Universitatea TRANSILVANIA din Brasov Facultatea de STiinte Economice si Administrarea Afacerilor Catedra de Management si Informatica Economica

REFERAT MANAGEMENTUL SISTEMELOR INFORMATICE

FLUXUL IFORMATIONAL
Din cadrul firmei S.C. STUDENT FOOD SR.L.

Student....................

ANUL II Management ID 2010

Cuprinsul:
1. Prezentarea firmei 2. Obiectul de activitate al firmei 3. Conceptul firmei 4. Strategii de dezvoltare 5. Realizarea temei de proiectare si a studiului tehnico-economic 6. Sistemul informational din cadrul firmei si rolul acestuia 7. Propuneri de imbunatatire a sistemului informational 8. Bibliografia 1.PREZENTAREA FIRMEI SC STUDENT FOODS.R.L. este o societate comerciala cu raspundere limitata,cu sediul in Timisoara,B-dul Avram Iancu,nr.12,ce a fost infiintata la data 01.04.1991,cu capital privat,romanesc,capital obtinut prin aportul celor 2 asociati Popescu Ioan si Iovanas Maria. Societatea este inregistrata la Oficiul Registrului Comertului cu :J-08/23456/1990 ,avand cod fiscal R 140448 si dezvoltand relatii de colaborare cu Raiffeisen bank-Sucursala Timisoara.

2.OBIECTUL DE ACTIVITATE AL FIRMEI Activitatea de baza a societatii o reprezinta comertul cu amanuntul (cu exceptia autovehiculelor si motocicletelor ) in magazine specializate ,al produselor alimentare,al produselor lactate,al oualor,al uleiurilor si grasimilor comestibile,al fructelor si al legumelor proaspete sau conservate (cod CAEN-5227).

3.CONCEPTUL FIRMEI Afacerea este dominata de ideea de magazin de discount, caracterizate prin preuri mici la produse alimentare i nealimentare de calitate, dar nu se elimina nici posibilitatea dezvoltarii unei retele de magazine de cartier, oferind o gama larga de produse de consum. Aceste magazine respecta, in general, formatul si modul de organizare al unui supermarket, acceptand sa obtina marje mai mici de profit, dar ruleaza volume mari de marfa,negociind i cumparand direct
3

de la producatori, iar spatiile de vanzare sunt amenajate cu un minimum necesar, pentru a se elimina astfel cat mai multe costuri intermediare.

4.STRATEGII DE DEZVOLTARE Primele locatii au fost in vestul tarii, reteaua fiind extinsa ulterior in Transilvania si Moldova, ajungand la 26 de magazine la finele lui 2006. Strategia companiei vizeaza o acoperire nationala a retelei, fiind luate in considerare noi preluari de magazine,mai ales in Capitala unde marimea pietei este mai mare.Pentru a sustine extinderea la nivel national,echipa manageriala planifica investitii in logistica si in principal vor planifica lucrari de constructie a doua mari depozite asezate strategic si anume :unul va fi construit la Cluj ,pentru a aproviziona magazinele din Transilvania si un alt depozit va fi necesar in sud pentru a acoperi zona Moldovei si magazinele din Bucuresti. Proiectele de cercetare-dezvoltare ,fie ca se refera la asimilari de produse,fie ca vizeaza tehnologii noi implica eforturi financiare.Alocarea eforturilor financiare in afaceri,de orice fel,sunt analizate,intotdeauna ,in stransa legatura cu efectele obtinute..Raportul dintre efectul economic rezultat si efectul economic efectuat,sau invers,defineste categoria de eficienta economica. Totusi, pana a-si pune problema rentabilitatii depozitelor, echipa manageriala vede avantajele pe care le ofera acest sistem,iar principalul avantaj este dat de securizarea aprovizionarilor, mai ales cu bunuri de larg consum. Al doilea avantaj major este ca un astfel de depozit reduce costurile de constructie pentru magazine, prin reducerea spatiului de depozitare. Apoi, un astfel de depozit gestioneaza stocurile de marfa de la toti furnizorii, centralizeaza si coordoneaza intreaga logistica. Mai mult, la depozit sunt pregatite cantitatile exacte care apoi sunt livrate catre fiecare magazin. Tot prin intermediul depozitului se reduce riscul pierderilor. De exemplu, marfurile nevandute dintr-un magazin pot fi trimise catre un altul apartinand aceleiasi retele. Dar poate cel mai important avantaj este cel al pretului, pentru ca negocierea se face pentru cantitati mari de marfuri, pentru care se pot face discounturi. Se poate spune ca,pentru un retailer, centrul logistic este, de fapt, o inima care asigura alimentarea magazinelor la timp, cu o cantitate exacta de marfa, de calitate controlata.
4

Plecand de la aceasta idee, echipa manageriala va comunica departamentului de dezvoltare si departamentului tehnic, unde, acesta din urma va realiza un studiu tehnico-economic.

5.REALIZAREA TEMEI DE PROIECTARE SI A STUDIULUI TEHNICOECONOMIC Prima etapa a ciclului de asimilare a departamentului de logistica si a construirii noilor depozite o constituie realizarea temei de proiectare. Tema de proiectare se realizeaza de echipa manageriala si trebuie sa cuprinda toate pretentiile pe care le are firma in legatura cu noul proiect ce urmeaza a fi asimilat de catre aceasta. Pornind de la tema de proiectare,departamentul de profil din cadrul firmei va elabora studiul tehnico-economic,studiu ce va fundamenta necesitatea ,posibilitatea si eficienta acestui departament. Dupa aprobarea studiului tehnico-economic ,si pornind de la tema de proiectare,se va trece la urmatoarea etapa: proiectarea viitoarelor constructii. Activitatea de proiectare cuprinde : -proiectul in ansamblu alcatuit din desene ale depozitelor din diferite unghiuri,calcule si consideratii de dimensionare ale constructiei,verificari,prin calcule ,a posibilitatilor de atingere a parametrilor solicitati prin tema de proiectare,etc -desenele de executie se realizeaza pentru fiecare reper in parte,indicarea materialului,consumul net de material -diferite scheme:schema finala a depozitului,scheme electrice,etc. -caietul de sarcini cuprinde diferite conditii tehnice privind construirea si exploatarea constructiilor Pregatirea materiala si organizatorica.Activitatile ce sunt cuprinse in aceasta faza a pregatirii fabricatiei se refera la :
5

-asigurarea utilajelor (utilaje de ridicat si transportat la sol,moto si electro stivuitoare,transpalete,etc) -asigurarea personalului calificat -incheierea contractelor cu furnizorii de marfa si executarea aprovizionarii Dupa ce vor fi analizate si aprobate toate schitele si costurile cu privire la construirea depozitelor si achizitionarea noilor utilaje, departamentul tehnic va comunica departamentului decizional urmand sa se faca cererea de oferta si contractul de achizitie publica. In urma raportului de necesitati a departamentului tehnic-administrativ,echipa manageriala intocmeste organigrama si fisele posturilor ce vor fi infiintate cu ocazia deschiderii depozitelor,dar si infiintarii departamentului de logistica,organigrama departamentului de Resurse Umane. ce o va transmite

Comunicatii 'in jos': -instructiuni -memorii si rapoarte -manuale

DEPARTM. MANAGERIAL

Comunicatii 'in sus': -sisteme de sugerare -politica de audieri -rapoarte

DEP.TEHNIC

DEP.RES.UMAN E

Comunicatii 'orizontale':-intalniri de personal -memorii si rapoarte -conferinte cu participare larga Fig.1 schema circulatiei informatiei si felul acesteia

Activitatea specialistilor in Resurse Umane este dominata de activitatea de colectare, sistematizare si intrepretare a datelor, administrarea si utilizarea eficienta a datelor necesare in activitatile mentionate, cat si in privinta gestionarii riscului legat de confidentialitatea datelor, aplicarea corecta a prevederilor legale, implementarea politicilor, procedurilor si strategiilor de atragere, motivare si dezvoltare a salariatilor,activitati precum recrutarea si selectia angajatilor, evaluarea rezultatelor profesionale, elaborarea, implementarea si administrarea planurilor de recompensare (prime, beneficii, compensatii si alte modalitati financiare si non-financiare de recunoastere a aportului salariatilor in cadrul companiei), crearea si aplicarea de politici si proceduri care sa normeze activitatea la nivelul companiei, evaluarea si preintampinarea riscului legal in raporturile de munca, planuri de cariera si dezvoltare profesionala a salariatilor. Imi propun in acest referat sa descriu relatiile de colaborare si fluxul informational din cadrul firmei mai sus mentionate.

6.SISTEMUL INFORMATIONAL DIN CADRUL FIRMEI SI ROLUL ACESTUIA Sistemul informatic, pentru conducerea activitailor unei firme, are drept obiectiv furnizarea informaiilor utile, fundamentarii si luarii deciziilor pe toate treptele organizatorice, la toate nivelele ierarhice. De aceea, un sistem informatic la nivelul unei firme trebuie sa aiba ca arie de cuprindere acele compartimente care corespund functiilor economice de baza ale organizatiei, adica sa fie compus din subsisteme informatice care sa furnizeze informatii necesare conducerii activitatilor de productie, de cercetare-dezvoltare, financiar-contabilitate, marketing, personal, comercial. Un astfel de sistem informatic, care integreaza toate functiile unei firme, trebuie sa aiba in componenta o baza de date structurata in raport cu cerintele de prelucrare a informaiilor i de informare operativ a managerilor(fig.2). Sistemul informational indeplineste functii: -functia decizionala -functia operationala -functia documentara

Legatura dintre sistemul decizional i sistemul informaional poate fi prezentata sintetic astfel: a) la intrare, sistemul informaional pe care furnizeaza acesta dirijeaza aplicate sistemului din deciziile de urm luate n decizional o cadrul materia

prima b) la

(informaia) iesire, sistemul a fi

prelucreaza; sistemului ale firmei;

informaional executate i

decizional

pentru

celelalte

subsisteme

c) sistemul informaional ca atare necesit un circuit intern de informaii.

DEPAR TAM. DECIZI ONAL

SISTEM

DEPART AM.
informatii

decizii

INFORMA TIONAL

OPERATI ONAL

Fig.2 schema sistemului informational

Cteva operaii sunt necesare pentru determinarea fluxului corect al informaiilor. Acestea ar fi definirea destinatarilor diferitelor pachete de informatie, evaluarea necesitatilor specifice privind fluxul de informatii. Pentru sustinerea fluxului informational, politica cea mai potrivita era aceea de creare a unei infrastructuri informatice. O retea de calculatoare este legatura dintre doua sau mai multe calculatoare care pot schimba informatii. Informatiile sunt stocate n general pe medii nevolatile dar extrem de usor modificabile (daca se permite acest lucru). Cu cat vor exista mai multe calculatoare legate ntre ele (Internet de exemplu) i cu cat vor exista mai multe servicii on-line, tendinta de a schimba informatii va creste si cantitativ si calitativ.

7.PROPUNERI DE IMBUNATATIRE A SISTEMULUI INFORMATIONAL Deciziile adoptate trebuiesc transmise spre executie iar dupa executarea acestora, managerul controleaza si evalueaza indeplinirea lor.Toate acestestea pot fi realizate numai cu ajutorul unui sistem informational adecvat. Introducerea unui sistem de asigurarea calitatii(conditie obligatorie pentru companiile care doresc sa se incadreze in standardele europene),aduce cu sine un volum impresionant de documente care trebuie sa circule in interiorul firmei sau in relatiile cu partenerii. Un sistem de managementul documentelor care permite circulatia (pentru informari,aprobari sau modificari),stocarea si regasirea documentelor aflate in orice format electonic,cu facilitati de conectare la alte sisteme informatice ,eficient in activitatile de previziune, organizare, coordonare i control, conform competentelor specifice,pentru comunicarea si utilizarea acestora n adoptarea de decizii.
o

n acest context, ca sistem de management sau doar ca tehnica in etapa de luare a deciziei, sistemul informaional al managementului prezinta urmatoarele caracteristici: - se bazeaza pe o circulatie verticala a informatiilor (de exemplu, intre subordonati si conducatori);

permit accesul rapid la locul in care se afla documentul in organizatie; stocheaza informatiile legate de un singur document intr-un singur loc; este alcatuit dintr-o multitudine de subsisteme care furnizeaza informatii de la cele

curente, operative, pina la cele strategice;

subsistemele componente sunt astfel coordonate t integrate, incit formeaza un tot unitar; necesita o baza de date bine pusa la punct, actualizata si structurata astfel incit sa permita

accesul rapid al managerilor la informaiile stocate n ea;

utilizeaza in mare masura instrumentarul tehnic, solicitand extinderea utilizarii sistemelor

automate;
9

 presupune antrenarea continua a unui personal cu o inalta competenta profesionala.

Desi are puternicul avantaj al unor decizii riguros fundamentate si adoptate in timp scurt, principala dificultate in aplicarea sistemului informaional al managementului o constituie necesitatea existentei permanente a unui inalt nivel de pregatire a majoritatii covirsitoare a personalului. BIBLIOGRAFIE: 1. Guga Lucian Managementul sistemelor informationale, ed. Universitatii Transilvania din Bv. 2008 2. Drucker, P. F. Management. Eficiena factorului decizional. Editura Destin, Bucureti 1994 3. Guga Lucian, Sisteme Expert n Managementul ntreprinderilor, ed. Universitatii Transilvania din Brasov, 1998. 4. Guga Lucian, Guga Sabin-Lucian, Economia ntreprinderii, Editura Universitii Transilvania din Braov, 2006 5. Guga Lucian, Antonoaie Niculae, Management, Editura Universitii Transilvania din Braov, 2006 6. Guga Lucian, General Management (englez), Editura Universitii Transilvania din Braov, 2006 7. Guga Lucian, Guga Sabin, Managementul Sistemelor Informatice, Ed. Universitatii Transilvania din Brasov, 2007 8. Lucian Guga, Sanda Constantin, General Management, Editura Universitatii Transilvania din Brasov, 2007. 9. Guga Lucian, Guga Sabin, Management, Editura Universitatii Transilvania din Brasov, 2008. 10. Guga Lucian, Guga Sabin, Managementul Sistemelor Informatice, Ed. Universitatii Transilvania din Brasov, 2008 11. Guga Lucian, Managementul IMM-urilor, Ed. Universitatii Transilvania din Brasov, 2009 12. Munteanu D, N. B. Lupulescu, L. Guga, Subrutine si Pachete de Programe de Grafic Utilizate n Proiectarea asistat de Calculator, Universitatea din Brasov, 1988. 13. Nicolescu, O. Nouti n managementul internaional. Editura Tehnic, Bucureti, 1993 14. Nicolescu Ovidiu Management, Editura Didactic i Pedagogic, R.A., Bucureti, 1992 15. Northcraft, G. B., Neale, M.A. Organizational Behavior. A Management Challenge. The Dryden Press, 1990 16. Ohmae, K. Inteligena strategului. Arta afacerilor n Japonia, Editura Teora, Bucureti, 1998
10