Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
Revisi Setelah ide ide dituangkan dalam kata kata, kalimat, maupun paragraf, perhatikan apakah kata kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah dieksperesikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi subtansi psan yang akan disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya.
PENENTUAN TUJUAN
MENGAPA TUJUAN HARUS JELAS?
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan andamencapai tujuan yang di kehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain : Keputusan untuk Meneruskan Pesan Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri apakah pesan yang disampaikan benar benar diperlukan atau tidak.
Keputusan untuk Menanggapi Audiens Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator?
Keputusan untuk Memutuskan Isi Pesan Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang tlah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus disingkirkan atau dibuang jauh jauh.
Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan Penentuan salauran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.
Memberi Informasi Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di kanto-kantor cabang yang ada. Melakukan Persuasi Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis. Melakukan Kolaborasi Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dngan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan bisnis.
TUJUAN KHUSUS Menyajikan penjualan bulan lalu ke manager pemasaran Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan Membantu departemen personalia pelatihan bagi beberapa anggota baru. mengembangkan program
Kolaborasi
ANALISIS AUDIENS
CARA MENGEMBANGKAN PROFIL AUDIENS
Mengembangkan profil audiens : Ukuran dan komposisi auidens Siapa audiens Raksi audiens Pemahaman audiens Hubungan audiens
Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Siapa Audiensnya Bila audins yang dituju lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/ posisi paling penting.
Reaksi Audeiens Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audiens, perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebut. Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulandan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif. Tingkat Pemahaman Audiens Ketika menyampaikan pesan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersbut harus dididik. Hubungan Komunikator dengan Audiens Jika komunikator adalah orang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.
Random List Dengan pendekatan random list, untuk dapat menemukan ide pokok anda perlu menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide yang satu dengan ide yang lain. CFR (Consclusions, Findings, Recommendations) Worksheet Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lemabr kerja (worksheert) yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi ( recommendations) yang akan diberikan. Jurnalistic Appoach Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), dimana (where), dan bagaimana (how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi. Questions and Answer Chain Barangkali pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Coba tanyakan pada diri sendiri: apa pertanyaan pokok audiens anda? Apa yang diinginkan audiens? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut.
PEMBATASAN CAKUPAN
Secara umum, penyajian informasi rutin pada audiens yang telah anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang csigkat. Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat (respesct) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens yang hadir terdiri atas orang yang skeptis atau orang yang tidak dikenal sebelumnya.
KOMUNIKASI TERTULIS
Pesan- pesan tertul;is juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (written communications) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan, jika informasi yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah audiens besar dan menyebar.
Komunikasi Lisan Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens Pesan anda relatif sederhana dan mudah diterima Anda tidak memerlukan catatan permanen Anda dapat mngumpulkan sudiens lebih mudah atau ekonomis. Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah. Media Komunikasi Lisan Percakapan secara langsung, pertemuan-pertemuan Telepon dan surat suara (voice mail) VOIP (Voice Ovr Internet Protocols) Audiotape da videotape Telekomunikasi dan konferensi video. pidato,
Komunikasi Tertulis Anda tidak memerlukan umpan balik segera Pesan anda sangat rinci,kompleks dan memerlukan perencanaan yang hati-hati Anda memerlukan catatan permanen Anda ingin mencapai audiens yang luas Anda ingin meminimisasi distrosi penyampaian pesan
Media Komunikasi Tertulis Surat-surat, memo, laporan, proposal. Email Surat reguler dan khusus faksimile
Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesanpesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik bahasan.
Reaksi Audiens
Pembuka
Isi
Penutup
Tertarik
Mulai dengan permintaan atau ide pokok Mulai dengan ide pokok atau good news Mulai dengan pernyataan netral nyatakan bad news, dan beri saran positif Mulai dengan pernyatan yang mengundang perhatian
Rinci / detail
Rasa hormat dan adanya tindakan khusus Rasa hormat, referensi ke good news
Pesan rutin, good news, goodwill Bad news, pernyataan netral sebagai transisi ke bad news Pesan persuasif
Rinci / detail
Tidak tertarik
Perlu tindakan
KETERAMPILAN MEREVISI
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesanpesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan bisnis tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun cara penyampaiannya.
Mengedit Mekanik/ Teknik Penulisan Setelah melakukan pengeditan isi, pngorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup anatara lain: Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik. Pengumuman kapitalasi secara tepat (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru) Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat, hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan-pesan bisnis yang telah disampaikan.
Mengedit Format dan Layout Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format dan layout scara keseluruhan.
Meskipun pesan pesan bisnis trsebut disampaikan scara lisan, namun diperlukan juga kerangka dasara (outline) tentang subtansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Subtansi pesan Apakah subtansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum di dalamnya? Apakah anda pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audivisual) juga sudah tercantum di dalamnya? Pengorganisasian pesan Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secra lisan mencakup tiga poin penting, yaitu : Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri) Penyampaian subtansi pesan (misalnya, pengantar pesan dilanjutkan dengan subtansi pesan) Penutup (misalnya : kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi) Gaya Bahasa Pada umumnya, penulisan pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau gratis besarnya saja, sdangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi.
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan.
Pembukaan: Kemukakan permintaan anda. Penjelasan Rinci: Berikan penjelasan secara rinci sebagai pendukung alinea pembukaan Penutup: Kemukakan permintaan terhadap tanggapan khusus. Sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan dari tindakan yang diinginkan.
Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga barang tersebut (refund) Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak Perbaikan gratis Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak Pembatalan atas suatu pesanan produk Pembetulan atas kesalahan dalam nota pembayaran Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran Penjlasan atas perubahan kebijakan atau prosedur
Oleh karena itu, dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini : Jelaskan masalah yang Anda hadapi secara rinci Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian Usahakan nada Surat Anda tidak marah atau emosional Permintaan tindakan khusus
STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN PESAN RUTIN DAN PESAN PESAN POSITIF
Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis pada dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan langsung atau deduktif, sebagaimana nampak dalam tabel berikut:
Routine Messages (Pesan Rutin) Pembuka: Pernyataan ide pokok (main) Pertengahan/ Isi: Penjelasan rinci Penutup: Mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan Good News (Berita/Kabar Baik) Pembuka: Pernyataan good news Petengahan/ Isi: Penjelasan rinci Penutup: Mengingatkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan
Pedekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut: Keunggulan Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh ketika pertama kali mmbaca suatu pesan) Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.
Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama. Kelemahan Orang cenderung meyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya. Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung to the point ; hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya.
Komunikasi yang dilakukan dapat diekspresikan dengan sebuah atau dua buah kalimat, tetapi perlu dijelaskan poin-poin secara lengkap, sehingga pembaca tidak merasa bingung atau ragu-ragu terhadap isi atau substansi pesan. Penutup Surat Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik. Yakinkan kepada pembaca bahwa mereka tahu apa yang akan dilakukan suatu organnisasi bisnis, dan mereka tahu bahwa tindakan tersebut memberi manfaat bagi mereka.
Good News tentang Pekerjaan Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan dengan masalah pekerjaan, baik yang berbentuk finansial maupun nonfinansial, antara lain: Finansial
Kenaikan gaji Bonus lembur kerja Insentif Tunjangan hari raya Kredit bunga sangat ringan Asuransi kesehatan dan jiwa
Non Finansial
Promosi jabatan Tanda penghargaan Fasilitas kendaraan dan perumahan Proposal (usulan) suatu proyek diterima
Good News tentang Produk Good news yang berkaitan dengan produk dapat dilakukan dengan pemberian diskon harga, pemberian kupon diskon, dan pemberian produk suplemen.
PesanPesan Goodwill Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok, atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesanpesan secara bersahabat yang secara tak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis.
10
Dalam pendekatan tak langsung terdapat 4 bagian penting, yaitu (1) pembuka, (2) alasan pendukung untuk keputusan-keputusan negatif, (3) pernyataan bad-news, dan (4) penutup yang positif dan bersahabat.
a. Pendekatan Langsung Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan dengan pendekatan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad-news selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.
Bad News Pernyataan bad news Alasan Penjelasan alasan bad news Penutup Positif dan bersahabat
Mengganti Produk Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila merasa yakin bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti, anda dapat mengirim produk pengganti tersebut kepada pelanggan. Tidak memenuhi Pesanan Pendekatan yang dapat diterapkan adalah inderect approach. Salah satu cara untuk menjaga kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan anda dalah membantu pelanggan dengan memberikan informasi dimana suatu produk dapat diperoleh.
Penolakan Lamaran Pekerjaan Untuk memberikan jawaban surat lamaran kerja yang memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, pendekatan organisasional pendekatan langsung dapat digunakan. Namun untuk menulis surat lamaran kerja yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, dapat digunakan pendekatan organisasional tak langsung. Surat Penolakan Kredit Pada bagian awal nyatakan cesara netral, kemudian berikan penjelasan secukupnya, termasuk adanya fakta-fakta pendukung. Selanjutnya pada bagian akhir surat, anda dapat menyampaikan kata penutup yang hangat dan bersahabat.
11
Memilih Pendekatan Organisasional Dalam hal ini anda dapat menggunakan pendekatan tak langsung dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif. Akan tetapi, jika audiens anda obyektif atau jika anda tahu bahwa mereka lebih suka mendengar pesan=pesan disampaikan secara segera, pendekatan organisasional yang lbih tepat adalah pendekatan langsung .
Kerangka Argumentasi Kebanyakan pesan-pesan persuasif mengikuti rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Disire, dan Action) a. Attention (perhatian) : Pada fase ini, anda harus dapat meyakinkan audiens segera dibagian permulaan bahwa anda mempunyai sesuatu yang berguna untuk anda sampaikan. b. Interest (minat) : Fase ini anda menjelaskan relevasi pesan-pesan anda dengan audiens. Kemabngkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama dengan agak rinci. : Pada fase ini, anda membuat audiens untuk mengubah keinginannnya dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens. : Pada fase ini, anda menyarankan tindakan spesifik yang anda inginkan terhadap audiens anda. Selanjutnya, perlu diingatkan kembali bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang akan dilakukan tersebut.
c. Disire (hasrat)
d. Action (tindakan)
Memilih Gaya Pemikat Kebayakan pesan-pesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika dan daya pemikat yang emosionaluntuk melakuakn persuasi audiens. a. Pemikat Emosional Anda dapat menggunakan atau memilih kata-kata yang sanagat berpengaruh pada emosi seseorang, misalnya kebebasan, merdeka, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan dan keamanan. b. Pemikat Logika Dalam berbagai alasan, anda dapat menggunakannya untuk melakukan persuasi audiens, seperi membuat pengaduan (claim) dan selanjutnya memberikan dukungan atas pengaduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. c. Pertimbangan Etika
Manfaat langsung permintaan persuasif meliputi pengurangan beban kerja seorang supervisor atau memberikan premi kepada seseorang yang memberikan tanggapan atas survei. Adapun manfaat tak langsung permintaan persuasif meliputi peningkatan/perbaikan moral karyawan dan peningkatan prestise atau tantanagan untuk membuat kontribusi yang berarti bagi perusahaan. Permintaan Persuasif untuk Tindakan Apakah anda sedang mngajukan permintaan peningkatan anggaran atau sesuatu yang menyenagkan, sebaiknya gunakanlah perencanaan organisasional AIDA untuk merencanakan penulisan pesan-pesan persuasif. Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian Kebanyakan surat pengaduan dimulai dengan penyampain pesan-pesan rutin. Namun demikian, anda juga dapat menulis surat pengaduan persuasif dengan menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang lebih menarik perhatian pembaca.
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyampaikan pesan-pesan penjualan, diantaranya melalui pengiriman surat, brosur, sampel (contoh produk), kartu, telepon, surat elektronik, dan iklan media massa dan elektronik (termasuk internet) Pengoraganisasian dan Komposisi Pesan-pesan Penjualan. Anda memulai dengan menarik perhatian audiens, menumbuhkan minat audiens, mendorong hasrat audiens dengan menyampaikan apa amanfaat terbaik bagi audiens dan diakhiri dengan saran tindakan yang sangat dipoerlukan bagi audiens. Perencanaan Pesan-pesan Permohonan Bantuan Dana Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan dana, yaitu: Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang anda sumbangkan kepada pihak lain. Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan Jelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang telah diberikan pembaca.
12
e. Bukiti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha, dan surat penggabungan usaha. f. Pedoma kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah g. Media promosi bagi pengirim surat Beberapa kelebihan surat dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, antara lain dapat dihindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena pengirim pesan dapat mempersiapkannya dengan sebaik-baiknya dan sejelas-jelasnya. Di samping itu, penyampaian pesan-pesan bisnis memungkinkan pembaca membaca berulang-ulang, sehingga apa yang disampikan dalam surat tersebut dapat dipahami denga sebaikbaiknya.
PENGELOMPOKAN SURAT
Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya Menurut wujudnya, surat dapat dikelompokkan ke dalam surat tertutup (bersampul), kartu pos, warkat pos, memorandum dan nota, telegram, teleks, dan surat tanda bukti.
Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya a. Surat Pribadi : Surat pribadi (personal letters) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. b. Surat Dinas : Surat dinas atau surat resmi (formal letters) adalah surat yang isinya berkaitan dengan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah oleh karena berkaitan dengan kegiatan kedinasan dan bersifat formal, surat dinas memiliki format penulisan baku yang dapat digunakan dalam kegiatan korespondensi suatu instansi tertentu. c. Surat Bisnis : Surat bisnis (business letters), yang juga disebut niga, adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis. d. Surat Sosial : Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga0-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya. Pengelompokan surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju Menurut banyaknya (jumlah) sasaran pembaca yang dituju, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya Menurut sifatnya atau jaminan keamanan suatu surat, maka surat dapat di kelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu: surat biasa, surat konfidensial, dan surat rahasia. Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya Surat urgensi penyelesaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaiti: surat biasa, surat segera, dan surat kilat. Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya Pengelompokan surat menurut isi dan maknanya sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang lain berbeda, jenis suratnya pun sangat bervariasi.
13
PENDEKATAN AIDA
Penulisan surat lamaran kerja menggunakan pendekatan AIDA (Attention, Interest, Desire and Action) untuk menggugah dan menarik perhatian pembaca. Pendekatan AIDA ini lebih menekankan pada sisi sikap pelamar kerja dan apa manfaat yang didapat pembaca.
ATTENTION (PERHATIAN)
Pelamar kerja harus dapat meyakinkan pihak organisasi/lembaga pencari kerja (pembaca) bahwa pelamar kerja memiliki sesuatu yang bermanfaat atau dapat menumbuhkan rasa tertarik bagi pembaca.
INTEREST (MENARIK)
Pelamar kerja harus dapat menarik pembaca dengan menjelaskan relevansi pesan-pesan yang disampaikan. Dalam hal ini menjelaskan dan menegaskan bahwa kualifikasi yang dibutuhkan tersebut sesuai/relevan dengan kemampuan yang dimiliki dan ia yakin mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan baik.
DESIRE (HASRAT)
Pelamar kerja harus dapat menumbuhkan hasrat pembaca untuk mengetahui lebih jauh apa yang sudah dituliskan dalam surat lamaran kerja tersebut. Pelamar kerja juga dapat meyakinkan pembaca melalui bukti-bukti pendukung yang relevan dengan posisi yang dikehendaki.
ACTION (TINDAKAN)
Pelamar kerja harus dapat memberikan saran kepada pembaca untuk mengambil suatu tindakan tertentu berkaitan dengan harapan/keinginannya dalam menulis surat lamaran tersebut. Salah satu tindakan tertentu yang dapat dilakukan oleh pembaca adalah memberikan kesempatan untuk melakukan wawancara kerja.
PARAGRAF PEMBUKA
Rangkuman Pada awal bagian surat lamaran kerja, pelamar kerja perlu mengemukakan kualifikasi yang dimiliki, yang paling relevan dengan jabatan yang diinginkan dan jelaskan bahwa kualifikasi tersebut akan menguntungkan/memberikan manfaat bagi perusahaan atau lembaga yang dilamar. Nama Pelamar kerja dapat menyebutkan nama seseorang yang sudah dikenal oleh pembaca (yang menawarkan kerja) atau seseorang yang menyarankan pelamar kerja untuk melamar pekerjaan di perusahaan tersebut. Sumber Publikasi Sebutkan dari mana pelamar kerja mendapatkan informasi tentang adanya lowongan kerja di perusahaan tersebut.
Pertanyaan Gunakan kalimat pertanyaan pada awal paragraph untuk menarik perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa pelamar kerja mengetahui problem, kebutuhan dan tujuan organisasi serta mempunyai keinginan untuk membantu memecahkan masalah tersebut. Cuplikan Berita Pelamar kerja dapat mengambil ciplikan berita di surat kabar atau majalah yang menyebutkan bahwa suatu perusahaan sedang merencanakan membuka kantor cabang, memperkenalkan produk baru atau memerlukan tenaga operator dan sebagainya.
PARAGRAF PERTENGAHAN
Dalam paragraph pertengahan ini pelamar kerja perlu mendiskusikan kualifikasi yang dimilikinya dari sudut pandang pembaca, yang mencakup: Pendidikan Pelamar kerja dapat menunjukkan bahwa dia mempunyai latar belakang dalam dunia bisnis yang cukup luas dan bidang tertentu secara mendalam.
Pelamar kerja dapat menunjukkan bagaimana pendidikannya relevan dengan jenis pekerjaan yang dilamar. Pelamar kerja dapat menjelaskan bagaimana dan mengapa ia menambahkan bidang studi pilihan penting diluar bidang studi inti. Pengalaman Kerja Menunjukkan bahwa pelamar kerja memperoleh suatu pengalaman kerja yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas/pekerjaan baru. Menunjukkan bahwa pelamar kerja akan dapat melakukan adaptasi dan mencoba bekerja sama dengan lingkungan. Menunjukkan bahwa pelamar kerja dapat memikul tanggung jawab pekerjaan dengan lebih baik. Menunjukkan bahwa pelamar kerja adalah orang yang mampu bekerja keras. Sikap, Minat, Aktifitas dan Kualitas Pelamar kerja dapat menambahkan berbagai informasi tambahan yang dapat mendukung pekerjaan yang dilamar.
PARAGRAF PENUTUP
Pada paragraph penutup pelamar kerja dapat mengemukakan apa yang menjadi harapan dan tindakan yang diinginkan dalam menulis surat lamaran kerja tersebut. Untuk memudahkan pembaca menghubunginya, pelamar kerja perlu mencantumkan alamat yang lengkap dan jelas.
Surat Penjualan
14
PENULISAN RESUME
Tujuan Belajar: 1. Mengetahui bagaimana cara mempersiapkan penulisan resume; 2. Menjelaskan suatu rencana organisasional untuk penulisan resume; 3. Mengetahui berbagai masalah yang berkaitan dengan penyusunan resume;
Apakah saya dapat berkomunikasi dengan baik? Apakah saya orang yang sangat tergantung kepada orang lain? Apakah saya orang yang energik? Apakah saya orang yang mempunyai percaya diri? Apakah saya mempunyai kecerdasan kuantitatif yang tinggi? Apakah saya mempunyai kecerdasan verbal yang tinggi? Apakah saya mempunyai kecerdasan yang tinggi dalam pemecahan suatu masalah? Berapa indeks prestasi saya secara keseluruhan? Apa mata kuliah yang paling baik buat saya? Apa mata kuliah yang paling sulit buat saya? Apa kegiatan organisasi yang saya minati?.
Analisis Karier Membuat dan menjawab segala macam pertanyaan yang berkaitan dengan karier Anda di masa yang akan dating: Kecerdasan mana (kuantitatif, verbal atau mekanik) yang paling bermanfaat bagi karier saya? Apakah ada efek samping yang membahayakan kesehatan saya? Apakah prestasi akademis menjadi syarat bagi penjejanjangan karier? Apakah pengalaman kerja menjadi syarat bagi penjejanjangan karier? Apakah ada imbalan selain yang bersifat financial?
Apakah bidang pekerjaan sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi? Apakah dimasa mendatang bidang yang saya pilih ini mempunyai tingkat persaingan yang tinggi? Analisis Pekerjaan Secara umum para lulusan suatu perguruan tinggi sedikit atau belum memiliki pengalaman kerja. Pada tahap-tahap awal memasuki kerja, perusahaan telah menyediakan program orientasi dan atau pelatihan kepada karyawan baru: Apa tugas dan tanggung jawab pekerjaan? Apakah karakteristik pribadi saya sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pekerjaan? Apakah latar belakang pendidikan saya sesuai dengan persyaratan untuk posisi pekerjaan? Apakah pengalaman saya berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab pekerjaan?
PERENCANAAN RESUME
Tujuan anda membuat resume adalah agar anda dapat melakukan wawancara dengan tim organisasi (perusahaan). Resume yang anda buat adalah merupakan rincian atau pelengkap dari surat lamaran kerja yang anda buat.
Dalam merencanakan resume ada tiga hal yang perlu diperhatikan; tujuan karier, informasi pribadi dan referensi. Tujuan Karier Apabila anda perhatikan iklan lowongan kerja disuatu surat kabar atau majalah, akan nampak secara jelas beberapa posisi pekerjaan yang dibutuhkan oleh para pencari kerja. Informasi Pribadi Anda harus memperhatikan syarat-syarat pekerjaan dan karaktersitik sebelum mengajukan lamaran dan membuat resume. Refferensi Referensi adalah orang-orang tertentu yang akan memberikan surat rekomendasi kepada Anda, yang berisikan tentang berbagai hal yang mereka ketahui semasa mereka mengenal Anda. Orang-orang yang memberikan referensi akan menambah kredibilitas pencari referensi.
MEMBUAT RESUME
Resume mencakup; nama, alamat lengkap, tujuan kerja, kualifikasi, informasi pribadi dan referensi.
Pada tujuan kerja, Anda harus menyatakan secara jelas apa tujuan Anda membuat resume tersebut. Yang termasuk dalam informasi pribadi antara lain; pendidikan (nyatakan dari pendidikan tertinggi), berbagai keterampilan (bahasa asing, computer, desain, dsb), hobi (olah raga, musik, seni), penghargaan (juara lomba, kegiatan, dsb), keanggotaan asosiasi (semasa kuliah dan di lingkungan). Usahakan semua informasi tersebut relevan dengan pekerjaan yang Anda inginkan. Pada bagian referensi, carilah orang-orang yang mengetahui dengan baik mengenai kemampuan Anda atau prestasi yang pernah Anda raih baik semasa kuliah atau semasa bekerja sebelumnya.
Resume kronologis Pengorganisasian resume didasarkan pada kronologisnya, yaitu pendidikan dan pengalaman sebagai judul isinya. Mana yang harus didahulukan, pendidikan atau pengalaman? Putuskan mana yang lebih memberikan kesan positif bagi pencari kerja. Informasi terkini sebaiknya ditempatkan pada urutan pertama. Resume fungsional Resume yang disusun atas dasar fungsi-fungsi dalam organisasi yang dapat dilakukannya dengan baik. Resume fungsional membutuhkan suatu analisis diri, karier dan pekerjaan secara lebih lengkap. Resume kombinasi Kombinasi antara resume kronologis dan resume fungsional. Untuk membuat resume yang baik, perlu memperhatikan emat hal; yaitu kerapian (neatness), sederhana (simplicity), akurat (accuracy) dan kejujuran (honesty).
15
WAWANCARA KERJA
Tujuan Belajar: 1. 2. 3. 4. 5. Menetahui arti pentingnya wawancara kerja bagi pelamar kerja; Mengetahui bagaimana mempersiapkan wawancara kerja; Menjelaskan bagaimana pentingnya pengenalan pekerjaan dan perusahaan; Mengantisipasi berbagai pertanyaan dalam wawancara kerja; Menjelaskan bagaimana membuat surat ucapan terima kasih setelah berakhirnya wawancara kerja;
Wawancara Pendahuluan (Preliminiary Interview). Wawancara pada tahap awal sering juga disebut dengan wawancara pendahuluan. Pada tahapan ini, wawancara yang dilakukan berdasarkan pada surat lamaran dan resume yang telah dibuat pelamar kerja. Hal ini untuk memastikan bahwa pelamar kerja secara administrative memberikan atau mengisi semua informasi penting dan untuk menilai kesesuaian antara kualiifikasi pelamar dengan jenis pekerjaan yang akan diisi. Wawancara Seleksi (Selection Interview) Wawancara tahap berikutnya adalah wawancara seleksi, yang pada umumnya memerlukan waktu yang lebih lama dari pada wawancara pendahuluan. Dalam wawancara seleksi Anda mungkin akan diwawancarai oleh suatu tim yang biasanya terdiri lebih satu orang. Pada tahapan ini pelamar kerja akan ditanyai berbagai hal mengenai latar belakangnya yang mencakup kualifikasi, pengalaman kerja, pelatihan dan semangat kerja secara umum untuk memperoleh informasi penting bagi pewawancara agar sesuai dengan posisi yang dikehendaki oleh pelamar kerja.
Hindari
Datang terlambat Kelihatan kesal karena menunggu lama Datang tanpa persiapan dan seadanya Berpenampilan berlebihan Membawa tas belanja dan sejenisnya ke ruang wawancara Mengajak teman atau saudara Duduk sebelum dipersilahkan Meletakkan tas di meja pewawancara Membungkuk/menundukkan kepala Bertopang dagu Melipat tangan dimuka dada Merokok atau mengulum permen saat wawancara Membuka/memulai percakapan wawancara kerja
Lanjutan
Lakukan
Tunjukkan kemampuan diri Anda, namun jangan berlebihan Perhatikan dan pahami setiap pertanyaan dengan baik Bicara yang jelas dan tegas Atur nada suara dengan tepat Tunjukkan minat/ketertarikan dan kesungguhan Anda terhadap perusahaan yang dilamar Bersikaplah jujur dan langsung.
Hindari
Memotong pembicaraan saat diwawancarai Melebih-lebihkan diri Membual Mengkritik diri sendiri Mengkritik atau menjelekkan atasan Anda yg sekarang atau yang lama Memberikan informasi yang tidak relevan Memberikan kesan bahwa Anda sangat membutuhkan pekerjaan Bertanya yang sekedar Tanya Emosional atau mudah tersinggung Menunjukkan kesan tidak sabar.
Pertanyaan-pertanyaan yang Anda ajukan dalam wawancara sangat penting artinya bagi pewawancara terutama dalam kaitannya dengan tingkat keseriusan Anda dalam melamar posisi pekerjaan tersebut.
Pendidikan dan Pelatihan. Mata kuliah apa yang paling Anda senangi dan paling Anda benci, mengapa? Aspek-aspek mata kuliah apa yang paling menarik bagi Anda? Aspek kuliah atau pelatihan yang Anda peroleh membantu perkembangan Anda? Bagaimana pandangan Anda tentang pendidikan yang Anda peroleh di perguruan tinggi? Apakah Anda merencanakan untuk melanjutkan studi? Latar Belakang Keluarga. Apa pekerjaan orang tua Anda? Apakah pendidikan terakhir orang tua Anda? Bagaimana pendapat orang tua tentang karier yang Anda pilih?
Kepribadian. Bagaimana Anda menjelaskan diri Anda sendiri? Apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan diri Anda sendiri? Bagaimana Anda meniai diri orang lain? Penilaian Pribadi Anda. Faktor-faktor apa yg paling memberikan kontribusi bagi pengembangan pribadi Anda? Apa hambatan-hambatan dalam pengembangan pribadi Anda? Apa yang paling mengecewakan, mengesalkan atau menjengkelkan Anda terhadap orang lain? Bagaimana Anda menghadapi rasa jengkel tersebut? Apa karakteristik dan kemampuan paling penting yang harus Anda miliki untuk menjadi pemimpin suatu perusahaan. Apa pengalaman kerja yang paling memuaskan atau menyenangkan Anda? Apa pengalaman kerja yang paling tidak menyenangkan Anda? Tujuan Karier. Apa tujuan jangka panjang bagi karier Anda? Bagaimana Anda dapat mencapai tujuan tersebut? Apa posisi atau kedudukan yang Anda harapkan untuk masa yang akan dating? Mengapa Anda merasa cocok dengan kedudukan tersebut?
Hobi dan Lain-Lain. Apa yang Anda lakukan pada saat liburan? Apa yang Anda lakukan pada waktu senggang? Apakah Anda ikut dalam suatu kegiatan-kegiatan social kemasyarakatan? Mengapa Anda tertarik kepada kegiatan kemasyarakatan? Apa hobi Anda? Jenis olah raga yang paling Anda senangi dan paling tidak Anda senangi? Buku atau majalah terbaru apa yang telah Anda baca? Apakah Anda tertarik dengan berita-berita perkembangan dunia industri dewasa ini? Apakah Anda tertarik untuk mengkaitkan perkembangan dunia industri dengan perkembangan perusahaan Anda? Apakah Anda pernah melakukan studi banding perusahaan Anda dengan perusahaan sejenis lainnya. Apakah strategi Anda bagi pengembangan produk atau jasa di perusahaan Anda? Apakah perlu bagi perusahaan melakukan penelitian pasar? Apakah perlu bagi perusahaan menyediakan bidang pelayanan konsumen? Apa yang Anda lakukan bila konsumen mengadu pada perusahaan Anda?
Apabila sebelumnya Anda pernah bekerja, berikut ini adalah beberapa contoh pertanyaan yang sering diajukan dalam wawancara kerja:
Pimpinan Anda. Bagaimana pendapat Anda tentang atasan/pimpinan Anda? Sebutkan beberapa hal yang menyebabkan atasan Anda memuji atau mengkritik Anda? Bagaimana atasan Anda memperlakukan Anda? Pekerjaan Sebelumnya. Mengapa Anda ingin meninggalkan pekerjaan lama? Coba Anda ceritakan tugas dan tanggung jawab Anda di perusahaan atau lembaga Anda yang dulu? Apa pekerjaan yang paling menarik yang pernah Anda lakukan? Apa pekerjaan yang paling tidak menarik yang pernah Anda lakukan? Pergaulan antar Sejawat. Bagaimana pergaulan Anda dengan teman-teman sejawat? Bagaimana kesan Anda bila teman Anda memperoleh promosi jabatan? Bila tidak sedang bertugas, apakah Anda sering mengobrol dengan teman-teman sejawat Anda? Apakah Anda merasa lebih enak bekerja sendirian atau berkelompok? Tipe orang yang bagaimana yang paling Anda senangi atau Anda benci?
Pendelegasian. Dapatkah Anda mendelegasikan tanggung jawab kepada orang lain? Coba berikan contohnya! Bagaimana Anda memotivasi orang lain dalam menyelesaikan tugas yang mendesak, tak terduga sebelumnya? Bagaimana perasaan Anda ketika mendelegasikan sebagian tugas dan tanggung jawab Anda kepada orang lain? Jika orang lain menolak menerima pendelegasian tugas dan tanggung jawab Anda, apa yang Anda lakukan? Pengambilan Keputusan. Apa keputusan yang paling mudah dan yang paling sulit yang pernah Anda lakukan? Bagaimana proses Anda melakukan pengambilan keputusan penting? Bagaimana reaksi orang lain terhadap keputusan yang Anda lakukan?
Nyatakan antusias Anda terhadap tawaran kerja tersebut. Konfirmasikan kapan Anda dapat datang sesuai dengan panggilan. Tunjukkan antisipasi Anda terhadap penerimaan tawaran kerja tersebut.
16
PRESENTASI BISNIS
Tujuan Belajar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Menguraikan proses yang efektif untuk mengadakan penelitian bisnis. Menjelaskan tujuan presentasi bisnis; Menjelaskan bagaimana cara mempersiapkan suatu presentasi bisnis yang baik; Mengindentifikasi perlengkapan yang diperlukan dalam presentasi bisnis; Menganalisis siapa audiens anda; Menganalisis sinyal nonverbal yang anda gunakan; Bagaimana menumbuhkan percaya diri pada saat presentasi bisnis.
Halaman 1
Menginformasikan Pesan-pesan Bisnis kepada Audiens. Pesan-pesan bisnis yang disampaikan tentu saja harus menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar audiens. Hindarkan bentuk-bentuk presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasanya sulit dipahami. Menghibur Audiens. Untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyelipkan humorhumor segar yang mampu menghidupkan suasana. Hamun demikian, suasana dalam presentasi bisnis juga perlu dikendalikan, jangan sampai lepas kendali sehingga suasana tak ubahnya seperti dagelan atau lelucon.
Halaman 2
Menyentuh Emosi Audiens. Dengan gaya bicara dan intonasi suara yang menarik, seseorang pembicara mampu menggugah emosi audiens. Sebagai contoh, seorang pembicara bisa saja menggugah emosi audiens untuk bersemangat, terharu atau hanyut dalam keprihatinan, melalui ekspresi yang dimunculkan oleh si pembicara. Memotivasi Audiens untuk Bertindak Seseuatu. Memberikan motivasi (motivation) kepada audiens untuk melakukan atau bertindak sesuatu sesuai yang dikehendaki pembicara. Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basabasi. Dalam arti bahwa apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelad tercakup dalam presentasi.
Halaman 3
Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipasif. Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut. Misalnya, apakah lokasi yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana tata letak ruangan, bentuk meja dan tempat duduk untuk audiens, dan lain-lain.
Papan Tulis Hitam dan Putih (Blackboard dan Whiteboard) Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (whiteboard) yang banyak digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun nonbisnis. Keunggulan: fleksibilitas dalam penulisannya; kemudahan dalam melakukan koreksi; dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama. Kelemahan: tulisan tangan sering kali sulit dibaca; pembicara menutupi peserta saat menulis; pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama; tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh harus dihapus dulu; spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tak dapat dimanfaatkan secara optimal; tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15 orang.
Halaman 6
Flip Charts Flip charts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas berukuran besar. Keunggulan: fleksibilitas dalam penulisannya; pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sebelum persentasi; pembicara dapat merujuk catatan (lembar kertas) sebelumnya; biaya relatif murah; bisa diletakkan di mana saja.
Kelemahan: sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan; pembicara sering menutupi peserta saat menulis; pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama; mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet; biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja; muncul suara berisik ketika mengganti lembar kertas; tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang.
Halaman 7
Transparansi Overhead Projector Transparasi OHP nampaknya merupakan alat bantu persentasi yang cukup populer bagi para pembaca. Keunggulan: cepat dan murah jika menggunakan fotokopi; dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya relatif mahal; layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang; visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa saat sebelum presentasi dilakukan; informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual; overhead projector umumnya tersedia di berbagai tempat pertemuan atau pelatihan. Kelemahan: kualitas transparansi jelek jika teksnya ditulis dengan tangan; umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih; pergantian secara manual sering kali mengganggu pembicaraan dan mengalihkan pembicaraan; menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak fokus; kipas pada OHP sering kali rusak; transparansi sangat peka dengan bekas sidik dan mudah rusak.
Halaman 8
Slide Slide dapat berupa foto, grafis, atau gabungan keduanya. Kualitas gambar dan tampilan yang disajikan dengan slide ini cukup baik, di samping juga mudah dan ringan membawanya. Keunggulan: slide foto warna mudah pembuatannya; slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC; dapat dimungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya; daya tahan cukup tinggi; terlindung dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat penyimpanan yang terbuat dari kaca; slide yang dihasilkan dari komputer dapat disimpan dalam disket; hasil cetakannya lebih kecil dan lebih portable. Kelemahan: proses produksi slide film 35 mm memerlukan waktu cukup lama; harganya relatif mahal.
Halaman 9
Papan Tulis Elektronik Papan tulis elektronik tersebut memiliki motor elektrik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru, dan seterusnya. Layar papan tulis tersebut dapat dihubungkan dengan printer yang dapat mencetak tulisan yang ada di layar tersebut. Keunggulan: fleksibilitas dalam penulisannya materi; koreksi dapat dilakukan dengan mudah; mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar tersebut; hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta
Kelemahan: tulisan tangan; peserta sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis; pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat bersamaan sehingga arus dan ritme terganggu; hasil cetakan sering kali berkualitas rendah dan sukar dibaca jika tulisan tangannya memang jelek; sering kali pembicara menghadapi kesulitan dalam operasionalnya.
Halaman 10
Video Cassette Recorder Video Cassette Recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan presentasi bisnis. Anda dapat merekam berbagai program pelatihan atau kegiatan-kegiatan tertentu sebagai bahan studi kasus, dalam format kaset video. Keunggulan: sangat praktis; monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran; video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan; tersedia pokok materi subjek secara luas termasuk pelatihan perusahaan dan program motivasional.
Kelemahan: kualitas tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar; perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan digunakan; untuk peserta yang relatif banyak, sarana video kurang efektif; diperlukan tenaga ahli khusus untuk operator video.
Halaman 11
Panel LCD Projector Panel Liquid Crystal Display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis laptop, yakni transparan. Untuk dapat beroperasi, layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar. Keunggulan: proyeksi data secara langsung dari PC secara real time proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya semakin tinggi; panel LCD dapat diletakkan di bagian atas dari proyektor overhead standar. Kelemahan: panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek; keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan watt; ada tiga peralatan yang diperlukan seperti komputer, proyektor overhead, dan panel LCD.
Halaman 12
ANALISIS AUDIENS
Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang baik, salah satu persyaratannya, pembicara harus dapat menganalisis audiens (audience analysis) secara tepat. Ketidaktepatan dalam menganalisis audiens akan membuat pembicara gagal atau kecewa karena tidak mampu menyampaikan presentasi dengan baik. Siapa Audiensnya? Semakin banyak informasi yang dapat diperoleh dari para audiens, pembicara semakin mudah melakukan presentasi secara tepat. Audiens tersebut dapat ditinjau dari berbagai hal, misalnya dari sisi pekerjaan atau jabatan, status, pekerjaan, usia, jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan, dan sebagainya. Apa yang Diinginkan Audiens? Dengan memahami apa yang menjadi harapan audiens, seseorang pembicara tentunya akan berupaya semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga dapat memuaskan keinginan audiens.
Halaman 13
Di mana Melakukan Presentasi? Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyususn strategi yang tepat. Misalnya, apakah tempat presentasi bisnis dilakukan di kota atau desa; apakah ruanga untuk presentasi ber-AC atau tidak; apakah presentasi bisnis dilakukan sebelum atau sesudah makan siang; apakah presentasi bisnis menggunakan podium, meja, atau gaya panggung. Kapan Melakukan Presentasi? Dalam waktu sehari terdapat jam-jam ketika audiens masih segar, tetapi juga terdapat jam-jam saat stamina audiens telah manurun, melemah, bahkan cenderung mengantuk. Dengan mengetahui kapan seseorang harus melakukan presentasi, paling tidak ia akan mempersiapkan strategi atau trik-trik apa yang paling tepat untuk melakukan presentasi bisnis tersebut. Mengapa Melakukan Presentasi? Presentasi bisnis dilakukannya karena memang ada informasi penting yang harus segera dipresentasikan kepada pihak lain (audiens). Bagi pembicara lain, mungkin presentasi bisnis dimaksudkan untuk memperkenalkan strategi pemasaran baru di tengah-tengah situasi krisis ekonomi dan moneter. Mungkin bagi pembicara yang lainnya bagi presentasi bisnis dimaksudkan referensi perguruan tinggi di tanah air akhir-akhir ini.
Halaman 14
Bagaimana Melakukan Presentasi? Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi presentasi bisnis yang berbeda-beda. Misalnya, presentasi dilakukan dengan memegang catatan atau naskah lengkap, menggunakan transparansi overhead, slide, proyektor LCD, komputer multimedia, atau lainnya. Selain itu, perlu diperhatikan apakah presentasi bisnis memerlukan tata letak meja dan kursi secara khusus untuk diskusi kelompok, atau posisi meja dan kursi diatur searah ke depan.
Senyuman Dalam presentasi bisnis, senyum yang polos, tulus, dan tidak dibuat-buat, dapat membuat penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang lebih akrab dengan audiens. Kontak Mata Pada menit-menit pertama melakukan presentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup menentukan bagi keberhasilan suatu presentasi. Dalam melakukan presentasi bisnis tataplah para audiens dengan baik. Gerakan Tangan Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat membantu penbicaraan untuk lebih menyakinkan atau memperkuat topik bahasan tertentu. Jangan sekali-kali menunjuk ke arah audiens dengan jari telunjuk. Gerakan Bahu Gerakan bahu tegak yang diiringi dengan kepala ke atas untuk menunjukkan suatu sikap yang penuh percaya diri atau siap untuk tampil. Sedangkan, bahu yang terkulai yang diikuti dengan kepala menunduk untuk menunjukkan suatu sikap kurang bergairah, tidak siap atau menyerah. Halaman 16
Gerakan Kepala Gerakan kepala bagi pembicara dapat digunakan untuk menunjukkan sikap setuju atau menolak sesuatu. Cara Berdiri Cara pembicara berdiri di hadapan audiens merupakan salah satu faktor yang sangat menentukan keberhasilan presentasi bisnis. Berdirilah dengan bahu secara tegap, tegakkan dada dan keberhasilan presentasi bisnis. Berdirilah dengan sedikit ke depan, bukanlah kedua tangan, dan jangan membungkuk.
PENINJAUAN LOKASI
Peninjauan lokasi bagi pembicara merupakan salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan sebelaum melakukan presentasi bisnis. Sering kali, pembicara memasuki ruang presentasi bisnis tanpa peninjauan sebelumnya. Hal ini akan dapat mengganggu kelancaran presentasi bisnis tersebut. Misalnya, penyediaan sound system termasuk mikrofon, bagaimana mengoperasikan alat bantu visual presentasi bisnis, seperti: overhead projector, LCD projector, dan VCR.
Halaman 17
Di samping mengetahui posisi alat bantu presentasi bisnis, peninjauan lokasi juga mencakup antara lain tempat duduk dan tata letaknya, ruangan ber_AC atau tidak, tata lampu, podium, posisi layar (screen), posisi proyektor, dan sejenisnya.
PERCAYA DIRI
Salah satu faktor yang menyebabkan keberhasilan persentasi bisnis adalah adanya faktor percaya diri yang kuat dari pembicara. Pembicara yang tidak memiliki rasa percaya diri yang kuat akan berdampak pada penyampaian presentasi bisnis yang asal-asalan sehingga tidak mencapai sasaran yang diinginkan. Ketidakpercayaan diri seorang pembicara dalam suatu presentasi bisnis diekspresikan dalam berbagai macam sikap atau perilaku; gemetar, bicara terputus-putus, tangan berkeringat dingin, mulut kering, terlalu banyak liur, tersengal-sengal, tegang wajah, dan tenggorongan tersumbat.
Halaman 18
a. Gemetar Tangan dan lutut yang gemetaran bukanlah disebabkan oleh adanya rasa takut. Itu merupakan suatu proses homeostatik dari badan yang membuang kelebihan energi. Janganlah mencoba mengendalikan proses ini dengan mencengkeram mimbar atau memasukkan tangan ke dalam saku karena akan semakin memperparah gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens. Biarkan gerakan- gerakan itu terjadi secara wajar. b. Bicara terputus-putus Jika saat presentasi bisnis seorang pembicara kehilangan urutan pemikiran atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas dalamdalam, hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambil melihat catatan-catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan atau dipresentasikan, dan bukannya apa yang terlupakan. c. Mulut kering Jika pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut kering, sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung. Kalau air minum sudah tersedia, pembicara dapat langsung minum atau sejenisnya.
Halaman 19
d. Tenggorokan tersumbat Apabila seorang pembicara yang melakukan presentasi bisnis tiba-tiba tenggorokan terasa tersumbat, sebaiknya belajarlah menguap diam-diam sambil tundukkan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tenggorokan, dan tarik udara masuk lewat hidung. Cara tersebut merupakan salah sau bentuk latihan untuk melepaskan ketegangan yang berbentuk dalam tenggorokan. e. Tersengal-sengal Apa yang perlu dilakukan bila pada saat melakukan presentasi bisnis, tiba-tiba pernafasan pembicara terganggu atau tersengal-sengal? Jangan cemas, tundukkan kepala dan alihkan fokus Anda dari audiens. Lipatkan lengan kiri menyilang bagian bagian bawah perut, kendurkan bahu, tarik nafas dalam-dalam ke bagian bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir. Latihan pernafasan tersebut akan dapat membuat Anda lebih santai.
Halaman 20
Peter Urs Benders dalam buku Secrets of Power Presentations memberikan resep bagaimana seorang pembicara mampu mengembangkan percaya diri, yaitu: a. Saat Anda diperkenalkan, tersenyumlah dan pandanglah sekilas semua hadirin (audiens) dan kemudian kepada orang yang mengatakan segala yang baik dari Anda (yang memperkenalkan Adan). Jangan menunduk malu. Berbanggalah! b. Mulailah perlahan-lahan, dengan punggung dan dagu tegak. Kemudian percepatlah secara bertahap. c. Bukalah presentasi Anda dengan mengatakan sesuatu secara sungguh-sungguh. d. Mengakui bahwa Anda lebih tahu tentang topik tersebut daripada para pendengar Anda. Anda seorang pakar. e. Pakailah pakaian yang baik f. Yang terpenting, hiasi wajah Anda dengan senyuman. Tubuh Anda pun akan merasa positif. Teruslah berkata pada diri sendiri betapa nyamannya perasaan Anda.
Halaman 21
Halaman 22
17
NEGOSIASI
Tujuan Belajar: 1. 2. 3. 4. 5. Menjelaskan pengertian negosiasi dalam dunia bisnis; Memahami dan menerapkan berbagai tahapan (proses) bernegosiasi; Menguasai keterampilan bernegosiasi; Menghayati peran seorang negosiator; Menyebutkan beberapa tipe negosiator.
Halaman 23
PENGERTIAN NEGOSIASI
Dalam setiap proses negosiasi, selalu ada dua belah pihak yang berlawanan atau berbeda sudut pandangnya. Agar dapat menemukan titik temu atau kesepakatan, kedua belah pihak perlu bernegosiasi. Definisi negosiasi: Hartman menegaskan bahwa negosiasi merupakan suatu proses komunikasi antara dua pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang mereka sendiri, yang berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak mengenai masalah yang sama. Pengertian ini merupakan pengertian negosiasi yang sesuai atau cocok diterapkan baik dalam dunia bisnis maupun nonbisnis. Menurut Oliver, negosiasi adalah sebuah transaksi di mana kedua belah pihak mempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehingga terjadi proses yang saling memberi dan menerima sesuatu untuk mencapai suatu kesepakatan bersama. Sementara itu, menurut Casse, negosiasi adalah proses di mana paling sedikit ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama.
Halaman 24
Berdasarkan ketiga pengertian negosiasi tersebut, dapat dikemukakan bahwa suatu proses negosiasi selalu melibatkan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi, mencari suatu kesepakatan kedua belah pihak, dan mencapai tujuan yang dikehendaki bersama kedua belah pihak yang terlibat dalam negosiasi. Untuk mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain: a. Persiapkan yang cermat b. Presentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak c. Keterampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka d. Pendekatan yang logis (masuk akal) untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling menguntungkan serta saling menghormati e. Kemampuan untuk membuat konsesi untuk mencapai kesepakatan melalui kompromi bila terjadi kemacetan. Proses bernegosiasi bukanlah proses sesaat yang kemudian dapat dengan segera diperoleh hasilnya. Oleh karena itu, negosiasi merupakan suatu proses komunikasi yang berlangsung kontinu atau terus-menerus hingga tercapai suatu kesepakatan bagai kedua belah pihak.
Halaman 25
PROSES BERNEGOSIASI
Tahap Perencanaan Tahap perencanaan negoisasi membutuhkan tiga tugas utama, yaitu merencanakan sasaran negosiasi Anda, memutuskan strategi Anda, dan memperjelas proses bernegosiasi. Apabila digambarkan dalam sebuah model terpadu, akan nampak seperti dalam gambar berikut:
Sasaran Negosiasi
Strategi Negosiasi
Proses Negosiasi
Sasaran negosiasi (negotiation objective). Adalah apa hasil yang diharapkan dalam bernegoisasi. Penentuan sasaran atau target dalam bernegoisasi sangatlah penting sebagai arah atau petunjuk dalam bernegoisasi. Ada dua jenis sasaran dalam bernegoisasi, yaitu sasaran ideal dan sasaran dasar (batas minimal yang dapat di capai). Strategi negoisasi (neegotiaton strategy). Merupakan cara atau teknik untuk mencapai tujuan bernegoisasi. Untuk mencapai kesepakatan ke dua belah pihak memang di perlukan strategi yang tepat. Proses negoisasi (neegotiaton proces). Sebelum mencapai sasaran yang anda tentukan sebelumnya, perlu diketahui bahwa dalam suatu negoisasi sangat di perlukan yang namanya proses negoisasi yang melibatkan kedua belah pihak.proses negoisasi merupakan suatu prses tawar-menawar yang di harapkan mampu menghasilkan suatu kesepakatan di kedua belah pihak yang saling menguntungkan.
Tahap Implementasi Tahap implementasi merupakan tahap penerapan atau tindakan yang diperlukan agar mencapai sukses dalam bernegoisasi. Oleh karnanya, tahap ini bukan lagi wacana pemikiran atau ide lagi, tapi sudah berada pada tahap perilaku dan tindakan yang diperlukan dalam bernegoisasi.
Halaman 27
Taktik Cara Anda Yang termasuk dalam taktik Dengan Cara Anda adalah bahwa anda tahu tujuan yang ingin di capai, anda besikeras dan memaksa pihak lawan agar percaya bahwa Andalah yang benar, Andalah yang bernisiatif dan mempertahankanya, Anda yang mengendalikan proses negoisasi, Dan Anda terus menekan. Taktik Berkerja Sama Taktik ini menegaskan bahwa Anda mau mendengarkan pihak lawan dan mengetahui apa yang ada di benak mereka, Andalah yang memutuskan untuk bersikap reaktif (bukan proaktif), siap bekerja sama jika proposal pihak lawan sejalan dengan sasaran Anda, Anda setuju, tidak setuju dan kadang-kadang mengembangkan ide-ide mereka, Anda membuat mereka berhasil. Taktik Tidak Bertindak Apa-Apa Taktik ini merupakan sikap keras kepala dalam bernegoisasi. Dalam hal ini Anda tetap bersikukuh pada pendirian sebelumnya dan tidak mudah berubah. Taktik ini dilakukan karena Anda ingin mempertimbangkan sesuatu, salah satu trik untuk mengulur waktu, upaya untuk membuat pihak lawan gugup atau grogi, dan Anda percaya inilah saatnya untuk menilai secara perspektif.
Halaman 28
Taktik Melangkah ke Tujuan Lain Taktik ini menuntut Andalah yang harus aktf menggeser suatu persoalan lain. Andalah yang memang mencoba untuk menghindari dari persoalan agar tidak di bahas lagi. Taktik ini di ambil dengan beberapa alasan sebagai berikut; Anda punya peluang untuk memenangkan negoisasi saat ini, pihak lain justru yang akan memperoleh peluang memenagkan negoisasi bila suatu persoalan di bahas lagi, waktu tidak tepat, atau adanya kesepakatan lain yang perlu di bahas lebih dulu. Tahap Peninjauan Negoisasi Tahap ini merupakan tahap setelah berlangsungnya suatu proses negosiasi. Tahap ini memiliki arti yang sangat penting bagi seorang negosiator dalam meninjau kembali apa yang sudah dilakukan selama bernegoisasi. Ada beberapa alasan penting mengapa tahap peninjauan negoisasi perlu di lakukan,antara lain: Untuk memeriksa apakah Anda sudah mencapai tujuan Anda. Jika tidak, maka hal itu dapat menjadi pelajaran sekaligus pengalaman yang sangat berharga bagi seorang negosiator. Jika ya, maka pastikan apa yang sudah Anda lakukan dengan baik dan bangunlah kesuksesan Anda.
Halaman 29
KETERAMPILAN BERNEGOSIASI
Keberhasilan atau kesuksesan dalam bernegoisasi dapat di tentukan oleh beberapa faktor penting, di antaranya adalah keterampilan negosiator dalam bernegoisasi dengan pihak lawan negoisasi. Berikut ini adalah Tabel tentang keterampilan negosiasi Konvensional dan keterampilan negosiasi Non Konvensional.
Halaman 30
Menafsirkan atau merumuskan kembali perkataan n, egosiator lawan, dg kata-kata Anda sendiri.
Diam setelah suatu pertanyaan atau Dan sangat baik diterapkan oleh negosiator tepat setelah suatu pertanyaan Anda. Memaksa pihak lawan untuk berbagi dibuat oleh pihak lawan. (jika anda lebih banyak informasi dengan Anda tidak bicara, ada kemungkinan ia akan mengatakannya lagi) Menyimpulkan dari waktu ke waktu untuk mencataat poin-poin penting yang tersamar selama negosiasi Menyatakan perasaan dan emosi untuk meredakan ketegangan dan membentuk rasa percaya Dapat digunakan dengan berbagai titik pandang untuk mengukur kemajuan negosiasi dan mengembang kesepakatan terdahulu
Dapat dianggap menyinggung, sehingga dapat memancing reaksi negatif dan kecemasan
Hal ini akan memaksa Anda untuk kembali ke poin-poin tertentu yang tidak perlu Anda tutupi lagi
Terlibat dengan dimensi kemanusiaan dalam Anda tahu dari mana memulainya, tetapi negosiasi, hal ini tidak boleh diremehkan tidak pernah tahu kapan akan selesai (negosiasi bukan latihan psikoterapi)
Halaman 31
Sangat baik untuk menempati lebih dahulu posisi ekstrem yang anda tahu diincar pihak lawan (saya tahu bahwa Anda yakin bahwa hal ini tidak mungkin) Menciptakan efek kejutan yang pada akhirnya akan menguntungkan Anda.... Negosiator lawan berusaha mengerti apa yang Anda inginkan.... Ia kehilangan logika dari argumentasi. Dapat memicu reaksi yang emosional dan perilaku ofensip (inikah yang Anda inginkan?) Negosiator harus mengerti, menimbang, dan memutuskan bagaimana menggunakan informasi tersebut. Ia dalam posisi yang lemah. Anda dapat menolongnya, atau...
Jika digunakan dengan cara kurang halus, keterampilan ini akan tampak seperti manipulasi murni dan menciptakan jalan buntu. Berbahaya. Mungkin saja pernah berhasil..., tetapi dapat menimbulkan penolakan dan sikap agresif.
Pihak lawan mungkin akan meninggalkan Anda begitu saja... Keberhasilan dengan keterampilan ini tergantung pada kapasitas pihak lawan untuk menyerap informasi. Dapat menimbulkan kecurigaan.
Halaman 32
TIPE NEGOSIATOR
Pemahaman yang baik terhadap karekteristik atau ciri-ciri berbagai macam negosiator akan membantu mempermudah Anda dalam menentukan strategi bernegoisasi. Ada empat tipe negosiator (types of negotiator) yaitu: negosiator curang, negosiator prefesonal, negosiator bodoh, dan negosiator naif.
Negosiator Curang Anda harus hati-hati terhadap seorang negoisator yang curang, karena pada dasarnya yang terlintas dalam benak pikirannya adalah bagaimana memenangkan negoisasi dan mengalahkan Anda. Bahkan, bukan mustahil dapat menghalalkan segala cara. Yang penting baginya adalah dapat memenangkan negoisasinya. Negosiator Profesonal Seorang negosiator yang prefesional akan tahu apa yang sedang dinegosiasikan dan tahu bagaimana memperoleh apa yang diinginkannya. Ia memiliki pengetahuan dan keterampilan bernegosiasi yang baik. Yang tak kalah pentingnya adalah ia tahu banyak hal tentng lawan negosiasinya.
Halaman 33
Negosiator Bodoh Seorang negosiator yang bodoh cenderung menghendaki kekalahan untuk kedua belah pihak. Tidak peduli apapun yang Anda lakukan, ia akan berusaha sekuat tenaga agar tidak ada yang bisa keluar sebagai pemenang. Yang penting baginya adalah tidak ada pemenang dalam negosiasi. Oleh karena itu untuk menghadapi negosiator ini Anda harus memahami apa yang sebenarnya terjadi dibalik perilaku lawan yang bodoh atu berpurapura bodoh tersebut. Negosiator Naif Pada umumnya negosiator naif adalah negosiator yang tidak siap bernegosiasi, tidak tahu pokok persoalan yang akan dinegosiasikan, bahkan cenderung percaya begitu saja kepada pihak lawan negosiasinya.
Halaman 34
18
Halaman 35
Halaman 36
Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain : Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlakukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal. Untuk menganalisis informasi dana memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah tertentu. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru
Halaman 37
Laporan swasta (private reports) adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaanperusahaan swasta. Laporan publik (public reports) adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah-rumah sakit atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh negara. Menurut frekuensinya Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala atau khusus. Laporan berkala (periodic reports) dapat dikeluarkan secara harian, mingguan, bulanan, semesteran atau tahunan. Laporan khusus ditulis manakala kebutuhan terhadap suatu informasi muncul. Menurut jenisnya Jenis laporan dapat bersifat formal (laporan panjang/long report) maupun non formal (laporan singkat/short report). Laporan informal meliputi memorandum, surat dan laporan cetak. Menurut kegiatan proyek Dalam kegiatan proyek terdapat tiga jenis laporan, yaitu Laporan Pendahuluan (preliminary reprt), Laporan Perkembangan (progress report) dan Laporan Akhir (final report).
Halaman 39
Menurut pelaksanaan pertemuan Agenda, adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung. Agenda mencakup jadual dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan Resolusi, adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen, adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung. Laporan Pertemuan, adalah suatu laporan resmi yang cakupan bahasanannya lebih luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.
Teks
Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yan tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan bisnis tersebut dibuat.
Halaman 42
Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk mernagkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan atau memberikan rekomendasi. Pengambilan kesimpulan harus didasarkan pada isi teksnya dan tidak memasukkan bahan-bahan yang baru yang sama sekali belum dibahas dalam bagian pembahasan.
Ingin menganalisis data lebih baik dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif. Cara induktif, menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan. Anda menyampaikan fakta dan bahan-bahan pendukung lainnya sebelum pada bagian kesimpulan. Anda dapat menggunakan cara induktif jika pembaca laporan mempunyai karakteristik: Ingin mengetahui penjelasan secara terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (bad news) Mungkin merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja Lebih menyukai laopran disusun dengan cara induktif.
Anda dapat mengembangkan teks dengan cara-cara berikut: Membuat topik-topik atau kriteria Menyusun urutan suatu perestiwa atau kejadian Mendeskripsikan lokasi atau tempat Menjelaskan suatu proses atau prosedur Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alfabet Menyusun urutan tingkat familiaritas Menyusun sumber-sumber yang digunakan Pemecahan masalah
Halaman 45
19
Halaman 46
Akurat
Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret Laporkan semua fakta yang relevan Tempatkan fakta yang ada ke dalam suatu perspektif Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang dibuat Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan
Apapun jenis laporan yang Anda buat, usahakan untuk tetap menjaga perasaan suka atau tidak suka dalam pemikiran pembaca. Karena anda membuat keputusan tentang isi, kebutuhan audiens menjadi perhatian utama dan anda harus mengambil keputusan terbaik dalam memenuhi kebutuhan audiens.
Halaman 49
Preprinted
Bentuk sebelum dicetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kabanyak laporan preprinted relatif pendek, mungkin lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Jika diminta untuk membuat laporan otoritas, Anda dapat menggunakan format preprinted tersebut.
Halaman 50
Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, tabel dan gambar.
Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mancakup beberpa hal berikut: tanggal, kepada, dari dan subjek.
Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan suatu pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerluka lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).
Halaman 51
Laporan Periodik(Berkala) Laporan periodik adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau devisi selama periodik tertentu. Laporan periodik biasanya ditulis dalam format memo. Pada bagian pendahuluan, meteri bahasanya sebaiknya ditulis cukup singkat dan menyeluruh (komprehensif). Laporan periodik harus mengikuti format dan organisasi umum yang sama dari periodik ke periodik. Laporan Aktivitas Personal (Individu) Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konferensi, konvensi, atau dalam perjalanan. Laporan ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi penting atau keputusan yang muncul.
Apapun jenis laporan analitikal yang Anda tulis, Anda harus menyusun ide-ide yang memungkinkan pembaca yakin terhadap pemikiran Anda tersebut. Pemilihan terhadap suatu pendekatan khusus harus didasarkan pada perkiraan Anda atas reaksi pembaca. Laporan Justifikasi Laporan justifikasi (justification reports) adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu. Bila pembaca ingin mengetahui tindakan apa yang perlu diambil, maka Anda dapat menggunakan rekomendasi sebagai poin utamanya. Usulan Bisnis Baru di Luar Klien Usulan untuk pihak di luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah di luar klien. Pendekatan yang sering digunakan adalah pendekatan langsung. Laporan Troubleshooting Bila Anda ingin agar pembaca Anda berkonsentrasi dan mudah memahami ide-ide Anda, Anda perlu memberikan suatu argumen yang logis dalam laporan yang Anda buat. Poin utama dalam kerangka Anda harus berkaitan dengan alasan-alasan yang mendasari kesimpulan dan rekomendasi.
Halaman 54
20
Halaman 55
MENDEFINISIKAN MASALAH
Dalam menulis suatu laporan, baik itu laporan informasional maupun analitikal, tahap pertama adalah mendefinisikan masalah. Anda harus menyusun informasi apa yang anda perlukan untuk dapat menyelesaikan suatu laporan. Pertanyaan yang Tepat - Apa yang perlu ditentukan? - Mengapa masalah tersebut penting? - Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut? - Di mana munculnya suatu masalah? - Kapan masalah itu muncul? - Bagaimana situasinya? Mengembangkan Pernyataan Tujuan - Menggunakan kalimat infinitif - Menggunakan pertanyaan. - Menggunakan suatu pernyataan deklaratif.
Halaman 56
Tugas Analitikal Laporan yang berisi analisis, kesimpulan, dan rekomendasi umumnya dikategorikan dengan metode pemecahan masalah (problem-solving method). Hipotesis merupakan suatu pendekatan struktural yang paling umum. Bila masalahnya adalah untuk menemukan penyebabnya, memprediksi hasil, atau mencari pemecahan suatu masalah, salah satu cara untuk mengatasinya adalah memformulasikan penjelasan hipotesis.
Aturan Pembagian
Bagaimana Anda dapat membagi ide-ide Anda dengan baik? Berikut ini adalah beberapa aturan singkat mengenai pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen. Memiliki prinsip-prinsip dasar pembagian sacara benar. Misalnya, Anda ingin membagi masalah-masalah produksi ke dalam dua kelompok, yaitu masalah yang timbul kerena kesalahan manusia dan masalah yang timbul karena kegagalan mesin, bukannya masalah yang muncul bila mesin dimatikan dan mesin dihidupkan. Gunakan satu ketegori/prinsip setiap kali membagi laporan ke dalam sub-subtopik. Jika Anda berpindah dari satu basis ke basis lain, Anda melakukan klasifikasi campuran yang tentu saja akan membingungkan analisa Anda. Misalnya, Anda membagi studi Anda tentang pemasaran pasta gigi menurut flouride dan nonflouride.
Halaman 58
Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda Pembagian / pengelompokan penduduk dapat didasarkan pada jenis kelamin, usia, tingkat sosial ekonomi, dan sebagainya. Setiap pembagian harus dipisahkan dari pembagian yang lain. Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen Dalam melakukan pendaftaran suatu komponen hendaknya dilakukan dengan cara yang teliti dan seksama, jangan sampai suatu komponen yang penting terlewatkan dari pencatatan.
Desimal 1.0. 1.1. 1.2. 1.2.1. ... 1.2.2. ... 1.2.2.1. . 1.2.2.2. .
Deskriptif (Topical)
Halaman 60
Halaman 61
MELAKUKAN PENELITIAN
Nilai laporan Anda tergantung pada kulitas suatu informasi. Pada saat Anda mengumpulkan informasi, perhatian Anda untuk yang pertama kali adalah bagaimana mengorganisasi informasi yang Anda peroleh: Sumber-sumber Primer Apabila informasi yang Anda perlukan tidak tersedia dari sumber-sumber sekunder, Anda harus mengumpulkan dan mentafsirkan data dengan melakukan penelitian primer. Anda harus melakukan penelitian secara langsung ke dalam dunia nyata. Ada 4 cara untuk mengumpulkan data primer, yaitu memeriksa dokumen-dokumen, observasi, survei, dan melakukan eksperimen. Sumber-sumber Sekunder Ada beberapa alasan yang melatarbelakangi mengapa orang menggunakan sumbersumber sekunder, yaitu melalui jasa online atau jaringan Internet. - Hemat Waktu - Ketelitian - Relevansi - Efektivitas Biaya
Halaman 62
ANALISA DATA
Proses analisa pada dasarnya merupakan suatu pancarian hubungan di antara faktafakta yang telah Anda temukan tersebut. Dengan melihat data yang telah Anda kumpulan dari berbagai sudut pandang, Anda akan dapat menjawab berbagai pertanyaan yang Anda siapkan dalam rencana kerja (work paln). Perhitungan Statistik Kebanyakan data yang Anda peroleh dari suatu penelitian berbentuk angka-angka. Dengan perhitungan statistik secara sederhana, Anda dapat menghitung rata-rata (averages), perkembangan (trends), dan korelasi (correlations). Kesimpulan Pengambilan kesimpulan dapat didasarkan pada suatu kombinasi antara fakta-fakta yang tersedia, pertimbangan nilai, dan asumsi-asumsi. Oleh karena itu, sangat jarang pengambilan kesimpulan hanya didasarkan pada penemuan fakta semata. Meskipun demikian, Anda juga perlu tahu bahwa pengambilan kesimpulan terhadap suatu kasus dapat mengandung unsur-unsur yang bersifat subjektif.
Halaman 63
Rekomendasi Kesimpulan berbeda dengan rekomendasi. Kesimpulan merupakan opini atau penafsiran terhadap suatu pokok bahasa tertentu, sedangkan rekomendasi adalah saran yang diberikan untuk melakukan tindakan tertentu. Suatu rekomendasi yang baik (good recommensations), paling tidak mencangkup tiga kriteria yaitu (1) praktis, (2) dapat diterima oleh pembaca, dan (3) penjelasannya cukup rinci sehingga pembaca dapat melakukan suatu tindakan.
Halaman 64
21
Halaman 65
Halaman 66
Unit pengendali (control unit) bertugas mengatur dan mengendalikan semua perlatan yang ada pada sistem komputer. Control unit memiliki lima tugas utama, yaitu: Mengatur dan mengendalikan alat-alat input dan ouput. Mengambil instruksi-instruksi dari main memory. Mengambil data dari main memory kalau diperlukan oleh proses. Mengirim instruksi ke arithmetic and logic unit bila ada perhitungan arithmetika atau perbandingan logika serta mengawasi kerja dari arithmetika unit. Menyimpan hasil proses ke main memory.
Keyboard
Keyboard merupakan sebuah papan elektronik yang berisi tombol-tombol huruf, angka, dan simbol-simbol tertentu yang digunakan untuk mengetik. Biasanya, keyboard dihubungkan dengan sebuah kabel ke CPU. Keyboard merupakan alat input yang paling umum digunakan dalam proses pengetikan computer. Ada jenis alat input langsung, yaitu keyboard yang disertakai dengan layar display, seperti teleprinter terminal, financial transaction terminal, point of sale (POS) terminal, dan visual display terminal.
Halaman 68
Monitor
Monitor merupakan layer display bagi setiap informasi yang dimasukkan ke computer dan sekaligus dapat menayangkan hasil dari pengolahan informasi tersebut. Secara umum, berdasarkan kemampuan warna, monitor dibedakan kedalamtiga kelompok, yaitu Monokrom Monitor monokrom hanya mampu menampilkan dua warna seperti hitam dan putih. Gray-Scale Monitor gray-scale merupakan jenis khusus dari monitor monokrom yang mampu menampilkan banyangan warna abu-abu. Berwarna Monitor berwarna merupakan monitor yang mampu menampilkan warna, mulai dari 16 warna sampai dengan 1 juta warna yang berbeda, termasuk monitor LCD yang berpenampilan semakin ramping,ringan, dan kompak.
Halaman 69
Peralatan lain yang juga diperlukan untuk meningkatkan kemampuan kerja sebuah komputer adalah mouse, modem, dan printer. Mouse adalah pointing device yang digunakan untuk mengatur posisi kursor di layar monitor. Modulasi-Demodulation (modem) adalah sebuah alat yang digunakan untuk mengonversi data dari format digital menjadi format analog sebelum dikirim melalui saluran telepon. Printer merupakan alat untuk mencetak setiap informasi atau data yang telah diolah dalam komputer melalui media kertas baik yang menggunakan continuous form maupun individual form. Untuk menyimpan data Anda dapat menyimpan di dalam harddisk (internal dan external harddisk), floppy disk baik yang berukuran 5 inci atau 3,5 inci, optical disk (seperti Compact Disc ROM), dan flash disk.
Halaman 70
SOFTWARE
Hardware komputer itu sendiri tidak akan dapat melakukan tugasnya jika tidak dilengkapi dengan software komputer yang berisi bergagai jenis program aplikasi untuk barbagai tujuan. Software untuk Mengolah Data Kelompok ini mencakup program pemrosesan kata (word processing), spreadsheets, dan database. Software Untuk Presentasi Data Ada beberapa software yang dapat digunakan untuk melakukan presentsi data, antar lain Corel Draw, Harvard Graphics, Lotus Freelance Plus, Microsoft PowerPoint, Ventura Publisher, Pagemaker, dan Compel Presentation. Software Untuk Membagi data Agar computer dapat berfungsi sebagi alat komunikasi, salah satu komponen penting yang harus disiapkan adalah modem baik internal modem (modem yang dipasang dalam CPU) maupun eksternal modem (modem yang dipasang diluar CPU)
Halaman 71
Disamping modem, agar computer dapat saling berkomunikasi diperlikan juga software yang khusus dibuat untuk melakukan membagi (sharing) data, antara lain Nescape Navigator, Eudora pro, MS Windows NT, Above Lan, Foxbase Plus LAN, Harvard Graphics LAN, dan Xtree Net Advanced. Software untuk Utility Selain software untuk pengolahan kata, pengolahan angka, presentasi dan jaringan (networking), terdapat sejumlah software pendukung yang bermanfaat bagi menjaga sistem operasi agar dapat berkerja dengan baik dan sekaligus menambah penampilan program apliksi Komputer menjadi lebih menarik, antara lain software antivirus, theme destop collection, wallpaper, screensaver, Norton Utility, Remove It, Norton Commander, Norton Crash Guard, MS Direct X, MS Plus, Side Kick, Winzip, Laplink, Winboost, Reg ZControl, Recover, Application manager,Zip magic, dan Winfax. Software untuk Bidang Khusus Software untuk bidang-bidang khusus digunakan untuk keperluan khusus atau tertentu, misalnya software akuntansi, statistic, keuangan, produksi, pemasaran, dan sumber daya manusia.
Halaman 72
Halaman 73
Halaman 74