FUNDACIN DR.

OSWALDO LOOR DEPARTAMENTO DE COMPUTACIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE COMPUTACIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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Introduccin
Las organizaciones tienden a incrementar la eficiencia y productividad de sus dependencias y entidades y requieren de herramientas administrativas para lograrlo. Una de estas herramientas la constituyen los Manuales de Procedimientos, que describen de manera secuencial y lgica, las distintas operaciones o pasos que componen los diferentes procesos. Debido a lo anterior el Departamento de Computacin en unin con la Coordinacin General, consider elaborar el Manual de procedimientos del Departamento de Computacin. , cuyo propsito fundamental, es contar con un documento que coopere a la realizacin de las labores que tiene encomendadas el Departamento de Computacin. Este manual tiene como finalidad ser til al personal de los distintos niveles de la organizacin, para el personal operativo como gua de actuacin y lineamientos que se han establecido en cada caso. El mismo que est dividido en capitulos para una mejor interpretacin de su contenido. Para que estos documentos sean realmente tiles demandan de los distintos miembros de la organizacin su conocimiento y aplicacin, as como su continua actualizacin para mantener su vigencia respecto a los cambios en el entorno, en la propia estructura, la forma de trabajo y la dinmica propia de la empresa. De ah que la correccin de omisiones y su actualizacin contnua deban ser tareas de todas las reas involucradas de la empresa.

Misin
Asegurar que los servicios informticos estn disponibles para garantizar la operacin del organismo, as como tambin tener la informacin respaldada en los medios magnticos y pticos los mismos que deben estar disponibles para cuando se requiera restaurar informacin ya sea por alguna contingencia o prdida de informacin.

Objetivos
Monitorear y administrar el sistema para asegurar su correcta operatividad y los servicos que este brinda, tener los dispositivos que contienen la informacin en condiciones ptimas para realizar una restauracin de informacin de las bases de datos, sistemas y aplicaciones instalados en los equipos del Departamento de Computacin, en caso de contingencia, fallas de los equipos, sistema operativo o la corrupcin de la informacin por diversos tipos de problemas.

Polticas Generales
1. Los cambios de inicializaciones y accesos en el sistema deben ser autorizados por la Coordinacin General.

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2. Los problemas presentados en el sistema deben ser notificados inmediatamente a los tcnicos del proveedor del sistema quienes darn las instrucciones para la solucin del mismo. 3. Se realizarn respaldos diarios de las bases de datos que el sistema est utilizando, estas sern comprimidas para liberacin de espacio en disco duro. 4. Se debern realizar pruebas de restauracin de informacin, peridicas cada dos meses. 5. La restauracin de informacin a realizar deber ser integra y cuando se requiera. 6. El contenido del presente manual es de cumplimiento general para el personal que labora en el Departamento de Computacin, formalizndose con su expedicin.

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Capitulo I: Del Sistema Olympo

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Procedimiento: Control de accesos a opciones del sistema Olympo a usuarios operadores.

Objetivo: Frecuencia: Normas: a. Todo cambio que concierna a accesos de los usuarios a: opciones, bodegas, cajas y suspensin del mismo; tambin cambios de la informacin base en el sistema, como creacin de servicios y vendedores en el mdulo de Facturacin, tipos, familias, subfamilias en el mdulo de inventarios, clases subclases y ubicaciones en el mdulo de activos fijos, debern ser solicitadas por escrito con la justificacin correspondiente. b. Los accesos debern ser solicitados con anticipacin para su oportuna revisin, autorizacin y asignacin. c. Slo en caso de emergencia se puede aplazar el trmite de solicitud y se proceder a su asignacin bajo conocimiento y autorizacin verbal del auditor. Asignar, denegar y controlar los accesos a las opciones del sistema Olympo a los usuarios operadores. Eventual

Descriptivo
Responsable Responsable de Departamento
N de Actividad

Actividad Solicita por escrito al Administrador del Sistema Olympo, mediante la solicitud de acceso (DC-SOL-01, ver Anexo 1). En el caso de que el solicitante desconozca de las opciones especficas tiene la ayuda del Administrador del Sistema. Imprime las opciones, bodegas y cajas a las cuales se solicita el acceso, en el reverso de la solicitud. Asigna la numeracin que por secuencia le corresponde. Revisa los accesos solicitados. Si los accesos est correctos, contina, sino ir a la actividad 1 Autoriza los accesos solicitados. Asigna los accesos solicitados. Verifican que los accesos se hayan dado correctamente. Si el acceso es permanente, FIN DEL PROCEDIMIENTO, pero: Si el acceso es temporal, ir a la actividad 8, sino continua: Notifica al Adminsitrador la fecha en que hay que denegar el acceso. Denega el acceso en la fecha indicada. Archivo. Original Computacin. Copia Auditora. FIN DE PROCEDIMIENTO

Administrador del Sistema Auditor

Coordinador General Adminsitrador del Sistema Adminsitrador del Sistema, Usuario

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Responsable de Departamento Administrador del Sistema

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Procedimiento: Asistencia tcnica a novedades presentadas en el sistema Olympo

Objetivo: Revisar, informar, solucionar y documentar las novedades presentadas en el sistema. Eventual

Frecuencia: Normas: a. Las novedades presentadas deben ser notificadas inmediatamente al Administrador del sistema, quien actuar como soporte para la solucin de manera local, solicitando asistencia al proveedor del sistema Olympo. b. En la aplicacin de soluciones que requieran cambio de ejecutables o en la estructura de la base de datos se deben realizar los respaldos de ejecutables y base de datos, luego notificar a los usuarios operadores para que cesen en la utilizacin del sistema mientras se complete el proceso de actualizacin.

Descriptivo
Responsable Usuario del sistema Administrador del Sistema Administrador del Sistema
N de Actividad

Actividad Comunica al Adminsitrador del sistema la novedad surgida en el sistema. Revisin y documentacin de la novedad. Busqueda de solucin Si se encuentra solucin, ir a la actividad 7, sino contina Solicita soporte al tecnico del proveedor del sistema, via telefnica, correo electrnico, mensajera instantanea. Adems se enva la informacin que requiera el tecnico del proveedor sobre el problema presentado. Revisa y soluciona el problema. De ser necesario se establecer comunicacin constante con el Administrador del Sistema. Notifica y enva la solucin, via telefnica o correo electrnico. Implementa la solucin. Solicita a los usuarios el cese de la utilizacin del sistema. Condicional, cuando hay cambios en los ejecutables o base de datos. Verifica la correcta solucin. Si la solucin es la que se requiere, contina, sino ir a la actividad 3 Notifica al usuario que la novedad est solucionada. Archivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Tcnico del Proveedor del Sistema

6 Administrador del Sistema 7 8

Administrador del Sistema

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Procedimiento: Solicitud de nuevas funciones al proveedor del sistema Olympo

Objetivo: Solicitar, coordinar y controlar los cambios que la institucin requiera sobre el sistema Olympo. Eventual

Frecuencia: Normas: a. Los cambios y nuevas funciones debern nacer de una necesidad de informacin o de una disposicin de la administracin tributaria. b. El usuario deber manifestar el requerimiento de actualizacin del sistema al Coordinador General quien extender por escrito la solicitud al proveedor.

Descriptivo
Responsable Usuario del Sistema Coordinador General Administrador del Sistema Coordinador General
N de Actividad

Actividad Expresa al Coordinador General la necesidad de actualizar el sistema. Evala el requerimiento. Asesora en la evaluacin del requerimiento. Si es necesario, contina, sino FIN DEL PROCEDIMIENTO Solicita por escrito el requerimiento al proveedor del sistema, junto a la justificacin correspondiente que sustente el cambio. Evala la factibilidad de la realizacin del cambio. Si es factible, contina, sino FIN DEL PROCEDIMIENTO Notifica la factibilidad de la realizacin del cambio Realiza los cambios. Enva el programa actualizado. Prueba el programa sobre los requerimientos solicitados y sobre lo ya existente. Si cumple con los solicitado, contina, sin ir a la actividad 7 Implementa los cambios Documenta los cambios implementados Archivo FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Proveedor del sistema

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Administrador del Sistema

Proveedor del sistema Administrador del Sistema

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Capitulo II: De la Seguridad

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Procedimiento: Respaldo de la informacin

Objetivo: Administrar el respaldo de la informacin de las bases de datos y aplicaciones que utiliza el Sistema Contable Financiero Olympo Peridica

Frecuencia: Normas: a. Los respaldos de las bases de datos debern ser diarios, tambin mantener un respaldo mensual en medios pticos. b. Cuando existan cambios en el sistema por correccin de errores, actualizacin, cierre de ao, se debe realizar respaldos tanto de bases de datos como de las aplicaciones. c. Se debe configurar al servidor de base de datos para que realice un respaldo automtico de las bases de datos utilizadas por el sistema Olympo con la frecuencia establecida, en horarios diferentes a los de oficina. d. Se debe comprobar cada mes la restauracin de base de datos para verificar si los respaldos estn correctos. En cumplimiento del literal c, se configur el SQL Server para que realice los respaldos automticos de las bases de datos todos los das a las 00:00, los mismos que son almacenados en la carpeta \\servidor\DBOlympo\[nombre de la base de dato]

Descriptivo
Responsable
N de Actividad

Actividad Verifica el respaldo automtico en el periodo de 8:00 a 8:30 de cada da laborable. Comprime los respaldos, con el fin de liberar espacio en disco duro Si es el primer da laboral del mes, contina, sino FIN DEL PROCEDIMIENTO Graba en discos pticos el ltimo respaldo del mes anterior de cada base de datos del sistema Olympo. Borra los respaldos de hace dos meses atrs, as por ejemplo si es el 1 de mayo, se pueden borrar los respaldos desde el 31 de marzo hacia atrs. Comprueba la restauracin de las base de datos con los respaldo en bases de pruebas. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Administrador del Sistema

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Procedimiento: Planes de contingencia

Objetivo: Actuar de manera oportuna para salvaguardar la informacin. Frecuencia: Eventual Normas: a. Cada computador debe estar conectado a un UPS para la regulacin de voltaje y respaldo de energa. b. Cada computador debe tener actualizado el programa antivirus para bloquear la infeccin de programa maliciosos. c. Se debe proveer de un computador adicional con todos los programas necesarios para la operacin en cualquiera de las funciones de la institucin. d. Se debe tener un stock de componentes internos y dispositivos reemplazables del computador en el departamento de Consumo Interno, para el reemplazo inmediato de las partes averiadas. e. Cada usuario debe poseer unas claves para ingresar a la red y al sistema Olympo. Cortes de energa electrica. Luego de encender la planta elctrica, la cual abastece solo a la planta baja del edificio del centro de salud, las otras areas deberan guardar y apagar el computador y luego el UPS. Si llega a fallar la energa electrica proveniente de la planta elctrica, los cajeros y el departamento de recepcin, se debera utilizar las formularios y comprobantes de ventas preimpresos los mismos que los sumnistra el departamento de Consumo Interno y deben ser solicitados para actuar en estos casos. Daos de equipos en areas crticas Se consideran reas crticas los puntos en donde se interactuan con el paciente. Luego de que el usuario reporte el dao inmediatamente se reeplaza el equipo miestras se revisa el dao. Robo de equipos En caso de robo se reportaran los hechos a las autoridades competentes para las investigaciones y posible recuperacin de equipos. Se deber reubicar los equipos no afectados en las areas crticas donde faltasen equipos. Perdida de informacin Se restaurar la informacin afectada con los respaldos.

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Anexo 1 DC-SOL-01 Solicitud de acceso Tamao: A4

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Anexo 2 DC-INF-01 Informe de Novedad Tamao: A5

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