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El plan de crecimiento de una hora

Cmo una hoja de papel puede elevar el nivel de nuestro negocio por Joe Calhoon

RESUMEN EJECUTIVO
Es fcil estar muy ocupados en el trabajo y a la vez volvernos completamente improductivos. Es como caminar sin llegar a ningn lado. Para evitar esto, es preciso que nos valgamos de un plan para seguir adelante. En otras palabras, un proceso simple y rpido que funcione. La mayora de los procesos de planificacin son demasiado complicados. Es muy difcil aplicarlos en el mundo real. Un mejor enfoque es reservar una hora para desarrollar el plan de crecimiento y la estrategia que utilizaremos. Una vez que hayamos aprendido a desarrollar nuestro plan de crecimiento en una hora, estaremos equipados con todo lo necesario para que el negocio crezca y crezca.

negocio. Visin: 6 minutos La visin es una descripcin concisa del futuro ideal de la organizacin. Debe ser estimulante, evaluable y posible. Debemos aprovechar este tiempo para mejorar la visin de la compaa. Algunos ejemplos: - "Ser la aerolnea preferida en todo el mundo", Delta Airlines. - "Ser la principal compaa de alimentos y ofrecer alimentos nutritivos y sabrosos en todo el mundo", Heinz. - "Tratar nuestro equipo con respeto, nuestros clientes como si fueran familia y ofrecer la mejor barbacoa del pas", Jack Stack Barbeque. Para escribir nuestra propia visin, debemos responder las siguientes preguntas: 1. Cmo queremos que sea nuestra organizacin? 2. Qu estamos ofreciendo en trminos de productos y servicios? 3. A qu clientes o mercados les estamos sirviendo? 4. Cul es el alcance geogrfico del negocio? Una vez que hayamos respondido estas cuatro preguntas, podemos pasar a pulir y refinar la visin con el fin de llegar a algo muy estimulante. - "Somos el proveedor de soluciones telefnicas ms confiable de todo Kansas". - "Nuestra visin es convertirnos en el principal proveedor de soluciones de marketing en lnea a los negocios del Medio Oeste". Las mejores visiones siempre son medibles en trminos cuantitativos. Hay un nmero especfico al que queremos llegar. Este nmero puede variar dependiendo del negocio: ingresos brutos, ganancias, ingresos por empleado o cualquier otro criterio aplicable. Contar con un sistema de medicin es importante porque nos permite determinar si hemos tenido xito o no. Misin: 6 minutos La misin es aquello que le queremos brindar a los clientes. Es un enunciado en el que establecemos incluso la razn de ser de la compaa. Una misin clara permite que todo el mundo se

El proceso de planificacin de 1 hora

Hay cinco razones por las que las compaas no suelen planificar con frecuencia: 1. La mayora de las sesiones de planificacin generan documentos muy largos como para tener un uso prctico. 2. Algunas personas consideran que las largas sesiones de planificacin son una prdida de tiempo. 3. La planificacin suele convertirse en tarea de la lite de la compaa. 4. Con frecuencia, la planificacin genera documentos que jams se usarn. 5. Los planes complicados tienen muy poca o ninguna incidencia en el desempeo de la organizacin. Para evitar estos problemas, hay una mejor manera de proceder, es decir, contar con un proceso de planificacin tan directo que este se pueda terminar en slo una hora. Luego, todo el mundo regresa a su trabajo. En vez de generar un documento, se genera una hoja de papel que todo el mundo pueda utilizar a la hora de tomar las decisiones diarias. La idea es enfocarse en los problemas clave. La sesin de planificacin de una hora est integrada por las siguientes partes: A dnde queremos que llegue nuestro equipo?: 25 minutos Los primeros 25 minutos deben ser empleados en refinar y replantear los planes a largo plazo. Esto supone ocuparse un poco de los cuatro elementos que conforman el ncleo del

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El plan de crecimiento de una hora 2 mantenga enfocado en lo realmente importante. Algunos ejemplos: - "Organizar la informacin de todo el mundo y hacerla universalmente accesible y til", Google. - "Crear recuerdos que duren toda una vida", Cruise Holidays of Kansas City. - "Lograr que la gente que est lejos de casa se sienta entre amigos y realmente querida", Marriott. Para escribir el primer borrador de nuestra misin, debemos pensar en el valor que le ofrecemos a los clientes y completar el siguiente enunciados: "Ayudar a nuestros clientes a...". Algunas ideas: - "Ayudar a nuestros clientes a escoger su vehculo ideal". - "Ayudar a nuestros clientes a planificar su retiro". - "Ayudar a nuestros clientes a disfrutar de una experiencia libre de estrs al proveerles un vehculo de alquiler confiable y seguro". Peter Drucker sugiere que una buena misin debe ser lo suficientemente concisa como para que se pueda imprimir en una camiseta. El reto es crear algo corto y a la vez interesante. Y, ms importante an, la misin debe tomar en cuenta a los clientes. La razn de ser de las grandes organizaciones es servir a sus clientes. Valores: 6 minutos Los valores tienen que ver con nuestro cdigo de conducta y establecen cmo se deben tratar entre s los miembros del equipo y cmo se deben comportar ante los clientes. Los valores siempre le dan empuje al desempeo y a los resultados de la organizacin. - "Nos comprometemos a brindarle a los empleados un lugar de trabajo estable y que le ofrezca a todos las mismas oportunidades de aprender y crecer personalmente. Fomentamos la creatividad y la innovacin para mejorar la efectividad de Southwest Airlines. Pero por sobre todo, los empleados recibirn dentro de la organizacin el mismo respeto que se espera que estos le brinden al cliente". - "Enfocados, amistosos, divertidos y justos", J. Schmid. Para escribir nuestra declaracin de valores, debemos empezar por escoger entre tres y siete de las siguientes posibilidades: - Responsabilidad: ante los resultados y hacer lo que se espera que hagamos. - Compromiso: altos estndares de calidad. - Creatividad: generar ideas y pensamientos originales. - Excelencia: hacer nuestros mejores esfuerzos. - Equidad: evitar los parcialismos. - Diversin: fomentar un ambiente de juego. - Integridad: cumplir con lo que decimos. - Lealtad: las situaciones difciles no son ms que oportunidades. - Pasin: ser muy entusiastas. - Respeto: estimar las habilidades de los dems. - Servicio: cumplir con las expectativas del cliente. - Trabajo en equipo: trabajar productivamente. - Actitud positiva: ser til y constructivo. - Balance entre trabajo y vida personal: lograr un buen balance. - Generosidad: ofrecer nuestro tiempo y talento gratuitamente. - Autoridad: permitir que los dems escojan y acten. - Amistad: estar bien dispuestos. Objetivos: 7 minutos Los objetivos son la medida de nuestro xito y de nuestro desempeo organizacional. Los objetivos se pueden medir desde varios puntos de vista: clientes, empleados y financieramente. Para escribir los objetivos: 1. Determinar qu vamos a medir. Debe ser sencillo y directo. 2. Especificar cmo lo mediremos. Esto nos llevar cierto tiempo, as que debemos ser pacientes. 3. Establecer hacia dnde queremos llegar con cada medicin. Por ejemplo, una tabla de objetivos podra ser la siguiente: Medir Cliente Satisfaccin Cuota de mercado Productividad Satisfaccin Ingresos brutos EBITDA Deuda Cmo medir Encuesta % del negocio Ingresos por empleado Cuestionario de evaluacin Anuales Anuales Dlares Objetivo 70 + 60% US$ 150 mil 3,2 US$ 1,5 millones US$ 200 mil 0

Empleados

Finanzas

Dnde estamos en estos momentos?: 10 minutos Debemos reservar los siguientes 10 minutos para determinar la situacin en la que estamos e identificar todos los problemas que deben ser resueltos para poder seguir adelante. El principio 80/20 sugiere que siempre hay un desbalance entre lo que hacemos y lo que obtenemos. Lo que debemos tratar de hacer en estos diez minutos es establecer cules son los asuntos ms importantes que est encarando la organizacin en estos momentos. En otras palabras, debemos tratar de identificar el 20% de los problemas que llevarn directamente a 80% del crecimiento futuro. En general, slo hay ocho tipos de problemas comerciales.

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El plan de crecimiento de una hora 3 Cada uno de estos se divide luego en tres: 1. Recursos humanos: - Empleados sin formacin incapaces de desempearse correctamente. - Falta de un sistema de responsabilidades. - Empleados poco comprometidos con la organizacin. 2. Recursos fsicos: - Tecnologas inadecuadas o desactualizadas. - Falta de los equipos ms adecuados para hacer el trabajo. - Espacios mal utilizados que encarecen la estructura. 3. Recursos financieros: - Falta de estados financieros oportunos. - Dinero de reserva insuficiente. - Un sistema de presupuestos inadecuado. 4. Ingresos necesarios: - Los costos estn aumentando ms rpido de lo esperado. - Prdidas debido a una poltica de precios incongruente. - Falta de un control interno de gastos. 5. Innovacin: - Lnea de productos envejecida que necesita ser refrescada. - Un servicio al cliente menos que aceptable. - Muy pocas fuentes de ingreso como para soportar los altibajos de las ventas. 6. Marketing y ventas: - Falta de agentes de ventas experimentados. - Poco uso de los medios sociales en cuanto canales de venta. - Una marca desactualizada que necesita ser modernizada. 7. Productividad: - Productos vendidos requieren demasiado reprocesamiento. - Desconexin entre el departamento de ventas y el de atencin al cliente. - Demasiados errores en el centro telefnico de atencin al cliente. 8. Responsabilidad social: - Falta de espritu de grupo. - Falta de un programa de retribucin a la comunidad. - Falta de inters en causas que valen la pena. Ahora debemos tratar de: 1. Revisar esta lista y hacer una lista de entre cinco y diez problemas que se deben resolver con el fin de que la compaa pueda crecer. 2. Jerarquizar la nueva lista en orden de importancia. 3. Empezar a pensar en las estrategias que se pueden aplicar para resolver cada uno de los problemas. Debemos guardar esta lista porque pronto la necesitaremos. Cmo llegaremos desde aqu hasta all?: 25 minutos En la ltima parte de la sesin de planificacin debemos establecer las estrategias y prioridades que determinarn el camino de la compaa: quin har qu y cundo. Estrategias: 15 minutos Las estrategias son el camino que seguir la compaa durante los meses siguientes. Las estrategias son la parte ms importante del plan de crecimiento por varias razones: - Nos obligan a concentrarnos en las reas que determinan el crecimiento de la compaa. - Constituyen la ruta que debemos seguir con el fin de alcanzar nuestra visin y cumplir con la misin. Una buena plantilla para escribir las estrategias del negocio es: Clarificar nuestras opciones estratgicas para Especificar el objetivo que tenemos en mente

- Incrementar nuestro espacio fsico e invertir en tecnologa para mejorar el ambiente de trabajo. - Asegurarnos de que la gente ms adecuada est en puestos de liderazgo y modernizar el sistema de recompensas para incrementar los niveles de compromiso de los empleados. - Conseguir una lnea de crdito en un banco para incrementar nuestra estabilidad financiera. Por lo general, la mejor manera de desarrollar las estrategias es sentarnos y crear nuestra propia matriz. El siguiente es un ejemplo de una matriz de estrategias de recursos humanos: Recursos humanos para Objetivo Contratar gente ms Integrar un equipo ms calificada capaz Colocar las personas ms Expandir nuestra adecuadas en los puestos capacidad de servicio ms adecuados. Crear programas de Aumentar el compromiso liderazgo de los empleados Ofrecer formacin en las Fortalecer el equipo oficinas gerencial Rotar gente entre varios Mejorar la retencin de puestos gerenciales empleados Mejorar los programas Reclutar gente ms capaz de incentivos para el equipo de ventas Opciones estratgicas Ahora debemos hacer una matriz para cada problema que est encarando la compaa.

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El plan de crecimiento de una hora 4 Prioridades: 10 minutos Ha llegado el momento de establecer las prioridades. La mayora de los planes de crecimiento se olvidan de las prioridades. Esto es lamentable porque: - Las prioridades constituyen un punto focal para que los empleados alcancen los objetivos que le permitirn crecer a la compaa. - Las prioridades ofrecen la oportunidad de que los empleados profundicen y fortalezcan su carcter. - Las prioridades pueden determinar las acciones especficas que se requieren para lidiar con los problemas de la organizacin. La plantilla bsica para establecer las prioridades del plan de crecimiento es esta: Se comienza con un verbo Se hace medible Se termina con una fecha de que la tarea sea terminada. Algunos ejemplos de prioridades: - Greg contratar un nuevo representante de ventas el 14 de junio. - David renovar nuestra pgina Web el 4 de julio. Los planes de crecimiento suelen carecer de prioridades. Pero estas son un componente fundamental porque convierten las estrategias en acciones diarias.

El documento como tal

La verdadera importancia de este plan de una hora es que le da vida al plan de crecimiento de la compaa. Una buena manera de mantenerlo actualizado es seguir el siguiente patrn: 1. Planificar durante una hora y establecer las prioridades de los siguientes 30 a 90 das. 2. Hacer durante los siguientes 30 a 90 das aquello que planificamos. 3. Tras 30 a 90 das, hacemos una pausa y evaluamos los resultados. 4. Celebrar nuestro progreso y empezar de nuevo. Una vez al ao podemos reunir a todo el mundo para actualizar la visin, la misin, los valores y los objetivos de la compaa. Pero tambin sirve reunirse una hora cada cierto tiempo para replantear las prioridades y celebrar. (Ver ejemplo en la siguiente pgina)

1. Comenzar con un verbo: lo ideal es que muestren acciones completas. Algunos verbos que se pueden usar son: "terminar", "completar" y "hacer". 2. Debe ser medible: y observable. Debemos ser capaces de saber cundo se llevo a cabo una prioridad. Si esto no es posible, entonces no es lo suficientemente especfico. Si podemos decir cundo se complet algo, entonces tambin podemos decir cunto se ha progresado. 3. Terminar con una fecha: porque las mejores organizaciones prefieren actuar antes que paralizarse. 4. Asignarle la prioridad a una persona: que se debe asegurar

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Ttulo original: The One Hour Plan for Growth Editorial: Wiley Publicado en: Noviembre de 2010

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El plan de crecimiento de una hora 5

Un ejemplo
Plan de crecimiento de Arnie's Pizza Estrategias
Compromiso del equipo Aumentar los niveles de compromiso, ofrecer ms retroalimentacin e incrementar las oportunidades de reconocimiento para mejorar la satisfaccin del cliente. Recursos humanos Ofrecer una mejor formacin profesional y asegurarnos de que la gente correcta est en el puesto correcto para que el equipo profundice an ms en los valores. Productividad Comparar nuestros sistemas con los sistemas de otras compaas de clase mundial y desarrollar sistemas de primera clase para maximizar la eficiencia de nuestras operaciones. Marketing y ventas Lograr que nuestros clientes se vuelvan fanticos de nuestra comida; crear sinergias que conlleven ventas futuras; y mantener el programa de premios al cliente actual para maximizar las oportunidades de ventas.

Visin
Convertirnos en el principal proveedor de pizzas de masa gruesa de la nacin y aumentar nuestras ganancias en 25% cada ao.

Prioridades
> Reuniones de 1 hora con seis unidades de negocios para el 12/3 para comunicar la Visin, la Misin y los Valores: - Georgina debe organizar las reuniones hacia el 31/1 - Ed debe desarrollar un esquema general hacia el 31/1 > Lanzar un nuevo sitio Web hacia el 1 de mayo: - Ideas a David el 31/1 - Sitio de prueba desarrollado por Fred - Sitio de prueba disponible el 28/2 - Retroalimentacin el 15/3 - Fred y David trabajan en la versin 2 - Sitio debe estar operativo el 15/4 > Comenzar a usar las tarjetas de felicitacin el 15/2: - Henry las disea para el 12/1 - Rob las aprueba el 26/1 - ltima versin para el 1/2 - Enviarlas el 10/2 > Lanzar un nuevo programa de lealta del cliente hacia el 1 de julio: - John busca ideas hasta el John desarrolla el primera borrador hacia el 1/3 - La gerencia lo revisa hasta el 15/3 - Los empleados lo revisan en las reuniones de trabajo - Segundo borrador para el 1 de mayo: John - Impresin de material para el 15/5: Louise - Distribucin de material para el 15/6 Louise - Entrenamiento del personal para el 15/6 John - Lanzamiento para el 1/7: Lester

Misin
Crear una experiencia gastronmica memorable.

Valores
Integridad, Respeto, Pasin, Actitud positiva, Excelencia, Trabajo en equipo y Servicio.

Objetivos
- Mejorar el ao que viene en 10% la satisfaccin del cliente. - Mejorar el ao que viene en 10% la satisfaccin del empleado. - Aumentar la rentabilidad de la compaa en 15% durante el ao fiscal 2011. - Buscar 10 futuros lderes aumentar nuestro liderazgo. para

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