Administracin efectiva del tiempo El tiempo, uno de los mayores recursos de que disponemos suele tener una gran

influencia en la Productividad de la organizacin. Productividad es lograr ms y mejores resultados con los mismos recursos disponibles y en el menor tiempo disponible. Un recurso altamente complejo de administrar; sin embargo, quien logre encontrar la forma eficiente de hacerlo tendr una herramienta que facilitar el xito del los retos que se emprenda. Todos tienen la misma cantidad de tiempo, todos disponen de 24 horas, o de 1440 minutos al da, pero algunas personas que saben administrar el recurso tienen ms tiempo para desarrollar ms actividades que otras personas. Tiempo que no empleamos es tiempo que no volver, tiempo que se desperdicia, siempre la misma ley sin importar si la empresa es grande o pequea, si quien toma la decisin es un alto funcionario o un obrero, si es joven o viejo, etc. siempre el mismo recurso limitado, la esencia de la vida y que debe ser administrado con criterios de competitividad. Podemos hablar del tiempo por categoras, una es aquel tiempo sobre el cual tenemos absoluto control o disposicin y otra es la categora del tiempo en el cual debemos dar respuesta, coordinar o corresponder a otros elementos y estmulos del entorno. Se estima que el tiempo sobre el cual podemos tener absoluto gobierno, es aproximadamente un 25% del total disponible, pero adems este tiempo no est siempre junto ya que est sujeto a interrupciones, distracciones, de forma que cuando queremos aplicarlo percibimos que disponemos de menos tiempo propio. Lo ideal es que toda persona pueda emplear por lo menos una hora para pensar y planificar su trabajo, pero ello no siempre es posible debido a que siempre estn las interrupciones propias de la rutina o emergencias o imprevistos, con lo cual no logramos tener un empleo eficiente del mismo. RAZONES PARA EL DERROCHE DE TIEMPO: Preferir hacer lo ms agradable Bastante comn que busquemos aquello en lo que nos sentimos ms cmodos. Un ejemplo es el vendedor que prefiere visitar un Cliente muy amable y conversador que aunque no le compre le hace pasar por lo menos un rato bonito, a diferencia de ese cliente de rostro adusto, difcil y de pocos amigos, al cual hay que prestar mucha ms atencin, hacer ms esfuerzo pero que cuando compra lo hace en forma bastante ms significativa. Resolver lo que aparece ms fcil Una frecuente inclinacin de quien tiene muchas tareas a resolver y que en forma natural piensa "Quita primero las plumas y qudate luego con la carne", limpia el escritorio de pequeos detalles y vas a tener una mejor visin para resolver lo ms grueso. Pero esto es perder el tiempo de forma muy similar al fondista que consulta su cronometro a cada instante ms que tratar de cubrir la carrera en el menor tiempo posible. Encontrar justificaciones lgicas Hallar una justificacin muy racional sobre el porque no se hizo el trabajo oportunamente.Aparentemente eso nos deja tranquilos sobre la verdadera razn de no haber efectuado untrabajo en su momento.

Ser Perfeccionista Sustentado en el tema de "Lo hago excelente o no lo hago", pero lo perfecto suele ser enemigo de lo que es bueno. De lo que se trata es de no ser mediocre pero tampoco dejar de hacer las cosas porque no siempre estn perfectas. Falta de Compromiso Sintiendo un falso orgullo y autosuficiencia, no creen necesario demostrarle nada a nadie y no buscan comprometerse en forma decidida para llevar a cabo determinada actividad. Programar fechas especiales Es decir desplazar tareas para efectuarlas el primer lunes del mes que tenga fecha 7.Fechas caprichosas o al azar. ?? Celebra el xito antes de cumplir con el trabajo Una situacin que reduce la motivacin necesaria para efectuar el trabajo. Ausencia de Panificacin El no saber realmente qu hacer, producto de no definir los objetivos claramente, tampoco construir prioridades de las tareas por efectuar, ni plazos para saber cuando actuar, son losproblemas bsicos de una falta de planificacin. Gran parte de las labores del ejecutivo estn centradas a "apagar incendios" sin hacer un esfuerzo por prevenir. El valor que se le da al presente y a la improvisacin refuerzan esta conducta, producto de que en el tiempo se ha tenido relativo xito sin hacer el trabajo de proyeccin. La diferencia entre el xito y el fracaso, radica en lo que se piensa, en como se planea y como se acta, es decir ejecutar lo que se ha planeado. El tiempo de ejecucin de una actividad, puede ser reducido siempre que se invierta un tiempo preciso en planear. Todo Plan debe ser ejecutado ya que para ser Productivos hay que ser hacedores, pero la garanta de menores fallos y riesgos est en la forma como se planea. No ser Consciente del Tiempo disponible Por lo general y dentro de determinadas consideraciones, si destinamos dos horas para realizar una actividad es claro que terminaremos en dos horas y si hemos definido una hora tambin tenemos la posibilidad de terminar en una hora. Lograr objetivos grandes y duraderos requiere tiempo y la base de toda organizacin son los planes. Incumplimiento por parte de los dems Cuando se trabaja con un grupo de personas y cada uno tiene una responsabilidad que no cubre adecuadamente, y en otras oportunidades no se presenten a tiempo a la hora programada

Muy comn hallar personas que consideran no necesario el respeto por el tiempo de los dems, simplemente llegan tarde de acuerdo a como ellos lo efectuaran. Interrupciones, Telfono y Visitas no Programadas Si bien es cierto contestar todas las llamadas es importante, tambin es importante el no ser interrumpido todo el tiempo. Muchos ejecutivos a pesar de tener una secretaria tienen la costumbre de ellos tomar la llamada para ellos solucionar directamente el problema, con lo cual en caso de estar en una reunin lo que hacen es dilatarla y tambin no respetar el tiempo de las personas que participan con l. La idea del gerente de "Puertas Abiertas" supone que la persona que quiera hablarle puede hacerlo en cualquier momento. Algo no siempre real ya que existe mucho gerente que trabaja con la puerta abierta pero son inaccesibles. Reuniones extremadamente largas Por cada reunin debe conocerse el objetivo, la agenda, comenzar y terminar a la hora sealada. Las personas deben entender que no es ir a trabajar a la reunin ya que esa es una fase previa, en la reunin lo que se busca es fijar directivas y tomar decisiones. Delegar inadecuadamente Se pierde mucho tiempo con los gerentes "orquesta", aquel que considera que nadie es capaz de resolver el problema y de esa forma lo nico que hace es reforzar la actitud de sus subalternos para llevarle problemas y no soluciones. La Rutina, lo urgente y lo importante La actitud muy desarrollada en el ser humano, el pensar que todos los das amanece igual, desarrollando la misma forma de hacer las cosas ao tras ao. Una atrofia de percepciones que dejan pasar oportunidades al pensar que las oportunidades son iguales a las de aos anteriores. Aqu es donde es necesario diferenciar entre lo Urgente y lo Importante, pero en la mayora de casos lo importante no siempre resulta urgente. El principio de la Administracin por excepcin recomienda delegar lo urgente y de rutinaen funcionarios competentes y por otro lado el gerente es quien debe asumir efectuar lastareas ms importantes. Falta de priorizacin El no evaluar y priorizar los problemas, concluye en la prdida de tiempo. La Ley de Pareto puede ayudar, es decir del 100 por ciento de tareas por resolver, solo el 20 por ciento tiene una alta priorizacin de casi un 80 por ciento en mi prioridad, el resto puede ser delegado. Lo importante de delegar es hacer un oportuno seguimiento. TCNICAS PARA OPTIMIZAR EL TIEMPO Tenga Objetivos

En lo posible tener un plan escrito por da, mes, ao y tambin el Plan de Vida. Todos estos objetivos deben ser revisados peridicamente. Muchos personajes confan en su memoria, pero lo que mejores resultados ha dado sin excepcin es preparar diariamente la lista de actividades del da y completarlas una a una en forma muy rigurosa. Al trmino del da romperla y preparar la lista para el da siguiente, considerando lo que qued pendiente. Contar con el compromiso del personal Si el personal no participa de la necesidad de lograr una mayor productividad, nada de lo que sehaga tendr resultados, ellos deben estar conscientes y motivados a tratar de acortar tiempos y ano perderlo en actividades superfluas. La motivacin y liderazgo son mas necesarios que nunca, la actitud de trabajo en equipo, la actitud de no desperdiciar recursos de la empresa, etc. Saber delegar adecuadamente Al delegar nos olvidaremos de la constante queja de que falta tiempo. Sin embargo delegar tambin tiene sus detalles, hacerlo significa identificar al personal que puede ser tan capaz como uno para resolver el problema. El delegar exige hacerlo con propiedad, dando las instrucciones claras y brindando la autoridad que sea necesaria, ya que de otra forma no slo se despilfarra el tiempo sino que por lo general nos ocasiona otros problemas adicionales. Una de las responsabilidades bsicas de toda jefatura es ensearle a sus subalternos a trabajar adecuadamente. Resolver las tareas en forma inmediata Lo importante es no dejar para maana lo que puede resolverse hoy, tampoco significa que debamos hacerlo todo, tambin se puede delegar. Recibir, tramitar, aprobar, negar, y devolver un documento para solicitar ms informacin son actividades parte de la rutina diaria, lo que es necesario evitar es encarpetarlo y dejarlo para despus ya que generalmente cuando decidamos hacerlo se habr perdido un tiempo precioso. Cuidar el tiempo ptimo Es aquel tiempo en que el funcionario esta ms dispuesto a la creatividad e inclinado a resolver problemas en forma bastante rpida. Toda persona tiene su propio momento sea de maana, tarde o noche, pero en ese caso debe conocer bien como reacciona para encargar adecuadamente su labor sin recargarla y sin estar expuesto a la rutina o interrupciones. Empleo de espacios cortos de tiempo Los tiempos de espera, una cita, una llamada telefnica, el transito, etc., resultan un mal necesario, son inevitables y como tal hay que tomarlos Lo importante es no hacer el vago, ni tampoco molestar a nadie ya que eso es perder tiempo, lo que debe buscar es hacer productivo el tiempo inesperado, es decir revise su agenda de visitas, o piense en un problema que est por resolver.

En todo caso, usted debe estar consciente que no importa cuantas teoras o tcnicas se usen para optimizar el tiempo, lo ms importante est dentro de cada persona, es decir cual es su actitud frente a los problemas y como es que pretende usar su tiempo. Recuerde, resulta muy fcil dejarse llevar por la corriente y esperar un golpe de suerte para que todo salga bien, pero esto no es una buena receta si quiere lograr xitos