POLICA NACIONAL DE COLOMBIA Direccin General

GUA DE GESTIN DOCUMENTAL DE LA POLICA NACIONAL

Gua de Gestin Documental para la Polica Nacional

Publicacin de la Polica Nacional de Colombia Direccin General Oficina de Planeacin Presidente de la Repblica Doctor LVARO URIBE VLEZ Ministro de Defensa Nacional Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERN Director General Polica Nacional Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Subdirector General BriGaDier General RAFAEL PARRA GARZN Director de Seguridad Ciudadana BriGaDier General ORLANDO PEZ BARN

Contenido
Presentacin ....................................................................................................................5

1. Generalidades ...............................................................................................................7
1.1 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. Objeto. ...........................................................................................................................................7 Normatividad..................................................................................................................................7 Jerarqua documental. ....................................................................................................................7 Metodologa general. .....................................................................................................................8 1.4.1. Codificacin de los documentos ...........................................................................................9 Responsabilidad en la estructura documental................................................................................11

2. Tipos documentales ....................................................................................................13

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. Resolucin ....................................................................................................................................13 Reglamento .................................................................................................................................14 Manual ........................................................................................................................................14 Directiva .......................................................................................................................................14 Circular ........................................................................................................................................16 Instructivo ...................................................................................................................................16 Mapa de procesos ........................................................................................................................17 Caracterizacin de procesos ........................................................................................................17 Documentacin de la descripcin de los procedimientos ...............................................................18 2.9.1 Elaboracin de los flujogramas ............................................................................................21 2.10. Gua .............................................................................................................................................21 2.11. Orden de servicios .......................................................................................................................21 2.12. Memoria local y topogrfica ......................................................................................................23 2.13. Estudios de planeacin .................................................................................................................26 2.14. Concepto de planeacin ..............................................................................................................28 2.15. Comunicacin oficial ....................................................................................................................29 2.16. Poligrama .....................................................................................................................................31

2.17. Memorando ............................................................................................................................... 32 2.18. Acta 2.19. Registro 2.20. Formato .................................................................................................................................. 32 .................................................................................................................................. 32 .................................................................................................................................. 34

3. Glosario

................................................................................................................ 35

4. Anexos
Anexo 1. Resolucin No. 2764 del 26 de junio de 2008 ........................................................................ 36 Anexo 2. Proceso gestin documental................................................................................................... 44 Bibliografa .................................................................................................................................. 51

Presentacin

E E

l direccionamiento estratgico ha recorrido un proceso dinmico dentro del cual se han construido diferentes enfoques que van desde modelos de intervencin sobre la realidad, hasta enfoques complejos de interaccin, relacionados con la construccin y reconocimiento de estrategias que contribuyen a la supervivencia de las organizaciones. Las corrientes conceptuales tienden a ofrecer diversos grados de respuesta a las necesidades particulares de sectores productivos y a los problemas especficos de toma de decisiones. La gestin eficiente de la informacin es un rea crtica para cualquier organizacin, tanto en el sector pblico como en el privado, en las administraciones y en el mbito empresarial. Como consecuencia, en las ltimas dcadas se han desarrollado numerosas iniciativas la mayora de ellas de carcter tecnolgico para mejorar la gestin de la informacin en las organizaciones. La mayor parte de los esfuerzos de adopcin de tecnologas de la informacin se han orientado a la utilizacin de bases de datos estructuradas, y se ha prestado menos atencin a la gestin documental (es decir, informacin no estructurada). Sin embargo, la mayor parte de la informacin que gestionamos se encuentra registrada en documentos. Con base en lo anterior, se debe implementar la gestin documental en unas prcticas operativas, que se puedan optimizar y llevar ms fcilmente a su utilizacin con el apoyo de soluciones informticas, las cuales permitirn reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestin, organizar los asuntos de los diferentes clientes que maneja la Institucin y facilitar el desempeo de las actividades propias de cada dependencia o rea, entre otras. La Polica Nacional, en desarrollo del proyecto Fortalecimiento del Sistema de Gestin Integral, dise los instrumentos requeridos para dar cumplimiento a los sistemas de Gestin de la Calidad y Control Interno en sus estndares Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004 y el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 en

virtud de lo anterior, la Institucin implement un sistema de gestin documental que facilita el control de los documentos y registros requeridos en la gestin de la organizacin. El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creacin hasta su eliminacin o conservacin definitiva, se convierte as en un factor clave para la optimizacin de los procesos en el seno de la organizacin. Como parte de los documentos de este sistema, la Gua de Gestin Documental es el documento que define la estructura documental, las caractersticas y componentes necesarios para evidenciar la operacionalizacin del Sistema de Gestin Integral. El presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario de Polica un conocimiento detallado sobre las tcnicas organizativas, y normas que se aplican institucionalmente para gestionar los documentos, con un enfoque eminentemente prctico y sencillo a travs de la aplicacin de los procedimientos de control de documentos y de registros. Esta gua se apoya en lo dispuesto en la Resolucin nmero 2764 del 28 de 2008, por medio de la cual se adopta el programa de gestin documental de la Polica Nacional y sus polticas de operacin. De otra parte, en la elaboracin de esta gua se tuvieron en cuenta los aspectos legales definidos por el Gobierno Nacional en el manual de correspondencia y comunicaciones oficiales del Ministerio de Defensa Nacional. Adems, su diseo obedece a una metodologa de construccin participativa por parte de los representantes de las direcciones y oficinas asesoras bajo la orientacin de la Oficina de Planeacin.

Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Director General de la Polica Nacional de Colombia

Generalidades de la Gua de Gestin Documental

1.

GENERALIDADES

1.1. Objeto
Esta gua es una herramienta organizacional que permite mejorar las prcticas en la gestin documental, a travs de la estandarizacin de los documentos del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional.

1.2.

Normatividad

Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras del servicios. Decreto No. 4110 del 9 de diciembre de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma tcnica de calidad en la Gestin Pblica. Decreto No. 1599 del 20 de mayo de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. Resolucin No. 02764 del 26 de junio de 2008, por medio de la cual se adopta el Programa de Gestin Documental de la Polica Nacional y sus polticas de operacin. Resolucin No. 5237 del 02 de diciembre de 2008, por el cual se establece el Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales del Ministerio de Defensa Nacional.

1.3. Jerarqua documental

Establece los niveles de importancia de cada uno de los documentos definidos en el Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional. Los documentos que se encuentran en la parte superior de la pirmide son de mayor importancia por su impacto en la Institucin. As mismo, estos prevalecen sobre los tipos 7

documentales de menor nivel. Los documentos que se encuentran en la base de la pirmide impactan de manera especfica en las actividades. (Ver figura 1).
Jerarqua
Const. Poltica Leyes Decretos Resoluciones

Reglamentos Manuales Circulares Directivas Instructivos, mapa de procesos. Caracterizaciones de procesos Documentacin de procedimiento, gua, memoria local y topogrfica, estudios y conceptos de planeacin, orden de servicios

Comunicacin oficial, acta, memorando, poligrama, formato, registro

Cantidad

Figura 1. Jerarqua

1.4.

Metodologa general

Para la elaboracin de las directivas, circulares, instructivos, rdenes de servicios, memorias locales Membrete Primera lnea: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Segunda lnea: POLICA NACIONAL Tercera lnea: ESCUDO POLICA NACIONAL dimensiones 2.0 cm por 2.0 cm Cuarta lnea: UNIDAD QUE ORIGINA Letra: Arial 10

y topogrficas, estudios de planeacin, conceptos de planeacin, comunicacin oficial y memorandos se deben observar las siguientes normas:

Ejemplo:
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICA NACIONAL

OFICINA DE PLANEACIN

Fecha: se escribe el nombre de la ciudad de origen, seguida de la fecha de elaboracin, da en nmero, mes en minscula y ao en nmero sin separarlo con punto. Bogot, D. C., 16 de marzo de 2009 8

Mrgenes: el texto se debe escribir con los siguientes mrgenes: Superior: 3 cm Izquierdo: 3 cm Inferior: 3 cm Derecho: 2 cm

Generalidades de la Gua de Gestin Documental

Despedida breve seguida de coma (,): Atentamente, Cordialmente, Remitente: el grado se escribe en mayscula inicial y el nombre completo en mayscula sostenida y negrilla. El cargo se registra en la lnea siguiente, con mayscula inicial. Cuando quien firma el documento lo hace en calidad de encargado por acto administrativo, a continuacin de la lnea del cargo debe colocarse una (E), que indica encargado. Con el objeto de seguir la historia, aplicacin o la localizacin, todo documento debe contener en la parte inferior de la hoja despus de la firma y posfirma, en letra Arial nmero 5 y mayscula los siguientes aspectos: Elaborado por: Grado, Apellidos y Nombre. Revisado por: Grado, Apellidos y Nombre. Fecha de elaboracin: dd-mm-aaaa. Archivo: ubicacin magntica del documento. Todo documento debe contener en la parte inferior de la hoja despus de la firma y posfirma, el correo electrnico, la direccin y el nmero telefnico de la unidad que elabora el documento. En la parte inferior izquierda se debe colocar el cdigo del documento, en la parte inferior central de la hoja se ubica el nmero de la pgina del documento. Ejemplo: 1 de 3.

1.4.1.

Codificacin de los documentos

Para la Codificacin de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional se deben realizar los siguientes pasos: Identificar el proceso y escribir el cdigo de acuerdo con la columna de codificacin del proceso, ubicada en la Tabla 1 Criterios de codificacin al proceso y el tipo de Documento. Identificar el tipo de documento y escribir el cdigo de acuerdo con la columna de codificacin del tipo de documento, ubicada en la Tabla 1 Criterios de codificacin al proceso y el tipo de Documento. Indicar el nmero consecutivo (cuatro dgitos) de acuerdo con la cantidad de documentos generados por el Sistema de Gestin Integral y relacionado con el proceso y el tipo documental, es generado automticamente por la Suite Visin Empresarial.

La codificacin de los documentos del Sistema de Gestin Integral estar a cargo del Administrador Funcional de la Suite Visin Empresarial. Nota: Para los dems documentos que se produzcan, se sigue la codificacin y parmetros establecidos en la Tabla de Retencin Documental vigente para la Polica Nacional.

EJEMPLO DE CODIFICACIN
Un dgito y dos caracteres alfabticos corresponden al nivel e identificacin de proceso Dos caracteres alfabticos corresponden al tipo de documento Cuatro dgitos corresponden al consecutivo relacionado con el proceso y tipo de documento

#DE

PR

####

Tabla 1. Criterios de codificacin al proceso y tipo documental

CD.
1AJ 1AR 1CI 1CP 1CS 1DE 1DH 1DS 1DT 1GD 1IC 1IN 1IP 1LA 1MC 1PR 1RI 2AI 2AO 2AR 2AS 2AT 2CA 2CD 2DC 2DD ACTUACIN JURDICA ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS CONTROL INTERNO COMUNICACIN PBLICA CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO DIRECCIONAMIENTO DEL TALENTO HUMANO DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DIRECCIONAMIENTO TECNOLGICO GESTIN DOCUMENTAL INVESTIGACIN CRIMINAL INTELIGENCIA INTEGRIDAD POLICIAL LOGSTICA Y ABASTECIMIENTO MEJORA CONTINUA PREVENCIN RELACIONES INTERNACIONALES ADMINISTRAR INFORMACIN CRIMINAL APOYO Y SOPORTE OPERACIONAL A LA DIRECCIN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES ADMINISTRACIN DE LA RED DE SERVICIOS ASISTENCIA SOCIAL APLICACIN DE LAS NORMAS DE TRNSITO Y TRANSPORTE CAPACITACIN CONTROL DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES DESARROLLAR INVESTIGACIN CRIMINALSTICA DISUASIN DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES

PROCESO

CD.
RS RG MA DI MP CP MR PR GU IN MT CO PA FR OS DE CI EP OF PO ME AC

TIPO DOCUMENTAL
Resolucin Reglamento Manual Directiva Mapa de Procesos Caracterizacin Proceso Mapa de Riesgos Procedimiento Gua Instructivo Memoria local y Topogrfica Conceptos Plan Formato Orden de Servicio Documento Externo Circular Estudio de Planeacin Comunicacin Oficial Poligrama Memorando Acta

10

Generalidades de la Gua de Gestin Documental

CD.
2DH 2DI 2EC 2ED 2EI 2FA 2IC 2IE 2IJ 2IN 2IS 2IT 2ML 2MO 2NA 2PA 2PD 2PI 2PP 2RD 2SA 2SE 2SP 2SS 2SV 2TI 2VI DESARROLLO HUMANO DESARROLLAR INVESTIGACIN CRIMINOLGICA

PROCESO

EDUCACIN CIUDADANA EN CONVIVENCIA Y SEGURIDAD EDUCACIN ERRADICACIN DE CULTIVOS ILCITOS FORMACIN, ACTUALIZACIN Y ENTRENAMIENTO INVESTIGACIN CIENTFICA INVESTIGAR EXTORSIN REALIZAR INVESTIGACIN JUDICIAL ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN INVESTIGAR SECUESTRO INTERDICCIN CALIFICACIN DE LA CAPACIDAD MDICO - LABORAL MOVILIDAD NMINA DE ACTIVOS PREVENCIN DE LA ACCIDENTALIDAD PREVENCIN DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES PROYECCIN E IMPLEMENTACIN PROCEDIMIENTOS DE PERSONAL RECREACIN, DEPORTE Y CULTURA SOPORTE AREO POLICIAL PREVENCIN DEL SECUESTRO Y LA EXTORSIN SELECCIONAR E INCORPORAR OFICIALES, PATRULLEROS, AUXILIARES DE POLICA, ESPECIALIDADES DEL SERVICIO POLICIAL Y NO UNIFORMADOS PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD SEGURIDAD VIAL ADMINISTRAR TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN VIVIENDA FISCAL

1.5. Responsabilidad en la estructura documental

La estructura documental pretende unificar los criterios para la elaboracin, revisin, aprobacin y difusin de los tipos documentales del Sistema de Gestin Integral. Tabla 2. Estructura documental
DOCUMENTO
Resolucin Reglamento Manual Directiva Circular

ELABORACIN
Direcciones y oficinas asesoras Direcciones y oficinas asesoras Direcciones y oficinas asesoras Direcciones y oficinas asesoras Direcciones y oficinas asesoras

REVISIN
SEGEN OFPLA OFPLA OFPLA OFPLA

APROBACIN
DIPON DIPON DIPON DIPON/SUDIR DIPON SEGEN

DIFUSIN
Direcciones y oficinas asesoras Direcciones y oficinas asesoras OFPLA OFPLA

11

DOCUMENTO
Instructivo

ELABORACIN
Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas.

REVISIN
Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas.

APROBACIN
DIPON, SUDIR, direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. DIPON DIPON DIPON Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Comandantes de regin, Polica metropolitana, Departamentos de Polica, Distritos, Estaciones, Subestaciones, CAI. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. SEGEN, OFPLA Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. OFPLA Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas.

DIFUSIN
DIPON, SUDIR, direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. OFPLA Direcciones y oficinas asesoras. Direcciones y oficinas asesoras. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas.

Mapa de procesos Caracterizacin de procesos Procedimiento

Direcciones y oficinas asesoras OFPLA Direcciones y oficinas asesoras OFPLA Direcciones y oficinas asesoras OFPLA Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Comandantes de regin, Polica metropolitana, Departamentos de Polica, Distritos, Estaciones, Subestaciones, CAI. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. SEGEN, OFPLA Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. OFPLA Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas.

Gua

Poligrama

Orden de servicios

Memoria local y topogrfica

Comandantes de regin, Polica metropolitana, Departamentos de Polica, Distritos, Estaciones, Subestaciones, CAI.

Comandantes de regin, Polica metropolitana, Departamentos de Polica, Distritos, Estaciones, Subestaciones, CAI.

Estudios de planeacin

Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas.

Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Para conceptos jurdicos SEGEN. Para conceptos de planeacin no aplica. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas.

Concepto

Comunicacin oficial

Memorando

Formato

Acta

12

Gua de Gestin Documental Tipos documentales

2. TIPOS DOCUMENTALES
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICA NACIONAL

2.1. Resolucin
Acto administrativo que se expide de conformidad con unas competencias que seala la Ley, con el fin de adoptar decisiones de carcter especfico, general o fijar procedimientos que deben ser cumplidos por los funcionarios de la Institucin. Es el producto de un procedimiento administrativo que debe cumplir con los parmetros y principios contenidos en la Constitucin Poltica, Cdigo Contencioso Administrativo y normas especiales que regulan el procedimiento, enmarcados dentro del debido proceso. Formas de comunicar el acto administrativo. Comunquese y cmplase: Es el modo de comunicar, colectivamente, la existencia del acto administrativo, lo que constituye un requisito fundamental para la seguridad jurdica y una condicin legal de la que depende la eficacia del acto administrativo. Publquese y cmplase: Trata temas generales, se utiliza cuando es necesario enterar a la colectividad de su contenido. Notifquese y cmplase: Comunica la existencia de un acto administrativo cuyo contenido es de carcter particular y concreto. Permite el ejercicio del derecho de defensa, condicin legal de la que depende su eficacia.

DIRECCIN GENERAL RESOLUCIN NMERO... DE ... (...) Por la cual se otorga el Distintivo Especial JUAN MARA MARCELINO GILIBERT LAFARGUE EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICA NACIONAL En uso de sus facultades legales, y CONSIDERANDO: Que mediante Resolucin No. 10451 del 5 de octubre

de 1990, se cre el Distintivo Especial JUAN MARA MARCELINO GILIBERT LAFARGUE, se otorgar por una vez a los Oficiales Superiores en actividad y a los oficiales en uso de buen retiro, que hubieren cumplido 30 y 50 aos, respectivamente, de haber egresado de la Escuela Nacional de Cadetes de Polica General Santander; Que es oportuno reconocer los mritos y virtudes de quienes cumplen 30 y 50 aos de haber egresado de la Escuela de Cadetes de Polica General Santander, integrante de los cursos XXXIII Rafael Reyes, XXXV Eduardo Santos Montejo y XI Marco Fidel Surez, acto propicio para hacer imposicin del distintivo a un personal de oficiales superiores activos y en uso de buen retiro. RESUELVE: Artculo 1. Otorga el Distintivo Especial JUAN MARA MARCELINO GILIBERT LAFARGUE, al personal de Oficiales activos y en uso de buen retiro de la Polica Nacional que ms adelante se relaciona, quienes cumplen 30 y 50 aos de haber egresado de la Escuela Nacional de Cadetes de Polica General Santander, de conformidad con lo establecido en los artculos 1, 2 y 3 de la Resolucin nmero 10451 del 5 de octubre de 1990, as: CLASE 30 AOS BG. Alfonso Arango Salazar BG. Alberto Ruiz Garca CC. 19084901 CC. 19167606

13

RESOLUCIN NMERO_________________DEL_____ HOJA No.2 CONTINUACIN DE LA RESOLUCIN CON LA CUAL SE OTORGA EL DISTINTIVO ESPECIAL JUAN MARA MARCELINO GILIBERT LAFARGUE CLASE 50 AOS MG. (r) Jorge Arturo Pineda Osorio BG. (r) Jorge Enrique Bulla Quintana CR. (r) Alberto Charry Trujillo TC. (r) Leonidas Guevara Torres MY. (r) Ernesto Ros Garca TE. (r) Jaime Eslava Romero CC. 204.577 CC. 32.359 CC. 170.112 CC. 32.337 CC. 32.319 CC. 17.008.547

2.3. Manual
Documento que determina la forma de ejecutar un conjunto de actividades o tareas definidas en un proceso. Estos documentos incluyen criterios para la toma de decisiones; consolidan lineamientos, polticas, normas o disposiciones internas que se convierten en instrumento gua de la accin individual y colectiva del personal de la Polica Nacional. Contenido bsico: Para su diseo y adopcin deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos estructurales:

ARTICULO 2. Imponer el Distintivo a que se refiere la presente Resolucin, en ceremonia especial, de conformidad con el reglamento de ceremonial y protocolo Policial. ARTICULO 3. VIGENCIA. La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. COMUNQUESE Y C M P L A S E , Dada en Bogot, D. C. , Firma, posfirma y cargo del Director Polica Nacional de Colombia
Elaborado por: Grado, Apellido y Nombre Revisado por: Grado, Apellido y Nombre Fecha de elaboracin: Da - Mes - Ao Archivo: C\Documentos\Resoluciones Todo lo anterior en la letra arial 5, MAYSCULA Correo electrnico de la unidad que elabora el documento direccin y telfono de la unidad 1DS-RS-0001 Ver: 0 Pgina 1 de 1 Aprobacin: 05-12-2008

Captulo III

Introduccin. Tabla de contenido. Desarrollo del cuerpo del manual en captulos. Glosario. Anexos.

2.4. Directiva
Acto administrativo emitido por la Direccin o Subdireccin General para fijar pautas, directrices, lineamientos u objetivos de carcter operativo o administrativo, mediante la asignacin precisa de responsabilidades y recursos, facilita el cumplimiento del plan estratgico institucional y dems normas del orden constitucional, legal o reglamentario. Con base en la directiva, las unidades subordinadas deben elaborar rdenes de servicio para el cumplimiento de las responsabilidades sealadas. Se elabora una directiva cuando para un mismo fin estn comprometidas dos o ms oficinas asesoras o direcciones. Tipos de directiva Pueden ser operativa o administrativa, dependiendo de su propsito.

Figura 2. Formato Resolucin

2.2. Reglamento
Seala las normas en todos los aspectos relativos al servicio, instruccin administracin y disciplina; es de carcter permanente y sus principios son de obligatoria observancia por el personal de la Polica Nacional. Contenido bsico: 14 Resolucin. Ttulos. Captulos. Artculos. Pargrafos.

Gua de Gestin Documental Tipos documentales

Directiva operativa: Comunicacin escrita, de carcter estratgico o tctico, que refleja el pensamiento del mando, para desarrollar y controlar acciones especficas del servicio de polica. Directiva administrativa: Comunicacin escrita que se emite para dar cumplimento a procedimientos de carcter administrativo, establece las condiciones en que los factores de personal, sanidad, bienestar, docencia y logstica deben ser colocados como apoyo de las operaciones policiales. Contempla todas las previsiones e instrucciones necesarias para respaldar el cumplimiento de la misin. Las direcciones y oficinas asesoras deben proyectar las directivas con firma del Director o Subdirector, previa revisin de la Oficina de Planeacin. Clases de directiva Directiva permanente: Su vigencia comprende un perodo de tiempo indefinido que se determina a partir de la correspondiente fecha de expedicin o de cualquier otra que se seale como iniciacin de su vigencia. Las directivas permanentes deben ser modificadas o derogadas por el Director General de la Polica Nacional de acuerdo con la evaluacin de los resultados obtenidos de su aplicacin. Directiva transitoria: Cuando el tiempo de su vigencia es determinado entre dos fechas precisas. Se refiere a instrucciones para dar respuesta a situaciones de carcter temporal; comprende directrices para conducir actividades antes, durante y despus del hecho que la origin. Estas sern firmadas por el Director General o Subdirector General de la Polica Nacional, siempre y cuando este ltimo no se encuentre comprometido con alguna responsabilidad.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICA NACIONAL

DIRECCIN GENERAL Ciudad y Fecha D. M.A DIRECTIVA OPERATIVA O ADMINISTRATIVA (PERMANENTE O TRANSITORIA) No. / SIGLA1 SIGLA2 - 23 APRUEBA - ORIGINA - TRD TTULO (Ideal central del contenido de la directiva, en letras maysculas)

I. OBJETO Y ALCANCE A. FINALIDAD Expresa de manera concreta el propsito que busca la Direccin General, mediante la emisin del documento. B. REFERENCIAS Se registran las disposiciones y rdenes relacionadas con la Directiva, incluyendo su denominacin, nmero, fecha y epgrafe, ordenadas cronolgicamente y enumeradas comenzando con el nmero 1, por la ms antigua y de acuerdo con la jerarqua de las normas. C. VIGENCIA Indica el tiempo durante el cual tiene efecto el documento y determina el carcter de permanencia o transitoriedad. Si es PERMANENTE se registra A partir de la fecha de su expedicin y si es TRANSITORIA se anota del____ al____ de 200__. II. INFORMACIN Se exponen en forma global los aspectos ocurridos con anterioridad y que se relacionan con el tema de la directiva, as mismo los concernientes con el qu, dnde, cundo, cmo, con qu, teniendo en cuenta participantes, lugar, fecha, hora, recursos, procedimientos, tcnicas y definiciones. III. EJECUCIN A. MISIN GENERAL Describe en forma breve y precisa la misin de la Direccin General, frente a la filosofa institucional, relacionada con el tema de la directiva. B. MISIONES PARTICULARES Asigna las responsabilidades directas de las dependencias, en orden jerrquico y determina los recursos necesarios para el cumplimiento de la directiva. 1. Unidad con responsabilidad asignada 1.1 1.2

15

IV. INSTRUCCIONES DE COORDINACIN Relaciona las actividades que deben cumplir las unidades comprometidas en la directiva y que no se encuentran determinadas en las misiones particulares. Se enumeran con letras maysculas. A. Los gastos de pasajes y viticos sern asumidos por cada Unidad.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICA NACIONAL

DIRECCIN GENERAL CIRCULAR No. /SIGLA1 - 13 APRUEBA TRD

Lugar y fecha, dd-mm-aaaa PARA: DIRECCIONES Y OFICINAS ASESORAS Asunto: Programa de Gestin Documental En cumplimiento a lo dispuesto en el Acuerdo 016 de 2005 por el cual se aprobaron las Tablas de Retencin Documental de la Polica Nacional, los seores oficiales debern adelantar las gestiones necesarias para que los Jefes de Archivo y Correspondencia de sus unidades den aplicabilidad a lo dispuesto en dicha norma. Atentamente,

La firma, posfirma y cargo del Director General o Subdirector General se escribe al final del documento. GRADO, NOMBRES Y APELLIDOS Director General o Subdirector General DISTRIBUCIN Para conocimiento Para cumplimiento

La distribucin del documento es para cumplimiento cuando la unidad est comprometida con una de las responsabilidades asignadas, y es para conocimiento cuando la unidad no cumple, pero se requiere que est enterada. La posfirma del revisado de la directiva debe corresponder al jefe de la Oficina de Planeacin. REVIS, Firma, posfirma y cargo del Jefe Oficina de Planeacin
Elaborado por: Grado, Apellido y Nombre Revisado por: Grado, Apellido y Nombre Fecha de elaboracin: Da - Mes - Ao Archivo: C\Documentos\Directivas

Firma, posfirma y cargo del Director General

Anexo: Acuerdo 016 de 2005 en setenta y nueve (79) folios Elaborado por: Grado, Apellido y Nombre. Revisado por: Grado, Apellido y Nombre. Fecha de elaboracin: Da- Mes- Ao. Archivo: C\Documentos\Circulares Todo lo anterior en letra arial 5, MAYSCULA Correo electrnico de la unidad que elabora el documento direccin y telfono de la unidad. 1DS-CI-0001 Ver: 0 Pgina 1 de 1 Aprobacin: 05-12-2008

Todo lo anterior en letra arial 5, MAYSCULA Correo electrnico de la unidad que elabora el documento direccin y telfono de la unidad. 1DS-DI-0001 Ver: 0 Pgina 1 de 1 Aprobacin: 05-12-2008

Figura 3. Formato directiva

2.5. Circular
Comunicacin oficial de carcter general informativa o normativa, se utiliza para dar a conocer actividades internas, normas generales, polticas y asuntos de inters comn de la Institucin; ser firmada por el Director General de la Polica Nacional. 16

Figura 4. Formato circular

2.6. Instructivo
Documentos de cobertura general, de un tema concreto y especfico, de vigencia indeterminada; est orientado a reiterar, aclarar o adicionar aspectos del servicio sealados en las disposiciones anteriores. Deben ser proyectados por

Gua de Gestin Documental Tipos documentales

las direcciones y oficinas asesoras para la aprobacin del Director o Subdirector General de la Polica Nacional, previa revisin de la Oficina de Planeacin. Se autoriza la elaboracin y firma de instructivos de carcter interno a los directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de regin, policas metropolitanas, departamentos de Polica y escuelas de formacin, siempre y cuando estn alineados con las instrucciones emitidas por el mando y dems normas y reglamentos de carcter institucional.
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICA NACIONAL

2.7. Mapa de procesos

Es la representacin grfica que permite observar de manera global el conjunto de procesos que realiza la Institucin para el cumplimiento de su misin. En esta se evidencia la interaccin de los procesos para transformar las necesidades de la comunidad en satisfaccin por el servicio de Polica prestado (como se observa en la figura 6).

2.8. Caracterizacin de procesos

Documento que describe todas las actividades que integran un proceso, es presentado en forma sistmica mediante el ciclo de gestin (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Permite identificar las entradas, actividades, puntos crticos de control, responsables y salidas de los resultados (productos y servicios). Es aplicable a los procesos identificados en el Modelo de Operacin por Procesos (Gerenciales, misionales, soporte, evaluacin y mejora). Los componentes bsicos de la caracterizacin de un proceso son: Nombre del proceso. Dueo del proceso. Objetivo del proceso. Alcance del proceso. Procesos Proveedores. Entradas. Actividades. Salidas. Procesos Clientes. Documentos asociados. Fundamento legal. Requisitos aplicables. Interaccin de los procesos. Instrumentos de seguimiento y evaluacin. Recursos. Elaborado por. 17

UNIDAD QUE ORIGINA

Ciudad y Fecha, dd-mm-aaaa. INSTRUCTIVO No. / SIGLA1 SIGLA2 - 70 APRUEBA - ORIGINA - TRD TTULO (Idea central del contenido del instructivo, en letra mayscula, centrado y negrita) Cuerpo del documento Desarrolla la idea central a travs de una breve introduccin, un propsito y un despliegue del tema, asigna responsabilidades concretas de intres institucional que deben cumplir las unidades comprometidas. Relaciona en forma sucinta los antecedentes o aspectos relacionados con la situacin. Firma, posfirma y cargo de quien emite el instructivo
Elaborado por: Grado, Apellido y Nombre Revisado por: Grado, Apellido y Nombre Fecha de elaboracin: Da - Mes - Ao Archivo: C\Documentos\Instructivo Todo lo anterior en letra arial 5, MAYSCULA Correo electrnico de la unidad que elabora el documento direccin y telfono de la unidad. 1DS-IN-0001 Ver: 0 Pgina 1 de 1 Aprobacin: 05-12-2008

Figura 5. Formato instructivo

Figura 6. Mapa de procesos Polica Nacioal Revisado por Aprobado por En cuanto al texto se deber utilizar papel tamao carta, fuente Arial 9, a un espacio, conservando las siguientes mrgenes: superior 2 cm, inferior 2 cm, derecho 2 cm, izquierdo 2 cm, sin dejar sangra. Como se observa en la figura 7.

2.9. Documentacin de la descripcin de los procedimientos

Es la forma especfica de visualizar un conjunto de acciones que se requiere para cumplir las actividades crticas de un proceso; permite ampliar la capacidad de anlisis y comprensin de acuerdo como se observa en la figura 8.

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Pgina 1 de 1 FORMATO MODELO Cdigo: IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO Fecha: DE APROBACIN Versin:

POLICA NACIONAL

CARACTERIZACIN DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO: Describe la identificacin de lo que se est haciendo dentro de la entidad pblica.

DUEO DE PROCESO: Identifica el cargo del funcionario dueo del proceso, es el mximo responsable de la ejecucin y verificacin del cumplimiento de los objetivos del proceso que ha sido asignado mediante Acto Administrativo. Debe conocer con claridad el alcance y los lmites de su proceso, para coordinar las actividades de los responsables y miembros del equipo de trabajo.

OBJETIVO DEL PROCESO: Describe de manera ms detallada el logro especfico que se espera alcanzar en la ejecucin del proceso, es decir, los resultados que cumplan con los requisitos previamente definidos. ALCANCE DEL PROCESO: Identifica la actividad inicial y la actividad final del proceso y quienes lo aplican.

PROCESOS PROVEEDORES
Son los procesos del Sistema de Gestin Integral que le entregan sus salidas a este proceso o personas que entregan algn insumo o materia prima requerida para el proceso. Quin provee.

ENTRADAS
Se refiere a los insumos, materias primas y/o informacin que se requiere para llevar a cabo el proceso. Qu necesito.

ACTIVIDADES DESCRIPCIN
Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad. Nombre de la actividad macro.

RESPONSABLE
Es toda persona que realiza actividades en los procesos. Quin lo hace.

SALIDAS
Se refiere a los resultados (productos) que se obtienen al ejecutar las actividades del proceso. Qu entrego.

PROCESOS CLIENTES
Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. A quin se lo entrego.

DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se nombran los documentos que permiten apoyar las actividades (manuales, registros, internos, externos). Con qu me apoyo.

FUNDAMENTO LEGAL
Relacin de las normas legales que fundamentan el proceso. Se debe incluir el ttulo de la norma a que se hace referencia y los artculos que aplica (leyes, decretos, resoluciones, ordenanzas, acuerdos y tratados internacionales).

REQUISITOS APLICABLES
NORMA NTC-GP 1000:2004 Se refiere a los requisitos de la norma que tienen relacin con el proceso. MECI 1000:2005 Se refiere a los requisitos de la norma que tienen relacin con el proceso. OTROS REQUISITOS Otras normas de cumplimiento por los entes de control.

INTERACCIN DE LOS PROCESOS

PROCESO 1: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactun para generar valor, y que transforman elementos de entrada de resultados. PROCESO 2 PROCESO 3 PROCESO 4 PROCESO N

INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

INDICADORES DE GESTIN: Son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores crticos en la ejecucin de los procesos, permite establecer el grado de avance o logro del objetivo del proceso y de los resultados esperados del proceso, en relacin con el producto o servicio. RIESGOS: (Ver mapa de riesgos). En la caracterizacin de los procesos se deben enunciar los posibles riesgos que impidan el cumplimiento del objetivo del proceso, bajo los lineamientos metodolgicos establecidos por la poltica administracin del riesgo. PUNTOS DE CONTROL: Conjunto de acciones o mecanismos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos. Los controles se disean para las actividades tomando como base los procesos identificados y las polticas de operacin.

RECURSOS
HUMANOS: (Cargos) Son los cargos que intervienen en el proceso. INFRAESTRUCTURA: (Recursos fiscos o logsticos) Son los recursos que intervienen en el proceso.

ELABORADO POR: Funcionario quien elabora y propone el proceso. FECHA:

REVISADO POR: Funcionario quien hace parte de la ejecucin del proceso mayor jerarqua. FECHA:

APROBADO POR: Funcionario dueo del proceso. FECHA:

Figura 7. Formato para la caracterizacin de los procesos

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MODELO
Cdigo: Identificacin del documento. Fecha: De aprobacin. Pgina 1 de 1

DOCUMENTACIN PROCEDIMIENTO
Versin:

POLICA NACIONAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Describe las actividades, objeto de este diagrama.

OBJETIVO: Describe de manera ms detallada el logro especfico que se espera alcanzar en la ejecucin del procedimiento, es decir, los resultados que cumplan con los requisitos previamente definidos.

ALCANCE: Identifica la actividad inicial y final del procedimiento y a quin aplica.

DOCUMENTO ENTRADA DOCUMENTO SALIDA

DESCRIPCIN

DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA EJECUCIN DE LA ACTIVIDAD ES AQUEL O AQUELLAS DEPENDENCIAS QUE DEBEN GARANTIZAR LA EJECUCIN TOTAL DE LAS ACTIVIDADES DESCRITAS EN EL PROCEDIMIENTO
CARGO RESPONSABLE

PUNTO DE CONTROL

DOCUMENTO ASOCIADO

FUNDAMENTO LEGAL

JEFE REA 1 (NOMBRE DEL REA O GRUPO) JEFE REA 4 Descripcin de cada una de las actividades que garantizan el logro del procedimiento.

JEFE REA 2 (SECRETARIA GENERAL)

JEFE REA 3 (ARCHIVO GENERAL)

Relacin de las normas legales que fundamentan el procedimiento. Se debe incluir el ttulo de la norma a que se hace referencia.

DOCUMENTOS QUE ENTRAN A LA ACTIVIDAD

ENUNCIAR LA ACTIVIDAD O TAREA QUE DA INICIO AL PROCEDIMIENTO

de Es aquel o aquellos Conjunto de acciones o Relacin para documentos funcionarios que deben mecanismos que garantizar la ejecucin prevenir o reducir el actualizados la total de las actividades impacto de los eventos apoyan descritas en el que ponen en riesgo la descripcin de las adecuada ejecucin de actividades y cmo procedimiento. se ejecutan. los procedimientos. los controles se disean para las actividades tomando como base los procesos identificados y las polticas de operacin.

ENUNCIAR LA ACTIVIDAD O TAREA

PREGUNTA

ENUNCIAR LA ACTIVIDAD O TAREA

DOCUMENTOS QUE SALEN DE LA ACTIVIDAD O TAREA COMO PRODUCTO

ENUNCIAR LA ACTIVIDAD O TAREA QUE FINALIZA EL PROCEDIMIENTO

ANEXOS: Listado de los formatos que generan los registros obligatorios del procedimiento.

GLOSARIO: Lista alfabtica de trminos y sus definiciones necesarias para la comprensin del procedimiento. REVISO: FUNCIONARIO QUIEN HACE PARTE DE LA EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO DE MAYOR JERARQUA FECHA APROB: FUNCIONARIO DUEO DEL PROCESO.

ELABOR: FUNCIONARIO QUIEN ELABORA Y PROPONE EL PROCEDIMIENTO

FECHA

FECHA

Figura 8. Formato descripcin de procedimientos

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2.9.1 Elaboracin de los flujogramas Representacin grfica de la secuencia lgica de las acciones o tareas de un procedimiento; describe en forma sencilla, clara y concreta cada SMBOLO

paso; permite hacer ms fcil el anlisis de un procedimiento para la identificacin de entradas, actividades, puntos crticos de control, responsables y salidas de los resultados esperados. DESCRIPCIN

Indica el inicio o fin de un procedimiento o proceso. Seala la ejecucin de una actividad o accin. Indica un punto de decisin (s o no). Se debe escribir la pregunta concreta sobre la cual se toma la decisin. Indica el documento que resulta de la ejecucin de las actividades, en su interior va el nombre del documento. Proceso predefinido. 1 A Conector del flujograma en la misma pgina. Conector del flujograma en otra pgina. Lneas de flujo (direccin de la actividad). Seala la condicin de almacenamiento digital. Archivo fsico o magntico.
Figura 9. Simbologa para diagramacin del flujograma

2.10. Gua
Documento que establece las pautas o lineamientos que se deben seguir para diligenciamiento de un formato o el desarrollo de una actividad especfica. Los componentes mnimos de la gua son: Desarrollo del tema o contenido de la actividad. Glosario.

Anexos.

2.11. Orden de servicios

Documento de carcter obligatorio para operacionalizar la planeacin del servicio, impartir instrucciones internas de cada unidad o desplegar las generales establecidas por las directivas u rdenes relacionadas con el servicio de Polica. 21

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UNIDAD QUE ORIGINA

Ciudad y fecha ORDEN DE SERVICIO No. / SIGLA1 SIGLA2 - 38 APRUEBA - ORIGINA - TRD

TTULO (ideal central del contenido de la orden de servicio)

I. MOTIVO A. FINALIDAD Especifica de manera precisa y concisa el objetivo de la orden de servicios. B. REFERENCIAS Relaciona los antecedentes que justifican la elaboracin de la orden de servicio tales como decretos, resoluciones, directivas, circulares, instrucciones, con su denominacin, nmero, fecha y epgrafe, ordenadas cronolgicamente de acuerdo con la jerarqua de las normas y enumeradas comenzando con el nmero 1, por la ms antigua y de acuerdo con la jerarqua de las normas. C. VIGENCIA Indica las fechas de inicio y finalizacin de la orden de servicio, se anota del_______ al_____________ de 200__. II. INFORMACIN Se exponen los aspectos ocurridos con anterioridad y que se relacionan con el tema de la orden de servicio. III. EJECUCIN A. CONCEPTO DEL SERVICIO Describe la idea del director, jefe o comandante de la unidad policial, sobre el desarrollo del servicio para el logro del objetivo propuesto, mediante el correcto empleo de los medios y recursos, e indica participantes, lugar, fecha, hora y procedimientos. B. MISIN GENERAL Enuncia brevemente la misin que se impone para el logro del objetivo propuesto en la orden de servicio. C. MISIONES PARTICULARES Asigna a cada unidad subordinada las actividades que debe desarrollar de acuerdo con el rol que le corresponde en la orden de servicio y determina los recursos necesarios para su cumplimiento. 1. Unidad con responsabilidad asignada 1.1 1.2 IV. INSTRUCCIONES DE COORDINACIN Describe los rdenes u observaciones que deben cumplir las unidades comprometidas en la orden de servicio y que no se encuentran determinadas en las misiones particulares. Se enumeran con letras maysculas. V. ADMINISTRACIN LOGSTICA Relaciona las necesidades de recursos y las unidades responsables de proveerlos. a) Uniforme b) Armamento c) Transporte d) Alimentos

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e) Sanidad f) Otros. VI. MANDO Y COMUNICACIONES Especifica quien debe dirigir las actividades y los medios de comunicacin necesarios para la ejecucin de las mismas. a) Mando. b) Comunicaciones. La firma, postfirma y cargo del director, jefe o comandante DISTRIBUCIN Para conocimiento Para cumplimiento

Habr una doble distribucin, para cumplimiento y para conocimiento, que ser determinada segn el rol de las unidades involucradas en la misma, enuncindolas con su nombre completo. La distribucin del documento es para cumplimiento cuando la unidad est comprometida con una de las responsabilidades asignadas y para conocimiento cuando la unidad no cumple, pero se requiere que est enterada. La postfirma revisada, debe corresponder al coordinador de la Oficina de Planeacin o quin haga sus veces, cuando se elabore y sea firmada a nivel de direcciones, jefaturas, comandos de regin, metropolitanas, departamentos de polica, escuelas de formacin. Los jefes y comandantes de las dems unidades subordinadas elaboraran y firmarn las rdenes de servicio. REVIS, GRADO NOMBRES Y APELLIDOS Jefe de planeacin de cada unidad
Elabora por: Grado, Apellidos y Nombre Revisado por: Grado, Apellidos y Nombre. Fecha de elaboracin: Da- Mes- Ao Archivo: Archivo: C\Documentos\rdenes de Servicio Todo lo anterior en letra arial 5, MAYSCULA Correo Electrnico de la unidad que elabora el documento Direccin y Telfono de la unidad. 1DS-OS-0001 Ver: 0 Pgina 1 de 1 Aprobacin: 05-12-2008

Figura 10. Formato orden de servicios Este documento constituye un plan de actuacin inmediato a nivel de unidad subordinada, es de carcter local detalla la asignacin de responsabilidades y recursos para el cumplimiento de un objetivo especfico, en un perodo de tiempo determinado. informacin amplia y detallada de todos los aspectos geogrficos, polticos, sociales, econmicos, delincuenciales y contravencionales de la jurisdiccin. Al igual que los recursos materiales y el talento humano con que cuenta la unidad para el cumplimiento de la misin.

2.12. Memoria local y topogrfica

Documento que sirve de insumo para la planeacin y organizacin del servicio de Polica. Contiene Debe ser elaborada y actualizada mensualmente de manera obligatoria por el comandante de la unidad.

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d) OTROS Bomberos, Defensa Civil, DAS, aduana, empresas de vigilancia privada, juntas de accin comunal, asociacin usuarios campesinos, federaciones, cooperativas, sindicatos, directorios polticos, empresas pblicas, otros organismos. 2. POBLACIN

UNIDAD QUE ELABORA

DEPARTAMENTO DE POLICA ______________________________ UNIDAD ________________________________________________

Se deben relacionar los datos suministrados por el DANE u otras entidades que posean informacin para uno de los tems descritos a continuacin: a) NMERO DE HABITANTES: __________________________ b) HABITANTES ZONA URBANA: ________________________ c) HABITANTES ZONA RURAL: __________________________

1. ASPECTOS GEOGRFICOS GENERALES: Se enunciarn de manera detallada de acuerdo a la siguiente distribucin: UBICACIN Y LMITES: Mediante coordenadas geogrficas y relacin de los entes territoriales que circundan la jurisdiccin. (Departamentos, municipios, provincias, etc.). DIVISIN POLTICA: Discriminada en municipios, corregimientos, inspecciones, localidades, barrios. etc. TOPOGRAFA DEL LUGAR: Manifiesta los accidentes del relieve ubicados en la jurisdiccin (alturas, principales volcanes, valles, sabanas, etc.). HIDROGRAFA: Enuncia los ros, quebradas, nacimientos, lagunas y lagos. CLIMA: El predominante en el lugar. REAS COSTERAS: Manifiesta las reas costeras de la jurisdiccin (golfos, ensenadas, pennsulas, bahas, etc.). 2. ORGANIZACIN POLTICO ADMINISTRATIVA: Se deben relacionar como mnimo, los nombres, direcciones y telfonos de las principales autoridades civiles, militares y eclesisticas al igual que los gerentes, directores o presidentes de las dems entidades oficiales, particulares o cvicas que cumplen funciones en el ente territorial correspondiente. a) AUTORIDADES CIVILES 1. ADMINISTRATIVAS: Gobernador o alcalde, secretarios, comisario, inspector, entre otros. 2. CORPORACIONES PBLICAS: Asambleas y concejos. 3. JUDICIALES: juzgados y fiscalas. 4. ENTES DE CONTROL: Contralora, Procuradura, Defensora del Pueblo, entre otros. b) ECLESISTICAS Parroquias, conventos y seminarios, entre otros. c) MILITARES Divisiones, brigadas, batallones y puestos militares, entre otros.

d) SEXO :

Hombres ___________Mujeres ______________ __________ EN LA

e) EDAD : Adultos _______ Nios _________ Ancianos f) PORCENTAJE POBLACIN DE FORMACIN

ACADMICA

Primaria ________________ Secundaria __________________ Universitaria_____________ Ninguna ________________ g) ASPECTO LABORAL 1. Empleados: _____________________ 2. Subempleados: __________________ 3. Desempleados: __________________ h) NIVEL OCUPACIONAL 1. Profesional: 2. Industrial: 3. Agrcola: 4. Tcnico: 5. Obrero: 6. Otros: (indigentes, trabajadoras sexuales). 3. ACTIVIDADES ECONMICAS Se enuncian las actividades de mayor importancia, identificando las principales fincas, haciendas, industrias y establecimientos de comercio, por su nombre o razn social, telfono, propietario y administrador entre otros. a) ACTIVIDAD AGRCOLA: (Ejemplo: Caf, arroz, yuca, etc.). b) ACTIVIDAD GANADERA: (Ejemplo: Vacuno, caballar, ovino, porcino). c) ACTIVIDAD MINERA: (Ejemplo: Carbn, oro, arena, etc.). d) ACTIVIDAD INDUSTRIAL: (Ejemplo: Textil, cervecera, manufacturera, etc.). e) ACTIVIDADES DE COMERCIO: 1. Bancos: 2. Hoteles: 3. Plazas de Mercado: 4. Almacenes: 5. Drogueras: 6. Teatros: _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________

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7. Restaurantes: _________________________ 8. Estaciones de servicio: ________________________ 9. Talleres: _________________________ 10. Discotecas, bares: _________________________ 11. Parqueaderos: _________________________ 12. Prenderas: _________________________ 13. Terminales: _________________________ 14. Joyeras: _________________________ 15. Otros: _________________________ 5. ASISTENCIA SOCIAL Y RECREACIONAL Se enuncian cada uno por su nombre, razn social, ubicacin, telfono, propietario y administrador entre otros. a) HOSPITALES b) CENTROS DE SALUD c) ALBERGUES INFANTILES d) ASILOS, ANCIANATOS, OTROS e) CENTROS DE RECLUSIN f) CRUZ ROJA g) LUGARES TURSTICOS h) PARQUES i) CENTROS SOCIALES 6. SERVICIOS PBLICOS Se describen los servicios pblicos existentes con su porcentaje de cobertura y las entidades prestadoras en la zona, identificndolas por su nombre o razn social, ubicacin de la sede principal, plantas, centrales, subcentrales, telfono, gerente o propietario y horario de atencin al pblico, entre otros. AGUA. ENERGA ELCTRICA. GAS. MATADERO. ALCANTARILLADO. TELEFONA. CEMENTERIO. 7. VAS DE COMUNICACIN Se debe diligenciar el siguiente formato a cada una de las empresas existentes en la zona, segn aplique. a) AREAS 1. Empresa: 2. Tipo de nave: 3. Rutas: 4. Horario: 6. Aeropuertos: __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________

SISTEMAS DE RADIO. EMPRESAS O ESTABLECIMIENTOS DE TELEFONA FIJA, CELULAR O INTERNET. EMPRESAS O ESTABLECIMIENTOS DE MENSAJERA. EMISORAS. PERIDICOS Y REVISTAS. 9. CENTROS EDUCATIVOS Se enuncian identificndolos por su nombre, ubicacin, telfono, rector, propietario, jornada, modalidad, nivel acadmico y nmero de alumnos. a) OFICIALES: b) PRIVADOS: c) OTROS: 10. POLTICA Se enuncian los partidos polticos de mayor influencia en la jurisdiccin, identificndolos por su nombre o razn social, ubicacin de la sede, telfono, representante del movimiento y horario de atencin, entre otros. 11. RELIGIN Se enuncian los cultos de mayor influencia en la jurisdiccin, identificndolos por su nombre o razn social, ubicacin de la sede, telfono y representante de la comunidad religiosa. 12. CRIMINALIDAD A travs de cuadros estadsticos y georreferenciacin, se establecen los delitos y contravenciones ms comunes, con sus das y horas de ocurrencia, modus operandi y acciones adelantadas al respecto. Frente a las organizaciones delictivas y grupos armados ilegales se registrar la informacin propia y la suministrada por las seccionales de Inteligencia y Polica Judicial de la unidad. 13. SITUACIN PROPIA a) PERSONAL Oficiales: _______________________ Suboficiales: _______________________ Agentes: ________________________ No uniformados: _____________________ Personal de oficina: ___________________ Personal de Vigilancia: ________________ Otros: ________________________ Novedades: ________________________ b) ORGANIZACIN DE LA UNIDAD Distritos ________________________ Estaciones Subestaciones ____________________________ c) INSTALACIONES CODIFICACIN: S _________ NO ________ PROPIO ________ ARRENDADO_____ CEDIDO ________ _____ _______________________________ _______________________________ _______________________________

5. Tiempo empleado: __________________________

8. MEDIOS DE COMUNICACIN UTILIZADOS POR LA COMUNIDAD Se enuncian los medios de comunicacin de mayor importancia, identificandolos por su nombre o razn social, ubicacin, telfono, propietario, administrador, horario de atencin, servicio, entre otros.

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EN CONSTRUCCIN _______________ ESTADO ___________________________TELFONO: _______________________ ELECTRICIDAD ____________________ AGUA_____________________________RADIO ___________________________ TRINCHERAS _____________________ TNELES __________________________ALOJAMIENTOS ___________________ OFICINAS ________________________ RANCHO __________________________ALMACN________________________ TALLERES ________________________ CASINO ___________________________BAR _____________________________ PARQUEADERO ___________________ ARMERILLO ________________________POLGONO _______________________ ENFERMERA _____________________ CANCHAS DEPORTIVAS ______________OTROS___________________________ d) TRANSPORTE Nmero de vehculos _______________________________ Clase ____________________________________ Estado ____________________________________ Propios__________________________________________ En comodato ________________________________________________________________________________ Servicios que presta __________________________________________________________________________ e) COMUNICACIONES Equipos No. ______________________ Marcas____________________ Estado _________________________ Alcance ______________________________ Mantenimiento ________________________________________ f) ARMAMENTO Nmero del arma ___________________ Clase ______________________ Estado_______________________ Municiones _________________________________ y utilizacin _____________________________________ g) OTROS: _____________________________________________________________________________________ Firma y posfirma Grado, Nombres y Apellidos Cargo
Elaborado por: Grado, Apellidos y Nombre Revisado por: Grado, Apellidos y Nombre Fecha de elaboracin: Da - Mes - Ao Archivo: C\Documentos\Memorias Locales

Todolo anterior en letra arial 5, MAYSCULA Correo Electrnico de la unidad que elabora el documento Direccin y telfono de la unidad.
1DS-MT-0001 Ver: 0 Pgina 1 de 1 Aprobacin: 05-12-2008

Figura 11. Memoria local y topogrfica

2.13. Estudio de planeacin

Documento que comprende el anlisis conciso y exacto de una situacin determinada y plantea alternativas de solucin. Dentro de las condiciones que debe reunir estan su brevedad, debiendo hacerse, si es necesario, la sustentacin correspondiente en anexos. En esta forma se dan los principales elementos de juicio con informacin concreta para la toma de decisiones. Cualquiera que sea su propsito o grado de complejidad, debe contemplar enjuiciamiento del problema, enumeracin de las hiptesis, presen26

tacin de hechos, anlisis de las implicaciones, conclusiones y recomendaciones. Los componentes planeacin son: mnimos del estudio de

Identificar el problema. Asignar la responsabilidad de su desarrollo. Establecer fechas para la revisin del trabajo y entrega del mismo. Expresar el problema en forma clara y concisa, explicando las razones y antecedentes, limitando el campo de estudio.

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICA NACIONAL

UNIDAD QUE ELABORA

Lugar y fecha (DMA) TEMA Idea central del contenido del Estudio en letras maysculas

1. PROBLEMA: El problema se expresa en forma clara y concreta; por ejemplo: Determinar si es conveniente o no reactivar el Departamento de Polica Vaups. 2. HIPTESIS: Se incluyen las hiptesis pertinentes que se consideren necesarias; en ausencia de informaciones concretas, estas constituyen base para el estudio o para ampliar o reducir el problema. Se emplean hiptesis que deben tener fundamento real. 3. HECHOS QUE TIENEN RELACIN CON EL PROBLEMA: Se indican los hechos esenciales que deben ser considerados, relacionados con antecedentes, costos, estadsticas, apreciacin de situacin. 4. ANLISIS: Estudio cuidadoso y detallado de los hechos y las hiptesis esenciales, presentando consideraciones a favor, en contra, para llegar a conclusiones juiciosas. A. VENTAJAS B. DESVENTAJAS 5. CONCLUSIONES: Se presentan conclusiones deducidas mediante el anlisis de todos los factores importantes; todas las soluciones probables al problema y los factores que las afectan. 6. RECOMENDACIONES: Como resultado de los aspectos anteriores se expone de manera clara y concisa la accin o acciones que se deben seguir y se consideren apropiadas para solucionar el problema. 7. ACCIN RECOMENDADA: Debe estar en armona con las conclusiones y se deben citar los documentos para emitir, para ponerla en ejecucin (directivas, instructivos, planes, proyectos, entre otros). ANEXOS: Enumerar todos aquellos que acompaan el estudio.

Firma y posfirma Grado, Nombre y Apellidos de quien elabor el estudio Cargo

Elaborado por: Grado, Apellido y Nombre. Revisado por: Grado y Apellidos Fecha de elaboracin: Da - Mes - Ao Archivo: C\Documentos\Estudio de Planeacin Todo lo anterior en letra Arial 5 - MAYSCULA Correo Electrnico de la unidad que elabora el documento Direccin y telfono de la unidad. 1DS-EP-0001 Ver: 0 Pgina 1 de 1 Aprobacin: 05-12-2008

Figura 12. Formato estudio de planeacin 27

 Recopilar toda la informacin disponible sobre el problema y separar los hechos de las opiniones. Conducir un anlisis y evaluacin objetiva de la situacin. Determinar la mejor solucin del problema. El funcionario encargado de recomendar la solucin debe consultar con todas las dependencias que tengan relacin con el tema, para garantizar la solidez de las recomendaciones. El estudio debe ser objetivo; las conclusiones deben derivarse de un anlisis cuidadoso y metdico sobre las ventajas y desventajas de las diferentes soluciones alternas y de un previo y completo examen de todos los hechos pertinentes. Responsables de su elaboracin Las direcciones, oficinas asesoras, comandos de regin, policas metropolitanas, departamentos de Polica y las escuelas de formacin, pueden elaborar estudios de planeacin a travs de sus oficinas de planeacin o quien haga sus veces. El Jefe de la Oficina de Planeacin emitir un concepto sobre los estudios realizados por las dems unidades, sealando la viabilidad del mismo, para ser presentado al mando institucional.

cando clara y especficamente cul es la pregunta a resolver. Consideraciones preliminares Aqu se hace un primer acercamiento al tema que se abordar, haciendo un somero comentario que ilustre al lector, tanto peticionario como autoridad competente, para dar respuesta, sobre el quid del asunto. Consideraciones jurdicas Este espacio est dedicado exclusivamente a referenciar la normatividad que atae al asunto en cuestin, haciendo una deduccin desde la norma superior hasta la inferior. Igualmente, se ubican aqu las sentencias de las diferentes Cortes sobre el tema. El caso concreto Se dilucida en este tem, lo especfico al cuestionante a desarrollar, haciendo las respectivas remisiones al soporte jurdico de acuerdo a lo descrito en las consideraciones jurdicas, a fin de no transcribir nuevamente la normativa. Aqu se emite la posicin del Despacho respecto frente al tema, con el apoyo legal, jurisprudencial y doctrinal existente. Conclusin Comoquiera que la consulta posee un cuestionario a determinado tema o situacin que se est presentando, en este aparte se concluye cmo se debe entender la respuesta del Despacho, a fin de no generar ambigedades o vacos en la respuesta del cuestionante. Recomendaciones:

2.14. Concepto 2.14.1. Jurdico

Es la opinin que emite un rgano competente sobre un tema determinado, dando aplicacin a lo establecido en la Constitucin Poltica, las Leyes y Decretos, sobre el alcance de la interpretacin. Elementos mnimos que debe contener un concepto jurdico: El interrogante Este aparte est destinado a ubicar en forma resumida el tema cuestionado por el petente, indi28

Cuando el tema lo amerite y las circunstancias de lo dilucidado lo requieran, es importante suministrar al petente, algunas recomendaciones que

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coadyuven a implementar o poner en prctica lo absuelto. Alcance del concepto Este tem es indispensable para dar claridad sobre el valor del concepto emitido y, la posibilidad da al peticionario de acogerse o apartarse de este concepto, con base en la normativa existente sobre el alcance de los conceptos emitidos por las oficinas asesoras.

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UNIDAD QUE ELABORA

Lugar y fecha (DMA) CONCEPTO DE PLANEACIN TEMA POR ESTUDIAR: Breve sntesis del tema por estudiar HECHOS O ASUNTOS POR ESTUDIAR: Enunciacin de los antecedentes y temas de orden jurdico, econmico, social, institucional, entre otros, que tengan que ver con el concepto. Se enumeran con letras maysculas_ A. B. ANLISIS: Se analiza uno a uno los hechos anotados. CONCLUSIONES: Como resultado del anlisis se obtienen las conclusiones detallando el PORQUE de estas. RECOMENDACIONES: Como resultado de los aspectos anteriores se expone de manera clara y concisa la accin o acciones que se deben seguir y se consideren apropiadas para solucionar el problema. ES MI CONCEPTO... Firma y posfirma Grado, Nombres y Apellidos de quien elabor el estudio Cargo
Elaborado por: Grado, Apellido y Nombre Revisado por: Grado, Apellido y Nombre Fecha de elaboracin: Da - Mes - Ao Archivo: C\Documentos\Concepto de Planeacin Todo lo anterior en letra arial 5 - MAYSCULA

2.14.2. De Planeacin
Documento formal que se emplea para emitir percepciones, significaciones o discernimientos basados en hechos, documentos, normas, reglamentos, estudios, entre otros, que permite la toma de decisiones sobre temas especficos. Es una forma sencilla y abreviada de presentar anlisis y recomendaciones. Responsables de su elaboracin La Oficina de Planeacin ser la responsable de la elaboracin y firma de los conceptos de planeacin, para la toma de decisiones del mando institucional. Se autoriza la elaboracin y firma de conceptos de planeacin de carcter interno a los directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de regin, metropolitanas, departamentos de Polica y escuelas de formacin, como se observa en la Figura 13.

2.15. Comunicacin oficial

Documento escrito de carcter general o particular, preciso y breve, mediante el cual se establece comunicacin con entes externos e internos. Es utilizado para hacer nfasis sobre un tema concreto y especfico. Por ejemplo, suministrar informacin,
1DS-CO-0001 Ver: 0

Correo Electrnico de la unidad que elabora el documento Direccin y telfono de la unidad. Pgina 1 de 1 Aprobacin: 05-12-2008

Figura 13. Formato concepto de planeacin 29

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UNIDAD QUE ELABORA

No. / SIGLA1 - SIGLA2 - TRD APRUEBA - ORIGINA - TRD

Seor XXXXX A QUIEN VA DIRIGIDO Cargo que ocupa Direccin remitente Lugar Asunto: Indica el propsito de la comunicacin oficial Comedidamente me permito enviar al seor Mayor el Proyecto de Codificacin de los Documentos, Instructivos y Formatos para elaborar el Listado Maestro de Documentos. En atenta solicitud sea analizado y se propongan los ajustes necesarios para iniciar su implementacin en la Polica Nacional. Atentamente, Grado FIRMA Y POSFIRMA Cargo ANEXO: Relacin de los documentos asociados. Copia: Mayor LUIS HUMBERTO TOLOSA Tcnico Administrativo.

Elaborado por: Grado, Apellidos y Nombre Revisado por: Grado, Apellidos y Nombre Fecha de elaboracin: Da - Mes - Ao Archivo: C\Documentos\Comunicacin oficial 2009 Todolo anterior en letra arial 5, MAYSCULA

Correo Electrnico de la unidad que elabora el documento Direccin y telfono de la unidad.

1DS-OF-0001 Ver: 0 Pgina 1 de 1 Aprobacin: 05-12-2008

Figura 14. Formato comunicacin oficial realizar solicitudes, respaldar la entrega de documentos o material logstico, entre otros. Los componentes mnimos de la comunicacin oficial son: Membrete. Nmero y siglas de quien elabora y aprueba. 30 Lugar y fecha. Destinatario. Asunto. Cuerpo de la comunicacin. Firma y posfirma del remitente. Anexos. Copia. Elabor.

Gua de Gestin Documental Tipos documentales

Revis. Fecha de elaboracin. Ubicacin magntica. Direccin electrnica de la unidad. Direccin y telfono de la unidad que origina. Paginado.

Los de carcter operativo deben responder por lo menos a los interrogantes: QU, QUIN, CUNDO, CMO Y DNDE. Los componentes mnimos del poligrama son: Consecutivo. Fecha y hora de elaboracin. Dependencia que lo origina. Destinatario. Informacin o cuerpo del poligrama. Firma y posfirma. Elabor. Revis. Fecha y hora de transmisin.

2.16. Poligrama
Documento de circulacin interna que describe en forma breve, clara y sencilla, situaciones de orden operativo o administrativo relacionadas con el servicio de Polica. Debe ser transmitido a travs de los medios de comunicacin existentes en la Polica Nacional.

POLIGRAMA No. FECHA: DIPOL DISEC - AINPO - TRD CONSECUTIVO: DEARA - DITRA - DIRAN - DICAR INFORME DE INTELIGENCIA

Pgina 1 de 1 Codigo: 1DS-FR-0001 Fecha: 05-12-2008 Versin: 0

POLICA NACIONAL ORIGINA: PROCEDENCIA: DESTINATARIO: INFORMACIN:

ABCD

ESTA DIRECCIN ORDENA PRESTAR ESPECIAL ATENCIN A INFORME DE INTELIGENCIA ABCD DEL 011209 PROCEDENTE DIPOL coma PARA EVITAR FUTURA REALIZACIN DE ATENTADOS TERRORISTAS O DELINCUENCIALES CONTRA PERSONAL DE LA FUERZA PBLICA Y SECTOR BANCARIO DEPARTAMENTO POLICA HUILA coma SRVANSE DISPONER LABORES DE INTELIGENCIA Y ACCIONES DE COMANDO PREVENTIVAS Y OPERATIVAS CONSIDERE NECESARIAS FIN NEUTRALIZAR PROPSITOS GRUPOS AL MARGEN DE LA LEY coma AS MISMO SE RECUERDA DAR AMPLIA INSTRUCCIN Y EXTREMAR MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EVITAR NOVEDADES EN PERSONAL BAJO SU MANDO punto
Elaborado por: Pt. Heiller Tobn Aragn Revisado por: My. Wilson Yesid Bernal Gonzlez Fecha de laboracin: DD-MM-AAAA Archivo: C\Documentos\Poligramas

Firma y postfirma Cargo FECHA Y HORA TRANSMISIN NOTA: ELABRESE EN ORIGINAL Y UNA COPIA,ELABRESE EN ORIGINAL Y UNA COPIA, NOTA: TRANSMTASE LA INFORMACIN VA FAX O CORREO ELECTRNICO Y VA FAX O TRANSMTASE LA INFORMACIN DEVULVASE LA COPIA DEVULVASE LA COPIA CORREO ELECTRNICO Y DEBIDAMENTE DILIGENCIADA DEBIDAMENTE DILIGENCIADA.

OPERADOR RECIBE

GR. APELLIDOS Y NOMBRES

190309 07:45 HORAS

Figura 15. Formato poligrama 31

2.17. Memorando Documento de carcter interno cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trmite entre las dependencias de una misma unidad. POLICA NACIONAL CIUDAD: FECHA: DE: PARA: MEMORANDO No. 0000/ PLAZO:

Ultrasecreto REFERENCIAS:

Secreto

Reservado

Restringido

Confidencial

Urgente

Accin Inmediata para estudio de Conocimiento y fines consiguientes Resuelva e informe Elaborar respuesta Estudie y recomiende Revisin y concepto OBSERVACIONES:
Anexo: Lo enunciado en un (01) folio
Elaborado por: Grado, Apellido y Nombre. Revisado por: Grado, Apellido y Nombre. Fecha de elaboracin: Da, Mes, Ao. Ubicacin: C\Documentos\memorando. 1DS-ME-001 Ver: 0

Rehgase Coordinar con Tratar con Pendiente para reunin Acuse recibo

Firma, Posfirma y Cargo

Aprobacin 05-12-2008

Figura 16. Formato memorando 2.18. Acta Documento interno que constituye la memoria de reuniones, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate, o se acuerda en este. Los componentes mnimos del acta son: 32 Membrete. Lugar y Fecha. Nmero de acta. Agenda. Desarrollo de la agenda. Compromisos. Asistentes. Ausentes. 2.19. Registro Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas1, puede ser fsico, impreso o magntico.
1

Norma NTC ISO 9000:2000, Sistemas de Gestin de la Calidad, Fundamentos y Vocabulario,

numeral 3.7.6.

Gua de Gestin Documental Tipos documentales

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICA NACIONAL

NOMBRE UNIDAD QUE ORIGINA

Fecha: Ciudad, da, mes y ao Hora: Formato de 24 horas Lugar: Ubicacin fsica donde se realiza el evento ACTA No. XXX SIGLA1 SIGLA2 2 APRUEBA - ORIGINA TRD OBJETO DE LA XXXXXXX

AGENDA 1. 2. 3. 4. 5.

Verificacin de Qurum. Lectura del acta anterior. Verificacin de compromisos. Temas a tratar. Compromisos

DESARROLLO DE LA AGENDA Relacin de lo que sucede, se debate o se acuerda en la reunin, atendiendo los puntos de la agenda. 1. 2. 3. COMPROMISOS: Relacin de los compromisos adquiridos por los participantes 1. 2. 3. Prxima reunin GR.

ASISTENTES APELLIDOS Y NOMBRE UNIDAD

CARGO

Firma

AUSENTES

1DS-AC-0001

Ver: 0

Pgina 1 de 1

Aprobacin:

05-12-2008

Figura 17. Formato de actas 33

Nota N 1. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. Nota N 2. En general, los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisin. La entidad determina cmo debe administrar los registros dentro del ciclo vital del documento.

2.20. Formato Tipo documental que debe ser diligenciado utilizando una plantilla (de forma y contenido) previamente definida y asociada a un tipo documental descrito en esta gua. El formato de un archivo es una forma particular de codificar informacin para su almacenamiento. Por ejemplo: formatos de grficos, audio, animacin, documentos, entre otros; la Institucin en cada uno de sus procesos y procedimientos determina los formatos a utilizar para el desarrollo de los mismos.
Pgina 1 de 1 Cdigo: Fecha: Versin:

NOMBRE DEL FORMATO

MODELO ENCABEZADOS DE LOS FORMATOS POLICIA NACIONAL

ELABOR: PT. JULIO SNCHEZ DAZ FECHA: 10/03/09

REVIS: MY JAIME BARRERA FECHA: 20/03/09

APROB: TC. LUIS MONTOYA FECHA: 24/03/09

Figura 18. Modelo de los formatos

Pgina1deFORMATODEFORMATOS

34

GLOSARIO
Esta gua adopta las definiciones en materia de gestin documental establecidas en la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo; la Resolucin 2764 del 26 de junio de 2008, Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestin Documental de la Polica Nacional y sus polticas de operacin; y la norma NTCGP 1000:2004, Sistema de Gestin de la Calidad para la rama ejecutiva del poder pblico y otras entidades prestadoras de servicios. Caracterizacin de proceso: Documento que describe todas las acciones que integran un proceso, presentado en forma sistmica (planear, hacer, verificar y actuar). Incluye como mnimo el objetivo, alcance, proveedores, entradas, actividades, responsables, salidas, clientes, documentacin relacionada, fundamentacin legal, requisitos aplicables, interaccin de los procesos, recursos, instrumentos de seguimiento y evaluacin. Gestin Documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen (recepcin) hasta su destino final (archivo histrico o microfilmacin), con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Fondo Documental Fsico: De acuerdo con los principios de procedencia, orden original, integridad y el ciclo vital de los documentos, la Polica Nacional estructura el proceso de organizacin de sus archivos en Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico, para la totalidad de la documentacin producida, recibida y conservada por ella. Fondo Documental Electrnico: Reflejo de la organizacin fsica de los archivos de gestin, central e histrico con los subfondos, secciones, subsecciones, series, subseries y tipologas documentales, los cuales forman la estructura documental electrnica, informacin que reposar en los servidores documentales configurados para tal efecto. La administracin y control de la funcionalidad documental electrnica estar bajo la responsabilidad de la Oficina de Telemtica de la Polica Nacional.

35

ANEXO 1. RESOLUCIN No. 2764 DEL 26 DE JUNIO DE 2008 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICA NACIONAL RESOLUCIN No. 02764 Del 26 de Junio 2008

Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestin Documental de la Polica Nacional y sus polticas de operacin EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICA NACIONAL DE COLOMBIA

En uso de sus facultades legales, conferidas en el artculo 8 numeral 2 del Decreto 4222 del 23 de noviembre de 2006, y
CONSIDERANDO:

Que mediante la Ley 80 de diciembre 22 de 1989, se cre el Archivo General de la Nacin, entidad que de conformidad con el artculo 2, literal b) de la misma ley es responsable de: fijar polticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin Que mediante la Ley 594 de julio 14 de 2000, se establecieron las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado, se ordena el fortalecimiento y organizacin de los sistemas de informacin para la gestin documental y administracin de los archivos y se define la responsabilidad de los servidores pblicos en relacin con el tema. Que mediante Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, se cre el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) de las entidades del Estado, como una herramienta de gestin sistemtica y transparente que permita dirigir, controlar y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual ser desarrollada en los planes estratgicos de tales entidades. Que mediante Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, se adopta la norma tcnica de calidad en la gestin Pblica (NTCGP1000:2004), la cual determina las generalidades y los requisitos mnimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad, en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artculo 2 la Ley 872 del 2003. Que mediante Decreto 4222 del 23 de noviembre de 2006, Por el cual se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional, en el artculo 2 numeral 8 faculta al Director General de 36

la Polica Nacional de Colombia para expedir dentro del marco legal de su competencia, las resoluciones, manuales, reglamentos y dems actos administrativos necesarios para administrar la Polica Nacional en todo el territorio nacional, pudiendo delegar de conformidad con las normas legales vigentes. Que mediante Resolucin nmero 02687 del 29 de Octubre de 2004, la Direccin General de la Polica cre el Comit de Archivo de la Polica Nacional y los comits de gestin documental, definiendo para ellos las funciones y la periodicidad de las reuniones. Que mediante Resolucin nmero 5919 del 28 de Diciembre de 2007, Por la cual se aprueba la actualizacin y unificacin del listado general de series y subseries para las Tablas de Retencin Documental del Ministerio de Defensa Nacional (Unidad Presupuestal Gestin General), Comando General de las Fuerzas Militares, Ejrcito Nacional, Armada Nacional, Fuerza Area Colombiana y Polica Nacional. Que mediante Resolucin nmero 5920 del 28 de Diciembre de 2007, Por la cual se aprueba y adopta el reglamento de archivo del Ministerio de Defensa Nacional (Unidad Presupuestal Gestin General), Comando General de las Fuerzas Militares, Ejrcito Nacional, Armada Nacional, Fuerza Area Colombiana y Polica Nacional. Que se hace necesario expedir las polticas con el fin de establecer y consolidar el Programa Institucional de Gestin Documental que soporte el Sistema de Gestin de la Calidad y el Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional; se diseen y gestionen los procesos, procedimientos, actividades y tareas requeridas para efectuar un manejo efectivo y adecuado de la documentacin y registros en la Polica Nacional, que permitan asegurar el desempeo de la entidad. Que la Polica Nacional tiene contemplados como archivos institucionales los archivos de gestin, los archivos centrales y el Archivo Histrico, lo cual busca articular la gestin archivstica de cada ente administrativo, con las polticas globales de la Administracin, en lo referente a la organizacin, conservacin y administracin del patrimonio documental de la Entidad. Que es necesario que la Polica Nacional adopte el Programa de Gestin Documental, que establezca las polticas y lineamientos para la racionalizacin y normalizacin en la gestin de documentos y el soporte tecnolgico requerido. RESUELVE: ARTCULO 1: Adoptar El Programa de Gestin Documental (PGD) de la Polica Nacional, definido como el conjunto de actividades, instrucciones, operaciones y procesos administrativos y tcnicos tendientes a la normalizacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por la Polica Nacional, desde su origen hasta su destino final. ARTCULO 2: Adoptar las polticas y principios generales para el Programa de Gestin Documental (PGD) de la Polica Nacional que se encuentran contenidos en la presente Resolucin. 37

ARTCULO 3: Determinar los componentes del Programa de Gestin Documental (PGD) para la Polica Nacional. El Programa de Gestin Documental para la Polica Nacional estar conformado por los documentos de archivo, el Fondo Documental, los actores del sistema en los diferentes niveles de la entidad y el soporte tecnolgico; todos ellos fundamentados en una adecuada gestin de procesos y una adecuada administracin de recursos. ARTCULO 4: Objetivos del Programa de Gestin Documental (PGD). Son objetivos del PGD los siguientes: a) Conservar el patrimonio documental de la Polica Nacional, como fuente de la cultura e historia organizacional. Garantizar la validez procesal del documento. Garantizar la gestin transparente, responsable, eficiente y eficaz, para el desarrollo de la gestin del conocimiento organizacional. Soportar los procesos institucionales con informacin confiable y oportuna. Facilitar el acceso a los documentos. Modernizar y estandarizar tcnicamente los procesos documentales. Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalizacin de modelos y formatos para la produccin documental. Regular el manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos y archivos a partir de la nocin de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Articular el funcionamiento de los procesos documentales de la Polica Nacional en el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, organizacin, transferencias primarias, transferencias secundarias, recuperacin, preservacin, conservacin de la informacin y disposicin final de los documentos.

b) c)

d) e) f) g)

h)

i)

ARTCULO 5: Actividades del Proceso Programa de Gestin Documental (PGD). Son actividades del PGD las siguientes: a) b) c) d) 38 Produccin documental. Recepcin de documentos. Distribucin de documentos. Trmite de documentos.

e) f) g) h)

Organizacin de los documentos. Consulta de los documentos. Conservacin de los documentos. Disposicin final de los documentos.

ARTCULO 6: Direccin del Programa de Gestin Documental (PGD). El Comit de Archivo de la Polica Nacional ser la instancia responsable de coordinar el uso racional de los componentes del programa y propender a su autocontrol; para ello debern observarse los principios generales que rigen la funcin archivstica y de sistemas de informacin. ARTCULO 7: Coordinacin del Programa de Gestin Documental (PGD). La Secretara General de la Polica Nacional ser la responsable de elaborar y coordinar los Programas y Proyectos del Programa de Gestin Documental, contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, y garantizar el uso racional de los componentes del programa; para ello debern observarse los principios generales que rigen la funcin archivstica y de sistemas de informacin. ARTCULO 8: Campo de Aplicacin. La presente resolucin ser de obligatorio cumplimiento al interior de la Institucin por los funcionarios y dependencias. ARTCULO 9: Documento de Archivo. Es un registro de informacin producida o recibida por la Polica Nacional en razn de sus actividades o funciones. ARTCULO 10: Comunicaciones Oficiales. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Polica Nacional, independientemente del medio utilizado. ARTCULO 11: Formato para Documentos Electrnicos. Se utilizar para los documentos electrnicos no estructurados (sin formato preestablecido) un medio de entrega y publicacin universal, sin posibilidad de edicin, presentacin fija, seguridad en la proteccin intelectual del documento, con capacidad para actuar como un equivalente electrnico del papel impreso. ARTCULO 12: Grupo Gestin Documental (Unidad de correspondencia). La Polica Nacional gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones oficiales, tanto fsicas como electrnicas, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del Programa de Gestin Documental y a los programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos, empleando mecanismos que garanticen la trazabilidad, el seguimiento y control a las comunicaciones oficiales recibidas o generadas por los procesos institucionales. La administracin y control de la funcionalidad del proceso de Comunicaciones Oficiales de la Entidad estar en cabeza del Grupo de Gestin Documental para cada Oficina Asesora, Direccin, Polica Metro39

politana, Departamento de Polica y Escuela de Formacin de la Polica Nacional y para su desarrollo presentar lineamientos, directrices y sugerencias ante el Comit de Archivo de la Polica Nacional. En cada una de las Direcciones, Departamentos de Polica y Escuelas de Formacin, se deber contar de igual manera con un Grupo de Gestin Documental normalizado y centralizado gestionando los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus comunicaciones tanto fsicas como electrnicas garantizando el control y normalizacin unificado de la Polica Nacional. PARGRAFO 1: La Secretara General, la Oficina de Telemtica, la Oficina de Planeacin y el Jefe del Grupo de Gestin Documental propondrn ante el Comit de Archivo de la Polica Nacional los lineamientos, procedimientos y mecanismos sobre los cuales se trabajarn las comunicaciones oficiales. ARTCULO 13: Fondo Documental. De acuerdo con los principios de procedencia, orden original, integridad y el ciclo vital de los documentos, la Polica Nacional estructura el proceso de organizacin de sus archivos en Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico, para la totalidad de la documentacin producida, recibida y conservada por ella. PARGRAFO 1: El Fondo Documental Electrnico ser el reflejo de la organizacin fsica de los Archivos de Gestin, Central e Histrico; con los subfondos, secciones, subsecciones, series, subseries y tipologas documentales forman la estructura documental electrnica, informacin que reposar en los servidores documentales configurados para tal efecto. La administracin y control de la funcionalidad Documental Electrnica depender de la Oficina de Telemtica de la Polica Nacional. ARTCULO 14: Archivo de Gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. La Subdireccin, cada Oficina Asesora, Direccin, Polica Metropolitana, Departamento de Polica y Escuela de Formacin debern organizar y administrar su propio archivo de gestin, cumpliendo los lineamientos generales, reglamentos especficos y procedimientos de operacin y autocontrol establecidos para el Programa de Gestin Documental en la Polica Nacional. PARGRAFO 1: La Unidad de Gestin Documental de la Direccin General cumplir las funciones de archivo de gestin del despacho del seor Director General. ARTCULO 15: Archivo Central. En l se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin cuya consulta no es tan frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias dependencias y particulares en general. PARGRAFO 1: Cada Oficina Asesora, Direccin, Metropolitana, Departamento de Polica y Escuela de Formacin de la Polica Nacional deber crear, organizar y administrar su propio archivo central, cumpliendo los lineamientos generales, reglamentos especficos y procedimientos de operacin y auto40

control establecidos para el Programa de Gestin Documental en la Polica Nacional y dems disposiciones establecidas por el Comit de Archivo de la Entidad. PARGRAFO 2: El archivo general e histrico de la Polica Nacional recepcionar las transferencias documentales de los archivos centrales a nivel pas que de acuerdo a las Tablas de Retencin Documental (TRD) son de conservacin permanente. PARGRAFO 3: El archivo general cumplir las funciones de archivo central de la Direccin y Subdireccin General. ARTCULO 16: Archivo Histrico. Es aquel al que se transfiere desde los archivos centrales los documentos de conservacin permanente. Estos documentos permanecern en depsito temporal en el archivo histrico de la Polica Nacional, a fin de realizar la transferencia, una vez el Archivo General de la Nacin defina el procedimiento a seguir para tal efecto. ARTCULO 17: Responsabilidad de los Actores del Programa. Sern responsabilidades de los usuarios de los documentos fsicos y/o electrnicos las siguientes: a) Gestionar, organizar y controlar los documentos de archivo de acuerdo a las Tablas de Retencin Documental debidamente aprobadas. Devolverlos dentro del tiempo preestablecido en el proceso de consulta de documentos. Impedir la inadecuada destruccin, sustraccin, ocultamiento o su utilizacin indebida. Garantizar la autenticidad, legalidad, veracidad, conservacin e integridad de la informacin contenida en los documentos recibidos o generados en los procesos organizacionales. Entregar la informacin debidamente inventariada por cambio de funciones y de cargo o por la finalizacin de la relacin contractual. Diligenciar el Formato nico de Inventario Documental, tanto en los archivos de Gestin como para la realizacin de las transferencias documentales en el Archivo Central. De igual manera el Archivo Central deber tener diligenciado este formato, teniendo en cuenta que se deben consignar las finalidades del inventario, las cuales pueden ser: transferencias primarias; transferencias secundarias; valoracin de fondos acumulados; fusin y supresin de dependencias, inventarios individuales por vinculacin, traslado o desvinculacin.

b) c) d)

e)

f)

ARTCULO 18: Responsabilidades de los Funcionarios del Programa de Gestin Documental (PGD). En cada Oficina Asesora, Direccin, Departamento de Polica, Metropolitana y Escuela de Formacin, el Archivo Central depender de la Secretara Privada, la cual cumplir funciones en concordancia con lo establecido por el rea del Archivo General de la Polica Nacional y sus grupos de Administracin y Conservacin Documental y Atencin al Usuario; de igual forma, las Secretaras Privadas reportarn los 41

avances y respectivos seguimientos a la Secretara General de la Polica Nacional. Adems de lo anterior, sern responsabilidades de los funcionarios encargados del PGD, las siguientes: a) b) c) d) Suministrar informacin confiable y oportuna a los usuarios. Ejecutar control directo respecto del cumplimiento de las polticas y reglamentos definidos. Ejecutar los principios y procesos de archivstica y sistemas de informacin. Definir los planes, mecanismos y prioridades para la capacitacin y entrenamiento del personal en temas relacionados con el PGD en coordinacin con la Direccin Nacional de Escuelas.

ARTCULO 19: Aplicacin de las Tablas de Retencin Documental (TRD). Sern responsables de la aplicacin de las TRD todos los servidores pblicos de la Polica Nacional que dentro de las actividades en las diferentes unidades policiales les corresponda aplicarlas total o parcialmente. PARGRAFO 1: La supervisin, seguimiento y verificacin de la aplicacin de las TRD, ser responsabilidad de las Secretaras Privadas en la Direccin, Subdireccin, Oficinas Asesoras, Direcciones, Metropolitanas, Departamentos y Escuelas de Formacin. PARGRAFO 2: Las Tablas de Retencin Documental se actualizarn y ajustarn cada vez que la Institucin realice cambios en su estructura orgnica y ser responsabilidad del Archivo General de la Polica Nacional. ARTCULO 20: Herramientas Tecnolgicas. Se proporcionar soporte documental a los procesos institucionales, mediante la utilizacin uniforme de herramientas tecnolgicas de gestin documental, a fin de garantizar el almacenamiento, conservacin, seguridad y acceso adecuado de la informacin. PARGRAFO 1: Todo material documental de archivo deber registrarse en un aplicativo estndar central para su administracin, con el fin de mantener actualizado el registro del material que posea la Polica Nacional, para coordinar y controlar su disponibilidad y acceso. El desarrollo del presente artculo corresponde a la Oficina de Telemtica, de conformidad con las necesidades que en este sentido tenga la Polica Nacional, para el mbito institucional. ARTCULO 21: Cero Papel. Ser propsito del PGD crear en las respectivas dependencias de la Institucin la cultura de trabajo del CERO PAPEL mediante el manejo electrnico del documento de archivo, con el uso efectivo de las herramientas tecnolgicas de gestin documental configuradas para tal fin, salvo para aquellos documentos en que impere el hecho de su creacin en forma fsica, en concordancia con la Ley 594 de julio 14 de 2000, Ley General de Archivos, la cual en su artculo 19 establece: Artculo 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: 42

 Organizacin archivstica de los documentos Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del sistema PARGRAFO 1: Los documentos reproducidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin. PARGRAFO 2: Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos o almacenados mediante cualquier medio. ARTCULO 22: Vigencia. La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. Comunquese y cmplase. Dada en Bogot, D. C., a los 26 das del mes de junio de 2008 Original firmado por el seor Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Director General Polica Nacional de Colombia
Elabor: Revis: Aprob: ST. Helena Retiga Leal Responsable Diseo y Gestin de Procesos TC. Yanco Fernando Rodrguez Cuervo Jefe Grupo Desarrollo Organizacional CR. dgar Snchez Morales Jefe Oficina de Planeacin

43

44

ANEXO 2. PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL

MODELO Cdigo: 1DG-CP-0001 Fecha: 01-12-2008 Versin: 0 CARACTERIZACIN DEL PROCESO Pgina 1 de 6

POLICA NACIONAL RESPONSABLE: SECRETARA GENERAL

NOMBRE: GESTIN DOCUMENTAL

OBJETIVO: ASEGURAR LA DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIN CONSOLIDADA EN LOS REGISTROS DE LA INSTITUCIN

ALCANCE: Todos los procesos establecidos en la Polica Nacional . ENTRADAS DESCRIPCIN PLANEAR 1. Definir plan de accin, indicadores de Plan de Accin, Indicadores de Gestin, Secretario General, Jefes de reas y gestin, elementos de seguimiento y control, elementos de seguimiento y control, Mejora continua grupos identificacin de riesgos y puntos de control identificacin de riesgos. diagnstico rea Archivo General de la gestin Diagnstico y polticas del nivel central. Todos los procesos - Direcciones, Oficinas Plan de accin asesoras RESPONSABLE ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

PROCESO PROVEEDORES

Direccionamiento estratgico

Plan estratgico institucional

Realizar oficinas Actas de visitas a unidades policiales 2007. 2. documental Direccionamiento estratgico

Todos los procesos - direcciones, asesoras Archivo General de la Nacin Alta Direccin Control Interno Archivo del Ministerio de Defensa Archivo General de la Polica Nacional HACER

Diagnstico y polticas del nivel central

3. Identificar las necesidades mnimas Archivo General Listado general de necesidades (recursos) Todos los procesos - Direcciones, Oficinas (recursos) para el desarrollo del programa de Todos los procesos - Direcciones, Oficinas y sus caractersticas. asesoras. gestin documental. asesoras.

Manual de comunicaciones oficiales, manual de planeacin y gua para elaborar 4. Realizar produccin documental. documentos. 5. Recepcionar documentos con 6. Distribuir documentos

Archivo General de la Nacin, archivo del Ministerio de Defensa Nacional y Oficina de Planeacin Polica Nacional. Archivo del Ministerio de Defensa Nacional, instituciones gubernamentales y ciudadana Unidades de Gestin Documental (unidades de correspondencia). de la 7. Tramitar documentos. comunicacin oficial

Manual de comunicaciones oficiales.

Comunicaciones oficiales recibidas nmero nico consecutivo de radicacin.

Comunicaciones oficiales, memorandos, Todos los procesos - Direcciones, Oficinas Todos los procesos - Direcciones, Oficinas instructivos, actas, conceptos, directivas, asesoras asesoras. entre otros. Todos los procesos - Direcciones, Oficinas Unidades de Gestin Documental Nmero nico consecutivo de radicacin (unidades de correspondencia) asesoras Unidades de Gestin Documental Planilla de control, clasificacin de las Todos los procesos - Direcciones, Oficinas (unidades de correspondencia) comunicaciones. asesoras Archivo del Ministerio de Defensa Nacional Proyeccin, preparacin y elaboracin de Instituciones Gubernamentales y ciudadana, Todos los procesos - Direcciones, Oficinas respuesta. asesoras Direcciones, Metropolitanas, Departamento Trmite pertinente. de Polica, seccionales.

Unidades de Gestin Documental (unidades de Nota interna correspondencia). recibida.

Unidades de Gestin Documental (unidades de Comunicaciones oficiales recibidas correspondencia) tramitadas: internas y externas. 8. Organizar los documentos. Archivo de gestin.

Aplicacin de tablas de retencin documental de cada dependencia. Cada uno de los funcionarios encargados de Conformacin y apertura de expedientes, la produccin documental Elaboracin de inventarios documentales.

Archivo del Ministerio de Defensa Nacional Instituciones Gubernamentales y ciudadana, Comunicaciones oficiales recibidas Todos los procesos - Direcciones, Oficinas tramitadas: internas y externas. asesoras. y 9. Administrar Archivos de gestin.

Aplicacin de tablas de retencin documental de cada dependencia. Archivo de gestin, Direcciones, Oficinas Cada uno de los funcionarios encargados Conformacin y apertura de expedientes, asesoras, Metropolitanas, Departamentos de de la produccin documental. elaboracin de inventarios documentales y Polica, Escuelas. formatos de eliminacin. Aplicacin de tablas de retencin de la Todos los procesos - Direcciones, Oficinas dependencia. Elaboracin de inventarios Archivo central. asesoras. documentales, formatos de eliminacin. rea Archivo General. Conservacin seleccin. total, microfilmacin, Archivo Histrico.

Archivo de gestin. Todos los Direcciones, Oficinas asesoras. 10. Administrar archivos centrales. 11. Administrar Archivo Histrico.

procesos

Transferencia documental primaria.

Archivos Centrales.

Transferencia documental secundaria.

Archivo del Ministerio de Defensa Nacional Instituciones Gubernamentales y ciudadana, Requerimientos y/o solicitudes. Direcciones, Metropolitanas, Departamento de Polica, seccionales.

12. Consulta de documentos.

Todos los procesos - Direcciones, Oficinas Libro de registro de consultas o aplicativo. asesoras.

Archivo del Ministerio de Defensa Nacional Instituciones Gubernamentales y ciudadana, Direcciones, Oficinas asesoras, metropolitanas, Departamentos de Polica, escuelas.

Archivo de gestin, Central e Histrico.

Comunicaciones oficiales recibidas tramitadas: internas y externas.

13. Conservacin de documentos.

Aplicacin de formatos de diagnstico que Todos los procesos - Direcciones, Oficinas contemplen la identificacin, infraestructura Archivo de gestin, Central e Histrico. asesoras. fsica y las caractersticas y estado de conservacin de la documentacin.

Contina pgina siguiente

Viene de la pgina anterior

Archivo de gestin, Central e Histrico. VERIFICAR 15. Supervisar la aplicacin tablas de Retencin Cada uno de los funcionarios encargados Tablas de Retencin Documental. Documental de la produccin documental. Archivo de gestin, Central e Histrico. Cada uno de los funcionarios encargados Expediente foliado de la produccin documental. cronolgicamente. Conservacin de los documentos. Conocimiento del desempeo del proceso. Secretara General. Identificacin de causas de las situaciones Secretara General. adversas. mejora Archivo General de PONAL. y organizado Cada uno de los funcionarios encargados de la produccin documental.

Comunicaciones oficiales recibidas tramitadas: internas y externas. 14. Disposicin final. Archivo de gestin, Central e Histrico. Acta de eliminacin, acta de microfilmacin. Archivo de gestin, Central e Histrico.

Ministerio de Defensa Nacional y Oficina de Estructura orgnico-funcional. Planeacin de la Polica Nacional.

Cada uno de los funcionarios encargados de la Programa de gestin documental, reglamento 16. Controlar la foliacin de los expedientes produccin documental. de archivo. 17. Vigilar el desarrollo de procesos asociados Archivo de Gestin, Central e Histrico. al sistema integrado de conservacin

Archivo General de la Nacin.

Organizacin de los documentos.

Archivo general.

Informacin de los puntos de control.

Archivo general.

18. Hacer medicin de los indicadores de Archivo General de la Polica Nacional. gestin del proceso. Informacin de los puntos de control e 19. Realizar anlisis de las causas de los Archivo General de la Polica Nacional. indicadores de gestin. incumplimientos de metas AJUSTAR 20. Desarrollo de acciones correctivas y de mejora. Secretara General, rea Archivo General. preventivas, Plan de mejoramiento, desempeo del proceso.

Contralora General de la Repblica, rea de Control Interno, anlisis de los indicadores de Informes de auditora. gestin. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO:

del Todos los procesos - direcciones, Oficinas asesoras.

PROCEDIMIENTOS, MANUALES E INSTRUCTIVOS: Manual de comunicaciones oficiales, Reglamento de archivo Programa de gestin documental Gua de Gestin Documental Archivo de gestin Archivo central Archivo histrico Consulta o prstamos de documentos Conservacin de documentos Disposicin final Aplicacin de las Tablas de Retencin Documental

REGISTROS: Requerimientos de autoridad judicial Libro de control de inspecciones judiciales Acta de inspeccin judicial Derechos de peticin Sistema de radicacin Libro de control de derechos de peticin Oficio respuesta de derechos de peticin Acta del Comit de Archivo Calibracin termohigrmetro, datalogger, luxmetro, monitores UV (humedad, temperatura, ventilacin, iluminacin) Programas Planes Listas de verificacin Acciones correctivas Acciones preventivas Acciones de mejora Informe de auditora Solicitud de accin correctiva Solicitud de accin preventiva Mapa de riesgos Plan de mejoramiento

DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO: Resolucin 04894 del 12 de noviembre de 2008, "Por la cual se adopta la Gua de Gestin Documental para la Polica Nacional". Resolucin 02764 del 26 de junio de 2008, Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestin Documental de la Polica Nacional y sus polticas de operacin. Resolucin 05391del 26 de diciembre de 2005, "Por la cual se adoptan las Tablas de Retencin Documental para la Polica Nacional". Resolucin 02687 del 29 de octubre de 2004, "Por la cual se crea el Comit de Archivo de la Polica Nacional y los Comits de Gestin Documental"

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FUNDAMENTO LEGAL Constitucin Poltica de Colombia. Cdigo Contencioso Administrativo. Cdigo Penal y de Procedimiento Penal. Cdigo Civil y de Procedimiento Civil. Cdigo de Comercio. Ley 200 del 28/07/95 Cdigo nico Disciplinario. Ley 1015 de 2006 Rgimen Disciplinario para la Polica Nacional. Ley 4 de 1993 Obligacin de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. Ley 47 de 1920 Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico. Ley 14 de 1936 Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. Ley 163 de 1959 Sobre proteccin de patrimonio cultural. Ley 39 de 1981 Sobre microfilmacin y certificacin de archivos. Ley 23 de 1981 Regula archivos de las historias clnicas. Ley 57 de 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos. Ley 63 de 1986 Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de los bienes culturales. Ley 80 de 1989 Crea el Archivo General de la Nacin de Colombia. Ley 44 de 1993 Sobre derechos de autor, funcionarios pblicos. Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupcin (arts. 27 y 79 ). Ley 270 de 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en la Administracin de Justicia (art. 95). Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de 2002 Cdigo Disciplinario nico (artculo 34 numerales 1, 5 y 22, artculo 35 numerales 8, 13 y 21). Ley 951 de 2005 Acta de Informe de Gestin (proceso de entrega y recepcin de los asuntos y recursos pblicos del Estado Colombiano, al termino e inicio del ejercicio de un cargo pblico). Ley 962 de 2005 Antitrmites (art. 3 inciso 3, acceso a los registros y archivos de la Administracin Pblica en los trminos previstos por la Constitucin y la Leyes) y art. 28. Ley 975 de 2005 Ley de Justicia y Paz (Captulo X "Conservacin de Archivos" art. 56 deber de memoria, artculos. medidas de preservacin de los archivos, art. medidas para facilitar el acceso a los archivos). Decreto 2527 de 1950 Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio. Ley 43 de 1913 provee a la conservacin de ciertos documentos oficiales. Ley 40 de 1932 registro y reformas civiles de las personas. Ley 163 de 1959 proteccin del patrimonio cultural. Ley 39 de 1981 microfilmacin y certificacin de archivos. Ley 23 de 1981 regula archivos de las historias clnicas. Decreto 3354 de 1954 Prohbe adulteracin recorte y doblez de microfilmes y prohbe la incineracin de documentos microfilmados. Decreto 2274 de 1988 Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin en los archivos. Decreto 624 de 1989 Uso de medios magnticos en la informacin tributaria. Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos. Acuerdo 08 de 1995 Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los organismos nacionales al AGN. Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentacin de las TRD de los organismos Nacionales al AGN. Acuerdo 11 de 1996 Establece criterios de conservacin y organizacin de documentos. Acuerdo 47 de 2000 Restricciones por razones de conservacin. Acuerdo 48 de 2000 conservacin de documentos. Acuerdo 49 de 2000 Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo 50 de 2000 Prevencin de deterioro de documentos de archivo y situaciones de riesgo. Acuerdo 56 de 2000 Requisito para la consulta. Acuerdo 060 de 2001 Establece pautas para las comunicaciones oficiales Acuerdo 37 de 2002 Establece las especificaciones tcnicas y requisitos para la contratacin de prestacin de servicios archivsticos. Acuerdo 38 de 2002 Responsabilidad del servidor publico frente a los documentos y archivos. Acuerdo 39 de 2002 Regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las TRD. Acuerdo 42 de 2002 Criterios para la organizacin de los archivos de gestin. Acuerdo 2 de 2004 Lineamientos bsicos para la organizacin del fondo acumulado. Circular 01 de 1997 Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en Colombia. Circular 02 de 1997 Parmetros a tener en cuenta para la implementacin de nuevas tecnologas en los archivos pblicos. Circular 03 de 2001 Transferencias de la documentacin histrica de los archivos de los organismos del orden nacional al AGN. Circular 07 de 2002 Organizacin y conservacin de los documentos de archivo de las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional. Circular 01 de 2003 Organizacin y conservacin de los documentos de archivo. Circular 04 de 2003 Organizacin de las historias laborales. Circular 12 de 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la circular 04 de 2003. Circular 01 de 2004 Inventario de documentos a eliminar. Resolucin 1995 de 1999 Normas para el manejo de la historia clnica (Min-Salud). Resolucin Ministerial 5919 del 28 de Diciembre de 2007, "Por la cual se aprueba la actualizacion y unificacion del listado general de series y subseries para las tablas de retencin documental del Ministerio de Defensa Nacional (Unidad Presupuestal, Gestin Gen Resolucin Ministerial 5920 del 28 de Diciembre de 2007, "Por la cual se aprueba y adopta el reglamento de archivo del Ministerio de Defensa Nacional (Unidad Presupuestal, Gestin General), Comando General de las Fuerzas Militares, Ejrcito Nacional, Armada N

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REQUISITOS APLICABLES MECI 1000:2005 SISTEDA 1. Democratizacin pblica. 2. Gestin de calidad. 3. Moralizacin y transparencia. 1. Empleo pblico 2. Control Interno 3. Sistema presupuestal 4. Gestin por resultados 5. Gestin de activos 6. Estrategia jurdica de la Nacin 7.Racionalizacin normativa 8.Sistema de contratacin pblica 9.10. Gobierno electrnico y Sistemas de Informacin 11. Estrategia antitrmites 12. Regulacin, supervisin y control PRAP IMPLEMENTACIN 1.2.1. Planes y programas. 1.2.2. Modelo de operacin por procesos. 1.3.2. Identificacin de riesgos. 1.3.3. Anlisis del riesgo. 1.3.4. Valoracin del riesgo. 2.1. Actividades del control. 2.1.2. Procedimientos. 2.1.3. Controles. 2.1.4 Indicadores. 2.1.5. Manual de procedimientos. 2.2. Componente de Informacin. 2.2.1. Informacin primaria. 2.2.2. Informacin secundaria. 2.2.3. Sistemas de informacin. 2.3. Componente comunicacin pblica. 2.3.1. Comunicacin organizacional. 2.3.2. Comunicacin informativa. 3.1. Componente autoevaluacin. 3.1.1. Autoevaluacin del control. 3.1.2. Autoevaluacin de la gestin. 3.2. Componente evaluacin independiente. 3.2.1. Evaluacin del Sistema de Control Interno. 3.2.2. Auditora Interna. 3.3. Componente planes de mejoramiento. 3.3.1. Plan de mejoramiento institucional. 3.3.2. Planes de mejoramiento por procesos. 3.3.3. Planes de mejoramiento individual. INTERACCIN DE LOS PROCESOS PROCESO DE COMUNICACIN PBLICA Estrategias de implementacin. Estrategias de fortalecimiento de imagen. Estrategias para mantener y fortalecer la identidad institucional. Campaas de acercamiento a la comunidad. Video corporativo. Publicacin de resultados en medios internos. Programa de televisin institucional. Publicacin de noticias en la pgina web. Campaas y mensajes institucionales. Registro estadstico. Realizar alianzas requeridas. Establecer procedimientos a cumplir para realizar los acuerdos requeridos. Desarrollar la alianza (logro de objetivos) y analizar beneficios Institucionales. PROCESO RELACIONES INTERNACIONALES PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL TALENTO HUMANO Talento humano formado, actualizados y/o entrenados. Talento humano ubicado en las unidades. Documento de medicin de clima institucional. Estrategias de intervencin tcnica y humana. Personal con las condiciones de salud ocupacional ptimas. Personal evaluado por competencias. Programa Institucional de Estmulos e Incentivos. Historias laborales ajustadas a la normatividad vigente. Reporte de novedades de personal. Liquidacin de nmina de personal activo. Actos administrativos de novedades de personal. Talento humano capacitado. Currculo desarrollado. Estudiantes graduados (educacin bsica educacin media). Comunidad policial graduada en formacin para el trabajo. Comunidad policial e invitados beneficiados con el programa recreo deportivo y servicios en centros sociales y centros vacacionales. Vivienda fiscal asignada. Prestamos Efectuados. Auxilios entregados (econmico, mutuo y funerario). Servicio de lavandera brindados. Asistencia Psicolgica y Estada hogar de PROCESO INTEGRIDAD POLICIAL Cdigo de Buen Gobierno Equipos agentes de cambio - Grupos promotores de prcticas ticas. Compromisos y acuerdos ticos por Direcciones y Especialidades. Comit de tica Institucional. Democratizacin de la gestin policial. Autos y providencias. Programas, planes y proyectos. Programa de DD. HH. y DIH. OTROS REQUISITOS

NORMA NTC-GP1000:2004

IMPLEMENTACIN 4. Sistema de Gestin de la Calidad. 4.2.3. Control de documentos. 4.2.4. Control de registros. 5.5.3. Comunicacin interna. 6.3. b) Equipos para los procesos. 6.3. c) Servicios de apoyo. 6.4. Ambiente de trabajo. 8.2.4. Medicin del desempeo de los procesos. 8.3. Control del producto y/o servicio no conforme. 8.4. Anlisis de datos. 8.5.1. Mejora continua. 8.5.2. Accin correctiva. 8.5.3. Accin preventiva.

PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

PROCESO DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

Lineamientos para la formulacin de Mapas estratgicos. Planes estratgicos. Planes de accin. Publicacin Plan Estratgico Institucional (socializacin, actividades de capacitacin). Despliegue de polticas. Planes de socializacin - Directivas e Instructivos. Estructura organizacional. Documentos de anlisis institucional. Lecciones aprendidas. Reglamentos. Manuales. Directivas. Instructivos. Cartillas institucionales. Anteproyecto de presupuesto. Proyectos de inversin. Plan Operativo Anual de Inversiones Institucional. Resolucin de distribucin. Plan de compras aprobado. Lineamientos para ejecutar el plan de compras.

Mapas de procesos de primer nivel. Caracterizacin de procesos. Esquema de interrelacin de los procesos. Manual de operaciones. Manual de calidad. Manual de procesos y procedimientos. Identificacin de riesgos asociados a objetivos de proceso.

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PROCESO DE INVESTIGACIN CRIMINAL PROCESO ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS PROCESO DE LOGSTICA Y ABASTECIMIENTO PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO TECNOLGICO Atencin consultas jurdicas. Revisin jurdica actos administrativos Definicin del plan de necesidades. Asignacin de presupuesto. Modificacin y traslados presupuestales. Trmite de cuentas por pagar. PROCESO DE MEJORA CONTINUA Informe de diagnstico. Alternativas de solucin para tomar acciones correctivas y preventivas. Informe de resultados de indicadores de gestin, alternativas de solucin para tomar acciones correctivas y preventivas. Informe de seguimiento de los planes de mejora. Documentos consolidados para la revisin por la Direccin. Documentos consolidados de resultados de planes de mejoramiento. Proceso de contratacin. Plan de Compras. Elaborar ECO. Informes de supervisin contratos. Inventarios. Requerimientos diseo aplicativos. Coordinacin, seguimiento y ajustes aplicativos. Plan de necesidades. Soporte tecnolgico. PROCESO DE CONTROL INTERNO Realizar autoevaluacin del control. Realizar autoevaluacin de la gestin y los resultados. Realizar autoevaluacin de la conformidad del cliente con el servicio o producto. Realizar programa de auditoras internas. Monitoreo de informacin. INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN Requerimientos contestados _______________________________________ requerimientos llegados X 100 Documentos eliminados ___________________________________________ documentos existentes Transferencias realizadas ______________________________ X 100 Documentos existentes Transferencias realizadas ______________________ X 100 Documentos existentes Unidades aplicando TRD ______________________________________________-_ X 100 Unidades policiales X 100

PROCESO DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA

PROCESO DE INTELIGENCIA

Atencin consultas jurdicas. Revisin jurdica actos administrativos

Atencin consultas jurdicas. Revisin jurdica actos administrativos.

PROCESO DE ACTUACIN JURDICA

PROCESO DE PREVENCIN

Atencin consultas jurdicas. Revisin jurdica actos administrativos.

Atencin consultas jurdicas. Revisin jurdica actos administrativos

Servicio de consulta

Disposicin final tablas de retencin documental

Transferencias primarias

Transferencias secundarias.

Organizacin de archivos.

RIESGOS (Ver mapa de riesgos)

PUNTOS DE CONTROL:

Prdida y deterioro del patrimonio documental.

Desaciertos en la aplicacin del Proceso de Gestin Documental.

13 Aplicacin del Reglamento de Archivo - Visitas de verificacin y captulo conservacin. acompaamiento. 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 Difusin y de Difusin y aplicacin de Visitas aplicacin del Manual de comunicaciones procedimientos complementarios del acompaamiento oficiales y Reglamento de archivo proceso de gestin documental. Hacer copias de respaldo. Mantenimientos correctivos.

verificacin

Falla en las bases de datos y equipos servidores que soportan los sistemas de 13 Aplicacin de planes de contingencia. informacin.

preventivos

y Aplicar polticas de seguridad de la informacin.

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HUMANOS:

CARGOS

Jefe rea Archivo General

REA ARCHIVO GENERAL

Archivstico

Secretaria

Jefe Grupo Atencin al Usuario

GRUPO ATENCIN AL USUARIO

Auxiliar administrativo

Auxiliar de oficina

Secretaria

RECURSOS Sede archivo general de la Polica Nacional (condiciones mnimas acuerdo 049/2000 AGN) Equipos de cmputo Muebles y enseres Vehculo Telfonos Aplicativos Internet Equipos para medicin y registro de condiciones ambientales: -luxmetro -monitores UV -termohigrmetro -datalogger Equipos de microfilmacin y reprografa Elementos de bioseguridad Elementos de limpieza, desinfeccin de reas y documentos Elementos de seguridad industrial

Jefe Grupo de Administracin y Conservacin Documental

GRUPO DE ADMINISTRACIN Y CONSERVACIN DOCUMENTAL

Tcnicos en Archivstica

Auxiliares administrativos (microfilmadores)

Auxiliares administrativos REVIS Planeacin SEGEN, Archivo SEGEN FECHA: APROB Subcomit Regional de Coordinacin del Sistema de Control Interno y Calidad de la Secretara General FECHA: 01-12-2008

ELABOR My. Jos Hernando Medina B., It. Gustavo Bayona, Pt. Daz FECHA:

Gua de Gestin Documental Tipos documentales

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BIBLIOGRAFA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. NTCGP 1000:2004. Sistema de Gestin de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y otras entidades prestadoras de servicio. Requisitos, p. 53. MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL. Manual de correspondencia y comunicaciones oficiales del Ministerio de Defensa Nacional. Resolucin No. 5237 del 2 de diciembre de 2008. POLICA NACIONAL DE COLOMBIA. Manual de Planeacin para la Polica Nacional de Colombia. Resolucin No. 01015 del 19 de marzo de 2008. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Gua para el diseo de un sistema de evaluacin y control de la gestin, Bogot, junio de 2002, p. 64. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Cartilla Gua Administracin del Riesgo. Diciembre de 2001, p. 42. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Gua para la implementacin de un Programa de Gestin Documental. Bogot, 2005. Sistema Nacional de Archivos. POLICA NACIONAL. Instrucciones para unificar criterios sobre la elaboracin de documentos Institucionales. Directiva Permanente 012,17 de diciembre, 2002. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo No. 060 de 2001. Establece pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. Acuerdos. ICONTEC. Normas Tcnicas Colombianas, para la elaboracin de documentos, 2000.

Direccin y conceptualizacin Coronel DGAR SNCHEZ MORALES Jefe Oficina de Planeacin

Elaboracin y redaccin Equipo Lder Calidad MECI Grupo Desarrollo Organizacional Mayor FABIO ALEXNDER CANO JIMNEZ Intendente Jefe LUIS EDUARDO SOLER LPEZ Doctora LILIANA CRDENAS GIL

Diagramacin e impresin Imprenta Nacional de Colombia

1DS-GU-0001 Ver: 0

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Aprobacin: 05-12-2008