Fiscoloog 10.05.2006/1026 NIEUWSBRIEF OVER FISCALITEIT Kosten eigen aan de werkgever Buitenlandse zakenreizen : zelfstan- digen moeten kosten bewijzen De rol van de forfaitaire vergoedingen die de FOD Buitenlandse Zaken aan zijn ambtenaren voor een buitenlandse opdrache betaalt, is in de privé-sector beperkt tot richtsnoer voor de onkos- tenvergoedingen die een werknemer of bedtifs- leider belastingyrij kan ontvangen in verband met cen buitenlandse diensires. Zelltandigen mogen zich niet erop baseren om hun aftrekbare beroepskasten te bepalen met betrekking tot bui- tenlandse zakenreizen. Dat stelt de Minister van Financién in antwoord op een aantal parlemen- taire viagen over deze forfaitaie vergoedingen, In 2ijn antwoorden verduidelijkt de Minister tevens het begrip buitenlandse dienst'reis'. Volgens de Minister is een “minimale” afwezigheid van 10 uren verest (V. 6-4. Kamer 2005-2006, ng, 51-115 van 3 april 2006, p. 22.196 en p. 22.203; V. & A Kamer 2005-2006, nr. 51-118 van 24 april 2006, p. 22919) Buitenlandse dienstreizen De Federale Ovetheidsdienst Buitenlandse Zaken beta aan ain ambtenaren die met een opdracht naar het buitenland worden gezonden, forstare agvergoedingen waarvan het bedrag schommelt in functie van het land van bestemming. Deze vergoedingen worden regelmatig, aangepast. De faatsee aanpassing dateert van 1 maart 2006 (2ie Fic. nt, 1020, p. 10). Privé-sector Reeds meermaals heeft de Minister van Financia Litdrukkeliik bevestigd dat deze forfaitaire ve goedingen “overeenkomstig ernstige normen' zin vasigesteld, Met als gevolg dat die vergoedin- gen ook in de privé-sector mogen worden gebruik, om te bepalen in welke mate onkosten- vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen belastingvnj kunnen worden toegekend als een vergoeding van “Kosten eigen aan de werkge- ver’, Volgens de Minister moet daarbij worden sekeken naar de vergoedingen die ain vastge- steld voor het “persone! hoofdbeswur’ van de FOD Buitenlandse Zaken (sc, nz. 768, p. 6 en a 862, p. 12) In antwoord op de nieuwe parlementaire vragen bevestigt de Minister nogmaals uitdrukkeljle dat de forfatare vergoedingen zoals vastgesteld voor het *personeel hoofdbestuur" als een niet belast- bare terugbetaling van kosten eigen aan de werk- ‘gever mogen wortlen beschouwd ‘Aan de Minister werd ook gevraagd of zlfstandi. n, naar deze vergoedingen mogen verwijzen ‘om hun afirekbare beroepskosten te bepalen in verband met beroepsmatige buitenlandse ver- plaatsingen. De Minister antwoorde van niet, De forfataire vergoedingen gelden in de privé-sector enkel voor “belastingplichtigen die bezoldigingen Verkrigen als werknemer of als bedsifleider in de 2in van artikel 30, 1 of 2 WIB. 1992". 2 kunnen volgens | Een buitenlandse Ge Miniter “let as noem de. | djent'res verest een en voor zelistandigen die winst Minimale afwezigheid ‘of Baten behalen zoals bedoeld in de antkelen 24 en 27 WB. 1992", Zelfstandigen “die in het kader van hun beroepswerkzaamheid buiten- landse reizen maken’, moeten bijgevolg “de echt- heid en het bedrag van de in dit kader gemaakte kosten verantwoorden door middel van bewijs- stukkes! Of ingeval dit niet mogelik 5, door van 10 uren U1 1012006 FISCOLOOG 102610 NEI 2006 FIscoLoos 1026 ON andere door het gemeen recht toegelaten bewijs- middelen, met uitzondering van de eed”. ‘Kleine uitgaven’ De vergoedingen die de FOD Buitenlandse Zaken aan zijn ambtenaren uitbetaalt, worden ‘geacht de kosten van maaliden, plaatselike ver- ‘voerskosten en ‘kleine vitgaven’ te dekken (met uitzondering van reis- en logementkosten). Met ‘kleine vitgaven’ zijn volgens de Minister van Financién, onder meer, bedoeld, “drank, versna- peringen, lokale telefoongesprekken en fooien’ Minstens 10 uren afwezigheid De bedragen die ziin opgenomen in de landen- lijst zoals opgesteld door de FOD Buitenlandse Zaken zijn forfaitaire ‘dag'vergoedingen. De Mi- nister van Financién bevestig dat aldus een “vol- ledige” forfaitaire vergoeding in rekening mag worden gebracht voor “elke volle dag van afwe- zigheid’,ziinde, voor elke “dag tussen twee over- rachtingen op dienstreis", Voor de dagen van vertrek en terugkeer mag volgens de Minister slechts de helft van een forfaitare vergoeding als een nietelastbare kost eigen aan de werkgever in aanmerking worden genomen, Quid met buitenlandse dienstreizen waarbij het vertrek en de tenugkeer zich binnen dezelfde 24 uur voordoen ? Volgens de Minister kan dan een. “volledige” vergoeding in rekening worden ge- bracht, indien de werknemer of bedrifsleider “minstens 10 uren” afwezig is. Of dit al dan niet het geval is, moet worden berekend “op basis van de afwezigheid van de werknemer of de be- deilecer van 2ijn vaste plaats van tewerkstelling (andplaats) tot het uur van terugkeer aldaar En wat als de afwezigheid van de werknemer of bedrifsleider minder dan 10 uren bedraagt ? Dan ‘mag biijkens de Minister geen gebruik worden gemaakt van de forfaitaire vergoedingen zoals vasigesteld door de FOD Buitenlandse Zaken. In principe mag dan enkel “de terugbetaling op basis van de kosten die worden verantwoord door het overleggen van bewijsstukken" worden aangemerkt als een terugbetaling van “kosten eigen aan de werkgever’. Volgens de Minister “mag evenwel worden aangenomen” dat de “toe- ‘gekende dagvergoeding niet belastbaar is, wan- neer het bedrag [ervan) aiet hoger is dan de -gelikaardige vergoedingen die de Staat aan zijn personeel verleent [...] voor dienstreizen in Belgid” (voor deze bedragen, zie verden, Minister van Sociale Zaken Noteer dat enkele maanden geleden aan de Minister van Sociale Zaken werd gevraagdl of de vergoedingen die de FOD Buitenlandse Zaken vaststel ook op social vlak als werkelijke onkostenvergoedingen worden aanvaard (zodat ij niet onderworpen ziin aan sociale bijdragen), De Minister bevestigde toen op zijn beurt dat deze bedragen inderdaad als een “betrouwbare basis kunnen” dienen voor de privé-sector. Ook hij stelde dat als het vertrek en de terugkeer van de buitenlandse dienstreis zich binnen dezelfde 24 uur voordoen, de werknemer *mini- ‘maal 10 uren afwezig moet ziin", opdat een vol- ledige forfaitaire vergoeding kan worden uitbe- taald. Is hij minder dan 10 uren afwezig, dan ‘moet hij “de werkelifk gemaakte kosten aan de hand van bewifsstukken aantonen’. In tegenstel- ling tot de Minister van Finaneién, verduideljkte de Miniger van Sociale Zaken niet of dan mag worden verwezen naar de overheidsvergoedin- ‘gen voor binnenlandse dienstreizen, Wel voegde de Minister van Sociale Zaken eraan toe dat als de buitenlandse diensteis meer dan 30 dagen duurt, de “list met maximumrichtpr- zen Izoals vasigesteld door de FOD Buitenlandse Zaken] enkel in aanmerking wordt genomen ‘wanneer er geen voordeligere regeling kon wor- den getroffen” (zie Fie. nr. 1007, p. 18). Op dit geval ging de Minister van Financién dan ‘weer niet in. Hij verklaarde voorheen wel dat de belastingvrije fyrfaitaire kostenvergoedingen enkel gelden voor “een opdracht van dente duur in het buitenland ir dienst van de werkgever’ Zonder evenwel te preciseren tot wanneer een. dienstreis als “kort” kan worden beschouwd (zie isc. ne. 7168, p. 6). Binnenlandse dienstreizen Ook de forfaitaite vergoedingen die een werk- gever aan een werknemer tockent voor de ti dens een binnenlandse dienstreis gemaakte kos- ten kunnen volgens de Administratie worden aangemerkt als een (belastingvrie) terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Vereist is dan dat die vergoedingen vastgesteld zijn met inachtneming van het werkelike aantal verplaat- singen en dat ze niet hoger ziin dan de gelikaar- lige vegoedingen die de Staat aan ziin personel tockent (zie Com.18. 1992 nr. 31/36). Ingevolge indexering in september 2005 bedraagt dit plafond “voor werknemers die worden gelik- ‘gesteld met staatsambtenaren van de niveaus B, , en D” 3,26 EUR voor een ontbift; 11,13 EUR voor een middag- of avondmaal en 32,13 EUR voor logies. Zo blijkt uit het antwoord van de ‘Minister van Financién op een mondelinge pase mentaire vraag (Beknopt Verslag Kamercommissie voor Financién, 2005-2006, nt. 51 Com, 931 van 24 april 2006, p. 12).