1 TEMA 2 TEORIA BASICA DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA CARACTERISTICAS, CONCEPTOS GENERALES, SOPORTE DOCUMENTAL, PRINCIPIOS CONTABLES.

Caractersticas y conceptos generales La contabilidad es un sistema que tiene como objetivo registrar y procesar las transacciones de negocios que lleva a cabo una organizacin, para producir informacin cuantitativa en una forma comprensible y ordenada. Por ello, se le define como una tcnica que se utiliza para producir sistemticamente y en forma estructural, informacin cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables que la afecta, con objeto de facilitar a los interesados, la toma de decisiones en relacin con dicha entidad econmica. La estructura contable tiene cinco clasificaciones o grupos de cuentas bsicas: 1.- DE ACTIVO 2.- DE PASIVO 3.- DE CAPITAL 4.- DE INGRESOS 5.- DE EGRESOS. UN ACTIVO, representa un recurso econmico o material que pertenece al negocio, y dispone de l, esperando le rinda beneficios en su actividad. Cualquier cosa de valor que sea una propiedad legal de la empresa es un activo; es decir para que la compaa sea propietaria de un bien llamado activo, debe tener el titulo de propiedad del mismo ya que un equipo rentado o una propiedad o edificio arrendado no forma parte de sus activos. UN PASIVO, representa lo que el negocioDEBE econmicamente hablando, a otras personas o empresas, conocidas como acreedores. EL CAPITAL, es la aportacin de los dueos, ms otros rendimientos que le pertenezcan a stos; o la diferencia de los bienes o propiedades de lo que dispone la empresa, una vez deducido el valor del pasivo o de lo que se adeuda a terceras personas. LOS INGRESOS, representa los recursos que la empresa obtiene o gana como producto de las operaciones a que esta dedicada, esto es, por la venta de productos, o la prestacin de servicios, no as lo que obtenga de recursos por razones de un crdito, lo cual no adquiere la categora de un ingreso real, si no ms bien la de un prstamo. Por lo tanto, una empresa puede obtener ingresos por sus operaciones propias como las siguientes: Venta de productos Servicios prestados Arrendamientos ganados Intereses ganados

2 Ganancia cambiaria (en compra-venta de moneda extranjera) Los gastos, se consideran como tales a las salidas de recursos (dinero u otro tipo de activos), ya sea por que se han usado, se han consumido o se han gastado en las operaciones del negocio con el propsito de recibir algn beneficio a cambio. Es importante distinguir con suficiente claridad, cundo una salida de recursos econmicos de la empresa van destinados a convertirse en otra inversin o sea un nuevo activo pero de naturaleza distinta; y cundo esos recursos van destinados a cubrir un gasto, por ejemplo: a) Si tomamos dinero de la caja o de la cuenta bancaria, para comprar mercanca, maquinaria, equipos, terrenos, vehculos, materia prima y cualquier otro tipo de bienes que no van a ser consumidos de inmediato, sino van a darnos servicios o van a estar disponibles hasta el momento que tengamos que hacer uso de ellos, debemos considerarlo como una inversin; pero si ese dinero se emplea para cubrir los sueldos de los trabajadores, los servicios de mantenimiento, asesora, capacitacin, impuestos, energa elctrica, o el combustible que se est empleando, debemos darle la categora de GASTO, y no de INVERSION, porque su aplicacin, consumo, o uso es inmediata. Por lo tanto, todo aquello que se adquiera y que tenga una permanencia en el negocio en forma mas o menos duradera y que adems tanga la caracterstica de poderse recuperar su valor econmico, debemos considerarlo como una inversin y denominarlo como un activo para le empresa, porque es un recurso que tiene disponible. Sin embargo, todo aquello que se adquiera o se pague (como los sueldos y salarios, honorarios, servicio telefnico, impuestos, combustible, papelera, publicidad, etc.), y que se extingan o son consumidos de inmediato, dejan de tener valor de recuperacin, por lo tanto, adquieren la categora natural y directa de un GASTO. b) Un vehculo adquirido para el servicio de la empresa es una inversin (o activo); sin embargo la gasolina o diesel que este vehculo consuma es directamente un GASTO. El vehculo sigue teniendo un valor de uso permanente y algn valor de recuperacin en caso de ser vendido; sin embargo, la gasolina consumida, no tiene un valor permanente, ni puede ser recuperado su valor al convertirse en humo. c) Sin embargo, si la gasolina o diesel son adquiridos para tenerse almacenados para un uso posterior, durante el tiempo que no sea consumida y siga conservando su valor econmico, debe considerarse una inversin y solo adquirir la categora de GASTO, en el momento que sean tomados de su depsito o almacn para su consumo. d) El efectivo entregado a una persona o empresa como anticipo de un trabajo a realizar en el futuro, debe considerarse como una INVERSION en tanto no sea realizado, terminado, y liquidado el trabajo, (puesto que an puede darse el caso de que no se realice el trabajo y por lo mismo, pueda exigirse su devolucin), y hasta que dicho trabajo o comisin sea concluido y deba liquidarse su monto total, podr considerrsele como un gasto efectivamente realizado. e) El efectivo pagado a una empresa por la compra de mercancas, deja de ser una inversin en dinero, (ACTIVO), para convertirse en otra inversin solo que en materiales (o sea otro ACTIVO); y solo se reconocer como COSTO O GASTO, cuando estas mercancas sean tomadas del almacn para su venta. Toda empresa desde su creacin y durante su periodo de vida obtiene ingresos o recursos econmicos y materiales, (ACTIVOS) a travs de 4 fuentes principales:

3 1) Aportacin directa de capital por parte de los socios. (Definido como: CAPITAL SOCIAL). b) Crditos o prstamos concedidos por personas fsicas o morales. (Definidos como: PASIVOS, DEUDAS U OBLIGACIONES DE PAGO) Ganancias obtenidas por las operaciones propias de la empresa (UTILIDAD DEL EJERCICIO). Otras utilidades por partidas u operaciones extraordinarias (OTROS INGRESOS EXTRAORDINARIOS).

EJEMPLO DE UN BALANCE GENERAL RUIZ ORTIZ Y ASOCIADOS, S.A. DE C.V. BALANCE GENERAL Al 30 de JUNIO de 2000 ACTIVOS. Activos circulantes: Caja Bancos Cuentas por cobrar Clientes Almacn de mercancas Doctos por cobrar Otras inversiones en valores Total de activo circulante Activos fijos: Terrenos Construcciones Maquinaria Equipo de transporte Equipos menores Almacn de herramientas Mobiliario Equipo de computo Menos depreciacin de activos fijos Total de activos fijos Activos diferidos: Anticipo de mercancas Trabajos anticipados Publicidad y propaganda Primas de seguros pagadas por anticipado

10 500 1,200 1,600 5,400 300 600 9,610 2,000 3,000 2,000 700 300 250 800 1,000 (1,500) 8,550 300 100 900 400

4 Arrendamientos anticipados Depsitos en garanta Derechos de patentes y marcas Menos amortizacin de activos diferidos. Total de activos diferidos TOTAL DE ACTIVO PASIVOS Pasivos a corto plazo: Proveedores Acreedores Cuentas por pagar Doctos por pagar a corto plazo Intereses por pagar Impuestos por pagar I.V.A. por pagar Total de pasivo a corto plazo Pasivo a largo plazo: Doctos por pagar a largo plazo Crditos hipotecarios Total de pasivo a largo plazo Pasivo diferido: Rentas cobradas por adelantado Anticipos recibidos por mercancas Envases y contenedores recibidos Total de pasivo diferido TOTAL DE PASIVO CAPITAL Capital social Utilidad de ejercicios anteriores Utilidad del ejercicio Reserva de reinversin Supervit por reevaluacin TOTAL DE CAPITAL TOTAL DE PASIVO Y CAPITAL 500 100 200 (1,000) 1,500 19,660

1,000 500 500 500 600 300 600 4,000 1,760 1,000 2,760 500 300 200 1,000 7,760 10,000 800 700 100 300 11,900 19,660

SOPORTE DOCUMENTAL El registro de las transacciones de una empresa, normalmente no debe hacerse en base a la imaginacin, suposicin, estimacin o libre criterio de quien efecta dichos registros o anotaciones contables, si no en base a uno o varios documentos que manifiesten, demuestren y comprueben la operacin que a sido realizada por cuenta o con recursos de la empresa, ya sea que se refiera a: 1. una compra,. factura, pedido, nota de remisin. 2. Pago de sueldo, telfono, electricidad, etc.,. nominas, recibos.

5 3. Liquidacin de impuestos y derechos. Declaraciones fiscales, recibos oficiales. 4. Una venta. facturas, notas de remisin, reporte de ventas. 5. Un descuento, bonificacin o devolucin. notas de cargo, notas de crdito. 6. Una inversin. Escritura constitutiva, acciones, bonos, obligaciones, factura. 7. Consumo o aprovechamiento de algo. copia de cheques girados, boletos de avin, de autobs, de ferrocarril, tickets de pago. 8. Produccin o elaboracin. Reporte de produccin, reporte de almacn, vales. 9. Un prstamo o crdito recibido u otorgado. Letras de cambio, pagars, contrato. 10. Otras operaciones diversas. presupuesto, conciliacin o estado de cuenta bancario, pliza de seguro, etc. Con lo anterior, podemos deducir que casi en su totalidad debe existir un documento que avala o respalda la operacin que se registra, adems de que estos documentos deben cubrir ciertos requisitos de carcter legal que se encuentran sealados en la legislacin fiscal o mercantil para que sean aceptados como vlidos. . Estas normas o reglas del juego que son de carcter general son denominadas formalmente como: PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS. Estos principios son emitidos por la comisin de principios de contabilidad del INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PBLICOS, para facilitar precisamente el trabajo de anlisis y consulta de las distintas partes involucradas e interesadas en la informacin e interpretacin de la informacin financiera, estas normas o principios tienen el carcter de obligatorio en su aplicacin, establecen la delimitacin e identificacin del ente econmico, las bases de cuantificacin de las operaciones y la presentacin de la informacin. . En forma general, existen principios contables bsicos, otros relativos a estados financieros, otros aplicables a partidas o conceptos especficos y a problemas especiales de determinacin de resultados. Algunos ejemplos de dichos principios pueden ser los siguientes: Entidad. Las actividades econmicas son realizadas por entidades identificables, las que constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capitales, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecucin de los fines de la entidad

6 A la contabilidad le interesa identificar la entidad que persigue fines econmicos particulares y que es independiente de otras entidades. Para identificar una entidad se utilizan dos criterios: 1. Conjunto de recursos destinados s satisfacer alguna necesidad social con estructura y operacin propios. 2. Centro de decisiones independiente con respecto al logro de fines especficos, es decir, a la satisfaccin de una necesidad, por tanto la personalidad de un negocio es independiente de la de sus accionistas o propietarios, y en sus estados financieros solo se deben incluir los bienes de este ente econmico independiente. La entidad puede ser una persona fsica, una persona moral o una combinacin de varias de ellas. Este principio postula la identificacin de la empresa como ente independiente en su contabilidad, tanto de sus acciones o propietarios, de sus acreedores o deudores, como otras empresas. El objetivo de este principio es evitar la mezcla en las operaciones econmicas que celebre la empresa con alguna otra organizacin o individuo. Periodo contable: la necesidad de conocer los resultados de la operacin en la situacin financiera de la entidad que tiene una existencia continua, obliga a dividir su vida en periodos convencionales. Las operaciones y eventos, as como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren; por tanto, cualquier informacin contable debe indicar claramente el periodo al que se refiere. En trminos generales, los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen. Realizacin: la contabilidad cuantifica en trminos monetarios las operaciones que realiza una entidad con otros participantes en la actividad econmica y ciertos eventos econmicos que la afectan. Las operaciones y eventos econmicos que la contabilidad cuantifica se considera por ellas realizados: a. Cuando ha efectuado transacciones con otros entes econmicos. b. Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o de sus fuentes. c. Cuando han ocurrido eventos econmicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de sta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en trminos monetarios. Valor histrico original: Este principio establece que los bienes y derechos deben valuarse a su costo de adquisicin o fabricacin, sin embargo, admite que estas cifras deben modificarse en caso de que ocurran eventos posteriores que les hagan perder su significado, aplicando mtodos de ajuste en forma sistemtica que preserve la imparcialidad y la objetividad de la informacin contable. En general este principio es una gua para establecer a cuanto o a cual valor se van a registrar las transacciones y eventos. Es muy claro al respecto y especifica que el registro debe hacerse al costo de adquisicin. Negocio en marcha: Este principio presupone la permanencia del negocio en el mercado, con excepcin de las entidades en liquidacin. Este principio permite suponer, salvo prueba en contrario, que la empresa seguir operando por tiempo indefinido, por lo que no resulta valido, usar valores de liquidacin al cuantificar sus recursos y obligaciones. Dualidad econmica: Este principio manifiesta que cada recurso de que dispone la entidad fue generado por terceros, quienes poseen derechos e intereses sobre los bienes de la entidad. A su vez, los recursos constituyen una especificacin de los derechos que sobre ellos existen. Implica que toda transaccin de la entidad debe ser

7 registrada mostrando el efecto sobre los recursos propiedad del negocio (activos), y las obligaciones y derechos de terceros, (pasivo y capital). Revelacin suficiente: Este se refiere al hecho de que los estados financieros deben contener de manera clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operacin y la situacin financiera de la entidad. Por este motivo, normalmente veremos los estados financieros acompaados de notas aclaratorias, las cuales informan sobre el procedimiento seguido para la elaboracin de los mismos. Importancia relativa: Este principio postula que en la elaboracin de la informacin financiera se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la informacin. Por ejemplo, debido al volumen de operaciones que una entidad realiza, estas son agrupadas para su registro y presentacin. Consistencia: Este establece que los principios y reglas con los cuales se obtuvo informacin contable permanezcan en el tiempo para facilitar su comparabilidad. As mismo, establece que cuando exista algn cambio, ste se justifique y se anote el efecto que produce en las cifras contables. Implica que la aplicacin de los principios y de las prcticas contables debe ser permanente. DIVERSOS TPICOS QUE INCIDEN EN LA CONTABILIDAD DE LAS EMPRESAS. 1.2) TIPOS DE SOCIEDADES, (EMPRESA COMERCIAL, INDUSTRIAL, SERVICIOS). Hablando de las dos primeras, -la empresa comercial y la industrial-, podemos sealar que a pesar de que ambas tienen como finalidad ultima obtener utilidades a travs de las ventas, existen notorias diferencias entre una y otra, ya que en la comercial el costo de la mercanca se conoce de inmediato y muchas veces desde antes de ser adquirida, mientras que en la industrial se tienen que combinar una serie de elementos y procesos para conocer finalmente el costo real del producto. Con lo anterior, se desprende que la comercial debe tener dos habilidades: saber comprar la mercanca y saber venderla; y la industrial debe tener tres: saber comprar la materia prima, saber producir y saber vender sus productos terminados. Consecuentemente, existe una serie de diferencias tanto en el aspecto contable como financiero, como puede ser lo siguiente: a. Ambas tienen necesidad de elaborar los estados financieros tradicionales y obligatorios como el balance general, estado de resultados, estado de flujo de efectivo y su presupuesto general, solo que la empresa industrial tiene necesidad de elaborar un estado financiero adicional conocido como el costo de produccin y de lo vendido. b. En lo referente a los inventarios, la empresa comercial necesita llevar el inventario de mercancas, es decir, declarar el valor de los artculos que aun tiene en el almacn y que no ha vendido a la fecha del cierre del ejercicio. Inventario de Mercancas. Mientras que la empresa industrial necesita manifestar tres tipos de inventarios: 1. El de la materia prima que an conserva tal como la adquiri y que no ha consumido en los procesos productivos a la fecha del cierre del ejercicio.

8 Inventario de Materia Prima. 2. El inventario de la produccin que se qued detenida en el proceso productivo, sin ser terminada al momento del cierre del ejercicio. Inventario de Produccin en Proceso. 3. Y el inventario de los productos que ya fueron totalmente terminados pero que aun tiene la empresa en existencia porque no fueron vendidos hasta el momento de dicho cierre. Inventario de Productos Terminados. c. En lo que respecta a la inversin mas importante dentro del activo (o recursos disponibles), la empresa comercial la hace precisamente en el inventario de mercancas, como es el caso de un supermercado, mientras que la empresa industrial destina su ms fuerte inversin en los medios de produccin, es decir el activo fijo, dentro de los renglones de maquinaria, mobiliario y equipos.

Acerca de las empresas que se dedican a la prestacin de servicios como las escuelas, bancos, hospitales, talleres de mantenimiento, despachos o empresas de asesoramiento, etc., sus recursos econmicos y materiales son distribuidos de manera muy diversa, dependiendo ms bien del tipo de servicio que presten, dndole desde luego una alta trascendencia a la preparacin y capacitacin de su personal; teniendo la necesidad principal de elaborar los estados financieros obligatorios normales y al igual que las anteriores, un presupuesto bastante preciso para el desarrollo de sus actividades. 1.3) ACCIONES, OBLIGACIONES, BONOS, VALORES. El capital que ha sido aportado por los socios, esta representado o soportado con los documentos que se emiten para garantizar el capital invertido en esa empresa, dichos documentos se denominan acciones, que en atencin a sus derechos y limitaciones pueden ser Acciones Ordinarias (o comunes) y Acciones Preferentes. Las acciones forman una parte del capital de la sociedad, representada por ttulos que servirn para acreditar o transmitir la calidad y los derechos de los socios. Las acciones son siempre nominativas, es decir, expedidas a nombre de la persona que aparece como propietaria. El dividendo a las acciones preferentes puede liquidarse con prioridad al que corresponda a las acciones comunes. Las acciones dan a sus tenedores el derecho de votar en las asambleas ordinarias y extraordinarias, por cada accin se tiene derecho a un voto. Las acciones pueden emitirse con valor par o sin este. El valor par es el que se haya establecido en el permiso de constitucin e impreso en el propio certificado de acciones.

9 Algunas veces se les asigna un valor prefijado, sin valor par, es un valor arbitrario que se utiliza con el propsito de registro. El importe que se lleve a la cuenta del capital en acciones se obtiene multiplicando el numero de acciones emitidas por el valor par o nominal. Si se venden a un valor por encima del par o del establecido, la suma en exceso se acredita a la cuenta primas en acciones comunes. No se permite vender acciones por menos del valor par o establecido. Emisin de acciones comunes con valor nominal Cuando se emiten acciones, se acredita la cuenta capital social en acciones comunes, por el valor par de las mismas. Si se venden por mas del valor par, el importe en exceso se acredita a la cuenta primas en acciones comunes. EJEMPLO: Suponga que el 1 de Marzo de 199X. Empresas comerciales, S.A. obtuvo autorizacin para emitir 200,000 acciones comunes con un valor par de $500. El 1 de Marzo se emiten 50,000 acciones a $500 cada una 500,000 acciones x $500 = $25,000 000 El asiento contable seria: Efectivo Capital en acciones comunes 25000, 000 25000,000

Concepto: Emisin de 50,000 acciones comunes con valor par de $500. El 16 de Junio se venden 50,000 acciones a su valor de mercado; $800 cada una. Efectivo Capital en acciones comunes Primas en acciones comunes 40000,000 25000,000 15000,000

Concepto: Venta de 50,000 acciones comunes con valor par de $500 en $800 cada una. Como puede observarse, la cuenta de capital en acciones comunes siempre se mantendr en los registros contables en trminos de valor par o el establecido. Y la cuenta de primas en acciones comunes se presentar como un incremento a la cuenta de capital en acciones comunes en el balance general, representando el capital total pagado por los accionistas. Acciones preferentes. Los derechos de estas se resumen en: 1.- Derecho preferente a recibir dividendos antes que los propietarios de acciones comunes. 2.- Derecho preferente a recibir su aportacin original antes que los accionistas comunes en caso de liquidacin de la sociedad. 3.- Derecho de adquirir una parte proporcional de una nueva emisin de acciones de la sociedad. 4.- Derecho de acumular el dividendo anual que le corresponda, para aquel periodo en que la sociedad no obtenga utilidades.

10 El pago de efectivo a los accionistas, por concepto de utilidades y como retribucin a su inversin se le conoce como dividendos en efectivo. Los dividendos solo pueden ser declarados por la asamblea de accionistas, la cual tiene la autoridad para ordenar el pago de estos. Obligaciones: La emisin de obligaciones constituye una fuente de financiamiento para las empresas. Pueden utilizarse para consolidar pasivos, realizar inversiones, incrementar la capacidad productiva, etc. La empresa que emite los ttulos respectivos se denomina sociedad emisora, quien se obliga a restituir la cifra aportada; como premio o contraprestacin, se estipula el pago de un inters anual determinado de acuerdo con el mercado o, en su defecto, un inters flotante. Las obligaciones representan la participacin individual de sus tenedores en un crdito colectivo a cargo de la sociedad emisora. Las empresas que deseen realizar una emisin de obligacin deben presentar una solicitud ante la Comisin Nacional de Valores, cubriendo los siguientes aspectos: 1.- Proyecto de emisin 2.- Balance de la sociedad 3.- Estudio tcnico: motivo, estudio de mercado, capacidad de pago. 4.- Acta de asamblea que acord la emisin. 5.- Acta del Consejo de Administracin. 6.- Bienes en garanta 7.- Registro Publico de la Propiedad de Bienes en Garanta Las obligaciones pueden ser nominativas, al portador, o nominativas y con cupones al portador, y se emitirn en denominaciones de $100 o de sus mltiplos. Las obligaciones dan a sus tenedores, dentro de cada serie, iguales derechos. Asiento Contable: Efectivo 1000,000 Obligaciones por pagar 1000,000 Emisin de 1000 obligaciones del grupo Gamma, S.A., a $1,000 cada una, sujetas al pago del 12 % anual por concepto de intereses, por un plazo de 3 aos. Bonos. La emisin de bonos es una tcnica de fraccionar un prstamo en varias unidades o partes llamadas bonos. Cada bono constituye para la empresa que los emite un documento por pagar a un cierto plazo y que conlleva intereses. Los bonos por pagar constituyen un pasivo. Este tipo de financiamiento es ms propio de las instituciones de gobierno. EJEMPLOS: Tesobonos Petrobonos Bonos del Ahorro Nacional

11 1.4) DIFERENCIAS ENTRE CONTABILIDAD FINANCIERA, FISCAL Y ADMINISTRATIVA. La contabilidad financiera y la administrativa emanan de un mismo sistema de informacin, destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, sin embargo, tienen diferencias y similitudes que son necesarias de conocer para diferenciarlas. 1.- La contabilidad administrativa esta organizada para producir informacin de uso interno de la administracin, por ejemplo: ..Formular, mejorar y evaluar las polticas. ..Conocer dentro de la empresa las reas que son eficientes y aquellas que no lo son. ..Planear y controlar las operaciones diarias. ..Conocer los costos de los diferentes productos o procesos. ..Otros usos varios. La labor de administrar una organizacin requiere, por parte de su responsable, una serie de datos que no son los mismos que se presentan a los interesados externos relacionados con la organizacin, como las instituciones de crdito, el fisco, proveedores, acreedores, etc. La contabilidad administrativa no requiere un modelo o formato especifico para ser llevada a cabo, como es el caso de la contabilidad financiera. 2. La contabilidad administrativa esta enfocada hacia el futuro y la financiera en cambio, genera informacin sobre el pasado o hechos histricos de la organizacin. La administrativa se orienta principalmente al futuro, ya que una de sus funciones es la planeacin. 3. La contabilidad administrativa no esta regulada por principios de contabilidad, en cambio la financiera si, porque genera informacin con fines externos, por lo que debe estar soportada en principios o reglas generales que den cierta facilidad de interpretacin, y seguridad de lo que se informa. Por su parte la administrativa que es mas bien interna, se ajusta a las necesidades que se presenten, por ejemplo el anlisis de costos de oportunidad para aceptar o no algn pedido especial o ignorar la depreciacin para fijar precios, etc. 4. La contabilidad financiera es obligatoria y como sistema es necesaria, mientras que la administrativa es un sistema de informacin opcional, por ejemplo: las leyes fiscales y mercantiles, obligan adems de presentar declaraciones fiscales mensuales o anuales, a presentar ante la asamblea de accionistas los resultados de la organizacin. As tambin, el fisco puede presentarse en cualquier momento ante la empresa a efectuar auditorias para verificar la veracidad de las transacciones reportadas y de los impuestos declarados, basndose en la informacin que debe estar en todo momento disponible y lo ms al corriente posible para demostrar la legalidad de las actividades. Esta misma informacin es la que consideran vlida las instituciones de crdito. La administrativa tiene como base fundamental la de servir internamente para la toma de decisiones. 5.- La administrativa separa a la empresa para efectos de anlisis y medicin en cada una de sus reas, departamentos o productos, a efecto de tomar decisiones sobre cada una de las partes que la componen, a lo que la contabilidad financiera informa de manera global acerca de la empresa. 6.- Similitudes entre una y otra.

12 ..a) Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de informacin, es decir, las dos parten del mismo banco de datos que es la contabilidad financiera o general, y as cada una agrega o modifica ciertos datos, segn las necesidades especificas que se quieran o requieran abarcar. ..b) Ambas exigen responsabilidad sobre los recursos que se depositan en manos de los administradores; la financiera verifica dicho labor en forma global, mientras que la administrativa lo hace por segmentos o reas de la empresa para ubicar en forma personal a los responsables o buscar soluciones o cambios. 7.- La contabilidad fiscal. Esta se basa tambin en el mismo banco de datos que las otras dos, y al igual que la financiera, esta regulada en forma estricta por los principios contables, y es para una informacin de carcter externo, solo que exige un tipo de presentacin especial como lo regula la legislacin fiscal para cada tipo de empresa, segn sean las obligaciones en las que cae, por lo que tambin, deben ser acomodados los mismos datos de acuerdo a lo que indican los reglamentos legales en los formatos que para tales efectos presentan las diversas instituciones de gobierno. (Declaraciones parciales y anuales de I.S.R., I.V.A., Impuesto al Activo, de los 50 Principales Clientes y Proveedores, etc.). Concretamente podramos definir a estas tres de la siguiente forma: ..Contabilidad financiera. Sistema de informacin orientado a proporcionar informacin a terceras personas relacionadas con la empresa, como accionistas, instituciones de crdito, acreedores, etc. a fin de facilitar sus decisiones. ..Contabilidad administrativa. Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin, con orientacin practica destinada a facilitar las funciones de planeacin, control y toma de decisiones. ..Contabilidad fiscal. Sistema de informacin orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias.

1.5)

LA

CONTABILIDAD

SU

RELACIN

CON

EL

PROCESO

ADMINISTRATIVO

LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN LA PLANEACIN La actividad de planeacin ha cobrado vital importancia en la actualidad, debido al desarrollo tecnolgico, la economa cambiante, el crecimiento acelerado de las empresas, el desarrollo profesional y la disponibilidad de informacin relevante que se tiene actualmente en las empresas. En esta actividad, tomar en cuenta los futuros ndices de inflacin es indispensable para lograr mejor proyeccin del futuro, sobre todo al considerar la liquidez y rentabilidad. La planeacin se hace necesaria por diferentes motivos. 1. Para prevenir los cambios del entorno, de suerte que anticipndose a ellos, sea ms fcil la adaptacin de las organizaciones. 2. Para integrar los objetivos y las decisiones de la organizacin. 3. Como medio de comunicacin, coordinacin y cooperacin de los diferentes elementos que integran la empresa.

13 Al realizar una adecuada planeacin de las organizaciones, se logra mayor efectividad y eficiencia en las operaciones y mejor administracin. La planeacin de operaciones de la empresa, que recibe ayuda de la contabilidad administrativa, y que consiste en el diseo de acciones cuya misin es alcanzar los objetivos que se desean en un perodo determinado, usando diferentes herramientas tales como los presupuestos, el modelo del costo-volumen-utilidad, programas de trabajo, procedimientos, etc. Bsicamente, los presupuestos y el modelo del costo-volumen-utilidad, son los instrumentos que apoyan desde el punto de vista administrativo la planeacin; no puede desconocerse, empero, que existen otras herramientas contable que tambin sirven a tales efectos. Aunque la ayuda de la contabilidad administrativa en la planeacin a corto plazo o planeacin tctica es mas notable, la informacin generada por la contabilidad es de vital importancia en la planeacin a largo plazo o estratgica con el fin de realizar proyecciones, para efectuar mediante modelos economtricos la planeacin a cinco o diez aos, para ampliaciones de la planta, introduccin de nuevos productos, etc. EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN EL CONTROL ADMINISTRATIVO. La poca actual se caracteriza por la complejidad econmica de la administracin de los recursos, que tanto a nivel macroeconmico como microeconmico son escasos, lo que exige efectividad y eficiencia de los profesionales comprometidos en la administracin, a fin de lograr un uso ptimo de dichos recursos econmicos, materiales y humanos. Se entiende por control administrativo el proceso mediante el cual se asegura que los recursos sean obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en funcin de los objetivos planeados por la organizacin. La informacin que proporciona la contabilidad administrativa puede ser til en el proceso del control por varias razones: 1. Como medio para comunicar informacin acerca de lo que la direccin desea que se haga. 2. Como medio de motivar a la organizacin, a fin de que se acte de la forma mas adecuada para alcanzar los objetivos empresariales. 3. Como medio para evaluar los resultados, es decir, para juzgar que tan buenos resultados se obtienen y premiar a quien corresponda. 4. Para proteger los recursos contra el despilfarro, el fraude y la ineficiencia. 5. Para asegurar la exactitud y confiabilidad en la informacin contable y operativa. 6. Para asegurar el estricto cumplimiento de las polticas trazadas por la empresa. 7. Para evaluar el rendimiento de cada rea o departamento de la empresa. 8. Para capacitar, o en su caso, sustituir a los responsables de los errores graves. La presencia de la contabilidad administrativa se hace necesaria para obtener mejor control. Una vez que determinada operacin ha sido concluida, se miden los resultados y se comparan con un estndar fijado previamente con los objetivos planeados, de tal suerte que la administracin pueda asegurarse que los recursos fueron manejados con efectividad y eficiencia. El estndar establecido previamente surge al utilizar cualquiera de las siguientes herramientas: Los costos estndar, los presupuestos, el establecimiento de centros de responsabilidad financiera, etc. Al ponerse de manifiesto alguna variacin, se pueden realizar las acciones correctivas prudentes para lograr efectividad y eficiencia en el empleo de los recursos con que cuenta la organizacin. En nuestro pas, entre mas difcil es la economa, se hace mas patente, el principio administrativo que dice sistema que no se controla sistema que se degenera, de ah la relevancia de sta funcin.

14 EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN LA TOMA DE DECISIONES En la definicin de contabilidad administrativa se explic que sta facilita la toma de decisiones. Se ver ahora, como realiza sta labor. Para tomar una buena decisin se requiere utilizar el mtodo cientfico, que se puede desglosar en: 1. Anlisis a) Reconocer que existe un problema. b) Definir el problema y especificar los datos necesarios adicionales. c) Obtener y analizar los datos. 2. Decisin a) Proponer diferentes alternativas. b) Seleccionar la mejor. 3. Puesta en prctica a) Poner en prctica la propuesta seleccionada. b) Realizar la vigilancia necesaria para el control del plan elegido. Dentro de este modelo de toma de decisiones, es en las etapas 1 y 2 donde la contabilidad administrativa ayuda para que la decisin sea la mejor, de acuerdo con la calidad de la informacin que se posea. En dichas etapas se debe simular los distintos escenarios y analizarlos a la luz de diferentes ndices de inflacin esperados, dependiendo del tipo de industria y actividad que se trate. En toda la organizacin se toman decisiones diarias. Unas son rutinarias, como contratar un nuevo empleado; otras no son repetitivas como introducir o eliminar una lnea de producto; ambas requieren adecuad informacin. Es obvio que la calidad de las decisiones en cualquier empresa, pequea o grande est en funcin directa del tipo de informacin disponible; por lo tanto, si se desea que una organizacin se desarrolle normalmente, debe contarse con un buen sistema de informacin. A mejor calidad de informacin se asegura una mejor decisin. Aunque la informacin que genera la contabilidad es usada para la administracin en la toma de decisiones, es importante hacer notar que no proporciona respuestas automticas a los problemas gerenciales. Es precisamente el elemento humano quien elige la mejor alternativa, ya que la experiencia profesional y sus conocimientos, junto con la informacin contable, le permiten elegir correctamente. CAPITULO II MECANICA, CLASIFICACIN Y REGISTRO DE OPERACIONES II.1.- LA CUENTA, SUS PARTES, MOVIMIENTOS Y SALDOS. A partir del principio contable que se refiere a la dualidad econmica, el cual seala que la informacin debe reflejar por una parte los recursos de los que dispone la entidad para la realizacin de sus fines, y por la otra, las fuentes de donde han provenido dichos recursos, nos lleva a la creacin de la partida doble, es decir , el registro del origen y el destino que se les da a los recursos, lo cual genera lo que se dio por llamar un cargo y un abono, es decir, un doble registro que aritmticamente de la misma suma, razn por lo que la suma de los cargos debe dar igual a la suma de los abonos.

15 De aqu entonces, para cada operacin o transaccin que afecte econmicamente a la empresa se utilizaran las cuentas que sean necesarias para sealarla, las cuales dependiendo de la operacin que corresponda, debern ser cuentas de activos, pasivo, capital, ingresos y/o gastos. Cada cuenta se maneja en la prctica, utilizando un esquema en forma de T, a manera de borrador para indicar en forma sencilla el proceso de aumentar o disminuir una cuenta, de tal forma que una columna servir para anotar los aumentos y la otra las disminuciones de dicha cuenta, ejemplo:

Nombre de la Cuenta Lado del Debe Columna p/cargos Lado izquierdo Lado del Haber Columna para abonos Lado derecho

Saldo Deudor

Saldo Acreedor

Los cinco grupos de cuentas aumentan o disminuyen de la siguiente forma: Las de activo y las de gastos se inician y se incrementan del lado izquierdo y se disminuyen del lado derecho; por lo mismo su saldo normalmente debe ser de naturaleza deudora.

Activos-Gastos-Costos Aumentos Se inicia el Primer Asiento. Saldo deudor Disminuciones

16 Por consiguientes las de pasivos, capital e ingresos, se inician e incrementan del lado derecho y se disminuye del lado izquierdo; por lo tanto su saldo normalmente ser de naturaleza acreedora.

Pasivos Capital Ingresos Disminuciones Aumentos Se inicia con el Primer movimiento

Saldo acreedor

Cuatro puntos que deben tenerse presentes: 1.-Todas las cuentas de ingresos y gastos se cierran (o se saldan) al final de cada ejercicio contable contra una sola cuenta que es la prdidas y ganancias. 2.-La cuenta de prdidas y ganancias se cierran una vez obtenido su saldo contra la cuenta de utilidad (o prdida) del ejercicio. 3.-Al cerrarse o saldarse las cuentas de ingresos y gastos al final del ejercicio, nos coloca en la situacin de que al iniciar el nuevo ciclo contable, estas vuelven a iniciar desde cero a partir de que tengan nuevos movimientos, lo cual nos permite conocer lo que sucede nicamente durante cada ejercicio. 4.-Las cuentas que conservan su saldo al final de cada ciclo contable y lo trasladan igual al otro ejercicio, son las del balance, mismas que nos muestran precisamente el monto de las inversiones, las deudas y obligaciones, as como el patrimonio que pertenece a los accionistas a la fecha que nos interese determinar o conocer dichos saldos. CATALOGO DE CUENTAS Y EL MANUAL CONTABLE. Catalogo de cuentas Aun el ms pequeo sistema contable debe tener un catalogo de cuentas, el cual viene a presentar la estructura del sistema contable. Debe relacionar los nmeros y los nombres o ttulos de las cuentas, y estas deben colocarse en el orden de las cincos partes o clasificaciones bsicas: activo, pasivo, capital, ingresos y gastos. En el cuadro siguiente se ilustra un catalogo de cuentas para una compaa de servicios. Note que el catlogo trata de incluir todas aquellas cuentas que podran utilizarse para el registro de las operaciones del negocio. Asimismo, observe que independientemente de cuantos dgitos tenga una cuenta, el nmero de las cuentas de

17 activo comienzan con uno, las de pasivo con dos, las de capital con tres, las de ingreso con cuatro y las de gastos con cinco para que de este modo puedan mas fcilmente agruparse y diferenciarse las de e un grupo con otro Catalogo de cuentas Cuenta Nmero Nombre de la cuenta

100 Efectivo 101 Cuentas por cobrar Documentos por cobrar 103 Seguro pagado por adelantado Renta pagada por adelantado 105 Material de oficina 110 111 111-1 112 112-1 113 113-1 200 201 202 210 211 212 300 301 400 401 500 501 502 503 504 505 Terreno Edificios Depreciacin acumulada de edificio Equipo de transporte Depreciacin acumulada de equipo de transporte Equipo de oficina Depreciacin a cumulada de equipo de oficina Cuentas por pagar Sueldos por pagar Intereses por pagar Documentos por pagar a largo plazo. Hipoteca por pagar Dividendos por pagar Capital social Utilidades retenidas Ingresos por servicios prestados Ingresos por intereses Gastos por sueldos administrativos. Gastos por servicios pblicos Gastos por intereses Gastos por sueldos Gastos por gasolina Gastos por publicidad

102 104

Este ejemplo de catlogo podra ser mas amplio si incluimos en el mismo las sub-cuentas, sub-sub cuentas, y las sub-sub-sub-cuentas que fueran necesarias de utilizar en los registros contables. Por ejemplo la cuenta de efectivo se puede desdoblar de la siguiente forma: 100 Efectivo

18 100 101 Caja 100 101- 101 Caja Chica Ventas 100 101- 102 Caja Chica Administracin 100 102 Bancos 100 102 101 Bancomer 100 102 101 010 Cuenta. 28987985 100 102 101 011 Cuenta. 38756660 100 - 102 102 Santander Serfn 100 - 102 - 102 020 Cuenta 5465459 Y as sucesivamente con cada cuenta y las sub cuentas que le sean necesarias MANUAL CONTABLE En general, el contador elabora un manual para el sistema de contabilidad, el manual contable es un libro por separado donde, adems de los nmeros de ttulos de las cuentas se describe en forma detallada lo que se debe registrar en cada una de ellas, as como lo que representa sus saldo, este manual sirve de referencia al registrar la informacin contable. Mediante el conjunto del catlogo de cuentas (que por lo general aparece en las primeras paginas del manual contable) y del manual de informacin mas detallado, puede lograrse una buena visin del sistema contable y advertir dnde deben ir los registros de cada transaccin de la empresa; cuando existan dudas sobre cual es la cuenta que corresponda, debe consultarse el catalogo de cuentas, el manual o ambos. 11.3 CICLO CONTABLE La contabilidad es un sistema que tiene por objetivo registrar y procesar las transacciones de negocios que lleva a cabo una organizacin para producir informacin cuantitativa en una forma comprensible y ordenada, tanto el registro como el procesamiento y la produccin de informacin financiera y aceptados por la generalidad de la comunidad financiera. EL PROCESAMIENTO CONTABLE INCLUYE LAS SIGUIENTES ETAPAS: 1.- Identificacin: Esta etapa consiste en identificar cuales de las actividades que realiz una empresa pueden considerarse transaccin de negocios para efectos legales. 2.- Anlisis: en esta etapa se analiza especficamente de que manera afectan a la situacin financiera de la empresa las transacciones de negocios efectuadas por la organizacin e identificadas en la etapa anterior. 3.- Registro: En esta etapa se anota en los registros permanentes de la compaa las transacciones de negocios efectuadas por ella y de acuerdo a la manera en que se haya afectado su situacin financiera 4.-Clasificacin: En esta etapa se agrupan todas las transacciones de negocios que hayan afectado a un mismo tipo de rubro o partida que integra la situacin financiera de una organizacin. 5.- Resumen: En esta etapa se genera un informe de todas las partidas integrantes de la situacin financiera de un negocio despus de haber tomado en cuenta las transacciones de negocios del periodo actual.

19 6.-Elaboracin de informes: En esta etapa se generan los informes que presenta la situacin financiera de un negocio, dichos informes son: el estado de situacin financiera (balance general), el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. 7.-Interpretacin: En esta etapa se analizan los estados financieros del negocio, comparando la situacin financiera actual con la de periodos previos y con las otras compaas del mismo giro. II.4) ESTADOS FINANCIEROS BSICOS El producto final del proceso contable es presentar informacin financiera para que los diversos usuarios de los estados financieros puedan tomar decisiones. La informacin financiera para que dichos usuarios requieren, se centran primordialmente en: 1. Evaluar la situacin financiera de la empresa. 2. Evaluar su rentabilidad. (o productividad) 3. Evaluar su liquidez. (disponibilidad de recursos) 4. Evaluar si las acciones se han presentado adecuadamente de acuerdo a lo planeado o han tenido desviaciones, para corregir el rumbo. Considerando estas necesidades de informacin, la contabilidad se centra principalmente en cuatro informes bsicos, como son: a. El estado de situacin financiera o balance general. Que muestra precisamente la situacin financiera en la que se encuentra el negocio. b. El estado de resultados o Prdidas y Ganancias. Que permite evaluar la rentabilidad o productividad generada en un estado de tiempo de la empresa. c. El estado de flujo efectivo. (estado de cambio en la situacin financiera) Cuyo objetivo es dar informacin acerca de la liquidez del negocio , es decir, sealar las fuentes del efectivo y las aplicaciones del mismo; con objetivo de estimar las futuras necesidades de dinero y sus probables fuentes. d. El presupuesto general de la empresa.

Un presupuesto es el plan que se establece para alcanzar en un tiempo determinado, tanto el objetivo principal de las empresas como las metas individuales de cada rea, en este seala la acciones que deban realizarse y la cantidad de recursos econmicos y materiales requeridos y que han sido aprobados para llevarse a cabo, de tal forma que cada rea cumpla con el compromiso que tiene, sin descuidar ninguna, sino por el contrario, coordinndose unas con otras de tal forma que quede integrado como un todo, esto es, el presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional sino se identifica con el objetivo total de la organizacin. En trminos ms sencillos podramos afirmar que el presupuesto en una empresa consiste en planear en trminos cuantitativos y monetarios la toma de decisiones en forma anticipada y en base a los objetivos tratados, de manera que permitan visualizar su efecto en la empresa y servir como herramienta de control administrativo.

II.5. ALCANCES Y APLICACIONES.

20 La contabilidad, como se menciona al principio, resulta ser en los ltimos tiempos un macro sistema de informacin de la empresa, de tal forma que solo o principalmente a partir de ella es como se pueden tener bases cuantificables o comparativas de suficiente confiabilidad para tomar una gran cantidad de decisiones. A) CONTABILIDAD FINANCIERA O GENERAL. Concentracin principal de la informacin financiera de la empresa, que adems de ser obligatoria por las normas tributarias, es la que sirve de base para otro tipo de registros o base de datos. B) PRESUPUESTO Y PLANEACION. El presupuesto como parte de la planeacin, al ser elaborado principalmente en trminos de unidades y de pesos, utiliza en gran medida las estadsticas numricas que le facilite la contabilidad, as mismo le permite evaluar las conveniencias de invertir o gastar en mayor o menor medida en cada rea o seccin de la empresa, intentando en todo momento alcanzar los objetivos trazados por la alta direccin, as como darle seguimiento a las actividades para identificar en que momento se est saliendo de las metas previamente evaluadas. C) OBLIGACIONES Y DERECHOS FISCALES. El cumplimiento preciso de las obligaciones fiscales a tomado gran importancia por la complejidad y multiplicidad de los distintos tipos de impuestos y derechos sealados por las leyes tributarias, as como el cumplimento de una serie de normas de informacin para garantizar la honestidad de los datos e impuestos cubiertos; as tenemos que todas las empresas, dependiendo desde luego del giro al que estn destinadas, debern cumplir con lo que al respecto las obligue la ley del impuesto sobre la renta (I.S.R.); por el monto de sus utilidades, la ley del impuesto al activo, por el monto de los activos que posea; la ley del impuesto al valor agregado, por las operaciones mercantiles que hubiere realizado y que estn agravados con este impuesto, la ley del instituto mexicano del seguro social, por las cuotas que les corresponden cubrir a la empresa y sus trabajadores, las retenciones del impuesto sobre productos del trabajo que debiera haber efectuado en el salario de sus empleados, o de los honorarios a profesionistas independientes que hubiere cubierto, para enterarlo ante la secretaria de Hacienda y Crdito Publico, el impuesto sobre la tenencia de los vehculos, por cada vehculo que posea para el servicio de la empresa, el impuesto predial, aplicable a toda propiedad y uso del suelo de los predios que sean de su propiedad, etc. D) INVENTARIOS. Como uno de los renglones mas importantes por la cantidad de dinero que la empresa tiene normalmente invertido en este rengln, es preciso llevar el control adecuado de los mismos, de tal forma que permita conocerse el monto de materiales y suministros tiene en todo momento, cuales se han agotado y es necesario reponer y que monto de efectivo se debe o se tiene que invertir para contar con las existencia suficientes y necesarias para las actividades normales de las empresas, de tal forma que se eviten interrupciones en la produccin o en las ventas, as como adquirirlos con tiempo por el continuo movimiento de los materiales en las materias primas que se generan en la empresa, y la urgente necesidad que se tiene de evaluarlos cada determinado tiempo, por ejemplo cada mes para elaborar los estados financieros, es preciso utilizar algn mtodo especifico de evaluacin que permita hacerlo de manera mas practica y gil, de aqu que se tienen algunos mtodos conocidos y permitidos por la ley bajo ciertas condiciones, como son el mtodo: P.E.P.S. ; primeras entradas, primeras salidas, el mtodo U.E.P.S. ;ultimas entradas sern las primeras salidas; el mtodo de promedios, principalmente.

21 E) DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES Los activos fijos normalmente se adquiere en forma permanente en la empresa, ya que se espera que estos sirvan para apoyar y realizar las actividades a las que habr o se esta dedicando el negocio, al momento de adquirirlas se les da el tratamiento de inversin, por varias razones: a. Por que se adquieren en forma permanente para apoyar las actividades por el mayor tiempo posible. b. Porque no se consume de inmediato. c. Por que representa un valor o costo que en algn momento aun podemos recuperar, en el supuesto caso de que se vendan. Estos activos fijos, como ya se ha mencionado, deben ser propiedad de la empresa (no rentados); sin embargo al darle algn servicio al negocio, o por el simple transcurso del tiempo, al igual que todos los objetos o cosas que tienen una estructura fsica, tienden a desgastarse, corroerse, deteriorarse, y por consecuencia a disminuir su valor de mercado o de venta; esta disminucin de valor se carga a un gasto que contablemente se llama depreciacin, como un gasto mas para el propietario, por tal motivo, deben registrarse en la informacin contable las dos acciones que se dan: 1. la distribucin del valor del activo, e indicarlo en la parte del balance general, donde se presentan o relacionan todos los activos.

2.- y la parte que se convierte en uno ms de los gastos, mismos que se acumulan junto con todos los dems que se muestran en el estado de resultados, para determinar la utilidad o prdida del ejercicio. Mtodos de depreciacin, se han desarrollado varios mtodos para estimar el gasto por depreciacin de los activos fijos tangibles, algunos de ellos son: A. B. C. D. el de la lnea recta. el de unidades producidas. el de la suma de los nmeros dgitos. el del doble saldo decreciente.

la depreciacin de un ao varia de acuerdo con el mtodo seleccionado, pero la depreciacin total a lo largo de la vida til del activo solo deber ser hasta por el valor total con el que se le haya registrado contablemente. Como ejemplo del mtodo (a) se divide el valor del activo entre el numero de aos de vida que se estima y eso nos dar el monto de depreciacin que deber reconocerse cada ao. $ 10,000 = $ 2,000 de depreciacin anual. 5 aos esto significa que cada ao cargaremos a gastos $ 2,000 de depreciacin de este activo, y cada ao tambin se ira disminuyendo su valor contable por la misma cantidad.

22 Ejemplo: AO UNO: GASTOS DEPRECIACION ACTIVO XX 2,000 DEPRECIACION ACUMULADA ACTIVO XX 2,000

AO DOS: GASTOS DEPRECIACION ACTIVO XX 2,000 DEPRECIACION ACUMULADA ACTIVO XX 2,000 SALDO AO UNO 2,000 MOV. AO DOS

AO 1

VALOR EN LIBROS MENOS DEPRECIACION ACUMULADA VALOR NETO

10,000 (2,000)

$ 8,000 10,000 (4,000)

AO 2

VALOR EN LIBROS MENOS DEPRECIACION ACUMULADA VALOR NETO

$ 6,000 10,000 (6,000)

AO 3

VALOR EN LIBROS MENOS DEPRECIACION ACUMULADA VALOR NETO

$ 4,000 10,000

AO 4

VALOR EN LIBROS

23 MENOS DEPRECIACION ACUMULADA VALOR NETO AO 5 VALOR EN LIBROS MENOS DEPRECIACION ACUMULADA VALOR NETO 10,000 (10,000) (8,000)

$ 2,000

000

Debe sealarse que la depreciacin y su registro, aunque se manifiesta como un gasto, no es precisamente una salida de efectivo, un pago, en el momento en que se reconoce y se registra tal afectacin, como si sucede en el caso del pago de sueldos, luz, etc., ya que la salida del recurso econmico se da o se dio en el momento en que se liquid la inversin en dicho activo, es decir, el momento en que se liquida la inversin es muy distinto a aquel en el que se le registra como gasto. Los ejemplos mas comunes de activos fijos que sufren una depreciacin son los edificios o construcciones, la maquinaria y el equipo, el mobiliario, el equipo de computo, el equipo de transporte, y otros activos fijos similares, con excepcin del activo terrenos, el cual por no sufrir desgaste o deterioro con el tiempo, como sucede con cualquier otro elemento material, no disminuye su valor sino mas bien incrementa con el tiempo, lo cual podr llevarnos a revaluarlos en vez de depreciarlos. F) AUDITORIA INTERNA O ADMINISTRATIVA La auditoria de estados financieros, ha sido, es y ser una herramienta muy importante para la administracin de empresas en la toma de decisiones de carcter financiero. La situacin financiera de la empresa es una parte muy importante de la misma: hace falta sin embargo, la revisin y evaluacin de la empresa en su conjunto, en su composicin y estructura organiza, hasta las partes mas pequeas que componen el organismo social. esta revisin recibe el nombre de auditoria administrativa. La auditoria administrativa analiza y valora la situacin de una empresa con el propsito de precisar en donde esta y a donde va con la administracin actual y si es necesario revisarla y modificarla. La auditoria administrativa pretende la revisin de todas las reas de la empresa, examina las causas y efectos y propone la solucin a problemas que obstruyan alcanzar los objetivos de la empresa .G) CONTROL ADMINISTRATIVO. Como puede observarse, muchos de los datos que nos proporciona la contabilidad son para toma de decisiones, pero otros son precisamente para controlar las actividades de la empresa y proteger los derechos de la misma. H) SALVAGUARDA DE ACTIVOS Esta actividad consiste en llevar un registro ( como parte del control) de los bienes muebles e inmuebles que sean de la empresa de tal forma que siempre se tenga conocimiento del lugar en el que se encuentra cada equipo, maquinaria , vehculo construccin u otros; ya que es la contabilidad quien los registra desde el momento de su adquisicin.

24 .I) PROCESAMIENTO DE DATOS Debido a que la mayor parte de la informacin se concentra para su registro en el rea contable, se ha hecho costumbre que esta rea de procesamiento de datos se encuentre bajo control y manejo del rea financiera o contable. .J) COSTOS EN GENERAL. Siendo los costos un elemento fundamental de conocer en la empresa para poder determinar precios, volmenes u otro tipo de decisiones, en rea contable vuelve a jugar un papel importante en este rengln al igual que otros puntos anteriores, debido a los datos que en ella se encuentran y que solo requieren darles el orden que nos lleve a determinar los costos que nos interesen.

.K) ESTUDIOS ESPECIALES. Cada empresa encuentra conveniente apoyarse en la contabilidad para realizar algunos estudios especiales como nuevos proyectos, inversiones, ampliaciones, investigaciones de inters financiero, o alguna situacin particular que lo requiera. CAPITULO III ESTADO DE LA SITUACION FINANCIERA O BALANCE GENERAL III.1).- GENERALIDADES. El estado de situacin financiera, tambin conocido como balance general, presenta en un mismo reporte la informacin financiera necesaria para tomar decisiones en las reas de inversin y de financiamiento, dicho estado incluye en el mismo informe, ambos aspectos porque parte de la idea de que los recursos con que cuenta el negocio deben estar correspondidos directamente con las fuentes que le dieron origen. INVERSIONES = FINANCIAMIENTOS El balance general es un estado financiero que muestra la cantidad de activo, pasivo y capital en una fecha especifica, dicho estado financiero muestra los recursos que posee el negocio, lo que debe a personas externas a la empresa y el capital aportado por los dueos o accionistas. EL FORMATO DEL BALANCE GENERAL SE COMPONE DE: 1.- ENCABEZADO DEL ESTADO TITULO PARA EL ACTIVO: CLASIFICACIONES DEL ACTIVO: CIRCULANTE. INVERSIONES A LARGO PLAZO

25 FIJOS DIFERIDOS O INTANGIBLES. TOTAL DE ACTIVO TITULO PARA EL PASIVO CLASIFICACIONES DEL PASIVO: A CORTO PLAZO A LARGO PLAZO DIFERIDO TOTAL DEL PASIVO TITULO PARA CAPITAL: CAPITAL SOCIAL UTILIDADES O (PERDIDAS) DIVIDENDOS DECRETADOS TOTAL DE CAPITAL TOTAL DEL PASIVO Y CAPITAL.

El sistema de partida doble es un resultado directo de la ecuacin contable bsica cuando se anotan ambos aspectos de una operacin contable se mantienen en balance los recursos con las fuentes de los mismos.

LA ECUACION SE EXPRESA COMO SIGUE: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

ACTIVO Inversiones Recursos de valor propiedad de la empresa = Econmicos, materiales y

PASIVO Deudas u obligaciones Cantidades que se deben a los acreedores + Crditos o prstamos otorgados

CAPITAL Patrimonio Capital invertido por los dueos ms las ganancias obtenidas Derechos que tienen los inversionistas

26 derechos intangibles a la empresa sobre los activos

EL BALANCE GENERAL MUESTRA LA SITUACION FINANCIERA DE UN NEGOCIO A UNA FECHA DETERMINADA. EL ENCABEZADO DEL BALANCE CONSTA DE TRES LINEAS: EL NOMBRE DE LA EMPRESA. TITULO DEL ESTADO FINANCIERO. FECHA A LA QUE SE REFIERE LA SITUACION FINANCIERA. EJEMPLO: INTERMERCADEO BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 19$$ A C T I V O: ACTIVOS CIRCULANTES: EFECTIVO 10,000 400,000

INVERSIONES TEMPORALES

CUENTAS POR COBRAR (clientes) 220,000 Menos: Estimacin ctas.incobrables -----------DOCUMENTOS POR COBRAR INVENTARIOS DE MERCANCIAS 20,000 180,000 --------------20,000 200,000

27 TOTAL ACTIVOS CIRCULANTES INVERSIONES A LARGO PLAZO: INVERSIONES EN OBLIGACIONES A LARGO PLAZO ACTIVOS FIJOS: TERRENOS EDIFICIO 500,000 (100,000) -------------PLANTA Y EQUIPO 1,100 ,000 (600,000) 500,000 400,000 1,000, 000 20,000 810,000

Menos: Depreciacin acumulada edificio

Menos: Deprec. Acum. Planta y equipo ----------------HERRAMIENTAS 100,000

Menos: Deprec. Acum. Herramientas -----------------EQUIPO DE TRANSPORTE Menos: Deprec. Acum. Equipo de Transp. (100,000) ------------------TOTAL DE ACTIVOS FIJOS ACTIVOS O CARGOS DIFERIDOS:

(25,000)

75,000

400,000 300,000

----------------2,275 ,000

PRIMA DE SEGUROS PAGADOS POR ADELANTADO ANTICIPO A PROVEEDORES DEPOSITOS EN GARANTIA 50, 000 50, 000

60, 000

28 -------------TOTAL ACTIVOS DIFERIDOS TOTAL DE A C T I V O S 160, 000 3, 265, 000 -------------------------------PASIVOS : PASIVO A CORTO PLAZO: (CIRCULANTE) PROVEEDORES (O CTAS. POR PAGAR) DOCUMENTOS POR PAGAR INTERESES POR PAGAR 100, 000 120, 000 85, 000 180, 000

IMPUESTO SOBRE LA RENTA POR PAGAR ----------------TOTAL DE PASIVOS A CORTO PLAZO PASIVO A LARGO PLAZO: OBLIGACIONES EN CIRCULACION HIPOTECA POR PAGAR 200, 000 65, 000

485, 000

PRESTAMO BANCARIO A LARGO PLAZO -----------------TOTAL DE PASIVO A LARGO PLAZO PASIVO DIFERIDO: ANTICIPO DE CLIENTES 100, 000 100, 000 10, 065, 000

800, 000

RENTAS COBRADAS POR ANTICIPADO ---------------TOTAL PASIVO DIFERIDO TOTAL DEL PASIVO 200, 000 1,750 ,000

29 CAPITAL CONTABLE CAPITAL SOCIAL PREFERENTE (500 acciones valor nominal de $100) CAPITAL SOCIAL ACCIONES COMUNES (20,000 acciones valor nominal de $25) PRIMA EN VENTA DE ACCIONES COMUNES UTILIDADES RETENIDAS 650, 000 ----------------TOTAL DE CAPITAL CONTABLE TOTAL DE PASIVO Y CAPITAL 1, 515, 000 3, 265, 000 -----------------------------------------------315, 000 500, 000 50, 000

30 INTERMECADEO, S.A. ESTADO DE RESULTADOS POR EL PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO DE 199$$ INGRESOS INGRESOS POR VENTAS 2800,000 MENOS: DEVOLUCIONES Y REB. S/VTAS. 300,000 VENTAS NETAS 2500,000 COSTO DE LO VENDIDO UTILIDAD BRUTA GASTOS DE ADMINISTRACION sueldos y salarios seguro rentas servicios pblicos depreciacin GASTOS DE VENTA sueldos a vendedores comisiones publicidad DEPRECIACION DE: equipo herramientas equipo de reparto 1060,000 1440,000 100,000 60,000 20,000 30,000 25,000 80,000 10,000 25,000 25,000 20,000 25,000 420,000 1020,000

TOTAL DE GASTOS DE ADMINISTRACION Y VENTAS UTILIDAD ANTES DE GASTOS FINANCIEROS E I.S.R. I.S.R. P.T.U. Total del I.S.R. y P.T.U. Utilidad neta del ejercicio 400,000 370,000

770,000 250,000

El estado de resultados es el principal medio para medir la rentabilidad de una empresa a travs de un periodo, ya sea de un mes, tres meses, un semestre o un ao. Puesto que la justificacin de la existencia de las organizaciones comerciales es la bsqueda de utilidades, resulta lgico que la funcin ms importante de un sistema contable es proporcionar informacin sobre la rentabilidad de una empresa.

31 La rentabilidad en este caso, est representada por la utilidad que obtiene la empresa para incrementar el capital de los socios inversionistas. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO. Rentabilidad en las operaciones, significa aumentar el valor del patrimonio a travs de las actividades de la empresa; es decir, proporcionar a los propietarios una retribucin satisfactoria a su inversin. Posicin de solvencia significa ser capaz de pagar las deudas y obligaciones de la empresa a medida que se vencen. Un estado de resultados esta diseado para medir el xito o fracaso de la empresa en el logro de su objetivo que es realizar operaciones rentables. Por extensin, el balance general muestra si una empresa es solvente o no. Este muestra por ejemplo: la naturaleza y valores de los activos y pasivos corrientes. A partir de esta informacin los usuarios de los estados financieros pueden calcular tales medidas de solvencia como la razn corriente y el valor del capital de trabajo. Sin embargo, evaluar la capacidad de una empresa para permanecer solvente involucra mucho ms que evaluar los recursos lquidos disponibles en la fecha del balance general. Cuanto efectivo recibe una compaa durante el ao? Cules son las fuentes de estos ingresos de efectivo? Qu desembolsos se hacen cada ao por operaciones, y por actividades de inversin y financiacin? Para responder a estas preguntas, las compaas preparan un tercer estado financiero bsico que muestra las fuentes y los usos de los recursos lquidos durante el periodo contable.

PRESUPUESTO DE EFECTIVO O FLUJO DE CAJA. El propsito bsico de un estado de flujo de efectivo es el de proporcionar informacin sobre los ingresos y pagos en efectivo de una entidad comercial durante un periodo contable. El trmino flujo de efectivo, incluye tanto los ingresos como los pagos de efectivo. Adems, este estado pretende proporcionar informacin acerca de todas las actividades de inversin y financiacin de la compaa durante el periodo.

32 La planeacin de las entradas y salidas de efectivo, implica la formulacin de un presupuesto, la idea de presupuestar el efectivo no es exclusiva de las empresas sino tambin de todo individuo que trata de utilizar de la mejor manera la cantidad limitada de dinero de que dispone para satisfacer sus necesidades. As pues, las empresas para lograr sus objetivos necesitan formular un presupuesto razonable y lgico. Un presupuesto de efectivo es un intento por pronosticar el flujo del dinero hacia la empresa y de la empresa hacia fuera durante cierto periodo, es decir, un informe que incluye las entradas y salidas de efectivo de la empresa y determinar el saldo neto que le quedar a determinada fecha, lo cual le permite identificar su verdadera liquidez, es decir sus excedentes o faltantes de efectivo. Las entradas de efectivo comprenden todos los renglones en recursos provenientes de diversas transacciones que conocemos y que se darn bien sea en un futuro cercano, a mediado o largo plazo; dichas operaciones pueden ser: Ventas al contado, cobro de cuentas por cobrar, venta de maquinaria o equipo al contado, aportaciones de los accionistas y otras recepciones de dinero por diversas situaciones. Por el contrario, las salidas de efectivo, son los compromisos contrados por la empresa y que debern cubrirse en determinada fecha o al realizarse determinadas operaciones, tales como: Compras de materia prima, compras de materiales o mercancas al contado, pago de cuentas por pagar, adquisicin de maquinaria y equipo al contado, pago de gastos de operacin de la empresa, tales como: sueldos comisiones, telfono energa elctrica, etc., pago de impuestos, pago de intereses, retiros de capital por algn socio o pagos de dividendos a los accionistas, liquidacin de prestamos. El estado de flujo de efectivo es un estado financiero bsico que junto con el balance general y el estado de resultados, proporciona informacin sobre la situacin financiera de un negocio; la formula sencilla para su determinacin es la siguiente: Entradas de efectivo salidas de efectivo = flujo de efectivo (excedente o faltante) La finalidad de este informe, es determinar si podr disponerse de efectivo suficiente para satisfacer las obligaciones esperadas y de no ser as, identificar cuanto estar disponible y que cantidad se necesita para cubrir los compromisos y buscar las alternativas que nos permitan liquidarlos. Si por el contrario se detectan excedentes de efectivo, estos pueden ser temporales o permanentes, es decir, de largo plazo, si el excedente es temporal se debe invertir de manera que este disponible en el momento preciso, si es a largo plazo (permanente), de puede mejor invertir en ciertos activos que aporten a la identidad un ingreso adicional a largo plazo. El presupuesto refleja las entradas y salidas de efectivo, por lo tanto cualquier partida que no de por resultado una entrada o salida de efectivo no debe incluirse en el presupuesto. El flujo de efectivo debe elaborarse por semana, por mes, por trimestre, semestre, anual, etc., es decir, segn el periodo que la experiencia administrativa indique cual es el espacio de tiempo que permitir la mayor utilidad de este reporte en la toma de decisiones. En el caso especifico del rengln de ventas esperadas se debe considerar por ejemplo: que porcentaje de estas ser al contado y en que porcentajes sern las recuperaciones o cobros de las mismas; por ejemplo si se espera para el mes de Enero un total de 3450,860 de ventas, de las cuales el 30% lo mas probable es que sea de

33 contado y el resto se cobre sobre un estimado del 40% en Febrero, el 15% en Marzo y el resto en Abril, dichas cantidades quedaran: Entradas Ventas de enero Enero 1.035,258 Febrero 1.380,344 Marzo 517,629 Abril 517,629

Una operacin similar deber hacerse con algunos proveedores al momento de comprarles la materia prima de determinado mes por ejemplo, las compras de Enero por: 1880,430 los cuales deberemos pagar de acuerdo a sus condiciones de cobro sobre la base del 80% en el mes de la compra y el resto a 60 das: Salidas Enero Compras de materiales en enero 1.504,344 Febrero 000 Marzo 376,086 Abril 000

34 A continuacin un ejemplo tpico para fines de ilustracin: ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO. Para el mes terminado el 31 de diciembre de 19xx. SALDO DEL MES ANTERIOR EN EFECTIVO ENTRADAS DE EFECTIVO: OPERACIN Honorarios por servicios cobrados en efectivo. FINANCIAMIENTO. Ingresos por intereses Emisin de acciones.. Emisin de obligaciones INVERSIONES. Venta de Activos fijos $ 200,000

3,400,000 200,000 300,000 100,000

50,000 ____________ Total de entradas de efectivo.. $ 4. 250,000 SALIDAS DE EFECTIVO: OPERACIN. Sueldos y salarios. $ Comisiones a empleados... Pago de servicios pblicos FINANCIAMIENTO. Pago de dividendos .. Pago de pasivos. Gastos por intereses.. 400,000 5,000 10,000

100,000 10,000 20,000

INVERSION. Compra de inversiones temporales 20,000 Adquisicin de: Terreno.... 2. 000,000 Edificio. 300,000 Planta y equipo... 250,000 Herramienta 150,000 Equipo de transporte... 150,000 Materiales.. 100,000 __________ Total de salidas de efectivo 3. 515,000 _________ Flujo neto de efectivo: excedente 735,000