METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES

ORGANIZACIN Y METODOS Oscar Len

ETAPAS
VISION DEL ESTUDIO PLANEACION DEL ESTUDIO RECOPILACION DE DATOS ANALISIS DE DATOS FORMULACION DE RECOMENDACIONES IMPLANTACION EVALUACION
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VISION DEL ESTUDIO

Etapa inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede lograr una aproximacin a atributos, competencias y aplicaciones esenciales p/dimensionar su naturaleza y propsito, esto es, para ver su razn de ser y el alcance de las acciones

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VISION DEL ESTUDIO EVOLUCION DE LA IDEA:

PERCEPCION DE LA IDEA:
1. Concepcin 2. Examen preliminar 3. Formulacin de preguntas

DEPURACION DE LA IDEA:
1. Organizacin 2. Extrapolacin 3. Retroalimentacin

CONSOLIDACION DE LA IDEA
1. Estructuracin 2. Registro 3. Exposicin

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VISION DEL ESTUDIO

APROXIMACION A CONCEPTOS: Proceso a travs del cual evoluciona el pensamiento con el propsito de ordenar los conceptos para precisar ideas bsicas, ideas secundarias y efectos esperados en la implantacin del estudio EVOLUCION DE UNA IDEA: El desarrollo conceptual y visual del pensamiento permite captar, depurar y fortalecer las ideas.

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PLANEACION DEL ESTUDIO

Consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos tcnicos ,es decir establecer los trminos de referencia para orientar su ejecucin.

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PLANEACION DEL ESTUDIO

DETERMINACION DEL FACTOR DE ESTUDIO DEFINICION DEL OBJETIVO DEL ESTUDIO INVESTIGACION PRELIMINAR PREPARACION DEL PROYECTO DE ESTUDIO AUTORIZACION PARA REALIZAR EL ESTUDIO INTEGRACION DEL GRUPO CAPACITACION DEL GRUPO

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FUENTES DE ESTUDIO
FUENTES INTERNAS
rganos de gobierno Nivel directivo Nivel medio rea afectada Unidades de mejoramiento admtvo Otras unidades Comisiones, Comits, Recursos de informacin

FUENTES EXTERNAS
Normativas Competidores Proveedores Clientes o usuarios Organizaciones lideres en el campo de trabajo Organizaciones de otros campos de trabajo

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DEFINICION DEL ESTUDIO OBJETIVOS

Objetivos: lo que se pretende lograr o alcanzar con la investigacin Una vez detectados los factores que requieren atencin, es necesario determinar con claridad el objetivo del estudio, el cual debe ser muy especifico en cuanto a los resultados esperados.

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OBJETIVOS
Los verbos deben redactarse en infinitivo ( ar, er, ir ) Ejemplos: conocer, describir, identificar, evaluar, analizar, determinar, etc. Los objetivos pueden ser:
Generales Especficos

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INVESTIGACION PRELIMINAR
Implica revisar:
Gnesis de la organizacin Literatura tcnica legal Establecer el primer contacto con la realidad que se va a estudiar

La responsabilidad de reunir esta informacin puede recaer en un equipo piloto, el cual puede posteriormente, servir de base para conformar el equipo de trabajo que conducir el estudio

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LINEAMIENTOS PARA ORIENTAR UNA INVESTIGACION PRELIMINAR

Determinar las necesidades que existen en el rea de estudio e identificar los factores que requieren atencin. Jerarquizacin de prioridades Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin del estudio Interrelacin de las unidades admtvas y su vinculo c/el entorno Conocimientos tcnicos y/o habilidades requeridas Estimacin de tiempo y recursos necesarios

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CONTENIDO DE LA INVESTIGACION PRELIMINAR

La investigacin preliminar exige que se investigue al menos lo siguiente: Informacin referente a leyes, acuerdos, reglamentos, tratados, decretos, circulares, etc. Informacin s/el campo de trabajo: organigramas, manuales, formularios, estudios anteriores, volumen de trabajo, estadsticas, condiciones de trabajo, etc. Informacin de otras organizaciones

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PREPARACION DEL PROYECTO DE ESTUDIO

Luego de realizada la investigacin preliminar para realizar el estudio, hay que preparar el documento de partida:
PROPUESTA TECNICA PROGRAMA DE TRABAJO

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PROPUESTA TECNICA
La propuesta tcnica debe incluir: Naturaleza Alcance Justificacin Antecedentes Objetivos Estrategia Acciones Recursos Costo Resultados Informacin complementaria

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PROGRAMA DE TRABAJO
Que debe considerar:
Identificacin Responsable (s) rea (s) Clave Actividades Fases Calendario Representacin grafica Formato Reportes de avance Periodicidad
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AUTORIZACION PARA REALIZAR EL ESTUDIO

AUTORIZACION DIVULGACION

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INTEGRACION DEL GRUPO

FORMAR EQUIPO DE TRABAJO NOMBRAR COORDINADOR

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CAPACITACION DEL GRUPO

Medios de investigacin que se emplearan Objetivo de la investigacin Unidades involucradas Calendario de actividades

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RECOPILACION DE DATOS
Luego de terminar con la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilacin de datos, que debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente ocurre en la organizacin, evitando as caer en interpretaciones errneas y en medidas de mejoramiento inoperantes

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RECOPILACION DE DATOS
Requisitos bsicos que deben reunir los datos Especficos Completos Correctos Pertinentes Congruentes Susceptibles de validarse

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Trminos utilizados
Especifico: Que es propio de algo y lo caracteriza y distingue de otras cosas Completo: Lleno, cabal, acabado, perfecto. Pertinentes: Perteneciente o correspondiente a algo Congruente: Conveniente, coherente, lgico. Validar: Dar fuerza o firmeza a algo, hacerlo vlido.

RECOPILACION DE DATOS
Actitud del equipo responsable Sin prejuicios ni actitudes preconcebidas Conducta amable y discreta Evitar falsas expectativas

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RECOPILACION DE DATOS
Tcnicas de recopilacin de datos Investigacin documental Observacin directa Consulta a sistemas de informacin Entrevistas Cuestionario Cedulas
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RECOPILACION DE DATOS
Integracin de datos Resguardo Clasificacin Para facilitar su anlisis, la informacin puede dividirse en dos grandes grupos Antecedentes Situacin actual
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RECOPILACION DE DATOS
Antecedentes Leyes y reglamentos Evolucin o desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores

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RECOPILACION DE DATOS
Situacin actual Objetivos Estructura orgnica Recursos presupuestarios asignados Normas y polticas administrativas Funciones Procedimientos
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Continuacin situacin actual

Procesos Instrumentos jurdico administrativo Infraestructura tecnolgica Equipo Condiciones de trabajo Ambiente laboral Relaciones con el entorno
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ANALISIS DE DATOS
Una vez recopilados los datos, deben someterse a un proceso de anlisis o examen critico que permita precisar las causas del estudio y valorar las diferentes opciones de actuacin

Naturaleza del anlisis

El anlisis consiste en separar los componentes de una situacin o estudio hasta conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su comportamiento El propsito del anlisis es establecer los fundamentos para desarrollar alternativas de solucin al factor que se estudia, a fin de introducir las medidas de mejoramiento administrativo de la mejor manera posible

Procedimiento de anlisis
Pasos:
Conocer el hecho o situacin que se analiza Describirlo Descomponerlo en sus partes Examinarlo crticamente Ordenar cada elemento segn criterio establecido Definir las relaciones que se dan entre esos elementos Identificar y explicar su comportamiento

Preguntas fundamentales:

Que trabajo se hace Para que se hace Quien lo hace Como se hace Con que se hace Cuando se hace

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Tcnicas de anlisis administrativo

Administracin por objetivos Anlisis de sistemas Anlisis costo-beneficio Anlisis FODA Autoevaluacin Auditoria administrativa benchmarking

Continuacin tcnicas
Control total de calidad Desarrollo organizacional Diagrama de pareto Empowerment Estudio de factibilidad Inteligencia emocional Reingenieria etc

En su preparacin debe considerarse la relacin que existe entre el origen del estudio y sus consecuencias, ya que si se identifica claramente la relacin causa efecto, se lograra determinar mas fcilmente los cursos de accin para darles solucin

FORMULACION DEL DIAGNOSTICO

Formulacin del diagnostico cont.

Informacin base: Marco global de anlisis Antecedentes Normas Procesos fundamentales Objetivos, funciones y procedimientos Estructura orgnica Sistemas de apoyo administrativo Etc.

FORMULACION DE RECOMENDACIONES
Como resultado del anlisis de los datos y de la formulacin del diagnostico, es posible elaborar propuestas de accin concretas, evaluar sus ventajas y desventajas y presentarlas como propuestas o recomendaciones Se inicia as una fase constructiva del estudio la cual presupone un proceso inverso al analisis es decir la SINTESIS

Consideraciones previas
oNo perder de vista el objetivo del estudio oTomar en cuenta las disposiciones jurdicas y administrativas oLa experiencia de trabajos anteriores oExplorar los diferentes caminos para realizar las actividades con un enfoque integral oDar preferencia a las recomendaciones practicas o viables oAprovechar toda la ayuda disponible

Preparacin de recomendaciones
No es necesario presentar todas las recomendaciones cuando son muy numerosas, basta jerarquizarlas considerando su viabilidad Cada recomendacin debe acompaarse de una estimacin de los requerimientos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos

Tipos de recomendaciones
De mantenimiento De eliminacin De adicin De combinacin De fusin De modificacin De simplificacin De intercambio

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