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ORDEN DE COMPRA Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido.

La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura. Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido - Nmero de orden de compra - Nombre y direccin del proveedor - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Trminos de entrega y de pago - Cantidad de artculos solicitados - Nmero de catlogo - Descripcin - Precio unitario y total - Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden - Firma autorizada

El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

EL PEDIDO Cuando en el almacn surge la necesidad de aprovisionamiento, se comunica al responsable de compras, y este emite el pedido correspondiente. El pedido es el documento donde se detallan las condiciones de compra El pedido puede realizarse de distintas formas

Por telfono. Por carta. Por impreso. Por fax. Por medio de un representante. Por correo electrnico

Los pedidos deben contener los siguientes datos: Nmero de orden. Fecha. Identificacin del vendedor. Cantidad. Relacin de artculos (descripcin). Condiciones: plazo de entrega, forma de pago, transporte, descuentos, direccin de envo, etc. Precio unitario.

El pedido se har como mnimo por duplicado.

LA NOTA DE ENTREGA O REMISION Una vez iniciada la operacin de compra-venta a travs del pedido el proveedor prepara la mercanca que hay que enviar y emite la remisin. La remisin es el documento que detalla la mercanca que se entrega al cliente, lo elabora el proveedor y acompaa la mercanca durante el viaje. La remisin cumple una doble finalidad: 1. -Justifica la salida de genero del almacn. 2. -Acreditan la entrega de la mercanca al cliente. El nmero de copias depender de la empresa que emita la remisin Se pueden emitir hasta 3 copias y el original destinados a: Almacn: Para justificar la salida de mercanca. Departamento de ventas: 1 copia. Al cliente: como justificacin de entrega. Al cliente: para que la firme como justificacin de la entrega y la devuelva al proveedor. Datos que debe contener la remisin o nota de entrega:

Identificacin del comprador. Identificacin del vendedor. Fecha. Condiciones de entrega y empaque y/o embalaje Referencias, descripcin de la mercanca, cantidad, precio, fecha de recepcin y la firma del cliente.

Se pueden emitir dos tipos de remisiones:

Valorados: se especifican los gastos, el precio, importe total, como si fuera una factura y en algunos casos puede reemplazar la factura. Sin valorar: Solo se pone el precio por unidad, no el importe total, por cada remisin se puede expedir una factura o con varias remisiones elaborar una factura.

LA FACTURA La factura es un documento que acredita legalmente una operacin de compraventa. En ella se relacionan detalladamente los artculos que el proveedor enva al cliente. La factura se elabora con los datos consignados en el pedido y en la remisin. La obligacin de expedir la factura esta regulada de forma muy rigurosa. Las facturas se han de implementar en empresas que cumplan los requisitos de ley en cuanto a la inscripcin legal como comerciante. Toda factura y sus copias deben contener los siguientes datos:

Nmero y serie de la factura. La numeracin debe ser correlativa aunque, puedan establecerse series distintas. Nombre, apellidos o razn social junto con el NIT o CC. del vendedor. Nombre, apellidos o razn social junto con el NIT CC. del comprador. Valor unitario y valor total de los productos vendidos. Cdigo y descripcin de los productos. Condiciones de entrega y formas de pago. Fecha y lugar de la expedicin Direccin y nmero telefnico del comprador Direccin y nmero telefnico del vendedor Valor de los impuestos Nombre, direccin, NIT nmero telefnico del impresor de la factura Tipo de rgimen a que pertenece (Comn o simplificado)

Supuestos especiales:

Se permite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan diversas operaciones ( con distinto IVA) Pueden incluirse en una sola factura la totalidad de las operaciones realizadas para un mismo destinatario durante un mes o periodo inferior. Las ventas al por menor o al detalle bastar con poner continuacin del precio la expresin `` IVA incluido, cuando el comprador no es responsable del IVA