Sebastin Lilly dHainaut MBA U de Chile sebastianlilly2@gmail.

com Video 1

Bienvenidos!

Consultor: Sebastian Lilly dHainaut. Coordinacin Horaria Materiales (Apunte y Lpiz) No permita que se le vaya una buena idea! Favor completar el formulario de Presentacin Personal

Nombre: .....................................
Favor complete las siguientes frases y luego entregue la hoja al Moderador. Me gusta...................................................................................................... Estoy orgulloso de............................................................................. Algunas veces deseo.................................................................................. Cuando hago algo mal............................................................................. No puedo............................................................................. Si puedo La pelcula que ms me ha gustado es .................................................. Ser trabajador de mi empresa es.....................................

Que es El Tiempo?
La mejor definicin, si bien no la ms clara para el lector moderno, sigue siendo la antiqusima definicin de Aristteles:El nmero, o la medida, del movimiento segn antes y despus. Para Aristteles, como para la mayora de los filsofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivala a cambio (decan que todo lo que cambiaba se mova de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad)

Video que es el tiempo

El Tiempo

Video Jar Palo

El Tiempo

No existe el tiempo como no existen ni el kilmetro ni el litro, sino nicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales. Video Jar Palo

El Tiempo Que
definicin

puede dar UD.?

 Cmo optimizamos nuestra labor ?

Tenemos que hacer mas PRODUCTIVA nuestra funcin, para lo cual es necesario sacarle el mximo de rendimiento a los recursos.

Video: MOTIVACION LABORAL TERRY TATE+ Motivador Espaol

Hoy, uno de los recursos ms escasos es el tiempo, para lo cual cada actividad que diga relacin con la venta u otras que nos permita ser ms eficientes y ahorrar tiempo es bsica.

Caso: Las Piedras Grandes

Video

La Administracin del Tiempo

Video que es el tiempo+ el tiempo no existe

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existes en s, la administracin del tiempo es la administracin de s mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

La Administracin del Tiempo

Video que es el tiempo+ el tiempo no existe

El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos fsicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La administracin del tiempo es una ilusin, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quines somos o que estamos tratando de lograr, el tiempo contina movindose al mismo ritmo.

La Administracin del Tiempo

Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.

La Administracin del Tiempo

Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que tendra tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas ms eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con ms rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rpidos, podran tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre.

La Administracin del Tiempo

Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presin se cometen ms errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los das comienzan a parecer frenticos.

 Cuando la presin no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: Trabajar ms horas

El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que se podran ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.

 Trabajar ms rpido y trabajar ms horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente contina creyendo que esos enfoques les permitirn conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay ms por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.

La Administracin del Tiempo

Describa otras consecuencias del trabajo excesivo:

Test de Productividad

La Administracin del Tiempo

La Administracin del Tiempo

Estos hombres tena claras sus prioridades y llegaron lejos

Prioridad
Video

Prioridad
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Prioridad
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Prioridad
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Prioridad
Video

Prioridad
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Mis Enemigos!

La Urgencia!

Proporciona un sentido artificial de: AUTOESTIMA, PODER, CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION

Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los dems

Convierte al Lder en el punto central de atencin

La Urgencia!
Agrava los problemas que intenta remediar

Proporciona un sentido artificial de: AUTOESTIMA, PODER, CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION

Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los dems

Convierte al Lder en el punto central de atencin

La Urgencia!
Agrava los problemas que intenta remediar

Proporciona un sentido artificial de: AUTOESTIMA, PODER, CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION

Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los dems

Convierte al Lder en el punto central de atencin

La Urgencia!
Agrava los problemas que intenta remediar

Proporciona un sentido artificial de: AUTOESTIMA, PODER, CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION

Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los dems

Convierte al Lder en el punto central de atencin

La Urgencia!
Agrava los problemas que intenta remediar

Y que hay de

Usted?

Y Ahora que?

Veamos
Lo verdaderamente

Importante

Matriz de Administracin del Tiempo

I m p o r T a n T e I Crisis Fechas Crticas III Interrupciones Reuniones II Cuadr. Calidad Planificacin Prevencin V Actividades Escape Trivialidades

Urgente

NO Urgente

En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la nica variable.

TIEMPO DE CALIDAD

Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms.

Slo t puedes mejorar la calidad de tu tiempo.

En ltima instancia, usas tu tiempo como lo desea.

Video tiempo japones

La forma como usas tu tiempo define quin eres, ms an que lo que dices, lo que vistes, lo amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente identifica a su familia como el aspecto ms importante de su vida y sin embargo, invierte muy poco tiempo en actividades familiares. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida.

TIEMPO DE CALIDAD

Video tiempo japones

Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar de su trabajo y su descanso.

TIEMPO DE CALIDAD

La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las queremos hacer porque nos son ms fciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dar ms tiempo para hacer las cosas.

Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar de su trabajo y su descanso.

TIEMPO DE CALIDAD

La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las queremos hacer porque nos son ms fciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dar ms tiempo para hacer las cosas.

Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y ni dejar que l nos domine. Y nadie podr dominar su tiempo mientras no est primero dispuesto a dominarse a s mismo.

TIEMPO DE CALIDAD

El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeas y grandes elecciones cada da, cada hora y an cada minuto.

El mito de la actividad: El ejecutivo ms lleno de trabajo es el ms eficiente. Se confunden los resultados con la actividad para no llegar a ninguna parte.

MITOS

El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejan los

asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegacin y se pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

MITOS
El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

El mi El tieto de tra hech mpo prebajar con recur a encima siona al tra el tie y obj so qued : EL m ejecutivo mpo: a eto d e jus converti s precios : se le tificac do en os iones estor . bo

Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano: Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podra estar haciendo.

El mito de ahorra tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo que se est condenado a repetir lo que sali mal.

MITOS

MITOS

MITOS
TOS

MITOS

MITOS

MITOS
TOS
cules son

sus

MITOS?

MITOS

MITOS

MITOS
TOS
cules son

sus

Haga una lista con sus

MITOS?
5 MITOS
propios

Desperdiciadores de Tiempo

Desperdiciadores de Tiempo
Desperdiciadores de tiempos Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.

Es cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus objetivos de la manera ms efectiva posible.

Desperdiciadores de Tiempo

Externos

Desperdiciadores de Tiempo Externos

Excesivo flujo de papeles Telfono Visitantes Reuniones Fallas de comunicacin Polticas y procedimientos Informacin (Falta/exceso)

Desperdiciadores de Tiempo Externos

Excesivo flujo de papeles Telfono Visitantes Reuniones Fallas de comunicacin Polticas y procedimientos Informacin (Falta/exceso)

Desperdiciadores de Tiempo Externos

Excesivo flujo de papeles Telfono Visitantes Reuniones Fallas de comunicacin Polticas y procedimientos Informacin (Falta/exceso)

Desperdiciadores de Tiempo Externos

Excesivo flujo de papeles Telfono Visitantes Reuniones Fallas de comunicacin Polticas y procedimientos Informacin (Falta/exceso)

Desperdiciadores de Tiempo Externos

Excesivo flujo de papeles Telfono Visitantes Reuniones Fallas de comunicacin Polticas y procedimientos Informacin (Falta/exceso)

Desperdiciadores de Tiempo Externos

Excesivo flujo de papeles Telfono Visitantes Reuniones Fallas de comunicacin Polticas y procedimientos Informacin (Falta/exceso)

Desperdiciadores de Tiempo Externos

Excesivo flujo de papeles Telfono Visitantes Reuniones Fallas de comunicacin Polticas y procedimientos Informacin (Falta/exceso)

Desperdiciadores de Tiempo Externos

Excesivo flujo de papeles Telfono Visitantes Reuniones Fallas de comunicacin Polticas y procedimientos Informacin (Falta/exceso)

Posibles Soluciones

des por Activida Proyectos

Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.

Posibles Soluciones

des por Activida Proyectos

Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.

Posibles Soluciones

Antes de llamar, planifica la conversacin.

no de on os d slo en d o pero s sin ece l a Estab s llamad cia. n ir recib e emerge d caso Si l extie a con v n busc de inn ersacin e a ex cusa cesariam se s pa ra co ente, rtarla . Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano y permanece en l.

No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos o inexistentes

Posibles Soluciones
nta y orie o do

Al escribir usa palabras sencillas

Escribe menos, usa el telfono

s sa el e s U o a hech

o laro, c tilo c

ncis

Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y envindolas de vuelta

Piensa antes de escribir, planea lo que se quieres expresar

Escribe anotan respuestas a d envin o las respue cartas y me m dolas d s e vuelt tas al marge os, a n y

Posibles Interrupciones y visitantes inesperados Soluciones

ita para vis iario tiempo d n iones Prev u nterrupc os e i esperad in ntes

No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento u de t era s fu te isitan v los a cibe Re a No contribuyas a conversaciones oficin innecesarias

Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tiene un minuto?

Posibles Soluciones
Reuniones
Desalienta y discontina las reuniones innecesarias Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una conversaci n telefnica tendra el mismo efecto?

Posibles Soluciones
Es necesaria mi presencia? Fjate un limite de tiempo y ajstate a l Preprate para la reunin, resiste las interrupciones, mantente en el tema Minimiza las conversaciones intrascendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias

Desperdiciadores de Tiempo

Internos

dnde estn

TUS

dnde estn

TUS

PRIORIDADDES ?

Falta de Planificacin

Realice

AQU Y

AHORA

Su Planificacin completa

Falta de Planificacin

SEMANA

Realice

AQU Y

AHORA Prioridades
Recuerda las

Su Planificacin completa

Falta de Planificacin

SEMANA

Desperdiciadores de Tiempo Internos

Falta de prioridades Falta de planes Objetivos no claros Dejar cosas para despus Intentar hacer muchas cosa a la vez Falta de autodisciplina Falta de habilidad y conocimientos

Gonzlez

!!!Hoy tengo que vender

Gonzlez

!!!Hoy tengo que vender

Gonzlez

NO, mejor hago el MANDADO que me pidi mi jefe

!!!Hoy tengo que vender

Gonzlez

NO, mejor hago el MANDADO que me pidi mi jefe

Hoy tengo que ir a cobrar, s eso mejor

!!!!!GONZLEZ, QU ES LO QUE LE PED HACE 3 SEMANAS?

Gonzlez

EEE NO LO RECUERDO JEFE

!!!!!GONZLEZ, QU ES LO QUE LE PED HACE 3 SEMANAS?

Gonzlez

EEE NO LO RECUERDO JEFE

!!!!!GONZLEZ, QU ES LO QUE LE PED HACE 3 SEMANAS?

Gonzlez

VENGA A MI OFICINA AHORAAAAAA!!!

Gonzlez

Gonzlez

Glup

Es que UD no tiene claro lo que tiene que hacer en su trabajo?!!!!! Le dije la semana pasada, que tena que asistir al Gte Gral

Gonzlez

Me har Ud ur reporte completo de las actividades realizadas, no me interesa si se tiene qie quedar toda la noche. ENTENDI?!! Si don Wenceslao

Gonzlez

y que le pongo al reporte si no acompa al GTE Gral jams?

Gonzlez

Gonzlez

Gonzlez

Posibles Soluciones
Reflexin Decisin Disciplina No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hbitos

Identificacin de Hbitos Personales

Ejercicio
Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 mxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos. Una vez que ya lograste identificar a tus enemigos enlista las posibles soluciones para cada uno de ellos.

Soluciones
Ahora, haz dos listas ms, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.

Causas de la Morosidad
Morosidad La morosidad es la enemiga del xito. El xito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para despus. Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros das se ven copados de demandas y presiones.

Causas de la Morosidad
Morosidad Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo nmero de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas. Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienza de acciones. Una vez que la accin ha comenzado, ser ms fcil continuarla. Lo difcil es comenzar.

Causas de la Morosidad
Morosidad La morosidad conduce en la mayora de los casos a carrera de ltimo minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas topo no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrs, lo cuala traduce en ms tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficientes y efectivamente. Las principales causas de morosidad son: Trabajos no placenteros Trabajos difciles Indecisin

Uso del Tiempo

Principios prcticos Para conocer qu cosa en particular puede hacer un ejecutivo, que verdadera y rpidamente lo haga ms efectivo, y que lo haga lograr ms y disfrutar de lo que est haciendo, es necesario saber en qu se le va el tiempo.No dependa de la memoria, pues es traicionera!

Uso del Tiempo

Principios prcticos Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si podemos examinar en forma objetiva y realista como lo manejamos. El resultado final de nuestro anlisis no ser una tcnica, o una serie de complicadas formas burocrticas que debamos seguir por el resto de nuestros das: El resultado de examinar cmo gastamos nuestro tiempo debes ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal del mismo: en que se nos va y en que debera rsenos.

Autoanlisis del Uso del Tiempo

Para quin sinceramente se propone mejorar la administracin de su propio tiempo, el primer paso consistir en averiguar como lo est empleando. En este punto se puede dividir la prxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada hora se registra como se emple esa hora. Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante.

Planear las Actividades

Diseo de objetivos Planes de contingencia El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades ms rutinarias.

Planear las Actividades

Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueos de la situacin. Para esto es indispensable planear nuestra s actividades, a fin de optimizar lo ms posible el tiempo del que disponemos. Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientacin y no malgastar tiempo y energa en cosas secundarias o en actividades innecesarias.

Planear las Actividades

Puedo realizar una planificacin eficaz si:
Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea Anticipo los obstculos a los que enfrentar Organizo mis tareas por orden de prioridad

Planear las Actividades

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:
Estn en lnea con mis valores Sean de tiempo definido Estn definidas clara y especficamente Sean completamente mas Sean realistas

Organizar las Actividades

Nos servir para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categoras: Prioridad A Imprescindible de hacerse: stas son las actividades decisivas: Algunas de ellas entrarn en esta categora debido a rdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo lmite significativo, u oportunidades de xito o desarrollo.

Organizar las Actividades

Prioridad B Debe hacerse:son actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeo pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite

Organizar las Actividades

Prioridad C Deseable de hacer es la categora de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podran eliminarse, posponerse o realizarse en perodos de poca presin.

Organizar las Actividades

Dependiendo de la fecha en que se elabore su lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el da de maana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser la C de maana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.

Organizar las Actividades

Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor: por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto: Slo una planeacin le permitir recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.

El Beneficio de la Planeacin
El principio de Pareto Wilfredo Pareto, socilogo y economista del siglo XIX postul la teora que origin el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cul 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso ms constructivo y cul es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.

El Beneficio de la Planeacin

El Beneficio de la Planeacin
Eficiencia vs. Efectividad Eficiencia es hacer las cosas rpidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho ms valioso lograr efectividad que eficiencia. En otra palabras la eficiencia buscar lograr resultadosva derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados..

El Beneficio de la Planeacin
Aspectos importantes a considerar Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la ejecucin, aparte de que los resultados sern mejores. Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntndose Qu es lo que tengo que-y quierohacer hoy?. Si se escribe una lista de pendientes y se jerarquiza, se manejar mejor. Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realizacin demasiado correcta de tareasque no son las que se tiene que hacer.

El Beneficio de la Planeacin
Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el principio del 80/20 o Principio de Pareto. Unos pocos esfuerzos crticos (20% por poner un nmero redondo) producen la gran mayora de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.

El Beneficio de la Planeacin
No confundir el manejo de problemas con solucin de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema. Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa diario tiempos de no interrupcin para poder concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad con horas de privaca.

El Beneficio de la Planeacin
Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisin de los mensajes y la retroalimentacin o feedback. Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades

El Beneficio de la Planeacin
Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la accin. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente. Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situacin le dir cules son las prioridades en trminos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.