O crescente volume de informações gerado nas corporações exige a aplicação de

uma metodologia e um sistema para gerenciamento integrado de documentos.

Dos documentos em papel convertidos para o meio digital, aos gerados
eletronicamente, tudo precisa ser controlado e gerenciado. O controle e
gerenciamento são vitais para a manutenção das bases de informação e
conhecimento das empresas.
A área de TI conta com ferramentas especializadas para realizar esse
gerenciamento, todas conhecidas como tecnologias de GED (Gerenciamento
Eletrônico de Documentos).

A Murah Technologies juntamente com a Padrão iX, através do centro de

desenvolvimento tecnológico, com uma equipe especializada com mais de 10
anos, aliado a tecnologias próprias e internacionais, disponibiliza soluções
integradas para GED e serviços especializados de digitalização, outsourcing,
planejamento e implementação destas tecnologias, etc...

!"#$ %!& ' ( '( )*("$"!+,""%

-
..%%/.".$%"$012-
..%%/.".!+%3. 444 * 5 6
 1. Introdução
O conceito GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) abrange mais que
apenas armazenar documentos digitalizados em meio digital. Esta abrangência
do conceito permite a total gestão do capital intelectual da empresa.

No princípio, a tecnologia GED tinha como objetivo a disponibilização de

documentos digitalizados em um PC localmente ou através da rede.

Porém, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de

documentos que “nascem” digitais, como documentos digitados em
processadores de texto, planilhas, desenhos de engenharia, e-mails, entre
outros. Esta grande quantidade de documentos digitais, sem gerenciamento,
implica em cópias de diferentes versões, duplicação de arquivos, provocando
assim a má utilização de espaço em disco, e assim gerando uma demanda
para de armazenamento muito além das reais necessidades.

Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são

simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele
implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de
disposição e controla níveis de segurança.

!"#$ %!& ' ( '( )*("$"!+,""%

-
..%%/.".$%"$012-
..%%/.".!+%3. 444 * 5 6
 O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura. Isso
devido às muitas tecnologias que dele fazem parte, sendo algumas delas:

• DM – Document Management
• DI – Document Imaging
• Workflow
• Forms Processing (OCR/ICR/OMR/BCR)
• COLD/ERM
• RIM – Records and Information Management

!"#$ %!& ' ( '( )*("$"!+,""%

-
..%%/.".$%"$012-
..%%/.".!+%3. 444 * 5 6
 2. Tecnologias

DI – Document Imaging
• Foco na consulta a processos e distribuição de documentos em formato
de imagem – agilidade na recuperação.

DM – Document Management
• Foco no controle de versões dos documentos, datas das alterações
feitas pelos usuários e histórico da vida do documento.

RIM – Records and Information Management

• Foco no ciclo de vida do documento – gerenciamento da criação,
armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até
descarte dos documentos – Tabela de Temporalidade.

Forms Processing ( OCR/ICR/BCR,OMR)

• Foco no processamento eletrônico de formulários – automação do
processo de digitação convencional.

Cold/ERM (Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report

Management
• Foco no gerenciamento de relatórios – spool de impressão.

Workflow
• Fluxo de Produção.
• Foco no gerenciamento de processos e qualquer negócio da empresa.

!"#$ %!& ' ( '( )*("$"!+,""%

-
..%%/.".$%"$012-
..%%/.".!+%3. 444 * 5 6
A Solução Correta para Qualquer Necessidade
Estas tecnologias permitem digitalizar, classificar, transmitir, visualizar e imprimir
todo tipo de documento. Eles são digitalizados ou importados de arquivos de
outros programas.

Com um poderoso sistema de gerenciamento de documentação, temos uma gama

enorme de funções, oferecendo e-mail, OCR, bandejas de pendência e entrada,
gerenciamento de formulários, cópia e função de fax.

Este largo espectro de funções simplifica fortemente seu uso: seleção direta de
scanners e configuração de impressoras, alinhamento automático e melhoria da
imagem de documentos digitalizados, janela de visualização móvel, gravação da
posição e tamanho da tela, lista de indexação fixa ou dinâmica, cheques de
consistência, alteração de usuários enquanto o programa está rodando,
gerenciamento hierárquico de armazenagem - somente para citar alguns – e eles
podem ser usados rápido e facilmente, via mouse ou teclado.

Algumas características
• Documentos específicos gravados, arquivos inteiros, ou somente pedaços
podem ser postos à disposição via Intranet ou Internet. Indivíduos autorizados
podem recuperar os documentos em qualquer lugar do mundo. O único pré-
requisito é um browser padrão.

• Códigos de barra ou texto são reconhecidos durante o processo de

digitalização e transmitidos aos arquivos como critérios de busca. Um número
de pedido, por exemplo, em forma de código de barras impresso em qualquer
parte do documento, pode ser reconhecido pelo sistema, após a digitalização.
Para textos, isto é obtido via OCR, desde que a qualidade de impressão dos
documentos seja boa e o texto tenha uma posição fixa (por exemplo, em
formulários).

!"#$ %!& ' ( '( )*("$"!+,""%

-
..%%/.".$%"$012-
..%%/.".!+%3. 444 * 5 6
• Quantidades grandes de dados gerados por processos internos – pedidos,
notas fiscais, relatórios de contabilidade – podem ser arquivados de forma
completamente automática pelo COLD/READ. Eles são arquivados pela
importação do spool de dados gerados quando os documentos são impressos.
Índices são extraídos e os dados são armazenados de forma a serem
recuperados, visualizados e impressos juntamente com, por exemplo, arquivos
digitalizados. Os dados são gravados em forma de texto compactado. Somente
quando os dados forem visualizados ou impressos, são anexados os
formulários correspondentes.

• Este módulo permite aplicações existentes adquirir habilidades de imagens

(Imaging enabling). Quando um usuário estiver trabalhando em outra aplicação
compatível com o Windows, documentos previamente arquivados podem ser
visualizados através de uma tecla, ou índices podem ser transmitidos para o
documento principal através do sistema Link – sem a necessidade de
programação.

!"#$ %!& ' ( '( )*("$"!+,""%

-
..%%/.".$%"$012-
..%%/.".!+%3. 444 * 5 6
Fluxo Produtivo
Preparação Indexação Digitalização CQ Gravação Guarda

Vantagens das Tecnologias GED

• Permite a recuperação da empresa após desastres;

• Redução de custos com cópias;
• Absoluto controle no processo de negócio;
• Alta velocidade e precisão na localização de documentos;
• Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos;
• Eliminação de fraudes, extravio ou falsificação de documentos;
• Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos
humanos e aumentando a produtividade;
• Grande melhoria no processo de tomada de decisões;
• Aproveitamento de espaço físico;
• Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos;
• Integração com outros sistemas e tecnologias;
• Aproveitamento da base de informática já instalada;
• Melhor atendimento ao cliente – proporciona respostas precisas e
instantâneas;
• Possibilidade da empresa virtual, sem limites físicos, com redução de
despesas e permitindo que funcionários trabalhem em casa;
• Total segurança – completa auditoria do processo.

!"#$ %!& ' ( '( )*("$"!+,""%

-
..%%/.".$%"$012-
..%%/.".!+%3. 444 * 5 6
Áreas de Aplicação do GED

• Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, Comércio Eletrônico

e outras tecnologias;
• Apoio aos processos de fiscalização;
• Apoio documental aos sistemas de GIS;
• Arquivos de recortes de jornais e revistas – Clipping;
• Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e
outros;
• Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente, 2a via;
• Automação de cartórios;
• Bibliotecas digitais;
• Cartões de assinatura;
• Catálogos de peças e listas de preços;
• Contratos de câmbio;
• Contratos de financiamento e leasing;
• Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto;
• Controle de bilhetes de companhias aéreas;
• Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas, multas em
organismos do governo;
• Conversão de acervos históricos;
• Conversão de sistemas micrográficos;
• Depósitos e pagamentos na retaguarda das agências bancárias;
• Desenhos de engenharia e relatórios técnicos;
• Documentação administrativa de hospitais;
• Documentação cadastral e societária de clientes;
• Documentação da logística de transporte;
• Documentação de auditoria;
• Documentação de consórcios;
• Documentação dos sistemas de qualidade – ex: ISO 9000;
• Documentação e acompanhamento do ciclo de vida do produto;
• Documentação e relatórios contábeis e financeiros;
• Documentos de escritório de modo geral: Word, Excel, Power Point e
outros;
• Documentos e processos de tribunais;
• Documentos em geral das polícias civis, militares, detrans e outros;
• Documentos em geral de instituições de ensino;

!"#$ %!& ' ( '( )*("$"!+,""%

-
..%%/.".$%"$012-
..%%/.".!+%3. 444 * 5 6
É a tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e
potencializando-os por meio de dois componentes implícitos: organização e
tecnologia. Relacionado a tramitação de documentos dentro da organização.

Aplicações complexas de workflow são tratadas em conjunto com o Ultimus,

que permite a você tratar o gerenciamento de workflow com facilidade.
Workflow Suite

Workflow – Fluxo do Trabalho

• Modelo Workflow centrado no processo

!"#$ %!& ' ( '( )*("$"!+,""%

-
..%%/.".$%"$012-
..%%/.".!+%3. 444 * 5 6
 • Os Três Rs do Workflow

• O Papel
- Quem-faz-o-quê (Organograma)
- Papel-usuário – pessoal e instranferível
- Papel-função – atividade à desempenhar dentro da cadeia de
valores

• Regras
- Definem quais informações devem transitar pelo fluxo de trabalho e
sob quais condições

• Rotas
- Controle de movimentação exercido sobre os documentos

!"#$ %!& ' ( '( )*("$"!+,""%

-
..%%/.".$%"$012-
..%%/.".!+%3. 444 * 5 6
 • Ciclo do Processo

Vantagens
• Reduzir os tempos de ciclo;
• Minimizar erros;
• Melhorar as condições de trabalho e aumentar a eficiência operacional,
distribuindo automaticamente a documentação necessária às diversas
etapas do seu processo;
• Direcionamento automático dos documentos necessários a cada ponto da
cadeia de produção, chamando a atenção das pessoas envolvidas ao
desempenho de atividades específicas;
• Gerenciar o processo completo desde a simulação, modelagem, desenho,
formulação de regras e análise de métricas.

!"#$ %!& ' ( '( )*("$"!+,""%

-
..%%/.".$%"$012-
..%%/.".!+%3. 444 * 5 6