5.5 CONDUCCION DE JUNTAS 5.5.

1 QUE ES UNA JUNTA Una junta directiva es un grupo de gente que pertenecen a una empresa, o a una institucin, y son los que dirigen la misma, est formada por presidente, vice presidente, tesorero, secretario, secretario de actas, vocales titulares y vocales suplentes. Los cargos son como los cargos pblicos, el presidente es el que dirige, es la figura mxima, el vice presidente cumple la misma funcin en ausencia del presidente, el tesorero es el que dirige la parte contable, asesorado por un contador, es el que les demuestra al resto el tema finanzas, El secretario general es el que se ocupa de todo, y generalmente esta ayudado por secretarias administrativas. Hace que todas las decisiones se cumplan. y los vocales son las personas que forman esa junta y tienen voz y voto. SI VA A ASISTIR A UNA JUNTA * Debe llegar siempre puntual * Vaya preparado con propuestas de trabajo por escrito. * Sea breve y consistente al exponer sus puntos. * El lenguaje corporal es importante. Sintese derecho no se acomode lnguido en su asiento. Tome notas, eso halaga a quien est exponiendo, no se entretenga haciendo dibujitos, porque aunque solo est escuchando transmite la impresin de lo que hace. * Cuando alguien hable, escuche respetuosamente y jams interrumpa. * No se trate de lucir, interviniendo con comentarios que no vienen al caso. * Sea asertivo. Si est en desacuerdo con algo o alguien o tiene algo negativo. 5.5.2 COMO PROGRAMAR UNA JUNTA EFECTIVA La simple mencin de la palabra junta, nos trae a la mente horas y horas de tiempo perdido y agotador sin llegar a algo concreto. Todos los das perdemos mucho tiempo y esfuerzo por no llevar las reuniones de la manera ordena y bien definidas.

Sin embargo como agradecemos cuando es una junta que se lleva acabo de manera organizada y efectiva. Las reuniones de trabajo representan una gran oportunidad, entre otros propsitos para intercambiar informacin, resolver problemas, tomar decisiones, y alcanzar objetivos de otra manera que no podan lograrse. Sin embargo, sus altos costos visibles y ocultos, nos obligan a revisar la manera en que realizamos nuestras juntas de trabajo. * Conocer una metodologa, de fcil aplicacin, para manejar eficazmente las juntas. * Debemos precisar los objetivos que perseguimos * Incrementar su productividad mediante la realizacin de juntas efectivas. * Comprender cuando las juntas de trabajo representan la mejor opcin para lograr sus objetivos. UNA BUENA JUNTA DEBE TENER 3 ELEMENTOS Durar menos de una hora Tener un objetivo especifico Concluir con decisiones adecuadas y planes concretos. La manera en que una persona se conduce en una junta revela mucho de su personalidad, sensibilidad, habilidades de comunicacin e inteligencia. De manera sencilla y resumida, para que te salgan excelentes tus reuniones con clientes, proveedores, personal y hasta con la familia tienes que; primer paso, planificar la reunin y segundo saber manejarla. Se dice fcil sin embargo habr que tomar en cuenta lo siguiente. USO DE LAS JUNTAS EFECTIVAS Una herramienta vital para la administracin de proyectos estriba en contar con un mtodo definido para efectuar juntas. Este mtodo estandarizar el proceso de llevar a cabo juntas, minimizar el desperdicio y promover la ejecucin efectiva de tareas crticas. Existen mltiples beneficios al llevar a cabo juntas efectivas tales como mantener al equipo en el camino adecuado y reducir tiempos y esfuerzos. Est comprobado que al llevar a cabo juntas efectivas se incrementa la probabilidad de xito de los proyectos.

PUNTOS CLAVE PARA ORGANIZAR UNA JUNTA 1. El tiempo: La junta nunca debe durar ms del tiempo programado. Si la junta debe terminar con una accin o decisin entonces habr informar a los participantes que esta se prolongar hasta haber tomado alguna decisin. El personal deber estar informado del trabajo y tiempo que implica la junta para evitar prisas. 2. El propsito de la junta: En negocios, las juntas tienen tres propsitos: la comunicacin, administracin y decisin. Cualquier otro elemento es prdida de tiempo. 3. La crtica: La crtica es nociva para la moral de los miembros del grupo y debe ser evitada en pblico. Todos somos parte del mismo equipo. 4. Programacin de las juntas: No convoque a juntas en horas fuera de horario de trabajo salvo que sea una emergencia. Esta accin desmoraliza en el sentido de evitar que los miembros del grupo tengan tiempo para su vida personal. 5. La manipulacin: No use el grupo como un medio de cohesin ni presin ara lograr fines. 6. El mejor modelo: Es la Democracia, no la monarqua, es decir evite que las juntas sean monopolizadas. 7. Nunca debe: Mezclar lo personal y lo laboral ya que la excesiva socializacin, provoca que algunas personas se sientan fuera de la jugada. 8. La importancia de agendar: Prepare una agenda y mndela antes de la junta. Esto es eficiente y prctico, y enfoca la junta, es importante que la agenda indique la participacin/tareas de los asistentes, con anticipacin. 9. Elimine las juntas regulares: Si su propsito ya no es necesario, evite la burocracia. ELABORACIN DE UNA JUNTA EFECTIVA 1. Elabore una agenda. Se deber elaborar una agenda para cada junta. La agenda debe incluir los temas a discutir, el tiempo que se destinar a cada tema y la persona responsable de cada tema. 2. Seleccione a un moderador.

El moderador ser responsable de mantener la junta enfocada en los temas propuestos y que se avance en el desarrollo de los mismos. El lder del grupo puede ser el moderador o bien los miembros del equipo rotarn esta responsabilidad entre los miembros en cada sesin. 3. Establezca un compromiso para la participacin y la comunicacin. El moderador deber de tratar de motivar a los participantes a participar y facilitar la comunicacin resumiendo y/o sintetizando las ideas y presentando conclusiones, regulando las participaciones de todos en orden e interviniendo si la discusin se sale de tema. 4. Tmese el tiempo para hacer notas. Se debern tomar notas de los temas principales y los puntos clave que sern discutidos en la junta. 5. Evale la junta. Siempre haga una revisin con los participantes para evaluar la junta, para considerar factores que puedan mejorar las prximas. 6. Elabore un reporte de la junta. Elabore un reporte de acuerdo al formato que se presenta en el numeral. Al terminar la junta distribuya el formato debidamente llenado a los participantes. De ser posible distribuya el reporte antes de que termine el da en que se llev a cabo la junta RECOMENDACIONES EN LA ORGANIZACIN DE UNA JUNTA * Explica el propsito de la reunin. De ser necesario determine las normas del desarrollo de la reunin y posibles responsables. * Asistencia. No se aceptan llegadas tarde ni interrupciones. * Presentacin de cada punto del orden del da, asignando tiempos para ellos. * Inicio. Invitacin a expresar opiniones; oportunidad de hablar a todas las personas. * Controlar la discusin. si piensa que se est desviando de su objetivo y se est perdiendo tiempo, hay que interrumpir. Mantenga siempre la cohesin del grupo. * Muchas opiniones y se empieza a complicar, hay que hacer un resumen para aclarar lo que se ha entendido.

* Respetar las normas de tiempo. * Despus de discutir, lo siguiente es hacer un resumen de las decisiones que se tomaron y sus conclusiones. * Trabajo con agenda en mano, no se permiten las agendas ocultas. * Separa y resuelve aparte y con los casos difciles. * Fin de la reunin. Resumen de todo lo que se hizo. Asigna las responsabilidades correspondientes y fija una fecha lmite para su cumplimiento. * Fija el objetivo y fecha de la siguiente reunin. PRINCIPALES PROBLEMAS AL ORGANIZAR UNA JUNTA * Ausentismo * No existe agenda previa * Definicin de objetivos claros * Seguimiento en acuerdos, propuestas * Percepcin ambigua de los grupos por no tener las reglas del juego claras * Tiempo de las juntas (concretas y sujetas a los objetivos) LO QUE DEBES EVITAR EN UNA JUNTA * Cambiar los comentarios de un participante. * Decir a un participante que est mal. * Decir a los dems lo que deben hacer. * Hacer preguntas dirigidas, diga: Qu sucedera si... o Cul fue su experiencia...?, en vez de: No cree Ud. que...? * Hablar rpido y enredado * No se puede discutir, mucho menos ridiculizar a nadie. * Tomar partido. * Tratar de ser chistoso. * Presentarse como el experto o la autoridad.

* Dejar que alguien monopolice la discusin, incluyndote. * Hablar ms de lo necesario al presentar un problema. * No puedes permitir conversaciones fuera de la junta. * Las preguntas de los participantes hay que devolverlas al grupo. NO OLVIDAR: * Entregar copias de las conclusiones de la reunin a quienes asistieron como a las personas que necesitan la informacin. * Revisa de vez en vez el progreso de la ejecucin de lo acordado durante la reunin. En trminos de desempeo y calidad de operacin * Ahora, para hacer una minuta de la reunin debes desarrollar una descripcin breve de las actividades y acuerdos, lo ms fiel posible, incluye los nombres de las personas encargadas el tiempo en que se ejecutar y la forma de evaluacin. * Para referencia, revisa nuevamente las reglas de comunicacin. Material de las primeras sesiones. 5.5.3 COMO CONDUCIR UNA JUNTA Muchas empresas en nuestro pas padecen de un muy serio problema que es el manejo de sus juntas de trabajo; constantemente escuchamos a los trabajadores quejarse porque en su trabajo se sufre de - juntitis - juntas para esto, juntas para aquello, y juntas para lo dems - en mi empresa tenemos juntas para todo; solo se pierde el tiempo con tantas juntas; no se para que tantas juntas, si nunca se hace nada, etc., etc. Es verdad, las juntas son una verdadera calamidad para muchos ejecutivos y empleados, muchas discusiones, mucho bla, bla, bla, y pocos acuerdos, pocos compromisos. Lamentablemente en muchas ocasiones las juntas son consideradas como un mal necesario, un espacio donde tenemos la oportunidad para enterarnos de los chismes ms recientes de la compaa, o el lugar dnde tal o cual persona aprovechan la oportunidad para regaar a los dems, o para lucirse y acaparar el micrfono ante el jefe. Se ha descubierto que normalmente las juntas fracasan por alguna o varias de estas consideraciones: * Una mala planeacin (Tiempo, lugar y participantes no adecuados)

* El objetivo de la reunin no es claro para los asistentes a la reunin * No se administra el tiempo adecuadamente y esto las hace eternamente aburridas y poco productivas. * El contenido a discutir es demasiado ambicioso, de modo que lo que se debe discutir o analizar en varias reuniones se quiere discutir en muy poco tiempo. * No se da un seguimiento adecuado a los acuerdos y compromisos adquiridos. * No se asignan roles de trabajo y participacin para la reunin. * Discutir demasiado tiempo el tema de - asuntos varios -, lo cual solo hace que la reunin pierda su enfoque original y se disperse la atencin y concentracin de los participantes de la reunin. Un director de reuniones debe evitar, en lo posible los siguientes aspectos negativos: * Decir al grupo como pensar. * Dictar los resultados del pensamiento. * Tener el programa propio que triunfe sobre todas las opiniones. * Adoptar el papel autoritario y tonos doctorales en asuntos sometidos a discusin. * Permitir que los dems apelen a l para que dirijan sus disputas. * Entrar en discusiones y plantear dilogos personales. * Orientar en forma poco tctica la discusin del grupo aun cuando puedan llamar la atencin hacia un punto o declaracin discutibles. * Hablar demasiado. * Corregir declaraciones errneas hechas por los miembros del grupo. COMO CONDUCIR UNA JUNTA PREPARSE PARA UNA JUNTA * Definir los objetivos y los resultados deseados. Saber que estn tratando de lograr si es que tienen una junta.

* Determinar si una actividad diferente puede ser aparte de las juntas. Muchas juntas son canceladas cuando llamadas, correos electrnicos, o uno a uno pudo haber sido la mejor opcin * Determinar los temas que se necesitan hablar y la mejor forma para discutir cada uno de ellos. Saber lo que quieren lograr para la junta. * Estimar el tiempo de la junta la gente necesita planear el tiempo de la junta. * Crear una agenda que este muy bien programada * Entregar las agendas con anticipacin para que los participantes tengan tiempo de planear y se preparen para la junta * Hacer cada junta un evento de a prendimiento, incorporar creatividad y avanzada educacin en un tema * Usar variedad de herramientas y actividades para hacer la junta productiva y divertidahacer que los asistentes estn entretenidos. EMPEZAR LA JUNTA * Comunicar el propsito y resultado deseado para todo los participantes * Aclarar el tipo de participacin e interaccin deseada. * Poner reglas; cuando la junta se termine y cada miembro sea escuchado. Que es lo que se espera. * Demostrar que sus ideas, opiniones y preguntas tienen valor ASIGNAR A ALGUIEN QUE TOME NOTA * Quien atendi * Cules fueron los temas que se discutieron * Decisiones que se tomaron * Siguientes pasos: quien necesita acabar una tarea, la fecha de cuando empezara y que es lo que exactamente necesita. CONDUCIR LA JUNTA * Tomar el tiempo y escuchar historias * Aclarar y parafrasear ideas

* Preguntar por diferentes puntos de vista * Usar tcnicas juntando ideas * Estar enfocados en los temas de la agenda. No salirse del tema o distraerse * Capturar ideas que fueron fuera del tema y escribirlas en un papel separado para despus discutirlas MANTENER LA JUNTA ENFOCADA * Apuntar la informacin y los datos de la junta. Asegurarse de que todos sean escuchados * Dejar que la gente entienda el contenido. Usted guie el proceso * Reconocer y re informar contribuciones constructivas * Usar la agenda para mantener el mismo tema * Vari el paso: rpido, descanso y tomar descansos. * De vez en cuando resuma los puntos ms importantes y pregunte si estn de acuerdo * Ayudar al grupo a que alcance conclusiones