Manual Coi57 SCT

Grump
MANUAL DE AYUDA Aspel-COI 5.7 Sistema de Contabilidad Integral

.:: Sanatas Cra cker Team ::.
Manual de Ayuda COI 5.7 ~ GRUMP ~ .:: Sanatas Cracker Team ::.
Gua Prctica de Procesos Qu debo capturar y en qu orden? Interaccin entre mdulos Qu funciones hacen ms eficiente mi sistema? Qu Reportes puedo generar en mi sistema?
Qu es Aspel-COI? Es un programa de cmputo que te permite un manejo ms rpido y seguro de tus procesos de organizacin y control, en aspectos operativos, fiscales y contables de tu empresa. La informacin que ingreses en tu computadora es la que podrs procesar y aprovechar para obtener resultados financieros precisos que, de otra manera, te tomara ms tiempo lograr. Adicionalmente podrs calcular la depreciacin y revaluacin de los activos fijos. Adems de obtener reportes y grficas de alto nivel e interactuar con los dems sistemas de la lnea Aspel para lograr una administracin automatizada. Aprovecha las ventajas de la contabilizacin electrnica. Esta aplicacin te permite mantener la integridad de tu informacin con sencillos procedimientos que puedes ejecutar con el teclado o con la ayuda del ratn. Para evitar errores de captura, el sistema est pensado de manera que confirmes cada uno de tus registros y puedas borrarlos o modificarlos. Sin embargo, debido a la naturaleza de la informtica electrnica, debers proteger tu informacin respaldndola, as como darle mantenimiento a tus datos cuando adviertas que tus catlogos se encuentran daados. Con estos cuidados, el sistema ser tu mejor aliado para aminorar tu carga de trabajo y minimizar la posibilidad de errores. Caractersticas del sistema

Los siguientes son algunos de los procesos en los que obtendrs mayores beneficios con el manejo electrnico de tu contabilidad:
Manejo de Base de El sistema tiene la posibilidad de cambiar el formato de sus archivos de trabajo, a otras bases de Datos Abiertas datos como: DBASE, ORACLE, DB2 y MS-SQL esto te permitir explotar la informacin generada por Aspel-COI en otras aplicaciones que soporten dichos formatos de base de datos.. La base de datos de Aspel-COI est estructurada por omisin en PARADOX. Base de datos abierta Administrador de perodos Esta consulta concentra algunos procesos que por su naturaleza o funcin estn relacionados con un ejercicio contable. En el administrador de perodos podrs consultar informacin relevante de todos los perodos creados, entre los que destacan: si se requiere traspaso o no, la ruta de datos del perodo, etc, tambin podrs seleccionar el perodo de trabajo y realizar diferentes operaciones tales como: Traspaso de saldos. Creacin del siguiente perodo. Configura la base de datos Crear una nueva contabilidad. Auditar /desauditar perodo. Elimina un perodo Generar respaldos, entre otros.
Cierre de perodos En el Administrador de perodos se adicion la opcin "Auditar/Desauditar perodo" que te permitir marcar como cerrado un perodo de trabajo, es decir, bloquear el acceso a dichos perodos para que stos no puedan modificarse. Auditar /desauditar perodo Nueva interfase de consultas Para agilizar la consulta de informacin, la estructura y presentacin de los principales catlogos y ahora mediante consultas dinmicas es posible: Revisar fcilmente desde la misma consulta la informacin relacionada sin necesidad de desplegar ms catlogos, por ejemplo: desde el catlogo de cuentas podrs consultar los movimientos registrados para una cuenta en particular, ya que al posicionarse en una subcuenta se desplegarn automticamente todas las plizas que sta tenga registradas y si as lo deseas podrs consultar el detalle de las plizas en ese momento. Otro ejemplo de esta versatilidad es el catlogo de plizas donde con slo posicionarse sobre una pliza especfica podrs observar en la parte inferior de la consulta los movimientos de cargo y abono registrados en sta. Personalizar las consultas de varias formas:
l
Ordenando la informacin de manera ascendente o descendente, a partir de alguno de los campos o columnas disponibles. Seleccionando las columnas que deseas visualizar en la consulta. Ordenando las columnas de la consulta segn las necesidades especficas, para definir que columna estar en la primera posicin, cual en la segunda y as sucesivamente.
l l
Personaliza tu consulta Catlogo de Cuentas Las caractersticas y funciones ms relevantes que pueden realizarse en el catlogo de cuentas son: a) En la consulta:
l
Identificar fcilmente las cuentas que pertenecen a un rango en particular para su consulta posterior. Realizar una Asociacin de cuentas dependiendo del rubro al que pertenezcan. Dar de alta un Nuevo rubro de cuentas y asociar las cuentas que pertenecern a dicho rubro. Consultar los Auxiliares o movimientos de las cuentas y Los saldos histricos. Exportar la consulta de auxiliares a formato Excel.
l l l l
b) Al dar de alta una cuenta:

l
Seleccionar la naturaleza de sta (acreedora o deudora), lo que permitir que el sistema no tenga que manejar nmeros negativos en los saldos de las cuentas, de tal forma que si esto ocurre se pueda identificar oportunamente alguna posible inconsistencia en los datos. Definir la Cuenta complementaria o de contrapartida para cuadrar una pliza. Asociar o desasociar la cuenta a un rubro.
l l
Manejo de rubros de Flexibilidad para definir los rangos de cuentas ya que no es requisito asignarlos a un rubro en cuentas particular, y al dar de alta un rubro se permite asociarle la cuenta o cuentas que pertenecern a l, quedando disponible para su uso en cualquier cuenta. Rubros de cuenta Catlogo de cuentas El sistema proporciona un catlogo de cuentas departamentales independiente al catlogo de departamentales cuentas, en este catlogo podrs asignar o asociar a una cuenta un departamento de los previamente registrados. Cabe mencionar que los departamentos debern ser dados de alta desde su catlogo correspondiente. Adicionalmente en este catlogo ser posible revisar el auxiliar de cada una de las cuentas departamentales, exportarlos a Excel y consultar los saldos histricos. Cuentas departamentales Plizas En esta consulta adems de encontrar el listado de plizas agregadas, podrs visualizar los movimientos registrados en cada pliza sin necesidad de acceder al detalle, las plizas estarn organizadas por tipo (Diario, Ingresos, Egresos, etc, segn lo definido en los parmetros de
configuracin). Manejo de plizas Plizas Modelo Desde la ventana de plizas modelo podrs dar de alta y modificar plizas de este tipo, sin que tengas que acceder a la consulta de plizas para realizar estas operaciones, de igual forma las plizas quedan a la mano para que si as lo requieres puedas modificarlas en cualquier momento. Plizas modelo
Plizas de Las plizas de este tipo ya no se generarn como plizas modelo, es decir, al solicitarse cualquiera depreciacin, ajuste de los procesos se desplegar la ventana de alta de p lizas con la informacin correspondiente para cambiario y cierre que las plizas, sean grabadas en ese momento. Pliza de ajuste cambiario Integracin de plizas El sistema te permitir integrar masivamente las plizas que an no estn incorporadas y/o contabilizadas en tu perodo de trabajo. Integracin de plizas Mediante la activacin del parmetro de configuracin "Convertir montos de moneda extranjera en captura de plizas", se permitir realizar la captura de la pliza en una moneda diferente a la base y el sistema recalcular automticamente los montos a moneda contable conforme a lo registrado en el histrico de tipos de cambio. En esta consulta podrs asociar a una pliza uno o varios archivos de diferentes tipos o formatos, tales como: .doc, .xls, .pdf, jpg, etc. estos archivos se almacenarn en un directorio para ser consultados posteriormente las veces que sea necesario. Incluso podrs asociar comprobantes fiscales digitales generados por Aspel-SAE 4.0 para realizar un ptimo seguimiento. Documentos asociados Balanza de comprobacin Esta consulta cuenta con dos nuevas funcionalidades:
l
Captura de plizas en moneda extranjera
Digitalizacin de la contabilidad (Documentos asociados a las plizas)
Balanza acumulativa
Mediante la opcin "Seleccin de perodos para la balanza acumulativa" podrs generar una balanza acumulada que incluya varios perodos y no slo el del mes de trabajo. Balanza de comprobacin
l
Balanza de comprobacin con departamentos
Mediante este nuevo catlogo tendrs la posibilidad de obtener una balanza de comprobacin clasificada por departamentos. Este catlogo tambin permite obtener una balanza acumulativa. Consulta la balanza de comprobacin con departamentos El reporte de auxiliares cuenta con una opcin, que te permitir exportar la informacin emitida a una Exportacin del reporte de hoja de Excel, de tal forma que si as lo requieres, podrs adecuar y explotar la informacin desde Auxiliares a Excel dicho programa. Reporte de auxiliares Balance General y Estado de Resultados Multimoneda Ser posible obtener va un formato los reportes del Balance general y Estado de resultados, expresados en una moneda diferente a la definida como moneda contable. La moneda se definir al momento de generar el reporte mediante el formato correspondiente. Balance general Estado de resultados Este reporte presenta un informe que ayuda a cuantificar los efectos de la inflacin en la informacin financiera de la empresa. Se incluir para su explotacin como una hoja de clculo estructurada en Excel y podrs modificarla utilizando la barra de herramientas de Aspel-COI que se agrega en Excel. Finalmente, para su fcil modificacin podrs consultar el reporte en el Administrador de hojas de clculo. Formato B10 En el Administrador de reportes podrs crear y organizar reportes personalizados (QR2) de acuerdo a tus necesidades, seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir y mediante el uso de sentencias SQL. Adicionalmente en esta consulta podrs generar tambin reportes va formato utilizando los comandos y campos del editor de formatos tradicional. Reporte del usuario (Administrador de reportes) Con el fin de tener a la mano todas las hojas fiscales y financieras que provee el sistema, se incluy en esta versin un Administrador en el que se agrupan y enlistan los diferentes archivos en formato Xls... Adicionalmente, podrs aadir ms hojas de las que por omisin proporciona el sistema. Recuerda que mediante la Barra de Herramientas Aspel-COI adicionada en Excel, puedes generar reportes y posteriormente aadirlos a este Administrador para su rpida ubicacin y consulta en Aspel-COI. Hojas fiscales y financieras
Reporte B10
Administrador de reportes
Administrador de hojas fiscales y financieras (.XLS)
Herramientas Aspel- Con el objetivo de facilitar la creacin de reportes en Excel utilizando los datos de tu empresa, al COI para Excel instalar Aspel-COI se agregar automticamente en Excel una barra de herramientas denominada Herramientas Aspel-COI, la cual te permitir disear rpidamente reportes financieros y fiscales pudiendo interactuar en lnea con el sistema, es decir, obtener informacin directamente de AspelCOI. Exportar a Excel Funcin @ACTIVO Para facilitar la obtencin de informacin mediante el uso o aplicacin de funciones y frmulas en las hojas de clculo (Excel) se aadi la funcin @Activo, la cual servir para obtener informacin de un activo en particular mediante la utilizacin de parmetros o sufijos. Para mayor informacin consulta el ayuda electrnica. @Activo
Traspaso automtico Ahora el traspaso de saldos se podr realizar de manera automtica, esto mediante la activacin de saldos del parmetro de configuracin "Traspaso automtico", de esta forma, inmediatamente despus de registrarse un cambio en un perodo determinado se realizar un traspaso automtico de saldos, el cual iniciar desde el perodo donde se realice dicho cambio hasta el perodo actual de trabajo. Posteriormente podrs consultar en el nuevo Administrador de perodos el status del perodo, es decir, si requiere o no traspaso. Traspaso de saldos Interfase con AspelSAE 4.0 Se implementaron mejoras en el proceso de generacin de plizas, de tal forma que, la interfase no sea necesariamente va un archivo, es decir, mediante p lizas modelo, sino que al momento de
generarlas y guardarlas se afecte directamente la base de datos de Aspel-COI. La interfase en lnea est disponible solamente con Aspel-SAE 4.0 y la interfase va plizas modelo estar disponible a partir de las versiones 2.5 de Aspel-SAE o posteriores. Recepcin y envo de plizas modelo Mdulo de Perfiles de Ahora todos los sistemas de la lnea Aspel (COI, NOI, PROD, SAE, BANCO) cuentan con un mdulo usuarios de perfiles de usuario con interfaz comn, es decir, al dar de alta un usuario no importando desde que sistema Aspel se haya agregado, ste quedar disponible para todos los sistemas, lo nico que debers definir en cada sistema son los perfiles o permisos que el usuario tendr dentro del mismo. Traductor de datos de Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se incluye un traductor el cual se Aspel-COI versiones ejecutar de manera automtica al abrir una base de datos creada con una versin anterior a 3.X y 4.0 Aspel-COI 5.7 y te permitir traducir informacin de:
l l l
Parmetros del sistema Archivos de datos Perfiles de usuarios
Como ya se mencion, ahora las bases de datos se generan por omisin en formato PARADOX, por lo que al traducirlas se estructurarn automticamente en dicho formato. Traduccin de datos Exportacin de consultas a formato Palm Podrs exportar la informacin de las principales consultas disponibles en los sistemas Aspel a formato Palm, las cuales podrs almacenar y consultar a travs del programa Aspel-DB en tu dispositivo mvil compatible con Palm. Exportacin de consultas El servicio Infoweb, es una aplicacin que est integrada en Aspel-NOI y Aspel-COI y que prximamente se incluir en los dems sistemas de la lnea Aspel con la finalidad de permitir publicar en Internet la informacin generada en dichos sistemas (consultas, estadsticas y reportes dependiendo del sistema), as como otros archivos de diferentes formatos (html, gif, jpg, pdf, etc.) que pueden ser enviados al sitio Web de la empresa desde los sistemas Aspel. Con la informacin generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrs armar tu pgina de Internet previa contratacin de este servicio en aspel.com, publicando la informacin ms relevante de tu empresa, clasificndola y/o publicndola segn las reas administrativas de tu organizacin, por ejemplo: Contabilidad "COI", Inventarios "SAE", Recursos Humanos "NOI", Produccin "PROD", etc., para la toma de decisiones. Publicacin en Infoweb Generales Facilita el control de la informacin contable y de los activos fijos de tu negocio (este programa es ptimo para empresas pequeas y medianas). Se puede Copiar y Pegar informacin con las opciones homnimas del men Edicin y en algunas funciones, arrastrar los valores con el ratn, para colocar el dato en el campo que corresponde. Facilita la captura de informacin, procesamiento de la misma y la obtencin de los reportes financieros ms importantes: Balanza de comprobacin, Diario general, Libro mayor, Auxiliares mensuales y anuales, Operaciones con terceros y Balanza anual. Cuentas con ocho catlogos principales: Cuentas, Cuentas departamentales, Departamentos, Plizas, Activos, Tipos de activo, Monedas, y Conceptos de plizas por empresa. Se puede localizar rpidamente un registro en particular o seleccionar informacin de un mismo tipo, gracias a los procesos de Bsqueda y Filtrado. Te ofrece cinco catlogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros ms comunes en Mxico, pudiendo disear tu propio catlogo de cuentas. La afectacin a travs de las plizas es inmediata, de manera que se actualizan los saldos de las cuentas del nivel especificado y superiores. El manejo de cuentas se puede organizar por Departamentos (Centros de costos) para que las afectaciones a travs de las plizas se asignen a los departamentos que las originaron. Se pueden utilizar varias opciones para la numeracin de tus plizas (secuencial por tipo, secuencial con folio nico o asignada por el usuario). Permite la generacin de plizas repetitivas con formatos diseados por ti, manejando Plizas modelo. Con este proceso tambin podrs guardar plizas pendientes de ser contabilizadas. Tambin se podr integrar y auditar plizas de otras empresas y/o sucursales a la empresa donde se est trabajando. Se puede generar fcilmente el siguiente perodo de trabajo mediante un administrador de perodos. Permite el ajuste en perodos anteriores al actual, sin que se descuadre tu contabilidad. Permite trabajar con perodos posteriores, an cuando no se haya concluido el trabajo con dichos perodos o incluso los perodos actuales, tanto para registrar nuevos movimientos como para efectuar correcciones sobre los ya registrados. Calcula los valores actualizados de los activos. Genera Plizas de depreciacin para activos y de ajuste cambiario para cuentas en moneda extranjera. Permite generar infinidad de reportes de depreciacin, entre los que destacan: Depreciacin con valores actualizados anuales (deduccin fiscal sobre el ttulo II de la Ley de Impuesto sobre la Renta), Impuesto a los activos fijos, deduccin inmediata y proyeccin de depreciacin. Puedes emitir un listado de los activos dados de alta, ordenndolos por tipo de activo, localizacin
Infoweb: Publicacin de informacin en Internet
o por ao o mes de adquisicin. Se pueden elaborar formatos de reportes especficos que se adapten a las necesidades de tu empresa, con el Administrador de reportes. Se pueden generar Grficas como: las de Liquidez, Apalancamiento, Prueba de cido, Das de cartera, Rotacin de inventarios, Utilidad, Ventas, Activo, Pasivo y Capital, Gastos de operacin y Grficas del usuario, las cuales puedes personalizar y presentar con infinidad de opciones. Tienes 9 tipos de presentacin de las mismas (Pastel, Barras, Lnea, rea, etc.) en 2 y 3 dimensiones. Facilita el mantenimiento y respaldo de los archivos de datos. Para mantzener una comunicacin completa que te ahorre tiempo de captura y errores, puedes trabajar en conjunto con los dems sistemas de la lnea: Aspel -BANCO, Aspel - CAJA, Aspel - NOI y Aspel - SAE, para contabilizar toda la informacin de tu empresa. Puedes establecer un vnculo a la Hoja de Clculo en Windows de tu preferencia como Excel, a travs del Copiado especial (DDE o Intercambio Dinmico de Datos). Podrs exportar a diferentes formatos como Excel, PARADOX, DBASE y HTML. Puedes usar la calculadora de Windows de tu eleccin, indicndolo desde la opcin Aplicaciones Asociadas, adems de poder manejar cuentas en multimoneda; puedes crear Hojas de Clculo financieras y fiscales, un manejo de cuentas departamentales, entre otras. Ajuste de perodos Respaldo de archivos Interfases Permite el ajuste de perodos anteriores al actual, sin que se descuadre la contabilidad. Facilita el mantenimiento y respaldo de los archivos de datos. Para mantener una comunicacin completa que ahorre tiempo de captura y evite errores, se puede trabajar en conjunto con los dems sistemas de la lnea: Aspel-BANCO, Aspel-CAJA, Aspel-CAJA, Aspel-NOI y Aspel-SAE, para contabilizar toda la informacin de la empresa. Desde las consultas o catlogos se pueden realizar copiados especiales (copiar informacin al portapapeles) para utilizar la informacin en otras aplicaciones Windows. Se puede establecer un vnculo a la Hoja de Clculo en Windows de tu preferencia como Excel, a travs del Copiado especial. Esta funcionalidad slo se podr realizar en el catlogo de cuentas. Podrs exportar la informacin de las principales consultas a diferentes formatos, tales como Excel, Pradox, Dbase, HTML, XML, entre otros. Se puede usar la calculadora de Windows de tu eleccin, indicndolo desde la opcin Aplicaciones asociadas, adems de poder manejar cuentas en multimoneda; puedes crear hojas de clculo financieras y fiscales, entre otras. Todo esto hace de tu sistema una herramienta poderosa!
Copiado especial
Vnculos dinmicos
Exportacin de datos
Lo nuevo de la versin 5.7
Esta versin contempla los cambios necesarios para cumplir con la Reforma Fiscal considerada en la nueva ley de ingresos que entra en vigor a partir del 1 de Enero del 2010. Antecedentes La reforma que impacta a Aspel-COI es el cambio de la tasa del Impuesto al Valor Agregado (IVA) la cual se incrementa en 1%, quedando en 11% para las fronteras del pas (Tasa de IVA fronterizo) y del 16% para el resto del territorio nacional (Tasa de IVA general). Derivado de ello, los principales cambios del sistema son:
l
Que al trabajar en periodos de 2010, en la captura de Operaciones con Terceros (necesarias para generar la Declaracin Informativa de Operaciones con Terceros o DIOT) y de los Ingresos para el Impuesto Empresarial a Tasa nica (IETU), se sugiera el registro del IVA al 16%, 11%, 0% o Exento segn corresponda a la operacin. Que al trabajar en periodos de 2009 o anteriores, en la captura de Operaciones con Terceros y de Ingresos para IETU el sistema sugiera el registro del IVA al 15%, 10%, 0% o Exento segn corresponda a la operacin. Generacin de los reportes relacionados con IVA, DIOT e IETU permitiendo filtrar por cada tasa del IVA general (15%, 16% o ambas) y por cada tasa de IVA fronterizo (10%, 11% o ambas). Desglose del ISR Retenido en la captura de Operaciones con Terceros y de Ingresos para IETU.- Mejoras en la configuracin del sistema para agilizar el registro de Operaciones con Terceros y de Ingresos para IETU.
Parmetros del sistema Se agrega una nueva seccin denominada Fiscal donde se agrupan los parmetros relacionados con la captura de Operaciones con Terceros y de Ingresos IETU, tanto los que se manejaban en la versin anterior (ubicados en la seccin Plizas) como los nuevos, quedando de la siguiente forma: Tasa de IVA default.- Ahora podrs definir tanto para Operaciones con Terceros como para Ingresos IETU la tasa que por omisin el sistema utilizar para la realizacin del desglose de IVA de los movimientos que se registren durante la captura de las plizas, teniendo la posibilidad de elegir entre cuatro opciones: tasa de IVA fronteriza, tasa de IVA general, tasa de IVA Cero y Exento de IVA. Montos incluye impuestos.- Podrs definir por separado para Operaciones con Terceros y para Ingresos IETU si los valores capturados incluyen impuesto o no, lo cual determina la forma en que el sistema deber sugerir el desglose de los impuestos: extrayndolos de los montos indicados en la pliza (Montos incluyen impuestos SI) o agregndolos a los montos de la pliza (Montos incluyen impuestos NO). Sugerir ltimos datos de impuestos utilizados en la Captura de Operaciones con Terceros e Ingresos IETU.- Estos parmetros sirven para que el sistema de forma automtica recuerde los datos de tasa de IVA, tasa de IVA Retenido y tasa de ISR Retenido del ltimo registro realizado de Operaciones con Terceros y de Ingresos IETU y que los sugiera en la siguiente captura, de acuerdo con lo que se defina en estos parmetros: Para el caso de Operaciones con Terceros las opciones disponibles son: RFC de Terceros. La sugerencia la hace con base en la ltima operacin registrada del tercero involucrado en la captura. Cuentas definidas para DIOT. La sugerencia la hace con base en la ltima operacin registrada a la cuenta que se est utilizando en la captura de operaciones con terceros. No sugerir. Los datos sugeridos en la captura tomarn en cuenta los parmetros del sistema. En el caso de Ingresos IETU las opciones disponibles son: Cuentas definidas para IETU. La sugerencia la hace con base en la ltima operacin registrada a la cuenta que se est utilizando en la captura de ingresos IETU. No sugerir. Los datos sugeridos en la captura tomaran como referencia los parmetros del sistema. Captura de Operaciones con Terceros e Ingresos IETU Tasas de impuesto En las columnas de la captura de Operaciones con terceros y de Ingresos IETU, ahora se indican las dos tasas de IVA general (15% y 16%) y de IVA fronterizo (10% y 11%) posibles de aplicar en los movimientos. El sistema sugerir la tasa que corresponda de acuerdo al periodo de trabajo. Porcentaje de IVA e ISR Retenido El sistema ahora permite capturar los porcentajes y montos tanto de IVA Retenido como de ISR Retenido en la operacin. Reportes Para los Reportes fiscales de: Operaciones con terceros, Ingresos IETU, Deducciones IETU, IVA acreditable e IVA trasladado, se les agreg en el filtro un campo para elegir la tasa de IVA requerido: 15% o 16% para el IVA General y 10% u 11% para el IVA fronterizo. (Tambin es posible indicar que se consideren los movimientos de ambas tasas para cada caso de IVA). Se agregan dos nuevos reportes fiscales (con sus respectivos perfiles de usuario) para mostrar los impuestos retenidos indicados en la captura de Operaciones con Terceros y de Ingresos IETU, estos son: Reporte de IVA e ISR retenidos en DIOT y Reporte de IVA e ISR retenidos en IETU.
Lo nuevo de la versin 5.6
De acuerdo a las Reformas Fiscales vigentes a partir del ejercicio fiscal 2008, tanto las personas fsicas como morales estn sujetos a pagar un nuevo impuesto denominado Impuesto Empresarial a Tasa nica (IETU). Gua Rpida para el clculo del IETU Para poder cumplir con las nuevas disposiciones, la nueva versin de Aspel-COI 5.6 ofrece la funcionalidad que facilitara el control, clculo y seguimiento de las obligaciones de este impuesto, las nuevas implementaciones son: Parmetros del sistema Podrs indicar si las cantidades para los montos manejados en el Desglose de ingresos efectivamente cobrados o en la Captura de operaciones con terceros/IETU ya tienen el IVA incluido. Parmetros de Plizas Definicin de cuentas para operaciones con terceros/Deducciones IETU Las cuentas definidas para el control de operaciones con terceros sern las mismas que se utilizarn para manejar las deducciones IETU. Cuentas para operaciones con terceros / Deducciones IETU.
Definicin de cuentas para ingreso IETU Ventana muy parecida a la de Definicin de cuentas para operaciones con terceros/Deducciones IETU y se emplea para asignar del catlogo de cuentas, aquellas cuantas que se usarn para llevar el registro de los ingresos efectivamente cobrados. Esta seleccin de cuentas, servir para desplegar una ventana de captura, en la que se deber capturar el desglose de la operacin para el clculo del ingreso gravable IETU. Cuentas de ingresos efectivamente cobrados Datos fiscales con terceros Para el clculo de deducciones IETU que se lleva a cabo en la Captura de operaciones con terceros/IETU se adicionaron nuevos campos que permitirn el calculo automtico del monto de la deduccin asociado al tipo de gasto que regularmente se lleva a cabo con el proveedor. Datos fiscales de terceros Desglose de Ingresos Captura de operaciones con terceros Esta ventana te permitir desglosar el ingreso efectivamente cobrado, obteniendo por las diferentes tasas de IVA el valor de los actos y el IVA trasladado, as como el IVA retenido y el ingreso gravable IETU. Se adicion una pestaa "Deducciones IETU", para llevar el desglose de la cuenta de gastos por concepto de IETU. Al especificar el proveedor en operacin con terceros, se mostrar en la pestaa "Deducciones IETU" la cuenta asociada al proveedor por concepto de gastos deducibles, y dependiendo de la forma de deduccin indicada para el gasto, el sistema calcular automticamente el monto a deducir. Captura de operaciones con terceros Causacin de IVA/Acumula deducciones IETU En esta consulta se adicion una columna para mostrar el Monto deducible IETU, y la carpeta "Deducciones IETU", para llevar el desglose de la cuenta de gastos (Deducciones) por concepto de IETU. En esta consulta se puede establecer el periodo de causacin del IVA acreditable y Acumulacin de deducciones IETU. Podrs eliminar las operaciones con terceros que ya no necesites, en la barra de herramientas ya est disponible el botn eliminar. Con el fin de que puedas identificar de manera inmediata las devoluciones, los montos que corresponden a este tipo de movimiento se mostrarn con signo negativo tanto en la consulta "Causacin de IVA/Acumula deducciones IETU" como en los reportes "Deducciones IETU e IVA acreditable". Sin embargo al consultar el detalle de cada movimientos los montos se mostrarn tal como los capturaste, es decir, sin signo negativo. Si eres usuario de COI 5.5 y tienes operaciones con terceros registradas como devolucin, vers de manera transparente el mismo efecto en estos movimientos, siempre y cuando los montos se hayan grabado positivos, pero si se grabaron con signo negativo no se notarn cambios en la consulta "Causacin de IVA / Acumula deducciones IETU", salvo al consultar el detalle de los movimientos, porque los montos ya no se vern con el signo negativo. Acumulacin de ingresos IETU Esta consulta muestra la informacin de las operaciones grabadas para Ingresos IETU, las cuales se registran automticamente con un periodo de causacin del mismo mes de trabajo en el que se efectu la operacin, si no deseas que se aplique en ese periodo slo debers definir manualmente el que se requiera. Podrs eliminar los registros de Ingresos IETU que ya no necesites, en la barra de herramientas est disponible el botn eliminar. Para que puedas identificar de manera inmediata los ingresos registrados como devoluciones, en la consulta "Acumulacin de Ingresos IETU" y en los reportes "Ingresos IETU e IVA trasladado", los montos que corresponden a estos movimientos se mostrarn con signo negativo. Sin embargo al consultar el detalle de cada movimientos los montos se vern tal como los capturaste, es decir, sin signo negativo. Acumulados de Ingreso Reportes Se adicionaron nuevos reportes para operaciones con IETU y para el desglose del IVA, reportes que te permitirn conciliar el IVA con sus diferentes tasas aplicadas. Los reportes son: Reporte de Ingresos IETU Reporte de Deducciones Reporte de IVA Trasladado Reporte de IVA Acreditable Nuevas hojas de Excel El sistema proporciona dos hojas de Excel, que se alimentarn mediante el Vnculo dinmico de datos (DDE), estas hojas las podrs encontrar en el administrador de hojas fiscales y financieras: ietu PROVI.xls. Permite obtener el clculo provisional por concepto de IETU. ietu ANUAL.xls Permite obtener el clculo anual por concepto de IETU. Cmo obtener el pago provisional o anual del IETU Hojas fiscales y financieras Perfiles de usuario Se agregaron nuevos perfiles de usuario que permiten el control de las operaciones para Ingresos IETU, stos son: Registrar cuentas de ingresos, Causacin IETU, Captura de ingresos IETU, Eliminar ingresos IETU. Las operaciones de deducciones IETU se controlan con los mismos perfiles de operaciones con terceros. Nuevas funciones para el DDE para utilizadas para obtener el pago provisional y anual del IETU Intercambio dinmico de datos Nombre de funcin : CEDULADEDADICIONALIETU Sintaxis: el parmetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-ao (MMAA). Nombre de funcin :
CEDULACREDXINVERSION Sintaxis: el primer parmetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-ao (MMAA), el segundo parmetro es un double que indica el % IETU que se va a aplicar y el tercer parmetro indica si es un pago provisional(P) o anual (A). Nombre de funcin : CEDULACREDXINVENTARIO Sintaxis: @CEDULACREDXINVENTARIO[PERACT | MMAA, TASAIETU, P|A, N ] el primer parmetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-ao (MMAA), el segundo parmetro es un double que indica el % IETU que se va a aplicar, el tercer parmetro nos indica si es un pago provisional(P) o anual (A) y el cuarto parmetro es un entero que se refiere al nmero de rango de cuentas (N) que el usuario quiere utilizar en esta cdula. Nombre de funcin: CEDULACREDXSUELDOS Sintaxis: @CEDULACREDXSUELDOS[PERACT | MMAA, TASAIETU, N ]el primer parmetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-ao (MMAA), el segundo parmetro es un double que indica el % IETU que se va a aplicar y el tercero parmetro es un entero que se refiere al nmero de rango de cuentas (N) que el usuario quiere utilizar en esta cdula. Funciones adicionales: @INGRESOIETU[PERACT] Devuelve el monto de los ingresos acumulados a un periodo determinado. @DEDUCCIONIETU[PERACT] Devuelve el monto de las deducciones acumuladas a un periodo determinado. @ACTIVOEJERCICIOSANTERIORES[A]' Devuelve una matriz de activos que sirve como base para los clculos de la cdula de crdito fiscal para inversiones del 1/sep/1998 al 31/agosto/2007. @DEDADISIONALIETU[M] Devuelve el monto de las inversiones del 1/sep/2007 al 31/dic/2007, que sirve como base para el clculo de la deduccin adicional. Administrador de hojas de clculo Arma tus reportes en Excel (DDE, Intercambio dinmico de datos) Aspel Herramientas
Gua Rpida para el clculo del IETU Para obtener el clculo provisional y anual del IETU debes seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Definir en Parmetros del sistema / Fiscal: Las tasas de IVA por omisin, para el registro de las operaciones en general, as como definir si los montos de las operaciones incluirn IVA. Definir las cuentas que llevarn el control de los Ingresos efectivamente cobrados, en Archivos/ Operaciones con Tercero IETU / Cuentas para ingresos IETU. Verificar que la definicin de cuentas para el control de Operaciones con terceros sean las mismas que vas a utilizar para el control de deducciones IETU, en Archivos/Operaciones con Terceros IETU / Cuentas para Operaciones con terceros / Deducciones IETU. Asociar en los Datos fiscales de cada proveedor, el gasto asociado al mismo a travs de la cuenta de gastos y definir la forma en la que se realizar la deduccin de la operacin, en Archivos /Operaciones con Terceros IETU / Datos fiscales de terceros. Definir dos rangos de cuentas una para Crdito fiscal por Inventarios y otro para Crdito fiscal por sueldos obtencin del pago provisional y anual del IETU. Definir dos nuevos rangos de cuentas un para Crdito fiscal por Inventarios y otro para Crdito fiscal por sueldos y prestaciones. En la consulta de Acumulacin de Ingresos IETU podrs revisar la informacin de los ingresos registrados y cambiar el periodo de acumulacin de las operaciones que no se reportan en el mes de trabajo. Auxliate de los reportes Fiscales para la revisin y conciliacin de la informacin.
l l l l l l
4. 5. 6. 7. 8.
Reporte de Ingresos IETU Reporte de Deducciones Reporte de IVA Trasladado Reporte de IVA Acreditable Reporte de IVA e ISR retenido para DIOT Reporte de IVA e ISR retenido para IETU Pago anual del IETU Pago provisional del IETU
9.
Finalmente, con las Hojas Fiscales definidas para el pago provisional y anual IETU podrs obtener los montos a reportar al SAT.
l l
Interfase con otros sistemas de la lnea Aspel Comunicacin inmediata Aspel-COI es la columna medular en la administracin de tu empresa, ya que recibe informacin proveniente de todos los dems programas de la lnea Aspel para su contabilizacin.
Esto ahorra tiempo y te evita errores, ya que no tendrs que volver a capturar informacin generada en procesos de otros sistemas.
Desde Aspel-SAE Integracin administrativa En Aspel SAE generas una pliza modelo con las Ventas, Compras, Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar registradas en el sistema. Posteriormente, desde la opcin Plizas Modelo puedes grabar e integrar automticamente toda esta informacin en tu contabilidad. A partir de la versin 5.0 de Aspel - COI y 4.0 de Aspel - SAE, esta integracin o interfase podr realizarse en lnea, es decir, se afectar directamente la contabilidad de tu empresa. Desde Aspel- BANCO Integracin bancaria Puedes indicar Aspel - BANCO 3.0 una Contabilizacin en lnea de los movimientos bancarios que tengan un concepto vinculado con una cuenta contable de Aspel - COI.
Desde Aspel - NOI Contabiliza aportaciones Puedes contabilizar todos los conceptos de nmina (IMSS, SAR, ISR, etc.) por medio de una pliza modelo generada en este sistema. Posteriormente la integrars automticamente en tu contabilidad por medio de la opcin Plizas Modelo.
Desde Aspel-CAJA Genera una pliza modelo de ventas e ingresos del da para ser contabilizadas en Aspel - COI.
Nota Para conocer cmo se lleva a cabo cada una de estas interfaces, dirgete a los procesos que las explican con mayor detalle en sus respectivos manuales. Para mayor informacin sobre estos productos, dirgete a la pgina de Aspel en Internet aspel.com.mx/prdctos.html o comuncate con tu distribuidor.
Registro "en Lnea" Qu es Los movimientos que captures de la informacin de tu empresa se registran de inmediato en los catlogos, modificando y complementando los datos de los archivos y catlogos interrelacionados.
Nota: En algunas situaciones y dependiendo de la manera en que decidas operar tu programa, podrs capturar tu informacin sin que afecte la contabilidad, para luego actualizarla con alguna de las herramientas diseadas para ello. Temas relacionados Contabilizar en lnea Parmetros del sistema
Tabla rpida de catlogos, parmetros y valores Catlogo o Funcin Para qu sirve Parmetros del sistema Cuentas Son los parmetros de operacin que repercuten directamente en el funcionamiento general del sistema. Parmetros del sistema En este catlogo podrs llevar una lista ordenada de las cuentas empleadas en la contabilidad de tu empresa pudiendo identificarlas por su nombre y nmero correspondiente, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de tu empresa. En este catlogo se registran todas las variaciones que dichas cuentas puedan tener por las operaciones efectuadas en el negocio, las variaciones a su vez afectarn a las cuentas de Activo, Pasivo y Capital. La informacin almacenada en este catlogo tambin servir para conocer los valores con los cuales se forman los estados financieros, es por eso la importancia de llevar un registro de cuentas con todas las variaciones de stas. Adicionalmente podrs llevar:
l l l l
El saldo promedio diario de todas tus cuentas, as como los saldos iniciales y finales. Los saldos segn presupuesto. La naturaleza de la cuenta. Auxiliares de la cuenta, entre otras.
Catlogo de cuentas Cuentas departamentales Este catlogo contiene todas las cuentas manejadas por tu empresa pero ordenadas o concentradas por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a una cuenta se conozcan por los centros de costo que los originaron. Para llevar este control por departamentos la cuenta debe darse de alta previamente desde el catlogo de cuentas o desde este catlogo para posteriormente definirle o asignarle los saldos por departamentos. Adicionalmente podrs llevar un control de:
l l l
El saldo promedio diario de todas tus cuentas, as como los saldos iniciales y finales. Auxiliares de la cuenta. Entre otras ms.
Plizas
Las plizas son aquellos documentos donde se registran cada una de las variaciones o movimientos que puede tener una cuenta, es decir, los aumentos o disminuciones que sufran los valores del Activo, Pasivo, o Capital por las operaciones del negocio, los cuales se registran en las cuentas correspondientes por medio de cargos y abonos. Consulta de plizas A diferencia del catlogo de plizas, en este catlogo podrs generar plizas que no afecten de manera inmediata la contabilidad de la empresa, de tal forma que posteriormente, despus de su revisin las puedas integrar. Estas plizas se graban en un archivo, independiente al Catlogo de plizas. De esta forma, podrs acceder posteriormente a este archivo para ajustar algn dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. Tambin las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar plizas que no sufren modificaciones sustanciales en su contenido y que se deben aplicar de forma repetitiva.
Plizas Modelo
Departamentos
En este catlogo se pueden dar de alta los diferentes departamentos en los que estarn clasificadas las cuentas. Las cuentas de tu catlogo se pueden organizar por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a una cuenta se conozcan por los centros de costos que los originaron. Departamentos Este catlogo te permite dar de alta los conceptos, descripciones o razones que se utilizan para identificar una pliza y/o los diferentes movimientos realizados en sta. Conceptos de plizas Es el catlogo donde se muestran todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa. Con este catlogo el sistema te permitir administrar mejor tus activos, proporcionndote informacin contable y fiscal. Los datos indicados en cada activo sern los que se consideren para realizar clculos como la depreciacin, revaluacin, clculo del impuesto al activo, etc. La consulta de este catlogo se
Conceptos de plizas Activos
podr personalizar segn tus necesidades. Desde este catlogo podrs consultar el mantenimiento e informacin del seguro del activo. Consulta de activos Catlogo de mantenimiento y Seguros Depreciacin Desde el Catlogo de Mantenimiento y Seguros se muestran dos pestaas con los nombres de Mantenimiento y Seguros, estos catlogos contienen informacin sobre el mantenimiento del activo as como los datos de su seguro. Informacin mantenimiento y seguros El sistema te proporciona una consulta donde podrs observar un listado de los activos, con la informacin de la depreciacin de los activos. Los datos que el sistema considera para calcular la depreciacin, as como la actualizacin, se definen en parmetros de depreciacin. Consulta la depreciacin de activos La revaluacin de activos proporciona la informacin necesaria para calcular la revaluacin, as como la actualizacin ubicada en parmetros de revaluacin. Consulta de la revaluacin Los tipos de activos se definen para agrupar a los activos que, por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuanto a depreciacin y revaluacin. Los datos definidos en los tipos de activos sern los que el sistema sugiera al dar de alta los activos. Manejo de tipos de activos Es un estado contable que se formula peridicamente, por lo general al fin de cada mes, para comprobar que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de los abonos hechos en los asientos (debe y haber) durante cierto perodos. Balanza de comprobacin
Revaluacin
Tipos de activos
Balanza de comprobacin
Balanza de Es la consulta o reporte que tiene como objetivo comprobar si todos los cargos y abonos de los comprobacin con asientos del Diario han sido registrados en las cuentas de mayor, respetando la partida doble, departamentos detallando los saldos de las cuentas que pertenecen a ciertos departamentos. Catlogo de monedas Tabla del INPC Contiene la informacin de los tipos de cambio que se manejan en tu contabilidad.
Es una tabla que contiene los datos de las variaciones de precios de la canasta bsica y nos sirven para reflejar los cambios en valor producidos por la inflacin (e incluso por la deflacin) de los activos. Consulta, agrega o modifica la tabla del INPC
Actualizacin en lnea Aspel actualizacin en lnea (Aspel-AL), es un servicio que permite obtener la actualizacin de los sistemas Aspel va Internet. Cuando se solicita la actualizacin de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versin del sistema desde el cual se solicit el proceso.
Caractersticas Aspel-AL muestra en su pgina los programas Aspel que tienes instalados y que se pueden actualizar va Internet. Baja las actualizaciones y antes de sobrescribirlas, realiza un respaldo de la instalacin anterior del sistema (ltimo reinstalable) en la ruta especificada en el mdulo de configuracin del programa Aspel-AL. Recuerda que Aspel-AL slo podr actualizar los reinstalables correspondientes a la misma versin que se tiene instalada, es decir, si sta corresponde a Aspel-COI 4.0, entonces Aspel-AL te actualizar al ltimo reinstalable disponible, pero no te actualizar a la ltima versin de Aspel - COI si hubiera uno disponible.
Desde Aspel-AL podrs revisar el nmero de versin del sistema que tienes instalado y si ya fue actualizado con algn reinstalable.
En caso de haber instalado el sistema de manera local o Servidor, la actualizacin en lnea de la versin se realizar por FTP y en caso de instalar el sistema como una estacin de trabajo la actualizacin en lnea del sistema se realizar por medio de una Unidad de Red.
Para mayor informacin consulta el ayuda de Aspel-AL.
Beneficios Por este medio puedes actualizar un sistema de la lnea Aspel va Internet, con slo un clic desde la comodidad de tu casa u oficina.
Consideraciones No todas las versiones de los productos Aspel estn preparadas para realizar una actualizacin en lnea, solamente a partir de los siguientes sistemas Aspel: SAE 3.0 y 4.0, CAJA 1.0, BANCO 2.5 y 3.0, COI 4.0 y 5.0, PROD 1.7, NOI 3.5 y SAE Comercio Electrnico 1.5 versiones posteriores.
Consideraciones para trabajar con Windows Vista -SEGURIDAD: Windows Vista propone un nuevo esquema de seguridad en el cual cada actividad que se ejecuta puede infringir la seguridad del sistema, motivo por el cul solicita constantemente la autorizacin del usuario. Si el usuario no es un Administrador, Vista solicita adicionalmente el usuario y contrasea para llevar a cabo actividades que en versiones anteriores no requeran autorizacin de un usuario Administrador. Para la adecuada funcionalidad de los sistemas Aspel debers tomar en cuenta lo siguiente: Si tienes Aspel-AL versin 2.00.5 o anterior instalado, es necesario que lo ejecutes en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de Aspel-AL y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"), para que obtengas la funcionalidad adecuada; este proceso permitir tambin que Aspel AL se actualice a la versin ms reciente. Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando al ejecutar Aspel AL no presente la imagen de los productos instalados y muestre el mensaje: "No se hall el registro del producto, por favor proporcione la ubicacin del archivo de versin". Al ejecutar Aspel-AL versin 2.00.6 o superior tendr el siguiente comportamiento de acuerdo a tu perfil de usuario Windows: Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin de Aspel-AL. Acptala. Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red. Para modificar el directorio de archivos comunes (DAC), es necesario que ejecutes tu sistema en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalado y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"). Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando el querer modificar el DAC dentro de los sistemas Aspel obtengas un mensaje como: "Asistente DAC. Hubo un error al momento de crear el directorio. Probablemente no tenga permisos de escritura". Cuando actives el Servidor de Licencias Aspel el sistema tendr el siguiente comportamiento dependiendo de tu perfil de usuario de Windows: Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin del Servidor de Licencias. Debers Aceptarla. Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.
Requerimientos de equipo
l l l l l
Procesador Intel Pentium de 1Ghz o superior* 512 MB de RAM* 140 MB de espacio libre en disco duro Monitor Super VGA (800x600) o superior Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista, 2008 7
*Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores, por lo que es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del Sistema Operativo instalado. * Para una instalacin en Servidor es recomendable una configuracin mayor, dependiendo del nmero de usuarios y el nmero de empresas a operar en el mismo servidor. Tema relacionado Redes que soporta este sistema
Redes que soporta este sistema
l l l l
Microsoft Novell Netware Cualquiera compatible con las anteriores
Nota: Para obtener el mejor rendimiento del sistema trabajando en red, es requisito que los equipos tengan 512MB de RAM como mnimo. Asimismo, se recomienda que el sistema operativo utilizado sea el mismo en todas las computadoras, que se trabaje en una red de rea local (LAN) con cableado estructurado y con tarjetas de red a una velocidad mnima de 100 Mbps. Tema relacionado Requerimientos de equipo
Procedimiento de instalacin Antecedentes Manejo El sistema por omisin se instala en modalidad de un usuario y podrs dar de alta hasta 99 empresas. En caso de requerir que el programa sea utilizado simultneamente por ms de un usuario a la vez en una misma red de computadoras, debers adquirir licencias de usuarios adicionales as como instalar el sistema en una computadora que realice las funciones de servidor de la red de cmputo donde operar el mismo. La adquisicin de los usuarios adicionales varia dependiendo de la modalidad del sistema adquirido, es decir, si se trata de una versin en renta o de una versin tradicional. Caractersticas del Sistema por Modalidad Pasos de la instalacin Manejo Al introducir el disco en la unidad de CD se desplegar automticamente una presentacin, elige la opcin Instalar para iniciar el proceso de instalacin de Aspel-COI. Es importante mencionar que ahora no se solicitar el Nmero de serie y Cdigo de activacin para realizar la instalacin, posteriormente en el Asistente de Activacin del sistema se solicitarn dichos datos. Activacin del sistema Mensaje El sistema despliega una ventana de bienvenida, y a continuacin se mostrar el contrato de la licencia de uso, tendrs que aceptarlo para poder de continuar con la instalacin del programa. bienvenida
Seleccin Elige la forma en que deseas instalar tu producto Aspel, las opciones son las siguientes: del tipo de 1. Local o servidor. Utiliza esta opcin si: instalacin El sistema va a utilizarse solamente en una computadora o,
El sistema se utilizar en una red y el equipo donde ests instalando ser el servidor. Este tipo de instalacin te permitir operar la computadora como servidor de licencias, es decir, los equipos instalados como estaciones trabajo, validarn su acceso a travs de dicho servidor. Tomando en cuenta que desde dicho servidor hay que realizar la activacin de las licencias de los usuarios adicionales que se hayan adquirido.
los usuarios adicionales que se hayan adquirido.
Incrementa el nmero de usuarios del sistema Gua para la instalacin de Aspel-COI en red. 2. Nota: Independientemente del tipo de instalacin que se realice (Servidor o Estacin de trabajo), el sistema se instalar de manera completa en cada equipo, lo cual permite optimizar la transmisin nicamente de la informacin a travs de la red. Esencial Si el sistema se va a utilizar en red, debes considerar lo siguiente:
l l
Estacin de trabajo. Selecciona esta opcin si la computadora donde ests es una de las terminales que acceder al sistema en red y ya cuentas con una instalacin del programa en el equipo servidor.
Que las estaciones de trabajo estn conectadas a una red de rea local. Que el equipo de cmputo definido como Servidor cuente con alguno de los siguientes sistemas operativos: Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 o superior.
Instalacin automtica de la red Debers efectuar la Instalacin de tipo Local en el servidor de la red, y posteriormente la Instalacin de tipo Estacin de Trabajo en cada una de las terminales (como se muestra en el siguiente esquema).
Para que las estaciones puedan acceder al sistema y trabajar, es requisito que el servidor donde se instal el sistema est encendido y previamente se haya realizado la activacin correspondiente del programa en dicho equipo (con el respectivo enlace de las licencias de usuarios adicionales necesarias). Actualizacin y enlace de usuarios adicionales En este paso debers seleccionar la carpeta en la que el programa instalar los archivos. Indicar Directorio de Por omisin se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\Aspel\AspelCOI 5.7, pero puede ser modificada, Instalacin utilizando el botn Examinar. Con el botn "siguiente" puedes continuar con el proceso de instalacin.
Directorio de Archivos Comunes (DAC) En este dilogo puedes especificar la ruta donde deseas que se cree la carpeta de Archivos Comunes\ Aspel. Por omisin se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\ Archivos Comunes\ Aspel, pero puedes modificarla utilizando el botn Examinar. Directorio de Archivos Comunes (DAC) Asistente de configuracin del directorio de archivos comunes Dado que en este directorio se instalan aplicaciones de uso comn para los sistemas de la lnea Aspel es muy importante que tengas presentes las siguientes consideraciones: Si vas a trabajar bajo un esquema de red, al realizar la instalacin de tipo Local o Servidor, debers crear la carpeta de Archivos Comunes en una ruta a la cual todos los usuarios tengan derechos de acceso, de tal forma que puedan compartir cierta informacin, como los perfiles de usuarios, los parmetros de configuracin, etc. Para conocer ms al detalle sobre la instalacin de la carpeta de Archivos Comunes, consulta el tema Directorio de Archivos Comunes (DAC) Durante la instalacin de tipo Estacin de trabajo se solicitar la ruta donde el instalador crear el Directorio de Archivos Comunes, si ya existe una configuracin previa de este Directorio en el equipo donde la instalacin se est realizando, el programa no solicitar esta especificacin. Es importante aclarar que si vas a trabajar en red, es necesario que tanto el servidor como las estaciones de trabajo compartan el mismo directorio de Archivos Comunes, de esta forma te aseguras que todos los equipos trabajen con los mismos parmetros de configuracin, con la misma base de datos, que compartan el mdulo de perfiles del usuario y la aplicacin Infoweb, etc, para que el trabajo en red sea completo. Posteriormente, si as lo requieres en el men Utileras, opcin Directorio comn Aspel, podrs reconfigurar la ruta definida para el Directorio de Archivos Comunes. Seleccin del Una vez elegido el tipo de instalacin, el sistema solicita que anotes o elijas la carpeta de programas grupo de correspondiente a Aspel-COI 5.7; por omisin se sugiere el grupo de programas "Aspel", pero puedes programas modificarlo.
programas modificarlo.
Estado de la instalacin
Una vez realizados todos los pasos anteriores, al oprimir el botn Siguiente, el sistema proceder a copiar los archivos de acuerdo a lo indicado.
Instalacin de Los archivos del BDE son instalados durante la instalacin Local o servidor, para ello el sistema generar los archivos del un subdirectorio con el nombre "BDE" (Borland Database Engine), en la misma ubicacin donde se BDE instalar el sistema, se sugiere por omisin la ruta: C:\Archivos de Programa\ASPEL\ASPELCOI 5.7\Bde. En este subdirectorio encontrars los drivers nativos, con los que podrs exportar tus bases de datos para utilizarlas en formatos: MSSQL ,DB2, ORACLE, DBASE, FOXPRO, PARADOX, INFORMIX, INTRBASE, MSACCESS Y SYBASE. Esta carpeta NO ser creada en la ruta antes mencionada si se detecta una instalacin previa del BDE en otra ruta ( es decir si en el regedit del equipo existe una ruta con un BDE instalado previamente), en ese caso el instalador solamente actualizar los drivers necesarios para trabajar. Fin de la Concluido el proceso, el sistema presentar una ventana que indica el trmino de la instalacin; asimismo preguntar si deseas revisar la instalacin informacin de ltimo momento y abrir el archivo Leeme.txt, (archivo que presenta informacin relevante sobre el sistema, as como los cambios de ltimo minuto, por lo que es recomendable consultarlo) o iniciar inmediatamente una sesin de Aspel-COI.
Concluida la instalacin, en Windows se crear el grupo de programas correspondiente a Aspel-COI 5.7 y el icono programa.
para ejecutar el
Al abrir el sistema automticamente se presentarn las ventanas correspondientes a la activacin del sistema, es decir, el Asistente de Activacin. Activacin del sistema Nota Al instalar tu sistema Aspel tendrs 30 das de evaluacin, si al concluir este perodo no has activado tu sistema (ya sea en modalidad de renta o tradicional) al ejecutarlo se desplegar una ventana donde se solicitar la activacin del sistema. Temas relacionados Directorio de Archivos Comunes(DAC) Estructura del directorio de archivos comunes Asistente de configuracin del directorio de archivos comunes Procedimiento de instalacin Gua para la instalacin de Aspel-COI en red. Incrementa el nmero de usuarios del sistema Gua para la instalacin de Aspel-COI en red.
Gua para la instalacin en red A) REDES MICROSOFT En el servidor En las Estaciones de Trabajo B) REDES NOVELL En el servidor En las Estaciones de Trabajo REDES MICROSOFT. En el servidor: 1. En un equipo servidor (con ambiente Windows 2000, Windows 2003, Windows NT o Windows XP, excepto Windows 98), crear desde el explorador de Windows una carpeta cuyo nombre no exceda a 7 caracteres, en la cual se alojaran los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para el trabajo en red. Comparte la carpeta creada en el paso 1, asignando en las secciones Compartir/Permisos y Seguridad todos los permisos necesarios para el trabajo en red, es decir, asignar control total (lectura y escritura) a cada una de las cuentas de usuario de Windows que accedern al sistema o slo al grupo de trabajo al que pertenecen dichos usuarios. Adicionalmente marcar el parmetro Hacer posible que los permisos heredables de un objeto primario se propaguen a este objeto para que los permisos se apliquen a todas las subcarpetas. 3. 4. 5. 6. Crea una unidad virtual desde el explorador de Windows que apunte a la carpeta compartida en el paso 2 por ejemplo O:\. Realiza la instalacin del sistema en su modalidad "Local o servidor". Para el directorio de instalacin del sistema, define una ruta local, es decir, en el disco duro del servidor, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, indica la unidad virtual creada en el paso 3. Despus de concluir la instalacin y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la seccin Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso 5; p.e O:\ NETDIR. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activacin, utilizando un nmero de serie que tenga Licencia para Usuarios Adicionales. Finalmente debes acceder a la opcin Utileras / Servidor de Licencias y seleccionar el parmetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. As mismo debes verificar en el Panel de Control en la seccin Servicios, que la opcin "Licencias de usuarios Aspel" se est ejecutando, ya que de lo contrario no ser posible trabajar con las estaciones de trabajo.
2.
7. 8.
Importante Si ya instalaste tu sistema con las opciones que se sugieren por omisin, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro del servidor, entonces realiza lo siguiente:
a) Lleva a cabo los pasos 2, 3, 6 y 7 del procedimiento sugerido, tomando como base el directorio donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel. b) Accede al sistema y selecciona la opcin "Utileras / Directorio Comn Aspel", se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. d) Finalmente realiza el paso 8 del procedimiento descrito anteriormente, para que puedas trabajar en red. En las Estaciones de Trabajo:
1. 2. 3. 4. Importante Crea la misma unidad virtual que se registr en el equipo servidor, la cual debe apuntar a la carpeta compartida de Archivos Comunes Aspel del servidor, desde el explorador de Windows. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalacin del sistema en su modalidad "Estacin de trabajo". Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, define la unidad virtual creada en el paso 1. Al terminar la instalacin y antes de acceder al sistema debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la unidad virtual donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel.
Si en las estaciones de trabajo ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisin en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente: a) Ejecuta los pasos 1 y 4 del procedimiento de estacin de trabajo anteriormente sugerido. b) Accede al sistema y selecciona la opcin "Utileras / Directorio Comn Aspel", se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados en el servidor y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. REDES NOVELL. En el servidor: 1. 2. 3. Realiza la instalacin del sistema en su modalidad "Local o servidor". Para el directorio de instalacin del sistema, puedes definir una ruta local, por ejemplo, en el disco duro del servidor o bien elegir un directorio en un volumen de la red Novell (por ejemplo: L:\Sistemas Aspel). Para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, debes indicar un directorio en un volumen de la red Novell (si el directorio no existe el instalador lo generar). Este directorio contendr los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para poder trabajar con este tipo de red. Despus de concluir la instalacin y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la seccin Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso3. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activacin, recuerda que preferentemente al nmero de serie que indiques debiste enlazarle previamente las licencias de usuarios adicionales que requieras para acceder concurrentemente al sistema Debes acceder a la opcin Utileras / Servidor de Licencias y seleccionar el parmetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. Asimismo debes verificar en el Panel de Control en la seccin Servicios, que la opcin "Licencias de usuarios Aspel" se est ejecutando, ya que de lo contrario no ser posible trabajar con las estaciones de trabajo. Cierra el sistema y registra en Windows el usuario y contrasea con el que accedes a la red Novell y que utilizaste para instalar el sistema. Finalmente debes configurar el servicio de licencias para que se ejecute en el equipo servidor, para ello es necesario acceder a la opcin Configuraci n\Panel de Control\Herramientas administrativas\ Servicios: a. Selecciona el servicio: Licencias de usuarios adicionales Aspel b. Activa el men flotante y selecciona la opcin: "Propiedades" c. En la carpeta "Iniciar sesin", activa la opcin: "Esta cuenta" e indica en el campo correspondiente el usuario registrado en el paso 7 con el que se realiz la instalacin del sistema en el volumen de la red Novell y tiene derechos de lectura escritura en dicho volumen, por ejemplo: .\ndominguez) d. Indica la contrasea que dicho usuario tiene asignada para su acceso a la red Novell y guarda los cambios. e. Debes detener los servicios y reiniciarlos para que la nueva configuracin aplique.
4.
5. 6.
7. 8.

De esta forma garantizars que el sistema Aspel-COI funcione como servidor de licencias permitiendo que los usuarios adicionales
puedan acceder concurrentemente. Para el acceso de las estaciones de trabajo, es importante verificar que los usuarios de Novell con los que se inicie la sesin del equipo tengan derechos de lectura - escritura en el volumen de la red donde Aspel-COI y/o los Archivos Comunes Aspel se encuentran instalados. En las Estaciones de Trabajo: 1. 2. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalacin del sistema en su modalidad "Estacin de trabajo". Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, define el directorio de la red novell donde se alojan los Archivos Comunes Aspel que instal el servidor. Al terminar la instalacin y antes de acceder al sistema, debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en la red Novell.
3.
Importante Si en el servidor o en las estaciones de trabajo, ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisin en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente: En el servidor: a) Accede al sistema a la opcin Utileras / Directorio Comn Aspel, se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Crear un nuevo directorio de archivos comunes, despus indica una ruta en un volumen de la Red Novell, puedes capturar la ruta o seleccionarla mediante el botn examinar(...), si la carpeta no existe el asistente la crear, posteriormente oprime siguiente. b) Al concluir el proceso de creacin de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. En las estaciones de trabajo: a) En cada uno de los equipos, accede al sistema y selecciona la opcin Utileras / Directorio Comn Aspel, se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define el directorio de la red Novell donde el servidor creo o instal los Archivos Comunes Aspel y oprime Siguiente. b) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. Tema relacionado Procedimiento de instalacin
Directorio de Archivos Comunes (DAC) Manejo Las nuevas versiones de los sistemas Aspel (NOI 4.0, COI 5.7, BANCO 3.0, SAE 4.0 y PROD 2.0), crean una carpeta de Archivos comunes Aspel al momento de instalarlos; este directorio contiene diferentes aplicaciones y funciones que comparten todos los sistemas de la lnea, es decir en dicho directorio, se copian varios sistemas o aplicaciones de uso comn , tales como: Aspel-AL, Infoweb, el mdulo de perfiles de usuarios, as como otros documentos de uso comn entre los sistemas Aspel, entre otros. Esta capeta por omisin se instala en C:\Archivos de programa\ Archivos Comunes\ Aspel. Pero recuerda que la ubicacin puede variar dependiendo de la ruta que se haya indicado al realizar la instalacin del sistema. El directorio de archivos comunes, juega un papel muy importante para el trabajo en red, ya que en dicho directorio se almacenan los perfiles de usuario, el archivo empresaw que contiene los parmetros de configuracin de cada una de las empresas, la carpeta Datos donde se localizan los formatos y reportes que el sistema proporciona por omisin (archivos fto y qr2 ), la aplicacin Infoweb, el archivo de control que administra el acceso concurrente al nmero de usuarios permitidos y en general todas las aplicaciones de uso compartido para las estaciones de trabajo, por esa razn, es en esta carpeta que debe ubicarse la base de datos. Para garantizar que todas las terminales que accedan al sistema utilicen los mismos parmetros de configuracin, la misma base de datos, as como el mismo mdulo de perfiles de usuario o la aplicacin Infoweb, etc, es necesario que al momento de instalar Aspel-COI tanto el servidor como las estaciones de trabajo apunten al mismo directorio de archivos comunes asegurando que el trabajo en red sea completo. Nota
Es importante mencionar que cualquier modificacin o alteracin que se realice sobre estos archivos repercutir en todos los sistemas Aspel instalados, por lo que se sugiere no moverlos. El directorio de archivos comunes contiene los sistemas:
l l
Aspel-AL Infoweb.
Adems de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente informacin:

l l l l l l
Archivos de perfiles de usuario Archivos de informacin de los sistemas instalados Archivos con recursos de imgenes Aspel Archivos tipo Plug-In para configurar el directorio de archivos comunes y propiedades de un archivo. El archivo empresa Carpeta datos y base de datos ejemplo, entre otros.
Este directorio de Archivos Comunes (DAC) se crea en el proceso de instalacin bajo el siguiente esquema:
l
Cuando no existe un directorio de archivos comunes en tu computadora
El directorio se crear si: 1. 2. En ambos casos se crear fsicamente la estructura de directorios necesaria para el directorio de archivos comunes.
l
Existen programas o aplicaciones que deberan ubicarse en dicho directorio, este es el caso de Aspel-AL ya que en versiones anteriores del instalador, esta aplicacin se copiaba en un directorio especfico. No hay ningn producto Aspel instalado.
Si ya existe un directorio de archivos comunes
Se realizar un redireccionamiento el cual consiste en configurar el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes existente. Cuando se quiera instalar otro sistema Aspel, el sistema realizar lo siguiente:
1. 2. 3. 4. Con el proceso anterior se asegura que slo exista un directorio de Archivos Comunes Aspel (DAC) en lugar de crear un nuevo directorio por cada producto Aspel que se instale. Temas relacionados Estructura del directorio de archivos comunes Asistente de configuracin del directorio de archivos comunes El instalador detecta que existe un directorio de archivos comunes. Configura el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes instalado, si la ruta donde se copi el directorio es la que por omisin sugiere el proceso de instalacin, dicha ruta ser: C\Archivos de programa / Archivos Comunes / Aspel. El programa verifica que las versiones de las aplicaciones o archivos contenidos en el Directorio de Archivos Comunes sean posteriores o iguales, sino, procede a actualizarlas. Crea o instala nuevos directorios en caso de que la estructura para el directorio de archivos comunes sea diferente a la encontrada en la ruta destino.
Modo de mantenimiento Manejo
l
Este modo de mantenimiento lo podrs realizar, al ejecutar nuevamente la instalacin del sistema en un equipo donde el programa ya fue instalado previamente. Procedimiento de instalacin
Opciones disponibles Si el programa de instalacin detecta que ya est instalado Aspel-COI 5.7 en la PC (es decir que lo que ests realizando es una reinstalacin), se mostrar una ventana donde podrs seleccionar alguna de las siguientes opciones, segn sea el caso:
Reparar: Esta opcin te permite realizar una reinstalacin del sistema; utiliza esta opcin como una operacin de mantenimiento o cuando por alguna razn se haya daado algn archivo, por ejemplo: afectado por algn virus. Al seleccionar el botn "Siguiente" iniciar el proceso de reinstalacin del sistema. Eliminar: Esta opcin te permite desinstalar el sistema de tu PC. Al seleccionar el botn "Siguiente" se enviar un mensaje preguntando si deseas eliminar por completo la aplicacin seleccionada con sus componentes y al confirmar se iniciar el proceso de la desinstalacin, eliminndose todos los componentes instalados. Si no se acepta la confirmacin de eliminar la instalacin el proceso se cancela presentndose nuevamente la ventana de esta opcin. Nota Otra forma de darle mantenimiento a tu sistema, es a travs del servicio: Aspel Actualizacin en lnea (Aspel-AL), el cual te permitir va Internet la actualizacin a las ltimas mejoras disponibles de los sistemas Aspel con slo un clic desde la comodidad de tu casa u oficina. Es importante mencionar que Aspel-AL, solamente puede actualizar los reinstalables disponibles para la misma versin del sistema. Cuando se solicita la actualizacin de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versin desde la cual se solicit el proceso. Tema relacionado Procedimiento de instalacin
Acceso al sistema Acceso
l
Desde la carpeta de instalacin del programa con el archivo COIWIN.EXE
Desde el archivo de acceso directo
Manejo Aspel Para ingresar al sistema ejecuta el programa COIWIN.EXE ubicado en la ruta donde hayas instalado el sistema, tambin puedes utilizar el icono correspondiente que encuentra en el grupo de programa. Cuando es la primera vez que accedes al sistema, el sistema desplegar varias ventanas antes iniciar una sesin con el sistema, el orden en la que aparecern es la siguiente: Ventana de Bienvenida En seguida de la ejecucin del sistema, se presentar una ventana informativa dndote la bienvenida al sistema Aspel-COI que acabas de adquirir. Para continuar debers aceptar la ventana.
Asistente para la activacin del sistema Este Asistente te informa el tiempo lmite que puedes operar el sistema antes de requerir su activacin, los das que podrs evaluar el sistema sin activarlo son 30 a partir de su instalacin. Si deseas activar el sistema en ese momento, selecciona la opcin "Activar sistema ahora", para activarlo posteriormente selecciona la opcin "Activar sistema MAS TARDE"
Cada vez que inicies una sesin con el sistema y hasta que realices la activacin del mismo, se desplegar una ventana de recordatorio para la activacin. De manera informtica en este Asistente podrs consultar los que ya han transcurrido sin la activacin del sistema. Es importante que tomes en cuenta que si el sistema no se activa antes de los 30 das de evaluacin que Aspel te proporciona, el programa dejar de operar al 100%, siendo posible nicamente acceder para consultar la informacin registrada. Abrir empresa Posterior a esta ventana se desplegar la ventana de Abrir empresa para seleccionar la empresa con la que trabajars. Para mayor informacin consulta el tema: Abrir empresa Asignacin de directorio de datos Al instalar por primera vez el sistema, ste te preguntar si deseas establecer una ruta por default para la base de datos:
Si tu respuesta fue afirmativa, el sistema te mostrar una pantalla donde configurars la base de datos. En caso de seleccionar No, el sistema asignar la ruta Ejemplos. Para mayor informacin consulta el tema: Instalacin de base de datos . Administrador de reportes Una vez indicado el directorio de base de datos, podrs modificar su ruta, agregar un nuevo perodo, una nueva contabilidad y otro con este administrador. Para mayor informacin consulta el tema: Administrador de perodos
Abrir empresa Manejo Ingresa al sistema ejecutando el programa COIWIN.EXE o a travs del icono correspondiente que se encuentra en el grupo de programas donde hayas instalado el programa. En seguida el sistema presentar la siguiente pantalla:
Al acceder por primera vez al programa, se desplegar un Asistente para la Activacin del sistema. En dicho Asistente se informa acerca del tiempo lmite en que puedes operar el sistema antes de requerir su activacin, los das que podrs evaluar el sistema sin activarlo son 30 a partir de su instalacin. Si deseas activar el sistema en ese momento, selecciona la opcin "Activar sistema AHORA", para activarlo posteriormente selecciona la opcin "Activar sistema MS TARDE". Cada vez que inicies una sesin con el sistema y hasta que realices la activacin del mismo se desplegar una ventana de recordatorio para la Activacin. De manera informativa en este Asistente podrs consultar los das que ya han transcurrido sin la activacin del sistema. Es importante que tomes en cuenta que si el sistema no se activa antes de los 30 das de evaluacin que Aspel te proporciona, el programa dejar de operar al 100%, siendo posible nicamente acceder para consultar la informacin registrada. Proceso de activacin
Acceso al sistema
En el dilogo de acceso al programa, por omisin se sugerir el nombre del usuario "Administrador" y ste por omisin tiene definida la clave "Aspel1", por lo que para acceder al sistema por primera vez, debers anotar la clave de acceso temporal "Aspel1" o teclear F8. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar esta clave de acceso desde el mdulo de perfiles del usuario por una que slo el administrador conozca. Recuerda que esta clave ser la nica que puede modificar los perfiles del usuario y es aquella que te dar acceso total al sistema, sin restriccin de ningn tipo, por lo que slo debe ser conocida por el responsable de la instalacin, manejo y administracin del programa u empresa, esta clave se conoce como clave maestra de acceso al sistema. Esta clave maestra o clave del administrador te permitir dar de alta a los distintos usuarios que trabajarn en tu sistema, definindoles su perfil de acuerdo a las actividades que desempean dentro de la empresa, es decir, estipular a qu operaciones del sistema tendrn acceso, teniendo de esta manera un control total de la operacin de tu sistema. Perfiles de usuario Registra la clave principal de acceso al sistema Nota Para que cada uno de los usuarios pueda acceder al sistema, debern proporcionar su respectivo nombre de usuario y clave que les corresponda para la autorizacin de acceso al sistema. Temas relacionados Abrir empresa dentro de la sesin Acceso al sistema Administrador de perodos Cerrar empresa Asistente para la configuracin de Aspel-COI Registra la clave maestra de acceso al sistema Modifica los datos de una empresa Perfiles de usuario
Registra la clave maestra de acceso al sistema Acceso
l
Men Utileras, Configuracin, Perfiles de usuarios
Qu es La clave principal la clave de acceso asignada al administrador del sistema y debe ser conocida slo por l. Quien utilice esta clave, podr ingresar a todas las funciones y realizar todas las operaciones del sistema. Tambin puedes acceder a los "Perfiles del usuario", es decir, la seccin en donde es posible limitar el acceso a otros usuarios a funciones o procesos de la nmina que requieran mantenerse inactivas. Manejo El sistema siempre solicitar una clave para acceder a l y slo si proporcionas la clave del administrador podrs acceder a todos los procesos sin restriccin alguna y podrs acceder tambin a la empresa que desees. La clave principal o clave del Administrador es la misma para todas las empresas y para todos los sistemas de la lnea Aspel que tengas instalados, esta es una caracterstica del nuevo manejo de los Perfiles del usuario . Nota Te recomendamos que, por razones de seguridad, des de alta tu clave maestra principal o clave del administrador inmediatamente despus de terminada la instalacin de tu sistema, ya que por omisin tiene definida la clave aspel1.
Cerrar empresa Acceso
l l
Men Archivos, Cerrar empresa Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Esta opcin sirve para terminar el trabajo con la empresa activa y poder abrir otra empresa. Al cerrar la empresa, no cierras el sistema.
Nota
l
Al cambiarte a otra empresa, los procesos que realices se aplicarn exclusivamente a la contabilidad de la empresa que elegiste. Recuerda que es necesario que las empresas con las que laboras, estn Registradas dentro del sistema o las tengas dadas de alta para poder acceder a estas.
Tema relacionado Abrir empresa
Salir Acceso
l
Men Archivos, Salir. Desde la Barra de herramientas, con el botn
Qu es Esta opcin te permite terminar definitivamente la sesin del sistema. Temas relacionados Abrir empresa Cerrar empresa
Activacin del sistema Manejo Como parte de una evolucin en la seguridad de los sistemas, Aspel modific la mecnica para el registro de su lnea de productos: Aspel-NOI, Aspel-COI, Aspel-SAE, Aspel-BANCO, etc. Esta mecnica consiste en lo siguiente: Al instalar un sistema, adquieres derechos de uso para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas, pudiendo operar el sistema sin necesidad de registrarse durante los 30 das siguientes a su instalacin, posterior a este perodo, el sistema deber ser Registrado va Internet para que pueda ser utilizado (con el 100% de la funcionalidad), a este proceso se le denomina Activacin del sistema. Durante el perodo en el que no se realice la Activacin, el sistema slo operar para una empresa, sin poder personalizar los datos de la misma y tendr otras limitantes en cuanto a operacin; sin embargo, despus de que hayan transcurrido los 30 das del perodo de evaluacin y en caso de no realizar el proceso de Activacin aunque se podr acceder al sistema solamente se tendr derecho a consultar informacin. Proceso de activacin Si requieres que ms de 1 usuario utilice el sistema simultneamente en una red, debers adquirir licencias de usuarios adicionales segn tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la pgina aspel.com.mx para su activacin posterior desde el Asistente de Activacin del sistema. Actualizacin y enlace de usuarios adicionales Las modalidades disponibles para las Licencias de usuarios adicionales son: 1 Usuario 2 Usuarios 5 Usuarios 10 Usuarios Para el caso de las versiones en la modalidad de Renta el manejo en cuanto a la adquisicin de usuarios adicionales es un poco diferente, ya que al momento de realizar la contratacin de este servicio en la pgina http://www.aspel.com.mx podrs adquirir el nmero de usuarios adicionales que requieras. Pasos para la contratacin del servicio de renta Si necesitaras un nmero mayor de empresas, debers adquirir otro paquete de 1 Usuario 99 Empresas, el cual deber operar de manera independiente al primero, es decir, deber instalarse en equipos diferentes. Ahora slo existir un instalable para obtener las modalidades en Renta y Tradicional (Versin normal) del sistema, es decir, en el proceso de instalacin no habr diferencia entre un sistema Renta y uno Normal, la deferencia radicar en la forma de activacin, por lo que ambos casos puedes instalar el sistema y antes del trmino de los 30 das de evaluacin decidir si lo activas como versin en Renta o versin Normal. Slo debers tomar en cuenta que para activar una versin en Renta primero debes realizar la contratacin de este servicio en http://www.aspel.com.mx y como resultado de esta operacin te informar va correo electrnico el Nmero de serie de tu sistema con su correspondiente Cdigo de activacin.
Adicionalmente a la activacin del sistema, para continuar en operacin las versiones Tradicionales (o normales) requieren de una Validacin de uso semestral a partir de su Activacin. Esto significa que seis meses de calendario, despus de haber realizado el proceso de Activacin, se debe repetir esta operacin para reactivar el sistema. Esta Validacin de uso consiste en acceder al sistema y a travs del Asistente de Activacin conectarse va Internet a Aspel de Mxico para obtener un Archivo de respuesta de validacin y que el sistema pueda continuar en operacin. Al igual que la Activacin la Validacin de Uso se puede realizar en lnea desde la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a travs de un equipo de cmputo diferente. Cuando un sistema no es validado y reactivado nuevamente al trmino del perodo de gracia se podr tener acceso a l solo en modalidad de lectura, permitiendo slo la consulta de la informacin, hasta su activacin. Temas relacionados Proceso de activacin Caractersticas del Sistema por Modalidad
Caractersticas del Sistema por Modalidad Modalidades de operacin del sistema Antecedente Al instalar un sistema Aspel, adquieres derechos de uso para 1 usuario y una empresa y podrs una vez activado tu sistema dar de alta hasta 99 empresas. El sistema puede operar sin necesidad de registrarse durante los 30 das siguientes a su instalacin, posterior a este perodo, el sistema deber ser Registrado va Internet para que pueda ser utilizado (con el 100% de la funcionalidad), a este proceso se le denomina Activacin del sistema. Activacin del sistema

Modalidad Demostrativa Inicialmente se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del sistema, por lo que si deseas utilizarlo como versin demostrativa, Aspel te proporciona 30 das de uso para que lo puedas evaluar. Esta forma de operacin tiene algunas restricciones tales como: que slo podrs trabajar con un usuario y una empresa y que no podrs modificar la razn social de la empresa hasta que el sistema sea activado. Al concluir los 30 das del perodo de evaluacin o en el momento que lo decidas, podrs activar el sistema en cualquiera de sus modalidades de uso "Tradicional o Normal" y "Renta". Cuando el plazo de evaluacin de 30 das otorgado por Aspel para la activacin del sistema haya concluido y an no se haya realizado la activacin del mismo, ste dejar de funcionar al 100%, es decir, podrs acceder para consultar tu informacin pero no podrs registrar nuevos datos, hasta que actives tu sistema. Puedes activar el sistema en cualquiera de sus modalidades de uso "Tradicional o Normal" y "Renta". Es importante considerar que NO podrs utilizar Aspel-COI en modalidad de Red hasta que se active el sistema.

Modalidad Tradicional o Normal Cuando adquieres un sistema Aspel, ste contiene un certificado de autenticidad en el cual se incluye el nmero de serie del sistema y el cdigo de activacin correspondientes, los cuales son necesarios para poder Activar el sistema. Al instalar el programa se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del sistema, una vez activado para reactivaciones posteriores (semestrales) se contar con 30 das de perodo de gracia para realizar este proceso. Estas reactivaciones semestrales son obligatorias, ya que si no se realizan, despus de los 30 das de gracia el sistema ya no podr operar con el 100% de la funcionalidad. Si requieres que ms de 1 usuario utilice el sistema simultneamente en una red, debers adquirir licencias de usuarios adicionales segn tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la pgina aspel.com para su activacin posterior en el Asistente de Activacin del sistema. Recuerda que para este tipo de instalacin, debes asegurarte que la computadora donde se instal el sistema realice funciones de servidor en la red. Para conocer cules son las modalidades de licencias de usuarios que puedes adquirir, revisa el tema: Actualizacin y enlace de usuarios adicionales Modalidad en Renta Esta modalidad consiste en el aprovechamiento y derecho de uso de un sistema Aspel, trabajando sobre un esquema de renta, esto mediante la contratacin previa de este servicio por un perodo determinado en http://www.aspel.com.mx. Al instalar el sistema se contar con 30 das de evaluacin antes de requerir la activacin del programa, una vez activado ser necesario realizar validaciones mensuales para que el sistema pueda continuar en operacin y para realizar este proceso en Aspel-COI se contar con 10 das de perodo de gracia contados a partir del da de calendario que corresponda al del mes siguiente al de la fecha de activacin por Internet del programa o al de la ltima validacin de uso del mismo. Para las versiones en Renta, el nmero de serie y cdigo de activacin indispensables para activar el sistema, sern proporcionados va correo electrnico o en la pgina de aspel.com.mx al llevar a cabo la contratacin del servicio de renta. El uso o aprovechamiento de un sistema administrativo Aspel en renta, no difiere del uso actual o que tradicionalmente conocemos. De igual forma en ambas modalidades (renta y tradicional) podrs controlar la administracin de tu negocio. Esencial
Es muy importante que recuerdes que los Sistemas Aspel requieren de una "Validacin de uso" mensual o semestral (segn la modalidad adquirida) a partir de su Activacin. Al igual que la Activacin, la Validacin de Uso se puede realizar en lnea desde la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a travs de un equipo de cmputo diferente. Asistente para la activacin del sistema Validacin y reactivacin de un sistema Nota Es indispensable que la instalacin y Activacin del sistema se efecte en la computadora definitiva, es decir, donde el sistema se utilizar. Temas relacionados Proceso de activacin Asistente para la activacin del sistema Validacin y reactivacin de un sistema Revisa cuntos usuarios tienes permitidos
Especificaciones de un producto Aspel en Renta Selecciona la opcin que deseas consultar sobre el tema de los productos en renta: Pasos para la contratacin del sistema Perodo de vigencia Caractersticas del Sistema por Modalidad
Contratacin del servicio de renta Manejo Para contratar el servicio de renta de un programa de la lnea Aspel, debers realizar los siguientes pasos: Registro en www.aspel.com.mx Debers registrarte en www.aspel.com.mx y as obtener tu usuario para dicho sitio, para ello, accede a la pgina www.aspel.com.mx y selecciona la liga "Regstrate" (que se encuentra en la parte superior derecha de la pgina). Al ingresar a la seccin de registro debers llenar un formulario, en el cual se solicita la siguiente informacin:
l l l
Datos de Contacto o Responsable de la empresa, tales como: nombre, correo electrnico, entre otros. Datos de Facturacin de la Empresa, tales como: RFC, Nombre comercial, direccin, etc. Definicin del usuario y contrasea de acceso en aspel.com.mx. Con esta clave te identificars en www.aspel.com.mx como usuario registrado.
Es importante considerar que tu contrasea de acceso al Escritorio de servicios en www.aspel.com.mx, funcionar como el Cdigo de activacin del nmero de serie que adquieras para tu sistema en Renta. Seleccin de los productos y/o servicios que deseas contratar. Una vez obtenido tu usuario, accede a tu escritorio de servicios en www.aspel.com.mx mediante la liga "Mi cuenta", ah debers indicar tu usuario y contrasea. En tu escritorio de servicios, selecciona las opciones Sistemas en renta / Rentar nuevo sistema Aspel, se desplegar una ventana tipo asistente que te guiar paso a paso en la contratacin de este servicio, y debers realizar lo siguiente: a) Elegir el sistema a rentar, los usuarios y el perodo de renta. Entre los perodos de renta que puedes elegir estn: Mensual, Bimestral, Trimestral o Semestral, el nmero de usuarios depender de tus necesidades, inicialmente se sugiere la contratacin con un usuario. b) Firmar electrnicamente el contrato. Debers aceptar el contrato proporcionando tu usuario y contrasea de www.aspel.com.mx. c) Verificar el pedido y confirmar el importe a pagar.
l l
Para pagar y activar el servicio, ingresa a la seccin de pago de servicios. Aqu debers especificar la forma de pago y de envo. Al concluir el proceso de pago se presentar un mensaje de confirmacin en pantalla y recibirs un correo electrnico para darte a conocer el Nmero de serie del sistema adquirido con su correspondiente Cdigo de activacin.
Nota: Estos pasos se reducirn si ya ests previamente registrado en www.aspel.com.mx. Una vez obtenidos tu Nmero de serie y su Cdigo de activacin, estars en condiciones de activar tu sistema. Para ms informacin dirgete a la pgina en Internet: www.aspel.com.mx o consulta el tema: Activacin del sistema
Perodo de vigencia Manejo El perodo de vigencia inicia el da en que por Internet se activa el nmero de serie del sistema y concluye el ltimo da del perodo contratado en www.aspel.com.mx. La posibilidad de realizar pagos de perodos mayores a un mes slo la podr determinar Aspel al momento de la contratacin del servicio de Renta, pero independientemente del perodo contratado, por ejemplo: un perodo trimestral, el sistema requiere de una validacin de uso mensual a partir de su activacin para continuar en operacin. Esta validacin de uso consiste en establecer comunicacin va Internet con www.aspel.com.mx el da de calendario que corresponda al de la fecha de activacin en cada uno de los meses comprendidos en el perodo de vigencia. Al terminar el tiempo de vigencia debers realizar lo siguiente:
l l l
Si no cuentas con el pago correspondiente para el siguiente perodo, ingresa al sitio en Internet www.aspel.com.mx Realiza el pago por el o los meses que desees. Ingresa al sistema y realiza el proceso de validacin mensual para el nmero de serie y que de esta forma se obtenga la clave de renta para el nuevo perodo de vigencia.
Validacin y reactivacin de un sistema
Proceso de activacin del sistema Qu es Proceso que se realiza va Internet y que es necesario para habilitar la operacin del sistema en la computadora donde ha sido instalado. Despus de instalar el sistema se tiene un plazo de 30 das para activarlo, al terminar dicho plazo si el proceso de activacin no se ha realizado se suspender el funcionamiento del sistema pudiendo trabajar en forma de lectura, es decir, se podr consultar la informacin registrada pero no se permitir agregar nuevos registros. Mientras no se lleve a cabo la activacin, el sistema slo operar para una empresa, sin poder personalizar los datos de la misma, es decir, la razn social utilizada ser: "Empresa Invlida". Manejo La activacin de un sistema Aspel se lleva a cabo mediante un Asistente de Activacin, e independientemente de la modalidad (Renta o Normal) adquirida el procedimiento de activacin es el siguiente: 1. 2. Accede al Asistente de Activacin disponible en el men Utileras \ Activar sistema y sigue las instrucciones sugeridas en dicho Asistente. Indica el nmero de serie y el cdigo de activacin de tu sistema; para la modalidad tradicional estos datos se encuentran en el Certificado de Autenticidad, y para la modalidad en Renta tanto el nmero de serie como el cdigo de activacin sern proporcionados al contratar el servicio de renta en www.aspel.com.mx Proporciona los datos de la persona fsica o moral propietaria de la licencia de uso del sistema. Elige la forma en la que activars tu sistema, es decir, en lnea o mediante otro equipo con conexin a Internet, posterior a esta eleccin se generar con el asistente de activacin un archivo de peticin. En este archivo se empaca toda la informacin necesaria para la activacin del sistema para su envo a Aspel, entre los datos que se empacan se encuentran: nmero de serie, cdigo de activacin, datos del cliente, etc. Una vez generado el archivo de peticin de activacin, se realizar la transmisin de ste a travs de Internet al sitio aspel.com.mx. Si en el equipo donde instalaste el sistema no cuentas con una conexin a Internet, hay una opcin en el Asistente de Activacin la cual te permitir generar el archivo de peticin de activacin para posteriormente enviarlo desde un equipo diferente (que cuente con conexin a Internet) depositndolo en la pgina aspel.com.mx/activacin y una vez recibida la respuesta debers ejecutar nuevamente el asistente de Activacin. Asistente para la activacin del sistema
3. 4.
5.
Asistente para la activacin del sistema Acceso
l l
La primera vez que accedas al sistema, o en su caso en accesos posteriores si el sistema no ha sido activado. Men Utileras, Activar Sistema.
Manejo Como se mencion anteriormente, la activacin de un sistema consiste en proporcionar a Aspel va Internet el Nmero de serie y Cdigo de activacin correspondientes, datos que son indispensables para registrarlo en Aspel y que el sistema pueda operar. Registrar tu sistema no slo te permite activarlo para su uso, sino que adems te acredita como un usuario de software legal, abrindote puertas a mltiples beneficios:
l l
Soporte Tcnico por telfono, Chat, e-mail, etc., Reconocimiento de la empresa como propietaria legal de la Licencia de uso.
Notas Es indispensable que la instalacin y activacin del sistema se efecte en la computadora definitiva, es decir, en aquella donde el sistema se utilizar. Si no realizas la activacin del sistema, cada vez que inicies una sesin se desplegar una ventana que te informar los das que restan para llevar a cabo la activacin de tu sistema. En esta misma ventana encontrars una liga para desplegar el asistente de activacin. Pasos del asistente: 1.- Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema 2.- Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema 3.- Datos de Registro del Cliente 4.- Peticin de Activacin del Sistema 5.- Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema 6.- Resumen de la informacin 7.- Procesar la solicitud de Activacin del Sistema 8.- Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Manejo Durante el proceso de activacin se pueden presentar mensajes informticos indicando algn aspecto importante sobre el proceso. A continuacin se en listan los principales mensajes que se pudieran presentar en este proceso junto con las recomendaciones a puntos a revisar, con la finalidad de orientarte para la solucin del problema. Si persiste el problema te invitamos a contactar a nuestro equipo de soporte tcnico. Para su mayor ubicacin, los mensajes estn agrupados dependiendo del lugar donde se pudieran dar. Activacin proceso en general Mensaje Recomendacin
Su Sistema no ha sido instalado Utiliza tu CD original para Reinstalar o Reparar. adecuadamente... Por favor, intenta reinstalar el sistema. El nombre de la empresa debe El nombre proporcionado como razn social de la empresa es menor de 4 caracteres y tener al menos 5 caracteres. no ser considerado una nombre valido para registrar. Demasiados caracteres invlidos El nombre proporcionado como razn social de la empresa incluye caracteres que se en la razn social de la empresa. consideran invlidos tales como: (),%, etc. El RFC es incorrecto Ocurre cuando no se indic ningn valor para el RFC o cuando el valor indicado no es correcto, por ejemplo: no cumple con la longitud establecida o la fecha (del RFC) no es vlida. del El mensaje se presenta porque el campo est marcado como requerido y no se especific ningn valor, es decir, se quedo vaco. es Verifica que la informacin proporcionada como e-mail sea vlida.
Proporciona el nombre Responsable de la Empresa. La direccin incorrecta. electrnica
Proporciona la Clave Lada Proporciona telfono el Nmero
Verifica que los campos marcados como requeridos no estn vacos. de Verifica que los campos marcados como requeridos no estn vacos.
El Sistema se encuentra Este mensaje se presenta cuando el nombre de la empresa que est solicitando la registrado a Nombre de activacin del sistema no coincide con la de la empresa con la que inicialmente se <EmpresaSolicitante> registr el sistema. No fue posible hacer la Activacin El mensaje se presenta cuando la activacin del sistema no se realiza en lnea, ocurre del sistema, por favor al momento de ingresar el archivo de respuesta de activacin del sistema si el archivo comunquese con Soporte indicado no es vlido. Tcnico. El Nmero de Serie y/o el Cdigo Verifica que el Nmero de serie y Cdigo de Activacin capturados correspondan a los de Activacin proporcionados son indicados en tu Certificado de Autenticidad(por el caso de las versiones tradicionales) o incorrectos . correspondan a los proporcionados en www.aspel.com.mx para activar el sistema en renta. El Nmero de Serie se encuentra El nmero de serie se encuentra bloqueado, para conocer la razn comuncate con Cancelado o Suspendido, por soporte tcnico. favor, comunquese con Soporte Tcnico. Activacin desde otro equipo Mensaje El archivo de Respuesta Activacin: xxxx.Respasp caducado. Deber generar nuevo Archivo de Respuesta Recomendacin de El archivo que se especific no corresponde al que se gener mediante el asistente o ha se encuentra en otra ruta. un de
Activacin vlido Ocurri un Error al intentar leer el El archivo se encuentra daado o no es el que se gener en la activacin del sistema. Archivo de Respuesta de Activacin. Por favor, verifique que sea el archivo correcto. El nmero de serie es incorrecto. El nmero de serie que ests proporcionando para la activacin no corresponde al sistema que ests registrando o no es exactamente igual al incluido en el certificado de autenticidad del sistema o en el caso de los sistemas en renta no corresponde con el nmero de serie proporcionado al momento de la contratacin. Por favor, proporciona la Ruta de Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio invlida, o cuando no se escribe el Acceso y el Nombre del Archivo nombre del archivo de peticin a generar. de Peticin de Activacin. El Archivo de Respuesta Activacin (nombre_archivo) CADUCADO. Debers generar nuevo Archivo de Respuesta Activacin vlido. de Se da en el momento en que se quiere activar el sistema con un archivo de respuesta HA de activacin, que no corresponde al perodo de Activacin del Sistema. un de
El archivo (nombre_archivo) no Ocurre cuando se quiere activar un sistema con un archivo de respuesta de activacin corresponde al Archivo de que no corresponde al equipo donde se gener el archivo de peticin de activacin. Activacin de este equipo. Este archivo de Activacin slo puede ser utilizado en el equipo: (nombre_equipo) El archivo (nombre_archivo) no corresponde al archivo de respuesta de activaci n de este Sistema. Se presenta cuando: (a) Se proporciona un archivo de respuesta invlido o que ha caducado, (b) El archivo de respuesta de activacin es vlida, fue generado para ese equipo pero no corresponde al sistema que se quiere activar, por ejemplo: se proporciona un archivo de Aspel-SAE en Aspel-COI.
Por favor, proporciona la Ruta de Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio invlida, o cuando no se escribe el Acceso y el Nombre del Archivo nombre del archivo de donde se van a leer los datos de respuesta de activacin. de Respuesta de Activacin. No se pueden guardar los datos Ocurre cuando se proporciona un directorio que no existe, es decir, invlido (cuando en el archivo (nombre_archivo) en contiene caracteres invlidos) o no se tiene permiso de escritura en dicho directorio. la ruta especificada. No fue posible imprimir las El error puede deberse a que la impresora no est en lnea, est apagada o es un instrucciones, verifica que la recurso compartido en la red que no est accesible en la computadora donde se impresora est lista. solicit el proceso. Activacin en lnea Mensaje Recomendacin
No es posible establecer una Este mensaje se presenta cuando no se tiene una conexin de Internet activa en el conexin en este momento con el momento en que se solicit el proceso o cuando se suspendi el servicio Servidor Aspel, por favor, intenta momentneamente. ms tarde. Actualizacin y enlace de sistemas Mensaje Recomendacin
No es posible realizar una Ocurre cuando al tratar de realizar una actualizacin de sistemas, los nmeros de serie Actualizacin con los nmeros de proporcionados (Nuevo y Anterior) no son del mismo sistema, por ejemplo uno es de serie proporcionados pues no Aspel-SAE y el otro de Aspel-COI. corresponden al mismo sistema. El Nmero de serie Se presenta cuando el nmero de serie de la versin anterior que se est utilizando <SerieAnterior> ya no puede ser para actualizar usuarios, ya ha sido utilizada con anterioridad y todos los usuarios ya usada para Actualizar, ya que no han sido actualizados, es decir, su capacidad para actualizar usuarios ya es 0 (Cero).
le restan usuarios. Imposible realizar la Se presenta cuando la Serie de la versin anterior del sistema ya ha sido utilizada con Actualizacin, existe una anterioridad y ya no cuenta con capacidad de usuarios para actualizarse, es decir, se diferencia en la cantidad de solicitan ms usuarios de los que se pueden todava actualizar. usuarios que quiere actualizar y los disponibles en la Serie Anterior. Ambos Nmeros de Serie Se presenta cuando se quiere actualizar usando un nmero de serie de la misma corresponden a la misma versin. versin, es decir, el nmero de serie actual y el anterior son del mismo producto o versin. Peticin de Activacin denegada, Se presenta cuando se excede el lmite de activaciones permitidas para el nmero de se ha excedido el lmite permitido serie del sistema a registrar. de PCs en las que puede Activar el Sistema. Activacin sistema en renta Mensaje Recomendacin
No es posible realizar otra Sucede cuando se intenta hacer una segunda activacin de un nmero de serie en otra Activacin durante el mismo computadora y an se encuentra activa y/o vigente para la PC que originalmente la perodo para un sistema en Renta. activ. Temas relacionado Proceso de activacin del sistema Activacin del sistema
Validacin y reactivacin de un sistema Acceso
l
Men Utileras, Activar Sistema
Manejo El sistema requiere de una validacin de uso, que dependiendo de la modalidad tiene un manejo diferente: Validacin de un sistema en modalidad tradicional o normal El Sistema requiere de una "Validacin de Uso" semestral a partir de su Activacin para continuar en operacin. Esto significa que seis meses despus de haber realizado "Proceso de Activacin", se debe repetir este proceso para re-activar el sistema. De esta forma, la "Validacin de Uso" consiste en acceder al sistema y a travs del Asistente de Activacin conectarse va Internet con Aspel de Mxico para obtener un "Archivo de respuesta de Validacin". Al igual que la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a travs de un equipo de cmputo diferente. Tienes un perodo de gracia de 30 das para llevar a cabo la "Validacin de Uso" del sistema. Durante ese perodo, el sistema notificar los das que restan para llevar a cabo este proceso. Si al finalizar el perodo de gracia no se ha llevado a cabo la "Validacin de Uso", el sistema suspender su operacin normal hasta que se lleve a cabo dicho proceso. Validacin de un sistema en modalidad de renta La validacin del programa en modalidad de renta es un proceso que el sistema Aspel realiza cada mes para cerciorarse de la vigencia de la renta. El proceso de validacin, consiste en acceder al programa al dilogo de "Activar sistema" y seguir los mismos pasos que realizaste desde el Asistente de activacin la primera vez que lo activaste. De esta forma se recibir la autorizacin para permitir la operacin del sistema durante otro mes de trabajo. Una vez confirmada la vigencia, el sistema inicia operaciones normalmente. Transcurrido el mes de vigencia cuentas con un perodo de gracia de 15 das (a excepcin de Aspel-COI donde son 10 das nicamente) para realizar la validacin mensual (tambin conocida como reactivacin). Al termino del perodo de gracia si la validacin mensual no se ha realizado, el sistema dejar de operar trabajando en modo de lectura, es decir, se podr consultar la informacin registrada pero no se permitir agregar nuevos registros. Observaciones Independientemente del nmero de meses pagados, al momento de contratar el servicio de renta, despus de haber concluido un mes de renta es necesario realizar el proceso de Validacin. Dado que con el proceso de validacin se verifican los derechos del sistema, en ese momento podrs realizar procesos como: Modificar cualquier informacin proporcionada para el registro al activar el sistema por primera vez o en validaciones subsecuentes, de tal forma que se mantenga actualizada la informacin registrada en www.aspel.com.mx Para mantener la continuidad en el uso de los sistemas Aspel en renta, es necesario estar al corriente en el pago. Cuando la vigencia de la renta haya caducado, el sistema mandar avisos por medio de mensajes indicando la proximidad del fin del perodo de gracia. Temas relacionados Asistente para la activacin del sistema Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin
Revisa cuntos usuarios tienes permitidos Acceso
l l
Men Ayuda, Acerca de COI Men Archivo, Abrir empresa
Manejo En esta ventana podrs consultar cuntos usuarios tiene registrado el sistema Aspel-COI que instalaste. Por omisin tienes derechos de uso para un usuario, posteriormente podrs adquirir licencias de usuarios adicionales para incrementar el nmero de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema. Incrementa el nmero de usuarios del sistema Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin
Incrementa el nmero de usuarios del sistema Manejo Cuando compras un sistema Aspel adquieres derechos para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas. Por lo que si necesitas que varios usuarios a la vez accedan al sistema, debers adquirir licencias de usuarios adicionales en las siguientes modalidades:
l
1, 2, 5 10 Usuarios: Slo se efecta la venta de Licencias de Usuarios Adicionales para las versiones normal o tradicional. Para ello, antes de activar el sistema, es necesario relacionar el nmero de serie de cada Licencia de Usuarios Adicionales con el nmero de serie de la versin normal o tradicional a travs del proceso de "Enlace de Nmeros de Serie" (enlazar). Si la adquisicin del Sistema y sus Licencias corresponde a una actualizacin de versin anterior, tambin se deben enlazar los nmeros de serie anteriores.
Nota Una vez adquiridos tus usuarios adicionales debers enlazarlos al primer nmero de serie que compraste para tu sistema y posteriormente debers realizar el proceso de Activar sistema para incrementar el nmero de usuarios permitidos en el programa. Actualizacin y enlace de usuarios adicionales
l
Para el caso de Sistemas en Renta, el incremento de usuarios se realiza al momento de la Validacin del uso del sistema. Validacin y reactivacin de un sistema
Para mayor informacin acerca de los precios, comuncate con tu Distribuidor autorizado o consulta en Internet la pgina www.aspel.com.mx
Actualizacin y enlace de sistemas Qu es

En versiones normales o tradicionales, el enlace de usuarios adicionales te permitir aadir derechos de uso al primer nmero de serie adquirido, es decir, si adicionalmente a la compra de tu paquete original, adquiriste licencias de usuarios adicionales con el fin de incrementar el nmero de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema, debers realizar este proceso para enlazar al paquete original la o las licencias adicionales. Esta operacin debe realizarse directamente en la pgina www.aspel.com.mx. Tambin en la pgina www.spel.com.mx. podrs enlazar tus nmeros de serie de actualizaciones. Para mas informacin, accede a www.aspel.com.mx / Productos / Activa tu sistema.
l
Para una Actualizacin del sistema se relaciona el nmero de serie del sistema en su versin con el nmero de serie del sistema en su versin anterior. Para habilitar Usuarios Adicionales se tendr que relacionar el nmero de serie de cada licencia de usuario adicional con el nmero de serie del paquete base.
Las opciones disponibles en la pgina son:

l
Nuevo Licenciamiento, donde activars los sistemas a partir de la liberacin del sistema Aspel-NOI 4.0, Aspel-SAE 4.0, AspelBANCO 3.0 y Aspel-PROD 2.0. Incrementa el nmero de usuarios del sistema Licenciamiento Anterior (claves), donde activars los sistemas para las versiones Aspel-NOI 3.52, Aspel-COI 4.0, Aspel-SAE 3.0, Aspel-BANCO 2.5, Aspel-PROD 1.7 y Aspel-CAJA 1.0 o anteriores. La activacin de estos sistemas no aplica para el nuevo licenciamiento, por lo que su manejo es el mismo que se manejaba anteriormente y exclusivamente se pueden adquirir paquetes de 1 usuario 4 empresas.
Los usuarios adicionales adquiridos deben ser habilitados comunicndose va telefnica al departamento de Atencin a clientes Aspel.
Para mayor informacin del funcionamiento visita la pgina aspel.com.mx en Productos / Activa tu sistema/ Licenciamiento Anterior Claves.
Esencial Para llevar a cabo el "Enlace de Nmeros de Serie", es necesario tener a la mano el Certificado de Autenticidad del Sistema (modalidad 1 usuario- 99 empresas) y el Certificado de Autenticidad de Usuarios Adicionales (modalidad 1, 2, 5 o 10 usuarios). Si se trata de una actualizacin del sistema, adems se deber tener los Certificados de Autenticidad del sistema y los usuarios Adicionales, correspondientes a la versin anterior o en su caso el nmero de serie y cdigo de activacin de cada uno. Para proporcionar adecuadamente la informacin requerida durante el proceso de enlace, es importante distinguir a qu modalidad (normal, renta o demostrativa) pertenece cada certificado, lo cual se puede realizar a travs de la leyenda que cada uno tenga impreso en la parte de "Producto" pudiendo ser: Sistemas Aspel-COI, Licencias de Usuarios Adicionales, Actualizacin del sistema o Actualizaciones de las licencias de usuarios adicionales.
Manejo Para actualizar un sistema y enlazar una licencia de Usuarios Adicionales, se debern realizar los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Acceder a la pgina aspel.com.mx/enlace Indicar el Nmero de Serie de tu sistema, la licencia de Usuarios Adicionales y sus correspondientes Cdigos de Activacin (CDAs) los cuales se encuentran en el Certificado de Autenticidad respectivo. En caso de actualizacin, proporcionar el(los) nmero(s) de serie de la versin anterior. Seleccionar la liga "Enlazar"
5. 6. 7. 8. En cuanto se haya procesado la informacin, se presentar una pgina en la que se informar que el proceso se ha realizado exitosamente, en caso de no concluir exitosamente se recomienda intentarlo ms tarde o bien comunicarse a Soporte Tcnico. Si se adquirieron varias licencias de usuarios adicionales se tendr que repetir del paso 1 al 6 por cada una de las licencias. Una vez que se enlazaron exitosamente todos los nmeros de Serie de las Licencias de Usuarios Adicionales, debers acceder al asistente de Activacin del sistema Aspel para realizar el proceso de Activacin correspondiente. Por ultimo debers acceder en la PC Servidor a la opcin "Servidor de licencias" del men Utileras, para indicar al sistema que ese equipo ser el servidor de licencias, y con esto el sistema identifica el equipo que permitir o negar el acceso a los usuarios de las estaciones de trabajo. Con esto ya puedes acceder a tu sistema con los usuarios adicionales que actualizaste y ya podrs trabajar en el sistema.
9. Nota
En caso de no haber enlazado los usuarios adicionales antes de activar el sistema, debers realizar los pasos para enlazar una licencia de usuarios adicionales mencionados anteriormente y ejecutar nuevamente el asistente de activacin del sistema. Procedimiento de Instalacin
Esencial
Para el caso de las versiones en renta, si lo que requieres es incrementar el nmero de usuarios adicionales que pueden acceder concurrentemente al sistema, podrs adquirir tantos usuarios adicionales como necesites accediendo a aspel.com.mx y una vez adquiridos debers ejecutar el proceso de activacin del sistema para incrementar el nmero de usuarios permitidos en el programa. Para mayor informacin, consulta el tema "Contratacin del servicio de renta ". Asistente para la activacin del sistema
Servidor de licencias Acceso
l
Men Utileras, Servidor de licencias
Qu es En esta ventana podrs indicarle al sistema que permita la conexin de usuarios simultneos, lo que llamamos trabajo en Red. Manejo Para habilitar este servicio es requisito que el sistema se encuentre activado y se haya enlazado por lo menos una licencia de usuarios adicionales, de tal forma que se tengan habilitados para el nmero de serie los derechos para ms de un usuario, recuerda que el paquete base proporciona solamente derechos para un usuario. Actualizacin y enlace de usuarios adicionales Una vez realizado el proceso de enlace y activacin del sistema para que reconozca los nuevos derechos de los usuarios adicionales, en el equipo servidor debers acceder al men Utileras \ Servidor de licencias y seleccionar el campo "Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales". De esta forma le indicars al sistema que permita el acceso concurrente a los usuarios que la licencia enlazada especifique. Despus de activar este servicio, ser necesario finalizar la sesin del sistema para que al acceder nuevamente el programa detecte la nueva configuracin. Una vez realizado esta operacin las estaciones de trabajo podrn acceder al sistema y operar normalmente previa instalacin de cada una de las estaciones de trabajo. Es importante considerar que si deshabilitas el campo "Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales", los usuarios que en ese momento estn conectados ya no podrn seguir trabajando en el sistema, suspendindose el servicio de conexin en red.
Ayuda del monitor de Licencias de Usuarios Aspel Temas relacionados Actualizacin y enlace de usuarios adicionales Ayuda del Monitor de Licencias de Usuarios Aspel
Administrador de perodos Acceso
l l
Men Archivos, Administrador de perodos Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es En este mdulo se encuentran los perodos dados de alta en la empresa; dentro ste, podrs dar de alta un perodo, crear el siguiente, realizar traspaso de saldos as como asignar el manejador en que trabajar la base de datos del perodo, auditar o desauditar el perodo as como cambiar la ruta del perodo. Las tareas que podrs realizar, son las siguientes: Incorpora un perodo en el administrador Elimina el perodo del administrador Crear siguiente perodo Auditar o desauditar un perodo Iniciar una nueva contabilidad Traduccin de archivos Control de archivos Generacin de un respaldo Reinstalacin del respaldo Configura la base de datos en el administrador de perodos Traspaso de saldos
Crear nuevos perodos Acceso
l
Men archivos, Administrador de perodos, con el botn
Qu es Con esta opcin tendrs la posibilidad de crear un siguiente perodo en base a los saldos finales del perodo anterior, crear una nueva contabilidad si es primera vez que instalas el sistema o vas a comenzar con un nuevo perodo en ceros; adems de poder crear un perodo siempre y cuando no haya sido creado. Manejo Selecciona la opcin que mejor te convenga de las dos opciones que te ofrece la siguiente ventana:
Crea el siguiente perodo Iniciar nueva contabilidad Crear nuevos perodos Temas relacionados Elimina el perodo del administrador Auditar o desauditar un perodo Traduccin de archivos Control de archivos Generacin de un respaldo Reinstalacin del respaldo Configura la base de datos en el administrador de perodos Traspaso de saldos
Iniciar nueva contabilidad Acceso
l
Men Archivos, Administrador de perodos, botn Desde la Barra de herramientas botn , botn
o men flotante, opcin Agregar un perodo o Alt + Ins
Qu es Este proceso permite crear un nuevo perodo en un directorio para la contabilidad de la empresa. Si quieres agregar otra contabilidad, sta ser en un directorio diferente ya que el sistema no permitir la creacin. Campos de este proceso Campo Perodo Ejercicio Selecciona el mes que quieres crear. Selecciona el ao a que corresponder el mes del perodo. Descripcin
Directorio o alias Indica la ruta donde se va a crear el archivo del perodo. Nota: La ruta deber ser diferente ya que el sistema no dejar crear la base de datos para evitar incongruencias. Manejo Una vez que hayas indicado la informacin del perodo a crear, al oprimir el botn Aceptar, comenzar la instalacin automtica de los catlogos; el sistema te mostrar la ventana de Creacin del catlogo de cuentas, en donde se elige el tipo de catlogo de cuentas que necesitas:
l l
Catlogo vaco (sin cuentas) Catlogo estndar general.- Contiene las cuentas que se emplean en la mayora de las compaas, sin importar el giro al que pertenezcan. Catlogo de empresas manufactureras.- Ofrece cuentas indispensables para los procesos de fabricacin. Catlogo para empresas comerciales.- Dentro de la estructura de sus Gastos de venta tiene cuentas como Fondo de ahorro, Viticos, Comidas con el personal, Sueldos y salarios, Comisiones, Bonos, Gratificaciones, Cuotas al IMSS, etc Catlogo para empresas de servicios.- Este catlogo no cuenta con almacn de productos terminados. En sus Gastos de venta tiene cuentas como Honorarios a profesionistas, Honorarios de asesora, Gastos de viaje, Gastos de representacin, Boletos de avin, y otras. Catlogo para paquete demostrativo.- Este tipo de catlogo, es utilizado cuando el sistema es instalado en su paquete demostrativo, contiene las cuentas principales o las de mayor uso en las empresas.
l l
Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
El directorio o alias no existe o no Indica correctamente la ruta o alias donde se guardar el archivo de registro del corresponde al driver especificado perodo, si el campo se encuentra en blanco nos mandar este mensaje. Ya existe una base de datos vlida Debes seleccionar otra ruta, tal que el directorio o alias no tenga alguna base de en este perodo o alias. No se datos. puede continuar con el proceso. Temas relacionados Incorpora un perodo en el administrador
Elimina el perodo del administrador Crear siguiente perodo Auditar o desauditar un perodo Traduccin de archivos Control de archivos Generacin de un respaldo Reinstalacin del respaldo Traspaso de saldos
Elimina el perodo del administrador Acceso
l
Men Archivos, Administrador de perodos, botn Desde la Barra de herramientas, con el botn o men flotante opcin Borra perodos Alt+Del
Qu es Este procedimiento elimina el perodo slo del administrador de perodos, de modos que fsicamente todava se encuentra en el directorio donde se cre el perodo. Manejo Selecciona el perodo que deseas eliminar y con un clic al botn se desplegar una ventana en donde se advierte que slo se eliminar la referencia el perodo e el administrador pero que los datos permanecen en la base de datos. Si quieres recuperar el perodo necesitas ejecutar el proceso de Incorporar un perodo en el Administrador de perodos. Temas relacionados Incorpora un perodo en el administrador Crear siguiente perodo Auditar o desauditar un perodo Iniciar una nueva contabilidad Traduccin de archivos Control de archivos Generacin de un respaldo Reinstalacin del respaldo Traspaso de saldos
Auditar /desauditar perodo Acceso
l
Desde la Barra de herramientas con el botn
o desde el men flotante, opcin Auditar / Desauditar perodo
Qu es Este proceso audita el perodo de modo que no puedas realizar las operaciones bsicas de la consulta de Cuentas, Cuentas departamentales, Plizas, Activos Podrs realizar consultas a las cuentas, plizas, activos, balanza de comprobacin, control, de archivos, etc., siempre y cuando no afecte a las tablas principales. Para poder desauditar el perodo debers entrar al mdulo de Administracin de perodos y abrir el perodo con la tecla F5, el botn o la opcin auditar/Desauditar perodo desde el men flotante. Temas relacionados Incorpora un perodo en el administrador Elimina el perodo del administrador Crear siguiente perodo Iniciar una nueva contabilidad Traduccin de archivos Control de archivos Generacin de un respaldo Reinstalacin del respaldo Traspaso de saldos
Control de archivos Escoge el tema a consultar: Para qu sirve esta funcin Diagnstico de archivos Verifica tus registros Creacin de archivos Recuperacin de archivos Regeneracin de ndices Instalacin automtica Avanzado Conversin
Asistente para la configuracin de Aspel-COI 5.7 Acceso
l l l
Men Utileras, Traduccin de archivos Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Al acceder al sistema en el directorio indicado se detecta una base de datos de otra versin, te dar la opcin de manera automtica para que realices esta operacin (traduccin en lnea). Men Archivos, Administrador de perodos, botn
Qu es El objetivo de este asistente, es ayudarte a traducir la informacin contable definida en versiones anteriores (Aspel - COI 3.x y 4.0) para que esta pueda ser leda por la versin 5.7. Te recomendamos que ejecutes este proceso antes de capturar movimientos, para que no se sobrescriba la informacin anteriormente capturada. Podrs traducir los archivos de datos, los parmetros del sistema y los perfiles del usuario. Nota Para la versin 5.0 no se necesitar traducir la base de datos, basta con indicar el directorio donde se encuentra la base de datos de Aspel COI 5.0. Traduccin en lnea Si el asistente de traduccin se est ejecutando al momento de acceder el sistema (ver especificacin en la seccin "Acceso"), se propone slo la traduccin de parmetros, por lo que para traducir los datos o los perfiles del usuario, debers ejecutar el asistente desde el men Utileras especificando dicha traduccin. Cuando utilizas la Traduccin en lnea slo podrs traducir los parmetros de la empresa con la que iniciaste, es decir, el sistema automticamente verificar que en la versin anterior exista el mismo nmero de empresa donde tomar la informacin de los parmetros. Si ejecutas el proceso desde el men Utileras o Administrador de perodos, se enlistan todas las empresas dadas de alta en la versin anterior y debers indicar la empresa de la que se tomarn los datos para esta empresa y/o versin. Se recomienda que antes de ejecutar este proceso realices lo siguiente:
l l l l
La recuperacin de archivos y regeneracin de ndices de todos los archivos en la versin en la cual vas a traducir. El respaldo de los archivos que vas a traducir. Revisa que tengas espacio suficiente en tu disco, mismo que ocupar la informacin traducida. Una vez revisado lo anterior, ejecuta este proceso.
Nota Este proceso de traduccin tambin lo podrs realizar desde el Asistente para la configuracin de Aspel - COI 5.7 desde el men Configuracin, agregar empresa al seleccionar Actualizar empresa de la versin Aspel - COI 3.x, 4.0 Manejo Este asistente consta de varios pasos los cuales veremos a continuacin: Que deseas traducir? Seleccin del directorio Selecciona empresa a traducir Traduccin de los parmetros del sistema Traduccin de datos Traduccin de perfiles
Generacin del respaldo de archivos Acceso
l l l
Men Utileras, Respaldo de archivos, Generacin del respaldo Desde el administrador de perodos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Esta opcin sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete o en CD en la unidad de tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio. El asistente crear un archivo "ZIP" con el nombre que le proporciones al sistema, este archivo contendr uno o ms archivos con la extensin .ZIP que a su vez contendrn los archivos con los datos que se quieren respaldar. Esta operacin te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algn archivo se dae definitivamente, puedas restablecerlo en tu directorio de trabajo. Nota: Para que el respaldo que generes funcione correctamente es necesario que los archivos de datos y de ndices sean respaldados. Manejo La ventana que se presenta es la siguiente:
El procedimiento es muy sencillo: 1. Anota los campos que te solicita esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevar tu respaldo. 2. Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel - COI 5.7 te da varias opciones: Mis datos Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los ndices y en general todos los archivos contenidos en el directorio de datos.
Archivos de configuracin Esta opcin te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuracin del sistema y datos de tu empresa. Perfiles de usuario Esta opcin te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos para tus sistemas Aspel.
Comprobantes fiscales digitales INFOWEB Oprime el botn Respaldar para que tu informacin quede grabada. Campos de este proceso Campo Detalles de instalacin de Aspel - COI 5.70 Ruta de instalacin Ruta de datos Ruta de comunes Ruta donde se encuentra instalado Aspel - COI 5.70 Ruta donde se encuentran las bases de datos con que ests trabajando. Descripcin Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales.
Esta opcin te permite respaldar todos los archivos y configuracin de tus cuentas y espacios en Internet para la publicacin de tus documentos.
archivos Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.
Detalle del respaldo Directorio destino Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se depositar la informacin de tu empresa. Por razones de seguridad NO debes guardar el respaldo en el mismo lugar en el que estn tus datos originales. Anota el nombre que llevar el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con extensin .zip. Te recomendamos que utilices las terminaciones para indicar el nmero de la empresa registrada en tu sistema, por ejemplo: R-140902E01, donde puedes indicar que es un respaldo de la contabilidad del 14 de septiembre del 2002, de la empresa 01.
Nombre del archivo
Proteger con contrasea Contrasea Confirmar Qu quieres respaldar? Si quieres que tu respaldo sea protegido con una contrasea debers activar esta opcin al igual que debers escribir una clave. Vuelve a escribir la contrasea para confirmar que has escrito bien la contrasea. Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar.
Mscara para nombre Esta mscara sirve para poder respaldar slo algunos archivos de acuerdo al contenido de cada de archivo uno de los datos a respaldar, por ejemplo: Quiero respaldar todos los archivos que tengan el nombre contab010205, para esto debers poner contab010205.*, para que tome los archivos con este y nombre y la extensin de diferente tipo; tambin podrs buscar otros archivos con los caracteres ? para sustituir una letra o un * para sustituir uno o ms caracteres. Si quieres que tome todos los archivos puedes poner *.* o dejar en blanco el campo mscara; este manejo tambin se aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivos especficos de configuracin debers escribirlos como * o ? para seleccionar uno o ms caracteres pero con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .ini. Nota: Si escribes el nombre del archivo completo, es decir Empresa01.coi, slo tomar en cuenta ese archivo de ese mdulo, en este caso Archivos de configuracin, y el sistema lo tomar en cuenta. Nota Es necesario que interrumpas la operacin de todos los usuarios conectados al sistema hasta que se termine de elaborar el respaldo, ya que, si otra persona est trabajando con un archivo y trata de hacerle afectaciones mientras se est respaldando, el sistema indicar que el archivo No existe. Para el caso de base de datos, slo se podr respaldar cuando se encuentre estructurada en los formatos locales, es decir nativos (paradox, Dbase, etc, ).
Problemas / Soluciones PROBLEMAS La ruta o directorio destino no es vlido. Ya existe un archivo con ese nombre. Est seguro que desea remplazarlo? El nombre proporcionado para el archivo de respaldo no es vlido. Las contraseas ingresadas no coinciden. Tema relacionado Recuperacin de archivos SOLUCIONES Escribe correctamente la ruta donde se guardar el archivo de respaldo, de lo contrario si no existe el directorio se originar este error. Si el nombre que ingresas para el respaldo coincide con un respaldo ya existente el asistente lo indicar. Escribe un nombre diferente de lo contrario lo sobrescribir. Si no ingresas ningn nombre para el respaldo el asistente lo indicar y proporcionar un nombre por omisin para el respaldo. Si el respaldo va ha protegerse con contrasea e ingresa dos contraseas diferentes el asistente marca un error.
Reinstalacin de respaldo Acceso
l l l
Men Utileras, Respaldo de archivos, Reinstalacin de respaldo. Administrador de perodos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Utiliza esta opcin si tu base de datos se dao, utiliza tu respaldo para reinstalar y/o recuperar tu informacin. Por eso es muy importante que realices respaldos diariamente. El procedimiento es muy sencillo: 1. Selecciona el archivo de respaldo que vayas a reinstalar. Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel - COI 5.7 te da varias opciones:
Mis datos Archivos de configuracin Perfiles de usuario Comprobantes fiscales digitales INFOWEB DAC Oprime el botn Restaurar para que tu informacin se instale. Recupera todos tus archivos de datos, incluyendo los ndices y en general todos los archivos contenidos en el directorio de datos. Esta opcin te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuracin del sistema y datos de tu empresa. Esta opcin te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos para tus sistemas Aspel. Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales.
Esta opcin te permite respaldar todos los archivos y configuracin de tus cuentas y espacios en Internet para la publicacin de tus documentos. Esta opcin te permite restaurar tus archivos de configuracin del DAC.
Campos de este proceso Campo Detalles de instalacin de Aspel-COI5.7 Ruta de instalacin Ruta de datos Ruta donde se encuentra instalado Aspel - COI 5.70 Descripcin
Ruta donde se encuentra la base de datos con que ests trabajando. Es importante que tomes en cuenta que en la ruta seleccionada en este campo se bajar el respaldo al iniciar el proceso de reinstalacin.
Ruta de archivos Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. comunes Respaldo a restaurar Directorio origen Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensin .ZIP Respaldo protegido con contrasea Contrasea Si el archivo a reinstalar tiene contrasea, debers escribirla, de lo contrario no podrs realizar el proceso de reinstalacin.
Qu quieres Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar. Al seleccionar el respaldo, el sistema detecta los restaurar? archivos que se encuentran en el respaldo y se habilitarn en la parte de los datos que se quieren restaurar. Nota Cuando en el directorio de trabajo tienes creados al menos un perodo, posteriormente de la reinstalacin de un respaldo, la regeneracin no ser automtica y por lo tanto debers hacerlo manualmente desde el Administrador de perodos con el botn .
Te sugerimos que la reinstalacin de un respaldo lo hagas en un directorio vaco para evitar problemas en el proceso y que se pierdan datos. Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
El archivo de respaldo no contiene la Si el archivo que seleccion no fue creado con el asistente o si es uno de los archivos zips informacin necesaria para ser restaurado que se encuentran dentro de un archivo de respaldo creado por el asistente; no se podr por este asistente. restaurar dicho respaldo y el asistente lo indicar. El archivo de respaldo no existe. Verifique la ruta y el nombre. No se restaur el respaldo debido a que la contrasea ingresada es incorrecta. Verifica que la ruta o el nombre del archivo estn correctamente escritos de lo contrario el sistema mandar este error. Escribe correctamente la contrasea que le asignaste al archivo de lo contrario no podrs restaurarlo.
Es necesario introducir la contrasea para Escribe la contrasea que fue asignada a este archivo de respaldo, si no ingresas alguna restaurar el respaldo. contrasea y dejas el espacio en blanco, no podrs restaurarlo.
Configura la base de datos Acceso
l
Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn
botn Avanzado
Qu es Este proceso permite establecer el tipo de manejador de base de datos que manejars en la empresa en el sistema as como el directorio donde se encuentran los datos para el manejo de la misma. Por omisin el sistema maneja base de datos en Paradox por lo que al crear una nueva contabilidad sta se crear en Paradox. Si necesitas manejar la base de datos en un manejador diferente lo podrs hacer con este proceso. Esencial
l l
Se sugiere que slo una vez realices este proceso ya que puedes daar la base de datos. Tambin se sugiere que manejes un solo manejador, es decir, si tiene varias bases de datos y stas estn en Paradox, Dbase, u otro, debes unificar stas.
Campos de este proceso Campo Driver Directorio de trabajo o Alias Temas relacionados Conversin Iniciar nueva contabilidad Descripcin Selecciona el manejador de base de datos que quieres configurar. Selecciona la ruta donde se encuentra la base de datos.
Regenera el archivo del Administrador de perodos Acceso
l
Qu es Este proceso regenera el archivo del administrador de perodos.
Qu deseas traducir? Qu es Mediante este asistente podrs traducir fcilmente los parmetros generales as como sus datos y perfiles de usuarios. La ventana que se despliega es la siguiente:
Campos de este proceso Campo Descripcin
Parmetros de Activa este campo si deseas traducir los parmetros de configuracin definidos en la versin anterior. la empresa Nota Es recomendable que para que la estructura de las tablas de cuentas se genere correctamente al momento de traducir los datos, es necesario traducir conjuntamente los parmetros del sistema, ya que el proceso de traduccin necesita los niveles de cuenta para que no se generen incongruencias. Si la traduccin se hace en lnea antes de traducir debers establecer los niveles correspondientes en los parmetros de COI. Archivos de datos Este proceso actualiza los archivos de datos de la versin anterior de Aspel - COI, con los de Aspel - COI 5.7. Es necesario que tus archivos no se estn utilizando. Antes de empezar la traduccin, es recomendable tener un respaldo de la informacin. Recuerda que slo necesitars realizar la traduccin, si eres usuario de Aspel-COI 4.0 o menor a sta. La activacin de este campo traducir los perfiles de usuario, de manera automtica y transparente. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que el archivo no est siendo utilizado, por algn usuario en la versin anterior.
Perfiles del usuario
Al terminar de seleccionar lo que se traducir, oprime el botn siguiente para seleccionar la nueva opcin. Tema relacionado Asistente para la configuracin de Aspel - COI 5.7
Seleccin del directorio Qu es Selecciona el directorio de donde se tomarn los archivos de datos, parmetros o perfiles segn corresponda, para realizar la traduccin de los mismos, los cuales fueron generados desde versiones anteriores. Se entiende como versiones anteriores vlidas, la versin 3.x y 4.0 de Aspel - COI. La ventana que se despliega es la siguiente:
Manejo Debes indicar la ruta y versin que vas a traducir para poder comenzar a trabajar. Campos de este proceso Campo Versin a traducir Descripcin Selecciona la versin de Aspel - COI que deseas traducir.
Ruta donde est instalado Selecciona el directorio donde est instalado Aspel-COI. Se podrn traducir las versiones 3.x Aspel - COI 3.X 4.0 y 4.0 de Aspel - COI. Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
No existe una instalacin de Es indispensable que la ruta indicada en "Ruta donde est instalado Aspel - COI 3.x 4.0 " COI en la ruta especificada. corresponda o contenga la versin de Aspel - COI, ya que con este dato se basar el asistente para configurar la nueva versin (5.7). Tema relacionado Asistente para la configuracin de Aspel - COI 5.7
Selecciona la empresa que deseas traducir Qu es En este apartado seleccionars la empresa que quieres traducir, para que el traductor actualice los datos a la nueva empresa, por ejemplo, se podrn traducir los perfiles, parmetros y datos de la empresa 5 a la empresa 2, por lo que tambin el nmero de empresa se actualizar.
Nota Si la empresa que ests traduciendo difiere del nmero de empresa a la actual, al traducir en lnea, el sistema no podr traducir los archivos. El sistema no reconoce la empresa, por lo que te sugiere crear una nueva contabilidad en un directorio diferente. Para continuar con la configuracin, selecciona el botn "Siguiente" y sigue el orden de los pasos. Tema relacionado Asistente para la configuracin de Aspel - COI 5.7
Traduccin de los parmetros del sistema Qu es En este paso se traducirn los parmetros del sistema definidos en la versin anterior. Para consultar y/o modificar los parmetros, selecciona el botn "Configurar". En este proceso podrs modificar la razn social y dems datos de la misma en la traduccin de archivos o puedes modificarlos despus en Men Configuracin / Datos de la empresa, botn cambios. Nota La razn social de la empresa no se podr modificar en el caso que ests manejando una versin demostrativa o educativa, se tendr que activar el sistema para poder modificar este dato. Manejo La ventana de este paso es la siguiente:
En trminos generales podrs configurar lo siguiente: Cuentas Pliza Activos Multimoneda Nota Los parmetros mostrados en este proceso son los definidos en la versin anterior, los parmetros nuevos para la versin de Aspel COI 5.7 ( Traspaso automtico y Convertir montos en moneda extranjera en captura de plizas), estarn inactivos, con la opcin de poder activarlos si as se requiere. Hay que tomar en cuenta que si en la versin anterior se tenan definidos los parmetros de Activos y Cuenta de cuadre, las cuentas correspondientes a estos parmetros no se mostrarn, dado que el proceso de traduccin slo lee el archivo empresa de la versin anterior, y la informacin de estos parmetros se guarda en un archivo distinto; por lo que se tendrn que definir nuevamente dichas cuentas.
Traduccin de datos Qu es Este proceso actualiza los archivos de datos de la versin Aspel - COI anterior, con los de Aspel - COI 5.7. Es necesario que tus archivos no se estn utilizando. Antes de actualizar es recomendable tener un respaldo de la informacin. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que realices un respaldo de los archivos de datos, asegurndote que no contengan errores los archivos de datos ni los de ndices; para verificar la integridad de los mismos ejecuta los procesos de Recuperacin de archivos y Regeneracin de ndices desde la versin donde se crearon. La ventana que se despliega es la siguiente:
Campos de este proceso Campo Directorio de datos fuente Perodo Desde/Hasta Directorio de datos destino Problemas / Soluciones PROBLEMAS "Debes proporcionar la ruta del directorio fuente y destino". Tema relacionado Asistente para la configuracin de Aspel - COI 5.7 SOLUCIONES Para que se realice la traduccin de archivos, se debe proporcionar tanto la ruta donde se encuentran los datos a traducir, as como la ruta donde se depositarn los datos ya traducidos. Descripcin Indica la ruta del directorio donde se localizan los datos a traducir. Es decir, los generados en la versin anterior y de la cual se tomar toda la informacin para empezar a trabajar con esta nueva versin de Aspel - COI. A travs de estos campos podrs traducir la informacin de un mes, de varios meses y hasta de varios aos. Indica las fechas respetando el formato y verificando que no ests dejando a un lado ningn perodo. Especifica la unidad de disco y trayectoria en la que se depositarn los datos traducidos. Por seguridad, no es conveniente que esta ruta sea igual a la del Directorio fuente.
Traduccin de perfiles Qu es Este paso Traducir los perfiles de usuario, de manera automtica y transparente. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que el archivo no est siendo utilizado, por algn usuario en la versin anterior. La ventana que se despliega es la siguiente:
Botones de este proceso Botn Configurar Descripcin Este botn despliega la ventana de Perfiles del usuario, con el fin de verificar o dar de alta los usuarios que podrn acceder al sistema, as como asignar el perfil de los mismos. Si previamente ya habas dado de alta usuarios, al momento de efectuar la traduccin de perfiles, el archivo de stos se sobrescribir con la informacin proveniente de dicha traduccin.
Traduccin de perfiles ventana Nota Los usuarios que estn dados de alta en el sistema podrn quedarse con la misma configuracin o se puede cambiar su configuracin por nuevos usuarios o asignarle un perfil diferente al que ya tenan. Una vez concluido este paso, se dar por terminada la traduccin de tu empresa. Temas relacionados Asistente para la configuracin de Aspel - COI 5.7 Perfiles de usuario
Parmetros del sistema Acceso
l
Men Configuracin, Parmetros del sistema
Qu es Los parmetros del sistema son las modalidades de operacin con las que trabaja tu programa, las cuales puedes modificar para una operacin ms adecuada a tus necesidades (tu sistema viene configurado con algunas modalidades de operacin bsicas, las cuales se adaptan al manejo comn de las empresas mexicanas, pero puedes modificarlas). Estos parmetros afectan directamente a la constitucin y funcionamiento de los catlogos de Cuentas, Cuentas departamentales, Plizas, Histrico de tipos de cambio y Catlogo de Monedas. Es decir que, cualquier modificacin, repercutir directamente en los resultados de tu contabilidad. La ventana de esta opcin muestra a estos parmetros agrupados en las siguientes carpetas Datos de la empresa Cuentas Plizas Activos Multimoneda Fiscal
Parmetros Datos de la empresa Acceso
l
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Datos de la empresa
Que es Aqu se muestra y configuras la informacin de los datos de la empresa, es decir los datos generales como ubicacin, R.F.C, clave maestra, etc. con la que el sistema se registr. Campos Campo No. de empresa No. de serie Razn social Descripcin Muestra el nmero de empresa con la que ests trabajando, este campo no se modifica. Muestra el nmero de serie con el que diste de alta el sistema. Escribe el nombre o razn social de la empresa a registrar. La razn social que se registre como Empresa 1 ser la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre l. Anota la ubicacin de la empresa. Anota la ubicacin geogrfica de la empresa. Este dato ser impreso en diversos reportes, la cual har tus listados an ms completos. Este dato ser impreso en diversos reportes, la cual har tus listados an ms completos.
Direccin Poblacin R.F.C. Registro estatal Temas relacionados
Parmetros de Cuentas Parmetros de Plizas Parmetros de Activos Parmetros Multimoneda Parmetros Fiscal
Parmetros de Cuentas Acceso
l
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Cuentas
Campos Campo Dgitos por nivel Descripcin Por omisin el sistema configura 4 dgitos para el primer nivel y para el segundo y tercer niveles de 3 dgitos. Es importante que esta definicin de dgitos se realice antes de iniciar la operacin del sistema, esto a fin de evitar problemas originados por el cambio en la organizacin de tus cuentas. La definicin de un catlogo estndar o propio de tu empresa debe hacerse al principio de operacin, a fin de evitar problemas originados por el cambio en la organizacin de tus cuentas. Captura de cuentas Cuentas con guin Activado
l
Separa las cuentas por niveles aadindoles un guin. Este manejo es automtico ya que genera las separaciones an cuando t teclees nicamente los nmeros. Al momento de capturar tus cuentas no necesitas teclear los ceros a la izquierda a partir de un guin, pudiendo capturar la cuenta 0010-002-00144 como 10-2-14
Desactivado
l l
Las cuentas aparecen sin guiones. En la captura de cuentas, debers teclear todos los dgitos que tengan stas.
Captura de saldo inicial
Activado
l
Te permite indicar el saldo inicial de una cuenta. Adems de los saldos iniciales, tambin podrs modificar la naturaleza de la cuenta definida por omisin por el sistema.
Desactivado
l
No podrs capturar los saldos iniciales de tus cuentas al momento de darlas de alta. Slo podrs afectarlas con una pliza de apertura, para evitar cualquier tipo de descuadre.
Nota: Como es sabido, es ms recomendable la alimentacin de saldos de las cuentas utilizando plizas. Alta en traspasos Activado
l
Al momento de hacer un traspaso de saldos, el sistema dar de alta automticamente las cuentas que no existan en los perodos subsecuentes.
Desactivado
l
Cuando efectes un traspaso de saldos, el sistema no agregar las cuentas que no existan al catlogo de cuentas del perodo destino.
Repercusiones - Posible problema Puede ocurrir que, despus de haber creado los perodos de marzo, abril y mayo (por ejemplo), des de alta una cuenta en febrero, pero con el mismo nmero de una cuenta ya creada. Entonces, cuando hagas el traspaso de saldos de febrero a los dems meses, habrs mezclado los saldos de dos conceptos distintos. Por ello, se te recomienda que antes de dar de alta una cuenta en un mes anterior, revises tu catlogo de cuentas actual.
Traspaso de saldos Traspaso automtico Activado
l
El sistema har un traspaso automtico para los perodos subsecuentes cuando se modifique una pliza en sus partidas, despus de contabilizar una pliza, al dar de baja una pliza, al correr el proceso de integracin de plizas, al correr el proceso de contabilizacin, al modificar el saldo inicial de la cuenta o al dar de alta una cuenta y cuenta departamental.
Nota: Cuando se realiza alguno de los movimientos antes mencionados, al momento de cerrar la ventana del Catlogo el sistema te advertir del avance del traspaso de los saldos mediante una barra de avance del proceso.

Desactivado
l
Cuando efectes un movimiento en los casos mencionados anteriormente, el traspaso automtico no se realizar.
Repercusiones - Posible problema

l
Puede ocurrir que, despus de haber creado el perodo de marzo, abril y mayo (por ejemplo), des de alta una cuenta en febrero, pero con el mismo nmero de una cuenta ya creada. Entonces, cuando est activo el parmetro Traspaso automtico, habrs mezclado los saldos de dos conceptos distintos. Por ello, se te recomienda que antes de dar de alta una cuenta en un mes anterior, revises tu catlogo de cuentas actual. Tambin se aplica para las cuentas departamentales y p lizas en caso de que su clave sea la misma. Cuando se ejecute el Borrado de movimientos en un perodo anterior al de trabajo, el sistema no realizar el Traspaso automtico y se deber correr el proceso de traspaso de saldos.
Manejo de departamentos
Activado
l
Puedes clasificar alguna o todas tus cuentas por centros de costo o departamentos, es decir, pudiendo conocer el detalle de los ingresos o egresos por el rea de tu empresa que los gener. Para asignar departamentos a las cuentas contables, primero debes dar de alta tu catlogo de Departamentos, puedes dar de alta un saldo inicial departamental para cada cuenta.
Desactivado
l l
No tomar en cuenta las Cuentas departamentales. Se deshabilitarn los catlogos de cuentas departamentales, departamentos y balanza de comprobacin con departamentos.
Base de datos Nota
Con el botn de configuracin seleccionas la ruta de la base de datos que manejar el sistema, para mayor informacin de este manejo dirgete al tema Configura la base de datos
Si ya realizaste la activacin de tu sistema los datos proporcionados desde dicho proceso sern los que se sugieran en estos campos. Temas relacionados Datos de la empresa Parmetros de plizas Parmetros de Activos Parmetros multimoneda Parmetros Fiscal
Parmetros de Plizas Acceso
l
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Plizas
Campos Campo Tipos de pliza Descripcin

l l
Puedes definir hasta 12 clasificaciones distintas para tus plizas. Las tres primeras son las ms comunes: de diario (Dr), de Ingresos (Ig) y de Egresos (Eg).
Repercusiones Al clasificar tus plizas por tipo, podrs realizar consultas ms rpidas y delimitar el reporte de Diario general. Captura de plizas Nmero secuencial Activado
l
Si slo est activo el parmetro nmero secuencial, al dar de alta una pliza automticamente se le asignar un nmero consecutivo considerando el tipo de p liza; esto es, si la ltima pliza registrada para el tipo Ingresos corresponde al nmero 16, al agregar otra de este mismo tipo, el folio asignado ser el nmero 17. En la captura de las plizas este campo no podr modificarse.
Desactivado
l l
Puedes indicar manualmente el nmero de una nueva pliza. Mientras est desactivado este campo y el de folio nico podrs asignar un folio alfanumrico.
Folio nico
Este campo no estar disponible si no est habilitada la opcin "Nmero secuencial" Activado
l
Al dar de alta una nueva pliza, el sistema asignar un nmero de pliza sin importar el tipo al que pertenezca, es decir consecutivo. Si est activado el parmetro "Folio nico", al dar de alta una pliza automticamente se le asignar un nmero consecutivo sin importar el tipo de pliza; esto es, si la ltima pliza para el tipo Ingresos corresponde al nmero 1 al agregar otra pero de tipo egresos, el folio asignado ser el nmero 2, y as sucesivamente sin importar el tipo de pliza.
Desactivado
l
El folio o nmero de pliza se asignar de acuerdo al estado en que se encuentre el parmetro nmero secuencial.
Sin decimales
Activado El sistema no considerar los decimales capturados en las plizas en los diferentes clculos y procesos que realiza.
Desactivado
l
El sistema permite capturar cantidades decimales en la pliza, tanto en la columna DEBE como el HABER, donde podrs capturar hasta 15 dgitos incluyendo el punto decimal.
Nota: Si el manejo es mayor de 12 enteros y dos decimales, el sistema puede presentar imprecisiones en los clculos. Mes de ajuste (13) Activado
Mes de ajuste (13) Si tu mes de cierre fiscal es en diciembre, al momento de crear el siguiente perodo, se crear un mes de Ajuste (Mes 13), en el cual podrs hacer plizas de ajuste o registrar la pliza de cierre del ejercicio sin que se mezcle la informacin del ltimo mes capturado. Nota: Si indicas que el mes de cierre fiscal es junio, con este parmetro activado el sistema crear el mes 13 antes del mes de julio. Auxiliares por fecha Activado
l
En la consulta e impresin de los Auxiliares mensuales y anuales, las plizas se ordenarn por fecha.
Desactivado
l
Las plizas se presentarn organizadas por tipo y nmero de pliza.
Contabilizar en lnea
Activado
l
Al grabar las plizas, el sistema afectar automticamente los saldos de las cuentas que se estn utilizando.
Desactivado
l
Al grabar una pliza, no se afectarn los saldos de las cuentas correspondientes. Para actualizarlos, debers ejecutar el proceso de Contabilizacin.
NOTA: Para ejecutar el proceso de Contabilizacin se requiere que est desactivado este parmetro. Ver: Contabilizacin Alta de cuentas en plizas Cuadrar plizas Automticamente Te permite dar de alta cuentas a dicho catlogo al momento de capturar una p liza (siempre y cuando las cuentas sean de detalle) Con este parmetro de configuracin y la cuenta de cuadre definida, podrs cuadrar una pliza automticamente. Esta cuenta es til para saldar una pliza automticamente, en caso de que no se hayan terminado de capturar todos sus registros, si el sistema detecta que al contabilizar la pliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, sta ser grabada con el estatus de "Pendiente" y se observar en la consulta de plizas en color rojo, con el propsito de identificarla fcilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura. Alta de plizas Botones de la ventana de la captura de plizas Consulta de plizas Cuenta de cuadre. Especifica la cuenta que le servir al sistema para cuadrar las plizas. Esta cuenta deber ser de detalle. Con el botn o F2, podrs seleccionar de la consulta de cuentas, la cuenta que servir como cuenta de cuadre al capturar una pliza.
Mes de cierre fiscal

l
Escribe aqu el mes en el que se efectuar el cierre fiscal de tu empresa, donde casi siempre es el mes de diciembre. Este parmetro est relacionado con la operacin del mes de ajuste explicado anteriormente. Si sealaste que trabajars con el mes de ajuste y el mes de cierre fiscal corresponde a diciembre, entonces el mes 13 se ubicar entre diciembre y enero. Pero, si el mes de cierre es junio, entonces el sistema localizar el mes de ajuste entre junio y julio.
Temas relacionados Consulta de auxiliares Consulta de saldos histricos Reporte de auxiliares Reporte del libro mayor Parmetros de Activos Parmetros multimoneda Parmetros Fiscal
Parmetros de Activos Acceso
l
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Activos
Qu es Al configurar la cuenta contable, el sistema te proporcionara en la partida correspondiente, en la pliza de activos. Campo Cuenta Banco Descripcin En este campo debers indicar la cuenta contable que el sistema sugerir en la partida correspondiente a Banco, en la pliza de alta de activos. Puedes utilizar la tecla F2 o el botn Cuenta IVA para seleccionar la cuenta en del catlogo.
En este campo debers indicar la cuenta contable que el sistema sugerir en la partida correspondiente a IVA, en la pliza de alta de activos. Puedes utilizar la tecla F2 o el botn para seleccionar la cuenta en del catlogo.
Temas relacionados Parmetros Datos de la empresa Parmetros de Cuentas Parmetros de Plizas Parmetros Multimoneda Parmetros Fiscal
Parmetros Multimoneda Acceso
l
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Multimoneda
Campos Campo Trabajar con monedas extranjeras Descripcin Al activar este parmetro indicas al sistema que vas a trabajar con multimoneda y se activarn los campos correspondientes a dicho manejo: Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa: Puedes indicar que cada vez que entres al sistema se presente el Historial de tipos de cambio para almacenar el tipo de cambio del da. Proponer tipo de cambio en la captura de plizas: Si quieres que al momento de capturar plizas te sugiera el tipo de cambio registrado en el Historial de tipos de cambio. Convertir montos de moneda extranjera en captura de plizas. Al momento de capturar la pliza si se elige una cuenta que maneje moneda extranjera, los montos que se capturen se convertirn en la moneda base. Repercusiones Tendrs que dar de alta las monedas a manejar en tu contabilidad e indicar cual ser el tipo de cambio que se manejar en el da de trabajo, tambin debers almacenar en el Historial de tipos de cambio, el tipo de cambio para cada una de las monedas a manejar. Temas relacionados Manejo de multimoneda Histrico de tipos de cambio Parmetros Datos de la empresa Parmetros de Cuentas Parmetros de Plizas Parmetros de Activos Parmetros Fiscal
Parmetros Fiscal Acceso
l
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Fiscal
Manejo Campos de este proceso Campo Tasa de default Descripcin IVA Es la tasa por omisin con la que el sistema calcular los impuestos tanto "Para operaciones con terceros" como "Para Ingresos IETU" y se podr definir una tasa de IVA por cada opcin: Tasa de IVA general, Tasa de IVA fronterizo, Tasa cero o Exento. Desglose de ingresos Captura de operaciones con terceros En el mdulo de plizas cuando se capture una cuenta que est configurada para trabajar con operaciones con terceros e ingresos IETU la ventana de la captura del desglose de impuestos, se desplegar con las cantidades calculadas en la columnas en donde se haya definido la tasa, de acuerdo a lo que se haya definido en los parmetros. Nota:Si se indica en este campo una tasa del 0% o Exento, en la captura de operaciones con terceros y IETU las columnas se mostrarn en ceros. Montos incluyen - En Operaciones con terceros. Selecciona este parmetro si el monto de la operacin manejado en el impuestos desglose de operaciones con terceros, ya tiene el impuesto incluido. Si este parmetro esta deshabilitado, significa que el monto de la operacin no tiene el impuesto incluido y la cantidad mostrada para el valor de los actos ser igual al monto de la operacin. Revisa en el tema: Captura de operaciones con terceros como se interpreta y aplica este parmetro. -En Ingresos IETU. Selecciona este parmetro si el monto de la operacin manejado en el desglose de operaciones con IETU, ya tiene el impuesto incluido. Si este parmetro esta deshabilitado, significa que el monto de la operacin no tiene el impuesto incluido y la cantidad mostrada para el valor de los actos ser igual al monto de la operacin. Revisa en el tema: Desglose de ingresos como se interpreta y aplica este parmetro. . Sugerir ltimos Estos parmetros sirven para definir que tasa por omisin se tomar para la captura del DIOT o el IETU. datos de impuestos Operaciones con terceros.- Este parmetro tiene tres posibles valores: utilizados en captura para l RFC de terceros.- Indica al sistema que ser el RFC de terceros el campo que utilice para almacenar la informacin de Tasa IVA default, Montos con IVA, % retencin de IVA y %retencin del ISR y que con estos har los clculos automticos en subsecuentes capturas que utilicen en ese mismo RFC.
Para operaciones con terceros/Para Ingresos IETU
Cuentas definidas para DIOT.- Indica que deber almacenar la informacin de tasa de IVA por omisin, montos con IVA, % retencin de IVA, %retencin del ISR en la cuenta de terceros, para que as en la siguiente captura hacia esta cuenta de terceros el sistema pueda hacer los clculos automticos de desglose de IVA, IVA retenido, ISR retenido. No sugerir.- Indica al sistema que operar normalmente, es decir, el sistema no almacena ninguna informacin adicional a la que actualmente se graba.
Ingresos IETU.- Este parmetro tiene dos posibles opciones:
l
No sugerir.- El sistema operar normalmente, es decir, el sistema no almacena ninguna informacin adicional a la que actualmente se graba. Cuentas definidas para IETU.- El sistema llevar el clculo de los porcentajes de impuesto basados en una captura anterior del IETU y se grabar asociado a la cuenta para el control del IETU, adems que se guardar en memoria si el monto incluye impuesto y retenciones.
Para un mayor entendimiento del manejo de estos parmetros, te recomendamos que consultes el siguiente tema: Ejemplos para la captura de DIOT e Ingresos IETU Temas relacionados Parmetros Datos de la empresa Parmetros de Cuentas Parmetros de Plizas Parmetros de Activos Parmetros Multimoneda
Datos de la empresa Acceso
l
Men Configuracin, Datos de la empresa
Qu es Cuando instalas un sistema Aspel, por omisin viene registrada una empresa denominada EMPRESA INVLIDA S.A. DE C.V. sta es una empresa ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 das que Aspel te otorga como perodo de evaluacin, posterior al vencimiento de dicho perodo se solicitar la activacin del sistema. Una vez que hayas activado tu sistema, en esta seccin podrs agregar hasta 99 empresas registrando para cada una de ellas informacin fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema indiques el nombre de la razn social de tu empresa, antes de iniciar tus operaciones con COI 5.7.
Una vez que hayas activado tu sistema podrs modificar los datos de las empresas que tengas registradas en el momento que lo decidas, esto aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opcin "Cambios" disponible en el dilogo de seleccin de empresa. Manejo Es importante que consideres que debers activar el sistema antes del trmino de los 30 das de evaluacin, de lo contrario el sistema dejar de operar habilitndose en modalidad de lectura. Esto NO significa que pierdas la informacin capturada hasta el momento, sino que estar disponible solamente a nivel de consulta y una vez que hayas activado el sistema, podrs reanudar la captura de informacin. Temas relacionados Alta de la empresa Modifica los datos de tu empresa Solicita la clave de tu empresa Registra la clave de tu empresa Revisa cuantos usuarios y empresas tienes permitidos Incrementa tus derechos
Da de alta la empresa en tu sistema Acceso
l l
Men Configuracin, Datos de la empresa, con el botn Altas. Desde la Barra de herramientas, con el botn y despus el botn Altas (*)
Qu es El proceso de. "Dar de alta" una o varias empresas (hasta 99 diferentes), sirve para que le indiques al sistema el nombre o razn social de las empresas con las que trabajars, as como los datos de registro bsicos de las mismas. Una vez registradas las empresas desde esta opcin, al momento de iniciar una sesin con el sistema se listarn todas las empresas disponibles para que selecciones aquella con la que iniciars la sesin del sistema; de igual forma el nombre definido en esta opcin aparecer en todos los reportes y documentos que emitas. Recuerda que el sistema por omisin tiene registrada una primer empresa llamada EMPRESA INVALIDA, la cual actuar como una empresa ficticia hasta que decidas activar tu sistema y registrar la razn social de tu empresa. NO podrs dar de alta ms empresas si tu sistema an no ha sido Activado, de igual forma no podrs modificar los datos de la EMPRESA INVALIDA. Datos de identificacin de la empresa Campo No. de empresa Razn social Descripcin Este nmero es asignado consecutivamente por el sistema y no puedes modificarlo. Escribe el nombre o razn social de la empresa a registrar. La razn social que se registre como Empresa 1 ser la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre l. Por ello te recomendamos que la primer razn social que des de alta sea la de la empresa corporativa. Modifica los datos de una empresa Anota la ubicacin de la empresa. Anota la ubicacin geogrfica de la empresa. Este dato ser impreso en diversos reportes, la cual har tus listados an ms completos. Este dato ser impreso en diversos reportes, la cual har tus listados an ms completos.
Direccin Poblacin R.F.C. Registro Estatal
Problemas y Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
Quieres cambiar el orden El nmero de empresa es progresivo y no puede ser modificado, solamente podrs modificar en el que aparecen las la razn social asociada empresas en la ventana de Seleccin de empresa. Tuviste algn error al dar de alta los datos de la empresa. Temas relacionados Modifica los datos de una empresa Revisa cuntos usuarios tienes permitidos Incrementa el nmero de usuarios del sistema Da de alta la empresa en tu sistema Proceso de activacin del sistema Registra la clave maestra de acceso al sistema Dirgete al apartado "Modificar los datos de la empresa".
Modifica los datos de una empresa Acceso
l
Men Configuracin, Datos de la empresa, con el botn Cambios.
Qu es A travs de esta opcin podrs modificar los datos (direccin, R.F.C., etc.) de la empresa que elijas. La ventana que se presenta es Datos de identificacin de la empresa. En caso de que sea la primera vez que ingreses a esta ventana, se te pedir la Clave de alta de la empresa, que te proporcionarn en el Departamento de Claves de Aspel. Esencial No es posible modificar el nmero de la empresa. Ver: Solicita tu clave de alta a Aspel
NOTA: Es a travs de esta opcin que debes realizar el cambio de EMPRESA INVLIDA S.A. DE C.V. por la razn social y datos de tu empresa. Tema relacionado Activacin del sistema
Barra de herramientas Acceso
l
Men Configuracin, Preferencias, Barra de herramientas
Qu es Esta opcin sirve para personalizar tu barra de herramientas, de manera que al agregar o quitar botones puedas ejecutar ms rpido las operaciones de tu sistema.
Manejo El sistema maneja dos Barras de herramientas, una es la principal y otra es la que se muestra en las consultas o catlogos, es decir, la principal muestra todos los botones disponibles en el sistema, a diferencia de la barra de herramientas que se despliega en los catlogos la cual muestra slo los botones asociados a las funciones de dicho catlogo, Ejemplo. Para el catlogo de cuentas se tienen disponibles los botones, Alta, Modificacin, filtro, etc. Por omisin la barra de herramientas tanto la principal como la de los catlogos, viene configurada con los botones de uso comn, pero podrs acceder a sta para personalizarla dependiendo de tus necesidades. Procedimiento para agregar botones a la barra actual 1. 2. 3. Procedimiento para quitar botones de la barra actual 1. 2. 3. Esencial El sistema asigna en forma predeterminada la funcin de cada botn, por lo que no ser posible modificarla. Campos Campo Barra Actual Disponibles Descripcin Botn Agregar Botn Eliminar Botn Original Observaciones Muestra los botones que se encuentran en la barra de herramientas. Muestra los botones disponibles para agregar a la barra de herramientas. Este campo es informativo y describe la funcin que tiene asignado cada botn. Te permite agregar un botn a la barra de herramientas Elimina un botn de la barra de herramientas La Barra original es la seleccin bsica, que contiene los botones ms utilizados, y puedes basarte en ella para completarla y adecuarla a tus necesidades. Restablece a su estado original la barra de herramientas. Ubica el ratn en la barra de herramientas a personalizar y haz clic con el botn derecho, al hacerlo se presentar la opcin: "Personalizar Barra" Elige de la barra actual el botn a eliminar Haz clic en el botn Eliminar o arrastra el botn hacia la barra de botones disponibles. Ubica el ratn en la barra de herramientas a personalizar y haz clic con el botn derecho, al hacerlo se presentar la opcin: "Personalizar barra..." Elige el botn que requieras de la seccin de botones disponibles de la ventana. Oprime el botn Agregar o, manteniendo oprimido el botn izquierdo del ratn, arrastra el icono hacia la seccin de botones activos.
Botn Separador Inserta espacios entre botones, para que te sea ms fcil identificar grupos de botones, de acuerdo a su uso. Temas relacionados Modo alterno de captura
Preferencias Calculadora
Activar sugerencias Acceso
l
Men Configuracin, Activar Sugerencias
Qu es El objetivo de esta herramienta es mostrarte "Tips" o recomendaciones sobre los procesos y actividades novedosas e importantes en el sistema, as como sugerencias para un eficiente manejo. Las sugerencias se muestran al iniciar la sesin siempre y est activa esta opcin.
Nota: Si desea desactivarlas puedes hacerlo desde el Men Configuracin / Activar sugerencias o desde la ventana de sugerencias marcando la casilla " No volver a mostrar sugerencias".
Calculadora Acceso
l l
Men Utileras, Calculadora Desde la Barra de herramientas principal, con el botn
Utiliza la de tu preferencia El sistema te ofrece las dos calculadoras de Windows: cientfica o estndar, en caso de haber proporcionado la ruta del ejecutable en las aplicaciones asociadas. De lo contrario, la calculadora que se desplegar ser la que se muestra en los campos de tipo monto.
Temas relacionados Barra de Herramientas Aplicaciones asociadas En qu consisten las preferencias Modo alterno de captura Calculadora dentro de los campos del catlogo
Funciones y campos generales Qu son En este apartado encontrars una explicacin general de funciones que se encuentran en diversas operaciones de tu sistema, as como de algunos campos que son fciles de reconocer y de utilizar. Una vez que conozcas estos procedimientos, la operacin de tu programa ser ms efectiva: Barra de herramientas Teclas de Acceso Rpido Teclas de Funcin Agregar (alta) Modificar (cambios) Eliminar (baja) Pegar Buscar Siguiente Filtrar Restaurar Especificar impresora Impresin
Teclas de acceso rpido Qu son Con esta opcin podrs tener acceso a las funciones del sistema por medio del teclado. Son aquellas combinaciones de teclas que realizan alguna funcin especfica dentro del sistema, sin necesidad de buscar por las opciones del men la funcin deseada. Para identificarlas es necesario observar a detalle las opciones del men, ya que ah es donde se encuentran las teclas de acceso rpido. Manejo Existen dos tipos de teclas de acceso rpido:
l
Las que se indican con una letra subrayada en el texto de la opcin del men, si es una opcin del men principal sta debe ser activada con la combinacin de teclas: ALT + "la letra subrayada".
Ejemplo: "Edicin" como se puede observar la letra "E" se encuentra subrayada, esto indica que es una tecla de acceso rpido, y sta puede ser activada mediante la combinacin de ALT + E, junto con la tecla de acceso de la opcin a la que deseas acceder (ALT + E + t). Si la opcin a la que deseas acceder se encuentra dentro de un submen, slo es necesario presionar en orden todas las teclas subrayadas hasta desplegar la opcin deseada.
El otro tipo de teclas de acceso rpido son las que se presentan frente al texto de algunas opciones y en estos casos se muestran las combinaciones de teclas que se deben de presionar. Ejemplo: En el men Edicin se encuentra la opcin Copiar frente a la cual se encuentra el texto "Ctrl + Ins", lo que indica que si presionas la combinacin de teclas CTRL + Ins, se realizar o ejecutar la opcin de copiado.
Notas
En todos los ejemplos debes de estar ubicado en la ventana principal del sistema. Te sugerimos que elabores una gua de referencia rpida registrando las combinaciones de teclas, para los procedimientos que empleas con mayor frecuencia. Recuerda que para ver las teclas de acceso rpido en Windows 2000 y XP, tienes que seleccionar la tecla ALT y hasta entonces se mostrarn marcadas en los mens las teclas de acceso rpido. Tema relacionado Funciones y campos generales Teclas de funcin
Teclas de funcin Qu es Estas teclas tienen asignadas las funciones ms generales del sistema, como son Grabar, Buscar, Filtrar, Ayuda, entre otras; y con slo oprimirlas se ejecutarn. Algunos teclados tienen teclas denominadas "de funcin", como stas:
Teclas de funcin generales de tu sistema stas son las teclas de funcin que puedes utilizar normalmente en tu programa. Cuando en algn catlogo alguna de estas funciones vare, se te informar del uso indicado. Tecla F1 F2 Funcin que realiza AYUDA EN LNEA. Brinda explicaciones y apoyo sobre el tema en el que se encuentra posicionado el cursor. AYUDA POR CAMPO. Esta tecla de funcin se comporta de diferentes formas segn el tipo de campo que ests consultando, es decir:
l
Si dentro del campo hay un signo de interrogacin (?), al activarla el sistema despliega un listado con las opciones que puedes elegir para el rubro en el que te encuentres. Dentro de los campos numricos el sistema te proporcionar una calculadora dentro del mismo campo. Esta calculadora es distinta a la que configuraste en las Aplicaciones asociadas, para ms informacin de su manejo consulta el siguiente tema: Uso de la calculadora en campos numricos. Y si el campo es de fecha el sistema te desplegar un calendario, para ms informacin del manejo de ste, consulta el siguiente tema: Uso del calendario dentro de los campos fecha
F3 F4 F5 F6 F7 F8
BUSCAR. Activa la opcin de Bsqueda de registros, la cual se explica adelante. GRABAR/ CONTABILIZAR. Registra en el sistema el alta de un movimiento. SIGUIENTE. Una vez que solicitaste una bsqueda, esta funcin localiza los siguientes datos que cumplan con las caractersticas definidas. FILTRAR. Activa la opcin de Filtro de informacin, que se explica en esta misma seccin. PLIZAS. Desde la captura de plizas, cuadra la pliza. RESTAURAR. Sirve para listar la informacin de un catlogo tal y como se encontraba antes de filtrar. PLIZAS. En la captura de plizas, inserta una partida. CLAVE DE ACCESO. En la ventana de entrada al sistema, sirve para anotar la clave de acceso de fbrica, que es ASPEL1, la cual no ser vlida al definir la clave de acceso personal. PLIZAS. En la captura de plizas, elimina una partida. PLIZAS. En la captura de plizas, graba la pliza como pliza modelo.
F9
Uso del calendario dentro de los campos fecha Qu es En diversos filtros y procesos, como el alta de activos, al estar sobre los campos de tipo Fecha y oprimir F2, o seleccionando el botn el sistema te muestra un calendario, con el que puedes encontrar y asignar la fecha en el campo correspondiente. Funcionamiento
l
Presionando las flechas
podrs moverte de mes en mes.
Para agilizar el cambio del ao, haz clic sobre el ao que aparece en el encabezado de la ventana, y el sistema te mostrar unos botones que te permiten cambiar de ao sin tener que desplazarte por los doce meses.
Si deseas volver a la fecha actual del sistema, slo presiona la fecha que se muestra abajo del calendario.
Cmo sacarle provecho a tu informacin Qu es Para aprovechar al mximo tu sistema, un ordenamiento adecuado de tus claves te servir para explotar fcilmente tu informacin y poder conocer el avance financiero por rubros especficos. Manejo Te recomendamos establecer una clasificacin inteligente para identificar tus activos. Cuentas con 13 espacios alfanumricos para disearla. Por ejemplo: puedes ordenar tus claves de la siguiente manera:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 (Espacios alfanumricos)
Los primeros 3 caracteres podras utilizarlos para definir el activo, en este caso un escritorio. En los espacios 4 y 5 puedes numerar el activo. Las clasificaciones 6 a 9 serviran para indicar que dicho activo se encuentra en el edificio 1, tercer piso. Finalmente, en el espacio 10 al 13 puedes anotar la fecha de adquisicin. Independientemente de la manera como ordenes tu clasificacin, sta te ser de gran utilidad cuando requieras conocer cuantos escritorios tienes en el tercer piso de tu empresa (por ejemplo), o aquellos activos de cierta antigedad en el edificio. Puedes "exprimir" esta informacin con procesos como el de filtrado (que te permite "filtrar" o seleccionar la informacin de tus registros. En este proceso puedes emplear el signo de interrogacin (?) como comodn, para que el sistema muestre todos los registros que empiecen o lleven una letra o un nmero determinado, sin ocultar el resto. Ver: Filtrar Volver a la Gua Rpida de Aspel - COI 5.7
Informacin general de las consultas Qu es
Con las nuevas caractersticas de la versin, en la personalizacin de consultas ahora forman parte los catlogos principales del sistema, por lo que se excluye del men Ver. La personalizacin de consultas slo se puede realizar en el Catlogo de cuentas, Activos, Depreciacin, Revaluacin y Plizas, haciendo uso de la opcin "Configurar las columnas", la cual se puede localizar en el men flotante de los catlogos mencionados, adems de poder organizar los datos en forma ascendente y descendente por columna. Para los catlogos de Cuentas departamentales, Tipos de activos, Monedas, Departamentos, Balanza de comprobacin, Balanza de comprobacin con departamentos y Conceptos de plizas, podrs organizar la informacin en forma ascendente o descendente, no podrs configurar las columnas. Temas relacionados Configurar columnas Organizacin de consultas
Configurar columnas Acceso
l
En la seccin principal del catlogo o consulta, por ejemplo Catlogo de cuentas o consulta de plizas, men flotante/ Configurar columnas.
Qu es Es la forma en que puedes incorporar en los catlogos o consultas principales del sistema, columnas con informacin que sea importante para ti. Este manejo estar disponible para el Catlogo de cuentas, Plizas, Activos, Depreciacin, y Revaluacin.
Para habilitar las columnas de la ventana, debers hacer clic sobre el nombre de la columna en, botn derecho del ratn, opcin Configurar columnas, al hacer clic sobre el nombre de la columna, quedar marcada con una paloma indicando que est habilitada; para deshabilitarla, colcate sobre la columna habilitada y haz clic sobre la misma.
Nota No podrs eliminar todas las columnas ya que el sistema deja al menos una columna para mostrar en la consulta En caso que quieras cambiar de posicin una columna, basta que hagas clic en la cabecera de la columna y arrstrala hasta el lugar donde se vaya a posicionar.
Organizacin de consultas Acceso
l
Desde la ventana de consulta, en el encabezado de la consulta, botn derecho del ratn, opcin Configurar columnas
Qu es Es la forma en que puedes reorganizar la informacin que se muestra de una consulta. Puedes personalizar cada uno de tus catlogos, con el fin de obtener ms rpido la informacin que tu requieras consultar. Manejo La informacin de las consultas se podrn ordenar o en su caso agrupar de la siguiente manera: Ordenamiento ascendente o descendente por campo: La informacin de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrs realizar por columna con slo hacer clic sobre el nombre del campo, as, el sistema ordenar los elementos de la columna de manera ascendente o en su caso descendente, para cambiar el orden de la presentacin, bastar con hacer clic sobre la imagen ascendente con la imagen . (ordenando la informacin de manera descendente) y para regresar la informacin al orden
Nota: Los campos o registros a visualizar dentro de una consulta, depende del catlogo que se tenga activo. Ver Ejemplo: Ascendente
Ver Ejemplo: Descendente
Nota Este tipo de organizacin se podr encontrar en los catlogos: cuentas, cuentas departamentales, plizas, balanza de comprobacin, balanza de comprobacin por departamentos, activos, tipos de activos, departamentos, conceptos de plizas y monedas y en el Administrador de reportes.
Exportacin de consultas Acceso
l
Desde la Barra de herramientas de cualquier consulta o catlogo, con el botn
Qu es Esta funcin permitir convertir datos de las diferentes consultas del sistema en archivos de diferentes formatos. Campos de este proceso Campo Formato de Exportacin Descripcin De la consulta que ests realizando podrs exportar la informacin a los siguientes formatos (uno a la vez): Formato Texto: genera un archivo con la extensin .txt el cual podrs abrir en el Bloc de notas del sistema Windows Formato Excel: Puedes tener disponible tu informacin en sta otra hoja de clculo. Formato Paradox: Se adapta a la estructura de este tipo de bases de datos. Formato HTML: Genera un archivo con terminacin HTML, mismo que podrs visualizar desde cualquier navegador de Internet. Formato XML: Genera un archivo con terminacin XML. Se sugiere que consultes este archivo en Internet Explorer debido a que en otros navegadores la presentacin no ser buena. Formato DBase: El archivo que generar el sistema puede ser reconocido por cualquier hoja de clculo o programa que maneje el formato Dbase. Los separadores evitan que se confunda un dato con otro. De esta manera tu informacin puede ser interpretada correctamente por la otra aplicacin. El sistema permite modificar los caracteres a utilizar como separadores, para adaptar el formato a otras aplicaciones. Estos separadores se manejarn para un archivo txt.
Separador de texto
Ruta y nombre del Es importante que anotes el nombre que llevar el archivo generado, as como la ruta donde ste se archivo de salida encontrar; si no lo indicaste, el sistema no te dejar continuar con el procedimiento. Al hacer clic en el signo de interrogacin o al oprimir la tecla F2 podrs indicar la ruta donde ser mandada tu informacin, indicando el nombre con el que se guardar. Enviar por correo Al seleccionar esta opcin se indica al sistema que mande va correo electrnico el archivo a exportar. Al momento de dar aceptar al dilogo, el sistema te presentar la ventana correspondiente a la aplicacin predeterminada para el envo de correos, y debers llenar los datos que se piden a
continuacin:
Para o CC: Indica la direccin del correo a la que se le enviar la informacin, si deseas que el envo se realice para varios destinatarios debers escribir la direccin de stos separado por comas, y automticamente se anexar en la lista de los destinatarios de la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu PC. Asunto: ste es el ttulo del encabezado del correo. Adjuntar: Se mostrar el archivo que enviar el mensaje. Mensaje: Es el texto que se anexar al correo que se est enviando, lo puedes capturar aqu o posteriormente. Nota: El proceso de exportacin de consultas slo puede ser efectuado para un slo archivo a la vez. Los archivos a exportar correspondern nicamente al perodo que ests trabajando. Si deseas procesar los archivos de otro perodo, efecta el cambio desde el Administrador de perodos. Temas relacionados Consulta del catlogo de cuentas Consulta de balanza de comprobacin Consulta de plizas Consulta de activos Consulta de revaluacin Consulta de depreciacin
Aspel Herramientas Dentro de Excel se tiene una barra de herramientas "Herramientas Aspel-COI" en donde podrs crear una Hoja de Clculo con informacin que se toma de la base de datos de Aspel-COI y se actualiza mediante vnculos. Se puede crear una plantilla e interactuar con informacin de otros perodos.
Cuentas tambin con una barra de herramientas que contiene procesos para enviar informacin a Internet, clasificarla de acuerdo al sistema que pertenezca, y adems guardar el archivo como una plantilla para futuros trabajos.
Botones Herramientas Aspel - COI Botones Descripcin Crea un nuevo documento a partir de una plantilla de Excel. Muestra una lista de las frmulas que permite disear rpida y automticamente los reportes financieros o fiscales que necesites, permitiendo interactuar en lnea con el sistema, es decir, obtener informacin directamente de Aspel-COI. Arma tus reportes en Excel (DDE, Intercambio dinmico de datos) Selecciona el perodo de trabajo para actualizar los datos. Botones Infoweb Botones Descripcin Guarda la hoja de clculo como plantilla con la opcin de poder guardarlas en varias ubicaciones.. Prepara la informacin que se enviar a Internet.
Selecciona un sistema ya sea Aspel-SAE, Aspel-COI o Aspel-CAJA, Aspel-NOI y Aspel-BANCO para publicar el documento en Infoweb. Dependiendo del sistema que se elija es la carpeta que se tomar para publicar la informacin, esto es, para cada sistema se tiene una carpeta por default propuesta, entonces algn sistema considerar esa carpeta para publicar la informacin.
Arma tus reportes en Excel (DDE, Intercambio dinmico de datos) Acceso
l
Desde la Barra de herramientas de Excel, con el botn
Qu es Es una barra de frmulas DDE que permite al usuario disear rpida y automticamente hojas de clculo financieras o fiscales que necesite, permitiendo interactuar en lnea con el sistema, es decir, obtener informacin directamente de Aspel - COI. Este proceso se instalar automticamente en la ruta C:/Archivos de Programa/Microsoft Office/Office/Macros, y esta ruta puede variar dependiendo de donde hayas instalado Microsoft Office, por lo que al abrir Excel podrs ver en la barra de Herramientas Aspel COI el botn Nota Esta barra de frmulas no se desplegar si no est abierto un perodo en Aspel COI 5.7, por lo que al solicitar el botn Excel, te sugerir ejecutar el sistema para poder trabajar con las dos interfaces. desde .
Si al abrir Excel no se tiene disponible el botn , ser necesario que desde el Men Herramientas/Complementos en Microsoft Excel, selecciones la opcin Herramientas Aspel-COI para que se habilite el botn. Manejo Estando en Excel, crea un nuevo libro y al oprimir el botn , se desplegar la siguiente ventana:
Funciones especiales que puedes utilizar Funciones para obtener el pago provisional y anual del IETU
Por ejemplo: Se requiere una hoja de clculo con informacin del catlogo de cuentas con todos los datos importantes, adicionando los datos de la empresa. 1. - Al oprimir el botn se desplegar el Listado de funciones, selecciona la categora Datos de la empresa para que muestre las funciones disponibles.
2.
- Selecciona la funcin Catlogo de cuentas (la cual te permite especificar que datos quieres incluir del catlogo en la hoja de clculo) dicha funcin se localiza dentro de la categora Cuentas; y especifica los datos de las cuentas a incluir.
3.
- Una vez que definiste los datos a incluir en la hoja de clculo, se presenta la informacin correspondiente con base en tu informacin contable. Adicionalmente si lo requieres puedes personalizar tu hoja de clculo, haciendo uso de las herramientas disponibles para ello desde Excel. De tal forma que tu informacin se puede presentar de la siguiente forma:
Si requieres analizar los datos de otro perodo de trabajo diferente al definido actualmente en tu hoja de clculo, con el botn podrs modificar el perodo de tal forma que los datos se actualizarn conforme se seleccione el mismo, esto siempre y cuando no se haya definido algn perodo al momento de especificar los datos cuando se cre la hoja de clculo. Nota Con el Administrador de hojas de clculo podrs integrar el reporte y abrirlo para no tener que ejecutar Excel. Debes tomar en cuenta que el reporte lo guardars con la extensin .xls. Para mayor informacin dirgete al tema: Administrador de hojas de clculo Algunas funciones te pedirn datos adicionales para poder mostrar el resultado en la hoja de clculo, estos son:
Campos de este proceso Campo Rubros Descripcin Selecciona el rubro de cuentas si quieres que la hoja de clculo slo contenga informacin de las
cuentas que pertenecen a dicho rubro. Nmero de cuenta Incluir hasta la cuenta Datos a incluir en la matriz Selecciona el nmero de cuenta de la cual se tomarn los datos.
En caso de incluir ms de una cuenta en al hoja de clculo marca esta casilla para que se habilite el campo y se pueda indicar otra cuenta o subcuenta. Marca alguna de las casillas de estos campos para que se incluyan en la hoja de clculo, estos campos son: Nmero de cuenta (U), Descripcin o nombre de la cuenta (N), Saldo inicial (I), Saldo final (F), Presupuesto mensual (M), Presupuesto anual (A), Presupuesto acumulado (C), Total de cargos (Debe) (D), Total de abonos (Haber)(H), Promedio Calculado (S.Inicial + S.Final) / 2 (P), Diferencia entre Debe y Haber (E). Estos son slo algunos de los campos disponibles. Marca esta casilla si quieres que aparezcan los totales de las columnas que contengan cantidades.
Incluir los totales de las columnas
# Departamento Se mostraran los saldos de las cuentas con base de acuerdo al departamento definido. # Perodo # Niveles a incluir # Moneda Incluir cabeceras Selecciona el perodo del cual quieres que se muestren los datos en la hoja de clculo. Indica el lmite de niveles de una cuenta que se podr incluir en el reporte, es decir, si indico que el nivel ser tres, podr mostrar hasta las cuentas con tres niveles 1000-000-000 sub-subcuenta. Se presentarn las cuentas de acuerdo al nmero de moneda indicada en este campo. Marca esta casilla si quieres que salgan las cabeceras o nombres de las columnas correspondientes.
Activar autofiltro Marca esta casilla si quieres que se active un autofiltrado por cada columna. Cuenta Meses de adelanto o atraso a partir del mes activo Ao(AAAA) Mes(MM) Selecciona el nmero de cuenta de la cual se tomarn los datos para el reporte. Indica el mes (MM) que quieres que te muestre el reporte. Por ejemplo, si el mes activo es enero de 2002 y necesitas saber cual es el INPC de 4 meses adelantados (mayo), entonces indica 4 o con los botones puedes adelantar o atrasar el nmero. Si quieres de tres meses antes, puedes poner 3. Indica el ao (AAAA) que quieres te muestre el reporte. Indica el nmero de meses antes o despus del mes activo a Aspel - COI.
Clave del tipo de Selecciona la clave del tipo de activo para mostrar la informacin en la hoja de clculo. Si seleccionas el activo campo Todos se mostrar la informacin de los tipos de activos que tengas en tu catlogo. #Ejercicio Indica el perodo del cual quieres que se muestren los datos en el reporte.
Incluir los totales Marca esta casilla si quieres que se muestren los totales o sumatorias de las columnas que contienen de las columnas datos numricos y que se incluyeron en la hoja de clculo. Rango de depreciacin Rango del ejercicio Rubros Dato a seleccionar Nota En la parte de especificaciones, al indicar las caractersticas para mostrar en el reporte, si no se encontr alguna cuenta con las Indica el rango de perodos que quieres que se tomen en cuenta en el reporte.
Indica el rango de perodos que quieres que se muestren en el reporte.
Selecciona el nmero de cuenta o rubro de cuenta desde donde se tomarn los datos para el reporte. Marca los campos o saldos que se mostrarn en el reporte.
caractersticas especificadas, devolver 0. Se sugiere que se indiquen correctamente estos campos ya que con un campo errneo el resultado no ser el satisfactorio.
Los campos de las ventanas se habilitarn y deshabilitarn conforme la funcin a la que pertenezcan.
Administrador de hojas de clculo Hojas fiscales y financieras Insertar una hoja de clculo Modifica una hoja de clculo Elimina una hoja de clculo
Agregar (alta) Acceso
l
Men Edicin, Agregar, las teclas Alt + Insert o con el botn
Qu es Al ejecutar esta opcin teniendo un catlogo abierto, vers la ventana de captura correspondiente al catlogo, la cual te permite dar de alta un nuevo registro. Puedes activar esta opcin desde cualquier catlogo oprimiendo las teclas ALT + INS Campos generales de Agregar Campo Nmero Descripcin
l l
El sistema sugiere un nmero secuencial. El sistema no acepta claves repetidas al momento de dar de alta nuevamente otro registro.
Descripcin
Para llevar un control ms completo, puedes anotar una descripcin a todos los registros que agregues a lo largo de tu sistema.
Nota
l
Una vez capturada la informacin, debers oprimir el botn Aceptar, con lo que podrs cerciorarte de que el registro que acabas de ingresar se encuentra debidamente capturado en tu catlogo. En el caso de plizas es necesario dar clic en el botn "contabilizar".
Esta opcin estar disponible para los siguientes catlogos: Catlogo de cuentas Catlogo de plizas Catlogo de activos Catlogo de tipos de activos Catlogo de monedas Catlogo de departamentos Rubros de cuentas
Modificar (cambios) Acceso
l
Men Edicin, Modificar, las teclas Alt + Backspace o con el botn
Qu es Esta opcin te permite cambiar la informacin de los registros de tus catlogos. Para ingresar a esta funcin haz doble clic o un Enter sobre el registro a modificar, con lo que vers una ventana similar a la de alta, con algunos campos en gris, indicndote que no podrn ser modificados. Esta opcin estar disponible para los siguientes catlogos: Catlogo de cuentas Catlogo de plizas Catlogo de activos Catlogo de tipos de activos Catlogo de monedas Catlogo de departamentos Catlogo de conceptos de plizas
Eliminar (baja) Acceso
l
Men Edicin, Eliminar, las teclas Alt + Del o con el botn
Qu es Con esta opcin podrs dar de baja diversos registros. El sistema mandar un mensaje de confirmacin por si deseas cancelar la operacin. Tambin puedes solicitar esta funcin seleccionando el registro a eliminar en el catlogo donde te encuentres y oprimiendo las teclas ALT + Supr. Esta opcin estar disponible para los siguientes catlogos: Catlogo de plizas Catlogo de activos Catlogo de cuentas
Pegar Acceso
l
Men Edicin, Pegar o con las teclas Shift+ Insert
Qu es Pega la informacin proveniente del portapapeles de Windows en cualquier campo de una ventana de captura; esto evita tener que teclear la informacin nuevamente.
Generador de hojas Acceso
l
Men Edicin , Copiado especial Desde la barra de herramientas con el botn (*)
Qu es Desde el sistema podrs copiar informacin de manera esttica o dinmica a otras aplicaciones que trabajen bajo ambiente Windows. El copiado de datos esttico se refiere a un simple copiado de informacin, que se enva desde el Portapapeles hacia la aplicacin deseada (p.ej. una hoja de clculo). El Copiado especial te permite generar un Intercambio dinmico de datos (DDE), es decir, que cada vez que abras esta informacin desde otra aplicacin, automticamente se actualizar con los ltimos cambios que hayas hecho en Aspel-COI. Gracias al copiado especial puedes generar hojas de clculo, documentos, bases de datos, de acuerdo a la informacin que desees utilizar del Catlogo de cuentas, siempre y cuando la aplicacin de Windows que utilices tenga la capacidad para soportar el copiado especial. Campos de este proceso Campo Cuenta inicial Cuenta final Perodo Slo cuentas con movts. Incluye slo cuentas de nivel Departamento Moneda Incluye Descripcin Anota o elige la primera cuenta que se considerar para incluirla en el copiado especial. Anota o elige la ltima cuenta que se considerar para realizar el copiado especial. Elige el perodo a copiar. El sistema slo puede copiar la informacin de un perodo de trabajo. Indica que slo se incluirn las cuentas que hayan tenido movimientos. Indica que la informacin debe contener a todos los niveles de cuenta o nicamente hasta cierto nivel (Mayor, Sub-cuentas o Auxiliar). Indica que departamento se considerar para incluir las cuentas correspondientes al copiado especial. Anota o elige la moneda que deber manejar las cuentas que se incluyan en el copiado. Puedes elegir que se incluyan los siguientes campos: Nmero de cuenta, Descripcin, Saldo Final, Presupuesto anual, Debe, Promedio simple, Tipo de cuenta, Saldo inicial, Presupuesto mensual, Presupuesto acumulado, Haber, Debe Haber.
Temas relacionados DDE, Intercambio dinmico de datos Copiado especial con Microsoft Excel
DDE, Intercambio dinmico de datos Acceso
l
Men Edicin , Copiado especial
Qu es Esta opcin es de gran utilidad cuando requieras utilizar peridicamente informacin generada en Aspel-COI en tu hoja de clculo y la necesites tener actualizada al momento de generar un reporte o cualquier otro documento. Manejo
l
Esta informacin se genera por medio del proceso Generador de hojas en el cual podrs escoger la informacin que necesites para generar tu reporte en Excel. Abre la hoja de clculo donde insertars esta informacin y ejecuta la opcin Pegar con Vnculo, la cual se encuentra en el men Edicin de dicha aplicacin. Al efectuar el pagado con vnculos, no slo se copiarn los datos incluidos en la hoja generada, sino que tambin se incluir en el archivo de la aplicacin cliente (la hoja de clculo) la frmula que define el vnculo de los datos originales de Aspel-COI y la aplicacin utilizada.
Ejemplo: Para realizar un copiado especial al programa Excel; debes seguir el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. Ejecuta el proceso de Copiado especial. . La informacin ya se encuentra en el portapapeles. Ahora dirgete a la aplicacin de Windowsde tu eleccin (para este ejemplo usaremos Excel y selecciona la opcin "Pegado especial" disponible desde men Edicin. La ventana que se desplegar es la siguiente:
Dependiendo de la versin de Excel con la que se est trabajando las opciones vara, para mayor informacin consulta el manual de dicho programa. 4. Al seleccionar "Aceptar", se copiar la informacin de Aspel-COI a la que le aplicaste el copiado especial. Cuando te posiciones en uno de los datos de la hoja de clculo, podrs observar la siguiente instruccin:
=COIWIN|Matriz!'@cta[1110-000-000..8000-000-000, U, N, T, I, F, M, A, C, D, H, P, E, #3]{0405}' Esta instruccin se arma con los siguientes parmetros: 1. 2. 3. Para ms informacin, consulta los siguientes temas: Cmo utilizar mi informacin en otras aplicaciones? Copiado especial con Microsoft Excel Nombre de la aplicacin de donde provienen los datos (servidor). En el caso de Aspel-COI el nombre de la aplicacin es COIWIN. Tema o tpico del que provienen los datos: Aspel-COI matriz de datos Campos de datos de donde se tomarn los datos, son recibidos a travs del copiado especial y se crean o se arman con un nombre de pendiendo del sistema del que se trate y del nmero de empresa del que se enven datos.
Cmo se actualiza la informacin del copiado especial? Al momento de abrir un documento que contenga un pegado especial con vnculos el sistema muestra el siguiente mensaje: "Este libro contiene vnculos automticos con otro libro. Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? Para actualizar toda la informacin vinculada, haga clic en S. Para mantener la informacin anterior, haga clic en No." Nota Para que la actualizacin se realice, debes tener abierto el programa de Aspel-COI, de lo contrario Excel mandar el siguiente mensaje: Imposible obtener acceso a los datos remotos. Desea iniciar la aplicacin "COIWIN.EXE"? Te recomendamos que antes de abrir un documento con vnculos dinmicos te asegures de tener activo el programa Aspel-COI. En caso de haber dado de alta otro u otros registros y quieras que estos aparezcan, si tenas abierto el documento, debers cerrarlo y volverlo a abrir para que se reflejen los nuevos datos; al abrir el documento el sistema detectar la misma advertencia que si tuvieras abierto el documento y debers seguir los pasos de la explicacin anterior. Otra opcin, es volver a realizar nuevamente el pegado especial en un documento en blanco. Si seleccionas ms celdas rebasando el nmero de registros agregados en tu consulta de Aspel-COI, al hacer el pagado especial nuevamente los registros sobrantes se llenarn con smbolos como estos (#REF!), (#N/A). Estos smbolos sern sustituidos con registros nuevos cuando se actualice la hoja de Excel.
Copiado especial con Microsoft Excel Cuando se necesita realizar un Copiado Especial (DDE) con Excel, y se requiere "pegar" un conjunto de datos, editando directamente la frmula en Excel (utilizando el comando de MATRIZ), se debe realizar lo siguiente: 1. 2. 3. 4. Escribir en la celda la frmula que se requiera. Por ejemplo: {=COIWINMATRIZ!'@cta[1000..1199,U,N,F,#1]'} Marcar el rea que van a ocupar los datos a copiar de Aspel- COI, tomando como punto de partida la celda que contiene la frmula. Oprimir F2, con lo que debe aparecer en modo de edicin la celda que contiene la frmula. Oprimir simultneamente las teclas Ctrl+Shift+Enter. Con ello deben aparecer en la hoja los datos de Aspel - COI.
Filtrar Acceso
l
Men Ver, Filtrar, con el botn
o con la tecla F5
Qu es Sirve para seleccionar la informacin de tus catlogos y mostrar slo aqulla que cumpla con los criterios que establezcas. Es una herramienta muy til para extraer informacin especfica, la cual aparecer en la ventana de consulta para que puedas imprimirla. Campos generales de filtrar Campo Desde Hasta Descripcin Indica el nmero, fecha, clave, etc. del primer registro que deseas que aparezca en la consulta. Indica el ltimo nmero, fecha, clave, etc. del registro que deseas que aparezca en el listado. Si no escribes en este campo, el sistema entender que realizar la seleccin hasta el ltimo registro del catlogo.
Manejo Analiza el siguiente ejemplo. La primera ventana presenta una porcin del catlogo de cuentas estndar (que te ofrece el sistema) y la segunda muestra la ventana de filtrado correspondiente (la cual aparece al oprimir la tecla de funcin F5 o elegir el botn debido).
En los campos Desde / Hasta puedes solicitar que el sistema presente un rubro de cuentas, por ejemplo, nicamente de la cuenta 1120-000-000 a la 1250-00-000. De esta manera, al oprimir Aceptar, el sistema mostrar todos los registros que van desde la primera hasta la ltima cuenta del rubro indicado. No es necesario que definas todos los campos para obtener un filtrado, pero entre ms datos especifiques, el filtrado ser ms selectivo. Puedes filtrar la informacin de un catlogo ms de una vez. Esta opcin estar disponible para los siguientes catlogos:
Catlogo de cuentas Cuentas departamentales Balanza de comprobacin Balanza de comprobacin por departamentos Activos Plizas
Aplicar/Desaplicar filtro Acceso
l
Men Ver, Aplicar/Desaplicar filtro o con el botn
Qu es Esta opcin te servir para quitar el filtro previamente utilizado en la consulta actual. Al desactivar el filtro la consulta regresa a su estado original mostrando todos los registros, pero si vuelves a seleccionarlo te devolver el ltimo filtro utilizado.
Restaurar Acceso
l
Men Ver, Restaurar, con el botn
o con la tecla F6
Qu es
l l
Permite restablecer el orden de la informacin de un catlogo despus de haber realizado un filtro. Tambin se puede restaurar despus de haber usado la funcin Buscar.
Buscar Acceso
l
Men Ver, Buscar, con el botn
o con la tecla F3
Qu es Permite localizar dentro del catlogo el registro que cumpla con las caractersticas indicadas en la ventana de bsqueda. Al oprimir el botn , el sistema despliega una barra donde anotars el texto a buscar, al darle Enter, comenzar la bsqueda del registro que indicaste. Nota
l
No es necesario poner la palabra completa ya que el sistema comienza la bsqueda tomando como base los primeros caracteres y posicionando el cursor en el primer registro que encuentra, debes tomar en cuenta que se facilitar la bsqueda si pones la palabra completa. La bsqueda de la palabra se hace en todas las columnas hasta dar con la coincidencia.
Campos generales de Buscar Campo Texto a buscar Descripcin Anota la descripcin del registro a localizar. El sistema localizar el primer registro, cuya descripcin contenga la cadena indicada.
La localizacin puede realizarse hacia adelante o hacia atrs de la posicin donde te localizas en el catlogo, eligiendo los botones atrs o siguiente, y el sistema buscar el registro en dicha direccin. Nota Para ocultar la barra de bsqueda una vez que terminaste de utilizarla, oprime el botn Esta opcin estar disponible para los siguientes catlogos: Catlogo de cuentas Balanza de comprobacin Balanza de comprobacin por departamentos Concepto de pliza Plizas Tipos de activos Activos Moneda y se ocultar la barra.
Siguiente Acceso
l
Men Ver, Siguiente o con la tecla F4
Qu es Al ejecutar esta opcin, el sistema localizar el siguiente registro que cumpla con las especificaciones de Buscar. Si sealaste Atrs en los botones que indican la direccin de la bsqueda, al seleccionar Siguiente el sistema buscar dicho registro hacia atrs (hacia arriba) del registro donde te encontrabas.
Impresin Acceso
l
Elige cualquiera de los catlogos del sistema y despus la opcin Archivos , Imprimir o con el botn
Qu es
El sistema te permite obtener listados de los diferentes catlogos con la informacin de tu operacin contable, adems de imprimir los reportes que te ofrece el sistema.
Manejo Opciones de impresin desde un reporte Dentro de algunos reportes se tiene el botn , el cual debers especificar la informacin a imprimir, es decir, el sistema te despliega un filtro con los campos necesarios para la emisin de informacin. Puedes especificar algunos parmetros de configuracin que determinarn tu impresin.
Una vez realizado el filtro del reporte y seleccionar el botn "Aceptar", se mostrar el reporte seleccionado en presentacin preliminar (esto si dicho formato no esta editado para enviar el reporte directo a la impresora), enseguida con el botn podrs elegir el rango de pginas a imprimir, luego se da clic al botn Aceptar y se mandar la informacin a la impresora configurada para su impresin.
Opciones de impresin desde un catlogo o consulta Cuando eliges imprimir desde un catlogo o consulta: Por ejemplo el catlogo de departamentos, tipos de activos, monedas, catlogo de conceptos de plizas, balanza de comprobacin o rubros de cuentas, al darle clic al botn de impresin.. saldr la ventana para las Opciones
Esta opcin estar disponible para los siguientes catlogos: Catlogo de cuentas Catlogo de plizas Catlogo de activos Catlogo de tipos de activos Catlogo de monedas Catlogo de departamentos Catlogo de conceptos de plizas Balanza de comprobacin Depreciacin Revaluacin
Especificar impresora Acceso
l
Men Archivos, Especificar impresora
Qu es En esta opcin definirs el equipo a utilizar para la impresin de tus reportes y configuracin correspondiente.
Opciones Si deseas configurar los parmetros de impresin, oprime el botn Configurar. ste te permite definir los parmetros propios del Software de impresin, los cuales bsicamente definen lo siguiente:
l l l l l
Tipo de papel Orientacin del papel Fuente de alimentacin de papel Calidad de impresin Puerto de conexin
NOTA: Si NO tienes impresoras predefinidas en Windows, tendrs que ingresar a la opcin Impresoras del Panel de Control de Windows, para dar de alta aqulla(s) que utilices. Consulta el manual del usuario de Windows para ms informacin. Recuerda que la configuracin desde esta ventana tendr validez para los reportes de todas las consultas que se presentan en el sistema. Para mayor informacin consulta el manual de tu impresora. Utiliza los campos de mrgenes para definir los mrgenes de la hoja cuando tu impresora es de matriz de puntos y su manejador no soporta la definicin de rea no imprimible. Estos mrgenes se utilizan para dejar separaciones entre las hojas que se imprimen en formas continuas. Recomendacin: Los siguientes tipos de letra son los recomendados para la impresin de un reporte: Encabezado: Arial Negrita 12 ptos. Normal: Arial Normal 10 ptos. Condensada: Arial Normal 7 ptos.
Opciones de impresin Acceso
l
Dentro de los filtros de los reportes, con el botn
Qu es Te permite seleccionar la forma en que se va a presentar la informacin del reporte, puedes ver la presentacin preliminar del reporte, sino lo puedes mandar por email o guardarlo en disco; tambin puedes configurar la letra de los encabezados y de la informacin impresa.
Campos de esta ventana Carpeta Destino Campos Destino Observacin Elige el destino o dispositivo de salida del reporte: Presentacin preliminar: Se presenta en el sistema el preliminar del reporte. Disco: Anota en el campo, la ruta en disco en la que deseas grabar la impresin, as como el nombre del archivo con que se generar. De esta manera, la informacin podr ser modificada y/o impresa desde cualquier editor de Windows. Impresora: En este caso, debers revisar si el tipo de impresora que el sistema muestra por omisin es la que deseas utilizar; si no es as, busca la impresora deseada en la lista desplegable de impresoras que presenta esta ventana, al seleccionar esta opcin se activar el botn de
Email: Al seleccionar esta opcin se indica al sistema que mande va correo electr nico el archivo del reporte del catlogo o consulta. A: Indica la direccin del correo a la que se le enviar la informacin, si deseas que el envo se realice para varios destinatarios debers escribir la direccin de stos separado por comas, y automticamente se anexar en la lista de los destinatarios de la aplicacin de correo que tengas predeterminada en tu PC. Asunto: Este es el ttulo del encabezado del correo. Mensaje: Es el texto que se anexar al correo que se est enviando, lo puedes capturar aqu o posteriormente. Al momento de dar aceptar al dilogo, el sistema te presentar la ventana correspondiente a la aplicacin predeterminada para el envo de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podrs
realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo. Rango de pginas Carpeta Fuentes Tipos de letra Puedes elegir el tipo de letra del reporte para los Encabezados (que generalmente se utiliza al imprimir, Nombre de la empresa, Fecha, No. de pgina y Ttulo), Letra normal (para el cuerpo del reporte) y Letra condensada (letra para detalles del reporte). La cantidad de tipos de letra estar en funcin del nmero de fuentes tipogrficas que tengas registradas en el directorio de Windows . Para las opciones de Presentacin preliminar, Disco e impresora, el sistema permite seleccionar el rango de pginas que sern consideradas en el listado. Si dejas en blanco esta solicitud, se imprimirn todas las hojas.
Tema relacionado Especificar impresora
Presentacin preliminar Para qu sirve Una vez visualizado en pantalla el reporte, cuentas con botones que ejecutan diversas operaciones y que te sirven para moverte dentro del mismo y mejorar su presentacin: Manejo Por la diversidad en los tipos de formatos y estructuras en que la informacin es generada, se manejan tres ventanas para la presentacin preliminar de dicha informacin, la clasificacin es la siguiente:
l l l
Presentacin preliminar para reportes con formato FTO Presentacin preliminar para reportes con formato Qr2 y Reporte de auxiliares Imprimir una presentacin preliminar para algunos catlogos o consultas
En la siguiente imagen podemos visualizar un ejemplo de las primeras dos presentaciones mencionadas anteriormente:
Botones de la presentacin preliminar para reportes con formato FTO Botones Funcin Salir del reporte.
Imprime el reporte. Se mueve a la pgina que le indiques. Despus de capturar el nmero de pgina pulsa la tecla Enter. Zoom para modificar el porcentaje de visualizacin del reporte. Avanza a la primera o a la ltima pgina del reporte. Regresa a la pgina anterior o avanza a la siguiente. Permite colocar el archivo .BMP con el logotipo de tu empresa. Nota Todos los reportes cuentan con algunos elementos en el encabezado: el Nombre de la empresa, la fecha de emisin del reporte y el nmero de pgina. Botones de la presentacin preliminar para reportes con formato QR2 Botn Funcin Sirve para ver en pantalla el reporte en pequeo. Permite ver una ampliacin de la presentacin. Con este botn podrs ver el reporte a lo ancho de la pgina. Permite regresar a la primera pgina del reporte. Permite adelantar o ir hacia atrs las pginas del reporte.
Con este botn podrs ir a la ltima pgina del reporte. Cuando los reportes tengan muchas hojas se sugiere que se maneje este botn ya que automticamente te llevar a la pgina que tu le indicaste. Con este botn configurars las propiedades de la impresora. Imprime directo hacia la impresora. Graba el reporte despus que se hayan hecho los movimientos necesarios. Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en internet.
Enva y publica en tu espacio de internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad.
En caso que quieras ver un reporte ya hecho podrs abrirlo con este botn. Enva el reporte va e-mail.
Muestra el ayuda electrnica que te ofrece el sistema para consultar el manejo de este proceso.
Permite salir de la vista preliminar. Tema relacionado Vista preliminar avanzada
Vista preliminar avanzada Acceso
l
Desde los catlogos o consultas, con el botn
Qu es La vista preliminar visualiza el documento antes de imprimirse, adems tienes la oportunidad de modificar los mrgenes, encabezados y pie de pgina, fondo, etc.
Botones de este proceso Botn Descripcin Enva directamente a la impresora el reporte. Despliega el dilogo de impresin del reporte. Muestra las pginas del reporte en miniatura. Reduce el contenido del reporte en la pgina. Cambia el color de fondo de la pgina. Muestra vista de la pgina al 100%. Muestra la vista a todo lo ancho de la pgina. Muestra toda la pgina en pantalla. Muestra dos pginas en pantalla.
Muestra cuatro pginas en pantalla. Selecciona cuantas pginas quieres que se visualicen en pantalla. Visualiza la presentacin de todas las pginas del reporte. Escribe un porcentaje de visualizacin ya sea para aumentar o disminuir la vista del reporte. Te lleva a la primera pgina del reporte. Te lleva a la pgina anterior del reporte. Escribe la pgina que quieres visualizar y tambin muestra la pgina que tienes activa en ese momento. Te lleva a la pgina siguiente del reporte. Te lleva a la ltima pgina del reporte. Nota El visor puede visualizar los botones de la barra de herramientas en un tamao ms grande o muestra los botones en su estado normal, tal como se muestran los botones que se acaban de indicar.
Para poder seleccionar alguna opcin, posicinate sobre la barra de herramientas y con el men flotante opcin Botones BarraHerramientas planos o Botones BarraHerramientas grandes.
Configurar impresin Acceso
l
Desde la vista preliminar de cualquier consulta / Men Archivo, Imprimir o con el botn
Qu es Desde esta ventana podrs mandar a imprimir el reporte y tambin podrs configurar la impresora a fin de que la impresin sea la ptima. Manejo Impresora
l l l l
Nombre.- Indica la impresora donde se enviar la solicitud de impresin Estado.- Indica el estado en que se encuentra la impresora, puede ser que est imprimiendo otro documento. Tipo y Ubicacin.- Seala el tipo de impresora y la ubicacin donde se encuentra instalada. Imprimir en Archivo.- El documento que se enva, tambin se puede guardar en un archivo en lenguaje de impresin. Indica el nombre del archivo en la ruta donde quieres que se grabe.
Intervalo de pginas Antes de que el reporte se imprima, el sistema te permitir indicar, desde esta opcin, el rango de pginas que deseas, por defecto se tiene seleccionado imprimir Todo, todas las pginas que se cuenten del listado del reporte. La opcin de Pgina Actual solo imprimir la pgina que se muestra del reporte y la ltima opcin de Pginas te permite imprimir solo algunas o en su caso todas las pginas del reporte. Copias
l l l
Nmero de Pginas.- Indica si quieres imprimir todas las pginas, slo pares o impares. Nmero de copias.- Indica el nmero de copias que quieres que se impriman. Intercalar copias.- Marca esta casilla en caso que se manden a imprimir varios juegos de copias.
Temas relacionados Propiedades de la impresora Configurar pgina
Opciones de presentacin Acceso
l
Desde la vista preliminar de cualquier consulta/ Men Archivos, Opciones
Qu es Podrs configurar las opciones para visualizar mrgenes, configurar unidades de medida, etc. Campos de este proceso Campo Mrgenes Descripcin Habilita este campo si quieres que se muestren los mrgenes en la vista preliminar.
Mrgenes sugerencias Habilita este campo si quieres que se visualicen los indicadores de mrgenes en la vista preliminar. Mrgenes sugerencias Habilita este campo si quieres que se muestren los indicadores de mrgenes al arrastrar. durante dibujo Agrandar al girar la rueda del ratn Agrandar paso Unidades de medida Mrgenes Color Podrs realizar un acercamiento y viceversa de la vista preliminar con la ayuda del roll del ratn.
Se refiere al tamao en que se ir disminuyendo o aumentando el zoom con el roll del ratn. Indica la unidad de medida que deseas para mostrar los mrgenes. Indica el color para mostrar los mrgenes.
Opciones del Men Vista Acceso
l
Desde la vista preliminar de cualquier consulta/ Men Vista
Qu es Este men ofrece una variedad de opciones para ver el reporte en la vista preliminar, estas opciones son: Mrgenes. Elige esta opcin si quieres que se muestren los mrgenes en la vista preliminar. Botones Barraherramientas planos.- Activa esta opcin si quieres que se muestren los botones a su tamao normal en la barra de herramientas. Botones Barraherramientas grandes.- Activa esta opcin si quieres que se muestren los botones a un tamao ms grande. Barra mrgenes.- Selecciona esta opcin si quieres que se muestre la barra de mrgenes en la vista preliminar. Barra estado.- Selecciona esta opcin si quieres que se muestre la barra de estado en la vista preliminar. Miniaturas.- Selecciona la opcin si quieres visualizar el reporte en miniatura. Agrandar.- Podrs seleccionar diferentes opciones para visualizar el reporte, es decir, si quieres ver la pgina al 100%, al ancho de la pgina, toda la pgina, dos pginas, cuatro pginas, ver todas las pginas, configurar el tamao del zoom. Pgina Encabezados.- Selecciona esta opcin si quieres visualizar el encabezado de pgina. Pgina pie de pginas.- Selecciona esta opcin si quieres visualizar el pie de pgina. Nota Estas opciones se podrn visualizar si estn marcadas con una .
Numeracin de pgina Acceso
l
Desde la vista preliminar de cualquier consulta, Men Formato, Pgina numeraci n.
Qu es En este mdulo se configura el formato de nmero que se manejar en la pgina del reporte. Campos de este proceso Campo Formato de nmero Pgina numeracin Continuar desde la seccin previa Empezar en: Predefinido Tema relacionado Vista preliminar avanzada Descripcin Selecciona el tipo de numeracin que contendr el reporte. Si quieres que el nmero de pgina contine con la seccin anterior, elige esta opcin.
Escribe la pgina con la que quieres que comience la numeracin de pgina. El sistema asigna un formato ya establecido en caso de no configurar manualmente.
Formato ttulo Acceso
l
Desde la vista preliminar de cualquier consulta, Men Formato, Ttulo
Qu es En este proceso se puede escribir el ttulo del reporte y as colocar en la primera pgina, en todas o no poner el ttulo. Opciones del Titulo Opcin Modo Texto Propiedades Transparente Color Fuente Ajustar a escala Alineacin Descripcin Selecciona el modo en que se presentar el ttulo del reporte, ya sea En cada pgina, En la primera pgina o Ninguna. Escribe el texto que llevar el titulo del reporte. Activa esta casilla si quieres que el fondo del titulo del reporte sea transparente. Selecciona un color de fondo para el ttulo. Selecciona el tipo, tamao y/o efecto que tendr el tipo de letra para el ttulo del reporte. Activa esta opcin si quieres que se ajuste el titulo del reporte a la escala de la vista de la pgina. Horizontalmente.- Selecciona la opcin para alinear el titulo del reporte, ya sea a la derecha, izquierda o al centro de la pgina. Verticalmente.- Selecciona la opcin para alinear el titulo del reporte, ya sea titulo Centrado, Superior o inferior. Restaurar defaults El sistema restaura los valores y los deja a su configuracin que por omisin presenta.
Formato fecha y hora Acceso
l
Desde la vista preliminar de cualquier consulta, Men Formato, Fecha y hora.
Qu es El sistema permite configurar la fecha y hora en el formato que le designemos. Si quieres que los formatos ofrecidos en la ventana sean correspondientes a la fecha que corresponde el da de trabajo, activa la opcin Actualizar automticamente sino el sistema te ofrece por omisin la fecha y hora predeterminada.
Creacin del Catlogo de monedas Acceso
l l
Men Utileras, Control de archivos, Instalacin automtica Men Utileras, Control de archivos, Monedas, Botn Crea
Qu es Dentro de esta ventana podrs seleccionar las monedas con las que deseas trabajar dentro de tu sistema Aspel -COI, con el fin de que slo se utilicen las que necesitas.
Manejo El catlogo de monedas se crea cuando se genera una nueva contabilidad o cuando se crea desde el proceso en Control de archivos. En caso de no seleccionar alguna moneda, el catlogo se crear slo con la moneda base. El sistema ofrece un listado de monedas disponibles para seleccionar e instalar las que requieras, hay que tomar en cuenta que las monedas seleccionadas formarn parte del catlogo de monedas, y ste se tendr disponible cuando se trabaje con el parmetro Monedas extranjeras. Parmetros Multimoneda Importante Hay que tener cuidado al ejecutar este proceso ya que al crear nuevamente el catlogo de monedas, se perder toda la informacin almacenada hasta el momento en dicho catlogo; si esto ocurre, tendrs que volver a capturar las monedas y su tipo de cambio correspondiente.
Manejo Multimoneda Acceso
l l
Men Archivos, Monedas Desde la Barra de herramientas, con el botn
Qu es Por omisin, el catlogo de monedas contiene los tipos de cambio que se manejarn, las cuales sern actualizadas mediante el Histrico de tipos de cambio. Al configurar el sistema para el manejo de multimoneda, es posible:
l
Indicar por cada moneda definida sus caractersticas particulares de simbologa, escritura y parmetros que determinan el tipo de cambio con respecto a la moneda nacional, que es la moneda base. Definir el tipo de cambio para cada moneda, el cual puede ser propuesto durante la captura de plizas o en su caso, seleccionar el tipo de cambio con el que se registrar cada partida (cada registro) de una pliza. Asignar a cada cuenta de tu catlogo una moneda, con la cual se indica al sistema que los montos y saldos relacionados a la cuenta podrn ser expresados y consultados considerando su tipo de cambio. Consultar los auxiliares tanto en moneda nacional como extranjera. Esto es posible dado que al dar de alta una pliza, los montos se capturan en moneda nacional y se indica en cada partida el tipo de cambio de la moneda extranjera, lo cual permite hacer la conversin para dicha consulta. Con el parmetro multimoneda "Convertir montos en moneda extranjera en captura de plizas" , al capturar una pliza con cuentas en moneda extranjera, los montos que se capturen se convertirn automticamente a moneda base. Mediante la opcin "Histrico de tipos de cambio" ubicado en el catlogo de monedas, podrs almacenar da con da los distintos tipos de cambio que sufre una moneda extranjera. Este histrico tambin ser de gran utilidad en la captura de plizas, de tal forma que puedas consultar y seleccionar el tipo de cambio con el que se registrar una partida (cada registro). Generar una pliza de ajuste cambiario en la que se concilian las diferencias ocasionadas por la variacin de los tipos de cambio. Puedes generar plizas en moneda extranjera.
l l
NOTA: Para que est activado el catlogo de monedas debe estar habilitada la opcin de multimoneda en Parmetros del sistema. El sistema presentar la ventana de captura de tipos de cambio (Histrico de tipos de cambio) cada vez que inicies el programa, esto dependiendo del tipo de configuracin. Repercusiones
l
Dentro del catlogo de monedas y dentro del Histrico de tipos de cambio no se cuenta con la opcin Eliminar, debido a los riesgos que resultara para el sistema que desapareciera la moneda que sustenta el o los movimientos que utilicen moneda extranjera.
Temas relacionados Agregar una moneda Modifica una moneda Consulta una moneda Reporte de monedas Parmetros del sistema Control de archivos
Catlogo de monedas Acceso
l l
Men Archivos, Monedas Desde la Barra de herramientas, con el botn
Qu es Con esta opcin puedes conocer todos los datos que conforman a cada moneda definida dentro del catlogo de monedas y, en el caso de que lo requieras, modificar sus datos.
Dentro del catlogo de monedas podrs realizar las siguientes operaciones: Botones Descripcin Te permite agregar una moneda.
Este botn te permite modificar una moneda en el sistema.
Realiza una bsqueda de informacin requerida en la consulta.
Imprime el reporte del catlogo de monedas. Con este botn podrs visualizar la presentacin preliminar del reporte del catlogo de monedas; podrs modificar la presentacin del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet.
Enva y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm Manejo
l
Para el manejo eficiente de tus monedas, el sistema te proporciona una ventana; en donde podrs observar un listado con el
l
nombre de la moneda, simbologa, fecha de ltimo cambio y el tipo de cambio (actualizado por el Histrico de tipos de cambio).
l
Este catlogo se podr personalizar desde el mdulo de Control de archivos/ Seleccionando el catlogo de Monedas/ Botn Crea, en el cual podrs seleccionar slo aquellas monedas con las que deseas trabajar. Este catlogo es actualizado por el Histrico de tipos de cambio, por lo que te recomendamos tenerlo siempre al da. El sistema tambin maneja una pliza de ajuste cambiario para aquellas cuentas que trabajen con monedas extranjeras.
l l
Nota Este catlogo estar disponible si tienes activo el parmetro Trabajar con monedas extranjeras. en los Parmetros del sistema / Multimoneda. Temas relacionados Reporte de monedas Agregar una moneda Modificar una moneda Pliza de ajuste cambiario
Agregar una moneda Acceso
l l
Men Archivos, Monedas, botn Men Archivos, Monedas/ Men Edicin, Agregar o Alt + Ins.
Qu es
l
Esta funcin te permite agregar monedas que usar el sistema.
El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. 2. 3. Campos especficos de este proceso Campo Moneda Smbolo Tipo de cambio Descripcin Debers anotar el nombre de la moneda que vas a dar de alta. Define el smbolo con el que se identificar la moneda. Escribe el tipo de cambio que va a manejar la moneda o mediante el ayuda del Histrico de Tipos de cambio podrs seleccionarlo. Para desplegar el histrico de tipos de cambio aydate con la tecla F2 o con el botn . Este campo ser actualizado cada vez que se almacene en el histrico, un tipo de cambio con fecha mayor al registrado en el catlogo de monedas. Dentro del Histrico de tipos de cambio con el botn (F3), podrs grabar el tipo de cambio en la fecha seleccionada, una vez grabado el valor, se cierra la ventana devolviendo en este campo el valor capturado. Fecha Campo informativo. El sistema propone la fecha en la que se est dando de alta la moneda, posteriormente conforme se realicen las actualizaciones desde el Histrico de tipos de cambio, se indicar la fecha del ltimo tipo de cambio actualizado para la moneda. Anota el deslizamiento que diariamente presentar esta moneda con respecto a la moneda base. Si est activada esta opcin, el sistema diariamente calcular la nueva paridad para esta moneda. No actualiza el tipo de cambio proporcionado, el desplazamiento ser calculado al momento que se utilice esta moneda durante la captura de plizas. Abre el catlogo que se indica y ejecuta el proceso de Agregar. Anota la informacin que se solicita en los campos. Graba el registro de la moneda tecleando Enter, o con el botn Aceptar.
Desplazamiento Desplazamiento automtico Tema relacionado
Modificacin de una moneda
Modificar una moneda Acceso
l l
Men Archivos, Monedas/ Men Edicin , Modificar o Alt + BkSp Desde el catlogo de monedas, posicionarse en la moneda a cambiar, oprimir Enter, hacer doble clic en el registro o presiona el botn
Qu es Esta opcin es de gran utilidad para que cambies datos especficos de alguna de las monedas manejadas dentro del catlogo de monedas. Campos de este proceso Campo Moneda Smbolo Tipo de cambio Descripcin Puedes cambiar el nombre de la moneda. Puedes cambiar el smbolo con el que se identificar a la moneda Modifica el tipo de cambio que maneja la moneda o mediante el ayuda del Histrico de tipos de cambio puedes cambiar el tipo de cambio de una fecha a la que anteriormente ya se haya asignado uno. Para desplegar el histrico de tipos de cambio aydate con la tecla F2 o con el botn . Este campo ser actualizado cada vez que se almacene en el histrico, un tipo de cambio con fecha mayor al registrado en el catlogo de monedas. Dentro del Histrico de tipos de cambio con el botn (F3), podrs grabar el tipo de cambio en la fecha seleccionada, una vez grabado el valor, se cierra la ventana devolviendo en este campo el valor capturado. Fecha Desplazamiento Desplazamiento automtico Campo informativo. Muestra la fecha del ltimo tipo de cambio actualizado para la moneda. Este campo es actualizado por el histrico de tipos de cambio. Puedes cambiar el deslizamiento que diariamente presentar la moneda con respecto a la moneda base. Si est activada esta opcin, el sistema diariamente calcular la nueva paridad para esta moneda. No actualiza el tipo de cambio proporcionado, el desplazamiento ser calculado al momento que se utilice esta moneda durante la captura de plizas.
Busca una moneda La bsqueda de la moneda en el catlogo tiene dos formas: Bsqueda de registros por columna Qu es Para localizar una moneda por columna, basta con que te coloques en algn registro de la columna que te interese, ya sea Nombre, Smbolo, Fecha de ltimo cambio o Tipo de cambio. Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una bsqueda por Nombre, la moneda Dlar Canadiense. Coloca el ratn sobre cualquiera de los registros de la columna Nombre y comienza a escribir la palabra, el sistema comenzar a buscar el registro de acuerdo a la posicin de la letra, es decir comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que ests buscando.
Bsqueda por registros Acceso

l
Men Archivos, Monedas/ Men Ver, opcin Buscar o F3 Dentro del catlogo, oprimir el botn
Qu es Tambin puedes realizar una bsqueda por medio del botn que requieras encontrar. Buscar , donde saldr una ventana para que puedas escribir la informacin
Reporte de monedas Acceso
l
Catlogo de monedas, Men Archivos, Imprimir Catlogo de monedas, oprimir el botn
Qu es Puedes obtener un listado con los siguientes datos de tu catlogo de monedas:

l l l l l
Ttulo del reporte. Nombre de la moneda. Smbolo de la moneda. Fecha de ltimo cambio Tipo de cambio.
Para configurar las opciones de impresin dirgete al tema Impresin desde un catlogo o consulta. Problemas / Soluciones PROBLEMAS El reporte est vaco. SOLUCIONES No tienes ninguna moneda dada de alta.
No puedes imprimir el No est configurada tu impresora y/o est apagada. Para mayor informacin, dirgete al manual de reporte. tu impresora o de la red que utiliza tu empresa.
Histrico de tipos de cambio Acceso
l l
Men Archivos, Monedas, botn
Al iniciar el sistema, si se configur desde Men Configuracin, Parmetros del sistema, Multimoneda, Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa. Desde cualquier campo donde se requiera obtener un tipo de cambio. Dentro de la calculadora del sistema con el botn .
l l
Qu es Esta opcin te ser de gran utilidad para consultar y almacenar los distintos tipos de cambio que sufren las monedas extranjeras da a da. De esta forma podrs obtener un historial del tipo de cambio de una moneda extranjera en particular. Es importante que tomes en cuenta que slo se solicitar el tipo de cambio al iniciar el sistema, si en el mdulo Configuracin / Parmetros del sistema, tienes activada la opcin Trabajar con monedas extranjeras / Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa. De otra forma para almacenar el tipo de cambio de la moneda, debers acceder al Men Archivos / Monedas / Histrico de tipos de cambio. Manejo Al momento de acceder al sistema, se solicitar o en su caso te mostrar el Tipo de cambio del da, independientemente del perodo en el que ests trabajando, es decir, el que corresponda a la fecha de tu computadora; de igual forma cuando accedes desde el Men Archivos / Monedas / Histrico de tipos de cambio. Caso contrario, desde la Captura de plizas, el tipo de cambio que se propone es del perodo o fecha en que se est capturando la pliza. Si deseas, desde la captura de plizas o desde cualquier campo que contemple un manejo de multimoneda, podrs consultar y seleccionar el tipo de cambio a usar, hasta podrs consultar el tipo de cambio almacenado en otras monedas y usarlo sin que se vea afectado el nombre de la moneda definida para dicho campo. Una vez anotado el tipo de cambio para la moneda seleccionada, debers usar el botn fecha de cambio, de lo contrario slo se guardar el tipo de cambio de la ltima fecha. para guardar los datos de acuerdo a la
Para ms informacin del manejo del calendario consulta el tema: Uso_del_calendario_dentro_de_los_campos_fecha. Lo almacenado en esta ventana de tipos de cambio, te servir para que al momento de capturar una pliza, el sistema proponga el tipo de cambio del da en el que se est capturando dicha pliza, o bien, consultar el histrico de la moneda, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se generar la p liza. Nada ms debers tomar en cuenta, que si no existe un tipo de cambio almacenado para la
fecha en la que se est efectuando la pliza, el tipo de cambio que se propone, ser el almacenado recientemente partiendo de esa fecha, es decir, buscar en fechas anteriores el tipo de cambio ms actualizado, de no existir ningn tipo de cambio, se propone por omisin el valor 1. Tambin servir para tener actualizado el catlogo de monedas, de tal forma que cada vez que se almacene un tipo de cambio para una fecha mayor a la registrada en el catlogo de monedas, el tipo de cambio se actualiza. Nota
l
No ser necesario actualizar diariamente el tipo de cambio si ste no sufri actualizaciones, de tal manera que el valor proporcionado en una fecha determinada servir como valor para fechas subsiguientes (respetando la fecha en la que se est solicitando el tipo de cambio). Por otra parte, al almacenar un tipo de cambio en una determinada fecha y para una moneda en particular, el sistema validar que el valor proporcionado sea distinto al almacenado en una fecha anterior, ya que si es igual no se almacenar, por lo que se seguir tomando el valor de la fecha anterior, slo si el valor es diferente se grabar y almacenar en el Histrico de Tipos de Cambio.
Campos de este proceso Campo Lista de Monedas Descripcin En este campo se en listan las diferentes monedas extranjeras que el sistema tiene registradas en el Catlogo de monedas. Selecciona la moneda a la que le indicars su tipo de cambio del da, de das atrs o incluso de meses.
Recuerda que al generar la Base de datos o al Crear nuevamente el archivo de monedas, podrs seleccionar las monedas que usars, de tal forma que en el catlogo de monedas slo aparezcan las monedas que tu contabilidad requiera. Creacin de archivos Calendario Mediante este calendario podrs desplazarte entre los das, meses o aos, en los que requieras indicar el tipo de cambio de la moneda extranjera seleccionada, o bien, slo consultarla. Tambin podrs seleccionar un rango de fechas consecutivas (varias fechas), esto mediante la ayuda del ratn y la tecla SHIFT.
Uso_del_calendario_dentro_de_los_campos_fecha Tipo cambio En este campo debers indicar el tipo de cambio correspondiente a la fecha y moneda seleccionada. Para consultar el tipo de cambio proporcionado en otras fechas, desplzate con ayuda del ratn. Se podr seleccionar o grabar un tipo de cambio con Enter. Para las fechas en donde no hayas proporcionado el tipo de cambio, observars la leyenda No capturado, o en su caso el tipo de cambio de la ultima fecha actualizada. Nota Si existiera en la fecha seleccionada un tipo de cambio para la moneda, el sistema te enviar un mensaje en el cual preguntar si deseas sobrescribir el tipo de cambio anteriormente definido. Por ejemplo: Si a la moneda Dlar Americano ya se le haba asignado un tipo de cambio (11), a partir del da 22/02/2006 y se desea asignar otro valor dentro de la misma fecha, entonces presentar el siguiente mensaje al momento de grabar nuevamente:
Botones y sus Teclas de funcin Botn Tecla de funcin Descripcin
F3, Seleccionar Al desplegarse el Histrico de tipos de cambio al inicio del sistema y desde el catlogo de valor, Grabar tipo monedas, podrs grabar el tipo de cambio asignado a una moneda. de cambio Cuando ests consultando el histrico de tipos de cambio, mediante este botn o con la tecla de funcin F3, podrs utilizar el valor en el campo en el cual ests consultando el histrico. F4, Salir Este botn te permite cerrar la ventana de Histrico de tipos de cambio, es necesario que al cerrar la ventana hayas grabado los cambios, de lo contrario la captura de tipo de cambio se cerrar sin grabar cambio alguno. Ver: Problemas/Soluciones Reporte Mediante este botn podrs generar el reporte del tipo de cambio por moneda y sus valores histricos (tipos de cambio que ha sufrido o tenido una moneda). Reporte de tipos de cambio F1, Ayuda en lnea Este botn despliega el ayuda electrnica del sistema. Nota Cuando se est realizando una consulta del histrico de tipos de cambio, desde cualquier campo donde se requiera obtener el tipo de cambio, ejemplo en la captura de plizas campo "Tipo de cambio", slo estarn disponibles los botones de seleccionar valor (F3), cerrar (F4) y ayuda (F1). Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
El tipo de cambio para la moneda Dlar Este mensaje se despliega cuando al grabar el tipo de cambio para una moneda, sta Americano, del da (dd/mm/aa), ya existe, con ya tena registrado un tipo de cambio en la fecha indicada, por lo que el sistema el valor (xxxxxxxxxx) Desea sobreescribirlo? corroborar que deseas modificar el tipo de cambio proporcionado anteriormente para la moneda y fecha seleccionada. Por favor, capture un tipo de cambio vlido. Significa que al momento de seleccionar el botn Grabar, no se ha proporcionado el tipo de cambio correspondiente, o bien, no es un formato de tipo numrico, por lo que no es vlido para el sistema.
Tema relacionado Consulta el catlogo de monedas
Reporte de Histrico de tipos de cambio Acceso
l
Men Archivos, Monedas, botn
, botn
Qu es Mediante este reporte podrs emitir un historial de los diferentes tipos de cambio que ha sufrido una moneda en particular, en una fecha determinada. Las fechas que no aparezcan en este reporte, es porque no han sido capturadas en el histrico de tipos de cambio. Nota La moneda base del catlogo de monedas, por default est dado de alta en el catlogo, por lo que no hay forma de dejarlo vaco. El reporte imprimir al menos la informacin de la moneda base. Con este reporte podrs emitir la siguiente informacin: Cabecera
l l l
Ttulo del reporte Nombre de la moneda Perodo del cual se est tomando la informacin (Desde-Hasta) Fecha en la que se registr y/o actualiz el tipo de cambio para la moneda Tipo de cambio registrado en la fecha
Cuerpo del reporte

l l
Campos de este reporte Campo Moneda Fecha Inicial Fecha final Problemas / Soluciones PROBLEMAS No puedes reporte. imprimir SOLUCIONES el No est configurada tu impresora y/o est apagada. Para mayor informacin, dirgete al manual de tu impresora o de la red que utilizan en tu empresa. Descripcin Selecciona de la lista desplegable, la moneda de la cual deseas obtener el histrico de tipos de cambio. Proporciona la fecha en la cual se empezar a emitir los tipos de cambio para la moneda seleccionada. Proporciona la fecha en la cual se finalizar la emisin de los tipos de cambio para la moneda seleccionada.
El reporte no informacin
muestra No se ha realizado algn ajuste al tipo de cambio en el da o de das anteriores o subsiguientes.
Tipos de catlogos de cuentas La lista siguiente muestra los tipos de catlogos de cuentas que se encuentran en el sistema Al momento de instalar tu sistema, en la ventana de Creacin del catlogo de cuentas, debers elegir la opcin Catlogo vaco (sin cuentas). Entonces, ser tu responsabilidad dar de alta todas las cuentas que compondrn tu catlogo, lo cual debers hacer de la siguiente manera: captura la cuenta de Mayor y a continuacin todas las cuentas que dependen de ella. Dirgete a la explicacin del alta de cuentas: Agregar una cuenta Si ya instalaste tu sistema, tambin puedes crear nuevamente el archivo de cuentas y elegir un catlogo vaco. Catlogos predefinidos Este sistema te ofrece cuatro opciones predefinidas para poder trabajar con un catlogo que se adapte mejor a las necesidades de tu empresa. Estos catlogos cuentan con 4 caracteres para el nivel Mayor, 3 para las Subcuentas. Todos los catlogos predefinidos contienen las cuentas indispensables para llevar a cabo una contabilidad completa, como las cuentas de Seguros, Rentas, I.S.R., Proveedores y acreedores diversos, Ventas, IVA por pagar, etc. Catlogo estndar Contiene las cuentas que se emplean en la mayora de las compaas, sin importar el giro al que pertenezcan, ejemplos: industria, computo, etc. Catlogos de empresas Catlogo para empresas manufactureras Catlogo para empresas comerciales Catlogo para empresas de servicios Catlogo para paquete demostrativo Ofrece cuentas indispensables para los procesos de fabricacin, como Almacn de materiales, Almacn de productos en proceso, Almacn de productos terminados, Mano de obra, Costos de Fabricacin, Horas extras, etc. Dentro de la estructura de sus Gastos de venta tiene cuentas como Fondo de ahorro, Viticos, Comidas con el personal, Sueldos y salarios, Comisiones, Bonos, Gratificaciones, Cuotas al IMSS, etc. Por no requerirla, este catlogo no tiene cuentas como la de Gastos de fabricacin.
Este catlogo no cuenta con almacn de productos terminados. En sus Gastos de venta tiene cuentas como Honorarios a profesionistas, Honorarios de asesora, Gastos de viaje, Gastos de representacin, Boletos de avin, y otras. Este tipo de catlogo, es utilizado cuando el sistema es instalado en su paquete demostrativo, contiene las cuentas principales o las de mayor uso en las empresas.
Cuentas acumulativas y de Detalle Manejo Aspel COI maneja cuentas acumulativas y de detalle, a continuacin se explicarn ms ampliamente: Cuentas Acumulativas Son cuentas que no se ven afectadas por movimientos de las plizas, sino que se actualizan automticamente de acuerdo a los movimientos que se efectan en las cuentas que dependen de ellas. Generalmente las cuentas de Mayor son definidas como cuentas acumulativas. Nota No podrs agregar una subcuenta acumulativa a una cuenta de detalle. Agregar cuentas Problemas / Soluciones PROBLEMAS Cmo puedes convertir una cuenta de Detalle a Acumulativa? SOLUCIONES Modifica la cuenta al hacer doble clic sobre el registro. Selecciona que la cuenta sea acumulativa, siempre y cuando:
l l
La cuenta no tenga movimientos ni saldo en el mes. La cuenta antecedente no sea de detalle.
Cmo puedes convertir una cuenta Acumulativa a de Detalle?
Primero necesitas eliminar las subcuentas o cuentas de detalle (sin que stas tengan saldo ni movimientos en el mes correspondiente). Despus modifica la cuenta acumulativa a de detalle. Modificar cuentas
Cuentas de Detalle Pueden ser afectadas a travs de las plizas. Generalmente corresponden a los niveles de auxiliares y es a travs de ellas como se van afectando los niveles superiores. Nota En algunas ocasiones existen cuentas de mayor de las cuales no depende ninguna cuenta, por lo que sta debe ser definida como de detalle, ya que de otra manera no podrs afectarla.
Creacin de un catlogo de cuentas Introduce el catlogo de cuentas Para empezar a trabajar, debers introducir el catlogo de cuentas de tu empresa. Tienes 2 opciones para ello:
l l
Introducir el catlogo de tu empresa, o Elegir un catlogo estndar, que es creado automticamente por el sistema (puedes utilizar este catlogo adaptndote al ordenamiento de cada una de sus cuentas y actualizarlo peridicamente).
Tema relacionado Control de archivos
Niveles de cuentas permitidos Qu es El sistema te da la capacidad de utilizar un catlogo de hasta 9 niveles hasta 20 dgitos entre todos los niveles, con el cual podrs clasificar tus cuentas y obtener subtotales en todos los grupos. El sistema te ofrece un catlogo estndar de 3 niveles (4 dgitos para las cuentas de Mayor, 3 para Subcuentas y 3 para los auxiliares). Consideraciones y ejemplos Para Aspel - COI, los niveles se denominan: De Mayor, Subcuenta, Subsubcuenta y as sucesivamente hasta llegar al ltimo nivel, que es el de auxiliar:
Las cuentas de niveles inferiores reportan a las superiores:
A continuacin puedes ver un ejemplo de un catlogo de 1 a 3 niveles (aunque puedes manejar hasta 9 niveles): Niveles Cuenta y Descripcin 1. 1110 CAJA 2110 PROVEEDORES 3100 CAPITAL SOCIAL 1150-000 CLIENTES (Acumulativa) 1150-001 CONTADO (Detalle) 1150-002 CREDITO (Detalle) 1000-00-000 CAJA Y BANCOS (mayor) 1000-01-000 CAJA (Subcuenta) 1000-01-001 EFECTIVO (Auxiliar) 1000-02-000 BANCOS (Sub-cuenta) 1000-02-001 BANCOMER (Auxiliar) 1000-02-002 BANAMEX (Auxiliar) Descripcin Para afectar estas cuentas, debers definirlas como de Detalle, aunque sean de Mayor, por lo que no podrs obtener subtotales.
2.
La primer cuenta es de Mayor y las otras dos son auxiliares, que reportan a la cuenta acumulativa de Clientes.
3.
BANAMEX y BANCOMER reportan la sub-cuenta de BANCOS y la cuenta de EFECTIVO a la de CAJA tanto la sub-cuenta de CAJA como la de BANCO reportan a la cuenta de Mayor de CAJA y BANCOS.
4.
6000-00-00-000 GASTOS En ciertas reas el nivel de auxiliar no se utiliza, quedando las cuentas como si DE OPERACIN (Mayor fueran slo de tres niveles. Acum) 6000-10-00-000 SUELDOS
(Subcta Acum) 6000-10-10-000 DIR. CORPORATIVA (Sub-Subcta Acum) 6000-10-10-001 FINANZAS (Aux Detalle) 6000-10-20-000 PRODUCCION (Sub-Subcta-Acum) 6000-10-20-001 PLASTICOS (Aux-Detalle) 6000-10-20-002 PINTURAS (Aux-Detalle) 6000-20-00-000 GASTOS GRALES (Subcta Acum) 6000-20-01-000 DIRECCIN GRAL (Sub-Subcta Detalle) 6000-20-02-000 DIRECCION DE VTAS Sub-Subcta - Detalle Subniveles alfanumricos Puedes agregar cuentas Acumulativas donde el ltimo nivel maneje caracteres alfanumricos. Para poder realizar esto, debes tener en cuenta que debe haber como antecedente, una cuenta acumulativa con subniveles en ceros, de otro modo el sistema impedir que crees la cuenta. Por ejemplo: Cuenta Antecedente: 1170-000-000 Acumulativa Cuenta Alfanumrica: 1170-000-ABC (las letras pueden ser maysculas o minsculas) 1170-000-def 1170-000-1EF En este caso, para agregar plizas que las afecten, estas cuentas debern tener, a su vez, cuentas de Detalle como las siguientes: 1170-000-ABC-001, el subnivel anterior al nivel alfanumrico debe estar en ceros. No se te olvide configurar el ltimo nivel en Parmetros del sistema. Observaciones Este manejo impide que el sistema pueda reconocer el nmero de cuenta consecutivo, por lo que al agregar una cuenta alfanumrica, la tendrs que dar de alta manualmente. En caso de prdida de datos, el manejo de este tipo de cuentas alfanumricas, al terminar de introducir tu catlogo de cuentas definitivo y antes de capturar alguna pliza, haz un respaldo de tu catlogo de cuentas (bastar que copies los archivos CCmmaaee.DB, CCmmaaee.PX, CCmmaaee.X02 y CCmmaaee.Y02; donde mm es el mes, aa es el ao de trabajo y ee es el nmero de la empresa). Generacin del respaldo de archivos
Manejo de presupuestos Qu es Al agregar cada una de tus cuentas, podrs asignar 3 tipos de presupuesto:
l
Mensual.- Aspel - COI te permite asignar el presupuesto mensual cuyo monto se podr comparar con los saldos mensuales que va arrojando el sistema. Anual.- La cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el ao. Acumulado.- La cantidad a la que asciende el presupuesto de cada perodo, el cual se reinicializa cuando se llega al mes de ajuste.
l l
Cuentas con el reporte de Presupuestos para comparar estos valores programados con los resultados que obtienes al final de cada perodo. Temas relacionados Agregar cuentas Reporte de presupuestos
Consulta el catlogo de cuentas Acceso
l l
Men Archivos, Catlogo de cuentas. Desde la Barra de herramientas principal con el botn (*)
Qu es En esta consulta se encuentran las cuentas contables y todas sus caractersticas, por omisin el sistema muestra en ella el nmero de cuenta, la descripcin y saldo final; sin embargo esta consulta puede ser personalizada de acuerdo a tus necesidades. Dentro de este mdulo puedes consultar los auxiliares de cada cuenta desde la misma ventana del catlogo de cuentas. Adicionalmente podrs hacer una exportacin y/o copiado especial de la consulta. Podrs editar la pliza desde el mdulo de auxiliares, as como consultar los Saldos Histricos, exportar la consulta a Excel e imprimir la consulta de auxiliares. Nota Podrs personalizar la informacin que mostrar la consulta; la informacin que podrs aadir o eliminar es:
l l l l l l l
Tipo de cuenta Descripcin de la cuenta Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado Saldo Inicial Saldo inicial ME
l l l l l l l
Total de cargos Total de cargos ME Total de abonos Total de abonos ME Contrapartida Saldo final Saldo final ME
ME = moneda extranjera Tambin podrs ordenar la informacin por columna de manera ascendente o descendente de acuerdo al valor del registro. En la parte de rubros de cuentas podrs modificar y/o agregar rubros de acuerdo a tus necesidades. Dentro de este catlogo puedes realizar las siguientes operaciones: Botones Descripcin Te permite Agregar una cuenta.
Este botn te permite Modificar la cuenta en el sistema.
Permite Eliminar cuentas capturadas anteriormente.
Filtrar la informacin de acuerdo a lo requerido.
Quita el Filtro que tenias activado en la consulta.
Restaurar el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.
Realiza una Bsqueda de informacin requerida en la consulta.
Imprime la consulta de cuentas. Con este botn podrs visualizar la Presentacin preliminar del reporte del catlogo de cuentas; podrs modificar la presentacin del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la informacin hacia otras aplicaciones.
Permite realizar una Exportacin de la consulta.
Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet.
Enva y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm
Te permite Editar la pliza que contiene movimientos sobre esta cuenta.
Podrs Exportar los auxiliares de las cuentas que se encuentren en el catlogo.
Podrs Imprimir el reporte de auxiliares del sistema.
Muestra el detalle del Saldo histrico del auxiliar de la cuenta.
Manejo Esta consulta se visualiza por perodos de tiempo indicados en las pestaas localizadas en la parte inferior de la ventana. Es posible que tu consulta la realices filtrando la informacin por tipo de cuenta (acumulativa y de detalle), para Activos, Pasivos, o Capital o personalizando este filtro con otras especificaciones. Para poder visualizar las cuentas que pertenecen a los rubros, haz clic sobre el mismo y aparecern las cuentas pertenecientes a dicho rubro.
Nota Podrs visualizar las cuentas de dos formas, para ver slo cuentas de mayor (acumulativas), debes indicarlo por medio de la opcin Contraer Cuenta; si deseas que se visualicen con las subcuentas, debes indicarlo por medio de la opcin Expandir cuentas. Si deseas expandir o contraer de manera individual alguna cuenta en particular, indica la cuenta que deseas desplegar y utiliza entonces los signos "+" para expandir y ver las subcuentas de la cuenta o "-" para contraer la cuenta. Temas relacionados Agregar cuentas Exportacin de consultas Modificar cuentas Personaliza tu consulta Eliminar cuentas Buscar cuentas Filtrar cuentas Opciones de impresin Consulta de auxiliares, saldos histricos y saldo promedio diario
Agregar cuentas Acceso
l
Men Archivos, Catlogo de cuentas/ Men Edicin, Agregar o Alt + Ins Desde el catlogo de cuentas, al posicionarte en la parte de cuentas, con el botn Agregar , Men flotante (botn derecho del ratn),
Qu es
l l
Este proceso te permite agregar una cuenta a tu catlogo de cuentas. Tambin podrs agregar el saldo inicial de la cuenta que ests dando de alta, siempre y cuando tengas habilitada la opcin Capturar Saldo inicial en Parmetros del sistema. Puedes elegir el tipo de moneda en el que se registrarn los movimientos de esa cuenta. Adicionalmente, te permite indicar si la cuenta manejada en moneda extranjera afectar a la pliza de ajuste cambiario. Podrs indicar la naturaleza ya sea acreedora o deudora de la cuenta, adems de poder asignar una cuenta complementaria. Desde este proceso puedes asociar una cuenta a un rubro de cuenta disponible.
l l l l
Campos de este proceso Campo No. de cuenta Descripcin Indica el nmero de la cuenta a dar de alta; si la cuenta es de detalle el sistema te sugiere la subcuenta de la cuenta de mayor, slo si te colocas sobre la cuenta de mayor haciendo clic en el botn . Con
el botn o la tecla de funcin F2, se desplegar el catlogo de cuentas para que te gues sobre la cuenta de detalle o de mayor que le corresponde. Tecla de ayuda F2 Descripcin Tipo de cuenta Carpeta Generales Campo Descripcin Define el nombre que le pondrs a la cuenta. Selecciona el tipo de cuenta que vayas a dar de alta de acuerdo a las propiedades de la cuenta.
Es departamental Este campo es informativo e indica si la cuenta es departamental, posteriormente en el catlogo de cuentas departamentales debers dar de alta las cuentas departamentales e ingresar la informacin correspondiente a sus saldos iniciales y finales. Agregar cuentas departamentales Este campo se activa si en los parmetros de configuracin est activado el campo "Manejo de departamentos" para reactivar en el sistema este manejo. Saldo inicial Define el saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores debes introducirlos a travs de una pliza (recuerda que la captura manual del saldo inicial tambin debe aplicarse a las cuentas acumulativas). Pero es ms recomendable dar de alta el saldo inicial de tus cuentas a travs de una pliza de inicio. Nota Slo se podrn registrar saldos iniciales, si se tiene activo el parmetro "Captura del saldo inicial" desde los Parmetros del sistema / Carpeta Cuentas. Parmetros de cuentas / Captura de saldo inicial Este campo es informativo, se actualiza automticamente por los movimientos registrados en el sistema, por lo que no est permitido el acceso para la captura. Aspel - COI te permite asignar un presupuesto mensual, cuyo monto se podr comparar con los saldos mensuales que va arrojando el sistema. Anota aqu el monto al que asciende el presupuesto mensual de la cuenta para el perodo de trabajo.
Saldo final Presupuesto mensual
Presupuesto anual Presupuesto acumulado Anota la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el ao.
El sistema acumular el presupuesto de cada perodo en este campo, el cual se reinicia cuando se llega al mes de ajuste.
Nota En los campos de saldo inicial, presupuesto anual, mensual y acumulado, podrs solicitar la calculadora del sistema mediante la tecla F2 o con el botn Carpeta Moneda Esta Carpeta de Monedas, estar activada en caso de que el sistema este manejando el Parmetro de sistema "Trabajar con monedas extranjeras". Parmetros de multimoneda Campo Afecta la pliza de Ajuste cambiario Tipo de moneda Descripcin Al activar este parmetro, la cuenta en cuestin ser incluida en la pliza de ajuste cambiario. Pliza de Ajuste cambiario .
El sistema te presenta la lista de monedas disponibles, mismas que diste de alta en tu Catlogo de Monedas. Nota: En algunas ocasiones el campo tipo de moneda puede estar inactivo, esto puede ser por dos razones: Las cuentas de detalle ya tienen movimientos y sus saldos estn en trminos de esa moneda. Cuando una cuenta acumulativa tiene una moneda diferente a la moneda contable, todas sus subcuentas deben tener la misma moneda para que los saldos no se combinen con los de otra moneda, manteniendo as la integridad de los saldos. Muestra el Saldo inicial en la moneda que maneja la cuenta dada de alta; si se capturo un saldo inicial en la carpeta Generales el saldo inicial en la carpeta Monedas se ver afectado y, en caso de indicar una moneda diferente a la base, este saldo har la conversin automticamente de acuerdo al tipo de cambio de ese da. Pero el campo Saldo final estar inactivo y se ir actualizando conforme el registro de movimientos que se realicen a la cuenta, en estos campos se mostrar esta cantidad, pero expresada al tipo de cambio de la moneda extranjera seleccionada. Para expresar los saldos en moneda extranjera, se toma el tipo de cambio para dicha moneda almacenado en el Histrico de Tipos de cambio. Histrico de tipos de cambio
Saldo Inicial / Final
Carpeta Atributos Campo Naturaleza acreedora o deudora Pertenece a estos rubros Descripcin Indica la naturaleza contable que tendr la cuenta.
Muestra los rubros a los que pertenece la cuenta en donde est dndose de alta la subcuenta. Inicialmente si se da de alta una cuenta esta adopta las mismas cuentas asociadas a la cuenta mayor y automticamente si se aade una cuenta desde la cuenta mayor, esta tambin visualizar el de la subcuenta. Es la cuenta que servir como complemento para restar o aumentar el saldo de otra cuenta, para que la pliza quede igual tanto en el cargo como en el abono. Podrs modificar la asociacin de la cuenta al rubro que mejor te convenga. Hay que tomar en cuenta que al asociar cuentas a las subcuentas las cuentas de mayor no heredarn las cuentas asociadas. Asociacin de cuentas Permite desligar la cuenta de los rubros del catlogo de rubros de cuentas, siempre y cuando las cuentas asociadas no estn heredadas por la cuenta de mayor.
Contrapartida Asociar cuenta
Desasociar cuenta
Cuentas de saldos deudoras Son aquellas que registran costos, gastos y prdidas, por lo tanto, aumentarn cargando, disminuirn abonando y su saldo ser deudor. Como ejemplo de estas cuentas se encuentran las compras, los gastos de compra, las devoluciones, rebajas y descuentos sobre venta, los gastos de venta, los gastos de administracin, los gastos financieros y los otros gastos. Cuentas de saldos acreedoras Son aquellas que registran ingresos, productos, ganancias, utilidades, por lo tanto, aumentarn abonando, diminuirn cargando y su saldo ser acreedor. Como ejemplo de estas cuentas tenemos las ventas, las devoluciones sobre compra, las rebajas y descuentos sobre compra, los productos financieros y los otros productos. Contrapartida Esta cuenta de naturaleza contraria a la cuenta correlativa para mostrar un saldo apropiado para la partida registrada a la cuenta en una pliza; esta cuenta ser de naturaleza contraria, esto es, que si realizas una pliza con una cuenta que se le defini una cuenta complementaria, al momento de capturar la siguiente cuenta en la pliza automticamente te pondr la cuenta complementaria posicionndola del otro lado de la columna. Por Ejemplo: A la cuenta FONDO FIJO 11110-001-000 se le asigna la cuenta complementaria INTERESES PAGADOS 7500-001-000, al momento de capturar la partida de la cuenta FONDO FIJO, la cantidad en el debe $500.00 y al darle Enter o TAB, automticamente la partida siguiente se completar con la cuenta complementaria asignada a la cuenta FONDO FIJO y la cantidad $500.00 se pondr en el Haber de la partida. Podrs realizar varias partidas que contengan las cuentas complementarias, en este caso debers verificar que tanto en el DEBE y en el HABER tengan las mismas cantidades para poder cuadrarlas. Puedes utilizar cuentas con o sin cuentas complementarias teniendo en cuenta que debers cuadrar tu pliza posteriormente. Podrs cuadrar la pliza con la cuenta de cuadre que hayas indicado en los parmetros de configuracin
Sugerencia Aspel Una vez que termines de capturar todas las cuentas de tu catlogo y que indiques todos sus datos, imprime un reporte del mismo para que verifiques que la informacin es correcta y que las dependencias entre las cuentas es la adecuada. A fin de asegurar la integridad de tu catlogo de cuentas, antes de empezar a capturar tus plizas, efecta un respaldo de tu base de datos, donde debers respaldar los archivos CCmmaaee.DB, CCmmaaee.PX, CCmmaa.X02 y CCmmaaee.Y02, donde mm es el mes, aa es el ao, ee es el nmero de la empresa. Generacin del respaldo de archivos Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
Quieres modificar la Hazlo en el men de Configuracin, en la opcin de Parmetros del sistema. Cuentas hasta distribucin de los dgitos por con 20 dgitos y 9 niveles para definir la estructura de tus cuentas. nivel del nmero de cuenta. Parmetros de cuentas / Dgitos por nivel Apareci el mensaje: La cuenta ya existe. Verifica el nmero de cuenta que ests tratando de dar de alta, porque Aspel - COI no acepta nmeros de cuentas repetidos.
Te dice que la cuenta no tiene Quisiste dar de alta una Subcuenta sin haber creado la de Mayor. Trataste de dar de alta una antecedentes. cuenta de detalle o auxiliar antes de dar de alta la cuenta de mayor a la que debe reportar Te dijo que el siguiente mes ya fue creado. Diste de alta una cuenta y hay perodos siguientes, el mensaje es una forma de indicar que debers realizar el traspaso de saldos.
No te permite utilizar guiones Activa el parmetro Captura de cuentas con guin, en los Parmetros del sistema. en la definicin de tu clave. Te dice que la cuenta antecedente es de detalle. Intentaste dar de alta una cuenta como Acumulativa cuando la cuenta a la que reportar est definida como de Detalle.
La opcin de Departamentos Activa el parmetro de Manejo de departamentos en Parmetros del sistema. aparece en gris y no puedes Parmetros de cuentas / Manejo de departamentos asignarlos.
No te permite capturar el campo de Saldo inicial. No aparece la pestaa multimoneda Temas relacionados Modificar cuentas Eliminar cuentas Revisa si en los Parmetros del sistema tienes activada la opcin de Captura del Saldo inicial. Revisa si en los Parmetros del sistema tienes activada la opcin trabajar con monedas extranjeras.
Modifica cuentas Acceso
l l
Men Archivos, Catlogo de cuentas (colocarse en el registro a cambiar)/ Men Edicin, Modificar o Alt + BkSp Men Archivos, Catlogo de cuentas, hacer doble clic sobre el registro o Enter En el catlogo de cuentas, al posicionarse sobre el registro, oprimir Modificar. , men flotante (botn derecho del ratn), opcin
Qu es Este proceso te permitir realizar modificaciones de alguna cuenta y, adems, conocer el detalle de cada una de las cuentas de tu catlogo. Tambin podrs modificar el tipo de moneda asignada a una cuenta (si tienes activada esta opcin en los parmetros del sistema y si la cuenta no tiene movimientos), el cambio se debe hacer desde la cuenta acumulativa para que el cambio se haga automticamente en las cuentas de detalle que dependan de sta. Campos de este proceso Campo No. de cuenta Descripcin No se puede modificar este campo, debido a que se perderan los registros de la cuenta. Para cambiar algn nmero de cuenta debers dar de baja la cuenta que tiene el nmero equivocado o que deseas eliminar. Posteriormente, debers de dar nuevamente de alta la cuenta con el nmero correcto. Tecla de ayuda F2 Modifica el nombre asignado a la cuenta. Si deseas cambiar el tipo de cuenta Acumulativa a de Detalle, debers verificar que dicha cuenta no tenga cuentas de niveles inferiores que dependan de ella, ni un saldo diferente de cero, pues si ocurre alguna de las dos circunstancias el sistema no permitir que se efecte dicho cambio.
Descripcin Tipo de cuenta
Carpeta Generales Campo Descripcin
Es departamental Este campo es informativo e indica si la cuenta es departamental, posteriormente en el catlogo de cuentas departamentales debers dar de alta las cuentas departamentales e ingresar la informacin correspondientes a sus saldos iniciales y finales. Agregar cuentas departamentales Este campo se activa si en los parmetros de configuracin est activado el campo "Manejo de departamentos" para reactivar en el sistema este manejo. Saldo inicial ste se podr modificar nicamente si la cuenta no es departamental, pero no es recomendable hacerlo para que no se alteren los saldos Nota Slo se podrn registrar saldos iniciales, si se tiene activo el parmetro "Captura del saldo inicial" desde los Parmetros del sistema / Carpeta Cuentas. Parmetros de cuentas / Captura de saldo inicial Saldo final Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto Este campo es informativo, se actualiza automticamente por los movimientos registrados en el sistema, por lo que no est permitido el acceso para la captura. Aspel - COI te permite asignar un presupuesto mensual, cuyo monto se podr comparar con los saldos mensuales que va arrojando el sistema. Anota aqu el monto al que asciende el presupuesto mensual de la cuenta para el perodo de trabajo. Modifica la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el ao.
El sistema acumular el presupuesto de cada perodo en este campo, el cual se reinicia cuando se
acumulado Carpeta Moneda Esta Carpeta de Monedas, estar activada en caso de que el sistema este manejando el Parmetro de sistema "Trabajar con monedas extranjeras". Parmetros de multimoneda Campo Descripcin llega al mes de ajuste.
Afecta la pliza de Puedes activar o desactivar la opcin. Al activar este parmetro, la cuenta en cuestin ser incluida en la Ajuste cambiario pliza de ajuste cambiario. Pliza de Ajuste cambiario Tipo de moneda Campo informativo. El sistema te presenta la moneda con que fue asignada a la cuenta.
Saldo Inicial / Final Muestra el Saldo inicial en la moneda que maneja la cuenta dada de alta. Se sugiere no modificar el saldo ya que afectara la contabilidad de tu empresa. El saldo final es un campo informativo que te mostrar el saldo despus de los movimientos que haya realizado en el sistema. Histrico de tipos de cambio Carpeta Atributos Campo Naturaleza acreedora o deudora Pertenece a los rubros Descripcin Puedes cambiar la naturaleza contable de la cuenta pero debes tomar en cuenta que afectara en tu contabilidad.
Muestra los rubros a los que pertenece la cuenta en donde est dndose de alta la subcuenta. Inicialmente si se da de alta una cuenta esta adopta las mismas cuentas asociadas a la cuenta mayor y automticamente si se aade una cuenta desde la cuenta mayor, esta tambin visualizar el de la subcuenta. Es la cuenta que servir como complemento para restar o aumentar el saldo de otra cuenta, para que la pliza quede igual tanto en el cargo como en el abono. Podrs modificar la asociacin de la cuenta al rubro que mejor te convenga. Hay que tomar en cuenta que al asociar cuentas a las subcuentas las cuentas de mayor no heredarn las cuentas asociadas. Asociacin de cuentas Permite desligar la cuenta de los rubros del catlogo de rubros de cuentas, siempre y cuando las cuentas asociadas no estn heredadas por la cuenta de mayor.
Contrapartida Asociar cuenta
Desasociar cuenta
Elimina cuentas Acceso
l
Men Archivos, Catlogo de cuentas, Seleccionar el registro a borrar/ Men Edicin, Eliminar o Alt + Del Sobre el catlogo, elegir el registro con el ratn y oprimir el botn
Qu es Este proceso te permite eliminar un registro de tu Catlogo de cuentas. Manejo Para poder dar de baja una cuenta y evitar que se descuadre tu contabilidad, es necesario que se cumplan algunas condiciones: Tanto el Saldo inicial como el Saldo final de la cuenta debern ser iguales a cero. Si quieres eliminar una cuenta no deber contener subcuentas. La cuenta no deber tener movimientos de cargo o abono en el mes (si haces un movimiento y luego modificas o eliminas la pliza, tampoco podrs dar de baja la cuenta, por lo que es ms fcil eliminarla al inicio de un nuevo mes). Para eliminar la cuenta da clic al botn o con la opcin Eliminar del men flotante, aparecer el detalle de la cuenta y al darle clic al botn Aceptar se eliminar la cuenta; en caso de no querer eliminar la cuenta, haz clic al botn Cancelar o cierra la ventana de detalle de la cuenta. Nota Trata de dar de baja cuentas de tu catlogo lo menos posible, lo que le dar mayor consistencia a tu informacin. Te recomendamos realizar todas las bajas del catlogo slo una vez al ao, al iniciar un nuevo ejercicio. Problemas / Soluciones PROBLEMAS La cuenta tiene saldo, no es posible eliminarla. La cuenta tiene movimientos, no es posible eliminarla. La cuenta tiene Subcuentas, no es posible eliminarla. SOLUCIONES Debers hacer una pliza que deje en ceros la cuenta y dar de baja la cuenta en el mes siguiente. No se puede eliminar cuentas que presenten movimientos en el perodo aunque hayas realizado una pliza y despus la hayas dado de baja. La cuenta que quieres eliminar le reporta a otras Subcuentas, por lo que debers dar de baja las subcuentas que dependen de ella antes de eliminarla.
Buscar cuentas La bsqueda de cuentas en el catlogo tiene dos formas: Bsqueda de registros por columna Qu es Para realizar una bsqueda de una cuenta debers colocarte sobre la columna de la descripcin de las cuentas dependiendo del mtodo de bsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una bsqueda por Descripcin, Nmero de cuenta, saldos, etc. Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una bsqueda por Descripcin, la cuenta pagos anticipados. Coloca el ratn sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripcin comienza a escribir la palabra, el sistema comenzar a buscar el registro de acuerdo a la posicin de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que ests buscando.

l
Men Archivos, Catlogo de cuentas/ Men Ver, Buscar o F3 Dentro del catlogo, oprimir el botn
Qu es
Tambin puedes realizar una bsqueda por medio del botn informacin que requieras encontrar. Buscar Temas relacionados Agregar cuenta
, donde aparecer una ventana para que puedas escribir la
Modificar cuenta Filtrar cuenta
Filtrar cuentas Acceso
l
Men Archivos, Catlogo de cuentas/ Men Ver, Filtrar o F5 Catlogo de cuentas, con el botn
Campos especficos de este proceso Campo Nmero de cuenta Desde / Hasta Descripcin En el delimitador Desde debers anotar el primer rango de cuenta que deseas que aparezca en el reporte y, en el delimitador Hasta, especificar el ltimo rango que deseas incluir en la consulta. Con la tecla F2 o con el botn necesites. podrs desplegar el catlogo de cuentas y seleccionar la que
Tipo de cuenta Monedas Saldo final
Selecciona que se desplieguen Todas las cuentas independientemente de su tipo, nicamente las que sean Slo Acumulativas o cuentas con Slo detalle. Selecciona la moneda con la cual se har el filtro. Este campo estar activado si se trabaja con el Parmetro de multimoneda. Define el saldo que tienen las cuentas que quieres seleccionar. Con la tecla F2 o con el botn requieras. podrs desplegar la calculadora para que indiques el saldo final que
Incluye
Elige entre las siguientes opciones: Todos (ignorar el saldo final anotado y mostrar los registros que cumplan con el campo de descripcin), Exacto (mostrara las cuentas cuyo monto sea exactamente igual al anotado en el campo de saldo Final), Mayor (filtrar las cuentas cuyo saldo sea mayor al indicado), Mayor o igual (el saldo de los registros a filtrar ser exactamente igual o mayor al indicado), Menor y Menor o igual ( el saldo de los registros a localizar ser exactamente igual o menor al indicado)
Nota En caso de querer quitar el filtro, haz clic sobre el botn botn y para dejar la ventana de consulta a su estado normal haz clic sobre el
Cuentas departamentales Las cuentas de tu catlogo se pueden organizar por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a una cuenta se conozcan por los centros que los originaron. Este manejo te permite asignar las partidas de una pliza a un departamento en particular. Grfico de un centro de costos En el siguiente caso, los gastos de telfono de una empresa se asignan a la cuenta general de telfono, desglosados por reas o departamentos:
Al momento de hacer la instalacin automtica, si se trabaja con departamentos, el sistema crear algunos departamentos, dado que el catlogo estndar incluye cuentas departamentales. Manejo En la ventana del catlogo de cuentas departamentales mostrar la consulta agrupada, ya sea por cuenta o por departamento. Tambin te mostrar el detalle del movimiento de la cuenta, en aquellas p lizas en donde se incluy esta cuenta departamental. En este apartado te indicar el Tipo de pliza, Nmero, Fecha, Concepto y Monto por el cual se realiz la partida. Si vas a manejar departamentos en tus cuentas, primero debes dar de alta las cuentas y los departamentos. Posteriormente, debers asociar las cuentas con los departamentos respectivos desde el catlogo de cuentas departamentales.
Nota Tambin podrs ordenar la informacin por columna de manera ascendente o descendente de acuerdo al valor del registro.
Dentro de la consulta podrs realizar las operaciones siguientes: Botones Descripcin Te permite Agregar una cuenta.
Este botn te permite Modificar la cuenta en el sistema.
Permite Eliminar cuentas departamentales capturadas anteriormente.
Imprime la consulta de cuentas. Con este botn podrs visualizar la Presentacin preliminar del reporte del catlogo de cuentas departamentales; podrs modificar la presentacin del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la informacin hacia otras aplicaciones.
Te permite Editar la cuenta que contiene movimientos sobre esta cuenta.
Muestra el detalle del Saldo histrico del auxiliar de la cuenta. Problemas / Soluciones PROBLEMAS Cuidado: perodo con departamentos activos Los pasos a realizar son los siguientes: 1. Respalda los archivos de los movimientos del mes. SOLUCIONES
2. 3. 4. 5. 6. Si quieres que todo el ao trabaje con departamentos, debes realizar los pasos anteriores desde el mes de Enero hasta el perodo en que ests trabajando. Temas relacionados Generacin de respaldo Borrado de movimientos Parmetros del sistema/ Cuentas Modificar cuentas Reinstalacin del respaldo Modificar una pliza Borra todos los movimientos del perodo. Configura el sistema para que maneje departamentos. Asigna un departamento a cada cuenta de su respectivo catlogo. Reinstala el archivo de plizas. Asigna un departamento a cada pliza.
Agregar cuentas departamentales Acceso
l
Men Archivos, Catlogo de cuentas departamentales/ Men Edicin, agregar o Alt + Ins Men Archivos, Catlogo de cuentas departamentales, con el botn Posicionndote sobre la ventana de catlogo de cuentas departamentales, Men flotante (botn derecho del ratn), Agregar. Desde el catlogo de cuentas activando el parmetro de "es departamental", el resultado se ver en el catlogo de cuentas hasta que se realice algn movimiento.
l l l
Qu es Las cuentas departamentales son aquellas cuentas a las que estarn asociadas a los departamentos con que cuenta la empresa. Slo podrs asociar cuentas de detalle a los departamentos. Campos de este proceso Campo No. de cuenta Descripcin Selecciona la cuenta a la que le asociars el departamento, aydate de la tecla despliegue el catlogo de las cuentas. Tecla de ayuda F2 Selecciona el departamento con que asociars la cuenta, aydate del botn para que despliegue el catlogo de los departamentos. Tecla de ayuda F2 o con F2 para que
Departamento
o la tecla de funcin F2
Saldo inicial
Captura el saldo inicial de la cuenta departamental; toma en cuenta que el saldo inicial de tu cuenta departamental es el saldo final de la cuenta en el catlogo, es decir, el saldo final es igual a la sumatoria de todos los saldos de tus cuentas departamentales que pertenezcan a la misma. Este campo estar habilitado si se tiene activo el Parmetro del sistema "Captura del saldo inicial".
Moneda Contable
Indica el saldo inicial en moneda contable. Si la cuenta en donde se asociar el departamento est en moneda extranjera, se escribir el saldo inicial en moneda contable y automticamente, al darle Enter o TAB se realizar la conversin en moneda extranjera, aydate del botn que despliegue la calculadora. o la tecla de funcin F2 para
Si la cuenta se encuentra en moneda base en el campo moneda extranjera no se realizar la conversin. Moneda extranjera Indica el saldo en moneda extranjera de la cuenta departamental, en este campo la conversin se realizar al momento de captura la cantidad en moneda contable, aydate del botn funcin F2 para que despliegue la calculadora. o la tecla de
Temas relacionados Modificar cuentas departamentales Modificar departamentos Reporte de departamentos
Modificar cuentas departamentales Acceso
l l
Men Archivos, Catlogo de cuentas departamentales/ Men Edicin, Modificar o con el botn
o Alt+BkSp
Posicionndote sobre la consulta del catlogo de cuentas departamentales/ Men flotante (botn derecho del ratn, Modificar.
Qu es En este proceso podrs modificar el saldo tanto en moneda contable como en moneda extranjera de la cuenta departamental. Nota Debes tomar en cuenta que al modificar un saldo de tu cuenta departamental, la cuenta de mayor ver afectado su saldo final. Temas relacionados Agregar departamentos Agrega cuentas departamentales Buscar cuentas departamentales Filtrar cuentas departamentales
Elimina cuentas departamentales Acceso
l l
Men Archivos, Catlogo de cuentas departamentales/ Men Edicin, Eliminar o con el botn
o Alt + Del
Posicionandote sobre la consulta del catlogo de cuentas departamentales, Men flotante (botn derecho del ratn)/ Eliminar
Qu es Con este proceso eliminars las cuentas departamentales que diste de alta en la empresa, debes tomar en cuenta que al eliminarlas tendrs una pliza con movimientos de una cuenta que ya no existe.
Nota No podrs eliminar cuentas departamentales si en la cuenta tiene saldos y/o movimientos. Debes tener en cuenta que la cuenta departamental se integra a varios departamentos, por lo que para eliminar la cuenta deber eliminarse en todos los departamentos. Tambin desde el catlogo de cuentas puedes eliminar una cuenta departamental: 1. 2. 3. Temas relacionados Agrega cuentas departamentales Modificar cuentas departamentales Buscar cuentas departamentales Filtrar cuentas departamentales Elimina la cuenta departamental del catlogo de cuentas departamentales. En el catlogo de cuentas debers deshabilitar el campo Es departamental Elimina la cuenta con el botn .
Busca cuentas departamentales La bsqueda de cuentas en el catlogo tiene dos formas: Bsqueda de registros por columna Qu es Para realizar una bsqueda de una cuenta departamental debers colocarte sobre la columna de la descripcin de las cuentas dependiendo del mtodo de bsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una bsqueda por Clave, Descripcin o Saldo Final MN. Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una bsqueda por Descripci n, cuenta departamental de Gastos de operacin. Coloca el ratn sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripcin comienza a escribir la palabra, el sistema comenzar a buscar el registro de acuerdo a la posicin de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que ests buscando.

l
Men Archivos/ Catlogo de cuentas departamentales, Men Ver, Buscar o F3 Dentro del catlogo, oprimir el botn
Qu es Tambin puedes realizar una bsqueda por medio del botn que requieras encontrar. Para mayor informacin dirgete al tema de Buscar. Temas relacionados Agregar departamentos Reporte de departamentos Agregar cuentas departamentales , donde saldr una ventana para que puedas escribir la informacin
Filtrar cuentas departamentales Acceso
l
Men Archivos, Catlogo de cuentas departamentales/ Men edicin, Filtrar o F5 o con el botn
Campos de este proceso Campo Descripcin
Rango de cuentas Selecciona el rango de cuentas que deseas filtrar, es decir la primera y ltima cuenta a incluir. Departamento Selecciona que aparezcan slo las cuentas de un departamento en particular. Adems de que puedes elegir que muestre slo los registros de cada uno de los departamentos que tengas dados de alta, puedes elegir la opcin Todos los departamentos. Puedes elegir que se muestren todas las cuentas o slo aquellas que se manejan en alguna moneda extranjera. Anota un saldo y elige entre las siguientes opciones: Todos (ignorar el saldo final anotado y mostrar el registro que cumpla con el campo de descripcin), Exacto (indicar la primera cuenta cuyo monto sea exactamente igual al anotado en el campo de saldo final), Mayor (localizar la primera cuenta cuyo saldo sea mayor al que indicaste), Mayor o igual (mostrar el registro cuyo saldo sea exactamente igual o mayor al que anotaste) y Menor o Menor o igual (mostrar el registro cuyo saldo sea exactamente igual o menor al que anotaste)
Monedas Saldo final
Nota En caso de querer quitar el filtro, haz clic sobre el botn botn Temas relacionados Agrega cuentas departamentales Modificar cuentas departamentales Buscar cuentas departamentales y para dejar la ventana de consulta a su estado normal haz clic sobre el
Consulta de auxiliares Acceso
l
Desde la ventana del Catlogo de cuentas y cuentas departamentales, parte inferior de la ventana.
Qu es Este proceso te permite consultar y reportar los saldos y afectaciones de las subcuentas de tu catlogo, una por una. La consulta de auxiliares dentro del catlogo de cuentas y cuentas departamentales se encuentra en la parte inferior del detalle de las cuentas, te mostrar la siguiente informacin: Tipo de pliza donde se encuentra la cuenta, nmero de pliza, Fecha de elaboracin, monto del movimiento en el Debe y en el Haber, as como el total del Debe y del Haber. Notas Si necesitas consultar los saldos y afectaciones de una de tus cuentas ya sea de un mes, o hasta de un ao completo, dirgete al reporte de Libro mayor. Reporte de libro mayor Si tienes abierto el catlogo de cuentas y catlogo de cuentas departamentales, puedes consultar el auxiliar en forma directa. No podrs consultar auxiliares en cuentas acumulativas. Tema relacionado Consulta de Saldos histricos
Consulta de saldos histricos Acceso
l l
Men Archivos, Catlogo de cuentas, mdulo Auxiliares, men flotante, opcin Saldos Histricos Men Archivos, Catlogo de cuentas departamentales, mdulo Auxiliares, men flotante, opcin Saldos Histricos Men Archivos, Catlogo de cuentas y cuentas departamentales, con el botn
Qu es Esta ventana muestra la informacin de los saldos de la cuenta en uno o varios perodos de tu contabilidad.
Campos de este proceso Campo No. de cuenta Descripcin Saldo Inicial Columnas Descripcin Nmero que describe a la cuenta que se est consultando. Nombre de la cuenta. Es el saldo inicial de la cuenta al momento de darla de alta en el catlogo de cuentas. Agregar cuentas Fecha.- Mes o perodo de trabajo de la cuenta. Debe- Es el monto total de los cargos de la cuenta en el perodo indicado. Haber- Es el monto total de los abonos de la cuenta en el perodo indicado. Final- Es el saldo final del perodo de la cuenta como resultado de sumar o restar los totales de los cargos o abonos del perodo al saldo final de la cuenta, dependiendo de la naturaleza de la cuenta. Totales Saldo Final Temas relacionados Consulta de auxiliares Reporte Saldo promedio diario mensual Muestra la sumatoria de los cargos y de los abonos que se realizaron en el perodo y los saldos inicial y final de la cuenta en el perodo. Es la cantidad con la que quedar la cuenta despus de realizar cada movimiento ya sea un cargo o un abono.
Exportar a Excel Acceso
l l
Men Archivos, Catlogo de cuentas, mdulo Auxiliares, men flotante, opcin Exportar a Excel Men Archivos, Catlogo de cuentas departamentales,mdulo Auxiliares, men flotante, opcin Exportar a Excel Men Archivos, Catlogo de cuentas y catlogo de cuentas departamentales, con el botn
Qu es El sistema guarda el archivo con extensin .XLS que se abrir en Excel, y mostrar la consulta de los auxiliares tal y como aparecen en la pantalla. Te mostrar el tipo de pliza, nmero de pliza, fecha de elaboracin, concepto de las plizas, monto en el Debe y en el Haber de la cuenta seleccionada. Este funcionamiento tambin se realiza para las cuentas departamentales. Temas relacionados Consulta de saldos histricos Consulta de auxiliares
Imprimir auxiliares Acceso
l l
Men Archivos, Catlogo de cuentas/ mdulo Auxiliares, men flotante, opcin Imprimir Auxiliares. Men Archivos, Catlogo de cuentas departamentales, mdulo Auxiliares, men flotante, opcin imprimir Auxiliares. Men Archivos, Catlogo de cuentas y cuentas departamentales, con el botn
Qu es Este proceso muestra el reporte de auxiliares de la cuenta indicada. La informacin que contiene es la siguiente: Encabezado
l l l l l l
Nombre de la empresa Fecha de elaboracin del reporte Nombre del reporte Perodo seleccionado Folio Tipo de moneda en la cuenta
Contenido
l l l l l l l l l l l
Tipo de pliza No. Pliza Fecha de elaboracin de la pliza Concepto del movimiento Cargos Abonos Saldos Total Cargos Total Abonos Total Saldo Total de cargos y abonos en el perodo.
Temas relacionados Consulta de auxiliares Consulta de auxiliares, saldos histricos y saldo promedio diario Exportar a Excel Editar pliza
Editar pliza Acceso
l l
Men Archivos, Catlogo de cuentas, mdulo Auxiliares, men flotante, opcin Editar pliza Men Archivos, Catlogo de cuentas departamentales, mdulo Auxiliares, men flotante, opcin Editar pliza Men Archivos, Catlogo de cuentas y Cuentas departamentales, con el botn
Qu es Este proceso permite realizar la modificacin de la pliza desde el mdulo de catlogo de cuentas y cuentas departamentales y no en plizas. El proceso para modificar plizas es el mismo que el tema de Modificar plizas. Modificar plizas Temas relacionados Consulta de auxiliares Consulta de auxiliares, saldos histricos y saldo promedio diario Exportar a Excel
Asociacin de cuentas Acceso
l l l l l
Desde la ventana de cuentas, men flotante, botn derecho del ratn, opcin Asociar cuentas Men Archivos, Rubros Desde la ventana de detalle de la cuenta, Carpeta atributos, botn Asociar cuenta Desde la Barra de herramientas principal, botn Durante el proceso de importacin de archivos (*)
Qu es El mdulo de asociacin de cuentas te permite asociar en un rubro varias cuentas de tu catlogo. Nota Si no defines bien tus rubros de cuenta, no podrs obtener debidamente tu Balance general, as como reportes que se forman con la informacin de rubros de cuentas, ya que depende mucho a que rubro hayas asociado la cuenta. Rubros de cuenta en el catlogo estndar: El catlogo estndar que ofrece el sistema (el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tu empresa), tiene en sus primeros 10 rubros, las cuentas que son utilizadas para la obtencin de los reportes financieros. Esencial Con el nuevo manejo que tienen las cuentas, stas podrn asociarse a varios rubros de cuentas, por lo que el manejo de rubros de cuentas en versiones anteriores ya no es el mismo porque ya no hay limitacin de rubros. El sistema por omisin te sugiere instalar el catlogo estndar de cuentas el cual contiene: # 1. Descripcin Cuentas Activo Circulante Activo no Circulante Caja, Bancos, Inversiones en valores, Clientes, Almacn, Deudores diversos, funcionarios y empleados, Documentos por cobrar, IVA por acreditar. Terrenos, Edificios, Equipo de transporte, Equipo de cmputo, Equipo de oficina, Depreciacin de edificios, depreciacin de mobiliario y equipo de oficina, Depreciacin de equipo de cmputo, Pagos anticipados, Depsitos en garanta, Gastos de organizacin, Gastos de instalacin, Amortizacin de gastos de organizacin e instalacin. Proveedores, Acreedores diversos, Documentos por pagar, Impuestos por pagar, I.V.A, por pagar, Anticipos de clientes. Crditos hipotecarios, Documentos por pagar a LP
2.
3.
Pasivo a corto plazo Pasivo a largo plaza Capital Ventas Costo de ventas Gastos de operacin Otros ingresos y Gastos ISR y PTU
4.
5.
Capital social, Reserva legal, Reserva para reinversin, Superavit por actualizacin de Act. Fijo, Resultado de ejercicios anteriores. Ventas, Devoluciones y Rebajas sobre ventas. Costo de ventas y mano de obra.
6. 7.
8.
Gastos de operacin.
9.
Productos financieros, Otros productos, Gastos financieros, Otros gastos.
10.
ISR y PTU
Manejo
En la parte de rubros disponibles, la ventana te visualiza la Descripcin de los rubros del catlogo, al darle clic sobre (+) te mostrar las cuentas que pertenecen a ese rubro, por ejemplo:
Esencial Tendrs dos formas de asociar las cuentas a los rubros: Por medio del botn o arrastrando la cuenta hacia el rubro de la cuenta por medio del ratn. Puedes seleccionar ms de una cuenta para asociarla a un rubro. Del lado derecho se encuentran las cuentas que estn disponibles y a la izquierda los rubros con las cuentas asociadas, en caso que quieras que una cuenta ya no pertenezca a un rubro determinado basta que la selecciones y con el botn pase del lado de las cuentas disponibles, o arrastrando con el ratn la cuenta seleccionada hacia el lado derecho que es donde se encuentran las cuentas disponibles.
En la ventana del catlogo de cuentas, sitate en la cuenta que deseas desasociar y con el men flotante, opcin desasociar cuenta del rubro realizars este proceso. Nota: Se tienen disponibles los formatos Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que tienen la estructura de los rubros de versiones anteriores (Aspel-COI3.5 y Aspel-COI 4.0) Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
No se puede asociar la cuenta: Si ya asociaste una cuenta de mayor el sistema automticamente asocia tambin sus No. cuenta, porque su cuenta subcuentas. Si slo quieres asociar una subcuenta, debes posicionarte sobre la cuenta a base No. de cuenta ya se asociar y mediante el botn o arrastrndola hacia el rubro correspondiente. encuentra asociada a este rubro Temas relacionados Agregar un rubro Agregar cuentas
Agregar un rubro Acceso
l l
Men Archivos, Catlogo de cuentas, desde un rubro de cuentas con el botn Desde el catlogo de cuentas, al posicionarte en la parte de los rubros/ Men flotante (botn derecho del ratn), Agregar o Alt + Ins
Qu es Aqu podrs agregar un nuevo rubro con el fin de crear y asociar cuentas ya sea acreedoras o deudoras y hacer los cargos y abonos correspondientes. Recuerda que una vez dado de alta los rubros de cuentas, estos no podrn eliminarse, slo se podrn modificar. Manejo
Ubcate en la zona donde se encuentran los rubros de cuentas y con el botn se agregar un campo donde pondrs el nombre que llevar el rubro. La numeracin de los rubros es consecutiva, por lo tanto no tienes que poner nmero, el sistema lo coloca automticamente. Temas relacionados Catlogo de cuentas Renombra un rubro Agregar cuentas Rubros de cuenta Creacin de un catlogo de cuentas
Renombra un rubro Acceso
l l
Men Archivos, Catlogo de cuentas, desde un Rubro o la Barra de herramientas con el botn Desde el catlogo de cuentas, al posicionarte en la parte de los rubros/ Men flotante (botn derecho del ratn), Modificar o Alt + BkSp
Qu es
Podrs modificar el nombre del rubro con un clic sobre el mismo o con el botn derecho del ratn, opcin modificar o el botn campo se activar para que puedas modificar el nombre. Nota
, el
No se puede eliminar (dar de baja) un Rubro. Generalmente, cuando tienes un rubro que no va a serte til, bastar con eliminarlo de los formatos de los reportes en que lo hayas incluido. Temas relacionados Catlogo de cuentas Agregar un rubro Agregar cuentas Rubros de cuenta
Consulta la balanza de comprobacin Acceso
l
Men Archivos, Balanza de comprobacin Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es
l
Puedes revisar en pantalla la Balanza de comprobacin de los perodos de trabajo que tengas instalados, a fin de corroborar todas las cuentas con sus movimientos y saldos. Puedes buscar, filtrar e imprimir la informacin de tu balanza. Podrs configurar las consultas segn tus necesidades, as como exportarlas y copiarlas. Podrs clasificarlas por su Descripcin en orden alfabtico, y por Nmero de cuenta, saldo inicial, saldo final, Total cargos y Total abonos, puedes ordenarlo numricamente de mayor a menor o viceversa, haciendo clic sobre la barra de ttulo de la columna del detalle.
l l l
Saldos que presenta la balanza

l
El primer saldo que se muestra en la parte inferior de la consulta, corresponde al total de los saldos iniciales de todas las cuentas de detalle. El segundo y tercer valor corresponden al total de los cargos y abonos de las cuentas de detalle. El cuarto valor es la suma de los saldos finales de las cuentas hasta el momento de la emisin de la balanza.
l l
Dentro de la consulta puedes realizar varias operaciones, estas son: Botones Descripcin Permite Acumular los saldos de varios perodos.
Este botn mostrar los saldos en moneda extranjera dentro de la balanza.
Imprime la consulta de la balanza de comprobacin. Con este botn podrs visualizar la Presentacin preliminar de la balanza de comprobacin; podrs modificar la presentacin del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la informacin hacia otras aplicaciones.
Nota Si el saldo final se presenta en nmeros positivos, significa que el saldo de la cuenta es deudor (cuenta de naturaleza deudora) y, si se presenta en nmeros negativos, el saldo ser acreedor (cuenta de naturaleza acreedora). Tambin puedes verificar los saldos de perodos anteriores o posteriores ayudndote con las pestaas en la parte inferior de la ventana de Balanza de comprobacin. Temas relacionados Opciones de Impresin Exportacin de consultas Personaliza tu consulta Reporte de balanza de comprobacin
Balanza de comprobacin acumulativa Acceso
l
Desde la ventana de Balanza de comprobacin, botn Desde la ventana de Balanza de comprobacin con departamentos, botn
Qu es Podrs acumular las cuentas de los perodos que desees, siempre que los perodos estn dados de alta. Manejo Selecciona el rango de perodos que desees que se acumule, haz clic sobre el botn aceptar y se acumularn las cuentas en un perodo acumulativo. Esto sirve para que puedas ver los saldos hasta el perodo que diste de alta o entre el rango escogido. Para visualizar los resultados, el sistema crea una pestaa junto con los perodos que se encuentran en la parte inferior de la ventana de balanza de comprobacin con o sin departamentos. Nota Para este proceso se habilitar el botn el cual te mostrar los saldos en moneda extranjera, hay que tomar que la conversin de moneda se realizar de acuerdo a la configuracin de moneda que le hayas dado a la cuenta. Temas relacionados Balanza de comprobacin Balanza de comprobacin con departamentos
Filtro de la balanza de comprobacin Acceso
l
Men Archivos, Balanza de comprobacin/ Men Ver, Filtrar o F5 Desde la Balanza de comprobacin, con el botn
Qu es Esta funcin te permite ver dentro del catlogo slo las cuentas que cumpla con las caractersticas indicadas. Campos de este proceso Campo No. de cuenta Desde / Hasta Tipo de moneda Nivel de Balanza Slo con saldo Slo con movimientos Nota El sistema siempre sumar los Saldos, el Debe y el Haber de las cuentas de detalle que se presenten hasta el nivel solicitado. Si generas una Balanza de Mayor, el sistema presentar la suma del total de las cuentas de detalle que dependen de la cuenta de Mayor. En caso de querer quitar el filtro, haz clic sobre el botn botn y para dejar la ventana de consulta a su estado normal haz clic sobre el Descripcin Selecciona el rango de cuentas que deseas filtrar, es decir, entre esas cuentas se buscarn las caractersticas necesarias para el filtrado. Puedes elegir que se muestren todas las cuentas o slo aquellas que se manejan en alguna moneda extranjera. Puedes elegir que la seleccin incluya desde el nivel de Mayor o slo las cuentas subsiguientes (Subcuenta, Subsubcuenta, etc., hasta el nivel de Auxiliar). Si activas esta casilla, el filtrado presentar slo aquellas cuentas que presentan saldos en el perodo. Si activas esta casilla, el filtrado presentar slo aquellas cuentas que presentan movimientos en el perodo.
Buscar en la balanza de comprobacin La bsqueda de la balanza de comprobacin tiene dos formas:
Bsqueda de registros por columna
Qu es Para realizar una bsqueda de una cuenta debers colocarte sobre la columna de la descripcin de las cuentas dependiendo del mtodo de bsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una bsqueda por Descripcin, Nmero de cuenta, saldos, etc. Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una bsqueda por Descripcin, la cuenta pagos anticipados. Coloca el ratn sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripcin comienza a escribir la palabra, el sistema comenzar a buscar el registro de acuerdo a la posicin de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que ests buscando.

l
Men Archivos, Balanza de comprobacin/ Men Ver, Buscar o F3 Dentro de la consulta, oprimir el botn
Qu es Tambin puedes realizar una bsqueda por medio del botn que requieras encontrar. Para mayor informacin sobre el proceso de bsqueda, dirgete al tema: Buscar , donde saldr una ventana para que puedas escribir la informacin
Consulta la balanza de comprobacin con departamentos Acceso
l l
Men Archivos, Balanza de comprobacin con departamentos Desde la Barra de herramientas, con el botn
Qu es
l
Puedes revisar en pantalla la Balanza de comprobacin del perodo de trabajo en el que te encuentras, a fin de corroborar todas las cuentas con departamentos con sus movimientos y saldos. En las pestaas inferiores puedes consultar perodos anteriores o posteriores, perodos acumulativos, siempre y cuando stos hayan sido creados. Puedes buscar, filtrar e imprimir la informacin de tu balanza, como veremos a continuacin. Podrs exportar y copiar la consulta. Podrs clasificarlas por su Departamento, Descripcin en orden alfabtico, y por Nmero de cuenta, saldo inicial, saldo final, total de cargos y total de abonos, puedes ordenarlo numricamente de mayor a menor o viceversa, haciendo clic sobre la barra de titulo de la columna del detalle.
l l l
Saldos que presenta la balanza El primer saldo que se muestra en la parte inferior de la consulta, corresponde al total de los saldos iniciales de todas las cuentas de detalle. El segundo y tercer valor corresponden al total del Cargo y Abono de las cuentas de detalle. El cuarto valor es la suma de los saldos finales de las cuentas hasta el momento de la emisin de la balanza. Dentro de la consulta se encuentras las siguientes operaciones que podrs realizar: Botones Descripcin Permite Acumular los saldos de varios perodos.
Este botn mostrar los saldos en moneda extranjera dentro de la balanza.
Imprime la consulta de la balanza de comprobacin con departamentos. Con este botn podrs visualizar la Presentacin preliminar de la balanza de comprobacin con departamentos; podrs modificar la presentacin del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la informacin hacia otras aplicaciones.
Nota Si el saldo final se presenta en nmeros positivos, significa que el saldo de la cuenta es deudor (cuenta de naturaleza deudora) y, si se presenta en nmeros negativos, el saldo ser acreedor (cuenta de naturaleza acreedora). Temas relacionados Personaliza tu consulta Exportacin de consultas Reporte de balanza de comprobacin Busca en la balanza de comprobacin con departamentos
Filtra la balanza de comprobacin con departamentos Acceso
l
Men Archivos, Balanza de comprobacin con departamentos/ Men Ver, opcin Filtrar Desde la Balanza de comprobacin con departamentos, con el botn
Campos de este proceso Campo No. de cuenta Desde / Hasta Departamentos Descripcin Selecciona el rango de cuentas que deseas filtrar, es decir la primera y ltima cuenta a incluir.
Selecciona que aparezcan slo las cuentas de un departamento en particular. Adems de que puedes elegir que muestre slo los registros de cada uno de los departamentos que tengas dados de alta o puedes elegir la opcin Todos los departamentos para mostrar en la informacin de tu balanza. Puedes elegir que se muestren todas las cuentas o slo aquellas que se manejan en alguna moneda extranjera. Este campo no es modificable ya que tomar desde el nivel auxiliar de la cuenta. Si activas esta casilla, el filtrado presentar slo aquellas cuentas departamentales que presentan saldos en el perodo. Si activas esta casilla, el filtrado presentar slo aquellas cuentas departamentales que presentan movimientos en el perodo.
Tipo de moneda Nivel de Balanza Slo con saldo Slo con movimientos Nota
En caso de querer quitar el filtro, haz clic sobre el botn botn Temas relacionados Consulta la balanza de comprobacin con departamentos Bsqueda en la balanza con departamentos .
y para dejar la ventana de consulta a su estado normal haz clic sobre el
Busca en la balanza de comprobacin con departamentos La bsqueda de cuentas en la balanza de comprobacin tiene dos formas: Bsqueda de registros por columna Qu es Para realizar una bsqueda de una cuenta departamental debers colocarte sobre la columna de la descripcin de las cuentas dependiendo del mtodo de bsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una bsqueda por Clave, Descripcin o Saldo Final MN. Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una bsqueda por Descripci n, cuenta departamental de Gastos de operacin. Coloca el ratn sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripcin comienza a escribir la palabra, el sistema comenzar a buscar el registro de acuerdo a la posicin de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que ests buscando.

l
Men Archivos, Balanza de comprobacin con departamentos/ Men Ver, opcin Buscar o F3 Dentro de la consulta, oprimir el botn
Qu es Tambin puedes realizar una bsqueda por medio del botn que requieras encontrar. , donde saldr una ventana para que puedas escribir la informacin
Para mayor informacin acerca del manejo de esta bsqueda, dirgete al tema Buscar.
Departamentos Acceso
l l
Men Archivos, Departamentos Desde la Barra de herramientas mediante el botn (*)
Qu es En esta ventana se mostrar el catlogo de Departamentos y te despliegan los Centros de costo que ests manejando para tu empresa. Repercusiones Slo si agregas departamentos en este catlogo, despus podrs asignar a cada cuenta contable, que ds de alta en el catlogo de cuentas, un Centro de costo ( departamento) y un saldo inicial departamental. Nota Esta opcin estar desactivada, si en el sistema esta trabajando sin departamentos, esto mediante la configuracin de los Parmetros del sistema, Cuentas, Manejo de departamentos. Botones Descripcin Te permite Agregar un departamento.
Este botn te permite Modificar el nombre del departamento en el sistema.
Imprime el reporte del catlogo de departamentos. Con este botn podrs visualizar la Presentacin preliminar del reporte del catlogo de departamentos; podrs modificar la presentacin del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet.
Enva y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm Temas relacionados Agregar un departamento Modificar un departamento Reporte de Departamentos
Agregar departamentos Acceso
l
Men Archivos, Departamentos/ Men Edicin, Agregar o Alt + Ins Desde el catlogo de Departamentos, con el botn
Qu es Esta opcin te permite agregar departamentos que podrs manejar dentro del catlogo de cuentas departamentales, podrs dar de alta hasta 999 departamentos, adems de que la captura es cclica. Repercusiones Slo si agregas departamentos en este catlogo, despus podrs asignar a cada cuenta contable, del catlogo de cuentas departamentales, un centro de costo ( departamento) y un saldo inicial departamental. Campos de este proceso Campo Nmero de departamento Nombre del departamento Problemas, Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES Descripcin El sistema automticamente le asigna un nmero secuencial al departamento que vas a dar de alta, por lo que este campo es nicamente informativo. Debes capturar nombre o descripcin del departamento con el que vas a trabajar.
Est desactivada la funcin y Recuerda para que puedas dar de alta un departamento requieres tener activada la funcin no puedes dar de alta un correspondiente en los Parmetros de tu sistema. departamento. Parmetros de cuentas / Manejo de departamentos Temas relacionados Buscar departamentos Reporte de departamentos Agregar cuentas departamentales
Modificar departamentos Acceso
l l
Men Archivos, Departamentos/ Men Edicin, Modificar o Alt + BkSp Sobre la ventana del catlogo de Departamentos, hacer doble clic sobre el registro deseado. Sobre la ventana del catlogo de Departamentos, con el botn
Qu es Con esta opcin puedes modificar la descripcin de cualquiera de tus departamentos. Campos de este proceso Campo Nmero de Departamento Nombre del departamento Nota No se pueden eliminar (dar de baja) Departamentos; nicamente podrs cambiar los datos asignados. Temas relacionados Agregar departamentos Buscar departamentos Reportes de departamentos Descripcin Campo informativo, donde se indica el nmero de departamento que se est modificando. Puedes cambiar el nombre o descripcin del departamento de acuerdo a tus necesidades.
Buscar departamentos La bsqueda de departamentos en el catlogo tiene dos formas: Bsqueda de registros por columna Qu es Para realizar una bsqueda de un departamento debers colocarte sobre la columna de la descripcin del departamento dependiendo del mtodo de bsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una bsqueda por Nmero o descripcin. Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una bsqueda por Descripcin para el departamento de control de calidad. Coloca el ratn sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripcin y escribe la palabra, el sistema comenzar a buscar el registro de acuerdo a la posicin de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que ests buscando.

l
Men Archivos, Departamentos/ Men Ver, Buscar o F3 Dentro del catlogo, con el botn
Qu es Tambin puedes realizar una bsqueda por medio del botn que requieras encontrar. Para mayor informacin dirgete al tema de Buscar. Temas relacionados Agregar departamentos Reporte de departamentos Agregar cuentas departamentales , donde saldr una ventana para que puedas escribir la informacin
Reporte de departamentos Acceso
l
Desde el catlogo de Departamentos/ Men Archivos, Imprimir Desde el catlogo de Departamentos, Botn o con las teclas de acceso rpido Alt+A+R
Qu es Este reporte muestra la informacin de todos los departamentos dados de alta en el sistema. Puedes obtener un listado con los siguientes datos del catlogo de departamentos:
l l l l l l l
Clave Descripcin Tasa de depreciacin contable Tasa de depreciacin fiscal Mximo deducible Mtodo de depreciacin Depreciacin Proyectada
Para configurar las opciones de impresin dirgete a Impresin desde un catlogo o consulta. Temas relacionados Agregar un departamento Modificar un departamento
Cmo obtener el pago provisional o anual del IETU Revisa los temas: Pago anual del IETU Pago provisional del IETU
Cuentas para operaciones de terceros /deducciones IETU Acceso
l
Men Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Cuentas para operaciones con terceros/Deducciones IETU.
Qu es Esta ventana se emplea para asignar del catlogo de cuentas, aquellas cuentas que trabajarn como cuentas de operaciones con terceros/IETU. Nota Si no defines bien tus cuentas al asignarle los cargos y los abonos, las operaciones del desglose de impuestos con terceros se vern afectados. Slo se podrn asociar las cuentas de detalle y no las acumulativas. Manejo
En la parte izquierda se encuentra el "Catlogo de cuentas" el cual muestra las cuentas (nmero de cuenta y Descripcin) que tienes dadas de alta en el catlogo del sistema y del lado derecho se encuentran las "Cuentas con operaciones de terceros" (nmero de cuenta, descripcin y Tipo de movimiento). Al definir una cuenta como cuenta con operaciones a terceros por omisin el tipo de movimiento que se asigna ser Todos es decir se define para Cargos y Abonos, en caso de querer asignar un solo movimiento, debers asignarlos con los botones o
respectivamente. Si una cuenta tiene asignados alguno de los movimientos y requieres asignarle los dos movimientos utiliza el botn .
Esencial
l
Tienes dos formas de definir las cuentas de terceros: 1. 2. Por medio del botn Arrastrando por medio del ratn la cuenta hacia el lado de cuentas con operaciones de terceros.
l l
Puedes seleccionar ms de una cuenta para asignarla como cuenta de Terceros. Del lado izquierdo se encuentran las cuentas que estn disponibles y a la derecha las cuentas con operaciones de terceros, en caso que quieras que una cuenta ya no pertenezca a las cuentas con operaciones de Terceros basta que la selecciones y con el botn pase del lado de las cuentas disponibles (catlogo de cuentas), o arrastrando con el ratn la cuenta seleccionada hacia el lado izquierdo, si quieres que todas las cuentas con operaciones de terceros se eliminen, usa el botn .
Con el botn
podrs filtrar el catlogo de cuentas de modo que slo se muestren las de tu inters, en caso de querer volver .
a desplegar todas las cuentas utiliza el botn Temas relacionados Agregar una pliza Captura de Operaciones con terceros/deducciones IETU
Captura de operaciones con terceros/IETU Acceso
l
Desde la consulta de plizas, con el botn
Men Plizas, al guardar el movimiento y se detecte que existen cuentas asignadas para el registro de las operaciones con terceros.
Qu es Permite capturar las operaciones con terceros as como las deducciones IETU que aplican para la cuenta registrada en la pliza.
Manejo Al capturar una pliza que contenga una o ms cuentas que se defini como cuenta con operaciones a terceros/IETU, se desplegar una ventana en donde capturars el tipo de operacin y las cantidades que corresponden a los impuestos por cada cuenta que se haya agregado a la pliza. Al contabilizar la pliza este dilogo de desglose se desplegar una vez por cada partida donde se encuentre una cuenta configurada para trabajar con operaciones con terceros/IETU. Cuando seleccionas el botn sobre una partida o cuenta que no est definida para trabajar con operaciones a terceros, se desplegar el siguiente mensaje: "Deseas configurar esta cuenta como cuenta de operaciones con terceros", al seleccionar que "Si" esta cuenta se incluir en las "Cuentas para operaciones con terceros/IETU. Desde el detalle de la pliza slo podrs indicar que una cuenta quede configurada para trabajar con operaciones de terceros. Pero no podrs dar de alta una operacin. Para dar de alta la operacin, debers solicitar la captura de operaciones con terceros desde la consulta de plizas, con el botn o con la tecla de acceso rpido "F11".
La ventana es la siguiente:
Importante
Cuando se elimine una pliza tambin se eliminarn las operaciones registradas para las cuentas de las partidas que tengan operaciones con terceros, se mandar un mensaje advirtiendo de la eliminacin de la operacin y el cual se deber confirmar. Para eliminar nicamente la operacin con terceros/IETU sin que necesariamente deba eliminarse la pliza podrs hacerlo desde la "Captura de causacin de IVA". Pestaa "Deducciones IETU" Desde esta pestaa, podrs consultar el desglose de las deducciones IETU asociados a la operacin con terceros. Para un clculo automtico del monto de las deducciones es necesario la correcta definicin desde el catlogo de Datos fiscales de terceros. Tambin se podrn adicionar deducciones indicando los montos y porcentajes deducibles, y si es necesario eliminarlos con el botn de Suprimir del teclado. Nota: El monto del "Gasto asociado" se cambiar cuando el monto del "Valor de los actos" vare, siempre y cuando la captura del DIOT sea un "alta y slo exista una partida de gastos.
Campos de este proceso Campo Datos de la partida Cuenta Fecha Pliza Datos de operacin RFC o ID Fiscal Campo informativo. Muestra la cuenta a la que se aplicar la operacin de terceros. Campo informativo. Fecha de elaboracin de la pliza. Campo informativo. Muestra el nmero y el tipo de pliza. Es la clave de identificacin del proveedor con hacienda. Puedes ayudarte de la tecla F2 o el botn para seleccionar un proveedor. Con el botn se desplegar la ventana de Datos fiscales de terceros en donde podrs dar de alta el RFC o ID Fiscal de terceros. Con el botn podrs modificar los datos del RFC o Tercero. Descripcin
Tipo de operacin Es una devolucin Monto de operacin Muestra el tipo de operacin que se asign al RFC o ID fiscal del proveedor. Marca este campo si el tipo de operacin se trata de una devolucin. Monto total de la operacin o partida. Para este campo se debe considerar el parmetro "Montos incluyen impuestos / En Oper. con terceros , ya que le indicar al sistema si este monto tiene el impuesto incluido o no. Con la tecla F2 o el botn utilizar en este campo. Columna TASA % se desplegar la calculadora en donde podrs indicar la cantidad a
En estas columnas especificars la tasa que se aplicar a la captura estos valores dependern del perodo que ests trabajando si trabajas hasta el ao 2009 las tasas deben corresponder al 15% para el IVA general, el 10% para el IVA fronterizo, tasa cero y exento; para trabajar a partir del ao 2010 debers trabajar con el 16% para el IVA general, 11% para IVA fronterizo, tasa cero y Exento. Este campo se rige por el parmetro de configuracin "Montos incluyen IVA/En ingresos", es decir: Si est Activado el parmetro, indica que la cantidad especificada en el campo "Monto de operacin" ya tiene el impuesto por omisin especificado en Parmetros del sistema, por lo que para obtener el valor de los actos, debers dividir el monto de la operacin con la tasa del impuesto default. Ejemplo: Monto de la operacin: 755.00 Tasa de impuesto default: 15% Valor de los actos: 656.52 Valor de los actos = Monto de la Operacin /(1- % IVA retenido - %ISR retenido + % IVA) Si el parmetro esta Desactivado, la cantidad especificada en el campo "Valor de los actos" no tendr el impuesto incluido, por lo que en este campo observars la misma cantidad especificada en el monto de operacin y a este valor es al que se le calcular el impuesto default especificado en parmetros. Ejemplo: Monto de la operacin: 755.00 Valor de los actos: 755.00 Este campo se rige por los porcentajes que se indicaron en los campos %IVA retenido, %ISR retenido, es decir, si se indica un monto en estos campos, el Valor de los actos cambiar: Nota: Al modificar el % de retencin y se tiene activado el parmetro de "Montos incluye impuestos" y se tiene activado el Sugerir, el sistema despliega el mensaje: Deseas que se ajuste el valor de los actos por esta retencin?" al darle Si al mensaje el monto del valor de los actos cambia, en caso de que la respuesta fue negativa, slo cambiar el monto del IVA /ISR retenido. Cuentas con el botn calculadora. o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando la
Valor de los actos
IVA Acreditable
Se calcula automticamente y puede ser modificado. IVA Acreditable = Valor de los actos * Tasa de IVA.
IVA no Acreditable
Se deber capturar (el sistema no lo calcula) y una vez capturado se recalcular automticamente el IVA Acreditable restndole la cantidad capturada. IVA Acreditable = Valor de los actos * Tasa de IVA IVA no Acreditable. Cuentas con el botn o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando la calculadora.
Monto Ded. ISR
Monto Deducible para ISR, el monto se calcular automticamente de la suma de los "valores de los actos", pero podrs modificarlo. Cuentas con el botn calculadora. o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando la
% IVA Retenido
Indica el porcentaje que se aplicar automticamente a los montos de IVA e ISR Retenido, esto evita
% ISR Retenido capturar manualmente los montos segn sea la tasa indicada. Cuando se realice una modificacin los campos de % de IVA Ret y % de ISR Ret no se visualizarn, sin embargo los montos de retencin si sern editables . Al modificar el % de retencin y se tiene activado el parmetro de "Montos incluye impuestos" y se tiene activado el Sugerir, el sistema despliega el mensaje: Deseas que se ajuste el valor de los actos por esta retencin?" al darle Si al mensaje el monto del valor de los actos cambia, en caso de que la respuesta fue negativa, slo cambiar el monto del IVA /ISR retenido. Otras retenciones En el caso de que el parmetro Montos incluyen IVA este Activado: se calcular automticamente de tal forma que el Monto de la Operacin y el Total queden cuadrados, pero se podr modificar, y lo que se indique en ese momento, no afectar el monto de la operacin ni el valor de los actos. TOTALES Total del valor de los actos = Valor de los actos al 15% o 16%+ Valor de los actos al 10% u 11% + Valor de los actos al 0% + Valor de los actos con tasa exenta. Total del IVA Acreditable = IVA Acreditable al 15% o 16% + IVA Acreditable al 10% u 11% Total del IVA No Acreditable = IVA No Acreditable al 15% o 16%+ IVA No Acreditable al 10% u 11% + IVA No Acreditable con tasa exenta. IVA Trasladado = Total del IVA Acreditable + Total de IVA No Acreditable. IVA Retenido = Indica la cantidad retenida por concepto de IVA en la transaccin. Total Es el total de la suma de los totales de los montos del impuesto, es decir: Total = Total del valor de los actos + IVA Trasladado IVA Retenido Otras retenciones.
Temas relacionados Agregar una pliza Captura de causacin de IVA Reporte de operaciones con terceros Gua Rpida para el clculo del IETU
Captura de causacin de IVA/Acumula deducciones IETU Acceso
l
Men Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Causacin de IVA/Acumula deducciones IETU
Qu es Esta consulta muestra la informacin de las operaciones con terceros registradas y las cuales no se les haya asignado un perodo de causacin. Adicionalmente podrs consultar el monto de las deducciones IETU, as como sus acumulados por cada operacin. Manejo Ahora con el fin de que puedas identificar de manera inmediata las devoluciones, los montos que corresponden a este movimiento se mostraran con signo negativo tanto en la consulta "Causacin de IVA/Acumula deducciones IETU" como en los reportes "Deducciones IETU e IVA acreditable". Sin embargo al consultar el detalle de cada movimientos los montos se mostraran tal como los capturaste, es decir, sin signo negativo. Si eres usuario de COI 5.7 y tienes operaciones con terceros registradas como devolucin, vers de manera trasparente el mismo efecto en estos movimientos, siempre y cuando los montos se hayan grabado positivos, pero si se grabaron con signo negativo no se notarn cambios en la consulta "Causacin de IVA/Acumula deducciones IETU", salvo al consultar el detalle de los movimientos, porque los montos ya no se vern con el signo negativo. Definicin del perodo de causacin Para poder definir el perodo de causacin selecciona el registro y haciendo clic escribe el campo fecha del perodo de causacin escribe o indica el perodo de causacin del IVA. Con el botn podrs indicar la fecha del perodo mediante el calendario que se despliega.
Uso del calendario dentro de los campos fecha Tambin podrs definir el perodo de causacin con el men flotante opcin Definir perodo de causacin, podrs definir la fecha indicndolo dentro del campo o con el calendario haciendo clic sobre la flecha .
Por omisin el formato del campo ser mm-aa, donde mm es el mes y aa indica el ao, sin embargo podrs ingresar fechas con otros formatos por ejemplo: abril-06, abril, 04-06, 04, 04/06. Cuando indicas un solo nmero, por ejemplo 04, el sistema lo tomar como el cuarto mes que corresponde al mes de abril.
La consulta permite seleccionar ms de un registro mediante la tecla shift o las teclas Ctrl+E, si deseas invertir la seleccin haz clic sobre cualquier lugar de la ventana o con las teclas Ctrl+A. Para filtrar la consulta podrs hacerlo con la tecla de funcin F5. Filtrar operaciones La informacin que se muestra es la siguiente:
l l l l l l l l l l
Tipo de pliza Nmero de pliza de COI Fecha de captura de las operaciones Monto de la operacin Monto deducible IETU (En la Pestaa Deducciones IETU podrs ver el desglose de este monto) Nmero de cuenta RFC o ID Fiscal Tipo de operacin Tipo de proveedor Perodo de causacin del IVA
Pestaa "Deducciones IETU" Desde esta pestaa, podrs consultar el desglose de la cuenta de gastos asociada al proveedor. Para modificar la cuenta de gastos asociada a la operacin, su gasto y el monto a deducir, regresa a la captura de Operaciones con terceros/IETU carpeta deducciones IETU.
Botones de este proceso Botn Descripcin Se despliega la ventana de operaciones donde podrs consultar el detalle de captura de operaciones con terceros. Tambin tienes la opcin de desplegar esta ventana con la opcin Consultar operacin que se encuentra en el men flotante, doble clic sobre el registro o con las teclas Alt+BkSp. Captura de Operaciones con terceros Este botn elimina la operacin con terceros seleccionada. Filtra la informacin de acuerdo a lo requerido. Filtrar operaciones con terceros Restaura el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado. Temas relacionados Captura de Operaciones con terceros Filtrar operaciones con terceros
Datos fiscales de terceros Acceso
l
Men Archivo, Operaciones con terceros/IETU, Datos fiscales de terceros Desde la ventana de captura de operaciones con terceros/IETU, RFC o ID Fiscal con el botn o
Qu es Con esta ventana se puede agregar, modificar o borrar la informacin fiscal de los proveedores o terceros que se tomarn en cuenta para realizar la captura de operaciones con terceros/IETU as como importar la lista de proveedores desde Aspel-SAE. Manejo Agregar un RFC Puedes agregar la informacin directamente desde Men Archivo/Operaciones con terceros/IETU/ Datos fiscales de terceros con el botn o desde la captura de operaciones con terceros al escribir un RFC o ID Fiscal que no est dado de alta en los datos fiscales de terceros y haciendo clic sobre el botn Campos de este proceso Campos RFC o ID Fiscal Descripcin Indica el RFC tratndose de persona moral o fsica o ID Fiscal para el caso de una persona Extranjera. Nota: Para personas fsicas el formato es: AAAAaammddHHD, en donde: AAAA= siglas del contribuyente; aammdd= Fecha de nacimiento (ao, mes, dia); HH= Homonimia; D= Dgito verificador. Para persona moral el formato es: AAAaammddHHD, en donde: AAA= siglas del contribuyente; aammdd= fecha de constitucin; HH= homonimia; D= dgito verificador. Clave SAE Campo informativo. Es la clave que el sistema asigna automticamente para identificar al Tercero. Por medio del botn Aspel-SAE. Nombre Tipo de tercero se importar la lista de proveedores que se encuentra en el sistema .
Escribe el nombre o razn social con el que se identificar el proveedor o Tercero. Indica el tipo de tercero que identifica a la persona moral o fsica. Los tipos de tercero que puedes indicar son: 04 Proveedor Nacional; 05 Proveedor Extranjero, 15 Proveedor global.
Tipo de Operacin
Selecciona el tipo de operacin que se le asignar al proveedor o tercero. Nota: Dependiendo del tipo de tercero que se haya indicado son las operaciones que puedes realizar y que se desplegarn en el campo.
Pas
Selecciona el pas de residencia. Nota: Este campo se activar cuando hayas elegido el tipo de tercero extranjero.
Nacionalidad
Escribe la nacionalidad del Tercero. Nota: Este campo se activar cuando hayas elegido el tipo de tercero extranjero.
Asociacin de Gastos deducibles para IETU
Cuenta de gasto asociada Selecciona la cuenta de gasto asociada al proveedor, donde se acumularn las deducciones por concepto de IETU. El nmero de cuenta que se elija solo le servir de referencia al sistema para la emisin de Reportes, no se le generar ningn movimiento, as por ejemplo, si las compras al proveedor Papelera Moderna, S.A. de C.V. son en su mayora de Papelera la cuenta de gasto asociada que se seleccionara es la 6000-026-000 Papelera y Artculos de oficina. Deducibilidad Por Porcentaje o por Monto Indica la forma en la que se deber calcular la parte deducible de la operacin, segn lo indique la ley debers especificar si la parte que se deducir ser por un monto o por porcentaje. Si por ejemplo la Cuenta de gasto asociada es de Papelera el tipo de deducibilidad ser por Porcentaje pero si es por Renta de Autos ser por Monto. Porcentaje/Monto Si indicaste que la deduccin de la operacin se llevar a cabo por Porcentaje debers capturarlo, por el contrario si elegiste Monto debers anotar el monto tope que indique la Ley. Para el ejemplo de Papelera el porcentaje ser del 100% y para el de Renta de Autos ser un monto de 750 pesos. Nota: Lo definido en estos tres ltimos campos, le servir al sistema para calcular de manera automtica el monto de deduccin IETU cada vez que se este capturando una operacin con terceros/IETU. Captura de causacin de IVA Captura de operaciones con terceros Botones de este proceso Botones Descripcin Este botn sirve para dar de alta a un proveedor o tercero.
Podrs modificar los datos del proveedor o tercero.
Con este botn eliminas la informacin del Tercero que hayas seleccionado.
Con este botn se importarn los proveedores que hayas dado de alta en el sistema Aspel-SAE y deseas tener esta informacin en tu sistema. Captura ruta SAE Con estos botones avanza al primer o al ltimo proveedor o tercero.
Con estos botones regresa al anterior o avanza al siguiente proveedor o tercero.
Tema relacionado Captura de Operaciones con terceros Gua Rpida para el clculo del IETU
Filtrar operaciones con terceros (deducciones) o operaciones IETU (Ingresos) Operacin con terceros Acceso
l
Men Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Causacin del IVA, botn
Ingresos IETU
l
Men Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Acumulados de Ingreso, botn
Qu es Esta funcin te permite filtrar ciertas operaciones, de tal forma que slo se vean en pantalla aquellas operaciones que cumplan con lo especificado en el filtro. Campos especficos de este proceso Campo Tipo de pliza Nmero de pliza Nmero de cuenta Descripcin Selecciona el tipo de pliza que deseas filtrar ya sea: Todos (incluir todos los tipos de plizas que existan), Dr (diario), Ig (ingresos), Eg(Egresos) y todas aquellas que hayas definido. Podrs seleccionar las plizas de acuerdo a su nmero de pliza. Indica la cuenta del catlogo de cuentas que desplegar las plizas que contengan movimientos con esta cuenta. Aydate del botn o la tecla de funcin F2 para que despliegue el catlogo de cuentas e indiques la cuenta que se tomar para el filtro. RFC o ID Fiscal Fecha de la pliza Desde / Hasta Te permite ver en pantalla las plizas que contengan operaciones con RFC o ID fiscal del proveedor o tercero. Este campo slo estar habilitado para las operaciones con terceros (Deducciones) Puedes filtrar la consulta de acuerdo a una rango de fechas para desplegar las plizas que cumplan con esta caracterstica.
Perodo de causacin
-Para deducciones- Desde / Hasta . Indica la fecha del perodo de causacin de las deducciones que deseas consultar en pantalla. Desde / Hasta . Indica la fecha del perodo reportado para los ingresos efectivamente cobrados que deseas consultar en pantalla.
-Para IngresosPerodo Reporta IETU Observaciones
El botn restaura un filtro definido, adems si en la consulta se modific el perodo de causacin o periodo reporta IETU al hacer clic sobre algn registro se desplegar el mensaje " Existen cambios pendientes, si restauras el filtro los cambios se perdern. Deseas guardar los cambios antes de restaurarlo?" , si deseas, el mensaje te da la opcin de guardar los cambios. Tema relacionado Captura de Operaciones con terceros Desglose de ingresos efectivamente cobrados
Cuentas para ingresos IETU Acceso
l
Men Archivos, Operaciones con terceros/ IETU, Cuentas para ingresos IETU
Qu es Esta ventana se emplea para asignar del catlogo de cuentas, aquellas cuentas en las que se llevar el registro de los ingresos para el clculo del impuesto empresarial a tasa nica (IETU). Esta seleccin o asignacin de cuentas, servir para desplegar un desglose de la cuenta al momento de garbar la pliza. Si no especificas que cuentas se utilizarn para llevar el registro de los ingresos, al momento de modificar desde el detalle una pliza, mediante el botn lo podrs indicar.
Nota Si no defines bien tus cuentas al asignarle los cargos y los abonos, las operaciones del desglose de ingresos se vern afectados. Slo se podrn asociar las cuentas de detalle y no las acumulativas. Manejo
En la parte izquierda se encuentra el "Catlogo de cuentas" el cual muestra las cuentas (nmero de cuenta y Descripcin) que tienes dadas de alta en el catlogo y del lado derecho se encuentran las "Cuentas que podrs usar para registrar operaciones con IETU" (nmero de cuenta, descripcin y Tipo de movimiento). Al definir una cuenta como cuenta para registrar operaciones con IETU, por omisin el tipo de movimiento que se asigna ser Todos es decir se define para Cargos y Abonos, en caso de querer asignar un solo movimiento, debers asignarlos con los botones o los dos movimientos utiliza el botn respectivamente. Si una cuenta tiene asignados alguno de los movimientos y requieres asignarle .
Esencial
l
Tienes dos formas de definir las cuentas de ingresos: 1. 2. Por medio del botn Arrastrando por medio del ratn la cuenta hacia el lado de cuentas con operaciones IETU.
l l
Puedes seleccionar ms de una cuenta para asignarla como cuenta de Terceros. Del lado izquierdo se encuentran las cuentas que estn disponibles y a la derecha las cuentas que ya estn configuradas para trabajar con operaciones IETU, en caso que quieras que una cuenta ya no pertenezca a las cuentas de ingresos basta que la selecciones y con el botn pase del lado de las cuentas disponibles (catlogo de cuentas), o arrastrando con el .
ratn la cuenta seleccionada hacia el lado izquierdo, si quieres que todas las cuentas se eliminen, usa el botn
l
Con el botn
podrs filtrar el catlogo de cuentas de modo que slo se muestren las de tu inters, en caso de querer volver .
a desplegar todas las cuentas utiliza el botn Gua Rpida para el clculo del IETU
Desglose de ingresos efectivamente cobrados Acceso
l l
Desde la consulta de plizas, con el botn Men Plizas, al guardar el movimiento y se detecte que existen cuentas asignadas para el registro de los ingresos,
Qu es Desde esta ventana podrs desglosar los ingresos que gravan para IETU.
Manejo Al contabilizar y/o grabar la pliza, esta ventana se desplegar por cada cuenta definida para la captura de ingresos efectivamente cobrados, calculando los datos de acuerdo a los Parmetros definidos por empresa. Cuando seleccionas el botn sobre una partida o cuenta que no est seleccionada para trabajar como ingresos IETU, se desplegar el siguiente mensaje: "Deseas configurar esta cuenta como cuenta de IETU", al seleccionar que "Si" esta cuenta se incluir en las "Cuentas para ingresos IETU". Desde el detalle de una pliza, slo podrs indicar que una cuenta quede configurada para trabajar con operaciones IETU. Para dar de alta la operacin, debers solicitar el desglose de ingresos desde la consulta de plizas, botn o con la tecla de acceso rpido "F12". Es importante sealar que en el alta de una pliza aunque se va a poder definir una cuenta para el manejo de Ingresos IETU, al grabar la pliza no se registran los movimientos de ingresos en la bitcora. La ventana es la siguiente:
Importante Al modificar una operacin con IETU, el sistema ya no calcula las cantidades en automtico, por lo que debers realizar los clculos y adaptaciones manualmente, verificando que estn correctas antes de grabarlas. Cuando se elimine una pliza que contenga Ingresos IETU, tambin se eliminarn estas operaciones asociadas, es decir, desaparece su registro de la consulta Acumulacin de ingresos IETU . Al eliminar una pliza, se pedir la confirmacin de dicha eliminacin Para eliminar las operaciones con IETU directamente desde su bitcora de movimientos, dirgete al Tema "Acumulacin de ingresos IETU".
Campos de este proceso Campo Datos de la partida Cuenta Fecha Pliza Datos de operacin Tipo de actividad Campo informativo. Muestra la cuenta a la que se aplicar la operacin IETU. Campo informativo. Fecha de elaboracin de la pliza. Campo informativo. Muestra el nmero y tipo de pliza. Selecciona el tipo de actividad relacionada con el ingreso efectivamente cobrado que se esta capturando. Los tipos de actividad disponible son: Enajenacin de bienes, prestacin de servicios independientes y Otorgamiento del uso o goce temporal de bienes. Marca este campo si la operacin se trata de una devolucin, al seleccionar esta opcin los montos capturados sern restados para el clculo total de ingresos gravados para IETU. Esta opcin podrs usarla por ejemplo para devoluciones, descuentos o bonificaciones que afecten a los ingresos de la empresa. En estas columnas especificars la tasa que se aplicar a la captura estos valores dependern del perodo que ests trabajando si trabajas hasta el ao 2009 las tasas deben corresponder al 15% para el IVA general, el 10% para el IVA fronterizo, tasa cero y exento; para trabajar a partir del ao 2010 debers trabajar con el 16% para el IVA general, 11% para IVA fronterizo, tasa cero y Exento. Monto total de la operacin. Para este campo se debe considerar el parmetro "Montos incluyen IVA / En Ingresos, ya que le indicar al sistema si este monto tiene el impuesto incluido o no. Con la tecla F2 o el botn se desplegar la calculadora en donde podrs realizar las operaciones aritmticas para ser usadas en este campo. Valor de los actos Este campo se rige por el parmetro de configuracin "Montos incluyen IVA/En ingresos", es decir: Si est Activado el parmetro, indica que la cantidad especificada en el campo "Monto de operacin" ya tiene el impuesto por omisin especificado en Parmetros del sistema, por lo que para obtener el valor de los actos, debers dividir el monto de la operacin con la tasa del impuesto default. Ejemplo: Monto de la operacin: 755.00 Tasa de impuesto default: 15% Valor de los actos: 656.52 Valor de los actos = Monto de la Operacin /(1- % IVA retenido - %ISR retenido + % IVA) Si el parmetro esta Desactivado, la cantidad especificada en el campo "Valor de los actos" no tendr el impuesto incluido, por lo que en este campo observars la misma cantidad especificada en el monto de operacin y a este valor es al que se le calcular el impuesto default especificado en parmetros. Ejemplo: Monto de la operacin: 755.00 Valor de los actos: 755.00 Este campo se rige por los porcentajes que se indicaron en los campos %IVA retenido, %ISR retenido, es decir, si se indica un monto en estos campos, el Valor de los actos cambiar: Nota: Al modificar el % de retencin y se tiene activado el parmetro de "Montos incluye impuestos" y se tiene activado el Sugerir, el sistema despliega el mensaje: Deseas que se ajuste el valor de los actos por esta retencin?" al darle Si al mensaje el monto del valor de los actos cambia, en caso de que la respuesta fue negativa, slo cambiar el monto del IVA /ISR retenido. Cuentas con el botn calculadora. IVA Trasladado o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando la Descripcin
Es una devolucin
Columna TASA %
Monto de operacin
Se calcula automticamente y no podr ser modificado.
IVA Trasladado = Valor de los actos * % de impuesto. IVA Retenido Indica el IVA Retenido en la operacin, este valor deber ser capturado por el usuario para las operaciones que apliquen, as por ejemplo para un ingreso por 100 pesos por concepto de Fletes el IVA Retenido al 4% que se deber especificar es de 4 pesos. En el caso de que el parmetro Montos incluyen IVA este Activado: se calcular automticamente de tal forma que el Monto de la Operacin y el Total queden cuadrados, pero se podr modificar, y lo que se indique en ese momento, no afectar el monto de la operacin ni el valor de los actos.
Otras retenciones
Ingreso Gravable IETU Ingreso Gravable para IETU, el monto se calcular automticamente de la suma de los "valores de los actos", pero es modificable. %IVA retenido %ISR retenido Indica el porcentaje que se aplicar automticamente a los montos de IVA e ISR Retenido, esto evita capturar manualmente los montos segn sea la tasa indicada. Cuando se realice una modificacin los campos de % de IVA Ret y % de ISR Ret no se visualizarn, sin embargo los montos de retencin si sern editables . Al modificar el % de retencin y se tiene activado el parmetro de "Montos incluye impuestos" y se tiene activado el Sugerir, el sistema despliega el mensaje: Deseas que se ajuste el valor de los actos por esta retencin?" al darle Si al mensaje el monto del valor de los actos cambia, en caso de que la respuesta fue negativa, slo cambiar el monto del IVA /ISR retenido. TOTALES Total de valores de los actos = Suma de todas las cantidades definidas en valores de los actos Total del IVA Trasladado = Suma del IVA al 15% + IVA al 10%. IVA Retenido = Indica la cantidad retenida por concepto de IVA en la transaccin, este dato lo debers alimentar manualmente. Otras retenciones (cuando el parmetro Montos incluyen IVA este Activado )= Monto de la operacin Total de valor de los actos + IVA Trasladado IVA Retenido. Total Es la suma de los totales de los montos del impuesto, es decir: Total = Total del valor de los actos + IVA Trasladado IVA Retenido Otras retenciones. Temas relacionados Agregar una pliza Captura de causacin de IVA Acumulados de Ingreso Gua Rpida para el clculo del IETU
Definicin del periodo de acumulacin de Ingresos Acceso
l
Men Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Acumulacin de Ingresos IETU
Qu es Esta consulta muestra la informacin de los ingresos efectivamente cobrados indicando el periodo en que ser reportado al SAT. Cuando se captura un ingreso gravable para IETU, queda definido automticamente el periodo a reportar en el mes de trabajo en el que se dio de alta pero el sistema tiene la flexibilidad de modificar manualmente este periodo. Manejo
Para que puedas identificar de manera inmediata los ingresos registrados como devoluciones, en la consulta "Acumulacin de Ingresos IETU" y en los reportes "Ingresos IETU e IVA trasladado", los montos que corresponden a estos movimientos se mostraran con signo negativo. Sin embargo al consultar el detalle de cada movimiento los montos se vern tal y como fueron capturados, es decir, sin el signo negativo.
Definicin del perodo de causacin Cuando se captura o se registra una operacin con IETU, queda definido automticamente el periodo a reportar IETU en el mes de trabajo en el que se efectu, slo debers definir manualmente el periodo a reportar para las operaciones que no apliquen en ese periodo. Para poder definir el perodo de causacin selecciona el registro o campo a definir y haciendo clic escribe el campo fecha del perodo de causacin escribe o indica el perodo de causacin del IVA. Con el botn podrs indicar la fecha del perodo mediante el calendario que se despliega.
Uso del calendario dentro de los campos fecha Tambin podrs definir el perodo de causacin con el men flotante opcin Definir perodo de causacin, podrs definir la fecha indicndolo dentro del campo o con el calendario haciendo clic sobre la flecha .
Por omisin el formato del campo ser mm-aa, donde mm es el mes y aa indica el ao, sin embargo podrs ingresar fechas con otros
formatos por ejemplo: abril-06, abril, 04-06, 04, 04/06. Cuando indicas un solo nmero, por ejemplo 04, el sistema lo tomar como el cuarto mes que corresponde al mes de abril.
La consulta permite seleccionar ms de un registro mediante la tecla Shift o las teclas Ctrl+E, si deseas invertir la seleccin haz clic sobre cualquier lugar de la ventana o con las teclas Ctrl+A. Para filtrar la consulta podrs hacerlo con la tecla de funcin F5. La ventana tambin cuenta con men flotante:
Filtrar operaciones
La informacin que se muestra es la siguiente:
l l l l l l l
Tipo de pliza Nmero de pliza de COI Ingreso gravable Nmero de cuenta Descripcin Periodo reporta IETU Total ingreso gravable
Botones de este proceso Botn Descripcin Se despliega la ventana de operaciones donde podrs consultar el detalle de captura de operaciones con IETU. Tambin tienes la opcin de desplegar esta ventana con la opcin Consultar operacin que se encuentra en el men flotante, doble clic sobre el registro o con las teclas Alt+BkSp. Desglose de ingresos Este botn elimina la operacin con IETU seleccionada. Filtra la informacin de acuerdo a lo requerido. Filtrar operaciones Restaura el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado. Temas relacionados Gua Rpida para el clculo del IETU
TIPOS DE PLIZAS Acceso
l
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Carpeta Plizas, puedes definir los tipos de pliza que sean necesarios en tu empresa.
Qu es
l l
Dentro del sistema puedes manejar hasta 12 diferentes tipos de plizas. Por omisin, el sistema presenta los 3 tipos ms usados: Pliza de Diario (Dr), Pliza de Ingresos (Ig), Pliza de Egresos (Eg). Adems podrs aadir otras clasificaciones en los espacios correspondientes, para clasificar las plizas de acuerdo a tus necesidades.
Recuerda que no se podrn eliminar los tipos de plizas mientras existan p lizas con este tipo en el perodo.
Nota Adicionalmente a estos tipos de pliza, puedes generar plizas modelo, que son plizas que se pueden utilizar para contabilizar la pliza en repetidas ocasiones y que agilizan la captura de tus documentos. Plizas modelo Temas relacionados Plizas modelo Consulta de plizas Folio nico de plizas Folio inicial de plizas Copiar pliza de otro perodo
Catlogo de Plizas Acceso
l l
Men Archivos, Plizas Desde la Barra de herramientas, con el botn
Qu es En este catlogo se encuentran las plizas y todas sus caractersticas, por omisin el sistema muestra informacin del Tipo de pliza, Nmero, Fecha, Concepto o descripcin de la pliza, los atributos Auditada o Contabilizada; sin embargo t puedes personalizar el catlogo ocultando o mostrando las columnas segn tus necesidades. Ver: Personalizacin de consultas
Desde la ventana de consulta podrs:

l l l
Exportar y copiar tu informacin de una manera ms fcil. Filtrar, restaurar y hacer la bsqueda de plizas. Realizar un copiado y pegado de plizas.
Manejo Esta ventana consta de tres partes: 1. 2. Cuentas con un mdulo donde te mostrar los tipos de pliza dados de alta en los parmetros de la empresa. Adems cuentas con un mdulo, el cual por omisin presenta informacin sobre el Tipo de pliza, Nmero, Fecha de elaboracin, Concepto de la pliza; as como sus atributos; es decir si estn o no auditadas y/o contabilizadas; sin embargo podrs personalizar dichas columnas de tal forma que el catlogo muestre la informacin de acuerdo a tus necesidades Se tiene disponible un mdulo en el cual se muestra el detalle de la pliza; es decir al posicionarte sobre una pliza, en dicho mdulo se mostrarn los movimientos o partidas que se registraron en la misma. Estas partidas contienen informacin como: nmero de cuenta, tipo de cambio, concepto de la partida, movimiento en el debe o haber, Departamento y la suma total de los montos de las partidas.
3.
En la parte inferior se presentan las pestaas correspondientes a los meses de trabajo, haciendo clic en alguna de ellas, en la consulta vers las plizas correspondientes a ese perodo de trabajo. Nota Podrs personalizar la informacin que mostrar la consulta; la informacin que podrs aadir o eliminar es:
l l l l l l
Tipo de pliza Nmero de pliza Fecha de elaboracin Concepto de pliza Auditada Contabilizada
Tambin podrs ordenar la informacin por columna de manera ascendente o descendente de acuerdo al valor del registro. Personalizacin de consultas Dentro de este catlogo puedes realizar las siguientes operaciones: Botones Descripcin Te permite Agregar una pliza.
Este botn te permite Modificar la pliza en el sistema.
Permite Dar de baja plizas capturadas anteriormente.
Esta opcin te permitir Copiar plizas dentro de la consulta de plizas.
Esta opcin te permitir Pegar plizas dentro de la consulta de plizas.
Activa o desactiva el Filtro que tienes aplicado en la consulta.
Restaura el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.
Imprime la consulta de plizas. Con este botn podrs visualizar la Presentacin preliminar del reporte del catlogo de plizas; podrs modificar la presentacin del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la informacin hacia otras aplicaciones.
Enva y publica en tu espacio de hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm.
Podrs Asociar documentos de otros sistemas.
Este botn sirve para consultar o modificar la captura de operaciones con terceros. Nota: En caso que una partida tenga una cuenta que no est definida como cuenta para trabajar con terceros, al hacer clic sobre el botn el sistema te lo indicar y te sugerir si quieres agregarla. Cuentas con operaciones de terceros Temas relacionados Agregar una pliza Modifica una pliza Elimina plizas Exportacin de consultas Opciones de impresin
Agregar una pliza Acceso
l
Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, Agregar o Alt + Ins Desde la consulta de plizas, botn
Qu es
l
Permite dar de alta las plizas que contienen los movimientos contables, para que posteriormente estos movimientos se afecten automticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas. Estos movimientos podrs consultarlos tambin en la consulta del catlogo de cuentas.
Manejo
l
El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. 2. 3. Abre el catlogo que se indica y ejecuta la opcin de agregar .
Anota la informacin que se solicita en los campos. Graba la pliza con la tecla F3 o con el botn .
Botones de la ventana de captura Al dar de alta una pliza, el sistema cuenta con varias posibilidades que te facilitarn tu trabajo, para ms informacin consulta este tema: Botones de la ventana de captura de plizas Campos de este proceso Campo Tipo Nmero Descripcin Debers elegir el tipo de pliza que se agregar; sta puede ser de ingresos (Ig), egresos (Eg), diario (Dr) o segn los tipos de pliza definidos en los parmetros. Capturable: Si tienes inhibida la opcin de folio secuencial y/o nico en tus parmetros, podrs indicar el nmero de pliza que quieras. No-Capturable: La numeracin de las plizas se dar en forma consecutiva y automtica si tienes activados los parmetros de folio secuencial. Parmetros del sistema Debers capturar la fecha del movimiento que ests realizando; el sistema te da por omisin la fecha del da en que ests trabajando y slo acepta fechas del mes de trabajo. Con el botn calendario para que selecciones la fecha de la pliza a capturar. Calendario Concepto Podrs capturar la razn o descripcin de la pliza que se efectuar. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de conceptos de plizas, de tal forma que o la tecla de funcin F2, se desplegar el
Fecha
puedas seleccionar el concepto o descripcin de la pliza a registrar. Dentro de esta ventana mediante el botn o la tecla F6 podrs agregar conceptos de plizas al catlogo, el cual, al momento de darse de alta quedar reflejado dentro del campo Concepto. Tecla de ayuda F2 Nota Lo anotado o seleccionado en este campo, se desplegar en la columna "Concepto del movimiento". Conceptos de plizas Columnas No. Cuenta Debers anotar el nmero de cuenta que va a ser afectada o buscar dentro de la lista de cuentas la que quieras y seleccionarla. Nota Si la cuenta que ests utilizando en la captura de tu pliza tiene asignada una cuenta contrapartida, automticamente se agregar una partida con dicha cuenta y se le asignar el monto capturado en la cuenta que le da origen.
Puedes ayudarte de la tecla F2 para desplegar el catlogo de cuentas y realizar una bsqueda de la cuenta. La bsqueda para este campo en particular se puede escribir parte de la cuenta o parte de la descripcin de la cuenta sobre el campo No.Cuenta, enseguida la tecla F2 para que busque las cuentas que cumplan con lo tecleado en el campo.
En este ejemplo de la imagen, al teclear la palabra "almacen" sin acento el sistema te despliega las cuentas cuya descripcin contenga la palabra "almacen" ya sea Mayscula o minscula o combinada, si la palabra se le pone acento el resultado desplegar las cuentas con descripcin con la palabra acentuada y no lo contrario. Si escribes 1120, el sistema desplegar en la ventana de Catlogo de cuentas todas las cuentas que comiencen con 1120. Departamento Debers anotar el nmero del departamento que origin el movimiento. El campo estar disponible si tienes activo el parmetro Manejo de departamentos, y para indicar algn valor en dicho campo, es necesario que tambin se tengan definidas cuentas departamentales. Mediante la tecla F2 podrs desplegar los departamentos asociados a la cuenta y para consultar todos los departamentos dados de alta con Shift + F2. Tecla de ayuda F2 Concepto del Podrs capturar la razn del movimiento que se efectuar. Por omisin se muestra la descripcin proporcionada en el movimiento campo "Concepto de la pliza". Nota Puedes desplegar el dilogo de captura del concepto de la partida o movimiento con el botn , haciendo clic sobre el campo u oprimiendo la combinacin de teclas ALT+Enter. En el campo concepto de movimiento de cualquier partida, se podr tomar el concepto del movimiento de la partida anterior utilizando la tecla F2. Para la primera partida se tomar la descripcin del campo Concepto. Tipo de cambio Se presenta el tipo de cambio de la moneda usada por la cuenta, si en el hist rico hay un tipo de cambio para la fecha en la que se est elaborando la p liza, el sistema lo propone, de lo contrario se propone el tipo de cambio inmediato anterior a la fecha en la que se est registrando la pliza, de no existir ningn tipo de cambio por omisin se propondr el valor 1. Ejemplo: Si se tiene capturado un tipo de cambio para el 6 y 10 de algn mes, y la fecha de la pliza es 8, el sistema propone el tipo de cambio del da 6. Mediante el botn o presionando la tecla F2, se despliega la ventana de Histrico de tipos de cambio, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se generar el movimiento. Este campo estar disponible cuando se Manejen multimoneda. DEBE Debers anotar la cantidad que va a cargarse a una cuenta. El campo aceptar hasta 15 nmeros entre enteros y decimales; para desplegar la Calculadora dentro de este campo presiona las teclas F2, SHIFT F2 o el botn . Nota Si en parmetros de multimoneda se activ "Convertir montos en moneda extranjera en captura de plizas", por cada partida que se capture con moneda extranjera, al pasarse al siguiente campo, automticamente se realizar la conversin a moneda base. Al capturar una cantidad con decimales slo se tomarn y/o redondearn las primeras cinco posiciones de decimales. Parmetros multimoneda HABER Debers anotar la cantidad que va a abonarse a una cuenta. El campo aceptar hasta 15 nmeros entre enteros y decimales; para desplegar la Calculadora dentro de este campo presiona las teclas F2, SHIFT F2 o el botn . Nota Si en parmetros de multimoneda se activ "Convertir montos en moneda extranjera en captura de plizas", por cada partida que se capture con moneda extranjera, al pasarse al siguiente campo, automticamente se realizar la
conversin a moneda base. Al capturar una cantidad con decimales slo se tomarn y/o redondearn las primeras cinco posiciones de decimales. Parmetros multimoneda Notas:
l
Recuerda que slo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de Detalle. El sistema verifica que la fecha corresponda al mes que ests trabajando. Si la fecha pertenece a otro perodo no la aceptar. Slo se propondr el tipo de cambio de la cuenta, cuando sta maneje multimoneda y est definido en Parmetros generales.
Parmetros Multimoneda Repercusiones Si el sistema se encuentra configurado para la contabilizacin en lnea, al grabar la pliza se afectarn los saldos de aquellas cuentas que estn involucradas. De lo contrario slo quedar registrada la pliza, pero sin afectar los saldos de las cuentas, los cuales se actualizarn hasta que ejecutes el proceso de contabilizacin. Problemas / Soluciones PROBLEMAS La cuenta debe ser de detalle. SOLUCIONES Debes escoger y/o anotar un nmero de cuenta que sea nicamente de detalle.
La cuenta no existe. Desea Escribiste un nmero diferente de cuenta a los existentes en el catlogo, en caso de darla de alta? contestar afirmativamente, se presentar la ventana de captura del Catlogo de cuentas. Agregar cuentas Nmero invlido. de departamento La cuenta que ha seleccionado requiere un departamento que est registrado en el catlogo correspondiente. El nmero de departamento no ha sido dado de alta. Agregar departamentos Las sumas de los importes de las cuentas en el Debe y Haber no son iguales, debes anotar los importes correctos. Slo anotaste importes en una sola columna ya sea en el Debe o en el Haber. Si no cuadra y necesitas revisar los documentos de los que proviene, puedes grabarla temporalmente como pliza modelo. Despus cuando hayas corregido la informacin, puedes incluirla dentro del Archivo de plizas y contabilizarla sin problemas.
Las sumas no cuadran.
El sistema no te permite grabar La pliza no tiene partidas, ni movimientos, ni nmero de pliza y/o las sumas no la pliza. cuadran. La pliza ya fue dada de alta. Anotaste un nmero repetido de algn tipo de pliza.
La cuenta es de activos, se Este mensaje se muestra cuando se indic una cuenta de activos, se sugiere que recomienda dar de alta los primero se de alta los activos para luego generar la pliza correspondiente. activos donde se propondr la pliza. Desea continuar capturando la pliza? Temas relacionados Modificar Pliza Pliza modelo Conceptos de plizas
Modificar pliza Acceso
l l
Men Archivos, Plizas (posicionarse en la pliza a cambiar)/ Men Edicin , Modificar o Alt + BkSp Desde la consulta de Plizas, hacer doble clic sobre la pliza a cambiar. Desde la consulta de plizas, posicionarse sobre el registro, oprimir el botn Men Archivos, Catlogo de cuentas y Catlogo de cuentas departamentales, sobre una cuenta que contenga movimientos de pliza, botn
l l
Qu es Por medio de esta funcin se realizarn cambios a las plizas ya capturadas, y automticamente afectarn las correcciones a los auxiliares de las cuentas con movimientos modificados. Manejo El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. 2. 3. La ventana de captura, te permite usar varias alternativas para modificar las plizas usando diversos botones (ver Botones de la ventana de captura de plizas). Campos especficos de este proceso Campo Tipo de pliza Nmero de pliza Fecha Concepto Descripcin Campo informativo. Muestra el tipo de pliza que se gener. Campo informativo. Muestra el nmero de pliza con el que se gener; adems no podrs modificarlo ya que el nmero de pliza es consecutivo y podras duplicar una pliza. Puedes cambiar la fecha del movimiento siempre y cuando pertenezca al perodo de trabajo. Podrs capturar la razn o descripcin de la pliza que se efectuar. As mismo, puedes modificar en forma parcial o total el concepto de la pliza. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de conceptos de plizas, de tal forma que puedas seleccionar el concepto o descripcin de la pliza a registrar. Dentro de esta ventana mediante el botn o la tecla F6 podrs agregar conceptos de plizas al catlogo, el cual, al momento de darse de alta quedar reflejado dentro del campo Concepto. Tecla de ayuda F2 Conceptos de plizas / Agregar No. de cuenta Puedes cambiar el nmero de cuenta que va a ser afectada o buscar dentro de la lista de cuentas la que quieras y seleccionarla. Nota En este campo al dar clic al botn , se desplegar la cuenta que se indica en la partida, si se quiere desplegar todas las cuentas, debers restaurar la consulta del catlogo de cuentas con el Abre el catlogo que se indica y ejecuta el proceso de modificar .
Anota la informacin que quieras cambiar. Graba la pliza con la tecla F3 o con el botn
quiere desplegar todas las cuentas, debers restaurar la consulta del catlogo de cuentas con el botn Departamento o con la tecla de funcin F6.
Puedes cambiar el Nmero del departamento que origin el movimiento. Mediante la tecla F2 podrs desplegar los departamentos asociados a la cuenta, y para consultar todos los departamentos dados de alta con Shift + F2. Muestra la descripcin del concepto del movimiento. Nota Puedes desplegar el dilogo de captura del concepto de la partida o movimiento con el botn , haciendo clic sobre el campo u oprimiendo la combinacin de teclas ALT+Enter. En el campo concepto de movimiento de cualquier partida, se podr tomar el concepto del movimiento de la partida anterior utilizando la tecla F2. Se muestra el tipo de cambio con el que fue registrada la partida de la p liza, dependiendo la moneda usada por la cuenta. Mediante el botn o presionando la tecla F2, se despliega la ventana de Histrico de tipos de cambio, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se modificar el movimiento. Este campo estar disponible cuando se Maneje multimoneda.
Concepto del movimiento
Tipo de cambio
DEBE
Debers anotar la cantidad que va a cargarse a una cuenta. El campo aceptar hasta 15 nmeros entre enteros y decimales; para desplegar la Calculadora dentro de este campo presiona las teclas F2, SHIFT F2 o el botn . Nota Si en parmetros de multimoneda se activ "Convertir montos en moneda extranjera en captura de plizas", por cada partida que se capture con moneda extranjera, al pasarse al siguiente campo, automticamente se realizar la conversin a moneda base. Al capturar una cantidad con decimales slo se tomarn y/o redondearn las primeras cinco posiciones de decimales. Parmetros multimoneda Para desplegar la Calculadora dentro de este campo presiona la tecla F2, SHIFT+ F2 o el botn .
HABER
Podrs modificar la cantidad que va a abonarse a una cuenta. El campo aceptar hasta 15 nmeros entre enteros y decimales; para desplegar la Calculadora dentro de este campo presiona las teclas F2, SHIFT F2 o el botn . Nota Si en parmetros de multimoneda se activ "Convertir montos en moneda extranjera en captura de plizas", por cada partida que se capture con moneda extranjera, al pasarse al siguiente campo, automticamente se realizar la conversin a moneda base. Al capturar una cantidad con decimales slo se tomarn y/o redondearn las primeras cinco posiciones de decimales. Parmetros multimoneda
Nota: Puedes modificar una pliza independientemente de si ests utilizando el parmetro de Contabilizar en lnea. Si modificas plizas de meses anteriores al de trabajo, ser necesario efectuar el proceso de Traspaso de saldos, ya que este proceso tiene por objeto actualizar los saldos iniciales de los meses subsecuentes a aqul donde se efecta el cambio. Repercusiones Si tus plizas son contabilizadas en el momento de registrarse, al hacer cualquier correccin, el saldo de las cuentas afectadas ser actualizado. Problemas / Soluciones PROBLEMAS La cuenta debe ser de detalle. La cuenta no existe. Desea darla de alta? Nmero de departamento invlido. SOLUCIONES Debes escoger y/o anotar un nmero de cuenta que sea nicamente de detalle. Escribiste un nmero diferente de cuenta a los existentes en el catlogo, en caso de contestar afirmativamente, se presentar la ventana de captura del Catlogo de cuentas. Agregar cuentas La cuenta que ha seleccionado requiere un departamento que est registrado en el catlogo correspondiente. El nmero de departamento no ha sido dado de alta. Agregar departamentos
Las sumas no cuadran. Las sumas de los importes de las cuentas en el Debe y Haber no son iguales, debes anotar los importes correctos. Slo anotaste importes en una sola columna ya sea en el Debe o en el Haber. Si no cuadra y necesitas revisar los documentos de los que proviene, puedes grabarla temporalmente como pliza modelo. Despus cuando hayas corregido la informacin, puedes incluirla dentro del Archivo de plizas y contabilizarla sin problemas. La pliza no tiene partidas, ni movimientos, ni nmero de pliza y/o las sumas no cuadran. Anotaste un nmero repetido de algn tipo de pliza. Este mensaje se muestra cuando se indic una cuenta de activos, se sugiere que primero se de alta los activos para luego generar la pliza correspondiente.
El sistema no te permite grabar la pliza. La pliza ya fue dada de alta. La cuenta es de activos, se recomienda dar de alta los activos donde se propondr la pliza. Desea continuar capturando la pliza? Temas relacionados Pliza modelo Parmetros del sistema Conceptos de plizas
Eliminar plizas Acceso
l
Men Archivos, Plizas (elegir la pliza a borrar)/ Men Edicin, opcin eliminar o Alt + Del Desde la consulta de plizas, elegir la pliza a borrar y oprimir el botn
Qu es
l l
Este proceso permite dar de baja plizas capturadas anteriormente, esto afectar las cuentas que integraron la pliza. Dentro de este proceso debers seleccionar la pliza que quieres dar de baja en el catlogo de plizas, aparecer un mensaje que dir: Est seguro que desea eliminar la pliza (tipo y nmero)?, con las opciones S y No. Si decides afirmativamente, la pliza se borrar inmediatamente.
Repercusiones
l
Al eliminar la pliza, no se afectar la numeracin subsecuente de las dems plizas.
Nota: Si eliminas plizas de meses anteriores, ser necesario efectuar el proceso de Traspaso de saldos, que actualizar los saldos de los meses subsecuentes a aquellas cuentas donde se efecto el cambio.
Buscar plizas La bsqueda de plizas en el catlogo tiene dos formas: Bsqueda de registros por columna Qu es
l
Para localizar una pliza por columna, basta con que te coloques en algn registro de la columna que te interese, ya sea de Tipo, Nmero, Fecha, Concepto, etc. Ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una bsqueda de acuerdo a la descripcin del concepto Depsito en cuenta bancaria Bital. Coloca el ratn sobre cualquiera de los registros de la columna Concepto, comienza a escribir la palabra, el sistema comenzar a buscar el registro de acuerdo a la posicin de la letra; es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que ests buscando.

l
Men Archivos, Plizas/ Men Ver, opcin Buscar o F3 Dentro del catlogo, oprimir el botn
Qu es Tambin puedes realizar una bsqueda por medio del botn que requieras encontrar. Para mayor informacin dirgete al tema de Buscar , donde saldr una ventana para que puedas escribir la informacin
Copiado y pegado de plizas Acceso
l
Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, Copiar o Pegar, Ctrl+Ins o Shift+Ins Desde el catlogo de Plizas, oprimir el botn (copiar), (pegar).
Qu es Esta opcin permitir copiar y pegar plizas dentro del catlogo con el fin de utilizar las plizas previamente dadas de alta, ya sea en el mismo o en otro perodo. Manejo El proceso que debes llevar a cabo para copiar y pegar una pliza es el siguiente: 1. 2. 3. 4. Posicinate sobre la pliza a copiar y selecciona el botn Ubcate en el perodo donde se va a pegar la pliza. Luego selecciona el botn El sistema te preguntar si deseas editar la pliza antes de pegarla, si tu repuesta es "S" se mostrar la ventana de captura de plizas, si tu respuesta es "No" se copiar la pliza tal y como fue registrada y para que no se realice el proceso selecciona el botn "Cancelar". Posteriormente, podrs editar la pliza. .
5.
El proceso que debes llevar a cabo para copiar y pegar varias plizas es el siguiente: 1. Selecciona las plizas que quieres copiar y oprime el botn . Para seleccionar varias plizas consecutivas oprime la tecla Shift + el rat n o flecha abajo/arriba, por el contrario si tu seleccin es aleatoria oprime la tecla "CTRL" y sin dejar de oprimirla, selecciona con ayuda del ratn las p lizas a copiar. Ubcate en el perodo donde se van a pegar las plizas. Luego selecciona el botn El sistema te advierte de que vas a pegar varias plizas, si tu respuesta es "No" se cancela el proceso de copiado y pegado, de lo contrario el sistema comienza el pegado de cada pliza. Si al pegar una pliza est coincide, en nmero de pliza, con otra por estar en el mismo perodo, el nmero de pliza que se le asignar ser el siguiente al ltimo generado, tomando en cuenta el tipo de pliza que se est manejando. 5. Nota Al copiar y pegar una pliza se conservarn las caractersticas con las que fue dada de alta, slo se modificar el nmero de la pliza adquiriendo un nmero consecutivo, es decir, el nmero siguiente a la ltima pliza dada de alta en el catlogo de plizas. Es importante mencionar que el nmero consecutivo que se va asignando a las p lizas es por perodo de trabajo, es decir, en el mismo perodo no se va a poder repetir un nmero; sin embargo en otro perodo de trabajo puede ser posible tener una pliza del mismo tipo y nmero que un perodo anterior o posterior, debido a que esto depende de los nmeros iniciales que especifiques en el perodo, de acuerdo a la opcin que tengas activada ya sea nmero secuencial y/o folio nico (especificado en los parmetros del sistema/ Nmero secuencial y Folio nico). Captura del folio nico de plizas Captura del folio inicial de plizas Si no ests trabajando con la Configuracin "Nmero secuencial" dentro de la captura de plizas, el sistema te permite copiar y pegar una sola pliza y en este caso se abrir el detalle de la misma para que proporciones el folio que le corresponda. Posteriormente, podrs editar las plizas.
2. 3. 4.
Emite una pliza Acceso
l
Desde agregar o modificar una pliza, con el botn
Qu es Puedes emitir (obtener la impresin) de una pliza al momento de darla de alta, modificarla o consultarla. Manejo El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. 2. Desde el catlogo de plizas ejecuta el proceso de Agregar o Modificar pliza. En el detalle de la pliza con el botn copias a imprimir. indica el nombre del formato, por omisin es EMIPZW.FTO, y anota el nmero de
3. 4.
Si se est modificando una pliza, realiza los cambios correspondientes y enseguida emite la pliza con el botn Para el caso de las plizas auditadas tambin podrs emitirlas con el botn .
El formato para la impresin y contenido de este reporte puede ser modificado al editar cualquiera de los archivos: EMIPZDW.FTO EMIPZDW2.FTO, EMIPZDWL.FTO, EMIPZMSA.FTO, EMIPZW.FTO, EMIPZW2.FTO, EMIPZWL.FTO. Para comprender el procedimiento y repercusiones de esto, dirgete al Editor de formatos. Editor de formatos Campos de este proceso Campo Ruta Nombre del formato Descripcin Selecciona el directorio donde se localiza el archivo con el formato para imprimir la pliza. Al momento de seleccionar la ruta donde se encuentre el formato a emplear para la emisin de la pliza se indicar el nombre, en caso de anotar el nombre y no coincidir con la ruta del formato, el sistema enviar un mensaje para que se proporcione correctamente la ruta. Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder emitir la pliza con el formato que deseas.
Nmero de copias Indica el nmero de copias que deseas se emitan de la pliza. Puedes emitir hasta 999 copias. Opciones de impresin Editar formato Permite modificar el formato del reporte para poder imprimir la informacin que te interesa. Si no has indicado desde Aplicaciones asociadas el editor de tu preferencia, el sistema no te permitir editar en ese momento el formato. Aplicaciones Asociadas
Nota Ahora el sistema te permite capturar un concepto por partida mayor a los 30 caracteres, por lo que se te recomienda que antes de imprimir tu pliza verifiques desde Presentacin preliminar cmo quedar tu informacin, ya que de ser necesario tendrs que ajustar los formatos para que obtengas correctamente la informacin impresa. Por ejemplo: Si vas a utilizar el formato Emipzw.fto lo que tendrs que modificar ser la siguiente lnea: Com>>>Inicia la Impresin de la Pliza>>> Encabezado Inicia PAR Si <95>>23 Este nmero es el que tendrs que modificar, su funcin es indicar cuntas partidas se van imprimir por pgina.
La modificacin la podrs efectuar desde la opcin Editar formato. Importante Dependiendo del formato sern las adecuaciones que tendrs que realizar. Problemas / Soluciones PROBLEMAS No imprime la pliza. SOLUCIONES Est apagada la impresora y/o no est definida adecuadamente y/o no est configurada. Para comprobar si la impresora a utilizar est definida adecuadamente, ingresa a la opcin Especificar impresora y comprueba si el dispositivo es el correcto. Especificar impresora
Copiar pliza de otro perodo Acceso
l l
Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, Agregar, con el botn
(Copiar pliza de otro perodo)
Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, Agregar/ Men Edicin, Copiar pliza desde.
Qu es Esta herramienta est diseada para que copies plizas que fueron capturadas en diferentes perodos de tu base de datos. Puedes copiarlas de cualquier perodo excepto las que correspondan al mismo perodo en el que ests ubicado. Las p lizas que copies tendrn como fecha la que corresponda al perodo de trabajo. Manejo de la funcin de copiar pliza de otro perodo. 1. Una vez que se ha ingresado a esta opcin se presentar la siguiente ventana:
2. Selecciona el perodo de donde tomars la pliza a copiar, luego te desplegar la lista de las plizas realizadas en ese perodo. Bastar con darle doble clic o presionar la tecla Enter. La pliza se integrar al catlogo de plizas con el botn
3.
Nota: Slo aquellas personas que tengan activado en el mdulo de Perfiles del usuario la opcin "Copiar pliza de otro perodo", podrn realizar este proceso. Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
Archivo de perodo actual Ests seleccionando el archivo de plizas del mismo perodo en el que te encuentras.
Auditar pliza Acceso
l l
Men Archivos, Plizas, doble clic o enter sobre la pliza a modificar, con el botn Men Edicin, Auditar Pliza, slo si est abierta la pliza que se desea auditar.
Qu es Esta herramienta est diseada para que el contador o auditor verifique las p lizas y las marque como auditadas, para evitar que puedan ser modificadas posteriormente. Manejo
l
Cuando ests modificando la pliza, slo debers seleccionar el botn ubicado en la barra de herramientas, para que la pliza sea auditada. En la consulta de las plizas se indicar en la columna "Auditada" si la pliza se encuentra auditada o no. Si el botn est presionado indica que la pliza ha sido auditada, y slo debe ser modificada por el administrador. Puedes deshabilitar esta opcin para posteriormente modificarla; se recomienda no realizar este proceso posteriormente debido a que se ven afectados los saldos de las cuentas involucradas. Aquellos usuarios que no tengan derechos para modificar una pliza que ya est auditada, el botn correspondiente a esta opcin estar deshabilitado.
Temas relacionados Agregar una pliza Copiar pliza de otro perodo
Filtrar plizas Acceso
l
Men Archivos, Plizas/ Men Ver, opcin Filtrar o F5 Desde la consulta de plizas, oprimir el botn
Qu es Esta funcin te permite ver dentro del catlogo slo las plizas que cumplan con las caractersticas indicadas. Campos especficos de este proceso Campo Tipo de pliza Descripcin Selecciona el tipo de pliza que deseas filtrar, entre las siguientes opciones: Todos (incluir todos los tipos de plizas que existan), Ig (ingresos), Eg (egresos), Dr (diario) y todas aqullas que hayas definido. Puedes indicarle que haga el filtrado para todas o por rango. Si marcaste por rango, selecciona el rango de nmeros de plizas que quieras consultar. Te permite ver en pantalla (filtrar) las plizas registradas en una fecha determinada, selecciona el rango de fechas a considerar. Puedes filtrar las plizas con ms detalle seleccionndolas por medio del atributo que tengan: Contabilizadas.- Son aquellas plizas que ya afectaron en la contabilidad. Este proceso es el que comnmente se conoce como grabar (contabilizar pliza). Una pliza ser contabilizada, cuando en los parmetros del sistema est activado el campo "Contabilizar en lnea", si no est activado dicho campo la pliza se grabar con estatus de No Contabilizada. No contabilizadas.- Este atributo se obtiene cuando el sistema no est trabajando con el parmetro "Contabilizar en lnea", por lo que al grabar la pliza no se contabiliza. Posteriormente podrs contabilizarlas desde el proceso Contabilizacin. Tambin se mostrarn las plizas que sean grabadas como pendientes. Pendientes.- La pliza tiene estatus de pendiente, cuando la pliza es grabada automticamente con la cuenta de cuadre, definida en Parmetros del sistema / Plizas. Para diferenciar una pliza con estatus de Pendiente, desde el catlogo se observar en color rojo. No pendientes.- Son aquellas plizas que al momento de grabarlas, no utilizaron la cuenta de cuadre definida en Parmetros del sistema. Auditadas.- Indica el estado de las plizas que ya estn revisadas por el auditor, y por lo tanto no podrn ser modificadas. No auditadas.- Estado en que donde las plizas todava no han sido revisadas por el auditor de la empresa. Auditar pliza Problema / Solucin PROBLEMAS No aparece desplegada ninguna pliza. SOLUCIONES No localiz el registro que cumpla con las caractersticas que especificaste. Revisa que los campos indicados en el filtro, sean los correctos. Tal vez la p liza que deseas consultar ya fue eliminada.
Plizas Fecha Atributos
Contabiliza una pliza Acceso
l
Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, Agregar con el botn Men Archivos, Plizas modelo, con el botn
Qu es Cuando necesites que una pliza modelo ya sea considerada en tu contabilidad, debes realizar el siguiente proceso: 1. 2. 3. Si tienes configurado el sistema para Contabilizar en lnea, la pliza quedar contabilizada al momento de grabarla; de no ser as, al grabar la pliza sta quedar registrada en el Catlogo de plizas pero no afectar los saldos de las cuentas involucradas hasta que ejecutes el proceso de Contabilizacin. Recomendacin Se recomienda que el nombre de los archivos de plizas contengan la terminaci n .POL; de esta manera te ser fcilmente identificarlos. Adems, si ests manejando varias empresas, ser conveniente que indiques en el nombre de la pliza a cul empresa pertenece; por ejemplo, si ests elaborando la pliza modelo de depreciacin de la empresa 2, el nombre podra ser DEPRE02.POL. Problemas / Soluciones PROBLEMAS La cuenta debe ser de detalle. La cuenta no existe. Desea darla de alta? Es necesario indicar un nmero de departamento. Nmero de departamento invlido. SOLUCIONES Debes escoger y/o anotar un nmero de cuenta que sea nicamente de detalle. Escribiste un nmero diferente de cuenta a los existentes en el catlogo; en caso de contestar afirmativamente, se presentar la ventana de captura del Catlogo de cuentas. Agregar cuentas La cuenta que se afecta est configurada como cuenta departamental, y no se le asign un nmero de departamento al momento de capturar la pliza. Parmetros de plizas El nmero de departamento no ha sido dado de alta. Selecciona del Men Archivos, la opcin Plizas Modelo Modifica una pliza pdelo con el botn Graba la pliza con el botn
El sistema no te permite grabar la La pliza no tiene partidas, ni movimientos, ni nmero de pliza o la suma de los saldos no cuadran. pliza. Tema relacionado Contabilizacin
Plizas modelo Qu es Las plizas modelo son plizas que se graban en un archivo independiente al Catlogo de plizas con la extensin *.POL. De esta forma, podrs acceder posteriormente a este archivo para ajustar algn dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. Tambin las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar plizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido, y que se deben aplicar de forma repetitiva. Debido a los procesos de redondeo en la generacin de plizas modelo, en ocasiones el total de cargos y el total de abonos varan por centavos, en cuyo caso es necesario que ajustes la diferencia manualmente. Temas relacionados Grabar pliza modelo Modificar pliza modelo Enviar plizas modelo por correo Recepcin y Envo de plizas modelo
Recepcin y envo de plizas modelo Acceso
l l
Men Archivos, Plizas Modelo Desde la Barra de herramientas principal con el botn (*)
Qu es Desde este mdulo se podr tener un manejo eficiente de las plizas modelo, de tal forma que puedas consultar las plizas modelo grabadas, as como organizar y/o almacenar las plizas recibidas va correo electrnico y clasificarlas por sistema. Adicionalmente podrs: contabilizarlas, enviarlas va correo electr nico, as como la obtencin de una vista previa del contenido de cada una de las plizas, sin tener que abrirlas. Este mdulo actuar como un visor, es decir, el programa encargado de la recepcin y envo por correo electrnico, ser el predeterminado en tu mquina, como puede ser Microsoft Outlook, etc. Los correos se almacenarn en este mdulo de recepcin y envo, pero tambin los podrs consultar desde tu programa de correo predeterminado. Las plizas modelo que lleguen a Aspel - COI va correo son organizadas y/o clasificadas por sistema, tambin se organizan las que no llegan por correo, observndolas en la lista de todas las plizas puedes clasificarlas por sistema a travs del men flotante. Nota: Se recomienda usar para la recepcin y envo de plizas modelo los programas de correo electrnico Outlook, Outlook 2000 y Outlook Express. Manejo
Todas: En este apartado podrs consultar las plizas modelo que se encuentren grabadas en el directorio de trabajo. Tambin es posible consultar las plizas modelo de otro directorio, siempre y cuando se indique la ruta en el campo "Directorio". Se muestra el detalle de la pliza seleccionada:
l l
Pliza. Nombre de la pliza. Fecha. Fecha en que se gener la pliza.
Por sistema: Los nodos o carpetas que aqu se muestran, representan cada sistema de la lnea Aspel que generan plizas modelo y se muestran con su icono correspondiente, esto con el fin de poder ordenar las plizas por sistema. Si el Asunto del correo se arma slo con el prefijo [ASPM] el sistema lo tomar como si fuera de Aspel - COI y lo clasifica como tal y al momento de recibir un correo
Una vez clasificados, la pliza en la columna Enviado por tomar el nombre de acuerdo al sistema al que se clasifico: Sistema Aspel - SAE Aspel - COI Aspel - NOI Aspel - CAJA Todas ellas deben ir encerradas entre corchetes: [PREFIJO+NOMBREDESISTEMA]USUARIO Al seleccionar alguno de los iconos de los sistemas, se muestran los datos de las plizas como: Pliza. Nombre de la pliza. Enviado por. Sistema por el que fue generada la pliza, asunto del correo electrnico. Cuando la pliza modelo es clasificada por el usuario es decir, no fue recibida por correo electrnico, esta columna se armar con la leyenda ASPM, el nombre del sistema en el que se clasific, ejemplo: "NOI", y el nombre de "Usuario" (el cual indica que fue clasificada por el usuario), quedando de esta forma: [ASPMNOI]USUARIO. Esto con el fin de que puedas diferenciar entre las plizas recibidas va correo electrnico y las que fueron clasificadas por t. Fecha. sta es tomada del servidor de correo de donde se envi la pliza, fecha de envo del correo. Ver: Descripcin de los campos. Notas Cabe mencionar que la clasificacin por sistema se realiza por perodo, es decir, cuando se crea el siguiente perodo de trabajo, todas aquellas plizas que estn clasificadas por sistema no se presentarn en la opcin correspondiente, sino que las podrs encontrar en la opcin Todas. Cuando la pliza no es recibida por correo electrnico pero es clasificada por sistema, la fecha del archivo se tomar como la fecha de envo. Correos nuevos: La funcin principal de este proceso es obtener mediante el correo predeterminado, las plizas enviadas por correo electrnico, esto se realiza de la siguiente manera:
l
Subject o Asunto [ASPMSAE]USUARIO [ASPMCOI]USUARIO [ASPMNOI]USUARIO [ASPMCAJA]USUARIO
El sistema te pedir la contrasea de correo para el usuario configurado, lo que es lo mismo la contrasea para conectarse al servidor de tu empresa y obtener tus correos. Mediante el programa de correo, se obtienen (se bajan), se identifican y se muestran los correos nuevos para Aspel - COI.
La contrasea se solicitar siempre y cuando en el programa de correo predeterminado, as se haya configurado.

l
Observaciones Es importante que tomes en cuenta que se obtendrn todos los correos que se encuentren en el servidor de tu proveedor de Internet (servidor de tu empresa), pero slo podrs consultar desde este mdulo aqullos que en su descripcin o asunto tenga la leyenda ASPMCOI o en su caso ASPMSAE, ASPMNOI o ASPMCAJA, dependiendo del sistema que lo enve. Si el Asunto del correo se arma slo con el prefijo [ASPM] el sistema lo tomar como si fuera de Aspel - COI y lo clasifica como tal. Los correos deben contener un archivo tipo pliza (Pol, etc.) de lo contrario no se bajar, ya que este proceso verifica que el contenido del archivo sea el correcto. Tambin debers tomar en cuenta que si te mandan una pliza modelo por correo y sta es recibida con cualquier programa de correo (Outlook), mientras no sea leda, Aspel - COI la va a detectar como nueva y la mostrar. Los correos tambin podrn ser consultados desde el programa de correo en el que fueron recibidos. Botones del mdulo de plizas modelo Botn Funcin Con este botn podrs agregar una pliza desde el mdulo de plizas modelo.
Este botn sirve para abrir la pliza y poder modificar alguna partida u otra informacin.
Este botn despliega la ventana de captura de la pliza con el fin de contabilizar la pliza, para esto utiliza el botn . Este proceso tambin se podr llevar a cabo oprimiendo doble clic sobre la p liza modelo, o men flotante opcin contabilizar plizas. Con este botn envas por correo electrnico la pliza modelo seleccionada, desplegando el programa de correo predeterminado en tu PC. Indica la direccin del destinatario, asunto y texto del mensaje. Se verifica nuevamente si existen correos nuevos para Aspel - COI. En su caso, se solicitar la contrasea del usuario, para la obtencin de los correos. Recuerda que para que se visualicen los correos deben de tener como asunto la leyenda [ASPM] y deben contener un archivo tipo pliza (*.pol;*.p01;*.p02), de lo contrario no se bajarn, ya que este proceso verifica que el contenido del correo sea el correcto. Ver: Problema / Solucin Campos del mdulo Campos Directorio Selecciona la ruta donde se encuentran los archivos de plizas modelo, aydate con el botn tecla F2. Por omisin, se muestra el directorio con el que ests trabajando en Aspel - COI. Tipos de archivo o con la Descripcin
En este campo se muestra el formato o extensin de las plizas modelo grabadas en Aspel - COI, esta extensin le servir al sistema para filtrar las plizas modelo del directorio especificado. Por omisin se mostrar la extensin *.Pol, para desplegar varios tipos de archivo a la vez, sepralos mediante el punto y coma (;) Ejemplo: *.pol;*.p01;*.p02. Esto te ser de utilidad, cuando las p lizas sean generadas por otro sistema de la lnea Aspel, por ejemplo: Aspel-SAE, ya que los archivos de plizas se generan con extensin P01, P02, dependiendo de la empresa. Si el campo se deja vaco se mostrarn las plizas modelo grabadas en el directorio de trabajo con extensin *.Pol, o bien, las grabadas en la ruta especificada en el campo "Directorio". Si se indica otro tipo de extensin, el sistema te mostrar la lista de los archivos correspondiente, pero al no ser reconocido como una extensin de pliza vlida, es decir *.Pol o en su caso P01., se enviar un mensaje dentro del campo "Concepto" con la siguiente leyenda " Pliza modelo no vlida o daada".
Nota: Es importante mencionar que para aquellos archivos que no sean del formato requerido, las opciones como Contabilizar pliza, Ver notas, Enviar pliza, etc., no estarn disponibles.
Lista de archivos Pliza. En este apartado se en listan todos los archivos filtrados por el tipo de archivo. Por omisin el sistema mostrar todas las plizas modelo con extensin *.Pol encontradas en el directorio seleccionado. Fecha. sta es tomada del servidor de correo de donde se envi la pliza, fecha de envo del correo. Nota: Cuando la pliza no es recibida por correo electrnico la fecha del archivo se tomar como la fecha de envo. Enviado por. Sistema por el que fue generada la pliza, asunto del correo electrnico. Cuando la pliza modelo es clasificada por el usuario, es decir, no fue recibida por correo electrnico, esta columna se armar con la leyenda ASPM, el nombre del sistema en el que es clasificado por ejemplo "NOI", y el nombre de "Usuario" (el cual indica que fue clasificada por el usuario), quedando de esta forma: [ASPMNOI]USUARIO. Slo estar disponible esta columna, para las carpetas o nodos por sistema. Detalle de una pliza modelo Tipo Fecha Concepto Cuenta Departamento Concepto T. Cambio Debe Haber Opciones del men flotante (botn derecho del ratn) Opcin Ver notas Enviar pliza Descripcin Contenido o texto del correo electrnico enviado con el archivo de pliza adjunto. Despliega el correo predeterminado de tu PC o computadora y adjunta el archivo de la pliza a enviarse. Muestra el tipo de pliza; stas pueden ser de ingresos (Ig), egresos (Eg), diario (Dr). etc. Fecha en la que se gener la pliza da/mes/ao. Muestra la razn o descripcin de la pliza. Nmero de cuenta afectada. Nmero del departamento que origin el movimiento. Razn o descripcin por movimiento. Tipo de cambio de la moneda con la que se afect el movimiento. Cantidad que se carg a la cuenta. Cantidad que se abon a la cuenta.
Eliminar de este Elimina la pliza seleccionada. Esta opcin no estar disponible para los archivos que se graben en el sistema directorio de trabajo o en un directorio diferente como plizas modelo; slo para aqullos que hayan sido clasificados por ti o recibidos por correo electrnico. Slo elimina la pliza modelo de la clasificacin del sistema y no fsicamente del directorio donde se gener. Agregar Modificar Con esta opcin despliega la ventana de captura de plizas para agregar una. Esta opcin despliega la ventana de captura de la pliza para modificarla y volver a grabarla con el botn ubicado en dicha ventana de captura. Contabilizar pliza Clasificar como Selecciona esta opcin cuando necesites que una pliza modelo sea considerada en tu contabilidad.
Esta opcin slo estar disponible si ests situado en la opcin de TODAS, de tal forma que te permita clasificar las plizas por sistema. Esta opcin es til para las plizas que fueron generadas en versiones anteriores y se desean especificar bajo un nodo de sistema en especfico.
anteriores y se desean especificar bajo un nodo de sistema en especfico.
Nota Para la correcta visualizacin de la informacin desde este mdulo, debers asegurarte que en cada uno de los sistemas Aspel, estn definidas las cuentas involucradas para la generacin de plizas y correspondan en nmero y descripcin. Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se pudo realizar la conexin. Error al intentar acceder al servidor. No hay correos nuevos para COI. Error durante la lectura del correo Error al querer desplegar el correo predeterminado Temas relacionados Grabar pliza modelo Modificar pliza modelo Contabiliza una pliza SOLUCIONES Indica que el servidor de correo no est disponible o ocurri algn error en la conexin, revisa que el servidor est disponible o bien si no se interrumpi el servicio de Internet. Indica que el servidor de correo no est disponible o ocurri algn error en la conexin, revisa que el servidor est disponible o bien si no se interrumpi el servicio de Internet. Este mensaje est indicando que al descargar todos los correos, no se encontr ningn correo nuevo para Aspel - COI, es decir, no se encontr ningn correo armado con el asunto [ASPM] o en su caso [ASPMNOI], [ASPMCAJA], etc. Este mensaje se despliega cuando por alguna razn el o los correos recibidos por el programa de correo predeterminado estn daados, o bien al momento de su envo, ste no se realiz satisfactoriamente. Es importante que tu correo predeterminado tenga configurado "Usar el correo desde las aplicaciones MAPI" esto dentro de las preferencias del servidor de correos.
Grabar pliza modelo Acceso
l
Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, Agregar o modificar una pliza con la tecla F9 o el Botn Men Plizas modelo, al agregar o modificar una pliza modelo, Botn
Qu es Utiliza esta opcin si no deseas que la pliza sea contabilizada y afecte la contabilidad de tu empresa, o bien, deseas que la pliza sirva de modelo para realizar otras. Manejo Mdulo de Plizas El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. 2. 3. 4. Mdulo Pliza Modelo 1. 2. 3. Nota Cuando se est trabajando sin Contabilizacin en Lnea, con el botn Consulta del Catlogo de plizas se mostrar con el estado sin Contabilizar. la pliza modelo se grabar como una pliza y en la Agrega o modifica una pliza modelo con el botn Anota o modifica la informacin de la pliza modelo. Y graba la pliza modelo con el botn o respectivamente Abre el catlogo de plizas y ejecuta el proceso de Agregar con el botn modificar. Anota o modifica la informacin de la pliza. Graba la pliza con el botn o con la tecla F9. o Men Edicin, opcin agregar o en su caso
Selecciona el directorio y/o subdirectorio donde se grabar la pliza modelo y escribe el nombre del archivo que va a ser creado.
Para poder contabilizar una pliza modelo debers configurar tu sistema para trabajar la Contabilizacin en lnea de lo contrario debers realizar el proceso de Contabilizacin que se encuentra en el men Procesos. Temas relacionados Agregar una pliza Contabiliza una pliza
Enviar pliza modelo por correo Acceso
l
Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, agregar o modificar, con el botn Men Archivos, Plizas modelo, con el botn
Qu es Esta opcin te permite enviar por correo electrnico la pliza consultada o creada. Manejo Antes de enviar la pliza, sta deber ser guardada como una pliza modelo, el sistema te desplegar la ventana correspondiente para guardarla.
Una vez grabada la pliza modelo, el sistema te desplegar la aplicacin de correo predeterminado en tu mquina por ejemplo Microsoft Outlook para el envo de la pliza, indica los datos correspondientes para el envo satisfactorio.
Tambin desde el mdulo de plizas modelo puedes enviar las plizas modelo, por medio del botn Temas relacionados Recepcin y envo de plizas modelo Grabar pliza modelo
Modificar una pliza modelo Acceso
l
Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, Agregar y oprimir el botn Men Archivos, Plizas modelo, doble clic sobre la pliza modelo seleccionada o con el botn
Qu es Puedes modificar las partidas de las plizas modelo. Manejo Mdulo de Plizas El proceso que debes llevar a cabo en el catlogo de plizas es el siguiente: 1. 2. 3. 4. Mdulo de Plizas Modelo El proceso que debes llevar a cabo en el mdulo de plizas modelo es el siguiente: 1. 2. 3. Nota No es posible eliminar una pliza modelo desde el sistema, slo modificar sus datos. Puedes salir del sistema y borrar los archivos de las plizas modelo desde Windows o en DOS. Ver: Grabar pliza modelo Problemas / Soluciones PROBLEMAS La cuenta debe ser de detalle. SOLUCIONES Debes escoger y/o anotar un nmero de cuenta que sea nicamente de detalle. Selecciona la pliza que quieres modificar. Con el botn desplegars el detalle de la pliza modelo para que realices las modificaciones que necesites. guarda la pliza. Carga la pliza modelo con el botn Cambia los campos que desees. Graba la pliza modelo con el botn o con la tecla F9. .
Anota el nombre del archivo de la pliza modelo, selecciona el directorio y/o subdirectorio donde se encuentra el archivo.
Por ltimo con el botn
La cuenta no existe. Escribiste un nmero diferente de cuenta a los existentes en el catlogo; en caso de contestar Desea darla de alta? afirmativamente, se presentar la ventana de captura de Catlogo de cuentas. Agregar cuentas Es necesario indicar un nmero de departamento. Nmero de departamento invlido. El sistema no te permite grabar la pliza. La cuenta que se afecta est configurada como cuenta departamental, y no se le asign un nmero de departamento al momento de capturar la pliza. Agregar una pliza El nmero de departamento no ha sido dado de alta.
Alguno de los campos o partidas se encuentran incompletos.
El archivo ya existe Deseas sobreescribirlo? Ya tienes grabada una pliza con el mismo nombre de archivo. Si contestas afirmativamente, los datos sern actualizados en el archivo que ya est creado. En caso de ser negativa tu respuesta, regresars a la ventana de agregar plizas y debers volver a realizar el procedimiento de grabar la pliza modelo con otro nombre de archivo.
Conceptos de plizas Acceso
l
Men Archivos, Conceptos de plizas.
Qu es Este catlogo te permite dar de alta y modificar los conceptos, descripciones o razones que se utilizan para identificar una pliza y/o los diferentes movimientos realizados en sta. Para agregar un concepto de pliza al catlogo utiliza del botn esta ventana. Nota Al momento de dar de alta o modificar una pliza, desde el campo "Concepto" podrs desplegar el catlogo, y seleccionar aqul con el que se grabar la p liza; adems desde estos procesos podrs dar de alta conceptos mediante el botn Botones de la ventana Botones Descripcin Permite Agregar un concepto de pliza. . y con el botn para modificar el concepto que diste de alta en
Este botn te permite Modificar el concepto de pliza.
Este botn te permite generar el Reporte de conceptos de pliza, para el manejo del botn consulta el siguiente tema Impresin Permite realizar una bsqueda por descripcin o clave.
Muestra la vista previa del reporte antes de que lo enves a imprimir. Presentacin preliminar avanzada Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet.
Exporta las consultas a formato Palm
Enva y publica en tu espacio de Hospedaje en internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Temas relacionados Agregar conceptos de plizas Modificar concepto de pliza Reporte de conceptos de plizas
Agregar conceptos de plizas Acceso
l
Men Archivos, Conceptos de plizas/ Men Edicin, Agregar o Alt + Ins Desde el catlogo de Conceptos de plizas, con el botn Dentro de la captura de pliza, con el botn
Qu es Esta opcin permite dar de alta los diferentes conceptos de plizas que se utilizarn dentro de la captura de plizas. Estos conceptos podrn ser utilizados desde el catlogo de plizas/ Agregar pliza y/o Modificar, dentro del campo Concepto. Campos especficos de este proceso Campo Concepto No. Nombre del Concepto Nota Podrs agregar conceptos al catlogo desde el alta o modificacin de la p liza, con el botn Temas relacionados Conceptos de plizas Modificar conceptos de plizas Reporte de conceptos de plizas . Descripcin El sistema automticamente le asigna un nmero secuencial al concepto que vas a dar de alta, por lo que este campo es nicamente informativo. Debes anotar el nombre o descripcin del concepto.
Modificar un concepto de pliza Acceso
l
Men Archivos, Conceptos de plizas/ Men Edicin, Modificar o Alt + BkSp Desde el catlogo de Conceptos de plizas, con el botn Desde el catlogo de Conceptos de plizas, doble clic o Enter sobre el registro a modificar.
l l
Qu es Con esta opcin puedes modificar la descripcin de cualquiera de tus conceptos. Campos especficos Campo Concepto No. Nombre del concepto NOTA: No se pueden eliminar (dar de baja) Conceptos de plizas; nicamente podrs cambiar los datos asignados. Temas relacionados Conceptos de plizas Agregar conceptos de plizas Reporte de conceptos de plizas Descripcin Campo informativo. Puedes cambiar el nombre o descripcin del concepto de acuerdo a tus necesidades.
Buscar un concepto de pliza Manejo La bsqueda en el catlogo de conceptos de plizas tiene dos formas: Bsqueda de registros por columna Qu es Para realizar esta bsqueda debers colocarte sobre un registro de la columna que contenga la informacin a buscar, es decir, Descripcin o clave. Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una bsqueda para el concepto Pago de nmina. Coloca el ratn sobre la columna de Descripcin y comienza a escribir la palabra, el sistema comenzar a buscar el registro de acuerdo a la posicin de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que ests buscando.

l
Men Archivos, Conceptos de plizas, Men Ver, Buscar o F3 Dentro del catlogo, oprimir el botn
Qu es
Tambin puedes realizar una bsqueda por medio del botn que requieras encontrar.
, donde saldr una ventana para que puedas escribir la informacin
Para ms informacin de esta ventana consulta el siguiente tema: Buscar
Reporte de conceptos de plizas Acceso
l
Catlogo de Conceptos de plizas/ Men Archivos, Imprimir Catlogo de Conceptos de plizas, oprimir el botn
Qu es Este reporte incluye los conceptos registrados en el catlogo. La informacin que te ofrece es la siguiente:
l l l l l l
Nombre de la empresa Ttulo del reporte Fecha del reporte Clave Descripcin del concepto Total de registros impresos
Problemas / Soluciones PROBLEMAS No hay conceptos registrados. SOLUCIONES No tienes ningn concepto registrado, es decir no se han dado de alta.
No puedes imprimir el No est configurada tu impresora y/o est apagada. Para mayor informacin, dirgete al manual de reporte. tu impresora o de la red que utilizarn en tu empresa. Temas relacionados Agregar conceptos de plizas Modificar concepto de pliza
Catlogo de Activos Acceso
l
Men Archivos, Activos Desde la Barra de herramientas con el botn (*)
Qu es
l l
Con este catlogo el sistema te permitir administrar mejor tus activos, proporcionndote informacin contable y fiscal. El catlogo de activos es la consulta en donde estn registrados todos los activos de la empresa; los datos indicados en cada activo sern los que se consideren para realizar clculos como la depreciacin, revaluacin, clculo del impuesto al activo, etc. Personaliza tu consulta
Ventana del catlogo de activos

l l l l l
Dentro de la ventana de consulta se muestra la informacin tanto de activos como de los tipos de activos. Si te colocas en la parte de activos, podrs realizar los procesos que te muestra la barra de herramientas y el men flotante. Se podrn registrar y consultar informacin de Mantenimiento y Seguro de los activos dados de alta. Adems puedes dar de baja contablemente a los activos. Podrs ordenar de forma ascendente o descendente por columna, adems de realizar una bsqueda rpida por columna de la informacin. Personaliza tu consulta Configurar columnas
Para esta versin no se podr realizar el copiado especial con vnculos, pero ahora se tienen los procesos de Copiado y Exportacin a formatos como Excel, Paradox, etc., para que puedas manipular tu informacin.
Nota Podrs personalizar la informacin que mostrar la consulta; la informacin que podrs aadir o eliminar es: Activos Mantenimiento Seguros Dentro de este catlogo puedes realizar las siguientes operaciones: Botones Descripcin
Te permite Agregar un activo.
Este botn te permite Modificar un activo en el sistema.
Permite Dar de baja un activo en el sistema.
Imprime la consulta de activos. Con este botn podrs visualizar la Presentacin preliminar del reporte del catlogo de activos; podrs modificar la presentacin del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la informacin hacia otras aplicaciones.
Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en internet.
Enva y publica en tu espacio de Hospedaje en internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm
Podrs Dar de baja el activo en tu contabilidad. Temas relacionados Agregar un activo Modificar un activo Baja Contable de una activo Eliminar un activo Busca activo Filtra activo
Agregar un activo Acceso
l
Men Archivos, Activos/ Men Edicin, Agregar o Alt + Ins Desde la consulta de activos, oprimir el botn
Qu es Esta funcin agrega nuevos Activos al catlogo, recopilando todos los datos del mismo para su posterior procesamiento. Para dar de alta un activo, el proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. 2. 3. Campos de la carpeta "Generales" Campo Clave del activo Descripcin Debers anotar la clave del activo fijo, ya que este dato es importante para la identificacin del mismo. Presionando la tecla F2 o el botn en este campo, podrs ver las claves de los activos ya existentes y realizar una bsqueda de los mismos. Tecla de ayuda F2 Descripcin Fecha de adquisicin Puedes anotar la descripcin genrica del activo fijo (marca, modelo, etc.). Debers capturar la fecha en la que adquiriste el activo fijo. Es importante porque indicar la fecha del INPC a utilizar en el clculo del factor de actualizacin. Con la tecla F2 o el botn calendario para elegir la fecha de adquisicin. Anota el valor original del activo. Mediante la tecla F2, o con el botn Calculadora se desplegar el Abre el catlogo que se indica y ejecuta el proceso de Agregar. Anota la informacin solicitada en los campos. Graba el activo con el botn Aceptar.
Monto original
despliega la calculadora.
% Vida til remanente
Puedes cambiar el porcentaje de vida til del activo fijo. Si el activo es nuevo su vida til ser al 100%. Mediante la tecla F2, o con el botn despliega la calculadora.
Valor de mercado El sistema anotar de manera automtica el mismo valor que colocaste en el campo del monto original; puedes cambiarlo de acuerdo al valor que realmente tiene en el mercado. Mediante la tecla F2 o con el botn Tipo de activo y descripcin despliega la calculadora.
Anota o selecciona el tipo de activo al cual pertenecer el nuevo activo. Puedes ver la lista de los tipos de activo existentes si presionas la tecla F2 o con el botn descripcin adems de poder realizar una bsqueda. Manejo de tipos de activos . Al seleccionar el tipo de activo vers su
Moneda Localizacin Departamento
Este es un campo informativo que muestra la moneda que se encuentra asociada al tipo de activo que seleccionaste. Puedes anotar el lugar fsico donde se encontrar el activo fijo. Selecciona de la lista desplegable el departamento al que pertenecer el activo fijo. Mediante la tecla F2 o con el botn despliega la lista de los activos dados de alta, adems de poder realizar una } y busque el
bsqueda escribiendo el nombre en el campo para que al hacer clic sobre el botn { nombre escrito. Tecla de ayuda F2 N Serie
Aqu podrs registrar el nmero de serie del activo fijo para poder llevar un control de inventarios. Reporte de tipos de activos
Nota
Es importante que evales con cuidado la definicin de las claves de tus activos, ya que no podrn ser modificadas posteriormente. La nica manera de cambiar una clave es eliminando el activo y volver a realizar el proceso de agregar un activo fijo. Campos de la carpeta "Depreciacin Contable" Campo Fecha de inicio depreciacin Descripcin Debers capturar la fecha en la que se empezar a depreciar el activo fijo. Por defecto el sistema sugiere el siguiente mes al de la fecha de adquisicin. Mediante la tecla F2, o con el botn despliega el calendario. Anota el porcentaje anual de la depreciacin del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de depreciacin, pues es la que se utilizar para los clculos correspondientes. El sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de activo. Mediante la tecla F2, o con el botn Depreciacin acumulada ltimo cierre Mtodos de depreciacin despliega la calculadora.
Tasa de depreciacin
Anota el monto de depreciacin acumulada al 31 de diciembre del ejercicio anterior, es decir al ltimo cierre. Mediante la tecla F2 o con el botn despliega la calculadora.
Selecciona el tipo de depreciacin que deseas aplicar al nuevo activo (Lnea recta, Doble saldo declinante, Suma de aos dgitos). Depreciacin
Reporte de Deduccin inmediata Campos de la carpeta "Depreciacin fiscal" Saldos para el clculo de la depreciacin Campo Mtodos depreciacin Fecha de inicio depreciacin Descripcin Campo Informativo, para la depreciacin fiscal, siempre se usar el mtodo de lnea recta. Depreciacin Debers capturar la fecha en la que se empezar a depreciar el activo fijo.
Tasa de Anota el porcentaje anual de la depreciacin del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de depreciacin fiscal depreciacin, pues es la que se utilizar para los clculos correspondientes. El sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de activo. Deduccin inmediata Depreciacin acumulada ltimo cierre Monto mximo deducible Debers indicar si al activo fijo que ests dando de alta se le aplicar una deduccin inmediata o no. Anota la depreciacin acumulada al ltimo cierre del ejercicio.
Anota el monto tope mximo permitido para la depreciacin del activo fijo.
Nota Si est activa la opcin de Deduccin inmediata, la fecha de inicio de depreciacin fiscal determinar la fecha de aplicacin de la deduccin, y el porcentaje de depreciacin fiscal corresponder al porcentaje de deduccin inmediata. Campos de la carpeta "Moneda extranjera" Esta carpeta se mostrar dentro de esta opcin, si est activado el parmetro "Trabajar con monedas extranjeras", definido en los parmetros del sistema. Campo Descripcin
Valor del activo en El sistema te proporciona el monto o valor original del activo en relacin con el tipo de moneda correspondiente. Tipo de cambio Anota el tipo de cambio al cual compraste el activo. El sistema te proporcionar el tipo de cambio para
actual el primer da del mes en que ests trabajando de la moneda definida en el tipo de activo, si no existe un tipo de cambio almacenado para esa fecha, se propone por omisin el valor 1. Nota: Mediante el botn o presionando la tecla F2, se despliega la ventana del Histrico de tipos de cambio, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se registrar el activo. Al presentarse el histrico se presentar la primera moneda registrada en el catlogo de monedas, en el primer da del mes de trabajo y con el tipo de cambio almacenado para ese da. Podrs cambiarte de moneda sin ninguna restriccin y podrs usar el valor registrado para cualquier moneda. Histrico de tipos de cambio Campos de la carpeta "Mantenimiento y Seguro" En esta carpeta podrs capturar los datos de la pliza de seguro del activo en cuestin. Los datos se mostrarn en la ventana de la consulta de activos. Campo Pliza de seguro Compaa aseguradora Agente de seguro Tel. siniestro Tipo cobertura Monto asegurado Prima total Deducible Vigencia ltimo mantenimiento Costo mantenimiento Perodo mantenimiento (mes) Prx. mantenimiento Definicin "Carpeta de observaciones" Puedes guardar observaciones y/o comentarios del detalle del activo. Nota Estos datos los podrs consultar en la ventana principal del catlogo de activos en las pestaas Mantenimiento y Seguro de la consulta. Podrs personalizar la informacin que mostrar la consulta; la informacin que podrs aadir o eliminar es: Pestaa Mantenimiento
l l
Descripcin Escribe la clave de pliza de seguro del activo que se est dando de alta, esta puede contener nmeros y letras. Teclea el nombre de la compaa aseguradora de la pliza que pertenece el activo.
Escribe el nombre del representante de la compaa aseguradora. En caso de siniestro se deber llamar a este telfono para reportar el caso. La cobertura depender de la pliza por el que fue asegurado el activo. Debers poner el importe o cantidad que la aseguradora se obliga a pagar en el contrato de seguro en caso de que se produzca el siniestro. Indica la aportacin econmica que hace el asegurado a la compaa de seguros como pago para que sta cubra el riesgo amparado por el seguro contratado. Indica la cantidad proporcional que deber pagar el asegurado por los daos del siniestro de acuerdo al tipo de cobertura que se tenga. Teclea la fecha de vigencia del seguro. Indica la ltima fecha de mantenimiento que se le dio al activo. Indica el monto por el ltimo mantenimiento que se le dio al activo.
Indica el perodo dentro del cual se le debe dar mantenimiento al activo, por ejemplo: cada 2 meses, 6 meses, etc.
Fecha en la cual se debe de realizar el mantenimiento al activo. Esta fecha se muestra automticamente al indicar el perodo de mantenimiento.
Pestaa Seguro
l l
Clave del activo Descripcin
Clave del activo Depreciacin
l l l l l l l l
Fecha de adquisicin Valor de marcado Estado Nmero de serie Prximo mantenimiento ltimo mantenimiento Periodicidad del mantenimiento Costo del mantenimiento
l l l l l l l l l l l l l
Monto original MN Monto original ME Depreciacin acumulada fiscal Nmero de pliza Aseguradora Nmero de pliza Agente de seguros Telfono de siniestros Cobertura Monto asegurado Prima total Deducible Vigencia pliza
Pliza de registro de Activos

l
Cuando se Cancela el proceso de Agregar activos, el sistema sugiere una pliza por la compra de activos; si la grabas, se afectarn contablemente los saldos de las cuentas que hayas ocupado en la pliza, si est activado el Parmetro del sistema/ Contabilizacin en lnea. Si deseas una pliza por activo, cada vez que termines de capturar los datos de alguno, elige Cancelar y el sistema sugerir la pliza para ese activo. En cambio, si deseas una pliza para registrar todos los activos recin capturados, elige Aceptar despus de cada activo y cuando termines indica Cancelar; la pliza sugerida incluir los montos de todos los activos. La pliza est desglosada por activo, por departamento y por tipo de moneda del activo.
Problemas / Soluciones PROBLEMAS El activo ya existe. El sistema no te permite grabar el activo fijo. SOLUCIONES Anotaste una clave de activo ya existente; teclea una clave diferente. No indicaste el tipo de activo, el porcentaje de depreciacin es cero o la fecha de adquisicin es incorrecta.
Deseas crear la pliza de En caso de ser tu respuesta afirmativa, el sistema te mostrar una ventana de captura de registro de activos? pliza. En caso de ser negativa, el sistema te mostrar un recordatorio para que crees la pliza de alta del activo. Agregar una plizas Temas relacionados Modificar un activo Parmetros del sistema Contabilizacin Eliminar un activo Baja Contable de un activo
Buscar activos La bsqueda de activos en el catlogo tiene dos formas: Bsqueda de registros por columna Qu es Para realizar esta bsqueda debers colocarte sobre un registro de la columna que contenga la informacin a buscar, es decir, Clave del Activo, Descripcin, Monto Original, etc., dependiendo de las columnas que se tengan configuradas y enseguida teclear el primer carcter del registro buscado. Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una bsqueda por Descripcin, el activo cuaderno profesional cuadrado. Coloca el ratn sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripcin comienza a escribir la palabra, el sistema comenzar a buscar el registro de acuerdo a la posicin de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que ests buscando.

l
Men Archivos, Catlogo de activos/ Men Ver, Buscar o F3 Dentro del catlogo, oprimir el botn
Qu es Tambin puedes realizar una bsqueda por medio del botn que requieras encontrar. Buscar Nota Esta bsqueda funciona de la misma manera para los catlogos de Mantenimiento y Seguro de los activos, ya que se encuentran en la misma consulta de activos. , donde saldr una ventana para que puedas escribir la informacin
Temas relacionados Agregar un activo Modificar un activo Baja Contable de una activo Eliminar un activo
Filtra activos Acceso
l
Men Archivos, Activos/ Men Ver, Filtrar o F5 o con el botn Desde la consulta de Activos fijos, oprimir el botn Men Archivos/ Depreciacin/ Men Ver, Filtrar o F5 o con el botn Men Archivos, Revaluacin/ Men Ver, Filtrar o F5 o con el botn
Qu es Esta funcin te permite ver dentro del catlogo slo los activos que cumplan con las caractersticas indicadas. Esta filtro servir tambin para la Depreciacin y Revaluacin de los activos, ya que se encuentran en la misma consulta de activos y no vara el modo de bsqueda. Campos de este proceso Campo Clave Descripcin Anota un rango de claves de los Activos, desde el primero que quieres ver en la consulta hasta el ltimo. Tambin puedes elegir las claves de tu catlogo con la tecla F2 o con el botn Tecla de ayuda F2 Fecha adquisicin .
Indica el rango de fechas de adquisicin que debern tener los activos que se visualizarn en la consulta. Puedes ayudarte del botn que quieres consultar. o la tecla F2 para desplegar el calendario e indicar la fecha
Tipo de activo
Anota el tipo de activo al cual pertenecen los Activos que deseas que aparezcan en tu seleccin. Puedes ayudarte del botn catlogo de tipos de activo. Tecla de ayuda F2 o la tecla F2 para desplegar los tipos de activos dados de alta en el
Localizacin Con Deduccin inmediata Baja contable del activo. Departamento Monto original Incluye
Anota el lugar fsico donde se encuentran los Activos a consultar. Selecciona si los Activos que ests buscando tienen una deduccin inmediata o no. Aqu podrs especificar si deseas consultar nicamente los activos dados de baja.
Podrs indicar si se seleccionan los activos por el departamento al que pertenecen o no. Podrs seleccionar los activos por su monto original; indica el monto que se tomar como referencia. Elige que incluyan los activos que cumplan con las condiciones: No importa, Mayor que, Menor que, Igual que, Mayor igual que, Menor igual que, Diferente de.
En la consulta no Verifica el filtro, ya que indicaste opciones o rangos que no coinciden con ninguna de las aparecen los activos caractersticas de tus activos. que deberan.
Modificar un activo Acceso
l l
Men Archivos, Activos (posicionarse en el activo a cambiar)/ Men Edicin Ventana de consulta de Activos, doble clic sobre el registro o Enter o Alt + BkSp Ventana de consulta de Activos, posicionarse en el registro, oprimir el botn
Qu es Esta funcin te permite realizar cambios a los datos de los activos, capturados anteriormente. El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. 2. 3. Campos de la carpeta "Generales" Campo Clave del activo Descripcin Fecha de adquisicin Monto Original % de vida til remanente Valor de Mercado Tipo de activo y descripcin Descripcin Este campo es informativo, as que la clave del activo no podr ser modificada. Puedes cambiar la descripcin genrica del activo fijo. Puedes cambiar la fecha de adquisicin; sta puede ser de perodos anteriores o posteriores. Abre la consulta de activos. Cambia la informacin de los campos que requieras. Graba el activo con el botn Aceptar.
Aqu podrs cambiar el monto asignado originalmente al activo fijo. Puedes cambiar el porcentaje de vida til del activo fijo.
El sistema anotar de manera automtica el mismo valor que colocaste en el campo del monto original; puedes cambiarlo de acuerdo al valor que realmente tiene en el mercado. Puedes cambiar el tipo de activo al cual pertenecer el activo. Podrs ver la lista de los tipos de activo existentes si presionas F2. Al seleccionar el tipo de activo vers su descripcin. Tecla de ayuda F2 Catlogo de Tipos de activos Este es un campo informativo que muestra la moneda que se encuentra asociada al tipo de activo que seleccionaste. Puedes cambiar el lugar fsico donde se encontrar el activo fijo. Selecciona de la lista desplegable el departamento al que pertenecer el activo fijo. Aqu podrs registrar el nmero de serie del activo fijo para poder llevar un control de inventarios. Reporte de Inventario de activos fijos
Moneda Localizacin Departamento N Serie
Notas
l l
Si quieres cambiar la Clave del activo, slo ser posible hacerlo eliminando el activo y volvindolo a dar de alta. Si cambias la fecha de adquisicin, debers actualizar debidamente el monto de depreciacin acumulada, para que ste sea congruente con el inicio de depreciacin.
Campos de la carpeta "Depreciacin Contable" Campo Fecha de inicio Descripcin Anota la nueva fecha en la que se empezar a depreciar el activo fijo. La fecha de inicio de depreciacin que
depreciacin Tasa de depreciacin Depreciacin acumulada ltimo cierre sugiere el sistema es el primer da del siguiente mes de la fecha de adquisicin. Anota el nuevo porcentaje anual de la depreciacin del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de depreciacin, pues es la que se utilizar para los clculos correspondientes. Anota la depreciacin acumulada hasta el ltimo ejercicio fiscal.
Mtodos de depreciacin Selecciona el tipo de depreciacin que deseas aplicar al activo (Lnea recta, Doble saldo declinante, Suma de aos dgitos). Depreciacin Repercusiones
l
Si por un error cometido necesitas cambiar el porcentaje de depreciacin, asegrate de actualizar tambin el monto de depreciacin acumulada.
Campos de la carpeta "Depreciacin fiscal" Campo Descripcin
Saldos para el clculo de la depreciacin Mtodo de depreciacin Fecha de inicio de depreciacin Campo informativo, siempre ser lnea recta. Depreciacin Debers capturar la fecha en la que se empezar a depreciar el activo fijo.
Tasa de Anota el porcentaje anual de la depreciacin del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de depreciacin fiscal depreciacin, pues es la que se utilizar para los clculos correspondientes. El sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de activo. Deduccin inmediata Depreciacin acumulada. Monto mximo deducible Repercusiones
l
Debers indicar si al activo fijo que ests modificando se le aplicar una deduccin inmediata o no. Anota la depreciacin acumulada hasta el ltimo cierre del ejercicio.
Anota el mximo permitido para la depreciacin del activo fijo.
Si por un error cometido necesitas cambiar el porcentaje de depreciacin, asegrate de actualizar tambin el monto de depreciacin acumulada.
Campos de la carpeta "Moneda extranjera" Campo Valor del activo en Tipo de cambio actual Descripcin El sistema proporciona el monto o valor original del activo expresado en la moneda indicada en el tipo de activo. Anota el tipo de cambio del activo a modificar. Nota: Mediante el botn o presionando la tecla F2, se despliega la ventana del Histrico de tipos de cambio, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se modificar el activo. Al presentarse el histrico se presentar la primera moneda registrada en el catlogo de monedas, en el primer da del mes de trabajo y con el tipo de cambio almacenado para ese da. Podrs cambiarte de moneda sin ninguna restriccin y podrs usar el valor registrado para cualquier moneda. Histrico de tipos de cambio
Campos de la carpeta "Mantenimiento y Seguro" En esta carpeta podrs capturar los datos de la pliza de seguro del activo en cuestin. Los datos se mostrarn en la ventana de la consulta de activos.
Campo Pliza de seguro Compaa aseguradora Agente de seguro Descripcin Escribe la clave de pliza de seguro del activo que se est dando de alta, esta puede contener nmeros y letras. Teclea el nombre de la compaa aseguradora de la pliza que a la que pertenece el activo.
Se consideran agentes de seguros las personas fsicas o morales que intervienen en la contratacin del seguros mediante el intercambio de propuestas y aceptaciones, y en el asesoramiento para celebrarlos, para conservarlos o modificarlos, segn la mejor conveniencia de los contratantes. En caso de siniestro se deber llamar a este telfono para reportar el caso. La cobertura depender de la pliza por el que fue asegurado el activo. Debers poner el importe o cantidad que la aseguradora se obliga a pagar en el contrato de seguro en caso de que se produzca el siniestro. Indica la aportacin econmica que hace el asegurado a la compaa de seguros como pago para que sta cubra el riesgo amparado por el seguro contratado. Indica la cantidad proporcional que deber pagar el asegurado por los daos del siniestro de acuerdo al tipo de cobertura que se tenga. Teclea la fecha de vigencia del seguro. Indica la ltima fecha de mantenimiento que se le dio al activo. Indica el monto por el ltimo mantenimiento que se le dio al activo.
Tel. siniestro Tipo cobertura Monto asegurado Prima total Deducible Vigencia ltimo mantenimiento Costo mantenimiento Perodo mantenimiento (mes) Prx. mantenimiento
Indica el perodo dentro del cual se le debe dar mantenimiento al activo, por ejemplo: cada 2 meses, 6 meses, etc.
Fecha en la cual se debe de realiza el mantenimiento al activo. Esta fecha se muestra automticamente al indicar el perodo de mantenimiento.
El sistema no te permite grabar el activo fijo No indicaste el Tipo de activo, el porcentaje de depreciacin es cero y/o la Fecha de modificado. adquisicin es incorrecta. Temas relacionados Agregar un activo Baja Contable de una activo Eliminar un activo
Baja Contable de un Activo Acceso
l l
Men Archivos, Activos, Elegir el activo a dar de baja, oprimir el botn Ventana de consulta de activos/ Men Edicin, Baja contable del activo o Alt +Del
Qu es Con esta opcin se indica que el activo fue vendido, robado o perdido, por lo cual debe ser eliminado contablemente. El sistema te preguntar si deseas dar de baja el activo, a continuacin de contestar afirmativamente te mostrar el detalle del activo y luego la fecha de baja del activo. Repercusiones
l
Despus de dar de baja un activo, el sistema sugiere elaborar la pliza que corresponde a la baja, con la que se afectarn los saldos de las cuentas que estn involucradas. Cuando se da de baja un activo, el sistema incluye en las consultas y reportes de depreciacin el total del remanente por depreciar del activo a valor histrico. Los activos dados de baja seguirn apareciendo en el catlogo de activos, pero con status de baja. Al dar de baja un activo las cuentas que se afectarn sern: Cuentas de acuerdo al tipo de activo al que pertenece, Cuenta de depreciacin del activo y cuentas en ventas de activo fijo.
l l
Ejemplo: Se dio de baja al Activo A001 Hojas Blancas 100H que pertenece al tipo de activo Equipo de oficina, con valor de 50.00. Se gener una pliza por la baja contable del activo, por lo tanto en el catlogo de cuentas se afectaron las cuentas: En VENTA DE ACTIVO FIJO en el debe con 50.00 y en la cuenta de EQUIPO DE OFICINA en el haber 50.00, al depreciarse, en el debe se afecta la cuenta de DEPRECIACIN DE MOBILIARIO Y EQ. DE OFNA con el monto de depreciacin acumulada hasta la fecha de baja y la cuenta EN VENTAS DEL ACTIVO FIJO con la cantidad restante a depreciar, as en el haber EQUIPO DE OFICINA la cantidad no vari. Con depreciacin CUENTA CONCEPTO DEBE HABER 49.58
7200-001-000 EN VENTAS DE ACTIVO FIJO
1252-000-000 DEPRECIACIN DE MOBILIARIO Y EQ. DE OFNA 0.42 1245-000-000 EQUIPO DE OFICINA Sin depreciacin CUENTA CONCEPTO DEBE HABER 50.00 0.0 50.00 50.00
7200-001-000 EN VENTAS DE ACTIVO FIJO
1252-000-000 DEPRECIACIN DE MOBILIARIO Y EQ. DE OFNA 1245-000-000 EQUIPO DE OFICINA Nota
Si la baja del activo fue por venta, el sistema asume que se facturar, y que contabilizars adecuadamente la pliza de dicha venta por separado. Por otro lado, cuando al crear el siguiente perodo el sistema detecta que se est creando el primer perodo de un nuevo Ejercicio Fiscal (por ejemplo, que desde Diciembre de 2004 se haga la creacin de Enero de 2005, el sistema elimina del Catlogo de activos aquellos con Status de Baja. Problemas / Soluciones
Problemas / Soluciones PROBLEMAS Deseas dar de baja el Activo? Temas relacionados Agregar un activo Modificar un activo Eliminar un activo SOLUCIONES El sistema quiere que confirmes si de verdad quieres dar de baja el activo. En caso de ser afirmativa tu respuesta, el sistema te mostrar el detalle del activo, la ventana de captura de fecha de baja contable del activo y la pliza de la respectiva baja del activo.
Eliminar un activo Acceso
l
Men Archivos, Activos, seleccionar el activo a dar de baja/ Men Edicin, Eliminar o Alt + Supr. Desde la consulta de activos, elegir el activo a eliminar y oprimir el botn
Qu es
l
Esta funcin te permite eliminar por completo el activo del catlogo, por lo que si quieres volver a agregarlo, debers teclear sus datos nuevamente. Esta opcin se utiliza para corregir errores, y no para el caso de ventas, prdida o robo de activos, para los cuales se debe utilizar la opcin de Baja contable de un activo fijo.
Baja Contable de un activo Nota Al seleccionar este proceso, el sistema te mostrar todos los datos del activo a eliminar, pero stos no se podrn modificar. Si eliminas un activo no podrs recuperarlo ni consultar informacin referente a l. Problemas / Soluciones PROBLEMAS Ests seguro que deseas eliminar el Activo, "clave del activo"? Temas relacionados Agregar un activo Modificar un activo Baja Contable de una activo SOLUCIONES El sistema pide que confirmes si de verdad quieres eliminar el activo. En caso de ser afirmativa tu respuesta, el sistema desaparecer el activo del catlogo.
Tipos de activos Acceso
l l
Men Archivos, Tipos de activos Desde la Barra de herramientas botn (*)
Qu es
l
Los Tipos de activos se definen para agrupar a los activos que, por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuanto a depreciacin y revaluacin. Los datos definidos en los tipos de activos sern los que el sistema sugiera al dar de alta los activos.
Ventana del catlogo de Tipos de activos Dentro del catlogo de tipos de activos, podrs observar un listado de los tipos de activos existentes con su nmero, descripcin, tasa de depreciacin, mtodo de depreciacin y monto mximo deducible.
Nota No podrs eliminar los tipos de activos. Slo podrs realizar modificaciones de los campos que los definen, con excepcin del nmero de tipo de activo, el cual es asignado secuencialmente por el sistema. Dentro de este catlogo puedes realizar diversas operaciones. Botones Descripcin Te permite Agregar un tipo de activo.
Este botn te permite Modificar la informacin del activo menos su clave.
Imprime la consulta de tipos de activos. Con este botn podrs visualizar la Presentacin preliminar del reporte del catlogo de tipos de activos; podrs modificar la presentacin del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en internet.
Enva y publica en tu espacio de Hospedaje en internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm
Temas relacionados Agregar un tipo de activo fijo Modificar un tipo de activo fijo Reporte de tipos de activos
Agregar un tipo de activo Acceso
l
Men Archivos, Tipos de activos/ Men Edicin, Agregar o Alt + Insert. Desde el Catlogo de Tipos de activos, con el botn Men Archivos, Activos, en la parte de tipos de activos, botn
Qu es Esta funcin te permite dar de alta los diferentes tipos de activos que agruparn a su vez a los activos que se utilizarn en tu contabilidad. El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. 2. 3. Nota El sistema te da por omisin los tipos de activos ms comunes (equipo de oficina, equipo de cmputo, equipo de transporte y edificios), pudiendo dar de alta todos los que t necesites. Los datos que captures en el tipo de activo, son los que el sistema sugerir al dar de alta los activos que sean de ese tipo. Campos de este proceso Campo Nmero de tipo de activo Descripcin Tasa contable Tasa fiscal Mximo deducible Mtodo de depreciacin proyectada Descripcin Campo informativo. El sistema asignar el nmero en forma secuencial por cada tipo de activo que des de alta. Debes anotar una descripcin genrica del tipo de activo, con la cual te ser fcil identificar el tipo de activo (p.e., Equipo de Oficina, Equipo de Computo, etc.). Debes anotar el porcentaje de deduccin contable anual para el tipo de activo que ests dando de alta. Debes anotar el porcentaje de deduccin fiscal anual para el tipo de activo que des de alta. Debers anotar la cantidad mxima que se puede deducir el activo, independientemente de los aos que tarde en depreciarse. Selecciona el tipo de depreciacin que deseas aplicar al nuevo tipo de activo (Lnea recta, Doble saldo declinante, Suma de aos dgitos). El mtodo de depreciacin indicado en este campo slo se usar en el reporte de proyeccin de depreciacin, y no significa que los activos de este tipo se van a depreciar por este mtodo, ya que el mtodo utilizado, para los clculos, se tomar del definido dentro de Catlogo de Activos / Agregar Activo. Cuando des de alta un activo, al relacionarlo con un tipo de activo, se sugerir el mtodo de depreciacin especificado en este campo. Agregar un activo Depreciacin Reporte de proyeccin de la depreciacin % de Depr. proyectada Moneda Anota el porcentaje de depreciacin que creas necesario para el nuevo tipo de activo; generalmente se proyecta el porcentaje de depreciacin anual establecido en la ley del ISR. Te permite asociar una moneda determinada para cada uno de los tipos de activos. Este campo estar activado si el sistema est configurado para El manejo de multimoneda. Abre el catlogo que se indica y ejecuta el proceso de Agregar. Anota la informacin solicitada en los campos. Graba el tipo de activo con el botn Aceptar.
Cuentas contables Cuenta del activo Depreciacin del activo Gastos de depreciacin Baja o venta de activos Anota o elige la cuenta contable que se afectar por la compra de este tipo de activo. Anota o elige la cuenta contable que se afectar al depreciar activos de este tipo.
Anota o elige la cuenta contable que se afectar con los gastos de depreciacin de este tipo de activo. Anota o elige la cuenta contable que se afectar en caso de que se d de baja o se venda algn activo de este tipo.
Modificar un tipo de activo Nota

l l l
Es importante que tengas cuidado al dar de alta un tipo de activo, ya que el nmero no se podr cambiar. Las cuentas contables deben estar relacionadas con la moneda seleccionada para ese tipo de activo. En el campo "Depreciacin proyectada" del Catlogo de Tipos de activos se tiene que indicar el porcentaje de depreciacin anual de los activos que agrupa, este porcentaje sirve para el reporte de "Proyeccin de la Depreciacin", ya que cuando se da de alta un activo, el sistema sugiere los montos anotados en Tasa fiscal y Tasa contable. El porcentaje de Deduccin Inmediata NO se indica en el catlogo de Tipos de Activos. Debe indicarse en el Activo al momento de registrarlo. Es posible asignar cuentas multimoneda en el catlogo de Tipos de activos, con lo cual se podr conocer el valor y montos de depreciaciones de los activos en otra divisa, no obstante, todos los datos del activo DEBEN capturarse en moneda nacional.
Sugerencia Aspel Se recomienda crear un tipo de activo para cada tasa de depreciacin o tipo de moneda diferente. Teclas de funcin Presionando la tecla F2 en cualquiera de los campos de las cuentas contables, podrs ver los registros existentes en el catlogo correspondiente. Problemas / Soluciones PROBLEMAS La Cuenta del activo es invlida El tipo de moneda de la cuenta del activo no corresponde. SOLUCIONES Anotaste un nmero de cuenta que no existe o que no est dado de alta. Anota alguna cuenta que s exista o, en su caso, antes de realizar este proceso da de alta las cuentas que vas a necesitar. La cuenta que seleccionaste para el tipo cuenta no tiene asociada la misma moneda con la que ests asociando este tipo de activo. La cuenta contable del Activo y de la Depreciacin deben tener la misma moneda que el Tipo de activo.
Temas relacionados Agregar un activo Reporte del Impuesto a los activos fijos (IMPAC)
Modificar un tipo de activo Acceso
l l
Men Archivos, Tipos de activo (posicionarse en el tipo a cambiar)/ Men Edici n, Modificar o Alt + Back Space. Hacer doble clic sobre el registro a cambiar. Desde Tipos de activos, posicionarse sobre el registro, oprimir el botn Men Archivos, Activos, en la parte de tipos de activos, botn
Qu es Esta opcin te permite realizar cambios a los datos de los tipos de activos que hayas dado de alta con anterioridad. Nota: El nico campo que no puedes modificar es el nmero de tipo de activo, ya que el sistema lo da en forma secuencial. Campos de este proceso Campo Nmero de tipo de activo Descripcin Descripcin Campo informativo. El sistema asignar el nmero en forma secuencial por cada tipo de activo que des de alta. Debes anotar una descripcin genrica del tipo de activo, con la cual te ser fcil identificar el tipo de activo (p.e., Equipo de Oficina, Equipo de C mputo, etc.).
Deduccin contable Debes anotar el porcentaje de deduccin contable anual para el tipo de activo que ests modificando. Deduccin fiscal Mximo deducible Mtodo de depreciacin proyectada Debes anotar el porcentaje de deduccin fiscal anual para el tipo de activo que ests modificando. Debers anotar la cantidad mxima que se pueden deducir los activos del tipo de activo que ests modificando. Selecciona el tipo de depreciacin que deseas aplicar al tipo de activo modificado (Lnea recta, Doble saldo declinante, Suma de aos dgitos). El mtodo de depreciacin indicado en este campo slo se usar en el reporte de proyeccin de la depreciacin, y no significa que los activos de este tipo se van a depreciar por este mtodo, ya que el mtodo utilizado para los clculos, se tomar del definido dentro de Catlogo de Activos / Agregar Activo. Cuando des de alta un activo, al relacionarlo con un tipo de activo, se sugerir el mtodo de depreciacin especificado en este campo. Agregar un activo Depreciacin Reporte de proyeccin de la depreciacin Te permite asociar una moneda determinada para cada uno de los tipos de activos. El campo estar activado si est configurado el sistema con el manejo de multimoneda. Anota el porcentaje de depreciacin que creas necesario para el tipo de activo; generalmente se proyecta a un porcentaje de depreciacin anual establecido en la Ley del ISR. Anota o elige la cuenta contable que se afectar por la compra de este tipo de activo. Indica o elige la cuenta contable que se afectar al depreciar activos de este tipo.
Moneda % de depreciacin proyectada Cuenta del activo Depreciacin del activo Gastos de depreciacin Baja o venta de activos Teclas de funcin
Anota o elige la cuenta contable que se afectar con los gastos de depreciaci n de este tipo de activo.
Selecciona la cuenta contable que se afectar en caso de que se d de baja o se venda algn activo de este tipo.
Presionando la Tecla F2 en cualquiera de los campos de las cuentas contables, podrs ver las cuentas existentes en el catlogo de cuentas. Repercusiones En caso de que cambies algn campo, el sistema sugerir los nuevos datos al momento de dar de alta un activo en su respectivo catlogo, pero no afectar a los activos que ya hayan sido dados de alta utilizando el tipo de activo modificado, ya que stos fueron registrados utilizando las caractersticas que el tipo de activo tena anteriormente. Si modificas las cuentas relacionadas al tipo de activo, los movimientos de todos los activos de ese tipo afectarn en lo sucesivo a las nuevas cuentas contables definidas, ignorando las anteriores. Esto puede ocasionar diferencias entre las cuentas y el total de los saldos de Monto original y Depreciacin acumulada de todos los activos de ese tipo. Puedes verificar si existe un descuadre utilizando el reporte de Conciliacin de activos. Problemas / Soluciones PROBLEMAS La Cuenta del activo es invlida El tipo de moneda de la cuenta del activo no corresponde. Temas relacionados Agrega un tipo de activo Buscar tipos de activos SOLUCIONES Anotaste un nmero de cuenta que no existe o que no est dado de alta. Anota alguna cuenta que s exista o, en su caso, antes de realizar este proceso da de alta las cuentas que vas a necesitar. La cuenta que seleccionaste para el tipo cuenta no tiene asociada la misma moneda con la que ests asociando este tipo de activo. La cuenta contable del Activo y de la Depreciacin deben tener la misma moneda que el Tipo de activo.
Reporte de tipos de activos Acceso
l
Men Archivos, Tipos de activos/ Men Archivos, Imprimir Desde la consulta de tipos de activos, con el botn
Qu es Esta opcin te permitir emitir un reporte de la informacin de todos los tipos de activos que se encuentren dados de alta en el sistema. Manejo
l l
Al oprimir el botn
se desplegar la ventana de imprimir, selecciona los campos para imprimir el reporte.
Antes de imprimir el reporte, puedes ver el reporte de acuerdo al botn Vista preliminar que se encuentra en la ventana; adems tambin podrs configurar la pgina de acuerdo a la presentacin que quieres de la hoja de reporte.
Para mayor informacin consulta los siguientes temas, donde se explica con mayor detalle estas opciones: Impresin Configurar pgina Vista preliminar avanzada Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
No imprime el Est apagada la impresora y/o no est definida adecuadamente y/o no est configurada. Para reporte de los tipos comprobar si la impresora a utilizar est definida debidamente, ingresa a la opcin Especificar de activo. Impresora y comprueba si el dispositivo es el correcto. Especificar impresora
Consulta, agrega o modifica la tabla del INPC Acceso
l l
Men Archivos, Tabla de INPC Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Esta tabla contiene informacin del ndice Nacional de Precios al Consumidor (INPC) desde 1950 hasta 2006. 1. 2. 3. 4. Repercusiones Alguna modificacin de datos en la tabla de INPC puede ocasionar cambios en los clculos de las depreciaciones, revaluaciones, reexpresiones, etc., ya que algunos valores son tomados directamente de esta tabla. La informacin capturada en esta tabla corresponde a los valores oficiales, pero los meses que falten debers aadirlos mes con mes, dependiendo de la informacin publicada por el Banco de Mxico (http://www.banxico.com o bien, utilizar el botn FTP para realizar la actualizacin mediante un servicio de FTP (Internet), en caso de no contar con Internet la actualizacin de esta tabla se realizar manualmente. Temas relacionados Reporte de INPC Tabla de INPC Para agregar datos en la tabla: Elige el ao y el mes que deseas agregar o modificar Anota el valor en el mes indicado, y Oprime el botn Grabar.
Tabla del INPC Qu es
l
El ndice Nacional de Precios al Consumidor contiene los datos de las variaciones de precios de la canasta bsica que emite mensualmente el Banco de Mxico, por medio del Diario Oficial de la Federacin (en promedio son emitidos el da 10 de cada mes); los cuales nos sirven para medir los efectos inflacionarios en la economa del pas. El sistema tiene cargados los ndices desde el ao de 1950, hasta Enero de 2003; para los ndices posteriores, debers registrarlos, actualizarlos y grabarlos a medida que sean emitidos. Para el sistema, la tabla del INPC es de vital importancia, ya que sirve para reexpresar la contabilidad de la empresa, de tal forma que se reflejen los cambios en valor producidos por la inflacin (e incluso por la deflacin) como en los siguientes casos: 1. 2. 3. 4. 5. Depreciaciones fiscales. Revaluaciones. Clculo de la depreciacin con valores actualizados para el ajuste de ISR. Para el clculo del Impuesto al activo. Reexpresin de saldos.
Ventana de ndice Nacional de Precios al Consumidor Podrs observar un listado con los aos y los respectivos ndices mensuales que existen y los pendientes por capturar.
Botn FTP Mediante este botn, podrs realizar automticamente la actualizacin del archivo del INPC (INPC01.DB) mediante una conexin a un servidor FTP, manteniendo el ndice de precios al da de una manera ms directa y rpida, slo necesitars estar conectado a Internet y hacer clic en este botn. Al realizar la conexi n, se baja el archivo nuevo y se sustituye el anterior, posteriormente se actualizarn los valores en pantalla. Cuando el sistema haya realizado correctamente la actualizacin, enviar el mensaje " Archivo de INPC actualizado". Recuerda que para que esta actualizacin se pueda realizar, debes estar conectado a Internet de lo contrario el sistema mandar el mensaje "No se pudo actualizar el archivo de INPC". Este mensaje tambin se muestra cuando la pgina o servidor FTP no est disponible. Se recomienda que se tenga un respaldo del archivo INPC01.DB, ya que al momento de bajar el archivo de la tabla de INPC de Internet, ste se sobrescribir. Problema / Solucin PROBLEMAS "No se pudo actualizar SOLUCIONES Para poder actualizar automticamente este archivo desde un servidor FTP es necesario estar
el archivo de INPC" Temas relacionados Consulta / Agregar / Modificar la tabla de INPC Reporte de la tabla de INPC conectado a Internet, revisa si esta conexin se encuentra activa, para poder llevar acabo la actualizacin.
Reporte de la tabla del INPC Acceso
l l
Men Archivos, Tabla de INPC, Botn Reporte Desde la Barra de herramientas, con el botn y en la ventana de INPC con el botn Reporte.
Qu es Al oprimir el botn Reporte, obtienes un listado con la siguiente informacin:

l l l
Desde el primer ao que elegiste hasta el ltimo. Mes de cada ao solicitado. ndice correspondiente a cada mes.
Campos de este proceso Campo Desde Hasta Nota Dependiendo de las opciones que hayas configurado en la ventana opciones, podrs ver una presentacin preliminar o en caso contrario mandar a imprimir directamente a la impresora. Consulta el siguiente tema para el Botn opciones Tema relacionado Tabla del I.N.P.C Descripcin Anota el ao con el cual quieres que inicie el reporte de INPC. Anota el ao con el cual quieres que finalice el reporte.
Informacin bsica de depreciacin Qu es
l
La depreciacin es el reconocimiento cuantitativo de la prdida en valor, o el desuso de los Activos de la empresa, ya sea por el uso normal del activo o por el transcurso del tiempo. El sistema calcula la depreciacin y la deduccin inmediata en los casos en que se opte por ella, la cual consiste en deducir durante un ejercicio fiscal un porcentaje mximo de deduccin sobre la inversin. Permitir emitir reportes de depreciacin para llevar un mejor control de las variaciones en el precio de los activos. El sistema cuenta con el proceso de generar plizas de depreciacin el cual sirve para observar las afectaciones de los saldos de las cuentas especificadas para la depreciacin de los activos. Contiene una prctica consulta donde puedes visualizar los datos de la depreciacin histrica y actualizada. Los montos de la depreciacin acumulada y el porcentaje de vida til remanente de cada uno de los activos registrados, se actualizarn automticamente si el siguiente perodo que se est creando es el primero de un nuevo ejercicio fiscal (por ejemplo, que desde Diciembre de 2002 se haga la creacin de Enero de 2003), el sistema realiza un "corte de activos" y slo pasa al catlogo del nuevo perodo los activos que se encuentran vigentes.
l l
l l
Tipos de depreciacin El sistema maneja dos tipos de depreciacin, que a continuacin se describen: Depreciacin histrica o contable Depreciacin actualizada
Consulta la depreciacin de activos Acceso
l
Men Archivos, Depreciacin
Qu es La depreciacin es la disminucin del valor o precio de un bien. La depreciacin es una prdida en el valor material o funcional del activo fijo. El sistema te proporciona una consulta donde podrs observar un listado de los activos, con su descripcin, clave, monto original, depreciacin acumulada, depreciacin del perodo y depreciacin actualizada. Los datos que el sistema considera para calcular la depreciacin, as como la actualizacin, se definen en:
l l l
Tasa de depreciacin contable y fiscal El monto original Valores del INPC
Los clculos de la depreciacin se basan en el mtodo de depreciacin especificado en el detalle de activos y en lo definido en los Parmetros de depreciacin . En esta consulta podrs filtrar informacin, imprimir el reporte de depreciacin de todos los activos, realizar una clasificacin por tipo de activo, una bsqueda de informacin avanzada, realizar un copiado de informacin como exportar la consulta, Preparar y Publicar en internet, Exportar la consulta a un dispositivo Palm; mostrar el detalle de depreciacin y los parmetros de depreciacin.
Tambin podrs ordenar la informacin por columna de manera ascendente o descendente de acuerdo al valor del registro. Podrs personalizar la informacin que mostrar la consulta quitando o agregando las columnas correspondiente a la informacin de la depreciacin:
l l l l
Tipo de activo Descripcin Monto original MN Monto original ME
l l l l
Tasa de depreciacin contable Tasa de depreciacin fiscal Estado Deduccin inmediata
l l l l
Fecha de adquisicin Mximo deducible Depreciacin acumulada Mtodo de depreciacin
l l l
Inicio de depreciacin contable Inicio de depreciacin fiscal Depreciacin acumulada fiscal
Personaliza tu consulta Dentro de este catlogo puedes realizar las siguientes operaciones: Botones Descripcin Filtrar la informacin de acuerdo a lo requerido.
Imprime la consulta de depreciacin. Con este botn podrs visualizar la Presentacin preliminar del reporte del catlogo de depreciacin; podrs modificar la presentacin del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la informacin hacia otras aplicaciones.
Podrs asignar el Parmetro de depreciacin a los activos.
Mostrar el Detalle de depreciacin del activo. Temas relacionados Personaliza tu consulta Exportacin de consultas Busca activos Parmetros de depreciacin
Parmetros de depreciacin Acceso
l l
Men Archivos, Depreciacin, con el botn Men Archivos, Depreciacin, Revaluacin o Activos/ Men Edicin, Parmetros, Depreciacin
Qu es En esta opcin debes establecer el perodo fiscal y de depreciacin que sern considerados para los clculos de depreciacin y valores actualizados correspondientes. Campos de este proceso Campo Perodo de depreciacin Perodo fiscal Descripcin Anota o elige el rango de fechas en que empezar el perodo de depreciacin y la fecha de terminacin de ste; generalmente es la fecha del perodo en que ests trabajando. Por ejemplo si ests trabando en Abril de 2003 y deseas la depreciacin de este mes, anota del 1 de Abril al 30 de Abril de 2003. Anota la fecha en que empezar el ejercicio fiscal y la fecha de terminacin del mismo; el sistema da por omisin del 1 de Enero al 31 de Diciembre, que es el perodo que marca la LISR, pero si son ejercicios irregulares, anota desde la fecha de inicio de actividades (sta puede ser cualquier mes del ao), hasta el 31 de Diciembre. Con base en el perodo indicado, y a la fecha de inicio de depreciacin fiscal, se calcular el factor de actualizacin.
Nota Es importante que definas adecuadamente los parmetros de depreciacin, porque basndose en ellos se realizarn todos los clculos. Ver: Detalle de la depreciacin Problemas / Soluciones PROBLEMA Fecha invlida SOLUCIN La fecha que anotaste no es vlida o la fecha se encuentra fuera del perodo fiscal. El perodo de depreciacin debe estar incluido dentro del perodo fiscal.
Detalle de depreciacin Acceso
l l
Men Archivos, Depreciacin, con el botn Men Archivos, Depreciacin, Revaluacin o Activos/ Men Edicin, Detalles, Depreciacin
Qu es El sistema te proporciona una ventana donde podrs observar un listado con informacin de los cambios resultantes en la depreciacin del activo en el perodo, esta depreciacin se aplica segn lo indicado en el detalle del activo y de acuerdo al mtodo de depreciacin contable y fiscal del activo seleccionado. Los datos que se muestran son: Datos generales:
l l l l l l l l l l l l
Depreciacin contable:
l l l l l l
Depreciacin fiscal:
l l l l l l l l
Nombre y clave del artculo Tipo de activo Localizacin Nmero de serie Fecha de adquisicin Fecha de baja Mtodo de depreciacin Monto original Mximo deducible Porcentaje de vida til remanente Perodo fiscal Perodo de depreciacin
Fecha Inicio depreciacin contable Porcentaje depreciacin contable Depreciacin acumulada Depreciacin del perodo Total restante a depreciar Depreciacin total del perodo
Fecha Inicio Depreciacin fiscal Porcentaje depreciacin fiscal Factor de ajuste Valor actualizado Depreciacin acumulada Depreciacin acumulada actualizada Depreciacin total Depreciacin total actualizada
Ver: Parmetros de la depreciacin
Informacin general de la revaluacin Qu es
l l l
La revaluacin es el reconocimiento de los efectos de la inflacin sobre el valor de los activos. Por medio de la revaluacin se pueden calcular los valores actualizados de los activos. La revaluacin tiene tres opciones: la consulta, el reporte y la actualizacin por revaluacin. La consulta y el reporte son preliminares que te permiten analizar la revaluacin que se va a llevar a cabo, mientras que la actualizacin es el registro definitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados. La revaluacin te permite tambin calcular el valor neto de los activos, el cual independientemente del mtodo de revaluacin se calcula como: Valor neto = (Valor de mercado) (% de Vida til remanente)
El porcentaje de vida til remanente se toma del catlogo de activos, pero considerando que este porcentaje corresponde al que se tena a principios de ao, puede ser actualizado por los meses transcurridos desde esa fecha hasta el perodo de revaluacin solicitado. Por ello en parmetros de revaluacin y en el dilogo de emisin del reporte, se encuentra el dato actualizar % de vida til, con el cual se le indica al sistema si considera el porcentaje tal y como est en el catlogo de activos o si lo actualiza.
El sistema te permite realizar la revaluacin con base a tres mtodos: 1. Factor para valor de mercado Esta opcin consiste en multiplicar un factor por el valor de mercado que se encuentra en el catlogo de activos. Este factor se debe anotar en el campo de "Factor de revaluacin ". Este factor puede partir de una estimacin tuya de la evolucin del precio de los activos, o pudiera venir de una agencia de valuaci n de activos. Monto revaluado = Valor de mercado x factor de revaluacin Ejemplo: Se tiene un activo con los siguientes datos: Valor original: 10,000 Fecha de adquisicin: 15 de Diciembre de 2001 Tasa de depreciacin: 10% anual Valor de mercado: 9,000 % Vida til remanente: 90%,
Estos dos ltimos datos se actualizaron al hacer la creacin de Enero de 2002, pero no incluyen los movimientos transcurridos en 2002. Se requiere revaluar en Mayo de 2002 y el factor de revaluacin estimado es de 1.30: Valor de mercado = 9,000 x 1.30 = 11,700 (Monto revaluado). Siguiendo con el ejemplo anterior, si se solicita actualizacin de vida til remanente: Meses transcurridos para actualizar porcentaje = 5, porque se solicita la revaluacin para Mayo. Tasa de depreciacin mensual: (10% anual / 12 meses) * 5 meses = 4.17% % Vida til remanente = 90% - 4.17% = 85.83% Valor Neto = 11,700 x .8583 = 10,042.11 Si no se solicita actualizacin: Valor neto = 11,700 x .90 = 10,530 A partir de lo anterior se puede verificar que es ms exacto el monto que se obtiene actualizando el porcentaje de vida til. Por otro lado, es importante mencionar que la actualizacin sobre el porcentaje de vida til, slo se realiza para fines de consulta, no se alteran los datos del activo. En los siguientes ejemplos slo se harn los clculos considerando que se solicita actualizar el porcentaje de vida til remanente.
2. Con INPC desde la ltima revaluacin Esta opcin consiste en calcular el valor actualizado del activo partiendo del valor de mercado a la ltima revaluacin (el sistema archiva esa fecha y valor), y multiplicarlo por el factor de actualizacin que resulte de dividir el INPC del que se quiera la revaluacin entre el INPC de la fecha de la ltima revaluacin. Ejemplo: Se tiene un activo con un valor de adquisicin de 120,000 con fecha de 4 de Noviembre de 2001, y fue revaluado en Diciembre de 2001, arrojando los siguientes datos: Valor de mercado: 170,000 Se quiere revaluar en Febrero del 2002. Se tiene un porcentaje de vida til remanente a Febrero de 2002 de 96.67 INPC del mes a revaluar / INPC del mes de la ltima revaluacin = Factor de actualizacin Monto revaluado = Factor de actualizacin x Valor de mercado. Se tiene:
INPC Febrero 2002 = 98.190 = 1.0085 INPC Diciembre 2001 97.354
170,000 x 1.0085 = 171,445 (valor de mercado revaluado) El valor neto se calcula: Valor de mercado revaluado x % de vida til remanente. 171,459.82 x .9667 = 165,750.2 Revaluacin
3. Con INPC desde la fecha de adquisicin Consiste en multiplicar el valor original del activo por el ndice obtenido al dividir el INPC del mes de revaluacin entre el INPC en la fecha de adquisici n del activo. Por ejemplo: Se tiene un Mobiliario con un valor de adquisicin de 5,000, con fecha del 10 de Febrero de 2001. Quieres revaluarlo al mes de Enero de 2002 (perodo de trabajo). La frmula a emplear ser: (INPC del mes a revaluar / INPC del mes de adquisicin) x Valor de adquisicin = Monto revaluado. INPC Enero 2002 = 98.253 = 1.0479 x 5,000 = 5,239.32 (Valor revaluado del activo). INPC Febrero 2001 93.765 Al mes de Enero de 2002 tiene una vida til remanente de 90.83, porque el porcentaje de depreciacin es del 10% anual. 5, 239.32 x .9083 = 4,758.87 (Valor neto revaluado) Temas relacionados Parmetros de Revaluacin Consulta de la revaluacin
Consulta de la revaluacin Acceso
l
Men Archivos, Revaluacin
Qu es El sistema proporciona una consulta en la que podrs observar un listado con la informacin de revaluacin de los activos: Clave del activo, Descripcin, Monto Original, Valor del mercado, ltima revaluacin, Revaluacin del perodo. En esta consulta podrs filtrar informacin, imprimir el reporte de depreciacin de todos los activos, realizar una bsqueda por tipo de activo as como una bsqueda de informacin avanzada, realizar un pegado especial as como exportar la consulta, tambin podrs preparar y publicar en internet, exportar la consulta a un dispositivo Palm; mostrar el detalle de revaluacin y los parmetros de revaluacin.
Podrs personalizar la informacin que mostrar la consulta; la informacin que podrs aadir o eliminar es:
l l l l l
Clave del activo Tipo de activo Descripcin Monto Original Monto original en moneda extranjera
l l l l
Valor de mercado Estado ltima revaluacin Revaluacin del perodo
Dentro de este catlogo puedes realizar las siguientes operaciones: Botones Descripcin Filtrar la informacin de acuerdo a lo requerido.
Imprime la consulta de revaluacin. Con este botn podrs visualizar la Presentacin preliminar del reporte del catlogo de revaluacin; podrs modificar la presentacin del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la informacin hacia otras aplicaciones.
Podrs asignar el Parmetro de revaluacin a los activos.
Mostrar el Detalle de revaluacin del activo.
Si al estar trabajando con las consultas de Activos, Depreciacin o Revaluacin, aparecen asteriscos (*) en algn campo que contenga informacin actualizada como el Valor de mercado, debes verificar que estn registrados todos los INPC que se estn utilizando para los clculos de actualizacin de los activos, ya que cuando el sistema realiz los clculos correspondientes no encontr estos datos y entonces "No" logr concluir dicho clculo. Temas relacionados Informacin general de revaluacin Parmetros para la revaluacin Detalle revaluacin de activos Exportacin de consultas Reporte de revaluacin de activos Revaluacin de activos / Actualizacin
Parmetros de Revaluacin Acceso
l l
Men Archivos, Revaluacin, con el botn Men Archivos, Revaluacin, Depreciacin o Activos/ Men Edicin, Parmetros, Revaluacin
Qu es Desde esta opcin podrs indicar la forma en la que se revaluarn los activos dados de alta en tu catlogo. Nota Los parmetros de revaluacin, sern aplicados a todos los activos que hayan sido dados de alta, no se pueden aplicar a un activo en particular. Campos de este proceso Campo Tipos de revaluacin Descripcin Debers elegir una de las siguientes opciones: 1. 2. 3. Fecha de revaluacin Factor de revaluacin Actualizar el % de vida til Factor para valor de mercado. Con INPC desde ltima revaluacin. Con INPC desde la fecha de adquisicin.
Debes anotar la fecha a la que desees revaluar los activos. Debes anotar el factor de revaluacin; se utilizar en el proceso slo si est activa la opcin de revaluacin con factor para valor de mercado. Puedes elegir si quieres que se actualice el porcentaje de vida til del activo fijo automticamente cada vez que se realice la revaluacin, con lo que se determina el clculo del Valor neto.
Nota
l
Una vez que hayas seleccionado el tipo de revaluacin que deseas, y en dado caso, el factor de revaluacin, el sistema calcular los montos revaluados, los cuales se visualizan en la consulta y detalle de la misma. Los clculos que realiza el sistema al modificar los parmetros de revaluacin son temporales y se aplicarn definitivamente cuando se realice el proceso de revaluacin de activos.
Problemas / Soluciones PROBLEMAS El valor de incorrecto. Temas relacionados Reporte de revaluacin de activos Detalle revaluacin de activos Consulta de la revaluacin mercado calculado SOLUCIONES es Verifica la tabla de INPC, as como los datos de Valor de mercado definidos para cada activo.
Detalle de revaluacin de activos Acceso
l l
Men Archivos, Revaluacin, con el botn Men Archivos, Revaluacin, Depreciacin o Activos/ Men Edicin, Detalles, Revaluacin
Qu es Aqu podrs ver una pantalla ms detallada con informacin de la Revaluacin del activo seleccionado.
Nota En la consulta se despliega la informacin:

l
El valor de mercado es siempre el valor revaluado al 100%, sin quitarle nada por reduccin en vida til. Esto implica que corresponde al valor de un activo nuevo. El valor de mercado que se presenta en la pantalla resulta de multiplicar el valor de mercado registrado en el catlogo de activos por el factor de revaluacin tecleado, o el calculado con los ndices de inflacin, dependiendo del mtodo. El porcentaje de vida til remanente que se presenta en la pantalla se obtiene restando al porcentaje de vida til al ltimo corte anual de la prdida de vida til, la cual se calcula dividiendo la depreciacin anual entre 12 y multiplicando el resultado por el nmero de meses transcurridos desde el pasado cierre del ejercicio hasta el perodo de revaluacin solicitado (en caso de que en parmetros del sistema indiques que no deseas actualizacin del porcentaje de vida til, no se restar esta prdida de vida al porcentaje que se encuentra en el catlogo de activos).
Temas relacionados Consulta de la revaluacin Parmetros de revaluacin
Manejo de reportes TABLA RESUMEN Conoce los listados que el MEN REPORTES te ofrece: Una vez que tengas conocimiento de los parmetros de operacin con los que ests trabajando en tu sistema y captures tus partidas con la informacin contable de tu empresa, puedes generar reportes que te ayudarn a responder a las necesidades financieras ms apremiantes: REPORTE Catlogo de cuentas y Saldo promedio diario mensual Emisin de plizas Balanza de comprobacin CONTIENE: Obtiene un listado de todas las cuentas as como el desglose de ajuste anual y el reporte de saldo promedio diario de una o ms cuentas del catlogo. Permite filtrar las plizas que se desean imprimir, en el formato seleccionado de acuerdo a la impresora y a la hoja impresa Aspel que manejes. Incluye todas las cuentas (con sus movimientos y saldos) del perodo en el que ests trabajando, a fin de comprobar la correcta aplicacin de la partida doble; y que los saldos de cada cuenta correspondan a su naturaleza deudora o acreedora. Permite obtener un listado con el detalle de todas las plizas que se seleccionen de este catlogo. Expide los auxiliares de las cuentas de tu catlogo, en el perodo que determines. Muestra informacin detallada del o los activos tal como su clave, descripci n, etc. Este reporte permite conocer el estado de la revaluacin de tus activos. Este reporte permite llevar un control de la ubicacin de los activos fijos que se utilizan en tu empresa. Este reporte presenta los clculos tradicionales de depreciacin mismos que se aplican para el ttulo II y IV de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Te permite generar un reporte de todos los activos que ya se depreciaron en su totalidad y no se han dado de baja. Permite obtener un reporte sobre la proyeccin de la depreciacin de los activos de la empresa. Este reporte ofrece una comparacin de las cuentas de los activos contra los valores reales de los bienes (surge de la conciliacin entre los catlogos de cuentas y activos). Presenta la depreciacin sobre los valores actualizados por la inflacin.
Diario general Auxiliares Catlogo de activos Revaluacin de activos fijos Inventario de activos fijos Depreciacin contable Activos que ya no se desprecian Proyeccin de depreciacin Conciliacin de activos Depreciacin fiscal con valores actualizados (factor anual) Depreciacin fiscal con valores actualizados (ajustes ISR) Depreciacin fiscal con deduccin inmediata
Presenta la depreciacin sobre los valores actualizados por la inflacin.
Este reporte te ayuda a realizar los clculos para aqullos activos que se deprecian por el mtodo de deduccin inmediata.
Depreciacin fiscal - impuesto Te facilita el clculo del impuesto sobre activos. El sistema obtiene nicamente el clculo a los activos fijos (IMPAC) de la parte que corresponde al promedio anual de los activos fijos de tu empresa. (IMPAC) Balance general Estado de resultados Libro mayor Con esta opcin obtendrs un reporte del balance general o estado de situacin financiera de la empresa. Refleja el importe de la utilidad neta obtenida por la empresa en un determinado perodo de tiempo. Este reporte, conocido como Libro Mayor Auxiliar, te permite listar los saldos y afectaciones
efectuadas a cada una de las cuentas en un mes o varios meses hasta llegar a un ao. Reexpresin de saldos Presupuestos Nota Como un apoyo adicional a la automatizacin de tu contabilidad, cuentas con funciones avanzadas tales como las hojas de clculo fiscales y financieras predefinidas que te ofrece este programa. Con ellas, puedes manejar la informacin contable de tu negocio en el manejador de hojas de clculo de tu preferencia, para obtener clculos fiscales como la declaracin anual de impuestos, entre otros. Tabla de reportes modificables por el usuario Considera la siguiente tabla, que te indica los formatos de reporte que puedes utilizar y modificar para adaptarlos a tus necesidades. Archivo .FTO Auxiliar Bgralmow Descripcin Este formato te permite generar el reporte de los auxiliares de las cuentas del catlogo. Este formato genera un balance general, el cual es expresado a cualquier moneda extranjera. Como usuario proporcionas el nombre de la moneda extranjera y el tipo de cambio que deseas utilizar en la conversin. Simplemente se divide el monto total de cada cuenta entre el tipo de cambio proporcionado. Este formato genera un balance general en la moneda contable del sistema. Formato para la emisin del diario de plizas. Formato para la emisin del estado de resultados. Formato para la emisin de plizas, sin considerar departamentos. Est diseado para ajustarse a formas impresas compatibles a la lnea Aspel y para ser emitido en impresora lser. Formato para la emisin de plizas, indicando el departamento y las cuentas que fueron afectadas. Est diseado para ajustarse a formas impresas compatibles a la lnea Aspel y para ser emitido en impresora lser. Formato para la emisin de plizas, una sola o un rango de ellas. No considera departamentos y est diseado para ajustarse a formas impresas compatibles a la lnea Aspel y para ser emitido en impresora de matriz. Formato para la emisin de plizas, indicando el departamento y las cuentas que fueron afectadas. Est diseado para ajustarse a formas impresas compatibles a la lnea Aspel y para ser emitido en impresora de matriz. Formato para la emisin de plizas, indicando las cuentas que fueron afectadas e indicando si el total de cargos y abonos son iguales e imprime un cuadro de control para saber quin elabor, modific o corrigi la pliza. Cada pliza aparece por separado. No considera Departamentos. Est diseado para ser impreso en hoja blanca e impresora de matriz. Formato para la emisin de plizas, indicando el departamento y las cuentas que fueron afectadas; indica si el total de cargos y abonos son iguales e imprime un cuadro de control para saber quin elaboro, modific o corrigi la pliza. Cada pliza aparece por separado. Est diseado para hoja blanca e impresora de matriz. Formato para la emisin de plizas, indicando el formato mayor - subcuenta - auxiliar. Est diseado para hoja blanca e impresora de matriz. Formato para la emisin del reporte de gastos por departamento (considera como mximo hasta 4 departamentos). Formato para la emisin del libro mayor. Formato para la emisin del reporte de presupuestos. Formato para emitir el clculo de la reexpresin de saldos. Te permite conocer el monto de la reexpresin de los saldos de tus cuentas. Refleja los saldos presupuestados contra los saldos finales de las cuentas del catlogo.
Bgralw Diariow Edorew Emipzwl Emipzdwl
Emipzw
Emipzdw
Emipzw2
Emipzdw2
Emipzmsa Gastosw Mayorw Presupw Reexpw
Tema relacionado Botones de la presentacin preliminar de los reportes
Emisin de plizas Acceso
l
Men Reportes, Emisin de plizas
Qu es Para la emisin de plizas puedes elegir que se impriman:

l l
Todos los tipos de pliza o un rango de tipos de pliza que hayas elegido Todas las plizas o slo aquellas que establezcas en un rango numrico
La forma y contenido de las plizas puede ser modificado, al editar el archivo de impresin correspondiente. Para hacerlo, debes referirte al funcionamiento del Editor de formatos y a la relacin de los diferentes formatos de impresin que te ofrece el sistema. Campos de este reporte Campo Tipo de pliza Descripcin Elige entre las siguientes opciones: Todos: Se incluirn todos los tipos de plizas que existan. Rango: Seleccionas el tipo de pliza que deseas por ejemplo, de Ig (ingresos), Eg (egresos), Dr (diario). Especifica mediante un rango el o los nmeros de las plizas a emitir, este campo depende de lo seleccionado en el campo "Tipo de pliza". Por omisin el sistema tiene activado el campo "Todas" Por ejemplo: si seleccionaste que el reporte imprima las plizas tipo Dr. pero slo las numeradas del 1 al 3, entonces el sistema slo va a generar el reporte con estas plizas. Selecciona el directorio donde se encuentra el archivo del formato de la p liza a emitir. Muestra el nombre del formato a emplear para la emisin de la pliza.
Plizas
Ruta Nombre del formato Nmero de copias Editar formato
Puedes emitir hasta 999 copias de cada una de las plizas a emitir.
Este botn te despliega el editor de texto predefinido en las aplicaciones asociadas, en donde podrs modificar el reporte. Para ms informacin de cmo editar un reporte dirgete al siguiente tema: Editor de formatos
Problemas / Soluciones PROBLEMAS No imprime la pliza. SOLUCIONES Est apagada la impresora y/o no est definida adecuadamente y/o no est configurada. Para comprobar si la impresora a utilizar est definida adecuadamente, ingresa a la opcin Especificar Impresora y comprueba si el dispositivo es el correcto. Especificar impresora
Temas relacionados Reportes de usuario Presentacin preliminar
Reporte de balanza de comprobacin Acceso
l l
Men Reportes, Balanza de comprobacin Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Puedes emitir el listado de tu balanza de comprobacin, para un rubro determinado de cuentas, para un departamento y/o mostrando distintos niveles, con la eleccin de tener en el reporte todas las cuentas del catlogo o slo aquellas que tienen movimientos. Encabezado
l l l
Detalle
l l l l l
Datos generales de la empresa Titulo del reporte Nmero y descripcin de departamento en caso que se seleccione para uno en particular Rubro de cuentas Tipo de moneda
Nmero y descripcin de la cuenta. Nmero de departamento Saldo anterior. Total de cargos (Debe) y abonos (Haber) Saldo actual (saldo anterior + total de Cargos - total de abonos) Totales de las columnas saldo anterior, Debe, Haber y Saldo actual.
l l
Campos de este reporte Campo N de cuenta Descripcin Puedes especificar el rango de cuentas que saldrn en el reporte. Si no especificas las cuentas, el sistema por omisin tomar todas las cuentas.
Tipo de moneda Puedes elegir que se impriman todas las cuentas o slo aquellas que se manejan en alguna moneda extranjera. Este campo estar activado si el sistema est Configurado para multimoneda. Departamento Escoge que la impresin de tu Balanza de comprobacin incluya todas las cuentas o slo aquellas que sean departamentales y que fueron afectadas por movimientos. En el reporte slo aparecen los saldos de la cuenta de ese departamento, y el nombre del mismo aparecer en la parte superior de la pantalla.
Slo con saldo Si activas esta casilla, el reporte presentar slo aquellas cuentas que presentan saldos y movimientos y/o movimientos en el perodo. Nivel de balanza Puedes elegir que la impresin incluya desde el nivel de mayor o slo las cuentas subsiguientes (subcuenta, subsubcuenta, etc, hasta el nivel de auxiliar). Ttulo del reporte El sistema sugiere un ttulo, pero podrs modificarlo de acuerdo a tus necesidades.
Consulta el siguiente tema para el Botn opciones Tema relacionado Presentacin preliminar
Diario general Acceso
l l
Men Reportes , Diario general Desde la Barra de herramientas, con el botn
Qu es Este listado permite obtener el detalle de todas las plizas solicitadas, agrupndolas por tipos de pliza. El reporte emite la siguiente informacin en: Encabezado
l l l
Detalle
l l l l l l l l
Datos de la empresa Ttulo del reporte Fecha del reporte y folio de cada hoja
Nmero de la cuenta Departamento Descripcin de la cuenta Concepto del movimiento Monto del cargo (Debe) Monto del abono (Haber) Total de la pliza Total del reporte (suma los totales de las plizas que se estn reportando)
Campos de este reporte Campo Tipo de pliza Descripcin Elige entre las siguientes opciones: Todos Incluir todos los tipos de plizas que existan. Rango: Aquel rango de plizas que hayas definido como las de Ig (ingresos), Eg (egresos) o Dr (diario). Especifica el rango de nmeros de pliza a reportar. Tambin puedes imprimirlas todas. Anota el nmero con el que iniciar la paginacin de las hojas del reporte (esto te servir cuando quieras expedir informacin previamente seleccionada y que inicie con un nmero de hoja). El sistema sugiere un ttulo, pero podrs modificarlo de acuerdo a tus necesidades.
Plizas Folio inicial Ttulo del reporte
Botn opciones: Opciones de impresin Nota: El orden en que se presentan los tipos de pliza en este reporte depender de cmo los hayas registrado en los Parmetros del sistema en la carpeta de plizas. Tema relacionado Presentacin preliminar
Reporte de auxiliares Acceso
l l
Men Reportes, Auxiliares. Desde la Barra de herramientas, oprimir el botn (*)
Qu es Esta opcin te permite obtener un reporte de los auxiliares de las cuentas del catlogo en un perodo determinado. Este reporte te emite la siguiente informacin: Encabezado
l l l l l l
Detalle
l l l l l
Datos de la empresa Nombre del reporte Fecha del reporte Folio del reporte Perodo de trabajo. Monedas
Tipo, No. y fecha de la pliza Concepto del movimiento Cargos Abonos Saldos
Adems, este reporte permite realizar un corte de pgina por cuenta, subcuenta, auxiliar o sin corte. Campos de este reporte Campo N de cuenta Inicial / Final Perodo Cuentas Descripcin Puedes especificar el rango de las cuentas que saldrn en el reporte. Si no especificas las cuentas, el reporte generar el de todas. Elige el rango del perodo de trabajo que deseas emitir en el reporte. Todas. Incluye todas las cuentas sin exclusin alguna. Slo con movimiento. Si esta marcada, el sistema solamente mostrar aquellas cuentas que contengan movimientos. Slo con saldo y/o movimientos. Si est marcada esta opcin, adems de incluir las cuentas con movimientos, tambin se incluyen las cuentas que tengan saldo. Por departamento Departamento Folio inicial Debers elegir si quieres que el reporte presente nicamente los auxiliares de un departamento en especfico. Este campo no estar disponible si en los Parmetros del sistema / Cuentas, no est habilitada la opcin "Manejo de departamentos". Selecciona el departamento al que pertenezcan los auxiliares de las cuentas que deseas emitir. Debers anotar por cul nmero de folio empezar el reporte.
Corte de pgina Debers elegir entre las siguientes opciones: Sin corte (el reporte mostrar todos los movimientos sin a nivel saltarse de pgina), Corte por mayor (mostrar la cuenta de mayor y sus subcuentas sin realizar un corte), Corte por subcuentas (mostrara los movimientos por separado, es decir, primero la cuenta de mayor, despus la subcuenta), corte por auxiliares (mostrar por separado la cuenta mayor, despus la subcuenta y al final el auxiliar de la subcuenta). Nombre de la moneda Si Manejas multimoneda, puedes seleccionar la moneda de las cuentas que deseas que aparezcan en el reporte. De esta manera, slo se mostrarn los auxiliares de las cuentas que tengan configurada la moneda indicada; as mismo, los montos se presentarn en esa moneda, tomando en cuenta el tipo de cambio con el que fue registrado cada movimiento durante la captura de las plizas. Si eliges Todas, se presentarn los auxiliares de las cuentas que cumplan con las especificaciones del resto de los filtros,
mostrando los montos en moneda nacional. Ttulo del reporte Exportar a Excel Al activar esta casilla, el reporte se guardar con el formato de Excel para poder visualizarlo. Nota: Si no anotas los datos de los campos, el sistema realizar el reporte con todas las cuentas y movimientos. Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no te muestra movimiento de alguna cuenta. SOLUCIONES ningn La cuenta no tiene ningn movimiento en el perodo que elegiste. El sistema te sugiere un ttulo, pero podrs modificarlo de acuerdo a tus necesidades.
El sistema no te permite ver el reporte.
El rango de cuentas es incorrecto, la cuenta no existe y/o alguna fecha est incorrecta.
Reporte de Balance general Acceso
l l
Men Reportes, Balance general, Moneda extranjera o Moneda contable Desde la Barra de herramientas, con el botn , solo con balance general en moneda contable (*)
Qu es Esta opcin te permite generar el estado financiero llamado Balance general o Estado de posicin financiera, tanto en moneda contable como extranjera, el cual refleja la situacin financiera de la empresa. Agrupa las cuentas del catlogo en Activo (circulante y no circulante), pasivo (a corto y largo plazo) y Capital contable. Los registros que emite son los siguientes:
l l l
Nombres de las cuentas de balance (activo, pasivo y capital). Totales de los rubros de activo, pasivo y capital. Fecha del reporte.
El reporte se generar por la emisin de un formato, el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tus necesidades. 1. 2. Para modificar cualquiera de estos formatos de reporte, debes referirte a la explicacin del Editor de formatos. Campos de este reporte Campo Ruta Nombre del formato Editar formato Fecha del reporte Moneda Tipo de cambio Problemas / Soluciones PROBLEMAS No puedes imprimir el reporte. No cuadran las cifras con respecto a tus dems reportes SOLUCIONES No est configurada tu impresora y/o est apagada. Para mayor informacin, dirgete al manual de tu impresora o de la red que corre en tu empresa. Ten presente que si asociaste mal una cuenta a un rubro que no corresponde, se reflejar en tu balance. Rubros de cuentas Descripcin Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema solicitar que se especifique la ruta y el archivo correctos. Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte. Bgralmow.fto, el cual genera un balance general re-expresado a cualquier moneda extranjera, siendo sta proporcionada por el usuario, as como el tipo de cambio (simplemente se divide el monto total de cada cuenta entre el tipo de cambio proporcionado). Bgralw.fto, formato que genera un balance general en la moneda contable del sistema.
Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que deseas. Escribe la fecha del da en que se tomarn los movimientos para realizar el reporte.
Escribe el nombre de la moneda con que trabajar el balance. (Moneda extranjera) Indica el tipo de cambio que manejar el reporte en los saldos de las cuentas.(Moneda extranjera)
El reporte tiene todas las cantidades en No realizaste ningn movimiento en el mes que afect las cuentas de balance. ceros. Tema relacionado Presentacin preliminar
Estado de resultados Acceso
l l
Men Reportes, Estado de resultados, moneda contable o moneda extranjera Desde la Barra de herramientas oprimir el botn (*)
Qu es Esta opcin permite generar el Estado financiero llamado Estado de resultados, tanto en moneda contable como moneda extranjera, el cual refleja el importe de la utilidad neta obtenida por la empresa en un determinado perodo de tiempo. Agrupa las cuentas del catlogo llamadas de resultados, de la siguiente manera: VENTAS
menos COSTO DE VENTAS igual UTILIDAD BRUTA
menos GASTOS DE OPERACIN (Gastos de venta y Gastos de administracin) igual ms UTILIDAD EN OPERACIN PRODUCTOS FINANCIEROS
menos GASTOS FINANCIEROS igual a UTILIDAD NETA Este reporte emite los siguientes registros:
l l l l l
Nombres de las cuentas de resultado Movimientos del mes Porcentajes sobre las ventas del mes Movimientos acumulados del mes Porcentajes sobre las ventas acumuladas
Puedes modificar el formato de impresin y el contenido de este listado, al editar el archivo EDOREW.FTO. Para hacerlo, debes referirte a la explicacin del Editor de formatos. EDOREMOW.FTO, este formato genera el reporte de los estados de resultados pero en moneda diferente a la contable, los resultados se dan de acuerdo al tipo de cambio que le indiques al sistema. Nota: Se tienen disponibles los formatos Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que tienen la estructura de los rubros de versiones anteriores (Aspel-COI3.5 y Aspel-COI 4.0) Campos de este reporte Campo Ruta Nombre del formato Editar formato Fecha del reporte Moneda Descripcin Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema solicitar que se especifique la ruta y el archivo correctos. Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte. Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que deseas. Escribe la fecha del da en que se tomarn los movimientos para realizar el reporte. Escribe el nombre de la moneda con que trabajar el reporte. (Moneda extranjera)
Tipo de cambio Problemas / Soluciones PROBLEMAS El reporte tiene todas las cantidades en ceros. No puedes imprimir el reporte. Tema relacionado Presentacin preliminar SOLUCIONES No realizaste ningn movimiento en el mes que afect las cuentas de resultados. Indica el tipo de cambio que manejar el reporte en los saldos de las cuentas.(Moneda extranjera)
No est configurada tu impresora y/o est apagada. Para mayor informacin, dirgete al manual de tu impresora o de la red que corre en tu empresa.
Libro mayor Acceso
l l
Men Reportes, Libro Mayor Desde la Barra de herramientas, con el botn
Qu es
l
Este reporte, conocido como Libro mayor auxiliar, te permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada una de las cuentas de Mayor en un mes o varios meses, hasta llegar a un ao. Refleja el saldo inicial, el total de cargos, el total de abonos y el saldo final de dichas cuentas.
Los datos que imprime este reporte son los siguientes:

l l l l l l l l
Encabezado (Nombre de la empresa, direccin, RFC, cdula de registro estatal) Ttulo o encabezado del reporte Nmero y descripcin de la cuenta de mayor Saldo inicial de cada cuenta Perodos o meses que consider el reporte Cargos y abonos en el perodo Saldo en cada perodo Cargos y abonos acumulados por cuenta del mes inicial a tomar en cuenta hasta el final.
Puedes modificar el formato de impresin y el contenido de este listado, al editar el archivo MAYORW.FTO. Para saber cmo hacerlo, debes referirte a la explicacin del Editor de formatos. Campos de este reporte Campo Ruta Nombre del formato Editar formato Ao Nmero de mes inicial/ final Nota Si quieres consultar los valores que presentar este listado, dirgete a la opcin de Consulta de auxiliares. Consulta de auxiliares Temas relacionados Presentacin preliminar Consulta de auxiliares Descripcin Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema solicitar que se especifique la ruta y el archivo correctos. Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte. Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que deseas. Ao de los datos del reporte. Fecha en que se comenzar y se terminar a tomar en cuenta para la obtencin del reporte.
Reexpresin de saldos Acceso
l
Men Reportes, Reexpresin de saldos
Qu es Este reporte, adems de los datos del encabezado (nombre, direccin, R.F.C., etc), ofrece los siguientes datos:
l l l
Nmero y descripcin de la cuenta (nicamente considera cuentas de mayor). Perodo de la reexpresin por cuenta (INPC correspondiente al ltimo perodo solicitado / INPC del perodo de reexpresin). Movimientos reexpresados por cuenta (monto de los cargos X factor de reexpresin; monto de los abonos X factor de reexpresin). Saldo inicial de la cuenta en el ltimo perodo. Saldo final de la cuenta en cada perodo reexpresado (saldo final del perodo anterior + cargos del perodo reexpresado - abonos del perodo reexpresado). Diferencia por reexpresin (saldo final reexpresado saldo final de la cuenta, sin reexpresar). Totales por cuenta de: cargos, abonos, saldo final y diferencia por reexpresin.
l l
l l
Para poder expedir correctamente este listado es indispensable contar con la tabla del INPC actualizada. Puedes modificar el formato de impresin y el contenido de este listado, al editar el siguiente archivo: REEXPW.FTO, el cual emite el clculo de la reexpresin de saldos, y puede ser modificado de acuerdo a tus necesidades. Para hacerlo, debes referirte a la explicacin del Editor de formatos . Campos de este reporte Al solicitar la generacin del listado, el sistema te preguntar los siguientes datos: Nombre Ruta Nombre del formato Editar formato Encabezado Ao Nmero de mes inicial / Final Tema relacionado Presentacin preliminar Descripcin Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema solicitar que se especifique la ruta y el archivo correctos. Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte. Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que deseas. Para ms informacin de cmo editar un reporte dirgete al siguiente tema: Editor de formatos Nombre que se le dar al reporte para su impresin. Ao de los datos del reporte. Fecha en que se comenzar y se terminar a tomar en cuenta para la obtencin del reporte.
Presupuestos Acceso
l l
Men Reportes, Presupuestos. Desde la Barra de herramientas oprimir el botn (*)
Qu es Esta funcin te permite generar el reporte de presupuestos, el cual refleja los saldos presupuestados contra los saldos finales de las cuentas del catlogo. Una vez elegida esta funcin, aparecer una ventana que indicar el directorio de ubicacin del formato que imprimir el reporte y el nombre del archivo de reporte. El listado contendr los siguientes registros:
l l l l l l l
Datos de la empresa No. de cuenta Descripcin Saldo presupuesto Saldo final Diferencia (saldo presupuesto menos saldo final) Totales de las columnas de Saldo presupuesto, Saldo final y la Deferencia de saldos.
Campos de este reporte Al solicitar la generacin del listado, el sistema te preguntar los siguientes datos: Nombre Ruta Nombre del formato Editar formato Descripcin Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema solicitar que se especifique la ruta y el archivo correctos. Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte.
Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que deseas. Para ms importacin de cmo editar un reporte dirgete al siguiente tema: Editor de formatos
Nota: Al emitir el reporte, ste te mostrar todos los saldos presupuestados y los saldos finales de todas las cuentas del catlogo. Puedes modificar el formato de impresin y el contenido de este listado, al editar el archivo PRESUPW.FTO. Para saber cmo hacerlo, debes referirte al Editor de formatos. Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
El reporte tiene todas las cantidades en No realizaste ningn movimiento en el mes que afect las cuentas. ceros. El reporte tiene solamente ceros en la No anotaste ningn presupuesto en la cuenta. columna de saldo presupuesto. Agregar cuentas No puedes imprimir el reporte. No est configurada tu impresora y/o est apagada. Para mayor informacin, dirgete al manual de tu impresora o de la red que corre en tu empresa.
Formas Aspel continuas y lser
Los sistemas Aspel se complementan con las Formas Aspel, que son formas de impresin continua o para impresoras lser que se ajustan a las dimensiones de ancho y altura de los formatos de reportes que manejan los sistemas. Estas formas poseen las siguientes cualidades:
l l
Van personalizadas con el logotipo de tu empresa. Se adaptan a las disposiciones fiscales y legales de nuestro pas (previo envo de cierta documentacin necesaria para la personalizacin). Te facilitan la impresin de tu documentacin y una organizacin ms rpida y mejor ordenada de los registros de tu empresa.
Para conocer la variedad de formas que te ofrece Aspel y las ventajas del uso de este servicio, comuncate de inmediato a los siguientes telfonos: MXICO Cerrada de Suiza No. 17 Col. San Jernimo Aculco C.P. 10400, Mxico D.F. Tel: (55)-325-23-23 O dirgete a la pgina de Aspel en Internet haciendo clic aqu: aspel.com.mx/mx/formas_preimp.exe GUADALAJARA Av. Mariano Otero No. 3431, 2. Piso, Col. Verde Valle C.P 44510, Guadalajara, Jal. Tels: (33) 647-7301 MONTERREY Manuel Barragn No. 6736 Col. Villas de Anhuac C.P.66450 San Nicols de los Garza, N.L. Tels: (81) 8352-5661
Reporte de operaciones con terceros Acceso
l
Reportes, Fiscales, Operaciones con terceros
Qu es Este reporte muestra la informacin de las operaciones con terceros.

l l l
Detallado Concentrado Con formato SAT
La informacin que se despliega tanto en el reporte Detallado y Concentrado es la siguiente, excepto que en el Detallado se agrega la columna Tipo y No. de pliza.
Clave tipo de tercero (Nacional o Extranjero) Tipo de Operacin Concepto o bien del servicio RFC del proveedor Nmero de ID Fiscal Nombre del extranjero Pas de residencia Nacionalidad Tipo y No. de pliza ( Reporte Detallado) Monto de la operacin pagada a proveedores (incluyendo IVA) Monto de la operacin deducible para ISR Valor de los actos o actividades pagados a tasa de IVA general, 15% o 16% Monto del IVA pagado no Acreditable a la tasa de IVA general, 15% o 16% (correspondiente en la proporcin deducible de ISR) Valor de los actos o actividades pagados a proveedores a tasa de IVA fronterizo, 10% u 11% Monto del IVA pagado no Acreditable a la tasa del IVA fronterizo 10% u 11%(correspondiente en la proporcin deducible de ISR) Valor de los actos o actividades pagados a proveedores en la importacin de bienes y servicios a la tasa del IVA general, 15% o 16% Monto del IVA pagado no Acreditable por la importacin a la tasa del IVA general, 15% 0 16% (correspondiente en la proporcin deducible de ISR) Valor de los actos o actividades pagados a proveedores en la importacin de bienes y servicios a la tasa del IVA general, 15% 0 16% Monto del IVA pagado no Acreditable por la importacin a la tasa del IVA fronterizo, 10% u 11% (correspondiente en la proporcin deducible de ISR) Valor de los actos o actividades pagados a proveedores en la importacin de bienes y servicios por los que no se pagar el IVA (Exentos) Valor de los dems actos o actividades pagados a proveedores a la Tasa del 0% de IVA Valor de los dems actos o actividades pagados a proveedores por los que no paga el IVA (Exentos) IVA retenido por el contribuyente Total del IVA Trasladado al contribuyente (pagado a proveedores excepto importaciones de bienes y servicios) Total del IVA pagado en las importaciones de bienes y servicios IVA correspondiente a las devoluciones, descuentos y bonificaciones sobre compras.
l l
l l l l l l
Campos de este proceso
Campo Fecha de causacin Desde / Hasta Proveedores Desde/Hasta Descripcin Indica el rango de fechas de las operaciones con terceros. Con el botn capturar. o la tecla de funcin F2, se desplegar el calendario para que selecciones la fecha a
Escribe o selecciona un rango de proveedores a travs del RFC o ID Fiscal segn el caso y que quieras que se muestre en el reporte. Con el botn o la tecla de funcin F2, se desplegarn los datos fiscales de terceros de la cual indicars el que te interesa.
Tipo de Proveedor Tipo de operacin Tasa de IVA General Fronterizo Tipo de reporte
Marca las casillas de acuerdo al tipo de proveedor de tu inters y por el cual quieres que se despliegue en el reporte; si quieres que se desplieguen todos los proveedores marca la casilla Todos o de lo contrario marca todas las casillas. Marca las casillas de acuerdo al tipo de operacin y por el cual quieres que se despliegue en el reporte, la ventana te da la opcin de desplegar todos los tipos de operacin marcando la casilla Todos o de lo contrario marca todas las casillas. Al indicar el valor de IVA general, se desplegar la informacin de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegar la informacin de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 10%, 11% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Selecciona el tipo de reporte con el que quieres que se muestre la informacin necesaria. Concentrado.- El reporte muestra un concentrado de los totales de las operaciones que se hayan realizado con terceros de acuerdo al RFC o ID Fiscal o por Tipo de proveedor. Al generar el reporte se desplegar una ventana con la informacin requerida y desde ah puedes generar el archivo Batch para poder exportar el reporte al formato SAT. Detallado.- Mostrar la informacin de todas las operaciones que se hayan realizado con terceros. La diferencia entre uno otro reporte es que el concentrado no muestra el nmero y tipo de pliza. Formato SAT.- Muestra la misma informacin que el reporte concentrado con la diferencia que este reporte es el que tendr el formato para el envo a Internet al SAT. Al seleccionar este tipo de reporte debers indicar la ruta donde se guardar el archivo con extensin .txt. Por default el sistema te sugiere la ruta con el nombre del archivo a generar, por ejemplo: SAT011204.txt, donde se indica que este archivo es el archivo Batch para enviar al SAT y se gener el 1 de diciembre del 2004; pero puedes modificar el nombre.
Nota
l
En el reporte concentrado y el archivo que se exporta a Excel desde este reporte mostrarn los montos de los impuestos slo como enteros; para mostrar los montos con decimales se muestran con el reporte detallado, tambin se muestran estas cantidades con decimales en el archivo que se exporta en Excel. El reporte despliega la informacin en forma de columnas en donde podrs ver el resultado de las operaciones con proveedores o terceros. Cuando generas un reporte de forma detallada o concentrado se despliega ste en forma de consulta y contiene el botn , en donde lo podrs guardar como archivo con extensin .XLS y que se podr abrir con Microsoft Excel y al abrirlo en este programa se mostrar tal y como se muestra en pantalla. Si deseas salir del reporte lo podrs hacer con el botn .
l l
Cuando generas el reporte en formato para el SAT se habilita el botn donde se exportar el archivo que servir para enviar al SAT y se generar en la ruta que previamente indicaste en el filtro del reporte; al hacer clic sobre este botn se generar y mostrar en pantalla este archivo.
Exportar a Excel Temas relacionados Agregar una pliza Captura de Operaciones con terceros
Reporte de Ingresos IETU Acceso
l
Men Reportes, Fiscales, Operaciones con IETU, Ingresos IETU
Qu es Este reporte muestra la informacin de los ingresos de las operaciones con IETU. Manejo Antes de generarse el reporte, se desplegar un filtro para obtener informacin especfica, el filtro es el siguiente:
Campos de la ventana del filtro Campo Fecha de pliza Desde / Hasta Fecha de causacin Desde / Hasta Valor de IVA General Fronterizo Posterior a la definicin del filtro, el reporte se mostrar en pantalla. La ventana donde podrs consultar el reporte es la siguiente: Descripcin Puedes filtrar la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las plizas que cumplan con esta caracterstica. Indica la fecha de causacin de las operaciones (Ingresos) que deseas incluir en el reporte. Al indicar el valor de IVA general, se desplegar la informacin de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegar la informacin de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 10%, 11% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes).
Informacin que proporciona el reporte:

l l l l
Pliza Fecha Tipo de actividad Ingreso gravable
l l l l
IVA Otras retenciones IVA Retenido Monto de la operacin
Botones de esta ventana Botn Funcin Te permite exportar el reporte a formato Excel. Podrs expandir o contraer la informacin visualizada en el reporte. Utiliza este botn si deseas cerrar el reporte. Tema relacionado Cuenta para ingresos (IETU)
Reporte de Deducciones IETU Acceso
l
Men Reportes, Fiscales, Operaciones con IETU, Deducciones IETU
Qu es Este reporte muestra la informacin de las deducciones de las operaciones con IETU. Importante: Es necesario que para que en el reporte se visualicen las operaciones por concepto de IETU, dichas operaciones debern tener asignada una cuenta de gastos. Si la operacin no tiene una cuenta de gasto, bastar con asociar una cuenta y modificar el monto deducible con cero para que se visualicen las operaciones. Manejo Antes de generarse el reporte, se desplegar un filtro para obtener informacin especfica, el filtro es el siguiente:
Campos de la ventana del filtro Campo Fecha de pliza Desde / Hasta Fecha de causacin Desde / Hasta Valor de IVA General Fronterizo Al indicar el valor de IVA general, se desplegar la informacin de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegar la informacin de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 10%, 11% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Descripcin Puedes filtrar la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las plizas que cumplan con esta caracterstica. Indica la fecha de causacin de las operaciones (deducciones) que deseas incluir en el reporte.
Posterior a la definicin del filtro, el reporte se mostrar en pantalla. La ventana donde podrs consultar el reporte es la siguiente:

l l l
Pliza Cuenta Concepto
l l l
Monto deducible Monto no deducible Gasto asociado
Botones de esta ventana Botn Funcin Te permite exportar el reporte a formato Excel. Podrs expandir o contraer la informacin visualizada en pantalla del reporte. Utiliza este botn si deseas salir del reporte. Tema relacionado Cuenta para operaciones con terceros
Reporte de IVA Acreditable Acceso
l
Men Reportes, Fiscales, Desglose IVA, IVA Acreditable
Qu es Este reporte muestra la informacin del desglose del IVA Acreditable. Manejo Los campos de la ventana del filtro son los siguientes: Campo Fecha de pliza Desde / Hasta Fecha de causacin Desde / Hasta Tasa de IVA General Fronterizo Descripcin Puedes filtrar la consulta de acuerdo a una rango de fechas para desplegar en el reporte las plizas que cumplan con esta caracterstica. Despliega en el reporte las plizas que tengan un perodo de causacin de acuerdo a lo especificado en el campo. Al indicar el valor de IVA general, se desplegar la informacin de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Se agrega una nueva seccin denominada Fiscal donde se agrupan los parmetros relacionados con la captura de Operaciones con Terceros y de Ingresos IETU, tanto los que se manejaban en la versin anterior (ubicados en la seccin Plizas) como los nuevos, quedando de la siguiente forma:
Una vez definido el filtro, se desplegar el reporte en pantalla donde podrs agrupar la informacin dependiendo tus necesidades, es decir, mediante el men flotante selecciona la manera en la que deseas visualizar el reporte, las opciones disponibles son: Por pliza o por operacin.
La informacin que despliega este reporte es la siguiente:

l l l
Pliza Operacin Valor de los actos de IVA general,15% o 16%
l l l
Monto de IVA Acreditable a una tasa de IVA general, 15% o 16%. Monto de IVA acreditable a una tasa de IVA fronterizo, 10% y 11% Monto del IVA acreditable a una tasa del 0%
l l
Valor de los actos de IVA fronterizo, 10% u 11% Valor de los actos a una tasa del 0%
l l
Monto del IVA acreditable a una tasa exenta Total del IVA acreditable
Valor de los actos a una tasa exenta
Monto del IVA no acreditable
Total valor de los actos
Monto del IVA retenido
Botones de esta ventana Botn Funcin Te permite exportar el reporte a formato Excel. Podrs expandir o contraer la informacin visualizada en pantalla del reporte. Utiliza este botn si deseas salir del reporte. Tema relacionado Cuentas para operaciones con terceros
Reporte de IVA trasladado Acceso
l
Men Reportes, Fiscales, Desglose IVA, IVA Trasladado
Qu es Este reporte muestra la informacin del desglose del IVA Trasladado. Manejo Aspel Los campos de la ventana del filtro son los siguientes: Campo Fecha de pliza Desde / Hasta Fecha de causacin Desde / Hasta Tasa de IVA General Fronterizo Una vez definido el filtro, se desplegar el reporte en pantalla donde podrs agrupar la informacin dependiendo tus necesidades, es decir, mediante el men flotante selecciona la manera en la que deseas visualizar el reporte, las opciones disponibles son: Por pliza o por actividad. Descripcin Puedes filtrar la consulta de acuerdo a una rango de fechas para desplegar en el reporte las plizas que cumplan con esta caracterstica. Despliega en el reporte las plizas que tengan un perodo de causacin de acuerdo a lo especificado en el campo. Al indicar el valor de IVA general, se desplegar la informacin de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegar la informacin de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 10%, 11% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes).
La informacin que despliega el reporte es la siguiente:
l l
Pliza Fecha
l l
Total del valor de los actos Valor del IVA trasladado a una tasa de IVA general, 15% o 16% Valor de IVA trasladado a una tasa de IVA fronterizo, 10% u 11%. Valor del IVA trasladado a una tasa del 0%
Tipo de actividad
Valor de los actos a una tasa de IVA general, 15% o 16% Valor de los actos a una tasa de IVA fronterizo, 10% u 11% Valor de los actos a una tasa del 0% Valor de los actos a una tasa exenta
Valor del IVA trasladado a una tasa exenta
l l
Total del IVA trasladado
Botones de esta ventana Botn Funcin Te permite exportar el reporte a formato Excel. Podrs expandir o contraer la informacin visualizada en el reporte. Utiliza este botn si deseas cerrar el reporte. Tema relacionado Cuentas para ingresos (IETU)
Reporte de IVA e ISR retenido para DIOT Acceso
l
Men Reportes, Fiscales, Retenciones, IVA e ISR retenido en DIOT
Qu es Este reporte muestra la informacin del IVA retenido de las operaciones con DIOT. Manejo Campos de la ventana del filtro Campo Fecha de pliza Desde / Hasta Fecha de causacin Desde / Hasta Valor de IVA General Descripcin Puedes filtrar la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las plizas que cumplan con esta caracterstica. Indica la fecha de causacin de las operaciones (deducciones) que deseas incluir en el reporte. Al indicar el valor de IVA general, se desplegar la informacin de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Fronterizo Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegar la informacin de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 10%, 11% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes).

l l l
Tipo Nmero Operacin
l l l
IVA retenido ISR retenido Otras retenciones
Botones de esta ventana Botn Funcin Te permite exportar el reporte a formato Excel. Utiliza este botn si deseas salir del reporte.
Reporte de IVA e ISR retenido para IETU Acceso
l
Men Reportes, Fiscales, Retenciones, IVA e ISR retenido en IETU
Qu es Este reporte muestra la informacin del IVA retenido de las operaciones con IETU. Manejo Campos de la ventana del filtro Campo Fecha de pliza Desde / Hasta Fecha de causacin Desde / Hasta Valor de IVA General Descripcin Puedes filtrar la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las plizas que cumplan con esta caracterstica. Indica la fecha de causacin de las operaciones (deducciones) que deseas incluir en el reporte. Al indicar el valor de IVA general, se desplegar la informacin de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Fronterizo Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegar la informacin de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 10%, 11% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes).

l l l
Tipo Nmero Operacin
l l l
IVA retenido ISR retenido Otras retenciones
Botones de esta ventana Botn Funcin Te permite exportar el reporte a formato Excel. Utiliza este botn si deseas salir del reporte.
Reporte del usuario (Administrador de reportes) Acceso
l l
Men Reportes, Reporte del usuario Desde la Barra de Herramientas, con el botn
Qu es Desde este Administrador de reportes podrs crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensin QR2, seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir en tu reporte utilizando sentencias SQL. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de formato tradicional. De manera general desde este administrador podrs:
l l l l l l l
Dar de alta tus reportes personalizados en formato QR2 y FTO. Modificar los reportes previamente creados con este administrador. Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo. Borrar un reporte Aadir un reporte creado en formato FTO Preparar el archivo para su envo a internet. Enviar el reporte va e-mail.
Manejo El sistema por omisin incluye reportes en formato QR2 y FTO organizados por grupos. Los grupos y los reportes incluidos, dependern del mdulo en el cual ests utilizando dicho Administrador, es decir, el Administrador estar disponible desde cualquier mdulo, pero slo podrs consultar los reportes del mdulo correspondiente. La ventana del Administrador de reportes, mostrar los reportes pertenecientes a cada grupo (Activos, Cuentas, Cuentas departamentales, Depreciacin, Mantenimiento, Seguros, etc). Cada grupo muestra los datos (Ttulo del reporte y Formato) y ubicacin del reporte(Archivo y Ruta). Nota Para el grupo de plizas no se podrn agregar reportes con formato qr2 y con el formato FTO se tendrn algunas limitaciones. La ventana es la siguiente:
Para ver la presentacin preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegar el filtro correspondiente
para obtener informacin especfica, la informacin que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde est incluido el reporte. Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero identifiques el grupo donde deseas incluirlo antes de dar de alta un reporte. Botones Botn Funcin Con este botn podrs realizar lo siguiente: Dar de alta un nuevo reporte QR2. Para esto se desplegar el Diseador de reportes. Para mayor informacin consulta el tema Diseador de reportes. Para este caso debes seleccionar la opcin "Nuevo". Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO. Para esto el sistema despliega la Ventana en la cual podrs fcil y rpidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso debes seleccionar la opcin "Archivo FTO". Nota: Para ambas opciones debers primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas aadir el reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean aadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan. Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO). Para este caso se desplegar una ventana de Windows para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para aadir un reporte son los siguientes:
l
Posicionate sobre el grupo de reportes en el cual deseas aadir el reporte. Recuerda que estos grupos ya los tiene asignado el sistema por omisin. Utiliza este botn, selecciona la opcin Agregar e indica la ruta del reporte a incluir.
l l
Nota: Es importante que tomes en cuenta que no podrs aadir un reporte que haya sido creado desde otro sistema ya que recuerda que al crear un reporte ste se relaciona muy particularmente por el grupo de reporte en el cual fue creado. Con esta opcin podrs modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el manejo ser el siguiente: Formato QR2 El reporte se abrir con el diseador de reportes. Modifica un reporte exixtente Formato FTO Se abrir el reporte con la aplicacin asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte utiliza la Lista de campos y frmulas disponibles desde la barra de herramientas con el botn Para mayor informacin consulta el Editor de formatos Con este botn podrs eliminar el reporte previamente dado de alta o aadido al administrador de reportes. Al eliminar un reporte debers tomar en cuenta los siguientes puntos:
l
El reporte se elimina del administrador de reportes y tambin se elimina de la ruta o carpeta donde se encuentre. Los reportes personalizados desde el diseador de reportes o mediante la programacin de reportes (FTO), tambin sern eliminados por completo.
Muestra una vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se despliega el filtro del reporte para delimitar la informacin a emitir en el reporte. Nota: Recuerda que si no especificas ningn dato en el filtro el reporte considerar todos los datos. Tipo de filtros por grupo de reportes Con este botn podrs imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegar su Filtro correspondiente por si deseas especificar que slo cierta informacin se emita y posteriormente se
desplegar la ventana de Windows para configurar ciertas opciones para la impresin del reporte. Prepara el reporte para su envo y/o publicacin. El reporte podr ser enviado en PDF o HTML. Nota: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Enva y publica en tu espacio de internet, el o los archivos de consultas. Nota: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Despliega la lista de frmulas y campos que podrs utilizar para armar tus reportes fto (va formato) a la medida de tus necesidades. Esta opcin genera el reporte en formato PDF para su envo por correo electr nico. Al seleccionar este botn, primero se desplegar un Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo se generar el archivo pdf con la informacin del reporte y por ltimo, dicho reporte se adjunta como un archivo en la aplicacin de correo predeterminado en tu computadora. Nota: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Temas relacionados Formas continuas y lser Presentacin preliminar
Agregar un reporte Acceso
l
Dentro del Administrador de reportes, con la flecha
, opcin Agregar
Qu es Esta opcin sirve para agregar reportes que no se encuentran por default en el Administrador de reportes. Podrs modificarlo posteriormente con la opcin Editar reporte que se encuentra en el men flotante (botn derecho del ratn). Tema relacionado Crear un reporte en FTO
Crear un reporte FTO Acceso
l l
Dentro del Administrador de reportes, con el botn botn
, opcin Nuevo FTO.
Posicionndote sobre un reporte, men flotante (botn derecho del ratn), opci n Nuevo FTO
Qu es Para realizar un reporte en formato FTO, el sistema te ofrece el Bloc de notas que es un editor de texto bsico que se puede utilizar para crear documentos sencillos, en este caso para crear reportes. Manejo Para crear el reporte con formato FTO, debes seleccionar el tipo de reporte que quieres que se genere, ya sea de cuentas, cuentas departamentales, plizas, activos, depreciacin, mantenimiento, seguros o rubros de cuentas, selecciona la opcin de Archivo FTO con la flecha del botn y enseguida escribe los datos que se te pide para generar el reporte y luego de confirmar los datos se abrir la ventana del Bloc de notas. Campos generales Campo Ttulo Ruta Archivo Tema relacionado Reporte en blanco Descripcin Teclea el ttulo que llevar el reporte. Indica la ruta donde se guardar el reporte. Escribe el nombre con que se guardar fsicamente el reporte en el sistema.
Estructura de cada formato de reporte Qu es En general, todos los formatos se dividen en las siguientes secciones: Seccin Funcin
Parmetros del reporte Le indica al sistema las caractersticas generales que tendr el reporte, como son: nmero de los caracteres que se imprimirn, tipo de letra, dispositivo de salida, etc. Encabezados Contenido del reporte y/o partidas y ciclos Totales Manejo Define las cualidades del encabezado que lleva el reporte, como la lnea divisora, los textos, los espacios entre stos, etc. Define los campos que mostrar el reporte, es decir, los valores a emitir, con los clculos que se quieran aadir y las especificaciones o textos complementarios que acompaen a dichas cantidades. Indica la seccin de totales del reporte, mostrando las cantidades correspondientes y las anotaciones finales que se quieran incluir, como una firma, una raya, etc.
Ver: Consulta la lista de campos para formatos
Lista de comandos y frmulas para formatos Acceso
l
Men Archivos, Editor de formatos, Lista de comandos del Editor.
Qu es
l
El Editor de formatos permite utilizar diferentes comandos y frmulas para la edicin de los formatos de reportes, los cuales son instrucciones que ejecutan diferentes operaciones dentro de los mismos. Estos comandos requieren de una sintaxis, es decir, de una estructura y una manera de integrarlos para que ejecuten una operacin. La tabla que presenta esta lista es una gua de apoyo la cual est en orden alfabtico, y que puedes consultar al mismo tiempo que modificas un formato de reporte, gracias a las ventajas del ambiente .
Para la consulta de los comando y formulas consulta los siguientes temas: Comandos Frmulas
CAMPOS Cuentas con los siguientes campos: Campos <001> al <019> Campos con datos de la empresa Campos con datos de la cuenta Campos con datos de las plizas Campos con datos del departamento
Comandos del editor Qu es En este apartado localiza cada uno de los comandos que se utilizan en el sistema, y conoce de cada uno de ellos: Elemento SINTAXIS DESCRIPCION UBICACION Quiere decir La manera de escribir los comandos dentro del reporte. Para qu sirven los comandos o qu ejecutan dentro del reporte. En qu parte de la estructura de los formatos se utilizan estos comandos.
LOS SISTEMAS DONDE SE Cada comando se usa en sistemas especficos de la lnea Aspel. OCUPAN EJEMPLO DE SU USO Este breve ejemplo te indica cmo debes aplicar un comando dentro del formato que le corresponda.
COMANDOS CON LOS QUE Cada comando tiene relacin con otro u otros comandos, por lo que puedes dirigirte a ellos ESTA RELACIONADO para saber de qu manera se utilizan. Esencial Considera lo siguiente dentro del uso de los comandos:
l l l l
Un campo o una variable especfica deber ir entre < >. Por ejemplo: <049>. Los textos que requieres que se impriman debern de ir entre comillas. Por ejemplo: "Reporte Final". El nmero de columna o longitud de un comando se indican nicamente con un nmero. Los comandos de impresin se escribirn indistintamente con maysculas o minsculas.
Revisa los siguientes comandos: @CTA @DEPRECIA @DEPRECIAC @EMPRESA @INPC @RAN @RED @SDIARIO @SI @SUBCADENA @MFC ABRE AJUSTA ANCHO_CARACTERES ASIGNA BRINCA CARACTERES CENTRA COMENTARIOS DATO DEFINE DISCO ENCABEZADOS ESCRIBE FENCABEZADOS
FIN FONT IMPRESOR INICIA INICIARANGO MSCARA PANTALLA RAYA REDONDEO SALTA SI SIFIN SINO TERMINA TIPO TRADUCE
FRMULAS Frmula en el editor Ejemplo de sintaxis @EMPRESA[Sufijo] @EMPRESA [E] @SI[Cond., Verdad, Falso] @SI[<34> > <36>, <34>*10, <36> /2*10] @RED[Valor, Redondeo] @RED[<34>,1] @CTA[Cuenta,Sufijo] @CTA[100 001,F] @CTA[Cuenta,Sufijo,Dpto] @CTA[100 001,F,1] @CTA[#Campo1>,<#Campo2>,Sufijo] @CTA[<46>,<47>,F] @CTA[<#Campo1>,<#Campo2>,Sufijo,Dpto] @CTA[<46>,<47>,F,1] @CTA[Cuenta1,Cuenta2,Sufijo] @CTA[100 001,500 001,F] @CTA[Cuenta1,Cuenta2,Sufijo,Dpto] @CTA[100 001,500 001,F1] @MFC[CampoFecha, "Formato", "Idioma" ] @MFC[ <025>,"dd/mm/aa","E"] @RAN[R#rango,Sufijo] @RAN[R11,F] @RAN[Cuenta1..Cuenta2,Sufijo] @RAN[2100 000..2199 999,F] @INPC[Mes,Ao] @INPC[12,1994] @SUBCADENA[Cadena,Desde,Cuantos] @SUBCADENA[<20>,5,7] @SDIARIO[No.cuenta] @SDIARIO[100 002] @DEPRECIA[<Sufijo><Clave>,FlniDepre,FfinDepre,Que, FlniEjer] @DEPRECIA[T2,0596,0596,9,0196,1296] @DEPRECIA[AACT1,0596,0596,P,0196,0196] @DEPRECIAC[<Sufijo><Clave>,FlniDepre,FfinDepre>,Que, FlniEjer,FfinEjer] @DEPRECIAC[T2,0596,0596,p,0196,1296 @DEPRECIAC[AACT1,0596,0596,p,0196,1296] Ver: Ms acerca de Comandos del editor
Mensajes de error del editor Qu es
l l
Los mensajes de error sirven para orientarte cuando ests ejecutando un formato y ste no se pueda llevar a cabo exitosamente. Generalmente el mensaje indica la lnea del formato con el problema, lo que har ms fcil que lo identifiques y corrijas.
A continuacin te presentamos los mensajes de error ms importantes, en orden alfabtico: MENSAJE DE ERROR APARECE
Archivos Este mensaje aparece seguido por el aviso: "No se puede accesar el archivo: (Nombre del archivo); inexistentes para <ENTER>" y se despliega generalmente cuando especificas una fecha inexistente a travs del comando cambio de ABRE. Verifica la fecha anotada o la especificacin del directorio de datos. perodo. Asignacin invlida o Cadena Invlida Este error se refiere a los comandos que llevan una cadena de caracteres. Ocurre cuando en el comando (ASIGNA principalmente) especificas para un campo de fecha, una cifra o una cadena de caracteres delimitada por comillas. Ocurrir tambin si defines un carcter para un campo que requiere un nmero o viceversa. Aparece Igualmente cuando haces una asignacin sobre un campo reservado, es decir, cuando tratas de ejecutar un comando ASIGNA sobre alguno de los campos que ya estn definidos dentro del editor. Tienes hasta un campo lmite para definir variables de usuario. Este nmero de campo vara de acuerdo al sistema o mdulo de que se trate. Si dentro de un formato utilizas un nmero de campo mayor al seleccionado, el sistema te enviar este mensaje. Aparece cuando solicitas al sistema algo como: ESCRIBE 1, <002> para que despliegue el contenido de una variable alfanumrica que no ha sido definida con el comando DATO, ni se le ha especificado ningn "Texto".
Campo invlido.
Campo no definido.
Columna invlida. El mensaje aparecer cuando definas un comando ESCRIBE o TRADUCE y en el parmetro correspondiente al nmero de columna especifiques un nmero que no sea entero. Comando invlido. Cuando las tres primeras letras de una lnea no corresponden a ningn comando conocido por el sistema o cuando al escribir el comando cometiste un error de sintaxis. Rectifica que el comando est escrito correctamente y vuelve a ejecutar el formato. DEFINE sin FENCABEZADOS. Definiste un inicio de encabezado, pero no le indicaste al sistema hasta dnde termina ste. Recuerda que cada instruccin DEFINE debe llevar su correspondiente FENCABEZADOS.
El campo a Si especificas una variable alfanumrica a travs del comando DATO y le defines una longitud superior capturar, no a 255 caracteres. Por ejemplo: DATO <002>, 256, "Texto". NOTA: En los sistemas NOI y SAE la longitud puede ser mayor mxima es de 250 caracteres. a 255 caracteres. El campo no puede ser redondeado. Esperaba ' , '. Si solicitas al sistema que redondee campos alfanumricos o campos de fecha. Por razones lgicas el sistema slo puede redondear campos numricos. Rectifica que el campo sea numrico.
Aparece en los comandos que requieren ms de un parmetro para funcionar y uno de ellos no se ha definido. Aparece tambin cuando has especificado dos o ms parmetros de un comando y entre cada uno de ellos no has anotado una coma. Verifica la lnea que te indica el sistema y corrige la omisin.
Esperaba comilla. Indica que dentro de la lnea especificada, olvidaste cerrar las comillas cuando hiciste referencia a un texto. Esperaba (E) spaol o (I)ngls Cuando utilizas el comando TRADUCE y anotas una letra distinta a (E)spaol o (I)ngls, para el idioma a utilizar (E o I).
Esperaba nmero Aparecer si especificas un nmero que no sea entero o de ms de un dgito al utilizar el comando entero en el rango TIPO. de 1 a 6. Esperaba un carcter. Al comando RAYA se le puede especificar nicamente un caracter de repeticin; por lo tanto, este mensaje aparecer si especificas algo como: RAYA 15, 10, "SI".
Esperaba una fecha Exceso de ciclos anidados. Exceso de SI's anidados. Expresin invlida. Fecha invlida. INICIA TERMINA incompletos. Mascarilla invlida. Memoria insuficiente. Aparece si especificas una fecha inexistente a travs del comando ABRE. Verifica la fecha anotada o la especificacin del directorio de datos., el mensaje aparecer cuando se trate de definir una fecha directamente, sin emplear un campo numrico. Este mensaje aparece cuando especificas ms de 8 ciclos anidados a lo largo del formato.
La aparicin de este mensaje depende de la capacidad de memoria de tu mquina. Cuando se presente es recomendable que sustituyas alguno de los comandos SI por la funcin especial @SI. Este mensaje lo enva el sistema por varios motivos. El ms comn, es por un error en la sintaxis dentro del comando. Por ejemplo: SI "047" = 1 en lugar de SI <047> = 1. Revisa que la sintaxis y el uso de comillas o < > sean correctos. Otra causa comn es que abras ms parntesis de los que cierras. Aparece cuando utilizas el comando ABRE especificando al menos un carcter y no una fecha. Recuerda que el formato de fecha es Da/Mes/Ao con dos caracteres para cada rubro. Sucede cuando el sistema encuentra un comando INICIA y no encuentra su correspondiente TERMINA o viceversa. Rectifica que cada ciclo especificado tenga definidos ambos parmetros Indica que especificaste en un comando MASCARA un carcter diferente a #, comas o punto.
Aparece generalmente cuando el sistema no encuentra memoria suficiente para ejecutar el proceso y se puede deber a las siguientes causas: 1) Que tengas activo en memoria un programa residente; 2) Que otro sistema haya dejado daada la memoria, lo que impedir al sistema trabajar correctamente. Lo ms recomendable es reiniciar tu computadora.
Parntesis Sucede cuando en una lnea del formato cierras un nmero mayor de parntesis de los que hayas desbalanceados. abierto. Se esperaba nmero sin decimales. Se esperaba '>'. Se esperaba '<'. SI SIFIN incompletos. Slo puede definirse un encabezado. Texto para captura demasiado grande. Aparece cuando en alguno de los siguientes comandos especificas un nmero que no es entero: SALTA, RAYA, CARACTERES. Sucede cuando haces una especificacin con decimales en cualquiera de los comandos que requieran el parmetro de Nmero de columna. Indica que al utilizar un comando ASIGNA, en el nmero del campo o variable especificaste algo como: ASIGNA <115 y debes cerrar el pico parntesis as: ASIGNA <115>. El mensaje aparecer cuando dentro de un comando ASIGNA especifiques el nmero de la variable definida por el usuario de manera incompleta. Por ejemplo ASIGNA 115>. Debe decir ASIGNA <115>. El mensaje se despliega cuando se defini un comando SI y no se especific el final de la condicional con un SIFIN. Aparece tambin cuando el sistema encuentra un SIFIN, sin un SI que le anteceda. El sistema te indica que entre las instrucciones DEFINE y FENCABEZADOS se pretende definir otro comando DEFINE. No es posible aadir el comando DEFINE ya que ste se utiliza slo para definir encabezados. Aparece cuando al utilizar el comando DATO, el tercer parmetro (que corresponde al "Texto") es superior a 45 caracteres.
Uso de El comando ENCABEZADOS slo puede ser utilizado una vez que definas el contenido del mismo a ENCABEZADOS no travs de los comandos DEFINE y FENCABEZADOS. definidos. Temas relacionados Edita tus formatos de reportes Estructura de cada formato de reporte Lista de comandos y frmulas para formatos Lista de campos para formatos Comandos del Editor Definicin de ciclos
Tipos de filtro por grupo de reportes Acceso
l
Men Reportes, Reportes de usuario
Manejo Como se mencion en el tema de Administrador de reportes informacin general, el tipo de informacin solicitada en cada uno de los filtros para obtener informacin especfica de cierto reporte, vara dependiendo del tipo o grupo de reporte en el cual fueron creados. A continuacin se en listan los diferentes grupos en los cuales se clasifican o se ordenan los reportes dentro del administrador de reportes. Para obtener informacin especfica del filtro selecciona la liga que lleva a su descripcin detallada. Se denomina grupo de reportes, al reporte en el cual se organizan o se agrupan varios reportes de un mismo tipo.
Hay dos tipos de reportes que se manejan en el administrador, los que son formatos QR2 y los FTO, en un mismo grupo se pueden manejar cualquiera de estos formatos incluso los dos, slo debers tomar en cuenta que los filtros definidos por grupo tambin varan dependiendo del formato. A continuacin se en listan los diferentes grupos de reportes que se manejan por mdulo. Grupos para el administrador de reportes para los reportes QR2 Activos
l
Cuentas departamentales
l
Reporte de cuentas departamentales Reporte de depreciacin de activos Reporte de mantenimiento de activos Diario de plizas Reporte de Rubros Reporte de activos asegurados
Depreciacin
l
Reporte de Activos fijos Catlogo de cuentas Balance General en moneda extranjera Balance general Estado de resultados en moneda extranjera Reexpresin de saldos Auxiliares de cuentas Gastos por departamento Estado de resultados Presupuestos Libro mayor
Cuentas
l l l l l l l l l l
Mantenimiento
l
Plizas
l
Rubros
l
Seguros
l
Independientemente en el grupo en el que ests, los reportes de formato .FTO desplegarn un mismo filtro (Emisin de documentos), la informacin solicitada en el filtro slo varia dependiendo del catlogo del que se trate: Activos Cuentas Cuentas departamentales Depreciacin Mantenimiento Seguros Tema relacionado Reporte del usuario (Administrador de reportes)
Seleccin de informacin: Reporte Activos Acceso
l l
Men Reportes, Opcin Administrador de reportes, Grupo Activos Desde la barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informaci n an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar en el filtro, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este proceso Campos Generales Campo Clave Desde, Hasta Descripcin Selecciona la clave de los activos que cumplan con el rango que indicaste. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de activos, de tal forma que puedas seleccionarlo y registrarlo. Adquirido en Desde/Hasta Selecciona el rango de fecha de donde se tomarn los activos que se dieron de alta. Con la tecla F2 o el botn Slo activos del tipo Slo activos del departamento Slo activos que se han dado de baja contablemente Slo activos cuyo monto original sea: se desplegar el calendario para elegir la fecha de adquisicin.
Selecciona aquellos activos de algn tipo de activo en especial que quieres que se muestren el reporte. Selecciona aquellos activos en los que se encuentren en todos o algn departamento es especial. Si activas esta opcin se mostrarn aquellos activos que han sido dados de baja contablemente.
Esta opcin permite mostrar la informacin de los activos los cuales su monto original puede ser indistinto, igual que, mayor que, mayor igual que, menor que o menor igual que. Tambin puedes indicar en el campo monto con el botn medio de la calculadora que despliega. o la tecla F2 el monto a consultar por
Slo activos que se localizan en: Ordenar por
Puedes anotar el lugar fsico donde se encontrar el activo fijo.
Puedes ordenar la informacin de forma ascendente o descendente de acuerdo a la clave del activo, tipo de activo, Descripcin, localizacin, Monto original, Monto Original en moneda extranjera, Fecha de adquisicin, Mximo deducible, Valor de mercado, Vida til, Baja contable, Fecha de eliminacin, Departamento, Nmero de serie y Tipo de cambio. Temas relacionados Emisin de documentos Seleccin de informacin: Reporte Mantenimiento Seleccin de informacin: Reporte Depreciacin Seleccin de informacin: Reporte Seguros
Seleccin de informacin: Reporte Seguros
Seleccin de informacin: Reporte Cuentas Acceso
l l
Men Reportes, Opcin Administrador de reportes, Grupo Cuentas Desde la barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informaci n an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar en el filtro, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este proceso Campo Desde / Hasta Descripcin Especifica el rango de cuentas a incluir en el reporte. Con el botn o con la tecla F2, se desplegar el catlogo de cuentas, de tal forma que puedas seleccionar la cuenta a consultar. Slo cuentas del rubro Cuentas con naturaleza Slo cuentas con saldos y movimientos Slo ctas. que afecta al ajuste cambiario Slo cuentas NO Departamentales Slo cuentas con moneda Puedes seleccionar cuentas de acuerdo a un rubro o rubros en particular o sin distincin alguna. Puedes seleccionar tu informacin de acuerdo a la naturaleza de la cuenta o sin distincin alguna. Marca esta casilla si quieres que se imprima informacin con las cuentas que tengan saldos y movimientos. Marca esta casilla si quieres que se imprima informacin de las cuentas que afectan al ajuste cambiario. Si marcas esta casilla, en el reporte slo se imprimir informacin con las cuentas no departamentales.
Puedes seleccionar las cuentas que manejen una moneda en particular para que se muestren en tu reporte.
Nota La informacin que se muestre en el reporte depender de las restricciones que selecciones en el filtro del reporte. Ordenar por Puedes ordenar la informacin de forma ascendente o descendente de acuerdo a la Descripcin de la cuenta, Presupuesto mensual, Presupuesto anual, Presupuesto acumulado, Saldo inicial, Saldo inicial ME, Total de cargos, Total de cargos ME, Total de abonos, Total abonos ME, Saldo Final, Saldo Final ME. Temas relacionados Emisin de documentos Seleccin de informacin: Reporte Cuentas departamentales
Seleccin de informacin: Reporte Cuentas departamentales Acceso
l l
Men Reportes, Opcin Administrador de reportes, Grupo Cuentas departamentales Desde la barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar en el filtro, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este proceso Campo Desde / Hasta Descripcin Especifica el rango de cuentas a incluir en el reporte. Con el botn o con la tecla F2, se desplegar el catlogo de cuentas departamentales, de forma tal que puedas seleccionar la cuenta departamental. Slo cuentas del departamento Cuentas con naturaleza Puedes seleccionar cuentas departamentales de acuerdo a un departamento o departamentos en particular o sin distincin alguna. Puedes seleccionar tu informacin de acuerdo a la naturaleza de la cuenta departamental o sin distincin alguna.
Slo cuentas con saldos Marca esta casilla si quieres que se imprima informacin con las cuentas que tengan saldos y movimientos. y movimientos Slo ctas. que afecta al ajuste cambiario Slo cuentas con moneda Marca esta casilla si quieres que se imprima informacin de las cuentas que afectan al ajuste cambiario.
Puedes seleccionar las cuentas que manejen una moneda en particular para que se muestren en tu reporte.
Nota La informacin que se muestre en el reporte depender de las restricciones que selecciones en el filtro del reporte. Ordenar por Puedes ordenar la informacin de forma ascendente o descendente de acuerdo a la Descripcin de la cuenta, No. de Depto, Departamento, Saldo inicial, Saldo inicial ME, Total de cargos, Total de cargos ME, Total de abonos, Total abonos ME, Saldo Final, Saldo Final ME. Temas relacionados Emisin de documentos Seleccin de informacin: Reporte Cuentas
Seleccin de informacin: Reporte Depreciacin Acceso
l l
Men Reportes, Opcin Administrador de reportes, Grupo Depreciacin Desde la barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informaci n an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar en el filtro, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este proceso Campos generales Campo Clave Desde/ Hasta Descripcin Selecciona la clave de los activos que cumplan con el rango que indicaste.
Adquirido en Desde/Hasta Selecciona el rango de fecha de donde se tomarn los activos que se dieron de alta. Slo activos del tipo Slo activos del departamento Slo activos que se han dado de baja contablemente Slo activos cuyo monto original sea: Slo activos que se localizan en: Carpeta Depreciacin Campo Perodo de depreciacin Desde / Hasta Perodo fiscal Desde/Hasta Slo activos cuya depreciacin acumulada sea: Descripcin Anota un rango de fecha de depreciacin, desde el primero que quieres ver en la consulta hasta el ltimo. Tambin puedes elegir las fechas con la tecla F2 o con el botn . Selecciona aquellos activos de algn tipo de activo en especial que quieres que se muestren el reporte. Selecciona aquellos activos en los que se encuentren en todos o algn departamento es especial. Si activas esta opcin se mostrarn aquellos activos que han sido dados de baja contablemente.
Esta opcin permite mostrar la informacin de los activos los cuales su monto original puede ser indistinto, igual que, mayor que, mayor igual que, menor que o menor igual que. Puedes anotar el lugar fsico donde se encontrar el activo fijo.
Anota un rango de fecha de acuerdo al perodo fiscal, desde el primero que quieres ver en la consulta hasta el ltimo. Tambin puedes elegir las fechas con la tecla F2 o con el botn .
Elige que incluyan los activos cuya depreciacin acumulada cumplan con las condiciones: Indistinto, Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que. Tambin puedes indicar en el campo monto con el botn por medio de la calculadora que despliega. o la tecla F2 el monto a consultar
Slo activos cuya tasa de Elige que incluyan los activos cuya tasa de depreciacin cumpla con las condiciones: Indistinto,
depreciacin sea: Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que. Tambin puedes indicar en el campo monto con el botn por medio de la calculadora que despliega. o la tecla F2 el monto a consultar
Slo activos cuya Activa esta casilla si quieres que tome en cuenta para el reporte las cuentas cuya deduccin deduccin sea inmediata sea inmediata. Slo activos cuyo monto mx. deducible sea: Elige que incluyan los activos cuya depreciacin acumulada cumplan con las condiciones: Indistinto, Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que. Tambin puedes indicar en el campo monto con el botn por medio de la calculadora que despliega. Ordenar por Puedes ordenar la informacin de forma ascendente o descendente de acuerdo a la clave del activo, tipo de activo, Descripcin, localizacin, Monto original, Monto Original en moneda extranjera, Fecha de adquisicin, Mximo deducible, Valor de mercado, Depreciacin acumulada, Mtodo de depreciacin, Tasa de depreciacin contable, Tasa de depreciacin fiscal, Estado, Departamento, Deduccin inmediata, Inicia de depreciacin contable, Inicio de depreciacin fiscal, Depreciacin acumulada fiscal. Temas relacionados Emisin de documentos Seleccin de informacin: Reporte Activos Seleccin de informacin: Reporte Mantenimiento Seleccin de informacin: Reporte Seguros o la tecla F2 el monto a consultar
Seleccin de informacin: Reporte Mantenimiento Acceso
l l
Men Reportes, Opcin Administrador de reportes, Grupo Mantenimiento Desde la barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar en el filtro, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este proceso Campos generales Campo Clave Desde/ Hasta Adquirido en Desde/Hasta Slo activos del tipo Slo activos del departamento Slo activos que se han dado de baja contablemente Slo activos cuyo monto original sea: Slo activos que se localizan en: Carpeta Mantenimiento Campo Activos con ltimo Mantenimiento realizado Descripcin Indica el rango de fechas del ltimo mantenimiento de los activos que quieras que se muestren en el reporte. Tambin puedes elegir las fechas con la tecla F2 o con el botn Slo activos cuyo ltimo costo de mantenimiento fue: . Descripcin Selecciona la clave de los activos que cumplan con el rango que indicaste. Selecciona el rango de fecha de donde se tomarn los activos que se dieron de alta. Selecciona aquellos activos de algn tipo de activo en especial que quieres que se muestren el reporte. Selecciona aquellos activos en los que se encuentren en todos o algn departamento es especial. Si activas esta opcin se mostrarn aquellos activos que han sido dados de baja contablemente.
Elige que incluyan los activos cuyo ltimo costo de mantenimiento cumpla con las condiciones: Indistinto, Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que. Tambin puedes indicar en el campo monto con el botn medio de la calculadora que despliega. o la tecla F2 el monto a consultar por
Slo activos cuyos perodos de Selecciona la informacin cuyos activos cumplan con el rango indicado de acuerdo al perodo de mantenimiento sean: mantenimiento. Slo activos cuyo mantenimientos sea: prximo Selecciona la informacin cuyos activos cumplan con el rango de fechas en que se realice su prximo mantenimiento.
mantenimientos sea: prximo mantenimiento. Tambin puedes elegir las fechas con la tecla F2 o con el botn Ordenar por Puedes ordenar la informacin de forma ascendente o descendente de acuerdo a la Descripcin del activo, Fecha de adquisicin, Valor de mercado, Estado, Nm. de serie, Prximo mantto., ltimo mantto., Periodicidad mantto., Monto del mantenimiento. Temas relacionados Emisin de documentos Seleccin de informacin: Reporte Activos Seleccin de informacin: Reporte Seguros Seleccin de informacin: Reporte Depreciacin .
Seleccin de informacin: Reporte Seguros Acceso
l l
Men Reportes, Opcin Administrador de reportes, Grupo Seguro Desde la barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Te permite obtener adems de la informacin contenida en el reporte, informacin an ms especifica mediante la definicin de un filtro el cual, podrs seleccionar el tipo de informacin a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que est creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizar en el filtro, es decir, se arma con cierta informacin relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna informacin del filtro, por omisin el reporte mostrar toda la informacin correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrs modificar los reportes que por omisin instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edicin que debers utilizar. Para mayor informacin consulta Administrador de reportes. Campos de este proceso Campos generales Campo Clave Desde/ Hasta Adquirido en Desde/Hasta Slo activos del tipo Slo activos del departamento Slo activos que se han dado de baja contablemente Slo activos cuyo monto original sea: Slo activos que se localizan en: Carpeta Seguros Campo Nmero de pliza Aseguradora Agente de seguro Tipo de cobertura Slo activos cuyo monto asegurado sea: Descripcin Escribe el nmero de pliza que quieres que tome la informacin el reporte. Escribe la aseguradora del activo para que se tome en cuenta para la informaci n mostrada en el reporte. Indica la informacin del agente de seguro en caso que se tome este criterio para desplegar la informacin del reporte. Indica el tipo de cobertura para desplegar la informacin que cumpla con este criterio. Elige que incluyan los activos cuyo monto asegurado cumpla con las condiciones: Indistinto, Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que. Tambin puedes indicar en el campo monto con el botn por medio de la calculadora que despliega. Slo activos cuya prima o la tecla F2 el monto a consultar Descripcin Selecciona la clave de los activos que cumplan con el rango que indicaste. Selecciona el rango de fecha de donde se tomarn los activos que se dieron de alta. Selecciona aquellos activos de algn tipo de activo en especial que quieres que se muestren el reporte. Selecciona aquellos activos en los que se encuentren en todos o algn departamento es especial. Si activas esta opcin se mostrarn aquellos activos que han sido dados de baja contablemente.
Elige que incluyan los activos cuya prima total cumpla con las condiciones: Indistinto, Igual
total sea: que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que. Tambin puedes indicar en el campo monto con el botn por medio de la calculadora que despliega. Slo activos cuya vigencia se encuentren en el rango o la tecla F2 el monto a consultar
Selecciona la informacin cuyos activos cumplan con el rango de fechas de acuerdo a la vigencia del seguro. Tambin puedes elegir las fechas con la tecla F2 o con el botn .
Ordenar por Puedes ordenar la informacin de forma ascendente o descendente de acuerdo a la Descripcin del activo, Monto original, Monto original ME, Fecha de adquisici n, Nmero de pliza, Aseguradora, Agente de seguro, Telfono de siniestros, Cobertura, Monto asegurado, Prima total, Deducible, Vigencia de pliza. Temas relacionados Emisin de documentos Seleccin de informacin: Reporte Activos Seleccin de informacin: Reporte Mantenimiento Seleccin de informacin: Reporte Depreciacin
Reporte del Catlogo de cuentas Acceso
l
Men Reportes, Catlogo de cuentas, Catlogo de cuentas
Qu es Puedes generar los reportes de Saldo inicial, Saldo final, No imprime saldo, Saldo presupuesto, Comparativo, Desglose de ajuste anual, datos de tu catlogo de cuentas, se encuentran dentro de estos reportes, que se generan con el catlogo de cuentas: Encabezado
l l l
Datos de la empresa Ttulo del reporte Nmero de cuenta inicial y final que hayas solicitado.
Detalle
l l l l l l l
No. de cuenta Tipo de cuenta Descripcin Saldo inicial Saldo final Saldo presupuesto (comparativo) Diferencia Saldo final y presupuesto
l l l l l l
Porcentaje Presupuesto mensual Presupuesto anual Saldo acumulado Saldo final por mes, Saldo promedio anual. Totales de las columnas.
Campos de este reporte Campo N de cuenta Desde / Hasta Moneda Descripcin Puedes especificar el rango de cuentas que saldrn en el reporte. Si no especificas las cuentas, saldrn todas. Este campo slo estar disponible cuando el sistema est trabajando con multimonedas. Este campo permite obtener la emisin de las cuentas dadas de alta con alguna moneda en particular, es decir, si deseas filtrar las cuentas en dlares Americanos, Franco francs, etc. Este campo te permite emitir las cuentas que pertenezcan a un departamento en particular. En este campo se muestran los departamentos dados de alta en el catlogo de departamentos, si todava no tienes dado de alta ningn departamento, se mostrar la leyenda "No hay departamentos capturados. Al activar la casilla vers los saldos de las cuentas al final de las mismas, adems del total de los montos. Marca esta casilla si quieres que se muestren las cuentas que se vieron afectadas por el ajuste cambiario. Saldo inicial: Presentar el nmero de cuenta, tipo descripcin y el saldo inicial de las cuentas. Saldo final: Presentar el nmero de cuenta, tipo, descripcin y el saldo final de las cuentas. Comparativo: Presentar el nmero de cuenta, tipo, descripcin, saldo presupuesto, saldo final, la diferencia entre el saldo final y el presupuesto acumulado y el porcentaje que representa esta diferencia. No imprime saldo: Slo presentar el catlogo de cuentas. Indicando para cada una de ellas el nmero de cuenta, tipo y descripcin. Este reporte es equivalente a no seleccionar ningn reporte. Saldo presupuesto: Contiene el nmero de cuenta, tipo, descripcin, monto a que asciende el presupuesto anual, mensual y acumulado. Desglose de ajuste anual: Este reporte presenta de cada una de las cuentas involucradas en el proceso de ajuste anual su desglose, mostrando el saldo final de las cuentas por cada mes.
Departamentos
Incluye totales Afecta ajuste cambiario Tipo de reporte
Si no se ha efectuado el Proceso de Ajuste anual, no se podr emitir este reporte y el sistema lo indicar con el siguiente mensaje: "No existe la informacin para el reporte de ajuste anual desglosado, se debe ejecutar primero el proceso de ajuste anual por inflacin. Deseas ejecutar el proceso de ajuste anual por inflacin?" Si tu respuesta es afirmativa, se cerrar la ventana del reporte y se mostrar la ventana del asistente para el ajuste anual por inflacin. Ttulo del reporte El sistema sugiere un ttulo, pero podrs modificarlo de acuerdo a tus necesidades. Nota Las cuentas aparecern en orden secuencial y jerrquico, con un rengln en blanco cuando cambie la cuenta de mayor. Las cuentas de niveles inferiores estarn alineadas ms a la derecha. Botn opciones: Opciones de impresin Problemas / Soluciones PROBLEMAS No existe la informacin para el reporte de ajuste anual desglosado. Se debe ejecutar primero el proceso de ajuste anual por inflacin. Deseas ejecutar ahora el proceso de ajuste anual por inflacin? SOLUCIONES Seleccionaste un reporte de desglose de ajuste anual, sino has ejecutado este proceso debers hacerlo antes de pedir este reporte, el sistema te ofrece que lo ejecutes en el momento en que realizas el reporte si no tiene los datos necesarios.
Reporte Saldo promedio diario mensual Acceso
l
Men Reportes, Catlogo de Cuentas, Saldo promedio diario mensual
Qu es Este reporte muestra el saldo promedio diario por mes de una o varias cuentas, es decir, la diferencia entre el movimiento deudor y acreedor (Debe /Haber) de una cuenta. Tambin puedes mostrar el saldo histrico del perodo de una cuenta. La informacin que emite es la siguiente: Encabezado
l l l
Datos generales del reporte Nombre del reporte Moneda (contable o extranjera) Nmero de cuenta Descripcin de la cuenta Departamento /Fecha/ Cargos (si seleccionaste en el filtro algn departamento) Fecha (slo si seleccionaste en el filtro la opcin "Con desglose") Perodo / Saldo inicial / Abonos Saldo final Saldo promedio diario Saldo final diario Totales
Detalle
l l l l l l l l l
Campos de este reporte Campos Cuentas De / Hasta Perodo De / Hasta Descripcin Puedes especificar el rango de cuentas que saldrn listadas en el reporte. Si no especificas ningn rango, el sistema asumir que deseas que se listen todas las cuentas. En este campo se muestran los perodos (meses) de trabajo creados. Selecciona el primer y el ltimo mes (De/Hasta), del cual se tomar la informacin para generar el reporte. En caso que quieras consultar los movimientos del cargo y abono de cada da de una cuenta en particular, indica en los campos la cuenta en particular a consultar con la caracterstica Desglose para que muestre por da los movimientos de cargo y abono de la cuenta. Este campo muestra los departamentos dados de alta en el Catlogo de departamentos, selecciona el departamento del cual deseas emitir su saldo promedio diario. Podrs indicar que se emita la informacin de Todos, de uno en particular, o bien, seleccionando la tecla Ctrl con ayuda del ratn indica los departamentos a considerar en el reporte. Si seleccionas la opcin "Ninguno", el reporte emitir el saldo promedio diario de todas las cuentas del catlogo. Nota: Si en el perodo seleccionado no existen cuentas departamentales, el sistema no podr generar el reporte. Saldos Selecciona cmo deseas que se emitan los saldos de las cuentas, ya sea en moneda contable, moneda extranjera (si est manejando el sistema multimoneda) y/o con desglose. Nota: Si seleccionas la opcin "Con desglose", obtendrs los saldos de las cuentas por da, de lo contrario slo se emitirn los saldos por mes.
Departamento
Temas relacionados Reporte de departamentos Reporte de catlogo de cuentas
Reporte de catlogo de activos Acceso
l
Men Reportes, Activos fijos, Catlogo de activos
Qu es Si emites el listado de Activos fijos, obtendrs un reporte que contendr: Encabezado

l l l
Datos de la empresa Fecha de perodo de trabajo No. de activo inicial y final
Detalle
l l l l l l l l l l l
Clave y Descripcin del activo Tipo de activo Nmero y descripcin del departamento Monto mximo deducible Porcentaje del valor til remanente Valor original Porcentaje de depreciacin Localizacin Valor de mercado Fecha de adquisicin Depreciacin acumulada
Presentacin preliminar Campos de este reporte Campo Clave del activo Desde / Hasta Descripcin Selecciona el rango de claves de activos que quieras que se impriman en el reporte.
Fecha de adquisicin / Puedes indicar un rango de fechas, de tal manera que se enlistarn slo los activos cuya fecha de adquisicin operacin est dentro del perodo sealado. Tipo de activo Localizacin Ordenar por... Puedes solicitar que se muestren aquellos activos cuyo tipo sea igual al que seales en este campo. Aydate con la tecla F2 para anotar el tipo de activo al cual pertenecen. Si escribes en este campo el lugar fsico donde se encuentran los activos fijos, aparecern nicamente aquellos que cumplan con esta misma condicin. Puedes utilizar esta opcin para que los campos de tu reporte aparezcan ordenados en cualquiera de las siguientes variantes: por tipo y localizacin, por localizacin y tipo, por fecha de adquisicin y clave, o por descripcin. Selecciona esta opcin si quieres que se impriman aqullos activos que se dieron de baja contablemente.
Baja contable del activo Por Departamento
Se reportarn los activos por departamento. Debers elegir si quieres que el reporte presente nicamente los activos de un departamento especfico. Este campo estar activo si tiene el Sistema manejo de departamentos, los departamentos que se muestran sern los que se manejen dentro del Catlogo de departamento. El sistema sugiere un ttulo, pero podrs modificarlo de acuerdo a tus necesidades.
Ttulo del reporte
Botn opciones Nota: Si no anotas los datos de los campos, el sistema realizar el reporte con todos los activos registrados en el catlogo. Puedes generar un formato de impresin con un contenido similar al de este listado, aadindole o restndole informacin. Para hacerlo, debes referirte a la explicacin y funcionamiento del Editor de formatos. Problema/Solucin PROBLEMAS SOLUCIONES
El sistema no te muestra ningn activo. No existe el activo con las especificaciones que quieres. Tema relacionado Editor de formatos
Reporte de revaluacin de activos Acceso
l
Men Reportes, Activos fijos, Revaluacin de activos
Qu es Este reporte te permite conocer el valor de tus activos impactado por los efectos de la inflacin. El reporte emite la siguiente informacin: Encabezado
l l l l l l
Datos de la empresa Nombre del reporte Activo inicial y final Filtro de tipo de activo Tipo de Revaluacin Nueva fecha de Revaluacin Clave y Descripcin del activo Tipo de activo Valor de mercado Valor original
Valor neto revaluado

l l l l l l l l
Localizacin Factor de actualizacin Fecha de adquisicin Mtodo de depreciacin Porcentaje de vida til remanente Porcentaje de depreciacin Total de activos Totales de valor de mercado, valor neto revaluado y valor original.
Detalle
l l l l
Campos de este reporte Campo Clave Fechas de adq / oper. Tipo de activo Localizacin Departamentos Ordenar por... Descripcin Indica el rango de claves de activos que quieres que aparezcan en el reporte. Puedes seleccionar los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.
Indica que slo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo dejas vaco, se incluirn todos los tipos de activo. Anota la localizacin de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo depender de la clasificacin de activos que hiciste en tu catlogo de activos. Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos departamentales. Te ofrece 3 criterios de ordenamiento: 1. 2. 3. - Por tipo y localizacin. - Por localizacin y tipo. - Por mes y ao de adquisicin.
Tipo de Revaluacin
Puedes elegir entre 3 opciones:

l
Calcula la revaluacin multiplicando el valor de mercado por el factor de revaluacin indicado.

Calcula con el INPC desde la fecha de la ltima revaluacin. Calcula con el INPC desde la fecha de adquisicin.
Consulta la Revaluacin de activos Fecha de Revaluacin Factor de Revaluacin Actualizar % de Anota la fecha en la cual el sistema efectuar el clculo de Revaluacin.
En caso de que elijas el mtodo de revaluacin por Factor de mercado, podrs anotar el valor que considerar el sistema para realizar los clculos de la revaluacin. En caso de que elijas otro mtodo, este campo permanecer inactivo. Indica al sistema la forma en la que se calcular el porcentaje de vida til, si no se marca la casilla en el
vida til reporte aparecer el porcentaje que se encuentra en el Catlogo de activos. Si se marca, el sistema lo actualizar a partir de los meses transcurridos en el ejercicio fiscal.
Ttulo del reporte El sistema sugiere un ttulo, pero podrs modificarlo de acuerdo a tus necesidades. Botn opciones Nota La emisin de este reporte no tiene afectacin alguna en los datos del activo. Los datos de los activos relacionados con la revaluacin se modifican con el proceso de Revaluacin de activos que se encuentra en el Men de Procesos.
Inventario de Activos fijos Acceso
l
Men Reportes, Activos fijos, Inventario de activos fijos
Qu es Este reporte te permite llevar un control de la ubicacin de los activos fijos que se utilizan en tu empresa, conocer a qu persona se le tiene asignado ese activo, para registrar de una manera rpida los cambios que pudieran presentarse. El reporte presenta la siguiente informacin: 1. 2. 3. 4. Campos de este reporte Campo Clave del activo Desde/Hasta Fechas de adquisicin Tipo de activo Localizacin Departamentos Problemas / Soluciones PROBLEMAS Dentro del reporte no te muestra ningn archivo. SOLUCIONES Verifica los parmetros que estableciste para el reporte, puede ser que ningn activo cumpla con las caractersticas solicitadas. Descripcin Indica el rango de activos que quieres que aparezcan. Nombre de la empresa, nmero de pgina, fecha y ttulo. Descripcin y Clave de los activos. Su ubicacin y nmero de serie. Una lnea para su ubicacin y nmero de serie nueva, por si fuera necesario actualizarlas.
Indica el rango de fechas de adquisicin que se considerar para que los activos se incluyan en el reporte. Indica que slo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo dejas vaco, se incluirn los activos de todos los tipos. Anota la localizacin de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo depender de la clasificacin de activos que hiciste en tu catlogo de activos. Selecciona el departamento cuyos activos deseas incluir en el reporte.
Reporte de Depreciacin Contable Acceso
l
Men Reportes, Depreciacin contable, Depreciacin Contable
Qu es Este reporte presenta los clculos tradicionales de depreciacin, mismos que se aplican para el ttulo II y IV de la Ley de Impuesto Sobre la Renta. Bsicamente presenta el valor del activo, la depreciacin acumulada hasta el perodo anterior de depreciacin indicado, la depreciacin correspondiente al perodo de depreciacin, adems del monto total de estas depreciaciones. El reporte contiene los siguientes registros:
La clave del activo Tipo de activo Descripcin del activo Localizacin Fecha de adquisicin del activo Mtodo de depreciacin Valor a depreciar % de depreciacin Depreciacin acumulada Remanente a depreciar Depreciacin del perodo Depreciacin total Fecha de inicio de depreciacin
A diferencia de los reportes de depreciacin con valores actualizados (factor anual y ajustes ISR), este listado no considera el factor de actualizacin y proporciona la depreciacin para cualquier perodo: un mes, un trimestre, cuatrimestre, etc. Nota: Cabe mencionar que se consideran meses completos. La depreciacin se comienza a calcular en el mes indicado en el campo de fecha de inicio de depreciacin de la pestaa de depreciacin contable. El sistema calcula la depreciacin considerando el mes y ao indicados en el perodo de depreciacin, de modo que si por ejemplo solicitas la depreciacin del 01/01/02 al 20/06/02, el sistema proporcionar la depreciacin de 6 meses ignorando el da indicado en el rango Hasta. Manejo El sistema identifica los activos que se encuentran dentro de las caractersticas solicitadas por los rangos de fechas, y multiplica los montos originales de la inversin a valores histricos por los porcentajes de depreciacin correspondientes a cada activo ya establecidos en el alta del activo. Este resultado lo divide entre 12, para determinar la depreciacin mensual. Los datos que aparecen en el reporte se calculan como sigue:
l
Depreciacin acumulada. Este dato se obtiene de la carpeta de depreciacin contable del catlogo de activos ms un calculo de depreciacin; consiste en el total de la depreciaci n que ha sufrido un activo desde su fecha de inicio de depreciacin hasta el mes anterior al indicado como mes de inicio de depreciacin que se solicita, por ejemplo: tenemos que comenz a depreciarse en mayo/02 y se pide la depreciacin acumulada a Ago/02, sta ser igual a la depreciacin de los tres meses transcurridos desde mayo hasta julio. Si se pide la depreciacin acumulada a Jul/02, sta se deber calcular como la depreciacin acumulada del catlogo de activos ms la depreciacin de los 6 meses transcurridos en 2002. Depreciacin del perodo.- Este importe nace de la multiplicacin de la depreciacin mensual por el nmero de meses que comprenden el perodo de depreciacin solicitado. Depreciacin total.- ste es el importe de la depreciacin desde la fecha en la cual se inici la depreciacin del bien hasta la ltima fecha del perodo de depreciacin solicitado. Este dato se puede obtener sumando el importe de la Depreciacin del
perodo y el importe de la Depreciacin acumulada, ya calculados.
l
Remanente a depreciar.- ste es el importe del valor original del activo a valores histricos menos la depreciacin total, ya calculada.
Los dems datos del reporte surgen del catlogo de activos. Para mayor informacin sobre el clculo de este reporte, sobre el factor de actualizacin o la manera en que se calcula la Depreciacin, dirgete a la explicacin general sobre el tema: Depreciacin de Activos fijos Nota: Tambin puedes elaborar un formato de reporte que contenga informacin similar a la de este reporte interno del sistema, pudiendo aadir o excluir campos que no deseas que sean considerados. Para crear y modificar formato de reportes, dirgete a la explicacin del Editor de formatos. Campos de este reporte Campo Clave del activo Fecha de adquisicin Perodo Depreciacin Tipo de activo Localizacin Departamentos Desglose por mes Slo cuadro resumen Ordenar por... Descripcin Indica el rango de claves que quieres que aparezcan en el reporte. Estos valores se ordenan en el reporte con respecto a las claves, alfabticamente si stas son alfanumricas. Puedes seleccionar los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.
Indica el perodo, cuya depreciacin se calcular en el reporte.
Indica que slo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo dejas vaco, se incluirn todos los tipos de activo. Anota la localizacin de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo depender de la clasificacin de activos que hiciste en tu Catlogo de activos. Selecciona el departamento del cual pertenezcan los activos fijos que deseas emitir. Al activar esta opcin, para cada activo se desglosar la depreciacin mensual.
Al activar esta opcin slo se muestra el resumen con los montos mensuales de depreciacin de todos los activos incluidos en el reporte. Te ofrece 3 criterios de ordenamiento: 1. 2. 3. - Por tipo y localizacin - Por localizacin y tipo - Por mes y ao de adquisicin
Ttulo del reporte El sistema sugiere un ttulo, pero podrs modificarlo segn tus necesidades. Botn opciones Tema relacionado Presentacin preliminar
Reporte de activos que ya no se deprecian Acceso
l l l
Men Reportes, Depreciacin contable, Activos que ya no se deprecian Men Reportes Depreciacin Fiscal, Activos que ya no se deprecian Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Esta funcin te permite generar un reporte de todos los activos que ya se depreciaron en su totalidad y no se han eliminando del catlogo. Este reporte puede presentarte informacin contable y fiscal dependiendo de la opcin que se haya elegido para generar el reporte, ya que la informacin desplegada la tomar la que se proporciona dentro del Alta del catlogo de los activos. Los registros presentados en este reporte son:
l l l l l l l l l
Clave del activo Descripcin del activo Fecha de adquisicin Valor a depreciar Total depreciado Tipo de activo Localizacin Mtodo de depreciacin Porcentaje de depreciacin
Puedes generar un formato de impresin con el contenido similar a este listado, aadindole campos o quitndole aquellos que no deseas reportar. Para saber c mo hacer esto, debes referirte a la explicacin del Editor de formatos Campos de este reporte Campo Descripcin
Fin de depreciacin Registra en este campo la fecha a la que deseas conocer qu activos se han depreciado completamente. Ttulo del reporte El sistema te sugiere un ttulo, pero podrs modificarlo de acuerdo a tus necesidades.
Consulta el siguiente tema para el Botn opciones Nota: Este reporte est disponible tanto para depreciacin fiscal como la contable, la diferencia que existe entre estos reportes es que la depreciacin acumulada se calcula con base en la fecha de inicio y porcentaje de depreciacin contable y fiscal respectivamente. Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
El reporte tiene todas las cantidades en ceros. No existe ningn activo que ya no se deprecia. Tema relacionado Presentacin preliminar
Proyeccin de depreciacin Acceso
l l
Men Reportes, Depreciacin contable, Proyeccin de depreciacin Desde la Barra de herramientas, botn (*)
Qu es Esta opcin te permite obtener un reporte sobre la proyeccin de la depreciaci n de los activos de la empresa. El sistema te ofrece los siguientes tres tipos de reportes. Tipo de reporte Proyeccin de depreciacin con valores histricos Informacin que contiene
Clave de activo Tipo de activo Descripcin del activo Localizacin Fecha de adquisicin Mtodo de depreciacin Valor a depreciar Porcentaje de depreciacin Depreciacin acumulada Remanente a depreciar Depreciacin del perodo Fecha inicial de la depreciacin Depreciacin total Clave de activo Tipo de activo Fecha inicial de la depreciacin Factor de actualizacin Descripcin del activo Fecha de adquisicin Porcentaje de depreciacin Valor actualizado Valor a depreciar Depreciacin acumulada Depreciacin acumulada actualizada Depreciacin del perodo Depreciacin del perodo actualizada Depreciacin total actualizada Depreciacin total Clave de activo Tipo de activo Fecha inicial de depreciacin Porcentaje de depreciacin Descripcin del activo
Proyeccin de depreciacin con valores actualizados
l l l l l l l l l l l l l l l
Proyeccin de depreciacin con valores histricos y actualizados
l l l l l
Factor de actualizacin Fecha de adquisicin Porcentaje de depreciacin Valor a depreciar Valor actualizado Depreciacin acumulada Depreciacin acumulada actualizada Depreciacin del perodo Depreciacin del perodo actualizada Depreciacin total Depreciacin total actualizada
Puedes generar un formato de impresin con el contenido similar al de este listado, aadindole campos o quitndole aqullos que no deseas reportar. Para saber cmo hacer esto, debes referirte a la explicacin del Editor de formatos. Es importante mencionar que en los reportes donde se incluyan valores actualizados, los clculos se realizarn utilizando los datos capturados en la carpeta de depreciacin fiscal, ( porcentaje y monto de depreciacin acumulada) del catlogo de activos. Campos de este reporte Campo Clave de activo Fecha de adquisicin Perodo fiscal Perodo de depreciacin Tipo de activo Localizacin Departamentos Desglose por mes Slo cuadro resumen Con acumulado histrico Ordenado por Tipo Descripcin Escribe la clave correspondiente a los activos a incluir en el reporte. Indica la fecha de adquisicin del activo o activos que se incluirn en el reporte de proyeccin de depreciacin. Registra el perodo fiscal que tomar en cuenta el reporte para actualizar la depreciacin. Escribe el perodo de depreciacin del que deseas conocer la proyeccin. El sistema te sugiere un perodo semestral. Indica el tipo del activo que tendrn los registros a considerar en el reporte. Escribe en dnde estn localizados los activos que deseas incluir en el listado. Con la casilla de verificacin habilitas la opcin de incluir en el reporte de Proyeccin aquellos activos que pertenecen a un departamento en especfico. Al activar esta opcin, el reporte desglosar para cada activo la depreciacin mensual histrica.
Al activar esta opcin, slo se emite el resumen con los montos mensuales de depreciacin de todos los activos incluidos en los criterios de seleccin. Al marcar esta opcin se indica al sistema la forma de calcular el monto de la Depreciacin acumulada; si la toma del catlogo de activos o la calcula aplicando el porcentaje de depreciacin desde la fecha de adquisicin. Si deseas ordenar el reporte marca esta opcin y selecciona de la lista desplegable el parmetro de orden. Podrs seleccionar para este reporte tres maneras de presentarlo:
l l l
Proyeccin de depreciacin con valores histricos Proyeccin de depreciacin con valores actualizados Proyeccin de depreciacin con valores histricos y actualizados
Ttulo del reporte El sistema sugiere un ttulo, pero podrs modificarlo de acuerdo a tus necesidades. Botn opciones Problemas / Soluciones
PROBLEMAS Dentro del reporte no te muestra ningn activo. SOLUCIONES Verifica los parmetros que estableciste para el reporte, puede ser que ningn activo cumpla con las caractersticas que quieres.
Conciliacin de activos Acceso
l
Men Reportes, Depreciacin contable, Conciliacin de activos
Qu es
l
Su finalidad es comparar los montos que se tienen registrados en las cuentas contables del activo y depreciacin definidas en los tipos de activos contra la suma de los montos originales de los activos de cada tipo y la suma de las depreciaciones acumuladas de los activos de cada tipo. De esta forma, se pueden detectar anomalas en el registro de los movimientos de depreciacin. Este reporte te permite revisar que los activos dados de alta en tu catlogo de activos tengan su correspondiente registro en la contabilidad de tu empresa. Al indicar esta opcin, de inmediato se dispara el reporte para su visualizacin en pantalla.
El reporte presenta la siguiente informacin: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. De dnde proviene la informacin Los valores que presenta el sistema los toma de los catlogos de cuentas y de activos fijos respectivamente. Nota Los valores que aparecen en el reporte dependen de que al dar de alta el activo se haya registrado la pliza con los mismos datos de valor de activo y depreciacin y que se hayan contabilizado con los datos correspondientes las plizas de depreciacin. La manera de calcular el monto acumulado de la depreciacin del catlogo de activos es mediante la suma de la depreciacin de los meses transcurridos incluyendo el mes en que se solicita el reporte, por lo que es necesario emitirlo despus de generar la pliza de depreciacin. Problemas / Soluciones PROBLEMAS La cuenta del activo y la cuenta de depreciacin indican 0. Los montos que aparecen en la cuenta del activo y valor de los activos no coinciden. SOLUCIONES No se ha registrado an una pliza que respalde la compra o el alta de dichos activos, por lo que stos no estn valorados an en tu contabilidad. Para hacer esto, hay que elaborar la pliza donde se registre la compra de tus activos, as como las plizas de depreciacin. No registraste la pliza de alta del activo, anotaste cantidades diferentes dentro de la pliza del alta del activo, o no haz ejecutado el proceso de contabilizacin de la pliza de alta. Puedes consultar los auxiliares de la cuenta para identificar los movimientos que se han aplicado a las cuentas y verificar cuales son correctos y cuales no comparndolos con los montos de los activos de cada tipo. Puede ser por: Al dar de alta los activos que ya tenan un monto de depreciacin acumulada sta no se indic en la pliza de alta. No se han contabilizado correctamente las plizas de depreciacin o hay un error en los montos. En ambos casos, la solucin es comparar el auxiliar de las cuentas de depreciacin contra los Nombre de la empresa, nmero de pgina, fecha y ttulo (conciliacin de activos). Tipo de activo con su descripcin. Cuenta del activo (es decir, la cuenta asignada al tipo de activo) y su valor o saldo. Cuenta de depreciacin (cuenta contable asignada a la depreciacin del tipo de activo), su valor o saldo. Monto del Activo y Monto de la depreciacin del activo. Valor de los activos, que corresponde al monto original del catlogo de activos. Depreciacin acumulada del catlogo de activos ms la depreciacin de los perodos comprendidos desde el inicio del ejercicio fiscal hasta el mes de emisin del reporte. Las diferencias entre los valores de las cuentas contables, contra los valores del catlogo de activos.
Los montos de la cuenta de depreciacin y depreciacin acumulada no coinciden.
datos de los activos de cada tipo. Tema relacionado Presentacin preliminar
Depreciacin con valores actualizados (factor anual) Acceso
l l
Men Reportes, Depreciacin fiscal, Con valores actualizados (factor anual ) Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Presenta la depreciacin sobre el valor actualizado de activos por la inflaci n. El factor de actualizacin se calcula considerando el ejercicio fiscal indicado en el dilogo de emisin del reporte. El reporte contiene los siguientes registros: Encabezado
l l l l l
Detalle
Datos de la empresa Titulo del reporte Tipo de clasificacin Perodo de depreciacin Perodo para determinar factor de actualizacin Totales de activos Valor a depreciar Valor actualizado Depreciacin acumulada y actualizada Depreciacin del perodo y actualizada Depreciacin total y actualizada Mes depreciacin total por mes Total por mes actualizado
La clave del activo y su descripcin. El tipo de activo y su descripcin. Fecha de inicio de depreciacin. Factor de actualizacin. Fecha de adquisicin del bien. Porcentaje de depreciacin fiscal. Valor actualizado y el valor a depreciar. Depreciacin fiscal acumulada actualizada. Depreciacin acumulada. Depreciacin fiscal del perodo actualizada. Depreciacin fiscal del perodo. Depreciacin total actualizada. Depreciacin total.
Totales
l l l l l l l l
En el reporte aparecen todos y cada uno de los activos que sean deducibles para efectos de la Ley del ISR, en los lmites en cuanto a monto se refiere establecidos en la misma Ley, y que se deprecian en el perodo de depreciacin indicado. A diferencia del reporte de depreciacin con valores contables, este reporte as como el de Depreciacin con valores actualizados (ajustes ISR) s aplica el factor de actualizacin en su clculo. Manejo El clculo que ofrece este reporte es el que requiere el ttulo II de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. El sistema identifica los activos que se encuentran dentro de las caractersticas solicitadas por los rangos de fechas.
l
Para activos que se comienzan a depreciar en aos anteriores: Monto original de la inversin x Factor de actualizacin. INPC del ltimo mes de la primera mitad del Ejercicio Fiscal / INPC del mes de adquisicin del activo. (Monto original actualizado x Porcentaje establecido) / 12
Monto original de la inversin actualizado Factor de actualizacin Depreciacin mensual actualizada

l
Para activos adquiridos o dados de baja durante el ejercicio. Monto Original de la inversin x Factor de actualizacin.
Monto original de la inversin actualizado
Factor de actualizacin Depreciacin mensual actualizada = INPC del ltimo mes de la primera mitad del perodo que se utiliz el activo en el ejercicio / INPC del mes de adquisicin del activo. (Monto Original actualizado x Porcentaje establecido) / 12
Nota: Se identifica como perodo de uso del activo el perodo en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio de depreciacin hasta el ltimo mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal. En el caso de activos a los cuales la SHCP les haya establecido lmites para su deduccin, y el valor histrico exceda dichos lmites, se considerar como monto original de la inversin al importe del lmite establecido. Dentro del reporte aparecern como sigue:
l
Depreciacin acumulada actualizada.- Este dato se obtendr de multiplicar la depreciacin mensual actualizada ya mencionada, por el nmero de meses del perodo comprendido entre la fecha en la cual se comenz a depreciar el activo y la fecha anterior a la fecha inicial del perodo de depreciacin solicitado. Depreciacin del perodo actualizada.- Este importe nace de la multiplicacin de la depreciacin mensual actualizada por el nmero de meses que comprenden el perodo de depreciacin solicitado. Depreciacin total actualizada- ste es el importe de la depreciacin desde la fecha en la cual se inici la depreciacin del bien, hasta la ltima fecha del perodo de depreciacin solicitado. Este dato se puede obtener sumando el importe de la depreciacin del perodo actualizada y el importe de la depreciacin acumulada actualizada, ya calculados.
Los dems datos del reporte se toman del catlogo de activos. Campos de este reporte Campo Clave del activo Fechas de adquisicin Perodo fiscal Perodo Depreciacin Tipo de activo Localizacin Departamentos Descripcin Indica el rango de claves, cuyos activos aparezcan en el reporte. Puedes seleccionar los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.
Este campo no es capturable, ya que el reporte elabora un clculo de actualizacin con base en el ejercicio fiscal en el que se est trabajando. Indica el perodo de depreciacin que deseas reportar. Por ejemplo, para conocer la depreciacin del primer trimestre de 2002, indica en el primer campo el 1 de enero (01/01/02) y, en el segundo campo, el mes de marzo (31/03/02). Indica que slo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo dejas vaco, se incluirn todos los tipos de activos. Anota la localizacin de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo depender de la clasificacin de activos que hiciste en tu catlogo de activos. Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos fijos.
Desglose por mes Al activar esta opcin, para cada activo se desglosar la depreciacin mensual. Slo cuadro resumen Incluye vigentes Incluye dados de baja Ordenar por... Al activar esta opcin, slo muestra el resumen con los montos mensuales de depreciacin de todos los activos considerados en tus criterios de seleccin. Al activar esta opcin, mostrar aquellos activos que estn vigentes en el catlogo. Al activar esta opcin, mostrar aquellos activos que fueron dados de baja.
Te ofrece 3 criterios de ordenamiento: 1. 2. 3. - Por tipo y localizacin - Por localizacin y tipo - Por mes y ao de adquisicin
Ttulo del reporte
El sistema sugiere un ttulo, pero podrs modificarlo de acuerdo a tus necesidades.
Consulta el siguiente tema para el Botn opciones Tema relacionado Presentacin preliminar
Depreciacin con valores actualizados (ajustes ISR) Acceso
l
Men Reportes, Depreciacin fiscal, Con valores actualizados (ajustes ISR)
Qu es Este listado presenta por omisin las depreciaciones actualizadas por los primeros 6 meses del ao, para la obtencin de los valores de ajuste del ISR con pagos adicionales, sin embargo podrs solicitar la depreciacin actualizada de cualquier perodo. A diferencia del reporte de depreciacin con valores actualizados (factor anual), el perodo fiscal de este reporte considera los doce meses del ao. El perodo de depreciacin por omisin ser del 01 de enero al 30 de junio de cada ejercicio, debido a que slo se realiza un ajuste de los pagos provisionales de ISR y es por el perodo antes mencionado, sin embargo este perodo puede ser modificado. El reporte contiene los siguientes registros: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Manejo El clculo que ofrece este reporte es el que requiere el ttulo II de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. El sistema identifica los activos deducibles y los que tienen un lmite en cuanto a su monto para efectos fiscales. 1. Para activos que se comienzan a depreciar en aos anteriores: La clave y descripcin del activo. El tipo y descripcin del mismo. Fecha de inicio de depreciacin fiscal. Factor de actualizacin La fecha de adquisicin del bien. Porcentaje de depreciacin fiscal. El valor actualizado a depreciar. La depreciacin fiscal acumulada actualizada. La depreciacin fiscal acumulada. La depreciacin fiscal del perodo actualizada, La depreciacin fiscal del perodo y La depreciacin total actualizada de todos y cada uno de los activos que sean deducibles para efectos de la Ley del ISR, y en los lmites en cuanto a monto se refiere y por el perodo de depreciacin antes establecido.
Monto original de la inversin Monto original de la inversin x Factor de actualizacin. actualizado = Factor de actualizacin = Depreciacin mensual actualizada 2. INPC del ltimo mes de la primera mitad del perodo fiscal / INPC del mes de adquisicin del activo. (Monto original actualizado x Porcentaje establecido) / 12 Para activos adquiridos o dados de baja durante el ejercicio, siempre y cuando no se hayan comprado o dado de baja despus del mes de junio del ejercicio: Monto Original de la inversin x Factor de actualizacin. INPC del ltimo mes de la primera mitad del perodo que se utilizo el activo en el perodo fiscal / INPC del mes de adquisicin del activo. (Monto original actualizado x Porcentaje establecido) / 12
Monto original de la inversin Actualizado = Factor de actualizacin = Depreciacin mensual actualizada
Nota: Se identifica como perodo de uso del activo el perodo en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio de depreciacin hasta el ltimo mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal. En el caso de activos a los cuales la SHCP les haya establecido lmites para su deduccin, y el valor histrico exceda dichos lmites, se considerar como monto original de la inversin para actualizar el importe del lmite establecido, el cual se multiplicar por los porcentajes mximos de depreciacin establecidos en los artculos 37 y el 49 de la Ley del ISR. El resultado se divide entre 12 para obtener la depreciacin mensual actualizada, y determinar los importes diversos de las depreciaciones actualizadas, que aparecern en los reportes como sigue:
l
Depreciacin acumulada actualizada.- Este dato se obtiene de multiplicar la depreciacin mensual actualizada ya mencionada, por el nmero de meses del perodo comprendido entre la fecha en la cual se comenz a depreciar el activo y el mes inmediato anterior al ejercicio por el cual se determina el ajuste. Depreciacin del perodo actualizada.- Este importe se obtiene de la multiplicacin de la depreciacin mensual actualizada por los seis meses correspondientes al perodo del ajuste (6 meses o perodo indicado). Depreciacin total actualizada.- ste es el importe de la depreciacin desde la fecha en la cual se inicio la depreciacin del bien hasta junio del ejercicio (o perodo indicado). Este dato se puede obtener sumando el importe de la depreciacin del perodo actualizada y el importe de la depreciacin acumulada actualizada, ya calculados.
Los dems datos del reporte surgen del catlogo de activos. Nota: El clculo de la depreciacin se realiza a partir de la fecha de inicio de depreciacin indicada en la carpeta de depreciacin fiscal del catlogo de activos. Campos de este reporte Campo Claves del activo Fecha de adquisicin Perodo fiscal Perodo Depreciacin Tipo de activo Localizacin Departamento Desglose por mes Slo cuadro resumen Incluye vigentes Incluye dados de baja Ordenar por... Descripcin Indica el rango de claves cuyos activos quieres que aparezcan en el reporte. Puedes seleccionar los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.
Elige el perodo a considerar; para realizar el clculo del factor de actualizacin. Indica el perodo de depreciacin que deseas consultar. Por ejemplo, si deseas conocer la depreciacin del primer semestre de 2002, indica de enero a junio de dicho ao. Indica que slo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo dejas vaco, se incluirn todos los tipos de activo. Anota la localizacin de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo depender de la clasificacin de activos que hiciste en tu catlogo de activos. Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos fijos. Al activar esta opcin, el reporte desglosar para cada activo la depreciacin mensual histrica y la actualizada. Al activar esta opcin, slo emite el resumen con los montos mensuales de depreciacin de todos los activos incluidos en los criterios de seleccin. Al activar esta opcin, el reporte imprimir los activos que estn vigentes en el catlogo. Al activar esta opcin, el reporte imprimir los activos que estn dados de baja.
Ttulo del reporte
El sistema sugiere un ttulo, pero podrs modificarlo de acuerdo a tus necesidades.
Consulta el siguiente tema para el Botn opciones
Tema relacionado Presentacin preliminar
Con deduccin inmediata Acceso
l
Men Reportes, Depreciacin fiscal, Deduccin inmediata
Qu es Este reporte te ayuda a realizar los clculos para aquellos activos que se deprecian por el mtodo de Deduccin Inmediata. Este reporte presenta los siguientes registros: Encabezado
l l l l l
Detalle
l l
Datos de la empresa Titulo del reporte Tipo de clasificacin Perodo de depreciacin Perodo para determinar factor de actualizacin
La clave y descripcin del activo. El tipo de activo y la descripcin del mismo. Descripcin del valor a depreciar. Fecha de adquisicin. Tasa con deduccin inmediata. Factor de actualizacin. Valor a depreciar del activo. Localizacin del activo Importe de la deduccin inmediata.
l l l l l l l
Manejo Deduccin inmediata

l
Monto original de la inversin actualizado: Se ajusta multiplicndolo por el factor de actualizacin resultante de la divisin del INPC del ltimo mes de la primera mitad del perodo que transcurra desde que se efectu la inversin hasta el cierre del ejercicio, entre el INPC del mes en que se adquiri el bien. El resultado se multiplica por el porcentaje de deduccin inmediata que le corresponda al bien segn el Artculo 220 de la Ley del ISR, el cual debe ser indicado en el campo fiscal en la pestaa de depreciacin fiscal del alta de activos. Esto da como resultado el importe de la deduccin inmediata aplicable.
Nota: En el reporte aparecern todos los activos en los que habilitaste la casilla de deduccin inmediata. El sistema aplica la deduccin en el ejercicio fiscal al que pertenece la fecha indicada como fecha de inicio de depreciacin fiscal.
Consideraciones Generales
l l
La deduccin inmediata slo podr aplicarse a bienes nuevos, es decir, a aquellos que se utilizan por primera vez en Mxico. Esta deduccin no podr ejercerse cuando se trate de mobiliario y equipo de oficina, automviles, autobuses, camiones de carga, tractocamiones, remolques o aviones. La opcin a que se refiere este artculo, slo podr ejercerse tratndose de inversiones en bienes que se utilicen permanentemente en territorio nacional y fuera de las reas metropolitanas y de influencia en el Distrito Federal, Guadalajara y Monterrey, salvo que en estas reas se trate de empresas que sean intensivas en mano de obra, que utilicen tecnologas limpias en cuanto a sus emisiones contaminantes y no requieran uso intensivo de agua en sus procesos productivos. El Ejecutivo Federal determinar tanto las caractersticas de las empresas a que este prrafo se refiere, como las zonas de influencia de las citadas reas metropolitanas, exceptundose autobuses, camiones de carga, tractocamiones y remolques. Esta deduccin podr efectuarse en el ejercicio en el que se efecte la inversin, en el que se inicie su utilizacin o en el siguiente.
Campos de este reporte Campo Clave del activo Descripcin Anota o elige el rango de activos que deseas que aparezcan en el reporte.
Fecha de adquisicin Perodo Depreciacin Tipo de activo Localizacin Departamentos Desglose por mes Slo cuadro resumen Ordenar por... Puedes seleccionar los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.
Con este dato se indica el perodo en el que se va a aplicar la deduccin inmediata. En consecuencia slo se incluirn en el reporte, aquellos activos que manejen deduccin inmediata y cuya fecha de inicio de depreciacin fiscal se encuentre en el rango indicado. Indica el tipo cuyos activos se incluirn en el reporte. Anota la localizacin de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo depender de la clasificacin de activos que hiciste en tu catlogo de activos. Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos fijos. Al activar esta opcin, el reporte desglosar para cada activo la depreciacin mensual histrica y la actualizada. Al activar esta opcin, slo emite el resumen con los montos mensuales de depreciacin de todos los activos incluidos en los criterios de seleccin. Te ofrece 3 criterios de ordenamiento: 1. 2. 3. - Por tipo y localizacin - Por localizacin y tipo - Por mes y ao de adquisicin
Ttulo del reporte
El sistema sugiere un ttulo, pero podrs cambiarlo de acuerdo a tus necesidades.
Consulta el siguiente tema para el Botn opciones Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
El sistema no te muestra Verifica el catlogo de activos fijos, puede ser que no existan activos que manejen deduccin ningn activo. inmediata. Control de Archivos Tema relacionado Presentacin preliminar
Impuesto a los activos fijos (IMPAC) Acceso
l l
Men Reportes, Depreciacin fiscal, Impuesto a los activos fijos (IMPAC) Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Si emites un listado del impuesto al activo, obtendrs un reporte que contendr los siguientes registros:
La clave y descripcin del activo. Tipo de activo. Localizacin. Descripcin del activo fijo. Mtodo y porcentaje de depreciacin. Fecha de adquisicin. Valor original. Saldo pendiente de deducir. Saldo pendiente de deducir actualizado. 50% de la deduccin actualizada del perodo. Saldo promedio del activo. 1.8% de IMPAC (Impuesto al activo).
Manejo Para la determinacin del promedio de activos fijos, para efectos del clculo del impuesto al activo, se toma el siguiente procedimiento. 1. Saldo pendiente de deducir actualizado: Este saldo surge de disminuir al monto original de la inversin actualizado, el importe de la depreciacin acumulada actualizada al inicio del ejercicio. El factor de actualizacin se calcula dividiendo el INPC del ltimo mes de la primera mitad del ejercicio fiscal para el cual se est calculando el impuesto (junio) entre el INPC del mes de adquisicin del activo. Menos: El 50% de la deduccin anual en los trminos de la Ley del ISR: Este importe se refiere al 50% de la depreciacin fiscal (depreciacin actualizada) correspondiente al ejercicio. El resultado obtenido se divide entre 12 y se multiplica por el nmero de meses que se haya utilizado el activo en el ejercicio. El resultado es el Promedio correspondiente a dicho activo. En el caso de bienes adquiridos en el ejercicio, se considera como saldo pendiente de deducir el monto original de la inversin. En los bienes adquiridos despus del ltimo mes de la primera mitad del ejercicio (junio) no se actualiza su monto original, aunque s se actualiza el 50% de la depreciacin. En el caso de bienes no deducibles para el ISR, se toma su monto original actualizado bajo los mismo trminos antes mencionados y no se le aplica la deducci n del 50% de la depreciacin, ni ningn tipo de depreciacin. En el caso de bienes que el ejercicio sea su primer o ltimo ao de utilizaci n, el resultado de la divisin entre 12 se multiplica por el nmero de meses que se haya utilizado el bien, aunque estos meses no sean completos. Ejemplo: si compraste el bien el 25 de julio, se considerarn 6 meses. En el caso de activos que tengan lmites de deducibilidad se considera este lmite para el clculo del saldo pendiente de deducir y para el 50% de la depreciacin fiscal. Activos fijos, gastos y cargos diferidos
Campos de este reporte Campo Clave del activo Fecha de adquisicin Perodo fiscal Perodo Depreciacin Tipo de activo Localizacin Departamentos Porcentaje aplicable Ordenar por... Descripcin Anota o elige el rango de activos que deseas que aparezcan en el reporte. Puedes seleccionar los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.
Anota las fechas del perodo fiscal para el que se realiza el clculo, este perodo es el que se considera para actualizar el monto del activo. Delimita el perodo de depreciacin que se considerar para el clculo del 50% de la depreciacin actualizada. Para ms informacin, dirgete a la explicacin de parmetros de depreciacin. Parmetros de la depreciacin Indica que slo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo dejas vaco, se incluirn todos los tipos de activo. Anota la localizacin de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo depender de la clasificacin de activos que hiciste en tu catlogo de activos. Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos. Anota el porcentaje vigente de acuerdo a la Ley del Impuesto al activo
Ttulo del reporte El sistema sugiere un ttulo, pero podrs cambiarlo de acuerdo a tus necesidades. Consulta el siguiente tema para el Botn opciones Nota: El factor que aparece en el reporte corresponde al factor que se utiliza para hacer la actualizacin de la depreciacin, no del saldo pendiente de deducir; ste ltimo lo calcula internamente el sistema. Problemas / Soluciones PROBLEMAS Dentro del reporte no te muestra ningn activo. SOLUCIONES Verifica los parmetros que estableciste para el reporte, puede ser que ningn activo cumpla con las caractersticas que quieres.
Qu sucede con la actualizacin No hay problema, el sistema realiza los clculos correspondientes, considerando las fechas de ejercicios irregulares? indicadas a los filtros para determinar el factor de actualizacin y el 50% de la depreciacin actualizada. Tema relacionado Presentacin preliminar
Insertar una hoja de clculo Acceso
l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, con el botn
Manejo Para agregar un archivo de clculo debers seleccionar el tipo y archivo con que se identificar el documento. Campos de este proceso Campo Tipo Nombre Archivo Descripcin Selecciona el tipo de hoja de clculo, hay tres tipos: financieras, fiscales u otras. Escribe el nombre con el que se identificar la hoja de clculo. Escribe la ruta donde se tomar la hoja de clculo, aydate de la tecla F2 o el botn ruta que corresponda. para seleccionar la
Modifica una hoja de clculo Acceso
l
Manejo Podrs modificar las propiedades de la hoja de clculo de acuerdo a tus necesidades. Los campos son los mismos que se presentan para agregar una hoja de clculo.
Elimina una hoja de clculo Acceso
l
Manejo
Para eliminar una hoja de clculo, posicinate sobre la fila correspondiente a la hoja de clculo, y con un clic al botn
se eliminar.
Hojas fiscales y financieras Acceso
l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras
Qu es
Este proceso permite administrar las hojas de clculo financieras, fiscales u otras que des de alta. El sistema cuenta con hojas predefinidas, que fueron creadas tomando como base el catlogo de cuentas ESTANDAR del sistema, por lo que si tu empresa utiliza un catlogo diferente, debers adecuar las hojas al mismo. Con estas opciones del Men Reportes podrs acceder desde el sistema a una hoja de clculo de Excel (o de la aplicacin que hayas definido en tus Aplicaciones asociadas) con los siguientes formatos que estarn vinculados automticamente: Archivos Tipo Fiscales Financieras Manejo Nombre de la hoja Declaracin anual del ISR e IVA Clculo del IVA Depreciacin actualizada Declaracin mltiple Reexpresin de saldos Determinacin del provisional del IETU Archivo Daisriva.xls Calcia.xls Depact.xls Decmult.xls B10.xls pago ietu PROVI.xls
Determinacin del pago anual del ietu ANUAL.xls IETU Balance general Estado de resultados Aplicacin de recursos Razones financieras Posicin monetaria Edos. Fin. Moneda extranjera Bgral.xls Edore.xls Oryapmes.xls Razones.xls POSMON.xls Edofinex.xls
Para abrir una hoja de clculo, basta con posicionarte sobre el nombre de la hoja o del archivo y con doble clic la hoja se abrir en Excel actualizando los datos del sistema por medio de vnculos.
Ventajas de este manejo

l
Dentro de la aplicacin con la que llamas a tu hoja de clculo, podrs realizar operaciones como: 1. 2. 3. 4. 5. Grficas Comparacin de datos. Copiado de datos a otras hojas. Eleccin de datos para clculos que desees. Podrs trabajar simultneamente con otras aplicaciones dentro de Windows, utilizando datos del sistema.
Estos formatos pueden estar vinculados con la informacin de tus catlogos, de manera que cada vez que abras la hoja de clculo desde el sistema o desde Excel (por ejemplo), los datos se actualizarn automticamente (esto es lo que se conoce como Intercambio Dinmico de Datos DDE). El DDE es una herramienta que permite acceder desde otras aplicaciones (como hojas clculo) la informacin generada en Aspel-COI, y mantenerla actualizada, ya que una vez establecido el vnculo, aunque se registren cambios en tu informacin, sta se actualizar en forma automtica. Puedes utilizar estos formatos guardndolos con otro nombre o sobrescribiendo el formato de tu eleccin con el nombre de la funcin que llamar el men automticamente.
Nota: Las hojas de clculo, estn diseadas para utilizar el catlogo de cuentas estndar, si utilizas otro tipo de catlogo puedes cambiar las frmulas para que se adapten a ste, para mayor informacin consulta el manual de la hoja de clculo que utilices. Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
Al momento de acceder a esta opcin el No existe ninguna hoja de clculo en tu computadora o el sistema no puede localizar la hoja sistema dice: No se encontr la extensi de clculo, tal vez no est definida la ruta de acceso en Aplicaciones asociadas. n de su manejador de hojas de clculo. Aplicaciones Asociadas Al momento de acceder a esta opcin el El archivo que necesita la hoja de clculo no existe, el sistema empezar a considerar sistema dice: Error de apertura en archivos a partir de ao 2002. Por ejemplo CATC0203.DB. Catlogo de cuentas de febrero del "nombre del archivo" o error al abrir el ao 2003 de la empresa 1. archivo. El sistema dice: el archivo que se va a El archivo ya est abierto y/o est siendo utilizado por alguien ms; si eliges Slo lectura, el utilizar est siendo modificado por otra archivo se abrir, pero no podrs realizar ninguna modificacin; si eliges Notificar, esta opcin persona. te dar un mensaje de alerta cuando el archivo est disponible; y si eliges Cancelar, se abrir la hoja de clculo nuevamente pero sin ningn dato.
Declaracin anual del ISR e IVA Acceso
l
Men de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Declaracin anual del ISR e IVA.
Qu es
l
Esta hoja de clculo te ayuda a obtener la informacin para agilizar la elaboracin d tu declaracin anual del Impuesto sobre la Renta e Impuesto al Valor Agregado, de acuerdo con los datos que arroja tu sistema.
Funcionamiento exclusivo Aspel Dentro de la hoja de clculo se encuentran incluidas las siguientes carpetas Declaracin Anual Estado de resultados Conciliacin fiscal
Clculo del Impuesto al activo Acceso
l
Men de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Clculo del IA.
Qu es
l
Esta hoja de clculo te ayuda a obtener la informacin de tu declaracin del Impuesto al Activo, de acuerdo con los datos que arroja tu sistema.
Manejo La hoja de clculo llama la informacin y realiza los clculos de las cuentas de los activo fijos y las depreciaciones actualizadas.
l
Determina el saldo promedio de activos fijos (no toma en cuenta terrenos) para este clculo, restando al saldo promedio por deducir al inicio del ejercicio, el 50% de la depreciacin fiscal, para efectos de ISR. El resultado obtenido se divide entre 12 y se multiplica por el nmero de meses que se ocup el bien en el ejercicio, obteniendo con este resultado el promedio mencionado. Adems, se suman los promedios de activos financieros y se resta el promedio de las deudas a corto plazo (pero sin prstamos bancarios) para determinar la base de IMPAC. Se multiplica la base por la tasa establecida en la Ley del Impuesto al Activo.
Nota: Dentro de la hoja vers que el sistema toma todos los datos requeridos para la obtencin de la cantidad a pagar. Algunos de estos datos son: Valor original del activo y Monto actualizado del activo. El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opcin "CALCIA.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones Si realizas alguna modificacin a la informacin dentro del sistema, debers actualizar el vnculo que existe entre la hoja de clculo y el sistema. Para mayor informacin dirgete al manual de la hoja de clculo que utilices. Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
El sistema manda el siguiente mensaje: El sistema no localiza el archivo de esta hoja de clculo, lo ms probable es que no tengas No se puede localizar el archivo instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as que debes moverlo desde donde se CALCIA.XLS (o con cualquier otra encuentre a este subdirectorio. terminacin). El sistema dice: Este documento contiene vnculos automticos. Desea actualizarlo ahora? El sistema dice: el archivo que se va a utilizar est siendo modificado por otra persona. Este mensaje siempre aparecer cuando entres a la hoja de clculo; si tu respuesta es negativa, te mostrar el ltimo reporte de clculo del impuesto al activo que hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizar de inmediato los datos, de acuerdo con el perodo que ests trabajando. El archivo ya est abierto y/o est siendo utilizado por alguien ms; si eliges Slo lectura, el archivo se abrir, pero no podrs realizar ninguna modificacin; si eliges Notificar, esta opcin te dar un mensaje de alerta cuando el archivo est disponible; y si eliges Cancelar, se abrir la hoja de clculo nuevamente pero sin ningn dato.
Al salir el sistema te preguntar: Desea Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar todos aquellos cambios que hayas guardar los cambios efectuados en realizado, y aparecern cuando vuelvas acceder a esta opcin, que podrn ser modificados al "CALCIA.XLS" actualizar el vnculo entre el sistema y la hoja de clculo. Temas relacionados Depreciacin actualizada Reporte del Impuesto al activo Hojas de clculo del sistema (informacin general) Aplicaciones asociadas
Depreciacin Actualizada Acceso
l
Men de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Depreciacin actualizada.
Qu es Esta hoja te ayuda a obtener el clculo de la depreciacin actualizada de tus activos, tomando la informacin contenida en el sistema. Manejo La hoja de clculo llama la informacin de los saldos finales del ao de trabajo contenida en el catlogo de activos fijos. Los datos que aparecen en la hoja de clculo son un resumen de los movimientos de la depreciacin a lo largo de un ao. Contiene datos de la consulta de la depreciacin, como los siguientes: los tipos de activo con su Valor original, Monto actualizado, Depreciacin del perodo, Depreciacin actualizada, Remanente a depreciar y el total de stos. Nota:
l
Dentro de la hoja de clculo podrs cambiar las celdas que contengan la sintaxis VALOR con la funcin @Deprecia, de acuerdo a tus necesidades: para mayor informacin consulta el siguiente apartado: Cmo utilizar tu informacin en otras aplicaciones de Windows El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opcin: "DEPACT.XLS", pero puede ser cambiado.
Ver: Hojas fiscales y financieras Aplicaciones asociadas Repercusiones Si realizas alguna modificacin a la informacin dentro del sistema, debers actualizar el vnculo que existe entre la hoja de clculo y el sistema. Para mayor informacin dirgete al manual de la hoja de clculo que utilices Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
El sistema manda el siguiente mensaje: El sistema no localiza el archivo de esta hoja de clculo, lo ms probable es que no tengas No se puede localizar el archivo instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as que debes moverlo desde donde se DEPACT.XLS (o con cualquier otra encuentre a este subdirectorio. terminacin). El sistema dice: Este documento Este mensaje siempre aparecer cuando entres a la hoja de clculo; si tu respuesta es contiene vnculos automticos. Desea negativa, te mostrar el ltimo reporte de depreciacin actualizada que hayas grabado, en actualizarlo ahora? caso de ser positiva, actualizar de inmediato los datos, de acuerdo con el perodo que ests trabajando. El sistema dice: el archivo que se va a El archivo ya est abierto y/o est siendo utilizado por alguien ms; si eliges Slo lectura, el utilizar est siendo modificado por otra archivo se abrir, pero no podrs realizar ninguna modificacin; si eliges Notificar, esta opcin persona. te dar un mensaje de alerta cuando el archivo est disponible; y si eliges Cancelar, se abrir la hoja de clculo nuevamente pero sin ningn dato. Al salir el sistema te preguntar: Desea guardar los cambios efectuados en DEPACT.XLS Temas relacionados Catlogo de activos Depreciacin actualizada Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar todos aquellos cambios que hayas realizado, y aparecern cuando vuelvas acceder a esta opcin, que podrn ser modificados al actualizar el vnculo entre el sistema y la hoja de clculo.
Consulta de la depreciacin
Declaracin mltiple Acceso
l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Declaracin mltiple
Qu es
l
Esta hoja te ayuda a elaborar el importe de los pagos provisionales (aportaciones que se realizan en el transcurso de ao, antes de realizar la declaracin anual), con base en el coeficiente de utilidad del ejercicio anterior. Estos clculos se obtienen tomando la informacin que arroja tu sistema.
Manejo
l
Dentro de la hoja se presenta el resumen del pago provisional del mes o perodo que se est trabajando; dentro de sta se pueden apreciar algunos datos como: Ventas netas del mes, Coeficiente de utilidad (este valor lo debes proporcionar), Utilidad para pago provisional de ISR, Porcentaje utilizado y otros. Te mostrar el total a pagar de acuerdo a los conceptos que marca la LISR. Permite hacer los clculos de los pagos provisionales del I.V.A y del I.A
l l
Nota: Dentro de la hoja de clculo podrs cambiar las celdas que contengan la sintaxis VALOR, de acuerdo a tus necesidades: para mayor informacin consulta el siguiente apartado. Ver: Cmo utilizar tu informacin en otras aplicaciones Windows El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opcin: "DECMULT.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones Si realizas alguna modificacin a la informacin dentro del sistema, debers actualizar el vnculo que existe entre la hoja de clculo y el sistema. Para mayor informacin dirgete al manual de la hoja de clculo que utilices. Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se encontr el archivo: DECMULT.XLS Desea hallarlo usted mismo?. Este documento contiene vnculos automticos con otro libro, Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? No se puede modificar parte de una matriz. SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de clculo, lo ms probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Este mensaje siempre aparecer cuando entres a la hoja de clculo; si tu respuesta es negativa, te mostrar el ltimo reporte de Declaracin mltiple que hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizar de inmediato los datos, de acuerdo con el perodo que ests trabajando.
Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de clculo, no ser posible que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de clculo.
El archivo que se va a utilizar El archivo ya est abierto y/o est siendo utilizado por alguien ms; si eliges Slo lectura, est siendo modificado por otra el archivo se abrir, pero no podrs realizar ninguna modificacin; si eliges Notificar, esta persona. opcin te dar un mensaje de alerta cuando el archivo est disponible; y si eliges Cancelar, se abrir la hoja de clculo nuevamente pero sin ningn dato. Al salir el sistema te preguntar: Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar todos aquellos cambios que hayas Desea guardar los cambios realizado, y aparecern cuando vuelvas acceder a esta opcin, que podrn ser efectuados en "DECMULT.XLS"? modificados al actualizar el vnculo entre el sistema y la hoja de clculo. Dentro de la hoja de clculo podrs modificar las frmulas para las cuentas que manejan moneda extranjera, de acuerdo a los principios que ests utilizando.
El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opcin: "EDOFINEX.XLS", pero puedes cambiarlo o guardarlo con otro nombre. Temas relacionados Aplicaciones Asociadas Hojas fiscales y financieras
Pago anual del IETU Acceso
l
Men de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Determinacin del pago anual IETU.
Qu es Esta hoja de clculo te ayuda a obtener la informacin que debers reportar al SAT por concepto del Impuesto Empresarial a Tasa nica (IETU). La hoja de este reporte se llama ietu anual.xls. Manejo Al abrir la hoja de Excel, se presentar un mensaje indicado que la hoja contiene informacin dinmica y si deseas actualizar el reporte con la informacin almacenada en el sistema. Con la Barra de Herramientas (Aspel herramientas) que se instala en Excel podrs modificar ests hojas utilizando las funciones creadas para el intercambio dinmico de datos entre tu sistema Aspel-COI y Excel. Arma tus reportes en Excel (DDE, Intercambio dinmico de datos) Funciones para obtener el pago provisional y anual del IETU Dentro de la hoja obtendrs: El monto a pagar por concepto de IETU, aplicando la tasa de este ao 16.50 (2008). La deduccin adicional para aplicarla al clculo del IETU. La deduccin adicional por concepto de Crdito Fiscal por Sueldos, Salarios Asimilados, Prestaciones y Previsin Social. Informacin manejada en el reporte:
Para que este reporte salga correctamente, debers considerar lo siguiente:

l l l l
El sistema debe tener actualizados los INPC hasta el ao de trabajo. Deben de existir operaciones con desglose de IETU Debe de haber activos adquiridos de Septiembre de 2007 a Diciembre de 2007 para efectos del clculo de la deduccin adicional Al utilizar las Funciones para obtener el IETU, se sugiere activar el parmetro "Usar periodo actual de COI" para que los clculos se realice automticamente. Para el caso de las funciones para la obtencin del crdito por sueldos y salarios y la cdula de inventarios, debers especificar en el campo "Rango de cuentas" la cuenta y/o rango asignado para este concepto. Desde la hoja de Excel, Barra de herramientas Aspel, botn .
Pago provisional del IETU Acceso
l
Men de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Determinacin del pago provisional IETU.
Qu es Esta hoja de clculo te ayuda a obtener la informacin que debers reportar al SAT por concepto del Impuesto Empresarial a Tasa nica (IETU). La hoja de este reporte se llama ietu provi.xls. Manejo Al abrir la hoja de Excel, se presentar un mensaje indicado que la hoja contiene informacin dinmica y si deseas actualizar el reporte con la informacin almacenada en el sistema. Con la Barra de Herramientas (Aspel herramientas) que se instala en Excel podrs modificar ests hojas utilizando las funciones creadas para el intercambio dinmico de datos entre tu sistema Aspel-COI y Excel. Arma tus reportes en Excel (DDE, Intercambio dinmico de datos) Funciones para obtener el pago provisional y anual del IETU Dentro de la hoja obtendrs: El monto a pagar por concepto de IETU, aplicando la tasa de este ao 16.50 (2008). La deduccin adicional para aplicarla al clculo del IETU. La deduccin adicional por concepto de Crdito Fiscal por Sueldos, Salarios Asimilados, Prestaciones y Previsin Social. Informacin manejada en el reporte:
Para que este reporte salga correctamente, debers considerar lo siguiente:

l l l l
El sistema debe tener actualizados los INPC hasta el ao de trabajo. Deben de existir operaciones con desglose de IETU Debe de haber activos adquiridos de Septiembre de 2007 a Diciembre de 2007 para efectos del clculo de la deduccin adicional Al utilizar las Funciones para obtener el IETU, se sugiere activar el parmetro "Usar periodo actual de COI" para que los clculos se realice automticamente. Para el caso de las funciones para la obtencin del crdito por sueldos y salarios y la cdula de inventarios, debers especificar en el campo "Rango de cuentas" la cuenta y/o rango asignado para este concepto. Desde la hoja de Excel, Barra de herramientas Aspel, botn .
Balance general Acceso
l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Balance general
Qu es Con esta opcin podrs acceder desde el sistema un formato del Balance general o Estado de situacin financiera en un formato de hoja de clculo de Excel (o de la aplicacin que tengas asociada), que estar vinculada automticamente. Funcionamiento de esta hoja de clculo Esta funcin toma la informacin de las cuentas que entran en los rubros que a continuacin se mencionan (dependiendo del nmero de niveles que hayas seleccionado): Nota
l
Dentro de la hoja de clculo podrs cambiar las celdas que contengan la sintaxis MATRIZ con la funcin @cta, de acuerdo a tus necesidades, para mayor informacin consulta el siguiente tema: Cmo utilizar tu informacin en otras aplicaciones de Windows El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opcin: "BGRAL.XLS", pero puede ser cambiado. Tambin puedes emitir una hoja del Balance general en moneda extranjera, mediante la hoja de clculo Edofinex.xls, cuya finalidad es que puedas realizar con esta las operaciones necesarias para realizar la reexpresin de saldos en moneda extranjera, a partir de las disposiciones fiscales y financieras correspondientes.
l l
Repercusiones Si realizas alguna modificacin a la informacin dentro del sistema, debers actualizar el vnculo que existe entre la hoja de clculo y el sistema. Para mayor informacin dirgete al manual de la hoja de clculo que utilices. Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se encontr el archivo: bgral.XLS Desea hallarlo usted mismo?. Este documento contiene vnculos automticos con otro libro, Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de clculo, lo ms probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Este mensaje siempre aparecer cuando entres a la hoja de clculo; si tu respuesta es negativa, te mostrar el ltimo Balance general que hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizar de inmediato los datos, de acuerdo con el perodo que ests trabajando.
No se puede modificar parte de una matriz. Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de clculo, no ser posible que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de clculo. El archivo que se va a utilizar est siendo modificado por otra persona. El archivo ya est abierto y/o est siendo utilizado por alguien ms; si eliges Slo lectura, el archivo se abrir, pero no podrs realizar ninguna modificacin; si eliges Notificar, esta opcin te dar un mensaje de alerta cuando el archivo est disponible; y si eliges Cancelar, se abrir la hoja de clculo nuevamente pero sin ningn dato.
Desea guardar los cambios efectuados en Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar todos aquellos cambios que hayas "BGRAL.XLS."? realizado, y aparecern cuando vuelvas a acceder a esta opcin, que podrn ser modificados al actualizar el vnculo entre el sistema y la hoja de clculo. Temas relacionados Hojas de clculo del sistema (Informacin general) Aplicaciones asociadas
Aplicacin de recursos Acceso
l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Aplicacin de recursos
Qu es Una Aplicacin de los recursos es un estado que muestra la fuente y el destino de los recursos generados por la empresa, comparando los Estados de situacin financiera. Por lo tanto, esta hoja de clculo te sirve para comparar resultados financieros de perodos distintos. Por ejemplo, te permite comparar la utilidad de 2002 y saber en dnde la ocupaste. Con esta opcin podrs llamar a un formato dentro de Excel (o de la aplicacin que tengas asociada) para la Aplicacin de los recursos, mismo que estar vinculado automticamente con los datos del sistema. Manejo La hoja de clculo toma la informacin y realiza los clculos de las cuentas que entran en los rubros que a continuacin se mencionan: Descripcin Orgenes Rubros que utiliza 24,26,5 y 4
Capital de trabajo 11,12,13, 14, 15, 16, 17, 18, 20, 21 Aplicaciones 2, 26,1,y,3.
Rubros de cuentas Nota: Dentro de la hoja de clculo podrs cambiar las celdas que contengan la sintaxis MATRIZ con la funcin @cta, de acuerdo a tus necesidades; para mayor informacin consulta el siguiente apartado: Ver: Cmo utilizar tu informacin en otras aplicaciones de Windows El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opcin: "ORYAPMES.XLS", pero puede ser cambiado. Hojas de clculo del sistema (Informacin general) Repercusiones Si realizas alguna modificacin dentro del sistema a la informacin que utiliza la hoja de clculo, debers actualizar el vnculo que existe entre sta y el sistema. Para mayor informacin dirgete al manual de la hoja de clculo que utilices. Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se encontr el archivo: oryapmes.XLS Desea hallarlo usted mismo?. Este documento contiene vnculos automticos con otro libro, Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? No se puede modificar parte de una matriz. El archivo que se va a utilizar est siendo modificado por otra persona. SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de clculo, lo ms probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Este mensaje siempre aparecer cuando entres a la hoja de clculo; si tu respuesta es negativa, te mostrar la ultima informacin sobre la fuente y el destino de los recursos generados por la empresa que se tenga de esta, en caso de ser positiva, actualizar de inmediato los datos, de acuerdo con el perodo que ests trabajando. Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de clculo, no ser posible que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de clculo. El archivo ya est abierto y/o est siendo utilizado por alguien ms; si eliges Slo lectura, el archivo se abrir, pero no podrs realizar ninguna modificacin; si eliges Notificar, esta opcin te dar un mensaje de alerta cuando el archivo est disponible; y si eliges Cancelar, se abrir la hoja de clculo nuevamente pero sin ningn dato. Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar todos aquellos cambios que hayas realizado, y aparecern cuando vuelvas acceder a esta opcin, que podrn ser modificados al actualizar el vnculo entre el sistema y la hoja de clculo.
Al salir el sistema te preguntar: Desea guardar los cambios efectuados en "ORYAPMES.XLS"?
Razones Financieras Acceso
l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Razones financieras
Qu es
l
Con esta hoja de clculo podrs acceder desde el sistema las Razones financieras ms comunes y su forma de calcularlas dentro de la hoja de clculo de Excel (o de la aplicacin que tengas asociada), que estar vinculada automticamente. Una razn financiera consta de varias herramientas que te ayudan a interpretar la situacin contable de tu empresa. A continuacin se describen las razones financieras que el sistema te ofrece.
Manejo La hoja de clculo toma la informacin y realiza los clculos de las cuentas que entran en los rubros que a continuacin se mencionan: Descripcin Razn Circulante: Activo Circ./Pasivo Circ. Prueba del cido: (Act.Circ.-Invent.)/Pas. Circ. Apalancamiento: Pasivo Total/Capital Rotacin CXC: Ventas / Cuentas por Cobrar Rotacin Inventario: Costo Ventas mes / Inventario Rotacin Activos Totales: Ventas / Activos Totales Rotacin Activos Fijos: Ventas / Activos Fijos Rentabilidad / Capital: Utilidad Neta / Capital Rentabilidad / Activos: Utilidad Neta/Activos Totales Rentabilidad / Ventas: Utilidad Neta / Ventas Margen Neto Rubros de cuentas Nota: Dentro de la hoja de clculo podrs cambiar las celdas que contengan la sintaxis MATRIZ con la funcin @cta, de acuerdo a tus necesidades; para mayor informacin consulta el siguiente apartado: Cmo utilizar tu informacin en otras aplicaciones de Windows El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opcin: "RAZONES.XLS", pero puede ser cambiado. Hojas de clculo del sistema (Informacin general) Repercusiones Si realizas alguna modificacin a la informacin dentro del sistema, debers actualizar el vnculo que existe entre la hoja de clculo y el sistema. Para mayor informacin dirgete al manual de la hoja de clculo que utilices. Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se encontr el archivo: razones.XLS Desea hallarlo usted mismo?. Este documento contiene vnculos SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de clculo, lo ms probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Este mensaje siempre aparecer cuando entres a la hoja de clculo; si tu respuesta es Rubros que utiliza 1 y3 1,3 y 13 5 y 23 6 y 12 7 y 13 6 y 22 2 y6 5 y 24 22 y 24 6 y 24 6 y 15
automticos con otro libro, Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? negativa, te mostrar la ultima informacin que se tenga de las razones financieras que hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizar de inmediato los datos, de acuerdo con el perodo que ests trabajando.
No se puede modificar parte de una matriz. Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de clculo, no ser posible que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de clculo. El archivo que se va a utilizar est siendo modificado por otra persona. El archivo ya est abierto y/o est siendo utilizado por alguien ms; si eliges Slo lectura, el archivo se abrir, pero no podrs realizar ninguna modificacin; si eliges Notificar, esta opcin te dar un mensaje de alerta cuando el archivo est disponible; y si eliges Cancelar, se abrir la hoja de clculo nuevamente pero sin ningn dato. Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar todos aquellos cambios que hayas realizado, y aparecern cuando vuelvas a acceder a esta opcin, que podrn ser modificados al actualizar el vnculo entre el sistema y la hoja de clculo.
Al salir el sistema te preguntar: Desea guardar los cambios efectuados en "razones.XLS"?
Posicin monetaria Acceso
l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Posicin monetaria
Qu es
l
Esta hoja te ayuda a conocer la posicin monetaria, que es la diferencia de los activos monetarios (cuentas que representan dinero en efectivo, como Bancos, deudores, clientes, cuentas por cobrar, etc, se excluyen los inventarios) y los pasivos monetarios (cuentas que representan las deudas a corto plazo) tomando la informacin que arroja tu sistema.
Notas Dentro de la hoja vers que el sistema toma todos los datos requeridos para la obtencin del clculo. Algunos de estos datos son: Valor original del activo, Monto actualizado, Depreciacin del perodo y otros. El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opcin: "POSMON.XLS", pero puede ser cambiado. Puedes realizar modificaciones de acuerdo a tus necesidades; para mayor informacin dirgete: Cmo utilizar tu informacin en otras aplicaciones de Windows Hojas de clculo del sistema (explicacin general) Aplicaciones asociadas Repercusiones Si realizas alguna modificacin dentro del sistema a la informacin que utiliza la hoja de clculo, debers actualizar el vnculo que existe entre sta y el sistema. Para mayor informacin dirgete al manual de la hoja de clculo que utilices. Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se encontr el archivo: POSMON.XLS Desea hallarlo usted mismo?. Este documento contiene vnculos automticos con otro libro, Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? No se puede modificar parte de una matriz. El archivo que se va a utilizar est siendo modificado por otra persona. SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de clculo, lo ms probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Este mensaje siempre aparecer cuando entres a la hoja de clculo; si tu respuesta es negativa, te mostrar la informacin de la posicin monetaria que hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizar de inmediato los datos, de acuerdo con el perodo que ests trabajando. Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de clculo, no ser posible que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de clculo. El archivo ya est abierto y/o est siendo utilizado por alguien ms; si eliges Slo lectura, el archivo se abrir, pero no podrs realizar ninguna modificacin; si eliges Notificar, esta opcin te dar un mensaje de alerta cuando el archivo est disponible; y si eliges Cancelar, se abrir la hoja de clculo nuevamente pero sin ningn dato. Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar todos aquellos cambios que hayas realizado, y aparecern cuando vuelvas acceder a esta opcin, que podrn ser modificados al actualizar el vnculo entre el sistema y la hoja de clculo.
Al salir el sistema te preguntar: Desea guardar los cambios efectuados en "POSMON.XLS"?
Estados financieros moneda extranjera Acceso
l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Edos. Fin. moneda extranjera.
Qu es
l
Con esta hoja de clculo podrs conocer la variacin momentnea (reexpresin) que podran tener las cuentas del Estado de resultados con respecto al tipo de cambio de una moneda (la hoja propuesta por Aspel convierte el Estado de resultados en dlares).
Esta hoja contiene lo siguiente:

l l l
Nombre de la empresa. Tipo de cambio Vigente y Promedio. Nmero de la cuenta.
l l l
Descripcin de la cuenta. Valor en pesos y dlares. Totales de las cuentas.
Nota Debers de corregir la frmula para todas las cuentas que tengan moneda extranjera, y poder as expresar a tipo de cambio histrico. Para mayor informacin referirse a: Los principios norteamericanos de contabilidad generalmente aceptados USGAAP (FASB-52). El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opcin " EDOFINEX.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones Si realizas alguna modificacin a la informacin dentro del sistema, debers actualizar el vnculo que existe entre la hoja de clculo y el sistema. Para mayor informacin dirgete al manual de la hoja de clculo que utilices. Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se encontr el archivo: EDOFINEX.XLS Desea hallarlo usted mismo?. Este documento contiene vnculos automticos con otro libro, Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? No se puede modificar parte de una matriz. SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de clculo, lo ms probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Este mensaje siempre aparecer cuando entres a la hoja de clculo; si tu respuesta es negativa, te mostrar el ltimo estado financiero en moneda extranjera que hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizar de inmediato los datos, de acuerdo con el perodo que ests trabajando.
Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de clculo, no ser posible que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de clculo.
El archivo que se va a utilizar El archivo ya est abierto y/o est siendo utilizado por alguien ms; si eliges Slo lectura, el est siendo modificado por archivo se abrir, pero no podrs realizar ninguna modificacin; si eliges Notificar, esta otra persona. opcin te dar un mensaje de alerta cuando el archivo est disponible; y si eliges Cancelar, se abrir la hoja de clculo nuevamente pero sin ningn dato. Al salir el sistema te preguntar: Desea guardar los cambios efectuados en "EDOFINEX.XLS."? Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar todos aquellos cambios que hayas realizado, y aparecern cuando vuelvas acceder a esta opcin, que podrn ser modificados al actualizar el vnculo entre el sistema y la hoja de clculo.
Formato B10 Acceso
l l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresin de saldos, b10 Desde Microsoft Excel, Men Archivos, Nuevo, Carpeta COI , plantilla B10
Qu es Este mdulo ofrece la informacin de los efectos de la inflacin que han afectado a la empresa, de acuerdo a las normas relativas al Boletn B-10 "Reconocimiento de los Efectos de la inflacin en la informacin financiera". El boletn ofrece las reglas con respecto a la valuacin y presentacin de la informacin financiera de la inflacin; es obligatoria para aquellas empresas que preparan sus estados financieros bsicos:
l l l l
El estado de posicin financiera que comprende los activos, pasivos y capital contable a una fecha determinada. El estado de resultados, que muestra los ingresos, costos, gastos y el resultado del perodo. El estado de variaciones en el capital contable, que muestra los cambios en la inversin de los propietarios durante el perodo. El estado de cambios en la situacin financiera, que muestra las modificaciones resultantes de los cambios en recurso y obligaciones de la empresa en el perodo. Hay que tomar en cuenta que todos los estados financieros deben reexpresarse en la misma moneda, siendo sta la del balance general.
Manejo Para poder utilizar la hoja de clculo B10 es necesario habilitar las macros, de lo contrario no ser posible trabajar. Para generar las reexpresiones de los estados de resultados se utilizan dos mtodos: Mtodo de ajuste por cambios en el nivel general de precios: Consiste en corregir la unidad de medida empleada por la contabilidad tradicional utilizando pesos constantes en vez de pesos nominales. El valor nominal es el que aparece inscrito en los documentos y ttulos valor, mientras que el valor real es el equivalente que tiene en dinero en el momento presente un ingreso o gasto que se realizar en el futuro. Mtodo de actualizacin por costos especficos o valores de reposicin: Se fundamentan en los valores en el presente en lugar de valores provocados por operaciones realizadas en el pasado. Los valores se conocen como Valores de reposicin. Este libro B10.xls muestra las hojas de clculo que se actualizarn en los documentos de primera reexpresin.
Con el botn se crear el archivo Subsecuente1.xls en donde se crean las hojas de clculo de la primera Actualizacin: Primera Actualizacin, Inventarios y costos de Ventas, Capital Contable, REPOMO, Activos fijos y Depreciacin Acumulada. Para efectos de la reexpresin en el sistema ASPEL-COI nos basaremos en el primer mtodo por ser que mejor se apega a los requerimientos actuales, no viola el principio del valor histrico original, mantiene la objetividad de la informacin y es congruente con la normatividad aceptada internacionalmente. Para comenzar a trabajar con este proceso se deben configurar algunos datos que servirn para los clculos de las dems hojas, estos datos se configuran en la hoja Inicio, los datos que se deben configurar son:
l l l l l
Mes y ao del perodo que se analizar. Tipos de activos del catlogo en el sistema. El primer mes de la reexpresin INCP de perodo indicado Y la primera subsecuente
Los ltimos tres puntos se actualizarn automticamente, siempre y cuando tengas abierto ASPEL-COI. Para actualizar estos valores has clic al botn Actualizar hoja de primera reexpresin. Botones Botn Descripcin Estas flechas sirven para ir a la siguiente o anterior hoja, adems ests flechas tienen un orden cclico ya que si te encuentras en la ltima hoja con el botn siguiente podrs situarte en la primera hoja, lo mismo con el botn anterior si te encuentras en la primera hoja, ste te enviar a la ltima hoja.
El botn recalcular sirve para actualizar aquellas frmulas DDE que se necesiten cambiar.
El botn generar subsecuentes tiene la funcin de crear un nuevo libro (Subsecuente1.xls) el cual genera las reexpresiones y subsecuentes (Primera actualizacin, Inventarios y Costos de ventas, Capital contable, REPOMO, Activos fijos, Depreciacin acumulada) tomando como perodo inicial el proporcionado en la hoja Inicio.
Inicio. Selecciona el mes que se tomar para generar los valores al crear el nuevo libro con las reexpresiones subsecuentes. Escribe el ao para la fecha que actualizar los valores de las hojas de clculo. Nota: Si quieres ver los cambios en la celda donde se encuentre el INPC del perodo y los meses de las hojas de clculo adems de actualizar los dems valores para el clculo de las reexpresiones, debers actualizar la informacin mediante el botn Actualizar hoja de primera reexpresin de la hoja de clculo Inicio. Muestra el asistente para ajustar la base de datos en la que ests trabajando. Asistente de ajuste de la base de datos en B10 Muestra el tema de ayuda de este proceso para facilitar el manejo de ste.
Sirve para seleccionar los tipos de activos. Sirve para eliminar los tipos de activos que se tienen incluidos en la reexpresin.
Nota En caso de cambiar de perodo desde el sistema Aspel COI 5.0, debers actualizar el perodo de trabajo con el botn de herramientas COI, debido a que si actualizas con el botn podrs trabajar. en la barra
los valores de las hojas de clculo del B10 no se actualizarn y no
Para analizar los efectos de inflacin de la empresa en los diferentes procesos que se llevan a cabo, ofrece las siguientes hojas de clculo. Reexpresin de inventarios Capital Social Resultados de ejercicios anteriores Reserva legal Actualizacin de activos fijos Actualizacin de depreciacin acumulada Reexpresin de balance general Para consultar las hojas de clculo que se generan para la primera actualizaci n, dirgete al tema Subsecuentes.
Reexpresin de inventarios Acceso
l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresin de saldos, b10, Hoja de clculo Reexpresin de inventarios Desde Microsoft Excel, Men Archivos , Nuevo, Carpeta COI , plantilla B10, hoja Inventarios
Qu es Para la reexpresin de inventarios el monto de actualizacin ser la diferencia entre el costo histrico a pesos monetarios y el valor actualizado. El costo histrico de los inventarios se expresa en pesos de poder adquisitivo a la fecha de balance, mediante el uso de un factor derivado del INPC. El objetivo de esta hoja es realizar un clculo de ajuste para que est actualizado el inventario al cierre del perodo que se indic en la hoja inicio. Manejo
Para que se pueda mostrar el monto de la reexpresin de inventario se deber calcular el ndice promedio en base a rotacin de inventarios, esto de acuerdo al nmero de meses a calcular el cual se indicar en la ventana para calcular el INPC promedio. Para sacar el monto reexpresado debers seguir estas frmulas: Monto Reexpresado = Inventario Reexpresado - Factor de actualizacin Donde: Factor de actualizacin = INPC del perodo / INPC de rotacin de inventarios Inventario Reexpresado = Valor histrico de los inventarios * Factor de actualizacin El Valor histrico de inventarios es el monto que se tiene en la cuenta de inventarios (para efecto del ejemplo la cuenta es ALMACEN en la base de datos ejemplo). Para el valor del INPC del perodo se toma el que tiene el sistema en ASPEL-COI de acuerdo al estndar. Para el valor del INPC de rotacin de inventarios, has clic sobre el botn donde debers poner el nmero de meses a partir de la fecha del perodo.
Temas relacionados Capital Social Resultados de ejercicios anteriores Reserva legal Actualizacin de activos fijos Actualizacin de depreciacin acumulada Reexpresin de balance general
Capital Social Acceso
l l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresin de saldos, b10, Hoja de clculo Capital Social Desde Microsoft Excel, Men Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Capital Social
Qu es En esta hoja se recopilan todas las aportaciones anteriores a la fecha inicial de reexpresin. Servir para mostrar los montos del capital social el cual se ir generando de acuerdo a las aportaciones que se hagan en el perodo.
Campos Campo No. Aportacin Fecha INPC fecha de aportacin Factor de actualizacin Monto actualizado El Monto total actualizado surge de sumar todos los montos actualizados. EL Monto histrico surge de sumar todas las aportaciones hechas. Temas relacionados Resultados de ejercicios anteriores Reserva legal Actualizacin de activos fijos Actualizacin de depreciacin acumulada Reexpresin de balance general Nmero de aportacin en la hoja. Monto por el cual se harn las aportaciones para que se vea reflejado en el Monto total actualizado e histrico mientras se vayan acumulando las aportaciones. Selecciona o escribe la fecha del perodo de la aportacin. La hoja tomar el valor del INPC de acuerdo a la fecha de la aportacin. Es el factor que resultar dividir el INPC del perodo / INPC de la reexpresi n, ste ltimo fue tomado de la hoja Inicio del INPC de acuerdo al mes de la reexpresin. ste surge de multiplicar el monto de la aportacin con el factor de actualizacin. Descripcin
Resultados de ejercicios anteriores Acceso
l
Men Reportes, Hojas ResultEjerciciosAnteriores
fiscales
financieras,
Tipo
fiscales,
Reexpresin
de
saldos,
b10,
Hoja
de
clculo
Desde Microsoft Excel, Men Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja ResultEjerciciosAnteriores
Qu es En esta hoja se recopilan todos los montos del resultado a la fecha inicial de reexpresin.
Campos Campo No. Resultado del ejercicio Fecha INPC fecha del ejercicio Factor de actualizacin Monto actualizado Descripcin Nmero de aportacin en la hoja. Monto por el cual se harn las aportaciones para que se vea reflejado en el Monto total actualizado e histrico mientras se vayan acumulando las aportaciones. Selecciona o escribe la fecha del perodo de la aportacin. La hoja tomar el valor del INPC de acuerdo a la fecha del ejercicio. Es el factor que resultar dividir el INPC del perodo / INPC de la reexpresi n, ste ltimo fue tomado de la hoja Inicio del INPC de acuerdo al mes de la reexpresin. ste surge de multiplicar el monto de la aportacin con el factor de actualizacin.
El Monto total actualizado surge de sumar todos los montos actualizados. EL Monto histrico surge de sumar todas los montos del resultado de cada ejercicio. Temas relacionados Capital Social Reserva legal Actualizacin de activos fijos Actualizacin de depreciacin acumulada
Reexpresin de balance general
Reserva legal Acceso
l l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresin de saldos, b10, Hoja de clculo Reserva legal Desde Microsoft Excel, Men Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Reserva Legal
Qu es La reserva legal es aquellas que por disposicin de alguna ley, deben constituirse de manera obligatoria, existen reserva legales ordinarias, que son comunes a todas las sociedades y las especiales, exclusivas para cierto tipo de sociedades (aseguradoras, afianzadoras, etc.) y con fines distintos a los de preservar el capital social. En esta hoja se recopilan todos los montos del resultado a la fecha inicial de reexpresin.
Campos Campo No. Reserva Fecha INPC fecha del ejercicio Factor de actualizacin Monto actualizado El Monto total actualizado surge de sumar todos los montos actualizados. EL Monto histrico surge de sumar todas los montos del resultado de cada ejercicio. Temas relacionados Capital Social Actualizacin de activos fijos Actualizacin de depreciacin acumulada Descripcin Nmero de aportacin en la hoja. Monto de la reserva para que se vea reflejado el Monto total actualizado e histrico mientras se vayan acumulando los montos de la reserva legal. Selecciona o escribe la fecha del perodo de la aportacin. La hoja tomar el valor del INPC de acuerdo a la fecha del ejercicio. Es el factor que resultar dividir el INPC del perodo / INPC de la reexpresi n, ste ltimo fue tomado de la hoja Inicio del INPC de acuerdo al mes de la reexpresin. ste surge de multiplicar el monto de la aportacin con el factor de actualizacin.
Reexpresin de balance general
Actualizacin de activos fijos Acceso
l l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresin de saldos, b10, Hoja de clculo Activos fijos Desde Microsoft Excel, Men Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Activos fijos
Qu es
Esta reexpresin nos muestra la variacin de los activos fijos en cuanto al cambio en el INPC. Se expresa el costo histrico a pesos constantes de poder adquisitivo al cierre del ejercicio utilizando los factores del INPC.
La depreciacin acumulada se aplica al activo actualizando el porcentaje de vida til consumida. A la depreciacin acumulada. Manejo
Para sacar los montos reexpresados:
Monto total de activos Depreciacin reexpresada = Efecto de reexpresin. Est frmula se aplicar para cada tipo de activo. Para conocer el efecto que hubo en los activos, debers restar el Total de los activos netos menos el total de la depreciacin reexpresado en los activos.
Actualizacin de depreciacin acumulada Acceso
l l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresin de saldos, b10, Hoja de clculo Depreciacin acumulada Desde Microsoft Excel, Men Archivos, Nuevo, Carpeta COI , plantilla B10, hoja Depreciacin acumulada
Qu es El clculo de la depreciacin acumulada debe basarse en los valores actualizados de los activos y su vida probable determinada mediante estimaciones. El sistema de depreciacin debe ser congruente entre las cifras histricas y las cifras actualizadas (las tasas, procedimientos y vida probable deben ser iguales). La depreciacin del costo original y su complemento deben concluir el mismo ao. No deben afectarse los resultados de ejercicios anteriores por la actualizacin de la depreciacin acumulada. Manejo
Para sacar los montos reexpresados:
Monto total de activos Depreciacin reexpresada = Efecto de reexpresin. Est frmula se aplicar para cada tipo de activo. Para conocer el efecto que hubo en los activos, debers restar el Total de los activos netos menos el total de la depreciacin reexpresado en los activos.
Reexpresin de balance general Acceso
l l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresin de saldos, b10, Hoja de clculo Balance General Desde Microsoft Excel, Men Archivos, Nuevo, Carpeta COI , plantilla B10, hoja Balance general
Qu es
l l
Se usa para comparar el balance general histrico con el reexpresado de forma que se haga una comparacin del mismo. Las partidas de los estados financieros que deben actualizarse en el balance son todas las partidas no monetarias, incluyendo como tales a las integrantes del capital contable.
Para mayor informacin de cmo se forma el Balance General dirgete al tema Balance General
Subsecuentes Acceso
l
Dentro de la plantilla B10, con el botn
Qu es La actividad subsecuentes se puede hacer semanal, mensual o anual, es decir, de acuerdo a la periodicidad con que se presente la informacin. El botn funciona igual en todas las hojas, y su funcin es la de crear un nuevo libro en el cual generar las reexpresiones subsecuentes tomando como perodo inicial el proporcionado en la hoja de Inicio. Cuando se hace clic a este botn lo primero que se solicita al usuario es el nombre del nuevo libro, siempre se propone el nombre "Subsecuente1.xls" por defecto, es deber del usuario cambiar este nombre al de su conveniencia. Primera actualizacin El efecto monetario favorable del perodo se llevar a los resultados hasta un importe igual al del costo financiero neto formado por los intereses y las fluctuaciones cambiarias y, en general, todos los conceptos que se agrupan dentro de la cuenta de gastos y productos financieros. El excedente, en su caso, se llevar al capital contable. Nota: El factor de actualizacin es el mismo para todas las dems hojas, este se actualiza mediante la hoja B10 de acuerdo al mes y ao que se indic en la hoja inicio.
Actualizacin de inventarios y costos de ventas Para calcular la reexpresin del inventario y costos de ventas se aplica el mismo mtodo de ajuste de precios. Hay que tomar en cuenta que si se tiene una reexpresin anterior, el monto a comparar contra el nuevo valor ser el actualizado anterior. Tanto en inventarios como en costo de ventas se expresan en pesos de poder adquisitivo del mes en que se realiz la venta (costos de venta) mediante el uso de un factor de actualizacin derivado del INPC. Para el costo de ventas esto se logra ajustando el costo de ventas en forma peridica (mensualmente) mediante la aplicacin de un factor de actualizacin antes mencionado a los inventarios iniciales y finales del perodo, as como a las compras durante el mismo a fin que reflejen los precios promedio a dicho perodo. Nota: El factor de actualizacin es el mismo para todas las dems hojas, este se actualiza mediante la hoja B10 de acuerdo al mes y ao que se indic en la hoja inicio.
Actualizacin del capital contable El capital contable es la cantidad necesaria para mantener la inversin de los accionistas en trminos de poder adquisitivo de la moneda en las fechas en que se hicieron las aportaciones y en que las utilidades les fueron retenidas. Se determina mediante la aplicacin de actualizacin derivado del INPC independientemente del mtodo de reexpresin utilizado. Para realizar el clculo de la reexpresin subsecuente del capital contable, se deber tener en cuenta las variaciones entre el capital social, reserva legal y resultados de ejercicios anteriores. Nota: El factor de actualizacin es el mismo para todas las dems hojas, este se actualiza mediante la hoja B10 de acuerdo al mes y ao que se indic en la hoja inicio. REPOMO Es Resultado por posicin monetaria nace del hecho que existen activos monetarios y pasivos monetarios que durante la poca inflacionaria ven disminuido su poder adquisitivo, al mismo tiempo que siguen manteniendo su valor nominal. El REPOMO es la diferencia entre activos y pasivos monetarios. Se calcula de la siguiente manera: REPOMO= (Am-Pm)* inflacin Inflacin= Factor de actualizacin 1 Los activos monetarios (Am) generan una prdida monetaria ya que cuando la empresa disponga de ellos tendr una cantidad igual al valor nominal pero de un poder adquisitivo.
Los pasivos monetarios provocan una ganancia monetaria pues al vencer la deuda se pagar menos en trminos reales. Si Am>Pm = prdida Si Pm>Am = ganancia Nota
l
Partidas monetarias son aquellas que mantienen su valor nominal en una poca inflacionaria por lo que su poder adquisitivo disminuye como son el efectivo, inversiones temporales, cuentas por cobrar y todas las cuentas del pasivo. Partidas no monetarias son aquellas cuyo valor nominal cambia a travs del tiempo y es necesario reexpresarlas.
ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACIN ACUMULADA La depreciacin del ejercicio deber basarse tanto en el valor actualizado de los activos, como en la vida probable, determinada mediante estimaciones tcnicas. Para permitir una comparacin adecuada, el sistema de depreciacin utilizado para valores actualizados y para costos histricos debe ser congruente, esto es, las tasas, procedimientos y vidas probables sern iguales; la depreciacin del costo y la de su complemento por actualizacin deben concluir el mismo ao. Nota No se afectarn las utilidades de ejercicios anteriores por la actualizacin de la depreciacin acumulada.
Asistente de ajuste de la base de datos en B10 Acceso
l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresin de saldos, b10 , Botn Desde Microsoft Excel, Men Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10 , Bot n
Qu es
En la hoja de clculo del B10, se tom como base el formato estndar del sistema de niveles de cuentas, y al estar trabajando con una base de datos con niveles de cuentas menores o mayores a la estndar, al momento de trabajar con la hoja de clculo B10 est puede mostrar valores errneos. Este asistente te ayuda a configurar la hoja de clculo B10 con las cuentas, rubros y activos de tu base de datos. Manejo Antes que nada debers tener abierta la sesin del sistema Aspel-COI 5.7 si abriste la hoja de clculo desde Excel en caso contrario por medio de la ruta definida desde el programa de Aspel-COI 5.7. Con el botn
l
acceders al asistente donde debers configurar la base de datos que ests trabajando, estos pasos:
Define el nmero de cuenta a los rubros que se manejan en la hoja de Excel y servirn para actualizar los valores de las hojas de clculo que afectarn.
Define el nmero de rubro de cuenta para asociarlo al nombre del rubro para que tome los datos de ste y as evitar errores y clculos errneos en la hoja de clculo.
Define los tipos de activo que se tomarn en cuenta para el clculo y actualizacin de valores en las hojas de clculo en donde se utilizan stos.
Con el botn clculos; el botn
se despliega los tipos de activo que tienes dado de alta en el sistema y selecciona los que deseas incluir en los eliminas los tipos de activo que no deseas tomar en cuenta en los clculos.
Nota Si quieres seleccionar varios tipos de activos, ten apretado la tecla Ctrl mientras seleccionas los tipos de activo que desees.
l
Para finalizar proporciona el perodo y ejercicio con el que trabajars en las hojas de clculo y que se tomarn en cuenta en la base de datos del sistema Aspel-COI 5.7.
1. El asistente incorporar las cuentas, tipos de activo y rubros a las frmulas de la hoja B10 cuando hagas clic en el botn Finalizar.
Tema relacionado Formato B10
GRFICAS Este men contiene las siguientes grficas: Grfica de Liquidez Grfica de Apalancamiento Grfica de Prueba de cido Grfica de Das de cartera Grfica de Rotacin de inventarios Grfica de Ventas Grfica de Utilidad Grfica de Gastos de operacin Grfica de Activo, Pasivo y Capital Grficas del Usuario Para personalizar las grficas consulte: Personalizacin de grficas usando el graficador Temas relacionados Modifica los datos de la grfica Grabar la configuracin de la grfica
Grfica de Liquidez Acceso
l l
Men Grficas , Liquidez Desde la barra de herramientas con el botn (*)
Qu es
l l
Es una razn financiera que te mostrar la capacidad de tu empresa para cubrir tus adeudos a corto plazo. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los perodos anteriores, hasta llegar al perodo en que ests trabajando ( Slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando).
De dnde proviene la informacin La informacin que necesita la toma el sistema del Catlogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos. Clculo Descripcin Formula del sistema
Activo circulante/ Pasivo circulante. RAN [R1,F] / ( RAN [R3,F]) Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la grfica SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos.
El sistema manda el mensaje "Informacin insuficiente" No existe ninguna frmula. La grfica es incorrecta. Nota: S quieres cambiar la apariencia o datos de la grfica, dirgete a la opcin de Modificacin de datos de las grficas. Ver: Modificacin de los datos Debes tomar en cuenta que el sistema graficar tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y tambin depender del mes de cierre La frmula que usaste no es la adecuada.
especificado.
Grfica de Apalancamiento Acceso
l l
Men Grficas , Apalancamiento Desde la barra de herramientas con el botn (*)
Qu es
l
Es una razn financiera que te mostrar en trminos de porcentajes qu parte de tu capital forma parte de las deudas de la empresa. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los perodos anteriores, hasta llegar al perodo en que ests trabajando (Slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando).
De dnde proviene la informacin La informacin que necesita la toma el sistema del Catlogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos. Clculo Descripcin Pasivo total/Capital. Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES Formula del sistema RAN[R23,F] / RAN[R5,F]
El sistema no muestra la No existen datos o no existen movimientos. grfica. El sistema manda el mensaje "Informacin insuficiente". No existe ninguna frmula.
La grfica es incorrecta. La frmula que usaste, no es la adecuada. Nota: S quieres cambiar la apariencia, o datos de la grfica, dirgete a la opcin de Modificacin de datos de las grficas. Ver: Modificacin de los datos
Debes tomar en cuenta que el sistema graficar tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y tambin depender del mes de cierre especificado.
Grfica de Prueba del cido Acceso
l l
Men Grficas , Prueba de cido Desde la barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es
l
Es una razn financiera que te mostrar el grado hasta el cual, el efectivo y las cuentas por cobrar, cubren tus adeudos a corto plazo. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los perodos anteriores, hasta llegar al perodo en que ests trabajando (Slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando).
De dnde proviene la informacin La informacin que necesita la tomar directamente del catlogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos. Clculo Descripcin Formula del sistema
(Activo circulante - Inventarios) / Pasivo circulante. (RAN [R1,F]- RAN [R13,F]) / (RAN [R3,F]) Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la grfica. SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos.
El sistema manda el mensaje "Informacin insuficiente". No existe ninguna frmula. La grfica es incorrecta. Nota S quieres cambiar la apariencia o datos de la grfica, dirgete a la opcin de Modificacin de datos de las grficas. Ver: Modificacin de los datos Debes tomar en cuenta que el sistema graficar tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y tambin depender del mes de cierre La frmula que usaste, no es la adecuada.
especificado.
Grfica de Das de Cartera Acceso
l l
Men Grficas , Das de cartera Desde la barra de herramienta, con el botn (*)
Qu es
l
Es una razn financiera, que te mostrar cada cuntos das ests cobrando tus cuentas por cobrar, especialmente por las ventas a crdito. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los perodos anteriores, hasta llegar al perodo en que ests trabajando (Slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando).
De dnde proviene la informacin La informacin que necesita la tomar directamente del Catlogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos Clculo Descripcin Formula del sistema
Ventas (Saldo final) / Cuentas por cobrar (Promedio mensual). (30 * RAN[R6,E] ) / RAN[R12,F] Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la grfica. El sistema manda el mensaje "Informacin insuficiente". La grfica es incorrecta. Nota: S quieres cambiar la apariencia o datos de la grfica, dirgete a la opcin de Modificacin de datos de las grficas. Ver: Modificacin de datos Debes tomar en cuenta que el sistema graficar tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y tambin depender del mes de cierre SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos. No existe ninguna frmula.
La frmula que usaste no es la adecuada.
especificado.
Grfica de Rotacin de Inventarios Acceso
l l
Men Grficas, Rotacin de inventarios Desde la barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es
l l
Es una razn financiera, que te mostrar la rapidez de rotacin de tus fondos a travs del inventario y qu tan mvil es el mismo. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los perodos anteriores, hasta llegar al perodo en que ests trabajando (Slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando).
De dnde proviene la informacin La informacin que necesita la tomar directamente del Catlogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos. Clculo Descripcin Formula del sistema
Ventas (Saldo final) / Cuentas por cobrar (Promedio mensual) 30 * RAN[R7,E] ) / RAN[R13,F] Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la grfica. SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos.
El sistema manda el mensaje "Informacin insuficiente". No existe ninguna frmula. La grfica es incorrecta. Nota: S quieres cambiar la apariencia, o datos de la grfica, dirgete a la opcin de Modificacin de datos de las grficas. Ver: Modificacin de datos Debes tomar en cuenta que el sistema graficar tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y tambin depender del mes de cierre especificado. La frmula que usaste no es la adecuada.
Grfica de Ventas Acceso
l l
Men Grficas, Ventas Desde la barra de herramientas con el botn (*)
Qu es
l
Es una grfica que te mostrar el importe de las ventas que hayas tenido, ya sea en el perodo que ests trabajando o de perodos anteriores. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los perodos anteriores, hasta llegar al perodo en que ests trabajando ( Slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando).
Se realiza tomando los saldos finales de las cuentas de Ventas de cada mes. (RAN[R6,E]) Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la grfica. SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos.
El sistema manda el mensaje "Informacin insuficiente". No existe ninguna frmula. La grfica es incorrecta. Nota: S quieres cambiar la apariencia o datos de la grfica, dirgete a la opcin de Modificacin de datos de la grfica. Debes tomar en cuenta que el sistema graficar tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y tambin depender del mes de cierre especificado. La frmula que usaste, no es la adecuada.
Grfica de Utilidad Acceso
l l
Men Grficas, Utilidad Desde la barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es
l
Es una grfica que te mostrar las utilidades que hayas obtenido en el perodo actual de trabajo o en perodos anteriores segn tu eleccin. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los perodos anteriores, hasta llegar al perodo en que ests trabajando (Slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando).
Se realiza considerando los saldos finales de las cuentas de utilidades. (RAN[R24,E]) Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la grfica. SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos.
El sistema manda el mensaje "Informacin insuficiente". No existe ninguna frmula. La grfica es incorrecta. Nota: S quieres cambiar la apariencia o datos de la grfica, dirgete a la opcin de Modificacin de datos de las grficas. Ver: Modificacin de datos Debes tomar en cuenta que el sistema graficar tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y tambin depender del mes de cierre La frmula que usaste no es la adecuada.
especificado.
Grfica de Gastos de Operacin Acceso
l l
Men Grficas, Gastos de operacin. Desde la barra de herramientas con el botn (*)
Qu es
l
Es una grfica que te mostrar el total de los gastos de operacin, es decir, la suma de los gastos de fabricacin, gastos de venta, gastos de operacin y gastos de administracin. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los perodos anteriores, hasta llegar al perodo en que ests trabajando (Slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando).
De dnde proviene la informacin La informacin que necesita la toma el sistema del Catlogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos. Clculo Descripcin Se realiza considerando los saldos finales de las cuentas de todos los gastos (Fabricacin, Administracin y Ventas) Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la grfica. SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos. Formula del sistema RAN[R8,E]
El sistema manda el mensaje "Informacin insuficiente". No existe ninguna frmula. La grfica es incorrecta. Nota: S quieres cambiar la apariencia o datos de la grfica, dirgete a la opcin de Modificacin de datos de las grficas. Ver: Modificacin de datos Debes tomar en cuenta que el sistema graficar tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y tambin depender del mes de cierre especificado. La frmula que usaste no es la adecuada.
Grfica de Activo, Pasivo y Capital Acceso
l l
Men Grficas, Activo, Pasivo y Capital Desde la barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es
l
Es una grfica que te mostrar el total de los gastos de operacin, es decir, la suma de los gastos de fabricacin, gastos de venta, gastos de operacin y gastos de administracin. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrar la grfica de barras (por omisin) de todos los perodos anteriores, hasta llegar al perodo en que ests trabajando (Slo considera los 12 meses del ao en que ests trabajando).
De dnde proviene la informacin La informacin que necesita la toma el sistema del Catlogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos. Clculo Se realiza considerando los totales del Activo, Pasivo y Capital: Descripcin Activo Pasivo Capital Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos. Formula del sistema RAN[R1,F] [R2,F] (RAN[R3,F] [R4,F]) RAN[R5,F] + RAN
RAN
grfica. El sistema manda el mensaje No existe ninguna frmula. "Informacin insuficiente". La grfica es incorrecta. Nota: S quieres cambiar la apariencia o datos de la grfica, dirgete a la opcin de Modificacin de datos de las grficas. Ver: Modificacin de datos Debes tomar en cuenta que el sistema graficar tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y tambin depender del mes de cierre especificado. La frmula que usaste no es la adecuada.
Grfica del Usuario Acceso
l l
Men Grficas, Grficas del usuario Desde la barra de herramientas, botn (*)
Qu es A travs de esta opcin puedes editar cualquiera de las siguientes grficas:

l l l
Las de las razones financieras que trae el sistema. Las grficas que modifiques y renombres (Grficas del usuario). Las grficas complementarias.
Adicionalmente a las grficas que elabores (Grficas del usuario), en total tienes las siguientes opciones que puedes aprovechar: Nombre de la grfica Liquidez Apalancamiento Prueba de cido Das de cartera Archivo Liquidez.agr Tipo Nombre de la grfica M Margen neto Rentabilidad / Activos Rentabilidad / Capital Rentabilidad / Ventas Rotacin de activos fijos Archivo Tipo
Margneto.agr C Rentact.agr C
Apalanca.agr M Pruacido.agr M Cartera.agr M M M M
Rentcap.agr C Rentven.agr C Rotaacfi.agr C
Rotacin de inventarios Rotainv.agr Ventas Utilidad Gastos de operacin Activo, Pasivo, Capital Ventas.agr Utilidad.agr
Rotacin de activos totales Rotaacto.agr C
Gasopera.agr M Actpascp.agr M
(M) Grficas incluidas en el men (C) Grficas complementarias Notas: Debes tomar en cuenta que el sistema graficar tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y tambin depender del mes de cierre especificado. Es importante que las grficas que generes les pongas la extensin .AGR, para que Aspel-COI las pueda interpretar. Las grficas que elabores pueden representar cualquier valor contenido en la base de datos de tu sistema; esto lo logras a travs de la ventana de Modifica los datos de la grfica. Tema relacionado Graba la grfica
Modificacin de datos de la grfica Acceso
l
Men Grficas , Modificacin de datos Desde la barra de herramientas de cada grfica con el botn
Qu es Esta ventana te permite modificar las etiquetas de los datos de una grfica activada, as como la frmula que regir la presentacin de cada una de sus series. Puedes corregir la siguiente informacin: Campos de este proceso Campo Ttulo de la grfica Eje X Eje Y Intervalo de perodos a considerar Series / Ttulo Series / Frmula Anota un ttulo para tu grfica. Cambia el ttulo de los valores del eje x. Cambia el ttulo de los valores del eje y. Puedes elegir que presenten los datos del perodo actual o un rango de perodos desde enero hasta diciembre del ao en que ests trabajando. Descripcin
El sistema te permite anotar un ttulo para cada serie de valores. Puedes modificar la frmula que rige la presentacin de los datos de cada serie de tu grfica. Los rangos que contengan cada una de las series variarn dependiendo la grfica. Las frmulas se presentan en forma similar a la siguiente: RAN [R25,F] / [RAN [R7,F] Si aades ms frmulas para las series 2, 3, 4, etc., estos valores aparecern en tu grfica. Revisa los apartados que se explican en la siguiente pgina. Si no oprimes este botn, los cambios a tu grfica no quedarn registrados. Puedes guardar la configuracin para que sustituya a la grfica predeterminada y puedas desplegarla desde el men de Grficas, o grabar el formato con otro nombre para su visualizacin desde las grficas de usuario.
Grabar configuracin
Nota: Debes tomar en cuenta que el sistema graficar tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y tambin depender del mes de cierre especificado. Temas relacionados Grabar configuracin Modifica las frmulas de tu grfica Grficas del usuario Personalizacin de grficas usando el graficador
Borrado de movimientos Acceso
l l
Men Procesos, Borrado de movimientos. Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Esta funcin te permite borrar los movimientos del perodo en el que te encuentras, con dos modalidades: 1. 2. Campos de este proceso Campo Borra slo movimientos Borra movimientos y saldo inicial Repercusiones Al efectuar el borrado de movimientos debers capturar todos los movimientos del perodo o, en su caso, realizar el Traspaso de saldos, ya que la informacin es eliminada completamente. Descripcin Si activas esta opcin el sistema borrar todas las plizas registradas en el perodo hasta el momento de efectuar el proceso. Esto afectar los saldos finales de las cuentas ya que slo mostrarn los montos de los saldos iniciales. Si activas esta opcin, adems de eliminar las plizas, el campo de saldo inicial de todas las cuentas y cuentas departamentales se igualar a cero. De esta manera, antes de repetir la captura de las plizas necesitars efectuar un traspaso de saldos del perodo anterior al perodo actual de trabajo. Borra slo los movimientos (borra las plizas capturadas) Borra los movimientos y tambin el saldo inicial (borra las plizas y saldos iniciales que corresponde al saldo final del perodo anterior).
Contabilizacin Acceso
l
Men Procesos, Contabilizacin
Qu es Debers ejecutar este proceso cuando: 1. 2. Campos de este proceso Campo Slo no contabilizadas Todas Slo las no contabilizadas de tipo: Nota: Esta operacin leer el archivo de plizas del perodo y registrar los cargos y abonos a las cuentas correspondientes y a los departamentos (si hay movimientos departamentales). Si efectas este proceso en un perodo donde ya se haban afectado las cuentas, los datos no se duplicarn. Parmetros del sistema Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES Descripcin Contabiliza aquellas plizas que no han sido contabilizadas. Capturaste alguna pliza y tenas desactivado el parmetro de Contabilizacin en lnea en tus Parmetros del sistema. Cuando en algn perodo capturaste plizas sin la Contabilizacin en lnea, a fin de contabilizarlas posteriormente.
Contabiliza todas las plizas contabilizadas y no contabilizadas. Contabiliza aquellas plizas que hayas seleccionado, ya sea de ingresos, de egresos, o de diario o algn otro tipo de pliza que hayas definido en parmetros del sistema.
Cuidado: perodo sin Desactivaste el parmetro de Contabilizacin en lnea en Parmetros del sistema, por lo que podrs actualizacin en lnea hacer uso del proceso de contabilizacin. "Alguna o varias cuentas son inexistentes, hubo un error al momento de contabilizar". Seguramente diste de alta movimientos con un catlogo de cuentas y luego lo borraste para dar de alta un catlogo estndar o vaco. Las plizas que capturaste con el primer catlogo de cuentas no encontraron sus cuentas correspondientes en el nuevo catlogo y, por lo tanto, no existen en el mismo. Necesitas volver a dar de alta las cuentas que borraste, y capturar una pliza con saldo inicial para cada cuenta con la cantidad que le corresponde a cada una de ellas.
Consolidacin de empresas Acceso
l l
Men Procesos, Consolidacin. Desde la Barra de Herramientas con el botn (*)
Qu es Esta funcin te permite manejar una de las empresas que tengas autorizada por tu licencia de uso como empresa consolidadora en la cual se reunirn todos los datos de los archivos de Cuentas y de Cuentas departamentales de las dems empresas del corporativo. Para llevar a cabo este procedimiento, sigue estos pasos: 1. 2. Da de alta una empresa en la opcin de Datos de la empresa, y cuida que su nombre no se confunda con el de otras de tus empresas (por ejemplo, se podra llamar "Empresa Consolidadora S.A. de C.V.). Ingresa a esta empresa y configura los parmetros que regirn su funcionamiento. Puedes indicar que manejas Departamentos, asignando en cada departamento el nombre de la empresa que origin dichos movimientos, a fin de conocer y poder utilizar resultados por separado. Crea los archivos de trabajo desde la opcin Control de archivos (Archivo de Cuentas, Plizas, etc). Si modificaste tus Rubros de cuenta, copia el archivo modificado de Rubros de cuentas (RANCee.DB - las ltimas dos letras equivalen al No. de empresa en la que ests trabajando) y renmbralo para que tome el lugar del archivo de la empresa consolidadora (por ejemplo, si la empresa consolidadora es la No. 3 dentro de tu sistema, la terminacin de este archivo deber ser 03, p.e., RANC03.DB). Haz lo mismo y renombra el archivo INPCee.DB. En el catlogo de departamentos, da de alta los distintos departamentos que compondrn el corporativo, donde el departamento 1 correspondera a tu empresa 1, el 2 a la 2, etc. Al terminar este proceso, desde la empresa consolidadora puedes cargar las p lizas para la obtencin de reportes y grficas de los totales obtenidos.
3. 4.
5. 6. 7.
Campos de este proceso Campo Empresa consolidadora Descripcin Es un campo informativo donde se despliega el nmero y nombre de la empresa que actuar como consolidadora.
Directorio para archivo de datos Directorio fuente Seala la unidad de disco, directorio y/o subdirectorio donde debern localizarse los datos de las empresas a consolidar. Si los archivos de las distintas empresas no se encuentran en el mismo directorio, el sistema ir solicitando la ruta para acceder a los datos de las empresas que no localice en dicho directorio. Indica el disco, directorio y/o subdirectorio donde debern grabarse los archivos que contendrn los datos de la consolidacin de las empresas. Este directorio / subdirectorio debi haber sido creado con anterioridad. Puedes elegir desde qu nivel de cuenta contar el catlogo de la empresa consolidadora (desde Mayor hasta Auxiliar). Si seleccionas el nivel de Mayor, el catlogo de cuentas de la empresa consolidadora slo estar formado por cuentas de Mayor. Permite manejar cada empresa que intervino en la consolidacin como un departamento (se debi haber activado El Manejo de departamentos en los parmetros del sistema de la empresa consolidadora). Si no marcas esta casilla, los datos que se presentarn correspondern al corporativo en general. Marca las empresas que va a consolidar el sistema en la empresa consolidadora. Con las flechas localiza el nmero de cada empresa que deseas marcar y hazlo con el indicador del ratn o con la barra espaciadora.
Directorio destino
Nivel de cuenta
Manejar empresas como departamentos Nmero de empresas a consolidar
Notas: No olvides tomar en cuenta lo siguiente:
l
Es muy importante que todos tus movimientos se encuentren contabilizados, ya que la consolidacin nicamente considera los saldos existentes en el catlogo de cuentas y en el catlogo de cuentas departamentales. Al efectuar este proceso se borran los archivos del catlogo de cuentas y departamentos del perodo en que ests trabajando, por lo que es muy importante que ejecutes esta funcin estando en la empresa consolidadora y en el perodo indicado. Te recomendamos que las empresas a incluir en la consolidacin manejen los mismos catlogos de cuentas, para que el procedimiento arroje resultados efectivos. Es importante que el catlogo de cuentas de la empresa consolidadora sea el ms "general" de todos: debe estar definido de tal manera que los catlogos de cuentas de todas las empresas a consolidar estn "contenidos" en l. De preferencia ejecuta este proceso al final de cada mes, debido a que, si efectas modificaciones en tus plizas despus de ejecutar este proceso, debers correrlo nuevamente para que el consolidado est actualizado (puedes ejecutar la Consolidacin las veces que consideres necesario, ya que no duplica la informacin). Consulta el resultado de tu consolidado ingresando nuevamente a la empresa desde la ventana de seleccin de empresa (opcin Abrir empresa del men Archivos).
Repercusiones El proceso suma saldos iniciales y finales, sus movimientos y presupuestos, de todas las empresas indicadas y los almacenan en los archivos de la empresa consolidadora. Con los totales se crea un catlogo de cuentas que contienen la informacin de todas las empresas consolidadas, pero sin contar con las plizas de cada una de ellas. Al terminar el proceso, desde la empresa consolidadora, se pueden cargar plizas para hacer eliminaciones por operaciones inter-compaas y, finalmente, obtener los reportes y grficas que desees. Problemas / Soluciones PROBLEMAS Quieres consolidar ms de 15 empresas. Quieres modificar la empresa que actuar como consolidadora. Temas relacionados Datos de la empresa Control de archivos SOLUCIONES Debes realizar consolidaciones parciales (por grupos) y despus juntar estas empresas consolidadoras intermedias, para efectuar una consolidacin general. Las empresas consolidadoras intermedias podrn ser tantas como sean necesarias. Cierra la ventana de consolidacin, cierra la empresa y abre la empresa que deseas que trabaje como consolidadora.
Balanza anual Acceso
l
Men Procesos, Balanza anual
Qu es
l l
Este proceso emite una Balanza de comprobacin conteniendo la informacin de varios meses, incluso hasta de un ao. A diferencia de una balanza de comprobacin normal, la Balanza anual no slo se reporta, sino que se archiva en disco, como un perodo de trabajo ms. Para accederla, debes indicar como perodo de trabajo Ao/06 (mes correspondiente). Ya ubicado en el perodo anual, debes revisar el Catlogo de cuentas, consultar la Balanza de comprobacin o emitirla en forma de reporte.
l l
Campos de este proceso Campo Descripcin Directorio para archivo de datos Fuente Destino Generales Campo informativo. Indica la unidad de disco, directorio y subdirectorio donde se deben buscar los datos. Campo informativo. Indica la ruta donde se guardar la balanza anual.
Nivel de cuenta Selecciona el nivel de cuenta al que deseas detallar tu Balanza: De Mayor, Subcuentas o Auxiliares. La consulta a nivel De mayor es ms compacta que las otras dos consultas. Por departamento Rango de fechas Repercusiones
l l
Indica si quieres desglosar por departamento el saldo inicial, cargos y abonos, y saldo final del perodo que sealaste en tu reporte. Puedes pedir que se muestren todos los departamentos o slo alguno de ellos. Este campo estar disponible si en Parmetros del sistema se configur manejar departamentos. Indica el rango de fechas a reportar (que no deber ser mayor de 12 meses).
El catlogo de cuentas departamentales slo se crea si el proceso fue solicitado para desglosar los datos por departamento. El catlogo de cuentas debe ser consistente a lo largo del perodo de balanza seleccionado, ya que si existen cuentas que se dieron de baja y luego ese nmero se retom para dar de alta otro concepto, se mezclaran en el mismo nmero de cuenta los montos de Debe y Haber correspondientes a dos conceptos distintos. Sin embargo, no existir ningn problema si existen cuentas en un mes y fueron dados de baja para el siguiente, o si se agregan cuentas de un perodo a otro.
Problemas / Soluciones PROBLEMAS Rango de fechas invlido SOLUCIONES Anotaste la segunda fecha anterior a la primera.
Se mezclaron en el Debe y el Haber los Tu catlogo de cuentas no es consistente a lo largo del perodo de balance seleccionado. montos correspondientes a dos perodos Diste de baja cuentas y luego utilizaste ese mismo nmero para dar de alta otras cuentas, distintos. por lo que el saldo de stas contiene el de las primeras. No te deja activar el campo Por departamento en el dilogo de este proceso. Perodo departamental sin registros No tienes activado el parmetro de Manejo de departamentos.
No has capturado movimientos departamentales dentro del perodo correspondiente o posiblemente se da este archivo.
No encuentras dnde puedes consultar la Cmbiate al perodo Ao ?? desde Archivos / Administrador de perodos. Dentro de este Balanza anual que acabas de crear. perodo puedes revisar el Catlogo de cuentas, consultar la Balanza de comprobacin o emitirla en forma de reporte.
Revaluacin de activos / Actualizacin Acceso
l
Men Procesos, Revaluacin de activos
Qu es Esta opcin actualizar el valor de mercado de los activos fijos de la empresa, de acuerdo al mtodo de revaluacin que selecciones. Campos de este proceso Campo Clave de activo Inicial / Final Fecha adquisicin Inicial / Final Tipo de activo Por departamento Descripcin Escribe el rango de claves de los activos que deseas revaluar.
Selecciona los activos que por su fecha de adquisicin sern revaluados.
Puedes seleccionar que slo se revalen los activos que pertenecen a un tipo de activo en especial. Puedes elegir efectuar la Revaluacin de los activos que pertenezcan a un departamento en particular; por medio de la lista desplegable. Este campo estar disponible si en Parmetros del sistema se configur manejar departamentos. Selecciona los activos por su localizacin. Selecciona entre los tipos de revaluacin, para realizar el clculo del valor de mercado: 1. 2. 3. Con factor de mercado. Con INPC desde la ltima revaluacin. Con INPC desde la fecha de adquisicin.
Localizacin Tipo de Revaluacin
Fecha de revaluacin Factor de revaluacin
Indica la fecha para la que se desea la revaluacin. Debes anotar el Factor de revaluacin, slo si elegiste que el Tipo de revaluacin fuera Con factor de mercado.
Sugerencia Se recomienda que efectes el respaldo de los archivos que contienen la informacin de los activos, mediante el botn Respaldo Repercusiones Al ejecutar este proceso, el sistema actualizar el campo Valor de mercado, que se encuentra en la carpeta de Generales de cada activo del catlogo. Problemas / Soluciones PROBLEMA No te permite realizar el proceso. SOLUCIN Solicitaste como fecha de revaluacin una fecha anterior al perodo de trabajo, por lo que no es posible realizar el proceso.
Ajuste anual por inflacin Acceso
l
Men Procesos, Ajuste anual por inflacin.
Qu es Al acceder a esta opcin el sistema te presentar un asistente que te ayudar en el Clculo del ajuste anual por inflacin para perodos ya sean Regulares (perodos de 12 meses) o Irregulares (perodos de 6 o 3 meses) indicando el tipo de ejercicio que se vaya a calcular. Este proceso se basa en la Reforma Fiscal para el ejercicio fiscal a partir del 2003, en la cual se elimin la obligacin que tenan los contribuyentes de realizar el clculo mensual de los componentes inflacionarios de los crditos y de las deudas, llamado componente inflacionario, para sustituirlo con un solo ajuste anual por inflacin. Para ms informacin revisa el tema "Clculo del Ajuste Anual por Inflacin". Observaciones Este ajuste anual, por ley slo lo deben calcular las personas morales y se realizar nicamente al cierre de cada ejercicio fiscal. Para ejecutar este proceso, no debe de haber ningn catlogo o proceso en ejecucin, de otra manera la opcin de men correspondiente se encontrar deshabilitada. Manejo Para la realizacin de este proceso debers seguir los pasos del asistente y proporcionar la informacin que se solicita en ellos.
1. Primero debers seleccionar el tipo de ejercicio a calcular: A. Ejercicio Regular de 12 meses.- Al utilizar esta opcin se deber de verificar que el sistema tenga creados todos los meses correspondientes al ejercicio que se desea calcular, es decir, si el ajuste anual lo realizars para el ao 2004, el sistema deber tener creado a partir de enero de 2004 hasta diciembre de 2005, ya que el sistema realizar los clculos con el ejercicio completo de un ao (12 meses). B. Ejercicio Irregular de menos de 12 meses.- Selecciona esta opcin si el ejercicio fiscal resultara de menos de 12 meses (irregular), ya sea por inicio de actividades, por liquidacin, inclusive por fusin o por escisin. Dependiendo el tipo de ejercicio a calcular, proporciona los siguientes datos: a) Ruta.- Anota el directorio de trabajo de COI, donde se encuentra la informacin correspondiente al ejercicio del cual se desea
determinar el ajuste anual por inflacin. Con ayuda del botn
a) Ruta.- Anota el directorio de trabajo de COI, donde se encuentra la informacin correspondiente al ejercicio del cual se desea o la tecla F2 podrs seleccionar la ruta o directorio.
b) Ejercicio.- Para los ejercicios regulares: Por omisin se mostrar l o los ejercicios completos que se localicen dentro de la ruta sealada en el campo anterior. Para los ejercicios irregulares: debers anotar el ejercicio del cual se desea calcular el ajuste anual por inflacin.
c) Mes inicial del ejercicio y mes final del ejercicio. Esta opcin slo estar disponible para los ejercicios irregulares. Selecciona el mes inicial y final del ejercicio del que se realizar el ajuste anual por inflacin. Problema/ Soluciones PROBLEMAS "Es necesario indicar una ruta con ejercicios completos". "No existen datos de ese ejercicio". "No es un valor de ejercicio vlido". 2. y 3. Seleccin de cuentas de crdito y de deudas. En estos pasos se muestran todas las cuentas en el orden en que fueron dadas de alta desde el catlogo de cuentas, tanto las acumulativas como las de detalle. Selecciona las cuentas de crdito o las de deudas segn corresponda, para que el sistema obtenga el saldo de las mismas hasta el ltimo da de cada mes del ejercicio seleccionado, el resultado ser Aplicado segn la frmula. SOLUCIONES Este mensaje lo enva el sistema cuando el clculo lo ests realizando para un ejercicio regular y al seleccionar una ruta, en sta no se encuentra creado ningn perodo completo (ejemplo de enero a diciembre de 2004). Revisa que en la ruta indicada, estn creados todos los meses correspondientes a un ejercicio de trabajo completo, de lo contrario el sistema no podr continuar con el proceso. Este mensaje indica, que el ejercicio (ao) especificado para el ejercicio irregular, no existen datos para la realizacin del clculo anual, selecciona otro ejercicio o ao anotado.
Debes verificar que el campo "Ejercicio" no est vaco o est escrito correctamente, de lo contrario el sistema lo tomar como un ejercicio no vlido.
Para seleccionar las cuentas, utiliza la opcin Agregar cuentas con las teclas de acceso rpido Ctrl + A, con ayuda del men flotante (botn derecho del ratn), o bien, selecciona la cuenta a incluir y arrstrala con el ratn hacia el lado derecho. Ejemplo:
Observaciones
l l
Las cuentas que primero debers seleccionar son las de crdito y luego en el paso 3 las cuentas de deudas. Para incluir varias cuentas, presiona la tecla "Ctrl" y selecciona las cuentas con ayuda el ratn, una vez seleccionadas, arrstralas con el ratn hacia la derecha o utiliza la opcin "Agregar cuentas" ubicada en el men flotante (botn derecho del ratn). Para eliminar las cuentas ya incluidas, posicinate sobre la cuenta a borrar, y selecciona la opcin "Eliminar esta cuenta" o "Eliminar todas" ubicada en el Men flotante (botn derecho del ratn).
Problemas / Soluciones PROBLEMAS "El catlogo de cuentas correspondiente al perodo XXX no esta disponible. El problema puede ser que el archivo no exista o que se encuentre daado, te sugerimos entrar al mdulo de control de archivos para hacer una verificacin." SOLUCIONES Verificar que la base de datos no este daada desde el control de archivos opcin verificar o que la ruta del archivo sea la correcta. Al contestar que si, este mensaje se desplegar por cada cuenta que se seleccion de cada perodo en donde no est disponible la cuenta. Al contestar que no, el asistente se cerrar.
"Debes seleccionar al menos una cuenta". Para continuar con el asistente, debers incluir por lo menos una cuenta de crdito o de deuda segn corresponda. Para ms informacin de cmo se llev acabo el clculo de este proceso, consulta el tema "Clculo del ajuste anual por inflacin" 4. Reporte. En el siguiente paso y el ltimo se desplegar el reporte del Ajuste anual por inflacin, el cual podrs imprimir si lo deseas. Este reporte te mostrar la siguiente informacin:
l l l l l l l l l l
Fecha del ejercicio El nmero de cuentas de crdito incluidas La descripcin de las cuentas Saldo promedio anual Total del saldo promedio anual de crditos Los mismos conceptos pero para las cuentas de Deudas Total del saldo promedio anual para las cuentas de crdito y deudas INPC del perodo Factor de ajuste anual Ajuste anual por inflacin deducible o acumulable
Notas:
l
Si deseas un reporte donde se emita el desglose de ajuste anual, en el cual se muestren los saldos finales de cada una de las cuentas y de cada uno de los meses podrs generarlo desde el reporte del Catlogo de cuentas / Desglose de ajuste anual, siempre y cuando se haya realizado ya el proceso de Ajuste anual por inflacin, de lo contrario al generar el reporte del Desglose de ajuste anual te enviar un mensaje donde te informar que es necesario que se realice dicho proceso. Para que el proceso de Ajuste anual calcule correctamente los saldos de las cuentas que manejen monedas extranjeras, debe existir un tipo de cambio para el primer da de cada mes en el Histrico de tipos de cambio, ya que el proceso de ajuste revala dichas cuentas, de no tenerse, el sistema presentar los resultados en moneda extranjera incorrectos en los reportes involucrados con el ajuste anual.
Pliza de depreciacin de activos Acceso
l l
Men Procesos, Pliza de depreciacin. Desde la Barra de Herramientas con el botn (*)
Qu es Esta funcin:
l
Genera una pliza con los movimientos de depreciacin del perodo que hayas especificado en el dilogo del proceso, esta pliza se puede grabar como modelo o contabilizarla en ese momento, si se tiene activo el parmetro Contabilizar en lnea Esta pliza contiene el cargo a la cuenta de resultados, con el abono respectivo a la cuenta de depreciacin acumulada del activo, la cual es una cuenta del Balance General. Aplica al monto original de la inversin en valores histricos el porcentaje de depreciacin establecido en el alta de cada uno de los activos; el resultado lo divide entre 12 y lo multiplica por el nmero de meses que se indiquen en el dilogo de generacin de la pliza; y en los cuales proceda la depreciacin del activo. El monto calculado, es el importe del cargo y del abono de la pliza de depreciacin. Antes de contabilizar la pliza se recomienda que la grabes como pliza modelo.
Nota: Antes de elaborar la pliza de depreciacin es necesario que hayas registrado los nmeros de cuenta para todos los Tipos de activos. Los nmeros de las cuentas de resultados y de balance se toman del catlogo de cuentas, que a su vez son definidas en el alta de un tipo de activo, las cuentas que se utilizan para la pliza de depreciacin son: la cuenta de la depreciacin y la cuenta de gastos para la depreciacin. Ejemplo:
l
Cuando se da de alta un activo en un departamento, al momento de realizar la p liza de depreciacin el sistema propondr en las cuentas "Depreciacin de activos y Gastos de depreciacin" el mismo nmero de departamento en el que se dio de alta el activo. Si la cuenta de depreciacin maneja slo un departamento y la cuenta gastos est asignada a varios departamentos, se dan dos soluciones: Si el activo es registrado en el departamento 3 , pero la cuenta "Depreciacin de activos", slo maneje el departamento 1, al generar la pliza de depreciacin se debe definir en su cuenta de depreciacin el departamento 1 y en su cuenta de gastos dejarle el mismo departamento que propone el sistema 3" No registrar al activo algn departamento al momento de darlo de alta, cuando se genere la pliza de depreciacin del sistema no sugerir ningn departamento en las cuentas de depreciacin y gastos, pero si sta ltima est definida como departamental se le podr registrar el departamento deseado.
1.
2.
Campos de este proceso Campo Tipo de pliza Ejercicio fiscal Perodo de depreciacin Nota Una vez generada la pliza de cierre hay que tomar en cuenta que en el campo Fecha las plizas que se hayan traducido tendrn fecha de 31/12/ Ao y no 31/13/Aos como se presentaba en Aspel-COI 4.0. Si son plizas que se generan en el mes de ajuste, la fecha ser la indicada en el equipo o del da de la captura que puede ser cualquier da de ao. Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no te permite grabar la pliza SOLUCIONES Anotaste un nmero de cuenta que no existe. Descripcin Aparece como informativo ya que es la depreciacin con valores histricos, que es la tradicional o contable. Campo informativo que muestra la fecha del ejercicio, que es del 1 de enero al 31 de diciembre del ao de trabajo. Anota las fechas del perodo de depreciacin que deseas que la pliza considere.
El sistema no est configurado El sistema no tiene dado de alta ningn departamento; si quieres activar esta opcin por departamentos o el debes agregar departamentos. perodo no es departamental.
Pliza de ajuste cambiario Acceso
l l
Men Procesos, Pliza de ajuste cambiario Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es
l
El sistema solicita un rango de cuentas entre las cuales busca aquellas que manejan multimoneda y que afectan a la pliza de ajuste cambiario, caractersticas definidas en el Catlogo de cuentas. La pliza se genera para el ltimo da del mes, con el tipo de cambio de ese da. En caso de que no est capturado, se propone el tipo de cambio ms actualizado a partir de esa fecha, es decir, busca el inmediato anterior, si no encuentra alguno, tomar el tipo de cambio registrado en el catlogo de monedas. Este proceso se repite por cada cuenta que se encuentra en el rubro sealado y que cumple con las caractersticas antes mencionadas. Por ltimo, el sistema cuadra la pliza generando un movimiento en la cuenta de ajuste, la cual debes indicar al momento de ejecutar el proceso.
Nota Esta pliza se debe realizar cuando necesites obtener el monto de ganancia o prdida por fluctuaciones cambiarias. Debido a las variaciones que se registran en los tipos de cambio, es posible que la pliza generada presente un descuadre mnimo, el cual debe ser ajustado manualmente. Es muy importante que antes de generar la Pliza de ajuste cambiario, te cerciores que los tipos de cambio se encuentran actualizados en el Histrico de tipos de cambio. Campos de este proceso Nmeros de Cuentas Campo Cuenta Inicial Cuenta Final Cuenta de ajuste Descripcin Anota o elige la cuenta inicial del rubro que se utilizar en el proceso.
Anota o elige la cuenta final del rubro que se utilizar en el proceso. Anota o elige la cuenta que se utilizar para realizar el ajuste de las fluctuaciones monetarias.
Nota: La cuenta de ajuste cambiario debi haber sido registrada o dada de alta dentro del Catlogo de cuentas. Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema dice: es necesario capturar cuenta de ajuste. Los montos de ajuste sugeridos en la pliza de ajuste cambiario no son correctos. SOLUCIONES La cuenta que elegiste como de ajuste no existe y/o es acumulativa.
1. 2. 3.
Verifica que se haya asignado correctamente el Tipo de moneda a cada una de las cuentas. Actualiza en el Histrico de tipos de cambio, el tipo de cambio de las monedas involucradas. Verifica que los montos de los saldos en la moneda nacional y extranjera sean los correctos.
El sistema no te permite grabar la pliza. Temas relacionados
Anotaste un nmero de cuenta que no existe.
Catlogo de Cuentas / Carpeta de multimoneda
Catlogo de monedas Alta de cuentas
Pliza de cierre anual Acceso
l l
Men Procesos, Pliza de cierre. Desde la Barra de Herramientas con el botn (*)
Qu es
l
Esta opcin te permite la elaboracin automtica de la pliza de cierre del ao de trabajo, traspasando sus saldos a las cuentas de resultados con el fin de determinar la utilidad o prdida del ejercicio.
Campos de este proceso Campo Cuenta inicial Cuenta final Cuenta de cierre Por departamento Descripcin Anota o elige desde qu cuenta quieres que se realice la Pliza de cierre. Anota o elige hasta qu cuenta debe abarcar la Pliza de cierre. Anota o elige la cuenta de cierre, la cual se utilizar para saldar todas las cuentas de resultado, en la cual se aplicar una cantidad similar a los cargos y abonos que cierran las cuentas incluidas en la pliza. Puedes solicitar que se cierren las cuentas que pertenezcan a un slo departamento o que se consideren las de todos ellos (opcin casilla sin marcar). Si activas esta opcin debers seleccionar el departamento al que corresponde la p liza de cierre. Este campo estar disponible si en Parmetros del sistema se configur manejar departamentos.
Notas
l
Es importante que antes de realizar la pliza de cierre, emitas un reporte del Estado de Resultados, ya que despus de contabilizar la pliza de cierre, la utilidad neta vara notablemente. Mediante la tecla F2 puedes ver la lista de las cuentas. La cuenta de cierre debe haber sido registrada o dada de alta dentro del Catlogo de cuentas, y en su caso necesario, en el Catlogo de cuentas departamentales.
Tecla de ayuda F2
l
Repercusiones Cuando la pliza de cierre es contabilizada, los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas en las plizas se igualarn a cero y la diferencia de cargos y abonos ser aplicada a la cuenta de cierre sealada. Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
El sistema no te permite grabar la Anotaste un nmero de cuenta que no existe. pliza El sistema no est configurado por departamentos o el perodo no es departamental. El sistema no tiene dado de alta ningn departamento; si quieres activar esta opcin debes agregar departamentos.
Integracin de plizas Acceso
l
Men Procesos, Integracin de plizas
Qu es
Podrs integrar las plizas previamente auditadas o todas, de un perodo de trabajo y de una empresa diferente a la que se est trabajando.
La ventana es la siguiente:
Campos de este proceso Campo Ruta Descripcin Selecciona la ruta del directorio donde se encuentran registradas las plizas a integrar.
Empresa, Mes, Ejercicio Selecciona la empresa, mes y ejercicio de donde se tomarn las plizas a integrar en esta empresa. Tipo de Plizas Nmero de Plizas Fecha Atributos Selecciona el tipo de pliza que se requiere integrar. Indica un rango de plizas a integrar considerando el nmero de pliza, o si lo prefieres que se integren todas las plizas. Indica la fecha que corresponde a las plizas que quieres integrar. Puedes filtrar con ms detalle escogiendo a las plizas ya sean contabilizadas, auditadas y/o pendientes. Ejemplo: Si seleccionaste en el filtro que slo deseas integrar las plizas auditadas, el sistema tomar en cuenta las plizas con los atributos auditadas, no contabilizadas y no pendientes. La integracin de las plizas se realizar si cumple con cada uno de los atributos seleccionados, en caso contrario no se podr llevar a cabo este proceso. Si tienes seleccionada esta opcin al concluir el proceso, el sistema verifica en parmetros del sistema si tienes dado de alta ese tipo de pliza y si no la tienes te la crear. Slo en el caso de
Crear tipo de pliza
no haber espacio no ser creada y por lo tanto no las integrar. COI te permite definir 12 tipos de plizas diferentes. Crear bitcora de proceso Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES Si seleccionas esta opcin, el sistema presentar automticamente un resumen y/o una lista de posibles errores por los cuales no haya podido integrar alguna de las plizas. Si deseas consultar el archivo BITACORA.TXT, lo encontrars en el directorio donde tengas tu base de datos.
El sistema dice: Archivo Seleccionaste el archivo del mismo perodo y empresa en que te encuentras. de perodo actual. El sistema dice: No hay Las plizas a integrar no cumplen con los requisitos establecidos. plizas para integrar. Temas relacionados Auditar pliza Copiar pliza de otro perodo
Conversin de cuentas a activos Acceso
l l
Men Utileras, De cuentas a activos Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Esta opcin est diseada para aquellos usuarios que llenan en su Catlogo de cuentas informacin de sus activos como podra ser el valor de los activos y la depreciacin de los mismos. La opcin traslada estas subcuentas a un activo. Con este proceso se trasladan estas cuentas a un catlogo de activos con informacin ms completa. Las subcuentas desaparecen y el saldo queda integrado en la cuenta de mayor de tu catlogo y los nuevos activos forman parte de un catlogo del sistema. El proceso que debers llevar a cabo es el siguiente:
l l l
Captura la cuenta de Mayor (Acumulativa) cuyas subcuentas se trasladarn a activos. Indica el tipo de activo que se asignar a los activos. Completa la informacin general de la ventana de captura, para cada subcuenta ya que stos sern los datos con los que se registre cada uno de los activos. Oprime el botn , para que la operacin sea efectuada.
l l
Una vez terminado el traslado, puedes generar una pliza de depreciacin de activos, si as lo deseas, para que quede registrado el movimiento.
Campos de este proceso Campo Cuenta utilizada como tipo de activo Descripcin Anota la cuenta de Mayor (Acumulativa), cuyas subcuentas se trasladarn a activos. Puedes utilizar la ayuda F2 para seleccionarla del catlogo. Tecla de ayuda F2
Tipo de activo con Seala el tipo de activo a asignar para cada una de las subcuentas. que se quiere asociar Subcuentas (Activos) En este campo informativo se muestran los activos (subcuentas de cada uno de ellos) que vas a transportar a tu catlogo de activos. Datos generales para convertir las cuentas a activos Clave Localizacin Descripcin Departamento Anota un texto que clasifique a los nuevos activos. Indica la clasificacin que tienes diseada para ordenar tus activos de acuerdo a una localizacin en tu empresa. El sistema sugiere la misma descripcin de la subcuenta para tu activo, pero puedes anotar la que deseas. Selecciona el departamento al que reportar tu activo (si es que manejas departamentos en tu empresa).
Fecha de adquisicin Anota la fecha de compra del bien. Tasa de Depreciacin Indica la tasa de depreciacin que por ley aplica a los activos, sin que sea mayor al 100%. % Vida til remanente Indica el porcentaje de vida til que le queda a los activos. Monto original Depreciacin acumulada Anota el valor original de los activos. Seala el monto de la depreciacin que presenta el activo hasta el momento actual.
Nota Los datos se deben asignar por cada subcuenta (para ello es necesario posicionarse en cada una de ellas y definir datos, moverse a otra, definir datos y as sucesivamente hasta terminar con todas ellas). Una vez terminado este proceso es necesario verificar que los saldos de las cuentas contables sean correctas. Si en tu catlogo de cuentas tienes definida una cuenta para cada activo, con esta opcin puedes convertirlas en activos. Al ejecutarlo, las cuentas desaparecen (el saldo queda integrado en la cuenta de mayor del catlogo) y los nuevos activos forman parte del catlogo de activos del sistema. Es necesario tener mucho cuidado al indicar los datos de las subcuentas pues s lo se trasladan a activos las cuentas, para las que se han definido todos los datos correctamente. Problemas / Soluciones PROBLEMAS Existen subcuentas con movimientos, imposible trasladar! "No se registraron algunos activos". SOLUCIONES Tienes que seleccionar una subcuenta que no tenga movimientos de lo contrario no podrs trasladar. No se han definido los datos de Monto original para todas las subcuentas o alguno de los datos indicados no son correctos.
Importacin de archivos Acceso
l l
Men Utileras, Importacin de archivos Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Qu es Esta opcin te permite traer (importar) mediante un asistente la informacin de los archivos ContPAQ 2003, 2004 y 2005, que se encuentra en otra aplicacin hacia el sistema. Procedimiento para importar archivos: Antes de comenzar debers verificar que en el sistema ContPAQ tengas activado el parmetro de "Cada segmento es un nivel" ya que no podrs realizar el proceso de importacin de archivos. El sistema te manda el siguiente mensaje " Es necesario que cada segmento sea un nivel para continuar" cuando no tienes el activado el parmetro. Indica la ruta en donde se encuentra los archivos ContPAQ. Si no sabes la ruta donde se encuentra el directorio que quieres definir, utiliza la tecla F2 o el botn 1. Nota El sistema Aspel COI buscar la ruta donde se encuentra instalado ContPAQ que por default es CompacW y a partir de esta carpeta se indicar aquella donde se encuentra la informacin para importar. El sistema busca el archivo CTW1000.DBF que es el que contiene los datos necesarios para que Aspel-COI reconozca y configure los archivos a importar. Indica la ruta en donde se encuentra los archivos ContPAQ. Si no sabes la ruta donde se encuentra el directorio que quieres definir, utiliza la tecla F2 o el botn para navegar en tu sistema y localizar su posicin. para navegar en tu sistema y localizar su posicin.
2. En el siguiente paso debers indicar la empresa a importar, el ejercicio y los perodos donde se tomar la informacin.
3. 4. 5.
Ya indicada la informacin a importar, indica la ruta destino a donde se dejarn los datos para el manejo en el sistema Aspel COI 5.7. Una vez recabada la informacin para la importacin presiona el botn Finalizar para comenzar la importacin. Asocia las cuentas a los rubros disponibles en el catlogo de cuentas.
* Contpaq es Marca Registrada de Computacin en Accin, S.A. de C.V., empresa no relacionada con Aspel.
Si eres usuario Aspel-COI de otras versiones Compatibilidad entre versiones Esta versin del sistema podr traducir las bases de datos desde las versiones de Aspel-COI para versin 3.x y 4.0. Si eres usuario de Aspel-COI 5.0 en adelante, no necesitars realizar la traduccin de archivos. Indica dnde tienes tu base de datos Para utilizar la base de datos que generaste en otra versin, debers usar el Asistente para la configuracin de Aspel - COI 5.7, hay dos formas de acceder a ello:
l l
Men Configuracin / Agregar empresa Men Archivos / Administrador de perodos
Tambin podrs utilizar esas bases accediendo al Asistente de Traduccin de archivos que se encuentra en el Administrador de perodos o el men utileras, Traduccin de archivos. Tema relacionado Asistente para la configuracin de Aspel - COI 5.7
Diagnstico de archivos Acceso
l l
Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn Men Utileras, Control de archivos, Botn
o F8, opcin Diagnstico de archivos
(*), opcin Diagnstico de archivos
Qu es Por medio de esta funcin podrs conocer datos generales del archivo seleccionado, as como la informacin de su estado. Campos de este proceso Campo Nombre Descripcin Estado Tamao Hora Fecha Descripcin Este campo informativo te mostrar el nombre del archivo que seleccionaste. Este campo informativo te mostrar qu descripcin tiene el archivo. Este campo informativo te mostrar el estado del archivo, es decir si existe o no; o en su caso si ya fue verificado. Este campo informativo te mostrar el tamao actual del archivo, este depender de los movimientos registrados en el mismo. Este campo informativo te mostrar la hora en que se modific el archivo por ltima vez. Este campo informativo te mostrar la fecha en que se modific el archivo por ltima vez.
Cifra en registro de Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el nmero de registros control que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el archivo. Registros calculados Nota: Si la cifra en el registro de control y los registros calculados son iguales, tu archivo est correcto; si no es as, significar qu tu archivo est daado. En este caso es recomendable que utilices el respaldo del archivo, si cuentas con l, en caso contrario ejecuta el proceso de Recuperacin. Recuperacin de archivos Manejo El botn Tema relacionado Verificacin de registros , slo se encontrar activado cuando ests diagnosticando un archivo de datos (con terminacin .DB). Este campo informativo representa una cifra terica; se refiere al nmero de registros que deberan estar grabados en el archivo. El total de registros calculados se obtiene dividiendo el tamao del archivo (en bytes) entre el tamao que ocupa un registro (tambin en bytes)
Verificacin de registros Acceso
l
Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn
o F8 , Botn Diagnstico, botn
(*),, Botn Diagnstico, botn
Men Utileras, Control de archivos, botn Diagnstico , Botn
Qu es Esta opcin verifica los archivos de datos (terminacin.DB) para conocer el estado en que se encuentran. Al iniciar este proceso, el sistema comprueba registro por registro que la informacin que contienen los campos sea del tipo especificado (por ejemplo, que en un campo numrico no aparezca una letra o basura, que la longitud sea la correcta, etc.)
Nota Si el proceso de Verificacin presenta algn dao, ser necesario realizar el proceso de Recuperacin. Temas relacionados Control de archivos Diagnstico de archivos Creacin de archivos Recuperacin de archivos Regeneracin de ndices Instalacin automtica Avanzado Conversin
Creacin de archivos Acceso
l
Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn Men Utileras, Control de archivos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn (*) ,Botn
o F8 , Botn
Qu es Este proceso genera el nuevo archivo de datos de tu contabilidad que hayas marcado en la ventana de Control de Archivos. Nota: Cuando el estado indicado en la ventana de Control de Archivos dice que el archivo No existe, con esta opcin puedes crear cada archivo de datos (.DB). Al crear los archivos de datos tambin se generarn los ndices asociados. Repercusiones Al crear cualquier archivo si ya existe, perders toda tu informacin contenida en ste. Manejo
l
Si ejecutas este proceso, el sistema revisar primero si ya existe el archivo; si no lo encuentra grabado en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos), se crea automticamente; si se encuentra grabado el archivo que se solicit, enviar un mensaje de que ya existe y te pedir la confirmacin para continuar. Al crear cualquier archivo de datos, el sistema mostrar el Estado de creado. En el caso de la creacin del archivo del Catlogo de monedas el sistema te proporciona una ventana; en donde podrs observar un listado de las monedas con el nombre de la moneda, en la cual podrs reinicializar el archivo de monedas con las que deseas trabajar.
l l
Temas relacionados Control de archivos Diagnstico de archivos Recuperacin de archivos Regeneracin de ndices Instalacin automtica Avanzado Conversin Creacin del catlogo de cuentas Catlogo de monedas
Recuperacin de archivos Acceso
l
Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn Men Utileras, Control de archivos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn (*), Botn
o F8, Botn
Qu es Esta funcin te permite recuperar la mayor cantidad de informacin de los archivos que se encuentren daados; una vez terminado el proceso el sistema indicar dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo como recuperado y el total de registros recuperados. Esta opcin estar disponible nicamente para los archivos de datos (archivos con terminacin DB) Repercusiones Si por algn error efectuaste el proceso de Recuperacin sobre un archivo que no lo necesitaba, tu informacin no se ver afectada. Despus de recuperar un archivo ser necesario Regenerar el ndice del mismo. Nota: Si en el Diagnstico de Archivos observaste un Estado de archivo como daado, debes llevar a cabo la Recuperacin de archivo. Al ejecutar el proceso no se asegura que se recupere la informacin del registro daado, pero s de los registros anteriores y de los posteriores, necesitando capturar slo los registros daados o los ms recientes. Manejo y Sugerencia El sistema leer el archivo indicado y, si el registro es correcto, lo grabar en un archivo temporal. Cuando se localiza un registro daado, el sistema preguntar si deseas continuar recuperando la informacin, eliminando el registro incorrecto. Si contestas afirmativamente se continuar la recuperacin hasta terminar de leer el archivo. Si, por el contrario contestas de manera negativa el proceso se dar por terminando y el archivo quedar compuesto por los registros correctos que se encontraban almacenados antes del daado. En el caso de las Plizas, el proceso tambin borra los cargos y abonos que aparecen en el Catlogo de cuentas y actualiza las afectaciones de las plizas que no estn daadas, tanto en las cuentas de detalle como en las acumulativas. Si al encontrar un registro daado decides suspender la recuperacin, necesitaras volver a capturar el movimiento daado y los posteriores para que tu contabilidad no se descuadre. Se recomienda usar esta funcin slo cuando los archivos que la Verificacin marca como existentes son superiores al 60% de su informacin y cuenta con un respaldo reciente, debido a que tendrs que volver a capturar aquellos movimientos que no se recuperaron. Problemas / Soluciones PROBLEMAS Los datos registrados. no pueden SOLUCIONES ser El archivo seleccionado esta daado y es irrecuperable la informacin. Borra los movimientos que hayas realizado en el perodo y vuelve a capturar la informacin.
No existen registros en el Archivo. El archivo seleccionado no tiene ningn movimiento. Cuenta "Nmero" inexistente, error Se us una cuenta inexistente en el movimiento indicado por la pliza y/o modificaste en la pliza "tipo No." Desea los parmetros del sistema durante el perodo de trabajo actual (niveles de cuentas). continuar con el proceso? Ver: Manejo de cuentas Si tu respuesta es afirmativa el sistema continuar con el proceso, sin recuperar el daado. Si tu respuesta es negativa suspender el proceso. Error al recuperar. El sistema encontr algn registro daado y no fue recuperado porque suspendiste el
proceso de recuperacin. Temas relacionados Control de archivos Diagnstico de archivos Creacin de archivos Regeneracin de ndices Instalacin automtica Avanzado Conversin
Regeneracin de ndices Acceso
l
Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn Men Utileras, Control de archivos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn (*) , Botn
o F8, Botn
Qu es Esta es una de las opciones de mayor utilidad dentro del Control de archivos, ya que muchos de los problemas ms comunes se solucionan ejecutando esta utilera. Solamente podr ser ejecutado sobre archivos de ndice (archivos con extensin en formato PARADOX PX, XG0 o YG0) que son los que se encargan de grabar en un cierto orden la informacin. Esta utilera soluciona muchos de los problemas que se pueden presentar cuando ocurre una descarga elctrica o cuando alguien apaga su computadora mientras se ejecutaba alguna operacin de guardado. Utiliza esta opcin cuando:
l l l l
Los datos que reporta el sistema se generen fuera de orden, estn duplicados o no aparezcan. Los archivos de ndice no existan. El Estado aparezca como Incorrecto. Existan problemas de operacin.
Repercusiones En caso de que algn registro est daado, la regeneracin de ndices no contribuir a recuperarlo, por lo que debers utilizar la recuperacin de archivos. Si ejecutas la regeneracin de un ndice que no requera este proceso, sus archivos no se vern afectados. Temas relacionados Control de archivos Diagnstico de archivos Creacin de archivos Regeneracin de ndices Instalacin automtica Avanzado Conversin
Instalacin Automtica Acceso
l
Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn Men Utileras, Control de archivos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn Men Archivos, Administrador de perodos, botn (*) ,Botn
o F8 , Botn
, opcin Nueva Contabilidad
Qu es Esta opcin permite crear de manera automtica archivos necesarios para trabajar con el sistema fcil y rpidamente, nicamente suministrando algunos parmetros bsicos como: Si deseas que se instale el catlogo estndar de cuentas, si vas a manejar o no departamentos, las monedas con las que trabajar el sistema, etc. Esta forma de instalacin te asegura que el sistema est listo para trabajar de inmediato, para que posteriormente definas los parmetros de operacin especficos dependiendo del manejo de tu empresa. Manejo La primera vez que accedas al sistema, por omisin se desplegar el Administrador de perodos para que selecciones una ruta de trabajo, por omisin el sistema te propone una ruta en la cual slo faltar crear los archivos necesarios para iniciar una nueva contabilidad. Nota: Recuerda que antes de crear tu perodo de trabajo, puedes aprender a usar el sistema con la base de datos Ejemplos que el sistema te proporciona. Para esto, indica o selecciona en el campo "Directorio de trabajo" ubicado en el Administrador de perodos, la ruta: C:\Archivos de programa\Archivos comunes\ASPEL\Sistemas Aspel\COI5.50\Ejemplos\. Instalacin automtica desde el Administrador de perodos Podrs crear en el Administrador de perodos tu base de datos para que empieces a incorporar la informacin de tu empresa. Para facilitar su creacin se ejecutar el proceso de instalacin automtica. Instalacin automtica desde control de archivos Para el caso en el que el control de archivos detecte que algn archivo no fue creado correctamente o por alguna razn se encuentre daado, desde este mdulo tambin estar disponible el proceso de instalacin automtica. La instalacin automtica se encargar de instalar y/o configurar el sistema para que puedas empezar a trabajar con l de inmediato. Este proceso te pedir que confirmes o indiques el tipo de informacin con el que deseas generar ciertos catlogos, la informacin que se solicita es:
l
Tipo de catlogo de cuentas a usar
Si deseas usar el catlogo estndar de rubros de cuentas

l
Si deseas usar el Catlogo estndar de departamentos. (Esta informacin slo te la solicitar si en los parmetros de configuracin est activada la opcin "Manejo de departamentos") Las diferentes monedas con las que trabajar el sistema
Con este proceso, tambin se configurarn ciertos parmetros que son indispensables para iniciar el procesamiento de informacin en tu sistema. Para consultar los parmetros que por omisin trae configurados el sistema por omisin, consulta el tema de "Parmetros del sistema". Notas
Si cuentas con una base de datos de otra versin, primero debers crear el directorio y la misma base, para posteriormente desde el proceso de traduccin de archivos realices la traduccin. Si ejecutas este proceso en una base de datos que por alguna razn est incompleta, slo se solicitarn los elementos necesarios, es decir, puede ser que en esa ruta ya este creado un catlogo de departamentos, pero no el de cuentas, por lo que para este caso, slo se requerir la creacin del catlogo estndar del catlogo de cuentas. Temas relacionados Control de archivos Diagnstico de archivos Creacin de archivos Recuperacin de archivos Regeneracin de ndices Creacin del catlogo de cuentas Creacin del catlogo de monedas Avanzado Conversin
Avanzado Acceso
l
Men Utileras, Control de archivos, con el botn
Qu es
l
Esta opcin te permite manejar los archivos de Datos de tu empresa en diferentes formatos como Paradox, Dbase, SQL server, ODBC. Al poder manejar los archivos de datos en formatos de manejadores de bases de datos, se permite explotar toda la informacin administrativa de tu empresa desde otras aplicaciones. Una vez que manejes tu base de datos en formato Paradox, Dbase, SQL server, o cualquier otro tipo el sistema podr leerla y actualizarla sin problema, y convertirla nuevamente a formato ASPEL en cualquier momento, ya que la informacin no se crea solo se actualiza.
Al darle clic al botn aparecer la siguiente pantalla:
La ventana solicita los siguientes datos: Tipo o Driver. Indica el formato de Base de datos en la que deseas exportar tus archivos. Ruta o Alias. Escribe la ruta o "alias" donde se encuentra la base. Apyate con la tecla F2 para indicar la ruta o alias. a) Si en la ruta o "alias" indicado se encuentra el archivo, el sistema lo leer y desde ese momento realizar las afectaciones correspondientes en l. b) Si el archivo existe pero en un tipo diferente al indicado, el sistema lo informar y permitir hacer la exportacin del archivo al tipo y "alias" seleccionado. Esencial Si las tablas o archivos fueron generados por Aspel-COI, puedes estar seguro que su estructura es la correcta, pero si fueron generados desde otra aplicacin debers asegurarte que su estructura pueda ser leda por Aspel - COI. Tablas de descripcin de archivos Una vez que se ha definido la ruta y el tipo de los archivos, el sistema actualizar la informacin de manera transparente para el usuario; as mismo, los datos podrn ser vistos desde otras aplicaciones, como el Desktop de MSSQL Server o Paradox, segn sea el tipo del archivo. Si desde el manejador de la base de datos se agregan o eliminan registros es necesario actualizar manualmente el dato correspondiente a NUM-REGS del archivo de control asociado a la tabla de datos.
Temas relacionados Configuracin del drivers ODBC Configuracin del drivers Nativos
Conversin Acceso
l
Men Utileras, Control de archivos, con el botn
Qu es Utiliza esta opcin para exportar los archivos de la base de datos que actualmente est utilizando Aspel - COI (formato Paradox o Dbase) a otro tipo, sin cambiar el formato de la base de datos que va a utilizar el sistema para realizar las actualizaciones; para cumplir este ltimo objetivo se debe utilizar la opcin de Avanzado. Al oprimir el botn Conversin el sistema muestra una ventana donde se solicitan los siguientes datos: Campos de este proceso Campo Nombre Tipo Ruta o alias Una vez realizada la conversin podemos consultar o modificar este archivo desde el propio manejador de base de datos (por ejemplo el Desktop de Paradox) o desde cualquier otra aplicacin que pueda leer archivos de este formato. Con esta opcin nicamente se "exporta" la informacin al formato indicado y no configura Aspel- COI. Si deseas "convertir" y "usar" el archivo de datos utiliza la opcin Avanzado. Descripcin Anota el nombre del archivo que contendr la informacin del archivo seleccionado, el sistema sugiere el nombre por omisin, por ejemplo CC_E Indica el tipo de Base de datos al que quieres convertir el archivo. Escribe la ruta donde se dejar el archivo de la base de datos.
Asistente de configuracin del directorio de archivos comunes Acceso
l
Men Utileras, Directorio Comn Aspel.
Qu es Este Asistente te permitir configurar la ruta de trabajo de tu Carpeta de Archivos Comunes Aspel de una manera rpida y sencilla. Para cualquier informacin, dirgete al ayuda del Asistente de configuracin del Directorio comn Aspel. Tema relacionado Directorio de Archivos Comunes (DAC)
Generalidades Qu es
l
La versin 5.7 de Aspel - COI incluye una funcin para manejar y actualizar bases de datos de tipo diferente a la base de datos Paradox. El formato de la base de datos manejada en Aspel - COI 4.0 corresponde al formato Aspel. Por omisin la base de datos que instala Aspel - COI 5.7 est estructurada en formato Paradox. El manejar una base de datos abierta significa que el sistema tiene la capacidad de compartir informacin desde y hacia otras aplicaciones diferentes a Aspel - COI. Por ejemplo, una base de datos de cuentas en formato Paradox, puede estar estructurada de tal manera que pueda ser utilizada desde Aspel - COI para tener una relacin de los cuentas y sus saldo, y as, esta base de datos puede ser utilizada por otra aplicacin que utilice bases de datos Paradox y que sirva para generar una lista de las cuentas a los que se les puede mandar informacin sobre algo en particular de su contabilidad. Incluso, esta base puede ser modificada desde Paradox debidamente y Aspel - COI reconocer dichos cambios. ODBC (Open Database Connectivity ) es un estndar que Microsoft propuso para el acceso a las bases de datos. Por su parte Borland propone el BDE (Borland Database Engine) y SQL Links, con los cuales se pueden obtener los mismos resultados que el manejo de ODBC. Para realizar el acceso y manejo de bases de datos de cualquier tipo, se requieren administradores de datos conocidos como manejadores o drivers.
l l
Nota: El sistema te permitir respaldar los archivos de tu base de datos, si se encuentran en los formatos PARADOX y Dbase. Existen dos formas de trabajar con bases de datos de tipo diferente al de Paradox:
l
Utilizar la informacin de las bases de datos de Aspel - COI y convertirla a un tipo de base de datos diferente al de Paradox (Dbase, MSSQL Server, DB2 y Oracle). Utilizar la informacin de las bases de datos creadas en una aplicacin externa a Aspel - COI y acceder a ellas para su uso en Aspel - COI (lo cual implica que el usuario prepare las bases de datos con cierta estructura para que Aspel - COI las pueda leer).Los tipos de bases de datos que puede generar, manejar y actualizar Aspel - COI son: Paradox, Dbase, MSSQL Server, DB2 y Oracle.
As como aquellas a las cuales se pueda acceder a travs de un manejador estndar de ODBC. Es recomendable usar el driver nativo cuando lo permita el BDE y no el ODBC.Para revisar la estructura de datos de las tablas de Aspel-COI a la que quieres migrar, consulta el tema: Asi se forma tu base de datos Temas relacionados Instalacin del BDE Qu debes revisar
Instalacin del BDE Cules son
l
Aspel - COI al ser instalado, copia el BDE para permitir el uso de otro tipo de bases de datos y se instala en el directorio donde se instala el sistema. Si se detecta una instalacin previa del BDE en tu computadora, la actualizacin se realizar en el mismo directorio donde se encuentra la versin actual. Cuando se realiza la instalacin del sistema en cualquiera de sus modalidades, adems de copiar los archivos necesarios para el manejo de bases de datos diferente al de Aspel, realiza algunas modificaciones en los registros de configuracin de la computadora. Esto es, en el registro de Windows: \\ HKEY_LOCAL_MACHINE \ Software \ Borland \ Database Engine, modifica la entrada DLLPATH, ya que despus de la instalacin del BDE mostrar la ruta donde se encuentran los archivos con extensin *.dll correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrar la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la configuracin de los drivers y alias, lo que lo hace indispensable en el uso de bases de datos de otro tipo. Este archivo puede ser editado y modificado ejecutando el archivo bdeadmin.exe.
Las anteriores definiciones las hace el sistema de manera automtica; sin embargo, hay que considerar su naturaleza e importancia. Si se detecta una instalacin previa del BDE, slo se actualizarn los drivers nativos para el buen funcionamiento del sistema. El sistema mediante el Regedit (registro de configuracin de la computadora) verifica si existe o no un BDE instalado. Nota: El programa de instalacin de los sistemas Aspel verifica que los parmetros de los Drivers Nativos se configuren para asegurar el correcto funcionamiento de los procesos de ordenamiento, exportacin y manejo de la base de datos. Temas relacionados Paradox Dbase SQL Server DB2 Oracle MSSQL
Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 versiones Manejo Aspel-BANCO soporta el manejo base de datos en formato SQL versiones 2000, 2005 Estndar y SQL Express (MSSQL). Para el adecuado funcionamiento de Aspel-BANCO en MS-SQL 2005 Estndar o Express, considera lo siguiente:
l
Si en la base de datos existen claves que sean muy parecidas, es decir, donde la diferencia radique solamente porque una se escribe con letras maysculas y la otra es igual pero con letras minsculas (por ejemplo:"a", "A"), es necesario que la base de SQL a exportar tenga configurado el atributo:"Latin1_General_Bin" para que pueda diferenciar estas claves y no tomarlas como repetidas, ya que si en BANCO se realiza la exportacin de una base con estas caractersticas y la base de SQL no tiene configurado dicho atributo, los ndices de los archivos donde se encuentran las claves "repetidas" no se podrn regenerar y por lo tanto no se podr trabajar con dicha base en formato SQL. Es requisito configurar las propiedades de la base de datos para que trabaje con compatibilidad de SQL 2000 y para ello se debe modificar el nivel de compatibilidad de 90 a 80 para poder exportar y crear bases de datos en este formato. En las propiedades de la base de datos de SQL se debe definir el tipo de intercalacin "Latin1_General_Bin". Adicionalmente para que Aspel-BANCO pueda exportar a bases de datos a SQL 2005 se debe:
l l
1. Indicar como propietario de la base de datos, el usuario de SQL. 2. En SQL 2005 Estndar, se debe tener activo el parmetro "dbcreator" en las propiedades de inicio de sesin (opcin "Funciones del servidor") 3. En SQL 2005 Express al menos se debe tener activa la opcin "public" Es requisito que tanto el idioma del manejador de bases de datos como el idioma de los equipos clientes sea el mismo, por ejemplo espaol-espaol, te recomendamos ampliamente una instalacin en idioma "espaol". SQL 2005 Express SQL 2005 Express es una base de datos que viene configurada por omisin para accesos locales, es decir, en la mquina donde se instale es la nica que puede hacer uso del servidor de bases de datos, si se requieren conexiones desde otras quinas entonces se debe seguir el procedimiento descrito en: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;914277 Antes de exportar tu base de datos a formato SQLServer, es necesario que para el adecuado funcionamiento de BANCO tomes en cuenta las siguientes configuraciones de SQL: Para usar este tipo de base de datos desde Aspel-BANCO, debers configurar el sistema para que trabaje con dicha base desde la ventana de control de archivos/opcin Avanzado, seleccionando el tipo de base de datos "MSSQL". Para su correcta configuracin se requiere modificar el nivel de compatibilidad del lenguaje SQL para que soporte las sentencias generadas por BDE, para ello se debe ejecutar desde el servidor SQL el siguiente procedimiento almacenado: EXEC sp_dbcmptlevel 'Nombre_Base_de_Datos', '80'; El '80' significa que es compatible con SQL Server 2000 Se recomienda ampliamente que para cualquier problema consultes la documentacin de ayuda que brinda Microsoft para el manejo de estos tipos de base de datos.
Qu debes revisar Revisa
l
Los tipos de bases de datos que el sistema permite manejar son las siguientes: Paradox Dbase SQL Server DB2 Oracle
l l l l l
As como aquellas a las cuales se pueda accesar a travs de un manejador estndar de ODBC. Hay que tomar en cuenta que para utilizar otros formatos de base de datos, s lo se puede hacer a travs de los drivers nativos de cada manejador y no a travs de drivers ODBC. Si el tipo de base de datos corresponde a un manejador de tablas locales como Dbase y Paradox. Si se trata de un manejador de tablas remotas como SQL Server, DB2" o Oracle se deben configurar los "alias" que permitirn el acceso a las bases de datos; esto se realiza en el archivo IDAPI32.cfg, que se edita ejecutando el archivo BDEADMIN.exe, el cual se encuentra en el directorio BDE. Y al cual tambin se puede accesar desde la ruta C:/Archivos de programa/ASPEL/Aspel COI 5.7/Bde Existen dos formas de trabajar con bases de datos de tipo diferente al de Aspel: 1. 2. Temas relacionados Tips de configuracin Configuracin de los drivers nativos Que debo configurar en el programa BDEADMIN Utilizar la informacin de las bases de datos de Aspel - COI y convertirla a un tipo de base de datos de las antes mencionadas. Utilizar la informacin de las bases de datos creadas en una aplicacin externa a Aspel - COI y accesarla para su uso en Aspel COI (lo cual implica que el usuario prepare las bases de datos con cierta estructura para que Aspel - COI las pueda leer).
Como acceder a la base de datos abierta Avanzado Conversin
INFOWEB Acceso
l
Men Archivos, Infoweb
Qu es Es la herramienta de comunicacin que permite publicar fcil y rpidamente los reportes, las consultas y estadsticas administrativas y comerciales de la empresa generadas desde los sistemas Aspel o cualquier otro tipo de informacin importante, para ser consultada de forma segura en un sitio hospedado dentro de la empresa o dentro de aspel.com, para mejorar la comunicacin interna y aumentar la efectividad de los procesos de colaboracin empresarial. Manejo Los sistemas de la lnea Aspel (CAJA, COI, NOI, BANCO, SAE y PROD) podrn publicar en Internet la informacin que generen, gracias al programa INFOWEB 2.0. Al instalar cualquier sistema de la lnea Aspel, se incluye una instalacin de Aspel-INFOWEB. Este sistema es una aplicacin de uso comn para los sistemas Aspel, de tal forma que la configuracin de INFOWEB para un sistema, tambin se aplica para los dems. El servicio INFOWEB es utilizado e instalado por los productos Aspel a partir de la liberacin de NOI 4.0. Pero recuerda que slo las nuevas versiones liberadas en el 2007 bajan la versin de INFOWEB 2.0, por lo que las dems versiones debern actualizarse a la versin 2.0. Esta actualizacin la podrs bajar desde la pgina de Aspel sin costo, o bien, desde el CD de instalacin del sistema INFOWEB 2.0 Servidor. Los archivos de uso comn entre los sistemas Aspel, como las interfases, entre otros, se encuentran o se instalan en una carpeta denominada Aspel, est localizada dentro del DAC, la cual por omisin se crea en C:\Archivos de programa \ Archivos comunes. Importante Para mayor informacin acerca del manejo de INFOWEB, consulta el archivo de ayuda que se encuentra en el sistema dentro de INFOWEB o desde el sistema, Men Ayuda / Opcin Infoweb.
Introduccin Estos son los temas que a manera de introduccin son muy importante que conozcas, elige el que deseas consultar. Caractersticas del sistema Si eres usuario Aspel-COI de otras versiones Lo nuevo de Aspel - COI 5,7 Interfase con otros sistemas de la lnea Aspel Interaccin de catlogos y archivos
Que debo configurar en el programa BDEADMIN Revisa Adicionalmente a la instalacin, es necesario configurar manualmente algunos datos de los drivers, los cuales, por cuestiones de seguridad, no pueden hacerse automticamente desde otra aplicacin ( como el instalable de Aspel - COI ). Por ejemplo el driver de PARADOX contiene un parmetro llamado NET DIR, el cual debe ser configurado con la ruta donde estarn tus archivos de datos, este directorio es propio de cada usuario. Si se trata de un manejador de tablas remotas como MSSQL Server, DB2 u Oracle , se deben configurar los "alias" que permitirn el acceso a las bases de datos; esto se realiza en el archivo IDAPI32.cfg, que se edita ejecutando el archivo BDEADMIN.exe, el cual se encuentra en el directorio BDE. Tambin puedes editarlo desde el grupo de programas ASPEL/Aspel COI 5.7\Bde Es importante que tomes en cuenta que si definiste en el parmetro NET DIR una ruta para la apertura de los archivos de datos, al ser eliminada dicha base, se deber redefinir la nueva ruta en el parmetro NET DIR, de lo contrario al abrir cualquier base de datos, el sistema:
l l
En Windows 98, el sistema se bloquea En Windows 2000 y Windows NT el sistema manda el mensaje de error "Error de apertura de archivos".
Al ejecutar el archivo, aparecer la siguiente ventana:
a) En la pestaa de configuracin en Drivers\Native, dependiendo del tipo de base de datos que se pretenda utilizar, debers verificar lo siguiente: Server y/o Nombre del servidor en donde se est ejecutando la aplicacin externa de Base de datos, incluyendo la ruta donde se Host Name encuentra la base, por ejemplo: NTSISMDA:/ INTRBASE/DATABASE/COI57.GDB. User Name En la mayora de los casos basta con configurar estos parmetros, pero si requieres configurar el resto de los parmetros, debes consultar el manual de referencia del propio manejador o bien, en la presente ayuda del tema del manejador en especfico. b) En la pestaa de "Database" debers definir un "alias" o nombre con el cual se pueda identificar al conjunto de archivos, los cuales contienen la informacin (es decir la base de datos); y la cual podr ser invocada desde Aspel - COI. Usuario por defecto para la conexin; este usuario debe estar definido en el manejador de Base de Datos.
Los datos bsicos que debes definir para el "alias" son: El tipo o driver del "alias", el server name y el user name. Te recomendamos consultar el ayuda electrnica del sistema, ya que estos datos varan dependiendo del manejador utilizado. Si la base de datos a la que se quiere accesar o con la que se desea trabajar es de tipo cliente / servidor adems del BDE se necesita tener instalado el software correspondiente al cliente del manejador. En caso de que la configuracin del cliente no se haya realizado de manera correcta, las base de datos no podrn ser ledas a travs del "Alias", por lo que Aspel - COI tampoco podr realizar la lectura de las mismas. Es importante mencionar que en algunos manejadores de base de datos se tienen que hacer algunas definiciones referentes a las caractersticas de las bases de datos. Por ejemplo, para trabajar con una base de datos en Oracle, debers agregar para la base de datos y en el archivo INITIdBaseDatos.ORA (Ej. INITORCL.ORA) la definicin de open_cursors =100, este archivo se encuentra en el directorio_de_oracle\DATABASE\, y para que la configuracin sea correcta debers reiniciar el servicio de Oracle. Las definiciones recomendadas para cada manejador se encuentran en el presente manual y en el Ayuda electrnica del sistema. Notas
l
Para ver la lista de "Alias" disponibles para trabajar con Aspel - COI, desde control de archivos selecciona el botn Avanzado y consulta el campo Ruta o Alias. En caso de que la configuracin del cliente no se haya realizado de manera correcta, las base de datos no podrn ser ledas a travs del "Alias", por lo que Aspel - COI tampoco podr realizar la lectura de las mismas.
COMANDOS Descripcin Ejemplo de Sintaxis ABRE ABRE 1294 AJUSTA AJUSTA 50 ANCHO_CARACTER ANCHO_CARACTER 10 ASIGNA ASIGNA <100>, [100 001F] + <43> /12 BRINCA BRINCA CARACTERES CARACTERES 80 CENTRA CENTRA 80, <27> COMENTARIOS COMENTARIOS " STE ES NUESTRO BALANCE " DATO DATO <10>, "CUENTA INICIAL >" DEFINE DEFINE DISCO DISCO "RESULT.REP" ENCABEZADOS ENCABEZADOS ESCRIBE ESCRIBE 5, "DESCRIPCIN", 15, <27> FENCABEZADOS FENCABEZADOS FIN FIN FONT FONT "ARIAL", 12 IMPRESOR IMPRESOR 2 INICIA INICIA [100 00, 999 000] INICIA CTA INICIA CTA INICIA POL INICIA POL INICIA AUX. INICIA AUX INICIA PAR INICIA PAR INICIA DP INICIA DP INICIA ACT INICIA ACT INICIA SRAN INICIA SRAN[1] MASCARA MASCARA "###,###,###.##" PANTALLA PANTALLA RAYA RAYA 4,5, "+" REDONDEO REDONDEO <100> SALTA SALTA 1 SI SI <34> = 0 SIFIN SIFIN SINO SINO TERMINA TERMINA TIPO TIPO 1 TRADUCE TRADUCE 15, <101>, "E", "PESO/PESOS" Ver: Frmulas
Reporte en blanco Acceso
l l
Dentro del Administrador de reportes, con el botn
, opcin Nuevo qr2
Posicionndote sobre un reporte, men flotante (botn derecho del ratn), opcin Nuevo qr2
Qu es El administrador te permite crear un reporte donde le irs agregando las caractersticas necesarias para crearlo, para ello cuentas con el Diseador de reportes Tema relacionado Agregar un reporte
Propiedades de la impresora ste te permite definir los parmetros propios del software de impresin, los cuales bsicamente definen lo siguiente:
l l l l l
Tipo de papel Orientacin del papel Fuente de alimentacin de papel Calidad de impresin Puerto de conexin
Recomendacin: Los siguientes tipos de letra son los recomendados para la impresin de un reporte: Encabezado: Arial Negrita 12 ptos. Normal: Arial Normal 10 ptos. Condensada: Arial Normal 7 ptos.
Configurar pgina Acceso
l l
Dentro de la ventana de imprimir, botn Configurar pgina. Dentro de la venta de vista preliminar, con el botn
Qu es Con esta herramienta puedes configurar la pgina, los mrgenes, Encabezado y pie de pgina y la escala del reporte. Campos de este proceso Carpeta Pgina Campo Tipo de papel Dimensiones Orientacin Origen del papel Descripcin Selecciona el tipo de papel con que se imprimir el reporte. Hay tipos de papel los cuales debers configurar el tamao del mismo, indica la medida del papel. Indica la orientacin de la hoja del reporte, ya sea horizontal o vertical. Indica el origen de donde se tomar el papel.
Orden de impresin Indica el orden de impresin del reporte, ya sea de abajo hacia arriba o de arriba hacia abajo. Matiz Carpeta Mrgenes Campo Mrgenes Descripcin Podrs configurar la medida de los mrgenes del documento, de acuerdo al margen superior, inferior, izquierdo, derecho. Podrs modificar el encabezado y pie de pgina, o de lo contrario con el botn Valor Original podrs regresar a la configuracin que por default el sistema te propone. Nota: En la parte de vista preliminar puedes ver como se ven los mrgenes del reporte y podrs modificar stos con el ratn posicionandote sobre el margen que quieres modificar. Puedes centrar el reporte ya sea horizontal o verticalmente a la hoja. Con esta opcin podrs imprimir el reporte en escala de gris por si el reporte tenia ttulos o imgenes a color.
Centrar en la pgina
Carpeta Encabezado / Pie Campos Encabezado / Pie de pgina Fuente Fondo Leyenda El sistema te propone por omisin un tipo de letra el cual puedes modificar al igual que el tamao de la letra. Puedes asignarle un fondo del color que prefieras. Dentro del encabezado y pie de pgina tienes tres secciones en donde podrs agregar alguna leyenda, ya sea que la escribas o le asignes alguna funcin predefinida. Descripcin
Alineacin vertical Muestra la alineacin de la leyenda que le asignaste en el ttulo del reporte. Funciones predefinidas Puedes asignar una funcin al reporte de manera que al imprimirse se muestra en el reporte, las funciones son las siguientes: Nombre del equipo, Nombre del usuario, hora impresa, fecha impresa, hora y fecha impresa, pgina # de # pginas, total de pginas, nmero de pgina.
Invertir en pginas Se refiere a invertir el orden de los encabezados y pie de pgina derecho e izquierdo. pares
Carpeta Escala Campos Ajustar a Acomodar Descripcin Se refiere a ajustar el tamao de la vista del reporte del tamao normal. Puedes configurar el reporte de modo que se impriman varias pginas en una misma.
Emisin de documentos Acceso
l
Men Reportes, Reportes del usuario, desde cualquier grupo de reportes, seleccionando un reporte con el formato QR2
Qu es Si bien el sistema te permite imprimir un documento al momento de elaborarlo, tal vez en tu empresa pueda ser ms til y operativo imprimir los documento posteriormente u obtener una copia de los mismos para entregarla a la persona correspondiente. Por cada grupo de reporte se muestra una ventana para que selecciones la informacin que quieres que se muestre o imprima: Seleccin de informacin: Reporte Activos Seleccin de informacin: Reporte Cuentas Seleccin de informacin: Reporte Cuentas departamentales Seleccin de informacin: Reporte Depreciacin Seleccin de informacin: Reporte Mantenimiento Seleccin de informacin: Reporte Seguros
Aplicaciones Asociadas Acceso
l l
Men Configuracin, Preferencias, Aplicaciones asociadas Desde la Barra de herramientas con el botn (*)
Qu es
l
Aqu puedes definir las aplicaciones que se activarn automticamente cuando elijas la opcin Calculadora del Men Utileras, Editor de textos (Editor de formatos del men Archivos) o solicites una Hoja de clculo financiera o fiscal de las que te ofrece el sistema (en el men Reportes/Hojas de clculo). Estas aplicaciones son importantes. El contar con una calculadora te permitir efectuar operaciones en cualquier parte del sistema. El editor de formatos te ayuda a revisar en una ventana los comandos que componen los formatos de reportes y crear nuevos formatos. Tambin puedes elegir las hojas de clculo prediseadas, que te ayudarn a obtener resultados financieros y fiscales de manera prctica y aprovechando la informacin que tienes capturada de tu empresa.
Campos de este proceso Campos Ruta de las aplicaciones: Calculadora, Editor de texto y Hoja de clculo Descripcin Para poder tener acceso de las aplicaciones de calculadora, editor de texto y la hoja de clculo desde el sistema COI, indica la ruta donde se encuentran los archivos ejecutables (*.EXE) de cada una de las aplicaciones que deseas utilizar para dichos fines, as podrs tener acceso a ellas desde el sistema. Consulta los siguientes temas para el manejo de las aplicaciones asociadas: Calculadora Hoja de clculo Editor de textos: Este te servir al momento de que desees modificar un formato de algn reporte. Nota En caso de no definir la ruta del ejecutable para la calculadora, al momento de solicitarla desde la barra de herramientas principal con el botn , la calculadora que se desplegar ser la que se muestra en los campos de tipo monto.
Editor de formatos Acceso
l
Men Reportes, Administrador de reportes, botn
Qu es
l
Los sistemas Aspel cuentan con un Editor de formatos, que te permite modificar o crear los formatos de impresin de tus documentos y reportes para as reportar la informacin de tu empresa satisfaciendo tus necesidades. Puedes imprimir estos formatos de 2 maneras: 1. EN LNEA: Dentro de los mdulos de Facturas y Compras, cuando se graba un documento, a continuacin se dispara la ventana de Emisin de documentos, dentro de la cual podrs definir el nmero de copias, nombre del formato (ya sea el sugerido por el sistema, o bien, el que t mismo hayas diseado o modificado), y la ruta donde se encuentra el mismo. Tambin dentro de esta ventana de emisin de documentos tendrs la opcin de editar un formato. DESDE EL MEN REPORTES: Al elegir la opcin Emisin de documentos, se dispara una ventana, en la cual podrs elegir entre varias opciones de filtrado para la emisin, adems del nombre del formato y la ruta.
2.
l
Es imprescindible que el archivo de formato conserve su terminacin .FTO para poder ser utilizado.
Ventajas de la edicin de formatos

l
Con la ayuda de los campos podrs manejar toda la informacin del sistema y ordenarla segn tus necesidades; esto incluye tanto la informacin de totales y acumulados, como clculos predefinido por el programa. Los comandos estn en espaol, permitindote controlar: cmo se procesarn los datos, la impresin de campos o variables calculadas, acumulados, condicionar ciertas operaciones, etc. Se pueden crear los formatos en cualquier editor de textos, utilizando el c digo que proporciona el sistema; entre estos procesadores est el Notepad de Windows, Wordpad, Winword entre otros, siempre y cuando estos archivos se guarden con extensin .FTO. Cada mdulo tiene sus propios campos que puedes conocer y utilizarlos. Cada formato est conformado por una serie de instrucciones o comandos que indican al sistema que ejecute una serie de tareas. Cada instruccin est constituida por el nombre del comando y su argumento o parmetros. El argumento puede contener: campos de impresin, rangos numricos, constantes, mscaras, variables de clculo, funciones especiales u operadores. El sistema requiere que en cada lnea se especifique un slo comando y su argumento. El archivo ser repasado lnea por lnea, ejecutando las instrucciones de arriba hacia abajo. As mismo, se debe respetar un orden en las instrucciones, para que se ejecute correctamente el formato y no existan problemas de sintaxis y tengas que consultar el anexo de Mensajes de error. Se te recomienda trabajar siempre copiando el archivo con extensin .FTO o modificndolo con otro nombre, para que no pierdas los formatos originales.
l l
Campos "Seleccin de un formato a editar" Campo Descripcin
Nombre del archivo / Anota el nombre del formato que deseas editar, indicando la ruta donde se encuentra. Puedes elegir Ruta cualquiera de los formatos (revisa la siguiente tabla), los cuales se encuentran dentro del directorio de u sistema, en el subdirectorio o carpeta Datos. Esencial Para poder acceder al Editor de formatos automticamente desde el sistema, previamente debes definir la Aplicacin asociada, es este caso, algn editor de textos. Lo anterior se hace desde la ventana principal, Men Configuracin / Aplicaciones asociadas Temas relacionados Ventajas del editor de formatos Estructura de cada formato de reporte Consulta la lista de campos para formatos Lista de comandos y frmulas para formatos
Mensajes de error del editor Comandos del editor Definicin de ciclos
Perodo de trabajo en Aspel - COI Acceso
l
Desde la Barra de herramientas de Excel, con el botn
Qu es Esta herramienta sirve para que puedas obtener los datos de los perodos de la empresa activa en ese momento. Por ejemplo: Primer Caso
l
En el sistema se est trabajando con el perodo enero de 2002, y se solicita la generacin de la matriz de cuentas, por lo que si al especificar los datos para la creacin de la matriz no se indica el perodo, el sistema tomar los datos del perodo activo en ese momento, para nuestro ejemplo se generara con la informacin del perodo Enero de 2002. Si se requiere que se muestren los datos del perodo febrero 2002, con el bot n automticamente se actualizarn los datos. , se puede elegir el perodo y
Nota Se necesita que Aspel - COI 5.7 est ejecutndose para que Excel pueda tomar los datos que necesita. Si se cierra la hoja de clculo donde ests trabajando y se realizaron movimientos en el sistema Aspel - COI, cuando se quiera abrir la hoja de clculo en Excel los datos se actualizarn conforme al perodo en que se encuentre. Segundo Caso Tengo una funcin de matriz de cuentas para el perodo enero 2002, en los datos para su generacin especifiqu el perodo. Quiero hacer una comparacin de saldos en otros perodos; se realiza una Funcin de matriz de cuentas pero esta vez sin especificar el perodo, ya que sta me servir para ir comparando varios perodos. Al generar la funcin tomar los datos del perodo activo en ese momento, pero con el botn febrero 2002, marzo 2002, etc., las veces que sea necesario para realizar la comparacin. Nota
l
se podr cambiar a otros perodos:
La funcin en donde se especifique un perodo no se ver afectado por este botn, ya que se aplica slo para las funciones en donde no se especific perodo alguno. Si se cierra la hoja de clculo y se realizaron movimientos en el sistema Aspel - COI, cuando se quiere abrir el archivo en Excel los datos se actualizarn conforme al perodo en que se encuentre. Cuando el resultado numrico que arroje la funcin seleccionada presente una cantidad como por ejemplo: "1.23457E+11", es por el manejo de los datos que define Excel en sus celdas, por lo que slo tendr que modificar el tipo de dato para visualizar completas las cantidades.
Impresin desde la presentacin preliminar Acceso
l
Desde la presentacin preliminar con el botn
Qu es Antes de que el reporte se imprima, el sistema te permitir indicar, desde esta opcin, el rango de pginas que deseas, por defecto se tiene seleccionado imprimir Todas las pginas que se cuenten del listado del reporte. La opcin de pgina Actual solo imprimir la pgina que se muestra del reporte y la ltima opcin de pginas De/A te permite imprimir solo algunas o es su caso todas las pginas del reporte. Tema relacionado Opciones de impresin
Seleccin del directorio de datos Qu es Selecciona la ruta del directorio de trabajo, con la que trabajaras en este proceso. La seleccin del directorio de trabajo se ejecutar para las siguientes tareas de Aspel - COI . Importacin de archivos Traduccin de archivos Traspaso de saldos Generacin de un respaldo Reinstalacin del respaldo Crea el siguiente perodo Balanza anual Consolidacin de empresas Parmetros del sistema
Seleccin de archivo En esta ventana podrs especificar el nombre del archivo que deseas abrir o referir, no olvides de indicar en primer lugar la ruta donde se encuentra este archivo. La seleccin de archivos se ejecutar automticamente para las siguientes tareas de Aspel - COI . Editor de formatos Plizas modelo Reportes de usuario Grficas del usuario Copiar pliza de otro perodo Integracin de plizas Aplicaciones asociadas
Declaracin de ISR e IVA Esta hoja proporciona un resumen de la siguiente forma: 1. 2. Nota: Dentro de las hojas se te pedir que anotes algunos datos, los cuales son necesarios para obtener el clculo correcto de la declaracin. Algunos de estos datos son: Amortizacin fiscal, ISR Acreditable de tu empresa, etc. Hojas de clculo del sistema (informacin general) De dnde proviene la informacin La informacin de esta hoja fiscal proviene directamente de los saldos de las cuentas involucradas. Nota: Dentro de la hoja de clculo podrs cambiar las celdas que contengan la sintaxis con la funcin VALOR @cta, de acuerdo a tus necesidades: para mayor informacin consulta el siguiente apartado. Ver: Cmo utilizar tu informacin en otras aplicaciones de Windows El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opcin: "DAISRIVA.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones Si realizas alguna modificacin a la informacin dentro del sistema, debers actualizar el vnculo que existe entre la hoja de clculo y el sistema. Para mayor informacin dirgete al manual de la hoja de clculo que utilices. Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema manda el siguiente mensaje: No se puede localizar el archivo DAISRIVA.XLS (o con cualquier otra terminacin). SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de clculo, lo ms probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Presenta el resumen del clculo del ISR, partiendo de todos los ingresos menos las deducciones permitidas por la LISR, tambin muestra el resultado final del impuesto a pagar en la declaracin anual. Presenta el resumen para el clculo del IVA, que es comparar el IVA acreditable contra el IVA por pagar; el resultado ser un Impuesto a favor o a cargo.
El sistema dice: Este documento contiene Este mensaje siempre aparecer cuando entres a la hoja de clculo; si tu respuesta es vnculos automticos. Desea actualizarlo negativa, te mostrar el ltimo reporte de declaracin anual de ISR e IVA que hayas grabado, ahora? en caso de ser positiva, actualizar de inmediato los datos, de acuerdo con el perodo que ests trabajando. El sistema dice: el archivo que se va a utilizar est siendo modificado por otra persona. Al salir el sistema te preguntar: Desea guardar los cambios efectuados en "DAISRIVA.XLS" El archivo ya est abierto y/o est siendo utilizado por alguien ms; si eliges Slo lectura, el archivo se abrir, pero no podrs realizar ninguna modificacin; si eliges Notificar, esta opcin te dar un mensaje de alerta cuando el archivo est disponible; y si eliges Cancelar, se abrir la hoja de clculo nuevamente pero sin ningn dato. Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar todos aquellos cambios que hayas realizado, y aparecern cuando vuelvas acceder a esta opcin, que podrn ser modificados al actualizar el vnculo entre el sistema y la hoja de clculo.
Balanza de comprobacin Escoge los temas a consultar Consulta la balanza de comprobacin Buscar en la balanza de comprobacin Filtrar en la balanza de comprobacin
Men Ver Opciones Al ingresar a cualquiera de los catlogos podrs consultar los registros que tienes dados de alta y llevar a cabo diversos procesos como: Filtrar Aplicar / desaplicar filtro Restaurar Buscar Siguiente NOTA: Cuentas adems con la posibilidad de obtener el Detalle del registro, con slo hacer doble clic u oprimir Enter al estar sobre el mismo.
INSTALACIN Para lograr una instalacin eficiente debes revisar los siguientes temas: Requerimientos de equipo Redes que soporta este sistema Respalda tus discos Procedimiento de instalacin Gua para la instalacin en red
Abrir empresa dentro de la sesin Acceso
l
Desde la Barra de herramientas principal, botn
(*)
Manejo Si te encuentras trabajando en el sistema con una empresa y deseas cambiarte a otra, la cual tengas tambin registrada en tu sistema, esto se podr realizar cerrando la actual empresa y abrir otra diferente sin necesidad de abandonar el programa mediante el botn Importante Si no has registrado tu empresa, el sistema no mostrar el nombre de sta en la ventana de la opcin abrir, esto indicar que necesitas dar de alta a tu empresa en el sistema cuanto antes y solo tendrs la de "Empresa Invalida, S.A. de C.V." que es la que por omisin te instala el sistema. Temas relacionados Da de alta a tu empresa en el sistema Acceso al sistema Administrador de perodos Cerrar empresa Asistente para la configuracin de Aspel-COI Registra la clave maestra de acceso al sistema Modifica los datos de una empresa Perfiles de usuario .
Base de datos Ejemplos Aqu mismo puedes pedir que tu programa maneje la base de datos Ejemplos, que contiene datos de una empresa ficticia, los cuales te pueden servir para aprender a manejar tu sistema sin afectar la informacin contable de tu empresa. La informacin que modifiques o que crees en este directorio podrs borrarla u ocuparla para pruebas y ensayos posteriores.
Acceso a los datos de identificacin de la empresa Qu es Para cambiar los datos generales de una empresa, debers proporcionar la clave maestra correspondiente para la empresa que hayas seleccionado. Esta clave restringe el acceso al sistema y slo la persona encargada de la administracin de la empresa debe saber esta clave; sta te permitir dar de alta a los usuarios del sistema y definir los perfiles que tendrn estos usuarios, as como otras funciones ms, propias de la persona encargada de la administracin del sistema. Temas relacionados Registra la clave maestra de acceso al sistema Modifica los datos de una empresa
Naturaleza de las cuentas Qu es Esta ventana servir para asignar la naturaleza a un cuenta que ha sido traducida de una versin anterior de Aspel - COI 5.7.
La ventana que se presenta es la siguiente:
Selecciona la cuenta de la columna Cuentas y presiona el botn Nat. Acreedora si la naturaleza de la cuenta ser Acreedora o presiona Nat. Deudora si la naturaleza de la cuenta ser Deudora.
Solicita la clave de alta de tu empresa a Aspel Qu es La clave de alta de tu empresa es aquella con la que Aspel autoriza el manejo completo del sistema. Si no registras esta clave, no aparecer el nombre de tu empresa en los reportes y documentos que emitas. La Clave de alta te la proporcionarn al comunicarte al Departamento de Claves de Aspel, en cualquiera de los siguientes telfonos: Mxico (55) 5325-23-23 Guadalajara (33) 3647-73-01 Monterrey (81) 8352-56-61
La persona que te atender, te solicitar datos importantes, por lo que sugerimos que tengas a la mano la siguiente informacin:
l l l l l l l l l l l l l l l l l l
Clientes Mxico Nombre de la empresa/Razn Social/Persona fsica Nmero de empleados RFC Nombre del responsable de la empresa Puesto Pas Estado Poblacin y/o Delegacin Calle / Direccin Colonia Cdigo Postal Cdigo de rea / LADA Telfono(s) Fax Correo electrnico Giro Empresas a dar de alta
l l l l l l l l l l l l l l l l l l
Centro y Sudamrica Nombre de la empresa/Razn Social/Persona fsica Nmero de empleados Registro tributario Nombre del responsable de la empresa Puesto Pas Estado Ciudad / Departamento Calle / Direccin Colonia/Barrio / Zona Zona Postal Cdigo de rea Telfono(s) Fax Correo electrnico Giro Empresas a dar de alta
Temas relacionados Solicitud de clave va Internet Registra la clave maestra de acceso al sistema
Solicita la clave de alta de tu empresa a Aspel Va Internet Tambin podrs obtener tu clave desde nuestra pgina en Internet siguiendo estos pasos:
l l l
Acceder a la pgina Web de Aspel en Internet, direccin: aspel.com.mx Elegir la liga Solicitud de Claves Llenar los datos de la pantalla de captura que se muestra Seleccionar el botn Enviar
Para contactar de manera directa a la pgina de claves haz clic aqu: aspel.com.mx\claves.html Una vez que enves los datos solicitados y hayan sido verificados por el Departamento de claves, recibirs un correo electrnico, dentro de las siguientes 24 horas, en donde estar la clave de alta correspondiente. Nota: L Clave de alta que te darn, debers anotarla en el campo de Clave de Alta de la ventana de Datos de la empresa / Altas. Tema relacionado Registra la clave maestra de acceso al sistema
Respalda tus discos Te sugerimos que, antes de instalar tu sistema, elabores un respaldo o copia de seguridad de tus discos de instalacin desde MS-DOS o Windows.
Uso de la calculadora dentro de los campos numricos Acceso
l
Desde los campos numricos, con las teclas F2 o Shift F2.
Qu es El sistema Aspel-COI te proporciona una calculadora en todos los campos de tipo numrico, que te servir de apoyo para realizar diversas operaciones aritmticas; el resultado podr ser utilizado en el campo numrico con solo presionar el botn "Utilizar" o con Enter. Manejo La calculadora que se despliega es la siguiente:
La calculadora se podr utilizar con algunas teclas de tu computadora: Tecla + l
Descripcin Suma el nmero tecleado. Resta el nmero tecleado. Multiplica por el nmero a teclear. Divide entre el nmero a teclear. Porcentaje. Borra el nmero que est tecleado. Obtiene el total de la operacin y lo acumula para la siguiente operacin. Enva el resultado al campo de captura y al segundo Enter cancela la calculadora. Cancela la calculadora. Mueve el cursor un espacio hacia la parte superior de la pantalla de la calculadora. Mueve el cursor un espacio hacia la parte inferior de la pantalla de la calculadora.
/ % C o Supr = ENTER ESC Flecha arriba Flecha abajo
Flecha derecha Flecha izquierda Botones de la calculadora Botn Descripcin Con este botn podrs desplegar el Histrico de tipos de cambio para consultar y/o obtener el valor de cualquier moneda extrajera almacenada en el histrico. Este botn te ser de utilidad para los campos que estn manejando multimoneda, con el fin de obtener su equivalente en moneda nacional. No se podr desplegar la consulta de Histrico de tipos de cambio, si el sistema no esta configurado para trabajar con multimoneda. Nota: Al desplegarse el histrico se presentar la primera moneda registrada en el catlogo de monedas, en el primer da del mes de trabajo y con el tipo de cambio almacenado para ese da. Podrs cambiarte de moneda sin ninguna restriccin y podrs usar el valor registrado para cualquier moneda. Si no existe este tipo de cambio se sugerir el inmediato anterior. Imprime las operaciones registradas en la calculadora, mostradas en el rollo. La ventana que se despliega es la de Windows. Este botn te servir para utilizar el resultado en el campo activo, o desde el cual se solicit la calculadora. Tema relacionado Calculadora Mueve el cursor un espacio hacia el lado derecho. Mueve el cursor un espacio hacia el lado izquierdo.
Preferencias Escoge el tema a consultar: En que consiste esta opcin Modifica la barra de herramientas Define tus aplicaciones asociadas Calculadora
En qu consisten las preferencias Acceso
l
Men configuracin, Preferencias
Qu es Configura o definir las siguientes opciones para el fcil manejo de tu sistema: Barra de Herramientas Aplicaciones asociadas
Hoja de Clculo Qu es
Podrs especificar la hoja de clculo que llamar el sistema (Lotus, Quatro Pro, Excel, entre otras). Slo define la ruta donde se encuentra la hoja que ms se adapta a tus necesidades y, al pedir las opciones de Hojas de clculo del Men Reportes, el sistema automticamente activar la aplicacin que tienes seleccionada.
Tema relacionado Aplicaciones Asociadas
Archivos comunes Aspel Qu es Durante el proceso de instalacin se instala un directorio de archivos comunes que tiene la funcin de compartir informacin y aplicaciones entre los sistemas Aspel. El directorio de archivos comunes contiene los sistemas:
l l
Aspel-AL Aspel en Internet.
Adems de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente informacin contenida:

l l l l
Archivos de perfiles de usuario Archivo de informacin de los sistemas instalados. Archivos con recursos de imgenes Aspel. Archivos tipo Plug-In para configurar el directorio de archivos comunes y propiedades de un archivo.
Esencial El directorio de archivos comunes se copiar por omisin en el directorio C:\Archivos de programa ASPEL ya que el directorio ASPEL es el directorio por omisin de los sistemas Aspel siempre y cuando no haya modificado la ruta destino durante el proceso de instalacin. Se presentan dos casos de instalacin:
l
Si no existe un directorio de archivos comunes
El directorio se crear si: 1. 2. En ambos casos se crear fsicamente la estructura de directorios para crear un directorio de archivos comunes como hermano del sistema Aspel que ests instalando.
l
No existe el directorio de archivos comunes pero existen algunos sistemas que deberan ir dentro de l, este es el caso de Aspel-AL ya que en versiones anteriores del instalador se bajaba a un directorio especfico. No existe el directorio de archivos comunes y no hay ningn producto Aspel instalado.
Si ya existe un directorio de archivos comunes
El redireccionamiento se da cuando ya existe el directorio de archivos comunes, es decir si tienes instalado un sistema que no es por default, por ejemplo: Si Aspel-COI 5.7 lo instalo en C:\ASPEL\AspelCOI 5.7 y ya se tiene un directorio de archivos comunes C:\ASPEL\Archivos comunes.
En este caso cuando se quiera instalar otro sistema tomando la ruta de instalacin por default C:\Archivos de programa\ASPEL\, el sistema realiza lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Con el proceso anterior se asegura que slo exista un directorio de archivos comunes en vez de crear uno nuevo por producto Aspel instalado. El instalador detecta que existe un directorio de archivos comunes leyendo la entrada de registro de Windows Redirecciona el nuevo directorio de archivos comunes C:\ASPEL\Archivos comunes ASPEL a la ruta encontrada c:\Archivos de programa\ASPEL\Archivos comunes ASPEL Verifica que las versiones de los sistemas y archivos contenidos en el directorio destino sean mayores o igual, si no, procede a actualizarlas. Crea o instala nuevos directorios en el caso que la estructura para el directorio de archivos comunes contenida en el instalador sea diferente a la encontrada en la ruta destino Se contina con la instalacin.
Perodos Agrega un perodo al administrador Iniciar nueva contabilidad
Estructura del directorio de archivos comunes Manejo
Carpeta Asistente.- Esta carpeta contiene el archivo AsistenteDAC.dll que tiene la funcin de configurar el directorio de archivos comunes, en cuanto a su ruta o procesos. Adems cuenta con archivos de bitcora de la configuracin del directorio de archivos comunes. Carpeta Aspel-AL.- Contiene archivos del programa Aspel AL, necesarios para actualizar el sistema a las ltimas mejoras disponibles para la versin. Carpeta Aspel-Internet (Infoweb).- Contiene archivos del servicio Infoweb necesarios para realizar los procesos de preparacin y publicacin de informacin en Internet. Carpeta Centro de asistencia.- Contiene los archivos necesarios para desplegar la pgina del Centro de asistencia Aspel. En AspelCOI puedes ejecutar esta opcin en el Men Ayuda/Centro de asistencia Aspel. Carpeta Comprobantes.- Esta carpeta contiene el Visor de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) y el Administrador de CFD, estos comprobantes corresponden a los que sern emitidos por los sistemas de la lnea Aspel que manejarn dichos formatos. Carpeta Extensiones.- Contiene archivos con los recursos necesarios para mostrar los iconos en el explorador (iconos.dll). Carpeta Informacin de sistemas.- Contiene un archivo de aplicaciones aplicacionesaspel.inf, el cual contiene a su vez informacin de las aplicaciones Aspel, como por ejemplo las versiones instaladas y, su interfase con otros sistemas. Carpeta NetDir.- Contiene informacin de las bases de datos de los sistemas Aspel. Carpeta Perfiles.- Contiene los archivos de configuracin de Perfiles de usuario de los diferentes sistemas Aspel. Sistemas Aspel.- Contiene las bases de datos de los sistemas Aspel instalados, por ejemplo las carpetas Datos y Ejemplos que son comunes a todos los sistemas. Antes estas carpetas se instalaban en el directorio de instalacin de los sistemas. Temas relacionados Directorio de Archivos Comunes(DAC) Asistente de configuracin del directorio de archivos comunes
Manejo de instalacin Para lograr una instalacin eficiente debes revisar los siguientes temas: Requerimientos de equipo Redes que soporta este sistema Respalda tus discos Procedimiento de instalacin Gua para la instalacin de Aspel-COI en red.
FUNCIONES AVANZADAS DEL SISTEMA En esta parte del sistema se trata todo lo relacionado a las utileras. Elige el tema que desea consultar: Control de archivos Traduccin de archivos Conversin de cuentas a activos Importacin de archivos Respaldo de archivos
Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Esta ventana se despliega nicamente si como forma de activacin se eligi la opcin "Procesar una solicitud de Activacin previa" (disponible en el primer paso del Asistente) y en ella debers indicar el archivo de respuesta que fue proporcionado en aspel.com.mx al enviar el archivo de peticin para la activacin del sistema. Con el bot n "Examinar" ubica el archivo de respuesta. Para continuar con la activacin oprime el botn "Siguiente". Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente ser: "Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema".
Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados 1.- Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema 2.- Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema 3.- Datos de Registro del Cliente del Cliente 4.- Peticin de Activacin del Sistema 5.- Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema 6.- Resumen de la informacin 7- Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Para qu sirve el Control de archivos? Acceso
l l l
Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn Men Utileras, Control de archivos Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
o F8
Qu es Esta opcin te permite revisar el estado de tus archivos de datos. Utilzala cuando el sistema seale alguna anomala con tus datos; as podrs verificar que los archivos de datos no estn daados y, si lo estn, podrs corregir el problema. Esencial Antes de ejecutar cualquier operacin de Control de Archivos, genera un respaldo de tu informacin. Manejo
La informacin que generas en tu sistema se almacena en "archivos" dentro de tu computadora en la unidad de disco que elijas. Se crean varios tipos de archivos: de datos (terminacin ".DB"), de ndice (terminacin ".PX, XGO, YGO, XG1, YG1, XG2, YG2, X01, Y01"), Donde: DB PX XGO/YGO XG1 / YG1 XG2 / YG2 X01 / Y01 Si seleccionas un archivo de datos (.DB) podrs ejecutar los procesos de Verificacin, Recuperacin, Creacin, Instalacin Automtica, Avanzado y Conversin, y si seleccionas un archivo de ndice (PX, XGO / YGO, XG1 / YG1, XG2 / YG2, X01 / Y01) slo podrs ejecutar el proceso de regeneracin e Instalacin automtica. Esencial Si no generaste la base de datos al instalar el sistema, podrs hacerlo con la Instalacin Automtica. Por otro lado, si ya tienes movimientos capturados, este proceso slo crea los archivos que no existan conservando la informacin en los archivos ya existentes. Las opciones con las que cuenta el control de archivos son: Diagnstico de archivos Los archivos de datos contienen los registros tal y como lo capturaste. ndice de datos primarios. ndices de control secundarios. Nota: Los ndices contienen informacin de la organizacin de tus registros en el archivo de datos correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar ms rpidamente la informacin capturada.
Creacin de archivos Recuperacin de archivos Regeneracin de ndices Instalacin automtica Verificacin de registros Avanzado Conversin
Asistente para la configuracin de Aspel-COI Acceso
l
Men Configuracin, Agregar empresa
Qu es El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar fcilmente tu empresa, definiendo ciertos parmetros que son indispensables para empezar a trabajar con el sistema Aspel-COI. Si eres usuario de COI de otras versiones (3.x, 4.0 y 5.x) el sistema te permitir traducir la informacin que tenas registrada en dicho sistema. El asistente se presentar cada vez que accedas al sistema y una vez utilizado para crear o configurar la base de datos, slo podrs acceder a l posteriormente desde el Men Configuracin / Agregar empresa. El asistente podr ser cancelado en cualquier momento sin que esto afecte la configuracin de la empresa, ya que podrs realizarla posteriormente sin ningn problema. Este proceso lo tendrs que realizar por cada una de las empresas de la versin anterior que desees traducir, o bien, por cada empresa que quieras dar de alta. En trminos generales mediante el asistente podrs:
l l
Configurar los datos de tu empresa. Si eres usuario de otras versiones podrs, importar y/o traducir los parmetros de la empresa, datos de la misma y los perfiles de usuarios. Definir los parmetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios, as como definir sus perfiles (opciones a las que tendrn acceso). Crear tu base de datos.
Manejo Al acceder a este asistente, se presentar una ventana en la cual se pregunta si deseas dar de alta una empresa o actualizar una empresa de versiones anteriores:
Observaciones Todos los pasos del asistente tienen como finalidad ayudarte a definir todo lo necesario para que el sistema trabaje de acuerdo a los requerimientos de tu empresa, pero si te faltara definir algn punto, o tienes dudas, no te preocupes; posteriormente dentro del sistema podrs definir la informacin que te haga falta; en cada seccin del ayuda que habla del asistente se te indicar donde puedes consultar y modificar el campo en cuestin.
El proceso del Asistente podr ser cancelado en cualquiera de los pasos que el mismo contiene. Paso 1.- Qu deseas traducir? Paso 2 Paso 3 Paso 4
Estructura en formato ASCII de los archivos a importar FORMATOS DE LOS REGISTROS PARA LA IMPORTACIN DE ARCHIVOS A continuacin se describen los formatos de registros de cada uno de los archivos, que deben cumplir para que se adapten al sistema. CATLOGO DE CUENTAS CAMPO Nmero de cuenta Nivel de cuenta Descripcin Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado Saldo inicial Contable Saldo inicial Extranjero Debe moneda contable Debe moneda extranjera Haber moneda contable Haber moneda extranjera Multimoneda FORMATO PARA CABECERA DE PLIZA CAMPO Tipo de pliza Nmero de pliza Fecha de la pliza Tipo de registro de pliza Primer encabezado Segundo encabezado (3) Detalle/Partida Concepto de la pliza Nmero de partidas FORMATO PARA LAS PARTIDAS DE LAS PLIZAS CAMPO Tipo de pliza Nmero de pliza Fecha de la pliza TIPO DE CAMPO Cadena Cadena Fecha TAMAO 2 5 9 INICIO 1 3 8 Cadena Numrico 60 4 18 78 TIPO DE CAMPO Cadena Cadena Fecha Cadena TAMAO 2 5 9 1 INICIO 1 3 8 17 TIPO DE CAMPO Cadena Cadena Cadena Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Cadena TAMAO 21 1 40 8 8 8 8 8 8 8 8 8 1 INICIO 1 21 23 63 82 101 120 139 158 177 196 215 234
Tipo de registro de pliza Primer encabezado Segundo encabezado (5) Detalle/Partida Nmero de cuenta afectada Nivel de la cuenta Concepto Tipo de movimiento (D)ebe (H)aber Monto del movimiento. Departamento Tipo de cambio CATLOGO DE ACTIVOS CAMPO Clave del activo Tipo de activo Descripcin Localizacin Monto Original de la Inversin. Fecha de adquisicin Mximo deducible Valor del mercado Depreciacin Acumulada Vida til Mtodo de depreciacin Tasa de depreciacin contable Tasa de depreciacin fiscal Estado Fecha de eliminacin Nmero de departamento Fecha de ltima revaluacin Nmero de serie Deduccin Inmediata TIPO DE CAMPO Cadena Cadena Cadena Cadena Numrico Fecha Numrico Numrico Numrico Numrico Caracter Numrico Numrico Caracter Fecha Numrico Fecha Caracter Caracter TAMAO 16 1 30 9 8 3 8 8 8 8 1 8 8 1 3 2 9 24 1 3 INICIO 1 17 18 48 57 65 68 76 84 92 100 101 109 117 118 121 123 126 150 151 Numrico Numrico Numrico 19 3 18 70 89 92 Cadena Cadena Cadena Cadena 20 1 30 1 18 38 39 69 Cadena 1 17
Fecha inicio depreciacin contable Fecha
Fecha inicio depreciacin fiscal Observaciones Tipo de cambio Fecha Cadena Numrico 3 250 8 154 165 415
Importacin de archivos ASCII Es posible realizar la importacin de Activos, Cuentas y Plizas que se encuentren en Archivos ASCII Cuando se importan archivos con formato ASCII, el sistema borra y sustituye los catlogos que se importen, NO anexa informacin.
Respaldo de archivos El respaldo de archivos se divide en las siguientes fases Generacin de un respaldo Reinstalacin de un respaldo
Archivo de datos y de ndice Qu es Con tu sistema generas movimientos que se guardan en dos tipos de archivos (de datos y de ndice). Es importante que conozcas estos archivos, los cuales se guardan con las terminaciones ".DB" y ".Xee", donde ee es el nmero de la empresa, por ejemplo "YG1" y "XG1" son para la empresa 1. .DB .Xee Es un archivo de "Datos" y contiene los registros tal y como los capturaste. Es un archivo de "ndice", es decir, contiene informacin sobre la organizacin de tus registros en el archivo de datos correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar ms rpidamente la informacin capturada.
Algunos archivos, como es el caso de las tablas del INPC y del histrico de tipos de cambio, se encuentran estructurados en formato PARADOX. Donde se crean dos tipos de archivos: de datos (terminacin ".DB") y de ndice (terminacin "PX,XG0 y YG0"), donde: DB PX XG0/ YG0 Los archivos de datos contienen los registros tal y como los capturaste. ndice de datos primarios. ndice de control de datos secundarios.
Los ndices contienen informacin de la organizacin de tus registros en el archivo de datos correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar ms rpidamente la informacin capturada. As se forma tu base de datos stos son algunos de los archivos que genera tu sistema y que conforman la base de datos de tu empresa: Archivos de datos Contienen CCmmaacc.DB CDmmaacc.DB Pommaacc.DB ACTIatcc.DB TIPO01.DB HISTORcc.DB CPOLZcc.DB DEPTOcc.DB INPCcc.DB RANCcc.DB MONEDAcc.DB HOJAScc.DB RFCTERcc.DB CTATERcc.DB OPETERcc.DB Tambin existen algunos archivos modificables y con los cuales puedes mejorar o crear los formatos de tus reportes a tus necesidades y adaptarlos; Nos referimos a los archivos con la terminacin ".FTO" (de "Formato"). Podrs modificar estos formatos a travs del Editor de formatos, el cual lo activa tu sistema con slo oprimir un botn. Ver: Editor de formatos ndice(s) que le corresponde(n)
Catlogo de cuentas del perodo correspondiente. CCmmaacc.PX ( X02, Y02) Catlogo de cuentas departamentales Plizas ndice de auxiliares at = activo, Catlogo de activos Tipo de activos Catlogo de histrico de tipos de cambio Conceptos de plizas Departamentos Tabla del INPC Rubros de cuentas Monedas Administrador de hojas de clculo Archivo RFC Cuentas con operaciones con terceros CDmmaacc.PX (XG0, YG0) Pommaacc.PX (XG0, YG0) Aummaacc.PX ACTIatcc.PX, (X02, Y02) TIPO01.PX HISTORcc.px (XG0, YG0) CPOLZ.PX DEPTOCC.PX INPCcc.PX RANCcc.PX MONEDAcc.PX HOJAScc.PX RFCTERcc.PX CTATERcc.PX
Archivo de la bitcora de operaciones con terceros OPETERcc.PX
Cuando realices el respaldo de algn archivo debes considerar tanto los archivos de datos como los de ndice, ya que de lo contrario estaras respaldando incompleta la informacin. Es importante que el lugar donde se archiven tus datos, siempre sea el mismo para cada empresa (la misma ruta en el mismo disco o dispositivo de guardado). Tu sistema numera y registra automticamente algunos documentos por lo que, si guardas informacin en diferentes directorios y luego intentas unirlos, ya no ser posible. Debes conocer la existencia de estos archivos, porque si se daan debers recuperarlos o reiniciar la captura de tu informacin desde el momento en que sta se perdi. Temas relacionados Control de archivos / recuperacin Respaldo de archivos Ms sobre Control de Archivos
Exportacin de la tabla del INPC Selecciona la informacin de la tabla del INPC que deseas exportar. Selecciona los perodos anuales que necesitas utilizar en otras aplicaciones de Windows.
Exportacin de rubros de cuentas Elige de qu rubro a qu rubro de cuentas deseas exportar. Ver: Rubros de cuentas
Exportacin de departamentos y cuentas departamentales Puedes exportar la informacin de los Departamentos de tu empresa (los que tengas habilitados) y de las cuentas departamentales de tu catlogo. Elige en la ventana la informacin utilizando los campos que se te piden.
Modifica las propiedades del Administrador Acceso
l
Men Configuracin, Perfiles del usuario, sobre el usuario administrador/ men flotante, botn derecho del ratn, opcin Prop. Administrador
Qu es Con esta opcin podrs cambiar las propiedades del administrador; los campos que podrs modificar son:
l l l l
Contrasea Puesto Departamento Correo electrnico
Publica tu informacin en Internet Acceso
l
Desde la Barra de herramientas de Infoweb, con el botn
Qu es Esta funcin prepara el reporte para ser publicado en Internet. Manejo

l
Una vez realizado el reporte, haz clic en el botn , teclea el nombre con el que identificars la hoja de clculo que se transmitir, enseguida completa los datos de identificacin de la hoja tales como: Ruta del archivo, Descripcin del archivo, ltima fecha de actualizacin, Comentarios, Nombre del espacio de hospedaje y la carpeta donde se encontrar el archivo.
Una vez realizado el proceso de llenado de datos, haz clic sobre el botn Aceptar. Inmediatamente si los datos fueron correctos te saldr el siguiente mensaje: " La informacin se ha preparado con xito para su publicacin en Internet. S lo falta transmitirla." Enseguida dirgete al sistema Aspel-COI a la opcin Configurar mis sitios en Men Archivos/ Infoweb, y selecciona el Espacio de Internet en donde vas a publicar tu reporte.
Con el botn
o con men flotante, opcin Archivos por publicar se mostrarn los archivos que estn preparados para publicar, o la opcin Publicar informacin del men flotante para comenzar la transmisin.
enseguida haz clic en el botn
Rubros de cuenta Acceso
l l l l l
Desde la ventana de cuentas, men flotante, botn derecho del ratn, opcin Asociar cuentas Men Archivos, Rubros Desde la ventana de detalle de la cuenta, Carpeta atributos, botn Asociar cuenta Desde la Barra de herramientas principal, botn Durante el proceso de importacin de archivos (*)
Qu es El mdulo de asociacin de cuentas te permite asociar en un rubro varias cuentas de tu catlogo. Nota Si no defines bien tus rubros de cuenta, no podrs obtener debidamente tu Balance general, as como reportes que se forman con la informacin de rubros de cuentas, ya que depende mucho a que rubro hayas asociado la cuenta. Rubros de cuenta en el catlogo estndar: El catlogo estndar que ofrece el sistema (el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tu empresa), tiene en sus primeros 10 rubros, las cuentas que son utilizadas para la obtencin de los reportes financieros. Esencial Con el nuevo manejo que tienen las cuentas, stas podrn asociarse a varios rubros de cuentas, por lo que el manejo de rubros de cuentas en versiones anteriores ya no es el mismo porque ya no hay limitacin de rubros. El sistema por omisin te sugiere instalar el catlogo estndar de cuentas el cual contiene: # 1. 2. Descripcin Activo Circulante Activo No Circulante Cuentas Caja, Bancos, Inversiones en valores, Clientes, Almacn, Deudores diversos, funcionarios y empleados, Documentos por cobrar, IVA por acreditar Terrenos, Edificios, Equipo de transporte, Equipo de cmputo, Equipo de oficina, Depreciacin de edificios, depreciacin de mobiliario y equipo de oficina, Depreciacin de equipo de cmputo, Pagos anticipados, Depsitos en garanta, Gastos de organizacin, Gastos de instalacin, Amortizacin de gastos de organizacin e instalacin. Proveedores, Acreedores diversos, Documentos por pagar, Impuestos por pagar, I.V.A, por pagar, Anticipos de clientes. Crditos hipotecarios, Documentos por pagar a LP.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Pasivo a Corto plazo Pasivo a Largo Plazo Capital Ventas Costo de ventas Gastos de operacin Otros Ingresos y gastos ISR y PTU
Capital social, Reserva legal, Reserva para reinversin, Superavit por actualizacin de Act. Fijo, Resultado de ejercicios anteriores. Ventas, Devoluciones y Rebajas sobre ventas. Costo de ventas y mano de obra Gastos de operacin
Productos financieros, Otros productos, Gastos financieros, Otros gastos.
ISR y PTU
Manejo
En la parte de rubros disponibles, la ventana te visualiza la Descripcin de los rubros del catlogo, al darle clic sobre (+) te mostrar las cuentas que pertenecen a ese rubro, por ejemplo:
Esencial
Tendrs dos formas de asociar las cuentas a los rubros: Por medio del botn cuenta por medio del ratn. Puedes seleccionar ms de una cuenta para asociarla a un rubro.
o arrastrando la cuenta hacia el rubro de la
Del lado derecho se encuentran las cuentas que estn disponibles y a la izquierda los rubros con las cuentas asociadas, en caso que quieras que una cuenta ya no pertenezca a un rubro determinado basta que la selecciones y con el botn pase del lado de las cuentas disponibles, o arrastrando con el ratn la cuenta seleccionada hacia el lado derecho que es donde se encuentran las cuentas disponibles. En la ventana del catlogo de cuentas, sitate en la cuenta que deseas desasociar y con el men flotante, opcin desasociar cuenta del rubro realizars este proceso. Nota: Se tienen disponibles los formatos Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que tienen la estructura de los rubros de versiones anteriores (Aspel-COI3.5 y Aspel-COI 4.0) Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
No se puede asociar la cuenta: No. cuenta, Si ya asociaste una cuenta de mayor el sistema automticamente asocia tambin sus porque su cuenta base No. de cuenta ya se subcuentas. Si slo quieres asociar una subcuenta, debes posicionarte sobre la cuenta encuentra asociada a este rubro a asociar y mediante el botn o arrastrndola hacia el rubro correspondiente. Temas relacionados Agregar un rubro Agregar cuentas
CUENTAS En esta parte del sistema se tratan todas las operaciones relacionadas al manejo de cuentas contables y su relacin con el trabajo con departamentos. Elige el tema que desees consultar: Centros de costos (departamentalizacin) Departamentos Creacin de un catlogo de cuentas Catlogo de Cuentas Tipos de catlogos de cuentas Cuentas acumulativas y de detalle Niveles permitidos para una cuenta Manejo de presupuestos Rubros de cuentas Consulta de Auxiliares, Saldos histricos y saldo promedio diario Balanza de comprobacin
Preguntas generales de los sistemas Aspel La traduccin de datos a las nuevas versiones es transparente? Es decir Necesito comprar un programa traductor de datos para las nuevas versiones? La actualizacin se realiza slo instalando las versiones nuevas en el directorio en donde estn las actuales, y los programas detectan las versiones anteriores? Qu recomendaciones debemos de seguir para migrar la informacin de versiones anteriores? Volver a la Gua Rpida de Aspel - COI 5.7
Opciones para el catlogo de cuentas departamentales Agregar cuentas departamentales Modificar cuentas departamentales Elimina cuentas departamentales
Opciones para los activos Selecciona el tema a consultar: Agregar un activo Modificar un activo Eliminar un activo Baja Contable de un Activo
@CTA [Cuenta1,Cuenta2,Sufijo] o @CTA [Cuenta1..Cuenta2,Sufijo] En este ejemplo: @CTA [1100-000-001..1100-000-112,I], indicars al sistema que despliegue la suma de los saldos iniciales de la cuenta 1100-000-001 a la 1100-000-112. Cuando trabajas cuentas departamentales, debers aadirle el nmero de departamento al que ests haciendo referencia: @CTA [1100000-001..1100-000-112,F,1], donde desplegar el saldo de las cuentas 1100-000-011 a 1100-000-112, correspondientes al departamento 1.
<#campo1> <#campo2>
@CTA [<#Campo1>..<#Campo2>,Sufijo] Presenta la suma de los campos que indiques con el sufijo que decidas elegir. Por ejemplo: @CTA [<48>..<49>,I], indicar al sistema que despliegue los Saldos iniciales de los campos 48 y 49, que corresponden a la primera y ltima cuentas de activo fijo respectivamente. Para conocer los campos que puedes incluir en tus f rmulas, revisa la ayuda de campos para formatos, del men Archivos.
Graba la grfica Esta opcin permite guardar la configuracin de la grfica Rescribe la grfica que seleccionaste, para que cada vez que ingreses a esa opcin desde el men de Grficas, aparezca la grfica tal y como la guardaste. Guarda la grfica con otro nombre, de manera que conserves la grfica predefinida y puedas acceder a tu grfica modificada a travs de la opcin de Grficas del usuario.
@CTA[110-000-000-I ] Pide que el sistema asigne el monto de una cuenta.
Manejo de tipos de activos Escoge el tema que desees consultar: Agregar un tipo de activo Modificar un tipo de activo
Campos generales de los reportes de los catlogos Campo Ttulo del reporte Desde / Inicial Hasta / Final Ruta de los datos Descripcin Este campo te permite anotar un ttulo para tu reporte. El tipo de letra y tamao de este ttulo lo podrs modificar al oprimir el botn de Opciones de impresin. Indica el primer registro que deseas que aparezca en el reporte. Si no indicas ningn nmero, el sistema imprimir desde el primer registro de tu catlogo. Anota el ltimo registro que deseas que se reporte. Si no especificas ningn nmero, el sistema desplegar hasta el ltimo registro que tengas dentro del catlogo. Al hacer clic en el signo reporte. podrs modificar la ruta de acceso a la informacin que solicita el
Nmero de copias Nombre del formato
Indica el nmero de copias a expedir de tu reporte. Especifica el nombre del formato de reportes que ests utilizando; este formato lo puedes modificar de acuerdo a las necesidades de tu empresa. Editor de formatos
Nota: Estos campos no se mencionarn en explicaciones posteriores, a menos que exista un dato que sea muy relevante. Al oprimir Aceptar puedes ver de manera preliminar tu reporte para revisarlo y aadirle la imagen de tu empresa antes de imprimirlo. Temas relacionados Especificar impresora Opciones de impresin Botones de la presentacin preliminar de los reportes
Creacin del siguiente perodo Acceso
l
Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn Dentro del mdulo de administracin de perodos, botn o men flotante, opcin Crear siguiente perodo o F3
Qu es Este proceso genera los archivos que se utilizarn en el nuevo perodo y transporta el catlogo de cuentas ntegro, convirtiendo los saldos finales del presente mes a saldos iniciales del nuevo mes para cada una de las cuentas. As garantizas la continuidad del catlogo de cuentas y de los saldos acumulados. Repercusiones Si el siguiente perodo que se est creando es el primero de un nuevo Ejercicio fiscal (por ejemplo, que desde Diciembre de 2003 se haga la creacin de enero de 2004), el sistema actualizar los montos de Depreciacin acumulada, el valor de mercado y % de vida til remanente de cada uno de los activos registrados. Nota: Al oprimir Aceptar el sistema ejecutar este proceso. Al finalizar podrs cambiarte al perodo recin creado. Si no te cambias en ese momento, despus podrs hacerlo con el mdulo de Administracin de perodos. Temas relacionados Incorpora un perodo en el administrador Elimina el perodo del administrador Auditar o desauditar un perodo Iniciar una nueva contabilidad Traduccin de archivos Control de archivos Generacin de un respaldo Reinstalacin del respaldo Configura la base de datos en el administrador de perodos Traspaso de saldos
La traduccin de datos de las nuevas versiones es transparente? Es decir Necesito comprar un programa traductor de datos para las nuevas versiones?

No es necesario comprar un programa traductor de datos, ya que todos los sistemas Aspel en Windows tienen integrado al programa, la funcin de traduccin de informacin, de tal manera que si al ejecutar el programa y seleccionar la base de datos, el sistema detecta que se trata de informacin generada con una versin anterior, el sistema pedir autorizacin al usuario para traducirla en ese momento. Volver a preguntas generales de los sistemas Aspel Volver a la Gua Rpida de Aspel - COI
Depreciacin Elige el tema que desees consultar de los siguientes: Informacin bsica Consulta de depreciacin Parmetros de depreciacin Detalle de la depreciacin
Traspaso de saldos Acceso
l
Men Archivos, Administrador de perodos, botn Desde la Barra de herramientas, con el botn ; men flotante opcin Traspasa saldos o F4.
Qu es Esta funcin permite realizar la actualizacin de los saldos en los casos en que se hayan modificado movimientos en perodos anteriores al actual. Este proceso afectar los saldos de los perodos que se especifiquen desde esta opcin, es decir, desde el perodo donde se realizaron los movimientos hasta el ltimo perodo creado actual. Manejo En la pantalla de Administrador de perodos en el campo Traspaso, te indicar si se necesita realizar esta tarea o no. Al indicar si requiere, elige la opci n de Traspaso de saldos y aparecer una ventana en la cual debers especificar de qu a qu meses quieres el traspaso de saldos. Por omisin te sugiere el de un mes a otro. Por ejemplo: si en la columna de Traspaso te indica que el mes de marzo requiere traspaso, al indicarle la opcin de traspaso de saldos, te mostrar la ventana con los meses de marzo hasta abril para traspasar. Nota El traspaso de saldos podr efectuarse desde cualquier perodo y abarcar no s lo un mes sino varios, hasta llegar al ltimo perodo creado. As mismo, el proceso podr ejecutarse sin problemas, an cuando los archivos de datos de los diferentes perodos a los que traspasars el nuevo saldo, se encuentren grabados en distinto disco, directorio y/o subdirectorio. Campos de este proceso Campo Perodo del mes... Perodo al mes. Solo cuentas con movimientos El sistema contempla varias formas para informarte que es necesario efectuar el traspaso de saldos. Una forma es cuando el Parmetro del sistema, Traspaso automtico se encuentra desactivado y despus de modificar o agregar una pliza o al agregar una cuenta, el sistema enviar el mensaje: "Recuerda que es necesario hacer traspaso de saldos" Otra forma de informarte es dentro de la consulta de Administracin de perodos en la columna de Traspasos, te indicar si requiere o no un traspaso. Nota Te recomendamos que luego de capturar varias plizas por ejemplo, 30, en el catlogo de plizas y si ests trabajando con el Parmetro Traspaso automtico activado, al momento de cerrar la ventana del catlogo se realizar el Traspaso de saldos pero tardar unos segundos en lo que traspasa los saldos de los movimiento que se realizaron en las plizas. Es recomendable captura pocas p lizas y cerrar la ventana para que el proceso de Traspaso sea ms gil. Repercusiones Al efectuar el traspaso de saldos, el sistema vuelve a generar los catlogos de cuentas y/o de cuentas departamentales, actualizando los saldos iniciales y los saldos finales de las cuentas modificadas. Si se agregaron nuevas cuentas y se activ en los Parmetros del sistema la opcin Alta en traspasos", las nuevas cuentas sern registradas automticamente al correr este proceso. Por otra parte, las cantidades anotadas en las partidas de las plizas no sern afectadas. Parmetros del sistema / Cuentas Observaciones Debers anotar o elegir el perodo del que quieres traspasar los saldos. Debers anotar o elegir el perodo al que se van a traspasar los saldos. Si seleccionas esta opcin, solo las modificaciones hechas sern procesadas disminuyendo as el tiempo para la actualizacin de saldos.
Se dieron de alta nuevas cuentas, favor Verifica los saldos iniciales para rectificar que se haya realizado el traspaso de de verificar saldos iniciales saldos. Este perodo no requiere traspaso Error en el rango de fechas Temas relacionados Incorpora un perodo en el administrador Elimina el perodo del administrador Crear siguiente perodo Auditar o desauditar un perodo Iniciar una nueva contabilidad Traduccin de archivos Control de archivos Generacin de un respaldo Reinstalacin del respaldo En este caso no hay archivos por traspasar Anotaste la misma fecha en ambos campos o la segunda fecha es anterior a la primera.
Ejemplos para la captura de DIOT e Ingresos IETU Te presentamos los siguientes casos para que puedas darle mayor agilidad a la captura de DIOT e ingresos IETU configurando adecuadamente los parmetros fiscales: Caso 1. Una empresa que se encuentra en una ciudad fronteriza muy probablemente tiene operaciones con proveedores al 16% o al 11%. Siguiendo los siguientes pasos se podrn agilizar la captura de Operaciones con Terceros: 1. Si decidiste llevar la Operacin de Terceros a travs de las cuentas de Proveedores, debers definir en Parmetros del Sistema que necesitas que te sugieran los ltimos datos de impuestos utilizados en la captura de DIOT por RFC de terceros.
2. En la primer captura de DIOT el sistema realiza las operaciones y te sugiere los datos de acuerdo al parmetro que tengas de Tasa IVA default y si los Montos incluyen IVA.
3. Para la primer captura debers ajustar los valores para indicar que el IVA es al 16%.
4. Con esta primer captura, la siguiente operacin que se tenga para el proveedor cuyo RFC es JRS671009HU9 los clculos ya no se realizarn con los parmetros de Tasa de IVA default sino que el sistema los llevar a cabo de manera automtica con base de IVA 16%, lo mismo para las subsecuentes.
Caso 2. Una empresa tiene proveedores de pago de honorarios por servicios profesionales. 1. En parmetros del sistema se define cmo el sistema realizar los clculos para la mayora de sus operaciones.
2. Cuando la empresa pague un recibo de honorarios de Enrique Zavala Martnez deber en la primer captura de DIOT indicar el valor de los actos, as como los porcentajes de retencin de IVA y e ISR aplicables.
3. Para la siguiente captura del pago de Enrique Zavala Martnez el sistema realizar los clculos de acuerdo a la captura anterior, considerando que el monto de la operacin incluye impuestos, la tasa de IVA al 16%, la tasa de IVA Retenido al 10.67 y el ISR Retenido al 10%.
Temas relacionados Parmetros Fiscal Captura de operaciones con terceros
Este botn no se encuentra en la barra de herramientas que se muestra por omisin ya que el sistema propone slo algunos de los botones disponibles; para agregarlo a dicha barra tendrs que personalizarla mediante el Men Configuracin / Preferencias / Barra de Herramientas. Barra de herramientas
Base de datos abierta Esta seccin cuenta con los siguientes puntos: Generalidades Cmo accesar a la base de datos abierta
Gua de procesos para base de datos Te sugerimos que conozcas los siguientes procedimientos para que el manejo de tu informacin desde Aspel - COI sea adecuada (no es indispensable que cumplas con este orden de manera explcita): Proceso 1. 2. Primero es importante que conozcas el administrador de Base de datos con el que trabajan los sistemas Aspel Para que puedas utilizar algn formato de base de datos diferente al de Aspel es necesario que tu PC cuente con una Instalacin del BDE, el BDE se instala de manera automtica cuando se realiza la Instalacin completa del sistema o puede instalarse desde la opcin instalacin definida por el usuario. Una vez que el BDE se encuentre instalado ya podemos iniciar la configuracin, la configuracin del BDE se encuentra divida en dos partes, primero se realiza la Configuracin general y despus la configuracin correspondiente al driver o Manejador de la base de datos que quieras utilizar. Los formatos de base de datos que actualmente se pueden utilizar en Aspel - COI son: Paradox, DBASE, ORACLE, DB2 y MSSQL, cada uno de estos tipos de base de datos tienen configuraciones particulares Que debes revisar. Para acceder a tu base de datos desde Aspel - COI consulta la seccin Avanzado. el apartado de administrador de perodos. Para comprobar que Aspel - COI ha reconocido los archivos de tu base de datos utiliza la opcin de Control de archivos que te proporciona tu sistema y verifica que la ruta y el formato del archivo correspondan al seleccionado. Una vez que hayas completado estos pasos, ya puedes Empezar a trabajar con tu Base de datos en Aspel - COI.
3.
4. 5. 6. 7.
Tecla de ayuda F2 Para qu sirve En todos los dilogos donde se pueda indicar un dato, utiliza la tecla de ayuda F2 para desplegar una ventana de ayuda en la cual se muestren todos los datos disponibles para la especificacin del filtro. Manejo Aspel Debes considerar que la informacin que se muestra es con la que dicho campo est asociada, es decir, si es una cuenta mostrar el catlogo de cuentas, si es un activo mostrar el catlogo de activos. Ejemplo:
Anota los caracteres o letras para que el sistema los busque los registros tal como estn en la tabla y no como se presentan en el sistema. Ejemplo: Si se captura el nmero 6000 con la intencin de ver todas las cuentas que inicien con este nmero, no ser as porque lo que hace la bsqueda es seleccionar de las dos columnas (Cuenta y Descripcin) los registros que tengan estas caractersticas, es decir, se mostrarn nmeros de cuenta del tipo 1120-001-006 ( en este caso en la tabla el registro est como 11200010060000000000) e incluso un nmero de cuenta que no tiene el 6 pero en su descripcin si hay un 6000.
Nota Si necesitas identificar un nmero de cuenta en especial, debers capturar el nmero sin guiones. Por ejemplo 6000003500, que en el sistema es 6000-035-000 o si desea ubicar el cursor sobre los registros al teclear el primer nmero el cursor se ubica en el primer registro que encuentre con ese (s) caracter.
Botones de esta ventana Botn Funcin Busca el registro que contenga las caractersticas de lo tecleado en el campo Buscar. Permite restablecer el orden de la informacin despus de a ver aplicado un filtro en la ventana.
Reporte de activos fijos Catlogo de activos Revaluacin de activos Inventario de Activos fijos
Resultado fiscal Se realiza para obtener informacin fiscal y as determinar la utilidad fiscal del ejercicio fiscal (enero - diciembre). Al realizar la diferencia entre ingresos menos deducciones, el resultado se debe multiplicar por la tasa que marque la ley de Impuesto Sobre la Renta.
Manejo de activos El sistema ha sido desarrollado para proporcionar a la empresa una herramienta altamente flexible e integrada para el control de los principales factores relacionados con sus activos. Esta versin te permite manejar tus activos de manera integral con tu contabilidad. Cuentas con varios procesos que son fundamentales para tu empresa: Temas relacionados Tipos de activos Activos Depreciacin de activos Revaluacin de activos Tabla de INPC
Depreciacin histrica o contable Qu es Es la que comnmente se lleva en libros de contabilidad (Diario y Mayor), de las cuales el sistema maneja tres tipos, que a continuacin se mencionan: Lnea recta Se basa en aplicar un porcentaje fijo al monto de la inversin. Este mtodo es requerido por la ley del Impuesto Sobre la Renta. La frmula bsica es: Depreciacin = Valor del activo * Porcentaje de depreciacin Es decir, se deprecia el mismo porcentaje cada ao, hasta agotar el valor del activo. Ejemplo: con un porcentaje de 20% anual se depreciar el activo a 5 aos. Suma de aos dgitos Se deprecia el activo a un cierto nmero de aos. El porcentaje de depreciaci n vara ao con ao, calculndose dividiendo los aos restantes por depreciar entre la suma total de los nmeros que correspondan a cada ao. A partir de la estimacin de los aos de vida til, ya sea a travs del porcentaje de depreciacin o directamente del nmero de aos de vida til, se inicia el clculo de los porcentajes de depreciacin de cada ao. Por ejemplo: si tenemos un activo que se depreciar al 20% anual (es decir, a 5 aos), el sistema realizar el siguiente clculo: Sumar los nmeros 5+4+3+2+1, que dan un total de 15. Entonces, para el primer ao de depreciacin ser de 5/15= .3333, esto es 33.33%. Para el segundo ao, 4/15= 26.66%; El tercero 3/15= 20%; El cuarto 2/15= 13.33% y El quinto 1/15= 6.66%. Doble saldo declinante Se deprecia al doble de la tasa normal de depreciacin, y no sobre el costo original de la inversin, sino sobre el saldo pendiente de depreciar. Por ejemplo, a una tasa de depreciacin del 20% anual, se depreciar en 5 aos. El primer ao se depreciar al doble, es decir al 40%. El siguiente ao se depreciar el mismo 40% pero sobre el saldo a depreciar de 60% (100-40%). Esto resulta en una tasa real de depreciacin del segundo ao del 24%. El siguiente ao se depreciar el 14.4% (100-40-24%), etc. Con este mtodo, al terminar el plazo de depreciacin todava quedar un saldo por depreciar, este valor terico de rescate permanece en libros. Nota: Los datos que se utilizan para hacer los clculos de depreciacin contable son los capturados en la pestaa de depreciacin contable en el alta de activos. Temas relacionados Parmetros de depreciacin Reporte de depreciacin contable Reporte de activos que ya no se deprecian Reporte de proyeccin de la depreciacin Pliza de depreciacin de activos
Depreciacin actualizada La depreciacin fiscal tiene una serie de reglas especificas que deben observarse para su clculo ya que sta se basa en valores actualizados. Como base se requiere que tengas los ndices de precios al consumidor, ya que con ellos se calcula el factor de actualizacin que se aplicar a la depreciaci n por activo. A continuacin se da la forma de calcular esta depreciacin:
a) Factor de ajuste = Factor de actualizacin = (INPCum / INPCma) Donde: INPCum = ndice nacional de precios al consumidor del ltimo mes de la primera mitad del perodo de utilizacin del bien en el ejercicio a depreciar. INPCma = ndice nacional de precios al consumidor correspondiente al mes de adquisicin del activo. b) Valor actualizado del activo = Factor de ajuste * Valor original del activo. Depreciacin para el perodo = ((Valor actualizado del activo * Porcentaje establecido por la LISR / 12) * Meses en que se utiliz el activo) Nota Los datos que se utilizan para hacer los clculos de depreciacin fiscal son los capturados en la pestaa de depreciacin fiscal en el alta de activos. Temas relacionados Parmetros de la depreciacin Depreciacin Contable Reporte de activos que ya no se deprecian Reporte de proyeccin de la depreciacin Pliza de depreciacin de activos
Monedas Manejo de multimoneda Catlogo de monedas
Ubicar plantilla Acceso
l
Dentro de Excel, Barra de herramientas Infoweb, botn
Qu es Podrs guardar la plantilla en las carpetas que por default se propone. Adems la plantilla podr ser publicada en tu carpeta personal como en la carpeta de grupo compartida con otros usuarios. Manejo Debes escribir el nombre de la plantilla y seleccionar la o las carpetas en donde deseas agregarla, se sugiere la Carpeta General de Excel, Aspel-SAE, Aspel-COI, Aspel-NOI y Aspel-CAJA. Tambin puede ser publicada tanto en la carpeta personal como en la carpeta de grupo compartida, en cualquier caso debes escribir la ruta a donde se publicar. Campos de este proceso Campos Descripcin
Escriba el nombre de Escribe el nombre que llevar la plantilla en formato Excel. la plantilla Carpetas Selecciona la o las carpetas donde deseas guardar la plantilla. Con los botones ubicaciones para la plantilla. y agregas y quitas una o varias
Con los botones y que se tienen disponibles para la plantilla. Ubicacin Tema relacionado Aspel Herramientas
agregas o quitas todas las ubicaciones
Selecciona la ruta donde quieres que se publique la plantilla o sea en la Carpeta Personal o en una carpeta compartida.
Bsqueda del directorio En esta ventana podrs localizar un directorio, recuerda que debes indicar la ruta de acceso correcta para su localizacin.
Catlogo de cuentas En este catlogo podrs ejecutar las siguientes funciones: Agregar cuentas Modificar cuentas Elimina cuentas Consulta el catlogo de cuentas Filtrar cuentas
Preguntas ms frecuentes de un sistema en su modalidad de renta Cul de los mtodos de adquisicin es mejor, el Tradicional o el de Renta? Ninguno de los mtodos de adquisicin arriba descritos es mejor que el otro. La diferencia estriba en el tipo de necesidad particular de cada cliente. Ya tengo un Sistema Aspel instalado Puedo "pasar" al esquema de renta sin problemas? Si, slo tienes que instalar la versin del sistema en modo de renta, colocar tu informacin en esta nueva instalacin y seguir trabajando normalmente sin problema alguno. Cuntas Empresas se permiten por sistema en Renta? Por cada sistema en Renta se permite el registro de hasta 4 Empresas, por lo que si requieres de un mayor nmero debers instalar otro sistema y contratar su renta respectiva. Por qu es importante la Validacin de Renta? Es importante porque te permite la continuidad en el uso del Sistema en Renta, si expira el lapso permitido de validacin y no la has realizado, el sistema no te permitir su uso. El servicio de renta que pagu comprende ms de un mes de renta, es necesaria la Validacin de Renta? Si, es necesario que el Sistema se conecte cada mes a ejecomercial para validar la vigencia de la renta aun y cuando al contratar hayas pagado tres, seis meses o incluso el ao. Por qu es importante la Actualizacin? Es importante porque te permite estar a la vanguardia en el aprovechamiento y uso de los sistemas administrativos, incluyendo las actualizaciones legales derivadas de las adecuaciones a la ley emitidas en el pas al momento de ser aprobadas.
Personaliza tu consulta Estos son los temas relacionados, escoge el tema que quieras consultar. Informacin general Exportacin de consultas
Reportes El sistema cuenta con los siguientes reportes, elige el que deseas consultar: Manejo de reportes Reporte de cuentas Reporte de operaciones con terceros Reporte de emisin de plizas Reporte de balanza de comprobacin Reporte de diario general Reporte de auxiliares Reporte de activos fijos Reporte de depreciacin contable Reporte de Balance general Reporte de estado de resultados Reporte de libro mayor Reporte de reexpresin de saldos Reporte de presupuestos Reporte del usuario Formas Aspel continuas y laser
POL (Plizas) Recorre el archivo de plizas, ejecuta los procesos para la pliza en que se ubica y prosigue con la siguiente hasta terminar.
Inters acumulable y deducible Esta hoja permite calcular el total de inters acumulable como resultado de intereses ganados en inversiones (Productos financieros) y el total de inters deducible como resultado de intereses pagados (Gastos financieros). La informacin es organizada mensualmente y presenta los totales parciales de los dos primeros trimestres del ao.
Calendario de plizas
l l
Presionando las flechas
podrs moverte de mes en mes.
El calendario te da a seleccionar tres meses antes y despus des mes de trabajo, esto haciendo clic sobre el mes de trabajo del calendario.
Nota Debes tomar en cuenta que slo podrs seleccionar una fecha dentro del mes de trabajo en las plizas ya que si seleccionar otro mes, el sistema te indicar que seleccionaste una fecha invlida.
Opciones para el catlogo de cuentas Selecciona el tema que quieres consultar: Agregar cuentas Modificar cuentas
Manejo de plizas Escoge de los siguientes temas el que quieras consultar: Consulta de plizas Agregar una pliza Modificar pliza Elimina una pliza Buscar una pliza Copiado y pegado de plizas Emite una pliza Copiar pliza de otro perodo Auditar pliza Filtra plizas
Buscar tipos de activos La bsqueda de tipo de activos en el catlogo tiene dos formas: Bsqueda de registros por columna Qu es Para realizar una bsqueda para un tipo de activo debers colocarte sobre la columna de alguna de las columnas dependiendo del mtodo de bsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una bsqueda por Clave, Descripcin, Tasa Depreciacin Contable, Tasa depreciacin Fiscal, Mximo deducible, Mtodo de depreciacin y Depreciacin proyectada. Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una bsqueda por Descripcin, el tipo de activo Equipo de transporte. Coloca el ratn sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripcin comienza a escribir la palabra, el sistema comenzar a buscar el registro de acuerdo a la posicin de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que ests buscando.

l
Men Archivos, Tipos de activos/ Men Ver, Buscar o F3 Dentro del catlogo, oprimir el botn
Qu es Tambin puedes realizar una bsqueda por medio del botn que requieras encontrar. Buscar , donde saldr una ventana para que puedas escribir la informacin
Opciones para monedas Elige el tema a consultar: Agregar una moneda Modificar una moneda
Botones de la ventana de captura de plizas Al dar de alta una pliza, el sistema cuenta con las siguientes posibilidades que te facilitarn tu trabajo: Te permite contabilizar o grabar la pliza y limpia todos los campos para iniciar una nueva captura.
Te da la posibilidad de que puedas salir de la pliza sin grabarla.
Puedes editar las cuentas contables, es decir, te presentar el catlogo de cuentas sin salir de la pliza.
Puedes insertar una partida dentro de la pliza, posicionndote en la lnea donde la quieras insertar.
Puedes eliminar una partida dentro de la pliza, posicionndote en la partida que quieras borrar.
Puedes grabar la pliza que ests capturando como una pliza modelo. Plizas modelo Enva las plizas modelo por correo electrnico. Enviar pliza modelo por correo Con este botn se puede desplegar en pantalla el contenido de la pliza que fue grabada como modelo.
Permite copiar plizas de otros perodos para contabilizarlas en el perodo actual de trabajo. Copiar pliza de otro perodo Aqu podrs sealar que la pliza seleccionada en ese momento ya est revisada por el auditor, y por lo tanto no podr tener ningn cambio posterior. Este botn estar disponible cuando se acceda a modificar la pliza. Emite o imprime la pliza que ests dando de alta. Consulta el siguiente tema para el manejo de Emite la pliza. Desde el detalle de una pliza que ya fue grabada, este botn permite desplazarte a la siguiente pliza, sin necesidad de salir de la ventana. Este botn no estar disponible cuando ests dando de alta una pliza Desde el detalle de una pliza que ya fue grabada, este botn permite desplazarte una pliza anterior, sin necesidad de salir de la ventana. Este botn no estar disponible cuando ests dando de alta una pliza. Muestra y/o te regresa a la primera pliza, sin necesidad de cerrar la ventana. Este botn, slo estar habilitado cuando ests en la ventana de cambios. Muestra la ltima pliza, sin necesidad de cerrar la ventana. Este botn, slo estar habilitado cuando ests en la ventana de cambios. Con este botn podrs cuadrar la pliza para que se pueda contabilizar. Esta forma de cuadre es til para saldar y/o cuadrar una pliza automticamente cuando los saldos de las columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque no se hayan terminado de capturar todos sus registros o existan diferencias entre decimales. Si el sistema detecta que al contabilizar la pliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, sta ser grabada con el estatus de "Pendiente" y se observar en el catlogo de plizas en color rojo, con el propsito de identificarla fcilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura. Para usar esta opcin, debers posicionarte sobre la ltima partida de la p liza y crear una partida en blanco con ayuda de la tecla Enter, y proporcionar alguna cuenta del catlogo o la cuenta de cuadre definida en parmetros del sistema, directamente en la columna "No. de cuenta", despus selecciona el botn "Cuadrar pliza". Nota: Si deseas que la pliza ya no se visualice en rojo o sea considerada con estatus de "Pendiente", debers editar la pliza y eliminar la partida o seleccionar otra cuenta donde se haya indicado la cuenta de cuadre, de lo contrario al grabarse nuevamente, no perder el atributo de "Pendiente". Parmetros del sistema/ Plizas/ Cuadrar plizas automticamente
Este botn para el alta de movimientos estar deshabilitado. Este botn para la modificacin de la pliza, servir para configurar una cuenta como una cuenta para llevar las deducciones de operaciones con terceros. Desde la consulta de plizas, este botn permitir dar de alta una operacin con terceros a un movimiento en particular. Este botn para el alta de movimientos estar deshabilitado. Este botn para la modificacin de la pliza, servir para configurar una cuenta como una cuenta para llevar los ingresos de operaciones con IETU. Desde la consulta de plizas, este botn permitir dar de alta una operacin con IETU a un movimiento en particular.
Procesos para mantener la continuidad de la informacin Qu es Los siguientes procesos son una ayuda indispensable para un mejor control de tu informacin contable: Proceso En qu consiste
Diagnstico para Cuando modificas plizas de meses anteriores o agregas cuentas, debes asegurarte que los saldos el traspaso finales de un mes sean siempre los iniciales del siguiente. Esta opcin te permite identificar cules meses han sufrido modificaciones en cuentas o en plizas y no se les ha aplicado el proceso de Traspaso de saldos. Traspaso de saldos Borrado de movimientos Contabilizacin Pliza de cierre anual Permite actualizar los saldos iniciales de uno o varios meses cuando el saldo final del mes anterior sufri modificaciones. Tambin genera el registro de una nueva cuenta en el mes que ests actualizando (siempre que tengas permitida el Alta automtica de nuevas cuentas en el traspaso). Borra toda la informacin del perodo en el que ests trabajando (por ejemplo, del mes de octubre de 1999). Permite contabilizar las plizas si en tus Parmetros del sistema, opcin Contabilizacin en lnea pediste que el sistema no lo hiciera automticamente al momento de que fueran registradas. El sistema te permite trabajar la contabilidad anual con 13 meses, de manera que en este ltimo perodo puedes generar una cuenta de resultados para consolidar el cierre anual del ejercicio. Esta pliza de cierre (que es en s una p liza modelo), contendr el saldo definitivo de todas tus cuentas durante el ao, pudiendo saldarlas para dejar tu contabilidad en ceros.
Consolidacin de Puedes reunir y comparar los datos de las contabilidades de las empresas que forman un corporativo, empresas en un determinado perodo de trabajo.
Qu debo capturar y en qu orden? QU DEBO CAPTURAR EN GENERAL Al acceder al sistema debes capturar el Directorio de Trabajo de tu empresa, en la cual se encuentra la base de datos con la que trabajar Aspel-COI. Tambin no dejes de configurar los Parmetros del Sistema ya que de esto depende el buen funcionamiento del mismo. QUE CAPTURAR POR MDULO. Cuentas El catlogo de cuentas registra y lleva un control de stas, ordenadas por los niveles que indiques. De acuerdo a los niveles que vayas determinando para las cuentas, stas se irn agrupando en rubros de cuentas. Existen varios procesos para lograr un manejo gil y eficiente de tus cuentas: Manejo de centros de costos Eleccin de un catlogo de cuentas Cuentas acumulativas y de detalle Activos Agrupa los tipos de activos, la tasa y mtodo de depreciacin para cada uno, as como el monto mximo deducible que les corresponde. Para crear tus activos tienes que darlos de alta, podrs hacerlo mediante la funcin de Agregar activos, esta funcin te permite dar de alta los diferentes tipos de activo que agruparn a su vez a los activos que se utilizarn en tu contabilidad. El sistema te da por omisin los tipos de activos ms comunes (equipo de oficina, equipo de cmputo, equipo de transporte y edificios, etc.), pudiendo dar de alta todos los que t quieras. Los datos que captures en el tipo de activo, son los que el sistema sugerir al dar de alta los activos que sean de ese tipo. Consulta de plizas Puedes definir hasta 12 clasificaciones distintas para tus plizas. Por omisin el sistema te da los 3 tipos ms usados: de diario (Dr), de Ingresos (Ig) y de Egresos (Eg).
Al clasificar tus plizas por tipo, podrs realizar consultas ms rpidas y delimitar el reporte de Diario general. Reportes y GRFICAS Una vez que captures tus partidas con la informacin contable de tu empresa, puedes generar reportes y grficas que te ayudarn a responder a las necesidades ms apremiantes.
Qu recomendaciones debemos seguir para migrar la informacin de versiones anteriores? Les recomendamos realizar los siguientes pasos: Pasos Previos a la Traduccin de Datos 1. 2. 3. En la versin "anterior": a) Respaldar la informacin. b) Dar mantenimiento a los archivos (recuperar y regenerar) c) Respaldar nuevamente la informacin. d) Verificar la integridad de datos. Instalar la nueva versin del sistema Aspel COI. Realizar pruebas de impresin de formatos, como son plizas. Realizar los cambios que sean necesarios a los formatos para que las cadas en formatos preimpresos como plizas, queden bien.

Traduccin de Informacin 1. 2. 3. 4. Volver a preguntas generales de Windows Volver a la Gua Rpida de Aspel - COI Realizar la traduccin de informacin (accediendo al sistema). Tener cuidado de realizar la traduccin en directorios diferentes al original. SIEMPRE HAY QUE CONTAR CON RESPALDOS DE INFORMACIN. Revisar la integridad de la informacin, emitiendo reportes, comparando saldos, movimientos de manera aleatoria, etc. Respaldar informacin.
Seleccin del directorio de datos Qu es Selecciona la ruta del directorio de trabajo, con la que trabajaras en este proceso. La seleccin del directorio de trabajo se ejecutar para las siguientes tareas de Aspel - COI . Importacin de archivos Traduccin de archivos Traspaso de saldos Generacin de un respaldo Reinstalacin del respaldo Crea el siguiente perodo Balanza anual Consolidacin de empresas Parmetros del sistema
Modifica las frmulas de tu grfica Puedes utilizar operaciones aritmticas para manipular la presentacin de los datos de tus grficas, o puedes utilizar alguna frmula del Editor de formatos para que los valores que presente tu grfica sean diferentes a los de la grfica predefinida. En estas frmulas puedes incluir nmeros, variables de tu contabilidad, u operaciones lgicas entre estos elementos. Dentro de una frmula puedes incluir indicadores tales como Saldos de cuentas, Rubros de cuentas y las operaciones que entre estos elementos se realicen. Temas relacionados Aade valores a tu grfica Operadores aritmticos Operadores lgicos a utilizar dentro de las frmulas Sufijos que puedes incluir en las frmulas Funciones especiales que puedes utilizar
Aade ms valores a tu grfica En esta versin del sistema, puedes aadir frmulas en los campos de la Serie 1 a la Serie 5. Estos valores se vern reflejados inmediatamente en la presentacin de tu grfica.
Operadores aritmticos Los operadores que puedes modificar e incluir dentro de la frmula de tus grficas son: Simbolo + * / ^ Nota: Una raz puede expresarse como una potencia fraccionaria. Por ejemplo, la raz cuadrada de 25 se puede plantear como (25) ^ (1/2), (25) ^ 0.5 Descripcin Suma Resta Multiplicacin Divisin Exponenciacin
Operadores lgicos a utilizar dentro de las frmulas Simbolo Descripcin = < > <= >= <> Nota: Estos operadores debern respetar la prioridad de los operadores matemticos. Los de mayor prioridad son los parntesis, luego el exponencial, los signos de multiplicacin y divisin (que tienen la misma prioridad) y finalmente los signos de suma y resta. Igual a Menor que Mayor que Menor o igual Mayor o igual Diferente de
Sufijos que puedes incluir en las frmulas Sufijo F I M A C D H P E O #N nn Xnn Representa Saldo final Saldo inicial Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado Total de cargos del perodo (Debe) Total de abonos (Haber) Promedio calculado (Saldo Final + Saldo inicial / 2) Diferencia entre Debe y Haber Incluye cuentas de nivel, como A=auxiliar S= subcuenta o M= mayor Incluye cuentas de nivel como: #1cuentas de mayor, #2 las subcuentas y #3 el auxiliar. Nmero de departamento ( del 1 hasta 99) Nmero de moneda
Funciones especiales que puedes utilizar Puedes efectuar clculos con las variables o campos que maneja el sistema, los cuales son idnticos a los que se utilizan en el Editor de formatos del sistema (las que puedes consultar en el men Archivos / Editor de formatos / Lista de Campos del Editor y de comandos. Puedes anteponerle la @ (arroba), aunque el sistema reconoce la frmula sin ella (slo en esta funcin). He aqu unos ejemplos del funcionamiento de estas frmulas: Podrs consultar las siguientes frmulas: @SI [Condicional, Verdadero, Falso @SI[@RAN[R14,F] > @RAN [R8,F],R8,R14] @CTA[1100-000-000,I] @CTA[1100-000-000,F] @CTA [Cuenta,Sufijo] @CTA [Cuenta1,Cuenta2,Sufijo] o @CTA [Cuenta1..Cuenta2,Sufijo] @CTA [<#Campo1>..<#Campo2>,Sufijo] @RAN [R#rango,Sufijo] @INPC [Mes,Ao]
@SI [Condicional, Verdadero, Falso] Sirve para efectuar clculos condicionales, es decir, que realice una operacin si cierta condicin se cumple y otra si no se cumple.
@SI[@RAN[R12,F] > @RAN [R8,F],R8,R12] Le estars indicando al sistema que si el saldo final rubro 12 (correspondiente a las Cuentas por cobrar), es mayor que el Saldo final del Rubro 6 (correspondiente a Ventas), el sistema despliegue el monto de las ventas; en caso contrario (que las ventas sean mayores que las Cuentas por cobrar) el sistema deber desplegar el monto final de las cuentas por cobrar. Despus de que se cierra el corchete de la condicin, se presentan las operaciones a efectuar si no se cumple la misma, separadas por comas.
@CTA[1100-000-000,F] Estas incluyendo en la grfica el saldo final de la cuenta correspondiente.
@CTA [Cuenta,Sufijo] Presenta el monto especificado por el sufijo para una sola cuenta. Por ejemplo: @CTA [1100-000-00,H], indicar al sistema que despliegue el monto total de abonos (Haber) de la cuenta correspondiente.
@RAN [R#rango,Sufijo] Sirve para indicar que deseas conocer la suma del monto de un rango de cuentas. Si especificas: @RAN[R15,F], indicars al sistema que presente el saldo final de todas las cuentas pertenecientes al rubro 15, que corresponden al rubro de Inventario del catlogo estndar (revisa el apartado de Rubros de cuentas).
@INPC [Mes,Ao] Sirve para utilizar y/o desplegar algn valor del ndice Nacional de Precios al Consumidor del mes y ao que especifiques. Si especificas: @INPC[01,2002], indicars al sistema que presente el valor del mes de enero de 2002. Si especificas: @INPC[0], indicars al sistema que presente el valor del mes y ao del perodo de trabajo. Temas relacionados Rubros de cuentas Editor de formatos Nota: Ya que corregiste el contenido de tu grfica y la grabaste, puedes mejorar la presentacin de la misma, con un graficador muy completo que te permite manipular tu informacin en 2 y 3 dimensiones, en ms de 10 diferentes tipos de grfica, con posibilidades de corregir aspectos tales como la iluminacin, la forma de presentacin de los valores, los fondos (de la grfica y el general), los tipos de letra de las etiquetas, y ms. Ver: Modifica la presentacin de la grfica
Qu es lo que tienes que revisar primero? Selecciona el perodo de trabajo; si no existen datos en el sistema, se instalarn los catlogos correspondientes o, en su caso, puedes entrar a la instalacin automtica del men Utileras opcin Control de archivos / Instalacin automtica. 1. 2. 3. 4. 5. Revisa los Parmetros del sistema Revisa que la tabla del INPC en el sistema est actualizada para evitar problemas de clculo. Da de alta tus departamentos y conceptos de plizas Da de alta las cuentas , cuentas departamentales y activos que vayas a manejar en el sistema, tienes 5 catlogo predeterminados de cuentas que puedes utilizar. Revisa los rubros de cuentas donde se asocian las cuentas y subcuentas a los rubros.
Opciones para las plizas Elige el tema a consultar: Agregar una pliza Modificar pliza Grabar pliza modelo Modificar pliza modelo Enviar plizas modelo por correo
Procesos En este mdulo se encuentran explicados todos los procesos contables que se ejecutan en el sistema. Elige el tema que deseas consultar: Traspaso de saldos Borrado de movimientos Contabilizacin Consolidacin Regenera una balanza anual Pliza de cierre Pliza de depreciacin de activos Pliza de ajuste cambiario Revaluacin de activos / actualizacin Integracin de plizas Hojas fiscales y financieras
Balance general Acceso
l
Men Reportes, Balance general
Qu es Esta opcin te permite generar el estado financiero llamado Balance general o Estado de posicin financiera, el cual refleja la situacin financiera de la empresa. Agrupa las cuentas del catlogo en Activo (circulante y no circulante), pasivo (a corto y largo plazo) y Capital contable. Los registros que emite son los siguientes:
l l l
Nombres de las cuentas de balance (activo, pasivo y capital). Totales de los rubros de activo, pasivo y capital. Fecha del reporte.
El reporte se generar por la emisin de un formato, el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tus necesidades. 1. Bgralmow.fto el cual genera un balance general re-expresado a cualquier moneda extranjera, siendo sta proporcionada por el usuario, as como el tipo de cambio (simplemente se divide el monto total de cada cuenta entre el tipo de cambio proporcionado), o Bgralw.fto, formato que genera un balance general en la moneda contable del sistema.
2.
Para modificar cualquiera de estos formatos de reporte, debes referirte a la explicacin del Editor de formatos. Nota: Se tienen disponibles los formatos Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que tienen la estructura de los rubros de versiones anteriores (Aspel-COI3.5 y Aspel-COI 4.0) Campos de este reporte Campo Ruta Nombre del formato Editar formato Fecha del reporte Problemas / Soluciones PROBLEMAS No puedes imprimir el reporte. No cuadran las cifras con respecto a tus dems reportes SOLUCIONES No est configurada tu impresora y/o est apagada. Para mayor informacin, dirgete al manual de tu impresora o de la red que corre en tu empresa. Revisa los rubros a los que asignaste tus cuentas, debido a que puedes haber asignado una cuenta en un rubro que no debera. Rubros de cuentas Descripcin Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema solicitar que se especifique la ruta y el archivo correctos. Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte.
Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que deseas. Escribe la fecha del da en que se tomarn los movimientos para realizar el reporte.
@MFC DESCRIPCIN: Esta funcin proporciona varios formatos para la presentacin de fechas, dentro los cuales se incluye un formato para imprimir el ao con 4 dgitos. Donde: Campo Se puede indicar cualquier fecha vlida dentro de los campos de formatos por ejemplo <025>, corresponde a la fecha de trabajo, <072>, corresponde a la fecha de la pliza, etc. Formato Aqu debes especificar una cadena de los formatos vlidos. Idioma SINTAXIS: @MFC[CampoFecha, "Formato", "Idioma" ] A continuacin se presenta la lista de formatos que puedes aplicar a una fecha: COMANDO @MFC^<072>, " dd/mm/aa"] @MFC^<072>, " dd/mm/aaaa"] @MFC^<072>, " mm/aa"] @MFC^<072>, " mes/aa", "E"] @MFC^<072>, " mes/aaaa", "E"] @MFC[ <072>,"dd"] @MFC[ <072>,"mm"] @MFC[ <072>,"mes","E"] @MFC[ <072>,"aa"] @MFC[ <072>,"aaaa"] @MFC[ <072>,"largad","E"] RESULTADO 08/11/00 08/11/2000 11/00 Nov/00 Mar/2000 03 11 Nov 00 2000 Mircoles, 03 de noviembre de 2000 Mircoles, 03 de Nov. de 2000 03 de noviembre, 2000 03 de Nov., 2000 03 de noviembre de 2000 03 de Nov. de 2000 Idioma en el que se presentan los nombres y las abreviaciones de los das y los meses; utiliza "E" para Espaol o "I" para Ingls. Este parmetro es opcional, si se omite las descripciones aparecern en Espaol.
@MFC[ <072>,"largod","E"] @MFC[ <072>,"larga1","E"] @MFC[ <072>,"largo1","E"] @MFC[ <072>,"larga2","E"] @MFC[ <072>,"largo2","E"]
Nota: Si requieres que la fecha salga en Ingls debes aadir el tercer parmetro ("I"), de lo contrario los formatos ejecutados saldrn en Espaol. Ejemplo: @MFC[ <072>,"largad","I"] Monday, November 08th, 2000 @MFC[ <072>,"largod","I"] Monday, Nov. 08th, 2000 @MFC[ <072>,"larga1","I"] November 08th, 2000
@MFC[ <072>,"largo1","I"] Nov 08th, 2000 @MFC[ <072>,"larga2","I"] November 08th, 2000 @MFC[ <072>,"largo2","I"] Nov. 08th, 2000 EJEMPLO: A continuacin se presenta una lnea de cdigo que imprime una fecha con y sin formato: Sin formato de fechas Escribe 1, "Fecha",10,<072> Con formato de fechas Escribe 1, "Fecha",10,@MFC[ <072>,"dd/mes/aaaa"] Una vez que se utiliza la funcin @MFC dentro de un comando Escribe, no es posible solicitar dentro de la misma lnea de comando la impresin de otros datos, es necesario utilizar otro comando Escribe. UBICACIN DEL COMANDO: Reportes del sistema LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Asigna y Escribe . Resultado Fecha 31/DIC/00 Resultado Fecha 31/DIC/2000
Ajuste semestral del ISR Acceso
l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Ajuste semestral del ISR.
Qu es
l
El ajuste semestral es la determinacin de los ingresos y deducciones reales de cada ao para determinar el impuesto correspondiente del primer semestre y compararlo contra los pagos provisionales a la fecha, obteniendo una diferencia y esta ser el ajuste a pagar. Esta hoja te ayuda a conocer el saldo a pagar por ajuste semestral de algn perodo de tu contabilidad, tomando la informacin que arroja tu sistema.
Nota Si al entrar al ajuste semestral te aparece el siguiente mensaje "Error de apertura o error al abrir el archivo" significa que no tienes creado los meses para poder determinar el impuesto correspondiente, recuerda que esta hoja se hace semestralmente y necesita el primer semestre para poder reflejar la informacin. Manejo Dentro de la hoja de clculo se encuentran incluidas las siguientes carpetas: Ajuste ISR Conciliacin fiscal Resultado fiscal
Ventajas del Editor de formatos Acceso
l
Men Archivos, Editor de formatos, Editor
Qu es El Editor de formatos tiene las siguientes ventajas:

l
Podrs modificar todos los campos (la informacin especfica) del sistema, tanto de totales y acumulados, as como clculos predefinidos por el programa. Podrs imprimir campos simples y campos variables (como resultado de aplicar diferentes operaciones sobre el contenido de los mismos). Los comandos estn en espaol, permitindote controlar: cmo se procesarn los datos, la impresin de campos o variables calculadas, acumulados, condicionar ciertas operaciones, etc. Se pueden editar los formatos (archivos con terminacin: .FTO), en cualquier procesador, cuidando que el archivo se guarde como ASCII (WS6, Word Microsoft, Word Perfect, Editor de MSDOS, etc.). Cada sistema, as como sus mdulos, tienen sus propios campos que debes conocer para poder modificarlos, aunque guardan una estructura en comn que puedes reconocer fcilmente. Cada formato est conformado por una serie de instrucciones o comandos que te indican al sistema que ejecute una serie de tareas. Cada instruccin est constituida por el nombre del comando y su argumento o parmetros. El argumento puede contener: campos de impresin, rangos numricos, constantes, mscaras, variables de clculo, funciones especiales u operadores. El sistema requiere que en cada lnea se especifique un slo comando y su argumento. El archivo ser repasado lnea por lnea, ejecutando las instrucciones de arriba hacia abajo. As mismo, se debe respetar un orden en las instrucciones, para que se ejecute correctamente el formato; si se presentan errores puedes consultar el anexo de mensajes de error del editor. Se te recomienda trabajar siempre copiando el archivo o modificarlo con otro nombre, para que no pierdas los formatos originales.
Estructura de cada formato
Conciliacin contable fiscal Esta hoja permite apreciar las diferencias entre la utilidad contable y la utilidad fiscal, especficamente, entre stas se mencionan las depreciaciones fiscales contra las contables, los intereses acumulables y deducibles contra los intereses ganados y pagados, las compras fiscales contra el costo de venta, la utilidad fiscal contra la utilidad contable en la venta de activo fijo, etc.
Ajuste ISR Esta hoja proporciona un resumen de la siguiente forma: Presenta el resumen del clculo del ISR, partiendo de todos los ingresos menos las deducciones permitidas por la LISR, al resultado lo multiplica por la tasa establecida en la Ley del ISR para obtener el impuesto a pagar en el primer semestre del ao, a este resultado se le restarn los pagos provisionales hechos y el resultado ser el ajuste semestral a cargo o a favor. Nota: Dentro de las hojas se te pedir que anotes algunos datos, los cuales son necesarios para obtener el clculo correcto de la declaracin. Algunos de estos datos son: Amortizacin fiscal, ISR Acreditable de tu empresa, etc. Ver: Hojas de clculo del sistema (informacin general) Aplicaciones asociadas De dnde proviene la informacin La informacin de esta hoja fiscal la toma la hoja de clculo directamente de los saldos de las cuentas involucradas. Nota: Dentro de la hoja de clculo podrs cambiar las celdas que contengan la sintaxis con la funcin VALOR @Cta y modificar o cambiar los valores de las celdas, de acuerdo a tus necesidades: para mayor informacin consulta el siguiente apartado. Ver: Cmo utilizar tu informacin en otras aplicaciones Windows El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opcin: "AJSEMIRS.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones Si realizas alguna modificacin a la informacin dentro del sistema, debers actualizar el vnculo que existe entre la hoja de clculo y el sistema. Para mayor informacin dirgete al manual de la hoja de clculo que utilices Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se encontr el archivo: AJSEMIRS.XLS Desea hallarlo usted mismo?. Este documento contiene vnculos automticos con otro libro, Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? No se puede modificar parte de una matriz. El archivo que se va a utilizar est siendo modificado por otra persona. SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de clculo, lo ms probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, as que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Este mensaje siempre aparecer cuando entres a la hoja de clculo; si tu respuesta es negativa, te mostrar la ultima informacin que se tenga de la declaracin anual del ISR e IVA que hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizar de inmediato los datos, de acuerdo con el perodo que ests trabajando. Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de clculo, no ser posible que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de clculo. El archivo ya est abierto y/o est siendo utilizado por alguien ms; si eliges Slo lectura, el archivo se abrir, pero no podrs realizar ninguna modificacin; si eliges Notificar, esta opcin te dar un mensaje de alerta cuando el archivo est disponible; y si eliges Cancelar, se abrir la hoja de clculo nuevamente pero sin ningn dato. Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardar todos aquellos cambios que hayas realizado, y aparecern cuando vuelvas acceder a esta opcin, que podrn ser modificados al actualizar el vnculo entre el sistema y la hoja de clculo.
Al salir el sistema te preguntar: Desea guardar los cambios efectuados en "AJSEMIRS.XLS"?
Ganancia inflacionaria o inters deducible Esta hoja permite obtener el clculo del componente inflacionario, que es el efecto que causa la inflacin sobre los saldos de las cuentas por pagar (proveedores, acreedores, cuentas por pagar, etc), y de los prstamos bancarios otorgados, para su comparacin contra los intereses pagados y as determinar la ganancia inflacionaria e inters deducible. Toma la informacin de los saldos de las cuentas del pasivo circulante son utilizados para este clculo.
Conciliacin fiscal Esta hoja permite apreciar las diferencias entre la utilidad contable y la utilidad fiscal, que se obtuvo todo el ao de trabajo, entre estas se mencionan las depreciaciones fiscales contra las contables, los intereses acumulables deducibles contra los intereses ganados y pagados, las compras fiscales contra el costo de venta, la utilidad fiscal contra la utilidad contable en la venta de activo fijo etc.
Prdida inflacionaria o inters acumulable Esta hoja permite obtener el clculo del componente inflacionario, que es el efecto que causa la inflacin sobre los saldos de las cuentas por cobrar (clientes, deudores, etc.) y de las cuentas bancarias para su comparacin contra los intereses cobrados y as determinar la prdida inflacionaria e inters acumulable. Utilizar la informacin de los saldos de las cuentas del activo circulante, para este clculo.
Consulta la lista de campos para formatos Acceso
l
Men Archivos, Editor de Formatos, Lista de campos del Editor.
Qu es Los campos son la informacin detallada contenida en tus catlogos. Ejemplos de campos son: Tipo de cuenta (si es acumulativa o de detalle), Debe y Haber de una cuenta, nmero de cuenta, tipo de pliza, saldo inicial de la cuenta, fecha de adquisicin del activo, etc.
l l
Estos campos los puedes incluir en cualquiera de tus reportes en el orden que requieras, gracias al Editor de formatos. El sistema cuenta con una lista de campos, donde cada uno de ellos tiene un nmero entre pico parntesis, como por ejemplo, el campo "Concepto 1 de la p liza", al que le corresponde el nmero <73>. ste y todos los campos tienen una longitud, la cual debers considerar para que el reporte no se salga de la hoja y puedas incluir en el mismo la mayor cantidad posible de informacin.
Campos Cada mdulo cuenta con sus propios campos, dentro de los cuales existen campos numricos y alfanumricos que puedes utilizar en tus reportes; todos los dems campos contienen datos especficos de catlogos y funciones. El sistema tiene un espacio definido para manejar 300 campos y la lista de campos esta dividida de acuerdo a los mdulos en los cuales se utilizan, lo que te permite consultarla de manera dinmica. Temas relacionados Lista de comandos y frmulas para formatos Campos
CONTROL DESCRIPCIN: La funcin bsica de este comando es enviarle a la impresora ciertos cdigos de control como pueden ser: avance hasta el siguiente inicio de hoja, impresin en negritas, tipo de fuente, etc. Generalmente los cdigos de control que se utilizan, se refieren al tipo (Arial, Courier, etc.), estilo (negrita, cursiva, etc.) y tamao de letra que se emplear dentro del reporte. Los cdigos de control para el cambio del tipo de letra, vienen definidos en el manual de tu impresora. SINTAXIS: CONTROL Cdigo ASCII UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Partidas y Totales. EJEMPLO: Si tienes una impresora EPSON o IBM Compatible y el reporte se imprime a 16 caracteres por pulgada, pero deseas que una sola lnea se imprima a 10 caracteres por pulgada, debes especificarlo as: CONTROL 027 CONTROL 018 ESCRIBE 1, "Rango" CONTROL 027 CONTROL 018 En el ejemplo anterior: Se le enva a la impresora la secuencia de escape. Se le indica el cdigo de control para imprimir a 10 caracteres por pulgada. Se le indica el texto que deseas imprimir. Se le enva a la impresora nuevamente la secuencia de escape. Se le enva el mismo cdigo de control, que al funcionar como interruptor, restablece la impresin a 16 caracteres por pulgada. *Ver Estructura del formato. LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Caracteres, Ancho_caracteres, Tipo ,y Font
<001> <019>
Campos <001> al <019> CAMPO <001> al <019> Esencial Estos campos libres alfanumricos los puedes utilizar para anotar cualquier texto o cadenas alfanumricas que requieras que aparezcan dentro de tu reporte. Puedes revisar, dentro de la explicacin general del Editor de formatos, los comandos CENTRA y ESCRIBE, los cuales te permiten darle formato a la impresin de los textos. DESCRIPCIN Campos libres alfanumricos LONGITUD Variable
Estado de resultados Acceso
l
Men Reportes, Hojas fiscales y financieras, Estado de resultados
Qu es
Se realiza para obtener informacin y as determinar la utilidad del ejercicio fiscal (enero - diciembre). El Estado de resultados incluye las partidas fiscales como ingresos acumulables, depreciaciones, ganancias o perdidas inflacionarias, inters reducible o acumulable; no incluye partidas no deducibles. Al realizar la diferencia entre ingresos menos deducciones, el resultado se debe multiplicar por la tasa que marque la Ley de Impuesto Sobre la Renta.
Campos con datos de la empresa CAMPO <020> <021> <022> <023> <024> Nombre de la empresa Direccin de la empresa Poblacin RFC de la empresa (incluye espacio p/2 guiones) Cdula de Empadronamiento (Registro estatal) DESCRIPCIN LONGITUD 60 30 30 15 15
Campos con datos de la cuenta CAMPO <025> <026> <027> <028> <029> <030> <031> <032> <033> <034> <035> <036> <037> <038> <039> <040> <041> <042> <043> <044> <045> <046> <047> al <069> Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara. DESCRIPCIN Fecha de Trabajo (MMAA) Nmero de cuenta Descripcin de la cuenta Tipo (Detalle=1, Acum.= 0) Nivel de la cuenta (del 1 al 9) Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado Saldo inicial Debe Haber Saldo Final ( Saldo inicial) ( Debe) ( Haber) ( Saldo Final) Dgitos Primer Nivel en COI V1.0 Dgitos Segundo Nivel en COI V1.0 Dgitos Tercer Nivel en COI V1.0 Dgitos Cuarto Nivel en COI V1.0 Dgitos Quinto Nivel en COI V1.0 Naturaleza cuenta(0)deud(1)Acree No disponible LONGITUD 6 Variable 40 1 1 Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Variable Variable Variable Variable Variable 1 Variable
MANEJO EDITOR DE FORMATOS El Editor te ofrece los siguientes temas: Ventajas del editor de formatos Estructura de cada formato de reporte Consulta la lista de campos para formatos Lista de comandos y frmulas para formatos Mensajes de error del editor Comandos del editor Definicin de ciclos
Campos con datos de las plizas CAMPO <070> <071> <072> <073> <074> <075> <076> <077> <078> Esencial Los campos marcados como segn mscara son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara. Tipo de Pliza Nmero de pliza Fecha de la Pliza Concepto 1 de la Pliza Concepto 2 de la Pliza Nmero de Partidas de la Pliza Concepto del movimiento de la Partida Tipo de Saldo (O = Debe, 1 = Haber) Monto del Debe o Haber de la Partida DESCRIPCIN LONGITUD 2 5 9 60 60 4 30 1 Segn mscara (*)
Campos con datos del departamento CAMPO <079> <080> <081> <082> <083> <084> <085> <086> <087> <088> <089> <090> <091> al <210> <211> <212> <213> <214> <215> <216> <217> <218> <219> <220> <221> <222> <223> <224> <225> <226> <227> <228> <229> <230> <231> DESCRIPCIN Nmero de Departamento Descripcin del Departamento Saldo Inicial Departamental Saldo Debe Departamental Saldo Haber Departamental Saldo Final Departamental ( Saldo Inicial) Departamental ( Saldo Debe) Departamental ( Saldo Haber) Departamental ( Saldo Final) Departamental Mes I.N.P.C actual Mes I.N.P.C anterior Campos libres numricos Dgitos Primer Nivel Dgitos Segundo Nivel Dgitos Tercer Nivel Dgitos Cuarto Nivel Dgitos Quinto Nivel Dgitos Sexto Nivel Dgitos Sptimo Nivel Dgitos Octavo Nivel Dgitos Noveno Nivel Saldo Inicial Moneda Extranjera Debe en Moneda Extranjera Haber en Moneda Extranjera Saldo Final en Moneda Extranjera ( Saldo Inicial) en Moneda Extranjera ( Debe) en Moneda Extranjera ( Haber) en Moneda Extranjera ( Saldo Final) en Moneda Extranjera Multimoneda (S = si, N = No) Para Ajuste Cambiario (S = si, N = No) Saldo Ini. Departamental M. Extranjera Debe Departamental M. Extranjera LONGITUD 2 40 Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Variable Variable Variable Variable Variable Variable Variable Variable Variable Variable Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) 1 1 Segn mscara (*) Segn mscara (*)
<232> <233> <234> <235> <236> <237> <238> <239> <240> <241> <242> <243> <244> <245> <246> <247> <248> <249> <250> <251> <252> <253> <254> <255> <256> <257> <258> <259> <260> <261> <262> <263> <264> <265> <266> <267> <268> Haber Departamental M. Extranjera Saldo Final Departamental M. Extranjera ( Saldo Inicial) Departamental M. Extranjera ( Debe) Departamental M. Extranjera ( Haber) Departamental M. Extranjera ( Saldo Final) Departamental M. Extranjera Nmero de la Moneda Nombre de la Moneda Prefijo para el Smbolo de la Moneda Fecha del ltimo Tipo de Cambio Tipo de cambio de la moneda extranjera Desplazamiento Automtico (S=Si, N=No) Monto del Desplazamiento Automtico Tipo de Cambio de la Partida Nmero del Tipo de Activo Descripcin del Tipo de Activo Nmero de Cuenta Contable del Activo Nmero de Cuenta para Depreciacin Nmero de Cuenta para Gastos Nmero de Cuenta para Baja o Venta % de tasa de depreciacin proyectada Clave del Activo Descripcin del Activo Localizacin del Activo Fecha de Adquisicin del Activo INPC del mes de adquisicin Porcentaje Tasa contable depreciacin Porcentaje tasa fiscal Mtodo de depreciacin Porcentaje de Vida til Remanente Monto Original de la Inversin Depreciacin Acumulada Monto Mximo Deducible Valor de Mercado Status del Activo Fecha de Eliminacin Nmero de Departamento Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) 2 20 4 9 Segn Mscara (*) 1 Segn mscara (*) Segn mscara (*) 2 20 Variable Variable Variable Variable Segn mscara (*) 16 30 9 9 Segn mscara (*) Segn mscara (*) Segn mscara (*) 1.
Segn mscara (*) Segn mscara Segn mscara Segn mscara Segn mscara 1 9 Segn mscara (*)
<269> <270> al <289> <290> <291> <292> <293> <294> <295> <296> al <300> Esencial Los campos marcados como segn mscara son numricos, y varan dependiendo del uso del comando Mscara. Fecha de la ltima Revaluacin Campos reservados por el sistema Bandera de pliza auditada si o no Valor del activo en moneda extranjera Fecha inicio de depreciacin contable Fecha inicio de depreciacin fiscal Bandera de deduccin inmediata S o NO Nmero de serie del activo Campos reservados por el sistema 9 1 2 Segn mscara (*) 9 9 2 24 1
@Activo SINTAXIS: @ACTIVO[CLV_Desde..CLV_Hasta,Sufijo1,Sufijo2,SufijoN]{Ejercicio} Los sufijo para identificar el activo D Descripcin del activo M Monto original E Depreciacin acumulada A Depreciacin acumulada fiscal P Depreciacin del perodo T Depreciacin total R Remanente a depreciar F Factor de actualizacin C Depreciacin actualizada V Revaluacin Q Fecha de adquisicin O Tasa de depreciacin contable I Tasa de depreciacin fiscal L Valor de mercado
@CTA DESCRIPCIN: Proporciona el monto de cada cuenta general, departamental, o un rubro de cuentas; dependiendo del sufijo seleccionado. SINTAXIS: @CTA [ Nmero de cuenta, (Sufijo) ] @CTA [ <Campo de inicio de rango>, <Campo de fin de rango>, (Sufijo) ] @CTA[ Nmero de cuenta 1..Nmero de cuenta 2, (Sufijo) ] Si trabajas con Cuentas Departamento, agrega el nmero de departamento deseado as: @CTA [ Nmero de cuenta, (Sufijo), Nmero de departamento ] Los sufijos para identificar el tipo de monto que requiera que presente el sistema son: F Saldo final I Saldo inicial M Presupuesto mensual A Presupuesto anual C Presupuesto acumulado D Total de cargos (Debe) H Total de abonos (Haber) E Diferencia entre Debe y Haber P Promedio calculado ((S. Final + S. Inicial) /2) UBICACIN DEL COMANDO: Partidas y Ciclos. EJEMPLO: INICIA CTA ASIGNA <188>, @CTA [ 113 11 100, F ] ESCRIBE 10,<188> TERMINA CTA *Ver Estructura del formato LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe y Asigna.
@DEPRECIA DESCRIPCIN: Proporciona la siguiente informacin: 1. 2. 3. 4. 5. 6. SINTAXIS: @DEPRECIA [<SufijoClave>,<FIniDepre>,<FFinDepre>,<Que>,<FIniEjer>,<FFinEjer>]{Perodo} donde: <Sufijo> Representa el tipo de informacin que se requiere; est compuesto por un caracter. Se tienen las siguientes dos opciones:
l l
La depreciacin de un perodo (puede ser mensual, bimestral, semestral, anual, etc., en general de un rango de fechas). La depreciacin actualizada de un perodo. El valor actualizado del activo. El factor de Actualizacin (slo para activos). El monto original de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos. La cantidad faltante por depreciar de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos.
A Si requieres la informacin slo de un activo. T Si requieres la informacin de todo un Tipo de activos.
<Clave> Debes indicar la Clave del activo o Nmero del Tipo de activo del que necesitas informacin. Se tienen tres opciones:
l
cve Si requieres informacin slo de un activo, debes indicar su clave. Si la clave del activo contiene espacios en blanco, y/o letras minsculas, lo debes escribir entre comillas. Por ejemplo, si la clave del activo es Mesa 32, debes escribir "Mesa 32"). nn Si requieres informacin de todo un Tipo de activo, indica el nmero de tipo. Si requieres la informacin de TODOS los activos, no debes indicar nada, basta con el sufijo T.
l l
<FIniDepre> Es la fecha inicial de depreciacin. <FFinDepre> Es la fecha final de depreciacin. <Que> Es el campo para indicar qu es lo que el usuario desea obtener de la funcin de depreciacin y puede ser uno de los siguientes sufijos: F Para obtener el Factor de Actualizacin (slo para activos) O Para obtener el monto original del activo V Para obtener el valor actualizado del monto original del activo. P Para obtener la depreciacin del perodo. E Para obtener la depreciacin del perodo, pero actualizada. A Para obtener la depreciacin acumulada. R Para obtener la cantidad restante por depreciar. M Para obtener el monto mximo deducible (valor a depreciar). D Para obtener el valor real (Monto Original Depreciacin acumulada) L Para obtener el valor real, pero actualizado. C Para obtener el 50 % de la depreciacin de perodo actualizado. I Para obtener el monto del activo para el clculo del IMPAC. <FIniEjer> y <FFinEjer> Representan la fecha inicial y final del ejercicio; son muy importantes para seleccionar el perodo en el que se considerar el INPC para calcular el factor de ajuste. Son opcionales y por omisin son:
l l
FIniEjer= 01/01/ del ao de <FIniDepre> FFinEjer= 31/12/ del ao de <FFinDepre>
Esencial Estas dos fechas son opcionales, pero cuando se quieran utilizar, se deben usar las dos al mismo tiempo. {Perodo} Un dato necesario para los clculos fiscales es la fecha de ltimo cierre, la cual es calculada de acuerdo al perodo en el que ests trabajando en el sistema; si ests trabajando en el perodo 10 02 (octubre de 02), la fecha de ltimo cierre ser 31/12/01, es decir, al 31 de diciembre del ao anterior, esto es porque actualmente estar abierto el archivo de activos del 02, el parmetro {Perodo} es opcional, pero si lo utilizas no debes olvidar que la fecha del ltimo cierre ser calculada con base en este perodo. UBICACIN DEL COMANDO: Contenido del documento, partidas y ciclos EJEMPLOS:
l
Uso de T en el editor de formatos. En este caso se presenta la depreciacin slo del mes de marzo de 1999 de todos los activos del Catlogo.
Escribe 1, "" Escribe 1, "Depreciacin del perodo" Asigna <001>, @Deprecia [T, 0399, 0399,P,0399,0399] Escribe 40, <001>
l
Uso de Tnn en el editor de formatos. En este caso se presenta la depreciacin acumulada de todos los activos que estn incluidos en el Tipo de activo 2 hasta el mes de marzo de 1999.
Escribe 1, " " Escribe 1, "Depreciacin acumulada" Asigna <001>, @Deprecia [T2,0399,0399,A,0399,0399]{0399} Escribe 40, <001>
l
Uso de Acve en el editor de formatos. En este caso se presenta la depreciacin de un solo activo, de marzo de 2002.
Escribe 1, "" Escribe 1, "Depreciacin individual" Asigna <001>, @Deprecia [Aauto 1, 0399, 0399,P,0399,0399] Escribe 40, <001> Donde auto 1 es la clave del activo (tal como est escrita en el catlogo de activos). Esencial Si la clave del activo tiene espacios, es necesario ponerla entre comillas. LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Asigna y Escribe .
@DEPRECIAC DESCRIPCIN: Proporciona la siguiente informacin con base en las fechas de inicio de depreciacin y porcentaje de depreciacin contable. 1. 2. 3. SINTAXIS: @DEPRECIAC [<Sufijo><Clave>,FlniDepre,FFinDepre,Que, FlniEjer, FFinEjer] Donde: Sufijo Representa el tipo de informacin que se requiere, est compuesta por un carcter. Se tienen las siguientes opciones:
l l
La depreciacin de un perodo (puede ser mensual, bimestral, semestral, anual, etc., en general de un rango de fechas). El monto original de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos. La cantidad faltante por depreciar de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos.
A Si se requiere la informacin slo de un activo. T Si se requiere la informacin de todo un tipo de activo.
Clave Se debe indicar la Clave del activo o Nmero de Tipo del que se necesita informacin.
l
Cve. Si se requiere la informacin slo de un activo, se debe indicar su clave. Si la clave del activo contiene espacios en blanco y/o letras minsculas, se debe escribir entre comillas, (p.e. si la clave del activo es Mesa 32, se debe escribir "Mesa 32" ). Nn. Si se requiere la informacin de todo un Tipo de Activo, indicar el nmero de Tipo. Si se requiere la informacin de TODOS los activos, no se debe indicar nada, basta con el sufijo T.
l l
<FIniDepre> Es la fecha inicial de depreciacin. <FFinDepre> Es la fecha final de depreciacin. <Que> Es el campo para indicar qu es lo que el usuario desea obtener de la funcin de depreciacin y puede ser uno de los siguientes sufijos:
l l l l l
O Para obtener el monto original del activo. X Para obtener el monto original del activo en su moneda extranjera. P Para obtener la depreciacin del perodo. A Para obtener la depreciacin acumulada. R Para obtener la cantidad restante por depreciar.
<FIniEjer> y <FFinEjer> Representan la fecha inicial y final del ejercicio; son muy importantes para seleccionar el perodo en el que se considerar el INPC para calcular el factor de ajuste. Son opcionales y por omisin son: FIniEjerc= 01/01/ del ao de <FIniDepre> FFinEjer= 31/12/ del ao de <FFinDepre> NOTA: Estas dos fechas son opcionales, pero cuando se quieran utilizar, se deben usar las dos al mismo tiempo. Esencial Estas dos fechas son opcionales, pero cuando se quieran utilizar, se deben usar las dos al mismo tiempo. {Perodo} Un dato necesario para los clculos fiscales es la fecha de ltimo cierre, la cual es calculada de acuerdo al perodo en el que ests trabajando en el sistema; si ests trabajando en el perodo 10 02 (octubre de 02), la fecha de ltimo cierre ser 31/12/01, es decir, al 31 de diciembre del ao anterior, esto es porque actualmente estar abierto el archivo de activos del 02, el parmetro {Perodo} es opcional, pero si lo utilizas no debes olvidar que la fecha del ltimo cierre ser con base en este perodo. UBICACIN DEL COMANDO: Contenido del documento, partidas y ciclos
EJEMPLOS:
l
Uso de T en el editor de formatos. En este caso se presenta la depreciacin s lo del mes de marzo de 2002 de todos los activos del Catlogo.
Escribe 1, "Depreciacin del perodo" Asigna <001>, @DepreciaC [T, 0302, 0302,P] Escribe 40, <001>
l
Uso de Tnn en el editor de formatos. En este caso se presenta la depreciacin acumulada de todos los activos que estn incluidos en el Tipo de activo 2 hasta el mes de marzo de 2002.
Escribe 1, "Depreciacin acumulada" Asigna <001>, @DepreciaC [T2,03902,0302,A,]{0302} Escribe 40, <001>
l
Uso de Acve en el editor de formatos. En esta caso se presenta la depreciacin de un solo activo, de marzo de 2002.
Escribe 1, "" Escribe 1, "Depreciacin individual" Asigna <001>, @DepreciaC [A"auto 12", 0302, 0302,P] Escribe 40, <001> Donde "auto 12" es la clave del activo. (tal como est escrita en el catlogo de activos). LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Asigna y Escribe
Servicios Actualizacin en lnea Centro de asistencia Aspel
@INPC DESCRIPCIN: Esta funcin proporciona el ndice Nacional de Precios al Consumidor del mes y ao que se elija. Esta informacin es tomado de la tabla de INPC que se captura en el sistema. SINTAXIS: @INPC [ MM,AAAA ] UBICACIN Partidas y Ciclos. EJEMPLO: ASIGNA <188>, @INPC [ 08,2002 ] ESCRIBE 20, <188> Ver: Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe y Asigna .
@RAN DESCRIPCIN: Sirve para indicarle al sistema que deseas presentar la suma del monto de un rango de cuentas. El catlogo de Rubros de cuentas divide la informacin en 4 columnas: Nmero de rubro, Descripcin, Cuenta inicial y Cuenta final. Recuerda que un rubro puede incluir hasta cinco rubros de cuentas y que todas sern consideradas para obtener el resultado que solicites. SINTAXIS: @RAN [R#rango,<Sufijo>] o @RAN[Cuenta1..Cuenta2,<Sufijo>] UBICACIN DEL COMANDO: Contenido del reporte. *Ver Estructura del formato . EJEMPLO (Sintaxis 1): Si especificas: @RAN[R15,F], estars indicndole al sistema que deseas conocer el saldo final de todas las cuentas del rubro 15, que corresponden a las cuentas de Inventarios. Para calcular este saldo final se consideran todas las cuentas indicadas en los rubros de cuentas del rubro indicado. EJEMPLO (Sintaxis 2): Si especificas: @RAN[2100 000..2199 999,F], estars indicndole al sistema que deseas conocer el saldo final de todas las cuentas que estn incluidas entre la cuenta 2100 000 y la 2199 999. Cuando trabajas con Cuentas departamentales, a la sintaxis presentada le debers agregar el nmero de departamento al que ests haciendo referencia, como sigue: @RAN [R#rango,<Sufijo>,#Depto]. Por ejemplo: @RAN[7,F,1], le indicars al sistema que despliegue el Saldo final del rubro de cuentas 7, correspondiente al departamento 1.
@RED DESCRIPCIN: Permite redondear el valor de campos numricos o variables Aspel SINTAXIS: @RED [<Campo>, (Precisin)] UBICACIN DEL COMANDO: Partidas y Ciclos. EJEMPLO: INICIA CTA ASIGNA <188>, @RED [ <034>, .01 ] ESCRIBE 15, <188> TERMINA CTA *Ver Estructura del formato . Revisa tambin el siguiente tema: Redondeo LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe y Asigna .
@SDIARIO DESCRIPCIN: "Saldo promedio diario" Proporciona el Saldo Promedio Diario de la cuenta indicada en el perodo de trabajo. Esta funcin slo puede ser utilizada en cuentas de detalle. Slo para COI : En caso de que la cuenta maneje moneda extranjera, esta funcin calcula su saldo promedio diario utilizando los saldos de la divisa (puedes revisar estos saldos a travs de la consulta de auxiliares de a cuenta, solicitndolos en la otra moneda). Si quieres obtener el saldo promedio en moneda nacional, debers realizar la conversin respectiva. SINTAXIS: @SDIARIO [<No. Cta>] donde: <No. Cta> Es el nmero de la cuenta de la cual se quiere saber el Saldo promedio diario. {Perodo} Indica el perodo de trabajo. UBICACIN DEL COMANDO: Contenido del documento, partidas y ciclos. EJEMPLO: En este caso, se quiere saber el Saldo promedio diario de la cuenta bancaria, del mes de enero de 1999, que en el catlogo tiene el nmero de cuenta 1120 001 (trabaja con moneda nacional). Pantalla Escribe 1, "SALDO PROMEDIO BANCARIO" Escribe 1, " " Escribe 1, "" Escribe 1, "Saldo promedio diario de la cuenta bancaria ''X''" Asigna <100>, @SDIARIO [1120 001]{0199} Escribe 60, <100> Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Asigna y Escribe .
@SI DESCRIPCIN: Permite que un comando "S", se utilice como parte de una operacin y evita que se concentren demasiados comandos de este mismo tipo. SINTAXIS: @SI [Condicional, Verdadero, Falso] UBICACIN DEL COMANDO: Partidas y Ciclos. Ver: Comando SI EJEMPLO: @SI [ SDI>10, SDI * .10, 0 ] Ver: Estructura del formato. LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe y Asigna.
@SUBCADENA DESCRIPCIN: Permite extraer una subcadena de caracteres, ya sea de un campo alfanumrico o de una cadena de caracteres. SINTAXIS: @SUBCADENA ["Cadena" o <Variable alfanumrica>, Posicin inicial, # de caracteres] UBICACIN DEL COMANDO: Estructura Encabezado, contenido del reporte y totales. EJEMPLO: Si deseas que se despliegue los primeros 10 caracteres del nombre de la empresa, lo debers expresar de la siguiente manera: ESCRIBE 10, @SUBCADENA [<020>, 1, 10] Adems, puedes extraer subcadenas de una cadena o texto. Si quieres extraer cuatro caracteres de un texto a partir del tercer caracter, se expresara de la siguiente forma: ESCRIBE 10, @SUBCADENA ["Mensaje", 3, 4] (La cadena debe ir entre comillas) El sistema desplegar lo siguiente: saje LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe y Asigna .
@EMPRESA DESCRIPCIN: Esta funcin, proporciona informacin general de la empresa. SINTAXIS: @EMPRESA (<CARCTER>) Carcter: E: Nombre de la empresa D: Direccin P: Poblacin C: La cdula R: El RFC S: El registro patronal del IMSS I: El registro de INFONAVIT UBICACIN DEL COMANDO: Partidas y Ciclos. Ver controles de edicin. EJEMPLO: Asigna <19>, @EMPRESA(S) Escribe 2, <19> LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe y Asigna
ABRE DESCRIPCIN: Su funcin es indicarle al sistema el perodo que se va a trabajar, de manera que abra los archivos correspondientes a dicha fecha. Es muy til, ya que permite procesar datos de una fecha diferente a la que se est trabajando. SINTAXIS: ABRE MMAA (sin comillas) Aspel - COI ABRE "DDMMAA" (con comillas) Aspel - NOI UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros. EJEMPLO: ABRE 0599 (En Aspel - COI) ABRE "150199" (En Aspel - NOI) *Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe .
AJUSTA DESCRIPCIN: A travs de este comando, podrs indicarle al sistema que empiece a escribir las partidas o movimientos a partir de determinada lnea que indiques. Es til sobre todo cuando los encabezados difieren en longitud, en cuanto a lneas de impresin. Slo para Aspel COI , Aspel NOI 2.0, Aspel - BANCO y Aspel SAE 2.0: Este comando se indica al sistema la ubicacin del texto que se va a imprimir en la hoja del reporte. La unidad de medida son centmetros que se miden a partir del inicio de la hoja. Por ejemplo, AJUSTA 10 indica que empezar a imprimir a partir del centmetro 10 desde el borde del papel. Si la posicin indicada con el AJUSTA es anterior a la ltima lnea impresa, el sistema ignorar la instruccin, ya que NO retrocede durante la impresin. SINTAXIS: En Aspel - NOI y Aspel -SAE 2.0: AJUSTA Xcm, Col, "texto" (Rengln de posicin del cursor), (Nmero de columna), "Texto" En todos los dems sistemas: AJUSTA Xcm (Rengln de posicin del cursor) UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado, partidas y totales. EJEMPLO: E.j. 1. AJUSTA 10 Indica que empezar a imprimir a partir del centmetro 10 desde el borde del papel. Ej. 2. AJUSTA 15, 8, " : " Indica que empezar a imprimir a partir del centmetro 15 desde el borde del papel e Imprime el carcter "dos puntos" en la columna 8. LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe . *Ver Estructura del formato . Esencial Para conocer ms a detalle el funcionamiento de este comando, favor de remitirte a la ayuda electrnica de este sistema.
ANCHO_CARACTERES DESCRIPCIN: Este comando te permite delimitar el ancho que tendr una cadena de caracteres, pero no trunca lo escrito, sino que contina en la lnea de abajo. SINTAXIS: ANCHO_CARACTERES Xcar (Nmero de caracteres). UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Encabezado, Partidas y Totales. EJEMPLO: ANCHO_CARACTERES 7 ESCRIBE 1, "Nombre de la Empresa" Delimita el ancho de la pgina a 7 caracteres Escribe la cadena "Nombre de la Empresa" de la siguiente forma:
*Ver Estructura del formato LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Caracteres , Tipo, Font y Escribe .
ASIGNA DESCRIPCIN: La finalidad de este comando es la generacin de variables por parte del usuario. A travs de esta instruccin, el usuario podr asignarle a una nueva variable: valores, el resultado de una operacin o clculo, datos alimentados a travs del comando DATO o el contenido de otra variable. El editor contiene campos libres numricos y alfanumricos. SINTAXIS: ASIGNA <Campo libre>, <Campo> o Dato o Clculo o "Texto". UBICACIN DEL COMANDO: Partidas y Totales. EJEMPLO: Ej. 1. ASIGNA <102>, <034> <035> Le asigna el resultado de restar al campo <034> el campo <035> a la variable numrica <102> ( Debe Haber) Ej. 2 ASIGNA <100>, 100*0.05/15 ESCRIBE 1, <100> Le asigna el resultado de multiplicar el monto de 100 por el porcentaje 0.05 y dividir entre 15, a la variable numrica, <100>. *Ver Estructura del formato LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe , SI , Sino , Sifin . Observacin Si se asigna texto a un campo libre numrico, el resultado es el nmero de caracteres de la cadena. Si se asigna un nmero a un campo alfanumrico, al sumarle otro, concatena las cadenas involucradas, sin importar si el contenido de las variables son nmeros, los toma como caracteres, no realiza la suma numrica.
BRINCA DESCRIPCIN: Este comando le indica al sistema que brinque hasta el siguiente inicio de pgina, para saltar las lneas que queden entre la ltima lnea impresa y el inicio de la siguiente pgina. Se define una sola vez, al final del formato, antes del comando FIN, para que la impresin no se desfase entre uno y otro documento, as los encabezados quedan impresos correctamente. SINTAXIS: BRINCA UBICACIN DEL COMANDO: Fin. EJEMPLO: ESCRIBE 41, "TOTAL : $", 61, <066> RAYA 41, 40, " " \**Fin de la impresin de totales BRINCA FIN En este ejemplo el sistema continuar las operaciones sealadas en el formato al inicio de la pgina siguiente. *Ver Estructura del formato. LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Encabezados.
CARACTERES DESCRIPCIN: Este comando le indica al sistema la columna hasta la cual debe imprimir, dependiendo del tipo de letra que hayas definido. Este comando es idntico al de Ancho_caracteres, con la diferencia de que corta la cadena de caracteres en seco. SINTAXIS: CARACTERES Xcar (Nmero de caracteres) UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Encabezado, Partidas y Totales. EJEMPLO: Supn que tienes el campo <001> cuya longitud es de 20 caracteres y deseas que el sistema escriba de la columna 1 a la 20; el campo <002> de longitud 10, a imprimirse de la 22 a la 31 de longitud 10 y el campo <003> con 40 caracteres. Y que vayan de la columna 33 en adelante, con una columna de separacin entre una variable y otra.
Como podrs observar, es necesario que el campo <103> se trunque en 20 caracteres. Las instrucciones dentro del formato para esta operacin son las siguientes: ESCRIBE 1, <001> CARACTERES 41 ESCRIBE 22, <002> CARACTERES 80 ESCRIBE 33, <003> Con lo cual se le indica al sistema que: Escriba a partir de la columna 1, los 20 caracteres que corresponden al campo <001>. Limite la impresin hasta la columna 41. Imprima los 10 caracteres permitidos para el campo <003>. Restablezca la impresin hasta la columna 80. Imprima el campo <002>. Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Tipo, Escribe y Font .
CENTRA DESCRIPCIN: La funcin de este comando es la de centrar un texto o contenido de una variable dentro de un documento. SINTAXIS: CENTRA (Total de caracteres en que se van a centrar), "Texto" o <Campo a imprimir>. UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado, Partidas, Totales y Fin. EJEMPLO: Si deseas centrar el texto "Empresa 1" dentro de un espacio de 40 columnas debers especificar: CENTRA 40, "Empresa 1" lo que te dar como resultado la siguiente impresin: Si especificas que este mismo texto se centre en 30 columnas, debers indicarle al sistema CENTRA 30, "Empresa 1" El texto ser centrado en 30 columnas quedando: *Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Caracteres
COMENTARIOS DESCRIPCIN: Es recomendable que cuando ests elaborando un formato, vayas documentndolo de acuerdo a tus unidades estructurales; es decir, describiendo para qu sirve cada parte. Si ingresas a un formato del sistema, notars que dentro de l se van indicando los pasos en los que se va dividiendo la impresin, por ejemplo: Definicin de encabezados, Inicio de partidas, etc. Cuando documentas un formato, le estars permitiendo a un futuro usuario entender ms rpidamente el funcionamiento y secuencia que seguir el sistema para ejecutarlo. La funcin de este comando es hacer que el sistema ignore lo que se encuentre anotado a la derecha de ste. SINTAXIS: COMENTARIOS (Texto) \ (Texto) "COMENTARIO" Slo sirve al comienzo de un rengln. La diagonal " \ " Puede ser utilizada en cualquier parte del rengln. UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Encabezado, Partidas y Totales. EJEMPLO: ESCRIBE 1, "Cuenta No." \ Escribir el nmero de la cuenta El sistema ignorar lo que se encuentre a la derecha de la diagonal, puesto que es el comentario. *Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE EST RELACIONADO SON: Escribe .
DATO DESCRIPCIN: Este comando permite capturar datos al momento de emitir el reporte. Los datos as capturados pueden usarse para imprimirlos directamente o para utilizarlos dentro de clculos y operaciones que realice el sistema de manera interna. Estos datos no quedan registrados en el archivo, ni dentro del formato. SINTAXIS: DATO <Nmero de campo>, (Longitud del campo) , "Nombre del campo" UBICACIN DE COMANDO: Partidas. EJEMPLO: Un ejemplo de este comando, es el siguiente: PANTALLA DATO <001>, 9, "Fecha del reporte: (DD MM AA)" DATO <002>, 35, "Elaborado por: " ESCRIBE 18, "Balance General al ", 56, <001> SALTA 1 En el ejemplo anterior, el sistema realizar los siguientes pasos: Configura la salida del reporte para enviar el resultado a pantalla. Solicitar la fecha de emisin del reporte y la asigna a la variable <001>, contando con una longitud de 9 caracteres. El sistema solicita el nombre de la persona que gener el reporte, siendo su longitud mxima de 35 caracteres y lo asigna a la variable <002>. Escribe a partir de la columna 18, el dato tecleado y almacenado en la variable <001>. Salta al siguiente rengln. *Ver Estructura del formato LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Asigna y Escribe .
DEFINE DESCRIPCIN: Este comando le indica al sistema en dnde comienza la definicin del encabezado del formato. Acta directamente con Fencabezado, el cual indica la finalizacin de dicha definicin. Se tienen tres formas de usarlo: Solo (sin ningn parmetro). Con el parmetro "Multiforma" (no disponible en SAE 2.0). Con el parmetro "Automtico". En COI es posible definir el encabezado para que se imprima en forma automtica cada vez que haya un cambio de hoja, para esto slo agregue el parmetro "AUTOMATICO" (sin acentos), el sistema imprimir el encabezado cada vez que inicie una nueva hoja, adems le indicamos que imprima el mximo de lneas que alcance en cada hoja dependiendo del tipo y tamao de letra seleccionado. SINTAXIS: DEFINE (pero basta con escribir DEF). UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado. EJEMPLO 1: DEFINE ENCABEZADOS ESCRIBE 30, "Reporte Interno" RAYA 30, 15 FENCABEZADOS EJEMPLO 2: DEFINE ENCABEZADOS "AUTOMATICO" ESCRIBE 30, "Reporte Interno" RAYA 30, 15 FENCABEZADOS NOTA: En el ejemplo del "Define Automtico" no debes poner un salto de pgina (comando Brinca) mientras lo ests ejecutando, porque provocars que se cicle el reporte, y tratar de imprimir el encabezado saltando de hoja en hoja. LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Tipo, Font , Fencabezados , Encabezados , Centra y Escribe .
DISCO DESCRIPCIN: Con este comando el reporte que se genere ser enviado a un archivo. Cuando ejecutes el reporte aparecer una pantalla que solicita el Nombre del archivo, donde debers especificar la unidad, subdirectorio y nombre del archivo para grabar el reporte. SINTAXIS: DISCO UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros. EJEMPLO: Com * * * Ejemplo de utilizacin del comando Disco* * * Com * * * Definicin de parmetros del reporte* * * DISCO TIPO 1 CARACTERES 225 *Ver Estructura del formato LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Escribe , Impresor y Pantalla .
ENCABEZADOS DESCRIPCIN: Sirve para imprimir el encabezado definido previamente, a travs de los comandos DEFINE y FENCABEZADOS. Por lo general, los encabezados se mandan llamar fuera de los ciclos del reporte y despus de definirlos a travs de los comandos DEFINE y FENCABEZADOS. SINTAXIS: ENCABEZADOS UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado. EJEMPLO: Si defines un formato de la siguiente manera, los encabezados se imprimirn despus de cada cambio de pgina. Com ************** Ejemplo de utilizacin de encabezados fuera de un ciclo ***************** Com ************** Definicin de parmetros del reporte ****************** MASCARA "###,###,###,###.##" TIPO 2 Com ************ Definicin de encabezado *************** DEFINE ENCABEZADO ESCRIBE 15, "Reporte de movimientos del mes" RAYA 15, 50 FENCABEZADOS Com **************** Definicin de partidas ************* INICIA CICLO ESCRIBE 10, "Cuenta", 35, <41> TERMINA CICLO Por el contrario, si deseas que al terminar un ciclo se imprima el encabezado; ste deber estar definido dentro del ciclo como se ejemplifica a continuacin. Com ************ Ejemplo de utilizacin de encabezados dentro de un ciclo **************** Com *********** * Definicin de parmetros del reporte ************* MASCARA "###,###,###,###.##" TIPO 2 Com ************ Definicin de encabezado ******************* DEFINE ESCRIBE 15, "Reporte de movimientos del ao" RAYA 15, 50 FENCABEZADOS Com ******************* Definicin de partidas ****************** INICIA CICLO ENCABEZADOS ESCRIBE 10, "Cuenta ", 35, <26> TERMINA CICLO
*Ver Estructura del formato LOS COMANDOS CON QUE SE RELACIONA SON: Centra , Tipo , Caracteres, Define , Font y Fencabezados .
ESCRIBE DESCRIPCIN: Sirve para imprimir un valor, variable, campo, texto o resultado de clculo a partir de determinada columna; permite que se definan dentro de l, varias llamadas a impresin. Lo anterior es til cuando deseas escribir ms de un campo dentro de una misma lnea. SINTAXIS: ESCRIBE (Nmero de columna), <Variable o Campo> o Valor o "Texto" UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Encabezado, Partidas, Totales y Fin. EJEMPLO: Si especificas: ESCRIBE 10, <034> El sistema escribir el campo nmero 34 a partir de la columna 10. Este comando permite que se definan dentro de l, varias llamadas a impresin. Lo anterior es til cuando deseas escribir ms de un campo dentro de una misma lnea. En lugar de especificar: ESCRIBE 1, <041> ESCRIBE 7, <042> ESCRIBE 45, <045> Podrs escribir una sola vez el comando ESCRIBE, como se muestra a continuacin: ESCRIBE 1, <041>, 7, <042>, 45, <045> *Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Define , Dato y Comentarios .
FENCABEZADOS DESCRIPCIN: Este comando indica al sistema el fin de las instrucciones que componen el encabezado. SINTAXIS: FENCABEZADOS UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado. EJEMPLO: DEFINE ESCRIBE 30, "Reporte Interno" RAYA 30, 15 FENCABEZADOS Ver Estructura del formato LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Define y Encabezados .
FIN DESCRIPCIN: Este comando da por terminada la definicin del formato, por lo que se define como la ltima instruccin. Si existen otras instrucciones despus, el sistema las ignorar. SINTAXIS: FIN UBICACIN DEL COMANDO: Fin. EJEMPLO: ANCHO CARACTERES 131 BRINCA FIN *Ver Estructura del formato.
FONT DESCRIPCIN: Funciona bajo el ambiente , para el manejo de distintos tipos y tamaos de letra. Permite al usuario tener una mejor visualizacin y presentacin del reporte. SINTAXIS: FONT "Tipo de letra", Tamao UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Encabezado, Partidas y Totales. EJEMPLO: DEFINE FONT "Arial", 10 ESCRIBE 35 "REPORTE MENSUAL" FENCABEZADOS Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Tipo, Caracteres
IMPRESOR DESCRIPCIN: Este comando hace que el reporte se enve a la impresora. Si se est trabajando en ambiente, se puede utilizar de las siguientes formas: Impresor Impresor # Utiliza la impresora por omisin. Busca el driver en la lista de impresoras de (si el nmero de impresor que puedes especificar corresponde al orden en que aparecen los nombres de las impresoras en la ventana de Impresoras del Panel de control de ).
l
En Aspel - NOI se puede utilizar tambin de la siguiente forma:
Impresor "Star NX 1001" Buscar el driver en la lista de impresoras de .

l
En los sistemas DOS se puede utilizar de las siguientes formas: Utiliza la impresora que se haya configurado en el sistema. Busca en la lista de impresoras definidas en el sistema.
Impresor Impresor # SINTAXIS:
IMPRESOR (Nmero de impresor). UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros. EJEMPLO: Com * * * Definicin de los parmetros de impresin * * * IMPRESOR 1 MASCARA "###, ###, ###.##" TIPO 1 * Ver Estructura del formato. LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Disco y Pantalla .
INICIA DESCRIPCIN: Sirve para que el sistema comience el ciclo de instrucciones que indiques. Adems de leer un rango de cuentas para los rubros. SINTAXIS: INICIA Nombre completo del ciclo INICIA [rango] UBICACIN DEL COMANDO: Partidas. EJEMPLO: INICIA aux ESCRIBE 1, <70> ESCRIBE 6, <91> ESCRIBE 15, <72> ESCRIBE 115, <082> SI <77> = 0 ESCRIBE 87, <78> SINO ESCRIBE 107, <78> SIFIN TERMINA En el ejemplo, se pide que se abra la consulta de documentos, se realice un comparativo y, si la cantidad es diferente de 0, escriba ciertos campos en la posicin sealada. *Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Termina , SI , Sino, Sifin y Escribe . Esencial Al usarlo, este comando debe ir acompaado del nombre del ciclo, segn el sistema que se utilice. Este comando estar disponible para cuentas, plizas, auxiliares, partidas, departamentos, rubros. Ver: Ciclos de COI
INICIA RANGO DESCRIPCIN: Lee el rubro de cuentas indicado considerando todos sus rubros. SINTAXIS: Inicia SRAN [Nmero de rubro] UBICACIN DEL COMANDO: Ciclos. EJEMPLO: Inicia SRAN [1] Si <29> = 1 Escribe 5, <27> , 80, <36> Asigna <92>, <92> + <36> Sifin Termina LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Escribe y Asigna Ver: Estructura del formato
MSCARA DESCRIPCIN: Sirve para definir el formato con el cual se imprimirn los montos y cantidades que aparezcan despus de esta instruccin: incluye la distribucin de espacios, comas y puntos que sern impresos. SINTAXIS: MASCARA "Formato" o Nada UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Partidas y Totales. EJEMPLO: Supongamos que: En algn formato deseas imprimir la cifra exacta 15.2083 con sus cuatro decimales. Si slo defines: ASIGNA <100>, 15.2083 ESCRIBE 3, <100> El sistema imprimir 15.21 en la columna 3, que difiere de 15.2083. Lo que debers especificar es lo siguiente: MASCARA "###,###,###.####" ESCRIBE 3, <100> MASCARA "###,###,###.##" Con lo cual el sistema escribir 15.2083 a partir de la columna 3. Como podrs observar, la siguiente instruccin restablece la MASCARA anterior; de no hacerlo, el sistema imprimir el resto de las cifras del reporte con cuatro decimales, aunque se trate de montos, lo cual no tiene sentido. *Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Escribe , Asigna y Dato .
Cmo utilizar tu informacin en otras aplicaciones? Acceso
l
Abrir la aplicacin de Windows donde se desea utilizar la informacin que generaste con el Copiado especial, y en el Men Edicin de dicha aplicacin, elige Pegado con vnculo o Pegado especial.
Qu es Al efectuarse el pegado con vnculo, se copian los datos incluidos en la hoja generada y la frmula que define el vnculo de los datos originales del sistema con la aplicacin utilizada. Nota: Si aprendes a manejar esta frmula (con las opciones que veremos a continuacin), podrs utilizarla para obtener resultados contables y fiscales, de la misma manera que se obtienen en las hojas de clculo que te ofrece el sistema. Temas relacionados Formato de la frmula que define el vnculo Anotando directamente la frmula a emplear
PANTALLA DESCRIPCIN: El resultado del reporte se desplegar en pantalla. Es recomendable utilizar este comando antes de enviar un reporte a impresin, lo que te permitir verificar que la informacin que se emite es la que deseas. SINTAXIS: PANTALLA UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros. EJEMPLO: Com * * * Definicin de los parmetros de impresin * * * PANTALLA, MASCARA "###, ###, ###.##" TIPO 1 Al anotar Pantalla (en lugar de Impresor, por ejemplo), el reporte se mostrar directamente en pantalla, lo cual permite su revisin antes de imprimirlo definitivamente. Ver: Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Impresor y Disco . Esencial An cuando tus reportes los emitas a pantalla, dentro de esta presentacin existe una barra de herramientas, con la opcin "Imprimir", tal que, desde pantalla, tambin podrs imprimir los reportes.
RAYA DESCRIPCIN: Este comando imprime repetitivamente el caracter que hayas definido, a partir de la columna indicada y el nmero de veces que especifiques. SINTAXIS: RAYA (Nmero de columna), (# de veces que debe repetirse), "Caracter a imprimir" UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado, Partidas y Totales. EJEMPLOS: ESCRIBE 1, " " RAYA 1, 10, " " En el primer caso, el sistema imprimir desde la columna 1 las rayas que se incluyen entre comillas, mientras que en el segundo caso el resultado ser idntico, con la ventaja de que no es necesario escribir 10 veces el caracter a repetir, sino que con slo indicarle el nmero de veces a escribirlo el sistema lo har de manera automtica. *Ver Estructura del formato .
Modo alterno de captura Acceso
l
Men Configuracin, Modo alterno de captura
Qu es Si est habilitada esta opcin significa que la tecla ENTER dentro de los catlogos funciona para cambiarse de un campo a otro, como si se tratara de un tabulador. Cuando habilitas est opcin saldr un mensaje donde te explica cul es su funcin. Nota: Si est activada esta opcin, al momento de que llegues a algn botn de ACEPTAR la tecla Enter se convertir en validacin o terminacin el proceso.
REDONDEO DESCRIPCIN: Sirve para redondear las cifras de una variable numrica. Las variables sobre las que puede efectuarse el redondeo son los campos predefinidos por el sistema y las variables numricas determinadas por el usuario a travs del comando ASIGNA. No podrs redondear directamente una expresin o clculo (Como 145/3), sino que tendrs que asignarla a una variable. SINTAXIS: REDONDEO <Campo o Variable>, (Precisin) UBICACIN DEL COMANDO: Partidas. EJEMPLO: ASIGNA <115>, 148/3 REDONDEO <115>, 1 ESCRIBE 15, <115> Con las instrucciones anteriores, el sistema: Asignar a la variable <115> el resultado de dividir 148/3. Redondear sin decimales la cantidad resultante 49.3333. Escribir a partir de la columna 15 el nmero 49. Como podrs observar, para indicarle al sistema que elimine los decimales de una cifra y que nicamente despliegue nmeros enteros, debes especificar dentro del parmetro de precisin el nmero 1. Si quieres obtener una precisin de hasta centsimas, el ejemplo anterior quedara de la siguiente manera: ASIGNA <115>, 148/3 REDONDEO <115>, 0.01 ESCRIBE 15, <115> El sistema entonces escribira a partir de la columna 15 el nmero 49.33. *Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Mascara , Escribe , Asigna y Dato .
SALTA DESCRIPCIN: Indica al sistema que avance un cierto nmero de lneas de impresin. El sistema avanza el nmero de lneas indicado, menos una. Es decir, si le especificas al sistema: "Salta 3", el sistema avanzar 2 lneas. Ten cuidado al sealar el nmero de lneas a saltar, de manera que ste no exceda el largo total del reporte. SINTAXIS: SALTA (Nmero de lneas) UBICACIN DEL COMANDO: Encabezado, Partidas y Totales. EJEMPLO: DEFINE TIPO 1 ESCRIBE 56, No de pliza.:", 70, <071> ESCRIBE 60 "fecha", 68, <072> SALTA 4 FENCABEZADOS *Ver Estructura del formato. LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Escribe
SI DESCRIPCIN: Se emplea para indicar el inicio de una condicional dentro del formato. Es til cuando necesites que una serie de acciones se ejecuten para un cierto nmero de elementos que cumplan con el requisito definido. SINTAXIS: SI <campo a comparar> (operador lgico) <campo de comparacin> o (valor a comparar) u operacin UBICACIN DEL COMANDO: Partidas. EJEMPLO: SI <77> = 0 ESCRIBE 1, "El movimiento es un cargo" SIFIN Otro ejemplo: (<100> / 12) > <110> Compara si el campo <100> dividido entre 12, es mayor que el campo <110>.
(<100>*156) < <110> Compara si el campo <100> multiplicado por 156, es menor que el campo <110>. *Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Sino , Sifin , Caracteres , Escribe y Asigna .
SIFIN DESCRIPCIN: Indica el final de las instrucciones que conforman la condicional y es necesario especificarla siempre, para que el sistema sepa que termina la condicional. SINTAXIS: SIFIN UBICACIN DEL COMANDO: Partidas. EJEMPLO: SI <121> >=54 ESCRIBE 10, <121> SIFIN En este caso, al cumplirse la condicional (de que el campo 121 es mayor o igual a 54), el sistema escribir a partir de la columna 10 el valor que representa el mismo. *Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Si y Sino . Esencial Cada comando SI, llevar siempre un SIFIN
SINO DESCRIPCIN: Se indica la serie de operaciones que debe llevar a cabo si no se cumple la primera condicional. SINTAXIS: SINO UBICACIN DEL COMANDO: Partidas. EJEMPLO: SI <073> = "" ESCRIBE 2, "La pliza no tiene concepto." SINO ANCHO_CARACTERES 250 ESCRIBE 20, <073> ANCHO_CARACTERES 132 SIFIN En este ejemplo, el formato le indica al sistema lo siguiente: Si la condicional Si es verdadera, es decir que el campo <76> sea igual a un espacio en blanco, entonces que escriba a partir de la columna 2 el mensaje; si lo anterior no es cierto, se ejecuta la condicional SINO, en la que se le indica al sistema que restablezca el nmero de caracteres a 250, luego delimite el ancho de la cadena de caracteres a 97 y escriba el contenido del campo <076> a partir de la columna 17; Finalmente, se le indica que restablezca el ancho de las cadenas de caracteres a 132; y se cierran las condicionales con el comando SIFIN. *Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Si y Sifin .
TERMINA DESCRIPCIN: Sirve para que el sistema finalice el ciclo de instrucciones que indiques. SINTAXIS: TERMINA Nombre completo del ciclo UBICACIN DEL COMANDO: Partidas. EJEMPLO: INICIA CTA ESCRIBE 2, <050>, 20, <051> ESCRIBE 30, <092> TERMINA *Ver Estructura del formato . LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Inicia .
TIPO DESCRIPCIN: Se determina el tipo de letra que ser utilizado en la impresin de la informacin. Podrs modificar los tipos de letra a lo largo del formato segn lo requieras. SINTAXIS: TIPO (1 2) UBICACIN DEL COMANDO: Parmetros, Partidas y Totales. EJEMPLO: COM *********** El encabezado del reporte se imprimir en letra para Encabezado *************** TIPO 1 ESCRIBE 20, "Reporte General de Movimientos" TIPO 2 ESCRIBE 1, <036>, 10, <040> Con lo cual se le solicita al sistema: Que inicialice la impresin en letra para encabezado. Escriba a partir de la columna 20 el ttulo del reporte. Active la impresin en letra condensada. Imprima a partir de la columna 1, el contenido del campo <036> y a partir de la columna 10, el contenido del campo <040>. Con lo cual nicamente la impresin del encabezado quedar en letra de encabezado. Si requieres cambiar el estilo (negrita, cursiva, etc.) debers utilizar el comando CONTROL y con el comando FONT, puedes cambiar el estilo de letra y tambin el tamao. *Ver Estructura del formato . Esencial Este comando hay que reestablecerlo cada vez que se cambie. Manejo Toma en cuenta las siguientes consideraciones: Para los sistemas basados en DOS se utiliza de la siguiente forma: Tipo 1 10 cpi Tipo 2 16 cpi Para los sistemas basados en se utiliza de la siguiente forma: Tipo 1 Letra normal Tipo 2 Letra condensada LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Caracteres, Font y Control.
TRADUCE DESCRIPCIN: Sirve para convertir el contenido de un campo numrico en letras. El sistema s lo funciona para ingls y espaol. SINTAXIS: TRADUCE (Nmero de columna), <Campo numrico>, "E"spaol o "I"ngls, "MONEDA/MONEDAS" TRADUCE (Nmero de columna), <Campo numrico> UBICACIN DEL COMANDO: Partidas y Totales. EJEMPLO: TRADUCE 15, <101>, "E", "PESO/PESOS" TRADUCE 15, <101>, "E", "PESO/PESOS/M.N." El sistema escribir a partir de la columna 15, el monto del campo <101>, escribiendo el monto en Espaol y con la terminacin en Pesos. Si omites el parmetro del tipo de moneda, el sistema asumir Pesos para "E"spaol y Dlares para "I"ngls. *Ver Estructura del formato .
DEFINICIN DE CICLOS Qu es
l
Cada sistema tiene predefinidos sus propios ciclos de lectura / operacin, permitiendo que los registros se vayan leyendo y utilizando de acuerdo a diferentes campos o rubros. Por ejemplo, puedes acceder a los archivos de acuerdo al orden que sigue tu clave, nmero de cuenta, etc., y ejecutar cierta operacin para los registros que indiques. En algunos sistemas no hay restricciones en cuanto al uso de los ciclos dentro de los formatos, mientras que en otros debes tener cuidado con su definicin. Un problema que se puede presentar cuando usas mal un ciclo "general", es que el sistema empiece a imprimir la misma informacin una y otra vez hasta que se apague la impresora. Esto se debe a que el sistema ya tiene definido internamente un ciclo, de manera que la inclusin de otro, impide que pueda recorrer adecuadamente el archivo de datos. A diferencia de los comandos que slo necesitan las tres primeras letras para ser identificados, el sistema slo reconoce a los ciclos con el nombre completo. Para definir un ciclo necesitas los comandos: Inicia y Termina, explicados en el apartado anterior de Comandos. A continuacin se explican los diferentes ciclos para cada sistema Aspel: Ciclos de COI
l l
Ver: Ejemplo
CICLOS DE COI Los siguientes ciclos de lectura / operacin se pueden utilizar conforme se vayan requiriendo en el reporte: AUX (Auxiliares) CTA (Cuenta) POL (Plizas) PAR (Partidas Plizas) DP (Departamento) ACT (Activos)
AUX (Auxiliares) Este ciclo recorre el archivo de auxiliares, localiza la subcuenta que tenga movimientos y efecta los procesos indicados y los imprime al final de la ltima subcuenta, o bien, debajo de cada una de stas; esto depende de cmo se haya ordenado el ciclo Auxiliares dentro del formato. Este ciclo presenta nicamente los datos de las partidas, no de la pliza completa. Es importante recordar que la sintaxis de este ciclo es: Inicia [cta1..cta2] Inicia Aux . . . . Termina Termina Los campos de este ciclo que puedo llamar y utilizar en mi formato son: <70> Tipo de pliza <71> Nmero de la pliza <72> Fecha de la pliza <76> Concepto del movimiento de la partida <77> Tipo del saldo (0=Debe; 1=Haber) <78> Monto del debe o haber de la partida <79> Nmero de departamento *1 <245> Tipo de cambio de la partida *2 (*1) Este nmero slo est disponible cuando utilizas perodos departamentales; si la cuenta no tiene departamentos aparecer un 0. (*2) Si la cuenta no usa moneda extranjera, el tipo de cambio ser siempre 1.0000.
ACT (Activos) Este ciclo te permite traer la informacin del Catlogo de Activos. Es posible crear reportes de Activos, ya que se puede disponer de esos datos a travs del ciclo. El catlogo se recorre con base en la clave del activo.
CTA (Cuenta) Este ciclo va recorriendo el Catlogo de cuentas, se ubica en la primera cuenta del Catlogo, efecta los procesos indicados y prosigue con la siguiente cuenta hasta que llega al final del archivo. Dentro de COI se pueden definir ciclos de acuerdo al nmero de cuenta, respetando el siguiente formato: INICIA [Nmero de cuenta inicial, Nmero de cuenta final] INICIA [Nmero de cuenta inicial . . Nmero de cuenta final] Indicndole al sistema que ejecute una serie de acciones para el rango de cuentas especificado. Tambin puedes definir un rango de cuentas, delimitando algunos campos alfanumricos, ya sea que hayan sido definidos por ti o los campos predefinidos por el sistema, que corresponden al Rubro de cuentas y que van de los campos comprendidos entre el <046> y el <069>. Para ejemplificar el uso de ciclos revisa el siguiente ejemplo para COI : Supn que deseas que el sistema ejecute el siguiente proceso: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Com *** Este programa ejemplifica el uso de los comandos *** Com *** INICIA CTA y TERMINA CTA *** Inicia CTA Escribe 3, <026>,17,<27> Salta 3 Escribe 10,"Saldo inicial:",27,<033> Salta 3 Escribe 10,"Saldo final:",27,<036> Salta 4 Termina CTA La impresin del formato sera la siguiente: NOMBRE DE LA EMPRESA S.A. DE C.V. 1110 000 000 Caja Saldo inicial: 90.00 Saldo final: 82.00 1110 001 000 Fondo fijo Saldo inicial: 0.00 Saldo final: 0.00 1110 001 000 Caja chica Saldo inicial: 90.00 Saldo final: 82.00 1110 001 000 Bancos Saldo inicial: 15,700.00 Saldo final: 21,000.00 Tome una cuenta Escriba en la columna 3 el nmero de cuenta y, a partir de la columna 17, su descripcin. Salte dos renglones. Escriba en la columna 10 el texto "Saldo inicial" y a continuacin el valor de la variable <033> (monto del saldo inicial). Salte un rengln. Escriba en la columna 10 el texto "Saldo final", seguido del contenido de la variable <036> (monto del saldo final). Salte tres renglones. Una vez ejecutados los pasos anteriores, tome la siguiente cuenta y repita los procedimientos que van del 1 al 7 y los efecte hasta que termine con todo el archivo de cuentas. La manera como se escribira dentro del formato sera la siguiente:
Si defines que el sistema ejecute una operacin, despus de especificado el ciclo INICIA TERMINA CTA, ejecutar el proceso para la ltima cuenta del catlogo. Los dems ciclos tienen un funcionamiento similar al indicado en este ejemplo.
PAR (Partidas Plizas) Dentro de una pliza posicinate en la primera partida que la compone, realiza los diferentes procesos que se te soliciten y contina con las siguientes partidas hasta que llegues al final de la pliza.
DP (Departamento) DP (Departamento). El sistema recorrer el archivo de las cuentas a travs de los departamentos, si en los Parmetros de Configuracin tienes activada la opcin de uso de Departamentos. Puedes usar la siguiente instruccin para definir ciclos de acuerdo al nmero de cuenta: INICIA [Nmero de cuenta inicial, Nmero de cuenta final] INICIA [Nmero de cuenta inicial.. Nmero de cuenta final] Indicndole al sistema que ejecute una serie de acciones para el rango de cuentas especificado. Tambin puedes definir un rango de cuentas, delimitando algunos campos alfanumricos. Los campos pueden ser definidos por el usuario; o bien, estn predefinidos por el sistema, correspondiendo al Rubro de cuentas y que van de los campos comprendidos entre el <046> y el <069>. Por Ejemplo: Supongamos que queremos ver el reporte de auxiliares para las cuentas de Activo Circulante; para esto usaremos el rango de cuentas definido en el sistema, <046> y <047>, En el formato se escribe: Com reporte de auxiliares INICIA [<046>, <047>] SI <28> = 1 \\ Cuentas de detalle Tipo 1 Escribe 1, <26>, 10, <27> Tipo 2 INICIA AUX Escribe 1, <70> Escribe 6, <71> Escribe 15, <72> mascara "##" Escribe 26, <79> Escribe 33, <76> mascara "#,###,###.#####" Escribe 64, <245> mascara "#,###,###.##" Si <77> = 0 Escribe 87, <78> sino Escribe 107, <78> SiFin TERMINA salta 1 SIFIN TERMINA REPORTE DE AUXILIARES 1110 001 FONDO FIJO
Dr Dr Dr 27/Ene/98 27/Ene/98 27/Ene/98 0 0 0 Partida 1 Otra pliza Pliza N.3 de Disco para NEC 9.98 9.98 9.98 8,000.00 4,000.00 8,000.00
Ejemplo Supongamos que queremos ver el reporte de auxiliares para las cuentas de Activo Circulante; para esto usaremos el rango de cuentas definido en el sistema, <046> y <047>, En el formato se escribe: Com reporte de auxiliares INICIA [<046>, <047>] SI <28> = 1 \\ Cuentas de detalle Tipo 1 Escribe 1, <26>, 10, <27> Tipo 2 INICIA AUX Escribe 1, <70> Escribe 6, <71> Escribe 15, <72> Mascara "##" Escribe 26, <79> Escribe 33, <76> Mascara "#,###,###.#####" Escribe 64, <245> Mascara "#,###,###.##" Si <77> = 0 Escribe 87, <78> sino Escribe 107, <78> SiFin TERMINA Salta 1 SIFIN TERMINA REPORTE DE AUXILIARES Dr Dr Dr 27/Ene/98 27/Ene/98 27/Ene/98 0 0 0 Partida 1 Otra pliza Pliza N.3 de Disco para NEC 8.25123 8.25123 8.25123 8,000.00 4,000.00 8,000.00
Anotando directamente la frmula a emplear: Es posible anotar directamente en la otra aplicacin la frmula que definir el vnculo dinmico. Puedes utilizar el tpico Matriz o Valor. Para la evaluaci n de la frmula debers emplear las funciones exclusivas que el sistema utiliza en la generacin de formatos de reportes o en grficas, como las siguientes: @CTA [Cuenta, Sufijo] @CTA [<#Campo 1>..<Campo 2>, Sufijo] @CTA [Cuenta 1.. Cuenta 2, Sufijo] @INPC [Mes, Ao] @RAN [R#rango, Sufijo]
Para obtener una explicacin detallada de estos valores y funciones, consulta el Editor de Formatos, al final de este manual. Ver: Editor de formatos Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES
No te acepta el mismo formato de la Dirgete al manual de explicacin de dicha aplicacin para que conozcas la frmula en la aplicacin Windows que sintaxis indicada. ests utilizando.
Formato de la frmula que define el vnculo Esta frmula se define mediante los siguientes parmetros: 1. 2. Valor: Se utiliza cuando el resultado de la frmula es un solo nmero, por ejemplo: el saldo final de la cuenta de Bancos, un valor del INPC de agosto de 2002, etc. Matriz: Se utiliza cuando el resultado no es un solo valor sino una tabla matriz con informacin, por ejemplo una Balanza de comprobacin con ( N de cuenta, descripcin, saldo inicial, debe haber y saldo final). 3. La funcin principal que utiliza el sistema es @CTA, la cual incluye en su sintaxis una letra que seala el concepto o campo del catlogo de cuentas que fue incluido en el copiado. Por ejemplo, en la siguiente frmula: =COIWINMatriz!{@CTA[ctaini..ctafin, U, N,T,F,M,A,C,D,H,P,E,0,nn,Xnn,#n] {mmaa} Donde se indica lo siguiente: Ctaini..Ctafin U= N= T= I= F= M= A= C= D= H= P= E= 0= Rango de Cuentas para el copiado. Nmero de cuenta Descripcin de la cuenta Tipo de cuenta ( A= acumulativa, D= detalle) Saldo inicial Saldo final Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado Debe Haber Promedio calculado (saldo inicial + saldo final / 2) Diferencia entre Debe y Haber (E=D-H) Incluye slo cuentas con movimientos (sino solicitas este parmetro, se presentarn todas las cuentas con o sin movimientos del rubro definido) Nmero de departamento Nmero de moneda Incluye cuentas de nivel n ( por ejemplo: Si el sistema maneja, los niveles 4-3-3 #1 representa las cuentas de mayor, #2 las subcuentas y #3 el auxiliar. Perodo de donde se obtendr la informacin, por ejemplo 0102 (enero/2002) Datos o frmulas a evaluar desde COI Nombre de la aplicacin de donde provienen los datos, en este caso COIWIN Tema o Tpico del que se desea obtener los datos:
nn= Xnn= #N=
{mmaa}
Por ejemplo, si deseas generar una hoja donde se incluya de la cuenta 111-000-000 a la cuenta 1150-002-000 slo de nivel de Mayor, que contenga el nmero de cuenta, su descripcin, su saldo final, y su presupuesto acumulado, al insertarla dentro de alguna aplicacin de Windows, la frmula deber ser definida de la siguiente manera: =COIWIN|Matriz!@CTA[1110-000-000..1150-002-000, U, N, F, C, #1] Sirve para obtener el monto original de todos los tipos de activos: =COIWIN!Valor!@Deprecia[T,0199, 0199,0]
Captura de folio nico de plizas Al iniciar el nuevo perodo, el sistema mostrar esta ventana si tienes activada la opcin de folio nico en parmetros del sistema.
Nota Recuerda que si tienes activada la opcin de folio nico, el nmero ser consecutivo, por lo tanto no importa el tipo de pliza. Temas relacionados Agregar una pliza Modificar pliza Eliminar una pliza
Captura de folio inicial de plizas Qu es Al iniciar un nuevo perodo, el sistema mostrar esta ventana si tienes activada la opcin nmero secuencial, en parmetros del sistema:
Aqu tendrs que anotar en cada tipo de pliza el nmero de folio con el que se empezar a trabajar en el periodo. Escribe los nmeros de folio inicial para cada tipo de pliza con los que comenzar a trabajar el sistema en su campo correspondiente. Nota Si no seleccionaste la opcin de nmero secuencial, el sistema te propondr un nmero, pero lo podrs cambiar segn tus necesidades. Temas relacionados Agregar una pliza Modificar pliza Eliminar una pliza
Interaccin de catlogos y archivos Qu es Los movimientos que captures de la informacin de tu empresa se registran de inmediato en los catlogos, modificando y complementando los datos de los archivos y catlogos interrelacionados.
Con tu sistema generas movimientos que se guardan en dos tipos de archivos (de datos y de ndice). Es importante que conozcas estos archivos, los cuales se guardan con las terminaciones ".Dee" y "Xee", donde ee es el nmero de la empresa, por ejemplo "D01" y "X01" son para la empresa 1. .Dee Es un archivo de "Datos" y contiene los registros tal y como los capturaste. .Xee Es un archivo de "ndice", es decir, contiene informacin sobre la organizacin de tus registros en el archivo de datos correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar ms rpidamente la informacin capturada. Temas relacionados Registro en lnea Archivo de datos y de ndice
Agrega un perodo al administrador Acceso
l
opcin Agrega perodo.
Qu es Este proceso te servir para recuperar los datos en caso que hayas eliminado el perodo dentro del Administrador de perodos. Estos es, si por error eliminaste un perodo, para recuperarlo debers incorporar el perodo que habas eliminado e indicar la ruta donde se encuentra la base de datos de ese perodo. Manejo Dentro del Administracin de perodos, al incorporar un perodo en el administrador, se crear vaco siempre y cuando no hayas indicado una ruta, es decir sin tablas de cuentas, activos, etc. Si al eliminar un perodo necesitas recuperarlo, debers incorporar un perodo con el mes y ao correspondiente al perodo eliminado al igual de la ruta donde se encuentran los datos, para que el sistema lo reconozca. Nota El Administrador de perodos no elimina fsicamente de la computadora los archivos de un perodo de trabajo, sino que los mantiene en la ruta donde se generaron. Si agregas un perodo vaco, debers crear el catlogo de cuentas para poder realizar las operaciones correspondientes, por ejemplo, si necesitas realizar un traspaso de saldos hacia este perodo debers crear el catlogo si no lo creas, se generar un error. Temas relacionados Iniciar nueva contabilidad Creacin del siguiente perodo
Agregar perodo Acceso
l
Men Archivos, Administrador de perodos, botn
opcin Agregar perodo
Qu es Este proceso te servir para recuperar los datos en caso que hayas eliminado el perodo dentro del Administrador de perodos. Esto es, si por error eliminaste un periodo, para recuperarlo debers incorporar el perodo que habas eliminado e indicar la ruta donde se encuentra la base de datos de ese perodo. Nota En caso que este perodo se haya creado y no haya sido recuperado, este perodo se agrega vaco por lo que tendrs que crear los catlogos correspondientes para poder trabajar con l, por ejemplo, si quieres realizar un traspaso hacia ese perodo debers crear el catlogo de cuentas antes de realizar el traspaso. El Administrador de perodo no elimina fsicamente de la computadora de la computadora los archivos de un perodo de trabajo, sino que los mantiene en la ruta donde se generaron. Iniciar nueva contabilidad Agrega un perodo al administrador
La actualizacin no se realiza slo instalando las versiones nuevas en el directorio en donde estn las actuales NO. El trmino de actualizacin se utiliza para fines comerciales, entendiendo que a un usuario se le vende con un precio preferencial o de actualizacin cuando dicho usuario posee el sistema, pero en versiones atrasadas. Es una forma de estimular a nuestros usuarios a que se estn actualizando constantemente, pues no se les vende al precio de paquete "Nuevo". Cuando un usuario compra una actualizacin, est pagando menos, pero se le est entregando un PAQUETE COMPLETO, con un nuevo nmero de serie, manual, etc. Por lo tanto, tienen que instalarlo como un paquete nuevo e independiente al que usaban anteriormente. Esto implica que se tendr que instalar en un directorio nuevo y que tendrn que configurarlo nuevamente, es decir, definir en esta nueva versin los parmetros con los que deber funcionar el sistema. Volver a preguntas generales de los sistemas Aspel Volver a la Gua Rpida de Aspel - COI 5.7
Qu reportes puedo generar en mi sistema? El sistema cuenta con los siguientes reportes, elige el que deseas consultar:
l
Manejo de reportes Cuentas: Reporte del Catlogo de cuentas Reporte Saldo promedio diario mensual
l l l l
Reporte de emisin de plizas Reporte de balanza de comprobacin Reporte de diario general Reporte de auxiliares Activos Fijos: Reporte de catlogo de activos Reporte de revaluacin de activos Inventario de Activos fijos
Depreciacin Contable: Reporte de Depreciacin Contable Reporte de activos que ya no se deprecian Proyeccin de depreciacin Conciliacin de activos Depreciacin Fiscal: Depreciacin con valores actualizados (factor anual) Depreciacin con valores actualizados (ajustes ISR) Con deduccin inmediata Impuesto a los activos fijos (IMPAC) Reporte de activos que ya no se deprecian Reporte de operaciones con terceros Reporte de balance general Reporte de estado de resultados Reporte de libro mayor Reporte de reexpresin de saldos Reporte de presupuestos Reportes de usuario
l l l l l l l
Qu funciones hacen ms eficiente mi sistema?
l
Aspel - COI cuenta con una gran flexibilidad para que la informacin que manejes puedas utilizarla en forma simultanea en otras aplicaciones, gracias a la opcin Copiado especial Puedes Personalizar la informacin que mostrar los catlogos o consultas. Puedes Exportar tu informacin a otros formatos de bases de datos o hojas de clculos sin ningn problema de compatibilidad y as crear tus propios informes personalizados. Cuentas con el Editor de Formatos, que te permite elaborar fcilmente tus propios formatos que se apeguen a las necesidades de tu empresa. Da de alta tus Usuarios para establecer a qu partes del sistema podrn ingresar y las operaciones que podrn llevar a cabo dentro de ellas.
l l
Consulta de auxiliares, saldos histricos Escoge el tema que desees consultar: Consulta de auxiliares Consulta de saldos histricos Saldo promedio diario
Cuentas deudoras, acreedoras y complementarias Cuentas de saldos deudoras Son aquellas que registran costos, gastos y prdidas, por lo tanto, aumentarn cargando, disminuirn abonando y su saldo ser deudor. Como ejemplo de estas cuentas se encuentran las compras, los gastos de compra, las devoluciones, rebajas y descuentos sobre venta, los gastos de venta, los gastos de administracin, los gastos financieros y los otros gastos. Cuentas de saldos acreedoras Son aquellas que registran ingresos, productos, ganancias, utilidades, por lo tanto, aumentarn abonando, diminuirn cargando y su saldo ser acreedor. Como ejemplo de estas cuentas tenemos las ventas, las devoluciones sobre compra, las rebajas y descuentos sobre compra, los productos financieros y los otros productos. Cuenta complementaria
l
La cuenta complementaria ser de naturaleza contraria a la de la cuenta que ests manejando, es decir, si la cuenta es de naturaleza acreedora, la cuenta complementaria deber ser de naturaleza deudora y viceversa, de lo contrario el sistema no dejar asignarla. Podrs realizar varias partidas que contengan las cuentas complementarias, en este caso debers verificar que tanto en el DEBE y en el HABER tengan las mismas cantidades para poder cuadrarlas. Puedes utilizar cuentas con o sin cuentas complementarias teniendo en cuenta que debers cuadrar tu pliza. Podrs cuadrar la pliza con la cuenta de cuadre que hayas indicado en los parmetros de configuracin.
l l
Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema En este primer paso del asistente debers indicar la forma en la que deseas realizar la activacin del sistema, las formas disponibles son:
l
Activacin del sistema en lnea (computadora con conexin a Internet) desde la computadora en la que se encuentre instalado el sistema, el requisito para realizar este tipo de Activacin es que la computadora tenga activo el servicio de Internet. Este es el tipo de activacin sugerida por omisin al acceder al asistente. Procesar una solicitud de activacin previa. A travs de un equipo de cmputo diferente (cuando la computadora donde se instal el sistema no cuenta con conexin a Internet), en este caso se tendr que generar previamente un "Archivo de peticin de Activacin" para enviarlo a Aspel de Mxico a travs de la pgina www.aspel.com.mx. Una vez recibida la respuesta, se deber ejecutar nuevamente el Asistente de Activacin para procesar el Archivo de respuesta de Activacin conforme a las instrucciones del mismo asistente.
Presiona el botn de "Siguiente" para continuar con el asistente Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema Datos de Registro del Cliente Peticin de Activacin del Sistema Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Resumen de la informacin Procesar la solicitud de Activacin del Sistema Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema En esta parte del asistente debers proporcionar el Nmero de serie y el Cdigo de activacin que para los productos en su versin tradicional o normal se localizan en el Certificado de Autenticidad (dentro del sobre de la Licencia de Uso que se te entreg al momento de su adquisicin), en el caso de los productos en renta estos datos se proporcionarn al realizar la contratacin del servicio de renta en aspel.com.mx En caso de que el Nmero de serie corresponda a una Actualizacin el sistema solicitar adems el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin correspondientes a la versin anterior (es decir, los del sistema que se va a actualizar). Es importante considerar que tanto para la activacin de Licencias de usuarios adicionales como para la Actualizacin de tu versin debers realizar primero el proceso de Actualizacin y Enlace de sistemas en la direccin aspel.com.mx/enlace Actualizacin y enlace de usuarios adicionales
Al seleccionar la liga "Certificado de Autenticidad" se mostrar un ejemplo de dicho certificado, en el cual se incluyen los datos del nmero de serie y cdigo de activacin. Presiona el botn "Siguiente" para continuar con el Asistente. Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados 1.- Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema 2.- Datos de Registro del Cliente 3.-Peticin de Activacin del Sistema 4.-Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema 5.-Resumen de la informacin 6.-Procesar la solicitud de Activacin del Sistema 7.-Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Datos de Registro del Cliente La informacin que se proporciona en esta ventana es muy importante, ya que corresponde a los datos de la persona Fsica o Moral del propietario de la Licencia de uso del sistema, por lo que la informacin que se indique debe ser adecuada ya que ser enviada a Aspel en donde quedar registrada para referencias futuras. En este paso hay datos de carcter obligatorio, por lo que si no los proporcionas no podrs avanzar a la siguiente ventana del asistente y continuar con la activacin del sistema, ya que en este caso el botn "Siguiente" estar deshabilitado.
Datos de Registro del cliente Continuacin
Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados 1. -Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema 2. -Peticin de Activacin del Sistema 3. -Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema 4. -Resumen de la informacin 5. -Procesar la solicitud de Activacin del Sistema 6. -Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Peticin de Activacin del Sistema El asistente te permitir realizar la peticin de dos formas: Activacin en lnea: Esta opcin enviar en lnea (es decir, en tiempo real) la peticin de activacin del sistema a Aspel. Para que esta operacin se realice debers asegurarte que tu conexin a Internet est activa y que la computadora donde ests realizando la activacin sea el equipo donde utilizars el sistema. Al activar el botn Siguiente, se presentar una pgina con el resumen de la informacin proporcionada, para que en caso de ser necesario se modifiquen los datos que se requieran antes de realizar la Activacin del sistema. Resumen de la informacin Activar desde otro equipo: Esta opcin permite generar y guardar fsicamente el Archivo de peticin de activacin del sistema en la ubicacin o ruta que indiques, para que posteriormente desde otra computadora que si cuente con acceso a Internet se acceda a la pgina aspel.com.mx/activacion y se deposite este archivo. En esa misma pgina se obtendr un archivo de respuesta de activacin. Finalmente ser necesario regresar al equipo donde se instal el sistema, acceder nuevamente al Asistente de Activacin y elegir la opcin "Procesar una solicitud de activacin previa" para concluir con la activacin del sistema. Al activar el botn Siguiente, el paso que se presenta en el asistente es: "Nombre de archivo para la solicitud de Activacin el Sistema". Nombre de archivo para la solicitud de Activacin el Sistema
Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados 1.- Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema 2.- Datos de Registro del Cliente 3.- Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema 4.- Resumen de la informacin 5.- Procesar la solicitud de Activacin del Sistema 6.- Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Resumen de la informacin En este paso se presenta un resumen de la informacin proporcionada la cual es indispensable para el registro y activacin del sistema. Estos datos son empacados y enviados a Aspel para el registro del sistema, por lo que es importante que verifiques tus datos, para que en caso de que existan datos errneos puedas regresar al paso donde se solicitaron y los proporciones nuevamente. Si la informacin es correcta, selecciona el botn "Activar". Recuerda que esta ventana se presentar independientemente del tipo de Activacin elegida, es decir, para "Activacin en lnea" o para "Procesar una solicitud de Activacin previa". Si el proceso que ests ejecutando es "Solicitar archivo de peticin para enviarlo desde otro equipo", en lugar del botn "Activar" estar disponible el bot n "Guardar", selecciona este botn para que el archivo de peticin sea grabado en la ruta que especificaste en el paso anterior "Nombre de archivo para la solicitud de activacin del sistema".
Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados 1.- Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema 2.- Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema 3.- Datos de Registro del Cliente 4.- Peticin de Activacin del Sistema 5.- Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema 6.- Procesar la solicitud de Activacin del Sistema 7.- Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema Esta ventana se presenta cuando la peticin de activacin se realizar desde otro equipo. Y su funcin consiste en guardar fsicamente el archivo de peticin de activacin en una ruta; por omisin se sugiere la ruta C:\...\Archivos de programa\ Archivos comunes\ Aspel\ Sistemas Aspel\ COI5.70. El nombre sugerido para el archivo por omisin se arma con el nmero de serie del sistema a activar junto con la terminacin Regasp, pero puedes modificarlo.

Este archivo deber depositarse en la pgina aspel.com.mx ah mismo obtendrs el archivo de respuesta.
Temas relacionados 1.-Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema 2.-Datos de Registro del Cliente 3.-Peticin de Activacin del Sistema 4.-Resumen de la informacin 5.-Procesar la solicitud de Activacin del Sistema 6.-Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema
Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema Una vez concluido el proceso de activacin y dependiendo de la forma de activacin (en lnea o mediante otro equipo con acceso a Internet) se desplegar una ventana informando del xito del proceso, dependiendo de la forma de activacin se desplegar la siguiente informacin: En lnea. Si la activacin fue satisfactoria se informar de su xito, en caso contrario se informar la razn por la cual fall el proceso y no se realiz la activacin del sistema.
Mediante otro equipo con acceso a Internet. Se informar del xito de la generacin del archivo de peticin y se presentarn los pasos que debes seguir para obtener el archivo de respuesta desde la pgina aspel.com.mx. Con el botn Imprimir, podrs obtener un reporte con la descripcin de dicho procedimiento.
Al terminar el asistente de activacin se desplegar la ventana de Abrir empresa que permite acceder al sistema. Problemas / Soluciones PROBLEMA El archivo de Respuesta de Activacin: xxxx.Respasp ha caducado. Deber generar un nuevo Archivo de Respuesta SOLUCIN El archivo que se especific no corresponde al que se gener mediante el asistente o se encuentra en otra ruta.
de Activacin vlido. Ocurri un Error al intentar leer El archivo se encuentra daado o no es el que se gener en la activacin del sistema. el Archivo de Respuesta de Activacin. Por favor, verifique que sea el archivo correcto. Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activacin Temas relacionados 1.- Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema 2.- Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema 3.- Datos de Registro del Cliente del Cliente 4.- Peticin de Activacin del Sistema 5.- Nombre de archivo para la solicitud de Activacin del Sistema 6.- Resumen de la informacin 7.- Procesar la solicitud de Activacin del Sistema
Revaluacin de activos Elige el tema que deseas consultar de los siguientes: Informacin general Consulta de la revaluacin Parmetros para la revaluacin Detalle revaluacin de activos
ACTIVOS Elige el tema que desees consultar: Consulta de activos Agregar un activo Modificar un activo Baja Contable de un activo Eliminar un activo Busca un activo Filtra un activo
Clculo del Ajuste anual por inflacin Qu es Para las nuevas disposiciones de la ley del ISR se incorpor el Ajuste anual por inflacin en lugar del Clculo del componente inflacionario. El ajuste anual por inflacin desde un punto de vista fiscal, representa la disminucin del poder adquisitivo que sufre un crdito o una deuda a travs del tiempo por el efecto del cambio en los precios. La disminucin del poder adquisitivo de la moneda que arroja el ajuste inflacionario no es del todo exacto, ya que se basa en el Indice Nacional de Precios al Consumidor y como bien sabemos este lo determina el Banco de Mxico basndose en algunos precios. Esto no quiere decir que el aumento de todos los precios constituyen la inflacin, pero para efectos fiscales debemos apegarnos a este Ajuste Anual por Inflacin. Este se deber determinar al final de cada ejercicio y se determinar si resulta acumulable o deducible. Manejo
l
Para calcular el ajuste anual por inflacin para un ejercicio regular, el sistema proporciona un Asistente el cual pretende guiarte en la realizacin de este proceso de manera rpida. En el asistente se solicita informacin con relacin al tipo de perodo (regular o irregular), las cuentas de crdito y de deudas, de esta forma el sistema podr determinar lo siguiente: 1. Se determina el saldo promedio anual de los crditos y de las deudas: Para obtener esto, el sistema suma el saldo de las cuentas de crdito al ltimo da de cada uno de los meses del ejercicio seleccionado, el resultado se divide por el nmero de meses de dicho ejercicio. Para las cuentas de deudas se realiza lo mismo.
2.
Se determina la diferencia entre saldo promedio anual de los crditos y el de las deudas.
Nota: Cuando el saldo promedio anual de los crditos resulte mayor al saldo promedio anual de las deudas, el ajuste anual por inflacin ser "Deducible", por lo que se sumar a los gastos. Cuando el saldo promedio anual de las deudas resulte mayor al saldo promedio anual de los crditos, el ajuste anual por inflacin ser "Acumulable", por lo que se sumar a los ingresos.
3. Ahora, con estos datos ya se puede determinar el "Ajuste anual por Inflacin".
Conclusiones: El ajuste anual por inflacin result deducible, ya que el saldo promedio anual de los crditos (7,500) result mayor al de las deudas (5,750), de manera que este ajuste anual por inflacin de ($99.75) se sumar a los gastos deducibles del ejercicio. Esto significa que los crditos los absorbi la inflacin, disminuy su poder adquisitivo y como consecuencia, el valor del activo disminuy, por lo que se ve una clara perdida, por ese motivo el ajuste anual por inflacin es deducible.
l
Si el ejercicio fiscal resultar de menos de 12 meses (irregular), ya sea por inicio de actividades o por liquidacin o inclusive por fusin o por escisin, entonces se divide el INPC del mes inmediato anterior al primer mes del mismo ejercicio anterior, entonces: 1. Se determina el saldo promedio anual de los crditos y de las deudas: Para obtener esto, el sistema suma el saldo de las cuentas de crdito al ltimo da de cada uno de los meses del ejercicio seleccionado, para este caso irregular (enero hasta junio), el resultado se divide por el nmero de meses de dicho ejercicio. Para las cuentas de deudas se realiza lo mismo.
2.
Se determina la diferencia entre saldo promedio anual de los crditos y el de las deudas.
Nota: Cuando el saldo promedio anual de los crditos resulte mayor al saldo promedio anual de las deudas, el ajuste anual por inflacin ser "Deducible", por lo que se sumar a los gastos. 3. Cuando el saldo promedio anual de las deudas resulte mayor al saldo promedio anual de los crditos, el ajuste anual por inflacin ser "Acumulable", por lo que se sumar a los ingresos.
4. Ahora, con estos datos ya se puede determinar el "Ajuste anual por Inflacin".
Conclusiones: El ajuste anual por inflacin result deducible, ya que el saldo promedio anual de los crditos (7,333.33) result mayor al de las deudas (5,666.67), de manera que este ajuste anual por inflacin de ($42,666) se sumar a los gastos deducibles del ejercicio. Esto significa que los crditos los absorbi la inflacin, disminuy su poder adquisitivo y como consecuencia, el valor del activo disminuy, por lo que se ve una clara perdida, por ese motivo el ajuste anual por inflacin es deducible. Observaciones Para valuar los crditos o las deudas en moneda extranjera se tomar su valor monetario existente al primer da del mes del ejercicio en que se est efectuando. Si en el ejemplo fuera el caso contrario, donde mis deudas hubiesen disminuido su poder adquisitivo, a una disminucin de pasivo y por lo tanto sera una ganancia. Para este caso el ajuste anual por inflacin sera acumulable y se sumara a los ingresos. Tema relacionado Ajuste anual por inflacin
l l l l l l l
Tipo de activo Descripcin Localizacin Monto original MN Monto original ME Fecha de adquisicin Mximo deducible
l l l l l l l
Valor del mercado Vida til Estado del activo Fecha de eliminacin Departamento Nmero de serie Tipo de cambio
Captura ruta SAE Acceso Men Archivos, Operaciones con terceros, Datos fiscales de terceros, botn
Qu es En esta ventana se indica la ruta para acceder al catlogo de proveedores del sistema Aspel-SAE y poder importar los proveedores que tienes dados de alta en el sistema. Campos de este proceso Campo Nmero de empresa SAE Ruta o Alias Nota Si la informacin que se trae de SAE no est completa, es decir, la Clave, Nombre y RFC del proveedor, stos se vern con un valor por omisin de para tipo de tercero ser 4= Proveedor Nacional y el tipo de operacin ser 85= Otros. Tema relacionado Datos fiscales de terceros Descripcin Escribe el nmero de empresa de SAE para importar los datos de los proveedores. Escribe o selecciona la ruta donde se encuentra la base de datos del sistema AspelSAE.
l l l l l l l l l l
Tipo de activo Descripcin Monto Original Monto Original ME Fecha de adquisicin Mximo deducible Valor del mercado Depreciacin acumulada Mtodo de depreciacin Tasa de depreciacin contable
l l l l l l l l l l
Tasa de depreciacin contable Estado Deduccin inmediata Inicio de depreciacin contable Inicio de depreciacin fiscal Depreciacin acumulada fiscal Depreciacin perodo Depreciacin total Remanente a depreciar Factor de actualizacin
Depreciacin actualizada
Opciones de Abrir empresa Manejo Podrs abrir una empresa de las siguientes dos maneras: Abrir empresa al iniciar la sesin Abrir empresa dentro de una sesin
l l l l l
Activo Tipo de activo Descripcin Monto Original
l l l l
Valor de mercado Estado ltima revaluacin Revaluacin perodo
Monto Original ME
l l l l l
Activo Descripcin Fecha de adquisicin Valor de mercado Estado
l l l l l
Nmero de serie Prximo mantto. ltimo mantto. Periodicidad mantto. Costo mantto.
l l l l l l l
Activo Descripcin Monto Original Monto Original ME Nmero de pliza Aseguradora
l l l l l l
Telfono de siniestros Cobertura Monto asegurado Prima total Deducible Vigencia de pliza
Agente de seguros
Preguntas y respuestas ms comunes de Aspel-COI 5.7 Cmo doy de alta el Catlogo de cuentas? Cmo se elabora una pliza de cierre? Cmo puedo integrar mis plizas? De qu forma agrupo mis activos?
Presentacin preliminar de los reportes
Botones
Funcin Salir del reporte.
Imprime el reporte. Se mueve a la pgina que le indiques. Despus de capturar el nmero de pgina pulsa la tecla Enter. Zoom para modificar el porcentaje de visualizacin del reporte. Avanza a la primera o a la ltima pgina del reporte. Regresa a la pgina anterior o avanza a la siguiente. Permite colocar el archivo .BMP con el logotipo de tu empresa. Nota: Todos los reportes cuentan con algunos elementos en el encabezado: el Nombre de la empresa, la fecha de emisin del reporte y el nmero de pgina.
Gua prctica de procesos Qu es

Te sugerimos revisar los siguientes procedimientos, para que puedas llevar una administracin confiable y efectiva (no es indispensable que cumplas con este orden de manera explcita): Proceso 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Volver a la Gua Rpida de Aspel - COI Ya leste tu manual de referencia? Ya sabes cmo opera tu sistema en trminos generales? Instala Aspel - COI para empezar a trabajar. Activa tu sistema para asegurar el 100% de funcionalidad Define los Parmetros de tu Sistema, los cuales sirven para controlar el funcionamiento general de Aspel - COI. Es importante que conozcas la Interaccin de los mdulos, a fin de que lleves una administracin ordenada. Configura los Perfiles del Usuario, para limitar el acceso a funciones importantes del programa. Define tus Aplicaciones Asociadas, como la calculadora y la hoja de clculo de Windows, que te sern de gran utilidad en tu operacin. Configura tu barra de herramientas, para activar con un botn las funciones ms importantes. Activa el Modo alterno de Captura, para acelerar la captura de datos. Conoce el Control de Archivos, que te permite revisar el estado de tu base de datos y poder corregir daos en caso de una falla elctrica en tu computadora. Aprende a Respaldar tus Datos y a reinstalar tu respaldo en caso necesario.
Opciones para departamentos Agregar un departamento Modificar un departamento
Opciones para tipos de activos Que tema quieres consultar: Agregar un tipo de activo Modificar un tipo de activo
Opciones de los Conceptos de plizas Agregar conceptos de plizas Modificar conceptos de pliza Reporte de conceptos de plizas
Men Edicin En el men edicin te encontrars las siguientes opciones genricas: Agregar Modificar Eliminar Pegar
Ventana de Traduccin de perfiles Acceso
l
Desde el asistente de traduccin, Traduccin perfiles, botn Configurar
Que es Esta ventana muestra los usuarios que se encuentran en la empresa que ests traduciendo de una versin anterior. Manejo En la ventana se muestran los usuarios registrados en la versin a traducir y los usuarios Aspel a los que se les puede asignar o crear como un nuevo usuario.
La informacin que se muestra en la parte superior de la ventana es: el nmero de la empresa de la cual se van traducir los perfiles, la versin al que corresponde, as como el directorio fuente y destino. Adems muestra los usuarios que se traducirn o no de acuerdo a la configuracin que se de por cada usuario de versin anterior y su relacin que tendr con los usuarios actuales de los sistemas Aspel que contienen el nuevo manejo de Perfiles de usuario. Usuarios Aspel-COI Muestra los usuarios que estn registrados en la empresa de una versin anterior de Aspel-COI 5.7, el nombre de los usuarios por default ser USUARIOX, donde X es el nmero de usuario asignado en versiones anteriores, pero se puede modificar. Usuarios Aspel Muestra las funciones que se pueden aplicar a los usuarios a traducir tales como Crear como usuario nuevo y No traducir, as como los usuarios dados de alta en los sistemas Aspel que manejan el nuevo esquema de perfiles de usuario, tales como Aspel-NOI 4.0 y los liberados despus de este sistema; para poder asociar usuarios de versin anterior con usuarios de versiones recientes.
Sugerencias
l
En caso que relaciones un usuario de versin anterior con algn usuario Aspel actual que no pertenezca a Aspel-COI 5.7 el sistema lo dar de alta automticamente y tomar el nombre que tengas en el campo Usuarios Aspel COI. Tambin tienes la opcin de no traducir el usuario de versin anterior. Si seleccionaste la opcin Crear como usuario nuevo, slo se traducirn sus perfiles pero es necesario registrar el usuario nuevo antes de traducir para que se le asigne los perfiles.
l l
Consideraciones para trabajar con Windows Vista -SEGURIDAD: Windows Vista propone un nuevo esquema de seguridad en el cual cada actividad que se ejecuta puede infringir la seguridad del sistema, motivo por el cul solicita constantemente la autorizacin del usuario. Si el usuario no es un Administrador, Vista solicita adicionalmente el usuario y contrasea para llevar a cabo actividades que en versiones anteriores no requeran autorizacin de un usuario Administrador. Para la adecuada funcionalidad de los sistemas Aspel debers tomar en cuenta lo siguiente: Si tienes Aspel-AL versin 2.00.5 o anterior instalado, es necesario que lo ejecutes en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de Aspel-AL y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"), para que obtengas la funcionalidad adecuada; este proceso permitir tambin que Aspel AL se actualice a la versin ms reciente. Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando al ejecutar Aspel AL no presente la imagen de los productos instalados y muestre el mensaje: "No se hall el registro del producto, por favor proporcione la ubicacin del archivo de versin". Al ejecutar Aspel-AL versin 2.00.6 o superior tendr el siguiente comportamiento de acuerdo a tu perfil de usuario Windows: Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin de Aspel-AL. Acptala. Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red. Para modificar el directorio de archivos comunes (DAC), es necesario que ejecutes tu sistema en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalado y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"). Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando el querer modificar el DAC dentro de los sistemas Aspel obtengas un mensaje como: "Asistente DAC. Hubo un error al momento de crear el directorio. Probablemente no tenga permisos de escritura". Cuando actives el Servidor de Licencias Aspel el sistema tendr el siguiente comportamiento dependiendo de tu perfil de usuario de Windows: Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin del Servidor de Licencias. Debers Aceptarla. Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red. Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 versiones Manejo Aspel-BANCO soporta el manejo base de datos en formato SQL versiones 2000, 2005 Estndar y SQL Express (MSSQL). Para el adecuado funcionamiento de Aspel-BANCO en MS-SQL 2005 Estndar o Express, considera lo siguiente: - Si en la base de datos existen claves que sean muy parecidas, es decir, donde la diferencia radique solamente porque una se escribe con letras maysculas y la otra es igual pero con letras minsculas (por ejemplo:"a", "A"), es necesario que la base de SQL a exportar tenga configurado el atributo:"Latin1_General_Bin" para que pueda diferenciar estas claves y no tomarlas como repetidas, ya que si en BANCO se realiza la exportacin de una base con estas caractersticas y la base de SQL no tiene configurado dicho atributo, los ndices de los archivos donde se encuentran las claves "repetidas" no se podrn regenerar y por lo tanto no se podr trabajar con dicha base en formato SQL. - Es requisito configurar las propiedades de la base de datos para que trabaje con compatibilidad de SQL 2000 y para ello se debe modificar el nivel de compatibilidad de 90 a 80 para poder exportar y crear bases
de datos en este formato. - En las propiedades de la base de datos de SQL se debe definir el tipo de intercalacin "Latin1_General_Bin". -Adicionalmente para que Aspel-BANCO pueda exportar a bases de datos a SQL 2005 se debe: 1. Indicar como propietario de la base de datos, el usuario de SQL. 2. En SQL 2005 Estndar, se debe tener activo el parmetro "dbcreator" en las propiedades de inicio de sesin (opcin "Funciones del servidor") 3. En SQL 2005 Express al menos se debe tener activa la opcin "public" Es requisito que tanto el idioma del manejador de bases de datos como el idioma de los equipos clientes sea el mismo, por ejemplo espaol-espaol, te recomendamos ampliamente una instalacin en idioma "espaol". SQL 2005 Express SQL 2005 Express es una base de datos que viene configurada por omisin para accesos locales, es decir, en la mquina donde se instale es la nica que puede hacer uso del servidor de bases de datos, si se requieren conexiones desde otras mquinas entonces se debe seguir el procedimiento descrito en: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;914277 Antes de exportar tu base de datos a formato SQLServer, es necesario que para el adecuado funcionamiento de BANCO tomes en cuenta las siguientes configuraciones de SQL: Para usar este tipo de base de datos desde Aspel-BANCO, debers configurar el sistema para que trabaje con dicha base desde la ventana de control de archivos/opcin Avanzado, seleccionando el tipo de base de datos "MSSQL". Para su correcta configuracin se requiere modificar el nivel de compatibilidad del lenguaje SQL para que soporte las sentencias generadas por BDE, para ello se debe ejecutar desde el servidor SQL el siguiente procedimiento almacenado: EXEC sp_dbcmptlevel 'Nombre_Base_de_Datos', '80'; El '80' significa que es compatible con SQL Server 2000 Se recomienda ampliamente que para cualquier problema consultes la documentacin de ayuda que brinda Microsoft para el manejo de estos tipos de base de datos.
La v entana de la consulta es la siguiente:
Tambin podrs Ordenar la inf ormacin por columna de manera ascendente o descendente de acuerdo al v alor
Botones disponibles desde la barra de herramientas: Botones Descripcin Te permite Agregar una cuenta.
Este botn te permite Modif icar la cuenta en el sistema.
Permite Eliminar cuentas capturadas anteriormente.
Filtrar la inf ormacin de acuerdo a lo requerido.
Quita el Filtro que tenias activ ado en la consulta.
Restaurar el orden de los datos como se encontraban antes del f iltrado.
Realiza una Bsqueda de inf ormacin requerida en la consulta.
Imprime la consulta de cuentas.
Con este botn podrs v isualizar la Presentacin preliminar del reporte del catlogo de cuentas; podrs modif icar la presentacin del mismo de acuerdo a las herramientas av anzadas que te of rece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la inf ormacin hacia otras aplicaciones.
Prepara la consulta para su env o y /o publicacin en Internet.
Env a y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archiv os de consulta preparados con anterioridad.
Exporta las consultas a f ormato Palm
Te permite Editar la pliza que contiene mov imientos sobre esta cuenta.
Muestra el detalle del Saldo histrico del auxiliar de la cuenta.
Inf ormacin que podrs aadir o eliminar es:
l l l l l l l l l l l l l l l
Tipo de cuenta Descripcin de la cuenta Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado Saldo Inicial Saldo inicial ME l de cargos Total de cargos ME Total de abonos Total de abonos ME Contrapartida Saldo f inal Saldo f inal ME ME = moneda extranjera
Funciones para obtener el pago provisional y anual del IETU
Intercambio dinmico de datos Nombre de funcin : CEDULADEDADICIONALIETU Sintaxis: el parmetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-ao (MMAA). Nombre de funcin : CEDULACREDXINVERSION Sintaxis: el primer parmetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-ao (MMAA), el segundo parmetro es un double que indica el % IETU que se va a aplicar y el tercer parmetro nos indica si es un pago provisional(P) o anual (A). Nombre de funcin : CEDULACREDXINVENTARIO Sintaxis: @CEDULACREDXINVENTARIO[PERACT | MMAA, TASAIETU, P|A, N ] el primer parmetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mesao (MMAA), el segundo parmetro es un double que indica el % IETU que se va a aplicar, el tercer parmetro nos indica si es un pago provisional(P) o anual (A) y el cuarto parmetro es un entero que se refiere al nmero de rango de cuentas (N) que el usuario quiere utilizar en esta cdula. Nombre de funcin: CEDULACREDXSUELDOS Sintaxis: @CEDULACREDXSUELDOS[PERACT | MMAA, TASAIETU, N ]el primer parmetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-ao (MMAA), el segundo parmetro es un double que indica el % IETU que se va a aplicar y el tercero parmetro es un entero que se refiere al nmero de rango de cuentas (N) que el usuario quiere utilizar en esta cdula. Funciones adicionales: @INGRESOIETU[PERACT] Nos devuelve el monto de los ingresos acumulados a un periodo. @DEDUCCIONIETU[PERACT] Nos devuelve el monto de las deducciones acumuladas a un periodo. @ACTIVOEJERCICIOSANTERIORES[A]' Nos devuelve una matriz de activos que nos sirve como base para los clculos de la cdula de crdito fiscal para inversiones del 1/sep/1998 al 31/agosto/2007 @DEDADISIONALIETU[M] Nos devuelve el monto de las inversiones del 1/sep/2007 al 31/dic/2007, nos sirve como base para el clculo de la deduccin adicional
Administrador de hojas de clculo Arma tus reportes en Excel (DDE, Intercambio dinmico de datos) Aspel Herramientas
l l Qu es
Men Archiv os, Catlogo de cuentas. Desde la Barra de herramientas principal con el botn (*)
En esta consulta se encuentran las cuentas contables y todas sus caractersticas, por omisin el sistema muestra en ella el nmero de cuenta, la descripcin y saldo f inal; sin embargo esta consulta puede ser personalizada de acuerdo a tus necesidades. Imagen de la consulta Manejo Como obtener informacin Esta consulta se v isualiza por perodos de tiempo indicados en las pestaas localizadas en la parte inf erior de la v entana. Es posible que tu consulta la realices f iltrando la inf ormacin por tipo de cuenta (acumulativ a y de detalle), para Activ os, Pasiv os, o Capital o personalizando este f iltro con otras especif icaciones. Dentro de este mdulo puedes consultar los auxiliares de cada cuenta desde la misma v entana del catlogo de cuentas. Adicionalmente podrs hacer una exportacin y /o copiado especial de la consulta.
Cuentas auxiliares
Informacin que podrs aadir o eliminar es:
l l l l l l l l l l l l l l l Como visualizar la informacin
Podrs v isualizar las cuentas de dos f ormas, para v er slo cuentas de may or (acumulativ as), debes indicarlo por medio de la opcin Contraer Cuenta; si deseas que se v isualicen con las subcuentas, debes indicarlo por medio de la opcin Expandir cuentas. Si deseas expandir o contraer de manera indiv idual alguna cuenta en particular, indica la cuenta que deseas desplegar y utiliza entonces los signos "+" para expandir y v er las subcuentas de la cuenta o "-" para contraer la cuenta. Podrs editar la pliza desde el mdulo de auxiliares, as como consultar los Saldos Histricos, exportar la consulta a Excel e imprimir la consulta de auxiliares.
Edicin de plizas Campos de este proceso Campo No. de cuenta Descripcin
Indica el nmero de la cuenta a dar de alta; si la cuenta es de detalle el sistema te sugiere la subcuenta de la cuenta de may or, slo si te
colocas sobre la cuenta de may or haciendo clic en el botn . Con el botn o la tecla de f uncin F2, se desplegar el catlogo de cuentas para que te gues sobre la cuenta de detalle o de may or que le corresponde. Tecla de ay uda F2 Descripcin Def ine el nombre que le pondrs a la cuenta.
Tipo de cuenta Carpeta Generales Campo Es departamental Descripcin Este campo es inf ormativ o e indica si la cuenta es departamental, posteriormente en el catlogo de cuentas departamentales debers dar de alta las cuentas departamentales e ingresar la inf ormacin correspondiente a sus saldos iniciales y f inales. Agregar cuentas departamentales Este campo se activ a si en los parmetros de conf iguracin est activ ado el campo "Manejo de departamentos" para reactiv ar en el sistema este manejo. Saldo inicial Def ine el saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores debes introducirlos a trav s de una pliza (recuerda que la captura manual del saldo inicial tambin debe aplicarse a las cuentas acumulativ as). Pero es ms recomendable dar de alta el saldo inicial de tus cuentas a trav s de una pliza de inicio. Nota Slo se podrn registrar saldos iniciales, si se tiene activ o el parmetro "Captura del saldo inicial" desde los Parmetros del sistema / Carpeta Cuentas. Parmetros de cuentas / Captura de saldo inicial Este campo es inf ormativ o, se actualiza automticamente por los mov imientos registrados en el sistema, por lo que no est permitido el acceso para la captura. Selecciona el tipo de cuenta que v ay as a dar de alta de acuerdo a las propiedades de la cuenta.
Saldo final
Presupuesto mensual Aspel - COI te permite asignar un presupuesto mensual, cuy o monto se podr comparar con los saldos mensuales que v a arrojando el sistema. Anota aqu el monto al que asciende el presupuesto mensual de la cuenta para el perodo de trabajo. Presupuesto anual Presupuesto acumulado Anota la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el ao. El sistema acumular el presupuesto de cada perodo en este campo, el cual se reinicia cuando se llega al mes de ajuste.
Temas relacionados Agregar cuentas Exportacin de consultas Modif icar cuentas Personaliza tu consulta Eliminar cuentas Buscar cuentas Filtrar cuentas Opciones de impresin Consulta de auxiliares, saldos histricos y saldo promedio diario
Consulta del Catlogo de cuentas Acceso
l l Qu es
En esta consulta se encuentran las cuentas contables y todas sus caractersticas, por omisin el sistema muestra en ella el nmero de cuenta, la descripcin y saldo f inal; sin embargo esta consulta puede ser personalizada de acuerdo a tus necesidades. _Ventana de la consulta_ __Botones_ _Columnas_ Manejo Como obtener informacin Esta consulta se v isualiza por perodos de tiempo indicados en las pestaas localizadas en la parte inf erior de la v entana. Es posible que tu consulta la realices f iltrando la inf ormacin por tipo de cuenta (acumulativ a y de detalle), para Activ os, Pasiv os, o Capital o personalizando este f iltro con otras especif icaciones. Dentro de este mdulo puedes consultar los auxiliares de cada cuenta desde la misma v entana del catlogo de cuentas. Adicionalmente podrs hacer una exportacin y /o copiado especial de la consulta.
Cuentas auxiliares
colocas sobre la cuenta de may or haciendo clic en el botn . Con el botn o la tecla de f uncin F2, se desplegar el catlogo de cuentas para que te gues sobre la cuenta de detalle o de may or que le corresponde. Tecla de ay uda F2 Descripcin Tipo de cuenta Def ine el nombre que le pondrs a la cuenta. Selecciona el tipo de cuenta que v ay as a dar de alta de acuerdo a las propiedades de la cuenta.
Carpeta Generales Campo Es departamental Descripcin Este campo es inf ormativ o e indica si la cuenta es departamental, posteriormente en el catlogo de cuentas departamentales debers dar de alta las cuentas departamentales e ingresar la inf ormacin correspondiente a sus saldos iniciales y f inales. Agregar cuentas departamentales Este campo se activ a si en los parmetros de conf iguracin est activ ado el campo "Manejo de departamentos" para reactiv ar en el sistema este manejo. Saldo inicial Def ine el saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores debes introducirlos a trav s de una pliza (recuerda que la captura manual del saldo inicial tambin debe aplicarse a las cuentas acumulativ as). Pero es ms recomendable dar de alta el saldo inicial de tus cuentas a trav s de una pliza de inicio. Nota Slo se podrn registrar saldos iniciales, si se tiene activ o el parmetro "Captura del saldo inicial" desde los Parmetros del sistema / Carpeta Cuentas. Parmetros de cuentas / Captura de saldo inicial Este campo es inf ormativ o, se actualiza automticamente por los mov imientos registrados en el sistema, por lo que no est permitido el acceso para la captura.
Saldo final
Temas relacionados
l l Qu es
En esta consulta se encuentran las cuentas contables y todas sus caractersticas, por omisin el sistema muestra en ella el nmero de cuenta, la descripcin y saldo f inal; sin embargo esta consulta puede ser personalizada de acuerdo a tus necesidades. Imagen de la consulta Botones de la Barra de herramientas Columnas disponibles en la consulta Imagen de la v entana Imagen de la consulta Imagen de la consulta Botones de la Barra de herramientas Columnas disponibles en la consulta Imagen de la consulta Botones de la Barra de herramientas Columnas disponibles en la consulta Imagen de la consulta Botones de la Barra de herramientas Columnas disponibles en la consulta Manejo Como obtener informacin Esta consulta se v isualiza por perodos de tiempo indicados en las pestaas localizadas en la parte inf erior de la v entana. Es posible que tu consulta la realices f iltrando la inf ormacin por tipo de cuenta (acumulativ a y de detalle), para Activ os, Pasiv os, o Capital o personalizando este f iltro con otras especif icaciones. Dentro de este mdulo puedes consultar los auxiliares de cada cuenta desde la misma v entana del catlogo de cuentas. Adicionalmente podrs hacer una exportacin y /o copiado especial de la consulta. Botones de la Barra de herramientas Columnas disponibles en la consulta
Cuentas auxiliares
l l l l l l l l l
Tipo de cuenta Descripcin de la cuenta Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado Saldo Inicial Saldo inicial ME l de cargos
l l l l l l l Como visualizar la informacin Podrs v isualizar las cuentas de dos f ormas, para v er slo cuentas de may or (acumulativ as), debes indicarlo por medio de la opcin Contraer Cuenta; si deseas que se v isualicen con las subcuentas, debes indicarlo por medio de la opcin Expandir cuentas. Si deseas expandir o contraer de manera indiv idual alguna cuenta en particular, indica la cuenta que deseas desplegar y utiliza entonces los signos "+" para expandir y v er las subcuentas de la cuenta o "-" para contraer la cuenta. Podrs editar la pliza desde el mdulo de auxiliares, as como consultar los Saldos Histricos, exportar la consulta a Excel e imprimir la consulta de auxiliares. Total de cargos ME Total de abonos Total de abonos ME Contrapartida Saldo f inal Saldo f inal ME ME = moneda extranjera
colocas sobre la cuenta de may or haciendo clic en el botn . Con el botn o la tecla de f uncin F2, se desplegar el catlogo de cuentas para que te gues sobre la cuenta de detalle o de may or que le corresponde. Tecla de ay uda F2 Descripcin Tipo de cuenta Carpeta Generales Campo Es departamental Descripcin Este campo es inf ormativ o e indica si la cuenta es departamental, posteriormente en el catlogo de cuentas departamentales debers dar de alta las cuentas departamentales e ingresar la inf ormacin correspondiente a sus saldos iniciales y f inales. Agregar cuentas departamentales Este campo se activ a si en los parmetros de conf iguracin est activ ado el campo "Manejo de departamentos" para reactiv ar en el sistema este manejo. Saldo inicial Def ine el saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores debes introducirlos a trav s de una pliza (recuerda que la captura manual del saldo inicial tambin debe aplicarse a las cuentas acumulativ as). Pero es ms recomendable dar de alta el saldo inicial de tus cuentas a trav s de una pliza de inicio. Nota Slo se podrn registrar saldos iniciales, si se tiene activ o el parmetro "Captura del saldo inicial" desde los Parmetros del sistema / Carpeta Cuentas. Parmetros de cuentas / Captura de saldo inicial Este campo es inf ormativ o, se actualiza automticamente por los mov imientos registrados en el sistema, por lo que no est permitido el acceso para la captura. Def ine el nombre que le pondrs a la cuenta. Selecciona el tipo de cuenta que v ay as a dar de alta de acuerdo a las propiedades de la cuenta.
Saldo final
l l Qu es
En esta consulta se encuentran las cuentas contables y todas sus caractersticas, por omisin el sistema muestra en ella el nmero de cuenta, la descripcin y saldo f inal; sin embargo esta consulta puede ser personalizada de acuerdo a tus necesidades.
Imagen de la consulta
Manejo Como obtener informacin Esta consulta se v isualiza por perodos de tiempo indicados en las pestaas localizadas en la parte inf erior de la v entana. Es posible que tu consulta la realices f iltrando la inf ormacin por tipo de cuenta (acumulativ a y de detalle), para Activ os, Pasiv os, o Capital o personalizando este f iltro con otras especif icaciones. Dentro de este mdulo puedes consultar los auxiliares de cada cuenta desde la misma v entana del catlogo de cuentas. Adicionalmente podrs hacer una exportacin y /o copiado especial de la consulta.
Cuentas auxiliares
colocas sobre la cuenta de may or haciendo clic en el botn . Con el botn o la tecla de f uncin F2, se desplegar el catlogo de cuentas para que te gues sobre la cuenta de detalle o de may or que le corresponde. Tecla de ay uda F2 Descripcin Def ine el nombre que le pondrs a la cuenta.
Tipo de cuenta Carpeta Generales Campo Es departamental Descripcin Este campo es inf ormativ o e indica si la cuenta es departamental, posteriormente en el catlogo de cuentas departamentales debers dar de alta las cuentas departamentales e ingresar la inf ormacin correspondiente a sus saldos iniciales y f inales. Agregar cuentas departamentales Este campo se activ a si en los parmetros de conf iguracin est activ ado el campo "Manejo de departamentos" para reactiv ar en el sistema este manejo. Saldo inicial Def ine el saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores debes introducirlos a trav s de una pliza (recuerda que la captura manual del saldo inicial tambin debe aplicarse a las cuentas acumulativ as). Pero es ms recomendable dar de alta el saldo inicial de tus cuentas a trav s de una pliza de inicio. Nota Slo se podrn registrar saldos iniciales, si se tiene activ o el parmetro "Captura del saldo inicial" desde los Parmetros del sistema / Carpeta Cuentas. Parmetros de cuentas / Captura de saldo inicial Este campo es inf ormativ o, se actualiza automticamente por los mov imientos registrados en el sistema, por lo que no est permitido el acceso para la captura. Selecciona el tipo de cuenta que v ay as a dar de alta de acuerdo a las propiedades de la cuenta.
Saldo final

Manual Coi57 SCT

Загружено:

Сведения о документе

Оригинальное название

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Manual Coi57 SCT

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Grump

MANUAL DE AYUDA Aspel-COI 5.7 Sistema de Contabilidad Integral

b) Al dar de alta una cuenta:

Captura de plizas en moneda extranjera

Digitalizacin de la contabilidad (Documentos asociados a las plizas)

Balanza de comprobacin con departamentos

Administrador de hojas fiscales y financieras (.XLS)

Parmetros del sistema Archivos de datos Perfiles de usuarios

Infoweb: Publicacin de informacin en Internet

Lo nuevo de la versin 5.7

Lo nuevo de la versin 5.6

Conceptos de plizas Activos

Para mayor informacin consulta el ayuda de Aspel-AL.

Microsoft Novell Netware Cualquiera compatible con las anteriores

Adems de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente informacin:

Cuando no existe un directorio de archivos comunes en tu computadora

Si ya existe un directorio de archivos comunes

Desde la carpeta de instalacin del programa con el archivo COIWIN.EXE

Desde el archivo de acceso directo

Men Utileras, Configuracin, Perfiles de usuarios

Tema relacionado Abrir empresa

Men Archivos, Salir. Desde la Barra de herramientas, con el botn

Validacin y reactivacin de un sistema

Proporciona el nombre Responsable de la Empresa. La direccin incorrecta. electrnica

Proporciona la Clave Lada Proporciona telfono el Nmero

Men Utileras, Activar Sistema

Men Ayuda, Acerca de COI Men Archivo, Abrir empresa

Las opciones disponibles en la pgina son:

Men Utileras, Servidor de licencias

Men archivos, Administrador de perodos, con el botn

o men flotante, opcin Agregar un perodo o Alt + Ins

Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

Desde la Barra de herramientas con el botn

o desde el men flotante, opcin Auditar / Desauditar perodo

archivos Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.

Nombre del archivo

Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn

Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn

Qu es Este proceso regenera el archivo del administrador de perodos.

Campos de este proceso Campo Descripcin

Perfiles del usuario

Men Configuracin, Parmetros del sistema

Men Configuracin, Parmetros del sistema, Datos de la empresa

Direccin Poblacin R.F.C. Registro estatal Temas relacionados

Men Configuracin, Parmetros del sistema, Cuentas

Captura de saldo inicial

Repercusiones - Posible problema

Base de datos Nota

Men Configuracin, Parmetros del sistema, Plizas

Campos Campo Tipos de pliza Descripcin

Las plizas se presentarn organizadas por tipo y nmero de pliza.

Mes de cierre fiscal

Men Configuracin, Parmetros del sistema, Activos

Men Configuracin, Parmetros del sistema, Multimoneda

Men Configuracin, Parmetros del sistema, Fiscal

Para operaciones con terceros/Para Ingresos IETU

Men Configuracin, Datos de la empresa

Direccin Poblacin R.F.C. Registro Estatal

Problemas y Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

Men Configuracin, Datos de la empresa, con el botn Cambios.

Men Configuracin, Preferencias, Barra de herramientas

Men Configuracin, Activar Sugerencias

Men Utileras, Calculadora Desde la Barra de herramientas principal, con el botn