SOALAN 2 A Mantan Perdana Menteri Malaysia iaitu Tun Dr.

Mahathir Mohamad pernah berkata, Perkhidmatan Awam umpama tiang bagi memacu negara untuk terus maju. Tiang yang tegap akan mengukuhkan negara. Bagi mengekalkan kemajuan negara, sikap buruk seperti amalan rasuah dan menyeleweng perlu dihindarkan. Oleh itu, sebagai penjawat awam, aspek-aspek peribadi asas wajib diamalkan untuk meningkatkan integriti dalam Perkhidmatan Awam. Nilai peribadi asas bagi penjawat awam yang pertama ialah amanah dalam melakukan sesuatu tugas. Amanah ialah sesuatu yang diberi kepercayaan kepada orang lain untuk melaksanakannya. Nilai amanah ini diperlukan kerana penjawat awam diberi kepercayaan untuk mengurus dan menjaga kepentingan harta benda awam. Nilai amanah ini akan membawa kebahagiaan serta dapat mewujudkan sifat saling percaya antara satu sama lain. Nilai tanggungjawab merupakan nilai peribadi asas kedua yang perlu ada pada setiap insan yang bergelar penjawat awam. Penjawat awam hendaklah melakukan sesuatu tugasan yang diamanahkan dengan penuh tanggungjawab dan tidak membenarkan kepentingan persendiriannya bercanggah dengan tanggungjawab awamnya. Kejayaan memikul tanggungjawab akan membawa kejayaan kepada perkhidmatan awam manakala kegagalan pula dikenakan tindakan tatatertib dalam Peraturan Pegawai Awam 1993. Selain itu, penjawat awam juga hendaklah sentiasa ikhlas melakukan kerja yang diberikan tanpa meminta balasan terhadap sesuatu perkara yang dilaksanakan. Hati yang bersih, jujur dan suci yang ada pada setiap penjawat awam mampu menghasilkan pelaksanaan kerja dengan sempurna serta output yang memuaskan dan berterusan. Sebagai contoh, seorang guru menjalankan kelas tambahan pada waktu malam dengan ikhlas tanpa meminta sebarang balasan daripada ibu bapa mahupun individu lain. Melakukan sesuatu kerja tanpa perasaan ikhlas akan melahirkan perbuatan suka merungut, menunjuk-nunjuk seterusnya gagal untuk melaksanakan tugas yang diberi dengan sempurna.

Nilai lain yang perlu ada pada seorang penjawat awam ialah dedikasi. Dedikasi bermaksud melakukan tugasan dengan penuh tekun, sempurna dan sentiasa berusaha untuk mengekalkan usaha dan mutu kerja. Sebagai contoh, seorang penjawat awam telah diberi kepercayaan untuk mengurus suatu tugasan penting yang melibatkan perbelanjaan yang agak besar. Penjawat awam tersebut hendaklah menjalankan kepercayaan yang diberi dengan penuh dedikasi tanpa sebarang penyelewengan yang boleh menggugat profesion sebagai penjawat awam. Selain itu, penjawat awam juga hendaklah sentiasa berdisiplin semasa mahupun di luar waktu bekerja. Disiplin sangat penting bagi seorang penjawat awam kerana tanpa disiplin yang baik, masyarakat akan memandang remeh terhadap sesuatu profesion. Sebagai contoh, seorang guru hendaklah sentiasa menjaga disiplin serta patuh kepada peraturan dan undang-undang tidak kira di sekolah ataupun semasa berada di luar sekolah. Nilai bekerjasama perlu ada dalam diri seorang penjawat awam. Hal ini kerana melalui kerjasama yang erat di kalangan penjawat awam di sebuah institusi kerajaan dapat melahirkan suasana kerja yang harmoni, aman, gembira. Selain itu, kerjasama juga dapat mengeratkan hubungan silaturrahim antara penjawat awam. Penjawat awam hendaklah sentiasa bekerjasama dan sepakat dalam satu pasukan agar sesuatu kerja yang telah diberikan dapat dilaksanakan dengan lancar dan berjaya. Sebagai contoh, seorang guru pakar hendaklah sentiasa bekerjasama dan menolong guru-guru novis untuk melakukan tugasan. Penjawat awam juga hendaklah tekun dan bersungguh-sungguh melaksanakan tugasan yang telah diberi. Selain itu, sebagai seorang penjawat awam, kita hendaklah berusaha menyiapakan kerja dengan baik dan sentiasa mengutamakan kepentingan tugas daripada kepentingan peribadi. Sebagai seorang penjawat awam yang cemerlang, kita hendaklah bersedia untuk berkorban masa dan tenaga untuk perkhidmatan yang terbaik.

Kesimpulannya, nilai-nilai asas peribadi yang diperkenalkan oleh kerajaan adalah sebuah nilai yang universal yang boleh diterima oleh semua lapisan bertujuan untuk meninggikan imej, kecekapan serta mutu perkhidmatan awam.

SOALAN 3A (i) Pengurusan sesuatu sistem fail dapat ditakrif sebagai sebuah proses mengklasifikasi, menyusun dan menyelenggara fail-fail agar ianya menjadi sistem yang efisyen yang mampu memberi kesenangan kepada semua pihak. sistem fail terdiri daripada dua kategori iaitu kategori operational yang meliputi fungsi-fungsi asas sesuatu organisasi seperti rekod pendapatan, data dan sebagainya. Kategori yang seterusnya ialah sistem fail secara housekeeping iaitu merangkumi pentadbiran, penjawatan dan juga senarai kakitangan. Seseorang yang bergelar penjawat awam hendaklah belajar menguasai prosedur pengelasan fail mengikut Pekeliling Perkhidmatan. Beberapa prosedur penting perlu diikuti oleh Puan Nora untuk mengelaskan fail-fail kerajaan agar ianya selari dengan Pekeliling Perkhidmatan iaitu Puan Nora hendaklah membuka fail-fail mengikut kategori seperti fail kakitangan, fail umum dan pelbagai lagi mengikut keperluan. Perkara kedua yang perlu dipatuhi oleh Puan Nora ialah mengelaskan fail yang berkenaan mengikut kelas atau perkara tertentu. Terdapat dua kelas iaitu kelas terbuka dan juga berperingkat. Kelas berperingkat merangkumi rahsia besar, rahsia sulit dan juga terhad. Puan Nora hendaklah memberi nombor rujukan fail kepada fail-fail berkenaan mengikut kod-kod rujukan seperti :
i) Rujukan pertama ii) Rujukan kedua iii) Rujukan ketiga iv) Rujukan keempat

: Nama ringkas jabatan : Kod ringkas organisasi : Kod ringkas program : Kod perkara /subjek

Selain itu juga, Puan Nora perlu memberi perhatian lebih kepada perkaraperkara berikut iaitu sama ada sesebuah fail itu telah sedia ada ataupun belum pernah dibuka. Bagi fail yang belum wujud, Puan Nora perlu mengikut prosedur di bawah :

i) Menyediakan dua binder doket. Satu binder perlu disimpan di dalam doket faharasat dan satu binder lagi untuk fail bertaraf terbuka dan untuk fail-fail keselamatan dengan menggunakan slip doket 89 dan 89A. ii) Menaip nombor rujukan fail dan tajuk fail di atas kertas doket dan susun di dalam binder. iii) Membuka satu fail sambungan apabila fail berkenaan telah mengandungi 100 kandungan (atau pun kurang tetapi fail tersebut dianggap terlalu tebal). Fail tersebut hendaklah ditutup dan kulit yang baru dibuka. Fail asal perlu dicatatkan dengan jelas perkataan berikut : DITUTUP KULIT 2 DIBUKA (atau kulit yang berkenaan). iv) Rujukan perlu dicatatkan dengan nombor yang sama diikuti dengan perkataan Klt. 2 atau kulit yang berkenaan di atas kulit baru. Fail lama perlu disimpan bersama fail baru jika fail tersebut masih diperlukan. Kandungan fail dimulakan dengan nombor 1. Prosedur lain yang boleh dilaksanakan oleh Puan Nora untuk mengenalpasti fail yang tidak dapat dikesan ialah membuka fail sementara sekiranya surat-surat atau dokumen itu memerlukan tindakan yang secepatnya. Selain itu, Puan Nora hendaklah menggunakan sampul kecil (AM 435 A-Pin . 1/82) serta menyenaraikan nombor rujukan dan tajuk fail yang sama dengan fail asal. Kemudian, Puan Nora mengisi semula isi kandungan berserta kulit fail sementara ke dalam fail asal apabila fail yang tidak dapat dikesan ditemui semula. Perkara terakhir ialah sekiranya fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh masa tertentu sedangkan surat yang perlu dimasukkan ke dalam fail masih diterima, fail yang baru itu perlu dibuka untuk menggantikan fail sementara terbabit. Bagi fail yang bertaraf keselamatan hendaklah disimpan di dalam sebuah bilik simpanan khas atau di dalam kabinet besi manakala fail terbuka pula disimpan di dalam bilik fail yang mempunyai ruangan khas.

SOALAN 3A (ii) Pengurusan fail yang sistematik mampu melancarkan urusan sesebuah organisasi tidak kira sama ada organisasi kerajaan mahupun bukan kerajaan. Maka, pengurusan fail hendaklah diuruskan dengan baik sekali kerana setiap dokumen yang disimpan adalah bermakna dan perlu dijaga rapi. Oleh itu, terdapat beberapa langkah boleh diambil Puan Nora untuk mengawal pergerakan seterusnya mengelakkan belakunya masalah seperti kehilangan fail di jabatan beliau. Sebagai langkah pertama yang boleh dilakukan oleh Puan Nora ialah, beliau perlulah mencatat setiap pergerakan fail yang telah diedarkan kepada kakitangan yang menggunakannya di bahagian belakang kertas doket faharasat bilangan dan juga di muka hadapan kulit fail yang berkenaan. Nama pemohon atau penerima fail dan tarikh fail tersebut diedarkan merupakan perkara penting yang perlu dicatat. Langkah ini perlu bagi memastikan pergerakan fail sentiasa direkod seterusnya boleh mengelakkan sebarang masalah yang tidak diingini berlaku. Langkah seterusnya yang boleh diambil oleh Puan Nora ialah sentiasa memastikan fail disimpan dalam rak atau kabinet mengikut urutan dan susunan nombor siri yang betul. Langkah ini dapat memudahkan urusan pengambilan dan penyimpanan fail oleh rakan sekerja. Selain itu, susunan mengikut nombor juga mampu memudahkan pengesanan sekiranya sesuatu fail hilang atau sebagainya. Kemudian, Puan Nora juga perlu menyediakan satu boring perjalanan fail bagi mengelakkan berlakunya kes kehilangan fail. Setiap kakitangan yang membuat pinjaman fail hendaklah memulangkannya semula ke bahagian pendaftaran sebelum diserahkan kepada pegawai lain yang terbabit dengan prosedur yang sama. Beliau juga hendaklah memastikan bahawa fail yang telah selesai digunakan atau berada dalam keadaan status menunggu maklumat lanjut dipulangkan kepada pendaftaran. Namun, bagi fail yang yang belum selesai hendaklah diberi tarikh Simpan Dalam Perhatian

(SDP) manakala fail yang tidak wajar pula disimpan dalam almari ataupun laci pegawai yang berkenaan.

Puan Nora perlulah mengasing dan meletakkan fail mati yang tidak digunakan lagi ke dalam bilik khas. Kemudian, Puan Nora hendaklah menghubungi Arkib Negara untuk membuat pemindahan seterusnya mendapatkan nasihat daripada Arkib Negara sama ada fail terbabit perlu disimpan atau dilupuskan. Langkah-langkah seperti yang dinyatakan dapat membantu Puan Nora untuk menyimpan dan mengawal pergerakan fail agar sebarang masalah dapat ditangani dengan bijak seterusnya dapat melancarkan operasi di jabatan beliau.