MANAGEMENTUL TIMPULUI REFERAT

MANAGEMENTUL TIMPULUI

1. INTRODUCERE Acum aproape 100 de ani, autorul care a pus bazele managementului tiinific, Frederick Taylor postula principiul Evidena strict a timpului i normarea muncii, fcnd un pas uria spre creterea eficienei n organizaie. Managementul nseamn conducerea eficient i eficace a unei activiti. Din aceast perspectiv, managerul nu poate face afaceri profitabile pentru firma de care rspunde dac nu tie s gestioneze eficient resursele. Iar timpul este o resurs economic preioas, pretenioas i ireversibil: timpul fiind cea mai rar resurs fiind nenlocuibil dar n acelai timp nelimitat; este scump dar nu poate fi cumprat sau depozitat iar pierderea sa nu poate fi asigurat de nici cea mai mare firm de asigurri din lume. Cu toate acestea, timpul nu este proprietatea nimnui, este impersonal, al tuturor. Managerii preocupai de performan tiu ns c timpul este msurabil iar managementul timpului este o prioritate n asigurarea succesului. Managementul timpului nseamn de fapt, auto management. mbuntirea abilitilor pe care le ai pentru a te ajuta s planifici mai bine sarcinile la locul de munc i s delegi responsabilitile mai eficient este cheia gestionrii optime a timpului. Lipsa timpului este una dintre cele mai des invocate probleme ale societii n care trim. Se ntmpla adesea s munceti mult la locul de munc i s nu reueti s termini ntr-o zi nici sarcinile cele mai importante, asta datorit hoilor de timp. 2. HOII DE TIMP sau cauze ale managementului ineficient al timpului ntreruperi din cauza telefonului sau colegilor edine i ntlniri n timpul programului de munc Sarcini care nu sunt n fia postului Amnarea i lipsa puterii de decizie

Lipsa de comunicare la locul de munc Obiective neclare Lipsa planificrii Stresul i oboseala Incapacitatea de a refuza Stil de lucru dezorganizat1 3. STILURI COMPORTAMENTALE PRIVIND MANAGEMENTUL TIMPULUI

Oricare ar fi atributele sau calitile unui manager de succes sau calitile personalului subordonat, un criteriu esenial care st la baza succesului const n modul de abordare a timpului. Exist diferene importante ntre care atributele i stilurile comportamentale personale care i las amprenta n acest sens: Unele persoane lucreaz mai bine la nceputul zilei, n timp ce altele mai bine dup-amiaza Unele persoane pot s fac fa doar unei singure sarcini ntr-o unitate de timp, n timp ce alii pot s jongleze simultan cu mai multe activiti. Unii indivizi sunt foarte ordonai i metodici, alii sunt haotici i dezorganizai2 Cele mai frecvente erori n utilizarea timpului sunt: S munceti mai mult sau mai repede. S reduci timpul dedicat anumitor activiti, considernd c aceste activiti sunt mai puin importante dect altele. S realizezi diferite sarcini n acelai timp, considernd c astfel utilizezi timpul n mod optim. Dac eti tot timpul ocupat, ai senzaia c n acest mod vei obine cele mai bune rezultate. Dac ai o responsabilitate mai mare crezi c trebuie s munceti mai mult pentru a da exemplu. S acorzi mai mult timp lurii unor decizii i astfel deciziile vor fi mai bine fundamentate3.

1 www.wall-street business in timp real 2 Cole, 1993: 181 3 Ceauu, 1999:116

4. TEHNICILE MANAGEMENTULUI DE TIMP Timpul este inerent n management. Managementul timpului nseamn controlul acestei resurse. Este esena progresului tehnic i economic, deoarece fructificarea unei idei depinde de factorul timp. Managementul timpului prezint numeroase avantaje pentru manageri. Acesta i favorizeaz: S ating scopul urmrit S stabileasc prioriti S obin o vedere de ansamblu asupra sarcinilor de realizat S comunice mai bine S obin mai multe rezultate pe unitatea de timp S delege sarcini S pstreze echilibrul n viaa personal i profesional S-i dezvolte creativitatea S participe la mbuntirea calitii vieii tuturor membrilor organizaiei

5. ZECE INSTRUMENTE PENTRU UN MANAGEMENT AL TIMPULUI EFICIENT 1) Stabilirea cu claritate a scopului i a termenului de realizare a acestuia 2) Alctuirea unei liste de lucru i organizarea activitii zilnice prin intermediul acesteia 3) Notarea n agend reprezint o modalitate de a nu uita dar i o surs eliberatoare de stres 4) Implicarea i respectarea cu rigurozitate a termenelor limit 5) Clarificarea prioritilor 6) Angajarea unei secretare eficiente i a unui asistent manager care s preia o parte din responsabilitile mai puin importante 7) Aruncarea la coul de gunoi a hrtiilor i rapoartelor neimportante 8) Punerea la punct a unui sistem coerent n cadrul cruia fiecare activitate i are stabilit clar poziia iar fiecare responsabil tie clar ce are de fcut 9) Conducerea la u a musafirilor nepoftii sau care mnnc timpul cu detalii nesemnificative 10) Evitarea promisiunilor care au anse mari de a nu fi onorate.

6. AUTOMONITORIZARE PENTRU UN MANAGEMENT AL TIMPULUI VERITABIL Ct timp i ia s faci fiecare lucru pe care l ai de fcut? Ct timp i citeti e-mailul? Ct timp vorbeti la telefon? Ce rezultat are fiecare lucru pe care l faci? Care sunt sarcinile care consum timp? Cte lucruri neprevzute apar ntr-o zi? Ct timp i ia s faci aceste lucruri? Care sunt lucrurile pe care le faci foarte repede? Ct timp i ocup sarcinile foarte importante? Ai sarcini fixe care se repet n fiecare zi? Ct timp i consum acestea?

7. METODE DE ORGANIZARE Nu exist o metod unic, nu exist metod cea mai bun. Printre cele mai folosite metode pe care le poi alege, modifica sau mixa, ar fi: 1) Lista cu sarcinile pe care le ai de fcut (listarea lor de diminea) 2) Organizarea lor n outlook 3) Folosirea unui soft n acest sens 4) Organizarea sarcinilor pe categorii: - urgent i important - urgent, dar mai puin important - mai puin urgent i important - mai puin urgent i mai puin important 5) Organizarea lor dup tipul de aciune: - e-mailuri - telefoane - ntlniri - adrese - scrisori - ntocmire documente - sarcini specifice locului de munc 6) Clasificarea agendei, unde trebuie s treci lucrurile pe care le ai de fcut 7) Forma tabelar pe prioriti pe un flipchart 8) Post-it-uri de diferite culori pentru o vizualizare rapid4
4 Rujoiu, M

8. TEHNICILE DE PLANIFICARE A TIMPULUI Problemele referitoare la gestionarea timpului pot fi soluionate prin implementarea unor tehnici de planificare a timpului. Tehnicile clasice de gestionare a timpului sunt: managementul prin obiective, spreadsheets-urile, analiza SWOT, graficile Grantt, Mind mapping-urile, fiele de evaluare a edinelor - Spreadsheet-urile sunt foi de calcul coninnd coloane pentru: arii cheie, obiective, termene limit, costuri i alte detalii5 Obiective Termene limit Msurarea Activitatea Planificarea

- Managementul bazat pe obiective i-a ctigat recunoaterea odat cu apariia, n 1954, a volumului Practice of Management de P. Drucker. Pentru a da rezultate semnificative, procesul de stabilire a obiectivelor trebuie s se fac la toate nivelele organizaiei, de la top manager pn la cea mai joas poziie a ierarhiei. Implementarea Managementului prin obiective ncepe prin comunicarea scopurilor organizaiei tuturor angajailor n cadrul unei ntlniri, managerul aprob sau modific dac este necesar obiectivele individuale propuse angajailor. Grafic de planificare a timpului n MOB6 Activitate Resurse Grafic planificare Scar a timpului

- Mind mapping-ul este o tehnic de planificare a timpului, ce permite utilizarea la maxim a puterii minii. Mind mapping ul cuprinde procesul de brainstorming i un grafic pentru nregistrarea ideilor. Cu ajutorul acestor dou elemente, se poate face ulterior o
5 AISEC.RO, 2004 6 Humphries, 1998:207

ierarhizare a ideilor i se poate crea un arbore de decizie. Mind mapping ul folosete cuvinte, linii, culori, imagini i sunete pentru a stimula activitatea cerebral. - Lista de prioriti reprezint cea mai simpl i n acelai timp cea mai folosit tehnic de planificare a timpului. - Graficul Gantt este constituit dintr-o bar orizontal sau un grafic liniar, care se realizeaz astfel: activitile sunt reprezentate pe ordonat, iar timpul pe abscis sunt desenate pentru fiecare activitate un dreptunghi sau o linie, artnd durata de realizare a acesteia; sunt artate dependenele dintre activiti; partea din dreptunghi haurat sau partea din linie marcat reprezint timpul alocat fiecrei activiti care deja s-a scurs; momentul prezent este reprezentat cu ajutorul unei linii care poate arta foarte uor activitile desfurate n avans sau n ntrziere. 9. CONCLUZII Studiile au demonstrat c pentru fiecare minut petrecut planificnd activitile unei zile, o persoan ctig patru minute atunci cnd vine momentul aplicrii n practic a acelei activiti. Planificarea nu este totul, dar este un punct de start pentru manager. Peter Drucker atenioneaz c doar managerii eficieni ncep prin a estima ct timp pot considera n mod real c le aparine. Ei au neles c pentru a-i conduce adecvat afacerea, trebuie s rezerve perioade de timp nentrerupte dar sunt flexibili n cazul n care descoper c sunt alte situaii care necesit atenie. n acest ultim caz managerii vor elimina din timp acele activiti care nu sunt total productive. Managementul timpului are regulile sale de aur7 : stabilirea rutinei zilnice, valorificarea piscurilor de energie pentru a face lucrurile care necesit capacitate maxim, respectarea nemiloas a termenelor limit, ducerea la capt a problemelor importante chiar dac sunt neplcute, eliminarea a tot ce nu este important fixarea de perioade bloc pentru situaiile n care se dorete finalizarea unui proiect, gruparea activitilor similare, abordarea unei situaii pe ansamblu i nedivizarea exagerat a acesteia pentru a nu pierde ntregul i pentru a nu pierde timp la reluare, stabilirea pauzelor pentru momentele n care sunt
7 PROFILESCAN.RO, 2006

coborurile de energie, selectarea cu atenie a ceea ce se va accepta pentru a fi ndeplinit sau a spune un nu hotrt atunci cnd nu pare a fi persoana potrivit pentru activitatea sau proiectul respectiv, alocarea cu 50% mai mult timp fiecrei sarcini fa de ct se consider c dureaz i a lsa ceva timp ntre aciunile planificate. La aceasta se adug regul 60-40: a planifica doar 60% din timp iar restul de 40% s fie lsat pentru evenimentele surpriz. Aa cum s-a menionat anterior, managementul timpului ine de modul de abordare personal al fiecrui manager iar acesta se poate auto-disciplina. A-i stabili ntlniri cu sine-nsui, eliberndu-se astfel din strnsoarea celorlali, a se culca cu o or mai devreme i a se trezi cu o or mai repede pentru a-i planifica ziua de lucru, a se recompensa atunci cnd obine un obiectiv sau a cuta un echilibru prin practicarea unui sport sau a unei activiti de recreere sunt semnalul unei preocupri sntoase pentru managementul timpului personal al managerului n folosul organizaiei sale.

BIBLIOGRAFIE 1. Ceau, I., Enciclopedia Managerial, Editura Tehnic ATTR, Bucureti, 1999. 2. Cole, G.A., Management Theory and Practice, 4th edition, DP Publication Ltd, Aldine Place, London, 1993. 3. Corodeanu Daniela, lector doctor, Universitatea Al I Cuza Note de curs, Iai, 4. Drucker, P. F. , Eficiena factorului decizional, Ed. Destin, Deva, 1994. 5. Humphries, J., How to books Business&Management Managing successful Teams How to achieve your goal by working effectively with others, Ed. Plymbride House, Estover Road, UK, 1998. *** Managementul timpului, www.profilescan.ro *** Business n timp real www.wall-street *** Rujoiu, Marian, Trainer Extreme Training, www.traininguri.ro