Вы находитесь на странице: 1из 912

Иван Фролов

ЭНЦИКЛОПЕДИЯ
MICROSOFT OFFICE 2003
УДК 004.912
ББК 32.973.26018.2
Ф91
Фролов И. М.
Ф91 Энциклопедия Microsoft Office 2003. / И. М. Фролов. — М.: Бук
пресс, 2006. — 912 с.
ISBN 5964300383
Пакет приложений Microsoft Office прошел путь от набора офисных продуктов для
одного пользователя до широкой интегрированной системы. В систему Microsoft Office
System, созданную на основе привычных средств, уже знакомых многим пользователям,
входят серверы, службы и программы для настольных компьютеров, разработанные для
совместной работы по решению широкого спектра бизнесзадач.
Пакет Microsoft Office 2003, преемник Microsoft Office XP, является ключевым ком
понентом системы Microsoft Office System. Этот пакет позволяет обеспечить взаимосвязь
людей, данных и бизнеспроцессов, упрощая принятие наиболее эффективных мер и
получение высоких результатов.
В пакете Microsoft Office 2003 содержатся структурные модули, необходимые для
создания решений с использованием бизнесданных, а также средства, помогающие со
трудникам компании предвидеть изменения, управлять ими, реагировать на них.
В новом пакете серьезно изменились Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Access.
Но самые заметные обновления — это появление более мощных средств совместной ра
боты над документами, поддержка языка разметки страниц XML, а также новая система
защиты с использованием системы управления правами доступа к информации
(Information Rights Management, IRM).
Кроме того, теперь в Microsoft Office 2003, помимо табличного процессора, подготов
ки презентаций и органайзера, появились издательская система Microsoft Publisher,
HTMLредактор FrontPage, коммуникационный сервер Exchange. В пакет входят две но
вые программы: средство обработки XMLформ InfoPath и менеджер заметок OneNote.
При знакомстве с приложениями Office 2003 сразу заметно их отличие от аналогов из Office
XP или Office 2000 — в Microsoft переработали облик всех программ в стиле Windows XP.
Новый пакет не работает со старыми операционными системами Microsoft — он предназ
начен только для Windows 2000 с установленным Service Pack 3 или старше и Windows XP.
Эта книга поможет начинающим пользователям познакомиться с возможностями
пакета приложений Microsoft Office 2003.
УДК 004.912
ББК 32.973.26018.2
Все права защищены. Любая часть этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни бы
ло форме и какими бы то ни было средствами без письменного разрешения владельца авторских прав.
Материал, изложенный в данной книге, многократно проверен. Но, поскольку вероятность техни
ческих ошибок все равно остается, издательство не может гарантировать абсолютную точность и правиль
ность приводимых сведений. В связи с этим издательство не несет ответственности за возможный ущерб
любого вида, связанный с применением содержащихся здесь сведений.
Все торговые знаки, упомянутые в настоящем издании, зарегистрированы. Случайное неправиль
ное использование или пропуск торгового знака или названия его законного владельца не должно рассма
триваться как нарушение прав собственности.

© Фролов И. М., 2006


© Букпресс», 2006
ISBN 5964300383
Содержание

Содержание

Часть 1. Общие сведения


Глава 1. Введение ......................................................................................................3
Глава 2. Разработка — объединение людей, данных и бизнеспроцессов ............7
Глава 3. Преимущества для организаций малого бизнеса .....................................9
Глава 4. Управление процессами и деловая информация ....................................10
Глава 5. XML в Access 2003 .....................................................................................13
Глава 6. XML в Excel 2003 .....................................................................................14
Глава 7. XML в Word 2003 ......................................................................................15
Глава 8. Организация эффективной работы группы ............................................18
Глава 9. Защита интеллектуальной собственности в
электронном формате .............................................................................................25
Глава 10. Управление информацией ......................................................................29
Глава 11. Новый вид программы Outlook ..............................................................30
Глава 12. Поддержка в организации рабочего процесса ......................................36
Глава 13. Гибкие технологии управления информацией .....................................43
Глава 14. Интеллектуальное подключение ............................................................46
Глава 15. Взаимодействие Outlook с сервером Exchange
по протоколу HTTP ................................................................................................46
Глава 16. Усовершенствования PowerPoint Media ................................................48
Глава 17. Новые функции Microsoft Access 2003 ...................................................50
Глава 18. Интеграция рукописного ввода в приложениях Office 2003 ................52
Глава 19. Режим чтения ..........................................................................................54
Глава 20. Microsoft Office Outlook с диспетчером контактов
Business Contact Manager ........................................................................................55
Глава 21. Сравнение с предыдущими версиями ...................................................56
Глава 22. Вопросы и ответы ...................................................................................70

Часть 2. Установка
Глава 1. Требования к системе ...............................................................................74
Глава 2. Процесс установки ...................................................................................77
Глава 3. Режим поддержки .....................................................................................79
Глава 4. Использование новых возможностей ......................................................82
Глава 5. Возможности совместной работы ............................................................90

903
Содержание

Глава 6. Возможности для организаций ................................................................95


Глава 7. Автоматизированная установка ...............................................................96

Часть 3. Система безопасности


Глава 1. Угрозы безопасности ..............................................................................102
Глава 2. Технологии безопасности в пакете Office 2003 .....................................105
Глава 3. Элементы управления ActiveX ...............................................................107
Глава 4. Макросы ..................................................................................................108
Глава 5. Надежные источники .............................................................................110
Глава 6. Защита документов .................................................................................110
Глава 7. Антивирусный интерфейс ......................................................................112
Глава 8. Особенности системы защиты, применяемой в
различных приложениях .......................................................................................112
Глава 9. Защита личных и конфиденциальных сведений ...................................117
Глава 10. Усовершенствования безопасности приложения Outlook ..................118
Глава 11. Усовершенствованное восстановление
данных посредством автосохранения ..................................................................126
Глава 12. Процесс создания параметров безопасности ......................................127
Глава 13. Процесс создания параметров с политиками ......................................132
Глава 14. Практическое применение методов безопасности .............................134
Глава 15. Рекомендуемые параметры безопасности ...........................................138

Часть 4. Microsoft Word 2003


Глава 1. Передовой текстовый процессор ...........................................................140
Глава 2. Дополнительные новые возможности Microsoft Word .........................150
Глава 3. Специальные возможности в Microsoft Word .......................................152
Глава 4. Советы по улучшению работы с Microsoft Word ...................................153
Глава 5. Запуск и завершение работы Word .......................................................154
Глава 6. Окно Word ...............................................................................................155
Глава 7. Мышь и клавиатура ................................................................................163
Глава 8. Подготовка редактора к работе ..............................................................164
Глава 9. Ввод и редактирование текста ................................................................170
Глава 10. Форматирование текста ........................................................................184
Глава 11. Шаблоны документов ...........................................................................201
Глава 12. Графические объекты в документе ......................................................207
Глава 13. Таблицы .................................................................................................209
Глава 14. Обработка больших документов ..........................................................215
Глава 15. Клавиатурные эквиваленты при работе с Microsoft Office .................225
Глава 16. Устанавливаемые компоненты Microsoft Word ...................................258

904
Содержание

Часть 5. Microsoft Excel 2003


Глава 1. Максимальная эффективность при работе
с деловой информацией ........................................................................................265
Глава 2. Средства и функции Microsoft Exel ........................................................265
Глава 3. Доступ к важной информации ...............................................................269
Глава 4. Надежность и восстановление данных .................................................272
Глава 5. Совместная проверка электронных таблиц ...........................................274
Глава 6. Многофункциональные решения для анализа данных ........................276
Глава 7. Дополнительные новые возможности Microsoft Excel .........................280
Глава 8. Часто задаваемые вопросы о переходе к новой версии ........................283
Глава 9. Запуск программы ...................................................................................287
Глава 10. Индивидуальная настройка ..................................................................289
Глава 11. Построение таблицы .............................................................................294
Глава 12. Оформление таблицы ...........................................................................302
Глава 13. Вычисления и создание формул ...........................................................312
Глава 14. Работа со списками ...............................................................................321
Глава 15. Анализ данных .......................................................................................328
Глава 16. Сочетания клавиш ................................................................................332
Глава 17. Настройка панелей инструментов и меню ..........................................334
Глава 18. Клавиатурные эквиваленты ..................................................................337

Часть 6. Microsoft Outlook 2003


Глава 1. Универсальное средство общения .........................................................369
Глава 2. Работа с электронной почтой .................................................................372
Глава 3. Надежность, восстановление данных и безопасность ..........................379
Глава 4. Настройка ................................................................................................380
Глава 5. Инсталляция Outlook Express .................................................................382
Глава 6. Структура главного окна программы Outlook Express ..........................384
Глава 7. Работа с адресной книгой .......................................................................384
Глава 8. Создание сообщения электронной почты .............................................386
Глава 9. Отправка сообщений ..............................................................................389
Глава 10. Прием и просмотр сообщений .............................................................389
Глава 11. Пересылка и удаление сообщений .......................................................390
Глава 12. Поиск сообщений .................................................................................390
Глава 13. Перемещение сообщений .....................................................................391
Глава 14. Составление ответа ...............................................................................391

905
Содержание

Часть 7. Microsoft PowerPoint 2003


Глава 1. Создание профессиональных презентаций ...........................................392
Глава 2. Новые и усовершенствованные функции
приложения PowerPoint .......................................................................................393
Глава 3. Надежность, восстановление данных и безопасность ..........................400
Глава 4. Совместная работа над презентациями через Web ...............................401
Глава 5. Поддержка нескольких языков ..............................................................403
Глава 6. Настройка PowerPoint .............................................................................404
Глава 7. Создание презентации ............................................................................405
Глава 8. Редактирование презентации .................................................................407
Глава 9. Разработка презентаций .........................................................................411
Глава 10. Диаграммы .............................................................................................423
Глава 11. Переходы ...............................................................................................426
Глава 12. Ветвления ...............................................................................................427
Глава 13. Итоговый слайд .....................................................................................427
Глава 14. Скрытые слайды ....................................................................................427
Глава 15. Проверка презентации ..........................................................................428
Глава 16. Показ презентации на другом компьютере .........................................428
Глава 17. Подготовка к проведению презентации ..............................................429
Глава 18. Печать презентации ..............................................................................433
Глава 19. Запуск презентации ..............................................................................433

Часть 8. Microsoft Access 2003


Глава 1. Возможности Microsoft Access ................................................................436
Глава 2. Знакомство с Microsoft Access 2003 ........................................................440
Глава 3. Отношения в базе данных ......................................................................447
Глава 4. Работа с другими приложениями ...........................................................450
Глава 5. Базы данных: что это такое и как они работают ...................................452
Глава 6. Таблицы: хранение и управление данными .........................................454
Глава 7. Формы: удобное представление данных ................................................457
Глава 8. Отчеты: представление данных для окружающих ................................459
Глава 9. Страницы доступа к данным: публикация данных в Интернет ...........461
Глава 10. Макросы: использование данных в работе ..........................................464
Глава 11. Модули: автоматизация повседневных задач
и подготовка решений ..........................................................................................466

906
Содержание

Часть 9. Microsoft FrontPage 2003


Глава 1. Полнофункциональное средство создания webсайтов .......................468
Глава 2. Разработка усовершенствованных webузлов ......................................470
Глава 3. Генерирование улучшенного кода .........................................................474
Глава 4. Расширение возможностей webузлов ..................................................479
Глава 5. Прочие возможности и функции программы .......................................484
Глава 6. Надежный контроль работы webузла и
уверенное управление им .....................................................................................491
Глава 7. Управление отображением и работой HTMLкода ..............................492
Глава 8. Точность публикации и широкие возможности
защиты webузла ....................................................................................................494
Глава 9. Повышение производительности труда и
эффективности работы групп ...............................................................................495
Глава 10. Вопросы и ответы ..................................................................................499

Часть 10. Microsoft Office OneNote 2003


Глава 1. Введение в Microsoft Office OneNote 2003 .............................................503
Глава 2. Простая и эффективная структура ........................................................504
Глава 3. Удобство работы ......................................................................................508
Глава 4. Системные требования ...........................................................................513

Часть 11. Microsoft Publisher 2003


Глава 1. Настольная издательская система для бизнеспользователей .............514
Глава 2. Прочие возможности и функции ...........................................................517
Глава 3. Модернизированный пользовательский интерфейс ............................523
Глава 4. «Студия дизайна» для дизайнеровлюбителей ......................................524
Глава 5. Законченное решение для создания печатных и
webпубликаций ....................................................................................................526
Глава 6. Вопросы и ответы ...................................................................................531

Часть 12. Microsoft Project 2003


Глава 1. Эффективное планирование и управление проектами ........................533

Часть 13. Microsoft Visio 2003


Глава 1. Средство для наглядного представления ...............................................537
Глава 2. Более тесная интеграция ........................................................................543
Глава 3. Решения для технических специалистов: Visio Professional ................544
Глава 4. Улучшенная комплектация семейства Visio ..........................................546

907
Содержание

Глава 5. Повышение производительности работы пользователей .....................548


Глава 6. Деловая графика .....................................................................................549
Глава 7. Геоинформационная система ................................................................551
Глава 8. Продуктивность ......................................................................................552
Глава 9. Основные возможности ..........................................................................553
Глава 10. Cоздание ИТдиаграмм .......................................................................555
Глава 11. Разработка карт webузлов ...................................................................556
Глава 12. Технология Visio ....................................................................................557
Глава 13. Составные части Visio 2003 ...................................................................558
Глава 14. Настройка образов, трафаретов и шаблонов .......................................559
Глава 15. Платформа для создания общекорпоративных решений ...................560
Глава 16. Развертывание и сопровождение .........................................................560
Глава 17. Универсальное средство черчения и построения
диаграмм для технических специалистов и специалистов
в области бизнеса ..................................................................................................562
Глава 18. Представление и распространение идей в наглядной форме ............564
Глава 19. Работа в привычной среде ...................................................................565
Глава 20. Система построения диаграмм и бизнессхем ....................................565
Глава 21. Освоение и использование продукта ..................................................567
Глава 22. Интеграция ............................................................................................568
Глава 23. Улучшенная комплектация семейства Visio ........................................569
Глава 24. Повышение производительности ........................................................571
Глава 25. Прежде, чем устанавливать... ...............................................................572
Глава 26. Процесс установки ................................................................................573
Глава 27. Тонкости установки ..............................................................................576
Глава 28. Microsoft Product Activation ..................................................................577
Глава 29. Векторная графика и Visio 2003 ...........................................................582
Глава 30. Терминология ........................................................................................585
Глава 31. Изучаем основы .....................................................................................593
Глава 32. Запуск программы .................................................................................599
Глава 33. Создание и сохранение чертежей .........................................................600
Глава 34. Выборка образов ...................................................................................602
Глава 35. Visioдокументы ....................................................................................602
Глава 36. Ваши решения .......................................................................................603
Глава 37. Создание диаграммы сети ....................................................................604
Глава 38. Графические приложения и документы ..............................................605
Глава 39. Создание решений ................................................................................606
Глава 40. Моделирование .....................................................................................607
Глава 41. «Извлекаем» данные из модели ............................................................609
Глава 42. Пример: Автоматизация продаж ..........................................................609

908
Содержание

Глава 43. Пример: Использование Visioобразов для создания решений .........611


Глава 44. Технология SmartShapes .......................................................................613
Глава 45. Автоматизация .......................................................................................614
Глава 46. Планируем решения .............................................................................617
Глава 47. Планирование образов и трафаретов ..................................................619
Глава 48. Планируем эскизы ................................................................................620
Глава 49. Объединяем свои решения с базой данных .........................................622
Глава 50. Другой подход к автоматизации ...........................................................622
Глава 51. Функциональность образа ....................................................................624
Глава 52. «Внутри» образа .....................................................................................624
Глава 53. Замкнутые и разомкнутые образы .......................................................625
Глава 54. Одномерные и двумерные образы .......................................................626
Глава 55. «Регулируем» образ ...............................................................................626
Глава 56. Образы в группе ....................................................................................626
Глава 57. Новые образы ........................................................................................627
Глава 58. Импортируем образы ............................................................................629
Глава 59. Преобразовываем библиотеку символов CAD в образы ....................631
Глава 60. Просто получаем и редактируем картинку ..........................................632
Глава 61. Просмотр и модифицирование ............................................................633
Глава 62. Модифицируем группы образов ..........................................................634
Глава 63. Первостепенные компоненты решений .............................................635
Глава 64. Принципы создания шаблонов и трафаретов .....................................635
Глава 65. Создаем трафарет ..................................................................................636
Глава 66. Создаем шаблоны на трафаретах .........................................................637
Глава 67. Просто модифицируем шаблоны на трафарете ..................................638
Глава 68. Создание эскизов ..................................................................................638
Глава 69. Страницы и фоны .................................................................................640
Глава 70. Основы слоевой структуры Visio ..........................................................640
Глава 71. Анализируем бизнес ..............................................................................642
Глава 72. Создаем «производственные» диаграммы ...........................................642
Глава 73. Работа с «причинноследственными» диаграммами ..........................646
Глава 74. Создание «перекрестнофункциональных» диаграмм ........................647
Глава 75. Импортирование данных диаграмм из других приложений ..............649
Глава 76. Построение диаграмм вашей организации .........................................650
Глава 77. Диаграммы компьютерной сети и офиса ............................................657
Глава 78. Создание бизнесформ .........................................................................662
Глава 79. Фактуры и визитки ...............................................................................662
Глава 80. Создание карт ........................................................................................663
Глава 81. Создание «столбчатых» и «линейных» графиков ................................664

909
Содержание

Глава 82. Создание ваших собственных образов ................................................666


Глава 83. Повторное использование созданных образов ...................................668
Глава 84. Работаем со стилями .............................................................................669
Глава 85. Создаем собственные эскизы ...............................................................670
Глава 86. Распространение образов .....................................................................672
Глава 87. Возможности программы по распечатке чертежей .............................673
Глава 88. Вывод на печать ....................................................................................674
Глава 89. Вывод на печать решения Visio 2003 ....................................................677
Глава 90. Вывод на печать решения «автоматизированного
проектирования» ...................................................................................................680
Глава 91. Создание webстраниц в Microsoft Visio 2003 ......................................690
Глава 92. Распространение образов .....................................................................693
Глава 93. Создаем карту существующего webсайта ...........................................706
Глава 94. Программирование в Microsoft Visio 2003 ...........................................706
Глава 95. Прием событий .....................................................................................719
Глава 96. Мониторинг событий ...........................................................................719
Глава 97. Использование ресурсов ......................................................................733
Глава 98. Потоки ...................................................................................................736
Глава 99. Создание справочных систем ...............................................................750
Глава 100. Формулы Visio .....................................................................................757
Глава 101. Клавиатурные эквиваленты программы ............................................764
Глава 102. Список основных команд меню .........................................................769

Часть 14. InfoPath 2003


Глава 1. Применение InfoPath 2003 ....................................................................772
Глава 2. Преимущества InfoPath 2003 по сравнению
с имеющимися подходами ....................................................................................774
Глава 3. Обзор возможностей InfoPath 2003 ........................................................777
Глава 4. Превращение данных в знания .............................................................778
Глава 5. Повышение эффективности ..................................................................779
Глава 6. Обмен данными внутри организации ....................................................787
Глава 7. Гибкое управления информацией .........................................................790
Глава 8. Сохранение существующих вложений в ИТ .........................................792
Глава 9. Системные требования ...........................................................................796
Глава 10. Глоссарий ...............................................................................................797

Часть 15. Microsoft SharePoint


Глава 1. Общие вопросы совместного использования знаний ..........................805
Глава 2. Цели разработки ......................................................................................807

910
Содержание

Глава 3. Основные функциональные возможности ............................................808


Глава 4. Интегрированные решения ....................................................................811
Глава 5. Решения для совместной работы ...........................................................817
Глава 6. Требования к системе .............................................................................821
Глава 7. Основные понятия и терминология ......................................................824

Часть 16. Мастер профилей


Глава 1. Функции мастера профилей ...................................................................826
Глава 2. Сохранение или восстановление настроек ...........................................827
Глава 3. Локализованные версии Microsoft Windows ..........................................827
Глава 4. Завершение работы мастера профилей .................................................829
Глава 5. Параметры командной строки ...............................................................830
Глава 6. Настройка сохранения — INIфайлы ....................................................833
Глава 7. Исключения: Настройки, не учитываемые
мастером профилей ...............................................................................................834
Глава 8. Отключение в мастере сохранения настроек
средства сохранения в Интернет ..........................................................................835
Глава 9. Задание расположения по умолчанию
для сохранения файлов OPS пользователя ..........................................................836

Приложения
Коллекция картинок Microsoft .............................................................................837
Microsoft Office Document Imaging ........................................................................850
Просмотр снимков ...............................................................................................896

911
Общие сведения

Часть 1.
Общие сведения

Глава 1.
Введение
Office 2003 — разработанная корпорацией Microsoft новейшая версия се
мейства приложений для обработки информации.
Продукты Office 2003 говорят теперь на одном языке, пользователи имеют
доступ к текущим данным в любое время и могут получать их практически из лю
бого источника. Совместная работа и координация действий членов рабочей
группы может осуществляться независимо от места нахождения ее участников.
Новые возможности, новые технологии и разработки, воплощенные в Of
fice 2003, призваны помочь работающему с информацией персоналу и организа
циям в самых различных областях.
◆ Управление процессами. Широкое использование стандартного
языка XML (Extensible Markup Language), встроенные области задач
для проведения исследований и взаимодействия, расширенные
возможности смарттегов — приложения системы Microsoft Office
представляют пользователю самые нужные и свежие данные,
являясь в то же время платформой для построения решений для
бизнеспроцессов в хорошо знакомом интерфейсе Office.
◆ Интеллектуальная обработка информации. Язык XML обеспечивает
связь приложений Office 2003 практически с любой системой. С
помощью приложений Office можно получить доступ к
хранилищам данных внутреннего уровня, не проводя для них
дорогостоящую настройку. Кроме того, XML позволяет получить
доступ к миллионам документов, хранящимся на компьютерах и
серверах, и использовать их в целях организации.
◆ Работа с информацией. Новое представление документов и новые
методы работы с клиентом обмена электронными сообщениями и
организации совместной работы Outlook, поддержка работы с
рукописными формами, выполнение динамических вычислений в
таблицах и технология ClearType облегчают чтение, организацию,
анализ и рецензирование данных.
◆ Защита информации и управление. Поддержка диспетчера прав
Windows Rights Management позволяет организациям в
упреждающем порядке контролировать распространение сведений
для служебного пользования, не допуская их удаление,
копирование, добавление и распечатку электронных сообщений и

3
Общие сведения

их вложений неуполномоченными лицами. Информация попадает


только к тому, кому она предназначена.
◆ Оптимизация совместной работы. Рабочие пространства документов
и совещаний, аудио, видео и информационные конференции,
интегрированные области задач и «живые» вложения обеспечивают
совместную работу сотрудников над информацией, помогают в
проведении совещаний и позволяют работать над документами в
режиме реального времени, устанавливая немедленную связь
между коллегами в разных странах.
◆ Координация и организация. Общие календари и списки контактов,
поисковые папки Outlook Search Folders, быстрая установка флагов,
правила и предупреждения, а также новые библиотеки документов,
помогают специалистам в организации и управлении
информацией, задачами и проектами.

Сегодняшние проблемы специалиста, работающего с


информацией
Никогда столько людей не использовали для работы с информацией про
граммные средства. Microsoft изучила предпочтения этих специалистов, их по
требности в эргономичности, выполняемые задачи и прочие факторы, чтобы оп
ределить, как на самом деле применяются бизнесприложения, разрабатываемые
корпорацией. Проектируя Office 2003, корпорация Microsoft ставила своей зада
чей разрешить следующие проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники, ра
ботающие с информацией.
◆ Перегруженность информацией. Зачастую специалистам приходится
обрабатывать слишком большой объем информации, хранящейся в
разных местах, поэтому качественные результаты такой работы
обеспечить весьма трудно. Office 2003 предлагает средства
улучшения организации информации, помогающие следить даже за
мелочами.
◆ Неэффективная организация совместной работы. Планирование и
взаимодействие требуют обычно обмена значительным объемом
данных, поэтому для работников, находящихся в разных местах,
бывает сложно связаться друг с другом. До сих пор технология
совместной работы предполагала наличие огромной
инфраструктуры, без которой она была бы весьма затруднена.
Office 2003 совместно со службами Microsoft Windows SharePoint
обеспечивает пользователя мощными средствами совместной
работы с простым интерфейсом, а интегрированные средства
немедленной доставки сообщений и сведений о присутствии на
работе позволят общаться беспрепятственно.
◆ Несвязанные участки данных. После многих лет работы в условиях
смены технологий, слияний и поглощений, а также в силу других
обстоятельств значительный объем ценных для организации
данных оказался заблокирован в устаревших, «похороненных»
информационных системах. Office 2003 — первое семейство

4
Общие сведения

рабочих приложений для настольных систем, полностью


поддерживающее стандартный язык XML и определенные
пользователем схемы, а потому обеспечивающее простой способ
связывания информационных систем и доступность данных.
◆ Недостаточная интегрированность бизнес)процессов. Office 2003
позволяет создавать новые простые и эффективные процессы
выполнения повседневных операций, такие как выставление
счетов, подписание контрактов и выпуск прессрелизов, написание
отчетов, составление презентаций и почтовых сообщений клиентам
и многое другое, одновременно связывая все подразделения
организации воедино и избавляя их от необходимости постоянного
обмена документами.
◆ Использование эффективных средств. В Office 2003 реализованы
новые функции и технологии, такие как области задач и смарт
теги, целью которых является дальнейшее упрощение работы с
программами, особенно в рабочих группах. Организациям они
помогут решить те задачи, которые, казалось, так и останутся
неразрешенными.
◆ Интеграция приложений и устройств. Office 2003 может работать с
планшетными ПК благодаря усовершенствованной поддержке
рукописных форм, позволяет синхронизировать мобильные
устройства с системами электронной почты и более тесно
интегрируется со многими вычислительными устройствами.

Язык XML — универсальный стандарт


Представители деловых кругов постоянно говорят о необходимости обес
печения такой работы, которая позволила бы использовать информацию в самых
разных документах или бизнеспроцессах, независимо от серверов, приложений
и платформ. Для достижения этого в ядро Office 2003 был встроен язык XML.
XML позволяет создавать документы слабой структуризации с областями
значений — в дополнение к представлению и форматированию. Создавая или ис
пользуя особые схемы XML, определяющие структуру документа и тип содержи
мого каждой области, организация может задать собственную структуру данных,
что облегчит обработку, поиск и повторное использование информации. Таким
образом, XML является мостом, по которому осуществляется переход от неструк
турированных документов к данным с четкой структурой.
Преимущества использования языка XML для поддержки бизнеспроцес
сов заключаются в следующем.
◆ Простота обмена данными. XML позволяет получать доступ к
сведениям из устаревших или несовместимых по другим причинам
систем.
◆ Простота многократного использования данных. Многократное
использование сведений с помощью XML избавляет от
необходимости смены ключа или кода, уменьшая тем самым время
преобразования данных и устраняя возникающие при этом
ошибки.

5
Общие сведения

◆ Простота поиска сведений. XML придает структуру и смысл


данным, представленным в электронном виде, что облегчает их
поиск и организацию.
◆ Различные представления одних и тех же данных. Поскольку XML
отделяет содержание от его представления, одни и те же данные
можно использовать в различных средах, форматах, приложениях и
устройствах в зависимости от потребностей пользователя.
◆ Быстрота разработки решения. Более четко структурированные в
стандартном формате XML данные упрощают и ускоряют процесс
разработки бизнесприложений с нуля даже для опытных
пользователей.
Office 2003 поддерживает работу с XML сразу в нескольких программных
продуктах — чем никогда не могли похвастаться обычные программы.
◆ Поддержка XSD. Office 2003 — первое семейство рабочих
приложений, поддерживающее настраиваемые определения схем
XML (XML Schema Definitions — XSD). Это означает, что опытные
пользователи и разработчики могут структурировать данные таким
образом, как это кажется им наиболее целесообразным, а
организации могут создавать внутри документов интегрированные
решения для бизнеса, взаимодействующие с другими ценными
webслужбами на основе XML.
◆ Word. В Word 2003 можно сохранять документы в формате XML и
создавать шаблоны на базе определенных пользователем схем.
Специалисты могут создавать в Microsoft Word объемные
документы с длинными текстами и разнообразным
форматированием, как, например, письмо клиенту или
маркетинговый план, и не терять это форматирование при
сохранении в формате XML. Поиск документов XML
осуществляется так же быстро, как по базе данных, что позволяет
получать доступ к сведениям, хранящимся в документах по всей
организации.
◆ Excel. Теперь Excel 2003 может читать данные в любой
определенной пользователем схеме XML без изменения их
формата. Многократное использование и анализ данных на основе
XML в Excel стали необыкновенно простыми. XML позволяет Excel
обновлять диаграммы, таблицы и графики по мере внесения
изменений в исходное хранилище данных XML, обеспечивая
пользователя динамичной информацией для анализа в любом
формате Excel в режиме реального времени.
◆ Access. Самым подходящим средством Office для извлечения
сведений из одной или нескольких таблиц базы данных является
Microsoft Access. В Access 2003 реализована возможность просмотра
связанных таблиц базы данных и выбора способа экспортирования
данных с помощью структуры определенной пользователем схемы
XSD.

6
Общие сведения

Глава 2.
Разработка — объединение людей, данных и
бизнес&процессов
Работа с Office 2003 состоит из трех основных компонентов, помогающих в
достижении одной цели — обеспечить успешное ведении бизнеса посредством
объединения людей, информации и процессов.
◆ Поддержка бизнеспроцессов достигается благодаря повышению
способности приложений Office взаимодействовать с различными
информационными системами.
◆ Совершенствование условий совместной работы достигается
благодаря новым средствам, поддерживающим механизмы
совместной работы и координации — что позволяет сотрудникам
всегда быть в курсе последних событий.
◆ Средства, технологии и усовершенствования для обработки,
организации и использования информации сотрудниками.

Бизнес&процессы
Часто важные деловые сведения хранятся отдельно от привычных и ис
пользуемых работниками приложений. Широкая поддержка стандартного языка
XML в Office 2003 позволяет свести бизнеспроцессы и хранящуюся на компью
терах важную информацию воедино.
◆ Поддержка стандартных и определяемых пользователем схем XML
обеспечивает компаниям возможность интеграции
информационных систем и организации совместной деятельности
с партнерами и клиентами. Новые и старые, внутренние и внешние
системы можно объединить для организации согласованной
работы.
◆ Испытанные приложения Office позволяют получить доступ и
провести анализ данных из сложных систем внутреннего уровня, не
проводя обременительных технологических изменений.
◆ Такие функции, как смартдокументы и программируемые области
задач, позволяют легко осуществлять общий доступ к
информационным ресурсам задачи. Это повышает эффективность
и сокращает время работы.
◆ Новые возможности кэширования в Outlook 2003 увеличивают
удобство при переходе с одного подключения на другое и снижают
требования к пропускной способности сети при работе нескольких
пользователей.

Организация совместной работы


Совместная работа в режиме реального времени сокращает время выхода
на рынок и обеспечивает дополнительную гибкость компании в реализации ры
ночных возможностей. Интеграция с технологиями для совместной работы в ин

7
Общие сведения

трасети позволяет Office 2003 обеспечивать новые способы подключения сотруд


ников, групп и организаций и управлять совместной работой специалистов из лю
бой точки, ускорять процессы утверждения и пересмотра документов, а также со
здавать новые хранилища информации.
◆ Рабочее пространство совещаний позволяет увеличить
эффективность совещаний, предоставляя средство координации
планов, распространения материалов и хранения заметок и
протоколов.
◆ Рабочее пространство документов — площадка для управления
совместными проектами с возможностью автоматического
обновления проектов до самой последней версии,
предоставляющая общий доступ к документам и другим
необходимым сведениям в режиме реального времени.
◆ Служба мгновенных сообщений и оповещений интегрирована со
средствами организации совместной работы Office 2003, что
позволяет немедленно получать информацию о присутствии и
начинать общение с помощью мгновенных сообщений
непосредственно из документов, общих рабочих пространств или
Outlook.
◆ Контакты и календари доступны для всех членов команды. На
экран можно вывести сразу несколько календарей или списков
контактов, что облегчает координацию и планирование совещаний.
◆ «Живые» вложения, встроенные области задач и поддержка средств
организации совместной работы в интрасети позволяют повысить
эффективность совместной работы и избежать проблем управления
версиями и обращения документа между сотрудниками при
редактировании.
◆ Новые средства работают в существующей инфраструктуре
компании с хорошо знакомыми меню, функциями и элементами
интерфейса Microsoft Office, что позволяет максимально снизить
время на обучение нововведениям и их реализацию.

Управление информацией
Кадры и информация — важнейшие ресурсы любой компании. Реализуя
этот принцип, Microsoft Office 2003 предлагает сотрудникам новые средства уп
равления электронной почтой и ее организации, одновременно предоставляя
компании больший контроль над распространением важной деловой информа
ции.
◆ Новое представление почтовых сообщений, новая область
просмотра и область переходов в Outlook 2003 позволяют добиться
всеобъемлющего и структурированного представления
электронных сообщений и повысить эффективность
использования поверхности экрана.
◆ Усовершенствованные правила и оповещения позволяют
автоматически сортировать входящие сообщения и получать

8
Общие сведения

оповещения, поэтому успевать за потоком информации стало


проще. Оповещения можно интегрировать с рабочим
пространством документов, что позволит сообщать сотрудникам о
ходе работы над проектом.
◆ Поисковые папки Outlook 2003 — простой способ автоматической
организации совместного хранения связанных электронных
сообщений без их физического перемещения.
◆ Быстрые флаги Outlook 2003 позволяют одним щелчком мыши
устанавливать метки на электронные сообщения, требующие
реакции получателя.
◆ Права редактирования внутри документа позволяют владельцам
проекта указывать лиц, имеющих право вносить изменения в весь
документ или в его разделы.
◆ Система управления правами доступа к информации позволяет
защитить данные от несанкционированного распространения и
изменения, предоставляя организации возможность устанавливать
и активизировать политики контроля использования данных.
◆ Система безопасности электронной почты помогает предотвратить
получение сообщений, содержащих вирусы, и связь нежелательных
вложений с отправившими их серверами.
◆ Улучшенная поддержка рукописных форм делает более удобным
использование планшетных ПК при работе с данными
организации.

Глава 3.
Преимущества для организаций малого бизнеса
В то время как значительная часть возможностей системы Microsoft Office
направлена на организацию совместной работы и управление информацией на
уровне предприятия, именно для организаций малого бизнеса в версии Microsoft
Office 2003 реализован целый набор возможностей для достижения новых уровней
эффективности и качества организации совместной работы.
Входящее в состав Microsoft Office Outlook 2003 дополнительное средство —
диспетчер деловых контактов Business Contact Manager — только одна из разрабо
ток в этой области, помогающая владельцам и персоналу службы продаж органи
зации малого бизнеса не упустить из вида те мелочи, на которых строится преус
певание.
◆ Outlook 2003 с диспетчером Business Contact Manager — простой
способ связать деловой контакт с потребителем или возможную
сделку со всеми соответствующими электронными сообщениями,
документами, номерами телефонов, адресами и другими
относящимися к делу сведениями.
◆ Модуль «Контакты и возможности» диспетчера Business Contact
Manager интегрируется с календарем Outlook 2003, что позволяет

9
Общие сведения

получать своевременные оповещения и не упускать выгодные


возможности.

Глава 4.
Управление процессами и деловая информация
Одна из задач Microsoft Office 2003 — реализовать насущную необходи
мость, о которой постоянно говорили пользователи: возможность получения до
ступа и использования ценной деловой информации, хранящейся в старых базах
данных, сторонних информационных системах, отдельных документах, сообще
ниях электронной почты и других неиспользуемых хранилищах информации.
Обладая широкой поддержкой стандартного языка XML, приложения
Office 2003 могут теперь связываться с этими устаревшими системами и формата
ми для обеспечения общего доступа их сведениям в режиме реального времени,
совершенствуя процесс обмена данными между компьютерами и системами вну
треннего уровня, открывая доступ к скрытой до сих пор информации и позволяя
создавать интегрированные решения для бизнеса внутри организации и между де
ловыми партнерами.
Перечень основных функций, реализация которых стала возможной благо
даря поддержке языка XML в Office 2003, включает, в том числе, следующие.
◆ Смарт)документы. Смартдокументы доставляют необходимые
сведения непосредственно в задачу, с которой осуществляется
работа, через новый интерфейс программируемой области задач.
Смартдокументы позволяют разрабатывать XMLрешения для
бизнеспроцессов, помогают заполнять формы и другие
документы, а также связывают эти данные с системами
внутреннего уровня, поддерживающими XML.
◆ Данные в режиме реального времени. Опытные пользователи могут
создавать динамические диаграммы и графики, строящиеся в
режиме реального времени по мере изменения данных,
поступающих от систем внутреннего уровня, что позволит
отслеживать изменение деловой информации и создавать отчеты на
основе самых свежих данных.
◆ Интеграция с XML. Специалисты могут создавать и форматировать
документы с помощью мощных средств приложений Office, после
чего публиковать их или сохранять в формате XML для
дальнейшего использования в организации или для передачи через
Интернет.
◆ Схемы XML. Организациям предоставляется возможность работать
с собственными моделями (схемами) данных XML. Это открывает
перед частными лицами и отделами массу возможностей по
извлечению и использованию жизненно важной информации,
забытой в прошлом в одном из миллионов файлов, хранящейся на
серверах, в труднодоступных системах внутреннего уровня или
считавшейся потерянной.

10
Общие сведения

Решающее преимущество
XML позволяет создавать документы слабой структуризации с областями
значений в дополнение к представлению и форматированию. Создавая или ис
пользуя особые схемы XML, определяющие структуру документа и тип содержи
мого каждого элемента, организация может задавать собственное представление
данных, что облегчит обработку, поиск и использование информации. Таким об
разом, XML является мостом, по которому осуществляется переход от неструкту
рированных документов к четко структурированным данным.
Поскольку каждая организация уникальна, возможность определять собст
венные схемы — решающее преимущество. Предоставляя компании возможность
более полно, структурно и с наибольшим смыслом определить, какой тип инфор
мации ей требуется, Office 2003 позволяет работать с данными так, как организа
ция сочтет нужным.
Например, в отдел по работе с персоналом с установленным в системе па
кетом Office 2003 поступило резюме в формате документа Word с такими тегами
XML, как «имя», «адрес», «цель получения должности», «квалификация». Руководи
тель отдела в базе данных файлов резюме в формате XML может выполнить такие
запросы: «кто имеет степень MBA?», «кто знает польский язык?». На основе дан
ных этих документов он, кроме того, может построить диаграммы, создать отчеты
и иные документы.

Смарт&документы и программируемые области задач


Смартдокументы — входящая в состав Word 2003 и Excel 2003 платформа
для разработки и реализации решений на основе XML. Смартдокументы позво
ляют разработчикам справляться с проблемами управления бизнеспроцессами
путем быстрого построения решений на основе документов, сочетающих в себе
преимущества настольных приложений Word и Excel с достоинствами webслужб,
среди которых простота установки, обновления и возможность выбирать средст
ва разработки.
Смартдокументы можно легко внедрить в бизнеспроцессы. Например, в
отчетность о расходах, контракты и иные документы, проходящие в процессе
создания через множество рук и компьютеров, или те документы, при создании
которых требуются сведения из архивных источников. Смартдокументы обеспе
чивают возможность отображения задач и относящихся к документу или элек
тронной таблице сведений в программируемой области задач на основе XMLэле
ментов документа, что помогает автоматизировать многодневный бизнеспроцесс
и сделать работу с ним более удобной.
Развертывание решений также стало значительно более гибким. Програм
му можно один раз развернуть на центральном сервере, после чего при открытии
смартдокумента приложения Word и Excel будут безопасно загружать и кэширо
вать ее на локальные системы. Обновление программного кода решения и даже
самого шаблона документа можно провести точно так же. Как и в случае с webре
шениями, его не нужно устанавливать непосредственно на клиентский компью
тер. Кроме решений на основе модели COM (Component Object Model), смартдо
кументы позволяют создавать решения на языке управляемого программного
кода .NET, что обеспечивает дополнительную безопасность и простоту разверты
вания.

11
Общие сведения

Например, заказ на приобретение с помощью Excel можно связать с биз


несправилом на внутреннем сервере. В соответствии с этим правилом, пока
пользователь заполняет форму, ограничение на подпись пользователя с конкрет
ными идентификационными данными применяются к заказу непосредственно в
Excel. Можно создать решение для служб социальной защиты, которое переводи
ло бы документы на различные языки или предоставляло бы подателям заявок
контекстную справку при заполнении формы. В зависимости от типа пользовате
ля, его ID или введенных им данных могла бы происходить автоматическая пере
настройка документа Word, включение в его состав необходимых именно для
этого пользователя разделов: например, форма эффективности работы могла
бы иметь различные разделы для руководителей и подчиненных. Смартдокумен
ты — новый инструмент с неограниченной областью применения.

Смарт&теги в Office 2003


В Microsoft Office 2003 работа со смарттегами осуществляется и в Access, и
в PowerPoint, и в Outlook. Кроме того, смарттеги поддерживают новые функции,
такие как область исследования задачи и общие рабочие пространства, описание
которых приводится ниже.
Как и в Office XP, смарттеги распознают определенные слова или наборы
слов в момент их ввода (например, имя, адрес или биржевую сводку) и предостав
ляют пользователям возможность сопоставить с этими введенными данными не
кие сведения и действия. Наладчики и пользователи Office XP расширили смарт
теги так, как это было нужно отдельным отраслям, что, например, в медицине
позволило облегчить процесс поиска медицинской карты пациента в базе данных
по его имени или идентификационному номеру. Организации также расширили
некоторые возможности смарттегов в соответствии со своими потребностями.
Например, была создана программа отображения сведений о потребителе по его
идентификационному номеру, или отображения запасов и продаж по инвентар
ному номеру складской позиции.
В Office 2003 возможности смарттегов еще более расширены и распрост
ранены на другие приложения, от чего выигрывают как пользователи, так и раз
работчики.
◆ Разработчики Access 2003 могут легко внедрить смарттег в любое
поле Access. В любом элементе управления формой, отчетом или
страницей данных есть команда установки смарттега. Эту команду
можно применить и к любому столбцу или полю таблицы. Столбцы
запроса унаследуют это свойство у таблицы, на основании которой
осуществлялся запрос.
◆ Пользователи Access 2003, создающие формы для третьих лиц,
теперь легко, не прибегая к программированию, могут вложить
смарттеги в элементы управления. Это позволяет им создавать в
Access решения, в точности напоминающие решения для других
приложений Office.
◆ В распоряжение пользователям PowerPoint 2003 предоставляются
широкие возможности смарттегов в области информации и
сопоставления.

12
Общие сведения

◆ В Word 2003 и Excel 2003 смарттеги интегрированы с поддержкой


языка XML, и выполнение действий по смарттегу может теперь
быть привязано к элементам XML в документах и электронных
таблицах. В Word возможности смарттегов также расширены, что
позволяет применять их непосредственно к XMLэлементам,
поэтому действия могут относиться к целым разделам документов,
а не только к нескольким словам, а работа их теперь может
осуществляться с «типами» или наборами данных и не
основываться на распознавании отрывка текста. Например, в поля,
в которых пользователю необходимо ввести данные, можно
внедрить смарттег, который предлагал бы провести
автоматическое заполнение этих полей. Можно также задать такое
действие смарттега, которое проводило бы различные
преобразования или осуществляло различные представления
данных XML, полученных через область исследования задач,
описанную ниже.
◆ Смарттеги можно настроить на выполнение за пользователя
автоматических действий, например преобразование артикулов
товаров в базе данных продаж в гиперссылки, добавление
правильно отформатированных ссылок в конец исследовательской
работы или автоматическое присвоение индекса каждому
сотруднику, организации или продукции, упомянутой в статье.
◆ Новый пакет Software Development Kit (SDK) облегчает для
разработчиков построение и развертывание смарттегов в
Office 2003.

Глава 5.
XML в Access 2003
В Access 2003 появилось значительно больше возможностей импортирова
ния и экспортирования XMLфайлов. Access позволяет работать с XMLфайлами
с любой схемой и импортировать их в существующую структуру базы данных
Access или продолжить использование созданного разработчиками преобразова
ния XSL (XSL Transform — XSLT).
Новый параметр позволит применить во время проведения экспортирова
ния преобразование XSLT и создать таким образом файл XML со схемой, отлича
ющейся от используемой приложением Access. Оба эти усовершенствования
упрощают обмен данными внутри одной организации и между различными орга
низациями.
С помощью функции экспорта из Access можно извлечь только те данные
XML, которые связаны с текущими записями в таблице. Чтобы представление
сведений было исчерпывающим, функция «Данные подстановки» позволяет также
Access экспортировать относящиеся к записи данные.

13
Общие сведения

Смарт&теги в Access
Access 2003 теперь поддерживает работу со смарттегами. Можно опреде
лить правила распознавания смарттегов, которые позволят при назначении по
лю нескольких действий работать в том же интерфейсе, что и в других приложе
ниях Office.

Глава 6.
XML в Excel 2003
В предыдущей версии — Excel 2002 — для работы с XML предназначалось
мощное средство на основе формата XMLSS (XML Spreadsheet Schema —
XMLSS). В Excel 2003 эти возможности расширены. Теперь можно работать не
только со схемой XMLSS, но и с файлами данных XML, записанными в пользо
вательских схемах XML (XSD). Excel теперь является эффективным XMLредак
тором для анализа и отображения самой свежей деловой информации.

Средство сопоставления
Работа нового удобного визуального средства сопоставления для XML в
Excel 2003 похожа на работу функции выбора поля. Средство позволяет разработ
чикам решений Office, а также и опытным пользователям, не прибегая к написа
нию программного кода, выполнять следующие операции:
◆ сопоставлять существующие электронные таблицы Excel со
структурами данных XML, например предназначающихся для
импортирования базы данных;
◆ создавать динамические документы Excel для загрузки,
отображения и записи данных XML с самыми свежими сведениями
в любом формате;
◆ создавать из существующих электронных таблиц Excel новые
XMLсовместимые хранилища данных.
Использование средства сопоставления для извлечения данных из таких
источников, как сервер внутреннего уровня, служба webкаталога или из любого
другого файла данных XML, позволит правильно расположить сведения в сетке
Excel и настроить их отображение в соответствии с потребностями. Электронная
таблица обновляется по нажатию кнопки «Обновить», потому пользователю все
гда доступны самые свежие данные, даже если они очень быстро изменяются.

Списки Excel
Теперь Excel позволяет добавлять структуру к отслеживаемым в электрон
ных таблицах данным. Функция «Список» открывает строку для добавления дан
ных к списку, автоматически изменяя размер списка при вводе новых элементов.
Функция включения строки итога выводит строку, в которой пользователь может
указать среднее, счетчик, номер счетчика, максимум, минимум, сумму, стандарт
ное отклонение или дисперсию значений любого из столбцов списка. Кроме то
го, как только данные переведены в список Excel, становится проще выполнять
такие операции, как печать, построение диаграмм или создание сводной таблицы.

14
Общие сведения

Интеграция служб Windows SharePoint


Office 2003 облегчает просмотр, редактирование и обновление списков
служб Windows SharePoint в Excel. Excel позволяет осуществлять общий доступ к
обозначенному как список диапазону информации. Для этого список нужно экс
портировать как список SharePoint. Списки SharePoint можно импортировать в
Excel или связывать с ними объекты таким образом, что вносимые в список изме
нения будут относиться и к серверу, и к клиенту Excel. При обновлении списков
Excel также осуществляется разрешение конфликтов, и их можно изменять, не бу
дучи подключенным к сети, в двоичном формате Excel Binary File Format (BIFF).
Можно также создать XMLтеги, сопоставленные с полями существующих биз
несформ Excel, такими как «имя работника», «сумма» или «количество», что поз
волит легко подключить эти формы в качестве еще одного хранилища данных.
Возможно построение решения для отчета о расходах, состоящего из шаблона
электронной таблицы Excel, сопоставленной со схемой XML организации для от
четов о расходах. Этот отчет, в свою очередь, может пригодиться для обработки в
бухгалтерской системе организации SAP или любой другой системе или платфор
ме внутреннего уровня, поддерживающей XML. Возможности XML в Excel допу
скают использование этих данных несколькими системами.

Интеграция с web&компонентом «Электронная таблица»


Новый webкомпонент «Электронная таблица» служб Windows SharePoint
может использовать любую таблицу Excel, сопоставленную со схемой XML, и пре
доставить данные из нее как источникам SharePoint, так и другим источникам
данных. Данные в компоненте отображаются в соответствии с сопоставлением их
XMLэлементов.

Глава 7.
XML в Word 2003
Обширная поддержка языка XML в Word 2003 дала рождение новому мета
форическому определению XML как моста между документами и данными. XML
в Word — основа для построения решений для широкого спектра задач бизнеса,
таких как ведение отчетности, агрегирование данных, публикация, поиск и пре
доставление данных для бизнеспроцессов. Word 2003 обеспечивает следующие
основные возможности.
◆ Сохранение и открытие файлов XML в пользовательской схеме.
Файлы в пользовательской схеме можно сохранить как с
собственным XMLприложением Word, так и без него.
Возможности XMLпроцессора Word полезны при отладке
представления и расположения элементов документа.
◆ Создание, сохранение и открытие файлов XML в схеме Word. Word
XML — хорошо организованный, действующий язык XML,
использующийся для описания содержимого, представления и
расположения элементов документа Word. Word XML не имеет
семантической разметки, указывающей значение частей документа,
поэтому лучше всего использовать его в сочетании с
пользовательской схемой, встроенной в документ Word XML.

15
Общие сведения

◆ Использование преобразования XSL для управления отображением


в Word XMLфайлов с пользовательской схемой.
◆ Редактирование файла XML при сохранении его
«действительности» в соответствии с правилами пользовательской
схемы.
◆ Возможность для разработчиков или опытных пользователей
размечать документ Word собственной разметкой XML.
◆ Создание документа Word через запрос в базу данных.
◆ В Word поддерживается работа с такими технологиями, как
XPATH, XSL, XSD, а также проверка правильности схемы.

Native XML File Format


В Word 2003 реализован оригинальный формат файла XML — действитель
ный, хорошо структурированный файл XML, полностью описывающий документ
Word. Word 2003 позволяет сохранять резюме, отчеты и другие документы в фор
мате XML, не нарушая при этом форматирование Word. При сохранении доку
мента Word в формате XML не утрачивается ни форматирование, ни иные его
свойства и создается единственный файл, что упрощает организацию общего до
ступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображе
ния и иные файлы хранятся отдельно. Доступна также функция преобразования
XSL, позволяющая перевести файл Word XML в формат HTML 4.0 или XHTML
для отображения его в webобозревателе.
Кроме того, что формат Word XML обеспечивает доступ к данным докумен
та из процессов сервера, значительная его ценность заключается в том, что он слу
жит контейнером данных пользовательской схемы (описана ниже). При привле
чении пользовательской схемы формат Word XML играет роль прозрачного
«конверта», в который вложены наиболее ценные сведения с информацией о том,
как они должны быть представлены (например, в таблице). Формат Word XML
позволяет проводить с пользовательскими данными XML сложные операции, та
кие как слияние двух документов XML и сохранение различий, а также отслежи
вание изменений в данных XML в процессе работы нескольких пользователей.

Применение пользовательских схем к документам Word


В Word 2003 можно открыть существующий пользовательский файл XML с
помощью собственной схемы файла, а также создать новый файл, применив схе
му XML к существующему документу или шаблону Word. Word позволяет увидеть
элементы XML, примененные к документу, а также список элементов, который
может быть применен к текущему выделению. Этот список извлекается из приме
ненной к документу схемы. По умолчанию в нем отображаются только допусти
мые в текущем контексте, в соответствии со схемой, элементы.
Документ с пользовательской схемой (XSD) можно сохранить в формате
XML с использованием только этой схемы (без Word XML) или в формате Word
XML с внедренной, хотя и полностью отделенной с помощью имен XML, поль
зовательской схемой XML. Компонент Word XML можно в любое время удалить
с помощью преобразования и программным методом, оставив для упрощения ра
боты с файлом внешних процессов (както: извлечение файлов с сервером, осу

16
Общие сведения

ществляющим поиск данных) только XML в оригинальной схеме. Разметка XML


находится в двоичных файлах форматов DOC и DOT, что облегчает ее транспор
тировку и хранение.
Кроме того, Word 2003 автоматически обнаруживает связь между файлами
XML и схемами XSD и, когда встречаются файлы XML из зарегистрированных в
Word категорий, такие как новостные заметки или резюме, предлагает пользова
телям вложить соответствующие схемы XSD или воспользоваться подходящим
преобразованием XSLT. При открытии XMLфайла Word автоматически приме
нит преобразование XSL и отобразит файл в стандартном для данной организации
формате.

Управление содержимым
Существенно упрощая работу с файлами XML, Word 2003 может стать не
отъемлемой частью решения по управлению информационными ресурсами орга
низации. Файлы в формате XML можно создавать в хорошо известном приложе
нии Word. В области задач Word могут отображаться фрагменты документов XML,
которые можно пересортировать или вставить в текущий документ простого ис
пользования во всех подразделениях организации. Разработчики могут создавать
решения по обработке, распространению и переориентации этих материалов по
мере необходимости с использованием таких средств, как Visual Basic for
Applications (VBA) или даже Visual Studio.NET Tools for Office, а также надежной
модели объекта Word XML.

Отчет о данных
Word 2003 поддерживает работу с webзапросами XML, результаты которо
го через преобразование XSL могут быть переданы для отображения в Word с его
широкими возможностями форматирования. Это упростит представление данных
SharePoint со стороны сервера, доступных из SharePoint в формате XML, а также
других данных XML из webслужб, страниц ASP/ASPX и других материалов еже
недельного отчета или другого документа. Например, в документ можно вставить
таблицу, в которой будет отображаться текущее состояние документа в узле
SharePoint, его автор, приоритет, срок сдачи и другие сведения, которые будут ав
томатически обновляться и соответствовать изменениям, происходящим на сер
вере.

Преобразование данных
Нередки случаи, когда один и тот же документ используется в различных
обстоятельствах или на различных устройствах. Например, годовой отчет компа
нии акционерам в полноцветном печатном виде, для размещения может потребо
ваться на webузле в более простой форме, которая обеспечивала бы его просмотр
из всех webобозревателей, и даже может предназначаться для просмотра на уст
ройствах с маленьким экраном, таких как карманные ПК.
Преобразования XSL (XSLT) позволяют получить файл во всех этих фор
матах из одной его копии в формате XML. Преимущество этого подхода в том, что
пользователям не нужно редактировать несколько экземпляров документа. Web
сервер выполнит различные преобразования документа XML в зависимости от ус
тройства, на котором он будет просматриваться, поэтому пользователю остается

17
Общие сведения

лишь редактировать оригинал, а все остальные заботы оставить программе преоб


разования. В соответствии с тем, как должно измениться представление докумен
та, можно изменить и преобразование XSLT. При этом исправлять ошибки в ори
гинале нет необходимости. Различные версии документа можно создавать
вручную, просто выполнив команду «Сохранить как» в различных преобразовани
ях XSLT.

Извлечение данных
Значительная часть информации в организации хранится в созданных со
трудниками документах, откуда ее достаточно трудно получить всем остальным,
кроме самого автора. Кроме того, трудно предсказать, какие именно сведения
окажутся ценными по прошествии времени. Хранение документов в формате
XML позволяет осуществлять извлечение этих данных по мере необходимости.
Например, из всех резюме конкретной схемы XML простым запросом можно из
влечь даты окончания ВУЗов. Эта же процедура с использованием HTML или
обычных документов обработки текста была бы либо слишком затруднена, либо
вообще невозможна.

Структурное редактирование
В Word 2003 можно ограничить набор средств форматирования, доступных
для документа, а также указать части самого документа, которые могут быть от
форматированы. Это позволяет использовать Word в качестве средства ввода дан
ных для бизнеспроцессов на основе XML. Например, создатель шаблона финан
совых услуг может заблокировать части документа, в которых описывается
процедура его заполнения, а также ограничить инструменты форматирования, к
которым может прибегнуть пользователь. После того как такой документ Word за
полнен, его можно отправить для обработки webслужбе или средству внутренне
го сервера, проверяющему предоставленные сведения. Поскольку файл является
чистым действительным и хорошо структурированным файлом XML, его могут
без каких бы то ни было затруднений использовать другие бизнессистемы.

Глава 8.
Организация эффективной работы группы
Основное внимание при разработке программ семейства Microsoft Office
было уделено организации тесного взаимодействия между специалистами. Office
2003 совместно со службами Microsoft Windows SharePoint позволяют поновому
организовать связь сколь угодно удаленных сотрудников, в любое время получить
компетентное мнение по любому вопросу и ускорить процессы утверждения и пе
ресмотра документов. Вот некоторые из новых функций.
◆ Область задач общей рабочей области позволяет при
редактировании документа непосредственно в приложении увидеть
с любого сервера, на котором запущены службы Windows
SharePoint, описание проводимой совместной работы.
◆ Узлы рабочей области документов обеспечивают интеллектуальную
организацию совместной работы над документами и улучшенное
управление версиями. Пользователи получают средства общего

18
Общие сведения

доступа к документу в режиме реального времени, назначения


задач и крайних сроков их выполнения, а также могут легко
увидеть, на каком этапе находится создание документа.
◆ Узлы рабочей области совещаний расширяют возможности по
организации встреч, получению информации и добавлению
участников, находящихся в различных местах.
◆ Технология Немедленных сообщений интегрирована с
приложениями Office 2003, что позволяет незамедлительно
получать сведения о присутствии и начинать диалог
непосредственно из документов или Outlook.
◆ Облегчен доступ участников команды к общим контактам и общим
календарям, что способствует упрощению процесса координации и
планирования совещаний.
◆ Технология управления правами доступа к информации
способствует установлению более эффективного контроля над
ценной деловой информацией.

Платформа для совместной работы


Тесное взаимодействие приложений Office 2003 и служб Windows Share
Point обеспечивает рабочая область для совместной работы, при условии, что в си
стеме установлены приложения Microsoft Office или webобозреватель. В лице
служб Windows SharePoint приложения Office 2003 получают новые и более совер
шенные средства для работы над общим документом, ознакомления с ходом ра
боты, поиска другого участника команды в сети и добавления комментариев или
результатов в общую рабочую область.

Область задач общей рабочей области


При открытии документа, находящегося в узле SharePoint, а равно как и в
обычном узле, узле рабочей области для собраний или для документов, непосред
ственно в открывшем документ приложении Office 2003 появляется специальная
область задач со сведениями об узле. К таким сведениям могут относиться: спи
сок лиц, ведущих совместную работу в рабочей области; их положение в сети; пе
речень задач; другие документы библиотеки общей рабочей области; соответству
ющие гиперссылки и прочее. При открытии документа с узла SharePoint в Word
2003, Excel 2003, PowerPoint 2003, Microsoft Project, Visio 2003 и OneNote 2003 об
ласть задач общей рабочей области появляется обязательно.
Область задач предназначена не только для просмотра. С ее помощью мож
но привлечь в рабочую область новых участников, создавать, назначать и отмечать
задачи как завершенные, загружать дополнительные документы, просматривать
другие документы в библиотеке, добавлять связанные с документом гиперссылки
или перемещаться по ним. Интеграция области задач с технологией немедленных
сообщений позволяет увидеть с помощью знакомого значка «пешка», кто находит
ся в сети, и отправлять немедленные или электронные сообщения участникам ко
манды. Эта область переносит контекст документа непосредственно в рабочую
среду пользователя.

19
Общие сведения

Рабочая область для документов


Совместная работа над документом часто начинается с его отправки другим
участникам команды по электронной почте. Иногда, если в качестве места хране
ния документа используется один сервер, необходимо иметь также и автономную,
или локальную, копию файла. Она, например, пригодится, если сеть не всегда до
ступна или в копию файла на сервере запрещено вносить изменения.
Использование электронной почты и работа с автономными копиями не
изменно приводят к тому, что документы начинают разниться. Иными словами,
появляется несколько их версий, а процесс сведения их всех воедино занимает
иногда достаточно долгое время. Работая с электронной почтой, кроме того, труд
но отслеживать действия других участников.
Узлы рабочей области для документов упрощают каждодневную совмест
ную работу над документом в нескольких аспектах. Как и узел SharePoint, они со
бирают для участников проекта в одном месте все сведения о совместной работе:
списки задач, крайние сроки, связанные документы, гиперссылки и контакты.
Они также интегрируются с приложениями Office 2003 через присутствующую в
приложении непосредственно рядом с документом область задач, что обеспечива
ет легкий доступ ко всем этим ресурсам и переносит контекст совместной работы
прямо в средства разработки специалиста. В отличие от электронной почты, при
использовании которой автор сообщения может даже не знать, начал ли работу
хоть один человек из тех, к кому была обращена подобная просьба, область задач
общей рабочей области и узлы рабочих областей для документов позволяют каж
дому участнику видеть продвижение в редактировании документов и состояние
задачи в целом.

Создание рабочей области для документов


Если пользователь вкладывает в электронное сообщение Outlook 2003 до
кумент Office, на экране появляется область задач параметров вложения. По умол
чанию вложение будет отправлено так же, как это происходило до сих пор, но ес
ли установлен параметр «Общее вложение», документ при отправке будет сохранен
в узле рабочей области для документов, который автоматически будет создан на
доступном сервере, на котором запущены службы Windows SharePoint. Узел
SharePoint, на котором будет создана рабочая область для документов, можно за
дать вручную, а можно предоставить системе сделать выбор по умолчанию.

Создание рабочей области для документов с помощью


приложения Office
Узел рабочей области для документов на жестком диске для любого доку
мента Office можно создать с помощью команды «Общая рабочая область» меню
«Сервис», или вызвав область задач общей рабочей области напрямую. Этот доку
мент становится подключенной локальной копией оригинального документа,
расположенного на сервере. Можно привлечь к работе дополнительных сотрудни
ков, добавить ссылки и выполнять другие операции, не прибегая к электронной
почте.

20
Общие сведения

Создание рабочей области для документа,


расположенного в узле SharePoint
Узлы SharePoint могут достичь значительных размеров и иметь большое ко
личество членов. В этом случае может возникнуть необходимость перенести доку
мент для дальнейшей работы над ним в область с более ограниченным доступом,
не разрушая редактируемую «общую» версию. Для документа можно создать узел
рабочей области документа, завершить работу самостоятельно или с несколькими
помощниками, а затем вернуть готовый документ на основной узел SharePoint.
Независимо от того, был ли совместный доступ к общим вложениям уста
новлен по электронной почте или через приложения Office 2003, для них автома
тически становится доступен весь набор элементов совместной работы и органи
зации информации рабочей области документов. Это сообщение появляется
также и в рабочем контексте, непосредственно в области задач общей рабочей об
ласти рядом с документом, когда он открывается на компьютере любого из участ
ников команды. Любой получатель электронного сообщения автоматически
становится участником рабочей области. Поэтому простое отправление электрон
ного сообщения с вложением запускает мощное средство совместной работы уча
стников группы, где бы они ни находились.

Использование узла рабочей области для документов


Каждый получатель исходного электронного сообщения получает вложе
ния в обычном режиме, но, кроме того, видит ссылку, указывающую на узел ра
бочей области для документа, на котором расположены самые свежие копии до
кумента, а также прочие сведения, касающиеся совместной работы над ним. Если
у получателя не установлен Office 2003, он может либо работать с устаревшими
вложениями, либо воспользоваться приведенной ссылкой на узел рабочей облас
ти для документа и ознакомиться с последней информацией. Будучи подключен
ным к сети, такой получатель может работать непосредственно с сервером. Полу
чатели, установившие Office 2003, имеют дополнительное преимущество: любой
документ Office из вложения будет подключен к исходным копиям узла рабочей
области. При открытии документов приложение предложит проверить наличие
более свежей версии на сервере и заменить на нее устаревшее вложение. Также
появляется область задач общей рабочей области с информацией из рабочей об
ласти для документа. Поскольку общее вложение находится на локальном ком
пьютере пользователя, его можно редактировать как будучи подключенным к се
ти, так и нет, даже если другие участники работают с находящейся на сервере
копией или с собственными подключенными локальными копиями. Пользовате
лям Office 2003 больше не потребуется отправлять копии документа по электрон
ной почте, что поможет избежать недоразумений, сэкономить место в сетевом
хранилище и снизить загруженность сети.
Если совместный доступ к документу осуществляется в узле рабочей обла
сти документа, каждый участник будет извещен о внесении другими изменений в
документ и ему будет предложено ознакомиться с ними или внести свои. Консоль
SharePoint «Задачи и оповещения» позволяет работникам следить за ходом работы
других участников группы.
Интеграция технологии немедленных сообщений позволяет легко опреде
лить, подключены ли другие участники к сети, и начать диалог с ними. Посколь

21
Общие сведения

ку, кроме того, документ вложен в почтовое сообщение, в отключенном от сети


состоянии все работает так же, как и ранее.

Рабочая область для собраний


Рабочая область для собраний предназначена для тех, кто занимается под
готовкой, проведением и сопровождением собраний. Рабочая область обеспечи
вает в сети безопасное место для централизации всей относящейся к собранию пе
реписки, документов и материалов, касающихся его обеспечения. Это идеальный
способ для организации и хранения всех относящихся к собранию материалов, а
также обеспечения совместного доступа к ним. Рабочая область собраний упрос
тит организацию и проведение собраний, сделает их более удобными и эффектив
ными, поможет сэкономить время и повысить результативность встреч.
Созданная с помощью служб Windows SharePoint и webкомпонентов рабо
чая область собраний в основе своей представляет пользовательский узел с про
стыми средствами объединения сотрудников для однократных или регулярных
встреч или серии таковых. Рабочую область собраний можно развернуть в Outlook
2003, выбрав команду «Создать приглашение на собрание» и нажав кнопку «Служ)
бы собраний».
Для администратора рабочая область собраний упрощает процедуру его
планирования, координации участников, оснащения всей необходимой докумен
тацией и сопровождающими материалами, облегчает работу с удаленными со
трудниками, решение вопросов информационного обеспечения, задач и вопросов
сопровождения, возникающих по ходу собрания, а также распространение заме
ток и действий, созданных, например, в Microsoft OneNote.
Среди функций, которые поддерживает рабочая область собраний, имеют
ся следующие:
◆ распространение материалов в соответствии с повесткой;
◆ организация совместного доступа к визуальным материалам,
содержимому, графикам проведения и действиям;
◆ организация регулярных собраний;
◆ отчет о недоработках текущего собрания;
◆ обновление дополнительных материалов без необходимости
отправки повторного запроса;
◆ запись простых заметок по ходу собрания или получение более
развернутых, например из OneNote;
◆ подключение к работе удаленных участников собрания;
◆ интеграция представлений календаря собраний из списка
SharePoint;
◆ создание и обеспечение узла рабочей области и управление им;
◆ интеграция рабочей области с любым узлом SharePoint;
◆ сопоставление сведений рабочей области и области задач
приложений;

22
Общие сведения

◆ редактирование данных рабочей области в Excel, PowerPoint и


Word.

Одновременный просмотр календарей


В Outlook 2003 можно расположить рядом друг с другом несколько кален
дарей одновременно: локальные календари, календари общих папок, календари и
представления календарей других пользователей. Календари работают совместно
и имеют цветовую кодировку, что делает их полезными при сравнении графиков
и поиске участников группы. Встречи можно перетаскивать между календарями
или на собственный календарь. С помощью функции «Создать собрание с» можно
быстро назначить собрание с владельцами некоторых или всех открытых календа
рей.
Если календарь был однажды открыт, он будет появляться в модуле «Кален)
дарь» области переходов (слева снизу). Чтобы включить отображение календаря,
следует установить у этого календаря флажок. Чтобы отключить календарь, доста
точно снять флажок.

Службы Windows SharePoint и Outlook 2003


В Office 2003 с данными из служб Windows SharePoint можно работать не
посредственно в Outlook, что позволяет повысить эффективность использования
общих данных, объединяя их с собственными. Например, можно расположить
график обзоров продукции на узле SharePoint, чтобы с ним могли ознакомиться
все участники команды. Они могут сравнить график с собственным, открыв об
новляемый календарь списка SharePoint рядом с календарями Outlook. События
из списка SharePoint отражаются и работают так же, как и встречи в Outlook. Их
можно перетаскивать из календаря SharePoint в собственный календарь Outlook.
Другими преимуществами тесной интеграции служб Windows SharePoint и
Outlook в Office 2003 являются следующие возможности.
◆ Сервер рабочей группы. Организации малого бизнеса могут
использовать службы Windows SharePoint в качестве небольшого
сервера рабочей группы, открывающего совместный доступ к
контактам и календарям без сервера Exchange.
◆ Автономный доступ. Данные из служб Windows SharePoint
кэшируются на локальном компьютере, поэтому они доступны в
автономном режиме. Это означает, что списки контактов и
календарей можно просматривать, даже не имея доступа к узлу
SharePoint, например находясь в самолете.
◆ SharePoint в Outlook 2003. Списки календарей, событий и контактов
можно открывать в пользовательском интерфейсе Outlook в режиме
«только чтение». Данные из служб Windows SharePoint
отображаются и работают так же, как и оригинальные календари и
списки контактов Outlook. Можно, например, открыть сразу
несколько календарей.

23
Общие сведения

Интегрированные сведения календаря и списка


контактов
Контакты и календари — обычные списки для хранения как личных, так и
групповых сведений. Outlook 2003 и службы Windows SharePoint позволяют про
сматривать сразу несколько личных и общих календарей. Общий календарь и об
щий список контактов можно просмотреть непосредственно в Outlook. Их сведе
ния, таким образом, доступны в любое время.
Чтобы просмотреть список календарей из служб Windows SharePoint в
Outlook, откройте этот календарь в webобозревателе. Нажмите на панели инстру
ментов кнопку «Связать с календарем». В Outlook будет выдан запрос на подтверж
дение добавления календаря. Нажмите кнопку Да.
Календарь или список контактов добавляется в Outlook из служб Windows
SharePoint и открывается в окне Outlook. При открытии календаря он появляется
рядом со стандартным календарем и добавляется в список «Другие календари». Та
ким же образом в Outlook можно просмотреть списки контактов.

Оповещения SharePoint и ссылки «Оповещать меня»


Специальные оповещения повысят результативность работы, держа участ
ников команды в курсе самых последних новостей. Для включения передачи опо
вещений можно щелкнуть ссылку «Оповещать меня» на любом из webузлов Sha
rePoint или выбрать команду «Правила и оповещения» на вкладке «Управление
оповещениями» в меню «Сервис» Outlook.
Оповещения с помощью отправляемых по электронной почте уведомлений
сообщают пользователям о внесении изменений в документы, элементы списка,
библиотеки документов, списки, опросы и даже результаты поиска. Можно так
же установить правила о перемещении электронных сообщений с оповещениями
в особые папки и просматривать все активные оповещения в Outlook с помощью
диалогового окна «Правила и оповещения». Здесь же можно удалить оповещение,
перейти непосредственно на webузел, создать правила для оповещений и прочее.

Списки SharePoint
Пользователи служб Windows SharePoint смогут оценить преимущества усо
вершенствованных возможностей Office 2003 по работе со списками SharePoint.
Каждое новшество в работе со списками в службах Windows SharePoint обеспечи
вает реализацию целого набора недоступных до сих пор сценариев. В сочетании с
широкими возможностями приложений Office, списки SharePoint открывают но
вые перспективы совместной работы с данными, а также методы их сбора и
анализа.
◆ Сетка. Похожая на сетку в Microsoft Excel, сетка в службах Windows
SharePoint помогает реализовать схожие с Excel возможности, такие
как расчет формул, автозаполнение, сортировка и фильтрация.
◆ Совместная работа над списком нескольких пользователей. Теперь
один и тот же список одновременно могут редактировать несколько
пользователей. Службы Windows SharePoint выявляют конфликты и
предлагают варианты их разрешения.

24
Общие сведения

◆ Простота редактирования. Можно перетаскивать мышью столбцы и


строки, а также перемещать данные по списку.
◆ Интеграция приложений Office. Теперь можно воспользоваться
преимуществами обеих систем: приложения Office могут работать
вместе со списками SharePoint. С помощью Excel, например,
списки можно распечатать, сделать их автономную копию и создать
на их основе данных таблицы и диаграммы.
◆ Новые списки. Добавлены следующие списки: фотобиблиотека с
широкими возможностями хранения и просмотра картинок и
библиотеки деловых документов, позволяющие создавать,
редактировать и хранить на общем узле группы решения на базе
XML.
◆ Улучшенные списки. В число усовершенствований имеющихся
списков входят: возможность перепланирования регулярных
собраний в списках событий и новые настройки безопасности,
позволяющие делегировать разрешения на уровне списка.

Связанные таблицы Access и служб Windows SharePoint


Таблицы, созданные в Access 2003, теперь можно связывать со списками
webузлов SharePoint, не теряя возможностей их чтения и редактирования. Это
позволяет применять службы Windows SharePoint в качестве нового типа сервера
баз данных для пользователей Access, желающих работать совместно в Интернете
в знакомом интерфейсе приложений для настольных систем или использовать
данные SharePoint для других уже выполняемых в Access проектов.
Эта возможность реализована с помощью функции связывания таблиц. Не
обходимо указать, что в качестве типа сервера будет использоваться SharePoint,
после чего выбрать webузел и имя списка.

Глава 9.
Защита интеллектуальной собственности в
электронном формате
Возможности Office 2003 позволяют установить права редактирования до
кумента и защитить его содержимое, указав лиц, уполномоченных на внесение из
менений. Система управления правами доступа к информации (Information Rights
Management — IRM) позволяет ограничить использование в документах функций
вырезки, копирования, вставки, печати и отправки электронных сообщений, пре
доставляя пользователям и организациям расширенный контроль над ценными
информационными ресурсами.

Система управления правами доступа к информации в


Office 2003
Технология управления правами доступа к информации в Office 2003 и
службах Windows SharePoint предоставляет организациям и работающим с инфор
мацией сотрудникам расширенный контроль над информационными ресурсами.

25
Общие сведения

Технология управления правами доступа к информации — разработанная корпо


рацией Майкрософт устойчивая и действующая на уровне файлов технология,
позволяющая ограничивать список лиц, имеющих права доступа и использования
документов и электронных сообщений, и защищающая электронную интеллекту
альную собственность от несанкционированного выведения на печать, пересыл
ки и копирования.
Технология IRM — это технология защиты информации, а не сети. Это оз
начает, что к документам может быть установлен совместный доступ и их можно
отправлять по электронной почте. При этом сохраняется контроль за тем, кто
имеет права на их использование, а также за целями этого использования. Если
документ или электронное сообщение защищено этой технологией, ограничения
на доступ к нему и его использование вступают в силу независимо от того, где рас
полагаются данные.
Поддержка IRM в Office 2003 удовлетворяет две насущные потребности ор
ганизаций и специалистов, работающих с информацией.
◆ Защита электронной интеллектуальной собственности. Большинство
организаций полагаются в этом вопросе на брандмауэры, системы
безопасного входа и другие технологии защиты сети. Основной
недостаток таких технологий состоит в том, что, поскольку
законные пользователи имеют доступ к информации, они могут
получать ее вместе с неуполномоченными на это лицами, что
представляет потенциальную угрозу для политики безопасности
организации. Технология IRM защищает от несанкционированного
доступа и использования саму информацию.
◆ Защита информации, контроль над ней и ее целостность. Работающие
с информацией специалисты часто имеют дело с
конфиденциальными или исключительно важными сведениями.
При этом в вопросе неразглашения этих сведений остается
полагаться только на порядочность персонала. Система IRM,
отключив соответствующие функции для защищенного объекта,
исключает любую попытку пересылки, копирования или вывода на
печать конфиденциальных сведений.
С помощью технологии IRM руководители в области информационных
технологий могут усовершенствовать существующие политики организации, ка
сающиеся конфиденциальности документов, потоков операций и удержания эле
ктронных сообщений. Для руководителей организаций и служб безопасности
существенно снижается актуальный на сегодня риск передачи важной корпора
тивной информации тем, для кого она не предназначена — случайно, по халатно
сти или умышленно.
В любое время по желанию организации технология защиты в Office 2003
может быть легко активизирована. Простой пользовательский интерфейс на ос
нове настраиваемых «шаблонов прав» на стандартной панели инструментов дела
ет систему IRM удобной и доступной. Интеграция со службой Active Directory
предоставляет такой уровень удобства, который не может обеспечить даже прак
тикуемая сегодня установка паролей на документы. И наконец, предоставляемая
бесплатно программа просмотра IRM (IRM Viewer) гарантирует, что каждый
пользователь Windows может работать с защищенными IRM документами незави

26
Общие сведения

симо от наличия Office 2003 на его компьютере, что позволяет компаниям органи
зовывать совместный доступ к объектам интеллектуальной собственности за пре
делами компании, сохраняя действенность политик безопасности.

Система управления правами доступа к информации в


электронных сообщениях Outlook
Средства IRM можно использовать в Outlook для предотвращения пересыл
ки, копирования и выведения электронных сообщений на печать. Защищенные
сообщения во время передачи автоматически зашифровываются, а если отправи
тель задал ограничения, то в Outlook будут отключены соответствующие команды.
Вложенные в защищенные сообщения документы Office также автоматически за
щищены.

Технология IRM в документах Excel, Word и PowerPoint


Для документов Office 2003 можно установить защиту как для отдельных
пользователей, так и для групп (при установке разрешений для групп для их рас
ширения требуется служба Active Directory). Для каждого пользователя или груп
пы может быть установлен набор разрешений в соответствии с ролью, определен
ной владельцами документа: читатель, рецензент или редактор. В зависимости от
роли, система IRM для активации назначенных прав отключит определенные ко
манды. Владельцы могут также запретить печать и установить сроки истечения
действия прав. По наступлении этого срока открыть документ будет невозможно.
Если защищенный документ пересылается неуполномоченному на его по
лучение лицу, на его компьютере появляется сообщение об ошибке с адресом эле
ктронной почты владельца документа для отправки запроса на предоставление до
полнительных прав. Если адрес владельца документа неизвестен, то получателям
просто будет выдано сообщение об ошибке.

Организационная политика
Использование технологии IRM в Office 2003 позволяет компаниям созда
вать для приложений Office «шаблоны прав». Организация, например, может оп
ределить шаблон с именем «Конфиденциальная собственность». Защищенные этим
шаблоном документы или электронные сообщения можно открыть только в до
мене организации. Ограничения на количество создаваемых шаблонов нет.

Программа просмотра IRM


Поскольку права устанавливаются на уровне приложений, защищенные
технологией IRM файлы Office можно открыть только в приложении Office 2003
или более поздней его версии. Поэтому корпорация Майкрософт предоставляет
бесплатную копию программы просмотра IRM, которая позволит тем, у кого не
установлен пакет Office 2003, просматривать защищенные технологией IRM ма
териалы. Программу просмотра IRM можно будет бесплатно загрузить на webуз
ле www.microsoft.com (возможно, потребуется оплатить услуги поставщика услуг
Интернета).
Бесплатная программа просмотра IRM будет играть важную роль в обще
нии с деловыми партнерами, поскольку каждая организация может перейти на
Office 2003 в удобное для нее время. Организации, оценившие при работе с про

27
Общие сведения

граммой просмотра IRM все преимущества этой технологии защиты данных, мо
гут перейти на новую версию Office, будучи уверенными, что доступ их докумен
тов будет абсолютно бесплатным.

Дополнительные требования к серверу при


использовании средств IRM
Чтобы иметь возможность использовать средства IRM c Office 2003, Outlook
2003 и службами Windows SharePoint, необходимо установить сервер Windows
.NET Server и клиентскую лицензию «premium». Для тех, кто не имеет сервера
Windows, служба IRM будет доступна с сервера Microsoft. Это позволит организо
вывать совместный доступ к защищенным документам и электронным сообщени
ям, используя в качестве процедуры проверки подлинности технологию Microsoft
Passport, а не Active Directory.

Структурное редактирование в Word 2003


Word 2003 содержит дополнительные функции, которые позволяют орга
низовать совместную работу большого числа пользователей над значительными
по объему и сложными по строению документами в виде структуры.

Закрепление стиля
Многим крупным организациям необходимо составлять документы в еди
ном стиле и оформлении. Эта задача выполняется с помощью функции стилей в
Word, хотя многие не знакомы с ее работой и потому предпочитают просто фор
матировать документ вручную. Постепенно работать с объемным документом с
выполненным вручную форматированием становится все более затруднительно,
поскольку обновление стилей не изменяет вида документа, а перемещение его ча
стей в другой документ не приводит к желаемому результату.
Word 2003 позволяет администратору или опытному пользователю задать
шаблон или документ с набором стилей. С помощью функции Style Lockdown (За
крепление стиля) приложения Word можно включить режим использования толь
ко этих заданных стилей. Непосредственное форматирование будет невозможно.
Это позволяет сложному по строению документу оставаться структурно отформа
тированным после того, как его редактировали многие пользователи.

Ограничения на диапазон работы


При совместной работе над объемным документом пользователям могут
быть указаны те его части, с которыми они должны работать. Ранее не было спо
соба запрета на редактирование других частей документа. Когда приходило время
объединения фрагментов в единый документ, возникало множество конфликтов
версий, вызывавших большие трудности.
Установка в Word 2003 ограничений на диапазон работ позволяет запретить
редактирование определенных частей документа некоторыми или всеми пользо
вателями. С помощью области задач защиты документа редактор может сначала
защитить весь документ от внесения каких бы то ни было изменений (разрешив,
при желании, лишь вставку комментариев), а затем дать разрешения на редакти
рование отдельных частей документа, выделив их и указав лиц, которые могут над
ним работать.

28
Общие сведения

При последующем объединении версий от нескольких пользователей ре


дактор может быть уверен, что ни над какой частью документа не работало более
одного человека, а потому конфликты версий исключены.
После того как разрешения установлены, тематика области задач для помо
щи автору в установке разрешений и управлении списком пользователей изменя
ется на тематику помощи пользователям в поиске тех разделов, права на измене
ние которых им предоставлены.
Область задач защиты документа отображается на экране по команде «За)
щита документа» в меню «Сервис».

Глава 10.
Управление информацией
В настоящее время информация изменяется такими темпами, что за ней
бывает трудно уследить как отдельным пользователям, так и целым организаци
ям. Microsoft Office 2003 помогает справиться с этой «информационной перегруз
кой», предлагая новые средства организации информации.
В частности, значительные изменения коснулись Microsoft Outlook. Out
look 2003 выглядит поновому, имеет новые функции и возможности, помогаю
щие осуществлять быстрый поиск информации в электронных сообщениях, более
эффективно использовать площадь экрана, отмечать сообщения, требующие от
ветных действий, и собирать вместе схожие элементы без необходимости их архи
вирования вручную.
Среди организационных и функциональных усовершенствований Outlook
2003 можно выделить следующие.
◆ Абсолютно новый вид. В Outlook 2003 реализовано совершенно
новое представление о том, как должно выглядеть приложение для
работы с электронной почтой, на основе проверенных временем
стандартов надежности и схемы расположения элементов,
используемой уже многие годы в газетах и других периодических
изданиях.
◆ Область переходов. Новая область переходов в Outlook 2003, в
отличие от существовавшего до сих пор статичного списка папок,
позволяет делать более четкие и точные переходы.
◆ Усовершенствованные функции работы с почтой. На основе отзывов
пользователей в процедурах написания адресов, составления и
отправки электронных сообщений был осуществлен ряд
усовершенствований, облегчающих работу с почтой.
В Outlook, кроме того, реализованы следующие дополнительные функции,
которые помогут организовать работу, расставить приоритеты и быть всегда в кур
се последних изменений.
◆ Быстрые пометки. Цветные пометки помогут не упустить из вида
нужные сообщения.

29
Общие сведения

◆ Папки поиска. Папки поиска позволяют провести сбор


необходимых данных в едином месте без необходимости
перемещения или копирования сообщений.
◆ Оповещения о поступлении сообщений. Новое выводимое на рабочий
стол оповещение о поступлении сообщений и значок в области
уведомлений помогут отслеживать новые электронные сообщения
во время работы в других приложениях.
◆ Правила и оповещения. Усовершенствованные средства «Правила и
оповещения» позволяют устанавливать уведомления об обновлениях
на узле служб Microsoft Windows SharePoint, о результатах поиска и
прочие оповещения, помогающие специалистам сразу узнавать о
новых событиях при их поступлении.
Другие усовершенствования Office 2003 призваны обеспечить сотрудникам
и организациям большую гибкость в работе с данными и доступе к ним.
◆ Библиотека исследований. Область задач библиотеки исследований
предоставляет пользователю доступ к данным в локальных сетях
или по всему Интернету непосредственно из приложения Office.
◆ Отправка факсов через Интернет. Приложения Office, в том числе и
Outlook, напрямую интегрируются со службами отправки факсов
через Интернет. Пользователи теперь могут отправлять факсы, в
том числе международные, частным лицам и нескольким
получателям столь же просто, как обычное электронное
сообщение, — никаких повторных дозвонов и перегруженных
телефонных линий.
◆ Усовершенствования PowerPoint. Microsoft PowerPoint поддерживает
работу с большим набором носителей и позволяет воспроизводить
медиафайлы во время просмотра слайдов в полноэкранном
режиме.
◆ Поддержка рукописных форм. В приложениях Office 2003
поддерживается работа с рукописными формами, что оценят
пользователи планшетных ПК.
◆ Усовершенствования работы сети. Новый режим кэширования
Outlook Exchange позволяет устранить зависимость пользователей
от производительности сети и помочь администраторам
контролировать ее загруженность.

Глава 11.
Новый вид программы Outlook
Новое представление электронной почты
Корпорация Майкрософт изучила то, как пользователи работают со своей
электронной почтой, и при проектировании новой версии Outlook взяла за обра
зец опыт в издательской области.

30
Общие сведения

В Microsoft Office 2003 программа Outlook имеет новое представление эле


ктронной почты, ломающее привычные стереотипы.
Новое представление электронной почты работает совместно с областью
просмотра (описываемой далее), обеспечивая исключительно рациональное и
простое в использовании расположение сообщений на экране. Вертикальное рас
положение столбцов в новом представлении позволяет отображать на экране од
новременно почти в два раза больше информации. Кроме того, новое представле
ние электронной почты оптимизировано так, чтобы облегчить пользователям
поиск нужных элементов и перемещение среди множества сообщений. Такое ра
циональное расположение означает, что за счет сокращения прокрутки больше
времени будет уделяться выполнению работы.

Вертикальная ориентация и многострочное


представление
В программе Microsoft Outlook 2003 почтовые сообщения сворачиваются в
вертикальный столбец благодаря тому, что каждому сообщению выделяется не
сколько строк. Такое многострочное расположение наилучшим образом подходит
для представления пользователю важнейшей информации.
При общении с пользователями Outlook был обнаружен ошеломляющий
факт: имя или адрес отправителя представляют собой наиболее важный критерий
принятия решения о том, открывать ли сообщения электронной почты. В много
строчном представлении имя отправителя, выделенное темным шрифтом, поме
щено в верхний левый угол, чтобы при просмотре списка было легче заметить
имена важных отправителей. Второстепенные сведения отображаются более свет
лым текстом, чтобы не отвлекать внимание от более важной информации. Кроме
того, в этом представлении легче выбирать сообщения пером на планшетном ком
пьютере.

Область просмотра
Область чтения снижает напряжение глаз и помогает рациональнее исполь
зовать время при чтении электронной почты благодаря тому, что на экране отоб
ражается большая часть сообщения без необходимости постоянной прокрутки, и
не нужно открывать и следить за множеством отдельных окон для каждого сооб
щения.
Расположенная вертикально область просмотра Outlook представляет сооб
щения почти так же, как уже на протяжении сотен лет располагается текст в газе
тах. Это простое переоформление области просмотра Outlook и использование но
вого многострочного списка сообщений позволяет освободить почти в два раза
больше места для текста на мониторе того же размера по сравнению с горизон
тальной областью просмотра в предыдущих версиях Outlook, и делает чтение на
много более комфортным.
Сравнение новой области просмотра со старой при одинаковых параметрах
почтового ящика и экрана. В новой области просмотра помещается более трех аб
зацев текста и 14 сообщений электронной почты, в то время как в старой отобра
жаются всего лишь два абзаца текста и 11 сообщений.

31
Общие сведения

Упорядочение (интеллектуальная группировка)


При создании списков пользователи обычно собирают похожие элементы
в такие группы, как, например, списки дел под заголовками «Сегодня», «Завтра» и
«На следующей неделе». В новом представлении электронной почты автоматичес
ки применяются правила интеллектуальной группировки, что помогает пользова
телям сортировать сообщения.
Например, если пользователи упорядочивают сообщения по дате получе
ния, то в Outlook они разбиваются на простые группы: «Сегодня», «Вчера», «На
прошлой неделе», «В прошлом месяце», и т.д. Если пользователи заново сортируют
сообщения по размеру, то в Outlook они снова разбиваются на удобные группы:
«Большие», «Маленькие», «Очень большие», и т.п. Эти группы облегчают пользо
вателям просмотр списков и нахождение нужной информации, поскольку при
этом они действуют привычным образом.
Опытные пользователи могут обращаться с этими группами как с объекта
ми, выполняя операции перемещения, удаления, копирования, пересылки или
другие действия сразу над всеми элементами группы. Например, можно сгруппи
ровать сообщения электронной почты по дате, а затем перетащить все сообщения
из группы «За прошлый месяц» в другую папку и заархивировать их одним щелч
ком мыши.

Смарт&даты
Для более рационального использования пространства функция смартдат
в реальном времени изменяет формат даты в зависимости от того, как давно бы
ло получено сообщение. Например, для сообщения электронной почты, получен
ного сегодня, будет показано только время: 15:40. Для сообщений, полученных на
текущей неделе, будет показан день недели и время: Ср 1:24. Для сообщений, по
лученных несколько месяцев назад, точное время не имеет большого значения,
поэтому в программе Outlook будет показана только дата: 1/12/2003.

Область переходов
Область переходов была спроектирована для дальнейшего повышения эф
фективности работы с программой Outlook путем объединения основных элемен
тов навигации и совместного использования приложения в единую и простую
область. Область переходов предоставляет возможность более точного и контек
стнозависимого перемещения по программе Outlook по сравнению с обычным
статическим списком папок.
Например, в календаре пользователи увидят панель выбора даты и совме
стные календари других сотрудников. В разделе контактов пользователи найдут
список всех локальных и общих папок контактов, которые можно открывать и
просматривать в разных режимах.
Область переходов включена по умолчанию. Ее отключение и включение
осуществляется в меню «Вид» с помощью команды «Область переходов». Область
переходов улучшает программу Outlook в нескольких направлениях.
◆ Рациональное использование полезной площади экрана. Самое
нужное с панели инструментов Outlook и из списка папок собрано
в одном уменьшенном, но более рационально организованном

32
Общие сведения

пространстве. Все элементы навигации, а не только папки, собраны


в едином месте, что предоставляет существенно больше места для
просмотра нужной информации. Например, в окне Outlook 2003
отображается почти в два раза больше записей календаря, чем в
Outlook 2002.
◆ Зависимость от контекста. Благодаря упрощенной контекстно
зависимой системе переходов для каждого типа данных в
программе Outlook отображаются наиболее актуальные сведения.
Так, например, в области почты пользователям представлен список
почтовых папок и папки поиска. В календаре имеется маркер
выбора даты и список доступных календарей.
◆ Совместно используемые данные. Совместное использование данных
упрощено путем отображения общих данных непосредственно
рядом с собственными данными пользователя. Например,
доступные пользователю календари отображаются рядом с его
собственным календарем.
◆ Параметры представления. Параметры представления отображаются
непосредственно в области переходов, что упрощает изменение
вида различных объектов.
◆ Панель быстрого запуска. Опытные пользователи оценят
возможность сжатия кнопок модулей в панель быстрого запуска с
целью экономии места.
◆ Меню «Переход». Меню переходов и связанные с ним сочетания
клавиш упрощают доступ к области переходов.
Каждый из восьми модулей области переходов имеет свой уникальный и
согласованный интерфейс пользователя, представляющий наиболее нужную ин
формацию в рационально организованном пространстве. Далее описаны восемь
модулей области переходов.

Представление почты
В представлении электронной почты отображаются папки почты и поиска,
а для быстрого доступа в верхней части находится раздел «Избранные папки». Что
бы добавить элемент в область «Избранные папки», надо просто перетащить в нее
мышью папку электронной почты или папку поиска.
В области переходов в представлении почты внизу по умолчанию располо
жены четыре большие кнопки, которые свертываются в режиме «Быстрый запуск»
в три. В расположенном в верхней части разделе «Избранные папки» могут нахо
диться любые папки, к которым требуется быстрый доступ — их можно просто пе
ретащить в этот раздел.

Представление календаря
В верхней части области календаря отображается маркер выбора даты, под
которым находится список всех календарей, к которым у пользователя имеется
доступ, включая локальные календари, календари службы Microsoft Windows
SharePoint Services, календари общих папок и прочие пользовательские календа
ри — все в одном простом списке. Календари могут индивидуально отключаться

33
Общие сведения

и подключаться для отображения рядом друг с другом в окне Outlook. Кроме то
го, имеются ссылки, позволяющие открыть общие календари и разрешить совме
стное использование собственного календаря пользователя (или изменить разре
шения).
В модуле календаря все локальные, общие и групповые календари собраны
в один простой список независимо от места расположения.

Представление контактов
Как и в области календаря, в области контактов в единой области отобра
жаются все доступные пользователю папки контактов, включая локальные кон
такты, контакты службы Windows SharePoint Services, общих папок и прочие поль
зовательские контакты. Такие режимы просмотра контактов, как, например, «По
организациям», «Адресные карточки» и любые созданные пользователем режимы,
также отображаются в этой области. Здесь имеются также ссылки для просмотра
общих контактов, разрешения на совместное использование собственных контак
тов пользователя или изменения этих разрешений, а также ссылка для изменения
набора режимов просмотра, используемых в этой области.
В модуле контактов все доступные пользователю папки контактов, вклю
чая локальные, общие и совместно используемые, представлены в простом спис
ке. Раздел текущего представления предоставляет пользователям возможность
простой организации контактов.

Представление задач
В области задач отображается список всех доступных пользователю папок
задач, включая локальные задачи, общие папки задач и прочие задачи пользова
теля. В этой области также отображаются представления задач (другие режимы
просмотра задач), включая такие встроенные представления, как, например,
«Просроченные задачи» и «Следующие семь дней», а также любые представления,
созданные пользователем. Здесь имеются также ссылки для просмотра общих за
дач, разрешения на совместное использование собственных задач пользователя
или изменения этих разрешений, а также ссылка для изменения набора представ
лений, отображаемых в этой области.
В модуле задач все доступные пользователю папки задач, включая локаль
ные, общие и совместно используемые, представлены в простом списке. Раздел
текущего представления предоставляет пользователям возможность простой ор
ганизации своих задач в логически связанные группы.

Представление заметок
В области заметок отображается список заметок пользователя, включая об
щие заметки. Заметки можно организовать в такие представления, как «По кате)
гориям» и «За последние семь дней», и любые представления, созданные пользова
телем, также отображаются в этой области. Здесь имеются также ссылки для
просмотра общих заметок, разрешения на совместное использование собствен
ных заметок или изменения этих разрешений, а также ссылка для изменения на
бора представлений, отображаемых в этой области.

34
Общие сведения

Список папок
Этот модуль программы Outlook предназначен для того, чтобы облегчить
выполнение таких задач по управлению файлами данных, как архивирование и
копирование между почтовыми ящиками. В списке папок отображаются все ло
кальные папки всех типов, точно так же, как в списке папок в предыдущей вер
сии. Кроме того, имеются удобные ссылки для управления размерами папок и
файлами данных Outlook непосредственно в области списка папок.

Ярлыки
Область ярлыков — это место для размещения ярлыков практически для
любых объектов: папок Outlook, приложений, документов на жестком диске, фай
лов в сети, общих папок, webстраниц и т.д. Для упорядочения этих ярлыков поль
зователями могут создаваться группы, которые свертываются и развертываются
для более рационального использования места на экране. Чтобы добавить ярлык,
можно воспользоваться имеющейся ссылкой или просто перетащить элементы в
список.

Журнал
В области журнала отображается список всех доступных пользователю па
пок журналов, включая общие и совместно используемые папки. Так же, как и в
областях контактов, задач и заметок, в этой области отображаются представления,
которые могут настраиваться пользователем. Имеются также ссылки для разреше
ния совместного использования или открытия общих данных журналов. По умол
чанию область журнала отключена, однако ее можно включить с помощью меню
«Параметры» в области переходов или выбрать пункт «Журнал» в меню «Переход»,
чтобы отобразить ее, не добавляя в область переходов.

Усовершенствование адресации почты


По пожеланиям пользователей было внесено несколько усовершенствова
ний в процесс адресации, а также создания и отправки сообщений электронной
почты. Эти возможности разработаны для того, чтобы повысить эффективность
работы с электронной почтой. Упрощенный интерфейс по использованию
Microsoft Word в качестве редактора сообщений стал проще, менее запутанным и
не требует длительного обучения.

Развертывание списков рассылки


Списки рассылки могут развертываться для отображения имен в списке,
что упрощает добавление и удаление нескольких имен перед отправкой без необ
ходимости вносить изменения в список рассылки или создавать адрес сообщения
электронной почты с пустого списка.

Усовершенствованное автозаполнение
Теперь функция автозаполнения производит поиск совпадения всего лишь
одной буквы, а не трех, а список автозаполнения сортируется по наиболее часто
используемым адресам электронной почты, а не по алфавиту, что означает, что в
большинстве случаев адресовать сообщение можно единственным нажатием пер
вой буквы имени получателя. Сокращение количества нажатий клавиш и щелч
ков мышью, необходимых для ввода адреса сообщений электронной почты, мо

35
Общие сведения

жет быть особенно удобно пользователям планшетных компьютеров. Пользовате


ли не будут тратить много времени, перебирая список, так как наиболее часто ис
пользуемые имена будут находиться сверху.

Улучшенный интерфейс адресной книги


Диалоговое окно выбора имен в программе Outlook было усовершенство
вано так, чтобы на экране одновременно отображалось больше информации.
Можно произвольно изменять размер диалоговых окон, благодаря чему стало воз
можно в полной мере воспользоваться преимуществами современных больших
мониторов, а наиболее распространенные команды интерфейса стали более за
метными.

Упрощения для работы с Microsoft Word в качестве


редактора сообщений электронной почты
Процедура создания нового сообщения электронной почты была сущест
венно упрощена. Команды собраны на единой панели инструментов «Электрон)
ная почта», расположенной непосредственно над текстом сообщения. Таким об
разом удалось сократить количество кнопок на экране более чем наполовину, в
результате чего был облегчен поиск необходимых элементов, а на экране освобо
дилось больше места для сообщений.

Глава 12.
Поддержка в организации рабочего процесса
Быстрые пометки
В результате опроса пользователей Outlook, корпорацией Майкрософт бы
ло установлено, что большинство из них практически c каждым сообщением эле
ктронной почты выполняют одно из трех следующих действий.
1. Немедленно отвечают на него.
2. Немедленно удаляют или архивируют его.
3. В условиях нехватки времени или информации, необходимой для выпол
нения немедленного действия, решают вернуться к нему позднее.
Вариантов выполнения третьего пункта почти столько же, сколько на све
те пользователей: пометить сообщение как непрочитанное, переместить его в поч
товую папку с названием «Необходимо сделать», превратить его в задачу, сурово
удалить или заархивировать все сообщения, не требующие ответа, и т.д. Ни один
из этих методов не совершенен и требует массу дополнительного времени, даже
если каждая из этих стратегий может быть для когото пригодной.
Быстрые пометки разработаны для решения этой проблемы. Активизирую
щиеся одним щелчком мыши быстрые пометки очень просты в применении.
Пользователи один раз щелкают мышью значок пометки рядом с любым сообще
нием в любой папке в программе Outlook, чтобы отметить его «быстрой помет
кой», и продолжают свои текущие дела, сводя к минимуму нарушение процесса
управления электронной почтой.

36
Общие сведения

Каждое отмеченное сообщение получает яркую цветную пометку, по кото


рой будет легко найти его позднее.

Папка «К исполнению»
Чтобы еще упростить поиск нужных сообщений, имеется специальная пап
ка поиска под названием «К исполнению», в которой всегда содержится актуаль
ный список всех отмеченных быстрыми пометками сообщений из всех папок поч
тового ящика — автоматизированный виртуальный список дел для электронной
почты. Когда пользователь позднее будет готов приняться за обработку отмечен
ных быстрыми пометками сообщений, он может перейти в папку «К исполнению»
и найти все отмеченные сообщения. После того как сообщение будет обработано,
нужно просто щелкнуть мышью еще раз, чтобы пометить его как выполненное, и
в сообщении появится дата и время завершения его обработки. Папка «К испол)
нению» создается по умолчанию и располагается в верхней части списка почтовых
папок, в разделе «Избранные папки».
В папке «К исполнению» собирается список дел для каждого элемента, от
меченного быстрой пометкой в любой папке почтового ящика. По умолчанию он
упорядочен по цвету быстрой пометки, чтобы сразу было видно, что к чему отно
сится. Кроме того, для изменения категории сообщения могут перетаскиваться
между группами. Например, чтобы заменить желтую пометку сообщения синей,
можно просто перетащить сообщение из желтой группы в синюю.

Папки поиска
Папки поиска помогают пользователям экономить время при архивирова
нии сообщений электронной почты. Папки поиска на самом деле представляют
собой оперативные результаты поиска, отображаемые и действующие как папки,
но отличающиеся от обычных почтовых папок тем, что в них не хранятся сообще
ния. Это виртуальные папки, содержащие представления всех элементов элек
тронной почты, отвечающих заданным критериям поиска. В папках поиска отоб
ражаются результаты определенных ранее поисковых запросов, однако все
элементы электронной почты остаются в своих исходных папках программы
Outlook. С помощью папок поиска пользователи могут легко группировать и про
сматривать все элементы, связанные с определенной темой, человеком, задачей
или отобранные по какомулибо другому критерию, без необходимости физичес
кого перемещения сообщений или папок.
Пользователи могут перетаскивать свои наиболее часто используемые поч
товые папки и папки поиска в раздел «Избранные папки» в модуле почты, чтобы
всегда иметь их под рукой без необходимости перемещения по сложной иерархии
папок и меню.
Три папки поиска создается для пользователей по умолчанию, так что да
же начинающие смогут оценить новые возможности.
◆ Непрочтенные письма. Все непрочтенные сообщения электронной
почты пользователя независимо от того, в какой папке они
находятся, отображаются в папке поиска «Непрочтенные письма».
◆ К исполнению. В этой папке представлен виртуальный список задач
из всех помеченных быстрыми пометками сообщений.

37
Общие сведения

◆ Большие письма. С помощью этой папки облегчается процесс


очистки почтового ящика, так как в ней отображаются самые
большие сообщения электронной почты во всем почтовом ящике.
После того как пользователи освоят встроенные папки поиска, у них может
возникнуть желание создать свои собственные. Чтобы максимально упростить
этот процесс, в программе Outlook предусмотрена галерея шаблонов, включаю
щая 13 готовых шаблонов для распространенных папок поиска. Эти шаблоны пре
доставляют возможность создания разнообразных папок поиска всего лишь тре
мя щелчками мыши. Среди наиболее распространенных папок поиска, которые
можно создать из шаблонов, можно отметить следующие.
◆ Важные письма. С помощью этой папки создается
централизованное собрание всех сообщений электронной почты
высокой степени важности.
◆ Письма, полученные от определенного лица или отправленные ему.
Эта папка поможет пользователям лучше организовать личную и
деловую переписку, упростив отслеживание писем, все еще
требующих ответа, и поиск групп писем по определенным темам
переписки.
◆ Старые письма. Это удобное средство отбора старых сообщений для
архивирования.

Сохранение результатов поиска и расширенного поиска


в виде папок поиска
В программе Outlook в виде папок поиска могут сохраняться результаты
функций «Поиск» и «Расширенный поиск», а для создания пользовательских папок
поиска могут использоваться любые встроенные шаблоны. В обоих случаях мож
но задавать не только критерии поиска, но и папки Outlook, в которых произво
дится поиск сообщений для папки поиска. Параметры папки поиска могут
изменяться в любой момент. Можно также выполнять следующий поиск по со
держимому папки поиска для дальнейшего уточнения результатов.
Кроме того, результаты поиска или расширенного поиска могут сохранять
ся в виде папок поиска. Чтобы сохранить результаты поиска или расширенного
поиска в виде папки поиска, на панели поиска следует нажать кнопку «Парамет)
ры» и выбрать пункт «Сохранить условия поиска в виде папки поиска». Чтобы со
хранить в виде папки поиска результаты расширенного поиска, следует в окне
расширенного поиска в меню «Файл» выбрать пункт «Сохранить условия поиска в
виде папки поиска».
В галерее шаблонов содержится 13 типов папок поиска. Чтобы создать но
вую папку поиска из галереи шаблонов, в меню «Файл» следует перейти к пункту
«Создать», а затем выбрать пункт «Папку поиска». Также можно создать специаль
ную папку поиска, выбрав последний шаблон с названием «Создать специальную
папку поиска».

38
Общие сведения

Новое оповещение о поступлении сообщений на


рабочем столе
В программе Outlook 2003 звуковое оповещение о поступлении нового со
общения электронной почты заменено оповещением на рабочем столе. Оповеще
ние о новом сообщении медленно появляется на рабочем столе и содержит имя,
тему и краткий обзор текста, чтобы пользователи могли сразу определить, сроч
ное ли это сообщение, нужно ли его отмечать к исполнению или его можно отло
жить, не прерывая текущей работы. В оповещении отображаются кнопки, позво
ляющие быстро открыть его, установить быструю пометку или удалить, после
чего, если не было предпринято никакого действия, оповещение медленно гаснет.
Все эти функции полностью настраиваются пользователем.

Значок области уведомления


У большинства сотрудников, занятых в области информационных техноло
гий, программа электронной почты работает постоянно. Новый значок области
уведомления в программе Outlook позволяет отслеживать сообщения электрон
ной почты даже при работе в другой программе. Значок области уведомления ото
бражает состояние программы Outlook даже когда ее окно скрыто, свернуто или
находится на заднем плане.
Значок области уведомления отображает несколько различных типов ин
формации новыми способами.
◆ Информационные сообщения. Всплывающие сообщения уведомляют
об изменениях состояния и прочих событиях, не занимая экран
окнами сообщений, требующими щелчков мыши для удаления с
экрана. Пользователь при желании может прочитать сообщение, но
может и не отвечать на него. Кроме того, пользователь может
отключить группы сообщений, которые в дальнейшем отображать
не следует. (Примечание. Отключение оповещений не влияет на
журналы ошибок, которые могут создаваться.)
◆ Состояние синхронизации. Значок отображает, когда программой
Outlook выполняется загрузка и отправка электронной почты. Это
удобно, так как позволяет пользователю работать с другой
программой, пока в программе Outlook не закончится отправка или
получение почты.
◆ Неполадки в сети. Если возникают неполадки с сетью или
почтовым сервером, то пользователь уведомляется программой
Outlook с помощью изменения вида значка Outlook на значок
«неполадка». В большинстве конфигураций данные в программе
Outlook остаются доступными, однако новые сообщения не будут
приниматься до тех пор, пока не будут устранены неполадки.
Пользователи могут отменить сетевую операцию, щелкнув значок и
выбрав в контекстном меню пункт отмены запроса.
◆ Скрывать свернутое. Это специальный режим, в котором значок
программы Outlook не отображается на панели задач, когда ее
главное окно свернуто. Вместо этого значок программы
перемещается в область уведомления, но сама программа не

39
Общие сведения

прекращает получение сообщений и ожидает, пока пользователь


щелкнет дважды значок и вернет на экран окно Outlook.
Значок области уведомления может отображать информацию во всплыва
ющих сообщениях. Значок области уведомления постоянно доступен в области
уведомления на панели задач Windows. Одинарным щелчком значка левой или
правой кнопкой мыши открывается меню. Двойным щелчком мыши на экране
восстанавливается окно Outlook (даже если программа Outlook была полностью
скрыта).
Меню области уведомления позволяет пользователям включить режим
«Скрывать свернутое», а также включать и отключать группы информационных
сообщений.

Упорядочение по обсуждениям
Функция упорядочения по обсуждениям облегчает выполнение очень рас
пространенной задачи в программе Outlook — просмотр почты. Она предназначе
на для того, чтобы пользователи могли быстро разобраться в сообщениях элек
тронной почты, не путаясь с ответами на уже обработанные письма.
Упорядоченные по обсуждениям сообщения электронной почты отобража
ются в представлении, ориентированном на обсуждения или потоки, которое ото
бражает по умолчанию только сообщения, помеченные как непрочитанные или
требующие дальнейшей обработки, чтобы избавить пользователя от необходимо
сти просматривать десятки прочитанных сообщений в поисках новых. Сходные
сообщения группируются вместе, и структура последовательных сообщений в об
суждении четко отображается отступами.
Каждое обсуждение может быть развернуто для отображения всех связан
ных сообщений, и пользователи легко могут просмотреть все обсуждение в целом,
вместо того чтобы искать разбросанные по разным местам фрагменты. Упорядо
чение по обсуждениям выполняется так же легко, как и простая сортировка сооб
щений, — с помощью аналогичного интерфейса. Это означает, что данная функ
ция может без дополнительного изучения использоваться всеми, кто уже знаком
с программой Outlook. А поскольку многочисленные сообщения в обсуждении
имеют одну общую тему, строку темы достаточно отобразить на экране всего лишь
один раз для каждого обсуждения, в результате чего на экране может поместить
ся почти в два раза больше сообщений. Аналогично любой другой группе Outlook,
с обсуждением можно обращаться как с объектом, т.е. удалять, копировать, архи
вировать или пересылать сразу все обсуждение целиком.
Чтобы упорядочить новые сообщения по обсуждениям, щелкните значок
«Упорядочить по» над окном нового сообщения и выберите пункт «Обсуждение».
Или же в меню «Вид» выберите пункт «Упорядочить по», а затем выберите вариант
«Обсуждение».

Блокировка внешнего содержимого


Сообщения в формате HTML могут содержать изображения, и они часто не
включаются в само сообщение, а загружаются с webсервера, когда это сообщение
электронной почты открывается. Отправители нежелательных сообщений нашли
способ использовать эту возможность для своих целей, путем включения в свои

40
Общие сведения

сообщения «webначинки». Когда пользователь читает такое сообщение, «начин


ка» уведомляет об этом webсервер, таким образом подтверждая, что адрес элек
тронной почты действительный. Это часто приводит к тому, что пользователь ста
новится мишенью для еще большего количества нежелательных сообщений.
По умолчанию Outlook 2003 помогает оградить конфиденциальность поль
зователей и предоставляет им усиленный контроль над информацией в почтовом
ящике с помощью функции «Блокировка внешнего содержимого». Если сообщение
электронной почты без уведомления пытается подключиться к webсерверу в Ин
тернете, программа Outlook 2003 блокирует это подключение до тех пор, пока
пользователь не решит просмотреть это содержимое, для чего ему нужно всего
лишь щелкнуть мышью. Эта функция может быть отключена по желанию пользо
вателя.
Предоставление пользователям возможности усиленного контроля над
внешним содержимым имеет несколько преимуществ.
◆ Подключения без уведомления к произвольным webсерверам в
Интернете больше не допускаются, перекрывая нежелательную
утечку информации отправителям нежелательной электронной
почты.
◆ Поскольку изображения не отображаются без специального
запроса, нежелательные письма могут быть удалены без просмотра
этих изображений.
◆ Пользователи, применяющие соединения с ограниченной полосой
пропускания, могут самостоятельно решать, стоит ли изображение
того, чтобы тратить время и занимать канал связи на его загрузку.
Важно отметить, что в программе Outlook 2003 сохраняются все ее широкие
возможности по просмотру и обмену изображениями. С помощью функции бло
кировки внешнего содержимого блокируются не изображения, а несанкциониро
ванные подключения к Интернету. Если изображения получены с сообщением, а
не хранятся на какомто неизвестном webсервере, они будут отображены в про
грамме Outlook по умолчанию.
◆ Создатели содержимого, желающие отправлять своим клиентам
разнообразно отформатированные HTMLсообщения, и теперь
смогут делать это, включая изображения в само сообщение
электронной почты.
◆ Изображения, включенные в сообщения с помощью программ
Outlook или Outlook Express, по умолчанию уже соответствуют
стандарту MHTML и включают изображения в само сообщение,
так что они не затрагиваются.
◆ Не затрагиваются также все сообщения электронной почты,
содержащие ссылки на изображения или прочие документы на
webузлах в интрасети или на доверенных webузлах (определенных
зонами безопасности Internet Explorer для интрасети и доверенных
узлов).

41
Общие сведения

◆ Не затрагиваются сообщения электронной почты, отправленные


лицом, занесенным в определенный список доверенных
отправителей. Пользователи легко могут добавлять в этот список
адреса электронной почты.
Сообщениям электронной почты, пытающимся загрузить содержание из
Интернета, не разрешается устанавливать соединение без санкции пользователя.
Цветная полоса панели сведений в верхней части сообщения будет информи
ровать о том, что содержание было заблокировано.
Щелчком панели сведений вызывается контекстное меню. С помощью это
го меню в конкретном сообщении могут быть включены изображения. Отдельные
адреса электронной почты могут добавляться в список «Доверенных отправите)
лей», чтобы отключить блокирование содержания для всех сообщений с этого ад
реса.

Рисунок контакта
Возможность включать в записи контактов программы Outlook изображе
ния — это одна из наиболее востребованных функций. В Outlook 2003 изображе
ния могут вставляться непосредственно в контакт, предоставляя пользователям
возможность связывать изображение с именем и остальными сведениями контак
та.
Чтобы вставить изображение в контакт, откройте контакт и нажмите на
форме кнопку «Добавить рисунок», содержащую изображение в виде головы, или
выберите в меню «Действия» пункт «Добавить рисунок».
В диалоговом окне «Добавление фотографии» можно выбрать изображение
для вставки в контакт.

Усовершенствование правил и оповещений Outlook


Процедура создания новых правил была оптимизирована и упрощена для
наиболее распространенных из них, чтобы облегчить поддержание порядка с по
мощью простых правил обработки входящих сообщений, а также просмотр и из
менение созданных ранее правил. Действия общих правил отображаются в графи
ческом виде и могут быть легко изменены. Кроме того, с пользовательскими
правилами можно связывать оповещения, помогающие следить за текущей ин
формацией.
Чтобы ознакомиться с новыми функциями правил и оповещений, выпол
ните одно из следующих действий:
◆ перейдите в меню «Сервис» и выберите пункт «Правила и
оповещения»;
◆ в диалоговом окне «Правила и оповещения» нажмите кнопку «Новое
правило»;
◆ щелкните правой кнопкой нужное сообщение и выберите в меню
пункт «Создать правило».

42
Общие сведения

Глава 13.
Гибкие технологии управления информацией
Библиотека поиска
Теперь каждое приложение Microsoft Office и Microsoft Internet Explorer
(посредством дополнения Microsoft Office) включает область задач поиска, кото
рая позволяет выполнять поиск информации в Интернете или корпоративных ис
точниках данных непосредственно в приложении. Таким образом пользователи
могут получить доступ к корпоративным данным и работать с найденной инфор
мацией параллельно со своими отчетами, графиками и прочими документами.
Результаты поиска могут вставляться непосредственно в документ без пе
реключения между приложениями, а с помощью смарттегов с источниками дан
ных можно выполнять целый ряд разнообразных действий наряду с обычными
операциями копирования и вставки гипертекста, найденного в результате поиска
в Интернете. Например, поиск в корпоративном источнике данных может предо
ставить возможность уточнения дополнительными параметрами, вставить резуль
таты в Microsoft Excel в виде структурированных XMLданных или связанного об
новляемого фрагмента XMLдокумента из базы данных содержания.
Библиотека поиска включает также такие основные ресурсы, как тезаурус
и словари на множестве языков (доступных даже в автономном режиме), а также
автоматизированный перевод и энциклопедии в Интернете. Если пользователь
или организация подписались на информационное обслуживание таких сторон
них поставщиков услуг, как Factiva, eLibrary и др., то поиск осуществляется и в
этих службах, а результаты представляются в библиотеке поиска.
Поиск информации с помощью области задач поиска представляет собой
простую задачу: достаточно удерживать клавишу ALT и щелкнуть слово в доку
менте. Кроме того, для этой цели можно также щелкнуть правой кнопкой мыши
или воспользоваться меню и панелью инструментов. Результаты поиска будут
отображены в области задач поиска, даже если она была закрыта в момент начала
поиска.
В Microsoft Outlook 2003 область поиска позволяет легко читать сообщения
электронной почты на иностранных языках, так как одним щелчком можно пере
вести слово или все сообщение на нужный язык. Это особенно удобно в многона
циональных корпорациях, в которых для многих пользователей преобладающий
язык общения (обычно английский) не является родным языком.

Электронная почта, мобильность и продуктивность


Программа Outlook 2003 предоставляет множество технических преиму
ществ, помогающих получить доступ к нужной информации и использовать ее бо
лее эффективно, не задумываясь о таких вопросах, как производительность сети.

Фильтрование нежелательных писем


В программе Outlook 2003 имеются функции, предназначенные для того,
чтобы помочь избежать получения большей части нежелательных сообщений эле
ктронной почты, рассылаемой каждый день. Эти функции позволяют контроли

43
Общие сведения

ровать типы получаемых сообщений и отправителей, от которых они хотят полу


чать сообщения.
Программа Outlook 2003 предоставляет целый ряд функций, предназначен
ных для совместной работы, чтобы помочь пользователям защититься от нежела
тельных сообщений электронной почты.
◆ Фильтр нежелательной почты. В программе Outlook применяется
прогрессивная технология, разработанная научно
исследовательским отделением Microsoft Research и позволяющая
определить, относится ли сообщение к нежелательным на основе
ряда таких факторов, как время отправки сообщения и его
содержание. Фильтром не отбирается какойлибо определенный
отправитель или тип сообщения электронной почты, его работа
основывается на содержании сообщения в целом и применении
сложного углубленного анализа структуры сообщения с целью
определения степени вероятности того, что пользователь оценит
его как нежелательное. По умолчанию этот фильтр настроен на
низкий уровень отсеивания, предназначенный для перехвата
наиболее очевидных нежелательных сообщений. Любое сообщение,
перехваченное фильтром, перемещается в специальную папку
«Нежелательные письма», где оно позднее может быть просмотрено.
При необходимости пользователь может установить более строгие
параметры фильтра (при этом, возможно, будет ошибочно
задерживаться больше нужных сообщений) или даже настроить
Outlook так, чтобы нежелательные сообщения безвозвратно
удалялись сразу же после их получения.
◆ Список доверенных отправителей. Если сообщение электронной
почты ошибочно помечено фильтром как нежелательное,
пользователь может занести отправителя этого сообщения в список
доверенных отправителей. Сообщения с адресов электронной
почты и из доменов, занесенных в список доверенных
отправителей, никогда не рассматриваются как нежелательные
независимо от их содержания. Контакты автоматически становятся
доверенными, и сообщения от них никогда не обрабатываются как
нежелательные. При работе с сервером Microsoft Exchange Server
сообщения в пределах организации никогда не рассматриваются
как нежелательные независимо от их содержания. Пользователи
могут настроить программу Outlook так, чтобы принимались
сообщения только с адресов из списка доверенных отправителей,
получая таким образом полный контроль над сообщениями,
поступающими в их почтовый ящик.
◆ Список отправителей нежелательной почты. Электронная почта с
определенных адресов или из определенных доменов может быть
легко заблокирована путем простого занесения отправителя в
список отправителей нежелательных сообщений. Сообщения с
адресов электронной почты и из доменов, занесенных в этот
список, всегда рассматриваются как нежелательные независимо от
их содержания.

44
Общие сведения

◆ Список доверенных получателей. В список доверенных получателей


может быть также занесен список рассылки. Любое сообщение,
отправленное на адрес электронной почты или в домен,
занесенный в этот список, не будет рассматриваться как
нежелательное независимо от его содержания.
◆ Автообновление. Корпорация Майкрософт обязуется предоставлять
периодические обновления фильтра нежелательных сообщений,
чтобы обеспечить его постоянную эффективность.
Фильтр нежелательных сообщений включен по умолчанию. При первом
перемещении сообщения в папку нежелательных сообщений в диалоговом окне
программы Outlook пользователю будет выдано уведомление.
Чтобы изменить параметры настройки фильтра нежелательных сообще
ний, в меню «Сервис» перейдите к пункту «Параметры» и выберите пункт «Неже)
лательная почта». Чтобы занести адреса в список доверенных отправителей, дове
ренных получателей или отправителей нежелательных сообщений, щелкните
сообщение правой кнопкой и выберите в меню пункт «Нежелательная почта» или
в меню «Действия» выберите пункт «Нежелательная почта». При работе с версия
ми Microsoft Exchange Server, не имеющими режима кэширования сервера Ex
change фильтрование нежелательных сообщений электронной почты должно быть
установлено и настроено на сервере Exchange.
Когда программой Outlook в первый раз будет загружено сообщение элек
тронной почты, похожее на нежелательное, откроется диалоговое окно, ин
формирующее об этом пользователя. По умолчанию это диалоговое окно будет
появляться каждый раз, когда будет загружено подозрительное сообщение элек
тронной почты, однако его отображение можно легко отключить, сняв флажок
«Больше не показывать это окно».
Подозрительные сообщения по умолчанию перемещаются в папку «Неже)
лательные письма».
Чтобы настроить фильтр нежелательных сообщений, в меню «Сервис» вы
берите пункт «Параметры», а затем — пункт «Нежелательная почта». Уровень за
щиты устанавливается пользователем в пределах от отсутствия защиты до работы
только по списку доверенных отправителей. Вместо перемещения сообщений в
папку нежелательных писем их можно также безвозвратно удалять.

Кэширование сервера Exchange


Новый режим кэширования сервера Exchange в программе Outlook 2003
обеспечивает надежную работу и быстрый отклик системы независимо от произ
водительности сети путем опережающей загрузки всех необходимых данных. Ре
жим кэширования сервера Exchange ограждает пользователя от сетевых непола
док и обеспечивает возможность работать с максимальной продуктивностью. Как
следствие, эта функция приносит пользу специалистам в области информацион
ных технологий, сокращая число обращений за помощью, делая возможным объ
единение серверной стороны и позволяя выполнять целый ряд новых мобильных
сценариев.
При установке новой копии программы Outlook режим кэширования сер
вера Exchange включен по умолчанию. При обновлении пользователь может

45
Общие сведения

включить режим кэширования сервера Exchange, установив флажок «Использо)


вать локальную копию почтового ящика» в диалоговом окне параметров Exchange.

Глава 14.
Интеллектуальное подключение
Функция интеллектуального подключения делает программу Outlook 2003
«осведомленной» о сети, обеспечивая возможность более оперативного реагиро
вания на низкоскоростных и ненадежных сетевых соединениях или в тех случаях,
когда пользователь перемещается от одного беспроводного подключения к друго
му. Это позволяет программе Outlook сохранять работоспособность, а в сочетании
с режимом кэширования сервера Exchange обеспечить практически полную неза
висимость пользователя от характеристик надежности сети и исключить сообще
ния об ошибках подключения.
Эта функция включена по умолчанию, и пользователи могут включить пол
ностью автоматический режим, режим быстрой сети при работе в высокоскорост
ной сети или медленный (только заголовки) режим в узкополосной сети или сети
с большими задержками.
В меню «Подключение к Exchange» отображаются элементы управления, ко
торые используются для настройки параметров сетевого подключения Microsoft
Exchange.

Глава 15.
Взаимодействие Outlook с сервером Exchange по
протоколу HTTP
Доступ к серверу Microsoft Exchange с помощью программы Outlook обыч
но требовал прямого доступа к серверу с помощью подключения по локальной се
ти или с помощью удаленного подключения по виртуальной частной сети (VPN).
При использовании Outlook 2003 и Exchange Server 2003, работающего на сервере
Microsoft Windows .NET Server 2003, пользователи получают доступ к своему сер
веру Exchange непосредственно по протоколу HTTP с помощью любого подклю
чения, обеспечивающего доступ к Интернету. При работе с Outlook 2003, если
можно просматривать webузлы в Интернете, то можно получить доступ и к поч
товому ящику Exchange.
Когда эта функция включена, в случае если прямое подключение к серверу
Exchange становится недоступным, программа Outlook автоматически подключа
ется по протоколу HTTP, чем устраняется необходимость корпоративных VPN
серверов, обеспечивающих доступ для электронной почты.

Увеличенный файл личных папок


Усовершенствованный файл личных папок (*.pst) может хранить до 20 Гб
данных и поддерживает данные Юникода на многих языках. Новый файл личных
папок Outlook несовместим с предыдущими версиями программы Microsoft
Outlook. Однако версией Outlook 2003 поддерживаются файлы личных папок

46
Общие сведения

Outlook 972002, размер которых ограничивается примерно 2 Гб данных. Улучше


ния также коснулись и файлов автономных папок (*.ost).
При создании нового файла личных папок по умолчанию используется но
вый формат файла личных папок Microsoft Outlook. Пункт «Создание файла дан)
ных Outlook» в меню «Файл» позволяет создавать новые личные папки Microsoft
Outlook, а также файлы личных папок, обратно совместимые с Microsoft Outlook
972002, чтобы пользователи, работающие на домашних компьютерах с предыду
щими версиями Outlook, и дальше имели возможность создавать совместимые
личные папки.

Поддержка Юникода
Программой Outlook 2003 поддерживается Юникод для контактов, почты,
календаря, задач и заметок. Таким образом, пользователи могут просматривать и
редактировать текст в программе Outlook на любом языке и в любой кодировке,
поддерживаемых операционной системой. Новая версия Outlook имеет неограни
ченную поддержку многоязыкового интерфейса пользователя, и системные адми
нистраторы могут просто переключать интерфейс и файлы справки с одного язы
ка на другой в соответствии с индивидуальными потребностями пользователей.

Проверка подлинности Kerberos


Наряду с NTLM, программой Outlook 2003 при работе с сервером Exchange
Server 2003 поддерживается проверка подлинности Kerberos, предоставляющая
организациям более широкие возможности по выполнению необходимых прове
рок.

Интерфейс «Air MAPI»


В некоторых выпусках программа Outlook обладала возможностью синхро
низации данных между сервером Exchange и его локальным хранилищем. Теперь
пользователи могут для синхронизации своих данных использовать группы от
правки и получения. В версии Microsoft Office 2003 кроме того может использо
ваться новый режим кэширования сервера Exchange в программе Outlook 2003,
непрерывно синхронизирующий данные.
При работе с сервером Exchange Server 2003 синхронизация более эффек
тивна и надежна. Это обеспечивается тем, что для связи между сервером и клиен
том применяется новый метод, призванный существенно сократить объем обме
на данными между сервером и клиентом во время синхронизации. Эти
усовершенствования особенно важны для мобильных сценариев, когда подклю
чение Outlook к серверу Exchange осуществляется по сети с ограниченной поло
сой пропускания и изменяющимся временем задержки.
Такое повышение эффективности обеспечивает экономию средств в сетях
с побайтовой оплатой и в общем случае сокращает время, необходимое для вы
полнения любого вида синхронизации.
Пользователи, синхронизирующие данные между программой Outlook и
сервером Exchange Titanium, автоматически выигрывают благодаря этим усовер
шенствованиям. Усовершенствованная синхронизация позволяет обеспечить в
программе Outlook поддержку нового набора мобильных сценариев и прочих си

47
Общие сведения

туаций, когда сети имеют ограниченную пропускную способность и изменяющу


юся задержку.

Факс через Интернет


Использование факсмодема в нынешних условиях может означать, что те
лефонная линия будет надолго занята, придется оплачивать междугородные пере
говоры, перезванивать через некоторое время или просто вручную подтверждать,
что факсы переданы без ошибок. С использованием службы факса через Интер
нет передача факса значительно упрощается, а сами факсимильные сообщения
могут приниматься непосредственно в почтовый ящик Outlook.
Служба «Факс через Интернет» интегрируется с приложениями пакета Mic
rosoft Office 2003, в частности с программой Outlook, где номера факсов хранятся
в контактах, имеется гибкое средство просмотра, возможность рассчитать стои
мость до отправки факса, титульные страницы, которые можно редактировать в
Microsoft Word, и даже возможность ввода личной подписи с помощью планшет
ного компьютера.
Для того чтобы отправлять факсы через Интернет, пользователям потребу
ется подписаться на одну из служб передачи факсов, являющихся партнерами
Microsoft Office, например Venali и J2.

Глава 16.
Усовершенствования PowerPoint Media
Примечания в показе слайдов
В Microsoft PowerPoint 2003 улучшена поддержка примечаний, которая поз
воляет пользователям планшетных компьютеров создавать рукописные примеча
ния на слайдах во время их показа. Можно делать заметки на слайдах и сохранить
эти рукописные примечания для последующего использования.
Кроме того, в программе PowerPoint обновлены средства рисования в по
казе слайдов, расширена палитра цветов и типов пера, а также появилась возмож
ность выделения частей презентации с помощью нового инструмента — маркера.
Для создания рукописных примечаний на слайде PowerPoint щелкните пра
вой кнопкой мыши слайд в представлении «Показ слайдов», выберите перо и ри
суйте на слайде презентации.
При выходе будет выдан запрос на сохранение аннотаций. Чтобы просмо
треть пометки, в меню «Вид» выберите пункт «Пометки» или просто нажмите
кнопку «Показать пометки» на панели инструментов рецензирования.

Тезаурус
В новую версию PowerPoint 2003 включен тезаурус, доступный в области за
дач поиска тогда, когда пользователь ищет наиболее подходящее слово.
Чтобы открыть тезаурус, щелкните правой кнопкой слово и выберите в ме
ню пункт «Синонимы» или выберите в меню «Сервис» пункт «Тезаурус», или про
сто щелкните слово, удерживая нажатой клавишу ALT.

48
Общие сведения

Расширенные форматы списков воспроизведения


Новая версия PowerPoint поддерживает следующие форматы списков вос
произведения: ASX, WMX, M3U, WVX, WAX и WMA. В дополнение к этому, ес
ли отсутствует медиакодек (необходимый для воспроизведения файлов), програм
ма PowerPoint попытается загрузить его, используя технологию проигрывателя
Windows Media.

Полноэкранное воспроизведение
Теперь пользователи могут установить флажок, чтобы во время показа
слайдов фильм воспроизводился на всей площади экрана, а не в маленьком пря
моугольнике внутри слайда.
Новый параметр в диалоговом окне «Параметры фильма» позволяет при по
казе слайдов воспроизводить фильм на всем экране.
Этот параметр настраивается одним из двух способов.
1. Щелкните правой кнопкой мыши фильм, выберите в контекстном меню
пункт «Изменить объект)фильм» и установите флажок «Разворачивать во весь эк)
ран».
2. В области задач «Настройка анимации» нажмите кнопку «Эффекты вос)
произведения». В меню «Галерея» выберите пункт «Параметры эффекта», перейди
те на вкладку «Параметры фильма», а затем установите флажок «Разворачивать во
весь экран».

Средство просмотра PowerPoint и упаковка для


компакт&диска
Средство просмотра PowerPoint позволяет пользователям, не имеющим
программы PowerPoint, просматривать презентации именно в том виде, в каком
они были созданы. Она позволяет открывать презентации, защищенные паролем,
а также распечатывать их. Новая версия средства просмотра PowerPoint Viewer
представляет собой усовершенствованную версию средства просмотра Microsoft
PowerPoint 97.
В версии PowerPoint 2003, воспользовавшись возможностями средства упа
ковки для компактдиска, авторы могут упаковывать презентации на компакт
диски и дополнительно включать новую версию средства просмотра PowerPoint.
Теперь можно распространять презентации PowerPoint, не беспокоясь о том, име
ют ли получатели нужную версию PowerPoint для их просмотра. Упаковка для
компактдисков включает также функцию, позволяющую автору сделать так, что
бы при вставке компактдиска в дисковод автоматически начиналось воспроизве
дение презентаций.
В меню «Файл» окна программы PowerPoint выберите пункт «Упаковка для
компакт)диска». Убедитесь в том, что установлен флажок «PowerPoint Viewer (для
воспроизведения презентаций при отсутствии PowerPoint)». При упаковке презента
ций средство просмотра PowerPoint будет добавлено автоматически.

49
Общие сведения

Глава 17.
Новые функции Microsoft Access 2003
Резервное копирование базы данных
Microsoft Office 2003 предоставляет возможность выполнять резервное ко
пирование важных файлов базы данных Jet непосредственно в программе
Microsoft Access. Теперь пользователи могут легко создать резервные копии важ
ных файлов своей базы данных в согласованном месте расположения в локальной
системе или в общей сети. Программа Access автоматически присваивает имя
файлу резервной копии на основе текущей даты в последнем месте расположения
каталога резервного копирования и проверяет, чтобы никто не использовал файл
базы данных до завершения его резервного копирования. В процессе резервного
копирования программой Access выполняется операция сжатия и восстановле
ния, чтобы гарантировать внутреннюю целостность файла.

Смарт&тег параметров автозамены


В программе Access 2003 интерфейс пользователя «Автозамена в объекте»
отображается каждый раз, когда активизируется один из поддерживаемых сцена
риев автозамены. Автозамена действует для текстовых полей и полей со списком
в режиме формы и для всех полей в режиме таблицы.
Поскольку изменения, внесенные функцией автозамены, не всегда могут
соответствовать намерениям пользователя, все поддерживаемые сценарии обес
печивают возможность отмены действия, остановки, а также выбора параметров
управления автозаменой, когда при активизации функции автозамены пользова
телю возвращается управление программой Access.
Эти функции помогают управлять следующими параметрами автозамены:
◆ Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова
◆ Делать первые буквы предложений прописными
◆ Писать названия дней с прописной буквы
◆ Заменять текст при вводе

Зависимые объекты
При удалении или переименовании объектов базы данных легко упустить
из виду объекты, зависящие от тех объектов, которые подвергаются изменениям.
Новая функция поиска зависимых объектов помогает определить зависимости
любых объектов в базе данных Jet, сокращая время отладки, затрачиваемое при
внесении изменений в существующее приложение Access. Эта функция работает
только с файлами базы данных Jet.
В контекстное меню, вызываемое щелчком правой кнопки мыши объекта
базы данных, добавлена новая команды «Зависимые объекты». Этот пункт отобра
жается только при щелчке правой кнопки мыши поля таблицы, запроса, формы
или отчета. Команда «Зависимые объекты» отображается также в меню «Вид».

50
Общие сведения

Управление шрифтом в окне SQL


Эта важная специальная возможность позволяет разработчикам и пользо
вателям, создающим и редактирующим запросы Microsoft SQL Server, управлять
размером шрифта, которым отображается текст в окне SQL. Возможность изме
нения этого размера шрифта введена по многочисленным пожеланиям пользова
телей, начиная с самой первой версии Microsoft Access.
Управление шрифтом осуществляется путем выбора в меню «Сервис» пунк
та «Параметры», на вкладке «Таблицы/запросы». На ней находится ряд элементов
управления, позволяющий пользователям выбирать шрифт и устанавливать его
размер.

Проверка ошибок
В составе Microsoft Office XP в программе Excel 2002 была реализована идея
использования интерфейса пользователя для автозамены объектов, позволяющая
указать распространенные ошибки в электронных таблицах и предоставить вари
анты их исправления.
В программу Access из пакета Microsoft Office 2003 будет включена похожая
функция, помечающая распространенные ошибки в формах и предлагающая ва
рианты их исправления. Эта функция отображает смарттег для распространен
ных ошибок, которые могут встречаться в процессе разработки приложений
Access. К ним относятся следующие ошибки:
◆ Несвязанная подпись
◆ Новая несвязанная подпись
◆ Несвязанная подпись с сочетанием клавиш (только для форм)
◆ Дублирующееся сочетание клавиш (только для форм)
◆ Недопустимое сочетание клавиш (только для форм)
◆ Элемент управления с неверными данными
◆ Циклическая ссылка
◆ Дублирующееся значение параметра
◆ Недопустимые параметры сортировки и группировки (только для
отчетов)
◆ Предложение вставить знак равенства (=) для исправления ошибки
данных элемента управления
◆ Ширина отчета превышает ширину страницы

Создание локальной таблицы


Копирование связанной таблицы в локальную базу данных является рас
пространенным методом повышения производительности медленно выполняю
щихся отчетов, в которых используются связанные таблицы или запросы.
В предыдущих версиях Access для выполнения этой задачи приходилось
формировать сложный запрос на создание таблицы. Теперь пользователи могут

51
Общие сведения

просто скопировать связанную таблицу в буфер обмена и вставить ее в базу дан


ных или найти это действие в области задач как распространенную операцию со
связанными таблицами.

Распространение свойств поля


Эта функция позволяет изменять свойство поля в одном месте и распрост
ранять это новое значение на все элементы управления, связанные с этим полем.
Каждый разработчик приложений Access сможет оценить, насколько просто ста
ло распространение свойств, установленных для таблицы, на все связанные с ней
формы и отчеты. Ранее разработчики были вынуждены перебирать каждый свя
занный объект и устанавливать значение свойства вручную, рискуя упустить не
которые из них из виду. Эта функция значительно снижает вероятность такого
упущения, а также экономит время на выполнение этой задачи.
Каждый раз, когда пользователь изменяет свойство, унаследованное от по
ля, при работе в режиме конструктора таблиц, программой Access будет отобра
жаться смарттег «Параметры обновления свойства», позволяющий воспользовать
ся командой «Обновить <имя_свойства> везде, где используется <имя_поля>».

Глава 18.
Интеграция рукописного ввода в приложениях
Office 2003
При работе с пакетом Office XP пользователи планшетных компьютеров
имели возможность загрузить пакет дополнения Microsoft Office XP for Tablet PC
(Tablet Pack), чтобы создавать рукописные сообщения электронной почты, рисо
вать в программах Word, Excel и PowerPoint, а также создавать заметки в презен
тациях. В пакете Office 2003 поддержка рукописного ввода встроена непосредст
венно в приложения, позволяя получить доступ к большему числу функций и
более эффективно использовать рукописный ввод для заметок и рисования в со
здаваемых документах. Поддержка рукописного ввода была улучшена также во
всех приложениях пакета Microsoft Office.
Более тесная интеграция рукописного ввода с пакетом Office 2003 обеспе
чивает следующие преимущества.
◆ Рукописный ввод в приложениях Office. Пользователи могут
обращаться со своими документами Word, электронными
таблицами Excel и слайдами PowerPoint как с листами бумаги,
делая заметки поверх документа или на полях, набрасывая свои
идеи и сохраняя их для последующей проработки и не беспокоясь о
дополнительном программном обеспечении, необходимом для
этого.
◆ Отображение и скрытие рукописных примечаний. Интеграция
рукописных примечаний с панелью инструментов рецензирования
в программах Word, Excel и PowerPoint позволяет отображать и
скрывать рукописные примечание так же, как и остальные
примечания и исправления.

52
Общие сведения

◆ Надписи внутри примечаний Word. В программе Word имеется


функция вставки рукописных примечаний в выносках,
позволяющая вручную писать внутри примечаний Word с
сохранением таких функций, как, например, возможность
фильтрования по автору. При использовании примечаний в
выносках гарантируется, что примечания останутся привязанными
к комментируемому тексту при последующем редактировании
документа.
◆ «Привязка» примечаний. В Office 2003 делается первый шаг в
сторону настоящей интеграции рукописных примечаний и текста
на странице путем ограниченной поддержки обтекания и привязки
в документе. В программе Excel примечания будут перемещаться
при вставке столбцов, чтобы рукописные примечания оставались
над соответствующим элементом. В программе Word примечания
привязываются к абзацам, так что при изменении структуры
документа рукописные примечания останутся в нужном месте.
Изменения на уровне слова или строки в программе Word пока не
поддерживаются. Пользователи предупреждаются о том, что
примечания могут смещаться при переключении между режимом
чтения и режимом разметки страницы. Создание примечаний в
режиме разметки страницы остается предпочтительным в том
случае, если планируется распечатка примечаний.
◆ Два режима рукописного ввода. В дополнение к вставке примечаний
непосредственно в поле документа в программе Word можно
вставлять рукописные рисунки с использованием такого же
интерфейса, что и при вставке рисунков или текстовых надписей.
Для наброска пользователю предоставляется «полотно» в пределах
документа, которое действует как рукописный рисунок. Двойным
щелчком рукописного изображения вызывается диалоговое окно
«Формат рукописных данных» так же, как для текстовой надписи
или рисунка, позволяющее установить обтекание текста вокруг
наброска, изменить размеры полотна и т.д.
◆ Две панели инструментов рукописного ввода. Одна панель
инструментов предназначена для рисования и рукописного ввода, а
другая для ввода примечаний. В каждой имеется набор ручек,
фломастеров и средств выделения, цвет и ширину которых можно
менять.
◆ Знакомый интерфейс. В остальных функциях рукописного ввода в
пакете Office 2003 применяется тот же знакомый интерфейс, как и в
предшествующем пакете Tablet Pack.
◆ Копирование и вставка. Объекты рукописного ввода могут
копироваться и вставляться между разными приложениями.

53
Общие сведения

Глава 19.
Режим чтения
Новый режим чтения в программе Word облегчает чтение документов на
экране без их распечатки.
Вложения электронной почты Outlook и документы, открытые с серверов
SharePoint в режиме только для чтения, автоматически открываются в режиме чте
ния. Этот режим обладает следующими преимуществами.
◆ Представление, оптимизированное для чтения с экрана. Документ
располагается на виртуальных страницах, размер которых
наилучшим образом подходит к размеру используемого дисплея.
Текст отображается с пустыми полями, с укороченными строками,
шрифтом увеличенного размера, а при наличии достаточного
пространства — по две страницы на экране, чтобы было легче
читать документы на экране. Текст отображается с применением
усовершенствованной технологии ClearType, обеспечивающей
сглаженное изображение и снижающей напряжение зрения.
◆ Полезные вспомогательные средства для чтения. Панели
инструментов упрощены для отображения только тех средств,
которые требуются для чтения и рецензирования. К ним также
относится новая область задач поиска, в которой после простого
щелчка слова в документе будут отображены определения, перевод,
статьи энциклопедии и прочие связанные с ним сведения из
Интернета и корпоративной интрасети (при ее наличии), средства
для вставки примечаний (вводимых с клавиатуры, голосовых и
даже рукописных, создаваемых на планшетных компьютерах),
функция поиска и кнопки для временного увеличения или
уменьшения размера шрифта только для целей чтения.
◆ Упрощенная навигация. Вместо прокрутки страницы
перелистываются по одной или по две, имитируя чтение книги.
При этом снижается напряжение зрения, так как пользователю
легче следить за текстом. Документ можно просматривать в новом
эскизном представлении, позволяющем переместиться на
определенную страницу, щелкнув кнопкой мыши изображение
этой страницы на карте документа, отображающей структуру
документа в виде, похожем на оглавление, колесом мыши или
нажатием любой из нескольких различных клавиш (например
пробела, PAGE DOWN, стрелки вниз, клавиши ВВОД для перехода
на следующую страницу, а стрелки вверх, PAGE UP для перехода
на предыдущую страницу).

54
Общие сведения

Глава 20.
Microsoft Office Outlook с диспетчером контактов
Business Contact Manager
Новое инструментальное средство для предприятий
малого бизнеса
В пакете Microsoft Office 2003 корпорация Майкрософт предоставляет дис
петчер контактов Microsoft Business Contact Manager, который интегрируется не
посредственно в Outlook и остальные приложения, чтобы облегчить торговым ра
ботникам и предпринимателям возможность отслеживать перспективные
направления бизнеса. Диспетчер Microsoft Business Contact Manager расширяет
функции программы Outlook, предоставляя экономичную базу данных для сведе
ний о продажах и клиентах на предприятиях малого бизнеса.
Контакты могут храниться вместе со связанными с ними документами,
изображениями, заметками, сведениями о финансовом состоянии и многим дру
гим. Диспетчер Business Contact Manager работает вместе с программой Outlook,
связывая эту информацию с календарными встречами, задачами, напоминания
ми, электронными таблицами, списками дел и функциями электронной почты,
помогая отслеживать направления бизнеса, поддерживать взаимоотношения с су
ществующими клиентами, совместно использовать информацию с коллегами, и,
в конечном счете, увеличивает число продаж.
В диспетчере Microsoft Business Contact Manager имеются функции, облег
чающие работу профессиональным предпринимателям и малым предприятиям.
◆ Отслеживание направлений и возможностей. Диспетчер Microsoft
Business Contact Manager позволяет создавать страницу контакта,
содержащую важнейшие сведения о каждой деловой возможности,
устанавливать напоминания, правила и уведомления о
необходимых делах, а также сохранять другие данные,
накапливающиеся по мере развития взаимоотношений.
◆ Управление сведениями о клиенте в едином месте. Каждая страница
контакта может включать связанные сообщения электронной
почты, документы, заметки, историю покупок и платежей клиента,
изображения и многое другое, так что пользователь может
непосредственно видеть каждый этап взаимодействия клиента с
компанией и вмешаться именно в нужное время.
◆ Поддержание взаимоотношений с клиентами. Microsoft Business
Contact Manager позволяет сортировать и группировать контакты,
облегчая пользователям создание персонифицированных
сообщений электронной почты и бюллетени новостей, чтобы
прочно запечатлеть название компании.
◆ Интеграция контактов и бизнес)процессов. Microsoft Business Contact
Manager безупречно работает с другими приложениями и даже
поддерживает такие процессы, основанные на бумажной
технологии, как, например, отправка счетов по факсу,

55
Общие сведения

предоставляя организационные средства для управления циклом


продажи на протяжении всего периода взаимоотношений с
клиентом.
◆ Импорт контактных сведений. Microsoft Business Contact Manager
работает с другими приложениями и позволяет легко
импортировать информацию из таких существующих средств
управления контактами, как ACT! или Goldmine, а также из
информационных хранилищ на базе Microsoft Excel и финансовых
приложений типа Quickbooks.
◆ Быстрая и простая установка удаленного доступа. Все что
необходимо — это подключение к Интернету. Не нужны дорогие и
сложные серверы, порты доступа или локальные сети.
◆ Управление торговым персоналом. Владельцы предприятия могут
мгновенно определить, над какими счетами и направлениями
работают торговые сотрудники, просмотреть прогнозы продаж по
группе или отдельному работнику, чтобы оценить, кто работает
продуктивнее всех, своевременно заметить тенденции и одним
взглядом окинуть все этапы взаимоотношений каждого работника
предприятия с определенным счетом или направлением продаж.

Глава 21.
Сравнение с предыдущими версиями
Если вы все еще пользуетесь предыдущей версией Microsoft Office? Взгля
ните, что вы теряете, отказываясь от обновления до уровня Office 2003. Сравните
возможности и преимущества Office 2003 и вашей версии.
Улучшены уже имеющиеся в предыдущих версиях Office функции: статис
тические возможности Excel, предотвращение переполнения электронного ящи
ка, восстановление документов, совместимость формата файлов и другие.
Добавлены новые возможности: совместная работа над документами чле
нов группы, обмен контактной информацией, ограничение на редактирование и
форматирование в Word, использование данных из часто используемых программ
и другие.
Возможность присутствует Улучшено в Office 2003 Новое в Office 2003

Совместная работа над документами членов группы


Рабочие области документов
Использование рабочих областей документов, доступных в большинстве
программ Office 2003, упрощает совместную работу при создании, изменении и
рецензировании файлов. Рабочие области документов — это централизованные
webхранилища, которые содержат файлы, задачи и списки ссылок и членов груп
пы; доступ к ним осуществляется через область задач совместно используемой ра
бочей области.
◆ Office 97 — Нет

56
Общие сведения

◆ Office 2000 — Нет


◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Совместно используемые вложения


Если отправить с помощью Microsoft Outlook совместно используемые вло
жения, получатели могут открыть локальную копию вложения и работать с ней
или найти в общей рабочей области документа последнюю версию вложения и за
грузить ее.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Область задач общей рабочей области


Позволяет находить обновленные версии файлов, узнавать, кто из членов
рабочей группы подключен в данный момент, видеть связанные ссылки и файлы
и просматривать свойства файлов. При изменении любого элемента общей рабо
чей области можно получить извещение по электронной почте. При обновлении,
сделанном в области задач, все изменения автоматически заносятся в общую ра
бочую область.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Обнаружение пользователя в сети


Для того чтобы определить, находится ли член рабочей группы в сети и по
совещаться с ним, не нужно выходить из приложения Office 2003. Обнаружение
пользователя в сети доступно в Outlook и области задач общей рабочей области.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Интеграция со службами Windows SharePoint Services


Создание webузла группы в интрасети и загрузка файлов с помощью web
обозревателя, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 и Microsoft
Office PowerPoint. Интеграция со службами Microsoft Windows SharePoint Services
позволяет использовать область задач общей рабочей области, рабочие области
документа и совместно используемые вложения.
◆ Office 97 — Нет

57
Общие сведения

◆ Office 2000 — Нет


◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Обмен контактной информацией


Общие контакты
Совместный доступ к сведениям о контактах гарантирует, что члены груп
пы получат данные, необходимые для связи с нужным людьми и поддержки дело
вых контактов. Имеется возможность указать, кому разрешено пользоваться кон
тактной информацией. Можно также просматривать контакты в службах Windows
SharePoint Services с помощью календаря Outlook.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Организация собраний и событий


Рабочие области для собраний
Планирование и организация собраний с помощью совместного доступа к
повестке собраний, наглядным материалам, ссылкам на документы, спискам при
глашенных и другой документации.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Общие календари
Использование Outlook позволяет упростить планирование собраний. В ка
честве расписаний можно использовать собственные календари, рабочие и персо
нальные, календари в службах Windows SharePoint Services и календари других
пользователей, давших разрешение на просмотр. Более того, можно открывать и
просматривать календарь и данные о контактах из общих рабочих областей.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

События
Обеспечивается централизованное добавление и хранение членами группы
данных о событиях с последующим экспортом этих сведений непосредственно в
календарь Outlook.

58
Общие сведения

◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Совместное использование сведений о доступности в Outlook


Планирование собраний с пользователями Outlook, не имеющими совме
стного доступа к серверу Microsoft Exchange, с помощью предоставления сведений
о доступности через Интернет.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Возможность присутствует
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Управление изменением документов


Ограничения на редактирование в Word
Блокировка отдельных частей документа Word, предотвращающая его
правку другими сотрудниками. Можно разрешить рецензентам вносить измене
ния, но только в режиме маркировки изменений. Можно также запретить изме
нение всего документа (документ только для чтения), разрешив редактирование
его основных частей только отдельным лицам.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Ограничения на форматирование в Word


Запрет на изменение стилей и форматирования другими пользователями
для сохранения форматирование отправленных документов в исходном виде.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Отправка на рецензию
Всем сотрудникам, занятым в рецензировании, присваиваются различные
роли, причем каждому рецензенту предоставляются соответствующие средства.
По мере рецензирования внесенные изменения легко объединяются в исходном
файле.
◆ Office 97 — Нет

59
Общие сведения

◆ Office 2000 — Нет


◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Сравнение и объединение
Объединение примечаний и исправлений нескольких рецензентов в одной
версии файла с принятием предложенных изменений или отказом от них.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Возможность присутствует
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Усовершенствованная пометка исправлений


Изменения, внесенные в файлы Microsoft Word и Microsoft PowerPoint, те
перь обозначаются в правом поле этих файлов. Изменения и замечания рецензен
та можно найти, не перегружая исходный файл и не изменяя его макет.
◆ Office 97 — Возможность присутствует
◆ Office 2000 — Возможность присутствует
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Управление доступом к важным деловым сведениям


Средства управления правами на доступ (IRM)
Конфиденциальность данных в приложениях Word 2003, Outlook 2003,
Microsoft Office Excel 2003 и Microsoft Office PowerPoint 2003 обеспечивается бла
годаря защите сообщений электронной почты и файлов от несанкционированно
го копирования, перенаправления или распечатки с помощью средств управления
правами на доступ.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Срок действия документа


С помощью средств управления правами на доступ для файлов устанавли
вается определенный срок действия, по истечении которого другие пользователи
не могут просматривать или изменять их.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет

60
Общие сведения

◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Шаблоны политики управления правами на доступ для организаций


Настраиваемые шаблоны позволяют защищать файлы в соответствии с
правилами, принятыми в организации. Например, шаблон «конфиденциально»
может предназначаться для создания файлов, которые нельзя распечатывать, пе
ренаправлять и копировать.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Средство просмотра файлов с управлением правами на доступ


Получатели файлов, защищенных с помощью средств управления правами
на доступ, могут применять специальное средство для их просмотра даже в том
случае, если у них нет программы, в которой были созданы эти файлы.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Цифровые подписи
В Office 2003 файлы можно снабжать цифровой подписью. Цифровая под
пись позволяет быть уверенным, что файл получен из надежного источника и не
подвергался изменениям.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Шифрование файлов паролем


В приложениях Word и Excel усовершенствовано шифрование паролем бла
годаря добавлению стандарта Microsoft CryptoAPI. В приложении PowerPoint те
перь также включена возможность шифрования паролем.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Возможность присутствует
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

61
Общие сведения

Предотвращение переполнения почтового ящика


Режим чтения
Новый режим чтения в Word упрощает просмотр документов. В нем выпол
няется оптимизация документа для чтения с экрана, включая укрупнение текста,
укорачивание строк и страницы в соответствии с размером экрана.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Уведомление о получении электронной почты


Всплывающие уведомления информируют пользователя о получении но
вых сообщений электронной почты вне зависимости от того, в какой программе
он работает.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Область чтения электронной почты


Чтение сообщений электронной почты, особенно длинных, значительно
упрощено в Outlook 2003. Область чтения электронной почты помещена в правую
часть экрана; она отображает вдвое больше текста, что снижает необходимость в
прокрутке при чтении сообщений.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Блокирование сомнительных сообщений электронной почты


Outlook 2003 позволяет блокировать входящие сообщения, содержащие ви
русы. Пользователь выбирает, когда следует загружать HTMLсодержимое сооб
щения электронной почты и блокировать обращение запрещенных вложений к
отправившим их серверам, что позволяет сохранить конфиденциальность.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

62
Общие сведения

Улучшенная фильтрация нежелательной почты


Предотвращает засорение почтового ящика Outlook нежелательной почтой.
Работа фильтров нежелательной почты постоянно совершенствуется на основе
данных о том, какие сообщения сохраняются, а какие удаляются пользователем.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Упорядочение папки «Входящие»


Упорядочение по диалогам
Упорядочение содержимого папки «Входящие» по диалогам (потокам) поз
воляет просматривать все сообщения по определенной теме в виде одной группы.
Обеспечивается быстрое перемещение или удаление целых потоков.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Быстрая пометка флагами


Если пометить сообщения по приоритету или по времени получения, их
можно быстро найти в любой папке. Больше нет необходимости держать сообще
ния электронной почты в папке «Входящие» для напоминания о действиях.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Папки поиска
Результаты поиска в Outlook 2003 можно сохранять в папках поиска, а за
тем осуществлять быстрый доступ к этим результатам без повторения поиска.
Найденные сообщения электронной почты можно хранить в любой папке, имея
возможность быстрого доступа к ним.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

63
Общие сведения

Средства экономии времени


Область задач «Исследования»
С помощью области задач «Исследования» в программы пакета Office 2003
вводятся электронные словари, тезаурусы, интерактивные исследовательские
webузлы и закрытые сведения компании; это облегчает поиск данных и включе
ние их в разрабатываемый документ.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Интерактивные службы Microsoft Office


Пакет Office 2003 включает усовершенствованные интерактивные службы.
Более мощные, лучше интегрированные, с обновленным интерфейсом, интерак
тивные службы Microsoft Office легко доступны из приложений Office.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Усовершенствованная справка
Предусмотрен доступ к справке и интерактивным ресурсам в разделе
Microsoft Office Online Assistance на webузле Office Online, где размещены регу
лярно обновляемые статьи и данные.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Области задач
Централизованный доступ к важнейшим задачам осуществляется с помо
щью областей задач. Они позволяют выполнять поиск, открытие файлов, про
смотр буфера обмена Office, форматирование документов и презентаций, загруз
ку шаблонов и другие задачи.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Возможность присутствует
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

64
Общие сведения

Усовершенствование отдельных приложений


Интеграция списка Excel 2003 со службами Windows SharePoint Services
Применение приложения Excel со службами Windows SharePoint Services
позволяет сэкономить время; достаточно выбрать диапазон данных в таблицах
Excel, чтобы создать списки на webузлах, построенных с помощью служб
Windows SharePoint Services.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Усовершенствованные статистические функции в Excel 2003


Работа Excel основана на применении надежных и точных средств числен
ного анализа с усовершенствованиями в области обнаружения коллинеарности,
вычислений суммы квадратичных отклонений, нормального распределения и не
прерывных функций распределения вероятностей.
◆ Office 97 — Возможность присутствует
◆ Office 2000 — Возможность присутствует
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Пакет PowerPoint Package для компакт&диска


Имеется возможность экспорта презентации PowerPoint со всеми свя
занными с ней графическими, аудио и видеофайлами на жесткий диск с последу
ющей записью на компактдиск с помощью дисковода компактдисков с воз
можностью записи. Когда получатель вставляет компактдиск в дисковод,
презентация автоматически запускается в программе просмотра PowerPoint в ре
жиме показа слайдов.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Поддержка смарт&тегов в приложении PowerPoint


В PowerPoint 2003 поддерживаются смарттеги, представляющие собой
кнопки, появляющиеся по мере необходимости (например, при вставке даты) и
обеспечивающие быстрое выполнение определенной задачи.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

65
Общие сведения

Усовершенствованная поддержка мультимедиа в PowerPoint


В PowerPoint 2003 поддерживаются дополнительные форматы видеозапи
сей и полноэкранное воспроизведение видеозаписей.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Усовершенствования в Access 2003


Архивирование ядра базы данных Microsoft Jet в приложении Microsoft
Office Access 2003, поддержка смарттегов для коррекции записей при включен
ных средствах автоматической коррекции сценариев, простое отслеживание зави
симых объектов при переименовании и удалении объектов.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Повышение производительности и усовершенствование


средств администрирования
Локальное кэширование в Outlook 2003
При локальном кэшировании все необходимые данные загружаются на
компьютер по мере поступления, поэтому быстродействие сети не влияет на ра
боту пользователя.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Улучшенное быстродействие подключения в Outlook


Приложение Outlook остается подключенным даже во время смены поль
зователем сетевых подключений; это упрощает переход от работы в офисе к уда
ленной работе, поскольку происходит адаптация к имеющейся пропускной спо
собности. Предоставляется возможность выбора времени загрузки больших
сообщений, синхронизации папки «Входящие» и переносного устройства, а так
же другие способы повышения качества работы в различных сетях.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

66
Общие сведения

Восстановление документов
В случае программной ошибки PowerPoint, Word, Excel и Access позволяют
сохранить файлы, работа над которыми выполнялась в этот момент.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Совместимость форматов файлов


Благодаря обеспечению обратной совместимости между Office 2003, Office
XP, Office 2000 и Office 97 (за исключением Access 97) пользователи любой из этих
четырех версий могут работать с общими файлами. В приложении Access 2003 по
умолчанию используется формат файлов Access 2000.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Возможность присутствует
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Работа с переносными устройствами


Поддержка рукописного ввода на планшетном компьютере
При работе на планшетном компьютере для аннотирования файлов приме
няется устройство рукописного ввода. Предусмотрен ввод заметок и отправка
примечаний другим пользователям.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Интегрированный рукописный ввод для переносных устройств


Примечания, сделанные на планшетном компьютере, можно загрузить в
программы Office в виде текста. Возможен рукописный ввод непосредственно в
Word с сохранением работы в виде рукописного документа или преобразованием
ее в печатный текст.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

67
Общие сведения

Использование данных из часто используемых программ


Программируемые области задач
Язык XML (Extensible Markup Language) позволяет разработчикам созда
вать решения, включающие данные из разных источников в файлы Word, Excel и
Access.
Приложения Office 2003 позволяют автоматизировать выполнение практи
чески любой задачи, связанной с созданием отчетов, электронных таблиц и блан
ков. Настройка схем и областей задач обеспечивает интеграцию с другими про
граммами и источниками XMLданных.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Поддержка XML в Word


Word 2003 поддерживает формат XML в качестве собственного формата
файлов, что позволяет открывать документы, содержащие XMLданные, в схеме
пользователя, а затем работать с ними как с обычными документами.
Кроме того, в Word 2003 предусмотрено сохранение и открытие файлов
XML для интеграции с основными бизнесданными предприятия.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Инструмент графического связывания в Excel


Инструмент графического связывания в Excel обеспечивает связывание за
данной пользователем схемы XML с ячейками электронной таблицы Excel.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Приложение InfoPath 2003


Приложение Microsoft Office InfoPath 2003 позволяет рационализировать
сбор данных, которые могут повторно использоваться группой или предприяти
ем. InfoPath обеспечивает поддержку XML, webслужб XML и собственных схем
XML.
Осуществляется динамическая разработка с широкими возможностями и
встроенная проверка в среде WYSIWYG. InfoPath 2003 поставляется в составе па
кета Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003.

68
Общие сведения

◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Нет
◆ Office 2003 — Новое в Office 2003

Поддержка стандартного языка XML


Поддержка стандартного языка XML позволяет приложениям Office 2003
обмениваться данными с разными серверными системами в различных форматах
и осуществлять совместный доступ к данным в режиме реального времени. Под
держка XML в Word, Excel и Access позволяет рационализировать процессы досту
па к данным и обмена ими между компьютерами и серверными системами, раз
блокировки скрытых данных и создания интегрированных бизнесрешений в
организациях.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Настройка программ Office


Смарт&теги
Они представляют собой набор кнопок, общий для всех приложений Office.
Смарттеги отображаются по мере необходимости (например, при вводе данных
или в случае ошибки в формуле Excel) и обеспечивают быстрое выполнение соот
ветствующей задачи. Теперь смарттеги имеются и в PowerPoint 2003.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

Расширяемые смарт&теги
В PowerPoint 2003, Outlook 2003 и Access 2003 поддерживаются смарттеги,
разработанные сторонними производителями, а также настраиваемые смарттеги,
предоставляющие данные, необходимые для выполнения работы.
◆ Office 97 — Нет
◆ Office 2000 — Нет
◆ Office XP — Возможность присутствует
◆ Office 2003 — Улучшено в Office 2003

69
Общие сведения

Глава 22.
Вопросы и ответы
Почему индивидуальным пользователям и компаниям
следует переходить на Office 2003?
Улучшения были сделаны в четырех областях: управление данными и их ор
ганизация, ведение бизнеспроцессов, взаимодействие и совместная работа, а
также индивидуальная производительность.

Электронная почта и управление данными


В Microsoft Office Outlook 2003 были внесены значительные изменения по
упрощению чтения сообщений электронной почты и работы с ними. Среди наи
более заметных улучшений — увеличенная область просмотра, вмещающая боль
шую часть сообщения, благодаря чему снижается необходимость в прокрутке.
С помощью новых средств Microsoft Office Outlook 2003 можно упорядочи
вать сообщения по выбранным критериям и сжимать длинные потоки обсужде
ний.
Microsoft Office Outlook 2003 включает режим интеллектуального взаимо
действия и кэширования, который позволяет проверять электронную почту, на
ходясь в пути, обеспечивая более последовательный интерфейс для различных
способов подключения к сетям и данным.

Бизнес&процессы
Microsoft Office 2003 позволяет создавать и анализировать содержимое на
основе XML (Extensible Markup Language), что обеспечивает возможность исполь
зования новых решений для совершенствования бизнеспроцессов.
Технология XML в Microsoft Office 2003 поднимает делопроизводство на
новый уровень. Она может быть применена для упрощения повседневного ис
пользования и обработки данных из разных источников, уменьшая их избыточ
ность и снижая вероятность ошибок.
Разработчики и опытные пользователи могут создавать решения с помо
щью знакомых средств и интерфейса Microsoft Office. К числу новых функций от
носится средство визуальной разработки Microsoft Office Excel 2003, позволяющее
создавать схемы XML без написания кода, и связанные с базами данных webком
поненты, позволяющие отображать в документе данные с webузла.
Поддержка XML обеспечивает выполнение поиска во внутренних и внеш
них источниках данных. Каждое приложение Microsoft Office включает область за
дач, с помощью которой можно осуществлять поиск в пределах корпоративного
брандмауэра или в Интернете по решению администратора.

Взаимодействие и совместная работа


Microsoft Office 2003 вместе со службами Microsoft Windows SharePoint пре
доставляет платформу для совместной работы над документами. Каждый доку
мент Microsoft Office 2003 будет иметь панель задач, на которой отображаются све
дения о документе, например, где находится файл на узле SharePoint и кто в

70
Общие сведения

данный момент работает с ним, перечень задач, и где можно найти соответствую
щие ссылки и дополнительные сведения.
Работа с документами электронной почты «вживую». «Интерактивное вло
жение» позволяет каждому пользователю отслеживать в режиме реального време
ни изменения, вносимые другими соавторами.
Служба мгновенных сообщений в документах Microsoft Office 2003 позво
ляет мгновенно обмениваться сообщениями без необходимости открывать Mic
rosoft Office Outlook 2003 или выходить из приложения, в котором они работают.
Рабочая область для собраний — еще одна служба Windows SharePoint Servi
ces, предоставляющая рабочую область для проведения собраний с последующим
наблюдением за ходом выполнения принятых решений. Программные средства
Microsoft Office 2003 позволяют размещать файлы в рабочей области для взаимо
действия участников собрания, а также организации, совместного использования
и архивирования данных.

Индивидуальная производительность
Все нововведения способствуют повышению эффективности работы каж
дого отдельного пользователя. В Microsoft Office 2003 была продолжена работа по
обеспечению простоты использования и улучшения функциональности всех ос
новных приложений. Кроме того, соблюдается традиционный для Microsoft Office
стандарт надежности, безопасности и мобильности системы.

Для кого в первую очередь предназначается Office 2003?


Те пользователи и предприятия, деятельность которых построена на поис
ке сведений и доступе к ним, контактах с людьми и обработке данных, по досто
инству оценят различные выпуски Microsoft Office 2003. Они позволяют всем, кто
работает с информацией: от медсестер и учителей до юристов и ученых, эффек
тивнее выполнять свои повседневные задачи и лучше использовать данные, кото
рые в настоящее время недоступны для них.

Представляет ли Office 2003 ценность для обычных


пользователей?
Любой пользователь на каждом конкретном рабочем месте по достоинству
оценит Microsoft Office 2003. Многие усовершенствования предназначены не
только для организаций — больших и малых, — но и для отдельных пользовате
лей, работающих в этих организациях.
Могут ли возникнуть какиелибо проблемы, если с файлами Office 2003 бу
дут работать пользователи, на компьютерах которых установлены предыдущие
версии пакета Office?
С помощью Microsoft Office 2003 можно открывать документы, созданные
в Microsoft Office XP, Microsoft Office 2000 и Microsoft Office 97. А документы, со
зданные в Microsoft Office 2003, могут открываться с помощью любой из предыду
щих версий (за исключением Microsoft Access).

71
Общие сведения

В Microsoft Office Access 2003 по умолчанию используется формат файла


Microsoft Office Access 2000. Если был использован обновленный формат файлов
Microsoft Office Access 2003, с ними нельзя работать с Microsoft Access 2000.
Следует учитывать, что новые средства Microsoft Office 2003 могут быть не
доступны или выглядеть иначе в предыдущих версиях Microsoft Office.

Что такое Microsoft Office Outlook 2003 с диспетчером


контактов Business Contact Manager?
Microsoft Office Outlook 2003 с диспетчером контактов Business Contact
Manager представляет собой Microsoft Office Outlook 2003 с дополнительными воз
можностями, позволяющими централизовано управлять всеми деловыми контак
тами и каналами сбыта. Предприятия теперь могут свободно взаимодействовать с
клиентами с помощью приложений, используемых каждый день, что позволяет
тратить больше времени на работу с клиентами, а не с компьютерами.

Какие действия позволяет выполнять Outlook 2003 с


диспетчером контактов Business Contact Manager?
Microsoft Office Outlook 2003 с диспетчером контактов Business Contact
Manager позволяет легко управлять деловыми связями за счет отслеживания важ
ных данных о рыночной ситуации, учетных записях и отдельных деловых контак
тах. Microsoft Office Outlook 2003 с диспетчером контактов Business Contact
Manager позволяет выполнять следующие действия:
◆ более эффективно отслеживать деловые связи;
◆ максимально увеличивать объем продаж за счет отслеживания
любой благоприятной возможности;
◆ получать отчеты о состоянии бизнеса и каналах сбыта;
◆ мгновенно находить важные документы;
◆ без усилий рассылать маркетинговые материалы по электронной
почте.

Для кого предназначено приложение Outlook 2003 с


диспетчером контактов Business Contact Manager?
Приложение Microsoft Office Outlook 2003 с диспетчером контактов Business
Contact Manager разработано для предприятий, количество сотрудников которых
не превышает 25 человек. Он предназначен для предприятий малого бизнеса,
нуждающихся в простом средстве для поддержания деловых контактов и отслежи
вания рыночной ситуации.

Каким образом приложение Outlook 2003 с диспетчером


контактов Business Contact Manager работает с системой
Microsoft Office System?
Microsoft Office Outlook 2003 с диспетчером контактов Business Contact
Manager представляет собой надстройку для Microsoft Office Outlook 2003 и сво
бодно работает с другими приложениями Microsoft Office. Microsoft Office Outlook

72
Общие сведения

2003 с диспетчером контактов Business Contact Manager позволяет выполнять сле


дующие действия:
◆ связывать документы Microsoft Office с имеющимися контактами
для быстроты поиска;
◆ открывать и просматривать документы Microsoft Office в
приложении Microsoft Office Outlook 2003 с диспетчером контактов
Business Contact Manager;
◆ экспортировать отчеты по клиентам и каналам сбыта в Excel 2003 и
Word 2003;
◆ быстро и легко создавать документы для слияния в Microsoft Office
Word 2003 и Microsoft Office Publisher 2003;
◆ создавать настраиваемые бюллетени с использованием разных
шаблонов Microsoft Office Word 2003 и Microsoft Office Publisher
2003;
◆ вкладывать в сведения о контактах факсы и отсканированные
документы;
◆ отправлять настраиваемые профессионально оформленные
сообщения электронной почты и бюллетени по спискам рассылки;
◆ сортировать и упорядочивать деловые контакты по своему
усмотрению с помощью Microsoft Office Outlook 2003.

73
Установка

Часть 2.
Установка

Глава 1.
Требования к системе
◆ ПК с процессором Pentium 133 МГц или более мощным;
рекомендуется Pentium III.
◆ Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP 3), Windows XP
или более поздняя версия операционной системы.
◆ Для Windows 2000 и Windows XP:
◆ 64 Мб ОЗУ (рекомендуется 128 Мб) для операционной
системы плюс дополнительно 8 Мб ОЗУ для каждого
приложения, работающего одновременно;
◆ 245 Мб свободного места на жестком диске, 115 Мб из них
на диске, на котором установлена операционная система
(использование жесткого диска варьируется в зависимости
от конфигурации; пользовательские варианты установки
могут потребовать больше или меньше дискового
пространства).
◆ Дисковод для компактдисков.
◆ Монитор Super VGA с разрешением 800x600 или более высоким,
поддерживающий 256 цветов.
◆ Мышь Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse или другое
совместимое указывающее устройство.

Дополнительные требования
Microsoft Office FrontPage 2003
◆ Службы Microsoft Windows SharePoint Services, необходимые для
webфункций, управляемых данными.

Microsoft Office OneNote 2003


◆ Использование некоторых возможностей возможно лишь на
планшетном компьютере с цифровым пером (необходимые для
цифрового ввода). Цифровой ввод предоставляет такие
возможности, как нумерация и выделение специальными
символами рукописных заметок, преобразование рукописных
заметок в текст, а также поиск в рукописных заметках.

74
Установка

Microsoft Office Project


Профессиональный выпуск 2003
◆ ПК с процессором Pentium 233 МГц или более мощным.
◆ 128 MБ ОЗУ.
◆ Операционная система Microsoft Windows 2000 с пакетом
обновления SP3, Microsoft Windows XP или более поздняя версия.

Microsoft Office Project


Стандартный выпуск 2003
◆ ПК с процессором Pentium 233 MГц или более мощным.
◆ Операционная система Microsoft Windows 2000 с пакетом
обновления SP3, Microsoft Windows XP или более поздняя версия.
◆ 128 MБ ОЗУ.
◆ 130 MБ свободного места на жестком диске.
◆ Монитор VGA (800x600) или с более высоким разрешением.
◆ Microsoft Internet Explorer 5.01 с пакетом обновления SP3, Microsoft
Internet Explorer 5.5 с пакетом обновления SP2, рекомендуется
Microsoft Internet Explorer 6.0.
◆ Для использования служб Windows SharePoint Services необходим
Windows Server 2003.

Microsoft Office Project Server 003


◆ ПК с процессором Pentium 550 MГц или более мощным.
◆ 256 MБ ОЗУ.
◆ Операционная система Microsoft Windows 2000 с пакетом
обновления SP3 или более поздняя версия.
◆ Microsoft Internet Information Services 5.0 или более поздняя версия,
Microsoft SQL Server 2000 с пакетом обновления SP3 или более
поздняя версия.
◆ Для совместной работы над проектами требуется Windows
SharePoint Services, Windows Server 2003 или более поздняя версия.

Microsoft Office Project Web Access


◆ ПК с процессором Pentium 133 MГц или более мощным.
◆ Microsoft Windows 98 второго издания или более поздняя версия.
◆ Microsoft Internet Explorer 5.01 с пакетом обновления SP3 или более
поздняя версия.

Microsoft SharePoint Portal Server


◆ 256 МБ ОЗУ и 550 МБ свободного места на жестком диске.

75
Установка

◆ Сервер Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition с последним


пакетом обновления, Windows Server 2003 Enterprise Edition с
последним пакетом обновления, Windows Server 2003 Datacenter
Edition с последним пакетом обновления или Windows Server 2003
Web Edition с последним пакетом обновления.
◆ Для использования сервера SharePoint Portal Server «v2.0» требуется
операционная система Windows Server 2003. Перед установкой
сервера SharePoint Portal Server убедитесь, что установлены
обновления Q326887 и Q327192. Эти обновления можно найти в
папке Windows Updates на компактдиске SharePoint Portal Server.
◆ Webобозреватель Microsoft Internet Explorer 5.5 или Internet
Explorer 6.0, Netscape 4.7 и Netscape 6.x.
◆ Пакет Office 2000 поддерживается для интеграции сохраненных
файлов, Office XP поддерживается для интеграции основных
данных, а Office 2003 поддерживается всеми контекстными
средствами совместной работы.

Microsoft Windows SharePoint Services и поддерживаемые платформы Portal


Server
◆ Сервер Windows .NET Server и службы Microsoft Internet Information
Services (IIS) 6.0 (только режим изоляции процессов).
◆ Сервер Windows .NET Advanced Server и службы IIS 6.0 (только
режим изоляции процессов).
◆ Сервер Windows .NET Data Center Server и службы IIS 6.0 (только
режим изоляции процессов).
◆ Средства Microsoft Data Engine (MSDE) 2000 с пакетом обновления
2 (SP2) (ожидается пакет обновления 3 (SP3).
◆ Система управления базами данных Microsoft SQL Server 2000 с
пакетом обновления 2 (SP2) (ожидается пакет обновления 3 (SP3).

Microsoft Windows SharePoint Services «v2.0»


Для обеспечения быстродействия следует убедиться, что компьютеры, на
которых установлены службы Windows SharePoint Services, отвечают следующим
требованиям.
◆ Рекомендуется процессор Pentium 550 МГц или более мощный
(минимум 166 МГц).
◆ Для повышения быстродействия рекомендуется использовать не
менее двух процессоров. Службы SharePoint хорошо
масштабируются при добавлении дополнительных процессоров.
Функции Microsoft ASP.NET, которые используются службами
SharePoint, масштабируются при добавлении дополнительных
процессоров.
◆ Рекомендуется не менее 512 МБ ОЗУ (поддерживается не менее
256 МБ ОЗУ).

76
Установка

◆ Раздел на жестком диске, отформатированный с использованием


файловой системы NTFS, на котором достаточно свободного места
для процесса установки. Требуется не менее 35 МБ для установки
SharePoint без средств MSDE (remotesql=yes). При стандартной
установке, когда устанавливается также MSDE, потребуется около
100 МБ свободного места на жестком диске.

Сетевая установка
◆ Один или несколько сетевых адаптеров и соответствующих кабелей
из списка совместимого оборудования Windows .NET Server.
◆ Сервер, на котором предоставлен сетевой доступ к файлам
установки.

Глава 2.
Процесс установки
Cведения о пользователе
Имя пользователя
Введите свое полное имя. Это имя будет использоваться в поле Автор диа
логового окна Свойства (меню Файл) приложений Microsoft Office. При выполне
нии административной установки данный параметр недоступен.

Инициалы
Введите свои инициалы. При выполнении административной установки
данный параметр недоступен.

Организация
Введите название вашей организации или учреждения. Это обязательно ис
ключительно при выполнении административной установки.

Размещение
Данный параметр доступен исключительно при выполнении администра
тивной установки. В этом поле отображается путь установки программного обес
печения Microsoft Office. В случае, если требуется установить Microsoft Office в
другую папку, введите с клавиатуры ее путь или нажмите на кнопку Обзор, а по
сле этого выберите необходимое размещение.

Ключ продукта
Введите 25значный номер, который находится на сертификате подлинно
сти или на желтой наклейке на обратной стороне коробки компактдиска.

Лицензионное соглашение
Практически все поступающие в продажу компьютерные программы пря
мо или косвенно лицензируются владельцем авторских прав (издателем про
граммного обеспечения) посредством особого контракта — лицензионного согла
шения для конечного пользователя (EULA).

77
Установка

Использование программных продуктов корпорации Майкрософт возмож


но исключительно в соответствии с условиями лицензионного соглашения и за
коном об охране авторских прав. В лицензионном соглашении оговариваются
права пользователя на лицензированный программный продукт корпорации
Майкрософт, который установлен на его компьютере.
Перед тем как продолжить установку программного обеспечения Office, не
обходимо ознакомиться с условиями лицензионного соглашения. Для того, что
бы подтвердить свое согласие с этими условиями и продолжить установку, акти
визируйте параметр Я принимаю условия лицензионного соглашения.

Все готово к установке


Установить
При выборе данного параметра устанавливаются все файлы, наиболее час
то используемые при работе приложений Microsoft Office. В их число входят фай
лы приложений Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft
Access и Microsoft Outlook. Также устанавливаются такие инструменты Microsoft
Office как средства проверки орфографии, грамматики и тезаурус, Microsoft
Graph, «Коллекция картинок» и т.д.
В случае, если устанавливается пакет Microsoft Office 2003 Multilingual User
Interface Pack, то при выборе параметра Установить этот пакет устанавливается с
теми же компонентами, которые были выбраны при установке Microsoft Office. В
случае, если устанавливаются средства Microsoft Office 2003 Proofing Tools, то при
выборе параметра Установить эти средства устанавливаются с настройками по
умолчанию, включая наиболее часто используемые компоненты.
Для того, чтобы просмотреть или установить компоненты, которые не ус
танавливаются в автоматическом режиме, активизируйте параметр Выборочная.
На экране появится список приложений и компонентов. Некоторые компоненты
в этом списке будут уже выбраны; эти компоненты устанавливаются в автомати
ческом режиме при выборе параметра Установить.
В случае, если на компьютере установлена предыдущая версия Microsoft
Office, параметр Установить недоступен.

Обновить
В случае, если на компьютере установлена предыдущая версия Microsoft
Office, пакета Microsoft Office 2003 Multilingual User Interface Pack (ранее извест
ного как пакет многоязыковой поддержки) или средств Microsoft Office Proofing
Tools, то при выборе данного параметра устанавливается новая версия продукта с
использованием текущей конфигурации. При этом предыдущая версия удаляется.
В случае, если предыдущую версию требуется оставить, выберите тип установки
Выборочная, с тем чтобы иметь возможность указать приложения, которые требу
ется оставить. В случае, если предыдущая версия Microsoft Office на компьютере
не установлена, параметр Обновить недоступен.

Другие типы установки


Выборочная. Позволяет выбрать из списка всех доступных средств и компо
нентов Microsoft Office нужные, выбрать способ их установки и размещение, а
также решить, стоит ли оставить предыдущие версии приложений Microsoft Office.

78
Установка

Полная. Установка всех приложений и компонентов Microsoft Office.


Обычная. В случае, если на компьютере установлена предыдущая версия
Microsoft Office, то при обычной установке текущая конфигурация игнорируется
и новая версия Microsoft Office устанавливается с наиболее часто используемыми
файлами. В случае, если предыдущая версия Microsoft Office на компьютере не ус
тановлена, данный параметр недоступен.
Только средства проверки правописания. Данный параметр доступен исклю
чительно при установке пакета Microsoft Office 2003 Multilingual User Interface Pack
и предназначен для установки исключительно средств проверки правописания и
других инструментов редактирования, входящих в этот пакет.

Установить в
Путь установки, указывающий папку, в которую устанавливаются файлы
Microsoft Office, Microsoft Office 2003 Multilingual User Interface Pack или средств
проверки правописания. В случае, если требуется установить программы в другую
папку, введите с клавиатуры ее путь или нажмите на кнопку Обзор, а после этого
выберите необходимое размещение.

Сохранить предыдущие версии Office 2003 Multilingual User Interface Pack


Данный параметр доступен при выполнении обновления предыдущей вер
сии Microsoft Office 2003 MUI Pack (ранее известного как пакет многоязыковой
поддержки). Он дает возможность оставить предыдущую версию, не удаляя ее.

Полная
Программа установки готова начать установку с заданными параметрами.
В случае, если требуется изменить настройки после просмотра заданных
параметров, нажмите на кнопку Назад, с тем чтобы вернуться к той части про
граммы установки, где возможно изменить настройки нужным образом. Для то
го, чтобы начать установку, нажмите на кнопку Установить.

Выбор приложений
Активизируйте приложения Microsoft Office, которые требуется установить
с обычным набором компонентов.
Для дальнейшей настройки компонентов, устанавливаемых с выбранными
приложениями, выберите вариант Выбрать подробные параметры установки для
каждого приложения.

Глава 3.
Режим поддержки
В случае, если программное обеспечение Microsoft Office уже установлено
и его установка выполняется повторно, возможно выбрать один из следующих ва
риантов.
Для просмотра дополнительных компонентов «кликните» знак плюс. Зна
чок рядом с названием компонента указывает на заданный по умолчанию способ

79
Установка

установки этого компонента. Для того, чтобы изменить способ установки компо
нента, «кликните» по его пиктограмме, а после этого выберите другую пиктограм
му из появившегося списка.
Важно: Для просмотра компонентов и изменения параметров их установки
возможно использовать клавиатуру. Для того, чтобы произвести выбор компонен
тов применяются клавиши Стрелка вверх и Стрелка вниз. Клавиша Стрелка впра)
во служит для развертывания компонентов, содержащих один или несколько вло
женных компонентов. Для свертывания развернутых компонентов используется
клавиша Стрелка влево. Выделив компонент, способ установки которого требует
ся изменить, просто нажмите клавишу Spacebar, с тем чтобы отобразить меню ва
риантов установки. Активизируйте нужный вариант посредством клавиш Стрел)
ка вверх и Стрелка вниз, а после этого просто нажмите клавишу Enter.
В случае, если компонент имеет вложенные компоненты, пиктограмма с
белым фоном указывает на то, что для компонента и его вложенных компонентов
выбран один вариант установки. Серый фон пиктограммы указывает на то, что
для компонента и его вложенных компонентов выбраны различные варианты ус
тановки.

Добавить или удалить компоненты


Данный вариант предназначен для изменения способа установки, добавле
ния или удаления компонентов Microsoft Office.

Запускать с моего компьютера


Компонент устанавливается на жесткий диск компьютера и хранится на
нем.

Запускать все с моего компьютера


Компонент и его вложенные компоненты устанавливаются на жесткий
диск компьютера и хранятся на нем.

Запускать из сети
Важно: Данный вариант доступен исключительно при выполнении уста
новки с сервера сети. При выборе этого варианта установки компонент не копи
руется на локальный жесткий диск; файлы, необходимые для использования ком
понента, остаются на сервере сети, с которого он был установлен. Для
использования компонентов, установленных таким образом, нужен доступ к со
ответствующему серверу сети.

Запускать все из сети


Важно: Данный вариант доступен исключительно при выполнении уста
новки с сервера сети.
При выборе этого варианта установки компонент и все его вложенные ком
поненты не копируются на локальный жесткий диск; файлы, необходимые для
использования компонента, остаются на сервере сети, с которого он был установ
лен. Для использования компонентов, установленных таким образом, нужен до
ступ к соответствующему серверу сети.

80
Установка

Запускать с компакт&диска
Данный вариант доступен исключительно при выполнении установки с
компактдиска. При выборе этого варианта установки компонент не копируется
на локальный жесткий диск; файлы, необходимые для использования компонен
та, остаются на компактдиске, с которого он был установлен. Для использования
компонентов, установленных таким образом, нужен доступ к соответствующему
компактдиску. К примеру, если при попытке использовать компонент, установ
ленный с компактдиска, соответствующий компактдиск отсутствует в устройст
ве чтения компактдисков, выводится приглашение поместить этот компактдиск
в устройство чтения компактдисков.

Запускать все с компакт&диска


Важно: Данный вариант доступен исключительно при выполнении уста
новки с компактдиска.
При выборе этого варианта установки компонент и все его вложенные ком
поненты не копируются на локальный жесткий диск; файлы, необходимые для
использования компонента, остаются на компактдиске, с которого он был уста
новлен. Для использования компонентов, установленных таким образом, нужен
доступ к соответствующему компактдиску. К примеру, если при попытке исполь
зовать компонент, установленный с компактдиска, соответствующий компакт
диск отсутствует в устройстве чтения компактдисков, выводится приглашение
поместить этот компактдиск в устройство чтения компактдисков.

Устанавливать при первом вызове


Компонент будет установлен на локальный жесткий диск при первой по
пытке использования данного компонента. При этом для установки компонента
потребуется доступ к компактдиску или серверу сети, с которого выполнялась ус
тановка.
Данный вариант может быть доступен не для всех компонентов.

Компонент недоступен
Компонент не устанавливается. При желании его возможно будет устано
вить позднее.

Восстановить Office
Данный вариант предназначен для поиска и устранения ошибок в установ
ленном программном обеспечении. Выберите один из следующих вариантов.
Переустановить Office: Установка Microsoft Office с исходными настройка
ми.

81
Установка

Исправить ошибки в установке Office: Поиск и исправление ошибок в уста


новленном программном обеспечении Microsoft Office. Для того, чтобы восстано
вить все удаленные ярлыки, установите флажок Восстановить ярлыки.

Удалить Office
Данный вариант предназначен для удаления всего программного обеспече
ния Microsoft Office.

Глава 4.
Использование новых возможностей
Смарт&теги параметров вставки
Параметры вставки позволяют пользователю определить, требуется ли
вставлять данные в том виде, в каком они были скопированы, изменить их стиль
в соответствии со стилем документа, в который они вставляются, или применить
к ним особые характеристики, основанные на их содержании.
К примеру. Скопируйте таблицу в приложении Excel и вставьте ее в доку
мент Word.
Появляется смарттег параметров вставки.
Выберите параметр, который будет применен к вставляемым данным.

Смарт&теги параметров автозамены


Эта функция предоставляет пользователю простой механизм управления и
изменения в автоматическом режиме действий, выполняемых в приложениях
Office. Пользователь может отменить автозамену, запретить ее выполнение в бу
дущем или открыть диалоговое окно параметров автозамены без необходимости
искать его в меню «Сервис». В приложении Word введите с клавиатуры фразу, ко
торая вызывает автозамену.
Наведите указатель мыши на в автоматическом режиме замененные слова.
В параметрах смарттега выберите одну из возможностей: отменить изме
нение, игнорировать его, получить доступ к дополнительным параметрам.

Процесс создания файла


Использование области задач упрощает создание нового файла или откры
тие существующего. Пользователь может не исключительно быстро открыть из
области задач новый файл, однако и создать новый документ по шаблону, нахо
дящемуся в Web, создать новый документ из имеющегося или получить список
последних использованных шаблонов или документов. Обратитесь к приложению
Word или Excel. В меню «Файл» дайте команду «Создать».

Буфер обмена Office (область задач)


Усовершенствованный буфер задач дает возможность пользователю копи
ровать до 24 фрагментов информации во всех приложениях Office или в Web и хра

82
Установка

нить их на панели задач. При этом на панели задач дается визуальное представле
ние скопированных данных и образец текста; таким образом нетрудно различать
фрагменты для их вставки в другие документы. В любом приложении Office ско
пируйте не менее двух фрагментов информации.
Автоматически откроется буфер обмена Office в виде части панели задач.
Важно: Кроме этого, буфер обмена Office на панели задач открывается, ес
ли в меню «Вид» выбрать «Буфер обмена».

Распознавание речи
Пакет приложений Office 2003 повышает производительность труда благо
даря тому, что помимо традиционных способов ввода — посредством мыши и кла
виатуры — применяются также речевые команды. Благодаря речевым командам и
распознаванию речи выполняется диктовка текста, непосредственные изменения
форматирования, перемещение по меню.
Важно: В настоящее время распознавание речи доступно исключительно
для следующих языков: английский (США), китайский (упрощенный) и япон
ский.
Убедитесь в том, что на данном компьютере установлены средства распоз
навания речи (и что программа тренировки выполнена).
В приложении Word в меню «Сервис» дайте команду «Распознавание речи»
(Speech).
Посредством панели распознавания речи выберите режим диктовки или
командный режим.

Рукописный ввод
Пакет приложений Office 2003 дает возможность пользователю делать ру
кописные заметки при помощи карманных устройств и загружать эти заметки в
виде текста непосредственно в приложения Office. Кроме этого, поддерживается
рукописный ввод непосредственно в приложении Word XP и сохранение доку
мента в рукописном виде или преобразование его в печатный текст. Пользовате
ли из ЮгоВосточной Азии смогут писать от руки на японском, китайском или
корейском языке, а приложение Word в автоматическом режиме переведет напи
санное в правильные печатные знаки.
В случае, если средства распознавания рукописного текста не установлены,
запустите программу установки Office и перейдите к функциям «Добавить/Уда)
лить». Обратитесь к разделу «Общие средства Office» и установите элемент «Аль)
тернативный ввод данных» в состояние «Запуск с моего компьютера».
Когда появится панель языка, выберите Writing Pad (Планшет).

Office Document Imaging (Распознавание текста)


Новая функциональная возможность Office Document Imaging (Распознава
ние текста), в которой применяется технология распознавания текста, дает воз
можность пользователям сканировать многостраничные документы, просматри
вать эти документы и повторно использовать их текст в приложениях Office.

83
Установка

Кроме этого, впоследствии возможен поиск сканированных документов при по


мощи средств полнотекстового поиска, встроенных в пакет Office. Убедитесь в
том, что во время установки пакета были установлена функция Office Document
Imaging (Распознавание текста).
В главном меню Windows дайте команду «Программы», после этого «Сред)
ства Microsoft Office» и «Microsoft Office Document Imaging».
Для того, чтобы выполнить быстрое сканирование, выберите в том же ме
ню «Microsoft Office Document Scanning».

Упрощенный интерфейс пользователя


Новый внешний вид пакета Office 2003 расширяет возможности пользова
теля. Сюда входят: устранение элементов, зрительно мешающих друг другу, зри
тельное выделение основных элементов на странице, увеличение интервалов
между буквами и словами для повышения удобочитаемости, выбор цветов перед
него и заднего планов с целью вывести на передний план наиболее существенные
элементы.

Сжатие рисунков
Функция «Сжатие рисунков» пакета Office 2003 дает возможность сжимать
рисунки, содержащиеся в файлах Office. Пользователь отмечает назначение дан
ного файла (Web, печать, отображение на экране и т.д.) и указывает, стоит ли оп
тимизировать одно или все изображения в этом файле. Затем изображения под
вергаются сжатию таким способом, который минимизирует размер изображения,
не ухудшая его качества. В меню «Вид» дайте команду «Панели инструментов» и от
кройте панель «Настройка изображения».
Нажмите на кнопку «Сжатие рисунков».

Предисловие к электронным сообщениям Office


В электронной почте Microsoft Office имеется поле предисловия, позволя
ющее пользователям при отправке почты из приложения Office добавлять в верх
ней части документа краткое предисловие. Таким образом устраняется необходи
мость в замене всего тела документа, отправляемого пользователем. В любом
приложении Office «кликните» на панели «Стандартная» пиктограмму электрон
ной почты. Введите текст в поле предисловия.

Задание вопросов
Пакет приложений Office 2003 дает возможность задать вопрос без запуска
мастера ответов или помощника. Даже если помощник выключен или скрыт, от
вет на вопрос появляется в фигурной выноске мастера ответов. В любом прило
жении Office введите с клавиатуры вопрос в поле «Задать вопрос» в правом верх
нем углу окна приложения.

Помощник
По умолчанию помощник скрыт. Он появляется при вызове справки и в ав
томатическом режиме исчезает по окончании работы с ней. В меню «Справка»
дайте команду «Показать помощника».

84
Установка

Усовершенствованное окно справки


Усовершенствованный интерфейс упрощает доступ пользователя к разде
лам справки, webузлам (к примеру, службе технического обслуживания про
граммных продуктов и Office Update), а также к каталогу «Что нового», в котором
имеются сведения о новых функциональных возможностях каждого приложения.
Введите вопрос, применяя помощник или поле «Задать вопрос».
Найдите нужный ответ и «кликните» его.
В случае, если нужный ответ не найден, «кликните» пункт «Найти дополни)
тельную справку в Web».

Доступ к информации
Пользователи также предлагали упростить способы получения важных све
дений вне зависимости от того, где эти сведения находятся. В особенности под
черкивалась необходимость повысить эффективности совместного применения
Web и пакета Office для доступа к информации. Пакет приложений Office 2003
продолжает расширять возможности Office, упрощая доступ пользователей к све
дениям, находящимся в Web, в данной организации или на отдельном компью
тере.

Контекстно&чувствительные смарт&теги
В предыдущих версиях пакета Office в приложениях Word и Excel была пре
дусмотрена возможность распознавания URLадресов и адресов электронной
почты и присвоения ссылок, связанных с этими элементами. После этого пользо
ватели могли активировать указанные элементы, «кликнув» левой клавишей мы
ши их. Эта функциональная возможность приложений Word и Excel расширена
так, чтобы включать информацию из приложения Microsoft Outlook или Web, в
том числе имена, даты, адреса, телефонные номера, географические названия и
обозначения акций. Так как эти смарттеги относятся к числу расширяемых, ор
ганизация может сама создавать их
Убедитесь в том, что в приложении Word или Excel включены смарттеги (в
команде «Параметры автозамены»).
Введите имя, адрес, географическое название или дату в приложении Word
или обозначение акций в приложении Excel.
Наведите указатель мыши на введенный текст и просто сделайте выбор из
списка вариантов.

Область задач поиска


Новая функция поиска в пакете Office 2003, встроенная в панель задач, уп
рощает поиск текста в документе. Имеет смысл также искать папки и файлы, бе
зотносительно к тому, где они хранятся, не отрываясь от документа, над которым
ведется работа. Кроме этого, возможна индексация файлов на данном компьюте
ре. В результате поиск ускоряется и становится полнее. В любом приложении
Office в меню «Файл» дайте команду «Найти».
Имеет смысл также «кликнуть» левой клавишей мыши на панели инстру
ментов «Стандартная» пиктограмму «Найти».

85
Установка

Сохранить в MSN
Пользователи MSN могут сохранять свои файлы в архиве, размещенном в
Интернет, при этом архив может быть как частным, так и общим. Это дает воз
можность пользователям получать общий доступ к файлам в Интернет без выхо
да из пакета Microsoft Office. В качестве средства проверки подлинности в сети
MSN применяется паспорт. В любом приложении Office дайте команду «Сохра)
нить как web)страницу».
Выберите «Мое сетевое окружение», а после этого — «Мои узлы на MSN».
Используя учетную запись, войдите в сеть MSN, и сохраните файлы.

Web&запросы
Приложение Excel дает возможность получать доступ, анализировать и об
новлять данные из Web. При копировании информации из Web в приложение
Excel появляется смарттег, позволяющий создать обновляемый запрос. После
этого возможно обновлять данные вручную или задать частоту автоматического
обновления данных приложением Excel. Кроме этого, возможно создание собст
венного webзапроса простым перетаскиванием webстраницы в приложение
Excel. Войдите на любой webсайт и скопируйте информацию, которую требуется
анализировать.
Поместите эту информацию в приложение Excel.
В раскрывающемся меню смарттега дайте команду «Создать обновляемый
web)запрос».
Выберите таблицу, которую требуется импортировать, а после этого дайте
команду «Импорт».

Библиотека шаблонов Office


Предоставляет через Web сотни профессионально разработанных шабло
нов, которые возможно вызвать и редактировать непосредственно из пакета
Office. В приложении Word, в меню «Файл» дайте команду «Создать» (или перей
дите по адресу http://office.microsoft.com/TemplateGallery).
Выберите «Templates on Microsoft.com».
Выберите шаблон и импортируйте его в приложение.

Галерея мультимедиа
В Web имеются тысячи картинок, рисунков, звуков, фотографий и анима
ционных сюжетов, доступ к которым осуществляется из приложений Office 2003.
Библиотека Clip Gallery Live обновляется ежемесячно, и пользователи могут по
стоянно расширять свои возможности в области дизайна. К примеру, в любом
приложении Office в меню «Вставка» дайте команду «Рисунок», а после этого ко
манду «Картинки».

Мои источники данных


В новой папке, размещенной в папке «Мои документы», регистрируются
источники данных, к которым пользователь ранее осуществлял доступ. Это дает

86
Установка

возможность быстро найти связь с базой данных или иным источником информа
ции без необходимости тратить время на ее поиск. В папке «Мои документы» вы
берите папку «Мои источники данных».
«Кликните» по пиктограмме «Подключение к новому источнику данных» и
просто выполните указания мастера.
После того как источник данных будет добавлен, вы получите доступ к не
му, просто «кликнув» левой клавишей мыши созданный файл источника.

Печать из обозревателя
Возможна распечатка HTMLфайла из того приложения Office, в котором
он был создан. В случае, если требуется вывести на печать HTMLфайл Office,
обозреватель Internet Explorer запускает соответствующее приложение. При этом
обеспечивается существенно повышенное качество печати. Откройте HTML
файл Office, который требуется вывести на печать, и дайте команду «Печать».
Обратите внимание на то, что файл печатается из того приложения, в кото
ром был создан.

Совместимость web&параметров
Пакет приложений Office упрощает разработку для заданного обозревателя
в процессе создания webдокументов. Для этого предназначена новая вкладка
«Обозреватели» в окне «Параметры web)документа». На этой вкладке собраны все
параметры, зависимые от обозревателя. Пользователь выбирает обозреватель в
раскрывающемся списке и устанавливает в своих документах конкретные параме
тры обозревателя. В меню «Сервис» дайте команду «Параметры».
На общей вкладке выберите «Параметры web)документа».
На вкладке «Обозреватели» выберите настройку обозревателя.

Диалоговое окно «Добавить гиперссылку»


Усовершенствованное диалоговое окно «Добавить гиперссылку» упрощает
установление связей webстраницы с файлами, которые применяются на ней. В
это диалоговом окне показывает список файлов и папок из текущей папки на web
странице и дает возможность пользователю перейти на другую открытую web
страницу. В любом приложении Office выделите текст, к которому требуется до
бавить гиперссылку.
В меню «Вставка» дайте команду «Гиперссылка».

Надежность, восстановление данных и безопасность


Основную цель создания пакета Office 2003 возможно сформулировать так:
пользователь должен иметь возможность расходовать свое время на разработку ре
шений, а не на заботу о ПО. До появления продукта Office 2003 при возникнове
нии ошибки существовала вероятность, что пользователю придется потратить
значительное время на восстановление ранее сделанной работы. Благодаря повы
шенной надежности пакета Office 2003 пользователь сможет продолжить работу
даже при возникновении ошибок (появление которых, впрочем, маловероятно).
Кроме этого, в пакет Office 2003 входит ряд улучшенных средств информацион

87
Установка

ной безопасности, позволяющих пользователю чувствовать себя увереннее при


работе с файлами и приложениями.

Восстановление документов
Приложения Microsoft Word, Excel, Access и PowerPoint позволяют сохра
нять текущие файлы, если в приложении происходит ошибка. В результате умень
шаются затраты времени пользователей на восстановление документов, электрон
ных таблиц, баз данных, презентаций. Эта функция в автоматическом режиме
появляется, если происходит ошибка.
Выберите восстановление документа и нажмите на кнопку «Закрыть».
Откройте восстановленный документ в области восстановления докумен
тов.

Отчеты об ошибках в приложениях


В пакете программ Office 2003 приложение может в автоматическом режи
ме отправить отчет об ошибках в корпорацию «Майкрософт» или в ИТотдел
предприятия. В результате корпорация «Майкрософт» (или предприятие) получа
ет данные, необходимые для дальнейшей диагностики и исправления указанных
ошибок. Кроме этого, пользователи обеспечиваются возможностью избежать по
добной ошибки в будущем и дополнительными сведениями о ней. Эта функция в
автоматическом режиме появляется, если происходит ошибка.
В диалоговом окне сообщения об ошибке выберите отправку отчета об
ошибке в корпорацию «Майкрософт».

Восстановление приложений и документов


Обеспечивает более безопасный способ отключения не отвечающих прило
жений. Закрытие не отвечающего приложения выбирается при запуске восстанов
ления документа. Одновременно возможно отправить отчет о проблеме в корпо
рацию «Майкрософт» или в ИТотдел предприятия. В случае, если приложение не
отвечает, перейдите в главное меню Windows.
В подменю «Программы» выберите «Средства Microsoft Office».
Затем выберите «Восстановление приложений Microsoft Office».
Выберите перезапуск или закрытие приложения.

Восстановление и извлечение данных


Приложения Microsoft Word и Excel могут в автоматическом режиме вызы
вать эту функцию восстановления поврежденных документов в случае ошибки
или сбоя при загрузке файлов. Пользователи могут вызвать эту функцию, выбрав
в диалоговом окне открытия файлов команду «Открыть и восстановить» (из рас
крывающегося меню справа от кнопки «Открыть»). В приложениях Excel и Word,
в меню «Файл» дайте команду «Открыть».
Выделите файл, который требуется открыть.
«Кликните» стрелку справа от кнопки «Открыть» и дайте команду «Открыть
и восстановить».

88
Установка

Автосохранение
Автоматическое восстановление добавлено в приложениях Microsoft Excel
и Microsoft Publisher. Пользователь выбирает, как часто должно выполняться ав
томатическое сохранение файлов. В случае, если происходит ошибка, восстанов
ленный файл открывается, и пользователю предоставляется на выбор отказаться
от этого файла, сохранить его вместо первоначального или сохранить его в виде
отдельного файла. К примеру, в приложении Excel, в меню «Сервис» дайте коман
ду «Параметры».
Выберите вкладку «Сохранение».
Выберите «Автосохранение каждые» и введите с клавиатуры время, через ко
торое стоит выполнять автосохранение.

Безопасный режим
Пакет приложений Office 2003 распознает обычные проблемы, связанные с
загрузкой приложения, и в автоматическом режиме запускает соответствующее
средство обхода. Это дает возможность пользователю запустить приложение в слу
чае ошибки, связанной с его загрузкой, тем самым предотвращая потерю време
ни. Это средство доступно исключительно в том случае, если происходит ошибка.
Обратитесь к приложению, в котором происходит ошибка при загрузке.
Вы получите возможность перейти в безопасный режим.

Шифрование пароля документа


В приложениях Word и Excel имеются усовершенствованные функции ши
фрования, а в приложении PowerPoint такая функция появилась впервые. В этих
приложениях имеется возможность применения стандартного интерфейса
CryptoAPI — алгоритма шифрования, улучшенного по сравнению с предыдущи
ми версиями. Шифрование по умолчанию остается прежним (для обратной сов
местимости) а более стойкое шифрование предлагается в качестве альтернатив
ной возможности. В приложении Word или Excel, в меню «Сервис» дайте команду
«Параметры».
Выберите вкладку «Безопасность».
Для доступа к шифрованию паролей «кликните» вкладку «Дополнительно».

Цифровые подписи
Пакет приложений Office 2003 дает возможность пользователям подписы
вать весь документ цифровой подписью. Это дает возможность определить, про
исходит ли документ из источника, заслуживающего доверия, а также убедиться,
что документ не был изменен по сравнению с первоначальным видом. В любом
приложении Office, в меню «Сервис» дайте команду «Параметры».
Выберите вкладку «Безопасность».
Выберите «Цифровые подписи», а после этого «Добавить».
Выберите цифровую подпись (которую возможно получить через Web у по
ставщика цифровых подписей).

89
Установка

Единая вкладка «Безопасность»


Параметры безопасности для любого приложения теперь содержатся на
единой вкладке, доступной через меню «Сервис» и команду «Параметры». Это уп
рощает доступ к параметрам безопасности и устраняет необходимость искать их в
различных местах. В любом приложении Office, в меню «Сервис» дайте команду
«Параметры».
Выберите вкладку «Безопасность».

Параметры установки Visual Basic для приложений


Администраторы и пользователи имеют возможность удалить Visual Basic
для приложений из установки пакета Office для пользователя, группы или органи
зации. В мастере выборочной установки или в функции «Установка и удаление
программ» разверните дерево «Общие средства Office».
Для пункта «Visual Basic для приложений» активизируйте параметр уста
новки.
Важно: При удалении Visual Basic для приложений отключается ряд функ
циональных возможностей продуктов (включая приложение Access).

Глава 5.
Возможности совместной работы
Авторы многих откликов говорили о том, как они используют пакет Office
для работы с другими сотрудниками. Они выдвигали на первый план необходи
мость в совместном доступе к документам, рецензировании документов и накоп
лении знаний группы таким способом, который не был бы чересчур сложным и
не требовал бы изменения существующего порядка работы. Далее приведены при
меры некоторых новых возможностей совместной работы, обеспечиваемых паке
том Office 2003, которые дают группам общий доступ к информации и обеспечи
вают более эффективные совместные действия. Сюда относится совместная
работа над документами, а также координация действий и обмен информацией
внутри группы.

Совместное рецензирование документов


В настоящее время широкое распространение получила совместная работа
над документами. Наиболее распространенный способ совместной работы над до
кументами состоит в их пересылке в виде вложений в сообщения электронной
почты. Недостаток такого подхода заключается в том, что зачастую трудно отсле
живать несколько версий документа. Кроме этого, регистрация и объединение из
менений, сделанных другими участниками работы, зачастую слишком трудны или
упускаются. Пакет приложений Office 2003 дает пользователям простой способ
рецензировать, сравнивать и объединять документы при помощи электронной
почты, ничего не меняя в существующих методах работы.

Отправка на проверку
Пакет приложений Office имеет сведения о конкретной роли каждого из
пользователей в процессе проверки и предоставляет им средства, необходимые

90
Установка

для успешной совместной работы над документами. При отправке документа на


проверку (меню «Файл», команда «Отправить»), в автоматическом режиме вклю
чаются соответствующие средства рецензирования для других сотрудников. Кро
ме этого, при возвращении документа все изменения могут быть включены в ис
ходный документ. В приложениях Word, Excel или PowerPoint, в меню «Файл»
дайте команду «Отправить», после этого «Получатель сообщения (для рецензии)».
Приложение Outlook в автоматическом режиме вкладывает документ в ис
ходящее сообщение электронной почты и устанавливает процесс «Отправить на
проверку».

Сравнение и объединение исправлений


Пакет приложений Office 2003 дает возможность объединять примечания и
исправления, сделанные несколькими рецензентами. Затем автор (владелец доку
мента) принимает или отвергает одно или несколько исправлений. Откройте ис
правленный документ, ранее отправленный на проверку.
Для того, чтобы объединить и сравнить документы от различных рецензен
тов, «кликните» «Да».

Разметка исправлений
В приложениях Word и PowerPoint изменения метками исправлений в пра
вом поле документа. Такие метки отмечают исправления или комментарии, сде
ланные рецензентом, однако не закрывают исходный документ и не влияют на его
разметку. Это дает пользователю более полное представление о внесенных изме
нениях. Убедитесь в том, что на панели рецензирования установлено «Регистра)
ция изменений».
Убедитесь в том, что вы просматриваете «Исправления в измененном доку)
менте» или «Исправления в исходном документе» в раскрывающемся элементе уп
равления панели рецензирования.
Внесите изменения в документ.

Панель «Рецензирование»
Панель рецензирования предоставляет ряд средств для рецензирования до
кументов. К примеру, выполняется фильтрация документа для просмотра измене
ний, сделанных конкретным рецензентом или всеми рецензентами. Возможен
также переход от изменения к изменению с индивидуальным принятием или от
казом от них либо принятие или отказ от всех изменений одновременно. В при
ложении Word, Excel, или PowerPoint, в меню «Вид» дайте команду «Панели инст)
рументов», а после этого панель «Рецензирование».
Важно: При открытии документа, присланного на проверку, эта панель по
является в автоматическом режиме.
В современной рабочей обстановке координация действий внутри группы
имеет не меньшее значение, чем доступ к существенным данным. Пользователей
заботит планирование встреч, общий доступ к информации в Web и уменьшение
времени отклика. Пакет приложений Office 2003 предоставляет уникальные спо
собы обеспечения координации и обмена сведениями между членами группы —

91
Установка

как внутри, так и вне организации. К примеру, пакет Office 2003 тесно интегриро
ван со службами Microsoft SharePoint Team Services, удобным в разработке webуз
лом с развитыми возможностями, который улучшает управление информацией и
деятельностью в группе.

Интеграция со службами Microsoft SharePoint Team


Services
Microsoft SharePoint представляет собой удобный в разработке webсайт с
развитыми возможностями, который улучшает управление информацией и дея
тельностью в группе. Посредством одного исключительно webобозревателя чле
ны группы могут создавать списки контактов и заданий, календари событий, биб
лиотеки для хранения документов и опросы. Кроме этого, проводятся обсуждения
в группах новостей и посылаются уведомления об изменениях содержимого web
узла. Службы SharePoint Team Services являются разработкой на основе системы
Windows и способны работать с операционной системой Windows 2000 Server.

Библиотеки документов
Библиотеки документов предоставляют место в Web, где пользователи хра
нят свои документы Office и работают с документами, созданными другими поль
зователями. В пределах каждой библиотеки документов пользователь может со
здавать новые документы Office, загружать существующие документы Office в
рабочее пространство своей группы, связывать с библиотеками шаблоны и филь
тровать упомянутые документы при помощи развитого пользовательского web
интерфейса. На домашней странице служб Microsoft SharePoint Team Services вы
берите ссылку Documents (Документы).
Создайте новую библиотеку документов либо получите доступ к одной из
существующих библиотек.

Диалоговые окна сохранения и открытия документа


Сохранение и открытие документов Office из библиотек документов упро
щено благодаря тому, что пользователи могут выходить на групповой webсайт
Microsoft SharePoint из диалоговых окон Office «Открыть файл» и «Сохранить
файл». Пакет приложений Office 2003 расширяет возможности пользователя бла
годаря отображению библиотек документа в диалоговых окнах Office «Открыть
файл» и «Сохранить файл» при помощи HTMLинтерфейса. Откройте любой до
кумент Office.
В меню «Файл» дайте команду «Сохранить как».
Введите URLадрес группового webузла Microsoft SharePoint (или получи
те доступ к нему через «Мое сетевое окружение»).
Выберите библиотеку документов, в которой требуется сохранить доку
мент.

Списки
Групповой webсайт Microsoft SharePoint состоит из ряда списков, пред
ставляющих собой структурированные наборы информации, доступные для про
смотра и модифицирования при помощи webинтерфейса. Пользователь может

92
Установка

выбрать из нескольких шаблонов списков (к примеру, объявления, групповые


контакты, групповые события, опросы и т.д.) или создать новый список в прило
жении Excel. Кроме этого, пользователям доступно редактирование, настройка,
подписка и экспорт списков в соответствующее приложение Office. На домашней
странице webузла SharePoint Team Services «кликните» «Списки».
«Кликните» любой список и добавьте в него информацию. Или «кликните»
«Новый список» и выберите один из вариантов списка.

События
Список «События» предоставляет членам группы место для хранения ин
формации о событиях в группе. Пользователи могут добавлять информацию о со
бытиях и экспортировать ее непосредственно в свои календари Outlook. На до
машней странице webузла Microsoft SharePoint Team Services «кликните»
«Добавить событие».
Поместите заголовок, даты, описание и место.
«Кликните» «Сохранить» и «Закрыть».
Вернитесь на домашнюю страницу и просмотрите объявление.
Откройте объявление и «кликните» «Экспортировать в Outlook».

Контакты группы
Список Team Contacts дает возможность членам группы осуществлять сов
местный доступ к их контактам друг с другом, изменять столбцы и представления
этих контактов, а также выполнять их экспорт и импорт в папку «Контакты
Outlook».
На домашней странице webузла Microsoft SharePoint Team Services «клик
ните» «Списки».
Выберите список «Контакты».
Создайте новую запись.
Экспортируйте список контактов в приложение Excel или «кликните» от
дельный контакт и экспортируйте его в приложение Outlook.

Обсуждения документов
Пользователи могут участвовать в обсуждении на webузле и вставлять его
в документ Office. По умолчанию обсуждения не отображаются внутри документа
Office, однако легко раскрываются для просмотра. Откройте документ, который
требуется сохранить в библиотеке документов.
Нажмите на панели кнопку обсуждений.
На панели обсуждений (в нижней части) выберите «Добавить обсуждение».

Средства модифицирования в приложении FrontPage


Групповые страницы webузла Microsoft SharePoint редактируются непо
средственно в приложении FrontPage. Пользователь может изменить тему webуз

93
Установка

ла, добавить компоненты FrontPage или статические элементы HTML для того,
чтобы выполнить надлежащую настройку группового webузла. Откройте группо
вой webсайт Microsoft SharePoint.
В обозревателе «кликните» «Правка».

Подключение и координация совместной работы


Интеграция со службой MSN Messenger
Когда пользователь приложения Outlook открывает сообщение электрон
ной почты (или просматривает его при помощи панели предварительного просмо
тра) либо карточку контакта, он или она могут определить, находится ли данный
человек в сети. После этого пользователь может немедленно запустить из прило
жения Outlook сеанс службы MSN Messenger. В приложении Outlook, в меню
«Сервис» дайте команду «Параметры» и перейдите к вкладке «Дополнительно».
Выберите «Включить поддержку мгновенных сообщений в Microsoft Outlook».

Совместное использование сведений о занятости в приложении Outlook


Посредством приложения Microsoft Outlook, пользователи получают об
щий доступ через Интернет к информации о занятости. Это упрощает планирова
ние встреч пользователей Outlook, не имеющих общего сервера Exchange server.
Создайте новую встречу.
Введите адрес smtp (к примеру, XYZ@msn.com) и нажмите на кнопку от
правки.
Приложение Outlook предложит установить общий доступ к информации о
занятости.

Предложение другого времени


Получив приглашение на встречу, пользователь теперь может предложить
ее организатору новое время встречи, вместо того, чтобы просто отклонить при
глашение. Кроме этого, пользователи, имеющие сервер Exchange server, могут,
прежде чем предложить новое время встречи, просмотреть время, когда каждый
из приглашенных свободен или занят. Откройте приглашение на встречу.
Нажмите на кнопку «Предложить новое время».

Расписание группы
Пользователи сохраняют несколько календарей в приложении Outlook,
чтобы обеспечить быстрый и легкий доступ к расписаниям группы или комнаты
переговоров. В пределах единого интерфейса календаря пользователи могут про
сматривать свободное и занятое время группы, а также отправлять почту или на
значать встречи со всей группой. В представлении календаря нажмите на кнопку
«Расписания».
Для того, чтобы добавить группу, нажмите на кнопку «Создать».

94
Установка

Глава 6.
Возможности для организаций
В пакете программ Office 2003 имеются средства, посредством которых от
дельные пользователи, группы и организации могут повысить общую продуктив
ность работы. Далее описаны некоторые возможности, позволяющие организаци
ям повысить производительность труда и снизить совокупную стоимость
владения. В пакете программ Office 2003 предусмотрены средства, позволяющие
организациям создавать и настраивать мощные webрешения для совместной ра
боты и снижать расходы, связанные с развертыванием, управлением и админист
рированием приложений Office.

Интеграция решений, разработанных средствами Office


и web&средствами
Так как организации и предприятия продолжают переносить свои бизнес
разработки в Web, продолжает возрастать потребность в том, чтобы сделать при
ложения Office частью общего webрешения той или иной организации. Предпри
ятие должно иметь возможность сделать решения, созданные ими в пакете Office,
неотъемлемой частью Web, чтобы клиенты этого предприятия и независимые ор
ганизации могли получить доступ к нужным данным и совместно их использо
вать. В пакете программ Office 2003 имеются разнообразные средства, позволяю
щие любой организации создавать и развивать такие webрешения.

Поддержка XML в приложениях Excel и Access


Приложение Excel поддерживает расширяемый язык разметки (XML).
Пользователи могут загружать стандартный, правильно созданный и табличный
XML непосредственно в приложение Excel. Кроме этого, пользователи могут за
прашивать таблицы XML через Web и таким образом анализировать важные дан
ные в Web.
Пользователи приложения Access могут легко импортировать и экспорти
ровать XMLсхемы и документы с данными в приложении Access. Возможен в ав
томатическом режиме импорт таблиц XML или доступ к функциям настройки им
порта. Аналогичным образом, когда пользователь экспортирует данные, схемы
или презентации XML, они либо оставляют настройки по умолчанию, либо выби
рают дополнительные функции, позволяющие лучше управлять выводом для экс
порта.
К примеру, в приложении Excel, в меню «Файл» дайте команду «Сохранить
как».
В раскрывающемся меню типов файлов выберите таблицу XML.

Расширяемые смарт&теги
В дополнение к смарттегам, поставляемым в качестве части приложений
Word и Excel, независимые производители могут применить технологию смарт
тегов, чтобы создать свои собственные решения для пользователей пакета Office
2003. К примеру, организация может создать смарттег, связывающие пользовате
ля непосредственно со всеми клиентами, заказами, каталогами предприятия и

95
Установка

т.п., если пользователь просто введет в приложении Excel номер заказа. Смартте
ги настраиваются при помощи набора Smart Tag SDK, который будет доступен на
webузле корпорации «Майкрософт» в виде части пакета Microsoft Office 2003
Developer Edition.

Web&компоненты Office
В webкомпоненты Excel внесен ряд улучшений — к примеру, поддержка
загрузки стандартных файлов Excel, именованных диапазонов, множественных
листов, текста с переносом по словам, публикация целых книг Excel с возможно
стью взаимодействия через Web. В компоненте Excel PivotTable предусмотрена ус
ловная фильтрация по диапазону выражений для фильтрации данных. Наконец,
в пакете Office 2003 расширена объектная модель компонентов, что дает возмож
ность разработчикам создавать пользовательские решения, передающие данные в
webобозреватель.
В таблице Excel выберите в меню «Файл» команду «Сохранить как web)стра)
ницу».
Установите параметр «Добавить интерактивность» и сохраните таблицу.
Откройте страницу HTML и проверьте управление данными.

Развертывание, управление и администрирование


Одним из ключевых критериев для любой организации при рассмотрении
вопроса о приобретении новой версии пакета Office являются простота установ
ки, удобство обслуживания и степень поддержки продукта. Получив вместе с па
кетом Office 2000 в свое распоряжение ряд новых средств, администраторы без
труда смогли проводить настройку приложения Office в точном соответствии с по
требностями пользователей и свободно развертывать эти приложения для тех
групп, которым они необходимы. В пакете программ Office 2003 внесены значи
тельные усовершенствования этих средств, а также предусмотрены некоторые но
вые возможности, помогающие системному администратору упростить разверты
вание, настройку и поддержку пакета.

Глава 7.
Автоматизированная установка
При обновлении предыдущей версии пакета Office программа установки
анализирует текущую конфигурацию компьютера пользователя и производит гиб
кую установку тех же компонентов.

Мастер настройки установки


Ряд усовершенствований внесен в мастер выборочной установки. Сюда
входит возможность удаления файлов во время установки (к примеру, устаревших
надстроек), настройка уровней безопасности для каждого приложения и разнооб
разные новые способы настройки приложения Outlook. Установите мастер уста
новки из набора Office Resource Kit.
Выполните указания мастера по настройке пакета Office.

96
Установка

Мастер настройки сопровождения


Эта функция дает возможность администратору обслуживать и настраивать
пакет Office 2003 после установки. В число возможностей, доступных админист
ратору, входит добавление и удаление файлов, программ или компонентов уста
новки. Кроме этого, администраторы могут изменять настройки для данной уста
новки и настройки конфигурации приложения Outlook. Параметры мастера
обслуживания такие же, как параметры мастера выборочной установки. Устано
вите мастер обслуживания из набора Office Resource Kit.
Выполните указания мастера по его настройке установленного пакета
Office.

Мастер сохранения настройки


Благодаря этому мастеру пользователь может сохранять свои настройки в
файле или в Web (применяя службу Microsoft Passport для проверки подлиннос
ти), где легко получить к ним доступ и использовать из на другом компьютере.
Пользователю больше не требуется восстанавливать свои настройки на своем вто
ром компьютере (к примеру, на домашнем) или на новом компьютере. Кроме это
го, эта функция сберегает время администраторов, которые могут быстро перено
сить настройки с компьютера на компьютер. В главном меню дайте команду
«Программы», после этого «Средства Microsoft Office» и далее «Мастер сохранения
настроек».
Выполните указания по сохранению настроек.

Поддержка HTTP программой установки


Пакет приложений Office 2003 устанавливается непосредственно с webсер
вера, а не исключительно из общей папки в сети организации. Поддерживается
установка по протоколам HTTP, HTTPS и FTP. Создайте на webсервере образ
диска для администрирования.
Создайте на webстранице ссылку на программу setup.exe.

Поддержка политик
В поддержку политик для новых функций входит улучшенное соблюдение
системных политик. В пакете программ Office 2003 обеспечена дополнительная
поддержка политики для большинства новых функциональных областей пакета
(там, где это необходимо). Теперь администраторы могут устанавливать полити
ки. Управляющие различными настройками безопасности пакета Office (к приме
ру, возможностью включать и выключать поддержку VBA) и областями задач
Office (к примеру, их включением и выключением и добавлением новых ссылок).
Шаблоны политик входят в набор Office Resource Kit.

Совместимость форматов файлов


Форматы файлов обладают обратной совместимостью с пакетами Office ХР
и Office 2000, 97 (за исключением приложения Access 97). Пользователи пакетов
Office 2003, Office ХР и Office 2000, 97 могут свободно обмениваться документами.

97
Установка

Поддержка различных языков


В пакете программ Office 2003 добавлен ряд улучшений поддержки языков.
В их число входит независимая установка для каждого языка (что упрощает добав
ление и удаление отдельных языков), новый мастер установки многоязычного па
кета и автоматическое определение языковых настроек операционной системы.
Кроме этого, в приложении FrontPage теперь доступно 26 языков, а также
включена наборов знаков для двунаправленного письма и Юникода. Это означа
ет, что посредством приложения FrontPage возможно создавать содержимое на
любом языке, установленном на данной системе.

Поддержка сервера терминалов Windows


В пакете программ Office 2003 сделан ряд усовершенствований в части вза
имодействия с Windows Terminal Server. К примеру, упрощена установка, по
скольку администратору при установке Office 2003 достаточно запустить програм
му установки вместо того чтобы выполнять специальное преобразование. Кроме
этого, часть сложной графики, к примеру затемнение меню и плавное разверты
вание, включаются в автоматическом режиме при подключении пользователя к
удаленному компьютеру. Это повышает производительность приложения с точки
зрения пользователя.

Интеграция с сервером Exchange


Организации могут воспользоваться рядом преимуществ, связанных с сов
местным применением пакета Office 2003 и сервера Exchange. Одно из основных
преимуществ тесной интеграции пакета Office 2003 и сервера Exchange состоит в
том, что пользователи могут применять систему Exchange Web Storage System, поз
воляющую работать с файлами, хранимыми на сервере Exchange Server. Далее рас
смотрены некоторые основные вопросы интеграции пакета Office 2003 и сервера
Exchange.

Сохранение и открытие файлов из Exchange


Сохранение документов из приложений Office в системе Web Storage System
выполняется с использованием диалогового окна «Файл/Сохранить как». Извле
чение документов с сервера Exchange непосредственно в пакет Office осуществля
ется посредством диалогового окна «Файл/Открыть». Это дает возможность поль
зователям пакета Office применять средства безопасности, репликации, доступа,
развитые возможности приложений и документооборота сервера Exchange, дейст
вующего в качестве хранилища документов Office. Теперь пользователям пакета
Office доступно сохранение сообщений электронной почты, заданий, документов
и электронных таблиц в одной папке. Доступ к этой папке предоставляется с лю
бого клиента, включая Windows Explorer, Outlook, Outlook Express или webобозре
ватель. В любом приложении Office в меню «Файл» дайте команду «Сохранить».
Найдите сервер Exchange и сохраните документ на нем.

Свойства документа
В системе Web Storage System имеются пользовательские свойства докумен
та (к примеру, автор документа, получатель документооборота или описание до
кумента), сохраняемые в базе данных вместе с каждым элементом. Это обеспечи

98
Установка

вает развитые возможности для просмотра, индексирования, поиска и упорядо


чивания информации. Вместе с каждой записью возможно хранить любое число
свойств, и наборы свойств для каждой записи могут быть разными.
В случае, если документы Office хранятся на сервере, эта возможность об
ретает новое значение. Пользователи пакета Office могут применить возможности
приложения Outlook для просмотра, сортировки, поиска и управления общими и
личными документами при помощи тех же самых средств, которые применяются
для работы с электронной почтой, календарями и контактами. Так как докумен
ты Office и документы других типов, к примеру сообщения в кодировке MIME,
хранятся в системе Web Storage System, их свойства в автоматическом режиме ста
новятся доступными для поиска, просмотра и индексации.

Встроенная индексация содержимого и поиск


В систему Web Storage System входит встроенная индексация, обеспечива
ющая быстрый и точный полнотекстовый поиск, что дает возможность пользова
телям быстро и просто находить содержимое. Пользователи приложения Outlook
могут проводить поиск по документам в системе Web Storage System так же про
сто как и поиск сообщений электронной почты, что повышает производитель
ность труда.
Применяется тот же самый привычный поисковый интерфейс приложения
Outlook, однако запросы обрабатываются существенно быстрее. Кроме этого,
пользователи могут искать совпадения в документах, как вложенных в сообщения
электронной почты, так и отдельных, а не исключительно в сообщениях. Все со
держимое в системе Web Storage System индексируется, включая сообщения, от
дельные документы, контакты, задания, записи в календарях и данные по совме
стной работе.

Поддержка службы распределенной разработки и


исправлений для Web (Web DAV)
Служба Web DAV представляет собой новый протокол, основанный на про
токоле HTTP, применяемый для упрощения совместной работы с документами
через Web безотносительно к тому, в каком приложении создавались данные до
кументы. При помощи службы Web DAV выполняются через Web основные опе
рации с файлами в удаленном хранилище (к примеру, копирование, перемещение
и удаление). Поддержка службы Web DAV в сервере Exchange дает возможность
хранить документы Office непосредственно на сервере Exchange Server, обеспечи
вая работу с существенными файлами Office и поиск по ним.

Интеграция с приложением Microsoft FrontPage


Посредством приложения FrontPage возможно выполнять редактирование
и управление приложениями, размещенными в системе Web Storage System. К
примеру, настраиваемая webформа создается в приложении FrontPag и размеща
ется в системе Web Storage System. Стандартные диалоговые окна приложения
FrontPage позволяют разработчику открыть webстраницу непосредственно в си
стеме Web Storage System, редактировать ее при помощи знакомых средств Front
Page и после этого запустить приложение в обозревателе непосредственно из си
стемы Web Storage System.

99
Установка

Интеграция с сервером Microsoft SharePoint Portal Server,


ранее известным как Tahoe
С совместным применением пакета Office 2003 и сервера Microsoft Share
Point Portal Server (новый сервер управления документами, разработанный корпо
рацией «Майкрософт») связаны разнообразные преимущества для организаций.
Такие преимущества упрощают пользователям общий доступ к данным и повы
шают эффективность поиска и управления документами. Так как сервер Tahoe ос
нован на том же самом механизме, что и сервер Exchange, пользователи пакета
Office могут применять систему Web Storage System. Далее рассмотрены некото
рые основные вопросы интеграции пакета Office 2003 и сервера Microsoft
SharePoint Portal Server.

Поддержка цифровой панели


Пользователи легко создают цифровые панели для доступа к важной ин
формации из пакета Office или через Web непосредственно из приложения
Outlook.

Обсуждения документов
Пользователи могут участвовать в обсуждении на webузле и вставлять его
в документ Office. По умолчанию обсуждения не отображаются внутри документа
Office, однако легко раскрываются для просмотра.

Подписка на документы
Пользователям пакета Office доступна подписка на документы и папки, а
также поиск и задание категорий для подписок. Читатели и авторы могут выра
зить заинтересованность в конкретных документах, папках, результатах поисков
или категориях и получить уведомление (по почте SMTP или через центральный
webсайт) при какихлибо изменениях. Уведомления могут высылаться немедлен
но или накапливаться в пределах отведенного интервала.

Дополнения меню «Файл»


Меню «Файл» в приложениях Office расширено, с тем, чтобы производить
извлечение и возвращение документов, а также подписку на публикации, не по
кидая пакета Office. Библиотеки сервера Microsoft SharePoint Portal Server непо
средственно отображаются в диалоговых окнах открытия и сохранения Office и
допускают перемещение по ним.

Продвижение свойств
Сервер Microsoft SharePoint Portal Server синхронизирует свойства доку
ментов Office, находящиеся внутри документа со свойствами, хранящимися в про
филе документа. В случае, если документ включает в себя свойство «автор», это
свойство продвигается в профиль документа. В случае, если профиль документа
редактируется, то свойства в базовых документах обновляются.

Панель совместной работы


Серверы Microsoft SharePoint Portal Server являются действующими серве
рами совместной работы в пределах панели совместной работы пакета Office.

100
Установка

Версии документов
Редактируемые документы Office отслеживаются, так что предыдущие вер
сии возможно восстановить. Механизм версий предназначен с двумя целями: для
аудита и восстановления. Аудит применяется для того, чтобы обнаружить, кто из
менил документ, когда он был изменен и что было изменено. Восстановление
применяется, если пользователь решил вернуться к предыдущей версии доку
мента.

Профили документов
Профили документов позволяют пользователям связывать атрибуты с до
кументами Office, чтобы облегчить их поиск, упорядочивание и действия над ни
ми. Профили могут быть настроены по папкам, и для каждой папки возможно ус
тановить требования профиля.

Извлечение документов
Как исключительно документы Office размещены на сервере Microsoft
SharePoint Portal Server, они становятся доступными для извлечения по содержа
нию, размещению, ключевым словам или фразам, профилю документа и данных
об атрибутах. Все версии документа доступны для извлечения.
Кроме этого, пользователи, не имеющие доступа к документу или к его чер
новику, не получают соответствующий документ в качестве результата поиска.

Единое извлечение и возврат


Авторы и редакторы могут зарезервировать свои документы Office для ре
дактирования. При извлечении такие документы не обновляются. Блокировка до
кументов Office при помощи извлечения и возврата настраивается по папкам.

Черновики
Функция поддержки черновиков на сервере Microsoft SharePoint Portal
Server дает возможность не показывать документы Office до тех пор, пока они не
будут готовы. Документы Office, которые создаются в виде черновиков, могут на
ходиться в общем доступе для нескольких авторов, однако читателям не видны.
Когда документ готов к публикации, его возможно сделать видимым для пользо
вателей при помощи явной процедуры публикации.
Как исключительно документ Office публикуется, читатели могут найти его
посредством механизма категорий или функции поиска в портале. Обновленную
версию возможно готовить без замены ранее опубликованной версии до тех пор,
пока обновление не будет готово.

Утверждение публикации
Пользователи сервера Microsoft SharePoint Portal Server могут установить
простую процедуру публикации своих документов Office. Для папки могут быть
назначены «утверждающие лица», дающие разрешение представить документ чи
тателям. Автор подает документ для публикации утверждающему лицу, которое
рассматривает документ и решает, публиковать его или отказать в публикации.
Поддерживается несколько различных моделей публикации.

101
Система безопасности

Часть 3.
Система безопасности

Глава 1.
Угрозы безопасности
Первый шаг к пониманию средств защиты пакета Office 2003 — знакомст
во с угрозами безопасности, существующими в современной вычислительной сре
де. Все эти угрозы частично или полностью могут быть устранены, благодаря со
четанию мер по формированию надежной конфигурации системы безопасности
и эффективных практических действий по ее реализации.

Потеря данных
Потеря данных, на первый взгляд, не относится к факторам, угрожающим
безопасности системы, однако в действительности это не так. Последствия могут
быть серьезными независимо от причины потери данных — опрокинутой на пе
реносной компьютер чашки кофе или атаки из сети.
Имеются данные, что в 2002 году случаи потери данных имели место при
близительно на 6% персональных компьютеров предприятий. Наиболее часто
(42% случаев) данные терялись изза сбоев оборудования, в том числе сбоев жест
ких дисков и скачков напряжения питания. В 30% случаев данные терялись по ви
не пользователей, которые случайно удаляли нужные файлы или портили обору
дование, к примеру, роняли на пол переносной компьютер. 13% случаев потери
данных связано с повреждением программного обеспечения. Компьютерные ви
русы, в том числе заражающие загрузочный сектор и файлы, привели к потере
данных в 7% случаев. 5% случаев потери данных связаны с воровством (как пра
вило крадут переносные компьютеры). Остальные 3% случаев вызваны поврежде
нием оборудования в результате наводнений, ударов молний и перебоев с элект
роснабжением.
Величина ущерба, оцененного для каждого из подобных инцидентов, в
среднем составляет 2 550 долларов США (с учетом затрат на воссоздание утрачен
ных данных, ремонт и замену оборудования).
В пакете программ Office 2003 усиление защиты от потери данных проведе
но по двум направлениям. Вопервых, потеря данных в приложениях пакета ми
нимизирована при их разработке, благодаря изменению способа ведения отчетов
об ошибках в приложениях. На стадии разработки были выявлены и исправлены
режимы, при которых наиболее часто происходит потеря или повреждения доку
ментов. Вовторых, благодаря средству подготовки корпоративных отчетов об
ошибках предприятия получили возможность выполнять централизованный ана
лиз отчетности об ошибках. Участие в этой работе специалистов группы поддерж
ки корпорации «Майкрософт» дает возможность более точно выявлять причины

102
Система безопасности

возникновения проблем и осуществлять профилактические действия, направлен


ные на предотвращение потери данных (в этом случае их не придется и восстанав
ливать.

Раскрытие конфиденциальных данных


Компьютеры широко применяются для обработки данных, не подлежащих
широкой огласке. На домашних компьютерах значительная часть данных как пра
вило не включает в себя больших секретов, однако на предприятиях компьютеры
многих сотрудников нередко хранят такие сведения, которые нуждаются в защи
те от несанкционированного доступа.
Помимо собственно данных, многие документы содержат метаданные, ко
торые также требуется защищать, к примеру, скрытый текст, фамилия автора, из
менения, внесенные в документ в режиме исправлений. Такие метаданные полез
ны тем, что позволяют отслеживать сведения о документе, однако при его
распространении иногда их требуется скрыть.
В пакете программ Office 2003 предусмотрены следующие способы пони
жения риска раскрытия конфиденциальных данных:
◆ Приложения Word, Access и Excel позволяют надежно зашифровать
содержимое документа, чтобы его не могли прочесть посторонние.
◆ Документы приложений Word, Access, Excel и PowerPoint возможно
защитить паролем, после чего открыть или изменить такой
документ без ввода пароля будет невозможно.
◆ Приложения Word, Excel и PowerPoint позволяют сохранить файл с
удалением всех важных метаданных.
◆ Приложение Outlook дает возможность подписывать цифровой
подписью и шифровать по стандарту S/MIME сообщения
электронной почты и имеющиеся в них вложения с целью
защитить от несанкционированного изменения и перехвата.

Атаки посредством злонамеренных программ


Широкое распространение Интернет предоставляет большие возможности
не исключительно для бизнеса, однако и для злонамеренных действий. По дан
ным исследований контрразведки ФБР, за 2002, ущерб от атак такого рода достиг
7 000 долларов на один компьютер, не считая затрат времени на обнаружение и
обезвреживание проводимой атаки. Возможные формы атак: отказ в обслужива
нии, проникновение в сеть.

Вирусы
Вирусом называется программа, которая копирует сама себя. Хотя под оп
ределение вируса попадает любая саморазмножающаяся программа, большинст
во вирусов в настоящее время пишутся с целью повредить программы и данные.
Существует несколько методов заражения компьютеров и распространения виру
сов. Пользователям пакета Office важнее всего знать о макровирусах, которые пи
шутся на макроязыке VBA (Visual Basic for Applications). Языку VBA пакет Office
обязан гибкостью и мощными возможностями, однако эти же возможности могут

103
Система безопасности

использоваться и макровирусами. К счастью, пакет Office 2003 включает в себя


ряд средств защиты от макровирусов:
◆ Внесенные в объектную модель Office изменения позволяют
усилить контроль за действиями, выполняемыми сценариями,
макросами и программами. К примеру, по умолчанию доступ к
адресной книге разрешен исключительно тем программам, которые
укажет пользователь, и исключительно на определенный период
времени.
◆ Для того, чтобы предотвратить распространение вирусов, в
приложении Outlook блокируются 38 типов файлов, отправляемых
в сообщениях в виде вложений — для просмотра и сохранения этих
файлов требуется согласие пользователя. Таким способом резко
сокращается риск случайного открытия зараженного файла и
попадания вируса в сеть предприятия.
◆ Встроенный антивирусный интерфейс API дает возможность
независимым производителям писать антивирусные программы,
выполняющие перед открытием документов Office их сканирование
сразу же после того, как приложение выдаст запрос на открытие
соответствующего документа.

Такие продукты служат дополнением к другим видам антивирусных про


грамм, используемых на рабочих станциях и серверах.

Элементы управления ActiveX


Элементы управления ActiveX обеспечивают использование в пакете Office
2003 и обозревателе Internet Explorer множества полезных функциональных воз
можностей. Вместе с тем, поскольку элементы управления ActiveX фактически яв
ляются исполняемыми программными модулями, злоумышленник имеет воз
можность написать такой элемент управления ActiveX, который будет похищать,
портить информацию или же наносить какойлибо ущерб иного рода. В целях за
щиты от вредоносных элементов управления в пакете Office 2003 пользователь при
работе с пакетом Office 2003 может разрешить использование исключительно тех
элементов управления ActiveX, которые подписаны цифровой подписью их раз
работчиков.

104
Система безопасности

Глава 2.
Технологии безопасности в пакете Office 2003
В пакете программ Office 2003 применяются несколько методов обеспече
ния безопасности приложений и документов. Для того, чтобы создать безопасную
среду для приложений и данных пользователей, полезно ознакомиться с основа
ми этих методов защиты. В системе безопасности Office 2003 возможно выделить
шесть функциональных областей:
◆ Цифровые подписи
◆ Подписывание кода
◆ Управление доступом
◆ Защита личных и конфиденциальных сведений
◆ Усовершенствования безопасности приложения Outlook
◆ Усовершенствованное восстановление данных
Выбор подходящих параметров безопасности поможет обезопасить сеть
предприятия от описанных выше рисков.

Цифровые подписи
Цифровой сертификат возможно рассматривать как электронный вариант
удостоверения личности, к примеру, паспорта или водительских прав. Процесс
проверки и выдачи цифрового сертификата напоминает процесс выдачи физиче
ского удостоверения личности. Центр сертификации сначала проверяет сведения
о разработчиках программного обеспечения, а после этого выдает им цифровые
сертификаты.
Цифровой сертификат включает в себя сведения о лице, которому он вы
дается, и о сертификационном центре, выдавшем этот сертификат. Кроме этого,
если центр сертификации был сертифицирован одним или несколькими выше
стоящими по иерархии центрами сертификации, сведения об этом также будет со
держаться в сертификате. Удостоверяющая информация цифрового сертификата,
использованного для подписи программ, элементов управления ActiveX и доку
ментов, хранится вместе с подписанными элементами в безопасной форме, допу
скающей возможность проверки, чтобы пользователь мог просмотреть ее и уста
новить отношения доверия.
Для подписывания публикуемого программного обеспечения и проверки
целостности самого сертификата предназначена технология шифрования, кото
рая называется шифрование открытым ключом. При шифровании открытым
ключом применяется взаимосвязанная пара ключей — открытый ключ и закры
тый ключ. При использовании алгоритмов шифрования открытым ключом вы
полняется одностороннее преобразование данных, при котором расшифровать
данные, зашифрованные закрытым ключом, возможно исключительно соответст
вующим ему открытым ключом.
Кроме этого, в каждом из этих ключей предназначен достаточно большое
значение, чтобы сделать практически невозможным получение закрытого ключа

105
Система безопасности

по соответствующему ему открытому ключу посредством какихлибо вычисли


тельных методов было невозможно. Подобный открытый ключ может быть досту
пен широкому кругу пользователей без ущерба для безопасности.
Используя информацию, содержащуюся в цифровом сертификате, цифро
вая подпись защищает передаваемые данные от несанкционированного доступа и
служит удостоверением отправителя. С этой целью подписывающая программа
генерирует для блока данных (к примеру, документа или сетевого пакета) уни
кальную последовательность знаков. Далее эта уникальная последовательность
(другие ее названия: контрольная сумма, хеш) шифруется закрытым ключом под
писывающего лица, посему расшифровать ее может лишь обладатель его откры
того ключа. Хеш — это число, генерируемое для подписываемых данных по алго
ритму шифрования, к примеру, MD5 или SHA1. Главным свойством алгоритма
хеширования является практическая невозможность изменения данных без изме
нения соответствующего им значения хеша. Выполняемое цифровой подписью
шифрование хеша или контрольной суммы, а не самих данных, дает возможность
конечному пользователю убедиться, что полученные им данные не были измене
ны.

В случае, если требуется проверить цифровую подпись, получатель снача


ла проверяет соответствующий ей сертификат, чтобы убедиться, что срок его дей
ствия не истек, и цифровая подпись сохраняет свою силу. Далее программа полу
чателя расшифровывает контрольную сумму открытым ключом, содержащимся в
сертификате подписавшего лица. Затем программа вычисляет для данных, содер
жащихся в полученном файле, собственную контрольную сумму. В случае, если
контрольные суммы — вычисленная и расшифрованная — совпадают, то получа
тель убеждается в том, что полученные им данные были подписаны именно тем
лицом, который владеет закрытым ключом, и с тех пор эти данные не были изме
нены.
В пакете программ Office 2003 технология цифровых подписей применяет
ся для подписывания файлов, документов, презентаций, рабочих книг и макро
сов. В случае, если подписан весь файл, цифровая подпись гарантирует, что этот
файл не изменялся с момента подписывания. Так же и с макросами — если файл
включает в себя подписанные макросы, то использованный для подписи серти
фикат гарантирует, что они не изменялись с момента подписывания. Обратите
внимание на то, что подписывание файлов и подписывание макросов — это два
отдельных процесса.

106
Система безопасности

Подписывание кода
Подписывание кода очень схоже с использованием цифровой подписи. В
данном документе понятие «цифровая подпись» соотносится с процессом подпи
сывания документа, а «подписывание кода» — с подписыванием исполняемого
кода, в том числе макросов. Элементы управления ActiveX подписываются по тех
нологии Microsoft Authenticode, которая гарантирует, что код не был изменен с
момента выполнения подписи кода. В случае, если элемент управления или мак
рос подписан, то с высокой вероятностью возможно утверждать, что данный объ
ект создан именно тем, кем он подписан, и не был изменен.

Подпись не гарантирует, что тот, кто ее поставил, обладает высокой квали


фикацией и ему возможно безоговорочно доверять. Она лишь свидетельствует о
том, что объект создан именно этим конкретным человеком.

Глава 3.
Элементы управления ActiveX
В случае, если элемент управления ActiveX активирован, а также в случае,
когда пользователь пытается загрузить незарегистрированный элемент управле
ния ActiveX, приложение пакета Office 2003 проверяет, подписан ли этот элемент.
Реакция приложения зависит от установленного уровня безопасности.
◆ Высокая безопасность. Элемент управления ActiveX, не
подписанный доверенным центром сертификации, выполняться не
будет.
◆ Средняя безопасность. Пользователю предлагается принять или
отклонить цифровую подпись элемента управления. В случае, если
подпись будет принята, то элемент загрузится и начнет
выполняться.

107
Система безопасности

◆ Низкая безопасность. Элемент управления ActiveX выполняется без


предупреждения, независимо от наличия и происхождения
цифровой подписи. Корпорация «Майкрософт» не рекомендует
этот уровень безопасности.
После регистрации элемента управления в системе пользователя диалого
вые окна с запросами на разрешение выполнения выводиться больше не будут.
Установленный элемент управления считается безопасным даже в том случае, ес
ли он в момент установки не был подписан. В случае, если требуется подписать
элемент управления, чтобы его могли использовать другие пользователи, получи
те сертификат в какомлибо центре сертификации, к примеру, в центре VeriSign.
Центр сертификации возможно также создать посредством служб управления сер
тификатами, включенными в операционные системы Windows 2000 Server и
Windows 2000 Advanced Server.

Глава 4.
Макросы
Макрос создается пользователем и представляет собой последовательность
команд и инструкций приложения, сгруппированных в виде отдельной команды
с целью автоматизации выполнения соответствующей задачи. В случае, если ка
куюлибо задачу в приложении приходится выполнять часто, ее возможно авто
матизировать, написав макрос. Имеет смысл также писать более сложные макро
сы, чтобы ускорить выполнение задач и расширить возможности встроенных в
Office функций, таких как слияние в приложении Word и средства анализа в при
ложении Excel. Макросы применяются в следующих целях:
◆ Ускорение модифицирования и форматирования.
◆ Объединение нескольких команд. К примеру, вставка таблицы с
заданными размерами, границами и количеством строк и столбцов.
◆ Упрощение доступа к параметрам в диалоговом окне.
◆ Автоматизация сложной последовательности задач.
Макросы возможно хранить как в документах, так и в шаблонах. В послед
нем случае макрос доступен в любом документе, созданном на основе шаблона. К
примеру, в приложении Word макрос, записанный пользователем, по умолчанию
сохраняется в шаблоне Normal.dot, посему доступен в любом документе Word.
Подписывание макросов дает возможность разрешить выполнение лишь
заранее указанных макросов. Имеется также возможность разрешить или запре
тить выполнение неподписанных макросов, а также составить список доверенных
сертификатов, которые будут использоваться в сети предприятия для проверки
подлинности. Макросы, подписанные цифровым сертификатом, созданным са
мим пользователем, называются макросами с собственной подписью, поскольку
такой сертификат выдан неофициальным центром сертификации. Созданные
пользователем сертификаты считаются непроверенными, посему они генерируют
предупреждающие сообщения при значениях безопасности Высокая и Средняя.

108
Система безопасности

Смарттеги относятся к числу новых возможностей пакета Office 2003. Они


позволяют разработчикам писать подключаемые модули, которые распознают в
документах Office данные и добавляют информацию о свойствах на основе техно
логии XML. К примеру, подключаемый модуль смарттегов может распознать по
рядковые номера UPS или FedEx и предоставить пользователям прямой способ
отслеживать пакеты непосредственно из приложений Word и Excel. Подключае
мые модули являются исполняемым кодом, однако поскольку они не относятся к
элементам управления ActiveX, рассматриваются как часть подсистемы безопас
ного использования макросов. В случае, если в приложении установлен Высокий
уровень безопасности для макросов, то неподписанные подключаемые модули
смарттегов не загружаются. В случае, если установлена Средний уровень безопас
ности, то пользователь получит предупреждающее сообщение относительно того,
что приложение собирается загрузить неподписанный код. Для того, чтобы под
ключаемые модули смарттегов работали при высоком уровне безопасности, их
стоит подписать.
В пакете программ Office 2003 предусмотрены методы управления безопас
ностью приложений и документов посредством различных способов управления
доступом. Для того, чтобы создать безопасную среду для приложений и данных
пользователей, полезно познакомиться со следующими параметрами доступа,
связанными с обеспечением безопасности.

Настройка уровня безопасности для макросов


Одна из важнейших задач приложений пакета Office связана с обеспечени
ем безопасного использования макросов. Макросы очень полезны, поскольку
позволяют повысить эффективность выполнения задач в приложениях, однако в
то же время макросы потенциально опасны, поскольку они могут, к примеру, осу
ществлять транспортировку таких известных вирусов, как Melissa и ILOVEYOU.
Настройка уровня безопасности для макросов в пакете Office 2003 обеспечивает
ся посредством соответствующих параметров безопасности.
Для большинства приложений пакета Office 2003 на вкладке «Безопасность»
возможно выбрать следующие значения безопасности.
◆ Высокая. Разрешается запуск исключительно подписанных
макросов из надежных источников. Неподписанные макросы
отключаются в автоматическом режиме.
◆ Средняя. Решение о запуске потенциально опасных макросов
принимается пользователем. При открытии документа с макросами
появляется диалоговое окно, в котором стоит либо разрешить, либо
запретить запуск макросов.
◆ Низкая. Все макросы запускаются без предупреждающих
сообщений.
Администратор имеет возможность установить уровень безопасности для
нескольких пользователей или всей организации посредством мастера выбороч
ной установки, мастера настройки сопровождения, мастера профилей Office, ре
дактора системной политики или возможности операционной системы Windows
ХР, позволяющей задавать групповую политику.

109
Система безопасности

Важно: В случае, если установлена Низкая безопасность, то приложения


пакета Office не будут предупреждать о запуске макросов, то есть их запуск не по
требует согласия пользователя. Так как это сопряжено с риском, корпорация
«Майкрософт» не рекомендует устанавливать значение параметра безопасности
Низкая.
В целях защиты от опасных вирусов, которые могут содержаться в докумен
тах Office, в процессе установки пакета Office 2003 для приложений Microsoft
Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint устанавливается
Высокий уровень безопасности. При Высоком уровне безопасности возможно за
пускать исключительно подписанные макросы из надежных источников и собст
венные макросы, если установленные надстройки и шаблоны являются надежны
ми. Неподписанные макросы отключаются в автоматическом режиме.

Глава 5.
Надежные источники
Нередко пользователи принимают решения о надежности исполняемых
модулей наугад. Список надежных источников пакета Office дает возможность
администратору разрешить выполнение на компьютерах пользователей исключи
тельно тех исполняемых модулей, которые подписаны и получены от поставщи
ков из списка надежных источников. При том требуется, чтобы цифровой
подписью был подписан каждый исполняемый модуль. Цифровая подпись иден
тифицирует источник и обеспечивает безопасность выполнения кода.
В пакете программ Office 2003 администратор имеет возможность включать
и отключать использование списка надежных источников (в качестве установки
по умолчанию). В случае, если использование надежных источников включено, то
любой устанавливаемый код (к примеру, COMнадстройки, дополнительные про
граммы, исполняемые файлы) в автоматическом режиме копируется или испол
няется на компьютере пользователя исключительно при том условии, что цифро
вая подпись этого кода принадлежит надежному источнику.

Глава 6.
Защита документов
В приложениях пакета Office 2003 предусмотрены различные методы защи
ты документов. Они дополняют средства уровня операционной системы, такие
как применяемая в операционной системе Windows ХР файловая система EFS
(Encrypting File System — шифрованная файловая система) и полномочия на уров
не файловой системы или общих ресурсов.

Управление доступом к файлам


В приложениях Word, Excel и PowerPoint предусмотрены три вида защиты,
препятствующие открытию или изменению файла посторонними лицами.
◆ Защита, ограничивающая возможности открытия файла. Для того,
чтобы открыть файл, требуется ввести пароль. Фактически

110
Система безопасности

документ зашифрован (алгоритм шифрования указывается


пользователем), посему прочесть его возможно исключительно
после ввода пароля.
◆ Защита, ограничивающая возможности изменения файла. При
этом виде защиты для открытия файла не требуется пароля, однако
изменить файл и сохранить изменений без пароля невозможно.
◆ Защита с рекомендацией открыть файл исключительно для чтения.
Пользователю предлагается открыть файл исключительно для
чтения, однако он имеет возможность открыть файл в режиме
чтениязаписи без ввода пароля.
Создатель документов в автоматическом режиме получает право на чтение
и запись собственных файлов.

Цифровые подписи и шифрование


Раньше для использования шифрования и цифровых подписей пользовате
ли пакета Office должны были получить, установить и сопровождать продукты
независимых производителей, к примеру, Pretty Good Privacy (PGP). Это было
слишком обременительно для большинства пользователей, даже для тех, требова
ния безопасности которых вполне удовлетворялись средствами шифрования и
подписи.
Шифрование документа необходимо для того, чтобы прочесть его могли
лишь лица, обладающие соответствующими полномочиями. Такие полномочия
могут подтверждаться просто паролем, цифровым сертификатом, смарткартой
или какимлибо иным средством. При шифровании документа указывается набор
защищающих его полномочий. Снять защиту с документа может любой облада
тель этих полномочий.
Любой файл в приложениях Word, PowerPoint и Excel возможно подписать
цифровой подписью или зашифровать, либо одновременно подписать и зашиф
ровать, указав соответствующие параметры на вкладке «Безопасность» диалогово
го окна «Параметры».
Важно: Зашифрованные файлы нет возможности проиндексировать ни
средствами программы поиска файлов, ни службами SharePoint Team Services.
Криптографическое средство для шифрования документа (поставщик
криптографических служб) выбирается после нажатия кнопки «Дополнительно»
на вкладке «Безопасность». В пакете программ Office может использоваться уста
новленный в системе интерфейс CryptoAPI. Кроме этого, доступны поставщики
«Слабое шифрование (XOR)» и «Совместимое с Office ХР/2000». Имеет смысл так
же указать длину ключа для тех типов поставщиков, которые поддерживают пере
менную длину ключа (однако стоит помнить, что доступная длина ключа зависит
от уровня шифрования соответствующей операционной системы). Документы,
зашифрованные посредством CryptoAPI, открыть в более ранних версиях Office
невозможно.

111
Система безопасности

Глава 7.
Антивирусный интерфейс
В случае, если на компьютере установлена антивирусная программа, сов
местимая с антивирусным интерфейсом API пакетов Microsoft Office ХР и
Microsoft Office 2003, то она может сканировать документы на предмет поиска из
вестных ей вирусов перед тем, как приложение откроет этот документ. В случае,
если в файле обнаружится вирус, пользователь получит об этом сообщение до то
го, как этот файл будет активирован или отображен в рабочей области приложе
ния.
В случае, если на компьютере установлена антивирусная программа, сов
местимая с антивирусным интерфейсом API пакета Office, то сообщение отобра
жается в нижней части диалогового окна безопасности, в котором устанавливает
ся уровень безопасности для макросов, используемых в данном приложении. В
случае, если же совместимая с интерфейсом API антивирусная программа не ус
тановлена, то в нижней части диалогового окна безопасности отображается сооб
щение «Антивирусная программа не установлена».

Глава 8.
Особенности системы защиты, применяемой в
различных приложениях
Функции и возможности разных приложений различны, посему и виды за
щиты содержимого документов также отличаются. Такие виды защиты дополня
ют возможности защиты документов и рабочих книг паролем.
Установку и снятие защиты с отдельных документов при помощи пароля
возможно частично автоматизировать средствами языка VBA, а также отключить,
выполнив соответствующую настройку групповой политики, в тех ситуациях, ког
да требуется запретить пользователям доступ к указанным возможностям защиты.
Однако встраивание пароля непосредственно в саму программу не рекомендует
ся, поскольку это может привести к ослаблению безопасности. Методы усиления
защиты посредством пароля рекомендуется применять как дополнение к шифро
ванию и прочим методам защиты.
Документация с рекомендациями по усилению системы безопасности по
средством паролей находится по адресу: http://www.microsoft.com/NTServer/secu
rity/deployment/planguide/password.asp
Обратите внимание, что защита отдельных элементов документа от изме
нения описанными далее методами не обеспечивает полной безопасности, по
скольку сами защищенные элементы не шифруются. К примеру, коды полей воз
можно просмотреть таким текстовым процессором как «Блокнот», а скрытые на
листе Excel ячейки возможно просмотреть следующим способом: скопировать тот
диапазон листа, который включает в себя скрытые ячейки, поместить его в новый
лист, а после этого применить команду Показать.

112
Система безопасности

Защита документов в приложении Word


Для того, чтобы запретить вносить в документ изменения, в меню Сервис
дайте команду Параметры, а после этого на вкладке Безопасность нажмите на
кнопку Защитить документ. Появится диалоговое окно, в котором возможно вы
брать следующие варианты защиты:
◆ Запись исправлений. В случае, если выбран этот переключатель, то
пользователю разрешается вносить в документ изменения, при
этом все изменения записываются и видны на экране, а автор
исправлений имеет право их принимать и отклонять. Другие
пользователи не могут в защищенном таким способом документе
отключить запись исправлений, принять или отклонить их.
◆ Примечания. Этот переключатель разрешает пользователю
вставлять примечания, однако запрещает изменять содержимое
документа.
◆ Формы. Этот переключатель разрешает изменять исключительно
поля форм и незащищенные разделы, а другие изменения
запрещает.
◆ Разделы. Этот переключатель дает возможность защитить
отдельный раздел документа. Раздел — это часть документа,
отличающаяся от остальной его части параметрами
форматирования. Посредством настройки параметров форм и
разделов возможно создать документ с несколькими разделами,
содержащий формы и инструкции, в котором некоторые области
защищены от изменений, а остальные разрешено изменять.
В случае, если в поле Пароль ввести пароль, то любой пользователь, кото
рый укажет в документе этот пароль, сможет принимать и отклонять исправления,
вставлять, удалять и изменять комментарии, изменять защищенные поля форм,
снимать защиту с документа.

Защита книги в приложении Excel


Помимо защиты паролем и шифрования файлов, приложение Excel дает
возможность защитить дополнительные элементы листа или книги.
В меню Сервис ➪ Защита имеется четыре следующих команды:
◆ Команда Защитить лист дает возможность защитить выделенные
ячейки листа, чтобы запретить изменять ячейки и заблокированные
ячейки. Для того, чтобы установить или снять блокировку ячеек, в
меню Формат активизируйте опцию Ячейки. Защита листа дает
возможность также разрешить или запретить пользователям
выполнять на листе некоторые операции, к примеру,
форматировать ячейки, строки и столбы, вставлять и удалять
строки и столбцы, изменять и вставлять гиперссылки, изменять
различные типы объектов.
◆ Команда Разрешить изменение диапазонов дает возможность
предоставить отдельным группам, пользователям или компьютерам

113
Система безопасности

возможность изменять отдельные ячейки и диапазоны ячеек


защищенного листа.
◆ Команда Защитить книгу дает возможность указать элементы книги,
которые должны быть защищены, а также задать пароль, чтобы
посторонние лица не могли снять защиту.
◆ Команда Защитить книгу и дать общий доступ разрешает совместное
использование книги несколькими пользователями и включает
запись исправлений. Это предоставляет пользователям
возможность вносить исправления, отображаемые в документе. Для
отключения записи исправлений требуется ввести пароль. В книге,
которая уже использовалась совместно, установить защиту на
общий доступ и запись исправлений попрежнему можно, а
назначить пароль возможно исключительно после изъятия книги из
общего доступа.

Защита документов в приложении PowerPoint


Так же как другие приложения пакета Office 2003, PowerPoint поддержива
ет настройку уровней безопасности для макросов. Это приложение также поддер
живает шифрование файлов при хранении, добавление цифровой подписи фай
ла, удаление из файла личных сведений перед его сохранением.

Защита данных в приложении Access


Приложение Access включает в себя ряд методов управления уровнем до
ступа пользователей к базе данных Access и ее объектам. Такие методы описаны
ниже:
◆ Отображение и скрытие объектов в окне базы данных. Этот
простейший способ защиты дает возможность защитить объекты
базы данных от других пользователей путем скрытия этих объектов
в окне базы данных. Это самый слабый метод, поскольку скрытые
объекты относительно легко сделать видимыми.
◆ Шифрование и расшифровка базы данных Access. Шифрование базы
данных Access сжимает ее файл и делает ее недоступной для чтения
посредством служебных программ, текстовых процессоров и
прочих подобных средств. Расшифровка базы данных
восстанавливает ее исходное состояние. Однако шифрование
незащищенной другими способами базы данных тоже не
обеспечивает высокой безопасности, поскольку любой обладатель
пароля получает доступ ко всем объектам базы данных. Тем не
менее шифрование полезно, к примеру, если базу данных
необходимо отправить электронной почтой или хранить на дискете,
магнитной ленте или компактдиске. Для того, чтобы зашифровать
базу данных, необходимо быть ее владельцем, а если она
защищена, то необходимо входить в список группы
администраторов в информационном файле рабочей группы,
который включает в себя учетные записи, используемые для
защиты базы данных. Помимо этого, требуются полномочия на
открытие, выполнение и открытие в монопольном режиме,

114
Система безопасности

поскольку для шифрования базу данных необходимо открыть в


монопольном режиме.
◆ Защита паролем. Еще один способ защиты — установить пароль
доступа к базе данных. В случае, если пароль установлен, то при
попытке доступа к базе данных появляется диалоговое окно, в
котором необходимо ввести этот пароль. Этот способ прост в
применении и обеспечивает относительную безопасность,
поскольку пароль в базе данных Access зашифровывается и
становится недоступным для прямого чтения в ее файле. Защита
паролем действует исключительно при открытии базы данных. А
после открытия все ее объекты доступны пользователю, если не
защищены другими средствами. Этот способ возможно применять
в случае, если база данных совместно используется небольшой
группой пользователей или на отдельном компьютере.
Важно: Не применяйте пароль при репликации базы данных. При исполь
зовании пароля синхронизация реплицированных баз данных невозможна.
◆ Безопасность на уровне пользователей. Лучший способ обезопасить
базу данных — применять защиту на уровне пользователей во всех
случаях, когда возможно установить различные уровни доступа к
существенным данным и объектам базы данных. В случае, если база
данных защищена с применением уровней доступа, то для ее
запуска пользователю необходимо ввести пароль. Приложение
Access читает информационный файл рабочей группы, в котором
каждый пользователь обозначен уникальным кодом. На основе
этого кода и пароля определяется уровень доступа и объекты, к
которым пользователю разрешен доступ.
Эту задачу упрощает мастер, с помощью которого защита базы данных
Access устанавливается посредством процесса, состоящего всего из одного шага.
Более того, благодаря применению общих схем безопасности, мастер минимизи
рует или даже устраняет необходимость использовать команду Защита в меню
Сервис.
После запуска этого мастера появляется возможность создавать собствен
ные группы пользователей, запросы, формы, отчеты и макросы, удалять и присва
ивать отдельным пользователям и группам разрешения на доступ к базе данных и
содержащимся в ней таблицам.
Имеет смысл также установить разрешения, присваиваемые по умолчанию
в процессе создания в базе данных новых таблиц, запросов, форм, отчетов и мак
росов.
◆ Запрет пользователям на репликацию базы данных, установку паролей
и параметров автозагрузки. В среде с несколькими пользователями
нередко возникает необходимость запретить им копировать базу
данных. В случае, если копирование разрешено, то пользователи
имеют возможность копировать совместно используемые базы
данных, добавлять в них поля и выполнять другие изменения, к
примеру, устанавливать пароль, снимать защиту с паролем,
изменять свойства автозагрузки. Имея возможность выполнять эти

115
Система безопасности

изменения, пользователь может запретить своим коллегам доступ к


свойствам базы данных, либо изменить ее таким образом, что она
будет работать не так, как требуется.
В случае, если безопасность общей базы данных на уровне пользователей
не определена, то запретить пользователям указанные выше изменения невоз
можно. В случае, если же безопасность на уровне пользователей определена, то
пользователь или группа может реплицировать базу данных, устанавливать пароль
и изменять свойства автозагрузки исключительно в том случае, если имеет права
администратора. Права администратора имеют исключительно члены группы ад
министраторов данной рабочей группы.
В случае, если пользователя или группу лишить прав администратора, то
выполнять упомянутые изменения они не смогут. Права администратора присва
иваются пользователю или группе исключительно в случае необходимости выпол
нить какуюлибо из этих задач. Права доступа для выполнения каждой из указан
ных задач возможно присваивать и отменять независимо от других прав.
◆ Зоны безопасности. В приложение Access добавлены возможности
поддержки зон безопасности при обращении к удаленным базам
данных через сеть. Для того, чтобы определить, находится ли
удаленная база данных в надежной зоне безопасности, приложение
Access использует параметры безопасности, установленные в
обозревателе Internet Explorer 4.0 и более поздних версий. В
обозревателе Internet Explorer весть Интернет подразделяется на
зоны, что дает возможность отнести webсайт к зоне
соответствующего уровня безопасности.
При каждой попытке отрыть или загрузить базу данных с webузла, прило
жение Access посредством диспетчера безопасности обозревателя Internet Explorer
определяет, в какую зону безопасности входит этот webсайт.
◆ Зона Internet. По умолчанию к этой зоне относятся все webузлы,
кроме вашего компьютера и webсайтов, отнесенных к интрасети и
другим зонам. По умолчанию для Зоны «Internet» установлен
средний уровень безопасности.
◆ Зона Местная интрасеть. Эта зона как правило включает в себя
адреса, не требующие использования проксисервера, что
определяется системным администратором. Сюда относятся web
узлы, указанные на вкладке Подключения, сетевые пути (к примеру,
\\сервер\общая папка) и узлы местной интрасети (как правило, их
адреса не содержат точек, к примеру, http://внутренний). Назначать
этой зоне узлы может сам пользователь. По умолчанию для зоны
«Местная интрасеть» установлен уровень безопасности «Ниже
среднего».
◆ Зона Надежные узлы. Эта зона включает в себя узлы, которым вы
доверяете, то есть можете загружать с них файлы и запускать их с
уверенностью, что они не причинят вреда компьютеру и данным.
Назначать этой зоне узлы может сам пользователь. По умолчанию
для зоны «Надежные узлы» установлен уровень безопасности
«Низкий».

116
Система безопасности

◆ Зона Ограниченные узлы. Эта зона включает в себя узлы, которым


вы не доверяете, то есть опасаетесь загружать с них файлы и
запускать их, поскольку не исключена вероятность, что они
причинят вред компьютеру или данным. Назначать этой зоне узлы
может сам пользователь. По умолчанию для зоны «Ограниченные
узлы» установлен уровень безопасности «Высокий».
Предполагается также, что все уже существующие на вашем компьютере
файлы полностью безопасны, посему им присвоены минимальные значения па
раметров безопасности. Присвоить зону безопасности папке или диску компью
тера нельзя.
В приложении Access открываются исключительно те файлы, которые на
ходятся в зонах Местная интрасеть и Надежные узлы. Файлы из Зон Internet и Ог)
раниченные узлы не открываются. Изменение уровня безопасности зоны на при
ложении Access не влияет.

Глава 9.
Защита личных и конфиденциальных сведений
В пакете программ Office 2003 имеются два важных усовершенствования за
щиты личных и секретных сведений — возможность шифровать документы, что
бы не допустить их чтения посторонними лицами, и набор функций для более
эффективного управления метаданными, называемыми также свойствами доку
мента. Метаданные в документе Office — это сведения о документе (к примеру, на
звание документа, его автор), облегчающие поиск документа в случае, если не из
вестно его точное местоположение.

Шифрование
Приложения Word, PowerPoint и Excel позволяют шифровать документы
при их сохранении посредством вкладки «Безопасность».
Указываемый при этом пароль используется в качестве общего секретного
ключа для шифрования документа (то есть алгоритмы шифрования открытым
ключом не используются). Обратите внимание, что пароль не хранится ни в доку
менте, ни гделибо еще, посему при утере пароля восстановить содержимое доку
мента невозможно. Это сделано в целях повышения безопасности, поскольку хра
нение пароля облегчает задачу его выявления.

Удаление личных сведений


В пакете программ Office 2003 метаданными называются данные об авторе
и редакторах документа. Такие сведения иногда бывают очень полезны. Те при
ложения пакета Office 2003, которые поддерживают запись исправлений, хранят
данные о том, что было изменено, кем и когда. Эта информация дает возможность
отображать исправления и удалять их частично или полностью, если необходимо
восстановить исходный вид документа.
Метаданные хранятся как часть документа. Это означает, что прочесть их
возможно исключительно в том случае, если можно прочесть сам документ. Заши
фрованный документ Office 2003 прочесть нет возможности (шифрование выпол

117
Система безопасности

няется либо средствами безопасности пакета Office 2003, либо средствами других
производителей ПО, к примеру PGP, либо посредством таких механизмов, как
шифрующая файловая система EFS операционной системы Windows). Однако
распространять документы в зашифрованном виде неудобно. В этом случае перед
распространением документа желательно удалить из него все секретные метадан
ные. Приложения Word, PowerPoint и Excel позволяют удалить из файла все лич
ные сведения (в том числе фамилию автора и сведения о затратах времени на ре
дактирование), установив флажок «Удалить личные сведения из файла при его
сохранении» на вкладке «Безопасность» диалогового окна, которое вызывается ко
мандой меню «Параметры».
Важно: Эта операция выполняется отдельно для каждого файла. Общего
для всех файлов параметра удаления метаданных нет.
В приложении Word также предусмотрена возможность указать вывод на
экран предупреждения о наличии в файле метаданных (включая исправления и
примечания) — перед сохранением, печатью и отправкой файла электронной поч
той. Это предупреждение носит характер совета; если метаданные в самом деле
требуется удалить, пользователь должен проделать это самостоятельно.

Глава 10.
Усовершенствования безопасности приложения
Outlook
В приложении Outlook имеются усовершенствованные средства безопасно
сти для электронной почты. К ним относятся поддержка меток безопасности (к
примеру, СЕКРЕТНО, СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО, КОНФИДЕНЦИАЛЬНО)
и подписанных подтверждений получения, благодаря которой обеспечивается бо
лее безопасный обмен сообщениями электронной почты и выполняются требова
ния, предъявляемые к участию в системе обмена сообщениями Минобороны
США (DMS).
По умолчанию Outlook использует необязательные возможности из обнов
ления системы безопасности Outlook. При стандартной установке приложения
Outlook сохраняются параметры безопасности, установленные в прежней версии
Outlook, однако в Outlook 2003 настройка этих параметров осуществляется более
просто.
Обновление системы безопасности обеспечивает более высокий уровень
защиты, однако в то же время ограничивает функции приложения Outlook. К этим
ограничениям относятся следующие:
◆ ограничения на отправку и получение некоторых типов вложений;
◆ более строгие значения параметров безопасности, принимаемых по
умолчанию;
◆ ограниченный доступ к контактным и адресным данным Outlook
для кода, использующего объектный режим Outlook.
Администратор имеет возможность настроить параметры безопасности
Outlook в соответствии с требованиями своей организации. К примеру, он может

118
Система безопасности

указать, какие типы вложений должны блокироваться приложением Outlook, из


менить уровни безопасности и предупреждений, задать уровни безопасности
пользователей и групп.

Безопасность вложений
Одна из главных угроз безопасности организаций исходит от вирусов, со
держащихся во вложениях сообщений электронной почты. Вложенный в сообще
ния электронной почты злонамеренный код может содержать червей и вирусов.
Заразив один компьютер, они могут быстро распространяться на другие компью
теры благодаря сетевой природе почтовых систем.
В целях защиты от вирусов приложение Outlook определяет тип каждого
вложенного в сообщение файла и проверяет, существует ли этот тип во внутрен
нем списке запрещенных типов вложенных файлов. Администратор также может
создать свой список в общей папке Exchange, которым будут пользоваться почто
вые клиенты Outlook его организации. Каждому типу файлов в этом списке при
сваивается свой уровень.
◆ Уровень 1. Данный уровень присваивается файлам с расширениями
BAT, EXE, VBS и JS. Такие файлы блокируются таким образом, что
пользователи не могут просмотреть их и получить к ним доступ. В
папке «Входящие» в столбце вложений отображается скрепка,
означающая, что в сообщение включает в себя вложение, а над
сообщением — список блокированных вложенных файлов. В
случае, если пользователь отправляет сообщение с файлом, типу
которого присвоен уровень 1, появляется предупреждение о том,
что получатели с почтовым клиентом Outlook, вероятно, не имеют
доступа к этому типу файлов.
◆ Уровень 2. Все остальные типы файлов. В случае, если сообщение
включает в себя вложение уровня 2, отображается пиктограмма
вложения. Двойной «клик» по этой пиктограмме вызывает окно, в
котором предлагается сохранить вложение на жестком диске; до
сохранения файл нельзя открыть или запустить. После сохранения
вложения на жестком диске указанные выше ограничения снима
ются.

Получение вложений
При получении сообщения с вложением, в столбце вложений папки «Вхо)
дящие» появится пиктограмма скрепки, означающий, что сообщение имеет вло
жение. При открытии сообщения вложение блокируется, а в информационной
полосе появляется сообщение, в котором поясняется, что произошло.
Команды Сохранить вложения и Просмотреть вложения меню Файл в этом
случае недоступны. В случае, если сообщение включает в себя несколько вложе
ний, то запрещенные вложения блокируются, а остальные доступны. При откры
тии такого вложения отображается то же самое предупреждение, однако те фай
лы вложений, расширения которых не внесены в список запрещенных, доступны.
Для безопасных вложений команды Сохранить вложения и Просмотреть вложения
доступны.

119
Система безопасности

При попытке открыть файл вложения уровня 2 появляется диалоговое ок


но предупреждения системы безопасности вложения
Работа с остальными типами документов ведется как обычно. К примеру,
файлы с расширениями DOC и XLS возможно открывать сразу, а потом сохранять
на жесткий диск.

Отправка вложений
В случае, если вы вложите файл в сообщение электронной почты, то при
отправке сообщения Outlook выполнит проверку типа этого файла. В случае, ес
ли он внесен в список запрещенных типов файлов, то появится предупреждение
о том, что пользователи Outlook, вероятно, не смогут открыть этот файл. При на
жатии кнопки Да сообщение отправляется вместе с вложением. В случае, если у
получателей обновлены параметры безопасности, это вложение будет заблокиро
вано. При нажатии кнопки Нет сообщение не отправляется, его возможно изме
нить и удалить вложение. (Обратите внимание, что указанные действия приложе
ния возможно отменить посредством описанных ниже элементов управления.)

Безопасность адресной книги


Описанные далее шаблоны возможно настроить таким образом, чтобы из
менить некоторые в автоматическом режиме функции Outlook. Новая версия
Outlook запрещает программам в автоматическом режиме доступ к адресной кни
ге и списку контактов, а также запрещает им отправлять сообщения от вашего
имени. Программный доступ к контактной информации — орудие обоюдоострое.
С одной стороны, он очень полезен тем, что дает возможность некоторым про
граммам (к примеру, ActiveSync и Palm Desktop) обращаться к контактной инфор
мации, а с другой стороны тот же самый интерфейс может использоваться виру
сами и другими опасными и самораспространяющимися программами.
К примеру, если программа попытается обратиться к вашей адресной кни
ге, то на экране появится предупреждение. Имеет смысл разрешить доступ для
данного сеанса, не указывая длительности, либо активизировать флажок «Разре)
шить доступ на», а после этого указать промежуток времени до 10 минут. В случае,
если вы не хотите предоставить программе доступ к своей адресной книге, нажми
те на кнопку «Нет».
В случае, если другая программа пытается извлечь контактную информа
цию, появляется предупреждение

Зона «Ограниченные узлы»


По умолчанию в Outlook установлена зона безопасности «Ограниченные уз)
лы» (а не «Internet»), в которой выполнение активированных сценариев по умол
чанию отключено. В зоне безопасности «Ограниченные узлы» отключено боль
шинство в автоматическом режиме сценариев и запрещено открытие без
разрешения элементов управления ActiveX. Это нововведение помогает защитить
пользователей от большинства вирусов, распространяющихся посредством сце
нариев.
Для того, чтобы изменить параметры безопасности Outlook вручную, в ме
ню «Сервис» дайте команду «Параметры» и перейдите на вкладку «Безопасность».

120
Система безопасности

Защита сообщений формата HTML


Для того, чтобы предотвратить заражение вирусами, которые могут содер
жаться в полученных сообщениях формата HTML, выполнение сценариев этих
сообщений запрещено при любых параметрах определения зоны безопасности, а
элементы управления ActiveX отключены. Это является следствием того, что по
умолчанию в Outlook установлена зона безопасности «Ограниченные узлы». Также
настоятельно рекомендуется отключить сценарии JavaScript, чтобы защититься от
связанных с ними опасностей, хотя это может ограничить некоторые возможнос
ти электронной почты при чтении сообщений, отправляемых пользователями из
организаций, использующих встроенные сценарии JavaScript.

Настройка параметров безопасности


Созданный вами собственный набор параметров безопасности приложе
ния Outlook хранится в виде сообщений в папке высшего уровня на дереве общих
папок. Пользователь, которому необходимо выбрать собственные параметры бе
зопасности, должен иметь на своем компьютере специальный раздел реестра, что
бы получить доступ к измененным параметрам. В случае, если такой раздел суще
ствует, приложение Outlook ищет на сервере тот набор параметров безопасности,
который установлен для этого пользователя. В случае, если пользовательские па
раметры безопасности будут найдены, то они будут использоваться. В случае, ес
ли указанный раздел не существует, для данного компьютера будут применяться
параметры безопасности, принятые по умолчанию. Общая папка используется
потому, что ее возможно защитить.

Установка средств безопасности


Административные средства обновления системы безопасности приложе
ния Outlook включают три следующих файла. Отдельный исполняемый файл adm
pack.exe возможно установить с компактдиска Microsoft Office 2003. Ниже пере
числены три административных файла:
◆ Admin.oft. Этот шаблон Outlook дает возможность настроить
параметры безопасности сервера Microsoft Exchange. Средств
безопасности этот шаблон не содержит, он просто является местом
хранения пользовательских параметров безопасности.
◆ Hashctl.dll. Этот файл предназначен для управления средством
Trusted Code, которое используется упомянутым шаблоном для
задания надежных COMнадстроек.
◆ Readme.txt. В этом документе содержится информация о значениях
и параметрах в шаблоне, а также описание применения новых
параметров настройки на сервере Exchange Server.
Для того, чтобы установить административный пакет обновления системы
безопасности Outlook, запустите файл Admpack.exe из папки \Files\PFiles\ ORK
Tools\ORK10\Tools\Admpack\ на компактдиске Office Resource Kit. С компакт
диска Office Enterprise Edition установка административного пакета обновления
системы безопасности Outlook выполняется из \ORK\Files\PFiles\ORKTo
ols\ORK10\Tools\Admpack\. Указанный файл скопирует три административных
файла в указанный вами рабочий каталог компьютера.

121
Система безопасности

Установка средства Trusted Code


У администраторов появилась возможность указать для обновления систе
мы безопасности список надежных COMнадстроек, которые не должны блоки
роваться системой безопасности Outlook. Для того, чтобы приложение Outlook не
блокировало внесенные в список COMнадстройки, администратор сначала дол
жен установить упомянутое средство на том компьютере, на котором предполага
ется изменять параметры безопасности. Устанавливать это средство на компьюте
рах конечных пользователей не требуется, достаточно установки на компьютере
администратора.
Установка средства управления Trusted Code является первым и существен
ным шагом в процессе настройки, потому что оно дает возможность просмотреть
все параметры, содержащиеся в шаблоне Admin.oft. После установки этого сред
ства управления его необходимо зарегистрировать на компьютере администрато
ра. В случае, если оно не будет зарегистрировано, то при попытке просмотреть в
шаблоне вкладку Trusted Code будет выдано сообщение об ошибке. Для того, что
бы установить указанное средство, необходимо зарегистрировать файл hashctl.dll
командой regsvr32 следующим способом:
◆ Скопируйте файл Hashctl.dll из рабочего каталога в папку
\Winnt\System32 на компьютере администратора.
◆ В случае, если операционная система установлена не в папке
\Winnt, просто укажите вместо нее фактическую папку.
◆ Дайте в меню Пуск команду Выполнить, а после этого введите с
клавиатуры следующую команду и нажмите на кнопку ОК:
regsvr32 hashctl.dll

Процесс создания общей папки для параметров


безопасности
Прежде чем создавать пользовательские параметры настройки, необходи
мо создать на сервере Exchange общую папку с именем Outlook Security Settings.
Администратор должен создать папку именно с этим именем в корневой папке де
рева общих папок. Все пользователям стоит дать к этой папке доступ на чтение.
Те пользователи, которым будет разрешено изменять параметры безопасности,
должны иметь полномочия на создание, изменение и удаление элементов этой
папки.
После создания папки обратитесь к файлу шаблона с расширением OFT.
Произойдет запуск приложения Outlook и будет предложено указать папку назна
чения. Укажите созданную общую папку, а когда шаблон будет установлен, перей
дите в общую папку и убедитесь, что в ней имеется элемент с именем Default
Security Settings (Параметры безопасности по умолчанию).

Настройка параметров безопасности приложения


Outlook
После создания общей папки и присоединения к ней шаблона, возможно
изменить принятые по умолчанию параметры безопасности в шаблоне безопас
ности Outlook путем изменения в общей папке элемента Default Security Settings.

122
Система безопасности

Таким образом возможно настроить уровень безопасности, который будет под


держиваться сервером Exchange. Форма настройки в этом шаблоне включает в се
бя три следующие вкладки:
◆ На вкладке Outlook Security Settings (Параметры безопасности
Outlook) устанавливаются общие параметры безопасности клиентов
Outlook.
◆ На вкладке Programmatic Settings (Программируемые параметры)
устанавливаются параметры, определяющие действия, которые
будут выполняться в случае, если внешние приложения
попытаются использовать информацию об адресах.
◆ На вкладке Trusted Code (Надежный код) указывается, какие
COMнадстройки стоит разрешить запускать пользователям без
предупреждений о безопасности.

Вкладка Outlook Security Settings (Параметры безопасности Outlook)


При первой загрузки шаблона отображается вкладка Outlook Security Set)
tings (Параметры безопасности Outlook). На этой вкладке возможно изменить
принятые по умолчанию параметры безопасности, которые могут применяться
для всех пользователей или отдельных групп пользователей. Как правило, опреде
ляется общий для всех пользователей набор ограничений, которые при необходи
мости изменяются лишь для отдельных групп. Приложение Outlook поддержива
ет списки рассылки Exchange, что дает возможность указать, к каким группам
стоит применить параметры (при условии, что вы используете сервер Exchang). В
случае, если же вы используете сервер Exchange версии 5.5, то необходимо ввести
имена всех почтовых ящиков в группе, разделенные точкой с запятой, при этом
количество имен не должно превышать 1000.
В группах элементов Level 1 File Extensions (Расширения файлов уровня 1)
и Level 2 File Extensions (Расширения файлов уровня 1) возможно задать типы фай
лов для каждой группы. Группа элементов Miscellaneous Attachment Settings (Па
раметры вложений) дает возможность указать, как будут обрабатываться вложе
ния.
Имеется также возможность указать параметры, которые будут применять
ся к элементам пользовательских форм. Такие параметры применяются в случа
ях, когда форма Outlook пытается обратиться напрямую к информации из ад
ресной книги или к сведениям личного характера. Для каждого типа действия
возможно выбрать один из следующих вариантов:
◆ Prompt user (Спрашивать у пользователя). В диалоговом окне
пользователю предлагается разрешить или запретить доступ к
полям с адресной информацией.
◆ Automatically approve (Автоматически разрешать). Доступ к полям с
адресной информацией разрешен постоянно и осуществляется без
предупреждения.
◆ Automatically deny (Автоматически запрещать). Доступ к полям с
адресной информацией запрещен постоянно и без
предупреждения.

123
Система безопасности

Вкладка Programmatic Settings (Программируемые параметры)


Вкладка Programmatic Settings (Программируемые параметры) дает воз
можность администратору указать программные функции Outlook, которые раз
решено применять элементам, выполняемым вне процессов Outlook. Такие функ
ции подразделяются на следующие три категории.
◆ Объектная модель Outlook. Объектная модель Outlook дает
возможность манипулировать хранящимися в папках данными
средствами языка VBA.
◆ Простой интерфейс MAPI. Простой интерфейс MAPI — Simple
Messaging Application Programming Interface. Простой интерфейс
MAPI дает возможность разработчикам приложений Windows
добавлять новые функции обмена сообщениями, к примеру,
функции отправки и получения сообщения. Этот интерфейс
является подмножеством интерфейса MAPI, который обеспечивает
полный доступ к системам обмена сообщениями и информацией.
◆ CDO. Библиотеки CDO (Collaboration Data Object — объекты
данных для совместной работы) применяются для реализации
функций обмена сообщениями и совместной работы в
пользовательском приложении. Библиотека CDO — это
COMоболочка библиотеки MAPI, ее возможно вызывать на любом
языке разработки, поддерживающем автоматизацию. Библиотека
CDO включает в себя почти все функции MAPI (не все, однако
больше, чем простой интерфейс MAPI)
Управление каждым классом функций (отправка элементов с использова
нием CDO, поиск в адресной книге посредством MAPI и т.д.) осуществляется не
зависимо. В случае, если программное обеспечение клиентской части попытает
ся воспользоваться какимлибо классом функций, будет выполнено заданное
вами действие: клиент либо в автоматическом режиме примет запрос (именно это
и происходит в системах Outlook ранних версий, в которых не было выполнено об
новление системы безопасности), либо в автоматическом режиме отклонит за
прос, либо предложит пользователю выбрать нужный вариант.
Важно: Применение этих параметров может повлиять на надстройки и про
граммы, которые имеют законные основания для доступа к данным Outlook. К
примеру, на средства синхронизации для карманных ПК, на предназначенные для
платформы Palm OS устройства и средства связи беспроводных систем, таких как
RIM Blackberry. Корпорация «Майкрософт» предоставила производителям этих
продуктов средства для обеспечения нормальной работы этих продуктов. Посему
обновленные версии программного обеспечения для таких устройств работают
правильно.

Вкладка Trusted Code


На вкладке средства Trusted Code возможно указать, какие COMнадстрой
ки являются надежными и могут выполняться без блокировки объектной моделью
Outlook. Для этого необходимо добавить файл COM объекта (файла с расширени
ем DLL) в список надежных кодов следующим способом: нажмите на кнопку Add
(Добавить) и выберите нужный файл; после этого он появится в списке. В случае,
если какойлибо пользователь из указанной группы загрузит указанную COM

124
Система безопасности

надстройку, для ее запуска не потребуется разрешения. Для того, чтобы удалить


файл из списка надежных кодов, выберите имя файла, а после этого нажмите на
кнопку Remove (Удалить).

Развертывание параметров безопасности Outlook


После настройки параметров обновления системы безопасности посредст
вом создания элементов формы на сервере Exchange, необходимо указать прило
жению Outlook, как стоит применять эти параметры. Для того, чтобы новые пара
метры вступили в силу, создайте на клиентских компьютерах новый раздел
реестра. Простейший способ — использовать мастер настройки установки для
включение раздела реестра в файл преобразования при развертывании пакета
Office 2003. В случае, если же Office уже развернут, добавьте раздел реестра на кли
ентских компьютерах посредством мастера настройки сопровождения. Однако
возможно применить и другие методы.
В случае, если управление в пакете Office ведется посредством системных
политик или объектов групповой политики (GPO) Windows, просто используйте
правильный шаблон политик (файл ADM), который включает нужный раздел ре
естра и создает соответствующие параметры. В случае, если применяется редак
тор системной политики из набора Office Resource Kit, то правильные шаблоны
уже загружены. В случае, если используется оснастка «Active Directory — пользова)
тели и компьютеры», шаблоны необходимо добавить. Файл политики в автомати
ческом режиме передает настроенные параметры безопасности клиентским ком
пьютерам при каждом входе пользователей в систему.
В случае, если пакет Office был развернут без политик, необходимо изме
нить раздел реестра непосредственно на клиентских компьютерах. Значение это
го раздела определяет, где приложение Outlook будет искать параметры безопас
ности. Для распространения этого нового раздела реестра просто используйте
мастер настройки сопровождения, чтобы параметры были у всех пользователей
компьютера. Вложить файл в сообщение невозможно, поскольку файлы типа
REG входят в список запрещенных в Outlook типов. Значение реестра имеет тип
DWORD и находится по адресу HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Mic
rosoft\Security\CheckAdminSettings.

Допустимые значения раздела реестра


Важно: Корпорация «Майкрософт» рекомендует распространять раздел
CheckAdminSettings посредством политик или мастера настройки сопровождения.
Раздел должен быть применен к каждому пользователю, которому необходимо
усовершенствовать защиту, а механизмы политики и мастер настройки сопровож
дения делают это в автоматическом режиме.

Нет
Используются параметры безопасности, принятые по умолчанию.

0
Используются параметры безопасности, принятые по умолчанию.

125
Система безопасности

1
Выполняется поиск настроенных административных параметров в папке
Outlook Security Settings.

2
Выполняется поиск настроенных административных параметров в папке
Outlook Security Settings. Используйте этот значение для клиентов Outlook 2003,
чтобы они могли получить параметры, отличающиеся от применяемых пользова
телями Outlook ранних версий.

Другое значение
Используются параметры безопасности, принятые по умолчанию.

Глава 11.
Усовершенствованное восстановление данных
посредством автосохранения
С точки зрения привычного понимания автоматического восстановления и
сохранения, усовершенствования в пакете Office 2003, казалось бы, не относятся
к области безопасности. Однако с позиций более широкого определения безопас
ности, к ней относится «все, что помогает предотвратить потери данных».
В случае, если в приложении пакета Office 2003 происходит сбой и оно пе
рестает отвечать, закройте его посредством средства «Восстановление приложений
Microsoft Office», которое находится в группе программ Microsoft Office Tools
(Средства Microsoft Office), а не посредством диспетчера задач.
Файлы, с которыми работало приложение, проверяются на наличие оши
бок, а после этого — в случае, если это возможно, — имеющаяся в них информа
ция восстанавливается. Однако, если ошибка была достаточно серьезной, восста
новить информацию не удастся.
Дополнительно защитить результаты своей работы возможно посредством
средства автосохранения, которое регулярно сохраняет временную копию файла,
над которым ведется работа. Для того, чтобы была возможность восстановить ре
зультаты работы после сбоя питания или других сбоев, необходимо включить
средство автосохранения до возникновения сбоя. По умолчанию сохранение вы
полняется через каждые 10 минут, однако этот интервал возможно изменить.
Когда приложение пакета Office 2003 снова запускается после сбоя, в обла
сти задач восстановления документов перечисляются все файлы, восстановлен
ные после того, как программа перестала отвечать. Имеется также возможность
перезапустить приложение и возобновить работу с того места, где она была пре
рвана.

126
Система безопасности

Глава 12.
Процесс создания параметров безопасности
Большинство параметров безопасности пакета Office 2003 применяются к
отдельным пользователям, однако некоторые применяются к компьютерам. Важ
но верно выбрать значения этих параметров и применять их непротиворечиво и в
полном объеме.
Используемые по умолчанию параметры безопасности могут быть созданы
во время развертывания посредством мастера выборочной установки. После раз
вертывания параметры безопасности сопровождаются и обновляются посредст
вом мастера настройки сопровождения. Однако эти мастера не обеспечивают со
блюдения политик, а исключительно применяют изначально установленные
параметры, которые пользователи впоследствии могут изменить.
Для того, чтобы лучше управлять установкой и соблюдением параметров
безопасности Office 2003, рекомендуются следующие имеющиеся в операционной
системе механизмы политики, которые заставляют пользователя применять те па
раметры безопасности, которые выбраны администратором:
◆ Редактор системной политики, посредством которого задаются
системные политики для клиентов операционных систем Windows.
◆ Механизм GPO (Group Policy Object — объект групповой
политики) в операционной системе Windows ХР, предназначенный
для применения политики к клиентам и серверам Windows ХР.
Операционная система Windows ХР обеспечивает более строгий механизм
применения политики. Корпорация «Майкрософт» рекомендует использовать
механизм объектов групповой политики всюду, где это возможно, а не системную
политику, хотя механизм GPO требует для распределения политик Windows Server
и Active Directory, которые применимы исключительно на компьютерах с опера
ционной системой Windows ХР.

Процесс создания параметров при развертывании


Как правило, большинство параметров пакета Office 2003 устанавливаются
отдельно для каждого пользователя. Благодаря этому пользователи на одном и том
же компьютере могут иметь свои собственные параметры настройки, что удобно
в тех случаях, когда одному пользователю приходится работать на различных ком
пьютерах. Но при рассмотрении вопросов безопасности группа разработчиков па
кета Office пришла к выводу, что администраторам также может потребоваться ус
танавливать параметры безопасности для отдельных компьютеров с целью
ограничить соответствующие возможности тем пользователям, для которых уста
новлены недостаточно строгие ограничения. Параметры безопасности для поль
зователей хранятся в разделе реестра HKEY_CURRENT_USER, а для компьюте
ров — в разделе HKEY_LOCAL_MACHINE.
Самый простой способ применить параметры при развертывании пакета
Office 2003 — использовать мастер выборочной установки. Это специальное сред
ство, включенное в состав набора Office Resource Kit, имеет интерфейс мастера,
который дает возможность указать имеющиеся в пакете Office 2003 параметры на
Система безопасности

стройки при развертывании пакета. При использовании мастера выборочной ус


тановки заданные параметры фактически встраиваются в файл преобразования,
применяемый для установки пакета Office 2003 на клиентских компьютерах.
Указав параметры настройки при развертывании пакета Office 2003, воз
можно приступить к развертыванию с непротиворечивым набором параметров,
применяемых для всех пользователей.

Параметры, применяемые к компьютеру


Страница мастера выборочной установки, которая называется «Укажите
параметры безопасности Office», дает возможность задать параметры безопасности
пакета Office 2003, которые применяются для всех пользователей конкретного
компьютера. Обратите внимание, что эти изменения применяются ко всем ком
понентам пакета Office 2003, а не исключительно к компонентам, устанавливае
мым при работе программы установки. Такие параметры хранятся в ветви реест
ра HKEY_CURRENT_USER и не являются обязательными — они просто
действуют по умолчанию. Для того, чтобы обеспечь максимальную безопасность,
на этой странице необходимо установить следующие параметры:
◆ Clear all existing trusted source lists (Очистить все списки надежных
источников). В случае, если установить этот флажок, мастер
выборочной установки удалит из раздела VBA\Trusted все
существующие надежные источники. Таким образом, после
установки пакета Office 2003 эти источник уже не будут считаться
надежными для пользователей. В системной политике нет
параметра, соответствующего этому флажку.
◆ Ensure that users cannot add trusted sources through Office (Запретить
пользователям добавлять надежные источники средствами Office).
Установка этого флажка запрещает пользователям добавлять по
своему усмотрению надежные источники посредством интерфейса
пользователя в приложениях пакета Office.
◆ Add Microsoft to the list of trusted sources (Добавить корпорацию
«Майкрософт» в список надежных источников). Пакет приложений
Office будет работать нормально независимо от того, установлен ли
этот флажок. Однако если этот флажок установлен, то находящиеся
в папке <\Xlstart> надстройки Excel, шаблоны и надстройки Word в
папках <\Templates> и <\Startup> в автоматическом режиме
считаются надежными источниками. В этом случае надстройки и
шаблоны корпорации «Майкрософт» считаются надежными
независимо от значения записи «Шаблоны и надстройки» в списке
уровней безопасности, используемых по умолчанию. Параметра
политики, соответствующего этому флажку, нет.
◆ В списке Default Security Levels (Уровни безопасности по
умолчанию) просто сделайте следующее:
◆ Для записи Add)ins and templates (Надстройки и шаблоны)
установите значение Do not trust installed add)ins and templates
(Не доверять установленным надстройкам и шаблонам). В
случае, если выполняется первая установка пакета Office, а

128
Система безопасности

не обновление существующей, пользователи не должны


видеть предупреждений безопасности для макросов при
запуске приложений, поскольку каждое приложение, к
примеру Word, создает при запуске свой собственный
шаблон, используемый по умолчанию. А если выполняется
обновление прежней версии пакета Office, пользователи
могут видеть предупреждения безопасности, когда
приложения Word и Excel открывают старый файл
пользовательского шаблона. Для того, чтобы указанные
предупреждения не появлялись, каждый пользователь
должен создать новый шаблон, используемый по умолчанию
(шаблон Normal.dot в приложении Word), и скопировать в
него нужные им макросы из старого шаблона.
◆ Для приложений Word, PowerPoint, Excel и Outlook
установите уровень безопасности High (Высокий).
◆ В поле Unsafe ActiveX Initialization (Инициализация
ненадежных элементов управления ActiveX) выберите
значение Initialize using control defaults. User will be warned
(Инициализировать с использованием параметров по
умолчанию. Пользователи будут предупреждаться.). Это
значение может вызвать трудности при просмотре и
использовании документов и форм, содержащих элементы
управления ActiveX, потому что при этом значении
удаляются сохраненные элементом управления данные, изза
чего он заново инициализирует себя при каждой его
активации. Посему прежде, чем развертывать пакет Office
2003, проверьте все использовавшиеся в прежней версии
приложения и формы.
Страница мастера выборочной установки, которая называется Change
Office User Settings (Изменение параметров для пользователей Office) дает возмож
ность указать параметры для отдельного компьютера. Такие параметры имеют бо
лее высокий приоритет, чем все существующие параметры, в том числе парамет
ры, установленные в прежней версии пакета, а также параметры, установленные
для отдельных пользователей, если эти параметры устанавливают недостаточно
строгие ограничения. Группы параметров Microsoft Office 2003 (computer) и
Microsoft Office 2003 (user) на этой странице позволяют задать параметры безопас
ности пакета Office. В данном разделе речь идет исключительно о параметрах для
конкретного компьютера. Узел Office 2003 (machine) ➪ Security Settings (Office 2003
(компьютер) ➪ Параметры безопасности) дерева на этой странице дает возможность
указать следующие параметры:
◆ Disable VBA for Office Applications (Отключить VBA для приложений
Office). Этот параметр отключает действие VBA и делает его
полностью недоступным. Корпорация «Майкрософт» не
рекомендует устанавливать этот параметр, поскольку он отключает
значительное число функций пакета Office.
◆ Macro Security Level (Уровень безопасности для макросов). Этот
параметр дает возможность установить уровень безопасности для

129
Система безопасности

макросов отдельно для каждого приложения пакета Office.


Каждому приложению установите уровень безопасности для
макросов High (Высокий).
◆ Trust all installed templates and add)ins (Доверять всем установленным
шаблонам и надстройкам). Этот параметр дает возможность
указать, стоит ли доверять всем установленным шаблонам и
надстройкам, в том числе тем, которые поставляются вместе с
приложениями.
◆ Trust access to Visual Basic project (Доступ к кодам Visual Basic).
Позволяет отдельно для каждого приложения разрешить или
запретить доступ к сопровождаемому документы коду VBA.
◆ Unsafe ActiveX Initialization (Инициализация ненадежных элементов
управления ActiveX). Посредством этого параметра возможно
управлять инициализацией элементов управления для всех
установленных на компьютере приложений Office 2003.

Пользовательские параметры
Узел Microsoft Office 2003 (user) ➪ Security Settings (Office 2003 (пользова)
тель) ➪ Параметры безопасности) дерева на странице мастера выборочной установ
ки дает возможность указать три дополнительных параметра для всех пользовате
лей данного компьютера. Впоследствии действие этих параметров может быть
отменено политиками или изменениями, внесенными пользователями. К этим
параметрам относятся следующие:
◆ Посредством параметра Disable VBA for Office applications
(Отключить VBA для приложений Office) возможно запретить
пользователям доступ к VBA таким образом, чтобы после этого
возможно было разрешить доступ определенным пользователям.
Обратите внимание, что установка этого параметра резко
ограничивает возможности тех пользователей, которым доступ к
VBA запрещен.
◆ Параметр Prevent downloading of all HTTP images in binary Office
documents (Запретить загрузку всех HTTPкартинок в двоичных
документах Office) запрещает приложениям Office загружать
указанные в HTMLтегах IMG изображения при открытии
документов собственных форматов Office (действие этого
параметра не распространяется на открытие документов формата
HTML). Некоторые узлы и организации посредством тегов IMG
встраивают в свои документы невидимые изображения (так
называемые webжучки), чтобы при загрузке документа с
webсервера приложение пользователя отправляло серверу
HTTPзапрос на изображение и оставляло в журнале доступа web
сервера запись с IPадресом пользователя, датой и временем. Это
нарушает права пользователя на конфиденциальность, посему был
введен указанный выше параметр, который запрещает
приложениям Office выполнять команды webжучков, встроенных в
документы собственных форматов Office.

130
Система безопасности

◆ Параметр Prevent users from changing Office encryption settings


(Запретить пользователям изменять параметры шифрования Office)
делает недоступной кнопку «Дополнительно» на вкладке
«Безопасность» диалогового окна, вызываемого командой меню
«Параметры», не давая пользователям возможности выбрать другой
алгоритм шифрования и другую длину ключа.

Параметры безопасности для Word


Большинство описанных выше параметров безопасности применяются ли
бо для всех приложений, либо имеют элементы управления, которые позволяют
установить различные значения параметров для различных приложений. К при
меру, в мастере выборочной установки имеется два элемента управления для при
ложения Word, которые расположены в узле Microsoft Word 2003 ➪ Tools ➪ Options
➪ Security (Microsoft Word 2003 ➪ Сервис ➪ Параметры ➪ Безопасность).
В случае, если задан параметр Warn before printing, saving, or sending a file that
contains tracked changes or comments (Предупреждать перед печатью, сохранением
и отправкой файла, содержащего исправления и примечания), то при сохранении,
отправке электронной почтой и печатью файла, содержащего исправления или
примечания, появляется диалоговое окно, в котором пользователь предупрежда
ется о том, что документ включает в себя указанные данные.
◆ Параметр Store random number to improve merge accuracy (Сохранить
случайное число для повышения точности слияния) определяет, как
происходит обработка версий документа с записанными исправле
ниями. Каждому документу присваивается случайный идентифика
тор, и если эти идентификаторы сохраняются, то точность слияния
изменений увеличивается.
Так как эти параметры указываются в мастере выборочной установки, они
применяются ко всем пользователям данного компьютера. Корпорация «Майкро
софт» рекомендует установить оба этих параметра для всех пользователей. Одна
ко в некоторых случаях может потребоваться не применять эти параметры прину
дительно ко всем пользователям посредством параметров политики, чтобы
некоторые пользователи могли изменить их по своему усмотрению.

Параметры безопасности Outlook


Так же как Word, приложение Outlook имеет собственные параметры безо
пасности. Такие параметры, расположенные в узле Microsoft Outlook 2003 ➪ Tools
➪ Options ➪ Security (Microsoft Outlook 2003 ➪ Сервис ➪ Параметры ➪ Безопас)
ность), предназначены в основном для настройки дополнительных возможностей,
связанных с протоколом S/MIME и системой обмена сообщениями Минобороны
США (DMS), описание которых выходит за рамки данного документа. Однако в
узле Security (Безопасность) есть два следующих очень важных параметра.
◆ Параметр Allow access to e)mail attachments (Разрешить доступ к
вложениям электронной почты) дает возможность указать список
вложений, к которым разрешен доступ из приложения Outlook.
Этот параметр дает возможность изменить используемый по
умолчанию список типов вложений уровней 1 и 2. Но если вы
использовали описанный выше шаблон безопасности, а клиенты

131
Система безопасности

Outlook настроены так, что ищут свои параметры на сервере


Exchange, то указанный параметр не будет действовать.
◆ Параметр Outlook virus security settings (параметры антивирусной
безопасности Outlook) эквивалентен описанному выше разделу
реестра CheckAdminSettings; если он используется, то клиент
Outlook ищет параметры свои безопасности на сервере.
Способ внедрения решений Outlook имеет важнейшее значение. В целях
максимальной безопасности, решения Outlook стоит внедрять как COMнадст
ройки, потому что такой способ дает возможность подписывать настройки циф
ровой подписью и включить их в список надежных источников.

Глава 13.
Процесс создания параметров с политиками
Шаблоны политик, которые поставляются вместе с набором Office Resource
Kit, в основном дублируют параметры, имеющиеся в мастере выборочной уста
новки. Напомним, что цель мастера выборочной установки — задать параметры
по умолчанию для начального развертывания. Но если требуется, чтобы эти пара
метры поддерживались постоянно после развертывания, вам стоит создать пара
метры политики, соответствующие тем, которые заданы посредством мастера вы
борочной установки.
Узел Microsoft Office 2003 ➪ Security Settings (Microsoft Office 2003 ➪ Пара)
метры безопасности) в группе политики для компьютеров (политика Default
Computer в редакторе системной политики) дублирует параметры, задаваемые ма
стером выборочной установки: отключение VBA, установка различных уровней
безопасности для макросов и доверия для различных приложений, управление
инициализацией элементов ActiveX. Таким же образом параметры узла Microsoft
Office 2003 ➪ Security Settings (доступны в политиках для отдельных пользовате
лей; раздел Default User в редакторе системной политики) соответствуют параме
тров для пользователей в узле с тем же именем в мастере выборочной установки.
Однако политики для отдельных пользователей также включают параметры для
отдельных приложений.

Расположение политики и указываемые параметры


Microsoft Access 2003 ➪ Tools (Сервис) ➪ Security (Безопасность)
Расположение общего информационного файла рабочей группы для защи
щенных файлов базы данных.

Microsoft Access 2003 ➪ Tools (Сервис) ➪ Macro (Макросы) ➪


Security (Безопасность)
Уровни доверия для надстроек и шаблонов.

Microsoft Excel 2003 ➪ Tools (Сервис) ➪ Macro (Макросы) ➪


Security (Безопасность)
Уровень безопасности для макросов; уровни доверия для надстроек, шаб
лонов и VB.

132
Система безопасности

Microsoft Outlook 2003 ➪ Tools (Сервис) ➪ Options (Параметры) ➪


Security (Безопасность)
Получение параметров с сервера Exchange; указание набора расширений
файлов, который применяется, если не используется сервер Exchange; запрет
пользователям изменять параметры; различные криптографические параметры в
узле Cryptography (Криптография).

Microsoft Outlook 2003 ➪ Tools (Сервис) ➪ Macro (Макросы) ➪


Security (Безопасность)
Уровень безопасности для макросов.

Microsoft PowerPoint 2003 ➪ Tools (Сервис) ➪ Macro (Макросы) ➪


Security (Безопасность)
Уровень безопасности для макросов; уровни доверия для надстроек, шаб
лонов и VB.

Microsoft Publisher 2003 ➪ Tools (Сервис) ➪ Macro (Макросы) ➪


Security (Безопасность)
Уровень безопасности для макросов; уровни доверия для надстроек, шаб
лонов и VB.

<Приложение> ➪ Disable items in user interface (Отключение элементов


пользовательского интерфейса)
Элементы пользовательского интерфейса (включая команды меню и кноп
ки на панели инструментов), которые не должны быть видны пользователям.
Все параметры, применяемые через системные или групповые политики,
хранятся в специальных переменных ветвях реестра: HKEY_CURRENT_USER\
Software\Policies для пользовательских параметров, HKEY_LOCAL_MACHINE\
Software\Policies для компьютерных параметров. В эти области загрузчик полити
ки записывает параметры политики. Приложения пакета Office 2003 ищут пара
метры в этих разделах реестра при каждом запуске. Так как пользователи не могут
изменить эти параметры, установленная администратором политика становится
значительно жестче.

Использование системных политик


Преимущество системных политик заключается в отсутствии необходимо
сти устанавливать параметры на рабочих местах, поскольку новые параметры за
гружаются и применяются в автоматическом режиме при очередном входе поль
зователя в систему (а на клиентах Windows ХР периодически). Возможность
ведения установки системных политик является свойством операционной систе
мы, посему на компьютере с конкретной операционной системой, для которого
создается политика, необходимо создать соответствующую версию политики:
◆ Создайте одну политику (config.pol) для пользователей
операционной системы;
◆ Создайте отдельный файл политики (ntconfig.pol) для
пользователей операционных систем Windows NT, ХР и
Windows 2000 Professional;

133
Система безопасности

Используйте для этого редактор системной политики из инструментария


Office Resource Kit, поскольку в него уже загружены все шаблон пакета Office. В
случае, если же используете стандартный для Windows NT редактор политики, то
загрузите нужные файлы шаблонов (ADM) пакета Office 2003 посредством коман
ды Options (Параметры) ➪ Policy Template (Шаблон политики).

Использование объектов групповой политики


Групповая политика в системе Windows ХР похожа на системную полити
ку, однако шире ее. Имеется возможность создать объекты групповой политики
(GPO) для значительно большего разнообразия задач, также предусмотрено боль
ше возможностей по принудительному применению параметров.
Администратор должен создать для пакета Office 2003 два главных типа
GPO. Один тип GPO предназначен для развертывания и сопровождения про
граммного обеспечения Office 2003, а другой — для сопровождения параметров.
(Последний тип использует имеющиеся в системе Windows ХР средства распреде
ления программного обеспечения и публикации, которые выходят за рамки дан
ного документа.)
Параметры ведутся для отдельных пользователей и групп. Политики, кото
рые определяют допустимые и недопустимые действия пользователей, применя
ются к конкретным пользователям или группам пользователей независимо от то
го, на каких компьютерах они работают, хотя пакет Office включает в себя также
и параметры безопасности для компьютеров, которые при необходимости могут
отменять параметры, установленные для пользователей.

Глава 14.
Практическое применение методов безопасности
Применение методов безопасности на практике похоже на хождение по ка
нате в ветреную погоду. С одной стороны хочется повысить безопасность среды
Office до максимума, а с другой — не снизить разнообразие функций. Описанные
в предыдущих разделах методы служат руководством к обеспечению безопаснос
ти компьютеров и приложений пакета Office 2003 от кражи до порчи данных.

Безопасность сети и рабочих станций


Когда компьютер подключается к сети, стоит позаботиться, чтобы он был
защищен от несанкционированного доступа. Для обеспечения стандартного уров
ня безопасности как правило достаточно проверки подлинности при доступе
пользователя файлам и другим объектам, а для обеспечения более высокого уров
ня безопасности необходимо также защитить сеть от перехвата и несанкциониро
ванного изменения данных.
Требуются и физические меры безопасности, поскольку данные могут быть
украдены или изменены в случае, если злоумышленник имеет физический доступ
к компьютеру. В наиболее защищенных компьютерах (не считая тех, которые на
ходятся в запираемых и охраняемых помещениях) пользователи имеют доступ ис
ключительно к клавиатуре, монитору, мыши и принтеру. Процессор и съемные
дисководы возможно заблокировать ключом, недоступным посторонним лицам.

134
Система безопасности

Корпорация «Майкрософт» составляет памятки по безопасности, которые


находятся по адресу http://www.microsoft.com/technet/security/tools.asp. Проверь
те по ним конфигурацию своих компьютеров, правильно настраивайте новые
подключаемые к сети компьютеры.

Безопасность операционных систем


Подразумевается безопасность следующих компонентов компьютера: обо
рудования, программного обеспечения и хранящихся данных. План безопаснос
ти должен стоит хорошо продумать, правильно осуществить и постоянно поддер
живать. Его цель — предоставить эффективный доступ к данным авторизованным
пользователям и закрыть доступ неавторизованным пользователям.

Блокирование рабочих станций


Один из способов защиты компьютера, о котором часто забывают, — бло
кировать компьютер на тот период, пока он остается без присмотра. В операци
онных системах Windows NT, Windows 2000 и Windows XP предусмотрена блоки
ровка консоли, разблокировать которую могут исключительно заблокировавший
ее пользователь и администратор. Другая возможность — включить заставку с па
ролем, установив для нее подходящий интервал времени.

Использование параметров безопасности системы


Операционные системы Windows NT, Windows 2000 и Windows XP позволя
ют посредством прав доступа файловой системы NTFS ограничить доступ к фай
лам и папкам на системных дисках. Такие права доступа стоит использовать во все
случаях, когда это возможно. Еще более ограничить доступ во всех версиях опера
ционной системы Windows возможно посредством средств безопасности на уров
не общих ресурсов.

Защита реестра
Во всех версиях семейства Windows реестр используется для хранения дан
ных конфигурации. Централизация этих данных в одном месте упрощает админи
стрирование компьютера, однако одно неверное изменение реестра может выве
сти операционную систему из строя или сделать ее уязвимой с точки зрения
безопасности. Для того, чтобы предотвратить катастрофические потери, просто
выполните следующее:
◆ Ограничьте число людей, имеющих доступ к реестру. Доступ к
реестру должны иметь исключительно те пользователи, которым
требуется доступ к группе администраторов, поскольку члены этой
группы имеют полный доступ к реестру. В операционной системе
Windows ХР ограничьте использование редактора реестра (обоих
файлов Regedt32.exe и Regedit.exe) посредством групповой
политики, либо просто удалите редактор реестра.
◆ Установите для редактора реестра режим «исключительно чтение».
В случае, если вы решили не удалять с жестких дисков
компьютеров файл Regedt32.exe, то убедитесь, что в меню
Параметры выбран режим Только чтение. В случае, если
потребуется внести в реестр изменения, снимите флажок Только

135
Система безопасности

чтение и убедитесь, что установлен флажок Подтверждение


удаления. Выполнив и сохранив изменения, снова установите
флажок Только чтение. Таким способом предотвращаются
случайные изменения.
◆ Не оставляйте запущенный редактор реестра без присмотра.
Оставление редактора реестра без присмотра дает любому доступ к
существенным разделам реестра, в результате чего компьютер
оказывается незащищенным. Даже небольшое изменение в реестре
может привести к катастрофическим последствиям и вывести
операционную систему из строя.
◆ Защита списка надежных источников. Список надежных
источников хранится в разделе реестра HKEY_LOCAL_MACHINE\
Software\Microsoft\VBA\Trusted. Для того, чтобы запретить
пользователям доступ к этому разделу реестра, рекомендуем
установить для него списки управления доступом (ACL).

Использование файловой системы EFS операционной


системы Windows ХР
Файловая система EFS (шифрующая файловая система) дает возможность
пользователям операционной системы Windows ХР хранить важнейшие файлы в
зашифрованном виде. Обращающиеся к этим файлам приложения в автоматиче
ском режиме их шифруют и дешифруют, однако прочесть их могу исключитель
но пользователи с соответствующими учетными данными. С зашифрованными
файлами и папками пользователи могут работать так же, как с обычными, по
скольку шифрование незаметно для пользователя. Система дешифрует файлы в
автоматическом режиме для того пользователя, который их зашифровал. А неав
торизованный пользователь доступа к зашифрованным файлам и папкам не
имеет.
Важная разница между шифрованием файловой системой EFS и шифрова
нием пакета Office 2003 заключается в том, что EFS поддерживает восстановление,
то есть администратор имеет доступ к зашифрованным данным в случае, если
учетные данные пользователя недоступны или изменены злоумышленником. Это
очень важно для восстановления данных, оставшихся от тех пользователей, кото
рые уволились из предприятия, оставив данные в зашифрованном виде. А файлы,
зашифрованные средствами пакета Office 2003, восстановить невозможно.

Использование объектов системной и групповой


политики
Системные политики и механизм GPO системы Windows ХР используют
разные методы распределения и применения политики, однако действуют они
одинаково: заданные администратором политики загружаются с сервера клиенту
и принудительно соблюдаются. Такие политики позволяют наилучшим способом
определять и сопровождать непротиворечивую группу параметров безопасности.

136
Система безопасности

Безопасность для макросов и элементов управления


ActiveX
Язык Visual Basic для приложений (VBA — Visual Basic for Applications) ча
сто считается причиной рисков в приложениях пакета Office, однако это не так.
Мнение о том, что отключение VBA защищает приложения от опасностей, оши
бочно. Дело в том, что элементы управления ActiveX могут выполняться даже без
VBA. Более того, вместе с отключением VBA отключаются многие полезные
функции пакета Office 2003, в том числе функции приложения Access, хотя в не
которой степени безопасность приложений все же увеличивается.
Корпорация «Майкрософт» рекомендует установить для всех приложений
пакета Office 2003 уровень безопасности «Высокий», желательно при развертыва
нии пакета и с системными политиками. Таким образом достигается наилучший
компромисс между безопасностью и широтой функциональных возможностей. В
тех редких случаях, когда требуется установить пакет Office 2003 без VBA, просто
используйте мастер выборочной установки для создания файла преобразования,
который сделает VBA недоступным и не даст пользователям добавить VBA впос
ледствии. Обязательно протестируйте эту конфигурацию и все внутренние реше
ния и убедитесь, что основные функции сохранены.

Подписывание макросов
Для того, чтобы подписать макрос для применения на своем компьютере,
просто используйте программу Selfcert.exe. Файл Selfcert.exe и вызывающее его
приложение Makecert.exe находятся в папке \Program Files\Microsoft Office\Office.
На использование сертификатов с собственной подписью наложены огра
ничения. В случае, если при запуске макроса установлена низкая безопасность, то
сертификат не регистрируется. Для того, чтобы сертификат зарегистрировался в
списке надежных источников, должна быть установлена средняя или высокая бе
зопасность. Даже если после первого запуска макроса установить высокую безо
пасность, он не будет выполняться, поскольку не был зарегистрирован при пер
вом запуске. Подобный подход неприемлем для развертывания макросов, он
разрешает пользователям создавать и запускать их собственные макросы лишь на
их собственных компьютерах.

Безопасность для элементов управления ActiveX


Лучших способ защититься от опасных элементов управления ActiveX — за
пускать исключительно те элементы, которые получены из надежных источников.
Пакет приложений Office 2003 и обозреватель Internet Explorer используют приня
тую в обозревателе концепцию зон безопасности и надежных источников. Такие
концепции помогают ввести ограничения на запуск элементов управления на ос
нове того, из какого источника (разработавшее или подписавшее лицо или орга
низация) и из какой зоны (Интернет, интрасеть и т.д.) они получены. Для этого
необходимо добавить в список надежных источников те сертификаты, которые
применяются для подписи элементов управления ActiveX.
Проанализируйте всю политику безопасности вашей сети и убедитесь, что
вы правильно выбрали зоны безопасности для Outlook, Internet Explorer, Access и
других приложений. Особенно важно для безопасности систем и сетей не устано
вить низкий уровень безопасности в зоне Интернет. Кроме этого, в большинстве

137
Система безопасности

случаев стоит оставить принятую в Outlook по умолчанию зону безопасности «ог


раниченные узлы», чтобы защититься от опасных кодов в сообщениях электрон
ной почты.

Глава 15.
Рекомендуемые параметры безопасности
Развертывание пакета Office 2003 и использование системных и групповых
политик должно происходить в соответствии со следующим принципом: сначала
необходимо применить параметры безопасности посредством мастера выбороч
ной установки, а после этого посредством политик.
Такие параметры обеспечивают максимальную безопасность.
После того, как вы освоите новые возможности пакета Office 2003 и научи
тесь применять параметры безопасности сети, некоторые ограничения возможно
будет ослабить, чтобы повысить гибкость.

Параметры для развертывания


В целях максимальной безопасности посредством мастера выборочной ус
тановки примените следующие параметры:
◆ Активизируйте флажок Clear all existing trusted source lists (Очистить
все списки надежных источников).
◆ Активизируйте флажок Ensure that users cannot add trusted sources
through Office (Запретить пользователям добавлять надежные
источники средствами Office).
◆ Активизируйте флажок Add Microsoft to the list of trusted sources
(Добавить корпорацию «Майкрософт» в список надежных
источников).
◆ В списке Default Security Levels (Уровни безопасности по
умолчанию) просто сделайте следующее.
◆ Для записи Add)ins and templates (Надстройки и шаблоны)
установите значение Do not trust installed add)ins and templates (Не
доверять установленным надстройкам и шаблонам).
◆ Установите для приложений уровень безопасности High (Высокий.)
◆ В поле Unsafe ActiveX Initialization (Инициализация ненадежных
элементов управления ActiveX) задайте значение Initialize using
control defaults. User will be warned (Инициализировать с
использованием параметров по умолчанию. Пользователи будут
предупреждаться.).
Нужно также установить следующие параметры для пользователей:

138
Система безопасности

Warn before printing, saving, or sending a file that contains tracked changes or
comments (Предупреждать перед печатью, сохранением и отправкой
файла, содержащего исправления и примечания)
Microsoft Word 2003 ➪ Tools (Сервис) ➪ Options (Параметры) ➪ Security (Бе)
зопасность)
◆ Enable (Включено)

Store random number to improve merge accuracy (Сохранить случайное


число для повышения точности слияния)
Microsoft Word 2003 ➪ Tools (Сервис) ➪ Options (Параметры) ➪ Security (Бе)
зопасность)
◆ Enable (Включено)

Outlook virus security settings (параметры антивирусной безопасности


Outlook)
Microsoft Outlook 2003 ➪ Tools (Сервис) ➪ Options (Параметры) ➪ Security
(Безопасность)
◆ 1, если используется одна папка Outlook Security Settings для всех
клиентов;
◆ 2, если используется папка Outlook 2003 Security Settings для
параметров Outlook 2003

Параметры политики
Следует использовать не исключительно механизм политики для принуди
тельного применения описанных выше параметров, однако и параметры полити
ки для установки высокого уровня безопасности для макросов во всех установлен
ных приложениях.
Пакет приложений Office 2003 включает в себя широкий и гибкий набор па
раметров безопасности, позволяющий настроить безопасность приложений и бе
зопасность для макросов в соответствии с требованиями среды. Такие параметры
дают возможность выбрать для каждого пользователя и предприятия наилучший
баланс между уровнем безопасности и богатством набора функций.

139
Microsoft Word 2003

Часть 4.
Microsoft Word 2003

Глава 1.
Передовой текстовый процессор
В настоящее время приложение Microsoft Word является одним из наибо
лее распространенных текстовых процессоров, используемых при подготовке
важных документов — отчетов, писем, бизнеспланов и т.д. — для печати и пуб
ликации в Web. Последняя версия Microsoft Word расширяет указанные возмож
ности, предлагая средства, необходимые для оптимизации процессов подготовки,
совместного использования, проверки и публикации документов. Word 2003 уп
рощает доступ к существующим функциональным возможностям и предлагает
новые, гибкие средства работы с документами. Кроме этого, теперь посредством
приложения Word вы имеете возможность совместно с другими пользователями
просматривать документы и работать с ними, не меняя своего привычного стиля
работы.

Производительность и эффективность
Важнейшей целью, которая ставилась при разработке Word 2003, было уп
рощение доступа к существующим и новым функциональным возможностям
приложения, а также оптимизация способов их использования. Упрощенные ме
тоды вызова и применения имеющихся в приложении средств способствуют ос
воению новых возможностей продукта, что, в конечном счете, повышает эффек
тивность работы пользователя, помогая создавать более качественные отчеты,
бизнеспланы и другие документы. Для достижения этой цели во всех приложе
ниях пакета Microsoft Office были реализованы новые средства (такие как облас
ти задач и смарттеги), а также улучшенные методы применения форматирова
ния, использования стилей, маркированных списков, оглавлений документов и
многих других функций и возможностей.

Упрощение выполнения повседневных задач


Смарт&теги параметров автозамены
Эта функция предоставляет пользователю простой механизм изменения и
управления в автоматическом режиме действиями, выполняемыми в приложении
Word. Пользователь может отменить результаты автозамены, отказаться от приме
нения этой функции в дальнейшем или вызвать диалоговое окно «Параметры ав)
тозамены». Введите предложение, которое запускает функцию автозамены.
Наведите указатель мыши на в автоматическом режиме замененные слова.
В параметрах смарттега выберите одну из возможностей: отменить изме
нение, игнорировать его, получить доступ к дополнительным параметрам.

140
Microsoft Word 2003

Смарт&теги имени, адреса и даты


В предыдущих версиях Word была предусмотрена возможность распознава
ния URLадресов и адресов электронной почты и назначения ссылок, связанных
с этими элементами. «Кликнув» такой элемент мышью, пользователь мог активи
ровать его. Word 2003 расширяет эту возможность, предлагая средства распозна
вания имен, адресов и дат. Распознав элемент, Word предлагает пользователю
смарттег, посредством которого тот может получить дополнительную информа
цию из Web или из других приложений Office. Дополнительные смарттеги будут
доступны на webузле Office Update. Они могут использоваться организациями и
независимыми производителями для расширения существующего набора смарт
тегов, что позволит создавать уникальные решения для работы с документами.
Убедитесь в том, что в приложении Word включены смарттеги (в разделе «Пара)
метры автозамены»).
В документе Word ведите имя, адрес или дату.
Поместите указатель мыши на введенный текст и выберите нужный пункт
из списка. К примеру, наведите указатель на дату и выберите «Показать кален)
дарь».

Перевод
Новая версия Word дает возможность выполнять перевод слов непосредст
венно в документах (поддерживаемые языки зависят от установленных в системе
словарей) и предоставляет доступ к службе перевода в Web. Посредством данной
службы может осуществляться перевод целых документов и обеспечивается под
держка дополнительных языков. В меню «Сервис» выберите последовательно ко
манды «Язык» и «Перевод».

Распознавание речи
Приложение Word повышает производительность труда благодаря тому,
что помимо традиционных способов ввода — посредством мыши и клавиатуры —
применяются также речевые команды. Благодаря функции распознавания речи
пользователи могут диктовать текст, а также применять речевые команды для не
посредственного изменения форматирования и перемещения по меню.
Примечание. В настоящее время распознавание речи доступно исключи
тельно для следующих языков: английский (США), китайский (упрощенное
письмо) и японский. Убедитесь в том, что на компьютере установлены средства
распознавания речи, и не забудьте пройти программу обучения.
Дайте в меню «Сервис» приложения Word команду «Речь».
Посредством панели речевых настроек выберите режим диктовки или ко
мандный режим.

Слияние (область задач)


Новый мастер слияния, включенный в область задач, дает возможность с
легкостью создавать письма, наклейки, конверты, каталоги и сообщения элек
тронной почты в соответствии с индивидуальными потребностями пользователя.
Он также упрощает применение «электронного штемпеля» для нанесения данных
почтовой рассылки на конверты. Мастер слияния дает возможность использовать
сведения о получателях из клиента обмена сообщениями и совместной работы

141
Microsoft Word 2003

Microsoft Outlook или из любой базы данных OLE DB (к примеру, Microsoft SQL
Server), а также создавать списки получателей самостоятельно. В меню «Сервис»
выберите последовательно команды «Письма и рассылки» и «Мастер слияния».

Статистика
Панель инструментов «Статистика» дает возможность с легкостью обнов
лять статистику документа, не открывая для этого соответствующего диалогового
окна. Кроме этого, теперь пользователи могут включать в показатель статистики
или исключать из него сведения о колонтитулах. В меню «Вид» выберите после
довательно команды «Панели инструментов» и «Статистика».

Пробел между страницами


При просмотре документа в режиме разметки для печати пользователь мо
жет легко скрыть пустое пространство и область колонтитулов между страницами.
Благодаря этому информация более удобно размещается на экране, упрощая тем
самым чтение и редактирование документа. Убедитесь в том, что включен режим
разметки для печати (меню «Вид»).
Наведите указатель на верхний или нижний край страницы документа. По
явятся две стрелки, позволяющие отображать или скрывать пустое пространство
между страницами.

Подложки
Имеет смысл легко выбрать изображение, эмблему или текст для использо
вания в качестве фона в документе приложения Word. В меню «Формат» выбери
те последовательно команды «Фон» и «Подложка».

Многооконный интерфейс (MDI)


Теперь пользователи могут отключать однооконный интерфейс, впервые
введенный в Word 2000, для более простого переключения между открытыми до
кументами. В меню «Сервис» дайте команду «Параметры».
На вкладке «Вид» снимите флажок «Окна на панели задач».

Оглавление
Теперь Word сам обнаруживает заголовки документа и может в автоматиче
ском режиме генерировать и обновлять оглавление, избавляя пользователя от не
обходимости применять стили. В меню «Вид» выберите последовательно коман
ды «Панели инструментов» и «Структура».
Выделите фрагмент текста, который требуется включить в оглавление.
Воспользуйтесь на панели инструментов раскрывающимся меню «Уровень»
для задания уровня выделенного фрагмента.
В меню «Вставка» выберите последовательно команды «Ссылка», «Оглавле)
ние и указатели».
Перейдите на вкладку «Оглавление» и нажмите на кнопку «ОК».

Поддержка дополнительных языков


Новая версия приложения Word поддерживает больше языков, чем Word
ранних версий. Теперь пользователи могут редактировать документы на хинди,

142
Microsoft Word 2003

урду, армянском, грузинском, персидском, тамильском, тайском и вьетнамском


языках. В операционной системе Microsoft Windows откройте раздел «Язык и стан)
дарты» на панели управления и добавьте поддержку нужных языков.
На вкладке «Языки и раскладки» добавьте поддержку соответствующих рас
кладок клавиатуры.
Откройте Word и введите с клавиатуры текст на выбранном языке.

Упрощение форматирования документов


Показать форматирование (область задач)
Область задач «Показать форматирование» визуализирует сведения о теку
щем шрифте, абзаце, интервалах, свойствах изображения, таблицы. Такие сведе
ния доступны в любой части документа. Возможность быстрого изменения ука
занных свойств упрощает форматирование документов, поскольку пользователям
не приходится тратить время на поиск соответствующих элементов управления.
Кроме этого, пользователь может без труда сравнить два фрагмента документа и
применить форматирование, использованное в одном из фрагментов, к другому.
В меню «Вид» дайте команду «Показать форматирование».
Для того, чтобы сравнить форматирование двух разных фрагментов доку
мента, выделите первый фрагмент, после этого установите флажок «Сравнить с
другим фрагментом», после чего «кликните» другой фрагмент.

Стили и форматирование (область задач)


Посредством области задач «Стили и форматирование» пользователи могут
просмотреть сведения о форматировании документа (прямом или полученном по
средством стилей), недавно использовавшихся параметрах форматирования, а
также обо всех доступных стилях. Эта область дает возможность выделить весь
текст, имеющий одинаковый стиль или прямое форматирование, и предоставля
ет возможность сразу же применить новый формат или стиль к документу. Поль
зователи могут с легкостью повторно применять форматирование, не создавая
новых стилей, что обеспечивает значительные преимущества при работе с доку
ментами. В меню «Формат» дайте команду «Стили и форматирование».

Маркированные и нумерованные списки


В новой версии приложения Word предлагаются усовершенствованные
средства для работы с маркированными и нумерованными списками. Пользова
тели могут вручную редактировать номера и маркеры в таких списках, а также пе
ретаскивать маркеры для изменения отступов. В приложении Word были также
усовершенствованы методы работы с маркированными и нумерованными спис
ками, благодаря чему пользователи, применяющие комбинированные списки,
подуровни, табуляцию и обычный текст, чаще добиваются желательных результа
тов. В случае, если во время работы с маркерами выполняется автозамена, поль
зователь может отменить (или отключить) ее посредством соответствующего
смарттега.
Добавьте маркированный список в документ Word.
Дважды «кликните» маркер, чтобы вызвать диалоговое окно «Список».

143
Microsoft Word 2003

Стили списков
Теперь пользователи могут определять стили для маркированных и нуме
рованных списков. Это дает возможность легко создавать одинаково оформлен
ные списки посредством копирования отступов и параметров форматирования. В
меню «Формат» дайте команду «Список», а после этого «кликните» вкладку «Спи)
сок стилей».

Стили таблиц
Теперь пользователи могут определять стили для таблиц. Это дает возмож
ность легко создавать одинаково оформленные таблицы посредством применения
стилей из области задач «Стили и форматирование». Выберите таблицу в доку
менте.
В меню «Сервис» дайте команду «Автоформат таблицы».
Нажмите на кнопку «Создать» или выберите один из имеющихся стилей и
нажмите на кнопку «Изменить».
Внесите необходимые изменения в параметры стиля и примените его к таб
лице.
Выберите другую таблицу в документе, а после этого в области задач «Сти)
ли и форматирование» выберите стиль первой таблицы.

Полотно
Данное средство дает возможность создавать область рисования, называе
мую полотном, внутри которого все объекты позиционируются относительно
единой системы координат. Это устраняет сложные проблемы, связанные с пози
ционированием. Кроме этого, внутри полотна возможно использовать «интеллек
туальные» соединительные линии OfficeArt, которые в автоматическом режиме
адекватным образом изменяют свое положение при перемещении фигур, тем са
мым избавляя пользователя от многих проблем, связанных с построением диа
грамм. Создайте рисунок посредством инструментальной панели «Рисование» или
вставьте изображение, воспользовавшись меню «Вставка».
Дополнительные функции доступны на панели «Полотно».

Выделение нескольких фрагментов документа


Пользователи могут без труда выделять сразу несколько фрагментов доку
мента, что помогает экономить время при выполнении операций форматиро
вания. Кроме этого, посредством функции поиска пользователь может одновре
менно выделить весь текст с одинаковым форматированием, а после этого
переформатировать его. Выделите фрагмент текста в документе.
Удерживая клавишу Ctrl, выделите другой фрагмент.
Примените форматирование одновременно к двум фрагментам текста.
В диалоговом окне поиска установите флажок «Выделить все элементы, най)
денные в:».

Очистить формат
Новая функция «Очистить формат» дает возможность быстро снять все
форматирование с текста, восстановив обычный стиль документа без удаления ги

144
Microsoft Word 2003

перссылок. В меню «Формат» дайте команду «Стили и форматирование». Выдели


те текст, с которого требуется снять форматирование, и выберите «Очистить фор)
мат» в области задач.

Проверка форматирования
Функция проверки форматирования, имеющаяся в приложении Word 2003,
обнаруживает противоречия в форматировании документа и дает возможность
быстро устранить, обеспечивая тем самым создание качественного, единообраз
ного оформления. Кроме этого, эта функция может в автоматическом режиме ис
правлять недостатки форматирования (к примеру, использование нестандартных
маркеров и ошибки нумерации в списках или разные интервалы между абзацами).
Форматирование выполняется в автоматическом режиме, однако для доступа к
этой функции возможно использовать команду «Автоформат» в меню «Формат».

Сведения о формате документа


Открыв документ в приложении Word 2003, пользователь может легко уз
нать его формат. К примеру, Word дает возможность определить, что файл был со
хранен в более ранней версии приложения (к примеру, в Word 97), что он был со
здан посредством другого текстового процессора, имеет формат RTF и т.д. Эта
функция окажется полезной, если вы хотите сохранить документ в исходном фор
мате для последующей отправки соответствующего файла автору. Откройте доку
мент и дайте команду «Свойства» в меню «Файл». «Кликните» вкладку «Общие».
Обратите внимание, что файл при сохранении будет, как обычно, преобра
зован в формат Word 972003, если специально не сохранить его в исходном фор
мате.

Рисованные маркеры
В новой версии приложения Word рисованные маркеры могут использо
ваться так же, как обычные. Теперь возможно назначать разные рисованные мар
керы для разных уровней списка. Это упрощает применение рисованных марке
ров для представления информации и повышает возможности приложения Word
как редактора webстраниц. В меню «Формат» дайте команду «Список».
«Кликните» «Рисунок».

Надежность и восстановление данных


Другая важная задача, которая ставилась при разработке Word 2003, заклю
чалась в обеспечении высокого уровня надежности приложения, чтобы пользова
телям не приходилось тратить время на повторное создание одних и тех же доку
ментов. До появления Word 2003 пользователю при возникновении ошибки часто
приходилось затрачивать значительное время на восстановление уже испорчен
ных документов. Благодаря средствам обеспечения надежности, реализованным в
новой версии приложения Word (и во всех остальных приложениях Office 2003),
пользователи могут быть уверены, что им не придется заново создавать свои до
кументы.

Восстановление документов
При возникновении ошибки в работе приложения новая версия Word поль
зователю предлагается возможность сохранить открытые файлы. Благодаря этой

145
Microsoft Word 2003

функции пользователи будут затрачивать меньше времени на восстановление до


кументов. Эта функция в автоматическом режиме появляется, если происходит
ошибка.
Выберите восстановление документа и нажмите на кнопку «Закрыть».
Откройте восстановленный документ в области восстановления докумен
тов.

Отчеты об ошибках в приложении


Теперь Word может в автоматическом режиме отправлять отчеты об ошиб
ках в работе приложения непосредственно в корпорацию «Майкрософт» или в от
дел информационных технологий организации пользователя. В результате корпо
рация «Майкрософт» (или отдел информационных технологий) получает данные,
необходимые для дальнейшей диагностики и исправления возникшей ошибки.
Благодаря этому пользователям могут быть предоставлены рекомендации о том,
как избежать подобной ошибки в будущем, а также дополнительные сведений о
ней. Эта функция появляется в автоматическом режиме.
В диалоговом окне сообщения об ошибке выберите отправку отчета об
ошибке в корпорацию «Майкрософт».

Восстановление приложений и документов


Это средство обеспечивает безопасный способ завершения работы прило
жения Word, когда оно не отвечает на запросы. Имеет смысл завершить работу
приложения и при этом инициировать восстановление документа. Одновременно
возможно отправить отчет о проблеме в корпорацию «Майкрософт» или в отдел
информационных технологий своей организации. В случае, если приложение не
отвечает, перейдите в меню «Пуск» Windows.
В меню «Программы» выберите «Средства Office».
Выберите команду «Восстановление приложений Microsoft Office».
Выберите перезапуск или завершение работы приложения.

Восстановление и извлечение данных


Приложение Microsoft Word может в автоматическом режиме вызывать
функцию восстановления поврежденных документов в случае ошибки или сбоя
при загрузке файлов. Пользователи могут вызвать данную функцию, выбрав в ди
алоговом окне открытия файлов команду «Открыть и восстановить» (из раскрыва
ющегося меню справа от кнопки «Открыть»). В меню «Файл» дайте команду «От)
крыть».
Выделите файл, который требуется открыть.
«Кликните» стрелку справа от кнопки «Открыть» и дайте команду «Открыть
и восстановить».

Повышение эффективности работы групп


Независимо от того, создаете ли вы в приложении Word бизнеспланы,
письма, отчеты или другие документы, важное значение имеет возможность пре
доставления материалов в общий доступ и выполнения совместной работы над

146
Microsoft Word 2003

документами. Именно посему одна из основных целей, ставившихся при разра


ботке Word 2003, состояла в упрощении реализации указанных функций. При
этом пользователи не должны были изучать методику применения соответствую
щих новых средств или отказываться от привычного стиля работы. Примером та
кой возможности является функция отправки на проверку, предлагающая более
эффективные методы предоставления материалов в общий доступ и выполнения
совместной работы над документами.

Отправка на проверку
В приложении Word имеются сведения о конкретной роли каждого из поль
зователей в процессе проверки. Этим пользователям предоставляются средства,
необходимые для успешной совместной работы над документами. При отправке
документа на проверку (меню «Файл», команда «Отправить») в автоматическом
режиме включаются соответствующие средства рецензирования для других поль
зователей. Кроме этого, при возвращении документа все изменения могут быть
включены в исходный документ.
Так как процедура проверки в каждом конкретном случае может иметь свои
особенности, не требуется назначать роли или определять порядок проверки. К
примеру, если пользователь отправляет документ как вложение электронной поч
ты, а после этого получает его измененную версию, Word допускает, что документ
мог быть отправлен на проверку и дает возможность автору исходного документа
в случае необходимости легко включить в него предложенные рецензентом изме
нения. В меню «Файл» последовательно выберите команды «Отправить» и «Сооб)
щение (на рецензию)».
Приложение Outlook в автоматическом режиме вкладывает документ в ис
ходящее сообщение электронной почты и устанавливает процесс «Отправить на
проверку».
Закончив проверку документа, второй пользователь может выбрать коман
ду «Ответить с изменениями». В результате документ будет отправлен как вложе
ние электронной почты первому пользователю, который сможет включить изме
нения в исходный документ.

Разметка исправлений
Пользователи приложения Word могут теперь легко отслеживать измене
ния, вносимые в документы. Средство разметки дает возможность отслеживать
изменения в документах при помощи выносок на правом поле страницы. Такие
выноски содержат всю информацию об исправлениях, однако не мешают воспри
нимать документ и не влияют на его разметку. Благодаря этому пользователь
получает более наглядное и полное представление о внесенных в документ изме
нениях. Убедитесь в том, что на панели рецензирования установлен режим отсле
живания исправлений.
Убедитесь в том, что в раскрывающемся списке на панели рецензирования
выбран элемент «Исправления в измененном документе» или «Исправления в исход)
ном документе».
Внесите изменения в документ.

147
Microsoft Word 2003

Сравнение и объединение исправлений


Приложение Word теперь дает возможность объединять примечания и ис
правления, сделанные несколькими рецензентами. Затем автор (владелец доку
мента) может принять или отклонить одно или все исправления. Откройте ис
правленный документ, ранее отправленный на проверку.
Для того, чтобы объединить и сравнить документы, полученные от разных
рецензентов, «кликните» «Да».

Панель рецензирования
Панель рецензирования предоставляет ряд средств и возможностей для ре
цензирования документов. К примеру, с ее помощью пользователи могут выпол
нять фильтрацию документа для просмотра изменений, сделанных конкретным
рецензентом или всеми рецензентами. Имеет смысл переходить от изменения к
изменению с принятием или отклонением каждого из них, либо возможно при
нять или отклонить все изменения сразу. В меню «Вид» последовательно выбери
те команды «Панели инструментов» и «Рецензирование».
Примечание. При открытии документа, присланного на проверку, эта па
нель появляется в автоматическом режиме.

Поддержка открытого интерфейса API для управления документами


(ODMA)
В новой версии приложения Word имеется более полная поддержка интер
фейса ODMA. Следующие функции хорошо взаимодействуют с ODMAсовмес
тимыми системами и программами: Mail Merge (слияние), Persisting Document
Management System (DMS), Information in Document Fields (данные в полях доку
мента), Insert File (вставка файла), Insert Picture (вставка картинки), Save As («Со
хранить как»), Compare and Merge (сравнение и объединение). Данная функция
доступна исключительно при использовании ODMAсовместимых систем управ
ления документами.

Многопользовательские документы
Теперь посредством приложения Word несколько пользователей могут од
новременно работать над одним и тем же документом. Хотя эта функция не дает
возможность выполнять одновременное редактирование, пользователям не при
ходится ждать, пока файл будет разблокирован, чтобы начать работу над ним.
Когда первый пользователь заканчивает редактирование и закрывает файл,
всем остальным пользователям, работающим с файлом, предоставляется возмож
ность просмотреть изменения, внесенные первым пользователем, и включить в
этот файл свои изменения.
Предложите другому пользователю открыть документ, хранящийся на web
сервере или сервере файлов.
Откройте тот же документ.
Установите переключатель «Создать локальную копию и внести изменения
позже».
Предложите другому пользователю внести изменения в документ, а после
этого закрыть его, сохранив внесенные им изменения.

148
Microsoft Word 2003

Сохранение в виде web&страницы с фильтром


Пользователям предлагаются две возможности при сохранении документа
приложения Word в виде webстраницы. Они могут сохранить свой документ как
webстраницу, содержащую дополнительные теги XML, благодаря которым поль
зователям упрощается редактирование страницы в их собственных приложениях
(единственный вариант, доступный в приложении Word 2000). Второй вариант
(впервые реализованный в Word 2003) дает возможность сохранить документ как
webстраницу с фильтром. При этом удаляются теги XML, и пользователь может
опубликовать свой документ как «чистый» HTML. При использовании данного
варианта также удаляется большая часть разметки HTML и стилей, применяемых
исключительно при открытии файла в приложении Word. В результате получает
ся гораздо меньшего размера файл, предназначенный для публикации в Web. Вме
сте с тем, в этом случае теряется разметка Word, которая могла бы использовать
ся при последующем редактировании файла. В меню «Файл» дайте команду
«Сохранить как web)страницу».
Откройте список «Тип Файла» и выберите элемент «Web)страница» или
«Web)страница с фильтром».

Упрощенное форматирование
В Microsoft Word имеются следующие способы для упрощения форматиро
вания.
Используйте область задач Стили и форматирование для создания, просмо
тра, выбора, применения или отмены форматирования текста. Для вывода на эк
ран атрибутов форматирования стоит открыть область задач Показать форматиро)
вание.
Имеет смысл также проверять согласованность форматирования во время
ввода данных. При отсутствии согласованности элементы текста будут подчерк
нуты синей волнистой линией.
Помимо этого, возможно управлять в автоматическом режиме исправлени
ем и вставкой, не нажимая кнопки панели инструментов и не открывая диалого
вые окна. Кнопки Параметры автозамены и Параметры вставки появляются непо
средственно в документе, что дает возможность более эффективно выполнять эти
задачи.

Совместное создание документов


Некоторые возможности, поддерживающиеся в Microsoft Word, упрощают
проведение совместной работы.
Используйте улучшенную панель инструментов Рецензирование для совме
стной работы с документами. Внесенные исправления помечаются четкой размет
кой, не закрывающей исходный текст и не влияющей на его расположение, что
удобно для чтения. Разметка отображается при вступлении в силу внесенных из
менений, а также при сравнивании двух вариантов документа.
Выносками помечаются такие исправления, как вставка, удаление, измене
ние форматирования, а также комментарии.

149
Microsoft Word 2003

В Microsoft Word поддерживаются некоторые возможности сравнения и


объединения. Помимо объединения всех изменений обеспечивается правиль
ность и точность исправлений, отслеживание большего числа типов изменений, а
также возможность создания третьего документа, содержащего сравнение.
Отправка документа на рецензирование является законченным интеграци
онным процессом. В Microsoft Word в автоматическом режиме создается форма
запроса на рецензирование, включаются и отображаются средства рецензирова
ния при получении документа проверяющим, а также выводится предложение
объединить изменения при возвращении проверяемой копии документа. Для
принятия или отклонения изменений возможно использовать средства рецензи
рования.

Глава 2.
Дополнительные новые возможности Microsoft Word
Улучшенное форматирование таблиц и списков
В Microsoft Word копирование таблиц и стилей пользовательских таблиц и
листов теперь возможно осуществлять путем перетаскивания. Помимо этого, в
Microsoft Word предлагаются усовершенствованные возможности сортировки.
Существует возможность выполнять форматирование маркеров и чисел,
отличное от форматирования текста в списке.

Усовершенствованные средства проверки


правописания
В Microsoft Word обеспечивается использование правильных имен и рабо
та с пользовательскими словарями.

Использование автозавершения
Имя адресата, которому посылается письмо по электронной почте из
Microsoft Outlook, будет распознаваться в Microsoft Word и предлагаться в качест
ве возможного варианта для автозавершения.

Одновременное выделение нескольких областей


Имеет смысл выделять несколько областей документа вразбивку, что облег
чает форматирование разных частей текста. Помимо этого, возможно использо
вать средство поиска одинаковых фрагментов текста.

Более удобный подсчет числа слов


При помощи панели инструментов Статистика возможно проверять число
слов в документе, не открывая окно Статистика.

Упрощенное объединение почты


В Microsoft Word для подключения к источнику данных и создания доку
ментов на бланке, почтовых наклеек, конвертов, каталогов и рассылок электрон

150
Microsoft Word 2003

ных писем и факсов используется область задач. Несмотря на простоту в исполь


зовании, мастер слияния обеспечивает расширенную функциональность.

Скрытие знака пробела


В режиме разметки страницы возможно избавиться от лишних пробелов на
экране, путем скрытия их в нижней и верхней части документа.

Использование полотна
Новое полотно позволит эффективнее справляться со вставкой, размеще
нием, изменением размера и наложением графических объектов.

Использование диаграмм
Имеет смысл добавлять различные диаграммы, применяя инструменты для
создания диаграмм на панели инструментов Рисование.

Усовершенствованные подложки
Для печатаемого документа возможно выбирать рисунок, эмблему или
текст в качестве фона.

Безопасность
Обновленная вкладка «Безопасность». Параметры безопасности, такие как
защита паролем, параметры совместного использования, цифровая подпись и за
щита от макросов, представлены на одной вкладке Безопасность диалогового ок
на Параметры.

Защита личных сведений


Существует возможность удалять личные сведения из документа, такие как
свойства файлов («Автор», «Руководитель», «Учреждение» и «Автор изменений»),
имена, связанные с примечаниями или вносимыми изменениями, а также исклю
чать возможность загрузки другими пользователями URLадресов из смарттегов.

Web&документы и web&узлы
Усовершенствованная поддержка таблиц каскадных стилей (CSS). В
Microsoft Word возможно связывать и удалять таблицы каскадных стилей (CSS),
позволяющие выполнять форматирование нескольких webстраниц или всего
webузла, а также осуществлять управление ими. Для того, чтобы изменить фор
мат страницы, возможно внести изменения в таблицу стилей, не изменяя содер
жимого webстраницы.

Усовершенствованные рисованные маркеры


Рисованные маркеры теперь имеют ту же функциональность, что и осталь
ные маркеры в Microsoft Word. Различные рисованные маркеры применяются для
разных уровней, что расширяет область их применения.

151
Microsoft Word 2003

Фильтр HTML
Для уменьшения размера webстраницы или электронного сообщения в
формате HTML возможно сохранять их с фильтром HTML, чтобы удалить теги,
используемые программами Microsoft Office. Эту возможность рекомендуется ис
пользовать опытным пользователям, работавшим с тегами, встречающимися в
файлах HTML.

Разблокировка данных
Использование смарттегов позволит сэкономить время при выполнении в
Microsoft Word действий, как правило выполняемых в других программах. К при
меру, возможно добавить имя и адрес, содержащиеся в документе Microsoft Word,
в папку «Контакты» Microsoft Outlook, «кликая» смарттег и выбирая необходимое
действие.

Упрощенное подключение данных при объединении


документов
Имеет смысл подключаться к источнику данных непосредственно во время
выполнения операции объединения, применяя диалоговое окно Выбор источника
данных.

Усовершенствованное связывание с данными Microsoft


Excel
При связывании с данными из листа Microsoft Excel возможно использо
вать кнопку Параметры вставки, чтобы исключить возможность потери измене
ний форматирования объекта в документе при обновлении исходного файла.

Средства поддержки языков


Вставка символов и букв национальных алфавитов
В Microsoft Word применяются усовершенствованные методы вставки этих
типов знаков в документ при помощи диалогового окна Символ или сочетания
клавиш Alt+X.

Поддержка дополнительных наборов знаков


При работе в операционной системе Microsoft Windows 2000 в данной вер
сии Microsoft Word существует возможность поддержки ввода данных на тайском,
армянском, грузинском, тамильском, вьетнамском языках, а также на фарси, ур
ду, хинди и других сложных языках.

Глава 3.
Специальные возможности в Microsoft Word
Многие специальные возможности встроены непосредственно в Microsoft
Word. Такие возможности доступны для всех и не требуют применения дополни
тельных вспомогательных средств.

152
Microsoft Word 2003

Настраиваемые параметры
Для того, чтобы Microsoft Word наиболее полно соответствовал необходи
мым требованиям, возможно выполнить настройку следующих параметров:

Параметры изменения размера и масштаба


Для улучшения читаемости документа его изображение на экране возмож
но увеличить. Кроме этого, для упрощения использования и поиска кнопок пане
ли инструментов возможно их увеличить. При использовании указывающего уст
ройства Microsoft IntelliMouse или Microsoft IntelliMouse TrackBall прокрутку и
увеличение изображения возможно осуществить непосредственно посредством
мыши, а не нажатием кнопок. К примеру, для уменьшения или увеличения мас
штаба отображения документа возможно нажать клавишу Ctrl и прокрутить коле
со мыши вперед или назад. Также для изменения масштаба изображения возмож
но использовать сочетания клавиш.

Параметры панели инструментов и меню


Имеет смысл настроить панели инструментов и команды меню. К приме
ру, возможно создать панель инструментов, содержащую исключительно часто
используемые кнопки и меню. Кнопки панелей инструментов и команды меню
также возможно сгруппировать в удобном порядке. Имеет смысл создать даже
собственную кнопку панели инструментов или команду меню.

Параметры цвета и звука


Имеет смысл настроить параметры цвета и звука. К примеру, чтобы улуч
шить читаемость документа, возможно изменить цвет текста или чисел либо
включить или отключить звук для кнопок, меню и других элементов экрана.

Сочетания клавиш
Многие команды и средства доступны непосредственно при помощи кла
виатуры. В случае, если нужная команда не имеет соответствующего сочетания
клавиш, то его возможно назначить. Кроме этого, возможно просмотреть и напе
чатать список всех доступных сочетаний клавиш.

Глава 4.
Советы по улучшению работы с Microsoft Word
Microsoft Word включает в себя средства, которые возможно использовать
для автоматизации повторяющихся задач и увеличения эффективности работы. К
примеру, возможно выполнить следующие действия:
◆ При копировании форматирования из одного объекта или абзаца в
другой возможно уменьшить число нажатий клавиш путем
использования кнопки Формат по образцу.
◆ Посредством средства Автозаполнение возможно ввести длинную
строку текста, напечатав исключительно несколько знаков.
◆ Посредством средства Автотекст возможно сохранить или
поместить часто используемый текст или графический объект.

153
Microsoft Word 2003

◆ При работе с документом возможно быстро настроить параметры


автозамены и вставки посредством кнопок Параметры автозамены и
Вставить.
◆ Для быстрого форматирования текста возможно использовать
область задач Стили и форматирование. К примеру, возможно
выделить все вхождения текста с одинаковым форматированием.

Глава 5.
Запуск и завершение работы Word
Если Microsoft Office установлен, для запуска редактора можно воспользо
ваться командой Программы из стартового меню Windows или связанной с про
граммой кнопкой, расположенной на панели инструментов Microsoft Office. Хотя
эти способы запуска программы являются самыми распространенными, старай
тесь, если это возможно, загружать приложения, используя документоориенти
рованные способы запуска, например, щелчком на имени нужного документа в
меню команды Документы стартового меню Windows или в окне Проводника. В
этом случае одновременно с запуском программы открывается нужный документ.
Выбор способа открытия зависит от вашей цели: открытие существующего доку
мента или создание нового. Удобным средством запуска любой программы явля
ется ее значок (ярлык) на рабочем столе. Поэтому, если вы постоянно работаете с
Word, его значок должен находиться на рабочем столе.
После запуска программы открывается окно Word.
Существует несколько способов завершения сеанса работы с Word:
◆ вызов команды Выход из меню Файл;
◆ нажатие клавиш [Alt+F4];
◆ выполнение двойного щелчка на кнопке вызова системного меню,
расположенной в левом верхнем углу окна программы.
Если в один или несколько документов внесены изменения, то перед за
крытием окна программы появится окно с вопросом о необходимости сохранения
изменений. В ответ можно нажать одну из трех кнопок: Да, Нет или Отмена. Та
кое окно открывается и в том случае, если сеанс работы с Word заканчивается
средствами системы Windows.
Прежде чем приступить к описанию элементов окна Word 97, следует сде
лать небольшое отступление и рассмотреть, как можно получить справочные све
дения об элементах окна, не прерывая работу с программой. Умелая работа со
справочной системой поможет вам в приобретении опыта и мастерства работы с
компьютером.

Система справки
В Microsoft Office реализована мощная система оперативной помощи, ко
торая предоставляет пользователям возможность получать справочную информа
цию, не прерывая работу с программой. Система справки есть в каждом приложе
нии в отдельности и в Microsoft Office в целом. Она хорошо структурирована и

154
Microsoft Word 2003

содержит много полезной информации. Доступ к справочной системе одинаков


во всех приложениях Microsoft Office.

Контекстно&зависимая справка
В первую очередь следует отметить систему контекстнозависимой помо
щи Помощник (Office Assistant). В Microsoft Office эта система снабжена окном с
анимационным персонажем. По умолчанию в качестве анимационного персона
жа выступает глазастая канцелярская скрепка. Для вызова Помощника предназна
чена одноименная кнопка стандартной панели инструментов (кнопка с изображе
нием знака вопроса).
Для управления Помощником служат команды его контекстного меню, ко
торое открывается щелчком правой клавиши мыши в окне Помощника.
Команда Скрыть помощника контекстного меню позволяет избавиться от
постоянного присутствия на экране окна с анимационным персонажем. Команда
Параметры предназначена для вызова диалогового окна Помощник, в котором ус
танавливаются режим работы Помощника и параметры отображения справочной
информации (вкладка Параметры), а также выбирается анимационный персонаж
(вкладка Коллекция). Выбрать персонаж позволяет и команда Выбрать помощника
из контекстного меню. Команда Мотор подключает дополнительные анимацион
ные эффекты.

Глава 6.
Окно Word
Строка заголовка
В верхней части окна редактора расположена строка заголовка. В ней нахо
дится имя программы, а если окно некоторого документа открыто в полноэкран
ном представлении, то и имя документа.
В остальных случаях имя документа размещается в строке заголовка окна
документа. Если имя документу не присвоено, в строке заголовка появляется имя
по умолчанию, снабженное порядковым номером, например Документ1, Доку
мент2 и т.д. В левой части строки заголовка программы находится кнопка вызова
системного меню, а в правой части расположены три кнопки для выбора пред
ставления окна. Первая слева — кнопка сворачивания окна до кнопки на панели
задач, вторая может быть кнопкой установки полноэкранного или нормального
представления окна (в зависимости от текущего представления), третья кнопка
предназначена для закрытия окна.
Если окно имеет нормальное представление, оно может быть перемещено
в любое место экрана стандартным для среды Windows способом. Для этого сле
дует щелкнуть мышью на строке заголовка и, удерживая нажатой левую кнопку,
переместить окно в нужное место. Можно также изменить размеры окна, переме
щая с помощью мыши одну из его границ. Разумеется, изменение размеров окна
осуществимо только в том случае, если окно имеет нормальное представление.
Следует различать понятия окно документа и окно прикладной программы
(приложения). Окно прикладной программы — это окно активного приложения.

155
Microsoft Word 2003

Оно содержит строку заголовка, меню, панели инструментов и рабочую область с


окнами документов. Окно документа является частью окна Word, в которой ото
бражается и обрабатывается документ. Благодаря мультиоконной организации
редактора Word возможна одновременная работа с несколькими документами в
разных окнах. Окна документов перемещаются, уменьшаются и увеличиваются
таким же образом, как и окно приложения. Каждое открытое окно документа мо
жет быть разделено на две части.
При вводе и редактировании текста пользователь работает с активным до
кументом в активном окне, в котором возможен доступ ко всем меню и командам
для оформления и обработки текста.
Если при работе с несколькими документами изменить размер и позицию
окна документа, выполненные установки сохранятся после завершения сеанса.
При следующем открытии документа будут действительны установки, сохранен
ные последними.

Панель меню
Панель меню по умолчанию расположена под строкой заголовка и являет
ся общей для всех окон документов. Ее можно перемещать с помощью мыши, как
и панели инструментов. Щелкните на маркере перемещения (две вертикальные
полоски в левой части панели меню или панели инструментов) закрепленной па
нели инструментов или на заголовке перемещаемой панели инструментов и пере
тащите панель на новое место. Если подвести панель к краю окна, она автомати
чески закрепится у данного края окна.
Команды, выбираемые в меню, относятся к активному окну документа. Па
нель меню содержит имена меню, т.е. имена групп команд, объединенных по
функциональному признаку.
Меню открываются с помощью мыши или клавиатуры. В открытом меню
видны все входящие в его состав команды. Слева от имени команды может нахо
диться значок связанной с ней кнопки панели инструментов. Доступность тех или
иных команд в меню зависит от текущего режима работы редактора Word и от со
стояния активного документа. Доступные команды отображаются шрифтом чер
ного цвета, а недоступные — серого. Например, большинство команд меню Таб)
лица недоступны, если документ не содержит ни одной таблицы. Если элемент
меню является опцией, рядом с ним может стоять метка (галочка). Это означает,
что данная опция установлена. Для установки (выбора) опции следует щелкнуть
на ее имени. Если выполнить щелчок на установленной опции, она будет выклю
чена, а метка исчезнет.
В Word, как и в других приложениях Microsoft Office, вы можете выбрать,
как должно разворачиваться меню на экране. Выбор осуществляется в списке Эф)
фект при выводе меню из вкладки Параметры диалогового окна Настройка (ко
манда Настройка меню Сервис).
Существуют такие способы разворачивания меню: (Нет), Случайный выбор,
Развертывание и Соскальзывание. (Нет) — это стандартный способ открытия ме
ню, при котором меню мгновенно появляется на экране после щелчка на имени
или нажатия соответствующей комбинации клавиш (как в предыдущих версиях
программы). При выборе способа Соскальзывание меню разворачивается сверху

156
Microsoft Word 2003

вниз, а при выборе способа Развертывание — начиная с левого верхнего угла. Ес
ли вы хотите, чтобы меню каждый раз открывалось поразному, выберите способ
Случайный выбор.
Функции опций Крупные значки, Отображать подсказки для кнопок и Вклю)
чить в подсказки сочетания клавиш из вкладки Параметры диалогового окна Наст)
ройка (команда Настройка меню Сервис) такие же, как и в предыдущих версиях
Microsoft Word. Они позволяют увеличить кнопки панелей инструментов, устано
вить режим отображения подсказок рядом с кнопками. С помощью этих опций вы
можете выполнить простейшую настройку панелей меню и инструментов редак
тора уже при первом запуске программы.
Открытие меню посредством клавиатуры выполняется путем нажатия кла
виши [Alt] и клавиши с буквой, подчеркнутой в имени меню. Например, чтобы от
крыть меню Вставка, используя клавиатуру, следует нажать комбинацию клавиш
[Alt+V]. Еще один способ открытия меню посредством клавиатуры базируется на
том, что нажатие клавиши [Alt] приводит к активизации меню Файл в строке ме
ню. С помощью клавиш управления курсором (клавиш со стрелками влево/впра
во) можно выбрать любое меню в строке. Выбранное меню открывается с помо
щью клавиши [Enter] или клавиши управления курсором со стрелкой вниз или
вверх, а выбор команды посредством клавиши [Enter]. Закрытие меню без выбо
ра команды осуществляется посредством клавиши [Esc]. Для выбора команд в ме
ню также предусмотрена комбинация клавиш — [Alt+Подчеркнутая литера в име)
ни команды]. Такой способ вызова команд ускоряет работу за счет исключения
процесса поиска нужного элемента в меню.
Имена некоторых команд заканчиваются многоточием. В результате акти
визации такой команды открывается диалоговое окно, установки в котором опре
деляют вариант исполнения команды. Все установки, выполненные в диалоговом
окне, действительны только в том случае, если окно закрыто с помощью кнопки
ОК. При нажатии кнопки Отмена (или клавиши [Esc]) все установки игнорируют
ся.
Установки в диалоговом окне выполняются с помощью клавиатуры или
мыши. В большинстве случаев указание параметров в диалоговых окнах осуще
ствляется с помощью мыши. Однако при наборе и редактировании текстов в ре
дакторе некоторые указания в диалоговых окнах удобнее выполнять с помощью
клавиатуры, не отрывая рук от нее.
Для активизации поля, включения или выключения опции достаточно вы
полнить щелчок на элементе или нажать клавишу [Alt] и клавишу с подчеркнутой
в названии буквой. Переход от элемента к элементу диалогового окна осуществ
ляется с помощью клавиши [Tab] и комбинации [Shift+Tab] (в обратном направ
лении), открытие списка и выбор нужного элемента — с помощью клавиш управ
ления курсором, а подтверждение содержимого поля ввода — с помощью клавиши
[Enter] или [Tab]. Включить и выключить опцию или переключатель позволяет
клавиша [Пробел].

Панели инструментов Word


Стандартная панель инструментов расположена под строкой меню и состо
ит из кнопок со значками. С каждой кнопкой связана некоторая команда, а рису
нок на этой кнопке передает суть этой команды. Большинство кнопок дублирует

157
Microsoft Word 2003

наиболее часто используемые команды, доступные в меню. Вызывать команду с


помощью кнопки гораздо удобнее, чем выбирать в меню.
Комбинации кнопок стандартной панели инструментов и связанных с ни
ми команд в случае необходимости могут быть изменены в соответствии с требо
ваниями пользователя.
При первом запуске Word и открытии документа под строкой меню отоб
ражается стандартная панель инструментов, которая содержит кнопки, перечис
ленные ниже.

Создать
Открытие нового документа, которому назначается стандартный шаблон
Обычный (Normal).

Открыть
Открытие существующего документа или шаблона. После щелчка на дан
ной кнопке появляется диалоговое окно Открытие документа для указания доку
мента, подлежащего открытию.

Сохрани