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ET TIEMPO

El tiempo, uno de los mayores recursos de que disponemos, suele tener una gran influencia en la productividad de la organizacin. Productividad es lograr ms y mejores resultados con los mismos recursos disponibles y en el menor tiempo disponible. Es un recurso altamente complejo de administrar; sin embargo, quien logre encontrar la forma eficiente de hacerlo, tendr una herramienta que facilitar el xito en los retos que emprenda. Todos tienen la misma cantidad de tiempo, todos disponen de 24 horas o de 1440 minutos al da, pero las personas que saben administrar este recurso tienen ms tiempo para desarrollar otras actividades. Tiempo que no empleamos es tiempo que no volver, tiempo que se desperdicia. Siempre la misma ley sin importar si la empresa es grande o pequea, si quien toma la decisin es un alto funcionario o un obrero, si es joven o viejo, etc. Siempre el mismo recurso limitado, la esencia de la vida y que debe ser administrado con criterios de competitividad. Podemos hablar del tiempo por categoras: una es aquel tiempo sobre el cual tenemos absoluto control o disposicin y otra es la categora del tiempo en el cual debemos dar respuesta, coordinar o corresponder a otros elementos y estmulos del entorno. Se estima que el tiempo sobre el cual podemos tener absoluto gobierno es aproximadamente un 25% del total disponible. Pero este tiempo no est siempre junto ya que se encuentra sujeto a interrupciones, distracciones, de forma que cuando queremos aplicarlo percibimos que disponemos de menos tiempo propio. Lo ideal es que toda persona pueda emplear por lo menos una hora para pensar y planificar su trabajo, pero ello no siempre es posible debido a que permanentemente surgen las interrupciones propias de la rutina o emergencias e imprevistos, con lo cual no logramos tener un empleo eficiente del tiempo. RAZONES Preferir PARA hacer EL lo DERROCHE ms DE TIEMPO agradable

Es bastante comn que busquemos aquello en lo que nos sentimos mas cmodos. Un ejemplo es el vendedor que prefiere visitar un cliente muy amable y conversador que aunque no compre le hace pasar al menos un rato agradable, a diferencia de ese cliente de rostro adusto, difcil y de pocos amigos, al cual hay que prestar mucha ms atencin,

hacer ms esfuerzo, pero que cuando compra lo hace en forma bastante ms significativa. Resolver lo que aparece ms fcil

Una frecuente inclinacin de quien tiene muchas tareas a resolver es quien de forma natural piensa "Quita primero las plumas y qudate luego con la carne" Limpia el escritorio de pequeos detalles y vas a tener una mejor visin para resolver lo ms grueso. Sin embargo, esto es perder el tiempo de forma muy similar al fondista que consulta su cronometro a cada instante en vez de tratar de cubrir la carrera en el menor tiempo posible. Encontrar justificaciones lgicas

Hallar una justificacin muy racional sobre el por qu no se hizo el trabajo oportunamente. Aparentemente, eso nos deja tranquilos y evitamos reflexionar sobre la verdadera razn de no haber efectuado un trabajo en su momento. Ser Perfeccionista

Sustentado en el lema de "Lo hago excelente o no lo hago". Sin embargo, lo perfecto suele ser enemigo de lo que es bueno. De lo que se trata es de no ser mediocre pero tampoco dejar de hacer las cosas porque no siempre estn perfectas. Falta de Compromiso

Sintiendo un falso orgullo y autosuficiencia, quienes utilizan este argumento no creen necesario demostrarle nada a nadie y no buscan comprometerse en forma decidida para llevar a cabo determinada actividad. Programar fechas especiales

Es decir, desplazar tareas para efectuarlas el primer lunes del mes que tenga nmero 7, fechas caprichosas o al azar. Celebra el xito antes de cumplir con el trabajo

Una situacin que reduce la motivacin necesaria para efectuar el trabajo. Ausencia de Planificacin

El no saber realmente qu hacer producto de no definir los objetivos claramente, no construir prioridades de las tareas por efectuar ni establecer plazos para saber cundo actuar, son los problemas bsicos de una falta de planificacin. Gran parte de las labores del ejecutivo estn centradas en "apagar incendios" sin hacer un esfuerzo por prevenir.

El valor que se le da al presente y a la improvisacin refuerza esta conducta, producto de que en el tiempo se ha tenido relativo xito sin hacer el trabajo de proyeccin. La diferencia entre el xito y el fracaso radica en lo que se piensa, en cmo se planea y cmo se acta, en definitiva, ejecutar lo que se ha planificado. El tiempo de ejecucin de una actividad puede ser reducida siempre que se invierta un tiempo preciso en planear. Todo plan debe ser ejecutado ya que para ser productivos hay que ser hacedores, pero la garanta de menores fallas y riesgos est en la forma como se planea. No ser Consciente del Tiempo disponible

Por lo general y dentro de determinadas consideraciones, si destinamos dos horas para realizar una actividad es claro que terminaremos en dos horas y si hemos definido una hora tambin tenemos la posibilidad de terminar en una hora. Lograr objetivos grandes y duraderos requiere tiempo y la base de toda organizacin son los planes. Incumplimiento por parte de los dems

Cuando se trabaja con un grupo de personas y cada uno tiene una responsabilidad que no cubre adecuadamente. Es muy comn encontrar personas que no consideran necesario el respeto por el tiempo de los dems, simplemente llegan tarde de acuerdo a como ellos lo haran. Interrupciones, Telfono y Visitas no Programadas

Si bien es cierto que contestar todas las llamadas es importante, no menos importante es el no ser interrumpido todo el tiempo. Muchos ejecutivos, a pesar de tener una secretaria, tienen la costumbre de tomar la llamada para solucionar directamente el problema, con lo cual dilatan la solucin de cuestiones ms importantes y no respetan el tiempo de las personas que participan con l en la solucin de estas cuestiones ms importantes. La idea del gerente de "Puertas Abiertas" supone que la persona que quiera hablarle puede hacerlo en cualquier momento. Esto no siempre es real ya que existen muchos gerentes que trabajan con la puerta abierta pero son inaccesibles. Reuniones extremadamente largas

Por cada reunin debe conocerse el objetivo, la agenda, comenzar y terminar a la hora sealada.

Las personas deben entender que no se trata de ir a trabajar a la reunin ya que esa es una fase previa. En la reunin lo que se busca es fijar directivas y tomar decisiones. Delegar inadecuadamente

Se pierde mucho tiempo con los gerentes "orquesta", aquel que considera que nadie es capaz de resolver el problema y de esa forma lo nico que hace es reforzar la actitud de sus subalternos para llevarle problemas y no soluciones. La Rutina, lo urgente y lo importante

La actitud muy desarrollada en el ser humano de pensar que todos los das amanece igual, desarrollando la misma forma de hacer las cosas ao tras ao. Una atrofia de percepciones que dejan pasar oportunidades al pensar que stas son iguales a las de aos anteriores. Aqu es donde es necesario diferencia entre lo Urgente y lo Importante, pero en la mayora de los casos lo importante no siempre resulta urgente. El principio de la Administracin por excepcin recomienda delegar lo urgente y la rutina en funcionarios competentes y por otro lado el gerente es quien debe asumir la realizacin de las tareas ms importantes. Falta de priorizacin

El no evaluar y priorizar los problemas concluye en la perdida de tiempo. La ley de Pareto puede ayudar, es decir, del 100% de tareas por resolver, solo el 20% tiene una valoracin de casi un 80% en mi prioridad, el resto puede ser delegado. Lo importante de delegar es hacer un oportuno EL seguimiento. TIEMPO Objetivos

TECNICAS Tenga

PARA

OPTIMIZAR

En lo posible tener un plan escrito por da, mes, ao y tambin el Plan de Vida. Todos estos objetivos deben ser revisados peridicamente. Muchas personas confan en su memoria, pero lo que mejores resultados ha dado sin excepcin es preparar diariamente la lista de actividades del da y completarlas una a una en forma muy rigurosa. Al trmino del da romperla y preparar la lista para el da siguiente, considerando lo que quedo pendiente. Contar con el compromiso del personal

Si el personal no participa de la necesidad de lograr una mayor productividad, nada de lo que se haga tendr resultados, ellos deben estar conscientes y motivados a tratar de

acortar

tiempos

no

perderlo

en

actividades

superfluas.

La motivacin y liderazgo son ms necesarias que nunca, la actitud de trabajo en equipo, la actitud de no desperdiciar recursos de la empresa, etc. Saber delegar adecuadamente

Al delegar nos olvidaremos de la constante queja de que falta tiempo. Sin embargo, delegar tambin tiene sus detalles; hacerlo significa identificar al personal que puede ser tan capaz como uno para resolver el problema. El delegar exige hacerlo con propiedad, dando las instrucciones claras y brindando la autoridad que sea necesaria, ya que de otra forma no solo se despilfarra el tiempo sino que por lo general nos ocasiona otros problemas adicionales. Una de las responsabilidades bsicas de toda jefatura es ensearle a sus subalternos a trabajar adecuadamente. Resolver las tareas en forma inmediata

Lo importante es no dejar para maana lo que puede resolverse hoy. Pero esto no significa que debamos hacerlo todo, tambin se puede delegar. Recibir, tramitar, aprobar, negar y devolver un documento para solicitar ms informacin son actividades que forman parte de la rutina diaria. Lo que es necesario evitar es encarpetarlo y dejarlo para despus ya que generalmente cuando decidamos hacerlo se habr perdido un tiempo precioso. Cuidar el tiempo ptimo

Es aquel tiempo en que el trabajador est ms dispuesto a la creatividad e inclinado a resolver problemas en forma bastante rpida. Toda persona tiene su propio momento, sea ste de maana, tarde o noche, pero en ese caso debe conocer bien cmo reacciona para encargar adecuadamente su labor sin recargarla y sin estar expuesto a la rutina o interrupciones. Empleo de espacios cortos de tiempo

Los tiempos de espera, una cita, una llamada telefnica, el transito, etc., resultan un mal necesario, son inevitables y como tal hay que tomarlos. Lo que se debe buscar es hacer productivo el tiempo inesperado, es decir, revise su agenda de visitas o piense en un problema que est pendiente de resolver. En todo caso, debe ser consciente de que no importa cuntas teoras o tcnicas se utilicen para optimizar el tiempo; lo ms importante est dentro de cada persona, es decir, cul es su actitud frente a los problemas y cmo es que pretende usar su tiempo.

Recuerde: resulta muy fcil dejarse llevar por la corriente y esperar un golpe de suerte para que todo salga bien, pero esto no es una buena receta si quiere lograr xitos.