Pengenalan Percambahan Fikiran (Brainstorming)

Bersesuaian dengan peredaran masa dan kehendak-kehendak alam sekitar yang

sentiasa berubah dan mencabar. Pentadbiran Awam di Malaysia sentiasa mengalami perubahan, perkembangan dan kemajuan yang pesat terutamanya beban tugas yang kian meluas dan lebih kompleks. Keadaan ini lebih jelas lagi jika dilihat pada tahun-tahun 80-an dan seterusnya tahun-tahun yang akan datang. Bagi menghadapi cabaran ini Perkhidmatan Awam perlulah di perteguhi dan diperkemas. Etika kerja yang baik dan positif adalah perlu ditanam di kalangan kakitangan awam supaya mutu perkhidmatan dapat diperbaiki dan dipertingkatkan. Selaras dengan Dasar Pandang Ke Timur Kerajaan telah memikirkan bagaimana cara-cara Etika Kerja yang positif dapat disemai, ditanam dan ditetapkan. Harapan Kerajaan ialah dengan adanya Etika Kerja yang baik, prestasi kerja dan produktiviti di kalangan kakitangan dapat diperbaiki dan dipertingkatkan lagi.

Bagi tujuan ini, Kerajaan adalah menggalakkan penubuhan pasukan-pasukan Kerja di peringkat pegawai atau Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) yang dianggotai oleh kakitangan sesuatu jabatan untuk menyelesaikan masalah-masalah di tempat kerja. Sumbangan kedua-dua pihak pengurusan dan juga KMK ke arah penyelesaian masalah dan seterusnya peningkatan produktiviti dan kualiti organisasi adalah penting dalam usaha Kerajaan untuk mewujudkan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (Total Quality Management) di sektor awam.

Definisi Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK)

KMK adalah sekumpulan kecil pekerja-pekerja (6-10 orang) daripada unit kerja yang sama yang bermesyuarat secara tetap untuk mengenalpasti, memilih dan menganalisis masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja mereka. Kumpulan ini mengemukakan cadangan-cadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan. Seterusnya, mereka melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui oleh pihak pengurusan.

Salah satu teknik yang digunakan dalam menyelesaikan sesuatu masalah melalui program KMK ialah percambahan fikiran (brainstorming) . Percambahan fikiran boleh ditafsirkan sebagai kaedah yang digunakan bagi menggalakkan tiap-tiap individu dalam kumpulan mengeluarkan pendapat atau idea masing-masing dalam sesuatu perbincangan secara bebas. Proses percambahan fikiran boleh digunakan untuk menyenaraikan masalah-masalah yang dihadapi oleh sesebuah organisasi, sebab-sebab sesuatu masalah timbul atau akibat-akibat yang mungkin akan timbul sekiranya sesuatu cadangan dilaksanakan.

Sebelum sesuatu mesyuarat dijalankan, ahli-ahli dikehendaki mengenal pasti masalahmasalah di dalam bidang kerja dan keahlian masing-masing. Tiap-tiap pasukan akan menyediakan senarai masalah-masalah. Setelah sebab-sebab masalah berlaku dikenal pastikan, ahli-ahli bolehlah mengambil bahagian dalam percambahan fikiran. Agenda mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli lebih awal supaya ahli-ahli berpeluang untuk meneliti topik-topik yang akan dibincangkan dan akan menyediakan diri dengan idea-idea apabila mesyuarat dijalankan. Galakkan ahli-ahli mengeluarkan idea berpandu kepada soalansoalan apa, mengapa, bila, di mana, siapa dan bagaimana. Untuk menentukan kejayaan

proses percambahan fikiran, adalah penting bagi setiap kumpulan mengikut peraturanperaturan yang telah ditetapkan.

Peraturan-peraturan Percambahan Fikiran

Sebelum memulakan brainstorming adalah penting untuk ditentukan apakah topik yang hendak dibincangkan. Dalam hal ini ahli-ahli adalah diminta untuk menentukan apakah masalah-masalah yang ada kaitan dengan kerja ataupun masalah-masalah yang terdapat di tempat kerja. Walau bagaimanapun adalah penting untuk menentukan topik dengan tepat dan jelas. Sebagai contoh, ahli-ahli berbincang untuk mengenalpasti punca atau sebab-sebab tugas tidak dapat diselesaikan mengikut jadual. Hal ini bagi mengelakkan berlakunya percanggahan pendapat di kalangan ahli - ahli kumpulan. Secara tidak langsung penambahbaikkan dapat dilaksanakan sebagai panduan untuk masa akan datang. Contohcontoh lain bagi topik percambahan fikiran bagi KMK adalah seperti masalah-masalah yang ada kaitan dengan kerja seperti mutu kerja, kos, tempat kerja, kelicinan kerja, perkhidmatan kepada orang ramai dan lain-lain. Bagi kumpulan yang baru, nama kumpulan, tata kelakuan ahli-ahli (code of conduct), objektif kumpulan merupakan perkara dibincangkan di peringkat awal.

Ketua kumpulan atau pengerusi akan memberi taklimat atau panduan kepada ahli-ahli sebelum sesi dimulakan. Tiap-tiap ahli, secara bergilir-gilir akan diminta mengeluarkan pendapat. Ini dilakukan sehingga tidak ada lagi pendapat yang hendak diutarakan. Tentukan masa yang akan diambil untuk bercambah fikiran misalnya 15 minit. Tiap-tiap ahli hanya akan memberi satu sahaja pendapat atau idea dalam satu pusingan tidak kira berapa banyak idea yang ada padanya. Proses ini diulang untuk mendapat seberapa banyak idea yang boleh.

Ketua kumpulan akan menggunakan kepintarannya untuk memendekkan atau menyimpulkan idea yang panjang atau meleret tetapi mestilah dipersetujui oleh ahli yang memberi pendapat. Jika ada diantara ahli yang tidak mempunyai idea apabila sampai kepada pusingannya, ia akan berkata Pass. Dalam proses percambahan fikiran, tidak ada idea yang akan dianggap sebagai pendapat bodoh. Mengkritik dan merendahkan pendapat seseorang akan membunuh kreativiti ahli-ahli. Bagi sesetengah ahli, mungkin ini kali pertama mereka bercakap dalam kumpulan. Ahli ahli yang lain hendaklah bersabar menunggu idea yang hendak diutarakan. Berilah galakan dan mendengar dengan penuh minat terhadap idea-idea mereka akan

memberangsang dan menggalakkan mereka. Penilaian kepada pendapat atau idea tidak boleh dilakukan oleh ahli-ahli termasuk pengerusi. Bukan sahaja komen yang negatif malahan komen seperti itu pendapat yang baik juga tidak boleh digalakkan. No comment please!!. Penilaian awal akan menghalang kreativiti.

Suasana yang tidak tegang sentiasa diwujudkan untuk menggalakkan pengeluaran idea. Keadaan yang tidak formal yang diselitkan dengan senda gurau yang berpatutan akan menggalakkan aktiviti yang inovatif. Contohnya, salah seorang ahli kumpulan terlalu banyak bercakap dan terlalu banyak idea sehingga ahli-ahli lain mengemukakan pendapat dan merasa kecewa Ini akan tidak berpeluang untuk menyebabkan timbulnya

ketidakselesaan dalam kalangan ahli kumpulan yang lain. Bagi mengatasinya, beri mereka tanggungjawab seperti mencatat minit mesyuarat atau mencatatkan idea-idea semasa sesi percambahan fikiran. Aktiviti ini akan memberi kurang peluang bagi mereka untuk bercakap. Ketua kumpulan juga perlu bijak memainkan peranan bagi mengelakkan ketegangan berpanjangan contohnya dengan mengatakan Kita telah mendengar pandangan kamu yang baik, sekarang cuba dengar pendapat ahli-ahli yang lain.

Tiap-tiap idea yang diberikan hendaklah dicatatkan sama ada diatas papan hitam atau putih atau flip-chart. Tugas ini dilaksanakan oleh seorang setiausaha yang telah dilantik sebelum sesi ini bermula.. Keadaan ini membolehkan semua ahli dalam kumpulan dapat melihat dengan jelas idea-idea yang telah dilontarkan oleh setiap ahli.

Apabila sesi percambahan fikiran selesai iaitu semua idea yang telah diberikan akan dikaji satu persatu dan di senarai pendekkan. Untuk menjimatkan masa, teknik undian yang mudah akan digunakan. Tiap-tiap ahli akan mengundi bagi tiap-tiap idea yang telah disenaraikan. Mereka boleh mengundi seberapa banyak idea yang disukai yang mengandungi nilai. Hanya undi menyokong saja yang dikira. Tidak ada ahli yang diminta untuk mengundi menentang sebarang idea. Idea-idea yang mendapat undian yang banyak akan ditandakan dan disusun semual mengikut jumlah undi atau ditandakan saja angka bilangan seperti 1, 2, 3 dan seterusnya. Jika difikirkan perlu, sebelum undian dijalankan, perbincangan menyokong atau tidak menyokong sesuatu idea boleh diadakan.

Kesimpulan

Sebagai kesimpulannya, jika peraturan-peraturan yeng telah ditetapkan dalam teknik percambahan fikiran diikuti dengan baik, maka teknik ini boleh menjadi satu pilihan yang berkesan bagi KMK dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi.

Bibliografi

Sumber dari laman web:

1) http://www.mampu.gov.my/Circulars/BM/PKPA/9107/PKPA9107.htm

2) 3) 4) 5)

http://www.medic.ukm.my/zid/kmk/what.htm http://gdnippm.blogspot.com/2009/10/kumpulan-meningkatkan-mutu-kerja.html http://azamri.tripod.com/zt2313/kmk-pkpa.pdf http://www.darulnuman.com/cgi-bin/forum/Printpage