BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Begitu pentingnya nilai kegunaan arsip dalam suatu instansi maupun
organisasi organisasi tertentu, membuat organisasi ataupun instansi tersebut
harus melakukan penyimpanan terhadap arsip arsip tersebut. Hal ini
dikarenakan dinamika kegiatan pemerintahan, pembangunan dan kehidupan
berbangsa dan bernegara terekam secara nyata didalam arsip atau dokumen
yang merupakan suatu peristiwa penting bagi Negara tersebut untuk diketahui
oleh masyarakat luas atau untuk instansi instansi / organisasi organisasi
yang membutuhkannya. Karena hal itu merupakan suatu bentuk
pertanggungjaban seseorang, kelompok, organisasi ataupun instansi instansi
terkait baik langsung maupun tidak langsung.
Berdasarkan hal tersebut diatas arsip pun digolongkan atas tingkat nilai
keguanan sementara dan nilai kegunaan permanent tergantung dari besar
kecilnya instansi atas arsip tersebut. Perbedaan nilai kegunaan inipun
menyebabkan cara penyimpanan arsip juga berbeda antara satu dengan yang
lainnya. Arsip yang Irekuensi penggunaannya sudah sangat rendah yang
digunakan kurang dari enam kali dalam satu tahun (standar International
Council on Archives), harus disimpan di tempat yang nilai ekonominya lebih
rendah, yaitu Unit Kearsipan (Records Centre) sebagai arsip in aktiI.
Persoalannya adalah bahwa di Indonesia belum ditemukan tradisi
menghitung Irekuensi penggunaan berkas. Dalam situasi seperti ini ada
kecendeningan anggapan di Unit Pengolah, bahwa arsip yang masih sesekali
digunakan dianggap masih aktiI dan hanya arsip yang sudah tidak digunakan
saja yang disebut in aktiI. Akibat langsung dan kecendrungan ini ialah bahwa
Unit Kearsipan diidentikkan dengan tempat penyimpanan sampah, atau
bahkan petugas arsip pada Unit Kearsipan cenderung dianggap tidak ada sama
saja. Selain itu tempat penyimpanan arsip juga seringkali menjadi masalh.
Begitu banyak arsip yang dihasilkan setiap harinya membuat pihak penyimpan
arsip / arsiparis bingung untuk menyimpan arsip arsip tersebut.

B. #:2:8an Ma8alah
. Apakah yang dimaksud dengan arsip dan bagaimana Iungsinya?
2. Bagaimanakah nilai guna arsip?
3. Apakah yang dimaksud dengan kearsipan dan apakah tujuannya?
4. Macammacam sistem kearsipan dan bagaimanakah azas
penyimpanannya?


BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Ar8ip
Suatu kantor ataupun instansi baik pemerintah maupun juga swasta
yang mempunyai serangkaian atau aktivitas.Yang meliputi segala macam
pekerjaan yang menyangkut penyampaian keterangan baik lisan maupun
tertulis, serta pembuatan warkat-warkat, pengunaan dan warkat merupakan
segala sesuatu macam bentuk catatan tertulis, gambaran, rekaman yang
memuat tentang suatu hal atau kegiatan yang telah di selengarakan yang
berIungsi sebagai bahan pengingat atas kegiatan tersebut.
Warkat merupakan segala macam kegiatan yang berbentuk corak atau
catatan baik yang tertulis maupun yang dapat di lihat dan di dengar seperti
hasil-hasil rekaman Iilm dan lain sebegainya. Selain itu warkat juga berIungsi
sebagai bukti pertangungjawaban atas segala macam bentuk pekerjaan
administrasi dalam suatu kantor tersebut. Kegiatan dari warkat-warkat tersebut
sering terkenal dengan istilah arsip.
Istilah arsip sangat beraneka ragam. Kata arsip itu merupakan istilah
dalam bahasa indonesia. Sedangkan dalam bahasa Inggris, arsip di kenal
dengan istilahFILEyang berasal dari bahsa latin 'FILLUMyang berarti tali
atau benangIile adalah sekumpulan bahan-bahan keterangan dalam wujud dan
bentuk apapun yang dapat di gunakan sebagai bukti terselengaranya suatu
kegiatan. Istilah arsip yang lain adalah archives yang berarti tempat atau
dokumen(record). Record adalah setiap lembaran yang berbentuk dan wujud
apapun yang memuat inIormasi atau keterangan yang di simpan sebagai bukti
atau pertangungjawaban atas segala transaksi. Sedangkan menurut sutarto
(2:), arsip adalah suatu kumpulan warkat yang di simpan secara
teratur,sistematis karena menpunyai suatu kegunaan agar setiap kali di
perlukan dapat secara cepat dapat di temukan kembali. Sedangkan menurut
UU No.7 tahun tentang ketentuaan pokok kearsipan, pengertian arsip:
. Naskah-naskah yang di buat atau di terima oleh lembaga negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiataan
pemerintah.
2. Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh badan-badan swasta dan
atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal
maupun berklompok, dalam pelaksanaan kehidupan kebangasaan.
Dalam pengertian tersebut terkandung beberapa pokok pengertian
sebagai berikut:
. Pengertian tentang naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun yang
di maksud naskah-naskah dalam bentuk corak bagimanapun dari sesuatu
arsip meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat di lihat dan di dengar
seperti hasil-hasil rekaman, Iilm, dan lain sebagainya.
2. Pokok pengertian tentang arsip dalam keadaan berkelompok. Yang di
maksud dengan berkelompok ialah naskah- naskah yang berisikan hal-hal
yang berhubungan satu dengan yang lain, di himpun dalam berkas
tersendiri mengenai masalah yang sama.
Sedangkan menurut lembaga administrasi Negara (LAN) dalam
bukunya A.W. Widjaja ( : ) mengemukakan bahwa : ' Arsip adalah
segala kertas, naskah, Ioto, Iilm, microIilm, rekaman, suara, gambar peta,
gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalm segala macam bentuk dan
siIatnya, asli ataupum salinan serta dengan segala macam penciptaanya dan
menghasilkan atau di terima oleh sesuatu organisasi atau badan, sebagai bukti
dari tujuan organisasi, Iungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah
lainya atau karena pentingnya inIormasi yang terkandung di dalamnya
Menurut Prajudi Admosudirja seperti yang di kutip Hery Sawiji (22
: 2) menberikan pengertian warkat sebagai berikut:
. Setiap catatan, setiap apa saja yang di catat untuk di simpan (to preserve)
2. Setiap bahan yang di tulis dan di pergunakan sebagai bukti (alat
pembuktian): pertangungjawaban dari pada suatu perestiwa kejadian.
3. Register, daItar, dokumen, dan sebagainya di mana suatu bukti tertulis itu
di taruh, di catat, di rekam.
4. Suatu berita acara atau laporan resmi yang di buatoleh seorang pejabat
resmi.
5. Iakta atau data yang di catat secara tertentu mengenai suatu misalnya: jasa-
jasa, kelakuan, prestasi kerja, karier, dan sebagainya.
. plat atau pringan hitam, pita rekaman.

B. F:ng8i Ar8ip
Menurut UU No 7 7 dalam AW Widjaja (3:2) Iungsi arsip
dapat di bedakan menjadi:
. Arsip dinamis adalah arsip yang di pergunakan secara langsung dalam
perencanaan, peleksanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau di pergunakan secara langsung dalam penyelengaraan
administrasi negara.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelengaraan kehidupan pada umumnya maupun
penyelengaraan sehari-hari administrasi negara.
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan berkembang seiring
dengan perkembangan organisasi di mana suatu organisasi yang telah umbuh
dan berkembang menjadi organisasi yang besar di mana volume pekerjaan
yang di laksanakan dalam organisasi trsebut juga besar sehinggaini juga
berdampak pada pertambahnya jumlah arsip yang dihsilkan dalam organissi
tersebut. Menurut Sutarto (2 : 23) menegaskan adanya 2 jenis siIat dan
arti secara Iungsional,yaitu sebagai berikut:
. Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan
artinya menurut Iungsinya.
2. Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraI nilai yang abadi,
khusus sebagai bahan pertangungjawaban Nasional atau pemerintah.
Dari beberapa pendapat tersebut di atas mengenai Iungsi arsip dapat
peneliti simpulkan bahwa pada dasarnya Iungsi arsip dapat di golongkan
menjadi 2 (dua) yaitu sebagai berikut:
. Arsip dinamis adalah arsip yang masih di pergunakan secara langsung
dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan pada umumnya yang
senantiasa berubah nilai dan Iungsinya.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelengaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaran
ketatausahaan.

. Nilai G:na Ar8ip
Seperti telah di kemukakan di atas mengenai arsip di mana arsip
menpunyai peranan yang penting bagi suatu kantor, yaitu sebagai sumber
inIormasi dan pusat ingatan maka arsip perlu dan penting untuk di kelola
dengan baik dan terancana.
Menurut pendapat Vernon B. Sranten seperti yang di kutip oleh sutarto
(3 : 3) menyatakan bahwa nilai guna arsip dapat di bedakan menjadi:
. Nilai guna daministrasi (administrasi value)
2. Nilai guna hokum (legal value)
3. Nilai guna penelitian (research value)
4. Nilai guna pendidikan (education value)
5. Nilai guna dokumentasi (documentary value)
Menurut pendapat Gusti Endeng yang di kutip oleh Hery Sawiji
(22:3), 4 (empat ) macam kegunaan warkat yaitu sebagai berikut :
. Guna penerangan
2. Guna yuridis
3. Guna sejarah
4. Guna ilmiah
Sedangkan menurut Milton ReitzIeld mengemukakan bahwa nilai guna
yang ada pada warkat adalah sebagai berikut:
. Nilai untuk kegunaan administrasi (value for administrasi use)
2. Nilai untuk kegunaan hokum (value for legal use)
3. Nilai untuk kegunaan keuangan (value for fiscal use)
4. Nilai untuk kegunaan kebijaksanaan (value for policy use)
5. Nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiataan organisasi (value for
operating use)
6. Nilai untuk kegunaan sejarah (value for historical use)
7. Nilai untuk kegunaan penelitiaan(value Ior research use)
Dari beberapa pendapat para ahli di atas, dapat peneliti simpulkan
bahwa nilai guna kegunaan dari arsip adalah sebagai berikut:
. Nilai kegunaan administrasi adalah arsip yang di gunakan untuk proses
penyelengaraan atau penyelesaian suatu pekerjaan dalam kantor guna
mencapai tujuan yang sudah di tentukan oleh organisasi atau kantor.
2. Nilai kegunaan keuangan adalah arsip yang di gunakan untuk menangani
permasalahan dalam bidang keuangan.
3. Nilai kegunaan hokum adalah arsip yang di gunakan untuk bahan-bahan
pembuktian atas suatu perestiwa ataupun juga kejadian yang telah
berlangsung sehingga menpunyai kekuatan hukum.
4. Nilai kegunaan pendidikan adalah arsip yang di gunakan untuk
kepentingan pelaksanaan dan pengembangan dalam dunia pendidikan
sehingga membantu kelancaran KBM.
5. Nilai kegunaan sejarah adalah arsip yang dapat mengambarkan suatu
kejadian atau perestiwa dari masa lampau, atau bisa di katakan bahwa
arsip sebagai bahan pengingat atas kajadian yang lalu.
. Nilai kegunaan ilmiah adalah arsip yang di gunakan untuk kebutuhan
perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan kepentingan ilmiah
bagi manusia saat ini dan yang akan datang.
Nilai guna suatu warkat tersebut tidak selamanya di perlukan namun
ada batas pemakaian tertentu. Meskipun demikian keberadaanya tetap di
butuhkan. Untuk itulah, warkat perlu untuk di kelola dengan baik dan
terancana.

D. Kear8ipan
Dalam penyimpanan warkat harus di lakukan secara sistematis, ini di
lakukan kembali dengan cepat dan mudah. Semua aktivitas yang berhubungan
dengan penyimpanan warkat ataupun juga dokumen ini yang di sebut dengan
istilah kearsipan atau secara singkatnya di sebut dengan kearsipan(filing).
Berikut ini peneliti berikan batasan-batasan mengenai kearsipan yaitu
sebagai berikut:
. Menurut Ig Wursanto (5:)
Kearsipan atau Iiling adalah proses kegiatan pengurusan atau
pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga
arsip-arsip dapat di temukan kembali dengan cepat apabila sewaktu-waktu
di perlukan.
2. Dalam kamus administrasi perkantoran (Ig Wursanto,5:5-)
Yang di maksud Iilling atau penyimpanan warkat adalah kegiatan
menaruh warkat dalam suatu penyimpanan secara tertib menurut sistem,
susunan, dan tata cara yang telah di tentukan, sehingga pertumbuhan-
pertumbuhan warkat itu dapat di kendalikan dan setiap kali di perlukan
dapat secara cepat di temukan kembali.
3. Menurut Basir Barthos (7:43)
Filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan
secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat
dapat di temukan kembali setiap kali di perlukan
Dari 3(tiga) pendapat tersebut di atas, dapat di ambil suatu kesimpulan
bahwa kearsipan pada intinya adalah semua kegiatan atau aktivitas yang
berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip.

E. T::an Kear8ipan
%ujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
partangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelengaran
kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertangungjawaban
tersebut bagi kegiataan pemerintah pemerintah :
. Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama di perlukan.
2. Menyiapkan surat setiap saat di perlukan.
3. Pengumpullan bahan-bahan yang menpunyai sangkut paut dengan suatu
masalah yang di perlukan sebagai pelengkap. (A.W.Widjaja, 3 : 3).
Dari pendapat tersebut di atas tentang tujuan kearsipan maka dapat
peneliti simpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin
keselamatan bahan-bahan, bukti yang nyata, benar mengenai kehidupan
kebangsaan di masa yang lampau, sekarang, dan masa yang akan dating di
mana keberadaanya sangat dibutuhkan bagi kelancaran suatu kegiataan
tersebut.
Kearsipan tidak hanya sebetas menyimpan warkat saja. Kearsipan
merupakan suatu rangkian kegiatan yang di lakukuan secara sistematis,
berurutan. Dimana di antara kegiataan yang satu dengan kegiataan yang lain
saling berhubungan atau berkelanjutan. Adapun kegiatan yang termasuk dalam
administrasi kearsipan adalah kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan:
. Penerimaan warkat
2. Penguiriman warkat
3. Pencatatan warkat
4. Penyimpanan warkat
5. Pewnyingkiran atau penyusutan warkat
. Pemusnahan warkat yang sudah tidak menpunyai nilai guna.( Ig.
Wursanto,5 : 5).
Penyimpanan yang aman terhadap arsip sangat penting untuk di
lakukan, mengingat kegunaan arsip yang penting bagi suatu organisasi yang
akan menbantu kelancaran pekerjaan suatu organisasi. Aman yang di maksud
adalah bebas dari berbagai macam bentuk bahaya. Seperti misalnya
kebakaran, pencurian, kebanjiran dan kerusakan yang di sebabkan oleh
berbagai macam hal seperti serangga, kutu buku, udara, dan sebagainya.


F. Maca2 -2aca2 Si8te2 Kear8ipan
Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto ( : 22) Mengatakan
bahwa pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu
sebagai berikut:
Sistem pengatur tertiban atau arangement system
a. Sistem klasiIikasi numerial (menurut angka)
b. Sistem kliIikasi alIabetis (menurut abjad)
2 Sistem perawat simpanan atau saIe keeping system
Pendapat G.R.%erry mengenai macam-macam sistem penyimpanan
arsip seperti yang di kutip oleh Sutarto(2:73)adalah sebagai berikut:
) lphabetical arrangement (susunan abjad)
- Subfet (pokok soal)
- Phonetic (suara)
2) Numerical arrangement (susunan nomor)
- Serial (seri)
- Coded (kode)
3) Geographical arrangement (susunan wilayah)
4) Choronlogical arrangement (susunan tangal)
Menurut zulkiIli amsyah (2 : 7) menyatakan bahwa: Pada
dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2) jenis
urutan abdjad dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan
abdjad adalah sistem nama (seing di sebut sistem abdjad), sistem gaograIis,
dan sistem subjek. Sedangkan nama yang berdasrkan urutan angka adalah
sistem numeric (sistem subjek dengan kode no.).
Sedangkan menurut GeoIIery Mills dan Oliver StandingIord, dalam
sutarto (2: 7) mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan
menjadi enam () macam sistem utama,yaitu:
. alphabetical sistem abjad
2. geographical- sistem wilayah
3. subfect sistem pokok soal
4. numerical- sistem no
5. choronological of them- sistem tanggal
. some combination of them- sistem gabungan
Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-
macam kearsipan dapat peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan
ada 5 (lima) macam yaitu sebagai berikut:
. Sistem abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di
buat atau yang di terima oleh lembaga atau instansi tertentu yang di
dalamnya memuat nama orang,nama organisasi, nama wilayah, ataupun
juga nama pokok soal di simpan menurut taat urutan abjad mulai dari
huruI A sampai dengan Z. Abjad yang di pergunakan adalah abjad huruI
pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan
atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama. Setelah nama-
nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan abjad.
Peraturan atau Iilling tersebut merupakan standart peraturan-peraturan
yang di tentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus
mengikuti prosedur yang telah di tentukan.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan
2 ( dua ) cara:
a. Menurut susunan abjad huruI demi huruI istilahistilah atau nama
nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata.
Misal :
Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi
Sinar harapan menjadi Sinarharapan.
b. Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata
demi kata, nama- nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih,
ditulis menjadi satu. Masing masing kata berdiri sendiri. Misal :
O Jakarta Utara
O Banjar Negara

2. Sistem subjek
Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang
berhubungan dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam
pelaksanaan penyimpanan arsip ini, seorang arsiparis harus dapat
menentukan lebih dahulu masalah masalah apa yang menjadi Iokus atau
yang dipermasalahkan dalam surat setiap harinya. Masalah masalah
tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek. Misal: masalah masalah
yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah
pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan seterusnya. Selanjutnya masalah
masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok masalah ( subjek ) misalnya
Keuangan :Bonus, Gaji, Hadiah tahun baru, Lembur, dan seterusnya
3. Sistem geograIis
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian
wilayah atau daerah tertentu. Dalam hal ini pengelompokkannya
didasarkan atas satuan daerah tertentu, seperti pulau, kepulauan, propinsi,
kabupaten, dan sebagainya.
Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan
satuan daerah kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat
penemuannya kembali.
Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung,
Banjarmasin, Bengkulu, Denpasar, Dili, dan seterusnya
Sehingga pada tiap tiap satuan tersebut diatas akan tersusun
warkat - warkat yang bersangkutan dengan nama orang, nama poikosoal
yang telah di urutkan menurut urutan abjad pula agar penemuannya
kembali dapat dengan mudah dan cepat.
4. Sistem nomor
Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan
sebagai pedoman mengatur arsip arsip adalah urutan angka. Sistem
nomor merupakan sistem penyimpanan dan penyusunan arsip dengan
mengunakan urutan angka sebagai pedoman dalam mengaturnya. Seorang
arsiparis harus lebih dahulu menbuat daItar kelompok masalah-masalah
seperti sistem subjek, baru kemudian di berikan nomor di
belakangnya.misalnya:
Kepegawaian 4
Cuti 4,
Kenaikan pangkat 4,2
Lamaran 4,3
Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi
pembagian yang lebih ke dalam desimal, seperti 4.,4.2,4.3, dan
seterusnya.dan menunjukkan nomor dari masing-masing masalah, daItar
ini di sebut dengan kartu indeks, selanjutnya juru arsip memproses
menurut nomor-nomor yang telah di tentukan dalam kartu indeks ini.
5. Sistem tanggal
Sistem ini di gunakan untuk Iiling bahan-bahan yang di susun
menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat
atau bahan yang datangnya lebih akhir akan di tempatkan pada tempat
yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnay
arsiparis akan mengelompokan surat-surat atau bahan-bahan yang di Iile
dalam bulan-bulan setiap tahunya. Dalam penyimpanan sistem tersebut
menpunyai kegunaan tersendiri dan tidak dapat di katakan bahwa sistem
yang satu lebih baik dari sistem yang lain.

G. A8a8 Penyi2panan Ar8ip
Menurut Hery Sawiji (22:45) mengemukakan bahwa asas
penyimpanan arsip ada 2(dua) macam yaitu sebagai berikut:
) Sentralisasi; dan
2) Desentralisasi

BAB III
P E N U T U P

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan
cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka
harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya
organisasi, yaitu sebagai sumber inIormasi dan sebagai pusat ingatan bagi
organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian
yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya
beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan Iungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan
kearsipan setiap organisasi, yaitu:
. AktiIitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
. Sebagai alat pengingat
7. Sebagai alat penyimpanan warkat
. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan
kebijaksanaan organisasi
.Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting
mengenai kemajuan organisasi.
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor
sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada
warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat
dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem
yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
O Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan
disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
O Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya
tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah
menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/Iilling yang berIungsi sebagai inti dari sebuah
kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk
menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti
penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan
sistem perusahaan.
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling
dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan,
pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis
sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali
apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan
untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat
ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas Iilling
sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain
lain.
Menurut asrip nasional, Iilling / memIile adalah cara mengatur dan menata
berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi;
Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-
warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu
dapat ditemukan kembali secara tepat.