Sistemas de automatizacin de oficinas

Los sistemas de automatizacin de oficinas, tambin llamados OAS por sus siglas en ingls (Office Automation Systems) consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organizacin, forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas de clculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrnico, etc. Cuando varias de estas aplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software para facilitar su distribucin e instalacin, al conjunto se le conoce con el nombre de suite ofimtica.

2. DEFINICION
La Automatizacin de la Oficina vendra a ser la integracin de las funciones de toda la informacin en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto, procesamiento de datos, grficos, autoedicin (publicaciones de oficina), correo electrnico, as como tecnologas de punta, a nivel de software como de hadware, como es el caso de Windows 95, Office 97, Cliente/Servidor, Backoffice, Internet, Intranet, etc. La espina dorsal de la Automatizacin de la Oficina, lo constituye una red de rea local, que sirve como una va de comunicacin entre los usuarios y las computadoras. Los usuarios pueden crear, almacenar cerrar y recuperar cualquier tipo de informacin (mensaje, correspondencia, datos, voz, etc.) y trasmitirla a cualquier otro usuario dentro de la organizacin. La automatizacin de la oficina nos permitir a veces estar migrando a otras tecnologas de informacin, donde los trabajos se harn con mucha mayor rpidez. Las oficinas interconectadas, entre si podrn tener acceso a cualquier informacin.
OTRAS DEFINICIONES BAIR (1985) "La ofimtica es la utilizacin de ordenadores (microcomputadoras o simplemente computadoras) en la oficina como soporte a los trabajadores de la informacin, que no son especialistas en ordenadores". Esta definicin limita, en cierta forma, el alcance de las tecnologas, al considerar, nicamente, la utilizacin de computadoras. Por otro lado se apoya el trmino "oficina", limitndose en cierta manera, material y espacialmente. Se destaca aqu la figura del trabajador de informacin, no especialista. ELLI y NUTT (1980) "La utilizacin de tecnologa para mejorar la realizacin de funciones de oficina". Esta definicin ampla el trmino a tecnologa, no slo como las anteriores a la informtica, quizs demasiado amplio el trmino. As mismo no se reduce al campo espacial de la oficina, sino que habla de las funciones de sta. OLSON y LUCAS (1982) "La automatizacin de oficinas se refiere a la utilizacin de sistemas integrados de ordenadores y comunicaciones, como soporte a los procedimientos administrativos en un entorno de oficina"

PAQUETES DE AUTOMATIZACION DE OFICIN A StarOffice (OpenOffice) Es un conjunto completo (suite) para oficina creado por Star Division, una empresa alemana adquirida por Sun Microsystems. Esta compuesta por una serie de aplicaciones de productividad entre las que hay procesador de textos, hoja de calculo, gestor de bases de datos, programa para crear presentaciones, programa para dise?o grafico, navegador y unos cuantos accesorios mas. En sus comienzos fue muy popular dentro de los usuarios de Linux, quienes podian conseguir versiones gratuitas a traves de Internet, aunque Star tambien ofrecia versiones comerciales en CD-ROM. Sun decidio darle un gran impulso y adopto la filosofia de distribuirla gratuitamente, de manera que actualmente es posible bajarla desde su sitio web Sun, cumpliendo apenas el requisito de dar algunos datos par registrar la copia.

StarOffice esta disponible en versiones para varios sistemas operativos: Windows, Linux, Solaris y OS/2. Sun tambien distribuye un CD-ROM que contiene StarOffice en versiones para varios sistemas operativos. La empresa en realidad no cobra por la suite sino por el costo de producir el CD y de imprimir los manuales.

Esta suite de oficina, resulta muy tipica en cuanto a las aplicaciones que incluye. Sin embargo lo interesante es su origen, pues fue dise?ada inicialmente para el sistema operativo Linux, sin embargo tuvo tal acogida entre el publico que Star Division decidio crear una version aparte de la misma para Windows. En la actualidad no se emplea de forma intensiva con este sistema, pero segun los expertos, ha logrado salir bien librada de muchas pruebas. La suite esta compuesta por varias aplicaciones basicas, mas una serie de accesorios bastante utiles. Los componentes del paquete son: StarOffice Desktop: Un escritorio que se superpone al de Windows cuando se ejecuta la suite. StarOffice Writer: Procesador de palabras, muy potente y compatible con MS-Word. StarOffice Web: Navegador muy similiar en su funcionamiento a Explorer 5, aunque con una interfaz diferente. StarOffice Mail: Cliente para correo que puede abrir mensajes de Outlook. StarOffice Calc: Hoja de calculo muy avanzada, compatible con MS-Excel. StarOffice Impress: Herramienta para realizar presentaciones. Es compatible (no totalmente) con MS-PowerPoint. StarDraw: Aplicacion para dise?o grafico. Compatible con Corel Draw y muy similar a esta herramienta. StarImage: Programa para edicion de imagenes. Puede abrir archivos JPG, GIF, TIFF, BMP, etc.

 StarOffice Discussion: Lector para mensajes provenientes de grupos de discusion, bien desde Internet o desde la Intranet de una empresa. StarOffice Base: Sencillo gestor de bases de datos, que permite abrir y editar archivos de MS-Access y de otras bases de datos como Oracle. StarMath: Singular aplicacion que permite escribir formulas matematicas StarOffice Chart: Aplicacion que permite generar graficos estadisticos, que complementa a StarOffice Calc. StarOffice Schedule: Agenda y calendario que le permite al usuario llevar control de sus actividades profesionales y personales. StarOffice Basic: Herramienta que permite crear macros para las aplicaciones principales de StarOffice.

Software de la empresa
Hoy en da la industria de cmputo ofrece una gran variedad de softwares que permiten a la empresa ser ms productiva y eficiente, slo es cuestin de escoger exactamente lo que se necesita. Para dicho fin, a continuacin se enlistan algunos softwares, especiales para oficinas:

Procesador de palabras: Editor de texto que permite crear tablas, cambio de fuentes, mover, borrar, copiar texto, diccionario de sinnimos, crear columnas, etc. Por ejemplo: Mac write II, Word Perfect y Word. Bases de datos: Programa que permite llevar un control de los registros de la empresa as como importar y exportar archivos. Por ejemplo: Dbase IV, Foxbase+ y Quattro Pro. Hojas electrnicas: Paquete que permite trabajar con datos numricos en una hoja electrnica de clculo, tratamiento de textos, grabar y visualizar grficos comerciales, hacer reportes y comunicar otros ordenadores. Por ejemplo: Excel, Lotus 123, Lotus Symphony, Lotus 123 y Symphony y Quattro Pro. Software estadstico: Paquetes que sirven para analizar e interpretar los datos de una manera sencilla, en vez de preocuparse por una frmula compleja de estadstica o por aprender algn lenguaje de programacin. Por ejemplo: GPSS, NCSS, QSB y Siam System. Paquetes integrados: Paquetes que contienen varias aplicaciones y componentes adicionales, de manera que permiten combinar texto, datos y grficas, dependiendo de sus necesidades. Por ejemplo, algunas aplicaciones son: Procesadores de palabras que permiten crear tablas y combinar grficas en el texto. Hojas electrnicas que permiten manejar, formatear, graficar y analizar datos.

Paquetes para la presentacin de grficas que logran crear una completa presentacin formateada, proyectndola en cuestin de minutos. Paquetes que cuentan con hojas electrnicas, bases de datos, procesador de palabras, enlaces y comunicacin va mdem, adems de la interaccin de todas estas herramientas para hacer presentaciones, reportes, trabajos ms eficientes y completos. Paquetes de grficas: Paquetes que ayudan a proporcionar mayor impacto visual en las presentaciones. Por ejemplo: Chesshire, Harvard Graphics y Key Chart. Diseo de grficos: Programa para realizar dibujos de arte grfico. Tambin se pueden realizar trpticos, hojas membretadas, grficas, dibujos y sonido a los conos. Por ejemplo: Color it, Kid Pix y Super Paint. Presentaciones: Paquete que ayuda a las presentaciones personales, de manera que puede crear y editar grficas, imgenes, sonido, etctera. Por ejemplo: WP Presentations, PC File y VGA-TV Elite. Utileras: Paquetes para la recuperacin de datos, discos y discos duros, para el respaldo de stos y el ordenamiento de la informacin del sistema que se est utilizando. Por ejemplo: Central Point Pc Tools, Fast text search/Clipper, LAN Support, Mac Tool y The Norton Utilities. Software de administracin: Programa que ayuda a generar inventarios, cuentas por pagar y balances generales, adems de las operaciones bsicas de la contabilidad. Por ejemplo: Cougar Montain, Dac easy Accounting, Group System, Peachtree Completo y Project for Windows. Antivirus: Paquetes que ayudan a detectar y remover virus de cualquier tipo de disco. Por ejemplo: Central Point Antivirus, Scan, Tunder Byte Antivirus.

VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIN DE OFICINAS: Ayuda al logro de los objetivos organizacionales: contribuye al esfuerzo de las personas que quieren lograr los objetivos empresariales. Incrementa la productividad: incrementa la produccin de los trabajadores con relacin a las horas trabajadas. Incremento en las ganancias: si la productividad aumenta, los gastos disminuyen, entonces incrementan las ganancias. Optimizacin del equipo de trabajo: la automatizacin mejora las capacidades humanas y compensa las limitaciones laborales. Mejora en la velocidad de la produccin de la oficina: el tiempo para crear, procesar, almacenar y distribuir informacin es reducido. Mejora la calidad de la produccin de la oficina: la informacin mejora su apariencia, exactitud y es suministrada a tiempo. Mejora la toma de decisiones: los gerentes reciben rpidamente informacin importante que puede reflejar alternativas para la solucin a problemas Mejora el control sobre el trabajo de oficina: los gerentes pueden tener informacin mas detallada de la eficiencia del trabajador de oficina, frecuentemente evaluada por

equipos computarizados. La conexin de sistemas de oficina: los usuarios pueden ser conectados con otros trabajadores para lograr una comunicacin ms eficiente.

Mejora la calidad del ambiente de trabajo: el trabajo puede ser ms interesante, satisfactorio debido a la eliminacin de rutinas y tareas repetitivas. Provisin de nuevos servicios: la organizacin puede ofrecer a sus clientes nuevos servicios tales como la conexin a travs de redes para agilizar las ordenes de entrada o para hacer seguimiento a sus ordenes. DESVENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIN DE OFICINAS. Naturaleza de la automatizacin de oficina: sin conocimiento del valor de la automatizacin de oficina, los gerentes pueden resistirse al cambio. Justificacin de los costos: muchos beneficios de la automatizacin de oficina son intangibles lo que hace difcil justificar los costos a la gerencia. Procedimientos organizacionales: nuevos sistemas tecnolgicos frecuentemente desplazan procedimientos tradicionales. Personas: entrenamiento, despidos, pueden ocurrir cuando la automatizacin es implementada. Vendedores: incompatibilidad de equipos, obsolescencia de modelos, vendedores ineficientes hacen de la seleccin de equipos una tarea dura. Software: algunos paquetes son inapropiados, difciles de aprender y necesitan muchas modificaciones para satisfacer las necesidades de la organizacin. Seguridad: Como ms miembros de la organizacin tienen acceso a los computadores, hay mas acceso a archivos de la organizacin. Legalidad: el crecimiento del uso de computadoras presenta un incremento en las

oportunidades de crimen basado en computadoras, tales como transferencia ilegal de fondos o robo de datos computarizados. Un sistema automatizado consta de dos partes principales:

Parte de Mando Parte Operativa La Parte Operativa es la parte que acta directamente sobre la mquina. Son los elementos que hacen que la mquina se mueva y realice la operacin deseada. Los elementos que forman la parte operativa son los accionadores de las mquinas como motores, cilindros, compresores...y los captadores como foto diodos, finales de carrera...

La Parte de Mando suele ser un autmata programable (tecnologa programada), aunque hasta hace bien poco se utilizaban rels electromagnticos, tarjetas electrnicas o mdulos lgicos neumticos (tecnologa cableada) . En un sistema de fabricacin automatizado el autmata programable esta en el centro del sistema. Este debe ser capaz de comunicarse con todos los constituyentes de sistema automatizado.

Importancia de la automatizacin en las empresas

En los sistemas de automatizacin, el control de las mquinas es realizado por ellas mismas gracias a sensores de control que le permiten percibir cambios en sus alrededores . El desarrollo de la automatizacin libera al hombre de los trabajos ms rutinarios y le permiten dedicar mayor tiempo al ocio. La Automatizacin genera paro; y el posible mal uso de la informtica como parte de la automatizacin, puede convertirse en una amenaza para la libertad del hombre.

La falta del desarrollo de nuevas formas de empleo, cada vez se esta diseando una nueva mquina que reemplaza al hombre en una ms de sus funciones hasta llegar al punto en que el hombre humano har todo por medio de maquinas. Algunos elementos con los que se lleva a cavo la Automatizacin son; Maquinas, Accionadores (elctricos, neumticos, hidrulicos), Captadores, Unidades de Control, etc.