MANUAL DE FUNCIONES JEFE DE RECEPCION Andean Wings Boutique Hotel - Cusco

JEFE / ENCARGADO DE RECEPCION: Como el nombre de su Cargo lo indica es el directo responsable del buen funcionamiento del Departamento a su cargo; responde directamente al Gerente del Hotel y tiene responsabilidad directa sobre los recepcionistas / cajeros encargados en cada uno de los dos turnos, del encargado nocturno, etc. LINEAS DE COMUNICACIN Y COORDINACION: El Jefe / Encargado del Departamento de Recepcin debe de mantener y de hecho esta autorizado a hacerlo, relacin con todos los Departamentos y sus respectivos Jefes. Adicionalmente el Jefe de Recepcin mantiene permanente comunicacin con los Encargados de Ventas y Reservas del hotel y el Ama de Llaves con la finalidad de mantener informado de la situacin de las habitaciones y lograr en conjunto una mayor ocupabilidad. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: El Jefe / Encargado de Recepcin le competen todas y cada una de las responsabilidades y funciones establecidas en el Reglamento de Jefes de Departamento. Adems tiene como responsabilidades y funciones especificas las indicadas a continuacin sin ser limitativas y debiendo asumir las indicaciones adicionales que le imparta la Gerencia. RESPONSABILIDADES ESPECFICAS: El Jefe de Recepcin tiene responsabilidades de las que le corresponde, y es responsable ante el Gerente del Hotel de lo siguiente: De la correcta atencin que se brinde a los Huspedes y Clientes del Hotel, con los parmetros de calidad que este exige. De la coordinacin permanente con la oficina de Reservas de los Hoteles de la Cadena para el control de habitaciones reservadas y el registro de huspedes correspondiente. De los servicios de tele comunicacin e informacin. De los servicios de conserjera.

OBLIGACIONES ESPECFICAS: Proponer los programas de actividades del Departamento a su cargo en concordancia con las polticas, normas y otras disposiciones emitidas por la Gerencia. Dirigir y supervisar el desarrollo de las actividades del Departamento informando en forma peridica de los resultados a la Gerencia. Coordinar con reservas para evitar posibles sobre ventas.

Proveer informacin a los clientes sobre precios, comodidades y servicios del Hotel, etc. Controlar los depsitos a cuenta. Supervisar los descuentos debidamente autorizados por los Directores y Gerencias, as tambin las extensiones de estancia en periodos de alta ocupacin. Supervisar la elaboracin de grficos de ocupacin. Solucionar situacin de clientes con relacin a sus reservas. Atender reservaciones VIPs. si el Administrador no se encontrase. Informar al Chef de los clientes VIP para ofrecerles algn detalle en la habitacin, Atender personalmente reservaciones y planteamiento, en lo referente a alojamiento para eventos y convenciones. Hacer las previsiones de ocupacin y disponibilidad de habitaciones semanal, mensual y en lo posible proyectarse a ms de tres meses.

Proponer a la Gerencia y al jefe de Ventas y Reservas las medidas que estime necesarias para incrementar el porcentaje de ocupacin. Supervisar los procedimientos de entrada, cambio y salida de huspedes. Supervisar el correcto uso del Sistema Hotelero, su actualizacin de datos y control. Supervisar el correcto uso de cada uno de los documentos a cargo de su Departamento (boletas, facturas, tarjetas de registro Huspedes, etc.). Supervisa y controla descuentos y cortesas debidamente autorizados. Supervisar la correcta aplicacin de tarifas. Controla el informe de reservas sobre planes especiales Supervisa la correspondencia de huspedes. Supervisa el reporte de Ama de Llaves. Supervisa el control de folios. Coordina entradas y salidas de los grupos. Controla que se cumpla con las disposiciones impartidas por la Empresa con respecto a Crditos, cheques, descuentos, tarjetas de crditos, etc. Establece los controles Llaves de cuartos y llave maestra. Coordinar y resolver problemas de sobreventas. Supervisar los procedimientos para caja de Seguridad. Supervisar y controlar saldos altos en las cuantas corrientes de los pasajeros.

Supervisar depsitos a cuenta y No shows. Recibir y analizar los reportes nocturnos de Recepcin y Auditoria nocturna. Supervisar entradas ``Walkins con poco equipaje. Autorizar empacar pertenencias de los huspedes. Autoriza el empaque y traslado de las pertenencias de los pasajeros al Storage o Almacn de maletas. Autoriza las cuentas para su envo a otras localidades para su cobranza. Supervisa que la atencin al cliente en la recepcin y conserjera se cumplan con los parmetros de calidad y buen servicio establecidos por la Institucin. Ver que los descuentos y cambios de tarifas autorizadas por las Gerencias sean correctamente registradas. Mantener el Rcord histrico de los clientes, sobretodo de los asiduos. Actuar segn los parmetros de seguridad aprobados por la empresa en caso de emergencias.

ATRIBUCIONES DEL CARGO: Adems de las atribuciones propias de su nivel y cargo, el Jefe de Recepcin podr delegar o asignar a algn personal a su cargo parte de sus obligaciones segn su criterio ms no la responsabilidad.