONADAS EN EL ARCHIVO ____________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ DOCUMENTACIN COMPLEMENTARIA EN OTROS ARCHIVOS ______ _______________ ____________ __________________________________________ ____________ __________________________________________ BIBLIOGRAFA _________ ____________________________________ __________ _______________________________________________________________________

5.2 5.3

5.4

5.5

6. 6.1

REA DE NOTAS
NOTAS _________ _ _______________________________________ ____________ ________________________________________________________________ ___________________________________________________ __________________________________________________ ___________________________________________________ ____________________ . . . . . . .

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Anexo B (Informativo) Explicacin de los niveles de descripcin contemplados en el formato

1.
1.1

REA DE IDENTIFICACIN
CDIGO (s) DE REFERENCIA En este nivel se pretende identificar el documento a describir, relacionndolo con su ubicacin fsica en el archivo: incluye el cdigo del pas de conformidad con la Norma ISO 3166, seguido del cdigo asignado al edificio de archivo o depsito de acuerdo con la Norma nacional-, ms la signatura topogrfica local: Ejemplo: CO AGN Depsito 4, Estante 12, Cara B, Bandeja 1

1.2

TTULO Denominacin de la unidad de descripcin. Si la unidad de descripcin ya tiene un ttulo, se debe mencionar aqu, respetando los trminos originales (orden y ortografa), mas no necesariamente en lo relativo a la puntuacin y las maysculas. Si no posee un nombre, se le debe asignar uno. Este ttulo debe corresponder al nivel de descripcin (Fondo, Seccin, Subseccin, Serie, Expediente) Ejemplo:
(Ttulo a nivel de Fondo):

.Ministerio de Gobierno
. Oficina de Derechos de Autor
(Ttulo a nivel de Seccin):

. Telegramas relativos a posesiones presidenciales . Carta dirigida al Presidente Nez

1.3 FECHAS DE CREACIN DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIN Anotar aqu las fechas reales de creacin de los documentos que componen la unidad de descripcin. Si en la unidad de descripcin se incluyen documentos generados antes de la creacin del organismo o del nacimiento del individuo productor, tales fechas deben contemplarse en este rengln. (vase el numeral 2.4, Fechas de generacin de los documentos por el productor) 9
(Ttulo a nivel de pieza documental):

(Ttulo a nivel de Serie):

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Se suministrarn estas como fechas nicas o como periodo cronolgico, segn el caso. La inclusin como periodo cronolgico se dar, excepto cuando la unidad de descripcin es un fondo abierto a nuevas transferencias. En caso de ser un periodo, se indicarn las fechas extremas. Ejemplo: a) 1855-1882 (Relacin y remisin de documentos correspondientes al Estado de Cundinamarca -ttulos de tierras baldas y certificacin- enviados a la Secretara del Tesoro para su incineracin. Las fechas de los documentos relacionados y remitidos oscilan entre 1855 y 1866). (comparar con 2.2) b) 14.07.1855 - 09.11.1882

Otras fechas podran ser:

c)

Antes de 1759 en los casos de no poderse precisar la fecha con exactitud Despus de 1880

d) e)

1937

Opcional (para FONDO o SECCIN): Se incluirn las fechas predominantes o de mayor concentracin, as como las lagunas significativas (siempre que se indiquen las fechas predominantes, deben incluirse las fechas extremas). Ejemplo: 1855-1882 (predominantes: 1855-1866) 1855-1882 (lagunas: 1861-1867)

NOTA: En caso de que se mencionen en la unidad de descripcin fechas distintas a las de creacin de la misma y que no correspondan a las fechas reales del documento, esto se debe mencionar en el tem 6.1, "Notas". Ej.: (hipotticamente nos estamos refiriendo a un documento generado en 1786): "Se hace referencia al 5 de Octubre de 1555, cuando un Acuerdo de la Audiencia dispuso que se les diga diariamente la misa a los presos de la crcel..."

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1.4 NIVEL DE DESCRIPCIN

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Se debe sealar el nivel al cual corresponde la unidad de descripcin. Ejemplos: Fondo Subfondo Seccin Subseccin Serie Subserie Expediente Pieza Documental 1.5 VOLUMEN DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIN Se debe indicar aqu el volumen de la unidad de descripcin, sealando la cantidad de unidades fsicas - en nmeros arbigos - y mencionando seguidamente la clase de soporte de los documentos que la componen. Ejemplos: Volumen: 15 folios 1.5.1 Soporte: Papel

CARPETAS, LEGAJOS, CAJAS, OTROS

En el espacio correspondiente debe sealarse el nmero con el cual se identifica a la unidad de conservacin.
Ejemplo: 12 / Carpeta _________ Legajo 8 / _________ 3 / _________ Paquete 19 __________ 11

Caja

Otros

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Cuando se diligencien los subniveles anteriores, debe tenerse en cuenta que el primer nmero corresponde al nmero de orden de la unidad de conservacin (consecutivo) y el segundo al nmero total de unidades de conservacin del Fondo, Seccin o Serie descritos (correlativo), separado por una barra oblicua (/). 1.5.2 FOLIOS

En este punto se indica el nmero con el cual se identifica el folio o los folios de la unidad de descripcin. Ejemplo: 22-31 Folios ______

1.5.3

TIPO DOCUMENTAL

La consideracin de la tipologa documental es bien importante para el anlisis descriptivo. Esta tiene regularmente dos acepciones: la diplomtica y la jurdico-administrativa. As, una Escritura (tipologa diplomtica), por ejemplo, puede ser de poder, venta, etc. (tipologa diplomtica). Y su enunciacin debe contemplar los dos aspectos: Escritura de Poder, Escritura de Venta, etc. 2 Con respecto a la unidad archivstica, se trata el mismo criterio: Expediente de confirmacin de Encomienda

Tipologa Diplomtica

Tipologa Jurdica

(se enuncian aqu las dos acepciones de tipologa). 1.5.4 N DE ORDEN

Al elaborar un catlogo,3 se le asignan a cada documento dos tipos de numeracin: una correlativa y otra consecutiva.

HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de Instrumentos de Descripcin Documental, p. 85 El CATLOGO contiene solamente la resea de la unidad de descripcin, la cual debe ir identificada con el nmero consecutivo que le corresponda y la referencia de la unidad de conservacin respectiva.

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La numeracin CORRELATIVA consiste en el nmero que se le da a cada unidad descriptiva (pieza documental, expediente, etc.), por cada unidad de conservacin (legajo, caja, paquete, etc.). El nmero correlativo (Nmero de Orden) es la referencia entonces para cada unidad descriptiva, v.gr. por cada legajo de un fondo. El nmero consecutivo en cambio ("Nmero de ndice"), se refiere al nmero dado a cada unidad descriptiva dentro del fondo (de "1" a "n"). Es decir, se numeran ininterrumpidamente los documentos hasta la ltima unidad. Este nmero equivale, en un manejador de bases de datos como Micro CDS/Isis, al nmero de registro o MFN (Master File Number).

2.
2.1

REA DE CONTEXTO
NOMBRE DEL PRODUCTOR Se debe relacionar aqu el nombre del productor o productores de la unidad de descripcin, bien sea una persona, una entidad o institucin. Ejemplos:

En el caso de una entidad: . Secretara de Marina Cuando se refiera a una persona, cuyo nombre identifique una COLECCIN o ARCHIVO PARTICULAR, debe anotarse en el siguiente orden: APELLIDOS - Nombres - Cargos (con el objeto de lograr listados alfabticos): AMAR Y BORBN, Antonio Virrey

Apellidos

nombre

cargo

En muchos casos se mencionar en el documento el cargo o posicin de la persona objeto de la descripcin. Sin embargo, si se desconoce este, debemos anotar el papel que desempea o la caracterstica que lo identifica. As, podremos encontrar que apareceran en el ndice: Paula. negra. / CASTILLO, Jos Felipe. Testigo de fianza / ESCOBAR, Carlos Ernesto. Testigo de cargo judicial / Leoncio. esclavo / LOZANO, Clodoveo. Testador / 2.2 FORMA DE INGRESO Se debe informar acerca de las circunstancias de ingreso de la unidad de descripcin al archivo.

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Se har mencin de la persona que hizo donacin del documento o del origen de su adquisicin. Si son desconocidos, indicarlo. Ejemplo: . . 2.3 Donacin de BERNARDO J. CAYCEDO al Archivo Nacional, en Julio de 1970. Libros transferidos por el Ministerio de Industrias y Fomento, Abril de 1927.

HISTORIA INSTITUCIONAL / NOTA BIOGRFICA Se debe suministrar la historia administrativa de la entidad u organismo productor del documento, o una nota biogrfica si su productor es un individuo. Los elementos que se deben enunciar en este nivel deben referirse, si es una entidad, a su origen, evolucin y funciones. Si se trata de un individuo, deben indicarse sus apellidos, nombres y cargos, lugares, fechas de nacimiento y defuncin, actividades. Ejemplos: . El VIRREINATO DE LA NUEVA GRANADA fue creado por Decreto del soberano Felipe V, en mayo de 1717, con una jurisdiccin que abarcaba los territorios que ms tarde conformaran la Gran Colombia. Don ANTONIO DE LA PEDROSA Y GUERRERO lleg a Santaf con el propsito de instalar el Virreinato, ostentando el ttulo de Gobernador, Capitn y Presidente de la Real Audiencia. Sin embargo, la Cdula Real que lo nombr no le otorgaba la calidad de Virrey. Por tanto su sucesor, Don JORGE DE VILLALONGA, se considera a menudo como el primer Virrey del Nuevo Reino de Granada, quien tom posesin de su cargo en 1719. El ltimo Virrey en ocupar el Palacio, fue Don Juan Smano, quien sali de l para no regresar jams, en el ao de 1819. FRANCISCO JOSE DE CALDAS, notable cientfico y patriota colombiano nacido en 1770 en la ciudad de Popayn y quien muri fusilado por rdenes del General espaol PABLO MORILLO en 1816. Su obra cientfica contribuy al desarrollo cultural de la naciente repblica. Hacia 1807 fund el Semanario de Nueva Granada, obra de gran inters cientfico reimpresa en Pars por el ao de 1849.

2.4

FECHAS DE GENERACION DE LOS DOCUMENTOS POR EL PRODUCTOR Se consignan aqu las fechas de creacin de aquella unidad de descripcin que contenga acciones registradas en los documentos por el productor. Tales fechas no pueden ser anteriores a la creacin del organismo o al nacimiento del individuo productor (las fechas de aquellos documentos con otras procedencias que formen parte de la unidad de descripcin, como los que resultan de una investigacin legal, deben anotarse en el numeral 1.3, Fechas de creacin de la unidad de descripcin).

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Ejemplo: 1855-1866

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(Relacin y remisin de documentos correspondientes al Estado de Cundinamarca - ttulos de tierras baldas y certificacin- enviados a la Secretara del Tesoro para su incineracin. Las fechas de los documentos relacionados y remitidos oscilan entre 1855 y 1866).

2.5

HISTORIA DE LA CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS: Aqu se deben mencionar los cambios de propiedad y custodia de la unidad de descripcin, detallando tambin las fechas pertinentes, as como registrar aquellos datos que contribuyan a demostrar su autenticidad, integridad e interpretacin.

Ejemplo:
"La documentacin correspondiente al fondo BERNARDO J. CAYCEDO fue donada al entonces Archivo Nacional de Colombia por el historiador y acadmico Bernardo J. Caycedo. Tales documentos permanecieron en poder de su familia por casi dos siglos. En una primera entrega (9 de Julio de 1970), pasaron al Archivo 367 expedientes y papeles sueltos, en su mayora correspondientes al siglo XVI y ordenados en 44 cajas. Posteriormente, en 1975, se hizo una segunda entrega de 4.767 documentos contenidos en 11 cajas, correspondientes al perodo comprendido entre los aos de 1838 y 1907."

3.
3.1

REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

RESUMEN / NOTA DE ALCANCE Y CONTENIDO En este nivel se debe registrar el contenido de la unidad de descripcin, con la finalidad de que el usuario juzgue el inters potencial y utilidad de tal informacin. Se elabora entonces una resea del documento, la cual debe contener los siguientes elementos: Autor, Destinatario, Perodos Cronolgicos y Contenido. Como es una resea, naturalmente el contenido no debe ser muy extenso. Sin embargo debe ser lo suficientemente amplio y debe dar una idea clara de la informacin que puede encontrarse en la unidad de descripcin. 4

NOTA RELATIVA A LAS NORMAS DE TRANSCRIPCIN: Si el documento objeto de la descripcin es una pieza antigua que requiera transcripcin al espaol, se deben observar las normas para la transcripcin de documentos histricos hispanoamericanos, aprobadas en la Primera Reunin Interamericana sobre Archivos, celebrada en Washington en el ao de 1961. En general, deben observarse las reglas ortogrficas actuales.

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Ejemplo:

NTC 4095

"Demanda instaurada en 1805 por el Monasterio de Santa Clara de Santaf, sobre la mortuoria de SIMN VLEZ y FRANCISCA MONTOYA, por la dote que stos le asignaran a MARA JOSEFA DE SAN IGNACIO, religiosa Clarisa de la ciudad de Antioquia. Igualmente, se hace referencia a las reparaciones que se han efectuado en dicho monasterio". Una vez elaborada la resea de contenido, se deben extraer de all aquellos elementos que son susceptibles de indizacin, como en el caso de las categoras Toponmicas, Onomsticas, Cronolgicas y Temticas. Estos elementos deben consignarse como "subniveles" del nivel de Contenido. (Vase los numerales 3.1.1; 3.1.2; 3.1.3). 3.1.1 LUGARES Santaf / Santaf -Monasterio de Santa Clara- / Honda / Antioquia (ciudad) En el caso anterior encontramos un punto (Monasterio de Santa Clara) que se debe inscribir dentro del toponmico (del griego topos, lugar) correspondiente (Santaf). De tal manera que en el Indice impreso quedara de la siguiente manera: SANTAF Monasterio de Santa Clara 0028 (vase Anexo C) Debe escribirse primero el nombre propio tal y como cotidianamente se le conozca, seguido entre parntesis por el accidente o ubicacin geogrfica: Santa Marta (ciudad) Sierra Nevada de Santa Marta (macizo) Cocuy (ro) Cocuy (sierra nevada) El Cocuy [En este caso va solo. Aqu se refiere al municipio] Los toponmicos se consignarn de acuerdo a la divisin poltico-administrativa del momento en el cual se describe y se registra a continuacin la circunscripcin territorial de la poca del documento.

Toponmico Mayor Localidad menor Nmero de ndice del Catlogo

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Ejemplos: Cartagena (Bolvar) 8 Baha 309, 804 Distrito 170, 84, 490 Provincia 749, 506

NTC 4095

Sabanalarga (Antioquia) Cantn (Provincia de Cartagena) 99 Distrito Parroquial (vase Anexo C) 74

Si se hace necesario suministrar algunas indicaciones relativas a cambios de ubicacin o de nombre, conviene hacerlo a nivel de "NOTAS". 3.1.2 NOMBRES / CARGOS El orden a seguir al diligenciar el nivel de nombres, debe ser el siguiente: APELLIDO(s), Nombre(s). Cargo. Ejemplos: ALVAREZ DE SANTILLAN, Juan Jos. Capitn, Encomendero
Apellido(s) Nombre(s) Cargos(s)

117

Nmero de ndice del Catlogo

CAMACHO, Martn. Escribano 98 CARDENAS, Vicente. Gobernacin Provincia de Popayn. 288 DE LIAN Y CISNEROS, Charcas) -Bolivia-. 77 Melchor. Arzobispo de La Plata (Provincia de los

DE MORALES BOCANEGRA, Ambrosio. Capitn, Alcalde Ordinario de Ibagu 5 DE OCANDO, Sebastin. Obispo de Santa Marta 44 DE OJEDA, Alonso. Fraile 1708 17

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FLREZ DE OCARIZ Y ACUA, Joseph. Capitn, Corregidor 834 GARCA, Francisco. Escribano, Notario Apostlico 66 HENRIQUEZ, Luis. Oidor 45 LPEZ SALGADO, Gaspar. Alcalde Ordinario 759 RICO, Andrs Joseph. Religioso Dominico 22 RUZ DE RIAO, Antonio. Presbtero 180 (vase Anexo C) En lo posible, se debe abreviar el tem relativo a "cargo", suprimiendo preposiciones: RODRGUEZ GAFARO, Alonso. Relator Real Audiencia y No "Relator de la Audiencia" DE TORRES, Cristbal. Obispo Nuevo Reino de Granada y No "Obispo del Nuevo Reino de Granada" En caso de no existir apellidos, como cuando se mencionan los esclavos o los indgenas, consignar el nombre acompaado de una caracterstica o connotacin que la identifique: Paula. Negra esclava Si aparece el ttulo nobiliario sin el nombre, debe consignarse: SFRAGA. Marqus Ahora bien, si no aparece el cargo, se escribir nicamente el nombre: MATA, Mateo Si aparece el apellido sin el nombre, se debe dejar como aparece: RODRGUEZ

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NORMA TCNICA COLOMBIANA 3.1.3 TEMAS

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Los TEMAS o DESCRIPTORES deben dar una idea clara de lo que se desea expresar. Se debe hacer uso primero, del descriptor principal, seguido de una acotacin a este entre parntesis- que hace referencia a qu se dice del tema principal y por ltimo, si es el caso, agregar entre guiones una expresin que indique qu trmite o gestin se est mencionando. Algunas veces esta ltima expresin coincide con la tipologa documental.
TEMA PRINCIPAL (Calificativo) -clase de gestin000 Nmero de ndice del Catlogo

Ejemplos: MINAS (explotacin) -pleitos748 ESCLAVOS (remates) -postulaciones88 ESCRITURAS PBLICAS (cancelaciones) -solicitudes3 CONVENTOS (rentas) -remates9 EMPADRONAMIENTOS (relaciones) 123 SALARIOS (Nmina) 86 (vase Anexo C) 3.2 VALORACIN, SELECCIN y ELIMINACIN Aqu se debe informar acerca de cualquier operacin realizada sobre la unidad de descripcin en lo que tiene que ver con los procesos de valoracin, seleccin y eliminacin, si es que ello afecta o modifica la interpretacin de los documentos. Igualmente, aqu se debe informar acerca de las reglas de conservacin o permanencia (Tablas de Retencin) que le conciernen. Si se cree conveniente, se debe anotar el nombre de la persona responsable de la clasificacin. Ejemplo: "Se ha determinado que stos documentos, debido a su valor testimonial, deben ser conservados permanentemente a partir de un trmino de diez aos de existencia".

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"Han sido eliminadas las copias de estos documentos, en virtud del Acuerdo N 12 del da 17 de Septiembre de 1990, expedido por la Junta Directiva de la entidad ___________________."

3.3

SISTEMA DE ORGANIZACIN Se debe proporcionar informacin acerca de la ordenacin que el archivista le ha dado a la unidad de descripcin. Se enunciarn las principales caractersticas de la estructura interna y el orden de los documentos.

Ejemplos:

. . . .
3.4

Expedientes ordenados alfabticamente. Encontramos un nmero consecutivo (por legajo) asignado a cada documento. La ordenacin por legajo sigue un orden cronolgico. Hay dos series: Copiadores de correspondencia, Libros de Actas.

NUEVOS INGRESOS Aqu se debe indicar si se esperan futuros ingresos documentales que alteren el volumen de la unidad de descripcin. Se informar entonces sobre la cantidad y frecuencia de tales ingresos.

Ejemplo: Los documentos de carcter histrico de la Oficina de Sanidad se transfieren a este archivo -una vez cumplido su valor administrativo- al final del ao, en el mes de Diciembre. En promedio, son depositados en este archivo diez (10) metros lineales cada ao.

4.
4.1

REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN

CONDICIONES DE ACCESO Se sealarn aquellas condiciones (legales o materiales) que restrinjan o afecten el acceso a la unidad de descripcin. Se informar el periodo de restriccin de su consulta y la fecha aproximada en la cual se pondr nuevamente a disposicin.

Ejemplos: . Acceso restringido a este material. Slo podr consultarse con el permiso expreso del director de la entidad productora.

20

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Correspondencia familiar que solamente puede ser consultada a partir del ao 2.020. Documento en tratamiento por ataque biolgico. Estar en servicio nuevamente a partir del 1 de Octubre de 1996. No se podr acceder a este documento, hasta tanto se haya microfilmado. La mayora de estos documentos se pueden consultar libremente. Sin embargo, aquellos relativos a Hojas de Vida, slo podrn consultarse con el permiso del gerente de la entidad.

4.2

CARACTERSTICAS FSICAS Y ESTADO DE CONSERVACIN Aqu se debe proporcionar informacin acerca de cualquier caracterstica fsica relevante que afecte la utilizacin de la unidad de descripcin.

Ejemplos:

. . . . . . .
4.3

Marca de agua: (folio 76) Escudo de Armas rematado por una corona (6 cms de alto x 3 cms de ancho

Papel sellado para los aos de 1784-1785 y refrendado para el periodo de 1786-1787.
Folio roto en el extremo superior izquierdo Documento mutilado. Presenta oxidacin en la tinta, lo cual hace difcil su lectura. (Folio 345) Color del papel: azul plido. Folio manchado en el borde inferior izquierdo.

INSTRUMENTOS DE CONSULTA Aqu se informar sobre cualquier instrumento de consulta que est en el archivo o que posea el productor y que nos proporcione informacin sobre el contenido de la unidad de descripcin.

Ejemplos:

. . .

ndice temtico de la documentacin producida despus de 1924. ndice de la Correspondencia, hasta 1911 Catlogo de Actas de Junta Directiva del Ministerio de la Economa, perodo 18771910. Imprenta del Ministerio de la Economa, 1915. 21

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4.4

SITUACION JURDICA En este nivel se debe dar informacin acerca de la situacin legal o status jurdico de la unidad de descripcin.

Ejemplo:

.
4.5

Documentacin transferida en virtud del Decreto 010 de 1987.

DERECHOS DE AUTOR / NORMAS SOBRE REPRODUCCIN Aqu se consignarn las normas relativas a la utilizacin, reproduccin o publicacin de la unidad de descripcin, despus de haber tenido acceso a ella. Cualquier restriccin al respecto debe mencionarse aqu.

Ejemplos:

. .

Derechos adquiridos por ANTENA Televisin. Prohibida la reproduccin de fotografas, sin autorizacin escrita de los sucesores del seor Samuel Velsquez.

4.6

LENGUA DE LOS DOCUMENTOS Aqu se deben sealar los idiomas predominantes en los documentos que conforman la unidad de descripcin. Se deben mencionar tambin distintos tipos de alfabetos, tipos de escritura, smbolos y abreviaturas utilizadas.

Ejemplos:

. . . .

Espaol Texto principal en francs. Anotaciones marginales en ingls Latn Italiano

22

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5.
5.1

REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA

LOCALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES Si la unidad de descripcin es una reproduccin, y alguna persona o entidad posee los originales, stos se deben mencionar aqu, siempre y cuando esta informacin no sea confidencial. Se informar igualmente de cualquier dato que sirva para localizar la documentacin original. Si los documentos originales ya no existen, mencionarlo.

Ejemplos:

. . .
5.2

Documento original, en la Biblioteca Nacional, Sala de la Constitucin. Originales destruidos, luego de su microfilmacin en 1988. Originales en la Academia Colombiana de Historia.

EXISTENCIA DE COPIAS Si la unidad de conservacin se encuentra en otro tipo de soportes - bien sea en el archivo o fuera de l - se debe mencionar aqu, indicndose adems el lugar donde puede ser consultado.

Ejemplos:

. .
5.3

Actas de sesin plenaria: tambin disponibles en microfilm. Mapas de la Comisin Corogrfica 1850-1858: disponibles tambin en vdeo.

UNIDADES DE DESCRIPCIN RELACIONADAS EN EL ARCHIVO Se deben identificar otros documentos que se relacionen con la unidad de descripcin. Si la fuente complementaria es un instrumento de consulta, debemos utilizar para ello el nivel 4.3 -Instrumentos de Consulta-.

Ejemplos:

Para conocer ms documentos relativos a la Expedicin Botnica, vase por ejemplo: Seccin "Colecciones", fondo "Enrique Ortega Ricaurte", Carpeta 2, Folios 1-25. Expedientes relativos a la censura de prensa. Vase el fondo "Ministerio de Gobierno" - Seccin 5, Tomo 7, Folios 73 a 278. Series documentales relacionadas: Acuerdos de la Asamblea Departamental. 23

. .

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5.4

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DOCUMENTACIN COMPLEMENTARIA EN OTROS ARCHIVOS Aqu se debe sealar la existencia en otros archivos de aquella documentacin relacionada con la procedencia de la unidad de descripcin.

Ejemplos:

. .

ARCHIVO CENTRAL DEL CAUCA, expedientes relativos a la Real Casa de Moneda de Popayn. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, fondos relativos a la Secretara de Guerra y Marina

5.5

BIBLIOGRAFA Se indicar cualquier publicacin que se haya basado en la utilizacin y anlisis de la unidad de descripcin.

Ejemplos:

. .

Folios 70-77: publicados en el Boletn de Historia y Antigedades, Ao XXV, N 344, ao de 1978, pgs. 4-11. Folio 44: se hace alusin a este documento en la obra Historia Eclesistica y Civil de la Nueva Granada, Tomo I, pg. 151, Biblioteca de Autores Colombianos, Ao de 1957.

6.
6.1

REA DE NOTAS
NOTAS En este nivel se proporcionar informacin adicional de importancia, que no corresponda a ninguno de los niveles anteriores.

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Anexo C (Informativo) Ejemplos para la elaboracin de catlogos e ndices* Ejemplos relativos a los productos finales de una descripcin, como es el caso de los instrumentos de consulta denominados CATLOGOS e NDICES:

CATLOGO
N de ndice DESCRIPCIN Caja, Legajo, Folios

01658

Bogot. 00-00-1991. Texto de articulado debatido en la ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE y que remite su secretario, JACOBO PREZ ESCOBAR, a la Presidencia de la misma. Tema: Trabajo.- Articulado (votacin Junio 18 de 1991)....

21,312,105-107. Copia

01659

........

NDICES
NDICE CRONOLGICO 25-02-91 00005, 00095, 01567, fecha 00006, 00018, 00077, 00145, 00227, 00456, 01658, 01770...

nmero de ndice (remite al CATLOGO)

13-03-91 00124, 00765...

NDICE TOPONMICO BOGOTA 00001, 00003, 00010, 00097, 00870, 00955, 01548, 01658, nmero de ndice 01794, ... (remite al CATLOGO) Banco de la Repblica 00077, 00135, 00188, ... Barrio La Virginia 03504

(Fuente: ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, Seccin: CONSTITUCIONES - ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE 1991).

REPUBLICA,

Fondo:

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NDICE ONOMSTICO

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PREZ ESCOBAR, Jacobo. Secretario General ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE 1991 00001, 00079, 00158, 00773, 00915, 00986, 01382, 01420, 01579, 01658, 01913,...

NDICE TEMTICO TRABAJO Articulado: 01658, 04515 nmero de ndice Primer Debate, (remite al CATLOGO) 04527 Artculos 5 y 6 - Proposicin Aditiva 00869 Cultura y Medios de Comunicacin (Reforma Constitucional) - Propuesta N 5 02188 Derecho a la Huelga (Artculo 5) Proposiciones Aditiva 04614, 04615 Sustitutivas, 00871 N 3, 04263 Derecho de Asociacin - Proposicin Sustitutiva N 4 Integrantes Subcomisin; Autores Aditivas y Sustitutivas -listado00883 Intervencin, 02003 Proposicin, 02194 Propuestas, 02010, 02948 Trabajador Informe Ponencia, Articulado, 02689 Ponencia, 1 Parte, 01757 Proyecto de Articulado, 26
04264

Varios niveles de Indizacin

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01760 Valor Fundamental - Proyecto N 63 02254 Votacin Articulado 00882 y Derechos Sindicales -Ponencia01755 TRMITE de las leyes -discusin03476 TRANSICIN Participativa Hacia Nuevas Instituciones - Proposicin Sustitutiva N 2104016...

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TABLA DE CONTENIDO Pgina 0. 1. INTRODUCCIN........................................................................................................ 1 GLOSARIO DE TRMINOS RELACIONADOS CON LAS REGLAS QUE SE ENUNCIAN PARA LA DESCRIPCIN DE ARCHIVOS........................................ 3 NIVELES DE DESCRIPCIN..................................................................................... 5 DOCUMENTO DE REFERENCIA............................................................................... 5

2. 3.

Anexo A. Formato de descripcin archivstica .................................................................. 6 Anexo B. Explicacin de los niveles de descripcin contemplados en el formato ...................................................................................................... 9 REA DE IDENTIFICACIN ............................................................................... 9 REA DE CONTEXTO ...................................................................................... 13 REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA ........................................................ 15 REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIN................................. 20 REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA ...................................................... 23 REA DE NOTAS ............................................................................................. 24 Anexo C. Ejemplos para la elaboracin de catlogos e ndices...................................... 25