TIGA KRITERIA WAKTU KRITIS Dalam menghadapi proyek pengembangan aplikasi IT yang jatuh dalam permasalahan berat, penyelesaian

apapun dari substansi membutuhkan 3 kriteria yang harus ditemui: 1. Team harus mengakui bahwa proyek dalam masalah dan dibutuhkan tindakan pengoreksian. 2. Pendekatan yang terbaik yaitu menutup proyek hingga adanya dugaan dari status proyek dan adanya issue berhubungan dengan keterlambatan dari jadwal. 3. Suatu rencana harus dikembangkan untuk memulai proses koreksi sehingga proyek dapat dilanjutkan. Akan menjadi sangat sulit untuk memulai proses koreksi kecuali orang-orang menerima bahwa proyek dalam masalah dan memahami bahwa beberapa langkah harus diambil untuk membuat koreksi. Orang-orang akan mempermasalahkan apakah proyek benar-benar daam masalah dan mengapa terjadi masalah tersebut. Mempermasalahkan hal tersebut merupakan hal yang kurang produktif karena percekcokan akan menghasilkan masalah lain. Menentukan apa yang telah salah aturan membutuhkan kesabaran. Kunci utama untuk sukses yaitu menanyakan pernyataan yang tepat, dan mencoba jawaban untuk melawan kondisi nyata dari proyek. Perawatan harus dilakukan di sini karena jawabannya akan didasarkan pada interpretasi fakta masyarakat, atau keyakinan mereka, yang mungkin tidak akurat. Sebagai contoh, seseorang dapat menyatakan bahwa pengujian aplikasi dan perubahan bukan bagian dari masalah karena jadwal pengujian telah dipenuhi. Namun review pengujian bisa menunjukkan rendahnya kualitas proses pengujian. Saat rencana uji dikembangkan baik teknis dan pengujian unit bisnis dan rencana tersebut diikuti, rencana pengujian tidak memiliki ketegasan untuk menguji beberapa kondisi penting. Karena kriteria tidak cukup untuk memenuhi persyaratan proyek, bagian-bagian dari aplikasi ini yang cacat. Jika diterima bahwa pengujian bukan bagian dari masalah, tidak akan dilakukan untuk memverifikasi kualitas pengujian, dan masalah pengujian tidak akan diidentifikasi nanti. Selain itu, waktu dan usaha dapat dihabiskan di daerah lain dari kesulitan proyek sebelum kondisi pengujian diidentifikasi. Hasil bersih akan terjadi keterlambatan dalam membuat proyek perbaikan yang diperlukan. Setelah masalah telah diidentifikasi, masalah-masalah tersebut harus diprioritaskan untuk dampaknya pada upaya untuk membawa proyek kembali pada jalur. Sebuah daftar panjang dari barang yang akan dikembangkan dalam waktu singkat, semua yang ditanggung atas kesulitan proyek harus dicatat. Kemudian item harus dianalisis untuk menetapkan yang harus segera diatasi dan masalah-masalah yang dapat disisihkan untuk koreksi pada beberapa waktu kemudian.

MENGEMBANGKAN RENCANA PENYELAMATAN Setelah masalah proyek telah diidentifikasi dan diprioritaskan, rencana koreksi harus dikembangkan. Tim harus memberikan waktu dan perhatian yang cukup untuk mengembangkan rencana untuk memastikan bahwa apa yang diusulkan akan bekerja, dan urutan berbagai komponen koreksi yang benar. Tujuannya adalah pengembangan yang logis dalam susunan penerapan perubahan untuk memastikan bahwa masalah-masalah tidak mengganggu baik perubahan sebelum atau beberapa daerah lain dari sistem. Tim harus menghindari proses yang memaksa mundur ke bagian lain dalam proyek sebagai akibat dari perubahan yang dilakukan. Rencana tersebut juga harus dengan benar mengendalikan perubahan. Beberapa aturan dasar perencanaan dapat membantu dalam kontrol ini, yang mencakup: y y y y y Seorang anggota tim proyek harus diberi tanggung jawab mengelola penerapan dari perubahan setelah mereka telah diidentifikasi dan diprioritaskan. Perubahan harus diterapkan satu per satu. Waktu yang cukup (minimal satu siklus pengolahan) harus ditetapkan antara pengenalan dari perubahan. Dua anggota tim proyek - satu mewakili TI dan satu mewakili unit bisnis - harus menyatakan bahwa perubahan yang diterapkan bekerja dengan benar. Sebuah buku harian harus dipelihara dari semua perubahan dalam urutan yang telah diterapkan, sebagai metode pelacakan masalah perubahan harus muncul setelah perubahan yang telah diinstal.

Setelah rencana dikembangkan, perlu disampaikan kepada semua pihak yang terlibat untuk meminta komentar tentang kesesuaian. Konsistensi dalam pengembangan dan pelaksanaan rencana harus dipertahankan, hanya sebagai pendekatan yang konsisten dan disiplin diperlukan untuk menentukan penyebab kegagalan proyek. Ketika semua orang yang terlibat memiliki kesempatan untuk menanggapi rencana itu harus memberi respon, dan salinannya harus diberikan kepada semua anggota tim proyek. Setiap orang harus memahami bahwa, dari titik ini, proyek akan dikelola sesuai dengan rencana. MENGEMBANGKAN PROSES KOMUNIKASI YANG KUAT Dalam penguasaan kontrol dari sebuah proyek yang gagal, sebuah proses komunikasi yang jelas sangatlah penting. Komunikasi harus ditangani oleh pertemuan rutin anggota tim proyek dan melalui laporan status tertulis yang dapat didistribusikan di antara mereka yang di luar tim proyek yang harus tetap diinformasikan tentang progress. Pertemuan harian harus diadakan yang melibatkan semua anggota tim proyek, sampai manajer proyek memutuskan bahwa tim membuat kemajuan cukup untuk memenuhi yang jarang. Mungkin akan ada beberapa perlawanan; TI orang pada umumnya melihat pertemuan sebagai pemborosan waktu. Namun, jika pertemuan dikelola dengan baik, mereka akan memberikan beberapa manfaat nyata. Pertama, jika semua orang yang terlibat dengan proyek ini di ruang yang sama pada saat yang sama, mendengar pelaporan yang sama status dan masalah,

ada kesempatan bagi orang-orang yang tidak setuju untuk menyuarakan pendapat mereka. Hal ini dapat membantu, terutama jika orang yang menghadirkan solusi yang diberikan tidak memahami implikasi, dan solusi karenanya tidak benar. TINDAKAN PROGRAM YANG DISARANKAN Hampir semua proyek TI mengalami beberapa tingkat kesulitan selama pengembangan mereka. Jika proses proyek telah dikelola keseluruhan, berurusan dengan masalah-masalah yang timbul dan menjaga proyek pada jalur biasanya dapat ditangani sebagai bagian dari program pengembangan proyek yang normal. Dalam kasus tersebut, meskipun tenggat waktu proyek mungkin perlu disesuaikan, proyek pindah ke lingkungan produksi dalam jangka waktu yang wajar dan dengan kualitas yang dapat diterima. Untuk proyek-proyek yang mengalami kesulitan besar, harus ada penekanan untuk mendapatkan pekerjaan itu kembali ke jalurnya secepat mungkin. Namun, memperbaiki masalah dan beralih memerlukan pemahaman yang akurat tentang kesalahan yang terjadi, daripada apa yang orang mungkin percaya tidak beres. Setelah masalah telah diidentifikasi dan dipahami, proses penyelamatan dapat dimulai. Proses ini dimulai dengan pengembangan rencana untuk membuat koreksi yang diperlukan dan untuk memastikan bahwa rencana tersebut sedang diikuti. Menyelamatkan yang gagal proyek TI adalah proses yang sulit yang membutuhkan analisis yang cermat terhadap masalah yang terlibat. Komponen penting dari penyelamatan proyek yaitu dalam mengembangkan pemahaman tentang penyebab kegagalan, dan mempersiapkan dan mengikuti rencana yang akan mengatasi permasalahan dan menempatkan proyek kembali pada jalurnya. Hal ini membutuhkan ketrampilan manajemen yang kuat dan kesabaran untuk mengatasi kesulitan yang ditimbulkan oleh suatu proyek bermasalah. Kunci nyata untuk sukses memahami bahwa proyek-proyek TI yang rusak dapat diperbaiki dan memiliki keinginan untuk membuat itu terjadi.