PROGRAMAR UNA CITA EN OUTLOOK 2007

Las citas son actividades programadas en el calendario que no implican invitar a otras personas ni reservar recursos. Puede programar citas peridicas, ver las citas por da, semana o mes, y enviar avisos de sus citas. Puede especificar qu aspecto tendrn las citas de su calendario para los dems, designando el tiempo de la cita como ocupado, libre, provisional o fuera de la oficina. Adems, los dems pueden darle permiso para programar o modificar citas en sus calendarios. Outlook 2007, ofrece las siguientes opciones: Crear una cita Cambiar una cita Hacer que una cita sea peridica Hacer privada una cita Configurar o borrar un aviso

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Crear una cita

1. En el men Archivo, elija Nuevo y, a continuacin, haga clic en Cita. Mtodo abreviado de teclado Para crear una cita, presione CTRL+MAYS+A. 2. 3. En el cuadro Asunto, escriba una descripcin. En el cuadro Ubicacin, escriba la ubicacin.

4.

Escriba las horas de inicio y fin. Puede escribir palabras y frases especficas en los cuadros Hora de inicio y Hora de

SUGERENCIA

finalizacin, en lugar de fechas. Por ejemplo, puede escribir Hoy, Maana, Ao Nuevo, Dentro de dos semanas, En una semana contando desde ayer, Tres das antes de Ao Nuevo, o un nombre de festividad. 5. 6. 7. Seleccione las dems opciones que desee. Para hacer que la cita sea peridica, en la ficha Cita, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad .

Haga clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) con la que debe repetirse la cita y, a continuacin, seleccione las opciones que desee para la frecuencia.

8. 9.

Haga clic en Aceptar. En la ficha Cita, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar. Agregue rpidamente una nueva cita usando la nueva funcin Haga clic aqu para agregar una cita

SUGERENCIA

de Microsoft Office Outlook 2007. Deje el puntero del mouse (ratn) sobre cualquier rea en blanco de la cuadrcula del calendario y, a continuacin, haga clic para agregar una cita.

Cambiar una cita

1. 2. Abra la cita que desea cambiar. Siga uno de estos procedimientos:

Cambiar las opciones para una cita que no forme parte de una serie 1. Cambie las opciones que desee, como el asunto, la ubicacin y la hora.

2.

En la ficha Cita, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar.

Cambiar opciones para todas las citas de una serie 1. Haga clic en Abrir la serie y cambie las opciones que desee, como el asunto, la ubicacin o la hora. 2. Para cambiar las opciones de periodicidad, en la ficha Cita peridica, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, cambie las opciones, como la hora, el patrn de repeticin o el intervalo de repeticin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. En la ficha Cita peridica, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar.

Cambiar las opciones para una cita que forme parte de una serie 1. 2. 3. Haga clic en Abrir esta repeticin. En la ficha Cita peridica, cambie las opciones que desee, como el asunto, la ubicacin y la hora. En la ficha Cita peridica, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar. En el Calendario, puede arrastrar la cita a una fecha diferente y tambin puede modificar el asunto;

SUGERENCIA

para ello, haga clic en el texto de descripcin, presione F2 y realice los cambios que desee.

Hacer que una cita sea peridica

1. 2. 3. Abra la cita cuya periodicidad desea establecer. En la ficha Cita, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad .

Haga clic en la frecuencia: Diariamente, Semanalmente, Mensualmente, Anualmente que desee y, a continuacin, seleccione las opciones de frecuencia.

4.

En la ficha Cita, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar.

Hacer privada una cita

1. 2. Cree o abra la cita que desea que sea privada. En la ficha Cita, en el grupo Opciones, haga clic en Privado. Mtodo abreviado de teclado Para marcar un elemento como privado, presione ALT+H, V. No debe utilizar la caracterstica Privado para evitar que otras personas tengan acceso a los detalles

IMPORTANTE

de una cita, contacto o tarea. Para asegurarse de que otras personas no puedan leer los elementos que ha marcado como privados, no les otorgue permiso de lectura para las carpetas Calendario, Contactos o Tareas. Una persona a la que se le haya otorgado permiso de lectura para tener acceso a las carpetas podra utilizar mtodos de programacin u otras aplicaciones de correo electrnico para ver los detalles de un elemento privado. Utilice nicamente la caracterstica Privado cuando comparta carpetas con otras personas en las que confa. Un modo ms eficaz de mantener en privado las citas consiste en crearlas en un calendario distinto.

Configurar o borrar un aviso

Siga uno de estos procedimientos:

Para todas las nuevas citas que cree 1. 2. En el men Herramientas, haga clic en Opciones. Para activar o desactivar automticamente un aviso para las citas o reuniones nuevas, active o desactive la casilla de verificacin Aviso predeterminado.

3.

Si ha activado la casilla de verificacin, escriba cunto tiempo antes de la cita o desea que se produzca el aviso.

Para las citas existentes 1. 2. Abra la cita o, si es peridica, abra la serie. Para activar o desactivar un aviso, en la ficha Cita, en el grupo Opciones, en la lista Aviso, haga clic en Ninguno o en la hora a la que desea que se le avise de antemano de la cita.