Jose Ignacio Gonzlez Gmez. Departamento de Economa Financiera y Contabilidad Universidad de La Laguna http://www.jggomez.

eu/

Tema: Excel Dashboard y TD PARTE II: Tcnicas y trucos de formato aplicable a nuestros Dashboard

Indice
1 CUATRO REGLAS EFICIENTEMENTE 1.1 1.2 1.3 1.4 BSICAS PARA TRABAJAR CON EXCEL

REGLA 1: 80/20 REGLA 2: FALLOS COMUNES EN LA ORGANIZACIN DE LA INFORMACIN REGLA 3: SOBRE EL FORMATO REGLA 4: SOBRE LAS FRMULAS TILES DE PRESENTACIN PARA NUESTROS

2 TCNICAS DASHBOARD 2.1 2.2 3 3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.2 4.3

OCULTAR FILAS O COLUMNAS DE UNA PESTAA DE EXCEL QUITAR LNEAS O NOMENCLATURAS DE EXCEL OBJETIVO MTODO BSICO MTODO AVANZADO, CON MACROS OBJETIVO. VERSIN SIMPLE VERSIN AVANZADA

LIMITAR EL DESPLAZAMIENTO A LO LARGO DE UNA HOJA

OCULTAR HOJAS PARA QUE NO PUEDAN SER MOSTRADAS

5 CREAR UNA VISTA PERSONAL DE EXCEL. ESPACIO DE TRABAJO PERSONALIZADO, FICHERO XLWY 6 APLICANDO SMBOLOS EN NUESTRAS CELDAS 6.1 6.2 SMBOLOS COMUNES DE FONTS EN EXCEL APLICANDO SMBOLOS A TRAVS DE FORMATO CONDICIONAL

7 LA CMARA DE FOTOS DE EXCEL, UNA HERRAMIENTA BSICA PARA NUESTROS DASHBOARD 8 BIBLIOGRAFA

1 Cuatro reglas eficientemente

1.1 Regla 1: 80/20

bsicas

para

trabajar

con

Excel

Quiz la regla ms importante a seguir cuando se disea una hoja de clculo es tener una visin a largo plazo y nunca presuponer que no necesitar aadir ms datos o frmulas a la hoja de clculo. Teniendo esto en mente, deber dedicar alrededor del 80% de su tiempo en planificar la hoja de clculo y alrededor del 20 % en implementarla. 1.2 Regla 2: Fallos comunes en la organizacin de la informacin

El fallo nmero uno que cometen muchos usuarios de Excel cuando crean sus hojas de clculo es que no configuran y organizan la distribucin de la informacin en la manera en la que Excel y sus caractersticas esperan. A continuacin, y sin ninguna orden en particular, mostramos algunos de los fallos ms comunes que cometen los usuarios cuando organizan una hoja de clculo: Dispersin innecesaria de los datos a lo largo de diferentes libros. Dispersin innecesaria de los datos a lo largo de diferentes hojas de clculo. Dispersin innecesaria de los datos a lo largo de diferentes tablas. Tener filas y columnas en blanco en tablas con datos. Dejar celdas vacas para datos repetidos.

Los tres primeros puntos de la lista tienen que ver con una cosa: siempre debe intentar mantener los datos relacionados en una tabla continua. Una y otra vez hemos podido ver hojas de clculo que no siguen esta simple regla y por tanto estn limitadas en su capacidad para aprovechar por completo algunas de las funciones ms potentes de Excel, incluyendo las tablas dinmicas, los subtotales y las frmulas. En dichos escenarios, slo podr utilizar estas funciones aprovechndolas por completo cuando organice sus datos en una tabla muy sencilla. No es una mera coincidencia que las hojas de clculo de Excel puedan albergar 65.536 filas pero solamente 256 columnas. Teniendo esto en mente, debera configurar las tablas con encabezados de columnas que vayan a lo largo de la primera fila y los datos relacionados distribuidos de forma continua directamente debajo de los encabezados apropiados. Si observa que est repitiendo el mismo dato a lo largo de dos o ms filas en una de esas columnas, evite la tentacin de omitir los datos repetidos utilizando celdas en blanco para indicar dicha repeticin. Asegrese de que los datos estn ordenados siempre que sea posible. Excel dispone de un excelente conjunto de frmulas de referencia, algunas de las cuales requieren que los datos estn ordenados de manera lgica. Adems, la ordenacin acelerar tambin el proceso de clculo de muchas de las funciones. 1.3 Regla 3: Sobre el formato

Ms all de la estructura, los formatos tambin pueden causar problemas. Aunque una hoja de clculo debera ser fcil de leer y seguir, esto suele ser a costa de la eficiencia. Somos grandes creyentes de "mantenerlo todo sencillo", aunque muchas personas dedican grandes cantidades de tiempo a formatear sus hojas de clculo. Aunque no se den cuenta, este tiempo frecuentemente suele ser a costa de la eficiencia. La sobrecarga

Jose Ignacio Gonzlez Gmez

de formatos hacen que aumente el tamao del libro y aunque ste parezca una verdadera obra de arte, puede parecerle horrible a otra persona. Debe considerar la posibilidad de utilizar algunos colores universales ara sus hojas de clculo, como puedan ser el negro, el blanco y el gris. Siempre es una buena idea dejar al menos tres filas en blanco por encima de la tabla (al menos tres, aunque es preferible dejar ms). Se pueden utilizar estas filas para insertar funciones de base de datos y de filtrado avanzado. Muchas personas tambin se preocupan por cambiar la alineacin de las celdas. De forma predeterminada, los nmeros en Excel se alinean a la derecha y los textos a la izquierda, y realmente existen buenas razones para dejarlo as. Si empieza a cambiar estos formatos, resultar que no podr saberse si el contenido de una celda es un texto o un nmero. De formato texto a las celdas slo cuando sea completamente necesario, ya que todos los datos que se introduzcan en dichos celdas se convertirn en texto, incluso si lo que deseaba era introducir un nmero una fecha. Peor an, cualquier celda que albergue una frmula que haga referencia a una celda con formato texto, tambin quedar formatearla como texto. Y normalmente, no desear que las celdas con frmulas estn formateadas as. 1.4 Regla 4: Sobre las frmulas

Otro de los grandes errores que a menudo cometen los usuarios con las frmulas de Excel es hacer referencia a columnas enteras. Esto hace que Excel tenga que examinar en potencia miles, sino millones de celdas que de otra manera podra ignorar. Tomemos, por ejemplo, un caso en el que tiene una tabla con datos que se distribuyen desde la celda A1 a la celda H1000. Puede decidir que desea utilizar una o ms frmulas de referencia de Excel para extraer la informacin requerida. Dado que la tabla continuar creciendo (a medida que aadan nuevos datos), es habitual hacer referencia a toda la tabla, que incorpora todas las filas. En otras palabras, la referencia ser algo parecido a A:H, o posiblemente A1 :H5536. puede utilizar esta referencia de forma que cuando se aaden nuevos datos a la tabla, sern referenciados en las frmulas automticamente. Esto resulta un hbito muy malo y siempre debera evitarlo. Todava puede eliminar la constante necesidad de actualizar las referencias de las frmulas al incorporar nuevos datos que se aaden a la tabla utilizando nombres de rangos dinmicos. Otro problema tpico que surge en las hojas de clculo malamente diseadas es el recalculo tremendamente lento. Mucha gente sugiere cambiar el modo de clculo a manual, a travs de la opcin que aparece en la pestaa Calcular del cuadro de dilogo Opciones. Sin embargo, normalmente es un mal consejo, que puede provocar numerosos problemas. Recuerde que Excel funciona mucho mejor cuando todos los datos relacionados estn distribuidos en una tabla continua.

Jose Ignacio Gonzlez Gmez

2 Tcnicas tiles de presentacin para nuestros Dashboard

2.1 Ocultar filas o columnas de una pestaa de Excel Esta operacin nos puede resultar en algn momento til a la hora de disear nuestros cuadros de mandos, por ejemplo, podemos enviar a un distribuidor por correo electrnico, un libro Excel (archivo .XLS), y no deseamos que ese cliente visualice ciertos elementos de trabajo tales como porcentajes o clculos intermedios propios de la poltica de trabajo de nuestra empresa. Es posible ocultar una/s fila/s o columna/s de una hoja de clculo con el fin de que no se visualice ninguno de los datos incluidos en ellas y que tampoco se impriman debemos proceder de la siguiente forma: 1. Seleccionar las filas o columnas a ocultar. 2. Seleccionar el men Formato y elegimos la opcin Fila o Columna dependiendo de lo que se quiera ocultar. 3. Aparecer otro submen y seleccionamos la opcin Ocultar. Para mostrar las filas o columnas el procedimiento es el inverso 2.2 Quitar lneas o nomenclaturas de Excel

Para quitar las referencias de las celdas, tanto de las columnas A, B, C. como de las filas 1,2,3. basta con acudir a la pestaa Vista y seleccionar la opcin Mostrar u Ocultar, seleccionando las opciones deseadas tal y como se muestra en la Ilustracin 1.

Ilustracin 1

3 Limitar el desplazamiento a lo largo de una hoja

3.1 Objetivo En la mayora de los casos, las hojas slo utilizan un pequeo porcentaje de todas las celdas disponibles. Existe la posibilidad de establecer el rea por el que se puede desplazar el usuario de forma que slo pueda ver los datos que desee. Luego, puede colocar datos que no deben ser vistos fuera de esa rea, es decir si tenemos datos que no deseamos visualizar, puede ser til limitar el rea visible de la hoja de clculo slo al rango que actualmente tiene datos. Para realizar disponer de esta capacidad contamos con dos mtodos que pasamos a continuacin a explicar.

Jose Ignacio Gonzlez Gmez

3.2

Mtodo bsico

La manera ms sencilla para establecer los lmites es simplemente ocultar todas las columnas y filas que no se utilizan tal y como hemos expuesto anteriormente. 3.3 Mtodo avanzado, con macros

Esta propuesta de mtodo avanzado es de JLD Excel, suponiendo que el rea a restringir sea el rango B3:E10 de la Hoja1, procedemos as: 1. Abrimos el editor de Visual Basic. 2. El la ventanilla VBAProject del archivo, seleccionamos con un clic el objeto ThisWorkbook. 3. Elegimos la opcin Workbook. Inmediatamente debajo de Private Sub Workbook_Open(), escribimos Sheets(1).ScrollArea = "B3:E10"

Ilustracin 2
4.

Ilustracin 3

Volvemos al cuaderno Excel y lo guardamos.

A partir de este momento, cada vez que abrimos el cuaderno (Workbook_Open) Excel define el rea de trabajo de la Hoja1 con el rango B3:E10. Hacer notar que en el caso de que la Hoja1 o Sheet1 se llamara Pepe el cdigo seria el mismo. Es decir dara el mismo resultado poner Sheets(1).ScrollArea Sheets("Pepe").ScrollArea Excel permite que nos refiramos a la hojas por su nombre ("Pepe") o por su nmero de ndice Sheets(1). En caso de que tuviramos varias hojas con el acceso limitado en su desplazamiento como el visto en el caso anterior el procedimiento a seguir seria repetirse varias veces la misma subrutina, de manera que no solo la primera, sino varias pginas (o todas) pueden tener un "ScrollArea" delimitado y diferente entre si en un libro, por ejemplo incluir en la subrutina la instruccion Sheets(2)."ScrollArea=A1:Z10" para afectar una segunda hoja de clculo.

Jose Ignacio Gonzlez Gmez

4 Ocultar hojas para que no puedan ser mostradas

4.1 Objetivo. Este es el caso tpico de salvaguardar el origen de los datos, por ejemplo las bases de datos en Excel, es decir a veces deseara tener un lugar donde colocar informacin que no pueda ser leda o modificada por los usuarios. Puede construir un lugar secreto dentro del libro/ un lugar donde almacenar informacin, frmulas y otros recursos que se utilizan en las hojas pero que no desea que se vean. Una prctica muy til cuando se configura un nuevo libro de Excel es reservar una hoja para almacenar informacin que los usuarios no necesitan ver: clculos de frmulas, validacin de datos, listas, variables de inters y valores especiales, datos privados, etc. Para ello presentamos dos opciones: Versin Simple Versin Avanzada 4.2 Versin Simple

Seleccionando la hoja que queremos ocultar y con el botn derecho activamos esta posibilidad tal y como se muestra en la Ilustracin 4, pero evidente el usuario si conoce suficiente Excel podr activarla manualmente. En algunos casos si queremos que esta prohibicin sea ms fuerte tenemos que recurrir a las propiedades del objeto mediante cdigo VBA, es la opcin que presentamos a continuacin como avanzada.

Ilustracin 4

4.3

Versin Avanzada

Para este segundo caso es necesario acceder a la pestaa Programador y a la opcin VBA, de esta forma se abre el entorno de desarrollo VBA de Excel y seleccionamos el objeto que nos interesa y cambiamos la propiedad Visble del mismo, tal y como se muestra en la Ilustracin 6 y seleccionamos la opcin para ocultar la hoja deseada.

Ilustracin 5

Jose Ignacio Gonzlez Gmez

Ilustracin 6

A partir de ahora, la hoja ya no estar visible desde la interfaz de Excel e incluso tampoco podr mostrarse a travs de la opcin Formato>Hoja>Mostrar.

Jose Ignacio Gonzlez Gmez

5 Crear una vista personal de Excel. Espacio de trabajo personalizado, fichero xlwy
PENDIENTE DE DESARROLLO Excel le permite mostrar varos libros abiertos simultneamente y por tanto presentarlos en una vista personalizada organzada en diferentes ventanas. Entonces, puede guardar el espacio de trabajo como un archivo .xlw y utilizarlo posteriormente cuando lo desee

6 Aplicando smbolos en nuestras celdas

6.1 Smbolos comunes de fonts en Excel

6.2

Aplicando smbolos a travs de formato condicional

PENDIENTE DE DESARROLLO

Jose Ignacio Gonzlez Gmez

7 La cmara de fotos de Excel, una herramienta bsica para nuestros Dashboard

PENDIENTE DE DESARROLLO

8 Bibliografa
David y Rayna Hawley (2009): Excel, los mejores trucos (2009), Editorial Anaya Multimedia y OReilly. http://jldexcelsp.blogspot.com/2006/05/limitar-el-area-de-trabajo-en-una-hoja.html http://jldexcelsp.blogspot.com/2006/09/limitar-el-rea-de-trabajo-en-excel.html

9 Anexos
Cuadro de Ilustraciones. Ilustracin 1..................................................................................................................................................4 Ilustracin 2..................................................................................................................................................5 Ilustracin 3..................................................................................................................................................5 Ilustracin 4..................................................................................................................................................6 Ilustracin 5..................................................................................................................................................6 Ilustracin 6..................................................................................................................................................7

Jose Ignacio Gonzlez Gmez