Taller Administracin del Tiempo

Junio 2010

Agenda
1) Objetivos 2) Definicin de tiempo y caractersticas del tiempo 3) El valor del tiempo 4) Desperdiciadores del Tiempo 5) Administracin del Tiempo 7) Herramientas: Listas de Chequeo y Agendas 8) Organizacin del Espacio de trabajo 9) Manejo de documentos fsicos y electrnicos 10) Manejo del telfono y del correo electrnico 11) Manejo de Reuniones 12) Como trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los dems 13) El proyecto de vida como herramienta de planificacin 14) Cierre

Objetivo General

Al finalizar la accin de formacin el participante estar en capacidad de analizar

costumbres y actitudes actuales relacionadas con el manejo del tiempo y descubrir

maneras eficaces de emplearlo en el trabajo y en la vida en general.

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Objetivos Especficos
1. Conocer el valor del tiempo. 2. Identificar desperdiciadores del tiempo. 3. Conocer criterios de mayor aceptacin para la priorizacin de las actividades. 4. Emplear listas de chequeo o verificacin de actividades. 5. Administrar correctamente una agenda. 6. Hacer ms eficiente el uso del tiempo en las reuniones Identificar. 7. Herramientas para planificar la distribucin del tiempo. 8. Conocer las caractersticas de un equipo de trabajo ptimo. 9. Usar adecuadamente el telfono y el correo electrnico. 10. Conocer herramientas como El proyecto de vida que le permitirn planificarse con efectividad (eficacia)

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Definicin de tiempo
TEMPUS (Latn) Duracin de las cosas, distinta y medida en periodos; y principalmente segn el aparente curso del sol
Instante Segundo Minuto Hora Da Mes Ao Dcada Siglo Era. Pasado Antes de Cristo

Presente

Futuro

Despus de Cristo

O
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Definicin de Administracin del tiempo

La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una

forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms
importantes y crticos de los administradores.

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Caractersticas del tiempo

No se puede comprar... No se puede alquilar... No se puede acumular... No se puede reemplazar... No se puede dejar de consumir... Hace falta para todo... No se puede tener ms... Ni menos...

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Caractersticas del tiempo

1.El ms importante de los recursos.

2.El ms atpico de los recursos. No esta basado en ningn modelo.

3.El recurso ms equitativo: todos tenemos el mismo. 4.Un recurso limitado y caduco por definicin: hagamos lo que hagamos se nos acaba. 5.Recurso inelstico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.

6.El ms indispensable de los recursos: ninguna accin humana puede realizarse sin
tiempo. 7.Recurso insustituible. 8.Recurso inexorable: no puede ser detenido, no podemos variar ni su direccin, ni su

sentido, ni su cadencia. Lo ms que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que
va llegando. 9.Recurso Paradjico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cmo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.

10.Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.

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El valor del tiempo

Comenzaremos la actividad con una reflexin respondiendo a las siguientes preguntas:

Son suficientes las horas del da para realizar todas mis actividades? Estoy conforme con la distribucin de mi tiempo?

Cunto tiempo le estoy dedicando a mis asuntos personales? Estoy al da con responsabilidades y tareas en la oficina?
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Pensamientos de Grandes Hombres

El tiempo, invisible e irrecuperable Platn El tiempo slo existe en la imaginacin del hombre E. Kant ..El tiempo la cuarta dimensin Einstein

El tiempo, inexplicable materia prima para todo A. Bennet

Hazlo despacio que estoy apurado Napolion Bonaparte

El tiempo es una costurera especialista en hacer modificaciones y arreglos Faith Baldwin El tiempo es un recurso constante y finito Alex Mackenzie

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Administracin del tiempo

Administracin El uso apropiado de los medios para lograr o alcanzar un fin Diccionario de Webster Tiempo El perodo durante el cual una accin o proceso continua Diccionario de Webster

Administrarse

en

el

Tiempo

Efectividad

Resultados en el Tiempo

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Caractersticas de la personas
Que pierden el tiempo !!

me quejo...

me quejo...

me quejo...

me quejo...

me quejo... tiempo

2000
Que se organizan !!

2010

me cuestiono...

analizo...

planifico...

hago...

disfruto...

tiempo
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Desperdiciadores de tiempo
Son elementos que impiden alcanzar los objetivos en la forma Ms eficiente posible. Son las fuerzas frenantes.
Tipos Externos Ambiente

Internos

Uno Mismo

Relacin - Resultados
Ambiente Individuo Tiempo

Eficiencia Humana
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Desperdiciadores de tiempo
Desperdiciadores de tiempo externos: Excesivo flujo de papeles. Telfono. Chat. Facebook. You Tube Mirar la televisin Visitantes Reuniones Fallas de comunicacin Polticas y procedimientos Informacin. (Falta / exceso)

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Desperdiciadores de tiempo
Desperdiciadores de tiempo internos: Falta de prioridades. Falta de planes. Objetivos no claros. Dejar cosas para despus. Intentar hacer muchas cosas a la vez. Falta de autodisciplina. Falta de habilidad y conocimientos.

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Desperdiciadores de tiempo

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Eficacia y Eficiencia

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Administrar el Tiempo
Proceso de Administracin de Actividades .

Flexibilidad

Metas Y Objetivos

Priorizar Organizar Planificar

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Verificacin y control

Qu es Planificar?
Planificar es el establecimiento de objetivos o metas, y la eleccin de los medios ms convenientes para alcanzarlos (planes y programas). Todo plan acciones. debe referirse al futuro y debe indicar

Planificar se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo. Para alcanzar las metas deber llevar a cabo una serie de acciones. Trace su plan de accin: construya una lista de tareas o realice un horario de actividades.

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Planificar

Planificacin Estratgica

Planificacin Operativa

Fijado Nuestra Meta Y Los Objetivos

Determinando las acciones

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Beneficios de Planificar
Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la ejecucin, aparte de que los resultados sern mejores. Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntndose Qu es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?. Si se escribe una lista de pendientes y se jerarquiza, se manejar mejor. Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realizacin demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen que hacer. Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el principio del 80/20 o Principio de Pareto: Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas. No confundir el manejo de problemas con solucin de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.
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Beneficios de Planificar
Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa diario tiempos de no interrupcin para poder concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad con horas de privacidad. Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisin de los mensajes y la retroalimentacin. Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades. Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado. Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situacin le dir cules son las prioridades en trminos de importancia y urgencia.

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Qu es una prioridad?

De acuerdo al diccionario de la real Academia de la Lengua es:

Un elemento cualitativo que determina la mxima preferencia; se utiliza en planeacin o programacin para sealar lo que tiene mayor importancia y que por consiguiente requiere de mayor atencin.

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Criterios para establecer prioridades

Stephen Covey, .explica que la administracin del tiempo no es la habilidad de exprimirle ms horas al da. Tampoco es triplicarse a uno mismo

para poder hacer ms cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata de concretar lo que es ms importante.
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Criterios para establecer prioridades

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Criterios para establecer prioridades

Para determinar prioridades, se deben tener en cuenta los siguientes Criterios:

Juicio: T eres quien puede juzgar mejor lo que tiene que hacer. Relatividad: En qu puedo usar mejor mi tiempo en este momento? Tiempo: Establecer un limite de tiempo es un criterio para establecer prioridades y tomar en cuenta el momento de comenzar.

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Criterios para establecer prioridades

Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a organizar nuestras tareas:

Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades?

Estoy empleando la mayora de mi tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo? Cules son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no contribuyen a nada? Qu sucedera si definitivamente no se hicieran? Puede hacerse algo de trabajo en forma ms rpida o simplificada sin afectar adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores?
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Criterios para establecer prioridades

El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realizacin. Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos. El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia. Si algo puede salir mal, saldr mal. Todo lleva ms tiempo del que usted piensa. Si existe la posibilidad de que varias cosas vayan mal, la que cause ms perjuicios ser la nica que vaya mal.

Ley de Parkinson

Ley de Murphy

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Matriz de Manejo del Tiempo

Urgente No Urgente

Cuadrante 1:

Cuadrante 2:

Importante

Crisis, Presin, "Apagar Incendios", Fechas Lmites, Problemas Acuciantes.

Planificacin, Visin, Valores, Preparacin, Recreacin verdadera.

Cuadrante 3:

Cuadrante 4:

No Importante

Interrupciones Varias, Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas.

Actividades de Evasin, Trivialidades, Prdidas de Tiempo.

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Matriz de Manejo del Tiempo

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Listas de chequeo

La lista de chequeo sirve para no olvidar las actividades que se deben realizar.
Elabora una lista donde determines que actividades te ayudaran a lograr el objetivo que te haz planteado.

Despus a cada actividad de la lista de actividades asgnale una prioridad.

Al final del ejercicio tendrs un Plan que te permitir organizar mejor tu rutina diaria.

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Elaboracin de listas de chequeo

Pasos para la elaboracin de una lista de chequeo:
1) Toma una hoja de papel. 2) Escribe en ella de forma ordenada las actividades o tareas que debas realizar.

3) Para jerarquizar las tareas que vas a realizar se sugiere clasificarlas.

4) Una forma de clasificarlas es usando las letras A,B y C. 5) La letra A se usa para las actividades que debes hacer cuanto antes, la letra B se refiere a las actividades que debes realizar en esa semana y la letra C para aquellas actividades que pueden realizarse la semana prxima. 6) La idea es priorizar las tareas y ejecutarlas en ese orden. 7) Recuerda revisar continuamente la lista y cumplirlas en orden.
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Agenda

La Agenda es una herramienta que requiere de disciplina para su uso. Permite planificar citas, llamadas, reuniones, compromisos, recordar fechas de entregas, etc. Elije el tipo ms adecuado a sus necesidades.

Se debe actualizar constantemente.

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Tips para tener una agenda y aprovecharla

1) Se recomienda elaborar una lista de actividades de una semana completa. 2) Esta comprobado y es un principio fundamental de la planificacin del tiempo, que toda hora que se usa en planificar eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados. 3) Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo es planear el da siguiente (al final de cada jornada laboral). 4) Se debe hacer el intento, dentro de lo posible, de respetar las actividades y compromisos establecidos. 5) Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, ms que por la pura casualidad.

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Tips para tener una agenda y aprovecharla

6)

El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, as, los emprendedores usan su tiempo en relacin a la importancia de sus actividades.

7) El establecer un determinado tiempo o fecha lmite, obliga al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisin y a la tardanza. 8) Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible. 9) El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar correctamente el tiempo. 10) Deje espacios de tiempos para actividades no planificadas e inesperadas.
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Organizacin del Espacio de trabajo

Es importante que tenga en su puesto de trabajo solo los papeles, herramientas que requiere para realizar sus actividades diarias y conocer el sitio donde se encuentran.

Debe vaciar su escritorio de papeles relacionados a tareas anteriores.

Mantenga sus cajones ordenados. Defina un lugar para sus herramientas y siempre mantenga ese lugar.

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El manejo de documentos fsicos y electrnicos

Si los documentos no son digitales, como sugerencia escanea tus documentos y crea carpetas en tu computador o memoria porttil para archivar tus documentos. Solo archiva documentos que consultar en el futuro o que requieren respaldo. Ordena los archivos segn frecuencia de uso. Crea carpetas y subcarpetas para agrupar documentos relacionados.

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Manejo del telfono y del correo electrnico

Recomendaciones para el uso del telfono:

Utilice responsablemente el telfono, es una herramienta de trabajo. Controla el tono de voz que empleas cuando hablas por telfono. Los telfono asignados son para uso laboral. Utilice un lenguaje propio para la organizacin.

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Manejo del telfono y del correo electrnico

Recomendaciones para el uso del correo electrnico:

El correo implica siempre el desencadenamiento de una accin. Se debe planear en el da el momento para su lectura. El E-mail debe gestionarse con agilidad: eliminarse, responderse, archivarse o reenviarse de forma inmediata. Lea sus correos al inicio de la jornada laboral.

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Manejo del telfono y del correo electrnico

Para gestionar el correo electrnico:
Correos recibidos cada da (promedio): 30

80% son informativos o basura (24 mensajes) Tiempo estimado de atencin: 24 min.
20% requieren respuesta o hacer algo (6 mensajes) Tiempo estimado de atencin: 60 min.

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Manejo de Reuniones

Realmente es necesario reunirse?

1. Planifique los puntos a tratar en la reunin. 2. La duracin de la reunin se puede ver afectada por el orden de la agenda o temas a tratar. 3. Evite iniciar la reunin con temas controvertidos. 4. Inicie con temas rutinarios que supongan decisiones fciles. 5. Solo invite a la reunin a las personas que compete asistir. 6. Realice minuta de los acuerdos establecidos.

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Es necesario reunirse

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Tips para Administrar el Tiempo

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Define claramente los objetivos y selecciona lo ms importante Evita caer en el perfeccionismo Lleva una lista de tareas pendientes Asigna prioridad a tus tareas Planea tu da desde el da anterior No dejes las cosas para despus Delega en los dems Aprende a decir NO Concntrate en la tarea actual

10. Sea puntual y exija puntualidad 11. Elimine sentimientos intiles 12. Aprender a ir al grano / Hacer un buen manejo de reuniones

13. Maneje ordenadamente el despacho de papeles

14. Evite los conflictos 15. Haga un buen uso de los correos electrnicos / del telfono fijo y celular
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Como trabajar en equipo y dar un buen uso al tiempo de los dems

Se proactivo

Colabora en las actividades que puedas

Evita las conversaciones innecesarias

Si tienes algo que decir de Un compaero dilo directamente

No difundas rumores ni Comentarios malsanos Aclara los malentendidos en el Momento en que sucedan

Muestra siempre una actitud positiva

En los conflictos asume Una actitud conciliadora

Se parte de la solucin y no del problema
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No hagas a los dems lo que no te gustara que te hicieran a ti

Mapas Mentales

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El proyecto de vida como herramienta de planificacin

Salud = Buena alimentacin, Ejercicio, Sin Vicios, Revisin Mdica. Familia = Pareja, Hijos y Cooperacin, Responsabilidad. Crecimiento Personal = Valores, Educacin, Religin. Esparcimiento = Descanso, Diversin, Vacaciones. Labor Social = Beneficencia, Enseanza, Cooperacin. Libertad econmica. = Negocio,
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Moraleja

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No te olvides de la persona ms importante

A veces, cuando tenemos grandes proyectos en
puerta, tendemos a olvidarnos de los dems y lo que es peor, de nosotros mismos. Sin embargo, para ser altamente productivos requerimos de un

adecuado balance entre cuerpo y mente. Realizar

actividades que nos relajen, alimentarnos de manera adecuada y compartir tiempo con nuestros seres queridos, es lo que realmente nos permite

adquirir un estado de armona y rendir al mximo

por periodos prolongados. No olvides recargar tus bateras, porque solo as obtendrs la energa que necesitas para concretar todos tus proyectos
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Cierre
Nada hay que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparrsele, pues ste vuelve y aqul no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida.
Escritor argentino Jos Ingenieros

Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el da, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiar a travs del laberinto de una vida ocupada. Pero all donde no se traza plan alguno, donde la disposicin del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos.
Escritor del siglo pasado, el francs Vctor Hugo

TOMA TU TIEMPO PARA LA AMISTAD - ES EL CAMINO A LA FELICIDAD. TOMA TU TIEMPO PARA SOAR - ES TU VEHCULO PARA LLEGAR A UNA ESTRELLA. TOMA TU TIEMPO PARA AMAR Y SER AMADO - ES EL PRIVILEGIO DE LOS DIOSES. TOMA TU TIEMPO PARA MIRAR A TU ALREDEDOR - ES UN DA DEMASIADO FUGAZ PARA EL EGOSMO. TOMA TU TIEMPO PARA RER - ES LA MSICA DEL ALMA.

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Gracias por su atencin.