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A Funo Controle

Assim como a organizao, a palavra controle pode assumir vrios significados em Administrao, a saber: Controle como funo restritiva e coercitiva: Utilizado no sentido de coibir ou limitar certos tipos de desvios indesejveis ou de comportamentos no-aceitos. Neste sentido, o controle apresenta um carter negativo e limitativo, sendo muitas vezes interpretado como coero, delimitao, inibio e manipulao. o chamado controle social aplicado nas organizaes e na sociedade para inibir o individualismo e a liberdade das pessoas. Por exemplo: Proibido fumar; exclusivo para deficientes fsicos; acesso no permitido, etc Controle como um sistema automtico de regulao: Utilizado no sentido de manter automaticamente um grau constante de fluxo ou funcionamento de um sistema, como o controle automtico de refinarias de petrleo, indstrias qumicas de processamento contnuo e automtico. O controle detecta desvios e proporciona automaticamente ao corretiva para voltar normalidade. Quando algo est sob controle significa que est dentro do normal. Exemplos: bombas de gasolina; relgio de ponto; calibrador de pneu, etc. Controle como funo administrativa: Trataremos do controle sob este ponto de vista, ou seja, o controle como a ltima etapa do processo administrativo, destacando-se como a quarta funo, aps o planejamento, a organizao e a direo. A finalidade do controle assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possvel aos objetivos previamente definidos no planejamento. A essncia do controle reside em verificar se as atividades controladas esto ou no alcanando os objetivos ou resultados desejados. O controle consiste fundamentalme nte em um processo que guia a ao exercida para um fim previamente definido. Como processo, o controle apresenta quatro fases, que citaremos na sequncia. Fases do controle O controle um processo cclico composto por quatro fases, a saber: Estabelecimento de padres ou critrios. Os padres representam o desempenho desejado. Os critrios representam normas que guiam as decises. So parmetros que proporcionam meios para se definir o que se dever fazer e qual o desempenho ou resultado a ser aceito como normal ou desejvel. So os objetivos que o controle dever assegurar, seja para garantir a continuidade do negcio, seja para garantir a satisfao de uma necessidade ou de um desejo. Os padres so expressos em tempo, dinheiro, qualidade, unidades fsicas, custos ou de ndices. A Administrao Cientfica preocupou-se em desenvolver padres, como o tempo padro no estudo dos tempos e movimentos. Custo padro, padres de qualidade, padres de volume, padres de desempenho, unidade de medida, de produo ou de venda, so exemplos de padres ou critrios. Observao do desempenho. Para se controlar um desempenho deve-se pelo menos conhecer algo a respeito dele, possuindo algum domnio sobre o mesmo. O processo de controle atua no sentido de ajustar as operaes a determinados padres previamente estabelecidos e funciona de acordo com a informao que recebe. A observao ou verificao do desempenho ou do resultado busca obter informao precisa a respeito daquilo que est sendo controlado, para permitir a tomada de ao corretiva na ocorrncia de um desvio. A eficcia de um sistema de controle depende da informao imediata, transmitida de forma clara s pessoas que tm poder para gerar mudanas, devendo a unidade de medida estar de acordo com o critrio predeterminado. Comparao do desempenho com o padro estabelecido. Toda atividade proporciona algum tipo de variao, erro ou desvio. Deve se determinar os limites dentro dos quais essa variao ser aceita como normal. Nem toda variao exige correes, mas apenas as que ultrapassam os limites da normalidade. O controle separa o que excepcional do que normal, para que a correo se concentre unicamente nas excees ou nos desvios. Para tanto, o desempenho deve ser comparado ao padro fixado para verificar eventuais desvios. A 1

comparao do desempenho com o padro estabelecido, feita por meio de grficos, fluxos, relatrios, ndices, porcentagens, medidas estatsticas etc. Esses meios de apresentao supem tcnicas disposio do controle para que este tenha maior informao sobre aquilo a ser controlado. Por fim, a comparao do desempenho atual com o que foi planejado, no busca apenas localizar as variaes, erros ou desvios, mas tambm permitir a elaborao de resultados futuros, reafirmando a viso de longo prazo do adminstrador, no sentido de ampliao dos prprios objetivos da organizao. Ao corretiva. O objetivo do controle manter as operaes dentro dos padres definidos para que os objetivos sejam alcanados da melhor maneira, medindo e corrigindo o desempenho de subordinados. Todos os administradores da organizao, do presidente ao mestre, devem certificar-se de que aquilo que feito, necessrio fazer. A ao corretiva visa assegurar que aquilo que feito seja feito exatamente de acordo com o que se pretendia fazer, trabalhando-se sempre com eficincia, subsidiando ainda mais a funo planejamento Abrangncia do controle Enquanto o planejamento abre o processo administrativo, o controle serve de fechamento. Novamente entendemos que, apesar da sequncia (PODC), todas as funes do processo administrativo so importantes. A abrangncia do controle aontece a nvel global, departamental ou operacional, respectivamente, dentro dos planos estratgico, ttico e operacional. Controle Interno na Organizao 1. Ao de Controle

Para que possam prestar contas sem receios, os administradores devem estar bem informados sobre as realizaes de sua administrao. Devem, igualmente, prover os meios para que a organizao faa o acompanhamento da gesto e a tomada de contas, quando necessrio, atravs dos meios institucionais. Ao complexo de atividades relacionadas com o acompanhamento dos atos e fatos da administrao, organizado para assegurar sucesso na realizao de seus fins, designa-se AO DE CONTROLE. 2. Administrao e Controle.

Para melhor entender e situar a importncia da funo de controle, torna-se necessrio fazer uma breve recordao conceitual dos fundamentos que orientam a atividade d a ADMINISTRAO. A Administrao de uma entidade deve estar estruturada e organizada de acordo com princpios cientficos aplicveis s funes bsicas que a compem, para melhor realizar os seus planos e alcanar os objetivos que constituem a razo da sua existncia. Segundo os clssicos, como FREDERICK TAYLOR e HENRI FAYOL, e outros mais modernos que os sucederam, a administrao deve atender, particularmente, os princpios de ORGANIZAO, PLANEJAMENTO, COMANDO E CONTROLE. O CONTROLE constitui uma das funes do processo administrativo, de tal forma que a inexistncia dessa funo ou as deficincias que apresentar tm reflexos diretos e negativos com a mesma intensidade nas demais funes , decretando invariavelmente a frustrao parcial ou total dos seus objetivos. Os resultados medocres ou desastrosos na administrao pblica ou privada tm semp re como responsveis as falhas do controle, de igual forma como o sucesso repousa fundamentalmente na sua eficincia. bom administrador aquele que sabe tirar proveito do controle, pois atravs dele obtm informaes sobre o plano organizacional, quanto sua dinmica e eficcia; sobre a execuo dos projetos e atividades, se est de conformidade, ou no, com o planejamento; sobre o comportamento dos encarregados da execuo de projetos e de atividades, e do seu grau de adeso s polticas da Administrao; sobre o comportamento da ao executiva e do nvel de consecuo das metas estabelecidas; e sobre os resultados obtidos, em confronto com as metas planejadas. 2

3.

Controle Interno

O controle interno, como foi visto, faz parte do plano de organizao da Administrao e tem os mesmos objetivos. Ocupa-se essencialmente com o processamento de informaes que retroalimentem a funo de DIREO, concorrendo para a correta tomada de decises; coexiste com as demais funes da Administrao e com elas, por vezes, se confunde, sendo cada qual indispensvel para o funcionamento do sistema que formam, de tal maneira que a falha em uma delas pode embaraar o funcionamento de todo o conjunto. O controle interno tem expresso funcional e sua ao no admite concentrao puramente orgnica. Embora no haja unanimidade na identificao de suas funes bsicas, as mais freqentemente mencionadas so as que seguem: -ORGANIZAO (administrativa, jurdica e tcnica); -PROCEDIMENTOS E MTODOS; -INFORMAES ( planejamento, oramentao, contabilidade, estatstica e informatizao); -RECURSOS HUMANOS; -AUTO-AVALIAO. O sistema de controle interno se constitui na alma do plano de organizao de qualquer entidade, fundamentalmente comprometido com a realizao dos objetivos da prpria Administrao, os quais constituem a razo de sua existncia.

4. Auto-avaliao do Controle Uma das funes do Controle Interno a avaliao de sua prpria atividade. Sabendo-se que suas funes convivem na Administrao com todas as demais funes, resulta que se encontra presente em cada desdobramento da organizao. Evidencia-se, por exemplo, na atividade de triagem de ingresso e sada de pessoas, veculos, bens e mercadorias; no acompanhamento das condies de qualidade dos servios e dos produtos; na feitura de estatsticas; na contabilizao fsica e financeira; nos registros dos recursos humanos e dos correspondentes dados cadastrais, funcionais e financeiros. A superviso das atividades de controle interno compete funo de DIREO, que dela necessita para bem administrar. Importa-lhe, por isso, preservar seu funcionamento com eficincia. O tamanho e a complexidade das organizaes modernas, porm, tm dificultado e, por vezes, impossibilitado a superviso direta de todas as operaes por parte dos dirigentes superiores, obrigando-os a delegar parte dessas funes a outros profissionais. Estes, com a devida independncia, coletam dados estratgicos, analisam -nos e colocam disposio da direo as informaes finais sobre o comportamento operacional da entidade. Essa atividade penetra em toda a organizao para identificar possveis falhas, desvios, debilidades ou deficincias, objetivando retroalimentar a DIREO com informaes que lhe permitam tomar decises corretas; que indiquem a necessidade de intervir para alterar o curso da ao e modificar as polticas administrativas planejamentos organizacionais, ou recomendem a sua manuteno. Sendo assim, compete ao controle: -prestar informaes permanentes Administrao Superior sobre todas as reas relacionadas com o controle, seja contbil, administrativo, operacional ou jurdico; -preservar os interesses da organizao contra ilegalidades, erros ou outras irregularidades; -velar para a realizao das metas pretendidas;

6. Tcnicas relacionadas com a funo controle. As tcnicas utilizadas na funo controle so basicamente as mesmas utilizadas na funo planejamento, que define os padres e critrios do controle. Tais tcnicas so cronogramas e grficos de Gantt ou modelo Pert.

5. A Responsabilidade pela Organizao do Controle Interno.

A organizao do sistema de controle e o seu funcionamento eficiente, da inteira responsabilidade do Administrador, como corolrio do dever de bem administrar e de prestar contas. Incumbe ao Administrador, primeiramente, gerir os recursos a ele confiados com proficincia, sem desperdcios e desvios; em segundo lugar, cumpre-lhe prover as condies para demonstrar a prtica da boa administrao e permitir a verificao de que agiu com correo e competncia. Uma vez organizado o controle interno, h que mant-lo sob permanente vigilncia e avaliao, pois se sabe que as falhas de seu funcionamento trazem reflexos inevitveis nos resultados da administrao, podendo compromet-la irremediavelmente.

Aos titulares e aos administradores mximos de qualquer organizao, no exerccio da administrao geral, incumbe-lhes velar pelo bom funcionamento do controle interno, que, bem compreendido, poder se tornar no mais importante aliado de sua administrao. As falhas originadas de deficincias, de falta de informaes ou da ausncia das funes relacionadas com os sistemas de controle, que embaracem a realizao das suas finalidades, podero sempre ser levadas s responsabilidades dos respectivos administradores, na apreciao e julgamento das suas prestaes de contas pelos rgos de controle a que esto subordinados. A adequada organizao do sistema de controle no mbito da administrao organizacional e a preservao do seu funcionamento eficiente resultaro, por certo, em xitos quanto efic incia e efic cia dos atos de gesto, ao mesmo tempo que serviro para prevenir a ocorrncia de irregularidades, desvios e perdas de recursos.

Referncias Bibliogrficas ANSOFF, H. Igor. Estratgia empresarial. So Paulo: McGrawHill do Brasil, 1977. CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administrao. SP Makron Books, 1997 1. Harold Koontz e Cyril ODonnell, Princpios de Administrao Uma Anlise das Funes Administrativas. So Paulo: Editora Pioneira, 1976.