A PADRONIZAO DE REAS DE TRABALHO E SUA IMPORTNCIA PARA A EMPRESA

A importncia da padronizao


Produtos que apresentam restries de compatibilidade e aplicao praticamente perderam seu espao no mercado. Quem se lembra dos primeiros videocassetes que eram fabricados em dois sistemas distintos: Betamax ou VHS? Venceu o VHS, logo padronizado. Hoje praticamente no se fala mais em sistemas analgicos, a tecnologia digital domina.

A importncia da padronizao


O mundo globalizado exige produtos que funcionem tanto no Japo quanto na Argentina. Isso s possvel graas padronizao. No Brasil, grande parte dos produtos e processos tm suas normas e padres tcnicos regidos pela Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT), seguindo modelos internacionais. As empresas privadas esto cada vez mais conscientes da necessidade de padronizao interna de seus processos, visando o aperfeioamento de sua capacidade competitiva.

O que padronizao?


deixar documentado como a empresa alcana seus resultados atravs da execuo de suas atividades. preservar a tecnologia, o conhecimento e, at mesmo, a histria da empresa. tornar cada processo previsvel e, conseqentemente, ter uma menor variao nos resultados da organizao.

Por que padronizar?



A documentao do conhecimento, principalmente na forma de procedimentos operacionais, um passo importante na implantao de um Sistema da Qualidade e at mesmo na obteno de uma certificao. Para se ter uma idia, o requisito da ISO 9000 que mais apresenta no-conformidades em auditorias justamente aquele que diz respeito ao controle de documentos e aos registros da qualidade.

Por que padronizar?



Um sistema de controle de documentos bem estruturado pode significar mais tranqilidade no processo de certificao, quer seja ISO 9000, ISO 14000, ou mesmo o Prmio Nacional da Qualidade PNQ.

Quais so as etapas de um processo de padronizao?

So basicamente:  Determinao dos processos relacionados com os objetivos da organizao.  Treinamento dos responsveis pela conduo do processo de padronizao.  Elaborao dos primeiros documentos/procedimentos.  Definio da formatao dos documentos e da sistemtica de controle.

Quais so as etapas de um processo de padronizao?



 

Estabelecimento de objetivos, metas e respectivo cronograma de implementao e avaliao dos resultados. Gesto da informao. Verificao da aplicabilidade dos procedimentos: Documento X Execuo das Atividades. Estabelecimento de auditorias internas do Sistema de Controle de Documentos. Utilizao do Ciclo PDCA.

Quais so as etapas de um processo de padronizao?



Enfim, a prtica tem demonstrado que, se colocado como estrategicamente importante para a empresa, todo esse processo, em pouco tempo, estar produzindo resultados satisfatrios e trazendo lucro para a organizao.

COMO PADRONIZAR SUA REA DE TRABALHO

Como padronizar sua rea de trabalho



O padro o instrumento bsico para um eficiente gerenciamento da rotina de trabalho. O padro o instrumento que indica a meta (fim) e os procedimentos (meios) para a execuo dos trabalhos, de tal maneira que cada um tenha condies de assumir a responsabilidade pelos resultados de seu trabalho.

Como padronizar sua rea de trabalho



O padro o prprio planejamento do trabalho a ser executado pelo indivduo ou pela organizao. No existe Gerenciamento sem Padronizao. Comece a padronizar pelo processo prioritrio e somente as tarefas prioritrias.

Como padronizar sua rea de trabalho

O uso do fluxograma o primeiro passo para iniciar a padronizao.  No Gerenciamento utiliza-se o fluxograma com dois objetivos: Garantir a qualidade. Aumentar a produtividade.

Como padronizar sua rea de trabalho



Todos os gerentes, em todos os nveis, devem estabelecer os fluxogramas (padres) dos processos sob sua autoridade. Por exemplo: compras, vendas, previso de vendas, planejamento estratgico, faturamento, contabilidade, assistncia tcnica, desdobramento das diretrizes, desenvolvimento de novo produto, estabelecimento de canteiro de obras, manuteno preventiva, etc.

Como padronizar sua rea de trabalho



Mapeie sua rea. Faa um fluxograma para cada produto de sua gerncia explicitando os vrios PROCESSOS. No queira fazer perfeito da primeira vez. No tenha medo de errar. Comece pelo seu produto prioritrio. Faa um fluxograma que reflita a situao real e no aquela que voc imagina. V ao local real e converse com as pessoas. Verifique.

Como padronizar sua rea de trabalho

Quando o fluxograma estiver pronto critique-o:  Este processo necessrio?  Cada etapa do processo necessria?  possvel simplificar?  possvel adotar novas tecnologias (informatizao ou automao) no todo ou em parte?

Como padronizar sua rea de trabalho



Uma das definies de processo : toda operao que introduz uma modificao de forma, composio, estrutura, etc. Esta definio serve tanto para a rea de manufatura quanto para manuteno e administrao. Explicite as tarefas conduzidas em cada processo. Quantas tarefas existem em sua rea de trabalho? Quantas pessoas trabalham em cada uma? (ver tabela 3.1)

Como padronizar sua rea de trabalho



Monte um manual para cada processo importante. Agora faa uma reunio com seus supervisores e determine, junto com eles, quais so as tarefas prioritrias a serem padronizadas. No se esquea: comece sempre do fluxograma do seu produto prioritrio ou crtico.

Como padronizar sua rea de trabalho



Tarefas prioritrias so aquelas em que: Se houver um pequeno erro, afetam fortemente a qualidade do produto. J ocorreram acidentes no passado. Ocorrem problemas na viso dos supervisores e na sua.
(Ver figura 3.1.a)

Como padronizar sua rea de trabalho



Existem outras maneiras de se priorizar a padronizao dos procedimentos operacionais, algumas delas so: Ocorrncia de acidentes; Reclamaes de clientes; Anlise de anomalias repetitivas; Anlise de anomalias de alto custo; Alta disperso (avaliao de processos), etc.

Procedimento Operacional Padro

Padronizar organizar para melhor controlar e consequentemente gerenciar e atingir metas

Procedimento Operacional Padro



Se voc est assumindo uma gerncia numa empresa (ou de um processo) nova, ento voc dever receber os Procedimentos Operacionais Padro j pontos da rea administrativa, da rea de engenharia ou do fornecedor do equipamento. Neste caso s lhe resta treinar o seu pessoal de acordo com estes procedimentos. Mais tarde voc poder aperfeioa-los em funo de seus resultados.
Ver tabela 3.1.b

Procedimento Operacional Padro



Primeiro verifique como cada Operador daquela tarefa est trabalhando (isto deve ser feito em todas as turmas). Esta verificao pode ser feita atravs de um check-list ou mesmo de uma cmera de vdeo. Pea a seu supervisores para discutirem com os Operadores as discrepncias que vocs encontraram.

Procedimento Operacional Padro



Defina com seus supervisores a seqncia certa para o trabalho. Assegure-se de que todos os Operadores, em todas as turmas, que executam a mesma tarefa, esto conduzindo o seu trabalho da mesma maneira. Finalmente faa o esboo , colocando em um pedao de papel qualquer a seqncia certa das atividades crticas.

Procedimento Operacional Padro



No h necessidade de escrever muito. Basta listar as atividades crticas da forma mais resumida possvel e na seqncia certa. Atividade crtica uma atividade que tem que ser feita para que a tarefa tenha bom resultado. Por exemplo: retirar as cadeiras do auditrio antes de lavar o piso . O crtico aqui retirar as cadeiras antes de lavar o piso. O operador livre para retirar a seu jeito...

Procedimento Operacional Padro



S se padroniza aquilo que necessrio padronizar para garantir certo resultado final desejado. Entregue o pedao de papel esboo ao escritrio (rea) de padronizao que colocar o procedimento no formato certo e no manual. (Ver figura 3.2)