OBJETIVOS DESDE LA VISIN DEL PROTOCOLO

De todos es sabido que a travs del tiempo la sociedad en general ha seguido unas normas de comportamiento y actuacin, las cuales, dependiendo del entorno social o de la institucin, pueden variar y ser ms o menos complejas. Ello nos lleva a adaptar comportamientos en las relaciones humanas en todo el abanico social. Por eso se cre el protocolo, una ciencia llena de tantas normas como de creatividad, que a su vez puede llevarnos a la creacin de una forma de arte, al ser una atractiva y seorial profesin. Los objetivos, que pueden ser incontables, se dividen en generales y especficos. Objetivos generales Cuando hablamos de recepcin hay que tener en cuenta que existen muchas formas de realizarla: Servicio que se encarga de informar y ayudar a medida que se van presentando los invitados o asistentes al evento. Un atrezzo brillante que envuelve de suavidad cualquier acto o accin, protege, salvaguarda y garantiza el xito de cualquier evento realizado. Llevar a un consenso logrando suaves contrastes en la comunicacin a travs de una lgica. Resolver dificultades, problemas, situaciones. Enriquecer el desarrollo de cualquier actividad o actuacin desde el punto de vista de su organizacin. Aplicacin de normas, reglas, leyes y/o decretos para facilitar la consecucin de unos logros.

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ANTES DEL EVENTO

BASES LEGALES

Solicitud de la organizacin del evento Al decidir organizar un evento deportivo de esta magnitud debemos efectuar una solicitud de organizacin ante la Delegacin del Gobierno o institucin pertinente, mediante la cual se autorice su realizacin. Para ello es importante dejar constancia de la misma en un informe donde se reflejen una serie de datos y anexos referentes a la organizacin que la justifique. Esta solicitud debe contener como mnimo: Nombre de la institucin o entidad organizadora. Denominacin de la competicin. Fechas. Duracin. Localidad. Servicios disponibles. Instalaciones disponibles. Anexos: Presupuestos. Caractersticas de instalacin. Reglamento a seguir.

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ANTES DEL EVENTO

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VADEMCUM DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DEPORTIVO

EL PROTOCOLO ANTES DEL EVENTO

Las funciones del protocolo antes del evento estn ntimamente relacionadas con las dems secciones que obran bajo las directrices del Comit organizador. Como decamos antes, el protocolo no lo podemos ver ni aplicar aisladamente al desarrollar el proyecto de creacin de un evento. En este apartado, sin embargo, trataremos de estudiar sus funciones un tanto aisladamente, slo por hacer hincapi en l, ya que es el tema central de este manual. Entre las funciones del protocolo antes del evento, desde el mismo momento que se le asigna la responsabilidad, destacan: Planificacin del trabajo: 1. 2. 3. 4. Estudio del contexto. Creacin del equipo de protocolo y sus funciones. Estudio de recursos. Preparacin del proyecto y programacin.

Invitaciones Acreditaciones Confirmacin Cronograma Diseo Programa Contenido Eleccin del local Ornamentacin y medios materiales Taquilla

Listado Diseo Contenido

Personalidades Vips Generales

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EVENTO

EL PROTOCOLO EN EL EVENTO Es en el evento propiamente dicho donde el protocolo se hace sentir y se luce. Ya tenemos los proyectos desarrollados, permisos, materiales, instalaciones y el personal adecuado segn el programa, ya hemos realizado la comprobacin y el ensayo final; todo est a punto. Comienza el evento. Recepcin y ubicacin (transporte y alojamiento) Cuando hablamos de recepcin, podemos referirnos a muchas formas de realizarla: Servicio que se encarga de informar y ayudar a medida que se van presentando los invitados o asistentes al evento. Comprobar las llegadas. Solicitar las licencias y/o acreditaciones. Dar instrucciones preparadas para los participantes e invitados sobre alojamiento, comidas, etc. Responder a la solicitud de informacin. Corregir errores eventuales. Anotar las modificaciones de comida y alojamiento. Anotar las plazas de los vehculos. El centro de este tipo de recepcin suele estar en las propias instalaciones donde se realizar el evento, para atender a aquellos asistentes o invitados que llegan directamente o por cuenta propia, como delegaciones o equipos que se desplazan por sus propios medios.
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EVENTO

1. En el terreno de juego:

2. En el palco de honor:

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DESPUS DEL EVENTO

n este momento celebramos el xito de la finalizacin del evento y se experimentarn actitudes de emocin, euforia o relajacin, etc.

Se debe tener en cuenta que el xito no es un tema exclusivo de la direccin; su celebracin tiene que ser sencilla, hay que festejarlo con los colaboradores ms allegados o cercanos. Debe ser una celebracin que libere las tensiones que se produjeron durante la preparacin y el desarrollo. Se trata de un momento idneo para compartir con los compaeros las felicitaciones. Se suele celebrar con reuniones por grupos de trabajo en lugares cercanos a las sedes donde se han realizado las funciones, y posteriormente se celebra algo ms formal en un restaurante, etc., cita a la que acuden los miembros de la direccin. La fiesta Los comits organizadores otorgan una importancia con maysculas al hecho de dar a conocer las costumbres o tradiciones locales a travs de la gastronoma, bailes, fiestas, etc. Esta fiesta puede realizar esa doble funcin, la de divertir a los participantes, organizacin, medios de comunicacin, patrocinadores y todos los que de alguna manera formaron parte del evento, y la de dar a conocer esas tradiciones propias de la localidad y regin. Tipos de fiesta: Almuerzo o cena. Un concierto. Baile (exhibicin). Baile para todos. Cctel. Etc.
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PROTOCOLO OLMPICO

na de las quejas ms habituales que tienen los servicios de protocolo de los diferentes Comits Organizadores de los Juegos Olmpicos cuando reciben el encargo de preparar la cita mundial reside en la escasa normativa reglada que existe en relacin con el ceremonial y el protocolo olmpico. Los COJO tienen, por tanto, una amplia libertad para establecer sus pautas y criterios, sin ms lmite que respetar los preceptos sealados en la Carta Olmpica. La Carta Olmpica constituye el mximo documento del Comit Olmpico Internacional, y en ella se establece la filosofa del movimiento olmpico, su organizacin y sus principales normativas. En sus artculos del 64 al 74 se incluyen todos los datos referidos al protocolo olmpico. Aunque esto no resuelve todo lo que seguramente se demanda, s contiene suficientes normativas e indicaciones para pensar que efectivamente el protocolo olmpico est ampliamente regulado. Aspectos esenciales del protocolo olmpico A lo largo de los ya mencionados artculos de la Carta Olmpica se desarrollan los siguientes aspectos: Invitaciones. Acreditaciones. Bandera olmpica. Antorcha olmpica. Ceremonias de inauguracin y clausura de los Juegos. Entrega de premios olmpicos. Precedencias olmpicas.

Invitaciones En su normativa, el COI establece que las invitaciones para participar en los Juegos Olmpicos las expedir el Comit Internacional,
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CONCLUSIN

como en todo proyecto o trabajo debemos ofrecer unas conclusiones, en ste no podan faltar.

Este proyecto de creacin de un evento deportivo, y como parte principal su protocolo, tiene una gran carga de investigacin y de creatividad. Hemos de tener muy claros todos los pormenores de un evento, ya que para llegar a un buen y exitoso fin hay que ver el final antes de llegar, recorriendo el camino que nos lleva a las diferentes etapas. La interpretacin de los elementos que hay que utilizar en la elaboracin del trabajo nos lleva a buscar y resolver cada una de las razones de los mismos. Uno de los condicionantes lo constituyen, sin ningn tipo de duda, las especialidades deportivas que engloban dicho evento. En mi opinin, cualquier tipo de actividad o evento se debe planificar a largo plazo, con la suficiente antelacin que nos permita evitar errores o fallos de organizacin previsibles, no estando exentos de las vicisitudes propias de estos deportes de cierto riesgo. Pero lo ms importante, lo que ms nos interesa en este estudio y exposicin de un Vademcum de protocolo y ceremonial para eventos deportivos, es su protocolo, el cual debe basarse, como hemos visto durante los diferentes apartados de la obra, en una meticulosa puesta en escena en la que conjuguemos todas las posibilidades de utilizacin de las diferentes normas, manuales y reglamentos ya existentes de protocolo, sin olvidar que otra parte fundamental es el buen hacer, as como la creatividad del responsable y los miembros del equipo que lo integran.
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ANEXOS
ANEXO I. Agenda imprescindible En una oficina, departamento, gabinete o servicio de protocolo debemos tener una relacin de autoridades con nombre, apellidos (y, en su caso, los de los cnyuges), direccin postal, fax y telfono oficial, y si es un organismo, entidad o institucin, deberemos tener los datos del responsable de protocolo. Ejemplos: Para una oficina con sede en una Comunidad Autnoma: 1. Presidente del Consejo de Gobierno. 2. Consejeros de la Comunidad. 3. Delegado del Gobierno en la Comunidad. 4. Alcalde de la capital. 5. Presidente del Tribunal Superior de Justicia. 6. Fiscal del Tribunal Superior de Justicia. 7. Presidente de la Diputacin Provincial. 8. General Jefe de la Regin o Zona Militar (u homlogo Almirante Jefe de la Zona Martima o General de la Zona Area). 9. Jefe de la Zona de la Guardia Civil. 10. Jefe Superior de Polica. 11. Etc. Para una oficina en la capital de provincia: 1. Alcalde de la capital. 2. Presidente de la Diputacin. 3. Subdelegado del Gobierno. 4. Presidente de la Audiencia Provincial. 5. Fiscal de la Audiencia Provincial. 6. Delegado Provincial del Gobierno de la Comunidad (equivalente).
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ANEXOS

ANEXO III. Tratamientos oficiales

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VADEMCUM DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DEPORTIVO

ANEXO IV. Precedencias

Relacin de precedencias de los altos cargos del Gobierno, vigentes tras el relevo en la Presidencia del Gobierno, que ahora asume Jos Luis Rodrguez Zapatero. Esta relacin, que obviamente no es oficial, ha sido elaborada por un grupo de expertos de la Escuela Internacional de Protocolo, y se ha hecho basndose en los siguientes criterios: Respeto al orden ministerial reflejado en el Real Decreto 553/2004, de 17 de abril, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, que a su vez atiende a la antigedad de los propios departamentos. Respeto a la prelacin establecida en el Real Decreto 2099/83 sobre Ordenacin General de Precedencias. Respeto al orden que el propio Real Decreto 553/2004 establece internamente para los altos cargos de cada ministerio (ya que el R.D. 2099 remite a los propios ministerios el establecimiento de sus precedencias entre los altos cargos del mismo rango). Los altos cargos de Presidencia se han colocado, dentro de cada rango, por delante de sus correspondientes de los ministerios. Los directores de Gabinete se han colocado los primeros de cada rango en su propio ministerio, de acuerdo con la costumbre y el criterio lgico de proximidad al Ministro y competencias. Obviamente esta precedencia se hace con las reservas derivadas de posibles modificaciones posteriores al cierre de esta edicin. Desarrollamos a continuacin estos aspectos protocolarios, que estimamos pueden de ser inters para todos. Orden de los ministerios Segn el Real Decreto 553/2004 por el que se aprueban los departamentos ministeriales (algunos de nueva creacin y otros con cambio de denominacin), el orden de precedencias queda de la siguiente forma: Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperacin Ministerio de Justicia Ministerio de Defensa

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ANEXOS

ANEXO V. Protocolo de la Carta Olmpica

Apartado referente al Protocolo de la Carta Olmpica, extrada de la pgina web oficial del Comit Olmpico Internacional. CAPTULO 5 Los Juegos Olmpicos IV. Protocolo 64. Invitaciones* 65. Tarjeta de Identidad y acreditacin Olmpica 66. Derechos inherentes a la tarjeta de identidad y acreditacin olmpica 67. Utilizacin de la bandera olmpica 68. Utilizacin de la llama olmpica 69. Ceremonia de apertura y clausura* 70. Ceremonia de los vencedores, medallas y diplomas* 71. Cuadro de honor 72. Protocolo 73. Programa de las ceremonias V. Arbitraje 74. Arbitraje

IV. PROTOCOLO 64. Invitaciones* Las invitaciones para participar en los Juegos Olmpicos deben ser enviadas por el COI un ao antes de la ceremonia de apertura. Se enviarn a todos los CON reconocidos. TEXTO DE APLICACIN DE LA NORMA 64 1. Las invitaciones para participar en los Juegos Olmpicos se redactarn en los siguientes trminos: El Comit Olmpico Internacional tiene el honor de invitarle a participar en los Juegos de la.... Olimpiada (o en los... Juegos Olmpicos de Invierno), que se celebrarn en... del... al.... 2. Todas las invitaciones sern enviadas simultneamente por correo certificado y por avin o mediante un servicio de mensajeros especiales. Los 165