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GERENCIA DE PROYECTOS CICLO DE DEMING: PHVA

El ciclo PHVA es una herramienta de la mejora continua, presentada por Deming a partir del ao 1950; se basa en un ciclo de 4 pasos: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Act). Es comn usar esta metodologa en la implementacin de un sistema de gestin de la calidad, de tal manera que al aplicarla en la poltica y objetivos de calidad as como en la red de procesos, la probabilidad de xito es mayor. Los resultados de la implementacin de este ciclo permiten a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando continuamente la calidad, reduciendo los costes, optimizando la productividad, reduciendo los precios, incrementando la participacin del mercado y aumentando la rentabilidad de la empresa u organizacin. Es tambin conocido como ciclo de Deming, ciclo de control, o simplemente el ciclo PHVA: planear, hacer, verificar, actuar. Este ciclo es un proceso esencial, que se lo debe realizar en cada una de las etapas, en cada una de las acciones que realicemos. Planificamos lo que vamos a hacer, luego lo hacemos, verificamos si lo que hacemos corresponde a lo planeado para actuar de dos maneras, actuar para corregir si no correspondi a lo planeado y actuar para mejorar si lo que hicimos correspondi a lo planeado. Qu es el planificar? Planear es el hecho de establecer lo que voy a hacer. No sera nada ms que contestarse siete preguntas (los americanos lo conocen como las 5 wsy las 2 hs): Qu es lo que voy a hacer? Por qu lo voy a hacer? el porqu es una pregunta esencial ya que si sta no est clara tenemos acciones que no agregan valor. Cmo lo voy a hacer? Cundo lo voy a hacer, cundo lo empiezo, cundo lo termino? Dnde lo voy a hacer? Quin lo va a hacer?, y la pregunta que dicen que uno debe hacerse al final: Cunto me va a costar? Estas preguntas deben estar contestadas en la etapa de planear. La planificacin ser mucho ms fcil si definimos los objetivos de lo que quiero alcanzar, y es ms fcil tambin la verificacin, que es la tercera etapa, verificar si lo que hicimos corresponde a lo planeado. Una mala planificacin no me permite una muy buena ejecucin y tampoco una correcta verificacin. Por lo tanto, la etapa de planificacin es fundamental. Muchos autores nos dicen que la planificacin incluye mucho de capacitacin, implica el entrenamiento previo a la ejecucin. Una vez que tenemos bien definida la etapa del planear, pasamos a la etapa de la ejecucin. Qu es la ejecucin? No es nada ms que llevar a cabo lo planeado, pero nosotros no estamos en un mundo perfecto sino en uno perfectible, por lo tanto, se debe hacer un control adecuado. Si nosotros en la etapa de planificacin definimos indicadores, aqu es el momento en que nosotros controlamos todos los indicadores. Si nosotros definimos mecanismos de control de nuestros procesos, aqu se ve la eficacia de esos mecanismos de control para llevar
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adelante lo planeado. En esta etapa, es en donde aparecen problemas, en donde realizamos procesos que dan resultado productos y/o servicios. Qu es la verificacin? Es decir, comprobar que lo que hicimos, corresponde a lo planeado y en esta etapa se pueden aparecer 3 ciclos:
Ciclo de mantenimiento: Si lo que hacemos, si corresponde a lo planeado, es el momento de estabilizar el

proceso, es importante definir claramente que hacemos, capacitar a la gente, definir los mtodos, los mecanismos de operacin y control y que sean claramente entendidos por la gente. Ciclos de correccin: Lo que se hace cuando lo que estaba previsto, no corresponde a lo planeado. Comprende dos tipos de acciones: la correccin, es decir, corregir el problema en ese instante; y la accin correctiva: hacer para que el problema no vuelva a ocurrir. Ciclo de mejoramiento: Pasado un cierto tiempo, en mis procesos debo pensar en qu puedo hacer para mejorar lo planeado. Aqu se pueden generar ideas, tratar de buscar datos, el ver un anlisis de la competencia, el ver las potenciales tendencias, y determinar oportunidades de mejora. Esto corresponder a las acciones preventivas, me lleva un anlisis de riesgos, y al mejoramiento continuo. Todo lo que hemos hecho en este tercer ciclo, debemos incorporar el nuevo ciclo en mi etapa del planear. Empieza entonces, a girar permanentemente el planear, hacer, verificar, actuar. Dnde se puede utilizar este ciclo? En todas las operaciones y actividades diarias, podemos utilizarlo en la gerencia, empezando desde la parte de planificacin estratgica, podemos utilizarlo en cada uno de los procesos que como organizacin ejecutamos. Podemos utilizarlo en nuestra gestin de recursos humanos, podemos hacerlo an en las actividades del mejoramiento: qu mejoramiento planteamos, qu es lo que hemos hecho en las etapas de mejoramiento, verificar si corresponde a lo planeado para actuar para corregir o actuar para mejorar. Un ciclo constante de planear, hacer, verificar, actuar, ser un ciclo que produce el mejoramiento en todos los rincones de la organizacin; a nivel personal, a nivel empresarial, a nivel an familiar. Para finalizar debo preguntarme: Qu hemos planificado el da de hoy, qu hemos ejecutado, hemos verificado si lo que hicimos corresponde a lo planeado, cmo vamos a actuar para corregir, o cmo vamos a actuar para mejorar? EL CICLO PHVA PLANEAR-HACER-VERIFICAR-ACTUAR La utilizacin continua del PHVA nos brinda una solucin que realmente nos permite mantener la competitividad de nuestros productos y servicios, mejorar la calidad, reduce los costos, mejora la productividad, reduce los precios, aumenta la participacin de mercado, supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de trabajo, aumenta la rentabilidad de la empresa. PLANEAR Es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin. 1. Identificar servicios 2. Identificar clientes
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3. Identificar requerimientos de los clientes (5.2) 4. Trasladar los requerimientos del cliente a especificaciones (7.1) 5. Identificar los pasos claves del proceso (diagrama de flujo) (7.5) 6. Identificar y seleccionar los parmetros de medicin (8.1) 7. Determinar la capacidad del proceso (8.2.3, 8.2.4) 8. Identificar con quien compararse (benchmarks) (5.1 de ISO 9004) HACER Implementacin de los procesos. Identificar oportunidades de mejora (8.5) Desarrollo del plan piloto Implementar las mejoras VERIFICAR Realizar el seguimiento y medir los procesos y los productos contra las polticas, los objetivos y los requisitos del producto e informar sobre los resultados. Evaluar la efectividad (8.2, 8.5.2) ACTUAR Tomar acciones para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos. 1. Institucionalizar la mejora y-o volver al paso de Hacer (5.6) APLICANDO EL PHVA EN LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS, TENEMOS: La definicin de la red de procesos, la poltica de calidad y los objetivos, se define el Representante de Gerencia, y el aseguramiento de los procesos.
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En el Hacer se hace la implementacin de lo definido en la planeacin, es decir, toda la Organizacin se alinea de acuerdo a las definiciones, se conforman equipos de trabajo para que documenten los procesos con el enfoque de PHVA y con una metodologa definida. En el Verificar, se aplica el subproceso de Revisiones de Gerencia y Auditoras internas de Calidad. En el Actuar, se aplica el subproceso de Acciones correctivas, preventivas y planes de mejoramiento como consecuencia de unos informes de auditoras, adicionalmente se aplica la metodologa para anlisis y solucin de problemas a aquellos subprocesos que necesitan un mejoramiento continuo para luego incorporarlos en los subprocesos y convertirlos nuevamente como parte del da a da. No es posible realizar con calidad una actividad, proceso, producto o servicio, si se viola alguno de los pasos del ciclo. Podra decirse que la metodologa PHVA no da lugar a fisuras en cuanto su propsito: se define una meta y dejndose llevar por la sabidura contenida en cada etapa, se llega a cumplirla quitando del camino los obstculos (no conformidades) que se interpongan, ya sean humanos, materiales o financieros. Si el objetivo es realista y considera las variables del entorno, entonces siguiendo la estrategia del Ciclo de la Calidad, la probabilidad de xito es mayor. No debe olvidarse que en cada paso habr que realizar acciones tcticas y operativas para seguir adelante con dominio.

Cibergrafa: http://es.wikipedia.org/wiki/Ciclo_PHVA http://www.corporacion3d.com/corporac/index.php?option=com_content&view=article&id=72:phva&catid=15 :articulos&Itemid=54 http://www.blog-top.com/el-ciclo-phva-planear-hacer-verificar-actuar/

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