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PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR

RECEPCIN
Elaborado por: Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES PERIODO DE VIGENCIA F. EMISIN: 26.01.2011 F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Recibir los productos o medicamentos en forma ordenada y eficiente, verificando algunos aspectos referentes a la calidad del producto. RESPONSABILIDAD: Es del personal que labora en la farmacia y la Inspeccin del mismo es exclusividad del Qumico Farmacutico. FRECUENCIA: Cada vez que ingresa un producto a la farmacia. PROCEDIMIENTO: El personal que labora en la farmacia debe tener en cuenta las siguientes instrucciones: 1. Antes de recepcionar los productos se debe confrontar la gua de entrega o factura del proveedor o gua de entrega del Laboratorio fabricante que acompaa el producto con la orden de compra o la orden de fabricacin, para verificar los siguientes datos: a) El nombre del producto, nmero del lote y fecha de vencimiento b) Concentracin y forma farmacutica c) Fabricante d) Presentacin e) Cantidad solicitada f) Cualquier otra informacin establecida en la orden de compra o fabricacin INSPECCIN DEL PRODUCTO 1. Al momento de la recepcin, se verificar la cantidad recibida, el nmero de lote y fecha de vencimiento, luego se realizar una inspeccin de las caractersticas externas de una muestra representativa del producto. La inspeccin incluir la revisin de: a) Embalaje b) Envase mediato c) Envase inmediato d) Rotulado e) Contenido MOTIVOS DE RECHAZO Se proceder a rechazar los productos en los siguientes casos: 1. En caso de que el nmero de lote y la fecha de vencimiento de los productos no concuerden con los de la factura y/o gua de ingreso. 2. En caso que el producto presente fecha de expiracin muy prxima al momento de recibirlo (1 mes). 3. En caso que el nmero de lote y la fecha de vencimiento de la caja no concuerden con el del frasco o blster.

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ALMACENAMIENTO
Elaborado por: Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES PERIODO DE VIGENCIA F. EMISIN: 26.01.2011 F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Guardar en forma ordenada y custodiar los medicamentos recepcionados, con la finalidad de no alterar la calidad de los mismos, que no se produzcan confusiones y permitir una rotacin correcta de las existencias. RESPONSABILIDAD: Es del personal que labora en la farmacia y la Inspeccin del mismo es exclusividad del Qumico Farmacutico. PROCEDIMIENTO: 1. Inmediatamente despus de la recepcin y verificacin del producto se proceder al almacenamiento para evitar confusiones. 2. Revisar las condiciones de almacenaje (temperatura) (en este almacn slo se almacenarn productos a una temperatura menor de 25 0C y con una humedad menor a 80%). 3. Antes de ordenar los productos, limpiarlos; as mismo limpiar el lugar donde se ubicarn. 4. El producto se ubicar en la zona correspondiente por Laboratorio o Proveedor. 5. La mercadera se ordenar por nmero de lote, siempre se ubicar los lotes antiguos a la vista para poder dispensaros primero. 6. Se registrar manualmente la fecha de vencimiento por el nmero de lote y sta debe verificarse peridicamente. 7. La mercadera o producto solamente ser manipulada por el personal que labora en la Farmacia. 8. Siempre que se despache y queden saldos, stos deben de permanecer en su caja o en todo caso en una bolsa con su etiqueta de identificacin, no debe haber en el almacn blister o ampollas sueltas, puede dar lugar a confusin. 9. No se debe colocar mercaderas directamente en el piso, siempre debe hacerse sobre estantes limpios. 10. No se debe interrumpir los espacios libres de la farmacia destinados a la circulacin del personal y a facilitar la dispensacin de los medicamentos. 11. Por ningn motivo se debe ocultar u obstruir los lugares donde se ubican los extintores.

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DISPENSACION
Elaborado por: Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES PERIODO DE VIGENCIA F. EMISIN: 26.01.2011 F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Atender los pedidos de los usuarios en una forma eficiente, evitar confusiones y permitir que ellos lleguen a su destino en perfectas condiciones, conservando la calidad de los productos farmacuticos a comercializar. RESPONSABILIDAD: Es del personal que labora en la farmacia y la inspeccin del mismo es exclusividad del Qumico Farmacutico. PROCEDIMIENTO: 1. Para realizar la dispensacin primero se debe verificar el origen y validez del pedido. 2. Verificar si existe la cantidad solicitada. 3. Separar y revisar los productos a dispensar. 4. Chequear si corresponde a lo solicitado. 5. Rotacin de Stock: siempre que se despache se debe respetar el orden de las fechas de vencimiento (Sistema FEFO), es decir, distribuyendo primero lo que tiene menos tiempo de vida til, en segundo lugar, lo que ingresa primero (Sistema FIFO). 6. Seleccionar el material de embalaje, bolsa o caja, de tal forma que ste resista las adversidades durante el transporte. 7. En el caso de productos frgiles colocar la advertencia de FRAGIL, en un lugar visible del empaque. As mismo la indicacin de mantenerlo en un solo sentido. 8. Despus de embalar se colocar la etiqueta de identificacin del producto con las cantidades y recomendaciones de almacenamiento y sta no debe ser fcilmente desprendible. 9. En las guas y facturas que se emplean para la comercializacin se deber consignar el nmero de lote del producto. Dicho documento deber estar a disposicin de los inspectores sanitarios. 10. Se debe evitar exponerlos con otros productos o materiales que puedan afectar su integridad. 11. Se debe transportar en ambientes seguros a robos y no exponerlos a grados inaceptables de calor, fro, luz, humedad u otra influencia adversa. 12. Al momento de hacer entrega de la mercadera se debe chequear las cantidades con el cliente.

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UBICACIN DE LOS PRODUCTOS
Elaborado por: Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES PERIODO DE VIGENCIA F. EMISIN: 26.01.2011 F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Mantener un orden en la ubicacin de los productos farmacuticos, con la finalidad de permitir una rpida y eficiente atencin a los clientes, as como evitar confusiones al momento del despacho. RESPONSABILIDAD: Es del personal que labora en la farmacia y la inspeccin del mismo es exclusividad del Qumico Farmacutico. FRECUENCIA: Cada vez que se recibe algn producto farmacutico. PROCEDIMIENTO: 1. Al recibir la mercadera se proceder a su distribucin en los estantes designados para tal fin. 2. Se ordenarn los productos por laboratorio y en orden alfabtico, separando los medicamentos ticos, genricos, OTC, preparados galnicos, dietticos y naturales, productos con fecha de prximo vencimiento y productos de baja. 3. Los productos se colocarn de forma tal que los que tengan fecha de vencimiento ms prxima estn primeros que aquellos con fecha de vencimiento ms lejana (Sistema FEFO). 4. Los productos que se encuentren vencidos sern separados y colocados en el estante respectivo. 5. Se llevar un control diario de los productos para verificar su fecha de vencimiento. 6. A aquellos productos que tengan fecha de vencimiento prxima, se les colocar una etiqueta roja que indicar que deben ser separados y colocados en el estante de vencidos. 7. Las ampollas sern ubicadas en un estante separado. 8. Los medicamentos que necesitan refrigeracin, aquellos sujetos a cadena de fro, debern almacenarse a una temperatura de 2 a 8C, para lo cual se har uso de un congelador.

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POLITICA DE INVENTARIO
Elaborado por: Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES PERIODO DE VIGENCIA F F. EMISIN: 26.01.2011 F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Verificar la existencia de prdidas o excedentes, controlar la fecha de vencimiento y estado de conservacin de los productos. RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad de la persona encargada de la droguera el inventario trimestral. FRECUENCIA: Cada 3 meses (da sbado) PROCEDIMIENTO: 1. El da anterior al inventario el encargado de la farmacia limpiar y ordenar todos los productos en el almacn. 2. El responsable realizar el conteo de los productos por Item. 3. Anotar la Fecha de Vencimiento de cada producto. 4. Identificar con un asterisco (*) todos los productos cuya fecha de vencimiento sea menor de 6 meses. 5. Verificar el estado de conservacin de los productos y comunicar algn defecto por escrito. 6. Realizar una conciliacin de los resultados del inventario. 7. En caso de no coincidir las cantidades estas se verificarn conjuntamente con un representante de contabilidad quienes firmarn el Formato de Inventario para confirmar la cantidad real existente. 8. Se investigar la causa de las diferencias y se comunicar a la gerencia general con el fin de tomar las medidas necesarias y luego se ajustar el kardex a la cantidad fsica real, ya que siempre la cantidad que registra el kardex debe coincidir con el stock fsico. 9. Comunicar en forma escrita los resultados del inventario al Qumico Farmacutico Responsable. 10.Registrar.

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QUEJAS RECLAMOS - DEVOLUCIN
Elaborado por: Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES PERIODO DE VIGENCIA F. EMISIN: 26.01.2011 F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

RESPONSABILIDAD: Es del personal que labora en la farmacia y la Inspeccin del mismo es exclusividad del Qumico Farmacutico. FRECUENCIA: Cada vez que se presente alguna queja, reclamo y/o devolucin de un medicamento. PROCEDIMIENTO: Cuando llegan reclamos, quejas o devoluciones, la persona encargada de la farmacia proceder a: 1. Verificar si el producto materia de reclamo corresponde al dispensado por la farmacia, revisando en la gua de entrega: 2. Nombre del producto. 3. Cantidad. 4. Nmero de Lote. 5. Analizar cuidadosamente la queja, reclamo o devolucin; slo se aceptar la devolucin del producto en los siguientes casos: 6. En caso de que se presente un alerta de retiro del producto. 7. En caso que se presenten defectos de fbrica: tabletas faltantes en un blister, falta de contenido en un jarabe (no polvo para reconstituir) o ampolla. Estos debern estar cerrados y en su empaque original. 8. Colocar los productos de devolucin correctamente identificados en ambientes separados, restringidos y bajo estricto control hasta su eliminacin, reprocesamiento o devolucin al proveedor. 9. Almacenar los productos devueltos por fecha de vencimiento bajo estricto control hasta su eliminacin. 10. Cuando el reclamo o devolucin sea por defecto, deterioro u otro problema serio, el Qumico Farmacutico con conocimiento del caso proceder a: 11.Analizar minuciosamente el problema. 12. Comunicarse inmediatamente al Laboratorio Fabricante, especficamente al rea de Control de Calidad con la finalidad de hacer una evaluacin e investigacin del problema, en el menor tiempo posible. 13.Inmovilizar el producto existente en la farmacia. 14. Solicitar al Laboratorio Fabricante o Proveedor los resultados de la evaluacin investigacin , que estos se emitan por escrito para comunicar a la Entidad de Salud DIGEMID. 15. Cuando se tenga la certeza de que su calidad es defectuosa dependiendo de la magnitud del defecto con los resultados de la investigacin por parte del Laboratorio Fabricante se proceder incluso al retiro del producto.

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RETIRO DEL MERCADO
VERSION: 1 ELABORADO POR: Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES PERIODO DE VIGENCIA F. EMISIN: 26.01.2011 F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Evitar que un producto con defecto o sospecha de ello siga circulando en el mercado. RESPONSABILIDAD: Esta tarea responsabiliza directamente al Qumico Farmacutico y tambin compromete a las personas que trabajan en la farmacia. FRECUENCIA: No establecida. PROCEDIMIENTO: EL QUMICO FARMACUTICO RESPONSABLE, con conocimiento de que un producto presenta un defecto o sospecha de ello procede a: 1. Revisar el Registro de Ventas y verificar con las boletas de venta quienes han sido los clientes compradores o consumidores de este producto con el N de Lote respectivo. 2. Comunicar inmediatamente a todos los clientes compradores de este producto la inmovilizacin del mismo ya sea por telfono o fax mientras le llegue una comunicacin oficialmente escrita. 3. Hacer la comunicacin oficial por escrito mediante una carta indicando el motivo del retiro del producto del mercado. 4. Realizar el retiro de todo el producto del lote con defecto del mercado. 5. Proceder a la reposicin del mismo con otro lote o se anunciara la reposicin a la brevedad posible. 6. Proceder a hacer una conciliacin de las cantidades para tratar de incautar todo el lote. 7. La persona responsable del retiro proceder a registrar en el cuaderno de reclamo todos los pasos seguidos para el retiro del producto as tambin como la cantidad del producto. 8. Insistir que la comisin tome una decisin del destino final del producto lo ms pronto posible.

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LIMPIEZA DE PRODUCTOS, AREA, ANDAMIOS Y EQUIPOS
Elaborado por: Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES PERIODO DE VIGENCIA F. EMISIN: 26.01.2011 F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Garantizar la limpieza, evitar la acumulacin de polvo, desechos o insectos. RESPONSABILIDAD: Esta tarea compromete especficamente a las personas que trabajan en la farmacia. FRECUENCIA: - Limpieza diaria. - Limpieza General (una vez a la semana). LIMPIEZA DE PRODUCTOS Y ANDAMIOS (INTERDIARIA) El personal al momento de recibir la mercadera proceder a: - Colocar la mercadera sobre la vitrina limpia de la farmacia. - Luego proceder a limpiar el producto con una franela, evitando levantar polvo. - La limpieza de los productos ubicados en la droguera se realizar con bastante cuidado para evitar confusiones, se limpiar por rea e tem. Esta limpieza se realizar interdiaria para ello se utilizar una franela limpia para los productos y otra franela para limpiar los andamios o anaqueles. - Los restos del producto no se eliminarn sin autorizacin del jefe superior inmediato y en este caso se anotar en el cuaderno de ocurrencias diarias. - Despus de realizar la limpieza el personal proceder a lavar con detergente todo el material que utiliz para ello y lo enjuagar con bastante agua para que quede limpio hasta realizar la prxima limpieza. LIMPIEZA DE PISOS (DIARIA) El mtodo ms efectivo es el trapeado. - La persona encargada se colocar guantes para realizar esta operacin. - Proceder a hacer un barrido con una escoba de cerdas cortas para retirarla suciedad del piso como papeles, polvo, etc. Este barrido se realizar con movimientos firmes pero despacio para evitar levantar el polvo. Recoger la basura con el recogedor y la colocar en una bolsa plstica. - Luego colocar agua y detergente en un balde grande para realizar el trapeado. - El trapeado se realiza primero con detergente y luego se cambiar el agua tantas veces como sea necesario para seguir enjuagando el trapeador y no queden restos de detergente. - Pasar el trapeador en todo el piso tratando de llegar hasta los lugares inaccesibles.

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MANEJO DE EXTINTOR
VERSION: 1 Elaborado por: Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES PERIODO DE VIGENCIA F. EMISIN: 26.01.2011 F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Permitir que la persona o personas que laboran en la farmacia sepan manejar un extintor en caso de incendio. RESPONSABILIDAD: Es del qumico farmacutico responsable entrenar y evaluar al personal sobre el manejo del extintor. PROCEDIMIENTO: INSPECCIN DEL EXTINTOR: 1. Inspeccionar el extintor una vez por mes por si exista la posibilidad de que lo hayan usado. 2. Controlar la carga, verificar que la aguja del manmetro est en la zona verde, de lo contrario el extintor: 3. NO ESTA LISTO PARA SER USADO - De encontrar alguna anormalidad durante la inspeccin debe llamar inmediatamente a la empresa que realiza el mantenimiento. - La rotura del precinto de seguridad anula la garanta del extintor. - Verificar y mantener el extintor limpio, que no tenga abolladuras, raspones o cualquier otro dao. - Inspeccione que el chifln de descarga est limpio y libre de cualquier obstruccin. INSTRUCCIONES PARA SU USO: - Quite el seguro rompiendo el precinto de seguridad. - Apunte el extintor hacia la base del fuego. - Apriete la manija y descargue el extintor de lado a lado, hacia: o Madera. o Papeles. o Cartn. o Lquidos inflamables. o Equipos elctricos.

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MANEJO DE MATERIAL INFLAMABLE
Elaborado por: Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES PERIODO DE VIGENCIA F. EMISIN: 26.01.2011 F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Evitar que se origine un incendio. ALCANCE: Instruir al personal que labora en la farmacia sobre el manejo del material inflamable u otro que pueda originar incendio. RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad de la persona encargada de la farmacia y tambin compromete a aquellos que trabajan en la misma. FRECUENCIA: Cada vez que se trabaja con material inflamable o algo similar. PROCEDIMIENTO: 1. La persona encargada de la farmacia siempre que utilice un material inflamable como: alcohol, kerosene, petrleo, gasolina, etc., debe hacerlo con mucho cuidado para evitar derrames. 2. Guardar en envase seguro los lquidos inflamables, como alcohol; siempre que se usen taparlos y colocarlos en un lugar seguro. 3. Despus de trabajar con materiales de embalaje como cartones, papeles parihuelas deben retirarlos de la farmacia para evitar acumulaciones que puedan alimentar el fuego. 4. Evitar prender fuego abierto dentro de la farmacia o fuera de la misma. 5. Exigir que personas que trabajan fuera de la farmacia (alrededores), no arrojen al piso fsforos encendidos o colillas de cigarro; para tal fin colocar un letrero alusivo.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR


CAPACITACION
VERSION: 1 Elaborado por: Q.F. MILWARD MENDOZA PAREDES PERIODO DE VIGENCIA F. EMISIN: 26.01.2011 F. VENCIMIENTO: 26.01.2012

OBJETIVO: Informar e instruir a las personas que laboran en la droguera sobre la funcin o tarea que deben desarrollar y de las responsabilidades que a ellos se le asigna. ALCANCE: Dar las pautas necesarias para cumplir con el objetivo RESPONSABILIDAD: Del qumico farmacutico responsable, el programar y designar a los capacitadores. FRECUENCIA: Cada 6 meses PROCEDIMIENTO: 1. La persona encargada de la droguera (qumico farmacutico responsable) debe llevar a cabo la capacitacin del personal sobre la base de un programa escrito para cumplir con las Buenas Prcticas de Almacenamiento. 2. La persona encargada de la droguera (qumico farmacutico responsable) debe capacitar al personal nuevo inmediatamente despus de su ingreso para indicarle la funcin que desempear. 3. La capacitacin se realizar cada 6 meses y peridicamente debe evaluarse su efectividad. 4. Durante las sesiones de capacitacin deben discutirse cuidadosamente el concepto de garanta de la calidad. 5. Debe llevarse un registro de todos los programas de capacitacin