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Administracin del Tiempo

Prof. Lalo Huber


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Objetivos de la Conferencia

Iniciar un cambio personal para eliminar actitudes y hbitos que producen derroche del tiempo!
Es importante hacer un buen Time Management?

Desde ya...!!! La buena administracin del tiempo es esencial para el logro de los objetivos personales!! Hace a la eficacia y eficiencia personal! Para que esto tenga sentido lgicamente deben existir objetivos personales..!!

Cuento de la vasija y las piedras...


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Qu es el tiempo..?

Un recurso de caractersticas nicas..!!!

Le suena este nmero?

No se puede comprar... 292.000 Esta es la cantidad de horas de No se puede alquilar... vigilia con que cuenta una persona en toda su vida profesional..!! No se puede acumular... Despus de este curso: 4 horas menos!!! No se puede reemplazar... No se puede dejar de consumir... Hace falta para todo... No se puede tener ms... Ni menos...

La locura del tiempo...

Sntomas de la locura de la urgencia..?


Se acaba la hora del almuerzo..? Los videoclips... Hablar con la boca llena... Auto-mac... Comer en el escritorio... Barras de cereales... Fast-food Stress Falta de cuidado personal Mala alimentacin Deshidratacin crnica Menos horas de sueo Vacaciones de fin de semana... Televisin las 24 horas.... Servicios 7x24.... Kioscos 7x24.... Verduleras abiertas de noche... Telecommuting
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Cambio de hbitos?
Nadie

pierde el tiempo a propsito La prdida de tiempo es en general involuntaria Producto de malos hbitos Entonces estamos hablando de cambio de hbitos!!
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En qu perdemos el tiempo

Ejercicio entre todos... En qu perdemos el tiempo..?


Charlas de caf... Agresiones....... Peleas........ Quejas........ Interrupciones...... Aburrimiento...... Falta de objetivos...... Enfermedades........ Preocupacin....... Enojos........ Continua postergacin.... Inconsciencia Demasiadas horas de sueo.... Insuficientes horas de sueo.... Viajes..... Telfono celular.... Telfono.... Switching procrastination guardar todo..., Retrasos impuntualidad nuestra y de otros descoordinacin agotamiento interrupciones. estmulos externos aparentemente importantes. Email, celular, pager... stress Desconcentracin Objetivos incoherentes No evaluacin del accionar La respuesta Tramposa: Lo hago porque me gusta... Vicios, pecados, errores, olvidos Preocupacin Discusiones irrelevantes Descontrol Temor a decir NO Temor a elegir Preocupacin Ira Envidia Comodidad Encuentros casuales Vagancia Mate infinito Televisin... Fanatismos... Modorra... 10 videos para el fin de semana.. Excesivo sol.. Excesivo espejo Excesivos trmites No querer cerrar ninguna puerta Otros..??

ICQ

Vergenza, timidez

En qu se pierde el tiempo..?
I
Hacerme cargo!! Definir Adonde y por donde ir! PLAN MACRO Nivel 0. Me siento una vctima del entorno... No puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...

Pregunta clave: En qu nivel estoy...?

II

Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero an no tengo objetivos...! Sobrevivo... Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...

inconsciencia

III IV

Arrancar!!!!

Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo continuamente... Quiero vivir...!

Avanzar!!! Verificando y ajustando continuamente el destino y el camino!!

Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!!
conciencia

Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que podra ser ms eficiente... Quiero vivir mejor..!!! 7

Qu es time management?

I
II III

Actitud proactiva-preventiva

Tomar iniciativa!! estrategia personal, misin y visin personal Perseverancia, disciplina

Hacerse cargo!!! Tener objetivos Encararlos!!!

Establecer objetivos -planear

Recordarlos!

No postergarlos!

Superar miedos, desarrollar autoconfianza Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes

IV

Revisin de actividades

Incrementar eficiencia!

CAMBIO DE HABITOS!!

Llevarlos a cabo bien!

Actitud proactiva-preventiva
Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!

me quejo...

me quejo...

me quejo...

me quejo...

me quejo...

tiempo

2001

2010

me cuestiono...

analizo...

planifico...

hago...

disfruto...

tiempo

Accionar Proactivo-Preventivo

Cmo ahorrar tiempo con prevencin?


Ahorrar

tiempo...? Actitud preventiva!! La regla de oro..!!! Ejemplo...

Llevar el auto a una revisin peridica lleva un par de horas... Y cuesta algunos pesos.... Chocar en la autopista por una falla en los frenos puede hacernos perder muchos das.... En trmites.... O peor... En el hospital.... O con muletas... O peor.... Y tambin puede costar miles y miles de pesos...
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Planeamiento personal

Cmo diferencio actividades relevantes (positivas y negativas) de las irrelevantes..?

Solo se pueden diferenciar a travs de la definicin de claros objetivos...!!

Ojo! Esto va contra la cultura actual del todo vale..?

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Objetivos claros = coherencia

Ejemplos de nuestra incoherencia de deseos / objetivos / actividades...


Quiero ser sano / fumo Quiero vivir muchos aos / tomo mucho alcohol Quiero ser delgado / me como la vida Quiero tener una familia / no formalizo Quiero tener mucho dinero / no trabajo duro Quiero llevarme bien con mis padres / les grito Quiero un trabajo mejor / no busco Quiero un pas ms sano / trabajo en Philip Morris Me gusta la gente que no critica / critico Quiero ser muy inteligente / no estudio Quiero ser atractivo-a / no cuido mi cuerpo Quiero que mejore el pas / no pago impuestos Quiero ser ms honesto / no pago multas Me gusta la sinceridad / verseo Quiero tener muchos amigos / jams los llamo Quiero que me inviten a muchas fiestas / jams organizo una Quiero un pas ms rico / hago paro Quiero viajar / no ahorro Quiero que me quieran / tengo mal humor Quiero que me quieran / soy agresivo Me quejo de que todos manejan mal / manejo mal No me gusta la gente que insulta / insulto Me quejo de los baos sucios en los bares / me voy sin apretar el botn Me quejo de la ciudad sucia / tiro papeles en la calle Me preocupa la pobreza / no hago nada

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Tcnicas para un mejor TM


Time management en una frase:

Nunca ponerme a hacer nada antes de saber exactamente todo lo que quiero hacer... Y como voy a acomodar todas esas actividades en el tiempo disponible..!

Te puedes retrasar... Pero el Tiempo no lo har.. Benjamin Franklin


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Mejores hbitos
para una mejor Administracin del Tiempo
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Qu es time management..?
Una

clasificacin de actividades relevantes positivas!!


Actividades
No discrecionales deben hacerse

sobrevivir...

de mantenimiento =

Actividades

vivir!!
Discrecionales puedo elegir

de cambio =

Ojo!! No confundir unas con otras..!!


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Tcnicas para un mejor TM

Minimice tiempo dedicado a actividades de mantenimiento!!! Recuerde que son medios... No fines..!!!

Cuanto dedica Cunto dedica Cunto dedica Cunto dedica Cunto dedica Cunto dedica Cunto dedica Cunto dedica Cunto dedica Cunto dedica Etc.........

a a a a a a a a a a

comer..? cocinar..? aseo..? shopping..? descanso..? relax..? tomar sol..? jugar..? limpiar la casa..? mantenimiento del auto..?

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Tcnicas para un mejor TM


Automotvese Desarrolle actitud positiva Evite a las personas crticas Evite criticar Trate siempre de hablar de lo bueno del mundo Auto-prmiese al completar tareas Ayude a otros... Imagnese en la situacin deseada... Todo cambio comienza con un pensamiento....!!!!!!!

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Tcnicas para un mejor TM

First-things-first!

Urgentes!

No urgentes...

Primero lo primero La vasija, las piedras y la arena.... Defina prioridades Diferencia claramente lo urgente de lo importante
Aplique la Regla de 80-20 Asegrese de no estar postergando algo de alta prioridad... Solo porque no es urgente Nunca pierda de vista las prioridades bsicas.. Familia, hijos, salud, calidad de vida, educacin...

Importantes!

QI QIII

QII QIV

No importantes!

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Tcnicas para un mejor TM

Evite caer en el perfeccionismo exagerado!

No hay nada ms triste que una persona capaz que nunca hace nada... Porque nunca es suficiente.... Critica a todo por su falta de perfeccin... Pero no se da cuenta que su propio perfeccionismo le impide alcanzar logros tangibles.. Recordar que lo perfecto es enemigo de lo posible.... Elimine el Procrastination!!

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Tcnicas para un mejor TM

Tome consciencia de los costos reales de las cosas..!!

Cual es el costo de ir al cine..? El costo de un depto..? Cul es el costo de su tiempo..? Qu prioriza..? Ahorrar tiempo o ahorrar $$$..? No compre NADA que luego le cueste demasiado mantener..!!! No se deje llevar por el impulso consumista... No caiga en la trampa material...

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Tcnicas para un mejor TM

Maneje expectativas...!!

Maneje bien las expectativas de quienes lo rodean...! Nunca prometa demasiado... Mejor prometa poco... Y exceda expectativas..!!! Si uno no maneja las expectativas de otros... Ellos mismos las generarn... A su propio gusto...!!!! Nunca eleve las expectativas de otros sobre Ud.... A menos de estar seguro de luego superarlas...!!!!

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Tcnicas para un mejor TM

Aprenda a decir NO!!!


Aprenda a hacerlo sin agredir... Sin ser desagradable... Te agradezco mucho la invitacin... Realmente sos una persona de primera... Pero lamentablemente no podr ir... Gracias.... Pero NO.... Es increble la cantidad de tiempo que muchas personas pierden por hacer cosas a las cuales no se atrevieron a decir NO!!!! Sin mencionar los conflictos que esto suele generar.......

NO GRACIAS!!!

Aprecio mucho tu invitacin pero....

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Tcnicas para un mejor TM

Aprenda a reclamar!!!

Aprenda a hacerlo sin agredir... Sin ser desagradable... Le ruego me disculpe...... Pero creo que a este plato le falta..... Puede ser..? Disculpeme que lo interrumpa.... Seor, podra Ud.. por favor aclararme este..... Tengo un problema seor... Podra Ud ser tan amable de ayudarme..,? Armar escndalo SI Y SOLO SI es imprescindible...!!! Nunca de entrada....!!

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Tcnicas para un mejor TM

Elija a las personas con que desea interactuar..!!!!!


Las relaciones no son obligatorias..! Si tengo una relacin con alguien a quien no puedo ayudar... Ni me ayuda... Considerar la posibilidad de cortarla...!! No pierda tiempo con gente nocompatible..!! Busque afinidad en la gente que lo rodea... Busque buenas influencias...! Relacinese con gente que comparta sus objetivos..!!!! Haga contactos y arme equipo!

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Tcnicas para un mejor TM


Use To-do-lists!! Haga to-do-lists diarias, al iniciar el da... Por escrito..!!!!!! - la importancia de escribir Cuestione TODOS los puntos del to-dolist..!! por qu debo hacerlo? para qu..? y si no lo hago..? No haga nada hasta no tener el to-do-list definido

Orden ANTES de la ACCION!!

Mantener to-do-list separada para proyectos

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Tcnicas para un mejor TM

Elimine hbitos que provocan derroche de tiempo!!!!


Volver a dormirse despus de despertarse... Chateo en internet... Charlas de caf.... Charlas telefnicas sin objeto... Excesiva TV, programas sin valor agregado Chusmero...... Manas.... Cigarrillo, bebida, Hobbies tontos.... Broma continua...

Vicio del doble sentido... Excesivo tiempo dedicado a cocinar, comer Shopping... Juegos de PC... Cine, Alquiler de videos... Ftbol... Paseos... Viajes de placer... Otros..?

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Tcnicas para un mejor TM

Evite distracciones...

Bloqueelas fsicamente..!!! Encirrese si es necesario No interrumpa... Para no ser interrumpido Establezca tiempo para no atencin de visitas Asegrese momentos de aislacin... rmese un lugar para estar en soledad... No acepte interrupciones gratuitas... No acepte la charla automtica de otros...

Disee un lugar de trabajo productivo


Integrar todos los elementos necesarios Haga una lista de las herramientas que necesita... Y trate de tenerlas todas en un mismo lugar...! Haga que su lugar de trabajo sea agradable...
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Tcnicas para un mejor TM

Delegue!!!

No haga actividades para las cuales est sobrecalificado...!!! Todo aquello que pueda delegar... Delguelo..! Recuerde que antes de delegar debe ensear.... Solo resrvese actividades de su core business..... Delegar es para una persona como tercerizar es para una empresa.... Delegue... O tercerice... Todo aquello que otro pueda hacer mejor....! Ej.: dbito automtico... Limpieza... Shopping...

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Tcnicas para un mejor TM

Sea siempre puntual y exija puntualidad..!!

Genrese una imagen de puntualidad..! Empiece cumpliendo... Para luego exigir... Si todos saben que Ud. es puntual.... Se comportarn puntuales con Ud...!! Genrese una imagen de impuntual.... Y todo el mundo le har perder tiempo sin sentirse culpables...

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Tcnicas para un mejor TM

Si trabaja en relacin de dependencia, cambie de empresa al menos cada 4 aos...!!

Mantngase en forma.. Capactese para serle til al mercado... No a una sola empresa..! Asegrese de ser capaz de dar valor agregado... Siempre..! No confe en su estabilidad laboral.... No permita que se le cristalice la cultura de una empresa en particular.... Investigue el mercado continuamente... Hgase conocer... Desarrolle su marketing personal...

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Tcnicas para un mejor TM


Trabaje duro para eliminar sentimientos intiles..! Son una de las principales fuentes de prdida de energa...

Pre-ocupacin, rencor, bronca, envidia, miedo celos... ansiedad Etc.....!

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Tcnicas para un mejor TM

Elimine el vicio argentino de la queja continua..!!!!

La queja continua inconsciente es una prdida continua de tiempo y energa..!! Sin mencionar la desmotivacin que provoca en los dems..! No entre en crculos viciosos de queja ritual Mantenga el foco en las conversaciones... No permita cambio de tema sin razn... No permita que el otro se desve... Acostmbrese a no permitir la charla de bueyes perdidos... salvo que ste sea exactamente el objetivo...!! NUNCA termine una conversacin sin resultado... Si el tema no se cerr, defina prximos pasos...

Aprenda a ir al grano...

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Tcnicas para un mejor TM

Aprenda a utilizar herramientas de productividad personal


PC Internet e-shopping Correo electrnico Foros de discusin Herramientas de mailing Telecommuting PDAs Agendas Telfono - celular - contestador fax
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Tcnicas para un mejor TM

Haga un buen manejo de las reuniones


Minimice la cantidad de reuniones Si una decisin la puede tomar solo, pues tmela! Llame a reunin solo si es realmente imprescindible Asista a una reunin solo si es imprescindible... Prepare las reuniones con anticipacin Defina los objetivos de antemano Establezca hora de comienzo y fin Genere una minuta En la minuta, que nunca falte un plan de accin con fechas y con responsables!
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Tcnicas para un mejor TM

Maneje eficientemente los papeles

Manipule documentos una sola vez! Genere algn sistema de archivo.. En el trabajo y en su casa... Se archiva ordenadamente... O se tira..!!! Tire inmediatamente lo que no sirve No cajonee No apile papeles Minimice suscripciones a revistas y diarios...
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Tcnicas para un buen TM

Aprenda a comunicarse eficazmente


Establezca objetivos para sus contactos Mejore su forma de expresarse Mejore su imagen Aprenda a adaptar su comunicacin a las otras personas!! Utilice redundancia para eliminar malos entendidos NUNCA asuma... Aprenda a preguntar Aprenda a escuchar No prejuzgue! Verifique siempre sus comunicaciones!!
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Tcnicas para un mejor TM

Evite conflictos interpersonales..!!! Los conflictos son terribles devoradores de tiempo..!


Contrlese... No agreda a nadie... Trate bien a todos... No critique... Sea amable... Salude y agradezca efusivamente... Siempre y en todo lugar Evite cualquier tipo de contienda legal... Evale costo-beneficio antes de generar un conflicto...!!!
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Tcnicas para un buen TM

Maneje eficientemente el e-mail


No enve ms emails que los que quisiera recibir...! Sea breve No genere conflictos por mail Jams un email negativo... Use el email para desarrollar contactos positivos... No genere cadenas.... No utilice copias en forma indiscriminada clasifique los mails apenas llegan... Borre inmediatamente los que no sirvan No baje ningn archivo ejecutable (.exe .pif .com .bat .scr) Concentre la realizacin de llamadas Use contestador con altavoz No atienda todas las llamadas! Establecer un tiempo fijo de no atencin de llamadas Limite la duracin de las llamadas Elimine hbito de colgarse al telfono Cierre las llamadas Utilice telfono manos libres Utilice inalmbrico Tenga detector de caller-id Use el telfono .. No deje que l lo use a Ud..!

Haga buen uso del telfono


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Tcnicas para un mejor TM

Simplifique su vida personal..!

Evite aparatos sofisticados... Use tecnologa mainstream No se entusiasme con chiches Evite ropa cara Evite influencia de la moda Evite todo producto que exija demasiados cuidados... Evite productos que no pueda mantener de taquito Evite salidas caras y sofisticadas... Evite muchedumbres... Evite colas... Haga trmites por telfono o internet... Utilice dbito automtico... Limite sus pertenencias a las mnimas necesarias...
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Tcnicas para un mejor TM

Mantenga un buen estado fsico y mental


incluya momentos de relajacin en el da, breves en da y hora fijos practique deporte... tenga actividades variadas camine mucho duerma las horas necesarias no duerma de ms... tome MUCHO lquido... Lvese la cara frecuentemente.... Elimine el alcohol... Coma liviano... Siempre... Desarrolle alguna actividad artstica Capactese continuamente Evite el burn-out

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Tcnicas para un mejor TM

Establezca rutinas para las actividades continuas!

divida el tiempo para pensar y para hacer... y para descansar... Establezca un plan semanal fijo!!!

Aproveche los tiempos muertos...


Siempre lleve encima algo til para leer... Y un anotador para actualizar to-do-lists... Utilice libros en CD o cassette... Para viajes.... Acostmbrese a nunca estar sin hacer nada... A menos que realmente necesite descansar..!

Busque la forma de eliminar viajes repetitivos


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Tcnicas para un mejor TM

Acostmbrese a aplicar el procesamiento paralelo..!


Ordene tareas para lograr un mximo nivel de superposicin Ejemplo para ordenar:

poner a llenar la baadera para tomar un bao de inmersin estacionar el auto descargar bolsos del bal llamar el ascensor abrir la puerta del ascensor cargar bolsos en el ascensor llegar a casa en el auto abrir la cochera ir al bao a lavarme las manos y hacer mis necesidades.... enviar un mail urgente escribir un informe... No urgente poner agua para hacer un t prender la estufa en el dormitorio... Para entibiar lo ms posible antes de ir a dormir... bajar del ascensor descargar bolsos abrir puerta del depto con la llave entrar con el auto a la cochera entrar al depto... prender la pc

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