EJEMPLO DE MOPROSOFT

Definicin general del proceso

Proceso Categora Propsito Gestin de Proyectos Gerencia (GER) El propsito de la Gestin de Proyectos es asegurar que los proyectos contribuyan al cumplimiento de los objetivos y estrategias de la organizacin. Descripcin La Gestin de Proyectos se ocupa de los proyectos externos, internos y de las oportunidades de proyectos de la organizacin. Para las oportunidades de proyectos se debe realizar la generacin y cierre de oportunidades de proyectos, la presentacin de propuesta y la firma de Contrato. Para los proyectos internos (para la propia organizacin o rea interna de desarrollo), antes de su aprobacin, se requiere evaluar diferentes alternativas de realizacin. Los proyectos externos e internos aprobados requieren de una planificacin general y asignacin de recursos, as como de un seguimiento y evaluacin de desempeo. La Gestin de Proyectos comprende la planificacin, la realizacin, y la evaluacin y control. Objetivos O1. Cumplir con el Plan Estratgico de la organizacin mediante la generacin e instrumentacin de proyectos. O2. Mantener bajo control las actividades de Gestin de Proyectos mediante el cumplimiento del Plan de Gestin de Proyectos. O3. Proveer la informacin del desempeo de los proyectos a Gestin de Negocio mediante la generacin del Reporte Cuantitativo y Cualitativo. O4. Atender los Comentarios y Quejas del Cliente mediante la definicin y ejecucin de Acciones Correctivas o

Preventivas. Indicadores I1. (O1) Se encuentran instrumentados los proyectos que dan respuesta al Plan Estratgico. I2. (O2) Las actividades se llevan a cabo de acuerdo a lo establecido en el Plan de Gestin de Proyectos. I3. (O2) Las Acciones Correctivas o Preventivas de los proyectos se generan oportunamente y en funcin del anlisis de los Reportes de Seguimiento. I4. (O3) El Reporte Cuantitativo y Cualitativo se entrega peridicamente a Gestin de Negocio. I5. (O4) La Acciones Correctivas o Preventivas de los proyectos se generan oportunamente y en funcin del anlisis de los Comentarios y Quejas del Cliente. Metas cuantitativas Responsabilidad autoridad Valor numrico o rango de satisfaccin por indicador y Responsable: Responsable de Gestin de Proyectos Autoridad: Responsable de Gestin de Negocio Procesos relacionados Gestin de Negocio Gestin de Procesos Gestin de Recursos Recursos Humanos y Ambiente de Trabajo Conocimiento de la Organizacin Administracin de Proyectos Especficos

Entradas Nombre Plan Estratgico: Objetivos Estrategias Cartera de Proyectos Plan de Comunicacin con el Cliente Plan de Procesos: Plan de Mediciones de Procesos Asignacin de Recursos Plan del Proyecto Reporte de Seguimiento Documento de Aceptacin Salidas Nombre Descripcin Elementos cuantitativos y cualitativos Reporte Cuantitativo y Cualitativo obtenidos a partir de la recopilacin y anlisis de Reportes de Seguimiento de Gestin de Negocio los proyectos y del cumplimiento del Plan de Ventas. Reporte de Acciones Correctivas Preventivas Relacionadas Clientes Reporte Mediciones y Sugerencias Mejora de de Registro que contiene: Mediciones de los indicadores del proceso de Gestin de Proyectos (ver Gestin de Procesos Mediciones). Sugerencias de mejora al proceso de o Acciones establecidas para corregir o prever una desviacin o problema sobre Gestin de Negocio con los Comentarios y Quejas del Cliente. Destino Gestin de Procesos Recursos Humanos y Ambiente de Trabajo Administracin de Proyectos Especficos Administracin de Proyectos Especficos Administracin de Proyectos Especficos Gestin de Negocio Fuente

Gestin

de

Proyectos

(mtodos,

herramientas, formatos, estndares, entre otros). Descripcin Plan Adquisiciones Capacitacin de los recursos y la capacitacin requerida por los proyectos. de Por ejemplo: perfil, cantidad de recursos y humanos, fechas de incorporacin al Gestin de Recursos proyecto, requerimientos de capacitacin, recursos de infraestructura, financieros, tecnolgicos y materiales requeridos. Contrato Documento legal para la prestacin de Conocimiento de la servicios con el cliente. Informacin administrativa del proyecto, Registro de Proyecto por ejemplo: nombre, responsable, fechas Conocimiento de la de inicio y terminacin, cliente, precio, Organizacin entre otros. Lecciones Aprendidas Responsable Administracin de del Registro de mejores prcticas, problemas recurrentes y experiencias exitosas, durante la implantacin de este proceso. Persona responsable de la administracin de un proyecto especfico. Descripcin del propsito, del producto, Descripcin Proyecto del objetivos, alcance, entregables, necesidad de negocio, supuestos y premisas, restricciones, entre otros. Metas Cuantitativas para el Proyecto Acciones Correctivas o Preventivas Conocimiento de la Organizacin Administracin de Proyectos Especficos Administracin de Proyectos Especficos Organizacin

Proyecto Especfico

Establece las metas cuantitativas que Administracin de deber cubrir el proyecto para tiempo y Proyectos costo, entre otras. prever una desviacin o Especficos problema, Proyectos Acciones establecidas para corregir o Administracin de tomando en cuenta los comentarios y Especficos

quejas de clientes relacionadas con los proyectos. Productos internos Nombre Descripcin Plan de Ventas: Contiene los objetivos, alcance, recursos, acciones y programa de trabajo para generar y cerrar oportunidades de proyectos.

Plan de Gestin de Proyectos

Plan de Proyectos: Descripcin de las actividades para gestionar los proyectos externos e internos. Acciones establecidas para corregir o prever una desviacin o problema, Acciones Correctivas o Preventivas relacionadas con la realizacin del Plan de Ventas o con los Mecanismos de Comunicacin con los Clientes. Registro de los comentarios y quejas del Comentarios y Quejas del Cliente cliente. Descripcin de diferentes opciones para Alternativas de Realizacin de Proyectos llevar a cabo los proyectos internos. Internos Incluye la decisin sobre la opcin seleccionada. Informacin, medios, mensajes, Mecanismos de Comunicacin con los responsables y mecanismos Clientes utilizados para comunicarse con los clientes Registro de participantes, fecha, lugar, Reporte de Validacin duracin y de defectos encontrados. Referencias bibliogrficas ISO 9001:2000 Sistemas de gestin de la calidad - Requisitos The Capability Maturity Model: Guidelines for Improving the Software Process. Carnegie Mellon University, Software Engineering Institute. 1994. Addison- Wesley. ISO/IEC TR 15504 2:1998(E) Information Technology Software process assessment. Part 2: A reference model for process and process capability, v. 3.3. A guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Project Management Institute. Edicin 2000.

Prcticas
Roles involucrados y capacitacin Rol Responsable de Gestin de Negocio Responsable de Gestin de Proyectos Capacitacin Conocimiento del esfuerzo requerido para llevar a cabo la planificacin de Gestin de Proyectos. Conocimiento de las actividades necesarias para llevar a cabo la gestin de proyectos.

Actividades Rol A1. Planificacin (O1, O4) Descripcin Analizar y generar Alternativas de Realizacin de Proyectos Internos. Seleccionar una alternativa para los proyectos internos. Generar o actualizar el Plan de Gestin de Proyectos en funcin de la Cartera de Proyectos del Plan Estratgico. Elaborar o actualizar el Plan de Ventas, incluyendo acciones y programa de trabajo para generar y cerrar oportunidades de proyectos.

Elaborar o actualizar el Plan de Proyectos para gestionar los proyectos externos e internos, considerar las Alternativas de Realizacin de Proyectos Internos. Elaborar el Plan de Adquisiciones y Capacitacin, incluyendo los recursos y la capacitacin requerida por los proyectos. Establecer Mecanismos de Comunicacin con los Clientes de acuerdo al Plan de Comunicacin con el Cliente.

Verificaciones y validaciones Verificacin o validacin Actividad Producto Plan de Gestin Proyectos Val1 de Rol Descripcin Validar que cumplen con lo establecido en el Plan Estratgico, con respecto a la Cartera de Proyectos y el Plan

Plan de Adquisiciones y Capacitacin Mecanismos de Comunicacin

con los Clientes

de Comunicacin con el Cliente. Los defectos encontrados se documentan en un Reporte de Validacin.

Recursos de infraestructura Actividad Recurso Herramienta para documentacin, planificacin y seguimiento de los proyectos, as como para el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas.

Situaciones excepcionales Los roles involucrados en el proceso de Gestin de Proyectos debern notificar al Administrador del Proyecto, de manera oportuna, las situaciones que les impidan el desarrollo de las actividades asignadas. El Administrador del Proyecto deber dar respuesta a estas situaciones y en caso de no poder resolverlas o no sean de su competencia deber escalarlas al Gerente General.

Guas de ajuste
Descripcin del Proyecto y Metas La generacin de la Descripcin del Cuantitativas para el Proyecto Proyecto y las Metas Cuantitativas para el Proyecto se puede realizar de manera conjunta con el cliente. Propuestas y Contratos Las propuestas y contratos se pueden verificar y validar antes de presentarlos a los clientes. El responsable de la verificacin podra ser el Responsable de Gestin de Negocio y de la validacin del Grupo Directivo.