Sistema Integrado de Contabilidad Financiera

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PRESENTACION
No vamos a remontarnos en la historia para tratar de explicar el uso de un Sistema, lo que podemos decir es que no se necesita tantos manuales escritos y descritos para entenderlos, la filosofa que se est tomando para el anlisis, diseo e implementacin de este sistema es bsicamente autodidacta, no quisimos introducir terminologas futuristas inaplicables pero si resolver necesidades recientes y obviamente futuras. Los constantes cambios tecnolgicos, la competitividad, donde contar con informacin oportuna es la clave para desarrollarse. Razn por el cual DAE&Soluciones SAC lanza al mercado el Sistema Integrado de Contabilidad Financiera C34 VERSION 3.00, un nuevo producto fruto de la experiencia y superando las deficiencias tcnicas, en busca de mejorar las tendencias contables, un sistema capaz de ayudarlo hasta en los mnimos detalles, para poder mejorar su produccin con mayor exactitud y calidad de gestin. Otro criterio importante que se ha utilizando para el diseo de este sistema es la integracin de muchos procesos en un (01) nico mdulo, tales como CONTABILIDAD, PLANILLAS, STOCK y ACTIVOS FIJOS sin la necesidad de importar, extraer o generar u otra forma complicada para muchos usuarios, creando de esa forma un uniforme proceso para todos los tems deseados.

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INDICE:
CAPITULO 1. INSTALACION 1.1. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA 1.2. INSTALACION DEL C34 CAPITULO 2. INICIANDO 2.1. INICIANDO 2.2. PANTALLA PRINCIPAL CAPITULO III. SISTEMA 3.1. CAMBIAR USUARIO ACTIVO 3.2. MES DE PROCESO 3.3. ELIGE EMPRESA ORGANIZACIN 3.4. EMPRESA/ORGANIZACIN CAPITULO IV. TABLAS 4.1. PLAN DE CUENTAS 4.2. OPERACIONES 4.3. TIPO DE COMPROBANTES.4.4. CLIENTE/PROVEEDOR 4.5. TIPO DE DOCUMENTOS 4.6. TIPO DE CAMBIO 4.7. FACTORES DE AJUSTE PARA EL CLCULO DEL REI DEL EJERICIO 4.8. STOCK 4.9. PLANILLA 4.10. PRESUPUESTO CAPITULO V CONTABILIDAD 5.1. VOUCHER 5.2. ACTIVO FIJO 5.3. REI 5.4. CENTRO DE COSTOS 5.5. CUENTA CORRIENTE CAPITULO VI REPORTES CONTABLES 6.1. CONTABILIDAD COMPLETA 6.1.1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES 6.1.2. LIBRO DIARIO 6.1.2. LIBRO MAYOR 6.1.3. LIBRO CAJA Y BANCOS 6.1.4. LIBRO DE RETENCIONES
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6.1.5. REGISTRO DE COMPRAS 6.1.6. REGISTRO DE VENTAS 6.1.7. REGISTRO DEA ACTIVOS FIJOS 6.1.8. REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADOS STOCK 6.1.9. HOJA DE TRABAJO SUMAS Y SALDOS 6.1.10. HOJA DE TRABAJO 10 COLUMNAS 6.1.11. ESTADOS FINANCIEROS 6.1.11.1. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO 6.1.11.2. BALANCE CONTABLE 6.1.11.3. FORMATO DE BALANCE 6.1.11.4. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR NATURALEZA 6.1.11.5. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR FUNCION 6.1.11.6. RATIOS FINANCIEROS 6.2. CONTABILIDAD SIMPLIFICADA 6.2.1. DIARIO SIMPLIFICADO 6.2.2. REGISTRO DE COMPRAS 6.2.3. REGISTRO DE VENTAS 6.3. OTROS 6.3.1. LIBRO PLANILLAS 6.3.2. RESUMEN COMPRAS Y VENTAS 6.3.3. REGISTRO DEL REGIMEN DE PERCEPCION 6.3.4. DAOT 6.3.5. PRESUPUESTO 6.3.5.1. CONTROL PRESUPUESTAL 6.3.5.2. RESUMEN PRESUPUESTO 6.3.6. FLUJO DE CAJA CAPITULO VI. PLANILLA 6.1. DATOS PERSONALES 6.2. PROCESAR PLANILLA 6.3. REPORTES 6.3.1. PADRON DE PERSONAL CAPITULO VII. STOCK 7.1. VENTAS (SALIDAS) 7.1.1. REGISTRAR [CTRL+V] 7.1.2. MODIFICA/CONSULTA/ELIMINA/ 7.1.3. ANULAR 7.1.4. CANJE DE COMPROBANTES
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7.2. REGISTRO DE COMPRAS (INGRESOS). 7.2.1. REGISTRAR [CTRL+C] 7.2.2. MODIFICA/CONSULTA/ELIMINA/ 7.3. MOVIMIENTO DE ALMACENES 7.4. CAMBIO DE PRECIOS 7.5. PRODUCTOS

CAPITULO VIII. CIERRE 8.1. VERIFICACION DE INCONSISTENCIAS 8.2. SOLUCION DE ERRORES 8.3. CIERRE DEL EJERCICIO CAPITULO IX. HERRAMIENTAS 9.1. BUSQUEDA DE VOUCHERS 9.2. ORGANIZAR ARCHIVOS 9.3. ESTRUCTURA DE TABLAS 9.4. COPIAS DE SEGURIDAD 9.5. PARAMETROS DEL SISTEMA 9.6. USUARIOS DEL SISTEMA 9.7. REGISTRO DEL SISTEMA 9.8. FORMATO DEL COMPROBANTE 9.9. IMPORTAR/EXPORTAR DATOS

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CAPITULO I : INSTALACION
1.1. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA REQUISITOS PARA USA C34 Computadora compatible con procesador PENTIUM IV o superior Una unidad de CD-ROM. Una tarjeta grfica con resolucin de 800 x 600 o superior 512 Mb de memoria RAM como mnimo. Sistema Operativo Windows XP o SUPERIOR Impresora para la emisin de reportes (recomendable una de inyeccin de tinta o lser). 1.2. INSTALACION DEL C34 Para instalar el Sistema C34, seguir los pasos siguientes: 1. Introduzca el CD en la lectora de su PC y el AUTORUN ejecutara el proceso de instalacin. 2. Seleccione y haga clic sobre el mismo, aparecer el cuadro Installation y hacer click en siguiente.

3. Luego aparecer la pantalla de completando el asistente de instalacin, para continuar con el proceso presione el botn.

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CAPITULO II : INICIANDO

2.1.

INICIANDO Al ingresar al sistema C34, se muestra la ventana ACCESO AL SISTEMA, donde puedes seleccionar la empresa en la que se desea trabajar, identificando la descripcin, ao y ruta; el nombre del usuario y la contrasea para la seguridad en los accesos, los cuales sern definidos por el usuario principal del sistema.

2.2.

PANTALLA PRINCIPAL

1 3
Grfico CII-2

La pantalla principal muestra

partes dentro tal

de

su se

contenido

como

muestra en el grafico CII-2:

1. 2 . 2 2 2

TITULO

DE

LA

PANTALLA

2. BARRA DE ESTADO 2.1. NOMBRE DE USUARIO DEL SISTEMA

2.2. MES EN PROCESO 2.3. AO EN PROCESO 2.4. NOMBRE DE LA EMPRESA ACTIVA 3. MENUS DESPLEGABLE 4. ICONOS DE ACCESO DIRECTO

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Barra del Men Desplegable La barra del men desplegable se activa al hacer un click en un nombre determinado o utilizando la tecla ALT y la letra subrayada en el nombre del men.

Grfico CII-3

Usando la tecla ALT y la letra subrayada Sistema Tablas Contabilidad Planilla Stock ServEst Caja Cierre Herramientas Ayuda [Alt + S] [ Alt + T] [ Alt + C] [ Alt + P] [ Alt + k] [Alt + S] [ Alt + C] [ Alt + e] [ Alt + H] [ Alt + y]

Cada nombre al ser activado muestra un men con comandos relacionados al nombre del men principal. Para escoger un comando de un men desplegado, hacer click en l o seleccionar con las teclas de direccin.

2.2.1. ICONOS DE ACCESO DIRECTO

La Novedad del C34, es acceder fcilmente a todas las opciones del Sistema mediante los Iconos de Acceso Directo, definidos por el Usuario con el botn secundario del Mouse.

Acceso Directo El Sistema nos facilita crear accesos directos en el escritorio, de cada una de las opciones, para acceder en forma rpida. 1. Hacer clic con el botn secundario del Mouse (ratn) en el Escritorio del C34, elegir Crear Accesos Directos.

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Grfico CII-5 En la lista izquierda se encuentra todas las opciones del Sistema y en la lista derecha son los Accesos Directos que se crearn en el escritorio. El C34 tiene la capacidad de personalizar los accesos directos por usuarios. Ordenar Accesos Directos Haga clic con el botn secundario del mouse en el Escritorio del C34, elegir organizar Iconos, tenemos la opcin de organizar por: Nombre.- Alfabticamente, en funcin al nombre del Icono. Grupo.Agrupa los Iconos Dependiendo al Grupo que Pertenece. Por ejemplo: Reportes Contables, Mantenimiento de Tablas, etc. Automtico.- De acuerdo al orden de creacin de los Accesos Directos (Iconos). Eliminar Accesos Directos Haga clic con el botn secundario del mouse en el Acceso Directo del escritorio al que desea eliminar. Luego Elegir Eliminar.

Cambiar Icono (Grfico) De Accesos Directos Haga clic con el botn secundario del mouse en el icono del escritorio al que desea cambiar el Icono. Luego elegir Cambiar Icono.

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CAPITULO III : SISTEMA

Este es el primer men de C34 y contiene los elementos necesarios para la creacin de una empresa y su seleccin respectiva, este men contiene lo siguiente: 3.1. CAMBIAR USUARIO ACTIVO.- Este tem se activar al iniciar el sistema, en este se ingresar el nombre del usuario y la contrasea y de igual forma se seleccionara la empresa donde se desea hacer ingresos de datos, tambin se puede

3.2. MES DE PROCESO.- Aqu se seleccionar el mes en que se procesar las operaciones, existen 14 perodos de operacin de los cuales doce corresponden a los meses respectivos del ao y otros dos los cuales se denominan: 00 que es el mes apertura y el mes 13 que es el mes cierre del ejercicio para que en este perodo se efecten los ajustes correspondientes del perodo que fenece.

3.3. ELIGE EMPRESA ORGANIZACIN.- En este tem el usuario del sistema solamente seleccionar la empresa donde desea efectuar operaciones segn la siguiente figura.

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3.4. EMPRESA/ORGANIZACIN.- Para la creacin de una empresa se deber seguir los siguientes pasos: 1. En la tabla pulsar la tecla [INSERT] para que se cree una nueva empresa y se debern llenar los datos que se solicitan en el grafico siguiente, se desbloquear la opcin [Nombre Dir]; para escribir el nombre del directorio que deseamos para la nueva empresa a crear, debe ser de 8 dgitos, sin espacios, o dejarlo en blanco y el sistema nos dar un nombre de directorio predeterminado.

2. Ubicarse en la opcin Ruta: y hacer click, aparecer el explorador, lugar donde tendr que elegir el directorio donde desea que se ubique la nueva empresa y aceptar.

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Inmediatamente luego de aceptar la opcin anterior se visualizar la siguiente ventana donde le pedir si desea crear directorio de la empresa, UD, acepta y se creara el directorio nuevo.

Luego de creado el directorio se proceder a crear las tablas de la empresa creada, elegir la opcin BASE DE DATOS, luego aparecer la ventana siguiente, la cual nos muestra tres opciones:

PREDETERMINADO: En esta opcin se crear la empresa con las tablas predeterminadas sugeridas por el sistema, tales como: plan de cuentas, tipo de cambio, conceptos de planillas, AFP, etc., todas las tablas necesarias para el funcionamiento normar de una nueva empresa.

EQUIVALENTE: Esta opcin nos ayuda a crear una empresa con todas las tablas iguales a otra que ya exista en el sistema.

PERSONALIZADA: Esta opcin nos ayuda a crear una empresa con una tabla equivalente a otra pero, nos permite borrar el contenido de algunas ellas de acuerdo a las necesidades de la empresa nueva.

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CAPITULO II : INICIANDO
Este men contiene las tablas que el sistema necesita para poder trabajar efectivamente y se sugiere tener las precauciones del caso, el detalle de este men es tal como lo describimos a continuacin.

4.1. PLAN DE CUENTAS.- El plan de cuentas es el modulo mas importante dentro del sistema, porque depender de ella los resultados satisfactorios en la elaboracin de nuestros estados financieros, y todos los libros contables, si se desea tener los formatos en todos los niveles de anlisis se debe definir muy bien los niveles ya sea (1) ELEMENTO, (2) CUENTA, (3) SUB CUENTA, (4) DIVISIONARIA, (5) SUB DIVISIONARIA y (6) REGISTRO.

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El Plan de Cuentas nos ofrece la versatilidad tanto en manejo, modificacin y eliminacin de cuentas

La ubicacin de las cuentas se puede hacer en forma rpida y fcil digitando los dos o tres primeros dgitos de la cuenta deseada, y su seleccin para su modificacin se hace pulsando la tecla ENTER, tambin puede usar el botn derecho de mouse para poder activar el control de bsqueda digitando la cuenta contable.

Cdigo.- Es la cuenta contable especficamente, la formulacin de ella puede ser de acuerdo a las necesidades y el giro del negocio, va depender de ella el control analtico y detallado de los saldos de la empresa.

Nivel de cuenta.- El nivel de cuenta nos muestra los niveles de anlisis y de reporte al cual est sujeta una cuenta contable determinada por su naturaleza, ya sea Elemento, Cuenta, Sub cuenta, Divisionaria, sub Divisionaria y el ltimo nivel denominado Registro.

Tipo de Cuenta.- En esta opcin de determinar qu tipo de cuenta es, determinando entre las opciones que se describen en la figura y estas de acuerdo al plan contable general empresarial de empresas y de acuerdo a la naturaleza de la empresa.

Anlisis de cuenta.- Esta opcin nos muestra que tipo de anlisis queremos que la cuenta posea, siendo su descripcin de la siguiente manera: Normal.- Esta cuenta no poseer ningn tipo de anlisis, Detalle.- Esta cuenta poseer un nivel de anlisis al detalle de tipo de comprobante, fecha de vencimiento, nro. De documento y RUC de ser el caso, Bancos.- Esta cuenta dar atributos de control de cheques y movimientos bancarios y tendr implicancias en el auxiliar de bancos, Bienes.- Esta cuenta cuando se utilice dejar ingresar los activos fijos que este originando el movimiento.

Asientos de destino automatico.- Esta cuenta generar las cuentas que originen ASIENTO DE DESTINO, su determinacin ser imprescindible ya que de ello depender el resultado operacional en la hoja de trabajo. En caso una cuenta tuviera mltiples destinos esta se definir en esta opcin de acuerdo a los porcentajes que se desee.

En este grafico se puede generar destinos automticos mltiples, se define de acuerdo a porcentajes, de tal forma que cada vez que se use esta cuenta con mltiples destinos, estos se generen en forma automtica.

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4.2. OPERACIONES.- La Tabla de Operaciones nos dejar agrupar los movimientos de la empresa en uso en los que Ud. desee indistintamente a la opcin sugerida por el sistema, su versatilidad hace que algunas operaciones estn predefinidas para que efecte ingresos rpidos de documentos fuente, tales como documentos para el registro de compras, ventas, planillas y control de activos fijos, definindose su uso de acuerdo a los requerimientos ingresados en parmetros de sistema del men herramientas. Se puede crear hasta 99 OPERACIONES.

En caso de que una operacin con movimientos se desee borrar el sistema no lo permitir ya que los movimientos creados deben ser borrados en primer lugar por la opcin eliminacin de vouchers.

La opcin de ingresos y egresos se usaran para el manejo de las operaciones de ingresos rpidos COMPRAS y VENTAS.

4.3. TIPO DE COMPROBANTES.- Esta tabla contiene los diferentes tipos de comprobantes que se puedan utilizar en el procesamiento contable, los cuales deben ser bien definidos para que su uso sea efectivo.

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a)

REGISTRO DE COMPRA/REGISTRO DE VENTA.- Si un comprobante elige esta opcin, esta estar afecto para su inclusin en el registro de compras y el registro de ventas respectivamente.

b)

EXONERADO.- Si esta afecta con esta opcin significa que estar incluida en el registro de compras y ventas pero en la columna de exonerado en caso de que el comprobante as lo amerite, es de igual forma con la columna de INAFECTO y OTROS.

c)

NEGATIVO.- Esta opcin hace que el comprobante se incluya en los registros de compras o ventas pero con signo negativo como en el caso de las notas de crdito y dbito.

d)

INVENTARIO INICIAL.- Esta opcin se utilizar en caso de que solo se muevan inventarios pero no queremos que se incluyan en los registros de compras y ventas por ejemplo en caso de movimientos de inventarios entre almacenes.

4.4. CLIENTE/PROVEEDOR.- Esta tabla contiene a los clientes y proveedores de la empresa en uso, su mantenimiento y alimentacin se efectuar en lnea conforme al uso del sistema, el ingreso de todos los datos solicitados es importante para poder hacer uso de todos los atributos que el sistema posee.

4.5. TIPO DE DOCUMENTOS.- El tipo de documentos se refiere a los utilizados por el libro planillas bsicamente que sirven como identificacin de los trabajadores de la empresa.

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4.6. CORRELATIVO DE COMPROBANTE POR SERIE: Se asigna un nmero correlativo a cada comprobante de pago en forma automtica segn se est generando en cada transaccin

4.7. TIPO DE CAMBIO.- El tipo de cambio debe ser actualizado en forma diaria de acuerdo a la publicacin oficial para los efectos tributarios para que no exista variacin con la determinacin de los montos y su inclusin en el proceso contable.

Si se desea tener estados financieros en doble moneda se recomienda antes de hacer ingreso de datos el ingreso de tipo de cambio del da.

4.8. FACTORES DE AJUSTE PARA EL CLCULO DEL REI DEL EJERICIO.- Esta tabla contendr todos los factores del ao incluyendo el factor anual.

4.9. STOCK.- Este sub men contiene las tablas que se necesita para que el mdulo de control de stock funcione efectivamente y depender de su correcto uso para mejorar su capacidad en el procesamiento contable.

4.9.1. ALMACENES.- En caso el usuario del sistema necesite usar varios almacenes, este lo puede hacer creando en primer lugar los almacenes con respectivos nombres, se puede crear hasta 999 ALMACENES, el almacn por defecto que el sistema usara es el almacn cuyo cdigo es 001 ALMACEN PRINCIPAL, esta est definida en el MENU HERRAMIENTAS>PARAMETROS DEL SISTEMA>STOCK.

De crearse un almacn es importante observar que no se podr borrar un almacn con movimientos, adems que el sistema no lo permite se prohbe utilizar otros medios para hacerlo, pues esto generar defectos en el sistema.
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4.9.2 TRANSPORTISTAS.- Los datos de este item sern para el uso de las guas de remisin en caso se utilicen en la emisin de los comprobantes que lo requieran. 4.9.3. TALLAS DE PRODUCTOS.- Esta tabla ser para la creacin de las sub medidas de los productos, en caso lo usen de acuerdo al tipo de producto que se ingrese en la tabla de productos, esto en caso se quiera manejar partes, o porciones de un producto. 4.9.4. UNIDADES DE MEDIDA.- Existen diversos tipos de medida o unidades de medida, ya sean metros, galones, kilos,

etc, estos debern ingresarse para el uso de los productos que se quieran controlar.

4.9.5. DESCRIPCION DEL PRODUCTO.- Esta opcin ayudar a identificar con mayor facilidad el tipo de producto que se quiera buscar, utilizamos 5 tipos de descripcin del producto que se desee utilizar, puede ser marca, color, tamao, etc hasta el nmero de cinco, en primer lugar se colocara en el MENU HERRAMIENTAS>PARAMETROS DEL SISTEMA>STOCK, los ttulos de las cinco caractersticas que se deseen utilizar, para luego ingresar los diversos tipos de caractersticas que se desean manejar en la lista de productos, no olvidarse que una vez creado las caractersticas debern elegirse las caractersticas en la lista de productos de acuerdo a como corresponda.
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4.9.6. VENDEDORES.- Al aceptar esta opcin se puede visualizar una nueva ventana, que para ingresar un nuevo vendedor elegiremos NUEVO e ingresaremos los datos de este, y despus grabamos.

4.10. PLANILLA.- Esta opcin ubicada en el men tablas, contiene varios submens, que son necesarios para el buen funcionamiento del modulo de planillas.

4.10.1. CONCEPTOS DE PLANILLA.- La planilla para el manejo de C34, se ha dividido en 4 partes:

(*) La cuentas que sean codificados en la opcin CONCEPTOS DE PLANILLAS pueden ser modificadas en la el momento de procesar la planilla de acuerdo al requerimiento del usuario.

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4.10.2. OFICINAS/DEPENDENCIAS.- Esta opcin se puede usar para un mejor control del personal que se posee en las planillas, su inclusin o exclusin es irrelevante para el proceso de la planilla y sus resultados.

4.10.3. AFP.- Es importante mencionar de la Administradora de Fondos Privados de Pensiones , que se pueden crear los porcentajes para todo el ao si se requiere de esta manera, igualmente se puede hacer en forma mensual, tambin mencionamos que pueden crearse y eliminarse los tem existentes y los que se creen.

4.10.4. CARGOS DEL EMPLEADO.- Estos pueden crearse para ser usados en el control del personal y su inclusin en las boletas de pago es automtica, despus de su seleccin.

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4.10.5. BANCOS.- Sern creados para el pago de las planillas si as lo desean los usuarios del sistema.

4.11. PRESUPUESTO.- Esta opcin es importante para el control de los presupuestos tanto de ingresos como de egresos, en ella se pueden crear y controlar a nivel especfico los presupuestos, dependiendo de la afectacin o naturaleza del clasificador que se cree, la inclusin de los presupuestos se efectuar en forma mensual a nivel especfico, esta se activar con el botn derecho del Mouse (ratn). Cuando se hayan creado los montos presupuestados en forma mensual, estas se pueden modificar mas no se pueden eliminar, saliendo el mensaje de: CLASIFICADOR CON MOVIMIENTOS NO SE PUEDE ELIMINAR!. Es importante elaborar la afectacin de INGRESO o EGRESO con el debido cuidado pues depende de ello la generacin del reporte requerido.

4.12. CONCEPTOS DE CAJA CHICA.- Al aceptar este tem, encontramos una ventana, en el cual al ingresar un concepto nuevo vamos a la opcin NUEVO, elegimos Cdigo, su descripcin, las cuentas contables segn el usuario de C34, la operacin, seleccionar si es un ingreso o un egreso y GRABAR.

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CAPITULO V : CONTABILIDAD
5.1. VOUCHER.- Este es el modulo de contabilidad, mdulo en que se efectuar el ingreso de los asientos contables e ingresos rpido de los comprobantes utilizados en el procesamiento contable.

5.1.1. INGRESO/MODIFICA.- El atajo para esta opcin es CTRL+V, esta opcin sirve para hacer los ingresos de los Boucher o asientos contables, as como para el uso de los ingresos rpidos de documentos fuente, al registro de compras y registro de ventas, todos ellos dentro de las operaciones predefinidas dentro de esta ventana (figura V-01), debemos advertir que para el uso de los INGRESOS RPIDOS para el registro de comprobantes en los registros de compras y ventas se debe hacer el check en la opcin de la parte superior de la parte inferior de la siguiente figura.

El siguiente paso a mostrar para el ingreso rpido de documentos fuente ser hacer la eleccin de que concepto ingresar, ya sea compras o ventas mostraremos a continuacin las bondades del uso de la opcin de ingresos rpidos en ventas, debemos decir adems que los asientos contables se auto definirn dependiendo de la afectacin contable que se le incluya dentro del campo cuenta.

Nos permite hacer todos los ingresos que se requiere para el registro de un comprobante de venta, con la ventaja de que se pueden hacer ingresos aun ms simples si es que se desactivan los tems repetitivos, tales como cuenta contable, tipo de documento, N de documento, e incluso RUC si as se desee, tambin advertimos que el contador de comprobantes hace que el siguiente comprobante se auto numere, diferenciando de boleta de venta y factura dependiendo de la serie utilizada (solo en caso de ventas), la siguiente figura nos muestra los siguientes:

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La figura anterior es el modulo de ingresos rpidos: En caso de ventas se puede hacer doble click con el mouse para el tem que se repite en los ingresos diversos, haciendo que en los siguientes ingresos los tems bloqueados ya no sean solicitados para su ingreso, haciendo ms rpido los ingresos de ventas. Para ingresar un nuevo cliente proveedor se debe digitar el RUC y luego la tecla INSERT, incluir los nuevos datos del cliente, tales como direccin telfono y otros solicitados por el sistema, en caso de que estos ya existan se pueden buscar digitando los primeros dgitos del ruc o el mismo completo. De similar forma para crear una nueva cuenta, se digitar y se pulsar la tecla INSERT y llenar los datos solicitados por el sistema, definiendo as desde este modulo las nuevas cuentas que desee registrar. El tipo de cambio se usar luego de haber creado la fecha con el tipo de cambio deseado, de no haber el tipo de cambio en la fecha indicada por defecto el sistema elegir (S/. 1.00) como tipo de cambio. De usar la opcin al crdito se generar la cuenta contable de acuerdo a la definicin que se hizo en el men herramientas parmetros del sistema, si se desea cambiar la cuenta directamente en una operacin determinada sin necesidad de salir de la opcin con la tecla barra espaciadora, se desplegar el plan de cuentas y se elegir para su afectacin en el asiento contable, desde esta misma opcin tambin se estar alimentando la base de datos de cuentas corrientes para el manejo de cuentas por cobrar o pagar, porque inmediatamente despus de digitar el monto aparecer una ventana donde pedir fecha de vencimiento de la operacin, si deseamos hacer un
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control especfico de las cuentas por cobrar o pagar pulsaremos en la opcin ACEPTAR, de hacer lo contrario pulsaremos la opcin CANCELAR. De similar forma se utilizar la opcin C/cheque, cuya cuenta estar predefinido en la opcin parmetros del sistema, si desea cambiarlo lo har con la barra espaciadora y se desplegara el plan de cuentas para poder afectarlo y su posterior afectacin en el asiento contable. De similar forma es la utilizacin de las opciones en compras. Es importante aclarar que para incluir cualquier comprobante en los registros de compras y ventas se usar estos accesos rpidos, pero si se desea incluir un asiento en la tabla de operaciones compras o ventas se incluir un asiento pero sin elegir la opcin REGISTRAR DATOS DEL COMPROBANTE Las operaciones ventas y compras generarn automticamente su respectivo asiento contable, incluyendo tambin la cuenta de destino de usarse la cuentas que lo generen, de acuerdo al Plan de cuentas predefinido por el usuario. De usarse las dems opciones sin los acceso rpidos el ingreso de los asientos de efectuar como muestra la siguiente figura.

La figura anterior nos muestra que en el sistema se puede ingresar asientos varios de otra ndoles independientes de los asientos rpidos de compras y ventas, asientos tales como: asiento de apertura, asiento de prestamos, amortizacin de impuestos, provisiones varias etc.

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Una vez ingresada a una operacin se procede a digitar el voucher que se desee, se numerar automticamente una vez ingresada un asiento, se elegir la fecha del voucher el cual ser dentro del mes elegido para efectuar la operacin .

Para hacer el ingreso de una cuenta se usar la tecla INSERT, la cual mostrar el siguiente grfico, el cual nos pedir como dato inicial la cuenta contable, d igual forma como en las anteriores operaciones de no existir la cuenta se podr crear la cuenta desde esta ventana, de igual forma pedir el tipo de moneda, el monto y la glosa para el asiento contable.

De no cuadrar el asiento contable le saldr el siguiente mensaje de error, de elegir negativamente volver a la pantalla del asiento contable, de lo contrario pasar al siguiente asiento contable, dejndolo para despus la regularizacin del asiento contable en proceso. As como tambin si los asientos no cuadran el color de la letra de los Asientos es ROJO.

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5.1.2. IMPRESIN.- La impresin de los vouchers creados se efectuar desde este mdulo solo necesitas marcar los vouchers que deseas imprimir o caso contrario si es que deseas imprimir todos marcar la opcin marcar todos tal como lo muestra la figura siguiente:

5.1.3. ELIMINACION.- Es de similar naturaleza que el proceso anterior con la diferencia que es eliminacin. Para confirmar la eliminacin aparecer una opcin en la cual tendr que aceptar para eliminar la operacin, tal como se muestra en la figura anterior, tambin se podr digitar el numero de operacin inicial y la final para poder elegir las operaciones a eliminar y su posterior marcado para borrar.

Una vez eliminado el voucher o los vouchers, estas no se podrn recuperar y de igual forma sern eliminados los asientos que estn atados a estas operaciones tales como cuentas por cobrar y cuentas por pagar, asi como los asientos de destino que estas orginan.

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5.2. ACTIVO FIJO.- C34, incluye dentro de sus caractersticas fundamentales, el manejo de activos fijo, su depreciacin y su automtica contabilizacin, esto ayudar en gran forma para que el usuario pueda conocer en forma rpida y simultanea el estado contable de sus activos pudiendo decidir sobre ellos para su venta y/o baja u otros de necesidad contable, gerencial y administrativa.

5.2.1. INGRESO/MODIFICA.- Nos ayudara a hacer los nuevos ingresos de activos fijos, esta opcin se puede ejecutar en forma simultanea al ingreso de la cuenta contable que este configurada con la opcin dentro del PLAN DE CUENTAS como ACTIVO.

5.2.2. DEPRECIACION/CONTABILIZACION.- Genera el asiento contable automtico y su respectivo destino si as estuviera definido en el PLAN DE CUENTAS, se debe tomar en cuenta todos los procedimientos que se visualizan en la pantalla siguiente para el correcto proceso de contabilizacin y clculo de depreciacin.

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5.3. REI.- Para la determinacin del REI del ejercicio se afectar en primer lugar la cuenta contable en la que se acumular los montos por el ajuste por correccin monetaria.

5.4. CENTRO DE COSTOS.- La generacin del centro de costos es importante para empresas a las que se les solicita el control de costos en forma analtica para la determinacin de montos por conceptos y ser de la siguiente manera:

5.4.1. INGRESO/MODIFICA.- Como primer paso se efectuar el ingreso de los centros de costos a los que se desea afectar las operaciones y cuentas contables con los que desea hacer uso del centro de costos.

5.4.2. RESULTADO OPERACIONAL.- Este reporte nos muestra el anlisis comparativo entre el ingreso y el egreso de un centro de costos determinados elegido por el usuario entre una fecha determinada.

5.4.3. GASTOS POR CENTRO DE COSTOS.- Los gastos por centro de costos se visualizan en un reporte elegido por el usuario en una determinada cuenta contable que estuvo afecta a centro de costos tambin entre unas fechas determinadas por el usuario.

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5.5. CUENTA CORRIENTE.- Esta opcin nos ayudar al mantenimiento de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar: 5.5.1. CUENTAS POR PAGAR/COBRAR.- El mantenimiento de las cuentas por pagar se efectuar desde los mdulos de ingreso de comprobantes, pero su amortizacin y los histricos de pagos se podr visualizar desde esta opcin despus de haber elegido el cliente o proveedor del cual se desea efectuar sus operaciones. Dentro de esta opcin se puede efectuar la amortizacin de los comprobantes o las facturas de compras y su contabilizacin es automtica previa definicin de la cuenta de cancelacin en men parmetros del sistema.

CUENTAS POR COBRAR.- Esta opcin nos ayuda a controlar todas las cuentas por cobrar que se hayan alimentado desde los

ingresos rpidos o desde cualquier operacin ingresada como asiento contable. Tambin se puede hacer el control de las amortizaciones y su

respectiva contabilizacin, teniendo un control tambin de los histricos de pagos.

CUENTAS POR PAGAR.- Al igual que las cuentas por cobrar, esta opcin nos ayuda a controlar todas las cuentas por pagar que se hayan alimentado desde los ingresos

rpidos o desde cualquier operacin ingresada como asiento contable. Tambin se puede hacer el control de las amortizaciones y su respectiva contabilizacin, teniendo un control tambin de los histricos de pagos.

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5.5.2. REPORTES.Los reportes de esta opcin nos arrojar el total de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar entre una fecha determinada ingresada por el usuario del sistema, pudiendo hacerse en forma global o eligiendo el ruc de la empresa independientemente.

5.6. RENDICIN/ANALITICA: Esta opcin existe para tener el control de las entregas a rendir cuenta as como las cajas chicas que se manejen dentro de la empresa en uso, estas se rendirn luego de la eleccin de la cuenta contable que se maneje para el manejo de estas cajas chicas.

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CAPITULO VI : REPORTES CONTABLES

Esta opcin nos muestra todos los libros contables y los reportes financieros que el sistema nos ofrece, libros contables tales como: libro diario, libro caja y bancos, libro mayor, libro planillas, libro de retenciones y los registros auxiliares tales como: registro de ventas, registros de compras y otros registros auxiliares solicitados por la SUNAT y los requeridos para el anlisis de cuentas verificacin de errores, adems de todos los estados financieros requeridos el usuario del sistema.

Este men esta divido en tres opciones principales; CONTABILIDAD COMPLETA, CONTABILIDAD SIMPLIFICADA Y OTROS, tal como lo muestra la figura anterior.

6.1. CONTABILIDAD COMPLETA Esta opcin nos presenta todos los libros principales y los registros auxiliares que solicita la SUNAT, de acuerdo a la normativa vigente. 6.1.1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES,- Para la obtencin de este reporte en primer lugar deber elegirse el nivel en el que se desea obtener el libro, tal como lo muestra la figura siguiente:

Luego de la eleccin del nivel en el que se desea obtener el estado financiero, se procede a elegir la moneda en la que se desea obtener el estado financiero, de ello se reportara la siguiente imagen:

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6.1.2. LIBRO DIARIO.- Para ver el LIBRO DIARIO, el sistema puede brindar las siguientes opciones: Informe detallado, por resumen o por operacin del mes actual o el acumulado y por ultimo la moneda en que se quiere ver el reporte. Es un libro principal y obligatorio de foliacin simple y en el se anotan todas las operaciones que realiza el negocio da a da, se registra cronolgicamente.

Todas las operaciones son ingresadas por el voucher de acuerdo a las operaciones que corresponden y es en este libro donde se pueden imprimir las operaciones en forma detallada acumulada, mensual y de igual forma detallada. De los cuales se obtiene la figura siguiente:

6.1.3. LIBRO MAYOR.- En esta opcin se puede ver por mes actual o acumulado, de igual forma se puede visualizar una cuenta independientemente o un grupo de cuentas, solo se debe elegir la cuenta inicial y la cuenta final que se desea analizar, tambin se puede visualizar el libro mayor a nivel de dos dgitos, solo tienes que checar la opcin RESUMEN que se encuentra en la parte inferior de la pantalla para la obtencin de este reporte.

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6.1.4. LIBRO DE RETENCIONES.Contiene el registro de los servicios prestados a la empresa por trabajadores de forma independiente con indicacin de las retenciones que se les ha efectuado por impuestos. Muchas son las interrogantes que surgen para las empresas cuando se trata de calcular las retenciones. la cual es sistema nos facilitara de una manera sencilla obtener esta informacin Los impuestos de retencin que deben detallarse son los siguientes: a) Primera Categora Capitales Mobiliarios. b) Impuesto nico a los trabajadores. c) Retencin 10% sobre honorarios y participaciones de directores de Sociedades Annimas. d) Impuesto Adicional. e) Impuesto de los pequeos y medianos mineros.

6.1.5. LIBRO CAJA/BANCOS: El libro caja mostrara todos los movimientos de la cuenta donde se haya usado la cuenta efectivo o una cuenta de bancos, dndonos detalladamente todos los movimientos por operacin, pero tambin, nos puede mostrar las operaciones en forma agrupada haciendo un resumen por operacin de acuerdo a la seleccin que se pueda realizar, de igual forma tambin este reporte nos muestra en forma mensual y acumulada al mes donde se hace la eleccin.

6.1.6. REGISTRO DE COMPRAS.- En este reporte se visualizaran las compras que se hayan ingresado por el modulo de voucher o el modulo de compras (sotck), de acuerdo a la codificacin documentaria y su numeracin respectiva, de este reporte se pueden generar diversos resmenes, reporte por proveedor, por comprobante, por fecha de emisin, acumulado y mensual, y otros.

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- La informacin en este reporte contable puede ser solicitada en forma mensual y acumulada, ordenado por pecha y por comprobante. - Se puede filtrar por fecha inicio fecha fin. - Por tipo de comprobante - Por serie de comprobantes y numero - Por numero de ruc o razn social - Se puede elegir en moneda nacional y extranjera

En la parte inferior del grafico anterior se puede ver tres reportes el primero (A) nos dar el reporte anterior en caso se desee actualizar contabilidades, el segundo reporte (B) es el que est vigente al 31/12/2009 y el tercero NUEVO FORMATO es el que entra en vigencia a partir del 01/01/2010.

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6.1.7. REGISTRO DE VENTAS.- En este reporte se visualizaran las ventas que se hayan ingresado por el modulo de voucher o el modulo de ventas (stock), de acuerdo a la codificacin documentaria y su numeracin respectiva, de este reporte se pueden generar diversos resmenes, reporte por cliente, por comprobante, por fecha de emisin, acumulado y mensual, se puede resumir los comprobantes de tipo 03 BOLETA DE VENTA y otros.

- La informacin en este reporte contable puede ser solicitada en forma mensual y acumulada, ordenado por pecha y por comprobante. - Se puede filtrar por fecha inicio fecha fin. - Por tipo de comprobante - Por serie de comprobantes y numero - Por numero de ruc o razn social - Se puede resumir comprobantes por tipo de documento para la impresin del registro de ventas de acuerdo a ley, el resumen es por dia. - Se puede elegir en moneda nacional y extranjera

En la parte inferior del grafico anterior se puede ver tres reportes el primero (A) nos dar el reporte anterior en caso se desee actualizar contabilidades, el segundo reporte (B) es el que est vigente al 31/12/2009 y el tercero NUEVO FORMATO es el que entra en vigencia a partir del 01/01/2010.
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6.1.8. REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS.- Este reporte nos muestra el informe detallado de los activos fijos que se hayan ingresado al sistema.

6.1.9. REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE.- De esta opcin se podr imprimir los kardex valorizado, el bincard y otros reportes que la SUNAT solicita para los que estn obligados llevar INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO.

Este formulario nos ayudar a imprimir todos los reportes que requiere para el control fsico y valorizado de los productos que se manejen con stock. - Se puede filtrar de una fecha determinada a otra. - Permite elegir el producto del cual se desea el anlisis. - Tambin se puede visualizar por almacn, si se est controlando por almacn el movimiento de los productos. - Kardex, bincad, etc.

Desenvolver 6.1.10. HOJA DE TRABAJO SUMAS Y SALDOS.- Este men nos ayuda a visualizar una hoja de trabajo mensualizada de todos los movimientos de una cuenta o un grupo de cuentas en el nivel que se requiera, de acuerdo a los niveles formulados en el plan de cuentas.

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6.1.11. HOJA DE TRABAJO 10 Columnas.- Todos los asientos contables que genera el sistema en sus diferentes m , se puede hacer en un solo documento denominado Hoja de trabajo. Hoja de trabajo, tambin conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carcter optativo, y adems de ndole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de gua para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de prdidas y ganancias y el cierre del libro diario, as como los Estados financieros.

6.1.12. ESTADOS FINANCIEROS.- C34 ver. 3.0 hasta la fecha viene implementando los estados financieros, los cuales son los que se explican a continuacin: 6.1.12.1. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO

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6.1.12.2. BALANCE CONTABLE

6.1.12.3. FORMATO DE BALANCE.- Aqu se defines las lneas que se visualizaran en los estados financieros, de acuerdo a su naturaleza y su ubicacin.

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6.1.12.4. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR NATURALEZA

6.1.12.5. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR FUNCION 6.1.12.6. RATIOS FINANCIEROS.- Se visualizan los ratios financieros ms importantes solo queda el anlisis de resultados en esta opcin para su aplicacin en la toma de decisiones de la empresa.

6.2. CONTABILIDAD SIMPLIFICADA 6.2.1. DIARIO SIMPLIFICADO.- De acuerdo a norma la obligatoriedad del uso de este nuevo libro es a partir de 01/01/2010, es por eso que C34 est implementado con este nuevo formato.

6.2.2. REGISTRO DE COMPRAS.- Tiene similar reporte al de contabilidad completa. 6.2.3. REGISTRO DE VENTAS.- Tiene similar reporte al de contabilidad completa.

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6.3. OTROS.- Existe un conjunto de reportes que se usan para el mejor anlisis de la informacin que el sistema puede arrojar.

6.3.1. LIBRO PLANILLAS.Planilla de Sueldos y Salarios: Documento de necesidad cuando se dispone de empleados o dependientes de la Entidad, mediante la que se administra la informacin legal de las remuneraciones a estos.

Basado generalmente en las Normas Legales que rigen las Remuneraciones, en las que mnimamente debe de anotarse: El Numero de trabajadores, Apellidos y Nombres, Das Laborados; las Remuneraciones a que se hacen Acreedores en los que figuran normalmente: el Bsico, algunas Asignaciones u Otras Bonificaciones, las que luego se Totalizan para calcular los Aportes y Descuentos a cargo de los Trabajadores o empleados; para obtener luego el Liquido a Pagar, que viene de restar los Aportes y Descuentos del Total de Remuneraciones; y luego obtener las Deducciones a cargo de la Patronal, tales como Seguridad Social u Otros Similares. Este libro contiene el registro de los trabajadores: Fecha de ingreso el monto de su remuneracin, el nmero de das horas trabajadas, as como cualquier otro concepto remunerativo,

Adems de los aportes y descuentos que corresponden de acuerdo a ley. El aspecto tpico de la planilla se muestra en la figura:

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6.3.2. RESUMEN DE COMPRAS Y VENTAS.- Este reporte nos muestra el resumen de compras y ventas, podremos observar el resumen mensual, reporte que sirve para extraer datos para las declaraciones mensuales u otros.

6.3.3. REGISTRO DEL REGIMEN DE PERCEPCIONES.-

El rgimen de percepcin del IGV es un mecanismo de recaudacin que la administracin tributaria ha creado con el objetivo de aplicar el cobro por adelantado del IGV asegurando de esa manera el cumplimiento de obligaciones tributarias de los contribuyentes en las operaciones de comercializacin de combustible lquido y derivados de petrleo, en la importacin definitiva y en la venta interna de determinados bienes.

El rgimen de percepcin del IGV busca combatir la informalidad y la evasin fiscal del pago del IGV, promueve el bienestar general cuando el mayor peso tributario capaz de asegurar la satisfaccin de necesidades sociales no recae, injusta y exclusivamente, sobre los contribuyentes que cumplen sus obligaciones fiscales.

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6.3.4. DAOT.- DAOT SE SABE QUE ES UNA DECLARACION JURADA ANUAL CON TERCEROS, CUANDO SE TIENE OPERACIONES CON TERCEROS Y EL VOLUMEN DE OPERACIONES SUPERA LAS 2 UIT. .La cual el sistema C34 nos facilitara esta informacin.

6.3.5. PRESUPUESTO.Los presupuestos son herramientas que las empresas utilizan con el propsito de controlar y manejar efectivamente las partidas de gastos y de ingresos, por ello el sistema C34 cuenta con un sub men para la realizacin del presupuesto , esto genera a su vez un mayor control y una mayor eficiencia a la hora de ponerlo en prctica, ya que una clasificacin adecuada genera un equilibrio perfecto y a su ve una herramienta eficaz para la administracin.

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6.3.6. FLUJO CAJA.-

Un flujo de caja es la presentacin sobre un cuadro, en cifras, de diversos tems o factores, de cuando va a entrar o salir, fsicamente, dinero. El objetivo fundamental del flujo de caja es apreciar, por perodo, el resultado neto de Ingresos de dinero menos giros de dinero, es decir, en qu perodo va a sobrar o a faltar dinero, y cunto, a fin de tomar decisiones sobre qu se hace.

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CAPITULO VII : PLANILLA

Otro de los grandes aportes que da el C34 Versin 3.0, es la integracin de planillas dentro del proceso contable en un mismo mdulo, para el inicio de este procedimiento como paso uno ser la inclusin de los datos personales.

7.1. DATOS PERSONALES.- Es esta pantalla se ingresarn todos los datos del personal que se desee procesar, datos bsicos para la generacin del libro planillas y el asiento contable, tal como lo muestra la siguiente pantalla.

7.2. PROCESAR PLANILLA.- Como dato fundamental debemos recomendar que solo se procesarn la planilla de los trabajadores cuya situacin laboral es 11. Activo o Subsidiado, adems se deber tomar en cuenta la fecha de ingreso y fin de contrato para procesar los meses que estar activo. Para procesar la planilla se debe afectar los conceptos de la planilla con los requeridos por el usuario y de igual forma ingresar los montos tal como en la siguiente figura.

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Una vez ingresado los conceptos y la afectacin contable se proceder al clculo de los porcentajes y su posterior contabilizacin incluyendo dentro de los conceptos la cuenta contable correspondiente con centro de costos si fuere necesario.

7.3. REPORTES.- El reporte arroja los conceptos de planilla en el orden que lo requiera el usuario del sistema tal como lo sugiere el sistema.

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CAPITULO VIII : STOCK

El C34 tiene integrado al subsistema de Stock, control de inventarios, el cual genera automticamente los asientos contables de todos los procesos de ingreso o giro de comprobantes.

8.1. VENTAS (SALIDAS).- Registra documentos de salidas del almacn, ventas, donaciones, etc. Genera automticamente los asientos contables, esta se efectuar con estricta correlacin de los comprobantes de ingreso que utilice la empresa.

8.1.1. REGISTRAR.- Para el registro de los ingresos, lo primero que muestra el sistema es la pantalla con la relacin de los productos que se posee en el almacn. Para la seleccin de los productos se puede hacer en forma indistinta digitando en cualquier orden el nombre del producto y el sistema podr visualizar todas las coincidencias.

Luego de haber elegido el producto y haber ingresado la cantidad o los precios que se poseen en el sistema, se procede a la emisin del comprobante tal como en la siguiente pantalla.

Por defecto la cuenta contable a la que esta cargada el movimiento de stock estar predefinido por el usuario a la hora de ingresar los nuevos productos, depender de ella para efectos contables

prioritariamente.

- Los comprobantes deben ser ingresados en forma correlativa, esta secuencia lo cuida el sistema ya que mantiene la emisin de los comprobantes de acuerdo a lo predefinido en mantenimiento de correlacin de los mismos. - Para la creacin de nuevos clientes despus de digitar el ruc pulsar la tecla INSERT, luego ingresar los datos solicitados por el sistema.

- El almacn por defecto ser el configurado en parmetros del sistema por el usuario del mismo. - La impresin de los comprobantes o el diseo de los formatos tiene la bondad de ser manejado por el usuario sin necesidad de la asistencia especializada.
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8.1.2. MODIFICAR/ELIMINAR/CONSULTA.- Para eliminar un comprobante se debe elegir cual se desea eliminar luego se pulsa la tecla [Delet] o [Supr], para modificar se ubica en el comprobante a modificar y se pulsa la techa [ENTER] y luego se proceder a hacer los cambios requeridos finalmente se pulsa la opcin aceptar.

Para eliminar se visualizara el grafico siguiente de aceptar la opcin de eliminara asiento contable, datos del kardex, registro de ventas y todos los reportes que tenga incidencia el procedimiento.

8.1.3. ANULAR.- Esta opcin del sistema sirve para anular el comprobante ingresado pero que aparecer con monto cero en los registros de ventas, reponindose el stock afectado en esta operacin anulada, se usara la techa [Delete] o [Supr].

Se puede filtrar todos los reportes que se desee, ya sea por ruc, fecha, documento, serie, numero y vendedor, los cuales se pueden imprimir o enviar al Excel para su

posterior anlisis y otros.

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8.2. REGISTRO DE COMPRAS (INGRESOS).- Registra todos los ingresos al almacn, inventario inicial, compras, devoluciones, etc. De acuerdo al tipo de comprobantes, genera el registro de compra.

8.2.1. REGISTRA.- Al igual que el mdulo de ingreso de stock, esta elegir los productos que se desea ingresar al sistema y los datos del comprobante que originan este movimiento. Las pantallas son similares con la diferencia que este comprobante ingresado no se imprimen.

Para agregar mas productos en el formulario de

productos pulse la tecla [Insert] inmediatamente se visaulizara la lista de

productos para poder elegir el deseado e incluir al sistema luego de digitar cantidad y monto.

8.2.2. ELIMINAR/CONSULTA.- Esta opcin elimina del sistema todos los datos del comprobante no se visualizar nada de este comprobante, es por eso se requiere el debido cuidado en la operacin de esta opcin para evitar errores en los procesos.

Se usa la tecla [Supr] para la eliminacin o doble click con el mouse para entrar a modificar el documento.

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8.3. MOVIMIENTO DE ALMACENES.- Esta opcin se utilizar para mover los bienes de almacn A para almacn B o viceversa y a otros almacenes en caso manejen multi almacenes, el control de comprobantes para este tem debe ser con guas de remisin o comprobantes internos ya que no efectuar en su operacin asiento contables ni tendr efecto en los registros de compras o ventas segn sea el caso. El uso de este tem es de similar naturaleza que el ingreso de comprobantes de ventas teniendo como nica diferencia el uso de los almacenes.

Luego de efectuar una operacin de movimiento de almacn, para verificar se debe ver el el kardex de ambos almacenes, en el almacn origen se visualizar la salida, y en el almacn destino se visualizar la entrada del bien.

8.4. CAMBIO DE PRECIOS.- Esta funcin es indispensable en la venta de productos con variacin de precios muy constantes, el sistema sugiere hasta cinco diferentes tipos de precios que puede manejar el usuario a la hora de vender los productos, estos cambios o sugerencias de precios lo pueden realizar ingresando en parmetros del sistema el porcentaje que se desea aumentar o bajar al precio que se tiene en determinados campos; una vez ingresado los porcentajes se ingresara a la opcin CAMBIO DE PRECIOS, y aceptar la opcin ACT. PRECIO.

Si puede tambin actualizar los precios en forma especfica por producto en la ventana de actualizacin de productos, los porcentajes que se coloquen en esta ventana trabajaran en forma independiente con los porcentajes que se coloquen en la ventana de parmetros de sistema.

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8.5. PRODUCTOS.- En esta opcin se ingresar, modificarn y eliminarn los productos.

Cuando

se

ingrese

un

nuevo

producto se debe tener en cuenta lo siguiente:

NIVEL.- Existe tres niveles que maneja el sistema para la

formulacin del cdigo del sistema: grupo, subgrupo y genrico, el grupo representa los dos dgitos del cdigo del producto quiere decir que se puede crear hasta 99 grupos de productos para su mejor control, el subgrupo determinado por los

siguientes tres dgitos del cdigo del producto lo que quiere decir que se pueden crear hasta 999 subgrupos de productos dentro del grupo del producto creado y genrico es el ltimo nivel de control y puede ser de hasta 7 dgitos, haciendo un total de 12 los dgitos que se utilizarn en la codificacin del producto.

TIPO.- El sistema puede ser utilizado para el control de bienes o servicios es por eso que se tiene que elegir si es producto o servicio o talvez es una empresa con ambos tipos de operacin.

CODIGO CONTABLE.- Los cdigos contables que usa el sistema sern predefinidos por el usuario de C34 al momento de crear el producto, es necesaria la inclusin de estas cuentas ya que depender de ello para la generacin del asiento contable al momento del uso del producto en las operaciones de compras y ventas, cada comprobante de compra o venta generara un voucher dentro de la operacin que le corresponde.

STOCK.- El stock inicial que se maneja en la empresa deber ser ingresado en este item como saldo inicial del nuevo producto.

UNIDADES DE MEDIDA.- Ingresar la unidad de medida del producto es importante cuando se cree uno nuevo ya que en el se consignar el contenido de la unidad de medida para el control de sub unidades en caso sea necesario.

Antes de ingresar la unidad de medida se debe de ingresar los tipos de unidades de medida que se emplearan en el control de stock de la empresa en uso, las unidades de medida una vez creadas no se pueden modificar, es mejor eliminar el producto y volver a ingresar otro con diferente unidad de medida, puesto que de modificarse se generara error en el sistema porque ya existiran datos ingresados con la unidad de medida anterior.
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8.6. KARDEX/BINCARD/STOCK DE PRODUCTOS.- Los reportes que C34 genera son: kardex, bincard, y otros que la empresa requiere para poder visualizar todos la informacin requerida por la empresa

- Existen rangos de una fecha inicio y una fecha fin para poder visualizar los reportes de kardex y bincard. - Se puede ver los saldos por almacn en caso se est usando las opciones de multialmacn. - Se puede resumir por series en caso se desee as el reporte del kardex.

KARDEX VALORIZADOS: Este es un reporte que muestra el kardex valorizado del producto elegido.

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BINCARD: Permite ver los ingresos, salidas y saldos en unidades fsicas; adems si la empresa maneja varios almacenes se puede obtener este reporte de un

determinado almacn o de todos en conjunto.

SALDOS DE STOCK.- El sistema C34 nos da a conocer las reservas de

aquellos productos que se encuentran disponibles para el uso en el futuro.

STOCK

POR

DIAS.-

Se

visualizara el reporte por das (30) de los movimientos de un producto a lo largo de ese mes.

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STOCK POR MES:

Adems de los mencionados anteriormente existen otros reportes de control administrativo o control interno de las ventas de la empresa en uso, tales como ranking de productos ms vendidos o viceversa, vendedores que mas vendieron y otros para el mejor uso de la empresa.

Todos los formatos puedes ser migrado al Excel o a una base de datos dependiendo del uso que se le pueda dar.

8.7. SALDO VALORIZADO.- Este reporte nos ayuda a ver el saldo de todos los productos en forma valorizada, tambin se puede visualizar de una fecha inicial a una fecha final, eligiendo tambin por almacn si as se esta controlando.

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8.8. REGISTRO DE COMPRAS.- Al igual que el registro de compras del Men /REPORTES/CONTABILIDA COMPLETA, esta visualizara todos las compras, con la diferencia que aqu se visualizaran solo las compras realizadas desde el modulo de stock, si hubieran otros comprobantes estas no se visualizaran en esta opcin.

8.9. REGISTRO DE VENTAS.- Al igual que el registro de ventas del Men /REPORTES/CONTABILIDA COMPLETA, esta visualizara todos las ventas, con la diferencia que aqu se visualizaran solo las ventas realizadas desde el modulo de stock, si hubieran otros comprobantes estas no se visualizaran en esta opcin.

8.10. REPORTE DE VENTAS DIARIAS.- Este reporte nos ayudara a mostrar las ventas diarias de la empresa que genere desde la opcin de stock, sirve para mostrar el efectivo que queda en caja luego de las ventas diarias.

Esta opcin nos ayuda a elegir a una fecha determinada los reportes tales como; INGRESOS/EGRESOS, nos muestra el detalles de los ingresos y egresos mostrndonos el saldo del efectivo que debe figurar en caja, RESUMEN DE VENTAS, esta nos muestra el resumen de ventas por tipo de comprobante y serie de la empresa en uso.

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8.11. ESTADISTICA.- Existe diversos reportes estadsticos que pueden ayudar a tomar decisiones dentro de la empresa, los cuales son los siguientes.

8.11.1 COMPRAS/VENTAS.- Esta opcin nos muestra dos pestaas una de VENTAS y otra de COMPRAS, nos muestra los clientes (TOTAL VENTAS) con el detalle de comprobantes de cada uno y el detalle de la adquisicin de cada comprobante.

El orden en que se muestran los clientes y los proveedores es en forma descendiente en funcin a las compras y ventas que se efectuaron.

8.11.2. UTILIDAD DIARIA.- Este reporte nos mostrara la utilidad siempre que se haya ingresado en primer lugar las compras con sus respectivos valores de adquisicin. Nos mostrara un reporte con la utilidad detallada por venta y la sumatoria total que arroje en un da.

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CAPITULO IX : CIERRE

9.1. VERIFICACION DE INCONSISTENCIAS.- Esta opcin verificar las inconsistencias que se encuentre en el procesamiento contable de la informacin, tales como vouchers que no cuadran, error en el plan de cuentas, el destino de las cuentas, falta de centros de costos y otros que se visualizan en la figura siguiente.

Se debe tener en cuenta que las inconsistencias se efectuarn en forma mensual.

9.2. SOLUCION DE ERRORES.- Esta opcin ayuda a regenerar errores ocurridos en el uso o mal uso del software, tales como los que figuran en la siguiente pantalla:

Tambin se pasara esta opcin en forma mensual de encontrar errores.

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9.3. CIERRE DEL EJERCICIO.- Esta operacin se efectuar en cada fin de ejercicio se usara el sistema de cierre ms simple para poder efectuarlo del modo ms fcil y se efectuar en tres pasos tal como lo describimos en la figura siguiente:

a. Cierre de las cuentas de la clase 9.- Esta opcin revertir las cuentas de la clase 9 versus la 79, debiendo verificarse el asiento contable en la operacin 66 ASIENTOS DE CIERRE, el cual se puede predefinir en parmetros del sistema.

b. Cierre de las cuentas de gestin.- Al igual que el anterior asiento esta se generara en el voucher (2) de la operacin de cierre, se revertir las cuentas de la clase 6 versus la clase 7, la diferencia ser generada en la cuenta (591) o la cuenta que Ud. predefina en parmetros del sistema.

c. Cierre de las cuentas de activo y pasivo.- Una vez generada en el procedimiento anterior la cuenta de UTILIDAD DEL EJERCICIO, se podr realizar los ajustes de esta cuenta con las cuentas que corresponda, ya sea determinacin del impuesto a la renta, distribucin de utilidades, etc, una vez hecho estos asientos se proceder a generar el asiento final REVERSION DE LAS CUENTAS DEL ACTIVO Y PASIVO, el cual cancelar todas las cuentas, haciendo integral. logrado el cierre

Si se desea borrar los asientos generados por este modulo, se puede eliminar como cualquier otra operacin, el cual se podr volver a generar cuantas veces sea necesario.

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CAPITULO X : HERRAMIENTAS

Las herramientas que posee C34 son mltiples tanto como para el mantenimiento, control, correccin de errores y resguardo de datos los ms importantes son los siguientes:

10.1 CALENDARIO.- Esta herramienta nos servir para poder observar la fecha exacta.

10.2 CALCULADORA.- Coge la calculadora del Windows.

10.3. BUSQUEDA DE VOUCHERS.- Esta herramienta es de vital importancia para la bsqueda rpida de documentos, vouchers y otros que se deseen segn la necesidad y con las variadas caractersticas del dato buscado.

Como se puede ver en el dibujo se puede filtrar los datos en todos los formatos que se desee de acuerdo a la necesidad del usuario.

10.4. ORGANIZAR ARCHIVOS.- Esta opcin nos ayudar a procesar los errores, o reindexar las tablas en caso se haya cortado la energa elctrica o defecto en el procesamiento de los datos.

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10.5 ESTRUCTURA DE TABLAS.- Esta opcin ayuda a reconstruir las tablas en caso encuentren errores en ellas, comparar las estructuras con las ya existentes y las corregir en caso encuentre diferencias.

En caso se efecte una actualizaron en la que haya sido necesario modificar la estructura de las tablas o base de datos, es necesario utilizar esta opcin para ubicar en cual de las tablas se efectu el cambio.

Luego de ubicado la tabla se proceder a repararlo o reconstruirlo para el correcto uso del sistema.

VERIFICA

Se puede verificar que tablas no existen o que tablas pueden estar daadas, o que campos le faltan en una determinada tabla, esta opcin arrojara una lista de tablas las cuales deber repararse, tal como sigue en la opcin siguiente.

REPARA:

Esta opcin repara todas las tablas pero existe la posibilidad de que una o varias tablas estn daadas en este caso el sistema sustituir esta tabla por una en blanco, borrndose el contenido de toda la informacin, debindose como medida de precaucin sacar una copia de la empresa antes de proceder con esta opcin.

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10.6. COPIAS DE SEGURIDAD.- Se podr generar copias de seguridad de los datos existentes en C34 de las empresas que se estn utilizando y de igual forma se podr restaurar las copias ya existentes, tener las precauciones del caso al restaurar los datos pues puede estar restaurando datos de una empresa que no corresponde porque una vez sustituido es irreversible este procedimiento.

El tipo de archivo que generar la copia de seguridad es un archivo de extensin RYF, cuyos primeros 3 (003) dgitos son el numero de empres del cual se est sacando la copia de seguridad, los siguientes 4 dgitos (2009) y los siguientes 8 dgitos (11092009) son el da mes y ao.

Se puede ubicar en cualquier unidad de disco o directorio para poder efectuar la copia de seguridad de la empresa en uso

10.7. PARAMETROS DEL SISTEMA.- Los parmetros del sistema son fundamentales antes del uso de C34, deben ser cuidadosamente utilizados en todo su contenido porque depender de ello el correcto funcionamiento. Parmetros del sistema posee varias pantallas, todas son de vital importancia para su funcionamiento.(vase datos en el capitulo siguiente.)

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10.8. USUARIOS DEL SISTEMA.- El supervisor del sistema debe asignar las caractersticas o los atributos que los nuevos usuarios poseern para poder controlar los procesos e ingresos que estos efecten, depender de ello para que el o los usuarios de C34 ejecuten funciones

predeterminadas.

No olvidar grabar la clave de acceso para cada usuario creado, los mismos que se usarn en procedimientos especficos, tal como detallaremos a continuacin.

10.9. REGISTRO DEL SISTEMA.- Para el registro del sistema se requiere el ID que DAE&S S.A.C. le otorgue previa emisin de la factura de compra y esta se ingresar en el espacio en blanco que se visualiza en la figura siguiente. Este es un procedimiento de seguridad que se maneja para que el usuario del C34 tengue todos los beneficios de un software seguro y legal.

10.10. IMPORTAR/EXPORTAR DATOS.- Esta opcin de ayuda es bsica en caso se desee migrar datos a otro software o viceversa dependiendo de los datos que se desee migrar, tomar en cuenta el formato que el sistema sugiere para la importacin de datos.

10.11. FORMATO DEL COMPROBANTE.- El formato de los comprobantes que C34 usa para la impresin en la emisin de los comprobantes de ingresos o ventas esta predefinido en esta opcin y se puede notar que todos los usuarios pueden mover los tems del comprobante que se desea imprimir, modificar su posicin o talvez eliminar etc, dando mayor ventaja al usuario de C34 para solucionar sus problemas sin necesidad de un especialista El nombre del archivo del comprobante se incluir en parmetros del sistema, este archivo se colocar en el directorio :\c34\report\, con el nombre que el usuario desee el cual debe ser el mismo que se ubique en parmetros del sistema.

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